Компьютеризация бухгалтерского учета

План

1) Формы ведения бухгалтерского учета.

) Элементы метода бухгалтерского учета при его компьютеризации

1) Электронное документирование

2.2) Компьютеризация процесса инвентаризации

3) Оценка в КСБУ

4) Калькуляция в КСБУ

5) Счета в КСБУ

6) Двойная запись в КСБУ

7) Составление отчетов в компьютерных программах

бухгалтерский учет компьютеризация документирование инвентаризация

1) Формы ведения бухгалтерского учета

Технология обработки учетной информации большей частью определяется формой бухгалтерского учета.

Под формой бухгалтерского учета понимают совокупность учетных регистров, которые используются в определенной последовательности и взаимодействии для ведения учета с применением принципа двойной записи.

Формы БУ:

Журнальная форма учета

Компьютерная форма учета

1 таблично-перфокарточная форма учета

2 таблично -автоматизированная форма учета

3 Диалогово -автоматизированная форма учета

Рассмотрим краткую характеристику перечисленных форм бухгалтерского учета.

Журнальная форма учета

В теории журнальная форма предусматривает использование только журналов, то есть регистров систематической записи, предназначенных для отображения кредитовых оборотов. Аналитический учет ведется с помощью книг или карточек аналитического учета. На больших предприятиях для каждого журнала использовались дополнительные накопительные ведомости.

Существенным недостатком журнальной формы учета является то, что часть первичной информации при обработке отсеивается и в дальнейшем становится недоступной для анализа. Еще один недостаток - это ликвидация хронологической записи хозяйственных операций.

Схема журнальной формы учета приведена на рис.1.

Рисунок1 - Схема журнальной формы учета

Недостатки журнальной формы учета:

потеря первичной информации при ее обработки

отсутствие хронологической записи хозяйственных операций.

Компьютерная форма учета

Компьютерная форма учета имеет ряд отличий от журнальной формы, в частности относительно наличия хронологического журнала регистрации хозяйственных операций и порядка формирование итоговой информации.

В истории компьютерной формы учета, в зависимости от технических средств, которые используются, можно выделить следующие три этапа и три формы ведения учета

1. Таблично-перфокарточная форма учета. Впервые новый подход к организации бухгалтерского

учета при комплексной его механизации был разработан в условиях применения перфорационных вычислительных машин в конце 50-х лет XX ст.

Эта форма бухгалтерского учета получила название таблично перфокарточной. Она была разработана для предприятий, которые использовали перфораторные машины, и предусматривала перенесения данных из любого документа на машинный носитель - перфокарту (рис. 2) по каждому участку учета (учет производственных запасов, оплаты работы, готовой продукции и т.п.) - складывались массивы перфокарт.

Рисунок 2 - Схема таблично-перфокарточной формы учета

В основу комплексной механизации бухгалтерского учета при таблично-перфокарточной форме был положен принцип непрерывности обработки учетной информации на вычислительных устройствах при полной механизации всех учетных работ. При этом состоялось перераспределение работ, и значительная часть операций учетного процесса выполнялась персоналом вычислительного центра. Существенная особенность этой формы состояла в том, что в ней объединялось использование двух видов нанесенной на перфокарту информации - сменной (разовой) и постоянной (нормативно-справочной).

Документы о хозяйственных операциях, оформленные в пачки, проверенные и принятые для обработки, регистрировались в специальном журнале приема документов и регистрации контрольных чисел, который предназначен для контроля за сохранением этих документов и для проверки полноты записей. Зарегистрированные документы передавались на перфоратор для набивки перфокарт. Подготовленные перфокарты направлялись на вычислительные машины, где происходила их группировка и систематизация сведений о хозяйственных операциях по счетам синтетического и аналитического учета.

По итогам ведомостей синтетического и аналитического учета составляются оборотные ведомости и баланс.

Внедрение в практику учетного процесса электронно-вычислительных машин типа "Урал", "Днепр", Минск" привело к созданию таблично -автоматизированной формы учета (рис. 3).

Рисунок 3 - Форма таблично-автоматизированной формы учета

При таблично-автоматизированной форме учета обработка и ведение информационной базы производится непосредственно на ЭВМ.

Сбор первичной информации автоматизирован. На машинных носителях ЭВМ хранится текущая, нормативно-справочная и выходная информация.

Достоинства:

автоматизация ведения и выдачи ведомости

автоматизация контроля и расчета информации

использование информации, создаваемой в других подсистемах

быстродействие выполняемых учетных работ и получение информации.

Диалогово -автоматизированная форма бухгалтерского учета

Современные технические средства, применяемые для автоматизированного бухгалтерского учета, позволяют по новому подойти к формированию учетной информации, снизить трудоемкость ее обработки, повысить оперативность доступа бухгалтерского аппарата к обрабатываемой информации.

Применение в учетном процессе диалоговых режимов обобщения и выдачи учетной информации является одним из принципиальных свойств новых систем бухгалтерского учета. Поэтому здесь вполне уместно название - диалогово-автоматизированная форма бухгалтерского учета.

Диалогово-автоматизированная форма бухгалтерского учета характеризуется полной автоматизацией обработки и систематизации учетной информации. При этом любые данные могут отражаться в учете сразу же после их ввода в информационную базу данных.

Систематизация и обобщение учетных, и аналитических данных, содержащихся в информационной базе, осуществляется автоматически и отражается в выходных данных учета, контроля и анализа. Обобщение данных в синтетическом и аналитическом учете осуществляется одновременно на основании одной и той же информации.

Диалогово-автоматизированная форма предусматривает автоматизированное выполнение задач бухгалтерского учета, как в регламентном, так и в запросном (интерактивном) режимах. При использовании запросного режима повышается оперативность учета, контроля и анализа, появляется возможность получения необходимых справочных и аналитических данных на протяжении отчетного периода, а не только по его окончании. При этом объем регламентно выдаваемой пользователям информации значительно сокращается и ограничивается только данными, необходимыми и достаточными для выполнения конкретных управленческих работ. Дополнительные данные можно получить по запросу. При желании можно проверить правильность расчетов, получить расшифровки каждого результата показателя с указанием всей входной информации и порядка проведенных в машине расчетов.

Схема диалогово-автоматизированной формы бухгалтерского учета представлена на рис.4.

Рисунок 4 - Схема диалогово-автоматизированной формы бухгалтерского учета

При диалогово-автоматизированной форме бухгалтерского учета выдача информации пользователям предусматривается не только в виде печатных документов, но и на экран дисплея. В значительной степени автоматизируется контроль ведения учета, что способствует повышению достоверности и правильности учетных данных. На бухгалтерский аппарат при этом возлагается обязанность контролировать выполнение указанных работ. Бухгалтера при необходимости могут проверить показатели, отраженные в выходных учетных документах. При контроле и аудите бухгалтерского учета обеспечивается связь между данными аналитического и синтетического учета и первичной оправдательной документацией.

Диалогово-автоматизированная форма бухгалтерского учета позволяет обеспечить ограниченный доступ, как к первичной, так и систематизированной информации путем ведения паролей, проверки полномочий на доступ к информации, обнаружения и недопущения несанкционированного доступа к информации, хранящейся на машинных носителях.

На основе вышесказанного вышеизложенного можно сделать вывод, что диалогово-автоматизированная форма бухгалтерского учета имеет следующие характерные особенности:

) автоматизированная фиксация всей учетной информации на машинных носителях;

2) автоматизация документирования;

3) систематизация обобщения и отображение данных бухгалтерского учета по запросу пользователя с расшифровкой любого полученного показателя с указанием порядка проведенных расчетов и всей исходной информации;

) автоматизированный контроль выходной информации;

) обеспечение сохранности, обнаружение и недопущение несанкционированного доступа к учетной информации, хранимой на машинных носителях;

) возможность моделирования на основе учетных данных в процессе анализа хозяйственных операций;

) осуществление анализа данных по мере их ввода.

В настоящее время диалогово-автоматизированная форма бухгалтерского учета получает все большее внедрение на предприятиях, и является одной из главных форм бухгалтерского учета.

Любую форму учета характеризуют бумажные реестры.

Учетные регистры - носители данных определенной формы, построенные в соответствии с экономической группировкой информации об активах, капитале и обязательствах предприятия.

В условиях применения компьютеров изменилось традиционное понимание самого понятия "реестр бухгалтерского учета". При бумажных формах бухгалтерского учета система отображения учетных данных в реестрах бухгалтерского учета объединена с системой их обобщения и полностью от нее зависит.

При бескомпьютерном способе обработки бухгалтерских данных под реестром бухгалтерского учета понимают средство, предназначенные для фиксации, накопления, систематизации, обобщения и отображения учетной информации. В условиях компьютеризации бухгалтерского учета - стадия отображения учетной информации, то есть предоставление систематизированных учетных данных в удобном для пользователя виде, как правило, является самостоятельным процессом, не связанным со стадиями накопления, обобщение и систематизации.

Накопление, систематизация и обобщение учетной информации в условиях применения современной вычислительной техники осуществляются в автоматическом режиме. Первичная бухгалтерская информация накапливается в базы данных компьютерной системы, а обобщается и систематизируется на счетах. Построение структуры компьютерных баз данных может быть различным: табличный принцип, на котором строятся бумажные реестры является не единственным при построении компьютерных баз данных. Базы данных могут быть также иерархическими, сетевые, реляционные.

При применении компьютеров учетный регистр объединяет три составных части:

) компьютерную базу данных с определенной структурой, предназначенную для накопления и хранения учетной информации;

) переменные величины, временно созданные в памяти компьютера для систематизации и обобщения учетных данных - бухгалтерских счетов;

) видеограммы и машинограммы, предназначенные для отображения сгруппированной и систематизированной учетной информации.

То есть, при бескомпьютерном способе обработки бухгалтерских данных под реестром бухгалтерского учета понимают средство, предназначенное для фиксации, накопления, систематизации, обобщение и отображение учетной информации. А в условиях компьютеризации бухгалтерского учета стадия отображения учетной информации, то есть предоставление систематизированных учетных данных в удобном для пользователя виде, как правило, является самостоятельным процессом, не связанным со стадиями накопления, обобщения и систематизации.

Одной из особенностей компьютерной формы учета является то, что она не существует без конкретной компьютерной программы. Учетные регистры разных программ похожие, но имеют и отличия.

Основные принципы компьютерной формы бухгалтерского учета:

) накопление и многократное использование учетных данных;

) количество счетов аналитического учета ничем не ограничивается и зависит от целей, поставленных руководством перед учетом;

) автоматическое получение информации об отклонении от установленных процедур (норм, нормативов, задач и т.п.);

) получение отчетных показателей в режиме диалога "человек-компьютер";

) автоматическое формирование всех учетных регистров и форм отчетности на основе данных, отображенных в системе счетов.

На предприятиях рассмотрение учетных задач может происходить не только в русле комплексной проблемы информационного обеспечения менеджмента, (то есть компьютеризация только учетного процесса), а осуществляться в рамках единой компьютерной системы управления предприятием и бизнес-процессами.

При этом лучше говорить о компьютерной системе, а не форме бухгалтерского учета.

Компьютерная система бухгалтерского учета - это технологическая система, которая обеспечивает ведение бухгалтерского учета на предприятии, функционирует на основе ЭВМ и других технических средств, обеспечивающих процессы регистрации, передачи, обработки и хранения учетных данных.

Компьютерная система предусматривает автоматизированное выполнение задач бухгалтерского учета, как в регламентном, так и в диалоговом (интерактивном) режимах. При использовании режима диалога увеличивается оперативность учета, контроля и анализа, появляется возможность получения необходимых справочных и аналитических данных на протяжении отчетного периода, а не только по его окончанию. При этом объем информации, которая регламентно предоставляется пользователям, значительно сокращается и ограничивается только данными, которые необходимы и достаточны для выполнения конкретных управленческих работ. Дополнительные данные можно получить по запросу. По желанию можно проверить правильность расчетов, получить расшифровки каждого результата с указанием всей входной информации и порядка проведенных расчетов.

В компьютерной системе бухгалтерского учета обеспечивается ограниченный доступ, как к первичной, так и систематизированной информации путем введения паролю секретности проверки полномочий на доступ к информации, выявление и недопущение несанкционированного доступа к информации, которая сохраняется на машинных носителях.

В компьютерной системе учета используется единая информационная база данных, которые на основании принципа двойной записи накапливает всю необходимую для системы учета информацию. При этом система бухгалтерского учета рассматривается как единая система и не делает деление учета по видам на оперативный или бухгалтерский, на управленческий, финансовый или налоговый.

2) Элементы метода бухгалтерского учета при его компьютеризации

.1) Электронное документирование

Применение компьютеров вносит значительные изменения в организацию документирования, которая состоит:

во-первых, в автоматическом составлении первичных документов,

во-вторых, в использовании электронных носителей первичной информации и электронных первичных документов

Составление, оформление и хранение первичных документов при компьютеризированном документировании имеет ряд отличий от бумажной обработки данных (рис.5)

Рис. 5. Порядок ведения автоматизированного документирования

При рассмотрении вопроса компьютеризации первичного документирования следует иметь в виду, что понятие документа в бухгалтерском учете и в теории автоматизированной обработки информации несколько отличаются.

В автоматизированной системе учета первичный документ может составляться вручную непосредственно на месте осуществления хозяйственной операции без создания электронного первичного документа. Потом этот документ передается в бухгалтерию для обработки. Бухгалтер (оператор) создает на основании него проводку, которая добавляется в хронологический массив данных - журнала операций. Параллельно этот документ регистрируется вручную в журнале регистраций первичных документов.

Особенности технологии первичного электронного документирования в компьютеризированных системах следующие:

1)накопление и первичная обработка учетных данных выполняется с использованием ЭВМ, которые установлены непосредственно на рабочих местах учетных работников (в цехах, на складах, в бухгалтерии), при этом сокращается поток бумажных документов и осуществляется переход к без бумажной технологии учета;

2)обработка данных первичного учета осуществляется по принципу объединения процессов составления первичного документа и ввода его в компьютерную базу данных;

)автоматическая регистрация первичной информации с помощью технических средств (технологических датчиков, сканеров штриховых кодов (для учета материально-производственных запасов), кассовых аппаратов (для учета выручки от реализации в розничной торговле),смарт-карточек (для учета работы и заработной платы),весов и т.п.). Такая технология первичного учета позволяет без любой предшествующей регистрации учетных данных и их накопления получить все необходимые отчетные данные непосредственно на основании первичных документов.

Но при безбумажной технологии бухгалтерского учета остается очень важная проблема - обеспечение принципа юридической обоснованности учетных данных и юридической доказательности электронных первичных документов.

Важным компонентом системы моделей представления и интерпретации учетных данных, которые используются при создании автоматизированных систем бухгалтерского учета, является модель документооборота, которая в них используется. Она определяет правила формирования, хранения, интерпретации и обработки документов.

В существующих программах применяются четыре основных модели интерпретации документов:

) модель документа как дополнение к хозяйственным операциям;

) модель документа как средства формирования записей массива хозяйственных операций;

) модель документа как вспомогательные информационные объекты;

) полная модель документооборота.

В программах, основанных на модели документа как дополнений к хозяйственным операциям, основная составляющая информационной базы системы обработки учетных данных - массив хозяйственной информации (в виде операций). В программах этого типа центральным является понятие хозяйственной информации, а документы, которые формируются в системе, трактуются как исходные формы, построение которых проводится автоматически или по запросу после введения данных об операции.

Для программ, которые используют модель документов как средства формирования запросов массива хозяйственных операций, характерно то, что документ здесь является лишь формальной основой для создания проводок. В программе существует набор форм, которые определяют структуру ввода информации, характерную для того или иного документа. По данным, введенными на основе этого макета, программа формирует соответствующие документу записи массива хозяйственных операций. После этого связь документа с ними теряется, а введенные записи, как правило, интерпретируются как "подтверждение" и всегда отображаются при расчете оборотов счетов. Здесь документ рассматривается как вспомогательное средство введения записей массива хозяйственных операций и не учитывается сложный характер его движения.

Модель интерпретации документов как вспомогательных информационных объектов используются во многих компьютерных системах. Например, в типовых конфигурациях программы "1С: Бухгалтерия 7.7", в разработках фирм "Парус", "Интеллект-сервис", "Аверс", и других поддерживается естественная технология проведения первичных документов, которые формируются в системе, так и тех, которые поступают извне. В этой модели, как и в предшествующей, существует возможность формирования бухгалтерских записей не только напрямую, но и путем контирувания документов, которые вводятся в базу данных системы. В отличие от двух предшествующих моделей, здесь момент регистраций документа в базе данных системы и его отображение в учете могут быть разграничены. Документы, введенные без подтверждения пользователя и без формирования проводок на их основе, не влияют на обороты счетов. Они хранятся в отдельных реестрах и могут быть неоднократно откорректированы.

В системах, основанных на полной модели документооборота, главным является не формальный принцип взаимосвязи документов и записей массива хозяйственных операций, а обслуживание системы связи между документами разных типов (системы "Галактика", Аbакus Financial, Concorde XAL и др.). Базовым элементом таких систем является документ вместе с набором уникальных связей с другими документами, которые вращаются в системе управления. Бухгалтерские проводки в данном случае являются вторичной информацией. Итак, счета и проводки могут не содержать не присущей им технологической нагрузки, которая существует в системах с доминирующим принципом двойной записи. При этом факт отображения или неотображения того или иного документа в бухгалтерском учете не влияет на функционирование других подсистем управления, за счет чего модули бухгалтерского контура системы могут использоваться независимо от других подсистем. При этом бухгалтерия имеет возможность работать с документами в удобном для себя режиме.

Процесс документально-информационного обеспечения управления (документооборота) традиционно состоит из следующих этапов:

Создание документов и их оформление;

прием-передача документов;

организация движения документов внутри предприятия;

Регистрация и контроль выполнения;

Хранение документов.

Каждый из этих этапов с внедрением компьютерных технологий претерпевает определенные изменения.

Компьютерные технологии разрешают использовать электронный вариант картотек - базы данных. В простейшем варианте база данных - это та же картотека, только расположенная в памяти компьютера, который разрешает искать документ или группу документов по любым поисковым признакам, заложенным при регистрации (автор документа, исполнитель, тема, дата получения или составления документа, его номер и т.п.).

Одно из основных преимуществ передачи документа непосредственно с компьютера на компьютер - это возможность получить документ в том виде, в котором он был подготовлен, с включенными в него таблицами, графиками, рисунками и т.п. Данные с такого документа легко могут быть включены в другие документы, а сам он может передаваться по сети внутри предприятия.

Регистрация проводится путем заполнения регистрационной карточки на экране компьютера и перенесения регистрационного номера на сам документ в штамп с пометкой о получении документа.

Компьютерные программы документооборота автоматизируют три основных вида документооборота:

административный.

Офисный документооборот обслуживает рутинные офисные задачи и применяется только в рамках конкретной производственной задачи. Электронное сообщение, которое содержит инструкцию и информацию об ее статусе в процессе документооборота, передается от работника к работнику в соответствии с порядком, определенным руководителем.

Общий документооборот имеет место, если нетипичные процессы охватывают несколько подразделов или предприятий. Разработка новой продукции, которая проходит стадии выдвижения концепции, проектирование, производства и маркетинга, служит примером общего документооборота.

Административный документооборот обслуживает процессы, в которых раньше использовались только бумажные формы документов. Как и производственный документооборот, он предназначен для обработки отчетов о затратах и регистрационных формах с меньшими административными затратами. Вместо заполнения бумажной формы, например, для получения суточных для командировки сотрудник заполняет электронную форму на компьютере и по электронной почте присылает ее в бухгалтерию.

2.2) Компьютеризация процесса инвентаризации

Одним из эффективных средств, которое разрешает повысить скорость и действенность контроля за движением товаров, а также улучшить качество проведения инвентаризации, является использование штриховых кодов.

Штриховой код - особая система кодирования символьной информации о товарах или других товарно-материальных ценностях в виде последовательности темных и светлых полос, которые могут быть прочитаны автоматическим цифровым устройством.

Штриховое кодирование в Украине начало свое существование с начала 90-х лет. Наиболее распространенной международной системой кодирования товаров является EAN, европейская товарная нумерация. EAN является аббревиатурой от Europian Article Number (европейский номер товара) Существуют два типа штрихового кода EAN: ЕА 8, который имеет восемь цифр, и EAN 13, который имеет тринадцать цифр.

Первые три цифры штрихового кода указывают на страну, где был зарегистрированный данный код. В Украине, например, любой штриховой код начинается из цифр 482.

Следующие 4 цифры - номер предприятия (код производителя или упаковщика).

Пять следующих цифр - код товара и присваиваются самим предприятием.

Последняя, тринадцатая цифра кода выполняет роль контрольной. Контрольная цифра используется для определения правильности считывания кода специальным устройством.

Почти полностью можно компьютеризировать процесс проведения инвентаризации товаров, то есть предметов, на которые можно проставить штрихи-коды. Единым недостатком проведения инвентаризации путем сканирования штриховых кодов является то, что сканер не может определить повторно про сканированный один и тот же товар.

При проведении инвентаризации готовой продукции и товаров используют оптический считыватель, который имеет относительно небольшой объем памяти и интерфейс связи с персональным компьютером.

Технология работы члена инвентаризационной комиссии при таком способе следующая.

сначала программное обеспечение автоматизированной системы по учетным данным готовит инвентаризационные сведения об остатках, которые загружается в считыватель.

оператор считывает код и прибор сравнивает данные.

Информация об остатках товаров вводится в компьютер из инвентаризационных описаний, а поступление товаров - из прибыльных документов, затем эта информация группируется в требуемом порядке.

Компьютеризированные процедуры инвентаризационного процесса:

) Определение учетных данных об остатке товаров на момент инвентаризации

) Идентификация товара по штриховому коду

) Определение фактических остатков товаров. Запись товаров в компьютерную базу при сканировании

) Составление и контроль инвентаризационных описаний

) Составление и обработка сравнительных ведомостей (группирование и получение результатов инвентаризации)

6) Проведение корректирующих записей

Традиционные организационные приемы: пересчитывание, взвешивание, контрольный обмер и в условиях компьютеризации бухгалтерского учета сохраняют свое значение. Их применение объясняется невозможностью полного избежания ошибок при определении фактического наличия ценностей.

2.3) Оценка в КСБУ

В условиях компьютеризации учета есть возможность отображать многовариантные оценки, ориентироваться в разных свойствах объекта, если их следует принимать во внимание.

При применении ряда компьютерных программ можно использовать несколько видов оценок, любые виды цен и способы оценок, то есть, отображать активы и предприятия с точки зрения разных пользователей, для разных ситуаций: ликвидации, продажи, дальнейшего использования, конфискации и т.п. При применении компьютерных программ можно избежать трудностей при отображении активов предприятия в отчетности, следует лишь правильно определить учетную политику.

Много программ, например "1С: Бухгалтерия 7.7", "Галактика" разрешают динамично менять местами значение учетной и другой цены, которая занесенная в реквизит справочника. Например, при получении товара от поставщика используется покупная цена, а при формировании накладной на разгрузку товаров покупателю - продажная.

Рассмотрим особенности оценки товаров, которые используются в программах, автоматизирующих учет в розничной торговле, например, "Аспект", "БЭСТ", "1С: Торговля":

учет товаров и все внутренние операции ведутся по продажным ценам.

цена на товар зависит от времени и может зависеть от места хранения, партии и, возможно, от других признаков. Таким образом, на один товар могут быть установлены несколько цен, причем любая из этих цен распространяется на строго определенное количество товара, а не на весь товар, как в оптовой торговле. В оптовой торговле также может устанавливаться несколько цен на один товар, но, в отличие от розничной торговли, эти цены устанавливаются на весь товар и заведомо неизвестно, какое количество товара будет продано по одной цене, а какое - по другой. Программа может показать историю изменения цены на товар во времени;

программа обеспечивает возможность проведения переоценки или уценки, как всего товара, так и любой его части, при чем формируются соответствующие документы (акт переоценки, акт на списание товара). Существует возможность проведения переоценки по прибыльному документу, определение цен продажи на основании торговой наценки, переоценки предшествующей датой.

2.4) Калькуляция в КСБУ

Автоматизация учета затрат на производство охватывает широкий круг трудоемких операций. К ним принадлежат группировка производственных затрат по направлениям расходования, вычисление нормативной (плановой) себестоимости, учет отклонений от норм затрат, сведенный учет затрат на производство, расчет фактической себестоимости продукции, полуфабрикатов и незавершенного производства и т.п. Автоматизация учета затрат на производство имеет определенную специфику, которая состоит в том, что здесь в значительной мере используются данные оперативного учета затрат на производство, движения деталей, полуфабрикатов и незавершенного производства; сведенного учета затрат на производство и расчет себестоимости всей продукции; отчетных калькуляций по видам изделий.

В условиях автоматизации расчетов и группировки нормативов существует возможность для перехода от составления нормативных калькуляций на первое число месяца, квартала, года к разработке их на любую дату текущего месяца. Это разрешает отказаться от ежемесячного перерасчета остатков незавершенного производства в связи с изменениями норм на начало месяца и точнее вычислять фактическую себестоимость товарного выпуска продукции.

В компьютерной бухгалтерии с расширенными возможностями аналитического учета возможно построение многоуровневых разрезов статей затрат, необходимых для нужд управления.

Особенности калькуляции в компьютерных программах:

) возможность для перехода от составления нормативных калькуляций на первое число месяца, квартала, года к разработке их на любую дату текущего месяца.

) возможность построения многоуровневых разрезов статей затрат.

Такая схема калькуляции разрешает получить информацию про: затраты определенного вида ресурсов на единицу отдельного изделия по конкретному подразделению; затраты на видами и группами продукции; затраты по подразделениям; затраты по видам затрат или по группам затрат (используются на разных уровнях аналитического учета).

2.5) Счета в КСБУ

При использовании компьютеров в особенности радикальная перестройка происходит в системе счетов. При КСБУ нет необходимости в ограничении количества показателей, которые получаются в системе бухгалтерского учета.

Основные отличия при роботе с бухгалтерскими счетами в компьютерных программах состоят в следующем:

существует возможность одновременного ведения учета в нескольких Планах счетов:

значительно расширяются возможности аналитического учета.

Применение компьютеров разрешает многократно перегруппировать данные, записанные на электронных носителях. Возникает возможность в границах одного синтетического счета получить несколько разных групп аналитических счетов, которые разносторонне отображают первичную информацию. В каждой группе аналитических счетов информация группируется и обобщается в интересах управления по определенным признаком. Значительно повышаются информационная емкость системы счетов, возможности дальнейшего и более глубокого анализа информации.

Закодированные хозяйственные операции отображаются на соответствующем синтетическом счете и одновременно группируются по всем необходимым для управления признаками в группе аналитических счетов. При чем шифр счета состоит из довольно большого количества цифр и литер, в границах которого допускается любая система кодирования счетов. В наиболее распространенных программных системах План счетов может содержать и описание корреспонденции каждого счета, так что программа просто не разрешит осуществить неправильная бухгалтерская запись.

2.6) Двойная запись в КСБУ

Двойная запись при компьютеризации учета сохраняется, даже, если операции фиксируются один раз с помощью соответствующего кода. Принцип двойственности теперь реализуется на другом основании - путем кодирования всех учетных операций и разработки соответствующих алгоритмов для получения учетных показателей разных степеней и уровней. Записанная один раз информация в зависимости от программы обработки может быть использована многократно, в том числе и в разрезе корреспондирующих счетов для получения дебетовых и кредитовых оборотов.

При вводе информации в компьютер пользователь составляет учетные записи. Учетная запись состоит из следующих частей:

дата хозяйственной операции;

шифры счетов, которые дебетуются и кредитуются (включая характеристику в аналитическом разрезе);

количество (натуральные измерители для операций с активами);

сумма в национальной и, в случае необходимости, в иностранной валюте и курс валюты (для операции с иностранной валютой);

сумма хозяйственной операции (документа);

название и номер первичного документа;

В ряде программ алгоритм, который обеспечивают ввод учетных записей, называются механизмом "групповых операций".

2.7) Составление отчетов в компьютерных программах

Существенно изменяется также порядок составления отчетности. При компьютеризированном способе обработки данных отчетность формируется как в регламентном режиме, так и в режиме запросов к базе данных, а не составляется один раз для использования на протяжении продолжительного времени. Именно поэтому предприниматели не всегда могут своевременно получить отчеты, которые являются основными носителями информации для принятия управленческих решений, поскольку на их получение расходуется значительное количество времени и усилий учетных работников. Автоматизированный учет открыл перед учетчиками и руководителями довольно широкие возможности относительно составления отчетности, ведь именно уровень организации и качество информационного обеспечения определяют результативность управления.

Вся отчетность, которая предоставляется пользователям при использовании автоматизированной системы бухгалтерского учета условно, может быть, разделена на три класса:

) внешние (регламентированные) отчеты.

Оборотная сальдовая ведомость

Шахматная ведомость

Обороты по счетам

Другие встроенные отчеты

Внешние (или регламентированные) отчеты - отчеты, которые являются обязательными для представления юридическими лицами государственным органам, инвесторам, кредиторам и т.п. (автоматически полученные в программах отчеты для налоговой инспекции, внебюджетных фондов, разнообразные справки, финансовые отчеты).

) системные внутренние отчеты.

Финансовые

Налоговые

Статистические

Межотраслевые

Системные внутренние отчеты - необходимые бухгалтерам отчеты, которые помогают им проверять правильность ведения учета, а также отыскивать возможные ошибки.

) специфические (нестандартные отчеты

Количество записей на складах

Задолженность перед бюджетом

Остатки по банковским счетам

Состояние расчетов с дебиторами та кредиторами

Специфические (нестандартные) отчеты - отчеты, которые не входят в основные формы бухгалтерской отчетности, и являются регламентированными лишь для некоторых видов предприятий. Компьютерные программы бухгалтерского учета дают возможность эффективно создавать такие виды отчетности путем допрограмирования.

Нестандартные отчеты необходимы для удовлетворения потребностей руководителей предприятия в систематическом получении ответов на актуальные вопросы. К этой группе относят отчеты, которые являются средством для проведения оперативного анализа, например, ежедневный отчет об оприходовании денежных средств и направления их расходования. Такой отчет не может быть заранее предусмотрен разработчиками, соответственно, его невозможно непосредственно получить штатными средствами программы.

Репетиторство

Нужна помощь по изучению какой-либы темы?

Наши специалисты проконсультируют или окажут репетиторские услуги по интересующей вас тематике.
Отправь заявку с указанием темы прямо сейчас, чтобы узнать о возможности получения консультации.

4. Компьютеризация бухгалтерского учета на предприятии

Под автоматизированным рабочим местом (АРМ) понимают совокупность аппаратных, программных, методических и языковых средств, обеспечивающих автоматизацию функций пользователя в некоторой предметной области и позволяющих эффективно управлять его информационно-вычислительными потребностями. АРМ реализует обеспечивающую информационную технологию на рабочем месте профессионала в различных областях экономики. Использование АРМ в современном офисе максимально облегчает работу специалиста, высвобождая время и усилия, которые ранее расходовались на выполнение рутинных операций сбора данных и сложных расчетов, для творческой научно-обоснованной деятельности в решении профессиональных задач.

Для характеристики АРМ бухгалтера можно выделить основные составные части информационной технологии, его реализующей. К ним относятся:

Технические и аппаратные средства обеспечения (компьютеры, принтеры, сканеры, кассовые аппараты и другое дополнительное оборудование);

Прикладные программные средства и операционные системы (ОС);

Информационное обеспечение (стандарты документов и унифицированных форм, стандарты представления показателей, классификаторы и справочная информация);

Сетевые и коммуникационные устройства (локальные и корпоративные сети, электронная почта).

Характеристики этих составляющих и определяют уровень АРМ, его назначение и особенности.

Основой программного обеспечения АРС бухгалтера в современных условия в РФ является программа 1С бухгалтерия.

Программа 1С бухгалтерия является компонентой ведения бухгалтерского учета в комплексе программа 1С предприятие и может работать совместно с другими его компонентами.

Программа может продаваться в различных вариантах: однопользовательском и многопользовательском (сетевом).

Многопользовательский вариант предполагает одновременную работу с программой на нескольких рабочих местах в компьютерной сети.

Типовая конфигурация программы использует стандартную методику ведения бухгалтерского учета в соответствие с действующим законодательством.

Помимо этого существует базовая профессиональная версии программы. Базовая версия является однопользовательским вариантом. Программа имеет современный внешний вид. В отдельные группы сгруппированы справочники, документы, отчеты и журналы, что дает возможность наглядно и быстро работать с ними. В программе имеется справочник корректных проводок, что уменьшает вероятность ошибки при корреспонденции счетов. Каждый бухгалтер может иметь свои настройки, свои пункты меню и панели инструментов в зависимости от обслуживаемого им участка бухгалтерского учета и права доступа к данным, хранящимся в системе.

Помимо 1С бухгалтерии в качестве программного обеспечения автоматизированного рабочего места бухгалтера в современной практике используется программа Консультант +.

Данная программа представляет собой справочник кодексов, законов и других нормативно-правовых актов Российской Федерации.

Любое предприятие работает в том или ином правовом поле. Таким образом бухгалтеру достаточно часто требуется получение оперативной и достоверной правовой информации по тому или иному вопросу. Программа Консультант + позволяет быстро найти необходимую справочную информацию, нужный закон или постановление. В программе представлен многовариантный формат поиска необходимых данных, что облегчает работу с ней. В отличие от программы 1С предприятие, работа в программе Консультант + не требует каких-либо специальных знаний, например в области бухгалтерии, юриспруденции и т.д. Данная программа является универсальным и общедоступным юридическим справочником для всех желающих, включая, разумеется, и работников бухгалтерии.

На рассматриваемом в данной работе предприятии ООО «Камелия» компьютеризации бухгалтерского учета уделяется очень большое внимание. Это связано с тем, что в современной экономической среде с высоким уровнем конкуренции, облегчение и ускорение ведения бухгалтерского учета является обязательным элементом успешной работы на рынке. Используемая на предприятии для ведения бухгалтерского учета программа 1С бухгалтерия настроена непосредственна для учета на предприятии торговли, каким и является ООО «Камелия».

На предприятии для более успешного ориентирование работников бухгалтерии в правовом поле используется также и вышеописанная программа Консультант +. Так как законодательство, особенно в части налогового учета, постоянно меняется, ООО «Камелия» ежегодно обновляет программу, приобретая новые выпуски, включающие в себя все введенные поправки и изменения.

Из вышесказанного видно, что автоматизированное рабочее место бухгалтера позволяет значительно повысить эффективность его работы. Использование программы 1С бухгалтерия позволяет упростить ведение бухгалтерского учета и повысить его качество. Программа Консультант+ дает возможность легко ориентироваться в нормативно-правовых актах.

Обороте с 55 дней до 46 дней позволило высвободить средств на 372,5 млн.р. Это снижает потребность Октябрьского райпо в дополнительном привлечении внешних источников финансирования и приводит к уменьшению расходов организации. 2. БУХГАЛТЕРСКИЙ УЧЕТ ДОХОДОВ И ПРИБЫЛИ ОРГАНИЗАЦИИ, ПУТИ ЕГО СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ 2.1 Бухгалтерский учет доходов и прибыли от реализации товаров в розничной торговле...

Связанные с участием в уставных капиталах других организаций. Включение этих доходов в состав выручки от продаж зависит от вида деятельности организаций. Отражение доходов от обычных видов деятельности в бухгалтерском учете в соответствии с п. 12 ПБУ 9/99 предусматривает ряд условий, соблюдение которых необходимо для признания выручки: · организация имеет право на получение выручки, ...

Организационно-экономическая постановка задачи Основные средства (ОС) представляют собой совокупность материально-вещественных объектов и ценностей, действующих в неизменной натуральной форме в течение длительного периода. Это средства, создающие материально-техническую основу и условия производственно-хозяйственной деятельности предприятия. Основные средства подразделяются на производственные и непроизводственные. К производственным основным средствам (фондам) относят здания, сооружения, оборудование, машины, транспортные средства и другие объекты, функционирующие в сфере материального производства. Сохраняя первоначальную натуральную форму, они переносят свою стоимость на производимую продукцию, выполняемые работы или оказываемые услуги частями в сумме начисленной амортизации (износа). К непроизводственным основным средствам (фондам) относят объекты основных средств, функционирующие в отраслях непроизводственной сферы (жилищно-коммунальное хозяйство, учреждения культуры, здравоохранения и т.п.). В практике учета к основным средствам относятся предметы срок службы которых более года. В состав основных средств включают сельскохозяйственные машины и орудия, взрослый рабочий и продуктивный скот. По составу в зависимости от целей использования и выполняемых функций основные средства учитывают по следующим группам и подгруппам. I. Здания (корпуса мастерских, административные здания, жилые здания и другие объекты хозяйственного и социально-бытового назначения). Инвентарным объектом в этой группе являются каждое отдельно стоящее здание, пристройки, имеющие самостоятельное значение (склады, гаражи и др.). II. Сооружения (автомобильные дороги, мосты, водохранилища и др.), в совокупности представляющие собой инженерно-строительные объекты. Инвентарным объектом считается каждое отдельное сооружение. III. Передаточные устройства (линии электропередач, теплосети, газовые сети и др.) - совокупность объектов, предназначенных для передачи электрической, тепловой и механической энергии. IV. Машины и оборудование: а) силовые машины и оборудование (двигатели внутреннего сгорания, силовые трансформаторы и др.); б) рабочие машины и оборудование (станки, аппараты, агрегаты и др.); в) измерительные и регулирующие приборы и устройства (весы, дозаторы, микроскопы и др.); г) вычислительная техника; д) прочие машины и оборудование (пожарные машины и др.) - машины и аппараты, не вошедшие в перечисленные выше группы. V. Транспортные средства, предназначенные для перемещения людей и транспортировки грузов. VI. Инструмент. VII. Производственный инвентарь и принадлежности (верстаки, баки и др.). VIII. Хозяйственный инвентарь. IX. Рабочий и продуктивный скот. X. Многолетние насаждения. Инвентарными объектами многолетних насаждений считаются отдельные сады, лесополосы независимо от их количества, возраста и породы. XI. Прочие основные средства (библиотечные фонды и др.). Классификация основных средств учитывается при создании справочников для базы данных. Основные средства оцениваются по первоначальной, восстановленной (рыночной) и остаточной стоимости. Фиксируемая в бухгалтерском учете первоначальная стоимость - это величина затрат на приобретение или возведение объектов. Она относительно постоянна. Балансовая стоимость ОС, которая отражается в отчетности и балансе. В процессе эксплуатации ОС изнашиваются. Если из балансовой стоимости ОС вычесть износ, получим расчетную величину остаточной стоимости ОС. Стоимостный износ компенсируется за счет накапливания средств путем включения в себестоимость продукции амортизационных отчислений. Величина амортизационных отчислений зависит от балансовой стоимости объекта ОС и нормы амортизации. Амортизацию (износ) начисляют ежемесячно по вновь принятым на учет ОС начиная с 1-го числа месяца, следующего за месяцем поступления. По выбывшим объектам начисление амортизации прекращается с 1-го числа месяца, следующего за месяцем выбытия из эксплуатации. Учет поступления ОС ведется в разрезе классификационных групп, инвентарных объектов, подразделений и материально ответственных лиц. При поступлении ОС в эксплуатацию оформляется акт приемки-передачи, в котором проставляются все перечисленные реквизиты и корреспонденция счетов. Акт приемки-передачи ОС составляют на каждый объект в отдельности. Каждому объекту ОС, принятому на учет, присваивается инвентарный номер. Присваивать вновь поступившим ОС инвентарные номера выбывших объектов нельзя. Перемещение ОС из одного подразделения в другое оформляют накладной на внутреннее перемещение. Учет наличия и движения ОС ведется на активном балансовом счете 01 "Основные средства" (Рис. 3.6) Структура счета
Рис. 3.6 Схема корреспонденции счета 01 «Основные средства» Счет 01 «Основные средства» предназначен для обобщения информации о наличии и движении основных средств организации, находящихся в эксплуатации, запасе, на консервации, в аренде, доверительном управлении. Счет 01 «Основные средства» имеет два субсчета: · субсчет 01.1 «Основные средства в организации» предназначен для обобщения о наличии и движении основных средств организации, находящихся в эксплуатации, запасе, на консервации, в аренде, доверительном управлении до момента их выбытия. · субсчет 01.2 «Выбытие основных средств» предназначен для учета выбытия объектов основных средств (продажи, списания, частичной ликвидации, передаче безвозмездно и др.). Для отражения операций по данному счету могут быть использованы следующие документы: 1. Ввод в эксплуатацию ОС. 2. Списание ОС. 3. Подготовка к передаче ОС. 4. Передача ОС. Технология учета основных средств ОС принимаются к бухгалтерскому учету на счет 01 «Основные средства» по первоначальной стоимости. Объект основных средств, находящийся в собственности двух или нескольких организаций отражается каждой организацией на счете 01 «Основные средства» в соответствующей доле. Принятие к бухгалтерскому учету основных средств, а также изменение их первоначальной стоимости путем достройки, дооборудования и реконструкции отражается по дебету счета 01 «Основные средства» в корреспонденции со счетом 08 «Вложения во внеоборотные активы». Изменение первоначальной стоимости при переоценке соответствующих объектов отражается по счету 01 «Основные средства» в корреспонденции со счетом 83 «Добавочный капитал». Для учета выбытия объектов основных средств (продажи, списания, ликвидации и др.) к счету 01 «Основные средства» существует субсчет «Выбытие основных средств». В дебет этого субсчета переносится стоимость выбывающего объекта, а в кредит сумма накопленной амортизации. По окончании процедуры выбытия остаточная стоимость объекта списывается со счета 01 «Основные средства» на счет 91 «Прочие доходы и расходы». Ввод в эксплуатацию основного средства. Ввод в эксплуатацию основного средства осуществляется на основе акта ввода в эксплуатацию. Стоимость, по которой основное средство принимается к учету, складывается как стоимости приобретения ОС, так и из стоимости дополнительных работ, услуг по доставке, перегрузке – разгрузки, установке и т.д. Все эти суммы включаются в объем затрат по приобретению или изготовлению внеоборотных активов и учитываются на специальном счете 08 «Вложения во внеоборотные активы». В связи с этим, при вводе объекта ОС в эксплуатацию, необходимо учитывать все произведенные по ним затраты, аккумулированные на счете 08. Поэтому в компьютерной реализации предусматривают управляющий элемент (кнопку, переключатель) для автоматического расчета первоначальной стоимости ОС, которая являться суммой проводки. Данный документ формирует одну проводку дебет 01.1 «Основные средства в организации», кредит субсчет счета 08 «Вложения во внеоборотные активы»; Списание основного средства. Списание ОС осуществляется «Актом на списание ОС». Для списания основного средства необходимо определить статью прочих расходов и доходов, по которой будет произведено списание остаточной стоимости ОС на счет 91 «Прочие доходы и расходы». Виды прочих доходов и расходов могут быть следующими: · поступление и расходы по активам, переданным в пользование; · поступление и расходы по предоставленным правам по НМА; · поступление и расходы от участия в уставных капиталах; · прибыль от совместной деятельности; · поступление и расходы от выбытия ОС и иных активов; · проценты к получению; · проценты к уплате; · расходы по оплате услуг кредитных организаций; · прочие операционные доходы и расходы; · штрафы, пени, неустойки за нарушение условий договора; · активы, полученные безвозмездно; · поступление в возмещение убытков; · возмещение организацией причиненных убытков; · прибыль и убытки прошлых лет; · списанная кредиторская и депонентская задолженность; · списанная дебиторская задолженность; · курсовые разницы; · дооценка или уценка активов; · прочие внереализационные доходы и расходы. В компьютерной реализации предусматривают автоматический расчет балансовой стоимости и начисленной амортизации. При проведении списания основного средства формируются четыре проводки: · начисляется амортизация за месяц, в котором проходит списание ОС; · списывается общая сумма амортизации, накопленной за время использования ОС; · списывает в дебет счета 01.2 «Выбытие основных средств» стоимость основного средства с кредита счета 01, субсчета 01.1; · остаточная стоимость списывается в дебет счета 91 «Прочие расходы и доходы» субсчет 91.2 «Прочие расходы», на котором формируется финансовый результат от выбытия ОС; В случае списания ОС в связи с чрезвычайным обстоятельством в четвертой проводке в качестве дебетируемого устанавливается счет 99 «Прибыли и убытки», а в качестве аналитики – значение «Чрезвычайные расходы». Подготовка к передаче основного средства. Цель данного документа – сформировать остаточную стоимость основного средства на субсчете 01.2 «Выбытии ОС». При проведении документа формируется проводки (см. списание ОС). Передача основного средства. Этот документ используется при продаже основных средств, передаче их в виде вклада в уставной капитал или безвозмездной передаче. Необходимо помнить, что если подготовки к передаче ОС не производилось, то должно формироваться первые три проводки как при проведении документа «Подготовка к передаче ОС». Рассмотрим формирование остальных проводок в зависимости от причин выбытия: Продажа ОС. Если причиной выбытия основного средства является продажа ОС, то необходимо указать договор, в соответствии с которым происходит продажа. При проведении документа формируются следующие проводки: 1. Списание остаточной стоимости в дебет счета 91, субсчета 91.2 со счета 01 субсчет 01.2. 2. Продажа в дебет счета 62.1 и в кредит счет 91.1. Безвозмездная передача Необходимо будет указать только статью прочих доходов и расходов. В результате будут сформированы те же проводки что и выше за исключением второй, т.к. в этом случае нет прибыли. Вклад в уставной капитал При выборе данной статьи прочих расходов и доходов, рассматривается получатель и оценочная стоимость (сравни с предыдущими реквизитами). Проводки формируются как и в первом случае, кроме второй. Вместо учета выручки будет формироваться проводка по учету оценочной стоимости передаваемого ОС: дебет 58.1, кредит 91.1. Передача по договору простого товарищества То же, что и в предыдущем случае только активизируется дополнительно поле договор. Проводки практически не отличаются, только вместо счета 58.1 используется счет 58.4. Передача в доверительное управление В формируемых проводках отсутствует счет 91, вместо него указывается счет 79, субсчет 79.3 «Расчеты по договору доверительного управления имуществом». Программы, предназначенные для обработки информации по учету основных средств имеют много общего в технологии обработки данных по учету основных средств. Рассмотрим технологию обработки информации учета основных средств на примере 1С:Предприятие. Поступление основных средств осуществляется с помощью документа «Поступление ОС» (Рис. 3.7).
Рис. 3.7 Диалоговая форма документа «Поступление ОС» Ввод в эксплуатацию основного средства осуществляется с помощью документа «Акт ввода в эксплуатацию» (Рис 3.8).
Рис. 3.8 Диалоговая форма документа «Акт ввода в эксплуатацию ОС» Перемещение основного средства внутри предприятия или организации осуществляется документом «Перемещение ОС» (Рис. 3.9).
Рис. 3.9 Диалоговая форма документа «Перемещение ОС» Факт выбытия основного средства оформляется документом «Акт передачи основного средства» (Рис. 3.10)
Рис. 3.10 Диалоговая форма документа «Акт передачи основного средства» Основная задача документа «Подготовка к передаче основного средства» - формирование остаточной стоимости основного средства (Рис. 3.11).
Рис. 3.11 Диалоговая форма документа «Подготовка к передачи основного средства» Для списания основного средства служит документ «Акт на списание основного средства» (Рис. 3.12).
Рис. 3.12 Диалоговая форма документа «Акт на списание основных средств» В виду того, что первоначальная стоимость основного средства складывается из всех вложений связанных с приобретением основного средства, его дооборудования или реконструкции, для этого предусмотрен документ «Акт об оказании услуг сторонней организацией» (Рис. 3.13).
Рис. 3.13 Диалоговая форма документа «Акт об оказании услуг сторонней организацией

Введение

Большие и качественные изменения в организацию бухгалтерского учета и управления вносит использование современных ЭВМ и создаваемых на их основе автоматизированных систем управления производством. Применение ЭВМ позволяет значительно повысить контрольные функции, достоверность и оперативность бухгалтерского учета, использование его данных для управления производством, открывает широкие возможности для комплексной механизации и автоматизации всех планово-экономических расчетов.

К автоматизированным информационным системам относятся системы, выполняющие функцию сбора, передачи, обработки, накопления, хранения, защиты и распространения информации в автоматизированном режиме, например, информационно-справочные системы управления, системы автоматизации деятельности предприятия и т.п.

1С: Предприятие является универсальной системой автоматизации деятельности предприятия. За счет своей универсальности система 1С: Предприятие может быть использована для автоматизации самых разных участков экономической деятельности предприятия: учета товарных и материальных средств, взаиморасчетов с контрагентами, расчета, заработной платы, расчета амортизации основных средств, бухгалтерского учета по любым разделам, и т.д.

Основные направления компьютеризации бухгалтерского учета

Компьютерные системы бухгалтерского учета (КСБУ) прошли большой исторический путь становления и развития. Они изменялись параллельно с изменениями информационных технологий, программных и технических средств обработки информации, методов и средств разработки, концепцией построения ИС.

Анализ различных КСБУ показал, что существуют стандартные подходы к автоматизации учета хозяйственных операций:

Непосредственный ввод учетных данных в регистр (журнал, книгу) хозяйств венных операций в виде отдельных проводок с использованием машинных справочников.

Контроль правильности вводимых бухгалтерских проводок с помощью заранее подготовленного списка «корректных проводок».

Фильтрация списка бухгалтерских проводок в учетном регистре с целью их выборки, редактирования, копирования.

Создание типовых хозяйственных операций, содержащих шаблоны бухгалтерских проводок, которые открыты для настройки. Ведение регистра (журнала) хозяйственных операций, формируемых на основании типовой операции. Автоматическое заполнение регистра бухгалтерских проводок, расчет сумм проводок.

Работа с типовыми первичными документами, создание регистра (журнала) документов. В отличие от типовых операций первичные документы на основе типовых форм можно оформлять до совершения хозяйственной операции. После факта ее совершения выполняется «проведение» документа. Используется электронный документооборот для учетных функций системы управления.

В программах КСБУ, использующих типовые операции и шаблоны проводок для этих операций, осуществляется изменение состава типовых операций (добавление, удаление), модификация шаблонов проводок и настройка алгоритмов формирования сумм бухгалтерских проводок, а именно:

Настройка корреспонденции бухгалтерских проводок на рабочий план счетов.

Увязка дополнительных реквизитов проводки со справочниками аналитических счетов.

Формирование стандартных текстов комментариев для бухгалтерских проводок.

Если в КСБУ ведется валютный учет, шаблон проводки содержит реквизиты кода вида валюты, валютного курса, на основании которых выполняется расчет валютной суммы проводки и хозяйственной операции. При этом в КСБУ должен вестись международный справочник видов валют, курсов валют. В некоторых системах обеспечена возможность независимого ведения курсов валют в справочнике курсов валюты и оформляемых документах или хозяйственных операциях. В первом случае автоматизирован пересчет сумм проводок при изменении курса валюты, во втором выполняется ручной режим редактирования.

Компьютеризация бухгалтерского учёта на современном этапе и перспективы развития.

Роль и место бухгалтерского учёта в АИС.

Тема 2. Информационная подсистема бухгалтерского учёта.

Общая характеристика информационной подсистемы бухгалтерского учёта.

Характеристика комплексов учётных задач.

Информационные связи комплексов учётных задач.

Выводы.

Тема 3. Основы организации компьютерных систем бухгалтерского учёта.

Общие вопросы создания компьютерных систем бухгалтерского учёта.

Особенности проектирования и внедрения компьютерных систем бухгалтерского учёта.

Роль пользователя-бухгалтера в проектировании АИС.

Выводы.

Тема 4. Компьютерные технологии в бухгалтерском учёте.

Информационное обеспечение подсистемы бухгалтерского учёта.

Классификаторы и коды.

Учетная документация.

Внемашинное ИО.

Техническое обеспечение компьютерной обработки учётных задач.

Функциональные пакеты автоматизированных бухгалтерских систем.

1. Пакеты «Мини-бухгалтерия» .

2. Интегрированные бухгалтерские системы (ИБС) .

3. Комплексные системы бухгалтерского учета .

4. Корпоративные системы .

Технологическое обеспечение учётных задач.

Особенности сетевой обработки учетных задач.

Основы реализации технологии «КЛИЕНТ-БАНК».

Выводы.

Тема 5. Компьютерная обработка бухгалтерского учёта на малых предприятиях.

Компьютерная обработка бухгалтерского учёта на малых предприятиях.

Выводы.

Тема 6. Организация технологии комплексной обработки участков.

АРМ главного бухгалтера.

АРМ Расчётные и валютные счета.

АРМ касса. Подотчётные лица.

АРМ учёта материальных запасов.

Учет товаров.

Раздел «Управление продажами».

Учет материалов.

«АРМ основных средств».

Выводы.

Тема 1. Понятие и значение компьютеризации бухгалтерского учёта.

Развитие компьютерных систем в бухгалтерском учёте.

Широкое использование вычислительной техники в бухгалтерском учете началось в 1950-х годах на базе электромеханических перфорационно-вычислительных машин (ПВМ), когда на крупных предприятиях были организованы Машиносчетные станции (МСС), где проводилась централизованная обработка учетных задач по таблично-перфокарточной системе счетоводства. Методология проектирования бухгалтерских задач была сосредоточена в специализированных проектных институтах, где разрабатывались типовые проекты, решались вопросы создания классификаторов и унификации учетных документов Бурное развитие вычислительной техники привело к использованию с начала 70-х годов электронных вычислительных машин и организации Автоматизированных систем управления (АСУ) в различных сферах экономической деятельности на предприятиях и организациях министерствах и ведомствах территориальных и центральных органах управления ЭВМ эксплуатировались на Вычислительных центрах (ВЦ), где накопленный опыт механизированных систем и АСУ явился основой дальнейшего развития автоматизированных систем.

Следующий этап в развитии компьютеризации экономических задач связан с появлением персональных компьютеров (ПК), широкое использование которых в России началось в 1990-е годы Системы обработки экономической информации с использованием ПК называются «Автоматизированные (компьютерные) информационные системы» (АИС).

Эволюция применения вычислительной техники в бухгалтерском учете представлена в следующей таблице.

Выводы.

Развитие компьютерных систем в бухгалтерском учете прошло несколько этапов, что связано с изменением эксплуатационных свойств вычислительной техники и организационных форм ее применения;

Основное преимущество децентрализованной обработки учетных задач заключается в непосредственном доступе бухгалтера к персональному компьютеру, организацией Автоматизированного рабочего места (АРМ), использовании ПК на малых и средних предприятиях;

Состав функциональных подсистем АИС не имеет четкой структуры и определяется ведущими фирмами-производителями программных продуктов для бухгалтерского учета;

Бухгалтерский учет является важнейшей составляющей частью функциональной части АИС. где сосредоточен большой объем информации, используемый для осуществления функций управления.

Выводы.

· Учетной информация является частью экономической информации и обладает всеми ее чертами и свойствами;

· Информационной подсистемы бухгалтерский учет включает комплексы учетных задач, которые подразделяются на первичные и сводные;

· Технология автоматизированной обработки на базе вычислительных сетей приводит к изменению состава комплексов учетных задач, появлению внутри-функциональных межфункциональных комплексов учетных задач;

· Внутренние связи отражают информационные связи между комплексами учетных задач и их интеграцию: внешние - с другими функциональными подсистемами и другими организациями.

Учёта.

В теории установлены четыре этапа проектирования и создания АИС: предпроектное обследование, проектирование, ввод системы в эксплуатацию, промышленная эксплуатация.

Этот состав работ полностью сохраняется и при использовании персональных компьютеров. Но изменение их технико-эксплуатационных характеристик, широкие возможности работы в составе ЛВС, заставляют несколько видоизменить состав работ выполняемых на каждом этапе проектирования, а именно:

1. Обследовании информационных связей требует более углубленного изучения информационных связей комплексов экономических задач различных функций управления и их анализа, на основе которых будет формироваться архитектура ЛВС предприятия;

2. Информационное обеспечение ориентируется на автоматизацию документооборота автоматическое формирование первичной документации, создание распределенной базы данных;

3. Техническое обеспечение должно содержать разработку архитектуры системы, состоящую из многоуровневых АРМов и обоснование выбора типовой сети,

4. Программное обеспечение расширяет набор инструментальных средств, компьютерные системы;

5. Технологическое обеспечение ориентируется на интегрированную обработку комплексов задач управления

Отмеченные тенденции в проектировании АИС полностью относятся и к компьютеризации бухгалтерского учета, входящей составной частью в АИС. При индивидуальном проектировании выполняются все этапы проектирования весь цикл работ. Использование типовых проектов, полностью адаптированных к особенностям учета на данном предприятии, сокращает эти этапы. Но ни в коем случае нельзя игнорировать обследование информационной системы (ИС) экономического объекта, на основе анализа которого и осуществляется выбор типового проекта. Зачастую на практике предприятия устанавливают типовые проекты без предварительного изучения ИС.

Внедрение типового проекта «под ключ» также требует предварительного изучения ИС; при этом состав рабочего проекта корректируется применительно к конкретным условиям предприятия.

Особое значение при создании АИС отводится вводу системы в эксплуатацию. Учитывая сложность построения функциональной части АИС. большого количества в ней комплексов экономических задач, составляется поэтапный план ввода системы в эксплуатацию.

При вводе в эксплуатацию подсистемы бухгалтерского учета соблюдается следующая последовательность работ:

Установка и монтаж технических средств. В различных подразделениях предприятия устанавливаются АРМы, происходит объединение их в ЛВС;

Обучение персонала. Бухгалтер должен получить квалификацию пользователя ПК, изучить функциональный пакет, предназначенный для обработки учетных задач. Обучение может осуществляться на месте, либо на специальных курсах у фирмы, изготавливающей проект, - индивидуальная настройка АРМов: заполнение справочников, заполнение базы данных, ввод данных предприятия, внесение начальных остатков по счетам бухгалтерского учета на период внедрения системы.

После выполнения всех подготовительных работ происходит опытная эксплуатация, проведение приемно-сдаточных испытаний, на основе которых составляется «Акт о вводе системы в эксплуатацию». После этого начинается промышленная эксплуатация проекта. С появлением новых версий программного продукта происходит внесение изменений в работу. Этап промышленной эксплуатации требует сопровождения проекта специалистами специализированных фирм, либо штатными сотрудниками.

Выполнение технологии обработки комплексов учетных работ происходит в соответствии с инструктивными материалами, разрабатываемыми в ходе составления рабочего проекта.

Программный продукт (типовой проект), приобретаемый у специализированных фирм, имеет фирменную упаковку и стандартный набор инструментальных средств.

Выводы.

При создании компьютерных систем бухгалтерского учета осуществляются все этапы проектных работ предпроектный, проектный и ввод в эксплуатацию. Состав работ на каждом этапе зависит от выбранного метода проектирования: индивидуального, типового «под ключ».

Бухгалтер принимает непосредственное участие на всех этапах проектирования, обследование информационной системы объекта постановка задачи, проектирование информационного обеспечения, ввод проекта в эксплуатацию и др.

В качестве основных критериев при выборе типового программного продукта для бухгалтерского учета служат: ориентация на размер предприятия, специфика бухгалтерского учета, высокая адаптация к конкретным условиям предприятия, комплексная автоматизация бухгалтерского учета.

Тема 4.

Классификаторы и коды.

Компьютерная обработка бухгалтерских задач и составление различных аналитических и синтетических отчетов осуществляется на основании различных группировок информации и использовании общегосударственных отраслевых и локальных классификаторов.

Общегосударственные классификаторы (OK) применяются в бухгалтерском учете ограничено, в основном для кодирования сводной бухгалтерской отчетности и реквизитов-признаков некоторых первичных документов.

Примеры использования некоторых ОК в бухгалтерском учете:

ОКУД (ОК управленческой документации) семизначный, каждому унифицированному документу соответствует свой код, например:

ОКПО (ОК предприятий и организаций) восьмизначный, называется регистрационным номером; присваивается органами статистики при регистрации.

ОКОНХ (ОК отраслей хозяйства) пятизначный, учитывает принадлежность предприятия к отрасли, подотрасли; виду, группе и подгруппе отраслей.

КОПФ - код организационно-правовой формы, означает принадлежность к различным формам собственности.

ОКЕИ - (ОК единиц измерения) например, для бухгалтерского баланса, составляемого в тыс.руб., означает «384/385».

Для оформления платежных документов используются дополнительные коды:

ИНН - идентификационный номер налогоплательщика, десятизначный, означает принадлежность предприятия к территории (региону). номер ГНИ и порядковый номер налогоплательщика.

БИК - банковский идентификационный код, девятизначный означает принадлежность предприятия к государству, территории; номер учреждения Банка России, в котором обслуживается коммерческий банк; номер регистрации кредитного учреждения в учреждении Банка России (РКЦ), номер корреспондентского счета банка.

Код лицевого счета - включает 11 признаков и от 20 до 25 знаков.

Отраслевые классификаторы - имеются в виду коды, единые для бухгалтерского учета во всех организациях и предприятиях: коды синтетических счетов и субсчетов, коды видов оплат и удержаний по заработной плате, видов операций движения материальных ценностей, норм амортизационных отчислений, категорий работающих, категорий налогоплательщиков и др. Как. правило, отраслевые классификаторы представлены в типовых проектах компьютерной обработки учетных задач.

Локальные коды(индивидуальные) - составляются на номенклатуры, характерные для конкретной организации; разрабатываются при внедрении программного продукта. Локальные коды могут быть как едиными для всех подразделений предприятия, так и используемыми только в бухгалтерском учете.

Пример построения кода рабочего плана счетов (РПС):

Коды РПС строятся добавлением к основному синтетическому счету дополнительных разрядов, количество которых определяется конкретной программой.

Наиболее простой вид двухуровневого РПС:

Трехуровневый РПС предусматривает добавление к основному синтетическому счету и субсчету кода аналитического учета.

Составление РПС позволяет организовать аналитический учет на любом синтетическом счете, что имеет важное значение для обработки бухгалтерского учета на малых и средних предприятиях, когда в программных продуктах не предусматривается выделение отдельных участков учета. При этом, чем больше разрядов выделяется в аналитическом счете, тем выше уровень аналитичности.

Учетная документация.

Учетные документы строятся в соответствии с ГОСТом на унифицированную систему документации (УСД).

В бухгалтерском учете документация строится на основе единых нормативных положений Министерства Финансов РФ и Госкомстата РФ. В соответствии с постановлением «Об утверждении порядка поэтапного введения в организациях, независимо от форм собственности, унифицированных форм учетных первичных документов» с 1 января 1999 г. действует единая документация по расчетно-финансовым операциям, учету основных средств и НМА. учету труда и его оплаты, учету материалов. С 1 января 2001 г. введены единые правила ведения журналов учета и выставленных счетов-фактур, книг покупок и продаж.

Внемашинное ИО.

Основу внемашинного ИО составляет банк данных.

Все современные программные продукты основаны на организации базы данных, состоящей из различных взаимосвязанных информационных файлов. В каждой программе имеются условно-постоянные массивы, переменные, промежуточные, выходные и архивные.

Особое внимание надо уделить местам хранения файлов: локально на одном компьютере, централизованно или путем построения распределенных баз данных, т.к. это связано с организацией технологии обработки учетных задач.

Выводы.

Информационное обеспечение подсистемы бухгалтерского учета состоит из внемашинного (системы учетных показателей, документооборот, классификаторы и коды, учетная документация) и внутримашинного (информационные файлы на машинных носителях; все виды классификаторов: общегосударственные отраслевые и локальные используются при автоматизированной обработке учетных задач;

Как правило в бухгалтерском учете применяется унифицированная документация, строго регламентированная Министерством финансов РФ и Госкомитетом РФ;

Унифицированная система документации (УСД), в соответствии с ГОСТом, имеет стандартную форму построения и приспособлена к автоматизированной обработке;

Учетной политикой предприятия допускается использование индивидуальных документов, при построении которых соблюдаются все требования УСД;

Внутримашинное информационное обеспечение является основой работы программных продуктов, используемых при решении учетных задач на персональных компьютерах;

Главный классификационный признак функциональных пакетов бухгалтерского учета позволяет выделить пакеты классов мини-бухгалтерия, интегрированные бухгалтерские системы, комплексные и корпоративные системы;

При осуществлении технологии компьютерной обработки любых учетных задач, с использованием пакетов любого класса, необходимо выполнить состав операций подготовительного, начального и основного этапов.

Выводы.

Технология обработки учетных задач на малом предприятии осуществляется на основе пакетов класса мини-бухгалтерия и интегрированные бухгалтерские системы;

Пакеты «мини-бухгалтерия» осуществляют ведение синтетического бухгалтерского кода на основе занесения проводок в журнале хозяйственных операций составляется сводная бухгалтерская отчетность;

Пакеты «интегрированная бухгалтерская система» предназначены для обработки отдельных комплексов учетных задач, где осуществляется несложный аналитический учет. Предусматривается последующая интеграция учетных задач в головном модуле;

Технологический процесс обработка учетных задач предусматривает выполнение отдельных операций на этапах технологического процесса.

АРМ главного бухгалтера.

«АРМ главного бухгалтера» - является базовым модулем системы. В нем осуществляется формирование общесистемных справочников, используемых в различных участках учета, например. справочники структурных подразделений. сотрудников предприятия, справочник партнеров, типовых операций и др. В этом модуле происходит формирование и настройка плана счетов, аналитических счетов; занесение вступительных остатков по счетам; получение внутренней и внешней отчетности; взаимосвязь с другими модулями. Осуществляется запись в книгу учета хозяйственных операций. При этом используются различные способы ввода данных.

АРМ главного бухгалтера выполняет также такие функции, как: импорт/экспорт проводок с другими модулями. формирование дополнительных справочников. ведение валютного и забалансового учета, создание новых форм, выполнение текущего анализа.

Учет товаров.

Для выполнения бухгалтерского и оперативного учета товаров применяется комплекс информационно связанных разделов: «Товары. Готовая продукция». «Учет закупок» и «Управление продажами». Здесь обеспечивается ведение номенклатурного справочника товаров, групп товаров, партий товаров, схем хранения товаров и видов движения, картотеки складов и материально-ответственных лиц. Ввод начальных остатков товаров производится путем заполнения карточек складского учета. Первичными документами для учета товаров являются приходные и расходные накладные, счета поставщиков к оплате; счета-фактуры, создаваемые в различных службах управления.

Приходные накладные создаются автоматически на основе счета-фактуры поставщика, сформированного в разделе «Учет закупок». Расходные накладные формируются автоматически на основе заказов, подготовленных в разделе «Управление продажами». Счета-фактуры на реализацию продукции создаются в разделе «Управление продажами» на основе расходных накладных.

Раздел «Учет закупок» предназначен для учета взаиморасчетов по покупке товаров, материалов, основных средств. Здесь формируются счета кредиторов, счета-фактуры поставщиков, акты о выполнении работ, ведется книга покупок. Данные счета-фактуры используются в разделе «Товары. Готовая продукция» для составления приходных накладных на поступление товара (материалов, ОС).

Учет материалов.

Бухгалтерский и оперативный учет материалов, аналогично учету товаров, осуществляется комплексом информационно связанных разделов: «Учет материалов». «Учет закупок» и «Управление продажами». При учете материалов используется номенклатурный справочник материалов, счетов учета запасов материалов; справочники складов и материально-ответственных лиц, видов движения материалов, а также схемы хранения материалов.

Предусматривается ввод начальных остатков по материалам. Раздел «Учет закупок» позволяет регистрировать счета кредиторов. формировать поступающие счета-фактуры, контролировать расчеты с кредиторами, вести книгу покупок. Данные счетов-фактур поставщиков служат основанием для автоматического составления приходных накладных в разделе «Учет материалов».

«Учет материалов позволяет формировать расходные и приходные накладные. Расходные накладные при отпуске материалов на сторону формируются автоматически, на основании счетов-фактур, составленных в разделе «Управление продажами».

При выписке приходных и расходных накладных общая сумма по документу разбивается на соответствующие части, например, выделяется НДС.

Одновременно с формированием счетов-фактур на реализацию материалов на сторону в разделе «Управление продажами; формируется книга продаж. Предусмотрено создание накладных на списание материалов на издержки производства. Основой технологии является автоматизированное формирование приходных и расходных накладных с одновременной автоматической регистрацией проводок в книге хозяйственных операций.

Раздел «Учет материалов» позволяет получать разнообразные формы синтетических и аналитических счетов, например, оборотные ведомости по счетам №10.6, 12.1, 60.1; ведомости учета остатков, ведомости учета движения материалов в различных группировках. Эта информация обеспечивает оперативный учет, контроль, анализ и регулирование движения и списания материалов.

Разделы «Удаленный склад» и «Удаленный торговый зал» используются в сетевом варианте системы «БЭСТ-4» на базе организации локальной вычислительной сети, и установкой специального технического оборудования (кассовые аппараты и др.) на складах и в торговых залах, составляющего единое целое всей вычислительной сети.

«АРМ учета заработной платы».

Обеспечивает начисления и удержания заработной платы сотрудникам предприятия, составление расчетно-платежной документации и расчет платежей в фонды. Подготовительные работы заключаются в заполнении справочников, бухгалтерской настройке системы, заполнении картотек. Раздел имеет связь с «АРМ касса. Подотчетные лица», куда автоматически передается платежная ведомость на выдачу заработной платы.

В работе используются следующие справочники: «Таблицы процента от стажа», «категории кадрового состава» (поставляются разработчиками) а также справочники структурных подразделений. штатных должностей разряда сеток, графика рабочего времени сотрудников, реестры постоянных видов начислений и удержаний по заработной плате. Основой работы является заполнение «карточек персонального учета» сотрудников предприятия, где содержатся, например такие данные, как: оклад, тарифная ставка, сумма аванса. Для каждого сотрудника заполняется справочник персональных льгот, а также реестры постоянных начислений и удержаний. Ведется учет удержаний алиментов с последующим их перечислением по почте.

Все расчеты по начислениям и удержаниям выполняются в «индивидуальном лицевом счете», открываемом на каждого сотрудника. Постоянные начисления и удержания вводятся в

него автоматически, а переменные - вручную на основании данных первичного документа. Поскольку при открытии периода табель заполняется по умолчанию автоматически, в конце месяца происходит его корректировка по факту отработанного сотрудником времени. «АРМ учета зарплаты» позволяет получать разнообразные формы синтетического и аналитического учета: ведомость на аванс, платежные ведомости и расчетные ведомости. Проводки по заработной плате формируются при создании «Расчетной ведомости» и экспортируются сначала в книгу хозяйственных операций, а затем в Главную книгу.

«АРМ основных средств».

Позволяет вести бухгалтерский и натурально-стоимостной учет основных средств. Выполняется учет движения основных средств (приход, расход, внутреннее перемещение), начисление амортизационных отчислений, переоценка основных средств и формирование отчетности. В работе используются следующие справочники: норм амортизации ОС, классификатор групп ОС (подгрупп ОС), моделей калькуляции, типовых операций, типовых наименований основных средств, типов измеряемых ОС, драгоценных металлов, причин списания ОС, видов ценностей при ликвидации. Вначале предусматривается ввод начальных остатков ОС. На каждый вид ОС заводится «инвентарная карточка учета ОС». При поступлении основного средства сначала происходит его оприходование на складе и составление приходной накладной. При одновременном поступлении и вводе ОС в эксплуатацию автоматически создается документ на ввод ОС в эксплуатацию, выполняются необходимые бухгалтерские проводки и заполняется «Инвентарная карточка учета ОС» При выбытии ОС автоматически формируется акт о выбытии ОС и происходит списание ОС. Книга учета операций создается автоматически на основании сформированных первичных документов. "АРМ учета основных средств» обеспечивает получение ведомостей учета наличия ОС. учета движения ОС. начисления амортизации, о наличии драгоценных металлов и др.

Выводы.

Состав комплексов бухгалтерских задач, обрабатываемых на крупном предприятии, предусматривает организацию АРМ по отдельным участкам учета;

«АРМ главного бухгалтера» является базовым модулем системы, где формируются общесистемные справочники и вносятся начальные остатки по счетам бухгалтерского учета и получается сводная отчетность;

«АРМ расчетные и валютные счета» предназначено для ведения расчетных и валютных счетов в банке, формирование платежной документации, составления журнала-ордера №2;

«АРМ касса. Подотчетные лица» обеспечивает автоматизированное составление приходных и расходных кассовых ордеров: расчеты с подотчетными лицами;

"АРМ учета материальных запасов» является сложным модулем, где интегрируются расчеты по учету товаров, готовой продукции и материальным ценностям;

"АРМ учета заработной платы» предназначено для выполнения расчетов по заработной плате сотрудникам предприятия и составления расчетно-платежной документации;

"АРМ учета основных средств» обеспечивает натурально-стоимостной учет основных средств: приход, расход, внутреннее перемещение, начисление амортизационных начислений, переоценку ОС и формирование отчетности.

Тема 1. Понятие и значение компьютеризации бухгалтерского учёта