Организации любого типа должны проводить процедуру инвентаризации на регулярной основе для того, чтобы следить за наличием и состоянием ТМЦ, основных средств и НМА (нематериальных активов). В тех случаях, когда проверка выявляет наличие несоответствия в ходе проведенных мероприятий, установить несовпадение помогает сличительная ведомость .
Уполномоченное лицо, прежде чем составлять такой документ, должно очень внимательно проверить все данные и расчеты, которые были собраны и высчитаны, после чего созванная комиссия подводит итоги и завершает процесс инвентаризации.
Ведомость такого характера нужна для того, чтобы выявить и отобразить те несовпадения, которые существуют между бухгалтерскими документами, отчетностью и реальным состоянием имущества предприятия (наличие, отсутствие ресурсов и т.д.).
Даже небольшие различия в составе ТМЦ или ОС подлежат отображению в сличительном акте в обязательном порядке. В качестве пояснения составляют специальные справки бухгалтерского характера, в которых говорится о причинах возникновения нестыковки, потому что это важно для проведения процедуры по списанию этих объектов.
Причины :
Не все должностные лица обладают знаниями для заполнения ведомости, которые устанавливаются соответственными требованиями. Однако, следует помнить об основных факторах :
Пересортица – это ошибка при классификации товара или материала, по причине которой он был отнесен к неверной группе.
После того как сличительная ведомость будет составлена, необходимо все убытки списать в пределах, предусмотренных учетной политикой организации. Если в ходе проверки была выявлена а или обнаружен излишек, то их отображают в ведомости, так как они указывались и рассчитывались в бухгалтерской отчетности.
Организация может использовать единые регистры , в которых параметры проведенной инвентаризации и данные из сличительной ведомости объединены. Это происходит тогда, когда объекты процедуры не принадлежат по праву собственности предприятию, но отображаются в БУ.
Такими объектами могут стать:
В процессе инвентаризации происходит составление справочного документа для передачи его владельцам имущества.
Для грамотного составления сличительной ведомости ответственное лицо, уполномоченное ее составлять, должно иметь представление об основной терминологии процесса.
Основные понятия :
Цели заполнения и составления сличительной ведомости :
Основываясь на полученных данных, фирма может разработать стратегический план по совершенствованию системы хозяйствования, производства и экономической политики. Полученные в ходе проверок данные могут использоваться не только во внутренних делах предприятия и камеральных проверках, но и для предоставления с целью ознакомления инвесторам и учредителям.
При помощи сличительной ведомости получают максимально достоверные и наиболее точные сведения о финансовом состоянии организации.
Составление документации об инвентаризации регулируется законодательными актами РФ. Наиболее важным из них является Приказ Минфина РФ №49 от 13.06.1995. Он состоит из:
В состав акта входит обширный список приложений , который необходимо знать. Список:
Ведомость подлежит заполнению в двух экземплярах – один отдается материально-ответственному лицу (МО), другой предназначается для бухгалтерии. Заполнением и формированием документа занимается бухгалтер.
Графа 1 – Присвоенный порядковый номер ТМЦ.
Графа 2 – Полная информация о назначении и названии ТМЦ, краткая характеристика свойств и возможностей.
Графа 3 – Номер по номенклатуре, назначенный товару в фирме.
Графа 4 – код, который соответствует единице измерения товара в классификаторе ОКЕИ.
Графа 5 – Название меры измерения ТМЦ.
Графа 6 – Номер, назначенный в ходе инвентаризации.
Графа 7 – Если у ТМЦ есть паспорт, то сюда вписывается его порядковый номер.
Графа 8-11 – количество и цена излишков и недостачи товаров.
Графа 12-17 – пояснения, касающиеся объяснения причин появления излишков и недостачи.
Графа 18-23 – итоговые результаты, выявленные в процессе переучета пересортицы.
Графа 27-32 – окончательные результаты об объемах недостачи – в количественном и денежном выражении. Столбцы повторяются попарно, для заполнения в случае определения виновных лиц (не больше 3 человек).
Пустые, незаполненные графы следует отчеркнуть. Сличительная ведомость заверяется подписью главного бухгалтера и после тщательного прочтения – материально-ответственным лицом.
Ведомость ИНВ-18 – это документ сличительного типа, которая составляется при проведении инвентаризационных мероприятий ОС и . Она предназначена для отображения состояния основных средств и нематериальных активов. В ней указываются данные о проведенной процедуре переучета и выявленном количестве и сумме излишков или недостач.
Ведомость ИНВ-19 – это акт, выписывающийся при проведении проверки состояния ТМЦ. Он нужен для составления реальной картины о наличии и состоянии ТМЦ. В нем фиксируются отличия в результатах проведенного переучета и информации, содержащейся в документах бухгалтерии. Заполнять ведомости можно при помощи компьютерных технологий или ручным способом.
В соответствии со статьей 9 №402-ФЗ от 06.12.2011., использование унифицированных форм не является обязательным условием – организация вправе сама составить бланк и даже добавить аналитических аспектов. Стандарт составленной и утвержденной сличительной ведомости можно использовать применительно ко всей фирме либо позволить каждому подразделению разработать свой образец – с учетом особенностей отделов.
Пример оборотно-сальдовой ведомости представлен в данном видео.
Для обобщения результатов инвентаризаций, которые проводились в отчетном году, разработана форма ИНВ-26. Ниже вы найдете образец заполнения ИНВ-26, а также сможете скачать бланк этой ведомости.
При проведении инвентаризаций для оформления итогов используются различные формы описей, актов и ведомостей. Каждая форма имеет свое назначение и отражает результаты проверок в отношении разных видов имущества и обязательств.
Например:
При установлении расхождений между фактическим наличием, состоянием имущества и учетными данными составляются сличительные ведомости (ИНВ-18 и ИНВ-19), фиксирующие наличие недостачи или излишка. Ведомость ИНВ-18 отражает результаты инвентаризации ОС и нематериальных активов. Ведомость ИНВ-19 предназначена для отражения данных, касающихся ТМЦ.
Сведения об излишках и недостачах заносятся и в ведомость учета результатов выявленных инвентаризацией (ИНВ-26), которая отражает итог проведенных инвентаризаций за соответствующий отчетный период.
Новый образец этой формы утвержден 27.03.2000 постановлением Госкомстата № 26 . Так же как и иные унифицированные формы, с 01.01.2013 данная форма не является обязательной для применения. Хозяйствующие субъекты вправе разрабатывать, утверждать и применять свои формы, содержащие все обязательные реквизиты, предусмотренные законом о бухучете. Перечень этих реквизитов приведен в статье 9 данного закона и включает название и дату документа, наименование хозяйствующего субъекта, факт хозяйственной жизни и его величину, ФИО, должности и подписи ответственных лиц.
Если же форма, утвержденная Госкомстатом, вам подходит, то вы можете скачать бланк ИНВ-26.
Бланк формы ИНВ-26
Форма Госкомстата содержит разделы со сведениями:
Отражаются сведения как в отношении каждого отдельного счета учета (ОС, ТМЦ, нематериальных активов, БСО и др.), так и общие суммы выявленных недостач или излишков, списания, пересортиц и т.д.
Также в ведомости указываются наименование организации и код ОКПО. Если инвентаризации касаются конкретного структурного подразделения, то в форме указывается его название.
В подготовленной ведомости расписываются должностные лица организации (руководитель и главный бухгалтер), а также председатель комиссии по проведению инвентаризации. Ведомость оформляют в 2-х экземплярах, один из которых передается в бухгалтерию для подготовки отчетности.
Образец заполнения формы ИНВ-26
Заполните бланк без ошибок за 1 минуту!
Бесплатная программа для автоматического заполнения всех документов для торговли и склада.
Бизнес.Ру - быстрое и удобное заполнение всех первичных документов
Подключиться бесплатно к Бизнес.Ру
Данная форма применяется для оформления проведения инвентаризаций и контрольных проверок правильности проведения инвентаризации. В ведомости отражаются отклонения результатов инвентаризации от исходных значений. Составление такого документа может быть вызвано как плановой, так внеочередной процедурой проверки. Он является последним документом, который, как бы, подводит итог деятельности по инвентаризации на предприятии.
Унифицированная форма № ИНВ-26 утверждена постановлением Госкомстата России от 27.03.2000 г. № 26.
(Выписывайте документы без ошибок и в 2 раза быстрее за счет автоматического заполнения документов в программе Бизнес.Ру)
Посмотреть как работает Бизнес.Ру
Вход в демо-версию
Данная форма составляется по результатам работы специально созданной комиссией. Для этого оформляется внутренний приказ за подписью генерального директора. В состав комиссии входят не менее трёх человек. Это могут быть сотрудники организации или наёмные служащие, призванные специально для проведения работы. Состав комиссии утверждается руководителем организации и скрепляется подписью. До начала процедуры инвентаризации и заполнения формы учёта результатов, должен быть избран председатель комиссии из числа её участников. Все члены и председатель должны быть пофамильно отражены в форме инвентарезации.
Ведомость составляется в двух экземплярах. Один из них должен быть на складе у руководителя подразделения, другой остаётся в бухгалтерии для последующей оценки результатов и составления отчёта за необходимый период (чаще всего составляется годовая ведомость). По этому документу оценивается результаты проводимых инвентаризаций. На документ ставится печать организации.
В бланк заносятся все выявленные отклонения (в табличную её часть). Заполнение происходит строго с указанными пунктами и наименованием граф. В случае большого количества отклонений используется табличное приложение. При этом на каждом листе должна стоять печать и роспись. Документ должен быть скреплён.
Довольно частой ошибкой при заполнении формы является то, что в организациях зачастую используется старый бланк. Необходимо помнить, что после 1 января 2001 года в форму были внесены существенные изменения. Поэтому перед заполнением необходимо убедиться в том, что используется бланк установленного образца.
*Все необходимые бланки для склада имеются в системе автоматизации склада Класс365.
Автоматическое заполнение бланков документов. Сэкономьте свое время. Избавьтесь от ошибок.
Подключитесь к КЛАСС365 и пользуйтесь полным спектром возможностей:
С КЛАСС365 вы сможете не только автоматически готовить документы. Программа складского учета и торговли КЛАСС365 позволяет управлять целой компанией в одной системе, с любого устройства, подключенного к интернету. Легко организовать эффективную работу с клиентами, партнерами и персоналом, вести торговый, складской и финансовый учет. КЛАСС365 автоматизирует всё предприятие.
Подключиться бесплатно к Бизнес.Ру
Любой работник, который имеет непосредственное отношение к материальным ценностям, может рассказать, что такое сличительная ведомость. Он также в состоянии объяснить важность составления этого документа.
Работа с материальными ценностями проста только на первый взгляд. В ней есть много особенностей и подводных камней. Вот их и пытается обнаружить документ под названием сличительная ведомость. Что он собой представляет и почему его значение оценивается так высоко? Для начала следует отметить, что на любом предприятии постоянно ведется учет всех имеющихся видов ценностей. К ним, как правило, относятся:
Каждый из этих видов по-своему влияет на производственный процесс. Поэтому для правильной организации работы необходимо иметь четкое представление об их фактическом наличии. Для этих целей постоянно проводятся инвентаризации, по результатам которых затем и формируется сличительная ведомость.
Зачем это делается и что позволяет увидеть такой документ? Практически сличительная ведомость позволяет зафиксировать факт возможного расхождения между реальным наличием конкретных ценностей, полученным в результате проведения инвентаризации, и их количественным показателем по данным бухгалтерского учета.
Еще в 1998 году Госкомстат России издал постановление № 88, в котором после внесения некоторых изменений утвердил несколько унифицированных форм. Они должны были облегчить процесс ведения первичного учета и повысить контроль производства на каждом его этапе. В этом документе форма сличительной ведомости представлена двумя разными видами:
Порядок формирования обеих форм практически одинаковый. Сначала ответственный работник в присутствии специально созданной для этого комиссии проводит инвентаризацию. Потом ее результаты сверяются с теми данными, которые имеются на данный момент в бухгалтерии. В результате формируется новый документ.
Он содержит в себе подробное описание всех выявленных несоответствий. Причем каждая позиция расписывается подробно с указанием причины расхождения. Формы составляются сразу в 2 экземплярах. Один, как правило, остается у бухгалтера, а второй забирает материально-ответственное лицо.
Инвентаризации на предприятиях должны проводиться постоянно. Это дает возможность следить за состоянием каждого показателя и быть в курсе реального положения дел. Для проведения проверки основных средств и нематериальных активов используются утвержденные тем же постановлением формы № ИНВ-1 и № ИНВ-1а соответственно. После окончания работы оформляется сличительная ведомость. Образец представляет собой бланк, размещенный на стандартных листах формата А4.
На первой странице указываются все данные о предприятии:
Далее отмечается основание проведения данного мероприятия (распоряжение или приказ) с указанием его номера и даты. Здесь же фиксируется начало и окончание работ. После этого следует название, дата и номер самого документа. Под ним указывается, по состоянию на какое число проводится проверка, а также материально ответственное лицо (Ф. И. О. и должность). После этого идет таблица, которая размещается с обеих сторон ведомости. Она включает в себя одиннадцать граф, которые полностью описывают каждую проверяемую позицию объекта. На каждой странице подбивается результат инвентаризации путем расчета выявленных излишков и недостатков. Ведомость подписывается обоими сотрудниками, каждый из которых берет себе по одному экземпляру составленного бланка.
Аналогичным образом составляется и сличительная ведомость результатов инвентаризации имеющихся товарно-материальных ценностей. Предварительно проводится инвентаризация, по результатам которой потом формируются следующие документы:
Суммируя все полученные данные, формируется ведомость по форме ИНВ-19.
«Шапка», в которой указываются основные сведения о предприятия, заполняется аналогично предыдущей форме. Далее следует таблица, в которой должно быть тридцать две графы. Каждый материал (товар) расписывается по всем имеющимся показателям:
Ведомость подписывают оба участника проверки, каждый из которых оставляет у себя копию сформированного документа.
Наименование счета |
Номер счета |
Результаты, выявленные инвентаризацией. Сумма, руб. коп. |
Установлена порча имущества, сумма, руб. коп. |
Из общей суммы недостач и потерь от порчи имущества, руб. коп. |
|||||
Зачтено по пересортице |
Списано в пределах норм естественной убыли |
Отнесено на виновных лиц |
Списано сверх норм естественной убыли |
||||||
недостача |
|||||||||
Руководитель_________________________________________________________________________________
Главный бухгалтер____________________________________________________________________________
должность подпись расшифровка подписи
Председатель
инвентаризационной
комиссии _________________________________________________________________________
должность подпись расшифровка подписи
Печатать с оборотом. Подписи печатать на обороте.
Недостача имущества в пределах норм естественной убыли относится на издержки производства или обращения (расходы), а недостача сверх норм - за счет виновных лиц. Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании убытков с них, то убытки от недостачи имущества и его порчи списываются на финансовые результаты организации (пп. «б» п. 3 ст. 12 Закона № 129-ФЗ, пп. «б» п. 28 Положения по ведению бухгалтерского учета).
В бухгалтерском учете суммы, выявленных на предприятии недостач и хищений материальных ценностей и денежных средств, а также потери от порчи ценностей отражаются на счете 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». Причем недостачи отражаются на счете 94 независимо от того, подлежат они списанию на издержки производства (обращения) или отнесению на виновных лиц.
В то же время необходимо иметь в виду, что на счете 94 не отражаются: потери от стихийных бедствий (уничтожение и порча производственных запасов, готовых изделий и других материальных ценностей, потери от остановки производства и пр.), включая затраты, связанные с предотвращением или ликвидацией последствий стихийных бедствий; некомпенсируемые убытки в результате пожаров, аварий, других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями. Эти потери относятся на счет 99 «Прибыли и убытки» как убытки отчетного года и учитываются при определении налогооблагаемой прибыли (п. 2 ст. 265 ч. 11 НК РФ).
В том случае, когда решением следственных или судебных органов подтверждено, что виновные лица отсутствуют недостачи списываются на счет 91 «Прочие доходы и расходы».
Если же в результате проведения инвентаризации обнаружена недостача, виновные лица которой не установлены и предприятие не принимает мер к розыску виновных лиц или рассмотрению дела в судебном порядке, то такая недостача подлежит списанию за счет средств, оставшихся в распоряжении предприятия после уплаты налогов.
В случаях обнаружения излишков и недостач в результате пересортицы предприятие может допустить взаимный зачет таких ценностей, если они обнаружены за один проверяемый период у одного и того же проверяемого лица по материальным ценностям одного и того же наименования. Если при зачете стоимость недостающих ценностей выше стоимости ценностей, оказавшихся в излишке, эта разница относится на виновных лиц.
Суммы НДС, относящиеся к списываемому в результате недостачи имуществу, отражаются в бухгалтерском учете в соответствии с пунктом 13 Письма Минфина России от 12.11.96 №96 «О порядке отражения в бухгалтерском учете отдельных операций, связанных с налогом на добавленную стоимость и акцизами».
Если недостача материальных ресурсов обнаружена до момента их оплаты поставщикам, то сумма НДС, приходящаяся на эти ценности, подлежит списанию в дебет счета 94. При этом в бухгалтерском учете делается проводка: Дебет 94 Кредит 19.
Первичный документ |
Корреспондирующие счета |
||
Отражена недостача товаров в пределах норм естественной убыли | |||
Сличительная ведомость результатов инвентаризации ТМЦ |
Установлен факт потерь сверх норм естественной убыли | ||
Бухгалтерская справка-расчет |
Списана сумма НДС по недостающим ценностям | ||
Претензионное письмо |
Предъявлена претензия юридическому лицу на сумму потерь по покупной цене (с учетом НДС) | ||
Выписка банка |
Получены денежные средства от юридического лица по претензии | ||
Решение суда |
сторно При отказе суда удовлетворить претензию | ||
Бухгалтерская справка |
Списаны на убытки суммы претензий не признанных судом | ||
По распоряжению администрации работник, с которым заключен договор о полной материальной ответственности, возмещает недостачу, выявленную в результате инвентаризации |
|||
Сличительная ведомость результатов инвентаризации ТМЦ |
Отражена недостача товаров, выявленная в результате инвентаризации | ||
Бухгалтерская справка-расчет |
сторно Отражена торговая наценка по недостающим товарам | ||
Бухгалтерская справка-расчет |
Восстановлена сумма НДС по недостающим товарам | ||
Счет-фактура, бухгалтерская справка-расчет |
Восстановленная сумма НДС по недостающим товарам отнесена на счет учета недостач | ||
Бухгалтерская справка-расчет |
Отражено списание недостачи за счет виновного лица | ||
Распоряжение администрации, бухгалтерская справка-расчет |
Списана за счет виновного лица разница между продажной и покупной ценой товара | ||
Приходный кассовый ордер |
Работником внесены денежные средства в возмещение задолженности по выявленной недостаче | ||
Бухгалтерская справка |
Списана на доходы разница между продажной и покупной ценами недостающего товара | ||
Сличительная ведомость результатов инвентаризации ТМЦ |
Суммы недостач при отсутствии конкретных виновников, а также суммы, во взыскании которых отказано судом, признаны прочими расходами организации | ||
Акт о порче, бое, ломе ТМЦ, Акт о списании товаров |
Отражены потери товаров сверх норм естественной убыли за счет виновного лица | ||
Сличительная ведомость результатов инвентаризации ТМЦ |
Оприходованы излишки товаров, выявленные в результате инвентаризации | ||
Сличительная ведомость результатов инвентаризации ТМЦ |
Списаны не компенсируемые потери в связи с чрезвычайными обстоятельствами (уничтожение и порча товаров в результате стихийных бедствий и т.п.) |