На торговых или производственных предприятиях в бухгалтерском учете в учетной системе «выскакивают» отрицательные остатки. Они отражают излишне списанный товар/материалы.
Каковы причины их возникновения?
Зачастую самой распространенной причиной может являться отсутствие проведенного поступления товаров или ввода начальных остатков. Например, приобрели товар, но еще не успели его оприходовать в системе, однако его уже успели продать. А случается – товар был оприходован, затем перемещен в магазин и продан, однако кто-то отменил проведение документа поступления.
В данной ситуации правильным способом действия будет проверка наличия документа поступления в базе. Если он есть и не проведен, проверить заполнение и провести. Если документа поступления в базе вообще нет, необходимо ввести его задним числом. При этом необходимо понимать, что добавление задним числом документов в закрытом налоговом периоде может повлечь изменения сумм налогов, в частности – НДС.
Еще одной распространенной причиной рассматриваемого нами явления является пересорт или избыток одного наименования товара (материала) и при этом недостаток другого. Например, в программе в наличии отмечен только черный кошелек в количестве 10 шт., а в магазине продавец продает красный кошелек и оформляет в базе его продажу в количестве 5 шт. В итоге в базе остаток черных кошельков не уменьшается, а у красных кошельков возникает наш остаток.
В данном случае исправление остатков решается следующим способом: оформляется оприходование одного товара и списание другого. Для этого создается документ «Оприходование товаров» и в нем оприходуется 5 шт. красных кошельков. Далее создается документ «Списание товаров» и в нем списывается 5 шт. черных кошельков.
Когда в 1С:Бухгалтерия 3.0 по товару (материалам) существует отрицательный остаток, то при проведении документа «Реализация товаров» выводится информационное сообщение о том, что данный документ провести не представляется возможным, поскольку отображенное в табличной части документа количество единиц превышает остаток.
Рис.1 Сообщение в документе при отсутствии остатка на складе
Предостерегающие сигналы в оборотно-сальдовой ведомости – отрицательные остатки выделяются красным!
Рис.2 Отслеживание по ОСВ
Настроить контроль можно в раздел «Администрирование», затем нажать на ссылку «Проведение документов».
Рис.3 Настройка
Для отключения контроля нужно активировать флаг на параметре «Разрешить списание запасов при отсутствии остатков по данным учета».
Рис.4 Разрешение к списанию единиц при отрицательных показателях остатка
Случается, для срочной продажи товара, который также срочно надо отгрузить, надо на время отключить контроль. Документ «Реализации» проводится в системе, а затем контроль включается снова. Потом обязательно надо не забыть провести анализ остатков, чтобы исправить ошибку в учете, из-за которой возник отрицательный товар.
Для того чтобы контролировать остатки в разрезе складов, надо настроить по ним аналитику в «Параметрах учета» через «Администрирование».
Рис.5 Параметры
Жмем «Настройку плана счетов».
Рис.6 Параметр настройки
Жмем «По номенклатуре, партиям и складам (по количеству и сумме)».
Рис.7 Параметры учета запасов
При установке аналитики, нажав «По складам (местам хранения)», выбираем, как вести учет.
Рис.8 Активация аналитики по складам
Если выбрана настройка «по количеству и сумме», соответственно, учет будет в количественном и суммовом учете по складам отдельно, а если – «по количеству», то только количественный в разрезе каждого склада, а суммы списания определяются путем разделения цены запасов на все количество на всех складах.
Отчет «Контроль отрицательных остатков» используется для анализа обнаруженных отрицательных остатков товаров организаций. Открыть его можно через «Склад - Контроль отрицательных остатков».
Рис.9 Отчеты для контроля остатков
Рис.10 Форма контрольного отчета
В настройках отчета можно указать, по каким данным строить отчет, например, группировать данные по Организации, Складу, Документу списания, Номенклатуре и пр.
Рис.11 Настройки контрольного отчета
В отборе можно указать, по каким данным формировать отчет, например, по какому-то определенному складу или по проблемной номенклатуре.
Рис.12 Отборы в контрольном отчете
Рис.13 Формирование контрольного отчета
Отрицательные остатки – это своеобразный индикатор ошибок в учете. Важно постоянно отслеживать остатки на складах и своевременно исправлять их. Существующие некорректные остатки создают проблемы для оперативной работы пользователей, а также могут стать причиной неправильного расчета себестоимости, переоценки и прочих важных показателей бухгалтерского учета.
В любой организации обязательно ведется контроль остатков на складе. И нередко возникает ситуация, когда товар по факту имеется, но в программе его нет. И тут бухгалтер вынужден принять решение:
Решение, как правило, принимается исходя из политики, которая ведется в организации по отношению к учету остатков. Иногда можно товар отложить и сказать покупателю, что продать его сейчас нет возможности. Иногда это сделать невозможно. Например, в , когда покупатель видит этот товар или уже держит в руках.
Можно, конечно, просто сформировать документ продажи и не проводить документ, но не во всех организациях это разрешено. Поэтому в программе 1С 8.3 (как и в 8.2) есть возможность отключить контроль отрицательных остатков.
Если контроль остатков включен, то при продаже товара, которого нет на складе (или на нужном счете), программа выдаст такое предупреждение:
Некорректно заполнена колонка «Количество» в строке 1 списка «Товары».
Указанное количество превышает остаток. Остаток: 18; Не хватает: 111 093
Получите 267 видеоуроков по 1С бесплатно:
Чтобы отключить или включить контроль остатков в 1С, нужно зайти в меню «Главное», затем в разделе «Настройки» выбрать пункт « «.
В некоторых версиях 1С Бухгалтерии данные настройки расположены в меню «Администрирование — Настройка проведения документов».
В «Параметрах учета» нужно перейти на закладку 1С «Запасы» и установить флажок «Разрешить списание запасов при отсутствии остатков по данным учета»:
Затем осталось нажать кнопку «Записать и закрыть». Теперь при списании остатки контролироваться не будут.
Но такой метод неизбежно приведет к появлению отрицательных остатков на складе (имеется в виду, в программе). Рассмотрим, как с этим бороться.
В простейшем случае нужно лишь выбрать период и нажать кнопку «Сформировать». И вот тут-то меня подстерегала первая неожиданность.
Я специально смоделировал в тестовой программе ситуацию, когда у меня продано товара больше, чем есть на складе. Причем сделал эту продажу в 2013 году. По логике, тот же товар в минусе у меня и сейчас, в 2016. Поэтому я даже не стал трогать период, а сразу нажал «Сформировать». У меня ничего не вышло. Получается, что отчет может выводить информацию об отрицательных остатках только за выбранный период.
Эта статья предназначена для внедренцев 1С – и особенно для тех, кто готовится к Аттестации на 1С:Специалист по платформе.
Сегодня мы разберем 2 методики контроля остатков – причем не только остатков на складе, но и, например, взаиморасчетов (“какова текущая задолженность клиента и можно ли отгружать ему товары” )
Обе методики применяются и в типовых конфигурациях, и в Аттестационных заданиях. И поскольку их две – нужно четко понимать, когда применима “новая” методика, а когда только “старая” .
Это базовые знания для программистов 1С, рекомендуем не оставлять пробелов в таких областях. На изучение у Вас должно уйти 15 минут :)
Возьмем простую конфигурацию с документами “Поступление товаров” и “Реализация товаров”:
Для учета остатков используется регистр накопления “Свободные остатки”:
При проведении документа “Поступление товаров” выполняются движения-приход:
Процедура ОбработкаПроведения(Отказ, Режим)
Для Каждого ТекСтрокаТовары Из Товары Цикл
Движение = Движения.СвободныеОстатки.Добавить();
Движение.ВидДвижения = ВидДвиженияНакопления.Приход;
Движение.Период = Дата;
Движение.Номенклатура = ТекСтрокаТовары.Номенклатура;
Движение.Количество = ТекСтрокаТовары.Количество;
КонецЦикла;
КонецПроцедуры
Обработка проведения документа «Поступление товаров» выполнена с помощью конструктора движений и интереса не представляет, так как при поступлении на склад контроль остатков не нужен.
Иногда контроль остатков реализуют и для документа «Поступление товаров» – чтобы при отмене проведения или перепроведении документа не образовался отрицательный остаток.
Например, на склад поступили 10 новых телевизоров LG, 6 из них было продано. Если в документе поступления 10 шт. исправить на 5 шт. – образуется отрицательный остаток «минус 1 шт.».
В типовой УТ 11 подобный контроль включается с помощью функциональной опции «Контролировать товары организаций при отмене приходов».
При проведении документа «Реализация товаров» необходимо организовать контроль остатков . Если товара на остатках недостаточно, документ не проводится и выдается диагностическое сообщение. В этом и состоит решаемая задача.
Мы намеренно работаем над простой задачей, когда себестоимость при списании не рассчитывается. Это позволит нам сосредоточиться именно на нюансах контроля остатков.
Примечание
– представленные ниже алгоритмы разработаны для обучения и должны быть максимально понятными.
Их можно оптимизировать, но тогда «коэффициент понимания» будет ниже, поэтому в данной статье мы на этом не останавливаемся.
Естественно, Вы можете оптимизировать их самостоятельно, либо пройти наш курс по Ускорению и Оптимизации 1С :)
Как Вы уже поняли, решение задачи может быть выполнено двумя способами. Начнем с методики, которая применялась ещё со времен «1С:Предприятие 8.0».
Принцип старой методики контроля остатков следующий: проверяем, есть ли остаток товаров в нужном количестве. Если есть – списываем, если нет – сообщаем об ошибке .
Алгоритм в старой методике состоит из нескольких блоков:
Вот так выглядит программный код:
// 1. Очистка старых движений регистра
Движения.СвободныеОстатки.Записывать = Истина;
Движения.Записать();
// 2. Получение запросом данных документа и остатков регистра
Запрос = Новый Запрос;
Запрос.Текст =
"ВЫБРАТЬ
|ПОМЕСТИТЬ Товары
|ИЗ
|ГДЕ
| Товары.Ссылка = &Ссылка
|СГРУППИРОВАТЬ ПО
| Товары.Номенклатура
|ИНДЕКСИРОВАТЬ ПО
| Номенклатура
|;
|ВЫБРАТЬ
,
| ПРЕДСТАВЛЕНИЕССЫЛКИ(Товары.Номенклатура) КАК НоменклатураПредставление,
| Товары.Количество КАК Количество,
| ЕСТЬNULL(Остатки.КоличествоОстаток, 0) КАК Остаток
|ИЗ
| Товары КАК Товары
| ЛЕВОЕ СОЕДИНЕНИЕ РегистрНакопления.СвободныеОстатки.Остатки(
| &МоментВремени,
| Номенклатура В
| (ВЫБРАТЬ
| Товары.Номенклатура КАК Номенклатура
| ИЗ
| ПО Товары.Номенклатура = Остатки.Номенклатура";
Запрос.УстановитьПараметр("МоментВремени", МоментВремени());
// 3. Обход результатов запроса
// 4. Проверка на достаточность товаров
Дефицит = ВыборкаТовары.Количество - ВыборкаТовары.Остаток;
Если Дефицит>0 Тогда
Отказ = Истина;
Сообщение.Текст = "Товара "+ВыборкаТовары.НоменклатураПредставление+" недостаточно в количестве "+Дефицит+" шт.";
Сообщение.Сообщить();
КонецЕсли;
// 5. Переход в начало цикла, если были ошибки
Если Отказ Тогда
Продолжить;
КонецЕсли;
// 6. Выполнение движений в регистры
Движение.Период = Дата;
КонецЦикла;
// 7. Установка флага записи движений в конце транзакции
Движения.СвободныеОстатки.Записывать = Истина;
КонецПроцедуры
Прокомментируем ключевые точки алгоритма.
Ниже в алгоритме будет запрос к остаткам регистра.
Если текущий документ был ранее проведен, то существует вероятность получить в запросе старые движения документа – это серьезная проблема.
Когда возможна такая ситуация? Когда дата документа сдвигается вперед .
Покажем на примере, к чему это приведет:
Если очистку движений не выполнять, то система сообщит о нехватке 2 штук. Почему? Да потому что старые движения документа списали 6 из 10 имеющихся ламп. Далее система пытается списать еще 6 штук, а на остатках есть только 4.
Проблема решается в 3 строки кода:
Строго говоря, мы можем управлять очисткой движений при проведении документов:
Вариант с удалением движений при отмене проведения является рекомендуемым – мы сами управляем, когда нужно действительно удалять движения.
Запрос состоит из двух пакетов:
На что стоит обратить внимание в этом запросе:
Разработанный запрос содержит сгруппированные данные документа и остатки по номенклатурным позициям.
В цикле обходим результат этого запроса.
Определяем дефицит по товарам.
Если дефицит больше нуля, значит, товара не хватает:
Если «Отказ» будет равен «Истина», то результат транзакции проведения документа не будет зафиксирован. Говоря простым языком – это команда системе не проводить данный документ.
Если на этом или предыдущих шагах цикла были ошибки (Отказ = Истина), то тогда нет смысла формировать движения. Всё равно в базу данных они не будут записаны.
Если проверка остатков прошла успешно, формируем движение-расход.
Если данный флаг не установить, то движения НЕ будут записаны.
В конце транзакции проведения документа записываются только те наборы записей, у которых установлен флаг «Записывать».
Справедливости ради отметим, что установка свойства “Записывать” набора записей имеет смысл при одном условии – в свойстве документа “Запись движений при проведении” должно быть указано значение “Записывать выбранные”:
Однако именно значение “Записывать выбранные” является стандартом де-факто:
Другое значение свойства – “Записывать модифицированные” является устаревшим и в современных конфигурациях практически не встречается.
В новой методике используется принцип: списываем необходимые товары, далее проверяем – образовались ли отрицательные остатки по товарам документа. Если да, то нужно откатить проведение документа .
Как видите, принципиальная разница в моменте контроля остатков:
В результате программный код будет выглядеть следующим образом:
Процедура ОбработкаПроведения(Отказ, РежимПроведения)
// 1. Получение запросом данных документа
Запрос = Новый Запрос;
Запрос.МенеджерВременныхТаблиц = Новый МенеджерВременныхТаблиц;
Запрос.Текст =
"ВЫБРАТЬ
| Товары.Номенклатура КАК Номенклатура,
| СУММА(Товары.Количество) КАК Количество
|ПОМЕСТИТЬ Товары
|ИЗ
| Документ.РеализацияТоваровУслуг.Товары КАК Товары
|ГДЕ
| Товары.Ссылка = &Ссылка
|СГРУППИРОВАТЬ ПО
| Товары.Номенклатура
|ИНДЕКСИРОВАТЬ ПО
| Номенклатура
|;
|////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////
|ВЫБРАТЬ
| Товары.Номенклатура КАК Номенклатура,
| Товары.Количество КАК Количество
|ИЗ
| Товары КАК Товары";
Запрос.УстановитьПараметр("Ссылка", Ссылка);
РезультатЗапроса = Запрос.Выполнить();
// 2. Формирование движений-расход регистра
Движения.СвободныеОстатки.Очистить();
ВыборкаТовары = РезультатЗапроса.Выбрать();
Пока ВыборкаТовары.Следующий() Цикл
Движение = Движения.СвободныеОстатки.ДобавитьРасход();
Движение.Период = Дата;
Движение.Номенклатура = ВыборкаТовары.Номенклатура;
Движение.Количество = ВыборкаТовары.Количество;
КонецЦикла;
// 3. Запись движений в БД
Движения.СвободныеОстатки.Записывать = Истина;
Движения.Записать();
// 4. Запрос, получающий отрицательные остатки из регистра
Запрос.Текст =
"ВЫБРАТЬ
| Остатки.Номенклатура КАК Номенклатура,
| ПРЕДСТАВЛЕНИЕССЫЛКИ(Остатки.Номенклатура) КАК НоменклатураПредставление,
| -Остатки.КоличествоОстаток КАК Дефецит
|ИЗ
| РегистрНакопления.СвободныеОстатки.Остатки(
| &МоментВремени,
| Номенклатура В
| (ВЫБРАТЬ
| Товары.Номенклатура КАК Номенклатура
| ИЗ
| Товары КАК Товары)) КАК Остатки
|ГДЕ
| Остатки.КоличествоОстаток < 0";
ГраницаКонтроля = Новый Граница(МоментВремени(), ВидГраницы.Включая);
Запрос.УстановитьПараметр("МоментВремени", ГраницаКонтроля);
РезультатЗапроса = Запрос.Выполнить();
// 5. Вывод сообщений о недостатке товаров
Если Не РезультатЗапроса.Пустой() Тогда
Отказ = Истина;
ВыборкаОшибки = РезультатЗапроса.Выбрать();
Пока ВыборкаОшибки.Следующий() Цикл
Сообщение = Новый СообщениеПользователю;
Сообщение.Текст = "Товара "+ВыборкаОшибки.НоменклатураПредставление+" недостаточно в количестве "+ВыборкаОшибки.Дефецит+" шт.";
Сообщение.Сообщить();
КонецЦикла;
КонецЕсли;
КонецПроцедуры
Разберем ключевые точки алгоритма.
Этот запрос нужен для группировки данных табличной части документа.
Обратите внимание, что в первом запросе пакета создается временная таблица – она будет использоваться и в следующем запросе. Это возможно благодаря менеджеру временных таблиц, который создан для этого запроса.
В цикле записываются данные из документа в регистр – то есть выполняется безусловное (без проверки) списание товаров.
Чтобы остатки в регистре изменились, движения нужно записать.
А теперь простым запросом выбираем отрицательные остатки по товарам документа.
Именно здесь используется созданная на первом шаге временная таблица – накладывается условие на номенклатуру (для этого мы не создаем новый объект типа «Запрос», а используем созданный ранее).
Обратите внимание, как передается момент времени – используется тип данных «Граница». Остатки нужно получить на момент времени сразу ПОСЛЕ текущего документа.
Можно ли было получить остатки без границы, например, прибавив к дате документа 1 секунду?
Нет! Ведь в одной секунде может быть большое число документов. Поэтому единственный правильный вариант – использовать вид границы «Включая».
Если результат запроса не пустой, значит, есть отрицательные остатки – в этом случае документ не проводится и выдаются сообщения обо всех ошибках.
Итак, оба алгоритма решают одну и ту же задачу.
Разница между алгоритмами видна, но преимущества не очевидны.
Поэтому давайте подчеркнем их:
Кроме этого, при нормальном течении бизнес-процессов пользователь указывает количество, не превышающее остаток на складе.
В этом случае второй запрос не вернет никаких данных и проведение документа будет максимально быстрым.
А так ли важны эти миллисекунды?
На базах с небольшим количеством данных и пользователей разница будет незаметна. Но в нагруженных системах с десятками пользователей цена каждой миллисекунды высока.
Кроме того, на экзамене 1С:Специалист по платформе нужно обязательно использовать новый способ контроля остатков, если это допускает конкретная задача.
Нет, это не так!
Новая методика может использоваться только в том случае, если для проведения документа есть все необходимые данные в самом документе .
То есть для получения данных не нужно обращаться к регистрам, по которым производится контроль остатков.
Так, например, если в регистре «Свободные остатки» учитывалась бы и сумма, то пришлось бы использовать старую методику контроля.
К слову сказать, в типовой «1С:Управление торговлей 11» реализован контроль остатков по новой методике, а в «1С:Бухгалтерии 8» – по старой методике .
Представленные выше алгоритмы можно использовать лишь в учебных целях. Дело в том, что в них не учитываются управляемые блокировки , которые необходимо применять, если в системе работает более одного пользователя.
Блокировкам для обоих методик контроля остатков посвящена . Также в данной статье мы решаем более сложную задачу – кроме контроля остатков выполняем расчет себестоимости списываемой номенклатуры. Рекомендуем её вдумчиво изучить.
А для «затравки» лишь скажем, что установка блокировки в новой методике делается очень просто – и это еще одно преимущество нового способа контроля остатков.
Подведем краткие итоги.
Мы рассмотрели две методики контроля остатков, каждая из которых применяется в современных типовых конфигурациях.
Ключевое различие между методиками в моменте контроля остатков:
В общем случае новая методика является более эффективной, но применима она не всегда.
Критерий применимости – если для формирования движений нет необходимости обращаться к данным контролируемого регистра, можно использовать новую методику.
Если говорить о контроле остатков по номенклатуре, то применение новой методики возможно, когда данные о себестоимости и складских остатках хранятся в разных регистрах.
И в завершение примеры из типовых конфигураций :
В своих видеоуроках я часто говорю о том, что базу 1С нужно обязательно подготовить к закрытию периода и составлению отчетности. И один из важных пунктов такой подготовки – это контроль отрицательных остатков товаров, материалов и готовой продукции. Какими отчетами нужно воспользоваться, чтобы проверить состояние счетов учета ТМЦ в 1С: Бухгалтерии? Давайте рассмотрим некоторые из них.
1. Отчет «Оборотно-сальдовая ведомость по счету»
Многие бухгалтеры, привыкли работать с оборотно-сальдовой ведомостью по счету. Этот отчет, действительно, можно использовать для контроля остатков ТМЦ, только нужно убедиться, что в настройках установлено отображение количественных показателей.Затем внимательно просматриваем отчет и анализируем обнаруженные ошибки
Оборотно-сальдовая ведомость удобна тем,что позволяет оценить не только наличие отрицательных количественных остатков, но и обнаружить другие проблемные ситуации:
- количественный остаток ТМЦ без суммы;
- суммовой остаток без количества;
- отрицательный суммовой остаток.
Однако, если в учете задействовано большое количество номенклатурных позиций, то такая проверка может быть достаточно трудоемкой. К тому же, ОСВ придется формировать для каждого счета учета отдельно (10, 41, 43), что тоже несколько усложняет процесс работы.
2. Отчет "Контроль отрицательных остатков"
В конфигурации 1С: Бухгалтерия предприятия 8 редакции 3.0 предусмотрен отчет, который идеально подходит для контроля отрицательных количественных остатков ТМЦ. Расположен отчет на вкладке «Склад».Указываем период, организацию и формируем отчет.
В отчет попадают только те номенклатурные позиции, по которым обнаружен отрицательный количественный остаток. Большим плюсом является то, что анализируются данные по всем счетам учета ТМЦ. Работать с отчетом, на мой взгляд, удобнее, чем с ОСВ.
Но есть и минус – отчет позволяет контролировать только отрицательные количественные остатки, оставляя за кадром другие проблемы, которые позволяет обнаружить ОСВ.
3. Отчет «Анализ субконто»
Об этом отчете я рассказывала уже не один раз. Анализ субконто - один из моих любимых отчетов, который позволяет не только обнаружить ошибки, но и во многих ситуациях понять их причины.Выбираем субконто «Номенклатура», проверяем, чтобы в настройках отчета было включено отображение количественных показателей.
Анализ субконто хорош тем, что позволяет получить информацию о движении ТМЦ по всем счетам учета. Например, отследить ситуации, когда товар поступил на один счет учета, а был реализован – с другого.
Однако при большом количестве номенклатуры анализировать данные может быть сложно.
Подробнее о работе с данным отчетом я рассказывала в видеоуроке Как работать с отчетом "Анализ субконто" в 1С - ВИДЕО .
Таким образом, у каждого из рассмотренных отчетов есть свои плюсы и минусы. В работе я бы рекомендовала их комбинировать:
- найти грубые ошибки отчетом «Контроль отрицательных остатков»;
- затем просмотреть ОСВ по всем счетам учета ТМЦ;
- для выявления причин некорректного сальдо воспользоваться отчетом «Анализ субконто».
Интересные примеры, связанные с поиском и исправлением ошибок при учете ТМЦ, я также разбирала в двух полезных видео:
Есть два вида ситуации в которой необходима настройка контроля остатков.
Первая ситуация. Иногда бухгалтерам приходится сталкиваться с проблемой невозможности списания материалов или товаров в программе 1С 8.3 из-за отсутствия их в учете, хотя фактически они есть в наличии. И бухгалтеру необходимо срочно оформить документы отгрузки материалов либо товаров:
Такая ситуация возможна, если организация только начала учёт в 1С 8.3 или данные заносятся в программу несвоевременно.
Вторая ситуация, когда бухгалтер списывает материалы, которых нет в наличии на складе. А бухгалтер оформляет документы отгрузки, что не очень хорошо складывается на репутации компании.
В программе 1С 8.3 Бухгалтерии есть настройка контроля остатков. И при создании базы в настройках по умолчанию разрешено списывать товары, которые по данным учёта в программе отсутствуют.
Контролируются остатки в разрезе конкретной организации и склада во всех типах документов: реализация, требование-накладная, перемещения и т.д, где участвуют счета с аналитикой Склад.
Важно! Для того чтобы контролировалось остатки на уровне склада, в 1С 8.3 необходимо установить аналитику по складам в счетах учёта товаров либо материалов.
Таким образом:
Для снятия запрета проведения документов с отсутствующими товарами необходимо в настройках программы 1С 8.3 в разделе Администрирование – далее Настройки проведения документов:
установить галочку Разрешается списание запасов при отсутствии остатков по данным учёта:
Для предотвращения отрицательных остатков по складам задаём аналитику По складам. Включить аналитику по складам можно в настройках учёта: раздел Администрирование – далее Параметры учёта. Выбираем Настройка плана счетов и в учёте запасов нажимаем на По номенклатуре и складам (по количеству) :
В новом окне устанавливаем флаг По складам (местам хранения) . Данная галочка и будет влиять на контроль остатков в разрезе складов:
Если нет возможности убрать галочку или есть причины вести учёт с отрицательными остатками, в 1С 8.3 Бухгалтерия реализован отчёт, который позволяет контролировать отрицательные остатки.
Отчёт Контроль отрицательных остатков в 1С 8.3 находится в разделе Склады – далее Контроль отрицательных остатков:
Отчёт можно сформировать за определённый период с детализацией по документам, складам, номенклатуре и другим объектам учёта. А также вывести данные по определённому складу или номенклатуре используя отбор:
Важно! Отчёт Контроль отрицательных остатков показывает отрицательные остатки только за указанный период. Если были документы списания ранее начала отчёта, то отрицательные остатки по ним не попадут в отчёт.
Для изменения настроек отчёта необходимо воспользоваться командой Показать настройки. Перемещаясь по вкладкам настроек Группировка, Отбор, Дополнительные поля можно придать отчёту необходимый вид:
На сайте можно ознакомиться по конфигурации 1C Бухгалтерия 8.3.
Подробнее о настройке программы 1С 8.2 (8.3) Запрет списания запасов при отсутствии остатков , каким образом она влияет на финансовые результаты смотрите в следующем видео: