Какие операции могут совершаться по корпоративной карте. Что такое корпоративная карта для юридических лиц

1. Перечень расходов и опера­ций, которые могут быть совер­шены работником организации по корпоративной карте, принад­лежащей организации

Использование корпоративных карт в осуществлении хозяйствен­ной деятельности любой организа­ции очень удобно и с каждым годом увеличивается количество организа­ций, применяющих их в своей дея­тельности.

Для того чтобы использовать кор­поративную банковскую карту в ор­ганизации, целесообразно издать по­ложение об использовании такого банковского продукта, которое уста­новит перечень должностей сотруд­ников, имеющих право использовать данную карту, лимиты расчетов по данной карте, а также перечень рас­ходов, которые каждый сотрудник может осуществлять с использовани­ем данной карты, ответственность за ее утерю и иные необходимые для осуществления контроля операции.

Для исключения возможных спо­ров с сотрудниками, необходимо в соответствии с ч. 2 ст. 22 ТК РФ ознакомить под роспись всех сотруд­ников, имеющих право использовать эту карту.

Для учета движения корпоратив­ных карт необходимо разработать и утвердить формы первичных документов, на основании кото­рых будет осуществляться учет приема и выдачи корпоратив­ных банковских карт (ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», далее - Закон N 402-ФЗ).

В учетной политике целесообразно прописать способ уче­та подотчетных сумм на специальном счете (п. 7 ПБУ 1/2008), а также методологию учета, о чем будет сказано в настоящей статье

Перечень расходов, которые могут быть включены в состав затрат, уменьшающих налогооблагаемую базу, определяется по общим правилам согласно положениям ст. 252 Налогово­го кодекса Российской Федера­ции (НК РФ).

Для бухгалтерского уче­та операций с корпоративны­ми банковскими картами при­меняются счета 51 «Расчетный счет» или 55 «Прочие счета в банках». Списание денежных средств с банковской карты отражается проводкой по кредиту счета 51 «Расчетный счет» или 55 «Прочие счета в банках» в корреспонденции с дебетом счетов учета расчетов или расходов в зависимости от отра­жаемого в бухгалтерском учете события хозяйственной жизни.

Перечень операций, которые могут быть совершены физи­ческим лицом по банковской карте установлены в Положе­нии об эмиссии платежных карт и об операциях, совершаемых с их использованием (утв. Банком России 24.12.2004 N 266- П) (ред. от 10.08.2012) (Зарегистрировано в Минюсте России 25.03.2005 N 6431) (далее по тексту Положение N 266-П).

Согласно п. 2.3 указанного Положения клиент - физическое лицо осуществляет с использованием банковской карты следу­ющие операции:

• получение наличных денежных средств в валюте Россий­ской Федерации или иностранной валюте на территории Рос­сийской Федерации;
• получение наличных денежных средств в иностранной валюте за пределами территории Российской Федерации;
• оплату товаров (работ, услуг, результатов интеллектуаль­ной деятельности) в валюте Российской Федерации на терри­тории Российской Федерации, а также в иностранной валюте - за пределами территории Российской Федерации;
• иные операции в валюте Российской Федерации, в отно­шении которых законодательством Российской Федерации не установлен запрет (ограничение) на их совершение;
• иные операции в иностранной валюте с соблюдением тре­бований валютного законодательства Российской Федерации.

Клиент - физическое лицо может осуществлять с использо­ванием расчетных (дебетовых) карт, кредитных карт указан­ные в настоящем пункте операции по банковским счетам, от­крытым в валюте Российской Федерации, и (или) по банков­ским счетам, открытым в иностранной валюте.

Клиент - физическое лицо, являющийся резидентом, мо­жет осуществлять с использованием кредитных карт указанные в настоящем пункте опера­ции за счет предоставляемо­го кредита в валюте Россий­ской Федерации без использования банковского счета.

Использование предо­плаченной карты клиентом — физическим лицом осу­ществляется в соответствии с требованиями Федераль­ного закона РФ N 161-ФЗ от 27.06.2011 N 161-ФЗ «О национальной платежной систе­ме» (далее - Федеральный закон РФ N 161-ФЗ) за счет остатка электронных денеж­ных средств в валюте Российской Федерации и (или) в иностранной валюте.

Клиент - физическое лицо, являющийся нерези­дентом, может осуществлять с использованием кредитных карт указанные в настоящем пункте операции за счет пре­доставляемого кредита в ва­люте Российской Федерации, иностранной валюте без ис­пользования банковского счета.

Согласно п. 2.4 указанного Положения N 266-П клиенты — физические лица с исполь­зованием расчетных (дебе­товых) карт, кредитных карт могут осуществлять операции в валюте, отличной от валю­ты счета, валюты предостав­ленного кредита, в порядке и на условиях, установлен­ных в договоре банковско­го счета, кредитном догово­ре. Клиенты - физические лица с использованием пре­доплаченных карт могут осуществлять переводы электронных денежных средств в валюте, отличной от валюты остатка электронных денеж­ных средств. При соверше­нии указанных в настоящем пункте операций валюта, по­лученная кредитной органи­зацией — эмитентом в резуль­тате конверсионной опера­ции, перечисляется по назна­чению без зачисления на счет клиента - физического лица.

Согласно п. 2.5 Положе­ния N 266-П клиент - юри­дическое лицо, индивидуальный предприниматель осу­ществляет с использованием расчетных (дебетовых) карт, кредитных карт следующие операции:

• получение наличных денежных средств в валю­те Российской Федерации для осуществления на террито­рии Российской Федерации в соответствии с порядком, установленным Банком Рос­сии, расчетов, связанных с деятельностью юридического лица, индивидуального пред­принимателя, в том числе оплатой командировочных и представительских расходов;
• оплата расходов в ва­люте Российской Федерации, связанных с деятельностью юридического лица, индиви­дуального предпринимателя, в том числе оплатой коман­дировочных и представитель­ских расходов, на территории Российской Федерации;
• иные операции в валю­те Российской Федерации на территории Российской Феде­рации, в отношении которых законодательством Россий­ской Федерации, в том чис­ле нормативными актами Бан­ка России, не установлен за­прет (ограничение) на их со­вершение;
• получение наличных де­нежных средств в иностран­ной валюте за пределами тер­ритории Российской Федера­ции для оплаты командировочных и представительских расходов;
• оплата командировоч­ных и представительских рас­ходов в иностранной валюте за пределами территории Рос­сийской Федерации;
• иные операции в ино­странной валюте с соблюде­нием требований валютного законодательства Российской Федерации.

Клиент - юридическое лицо, индивидуальный пред­приниматель может осущест­влять с использованием рас­четных (дебетовых) карт, кредитных карт указанные в настоящем пункте операции по банковским счетам, откры­тым в валюте Российской Фе­дерации, и (или) по банков­ским счетам, открытым в иностранной валюте.

Кредитная организация - эмитент обязана определить максимальную сумму налич­ных денежных средств в ва­люте Российской Федерации, которая может выдавать­ся клиенту - юридическому лицу, индивидуальному предпринимателю в течение одно­го операционного дня для це­лей, указанных в настоящем пункте. Кредитной организа­ции - эмитенту рекоменду­ется установить для клиен­та - юридического лица, ин­дивидуального предпринимателя возможность получения наличных денежных средств в валюте Российской Федера­ции для целей, указанных в настоящем пункте, в сумме, не превышающей 100 000 ру­блей в течение одного опера­ционного дня.

Клиент - юридическое лицо, индивидуальный пред­приниматель осуществляет с использованием предопла­ченных карт перевод элек­тронных денежных средств, возврат остатка электронных денежных средств в соответ­ствии с требованиями Феде­рального закона N 161-ФЗ.

Согласно п. 2.6 указанного Положения клиенты - юриди­ческие лица, индивидуальные предприниматели с использо­ванием расчетных (дебето­вых) карт, кредитных карт могут осуществлять операции в валюте, отличной от валюты счета юридического лица, индивидуального предприни­мателя, в порядке и на усло­виях, установленных в дого­воре банковского счета. При совершении указанных в на­стоящем пункте операций ва­люта, полученная кредитной организацией - эмитентом в результате конверсионной операции, перечисляется по назначению без зачисления на счет клиента - юридиче­ского лица, индивидуально­го предпринимателя. Клиен­ты - юридические лица, индивидуальные предпринима­тели с использованием пре­доплаченных карт могут осу­ществлять переводы элек­тронных денежных средств в валюте, отличной от валюты остатка электронных денеж­ных средств.

Согласно п. 2.7 Положения N 266-П в случае отсутствия или недостаточности денеж­ных средств на банковском счете при совершении клиен­том операций с использова­нием расчетной (дебетовой) карты клиенту в пределах ли­мита, предусмотренного в до­говоре банковского счета, мо­жет быть предоставлен овер­драфт для осуществления данной расчетной операции при наличии соответствую­щего условия в договоре бан­ковского счета.

Согласно п. 2.8 Положения N 266-П кредитные организа­ции при осуществлении эмис­сии расчетных (дебетовых) карт, кредитных карт могут предусматривать в договоре банковского счета, кредитном договоре условие об осущест­влении клиентом операций с использованием данных карт, сумма которых превышает:

• остаток денежных средств на банковском сче­те клиента в случае не вклю­чения в договор банковского счета условия предоставле­ния овердрафта;
• лимит предоставления овердрафта;
• лимит предоставляемо­го кредита, определенный в кредитном договоре.

Расчеты по указанным опе­рациям могут осуществляться путем предоставления кли­енту кредита в порядке и на условиях, предусмотренных договором банковского сче­та или кредитным договором с учетом норм настоящего Положения.

При отсутствии в договоре банковского счета, а в кре­дитном договоре - условия предоставления клиенту кре­дита по указанным операци­ям погашение клиентом воз­никшей задолженности осу­ществляется в соответствии с законодательством РФ.

В соответствии с пп. б п. 1 ч. 1 ст. 9 Закона РФ от10.12.2003 N 173-ФЗ) ва­люта РФ - средства на бан­ковских счетах. Иностранная валюта - денежные знаки в виде банкнот, казначейских билетов, монеты, находящие­ся в обращении и являющи­еся законным средством на­личного платежа на терри­тории соответствующего ино­странного государства (груп­пы иностранных государств) - пп. а п. 2 ч. 1 ст. 9 Зако­на РФ от10.12.2003 N 173-ФЗ.

Иностранная валюта яв­ляется разновидностью ва­лютных ценностей (п. 5) ч. 1 ст. 9 Закона РФ от10.12.2003 N 173-ФЗ).

Отчуждение резидентом в пользу нерезидента валют­ных ценностей, валюты РФ на законных основаниях, а так­же использование валютных ценностей, валюты РФ в ка­честве средства платежа яв­ляется валютной операцией (пп. б п. 9 ч. 1 ст. 9 Закона РФ от10.12.2003 N 173-ФЗ).

Исходя из этого, оплата корпоративной картой в ино­странной валюте является ва­лютной операцией, следова­тельно, для отражения в бух­галтерском учете данной опе­рации необходимо применять ПБУ 3/2006 «Учет активов и обязательств, стоимость кото­рых выражена в иностранной валюте» (далее по тексту ПБУ 3/2006).

ПБУ 3/2006 устанавлива­ет особенности формирова­ния в бухгалтерском учете и бухгалтерской отчетности ин­формации об активах и обя­зательствах, стоимость кото­рых выражена в иностранной валюте, в том числе подлежа­щих оплате в рублях, органи­зациями, являющимися юри­дическими лицами по законодательству РФ (за исключе­нием кредитных организаций и государственных (муници­пальных) учреждений) - п. 1 ПБУ 3/2006.

Перечень возможных опе­раций по карте предлагаем в таблице N 1.

Таблица N 1. Перечень возможных операций по карте.

2. Оплата командировоч­ных расходов работни­ками организации в ино­странной валюте на терри­тории России и за ее пре­делами по рублевым кор­поративным картам. Осо­бенности учета

Как говорилось выше, до­пускается оплата команди­ровочных и представительских расходов в иностран­ной валюте за пределами РФ по корпоративной карте, эми­тированной как в валюте РФ, так и в иностранной валюте (п. 2.5 Положения N 266-П).

Исходя из норм п. 5.2 Ин­струкции ЦБ РФ от 04.06.2012 N 138-И «О порядке пред­ставления резидентами и не­резидентами уполномоченным банкам документов и инфор­мации, связанных с проведе­нием валютных операций, порядке оформления паспортов сделок, а также порядке уче­та уполномоченными банками валютных операций и контро­ля за их проведением» (далее - Инструкция N 138-И), при осуществлении резидентом валютной операции по сделке (контракту, кредитному дого­вору), сумма обязательств по которому не превышает в эк­виваленте 50 тысяч долларов США, связанной со списанием валюты РФ с расчетного сче­та резидента в валюте РФ, па­спорт сделки не составляется.

Пунктом 3.1 Инструкции N 138-И установлено, что ре­зидент при осуществлении валютной операции, связан­ной со списанием валюты РФ со своего расчетного счета в валюте РФ, открытого в упол­номоченном банке, представ­ляет в уполномоченный банк одновременно следующие до­кументы: распоряжение о пе­реводе денежных средств, предусмотренное норматив­ным актом Банка России, ре­гулирующим правила осу­ществления перевода денеж­ных средств (далее - рас­четный документ по валют­ной операции); документы, связанные с проведением ва­лютной операции, указанной в расчетном документе по валютной операции.

В то же время п. 3.3 Ин­струкции N 138-И расчетный документ по валютной операции не составляется и не представляется резидентом в уполномоченный банк при осуществлении резидентом валютных операций с исполь­зованием банковских карт.

Исходя из вышеизложен­ного, резидент при осущест­влении валютных операций в валюте РФ с использовани­ем банковских карт представ­ляет в уполномоченный банк документы, связанные с про­ведением валютной операции без составления и пред­ставления расчетного доку­мента по валютной операции. При этом срок представления в банк документов, связанных с проведением валютных опе­раций с использованием бан­ковских карт Инструкцией N 138-И напрямую не предусмо­трен. По нашему мнению, та­кой срок следует согласовать с уполномоченным банком до начала осуществления ва­лютных операций. Также ре­комендуем согласовать пере­чень представляемых в банк документов (например, сче­тов, актов, подтверждающих произведенные работниками расходы).

В случае если оплата с ру­блевой корпоративной кар­ты происходит на территории РФ, особенности ведения бухгалтерского и налогового учета отсутствуют.

Для правильного же отра­жения в налоговом и бухгал­терском учете операций по оплате с рублевой корпора­тивной карты за территори­ей РФ любых расходов необ­ходимо ответить на несколь­ко вопросов.

1. Необходимо ли отражать в учете конвертацию рублей в иную валюту?
2. Когда право собственно­сти на валютные ценности пе­реходит к организации: в мо­мент получения валюты со­трудником из банкомата или в момент осуществления им валютного платежа с карты?
3. Возникают ли в учете курсовые разницы по расче­там с подотчетным лицом?

По нашему мнению, пра­во собственности на валют­ные ценности переходит на организацию в момент полу­чения валюты его сотрудни­ком из банкомата с рублевой корпоративной карты (или в момент осуществления им ва­лютного платежа с рублевой корпоративной карты).

Сначала право собственно­сти на валюту переходит на организацию, а потом органи­зация выдает валюту в подот­чет своему сотруднику.

Это вывод обоснован сле­дующим.

Согласно ст. 30 Федераль­ного закона от 02.12.1990 N 395-1 «О банках и банков­ской деятельности» отноше­ния между кредитными ор­ганизациями и их клиента­ми осуществляются на основе договоров.

Согласно п. 1 ст. 845 Граж­данского кодекса Российской Федерации по договору бан­ковского счета банк обязует­ся принимать и зачислять по­ступающие на счет, открытый клиенту (владельцу счета), денежные средства, выпол­нять распоряжения клиента о перечислении и выдаче соот­ветствующих сумм со счета и проведении других операций по счету.

Договор об использовании банковского счета заключен именно с юридическим лицом, поэтому все отношения по по­воду договора (снятие денег со счета, конвертация денеж­ных средств и т. п.) имеют место именно между банком и юридическим лицом. Кор­поративная карта привязана к счету и фактически являет­ся только средством платежа.

Согласно положениям ст. 140 Гражданского кодекса РФ рубль является законным платежным средством, обяза­тельным к приему по нари­цательной стоимости на всей территории Российской Феде­рации.

При этом валютные цен­ности - иностранная валю­та и внешние ценные бумаги имеют иной правовой режим (в частности, не являются платежным средством на тер­ритории России за некоторым исключением) согласно поло­жениям статей Федерального закона от 10.12.2003 N 173- ФЗ «О валютном регулирова­нии и валютном контроле».

Таким образом, рубли и валюта - это разные объек­ты гражданских прав, в том числе имеющие разную стои­мостную оценку в разные пе­риоды времени. При этом ука­занная разница также должна быть отражена в бухгалтер­ском и налоговом учете.

В п. 2.6 Положения об эмиссии платежных карт и об операциях, совершаемых с их использованием, утв. Банком России 24.12.2004 N 266-П (Зарегистрировано в Минюсте России 25.03.2005 N 6431) установлено, что клиенты - юридические лица с исполь­зованием расчетных (дебе­товых) карт, кредитных карт могут осуществлять операции в валюте, отличной от валю­ты счета юридического лица в порядке и на условиях, уста­новленных в договоре банковского счета. При совер­шении указанных операций валюта, полученная кредит­ной организацией - эмитен­том в результате конверсион­ной операции, перечисляется по назначению без зачисле­ния на счет клиента - юри­дического лица.

Однако это не означает, что хозяйственной операции по конвертации валюты осу­ществлено не было. Согласно положениям ст. 9 Федераль­ного закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» каждый факт хо­зяйственной жизни подле­жит оформлению первичным учетным документом. И дол­жен быть отражен в бухгал­терском учете.

Следует отметить, что при использовании рублевых кор­поративных карт организа­ции необходимо учитывать, что коммерческий курс об­служивающего банка, приме­няемый при конвертации ва­люты, как правило, значи­тельно отличается от офици­ального курса ЦБ РФ, что бу­дет являться дополнительным расходом организации. Орга­низация вправе учесть такие затраты как внереализацион­ные расходы при исчислении налога на прибыль на основа­нии пп. 6 п. 1 ст. 265 Налого­вого кодекса РФ.

Также за выполнение кон­версионных операций по по­ручению клиента банк может удержать вознагражде­ние, если такое условие ого­ворено в договоре банковско­го счета, которым предусмо­трены расчеты с использова­нием дебетовой (расчетной) карты. Этот момент также ва­жен при определении того, в счет организации или третье­го лица (работника) осущест­вляться конвертация.

Бухгалтерский учет. Основ­ные принципы и особен­ности

Бухгалтерский учет опера­ций с корпоративными бан­ковскими картами зависит от счета, к которому такая кар­та «привязана». Если кар­та «привязана» к одному из расчетных счетов компании, то расчеты, проведенные с ее использованием, отража­ются на счете 51 «Расчетный счет». Если для расчетов от­крыт отдельный счет, то та­кой счет в бухгалтерском уче­те является счетом 55 «Прочие счета в банке».

Все списания денежных средств с корпоративной бан­ковской карты, произведен­ные уполномоченными лица­ми компании (получение на­личных и безналичные рас­четы), отражаются провод­кой по дебету счета 71 «Рас­четы с подотчетными лицами» и кредиту счета 51 «Расчет­ный счет» (55 «Прочие сче­та в банках»), в случае, если происходит списание рублей.

В случае если сотрудник получил с карты иностранную валюту, то с учетом вышеска­занного относительно одно­моментного перехода права собственности на валютные ценности сначала к организа­ции, а потом от организации к подотчетному лицу, данный факт хозяйственной жизни необходимо отразить в учете. В связи с отсутствием в рос­сийских стандартах бухгал­терского учета (РСБУ) мето­дологии учета данной опера­ции, применяемый метод не­обходимо в учетной политике закрепить. По нашему мне­нию, для отражения покупки валюты, можно использовать транзитный счет, например счет 57 с определенной иден­тификацией (Д57 К55) и от­ражением суммы в валюте за подотчетным лицом по курсу ЦБ РФ и отражением в расхо­дах разницы в курсах покуп­ки и конвертации (Д71, 91.2 К57). Основанием для данной операции должен быть доку­мент из банка, подтверждаю­щий проведение данной операции.

Далее со счета 71 «Расче­ты с подотчетными лицами» средства списываются на сче­та учета расчетов (60 «Расче­ты с поставщиками и подряд­чиками», 76 «Расчеты с раз­ными дебиторами и кредито­рами»), или счета учета рас­ходов (20 «Основное произ­водство», 23 «Вспомогатель­ные производства и хозяй­ства», 25 «Общепроизвод­ственные расходы», 26 «Об­щехозяйственные расходы», 44 «Расходы на продажу») в зависимости от существа со­бытия хозяйственной жизни и первичных документов.

Учитывая, что первичные документы могут быть состав­лены на иностранном языке, то необходимо сделать по­строчный перевод на русский язык (п. 9 Положения по ве­дению бухгалтерского уче­та и бухгалтерской отчетно­сти в Российской Федерации, утвержденного Приказом Мин­фина России от 29.07.1998 N 34н «Об утверждении По­ложения по ведению бухгал­терского учета и бухгалтер­ской отчетности в Российской Федерации», ст. 68 Конститу­ции РФ), который может быть осуществлен как профессио­нальным переводчиком, так и сотрудником организации, владеющим иностранным язы­ком (письмо Минфина РФ от 20.04.12 N 03-03-06/1/202)

Обращаем внимание на следующие особенности. Как говорилось выше, данная операция относится к валют­ной, соответственно органи­зации необходимо применять ПБУ 3/2006.

В соответствии с п. 4, 5 и 6 ПБУ 3/2006 в бухгалтерском учете аванс, выданный в ва­люте, отличной от валюты РФ, учитывается в рублях по офи­циальному курсу ЦБ РФ, уста­новленному на дату выдачи денег из кассы. На основании п. 7, 9 и 10 ПБУ 3/2006 пере­счет валютной задолженности в рубли на конец отчетного периода или на дату утверж­дения авансового отчета не производится. То есть рас­ходы подотчетного лица от­ражаются в учете по курсу ЦБ РФ на дату выдачи.

Однако есть исключения. В случае если выявлен пере­расход аванса или аванс из­расходован не полностью, то к данным суммам будет при­меняться курс ЦБ РФ на дату утверждения авансового от­чета.

Остаток подотчетных сумм сотрудник должен сдать в кас­су организации в течение трех рабочих дней после возвра­щения из-за границы (п. 26 Постановление от 13 октября 2008 года N 749 «Об особен­ностях направления работников в служебные командиров­ки»). Неизрасходованную ва­люту следует оприходовать в кассу с пересчетом в руб­ли по курсу на день возвра­та работником денег (п. 20 ПБУ 3/2006 и п. 24 Положе­ния по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утвержден­ного Приказом Минфина Рос­сии от 29.07.1998 N 34н).

Налоговый учет. Основ­ные принципы и особен­ности

Положительной курсовой разницей в целях налогового учета по налогу на прибыль признается курсовая разни­ца, возникающая при доо­ценке имущества в виде ва­лютных ценностей и требова­ний, стоимость которых выра­жена в иностранной валюте, или при уценке обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте (п. 11 ст. 250 НК РФ).

Отрицательной курсовой разницей в целях налогового учета по налогу на прибыль признается курсовая разни­ца, возникающая при уцен­ке имущества в виде валют­ных ценностей и требований, стоимость которых выражена в иностранной валюте, или при дооценке обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте (пп. 5 п. 1 ст. 265 НК РФ).

При этом указанными нор­мами НК РФ из состава внере­ализационных доходов и рас­ходов исключены курсовые разницы, возникающие от пе­реоценки выданных авансов.

Датой осуществления ко­мандировочных расходов в соответствии с пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ признается дата утверждения авансово­го отчета.

До момента, определенно­го пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ, предприятие должно иметь выписку с рублевого счета и данные банка о конвертации валюты. На основании доку­ментов из банка, подтверж­дающих проведение конвер­тации, разница между кур­сом ЦБ и курсом конверта­ции валюты в соответствии с пп. 6 п. 1 ст. 265 НК РФ и п. 2 ст. 250 НК РФ отражает­ся в расходах в НУ.

1. В соответствии с п. 10 ст. 272 НК РФ в случае пе­речисления аванса, расходы (утвержденный авансовый отчет), выраженные в ино­странной валюте, пересчи­тываются в рубли по офици­альному курсу, установленному ЦБ РФ на дату перечис­ления аванса (даты списания средств с корпоративной кар­ты (в части, приходящейся на аванс). То есть, в пределах списанных с карты средств курс будет равен курсу ЦБ РФ на даты списания средств с карты.
2. В случае если будет пе­рерасход (экономически обо­снованный) подотчетных сумм, то сумма перерасхо­да в расходах будет отраже­на по курсу ЦБ РФ на дату утверждения авансового от­чета (п. 10 ст. 272 НК РФ).

Для примера бухгалтерско­го и налогового учета корпо­ративной карты приводим та­блицу с уловными цифрами.

Таблица N 2. Бухгалтерский и налоговый учет на условных цифрах и условных примерах

Главная — Консультации

Использование корпоративных карт как средства проведения расчетов становится все более популярным. Это обусловлено тем, что такие карты являются надежным и удобным способом оплаты расходов, связанных с хозяйственной деятельностью организации, в первую очередь командировочных и представительских. Как на практике выглядит процесс оформления корпоративных карт? Какими документами подтвердить проведенные расходы? Какие инстанции известить об открытии специального банковского счета?

Что такое корпоративная банковская карта?

Корпоративная карта, как любая другая пластиковая банковская карта, представляет собой именное платежное средство, предназначенное для оплаты товаров или услуг, а также для получения наличных денег в банкоматах и банках.
Порядок обращения банковских карт на территории РФ регулируется Положением об эмиссии банковских карт и об операциях, совершаемых с использованием платежных карт, утвержденным Банком России 24.12.2004 N 266-П. Следует отметить, что в текст этого Положения N 266-П был внесен ряд поправок Указаниями N 2862-У, которые вступят в действие с 1 июля 2013 г. (Указания Банка России от 10.08.2012 N 2862-У "О внесении изменений в Положение Банка России от 24 декабря 2004 года N 266-П "Об эмиссии банковских карт и об операциях, совершаемых с использованием платежных карт" зарегистрированы в Минюсте 21.11.2012 N 25863).

С учетом внесенных поправок п. 1.5 Положения N 266-П установлено, что кредитная организация вправе осуществлять эмиссию банковских карт следующих видов: расчетных (дебетовых) карт, кредитных карт и предоплаченных карт, держателями которых являются физические лица, в том числе уполномоченные юридическими лицами, индивидуальными предпринимателями.
Отличительной особенностью корпоративной карты является то, что лицо, на которое она оформляется, должно быть сотрудником организации, заключившим договор на выпуск такой карты, при этом сотрудник получает полный доступ к одному из счетов юридического лица, то есть распоряжается средствами организации.
Для каждой карты может быть установлен индивидуальный лимит расходования средств. Можно установить как постоянные лимиты расходования средств по картам, так и временные, указав любой промежуток времени. Кроме того, при использовании корпоративных карт можно выставить лимиты на разные категории трат: наличный и безналичный расчет, операции за рубежом и др.

Обычно при использовании корпоративных карт устанавливается ряд требований и ограничений:

• не допускается зачисление денежных средств на специальный карточный счет путем безналичного перечисления денежных средств со счетов третьих лиц;
• запрещены траты личного характера по корпоративным картам, так как все проводимые операции отражаются по счету организации;
• поскольку денежные средства, снятые с такой карты, считаются средствами, выданными под отчет, требуется составление соответствующей отчетности. Банк вправе запросить первичные документы по всем операциям, совершенным с использованием корпоративных карт (счета за проживание, билеты на транспорт, квитанции, чеки и иные документы с приложением оригиналов чеков электронных терминалов, банкоматов, а также отчеты о командировках, если денежные средства списываются со счета на командировочные расходы);
• в соответствии с требованиями валютного законодательства РФ при совершении операций в иностранной валюте с использованием карт, в том числе при совершении трансграничных платежей, организация обязана в течение десяти рабочих дней с даты совершения операции представить в банк документальное обоснование ее совершения, в том числе отчет о расходах с приложением расчетных документов по каждой такой операции.

Каковы основные преимущества работы с корпоративными картами?

Можно назвать целый ряд плюсов применения корпоративных карт как для организации, так и для работников, на которых они оформлены:

• экономия времени, так как исчезает необходимость обращаться в банк для оформления документов на получение наличных средств со счета или внесение их на счет. Получение денег возможно в любое время как в банкомате, так и в кассе банка, причем не обязательно того, в котором открыт счет. Внесение наличных на счет организации также можно осуществлять через банкомат. Кроме того, карты основных платежных систем принимаются в большинстве торгово-сервисных точек, банкоматов и банков мира. Облегчается работа не только кассовых служб, но и учетных работников, так как не нужно выдавать авансы на командировочные расходы и отслеживать возврат не израсходованных в командировке подотчетных наличных денежных средств;
• снижение расходов и минимизация рисков, связанных с получением, перевозкой и хранением наличных денежных средств;
• упрощение учета и контроля за расходами сотрудников с помощью открытия специального карточного счета, позволяющего учитывать операции по всем корпоративным картам предприятия (или нескольких специальных карточных счетов для учета операций отдельно по каждой карте или группе карт);
• автоматическая конвертация рублевых средств в валюту при оплате услуг за рубежом.

Обязательно ли для выдачи работникам денег в подотчет в безналичном виде оформлять корпоративные карты или можно воспользоваться "зарплатными" картами?

Такой вопрос зачастую возникает у работодателей, которые реализовали в своих организациях "зарплатные" проекты. Напомним, что ранее в Письме от 24.12.2008 N 14-27/513 Банк России указывал на наличие ограничений по перечню операций, совершаемых физическими лицами с использованием банковских карт, согласно положениям действующего законодательства РФ. При этом представители Банка России подтверждали, что вопрос о допустимости возмещения расходов, связанных со служебными командировками, путем их перечисления на банковские счета работников — физических лиц, открытые для совершения операций с использованием банковских карт, находится в плоскости применения трудового законодательства. Так, согласно ст. 168 ТК РФ порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом.

Что касается финансового ведомства, оно не возражает против применения для расчетов с подотчетными лицами "зарплатных" карт. В Письме от 05.10.2012 N 14-03-03/728 Минфин отметил, что в связи с применением современных банковских и иных платежных технологий вместо выдачи наличных денежных средств вводятся безналичные расчеты на счета, открытые данным работникам для расчетов с использованием банковских дебетовых карт, эмитируемых кредитными организациями, в том числе в рамках "зарплатных" проектов.

По мнению чиновников ведомства, сферу применения расчетных (дебетовых) банковских карт целесообразно распространить (помимо расчетов по оплате труда в рамках "зарплатных" проектов) на расчеты с подотчетными лицами. Преимуществами такой формы платежа, как безналичные расчеты с подотчетными лицами с применением расчетных (дебетовых) банковских карт, являются повышение эффективности платежных процессов и автоматизация сверки расчетов и контроля за поступлением (зачислением) средств и их использованием.

В правила организации и ведения бухгалтерского учета с подотчетными лицами могут включаться положения, предусматривающие расчеты с ними как в наличном, так и в безналичном порядке.

В качестве примера финансисты привели практику, применяемую в их ведомстве: в рамках реализации учетной политики и с учетом положений коллективного договора Минфин осуществляет выдачу денежных средств под отчет на командировочные расходы безналичным способом по заявлению подотчетного лица, содержащему реквизиты, необходимые для перечисления на счет работника Минфина, открытый в кредитной организации, при командировании:

• на территории РФ — в валюте РФ (в рублях) с применением банковских карт, используемых в рамках "зарплатного" проекта;
• на территории иностранных государств — в долларах США с применением банковских валютных карт, выданных кредитными организациями, указанными в коллективном договоре Минфина.

Каков порядок оформления корпоративных карт?

По общему правилу для реализации проекта "Корпоративная карта" организации необходимо дополнительно к имеющемуся расчетному счету в банке открыть второй специально для расчетов с использованием корпоративных карт. Для этого нужно:

• написать заявление на открытие счета;
• оформить карточку образцов подписей;
• подписать договор банковского счета для расчетов пооперациям с использованием корпоративных карт;
• оформить дополнительное соглашение по безакцептному списанию с основного счета.

После оформления всех необходимых документов и открытия второго расчетного счета организация представляет в банк:

• реестр на выпуск банковских карт (список держателей корпоративных карт);
• заявление на выдачу корпоративной карты (заполняется и подписывается держателем корпоративной карты и согласовывается с руководителем организации);
• приказы на выдачу в подотчет на лиц, указанных в реестре.

Обратите внимание! Корпоративная банковская карта выдается непосредственно держателю, указанному организацией в заявлении о выдаче банковской карты, или представителю клиента, действующему на основании доверенности, оформленной согласно требованиям законодательства.

Какие локальные нормативные акты следует разработать при реализации проекта "Корпоративная карта"?

Для осуществления учета и контроля движения корпоративных карт организации целесообразно разработать соответствующее положение. Можно не разрабатывать отдельно положение о порядке использования корпоративных карт, однако в таком случае порядок их использования должен быть прописан в другом локальном нормативном акте, например в положении о порядке и размерах возмещения командировочных расходов, выдачи подотчетных денежных средств, представления авансовых отчетов о командировочных и хозяйственных расходах. В качестве примера можно привести Распоряжение ОАО "РЖД" от 07.11.2006 N 2193р, которым было утверждено Положение о выдаче денег под отчет. В этом Положении есть отдельный раздел "Порядок использования корпоративной банковской карты", в котором определены:

• назначение корпоративной карты;
• основания для выпуска карты;
• основания для ее использования;
• порядок и сроки представления авансового отчета о денежных средствах, использованных посредством корпоративной банковской карты;
• порядок взимания с виновного работника использованной не по назначению суммы в случае отсутствия документов, подтверждающих целевое использование корпоративной банковской карты;
• ответственность за сохранность карты, а также за расходование средств по ней в пределах установленных расходных лимитов.

Кроме положения необходимо утвердить регистр учета корпоративных карт. В таком регистре следует отражать:

• номера карт;
• Ф.И.О. держателей;
• даты передачи и возврата карт.

Факты получения и возврата корпоративной карты должны подтверждаться работником, ее получившим (вернувшим), и лицом, ответственным за ведение учета данных карт.

Что является основанием для отражения в учете сумм операций, совершаемых с использованием корпоративных карт?

Отражение расходов осуществляется на основе выдаваемого банком реестра платежей или электронного журнала.

Обычно списание или зачисление денежных средств по карточным операциям производится не позднее рабочего дня, следующего за днем поступления в банк реестра платежей или электронного журнала из единого расчетного центра (затем эти документы могут быть переданы организации).

Напомним, что работники организации при использовании карты в магазинах, гостиницах и прочих местах расчета получают документы, подтверждающие произведенные расходы (чеки, счета за проживание в гостинице, билеты на проезд, квитанции, накладные и т.д.). К таким документам должны быть приложены оригиналы слипов, квитанции электронных терминалов и банкоматов. Все эти документы сотрудник организации должен представить вместе с авансовым отчетом в бухгалтерию организации.

Обязательные реквизиты, которые должен содержать документ по операциям с использованием платежной карты, перечислены в п. 3.3 Положения N 266-П. К ним относятся:

• идентификатор банкомата, электронного терминала или другого технического средства, предназначенного для совершения операций с использованием платежных карт;
• вид операции;
• дата совершения операции;
• сумма операции;
• валюта операции;
• сумма комиссии (если имеет место);
• код авторизации;
• реквизиты платежной карты.

Перечисленные реквизиты должны содержать признаки, позволяющие достоверно установить соответствие между реквизитами платежной карты и счетом юридического лица, а также между идентификаторами организаций торговли (услуг), банкоматов и банковскими счетами организаций торговли (услуг) (п.

3.6 Положения N 266-П).

К сведению. Документ по операциям с использованием платежной карты на бумажном носителе дополнительно должен содержать подписи держателя платежной карты и кассира. Данное требование не распространяется на случаи, когда документ составляется в пункте выдачи наличных при использовании аналога собственноручной подписи.

Как поступить в ситуации, когда при снятии денег по банковской карте банкомат не выдает чек, подтверждающий операцию? Выше было отмечено, что такие чеки прикладываются подотчетными лицами к авансовому отчету. Но сам работник — подотчетное лицо не вправе затребовать необходимый ему чек у банка. Это обусловлено тем, что клиентом банка является не работник, а организация. Следовательно, в банк за выпиской должна обратиться организация. При этом банк не имеет права отказать в выдаче выписки (п. 2.1 разд. 2 ч. III Положения о правилах ведения бухгалтерского учета в кредитных организациях, расположенных на территории Российской Федерации, утвержденного Банком России 16.07.2012 N 385-П).

Связано ли оформление корпоративных банковских карт с удержанием НДФЛ с работников и начислением страховых взносов?

Поскольку средства, перечисленные на такие карты, принадлежат организации, а не лицам, их использующим, то обязательства по уплате НДФЛ и страховых взносов отсутствуют (если не доказано обратное). Однако все оправдательные документы должны быть оформлены надлежащим образом. К таким выводам пришли судьи, в частности, в Постановлении ФАС СЗО от 18.07.2011 N А05-11476/2010. В решении суда было отмечено, что согласно договору с использованием карт осуществляются операции, связанные с хозяйственной деятельностью предприятия, в том числе с оплатой командировочных и представительских расходов. Арбитры посчитали претензии со стороны налоговых органов необоснованными, так как ИФНС не проводила проверку счета в банке, не проверяла, на какие цели списывались денежные средства с корпоративной карты, и не представила доказательств того, что спорные суммы явились экономической выгодой работников налогового агента.

Каким контролирующим органам необходимо сообщить об открытии банковского счета?

Налогоплательщики, как организации, так и индивидуальные предприниматели, обязаны в течение семи дней письменно сообщать в налоговый орган об открытии или закрытии счетов (пп. 1 п. 2 ст. 23 НК РФ). Форма сообщения и Порядок ее заполнения утверждены Приказом ФНС России от 09.06.2011 N ММВ-7-6/362@.

Также информацию об открытии счета в банке в течение семи дней следует представить в ПФР и ФСС, которые являются органами контроля за уплатой страховых взносов (пп.

Корпоративная карта

1 п. 3 ст. 28 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ).

Если корпоративная карта выдана в дополнение к уже имеющемуся счету и при этом никакие новые счета в банке не открывались, то информацию ни налоговой инспекции, ни органам контроля за уплатой страховых взносов предоставлять не надо.

Обратите внимание! Согласно п. 1 ст. 118 НК РФ нарушение налогоплательщиком установленного срока предоставления налоговому органу информации об открытии или закрытии счета в каком-либо банке влечет взыскание штрафа в размере 5000 руб.

Апрель 2013 г.

Примерное положение о порядке использования корпоративных банковских карт

УТВЕРЖДАЮ Наименование организации ________________________________ ПОЛОЖЕНИЕ Наименование должности руководителя организации __________ N _____ _________ _____________________ Подпись Расшифровка подписи __________________ ________________________________ Место составления дата О порядке использования корпоративных банковских карт

1. Сведения о ПИН-коде корпоративной карты являются конфиденциальной информацией. Держатели карты не имеют права разглашать эту информацию любым третьим лицам.

2. Отчет о целевом расходе денежных средств по корпоративной банковской карте представляется в бухгалтерию организации:

— при использовании корпоративной карточки исключительно для получения наличных денег — не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, а при выдаче карты для оплаты командировочных расходов — не позднее 3 рабочих дней со дня возвращения из командировки, исключая день прибытия (для работников подразделений организации, расположенных в населенных пунктах вне места нахождения организации, представляющих отчет в бухгалтерию организации, — не позднее 5 рабочих дней);

— при использовании корпоративной карточки для безналичной оплаты расходов — не позднее 15 рабочих дней с даты проведения оплаты в безналичной форме, исключая день оплаты, либо при проведении оплаты частично в безналичной форме, частично в наличной форме, исключая день оплаты.

К отчетам кроме документов, подтверждающих расходы, должны прилагаться чеки, подтверждающие оплату картой.

3. Если нет документов, подтверждающих целевое использование денежных средств, или если директор не утвердил авансовый отчет, то списанные с корпоративной карты суммы взыскиваются с держателя карты и будут удержаны из его заработной платы.

4. Список работников, на имя которых оформлены корпоративные карты, приведен в приложении N 1.

7 правил для корпоративной карты

Выдача и возврат карт ведется в журнале учета корпоративных карт по форме согласно приложению N 2.

6. В случае утраты или хищения корпоративной банковской карты держатель карты обязан незамедлительно сообщить об этом в банк, выдавший карту, для блокирования операций по ней. Если по вине держателя карты счет не будет своевременно заблокирован, сумма причиненного ущерба взыскивается с держателя карты.

Приложение N 1
к положению от _______ N __

Список работников _______________________________ (наименование организации) на имя которых оформлены корп оративные банковские карты —————————————————————————- ¦N ¦ Ф.И.О.

¦ Паспортные данные ¦Тип карты¦ Номер карты ¦ ¦п/п¦ работника ¦(номер, кем и ког да выдан)¦ ¦ ¦ +—+—————-+—————————+———+—————+ ¦1 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +—+—————-+—————————+———+—————+ ¦2 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +—+—————-+—————————+———+—————+ ¦3 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ —-+—————-+—————————+———+—————-

Приложение N 2
к положению от _______ N __

Журнал учета корпоративных карт ___________________________ (наименование организации) ————————————————————————— ¦Номер ¦Ф.И.О. ¦Срок, на который¦Дата ¦Подпись ¦Дата ¦Подпись ¦ ¦карты ¦держателя ¦карта выдана ¦выдачи ¦держателя¦сдачи ¦держателя¦ ¦ ¦карты ¦работнику ¦карты ¦ ¦карты ¦ ¦ +———+———-+—————-+——-+———+———+———+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +———+———-+—————-+——-+———+———+———+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +———+———-+—————-+——-+———+———+———+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ———+———-+—————-+——-+———+———+———-

1. Термины и определения

Международная банковская корпоративная карта MASTERCARD BUSINESS (далее «Карта ») – банковская карта, позволяющая ее держателю проводить операции по счету юридического лица. Карта предназначена для оплаты товаров и услуг, а также для получения наличных денежных средств в банкоматах / пунктах выдачи наличных денежных средств, как на территории Российской Федерации, так и за рубежом. Карта является собственностью Банка и возвращается Клиентом в Банк по завершении срока ее действия, в иных случаях по первому требованию Банка, а также в случае отказа Держателя или Клиента от ее использования вместе с Заявлением на блокировку действия / закрытие банковской корпоративной карты «MasterCard BUSINESS». Бланк Заявления на блокировку действия / закрытие банковской корпоративной карты «MasterCard BUSINESS» является Приложением № 5 к настоящим Правилам.

ПИН (Персональный идентификационный номер) – индивидуальный код, присваиваемый Карте, который является аналогом собственноручной подписи Держателя и используется для идентификации Держателя при совершении операций с использованием Карты.

Клиент – юридическое лицо или индивидуальный предприниматель, заключивший с Банком Договор о предоставлении в пользование и обслуживании банковской корпоративной карты « MasterCard BUSINESS » для юридических лиц и индивидуальных предпринимателей.

Держатель Карты (далее «Держатель») – физическое лицо, являющееся работником Клиента (иное уполномоченное Клиентом соответствующим образом лицо), фамилия и имя которого указываются на лицевой стороне Карты.

Специальный счет Клиента (ССК, далее «Счет») – открытый Клиенту банковский счет, предназначенный для проведения расчетов с использованием Карт. Счет открывается при условии наличия у Клиента в Банке расчетного счета.

Платежный лимит – суммарный лимит денежных средств, в пределах которого Банк обеспечивает авторизацию Карт. Максимальный Платежный лимит определяется как сумма средств, размещенных на Счете и сумм Транзакций, совершенных Держателями, но не списанных со Счета на момент установления или изменения Платежного лимита.

Расходный лимит – предельная сумма денежных средств, доступная Держателю Карты и в пределах которой Держатель имеет право осуществлять операции с использованием Карты. Расходный лимит устанавливается Банком для каждой Карты на основании распоряжения Клиента. По мере совершения Держателем операций с использованием Карты размер Расходного лимита уменьшается на сумму совершенных операций. Сумма всех действующих Расходных лимитов не должна превышать величину Платежного лимита.

Транзакции - безналичные операции на предприятиях торговли (услуг), а так же операции получения наличных денежных средств в пунктах выдачи наличных (ПВН) и Банковских автоматах (Банкоматах), совершаемые с использованием Карт.

Тарифы – Внутренние документы Банка, устанавливающие финансовые условия предоставления Карт в пользование и их обслуживания.

Специальное оборудование для составления документов по операциям с использованием Карт:

Банкомат – электронный программно-технический комплекс, предназначенный для выдачи и приема наличных денежных средств, составления документов по операциям, выдачи информации по Счету, осуществления безналичных платежей с использованием карт;

Электронный терминал – электронное программно-техническое устройство, предназначенное для совершения операций с использованием карт;

Импринтер – механическое устройство, предназначенное для переноса оттиска рельефных реквизитов карты на документ по операциям с использованием Карт, составленный на бумажном носителе.

Пункт выдачи наличных (далее «ПВН») – место (касса кредитной организации, касса филиала кредитной организации, касса дополнительного офиса кредитной организации, операционная касса вне кассового узла кредитной организации, обменный пункт, банкомат) совершения операций по приему и/или выдаче наличных денежных средств с использованием Карт.

Предприятие торговли (услуг) – юридическое лицо, которое в соответствии с подписанным им соглашением несет обязательства по приему документов, составленных с использованием банковских карт, в качестве оплаты за предоставляемые товары (услуги). В качестве предприятия торговли (услуг) может выступать физическое лицо - индивидуальный предприниматель.

2. Перечень документов, необходимый для выпуска и обслуживания банковской корпоративной кары:

1. Заявление на открытие счета, используемого исключительно для проведения расчетов по операциям, совершаемым с использованием банковских корпоративных карт (Приложение №1 к настоящим Правилам);

3. Заявление на подключение / изменение параметров / отключение услуги рассылки уведомлений об операциях, совершенных с использованием банковских корпоративных карт «MasterCard BUSINESS» (Приложение №3 к настоящим Правилам);

5. Заявление на блокировку действия / закрытие банковской корпоративной карты «MasterCard BUSINESS» ();

7. Заявление на закрытие счета для расчетов с использованием банковских корпоративных карт « MasterCard BUSINESS » (Приложение №7 к настоящим Правилам);

8. Доверенность на прием/передачу банковских корпоративных карт «MasterCard BUSINESS», ПИН-конвертов и документов, связанных с выпуском и обслуживанием банковских корпоративных карт «MasterCard BUSINESS» (Приложение №8 к настоящим Правилам);

Указанные Заявления оформляются на бумажном носителе в двух экземплярах (оригиналах), заверенных подписями уполномоченных лиц Клиента и печатью Клиента.

При передаче Заявления в Банк, уполномоченный сотрудник Банка, ставит отметку о получении на обоих экземплярах Заявления Клиента (подпись, Ф.И.О., дата получения), далее возвращает уполномоченному лицу Клиента один экземпляр Заявления с отметкой о получении.

2. Карта и ее срок действия

2.1. Карта предназначена для оплаты товаров и услуг на предприятиях торговли (услуг), а также получения наличных денежных средств в пунктах выдачи наличных и банкоматах, как в России, так и за рубежом. Точки приема Карты: предприятия торговли (услуг), пункты выдачи наличных и банкоматы, - как правило, обозначены наклейками с логотипом Международной платежной системы MasterCard Worldwide.

2.2. Карта выпускается Банком на срок 1 (Один) или 2 (Два) года по усмотрению Банка. Срок действия карты указывается на ее лицевой стороне как дата окончания срока и обозначается двумя цифрами месяца и двумя последними цифрами года. Карта действительна до последнего дня указанного на ней месяца включительно.

2.3. Карты выдаются на основании Квитанции о выдаче банковской корпоративной карты и ПИН-кода или квитанции от ПИН-конверта (Приложением № 9 к настоящим Правилам).

2.4. С момента подписания Квитанции о выдаче банковской корпоративной карты и ПИН-кода (Приложение №9 к настоящим Правилам) или квитанции от ПИН-конверта всю ответственность за операции с использованием Карт несет Клиент.

2.5. При получении Карты Держатель должен сразу же подписать ее шариковой ручкой синего или черного цвета. Полоса для подписи имеет защиту от подделки, и при попытке стереть подпись на полосе появится слово «VOID», что означает «Недействительно».

2.6. Вместе с Картой Держатель получает запечатанный конверт с четырехзначным Персональным Идентификационным Номером (ПИНом), который является аналогом собственноручной подписи Держателя. ПИН формируется автоматически при изготовлении Карты и не известен даже Банку.

2.7. Кодовое слово является «паролем», служит для идентификации Держателя по телефону и указывается Банку в Заявлении на выпуск банковской корпоративной карты « MasterCard BUSINESS » () при оформлении Карты. Кодовое слово используется при обращении Держателя в Службу клиентской поддержки. Сотрудник Службы клиентской поддержки попросит Держателя представиться и произнести Кодовое слово.

2.8. При осуществлении операций с использованием Карты Держатель идентифицируется именем, фамилией, образцом подписи, нанесенными на Карту, и персональным идентификационным номером (ПИН). Держатель Карты не является владельцем Счета. Всю ответственность за операции по Счету, совершенные Держателем Карты несет Клиент. Клиент обязан письменно уведомлять Банк об изменениях в данных Держателей, отраженных в Заявлении на выпуск банковской корпоративной карты «MasterCard BUSINESS» (Приложение №2 к настоящим Правилам ).

2.9. Карта является собственностью Банка и выдается Держателю во временное пользование. Держатель обязан вернуть Карту в Банк по истечении срока действия Карты, при досрочном прекращении действия Карты и при обнаружении Карты, ранее заявленной утраченной.

2.10. Запрещается использование Карты или ее номера после истечения срока или прекращения действия Карты.

3. Расчеты с использованием Карты

3.1. Держатель может осуществлять с использованием Карты безналичные операции на Предприятиях торговли (услуг), а также операции получения наличных денежных средств в соответствии с законодательством Российской Федерации и нормативными документами Банка.

3.2. За осуществление расчетов по операциям с использованием Карты Банком взимаются комиссии в соответствии с действующими Тарифами Банка.

3.3. Держатель совершает операции с использованием Карты в пределах Расходного лимита, установленного по Карте.

3.4. Претензии по поводу правильности операции, указанной в выписке по Карте, принимаются Банком в срок не позднее 30 (Тридцати) календарных дней со дня совершения операции.

3.5. Документы по операциям с использованием Карты необходимо сохранять в течение 1 (Одного) года с даты их совершения, так как Клиент должен предоставлять по требованию Банка все первичные документы: счета за проживание, билеты на транспорт, квитанции, чеки и иные документы с приложением оригиналов слипов, квитанций электронных терминалов/банкоматов по всем операциям, совершенным с использованием Карты; а также отчеты о командировках (если денежные средства списываются со счета на командировочные расходы).

4. Вопросы безопасности

4.1. Карта не подлежит передаче третьему лицу. Информация о номере и сроке действия Карты может быть доступна только лицам, ответственным за оформление операции оплаты покупки (услуги) или получения наличных денежных средств.

4.2. Держатель должен предпринимать все возможные меры для предотвращения утраты (утери или кражи) Карты и ПИНа и несанкционированного использования Карты.

4.3. Держатель должен запомнить и держать в секрете свой ПИН, не записывать его на Карте и не хранить вместе с ней, а также следить, чтобы он не стал известен третьим лицам.

4.4. В случае утраты (утери или кражи) Карты Держатель должен немедленно уведомить об этом Банк по телефону Службы клиентской поддержки. Для того, чтобы сотрудник Банка мог идентифицировать Держателя, необходимо сообщить ему Кодовое слово, указанное при оформлении Карты. П осле звонка Держателя Банком будут предприняты меры по прекращению операций с использованием Карты (блокировка Карты в авторизационной системе).

4.5. После этого Держателю/Клиенту необходимо подтвердить устное сообщение об утрате Карты, предоставив в Банк письменное Заявление на блокировку действия / закрытие банковской корпоративной карты «MasterCard BUSINESS» (Приложение №5 к настоящим Правилам) в течение 3 (Трех) календарных дней с даты телефонного сообщения. После получения такого письменного Заявления Банк предпримет все доступные меры к тому, чтобы предотвратить несанкционированное использование Карты и прекратить возможные операции с ней.

4.6. Клиент несет ответственность за все операции, совершенные с использованием утраченной Карты до получения Банком письменного заявления об утрате Карты. Вне зависимости от факта утраты Карты и времени получения Банком информации об утрате Карты Клиент несет ответственность за все операции, совершенные с использованием ПИНа.

4.7. При обнаружении Карты, ранее заявленной как утраченной, необходимо немедленно сообщить об этом в Банк и по требованию Банка вернуть ее.

4.8. При хранении Карты Держатель должен предохранять ее от механических повреждений и воздействия высоких температур, электромагнитных полей и химических веществ, способных воздействовать на материал, из которого изготовлена Карта.

5. Оплата товаров и услуг

5.1. Регистрация операции покупки производится с помощью Специального оборудования: Импринтера или Электронного терминала (последний может быть встроен в кассу). При этом кассир оформляет квитанцию, которую Держатель должен подписать. Квитанция обязательно содержит реквизиты Карты, координаты Предприятия, дату и сумму операции. При использовании Импринтера квитанция, так называемый слип, оформляется в трех экземплярах. Слип должен быть обязательно подписан кассиром. При использовании Электронного терминала распечатывается чек в двух экземплярах. Один экземпляр слипа или чека терминала остается у Держателя.

5.2. При совершении операции покупки с использованием Карты сотрудник Предприятия может попросить Держателя предъявить документ, удостоверяющий личность. Все действия кассира с Картой должны проходить на глазах Держателя. Необходимо проследить, чтобы слип был оформлен только в трех экземплярах. Все неправильно оформленные квитанции должны быть немедленно уничтожены в присутствии Держателя. Подписывая квитанцию, необходимо убедиться в правильности указанной на ней суммы. Нельзя подписывать, если на ней не проставлена сумма операции. Помните, что подпись Держателя подтверждает факт совершения операции и является обязательством оплатить сумму операции.

5.3. При возврате покупки в соответствии с установленными правилами, Держателю должна быть дополнительно оформлена квитанция возврата. В случае если первоначально в общую стоимость покупки была включена стоимость нескольких товаров, а Держател ьвозвращает один из них, должна быть оформлена квитанция частичного возврата.

6. Получение наличных денежных средств

6.1. При получении наличных денежных средств в Пунктах выдачи наличных Банка или других банков кассир проверит Карту, получит Авторизацию, оформит квитанцию, сверит подпись Держателя на квитанции и на Карте и только после этого выдаст деньги Держателю. В России, также как и в большинстве зарубежных стран, предъявление паспорта при получении наличных является обязательным.

6.2. При получении наличных денег в Банкомате Держателю потребуется набрать на клавиатуре ПИН, который является электронным аналогом подписи Держателя и служит для идентификации Держателя. Кроме того, ПИН может потребоваться и при совершении операции получения наличных с использованием некоторых Электронных терминалов, оснащенных специальным устройством для набора ПИНа Держателем.

6.3. При совершении операции в Банкомате нужно точно следовать инструкциям, которые высвечиваются на его мониторе. Прежде всего, необходимо проверить, какие карты принимаются Банкоматом, для этого нужно сравнить логотип Международной платежной системы на Карте с изображенными на Банкомате. Банкоматы – это многофункциональные устройства, с их помощью можно не только получить наличные денежные средства, но сделать запрос остатка или другую банковскую операцию. Если Держателю нужно получить наличные, необходимо выбрать именно ту клавишу, которая соответствует этой функции.

6.4. Прежде всего, правильно вставьте Карту в специальную прорезь. Очень важно правильно набрать ПИН. Обычно для этого дается только три попытки. В случае ошибки в третий раз, Карта будет заблокирована.

6.5. Держателю не следует медлить с исполнением инструкций Банкомата, т.к. задержка в действиях более 20 секунд может быть расценена так, как будто Держатель забыл карту, и карта может быть втянута Банкоматом внутрь.

6.6. После того, как Банкомат выдал деньги Держателю, необходимо сразу же забрать и пересчитать их. По истечении короткого промежутка времени они могут быть втянуты Банкоматом внутрь, как забытые. После выдачи денег Банкомат распечатает квитанцию, при ее запросе. По окончании операции необходимо забрать Карту, даже если Держатель желает еще раз повторить операцию, так как Карта также может быть втянута внутрь, как забытая.

6.7. Держателю необходимо помнить, что некоторые Банкоматы имеют ограничения по операции единовременного снятия наличных (как по количеству купюр, так и по сумме). Причиной отказа в выдаче наличных через Банкомат может быть превышение запрошенной суммы над установленным лимитом. Поэтому в случае отказа рекомендуется повторить операцию, запросив меньшую сумму. При повторном отказе для выяснения причин Держателю следует получить в Банкомате выписку по Карте и обратиться

в Банк.

7. Заключительные положения

7.1. Банк не несет ответственности за ситуации, находящиеся вне его контроля и связанные со сбоями в работе внешних систем оплаты, расчетов, обработки и передачи данных, а также, если Карта не была принята к оплате третьей стороной по причинам, независящим от деятельности Банка.

7.2. Банк не несет ответственности, если правила совершения валютных операций иностранного государства, а также установление лимитов на суммы получения наличных денежных средств могут в какой-либо степени затронуть интересы Держателя.

7.3. Клиент обязан уведомлять Банк о прекращении трудового договора с Держателем. При этом Клиент обязан:

• Письменно уведомить Банк о намерении расторгнуть трудовой договор с Держателем в течение 2 (Два) рабочих дней с момента принятия решения о расторжении трудового договора (подачи Держателем заявления об увольнении или принятия решения руководством Клиента о расторжении трудового договора по иным причинам). Одновременно с уведомлением о намерении расторгнуть трудовой договор с Держателем передать в Банк Заявление на блокировку действия / закрытие банковской корпоративной карты «MasterCard BUSINESS» (Приложением № 5 к настоящим Правилам) и саму Карту.

Использование корпоративных карт как средства проведения расчетов становится все более популярным. Это обусловлено тем, что такие карты являются надежным и удобным способом оплаты расходов, связанных с хозяйственной деятельностью организации, в первую очередь командировочных и представительских. Как на практике выглядит процесс оформления корпоративных карт? Какими документами подтвердить проведенные расходы? Какие инстанции известить об открытии специального банковского счета?

Что такое корпоративная банковская карта?

Корпоративная карта , как любая другая пластиковая банковская карта , представляет собой именное платежное средство, предназначенное для оплаты товаров или услуг, а также для получения наличных денег в банкоматах и банках.
Порядок обращения банковских карт на территории РФ регулируется Положением об эмиссии банковских карт и об операциях, совершаемых с использованием платежных карт, утвержденным Банком России 24.12.2004 N 266-П. Следует отметить, что в текст этого Положения N 266-П был внесен ряд поправок Указаниями N 2862-У, которые вступят в действие с 1 июля 2013 г. (Указания Банка России от 10.08.2012 N 2862-У "О внесении изменений в Положение Банка России от 24 декабря 2004 года N 266-П "Об эмиссии банковских карт и об операциях, совершаемых с использованием платежных карт" зарегистрированы в Минюсте 21.11.2012 N 25863).

С учетом внесенных поправок п. 1.5 Положения N 266-П установлено, что кредитная организация вправе осуществлять эмиссию банковских карт следующих видов: расчетных (дебетовых) карт, кредитных карт и предоплаченных карт, держателями которых являются физические лица, в том числе уполномоченные юридическими лицами, индивидуальными предпринимателями.
Отличительной особенностью корпоративной карты является то, что лицо, на которое она оформляется, должно быть сотрудником организации, заключившим договор на выпуск такой карты, при этом сотрудник получает полный доступ к одному из счетов юридического лица, то есть распоряжается средствами организации.
Для каждой карты может быть установлен индивидуальный лимит расходования средств. Можно установить как постоянные лимиты расходования средств по картам, так и временные, указав любой промежуток времени. Кроме того, при использовании корпоративных карт можно выставить лимиты на разные категории трат: наличный и безналичный расчет, операции за рубежом и др.

Обычно при использовании корпоративных карт устанавливается ряд требований и ограничений:

• не допускается зачисление денежных средств на специальный карточный счет путем безналичного перечисления денежных средств со счетов третьих лиц;
• запрещены траты личного характера по корпоративным картам, так как все проводимые операции отражаются по счету организации;
• поскольку денежные средства, снятые с такой карты, считаются средствами, выданными под отчет, требуется составление соответствующей отчетности. Банк вправе запросить первичные документы по всем операциям, совершенным с использованием корпоративных карт (счета за проживание, билеты на транспорт, квитанции, чеки и иные документы с приложением оригиналов чеков электронных терминалов, банкоматов, а также отчеты о командировках, если денежные средства списываются со счета на командировочные расходы);
• в соответствии с требованиями валютного законодательства РФ при совершении операций в иностранной валюте с использованием карт, в том числе при совершении трансграничных платежей, организация обязана в течение десяти рабочих дней с даты совершения операции представить в банк документальное обоснование ее совершения, в том числе отчет о расходах с приложением расчетных документов по каждой такой операции.

Каковы основные преимущества работы с корпоративными картами?

Можно назвать целый ряд плюсов применения корпоративных карт как для организации, так и для работников, на которых они оформлены:

• экономия времени, так как исчезает необходимость обращаться в банк для оформления документов на получение наличных средств со счета или внесение их на счет. Получение денег возможно в любое время как в банкомате, так и в кассе банка, причем не обязательно того, в котором открыт счет. Внесение наличных на счет организации также можно осуществлять через банкомат. Кроме того, карты основных платежных систем принимаются в большинстве торгово-сервисных точек, банкоматов и банков мира. Облегчается работа не только кассовых служб, но и учетных работников, так как не нужно выдавать авансы на командировочные расходы и отслеживать возврат не израсходованных в командировке подотчетных наличных денежных средств;
• снижение расходов и минимизация рисков, связанных с получением, перевозкой и хранением наличных денежных средств;
• упрощение учета и контроля за расходами сотрудников с помощью открытия специального карточного счета, позволяющего учитывать операции по всем корпоративным картам предприятия (или нескольких специальных карточных счетов для учета операций отдельно по каждой карте или группе карт);
• автоматическая конвертация рублевых средств в валюту при оплате услуг за рубежом.

Обязательно ли для выдачи работникам денег в подотчет в безналичном виде оформлять корпоративные карты или можно воспользоваться "зарплатными" картами?

Такой вопрос зачастую возникает у работодателей, которые реализовали в своих организациях "зарплатные" проекты. Напомним, что ранее в Письме от 24.12.2008 N 14-27/513 Банк России указывал на наличие ограничений по перечню операций, совершаемых физическими лицами с использованием банковских карт, согласно положениям действующего законодательства РФ. При этом представители Банка России подтверждали, что вопрос о допустимости возмещения расходов, связанных со служебными командировками, путем их перечисления на банковские счета работников - физических лиц, открытые для совершения операций с использованием банковских карт, находится в плоскости применения трудового законодательства. Так, согласно ст. 168 ТК РФ порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом.

Что касается финансового ведомства, оно не возражает против применения для расчетов с подотчетными лицами "зарплатных" карт. В Письме от 05.10.2012 N 14-03-03/728 Минфин отметил, что в связи с применением современных банковских и иных платежных технологий вместо выдачи наличных денежных средств вводятся безналичные расчеты на счета, открытые данным работникам для расчетов с использованием банковских дебетовых карт, эмитируемых кредитными организациями, в том числе в рамках "зарплатных" проектов.

По мнению чиновников ведомства, сферу применения расчетных (дебетовых) банковских карт целесообразно распространить (помимо расчетов по оплате труда в рамках "зарплатных" проектов) на расчеты с подотчетными лицами. Преимуществами такой формы платежа, как безналичные расчеты с подотчетными лицами с применением расчетных (дебетовых) банковских карт, являются повышение эффективности платежных процессов и автоматизация сверки расчетов и контроля за поступлением (зачислением) средств и их использованием.

В правила организации и ведения бухгалтерского учета с подотчетными лицами могут включаться положения, предусматривающие расчеты с ними как в наличном, так и в безналичном порядке. В качестве примера финансисты привели практику, применяемую в их ведомстве: в рамках реализации учетной политики и с учетом положений коллективного договора Минфин осуществляет выдачу денежных средств под отчет на командировочные расходы безналичным способом по заявлению подотчетного лица, содержащему реквизиты, необходимые для перечисления на счет работника Минфина, открытый в кредитной организации, при командировании:

• на территории РФ - в валюте РФ (в рублях) с применением банковских карт, используемых в рамках "зарплатного" проекта;
• на территории иностранных государств - в долларах США с применением банковских валютных карт, выданных кредитными организациями, указанными в коллективном договоре Минфина.

Каков порядок оформления корпоративных карт?

По общему правилу для реализации проекта "Корпоративная карта" организации необходимо дополнительно к имеющемуся расчетному счету в банке открыть второй специально для расчетов с использованием корпоративных карт. Для этого нужно:

• написать заявление на открытие счета;
• оформить карточку образцов подписей;
• подписать договор банковского счета для расчетов пооперациям с использованием корпоративных карт;
• оформить дополнительное соглашение по безакцептному списанию с основного счета.

После оформления всех необходимых документов и открытия второго расчетного счета организация представляет в банк:

• реестр на выпуск банковских карт (список держателей корпоративных карт);
• заявление на выдачу корпоративной карты (заполняется и подписывается держателем корпоративной карты и согласовывается с руководителем организации);
• приказы на выдачу в подотчет на лиц, указанных в реестре.

Обратите внимание! Корпоративная банковская карта выдается непосредственно держателю, указанному организацией в заявлении о выдаче банковской карты, или представителю клиента, действующему на основании доверенности, оформленной согласно требованиям законодательства.

Какие локальные нормативные акты следует разработать при реализации проекта "Корпоративная карта"?

Для осуществления учета и контроля движения корпоративных карт организации целесообразно разработать соответствующее положение. Можно не разрабатывать отдельно положение о порядке использования корпоративных карт, однако в таком случае порядок их использования должен быть прописан в другом локальном нормативном акте, например в положении о порядке и размерах возмещения командировочных расходов, выдачи подотчетных денежных средств, представления авансовых отчетов о командировочных и хозяйственных расходах. В качестве примера можно привести Распоряжение ОАО "РЖД" от 07.11.2006 N 2193р, которым было утверждено Положение о выдаче денег под отчет. В этом Положении есть отдельный раздел "Порядок использования корпоративной банковской карты", в котором определены:

• назначение корпоративной карты;
• основания для выпуска карты;
• основания для ее использования;
• порядок и сроки представления авансового отчета о денежных средствах, использованных посредством корпоративной банковской карты;
• порядок взимания с виновного работника использованной не по назначению суммы в случае отсутствия документов, подтверждающих целевое использование корпоративной банковской карты;
• ответственность за сохранность карты, а также за расходование средств по ней в пределах установленных расходных лимитов.

Кроме положения необходимо утвердить регистр учета корпоративных карт. В таком регистре следует отражать:

• номера карт;
• Ф.И.О. держателей;
• даты передачи и возврата карт.

Факты получения и возврата корпоративной карты должны подтверждаться работником, ее получившим (вернувшим), и лицом, ответственным за ведение учета данных карт.

Что является основанием для отражения в учете сумм операций, совершаемых с использованием корпоративных карт?

Отражение расходов осуществляется на основе выдаваемого банком реестра платежей или электронного журнала.

Обычно списание или зачисление денежных средств по карточным операциям производится не позднее рабочего дня, следующего за днем поступления в банк реестра платежей или электронного журнала из единого расчетного центра (затем эти документы могут быть переданы организации).

Напомним, что работники организации при использовании карты в магазинах, гостиницах и прочих местах расчета получают документы, подтверждающие произведенные расходы (чеки, счета за проживание в гостинице, билеты на проезд, квитанции, накладные и т.д.). К таким документам должны быть приложены оригиналы слипов, квитанции электронных терминалов и банкоматов. Все эти документы сотрудник организации должен представить вместе с авансовым отчетом в бухгалтерию организации.

Обязательные реквизиты, которые должен содержать документ по операциям с использованием платежной карты, перечислены в п. 3.3 Положения N 266-П. К ним относятся:

• идентификатор банкомата, электронного терминала или другого технического средства, предназначенного для совершения операций с использованием платежных карт;
• вид операции;
• дата совершения операции;
• сумма операции;
• валюта операции;
• сумма комиссии (если имеет место);
• код авторизации;
• реквизиты платежной карты.

Перечисленные реквизиты должны содержать признаки, позволяющие достоверно установить соответствие между реквизитами платежной карты и счетом юридического лица, а также между идентификаторами организаций торговли (услуг), банкоматов и банковскими счетами организаций торговли (услуг) (п. 3.6 Положения N 266-П).

К сведению. Документ по операциям с использованием платежной карты на бумажном носителе дополнительно должен содержать подписи держателя платежной карты и кассира. Данное требование не распространяется на случаи, когда документ составляется в пункте выдачи наличных при использовании аналога собственноручной подписи.

Как поступить в ситуации, когда при снятии денег по банковской карте банкомат не выдает чек, подтверждающий операцию? Выше было отмечено, что такие чеки прикладываются подотчетными лицами к авансовому отчету. Но сам работник - подотчетное лицо не вправе затребовать необходимый ему чек у банка. Это обусловлено тем, что клиентом банка является не работник, а организация. Следовательно, в банк за выпиской должна обратиться организация. При этом банк не имеет права отказать в выдаче выписки (п. 2.1 разд. 2 ч. III Положения о правилах ведения бухгалтерского учета в кредитных организациях, расположенных на территории Российской Федерации, утвержденного Банком России 16.07.2012 N 385-П).

Связано ли оформление корпоративных банковских карт с удержанием НДФЛ с работников и начислением страховых взносов?

Поскольку средства, перечисленные на такие карты, принадлежат организации, а не лицам, их использующим, то обязательства по уплате НДФЛ и страховых взносов отсутствуют (если не доказано обратное). Однако все оправдательные документы должны быть оформлены надлежащим образом. К таким выводам пришли судьи, в частности, в Постановлении ФАС СЗО от 18.07.2011 N А05-11476/2010. В решении суда было отмечено, что согласно договору с использованием карт осуществляются операции, связанные с хозяйственной деятельностью предприятия, в том числе с оплатой командировочных и представительских расходов. Арбитры посчитали претензии со стороны налоговых органов необоснованными, так как ИФНС не проводила проверку счета в банке, не проверяла, на какие цели списывались денежные средства с корпоративной карты, и не представила доказательств того, что спорные суммы явились экономической выгодой работников налогового агента.

Каким контролирующим органам необходимо сообщить об открытии банковского счета?

Налогоплательщики, как организации, так и индивидуальные предприниматели, обязаны в течение семи дней письменно сообщать в налоговый орган об открытии или закрытии счетов (пп. 1 п. 2 ст. 23 НК РФ). Форма сообщения и Порядок ее заполнения утверждены Приказом ФНС России от 09.06.2011 N ММВ-7-6/362@.

Также информацию об открытии счета в банке в течение семи дней следует представить в ПФР и ФСС, которые являются органами контроля за уплатой страховых взносов (пп. 1 п. 3 ст. 28 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ).

Если корпоративная карта выдана в дополнение к уже имеющемуся счету и при этом никакие новые счета в банке не открывались, то информацию ни налоговой инспекции, ни органам контроля за уплатой страховых взносов предоставлять не надо.

Обратите внимание! Согласно п. 1 ст. 118 НК РФ нарушение налогоплательщиком установленного срока предоставления налоговому органу информации об открытии или закрытии счета в каком-либо банке влечет взыскание штрафа в размере 5000 руб.

24.12.2004 № 266-П.

Чтобы сотрудники могли свободно оперировать корпоративными картами, компании необходимо:

Разработать положение о порядке использования корпоративных карт (ч. 1 ст. 8 ТК РФ);

Утвердить список должностей, трудовые обязанности которых предполагают использование корпоративных карт в компании (п. 1 ст. 847 ГК РФ, абз. 2 и 7 п. 1.12 Инструкции Банка России от 14.09.2006 № 28-И «Об открытии и закрытии банковских счетов, счетов по вкладам (депозитам)»;

Ознакомить с положением под роспись всех сотрудников, должности которых перечислены в списке (ч. 2 ст. 22 ТК РФ);

Организовать в компании учет приема и выдачи корпоративных банковских карт (ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», далее — Закон № 402-ФЗ, информация № ПЗ-10/2012 «О вступлении в силу с 1 января 2013 г. Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»);

Прописать в учетной способ учета подотчетных сумм на специальном счете (п. 7 ПБУ 1/2008).

Положение о порядке использования корпоративных карт

В статье будем исходить из того, что компания решила открыть отдельный специальный карточный счет.

Положение о порядке использования корпоративных карт является методическим руководством для всех сотрудников компании, которые по долгу службы так или иначе втянуты в этот процесс.

В положении об использовании корпоративных карт рекомендуем установить:

Перечень расходов и операций, которые могут быть совершены работником по корпоративной карте. Обратите внимание: перечень операций, которые разрешены в пределах Российской Федерации, отличается от перечня разрешенных за границей. Оба перечня показаны в таблице;

Лимиты по корпоративным картам. Они могут отличаться для разных должностей;

Срок, по истечении которого работник должен вернуть карту;

Порядок держателями карт по израсходованным суммам;

Срок, в течение которого работник должен представить в компанию авансовый отчет с приложением подтверждающих документов;

Примерный перечень документов, которые принимаются в качестве подтверждения произведенных расходов. Можно составить альбом их образцов и сделать его приложением к положению. Тогда работники будут иметь визуальное представление о том, какой документ требовать при оплате картой;

Требования по обеспечению защиты сведений о пинкоде;

Порядок действий при утрате карты;

Виды за нарушение порядка и порядок возмещения ущерба держателями карт.

Перечень операций по карте

Вид операции	Цель расходов	Территория
		РФ	за пределами РФ
Наличные, снятые в рублях с корпоративной карты		+	-
	Командировочные и расходы	+	-
Безналичный расчет в рублях корпоративной картой	Хозяйственная деятельность компании	+	-
		+	-
Наличные, снятые в с корпоративной карты	Хозяйственная деятельность компании	-	-
	Командировочные и представительские расходы	-	+
Безналичный расчет в валюте корпоративной картой	Хозяйственная деятельность компании	-	-
	Командировочные и представительские расходы	-	+

Альтернативой положению о порядке использования корпоративных карт может служить отдельный раздел об использовании корпоративных карт в другом локальном нормативном акте компании. Таким разделом, например, можно дополнить положение о порядке и размерах возмещения командировочных расходов, представления авансовых отчетов о командировочных и хозяйственных расходах работников компании. Оно показано ниже.

У кого есть право на использование корпоративных карт в компании

Использовать корпоративные карты имеют право те сотрудники, на которых эти карты оформлены. При оформлении корпоративных карт компания в банк подает утвержденный список сотрудников компании, имеющих право использовать карты.

Если руководитель компании решил, что удобнее использовать неименные корпоративные карты, он издает приказ об утверждении списка должностей, замещение которых дает право использовать неименные корпоративные карты для оплаты товаров и услуг от имени и в интересах компании. Образец приказа смотрите ниже.

Составляя список, имейте в виду, что он не может абсолютно дублировать штатное расписание. Нужно провести разумную выборку и не включать в него должности (профессии), выполнение служебных обязанностей по которым не предполагает оплату товаров и услуг от имени и в интересах компании.

Ознакомьте сотрудников с положением под роспись

Всех сотрудников, на которых выпущены именные карты и чьи должности перечислены в приказе, необходимо ознакомить под роспись с утвержденным положением о порядке использования корпоративных банковских карт или с тем локальным нормативным актом, в котором есть соответствующий раздел.

Факт ознакомления можно зафиксировать на последнем листе положения или в отдельном документе (например, в ведомости или журнале).

Хранение, выдача и возврат корпоративных карт

Чтобы исключить случаи утери корпоративных карт, а также нецелевое использование или хищение в компании должен быть налажен строгий контроль хранения и движения корпоративных карт.

Именные корпоративные банковские карты могут находиться на руках у держателей при условии соблюдения ими требований безопасности.

Как правило, неименные корпоративные карты выдают сотруднику для выполнения определенного задания — оплаты командировочных, представительских или других расходов.

Документальное оформление передачи карты сотруднику законодательством не регламентировано. Этот порядок лучше утвердить в положении о порядке использования корпоративных карт. Порядок может быть следующим:

Сотрудник пишет заявление на выдачу неименной корпоративной карты с обоснованием цели предполагаемого расходования денежных средств;

Руководитель визирует заявление работника и указывает лимит неименной карты. Образец оформления заявления приведен ниже.

Обратите внимание: никаких исключений для ситуации, когда подотчетным лицом является руководитель компании, в законодательстве не предусмотрено. Но компания вправе самостоятельно ранжировать по должностям условия использования корпоративных карт.

Корпоративные карты выдаются на срок, определенный положением. Выдать карту на более долгий срок, отличающийся от указанного в положении компании, можно на основании распоряжении руководителя компании.

Если сотрудник постоянно ездит в командировки, по отдельному распоряжению руководителя ему можно выдать корпоративную карту на более долгий срок.

В случае пропуска срока возврата неименной корпоративной карты лицо, уполномоченное контролировать их движение, должно сообщить об этом главному Затем принимается решение о блокировке карты или ином решении с виновным подотчетным лицом.

Журнал учета движения корпоративных карт

Дату, срок, цель выдачи корпоративной карты, ее номер, лимит, должность и фамилию работника фиксируют в журнале регистрации приема и выдачи карт (журнале движения корпоративных банковских карт).

Факты получения и возврата сотрудником корпоративной карты должны подтверждаться подписями в журнале подотчетного лица и работника бухгалтерии, который несет ответственность за их хранение.

Образец ведения журнала смотрите ниже.

Как отчитаться за потраченные деньги

Порядок отчета работников о расходовании денежных средств по корпоративной карте отдельным нормативным актом не установлен. Но компания может разработать его самостоятельно, опираясь на нормы, регулирующие порядок отчета о расходовании наличных подотчетных сумм.

Срок представления авансового отчета по использованию денежных средств с корпоративной банковской карты можно установить в положении о порядке использования корпоративных карт. Он может быть установлен в рабочих днях со дня истечения срока, отведенного на исполнение поручения или возвращения из командировки.

Можно использовать унифицированную форму авансового отчета № АО-1, утвержденную постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 № 55.

Также компания вправе разработать собственную учитывающую особенности, связанные с сочетанием расходования наличных и безналичных денежных средств (п. 4 ст. 9 Закона № 402-ФЗ).

Обратите внимание своих подотчетных лиц на одну особенность составления авансового отчета по расходованию денежных средств с корпоративной карты.

Квитанция, которую работник получает при снятии наличных в банкомате, сама по себе не может рассматриваться как документ, подтверждающий расходы работника.

К авансовому отчету должны быть обязательно приложены чеки (другие документы), свидетельствующие о целевом расходовании снятых с карты наличных. Остаток неиспользованных наличных, снятых с карты, работник должен внести в кассу компании. Авансовый отчет работника должен утвердить руководитель компании.