Доставка документов курьерской службой бухгалтерский учет. Доставка бухгалтерских документов

Отправка отчетности почтой – это вполне законное и действенное решение для тех, кто не желает тратить время на простаивание в очередях и пробках. Правда, перед этим следует убедиться, что вся предоставляемая документация составлена по всем правилам действующего законодательства. Специально для этих целей и стоит заручиться поддержкой профессиональных бухгалтеров, которые возьмут на себя эту задачу. Также клиент полностью перекладывает ответственность за сохранность документов на почтовую службу, сделав предварительно опись предоставляемых элементов.

Какие существуют особенности при отправке отчетности почтой?

Безусловно, данная услуга с каждым днем становится все более популярной, так как она позволяет сэкономить огромное количество времени, сделав процесс непосредственной доставки уже готовой отчетности простым и незаметным. Несмотря на целый ряд очевидных положительных сторон, существует ряд нюансов, которые необходимо учитывать в обязательном порядке, чтобы продолжить находится в поле действующего законодательства:

Также важно проконтролировать, чтобы принимающий письмо сотрудник почты поставил соответствующий штамп и свою подпись, заверив тем самым опись передаваемой документации. Кроме того, для гарантированного получения желаемого результата, а именно передачи отчетность контролирующим органам точно в срок, не стоит откладывать отправку на самый последний день. Связано это с нюансами функционирования почтовых отделений. Дополнительно эксперты рекомендуют сохранять квитанцию об отправки, так как существует вполне реальная вероятность утери письма, а значит нужно обезопаситься от любых нежелательных последствий.

Заказать отправку отчетности почтой в Москве

За время своей деятельности, наша компания смогла выработать наиболее действенные механизмы сотрудничества с клиентами. Благодаря этому, заказывая отправку отчетности почтой, клиент получает следующий набор несомненных преимуществ:

• Надежность . Мы берем на себя ответственность за сохранность всей предоставляемой документации, передавая ее в компетентные государственные органы в изначальном состоянии. Это касается как непосредственной читабельности, так и изложенной информации.
• Оперативность . Заказывая подобную услугу, клиенту гарантируется как можно более быстрая передача его отчетности, вне зависимости от любых сдерживающих факторов. При этом процедура передачи совершается с четким соблюдением закона.
• Универсальность . Согласно действующим нормам законодательства, предприниматель имеет права отправлять отчётность почтой практически в любые существующие государственные инстанции.
• Вариативность . Сотрудничество с нами в данном вопросе может носить как постоянный, так и одноразовый характер, все это остается на выбор заказчика.

Цены на отправку отчетности почтой в Москве

Мы предлагаем клиентам огромный перечень самых разнообразных бухгалтерских услуг, выполняемых на самом высоком уровне. Также «КонтоПро» предлагает клиентам низкие цены на отправку отчетности почтой . Помимо лояльной политики, у нас Вы найдете постоянную консультационную поддержку и ответы на любые интересующие вопросы.

В последнее время передача документов становиться все проще. На помощь приходит факс, электронная почта и другие виды передачи бумаг на расстоянии. Но когда возникает необходимость передать оригиналы, возникает вопрос, как лучше это сделать. Особенно если это бухгалтерские документы которые требуют особой ответственности и быстроты передачи.

В данной ситуации на помощь придет курьерская служба ПОВЕЗЕТ!

Наш курьер приедет в удобное для Вас время, быстро и аккуратно доставит документы адресату лично в руки. При необходимости курьер подождет, пока бумаги будут подписаны и вернет их отправителю.

Так же можно направить курьера в банк, налоговую, ПФР и другие государственные организации. Единственное что потребуется от вас, написать доверенность на нашего курьера. Далее мы все сделаем сами.

Какие плюсы вы получите при работе с нами?

Цена доставки.

Мы не делаем доставку дороже при поездке в государственные организации!

Удобство.

Вам не нужно самим стоять в очереди или отрывать своих сотрудников от основной работы. Наш курьер все выполнит за Вас.

Без напоминаний.

Если вам необходимо регулярно забирать корреспонденцию с определенного адреса и в определенные дни, просто скажите нам об этом! Без лишних напоминаний в нужный день курьер будет забирать доставки для Вас.

Вы можете с нами сказать свои пожелания и уточнить детали доставки!

Иногда в процессе хозяйственной деятельности может возникнуть необходимость срочной доставки важных документов, например, в другой регион. При этом из числа возможных вариантов, разумеется, выбирается наиболее надежный и быстрый способ. В данной статье мы рассмотрим вопросы учета затрат на экспресс-доставку документов.

На практике государственные (муниципальные) учреждения самостоятельно определяют способы доставки важных документов в сторонние организации. Перечень способов доставки, которые позволяют достоверно подтвердить факт получения отправленного документа, не так много. В частности, можно направить документы– при помощи услуг почтовой связи;На практике государственные (муниципальные) учреждения самостоятельно определяют способы доставки важных документов в сторонние организации. Перечень способов доставки, которые позволяют достоверно подтвердить факт получения отправленного документа, не так много. В частности, можно направить документы:

– при помощи услуг почтовой связи;

– при помощи собственной курьерской доставки;

– путем обращения к услугам компаний, осуществляющих экспресс-доставку.

Достаточно часто выбор делается в пользу последнего варианта как гарантирующего своевременное получение документов, а также имеющего дополнительные гарантии и обеспечивающего компенсацию ущерба отправителю в случае утери документов.

Юридический аспект.

От правильной юридической квалификации договорных отношений во многом зависит надлежащая организация бухгалтерского учета.

Договор оказания курьерских услуг, в том числе экспресс-доставки документов, в большей степени соответствует признакам договора перевозки.

Напомним, что согласно п. 1 ст. 785 ГК РФ по договору перевозки груза перевозчик обязуется доставить вверенный ему отправителем груз в пункт назначения и выдать его правомочному на получение груза лицу (получателю), а отправитель обязуется уплатить за перевозку груза установленную плату.

Аналогичным образом по договору экспресс-доставки срочных документов исполнитель обязан принять у заказчика или иного лица по заданию заказчика корреспонденцию, доставить ее по обозначенному заказчиком адресу и вручить лицу, указанному заказчиком или определяемому в предусмотренном договором порядке по согласованию с заказчиком. Сроки доставки непосредственно устанавливаются договором между учреждением-заказчиком и курьерской службой.

На практике в наименовании рассматриваемого договора часто используются формулировки об «оказании услуг» по экспресс-доставке. Однако это не означает, что к данным правоотношениям применяются нормы гражданского законодательства, регламентирующие отношения между сторонами соглашения о возмездном оказании услуг.

В силу норм с т. 779 ГК РФ по договору возмездного оказания услуг исполнитель обязуется по заданию заказчика оказать услуги (совершить определенные действия или осуществить определенную деятельность), а заказчик обязуется оплатить эти услуги. Правила, установленные нормами действующего законодательства РФ в отношении договоров на оказание услуг, применяются к договорам оказания услуг связи, медицинских, ветеринарных, аудиторских, консультационных, информационных услуг, услуг по обучению, туристическому обслуживанию, но не применяются к договорам перевозки.

В главе 40 «Перевозка» ГК РФ договоры перевозки почты или документов не упомянуты. Однако о применении к рассматриваемым отношениям именно положений о перевозке свидетельствуют иные нормативные правовые акты.

Так, перевозка почты производится в соответствии с нормами, установленными в федеральных законах о связи (от 16.02.1995 № 15‑ФЗ), о почтовой связи (от 09.08.1995 № 129‑ФЗ), в которых непосредственно упоминается термин «перевозка».

Бухгалтерский учет.

Затраты на экспресс-доставку документов отражаются в том же порядке, что и иные договоры с исполнителями. Сложности могут возникать только с выбором подстатьи КОСГУ, подлежащей применению.

Имеется три основных точки зрения по данному вопросу и три варианта выбора между КОСГУ 221, 222 и 226.

В соответствии с нормами Приказа Минфина РФ от 01.07.2013 № 65н «Об утверждении Указаний о порядке применения бюджетной классификации Российской Федерации» на подстатью 221 «Услуги связи» КОСГУ относятся расходы на приобретение услуг связи, в том числе:

– услуг почтовой связи, в частности пересылки почтовых отправлений (включая расходы на упаковку почтового отправления), пересылки почтовой корреспонденции с использованием франкировальной машины;

– услуг фельдъегерской и специальной связи;

– другие аналогичные расходы.

На подстатью 222 «Транспортные услуги» КОСГУ относятся расходы на приобретение транспортных услуг, в том числе:

– плата за перевозку (доставку) грузов (отправлений) по соответствующим договорам перевозки (доставки, фрахтования);

– оплата договоров гражданско-правового характера, заключенных с физическими лицами, на оказание транспортных услуг;

– другие аналогичные расходы.

На подстатью 226 КОСГУ подлежат отнесению расходы, не отнесенные на подстатьи 221, 225.

В Письме Федерального казначейства от 06.08.2013 № 42‑2.2‑
06/45 была выражена согласованная с Минфином позиция по рассматриваемому вопросу. В данном документе сказано, что услуги по доставке документов, оказываемые:

– ФГУП «Почта России», следует относить на подстатью 221 «Услуги связи» КОСГУ, если на осуществление этого вида деятельности требуется оформление лицензии;

– организациями, оказывающими в соответствии с осуществляемыми ими видами деятельности, услуги по транспортной обработке грузов, а также организациями по перевозке грузов (например, компания DHL International), следует относить на подстатью 222 «Транспортные услуги» КОСГУ;

– организациями, оказывающими услуги по курьерской доставке, следует относить на подстатью 226 «Прочие работы, услуги» КОСГУ.

Однако стоит дополнить, что в рассматриваемой ситуации необходимо анализировать договор с курьерской службой и перечень документов, которые выдаются в подтверждение исполнения договора. Чаще всего экспресс-доставку документов нужно отражать в учете с применением подстатьи 222 КОСГУ.

Рассмотрим пример из судебной практики. Так, по материалам одного из дел в 2015 году учреждением был принят к учету авансовый отчет сотрудника по оплате авиа-экспресс-доставки документов по авиатранспортной накладной.

Данные расходы были приняты к учету по коду 226 «Прочие работы, услуги» КОСГУ и счету 0 208 00 000 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате прочих работ, услуг».

Суд не посчитал этот порядок соответствующим законодательству по следующим причинам. Основным видом деятельности компании-исполнителя в силу выписки из ЕГРЮЛ являлась транспортная обработка грузов. Согласно условиям доставки заказчик выступал в качестве грузоотправителя, а под «грузом» понимались все документы, перевозимые по одной авиа­накладной.

Расходы на доставку документов были подтверждены авиатранспортной накладной. При этом на основании п. 2 ст. 785 ГК РФ составление и выдача отправителю груза транспортной накладной подтверждает заключение договора перевозки груза, следовательно, расходы на оплату услуг по доставке документов подлежали отнесению на подстатью 222 «Транспортные услуги» КОСГУ.

Вопросы целевого использования средств.

В силу ст. 306.4 БК РФ нецелевым использованием бюджетных средств признаются направление средств бюджета бюджетной системы РФ и оплата денежных обязательств в целях, не соответствующих полностью или частично целям, определенным законом (решением) о бюджете, сводной бюджетной росписью, бюджетной
росписью, бюджетной сметой, договором (соглашением) либо иным документом, являющимся правовым основанием предоставления указанных средств.

Нецелевое использование бюджетных средств, выразившееся в нецелевом использовании финансовыми органами (главными распорядителями (распорядителями) и получателями средств бюджета, которым предоставлены межбюджетные трансферты) межбюджетных субсидий, субвенций и иных межбюджетных трансфертов, имеющих целевое назначение, а также кредитов бюджетам бюджетной системы РФ, влечет бесспорное взыскание суммы средств, полученных из другого бюджета бюджетной системы РФ, в размере средств, использованных не по целевому назначению, и (или) в размере платы за пользование ими либо приостановление (сокращение) предоставления межбюджетных трансфертов (за исключением субвенций).

Актуальным является вопрос: могут ли и при каких обстоятельствах затраты на экспресс-доставку документов быть признаны фактом нецелевого расходования бюджетных средств с угрозой возникновения соответствующих негативных последствий в отношении учреждения?

Материалы контрольных мероприятий органов государственного (муниципального) финансового контроля позволяют сделать вывод, что к нецелевому использованию средств можно, например, отнести:

– использование средств на оплату расходов, не предусмотренных планом финансово-хозяйственной деятельности на соответствующий финансовый год;

– использование бюджетных средств на оплату расходов, которые должны осуществляться за счет средств из внебюджетных источников;

– использование средств на оплату работ и услуг, не связанных с деятельностью учреждения.

Для того, чтобы избежать риска признания затрат на экспресс-доставку документов нецелевыми, необходимо быть готовыми обосно­вать, что иной, менее затратный способ доставки документов по какой‑либо причине был недоступен или не удовлетворял интересам учреждения.

Подтверждают это материалы проверок по аналогичным (схожим) ситуациям. Так, в соответствии с материалами Бюллетеня № 3(17) за 2013 год контрольно-счетной палатой Ставропольского края в ходе проверки целесообразности и законности расходования средств на хозяйственные цели одного из учреждений было установлено, что согласно авансовому отчету сотруднику были возмещены расходы на проезд в Москву для доставки документов участника Всероссийского конкурса. На основании условий Всероссийского конкурса форма и способ предоставления документов для участия в конкурсе не были установлены. Учитывая тот факт, что документы могли быть направлены получателю иным, менее затратным способом (например, почтовым отправлением), выше­указанные затраты учреждений на личную доставку документов были признаны специалистами контролирующих ведомств экономически неоправданными и нецелесообразными.

Автономные учреждения: бухгалтерский учет и налогообложение, №12, 2017 год

Ежедневно всё население Земли прибегает к помощи почтовых служб и сервисов для пересылки почтовых отправлений (далее «ПО»). За последние годы, в связи с развитием мобильной связи и интернета количество пересылаемых поздравительных открыток и личных писем в разы сократилось.

Однако количество деловой почты выросло. Развивается бизнес, государственные и коммерческие учреждения. Им регулярно требуется вести деловой документооборот, для чего активно применяется пересылка писем и бандеролей. Наиболее экономичным является пересылка почтовых отправлений через Почту России.

Самым массовым ПО является письмо. Письмо – это вид почтового отправления, предназначенный для пересылки деловых бумаг, документов, фотографий и т.п. Как правило письма упаковываются в конверты.

Вес писем ограничен по нормам Почты России 100 граммами, в то время, как в бизнесе под понятием «письмо» рассматривается вложение (документы, фото или т.п.), упакованное в конверт или пакет, весом не более 500 грамм. Превышение веса письма сверх 100 грамм согласно градации Почты России, автоматически переводит его в «бандероль», тарификация пересылки которого происходит по другим правилам.

Письма делятся на простые, заказные и с объявленной ценностью. Простые письма – это самый дешевый вид ПО , который с точки зрения качества доставки является не самым надежным, но наиболее дешевым средством доставки. Доставка простых писем осуществляется в почтовый ящик получателя. Простые письма не регистрируются и это следует учитывать. В случае пропажи письма предъявить претензию в этом случае будет невозможно.

При необходимости отследить доставку письма правильно будет оформить отправку заказным письмом. Заказное письмо – это регистрируемый вид почтового отправления. Каждому письму присваивается трекинг-код, с помощью которого на сайте почты РФ можно следить за движением (пересылкой) письма и убедиться в доставке письма Адресату. Это более надежный вид ПО против простого письма.

В случае, если необходимо отправить важные документы и исключить возможность их утраты следует отправить письмо с объявленной ценностью . Для такого ПО дополнительно устанавливается объявленная ценность. В случае утраты такого письма Почта РФ возместит убыток в размере объявленной ценности. За объявленную ценность при отправке Вам будет предложено оплатить установленный сбор.

С целью повышения информативности доставки Вам предлагается воспользоваться дополнительными услугами, подлежащими дополнительной оплате, такими как:

• Уведомление о вручении (оно бывает простым или заказным). Вам будет направлено письменное уведомление о получателе и сроках доставки письма. В случае отправки с заказным уведомлением, получатель будет приглашен в почтовое отделение, где Ваше письмо будет ему вручено под роспись с указанием паспортных данных. Бланк уведомления оформляется при отправке письма, крепится к нему и пересылается вместе с письмом;
• Опись вложения . Это бланк установленной формы, в котором перечисляется содержимое вложения в письмо. При отправке опись заполняется в 2-х экземплярах. Письмо не запечатывается, а передается оператору почтового отделения в открытом виде. Сотрудник почты проверяет соответствие вложения описи, подписывает опись и один экземпляр возвращает отправителю. Второй экземпляр вкладывается в письмо и отправляется Адресату.
• СМС-уведомление . Этот вид дополнительного сервиса предполагает направление Адресату СМС о прибытии письма в почтовое отделение, а также уведомления Отправителю о вручении письма Получателю.
• Наложенный платеж . НП – это денежные средства, которые должны быть приняты при доставке почтового отправления с Получателя. Данный сервис активно применяется при доставке товаров из интернет-магазинов. При доставке писем этот сервис может быть применен, например, при доставке какого-либо научного труда (работы) и т.п. Вскрыть пакет до оплаты Получатель имеет право только в случае, если с отправлением следует опись.

Оплата (франкирование) пересылки писем, как правило, производится при отправке. Франкирование почтового отправления может быть произведено, или наклеиванием на конверт марок на сумму, соответствующую стоимости пересылки, либо нанесением на письмо франкировального штампа (оттиска, штемпеля). Услуги франкирования почты имеют право предоставлять только организации, имеющей лицензию на право проведения данной операции.

Франкирование почтовых отправлений производится на специальных аппаратах, имеющих соответствующее подключение к сети пересылки Почты РФ. Кроме нанесения франка, на заказные письма наклеивается штрих-код – трекинг для отслеживания доставки почтового отправления.

Стоимость франкирования определяется видом почтового отправления, стоимости дополнительных услуг, заказанных Отправителем, а также весом почтового отправления. Стоимость франкирования, как правило оплачивается Отправителем на условиях предоплаты, путем внесения (создания) депозита на счету Почты РФ.

В случае превышения веса письма 100 грамм почтовое отправление может быть отправлено как бандероль. Бандероль – это вид почтового отправления, который предназначен для пересылки документов, фотографий, другой корреспонденции на бумажной основе. Вес бандероли составляет от 100 грамм до 2 кг. Бандероли могут быть упакованы в конверты, пластиковые пакеты или небольшие коробки, максимальный размер которых, по сумме трёх измерений, не должен превышать 90 см.

Бандероли также могут быть простыми, заказными или с объявленной ценностью. Заказные бандероли и с объявленной ценностью регистрируются, им присваивается трекинг-код, по которому Отправитель имеет возможность отследить доставку бандероли. На пересылку бандеролей устанавливается шаг для оплаты равный 20 граммам. Стоимость зависит от расстояния и способа доставки.

При весе почтового отправления свыше 2 кг пересылка ведется видом почтового отправления – посылка. Посылками разрешается пересылать кроме документов также различные товарные вложения, как бытового, так и культурного характера. В том числе посылками пересылаются товары из интернет-магазинов.

Вложение в посылку должно быть хорошо упаковано, с целью исключить повреждение самого груза посылки, а также других почтовых отправлений и для исключения нанесения вреда сотрудникам Почты.

Пересылка посылок ведется в соответствии с условиями курьерской доставки.

Доставка документов - отправка автотранспортом документов с их последующей передачей получателю. Отправка осуществляется отдельным грузоместом.

Возврат документов - доставка автотранспортом документов, заверенных получателем, отправителю или заказчику.

Как это работает?

Расчет стоимости перевозки и оформление заказа

Отслеживание документов

Получение документов

По прибытии документов на терминал получателю придет уведомление.
Прибывший на терминал груз будет бесплатно храниться на терминале 2 рабочих дня. Стоимость дальнейшего хранения — 300 рублей за 1 м³ в сутки; минимальная стоимость — 300 рублей за весь срок хранения. Для самостоятельного получения документов ознакомьтесь со схемой проезда на странице адресов терминалов . При заказе доставки документы будут отправлены до адреса получателя. Погрузо-разгрузочные работы при доставке документов до адреса осуществляются бесплатно.

Дополнительные услуги

• Доставка документов от адреса/до адреса

Дополнительно к межтерминальной перевозке документов вы можете заказать услугу "Доставка от адреса/до адреса" . Пожалуйста, ознакомьтесь с подробными