ความจำเป็นในการควบคุม เอกสารหลัก

การควบคุมเป็นหนึ่งใน ฟังก์ชั่นที่จำเป็นการจัดการที่นำมาใช้ในสนาม การบัญชี.

การควบคุมเอกสารหลักเป็นสิ่งจำเป็นด้วยเหตุผลวัตถุประสงค์ หน้าที่หลักคือการป้องกัน ข้อผิดพลาดทางบัญชีซึ่งอาจเกิดขึ้นได้จากหลายสาเหตุ เช่น จากความประมาทเลินเล่อ คุณสมบัติไม่เพียงพอของพนักงานบัญชี การทำงานหนักเกินไป อุปกรณ์คอมพิวเตอร์ทำงานผิดปกติ เป็นต้น

ข้อผิดพลาดอาจเกิดขึ้นในข้อความ เอกสารหลักหรือเป็นจำนวนเงินโดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อคำนวณผลรวมที่เกิดขึ้นเมื่อผ่านรายการเอกสารไปยังทะเบียนการบัญชี

หมายเหตุ 1

ตามระดับอิทธิพล ข้อผิดพลาดอาจเกิดขึ้นเฉพาะที่ นั่นคือ เกิดขึ้นในเอกสารเดียว และไม่ส่งผลกระทบต่อเอกสารอื่น ๆ (เช่น ข้อผิดพลาดในวันที่ของเอกสาร) และการขนส่ง นั่นคือ ทำให้เกิดข้อผิดพลาดโดยอัตโนมัติ เอกสารอื่นๆ (เช่น ข้อผิดพลาดเกี่ยวกับจำนวนเอกสาร)

เนื่องจากระบบการแก้ไขเอกสารทางบัญชีได้รับการควบคุมอย่างเข้มงวดและต้องมีส่วนร่วมของทุกคนที่ลงนามในเอกสารโดยมีข้อผิดพลาด (เป็นเงินสดและ เอกสารธนาคารไม่อนุญาตให้มีการแก้ไขเลย) บทบาทของการควบคุมเอกสารหลักมีความสำคัญอย่างยิ่ง

การควบคุมเบื้องต้น เอกสารทางบัญชีมีวัตถุประสงค์เพื่อให้มั่นใจว่ามีการควบคุมคุณภาพแบบครบวงจรสำหรับการสะท้อนของเอกสารหลักในบัญชีการบัญชีและยังใช้ฟังก์ชันในการตรวจสอบการดำเนินการตามขั้นตอนอย่างเต็มที่เพื่อแก้ไขหรือเปลี่ยนเอกสารที่กรอกผิดพลาดด้วยการแสดงความรับผิดชอบ

ขั้นตอนทั่วไปในการตรวจสอบเอกสารหลัก

เอกสารหลักที่ได้รับจากบริการบัญชีอาจมีการตรวจสอบ

ขั้นตอนการตรวจสอบเอกสารหลักสามารถแบ่งได้เป็น 3 ขั้นตอน คือ

ขั้นแรก. การตรวจสอบเอกสารหลักเกี่ยวกับคุณธรรม สาระสำคัญของขั้นตอนนี้คือการประเมินความถูกต้องตามกฎหมายของธุรกรรมทางธุรกิจที่สะท้อนอยู่ในเอกสารประกอบความเป็นไปได้ในการดำเนินการและความสัมพันธ์ของตัวบ่งชี้แต่ละรายการของเอกสารหลัก

ในกรณีที่เนื้อหาของเอกสารหลักขัดแย้งกับข้อกำหนดของกฎหมายหรือละเมิดขั้นตอนการยอมรับการจัดเก็บและการใช้รายการสินค้าคงคลัง เงินสดและทรัพย์สินอื่นๆ เอกสารดังกล่าวไม่รับเข้าบัญชี การตัดสินใจเกี่ยวกับเอกสารดังกล่าวจัดทำโดยนักบัญชีซึ่งแจ้งผู้จัดการเกี่ยวกับความผิดกฎหมายของธุรกรรมที่แสดงในเอกสารหลัก

แนวปฏิบัติทางบัญชีแสดงให้เห็นว่าความขัดแย้งมักเกิดขึ้นระหว่างผู้จัดการและหัวหน้าฝ่ายบัญชีในประเด็นการพิจารณาความถูกต้องตามกฎหมายของธุรกรรม ในกรณีนี้ขอแนะนำให้หัวหน้าฝ่ายบัญชีได้รับคำสั่งเป็นลายลักษณ์อักษรจากผู้จัดการโดยระบุว่าผู้จัดการเข้าใจถึงความรับผิดชอบที่ได้รับมอบหมายให้เขาในการบันทึกธุรกรรมในบัญชีการบัญชี

ขั้นตอนที่สอง ตรวจเอกสารหลักตามแบบฟอร์ม ในขั้นตอนนี้ จะมีการตรวจสอบรายละเอียดความพร้อม นอกจากนี้ การตรวจสอบยังเกี่ยวข้องกับการประเมินการใช้แบบฟอร์มเอกสารที่ถูกต้อง ตลอดจนความมีอยู่และความครบถ้วนของการกรอกรายละเอียดที่จำเป็น ซึ่งตามข้อกำหนด ได้แก่: กฎหมายของรัฐบาลกลาง“เกี่ยวกับการบัญชี” รวมถึง: ชื่อ, วันที่จัดทำ, ชื่อองค์กร, เนื้อหาของข้อเท็จจริง กิจกรรมทางเศรษฐกิจการวัดทางธรรมชาติหรือทางการเงินของข้อเท็จจริงนี้ ตำแหน่งและลายเซ็นของผู้รับผิดชอบในการจัดทำเอกสาร)

ขั้นตอนที่สาม การตรวจสอบเอกสารหลักอย่างครอบคลุมซึ่งรวมถึงเทคนิคดังต่อไปนี้:

• การจัดกลุ่มเอกสารหลัก - สาระสำคัญของขั้นตอนนี้คือการประเมินเนื้อหาของธุรกรรมและรวมเอกสารในกลุ่มเอกสารหลักที่มีเนื้อหาคล้ายกันซึ่งเป็นพื้นฐานสำหรับการก่อตัวของข้อมูลการบัญชีรวม
• การจัดเก็บภาษี - สาระสำคัญของขั้นตอนนี้คือตัวชี้วัดทางธรรมชาติและแรงงานถูกแปลเป็นต้นทุนมิเตอร์สากล ผลลัพธ์ทางภาษีกำหนดโดยการคูณ ตัวชี้วัดเชิงปริมาณและราคา (อัตรา) ต่อหน่วยจะแสดงโดยตรงในเอกสารหลัก
• การกำหนดบัญชี - สาระสำคัญของขั้นตอนนี้คือการป้อนการติดต่อสำหรับแต่ละรายการ การทำธุรกรรมทางธุรกิจสร้างโดยเอกสารหลัก

หมายเหตุ 2

หลังจากผ่านการตรวจสอบทุกขั้นตอนแล้ว ขอแนะนำให้ทำเครื่องหมายเอกสารหลักเพื่อป้องกันการนำกลับมาใช้ซ้ำ (วันที่เข้าสู่เอกสารอาจทำเครื่องหมายบนเอกสาร) ทะเบียนการบัญชีหรือแสตมป์ที่เกี่ยวข้อง)

เอกสารเงินสดจะมีเครื่องหมาย "ได้รับ" หรือ "ชำระเงินแล้ว" และวันที่

ประเภทของการควบคุมเอกสารหลัก

เอกสารหลักทางการบัญชีแสดงถึงกระแสข้อมูลที่มีข้อมูลเกี่ยวกับกิจกรรมทางการเงินและเศรษฐกิจ นิติบุคคลทางเศรษฐกิจส่งผลให้มีการใช้กันอย่างแพร่หลายในระบบการจัดการสำหรับการควบคุมเบื้องต้น ปัจจุบัน และภายหลัง

สาระสำคัญของการควบคุมประเภทนี้มีดังนี้:

• การควบคุมเบื้องต้นคือการควบคุมที่ฝ่ายบริหารขององค์กร (ผู้จัดการ หัวหน้าฝ่ายบัญชี หัวหน้าวิศวกร หัวหน้าคนงาน ฯลฯ) ใช้ในการลงนามในเอกสารหลัก เนื่องจากข้อเท็จจริงที่ว่าเมื่อลงนามในเอกสาร เจ้าหน้าที่เหล่านี้จะรับผิดชอบต่อการกระทำดังกล่าว ถ่าย;
• การควบคุมปัจจุบันคือการควบคุมที่ดำเนินการในเวลาที่มีการทำธุรกรรมทางธุรกิจ ตามกฎแล้วจะดำเนินการโดยผู้ดำเนินการตามคำสั่งที่มีอยู่ในเอกสารหรือโดยบุคคลที่รับผิดชอบในการประมวลผล เอกสารได้รับการตรวจสอบว่ามีรายละเอียดอยู่ในสาระสำคัญและหลังจากนั้นจึงดำเนินการและประมวลผลเท่านั้น
• การควบคุมที่ตามมาคือการควบคุมที่ดำเนินการผ่านการตรวจสอบเอกสาร การตรวจสอบเอกสารหลักหลังการประมวลผลเอกสาร รวมถึงในรูปแบบของการตรวจสอบการนับ ณ เวลาประมวลผลเอกสาร

บทความนี้จะครอบคลุมประเด็นหลักเกี่ยวกับการประมวลผล เอกสารทางบัญชี- เอกสารใดบ้างที่เป็นเอกสารหลัก ต้องดำเนินการอย่างไร และสิ่งที่จำเป็นสำหรับสิ่งนี้ - เพิ่มเติม

เรียนผู้อ่าน! บทความนี้พูดถึงวิธีแก้ปัญหาทั่วไป ปัญหาทางกฎหมายแต่แต่ละกรณีเป็นรายบุคคล หากท่านต้องการทราบวิธีการ แก้ไขปัญหาของคุณได้อย่างตรงจุด- ติดต่อที่ปรึกษา:

แอปพลิเคชันและการโทรได้รับการยอมรับตลอด 24 ชั่วโมงทุกวันและ 7 วันต่อสัปดาห์.

มันเร็วและ ฟรี!

เมื่อฝ่ายบัญชีได้รับเอกสารแล้วก็ต้องดำเนินการ จะต้องดำเนินการนี้ก่อนที่จะเพิ่มลงในใบแจ้งหนี้ จะทำอย่างไรเพื่อหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดใครทำเช่นนี้?

ไฮไลท์

ตามกฎหมายแล้ว การทำธุรกรรมทางธุรกิจใดๆ จะต้องแนบเอกสารมาด้วย การบัญชีจะต้องได้รับการดูแลในองค์กรตั้งแต่วินาทีที่ลงทะเบียน

จากการบัญชีมีการเตรียมการรายงานสำหรับ สำนักงานภาษีและบริการอื่นๆ ธุรกรรมทางธุรกิจจะต้องสะท้อนให้เห็นในทะเบียนการบัญชี

เอกสารหลักสามารถวาดลงบนกระดาษหรือสื่อในเครื่องจักรได้ กรณีที่ 2 ฝ่ายบริหารขององค์กรจะต้องจัดทำสำเนากระดาษให้กับผู้เข้าร่วมปฏิบัติการรายอื่น

ในขณะที่ทำงานกับเอกสารหลัก (PD) อาจมีข้อผิดพลาดเกิดขึ้น ตัวอย่างเช่น:

• ใช้แบบฟอร์มที่ไม่ได้รับการอนุมัติตามคำสั่ง
• ไม่มีรายละเอียดในเอกสาร
• ไม่มีบุคคลที่มีสิทธิลงนาม PD;
• เอกสารเงินสดมีการแก้ไข;
• การบันทึกทำด้วยดินสอ
• คอลัมน์อิสระไม่มีเส้นประ
• ไม่มีแสตมป์

เมื่อได้รับข้อมูลทางบัญชีจะเกิดสิ่งต่อไปนี้:

1. งานเบื้องต้นก่อนจัดทำเอกสาร
2. ทะเบียน พี.ดี.
3. คำกล่าวของพวกเขา
4. การประมวลผลข้อมูลปฐมภูมิ

เอกสารหลักจะแสดง:

• ชื่อองค์กร
• ที่อยู่ตามกฎหมาย (ที่ตั้ง);
• หมายเลขบัญชีและข้อมูลอื่นๆ

ความต้องการ:

วันที่ในเอกสารหลักเป็นวันเดียวกับวันที่ทำธุรกรรม อาจเป็นครั้งเดียวหรือสะสมก็ได้

เอกสารหลักแบบครั้งเดียว (การคำนวณการชำระเงิน) จะใช้เพียงครั้งเดียวเพื่อยืนยันการดำเนินการหลังจากนั้นจะถูกส่งไปยังแผนกบัญชี

ยอดสะสม (การ์ด คำสั่งซื้อ) จะใช้เป็นเวลาหนึ่งเดือนหรือไตรมาสหากมีการดำเนินการซ้ำ หลังจากยอมรับเอกสารแล้ว ข้อมูลจากนั้นจะถูกโอนไปยังทะเบียน

หากเอกสารสูญหายไม่ว่าด้วยเหตุผลใดก็ตาม คุณต้อง:

หากไม่สามารถกู้คืนเอกสารได้ก็ไม่จำเป็นต้องแจ้งสำนักงานสรรพากรเกี่ยวกับเรื่องนี้ ไม่ว่าในกรณีใดไม่สามารถหลีกเลี่ยงการปรับได้

ผู้เสียภาษีมีหลายทางเลือก:

• กู้คืนเอกสารอย่างน้อยบางส่วน
• ทำรายการแก้ไขใน;
• ในระหว่าง การตรวจสอบภาษีให้โอกาสผู้ตรวจสอบในการกำหนดจำนวนเงินที่จะต้องชำระให้กับงบประมาณของรัฐ

เพื่อรักษารายการเอกสารอย่างถูกต้องจึงมี . กำหนดระยะเวลาการเคลื่อนย้ายและขั้นตอนการโอนเอกสาร

นักบัญชีมีสิทธิ์ทำสำเนาเอกสาร แต่ต่อหน้าตัวแทนของหน่วยงานด้านภาษีเท่านั้น ในการทำเช่นนี้คุณต้องให้เหตุผลแก่พวกเขา

มีเพียงเจ้าหน้าที่เท่านั้นที่ได้รับอนุญาตให้ยึดเอกสารหลักได้ บริการด้านภาษี- จะต้องดำเนินการต่อหน้าหน่วยงานกำกับดูแลของสถาบัน

คำจำกัดความ

การบัญชีเบื้องต้น	ระยะเริ่มแรกของการรับรู้การลงทะเบียนธุรกรรมที่แสดงถึงการดำเนินการที่เกิดขึ้นในบริษัท
เอกสารหลัก	เอกสารที่มีข้อมูลเกี่ยวกับธุรกรรมทางธุรกิจที่ดำเนินการในองค์กร เอกสารนี้ยืนยันการใช้งาน
การทำธุรกรรมทางธุรกิจ	เหตุการณ์บนพื้นฐานของการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นในโครงสร้างสินทรัพย์และทุนขององค์กร
การประมวลผลเอกสารทางบัญชีหลัก	เป็นการตรวจสอบเอกสารการจัดรูปแบบ การกรอกรายละเอียด และข้อมูลอื่นๆ ให้ถูกต้อง
ทะเบียนบัญชี	กระดาษแผ่นพิเศษที่จำเป็นสำหรับการบันทึกและประมวลผลข้อมูลและบันทึกข้อมูล ข้อมูลในทะเบียนเป็นความลับทางการค้า
เอกสารภายนอก	ผู้ที่มาจากสถาบันอื่น เช่น จากธนาคาร บริการด้านภาษี เหล่านี้คือการชำระเงินใบเรียกเก็บเงิน
ภายในประเทศ	ออกที่สถานประกอบการ

เอกสารหลักประกอบด้วยอะไรบ้าง?

เอกสารหลักแบ่งออกเป็นหลายประเภท - เอกสารองค์กรและธุรการ เอกสารประกอบ และเอกสารทางบัญชี

เอกสารดังกล่าวสะท้อนถึงความเป็นจริงของการดำเนินงาน ข้อมูลที่มีอยู่จะถูกป้อนลงในทะเบียน เอกสารบางอย่างอาจเป็นได้ทั้งอนุญาตและยกเว้นโทษ

เอกสารที่มาถึงนักบัญชีได้รับการตรวจสอบ:

เอกสารหลักจะต้องระบุ:

• ชื่อของเอกสารและวันที่จัดทำ
• ชื่อของสถาบันในนามของเอกสารที่จัดทำขึ้น
• เนื้อหาของธุรกรรมทางธุรกิจ
• รายชื่อผู้รับผิดชอบการปฏิบัติงาน
• ลายเซ็น

มาตรฐานปัจจุบัน

ตาม “การบัญชี” เอกสารหลักจะต้องเก็บไว้เป็นระยะเวลาอย่างน้อย 5 ปี

ในกรณีที่ปฏิเสธที่จะเก็บรักษาบันทึกทางบัญชี อาจมีความผิดทางอาญาหรือทางปกครอง

สหพันธรัฐรัสเซียระบุว่าสำหรับการละเมิดการบัญชีรายได้และค่าใช้จ่ายจะมีการเรียกเก็บค่าปรับ 5,000 รูเบิล

ไม่อนุญาตให้แก้ไขข้อผิดพลาดในเอกสารทางบัญชีหลัก

เอกสารทางบัญชีหลักได้รับการประมวลผลที่องค์กรอย่างไร

การรวบรวมและการประมวลผล – ขั้นตอนบังคับก่อนที่จะใช้เอกสาร เอกสารที่ฝ่ายบัญชีได้รับจะต้องได้รับการตรวจสอบอย่างรอบคอบ

หากรวบรวมไม่ถูกต้องหรือไม่สมบูรณ์ จะถูกส่งคืนเพื่อแก้ไขและแก้ไขข้อผิดพลาด

หากตรวจพบข้อผิดพลาดในรายละเอียดหรือปลอมแปลงเอกสารจะไม่ส่งให้แต่คงอยู่ที่ฝ่ายบัญชีเพื่อนำผู้กระทำผิดมาดำเนินคดี

จากการตรวจสอบอาจตรวจพบข้อผิดพลาดได้ พวกเขาสามารถแบ่งออกเป็นประเภทดังต่อไปนี้:

ข้อผิดพลาดในเอกสารหลักไม่เป็นที่ยอมรับ หากเกิดขึ้นต้องแก้ไขดังนี้

ใครเป็นผู้รับผิดชอบ?

เอกสารทั้งหมดที่ได้รับจากองค์กรจะถูกส่งไปยังแผนกจัดการบันทึกทันที พนักงานของแผนกนี้หรือเลขานุการของสถาบันสามารถดำเนินการได้

ความรับผิดชอบต่อเนื้อหาของข้อมูลที่ส่งนั้นขึ้นอยู่กับบุคคลที่จัดเตรียมเอกสารสำหรับการส่งเช่นเดียวกับผู้จัดการขององค์กร

หัวหน้าองค์กรมีสิทธิลงนามในเอกสารหลักและ หัวหน้าฝ่ายบัญชี- อนุญาตให้บุคคลอื่นลงนามได้ แต่ต้องได้รับอนุมัติจากหัวหน้าองค์กร

เทคโนโลยีการรับเอกสารเข้า

การรับและการประมวลผลเอกสารขาเข้าเบื้องต้นดำเนินการโดยผู้ช่วยเลขานุการหรือพนักงานออฟฟิศ

เอกสารที่ได้รับต้องผ่านหลายขั้นตอน:

• การประมวลผลหลัก
• ทบทวนเบื้องต้น.
• การลงทะเบียน
• การทบทวนการจัดการ
• ส่งไปดำเนินการ.
• การควบคุมของเขา
• กระบวนการดำเนินการนั้นเอง
• การยื่นเอกสาร.

ก่อนอื่นคุณต้องตรวจสอบว่าเอกสารดังกล่าวเป็นเอกสารทางบัญชีหรือไม่ สิ่งเหล่านี้ไม่รวมถึงร่าง บันทึกย่อ และคลิปจากหนังสือพิมพ์

เอกสารจะต้องมีรายละเอียดขององค์กรหรือพนักงานเฉพาะ หากใช้ไม่ได้กับองค์กรก็จะต้องส่งคืน

รายละเอียดจะต้องได้รับการตรวจสอบและไม่ควรมีข้อผิดพลาด นอกจากนี้ยังจำเป็นต้องตรวจสอบระยะเวลาของเอกสาร - ไตรมาส, หนึ่งปีหรือหนึ่งเดือน นี่เป็นสิ่งจำเป็นเพื่อพิจารณาว่าจะลงทะเบียนเอกสารหรือไม่

การทบทวนเบื้องต้น

เมื่อได้รับเอกสารคุณต้องตรวจสอบว่ามีการจัดส่งจดหมายอย่างถูกต้องหรือไม่ หากที่อยู่ที่ระบุไม่ถูกต้องจะต้องส่งต่อเอกสารไปยังตำแหน่งที่ถูกต้อง

ซองจดหมายถูกเปิดและประเมินสภาพของเอกสาร เช่น มีความเสียหายต่อข้อความหรือมีเอกสารแนบอยู่หรือไม่ หากซองจดหมายถูกทำเครื่องหมายเป็น "ส่วนตัว" จะไม่สามารถเปิดได้

หลังจากนี้ซองจดหมายจะต้องถูกทำลาย แต่หากประทับตราแสดงวันที่ส่งหรือรับก็ให้วางซองจดหมายไว้ข้างเอกสาร

หากตรวจพบความเสียหายจำเป็นต้องจัดทำรายงานโดยส่งสำเนาหนึ่งชุดไปยังผู้รับ

หากมีการลงทะเบียนจดหมายก็จำเป็น หากมีข้อความว่า "ด่วน" คุณจะต้องใส่วันที่และเวลารับ

จำเป็นต้องมีการทบทวนเบื้องต้นเพื่อจัดหมวดหมู่เอกสารให้เป็นสิ่งที่ควรได้รับการตรวจสอบโดยหน่วยงานกำกับดูแลขององค์กร เป้าหมายคือทำให้งานง่ายขึ้นและเร่งการไหลของเอกสาร

กระบวนการประมวลผลคืออะไร?

หลังจากการตรวจสอบแล้ว เอกสารต่างๆ จะถูกดำเนินการ ประกอบด้วยขั้นตอนต่อไปนี้: การเก็บภาษี การจัดกลุ่ม การกำหนดบัญชี การยกเลิก การจัดเก็บภาษีดำเนินการเพื่อวัตถุประสงค์ในการประเมินการดำเนินงานที่บันทึกไว้ในเอกสาร

มีการระบุราคาและจำนวน นี่คือการแปลตัวบ่งชี้ทางธรรมชาติให้เป็นตัวบ่งชี้ทั่วไป เช่น เอกสารระบุชั่วโมงและวันทำงาน ปริมาณจะคูณด้วยต้นทุนต่อหน่วยเวลา

การจัดกลุ่ม – การเลือกเอกสารโดย สัญญาณบางอย่าง- เช่น เงินสด การชำระหนี้ ขั้นตอนนี้จะทำให้การเก็บบันทึกรวดเร็วและง่ายขึ้น

การกำหนดบัญชีเป็นการบ่งชี้หมายเลขบัญชีทางบัญชีนั่นคือการกำหนดเดบิตและเครดิต การยกเลิก – การติดเครื่องหมายหรือประทับตรา "ชำระเงิน"

ใช้เพื่อป้องกันการใช้เอกสารซ้ำเข้าองค์กร เอกสารสามารถเข้าหรือออกได้

การประมวลผลขาเข้าประกอบด้วย:

• ตรวจสอบความถูกต้องของการจัดส่ง
• ความสมบูรณ์ของเอกสารที่แนบมา
• สภาพร่างกายของพวกเขา
• สร้างข้อเท็จจริงของการรับ;
• การเตรียมการดำเนินการด้านเอกสาร
• การส่งผ่านไปยังผู้รับ

เอกสารขาออกจะถูกส่งไปยังสถาบันต่างๆ สามารถส่งบันทึก รายงาน จดหมาย และอื่นๆ อีกมากมายได้

การประมวลผลเอกสารขาออกรวมถึง:

• ร่าง;
• การเตรียมโครงการ
• การประสานงานกับฝ่ายบริหาร
• ความมั่นใจ;
• กำลังส่ง

หลังจากดำเนินการเสร็จสิ้นแล้ว เอกสารจะถูกยื่นและส่งไปยังไฟล์เก็บถาวรเพื่อจัดเก็บ

ดังนั้นจึงจำเป็นต้องมีการตรวจสอบและประมวลผลเอกสารทางบัญชีหลัก สิ่งนี้ใช้กับคำสั่ง คำแนะนำ การแจ้งเตือนต่าง ๆ การกระทำ

หลังจากประมวลผลแล้วจะต้องยื่นเอกสารและส่งไปยังที่เก็บถาวร ตามกฎหมายแล้วเอกสารหลักจะถูกเก็บไว้เป็นเวลาอย่างน้อย 5 ปี

ความสนใจ!

• เนื่องจาก การเปลี่ยนแปลงบ่อยครั้งในทางกฎหมาย บางครั้งข้อมูลจะล้าสมัยเร็วกว่าที่เราจะอัปเดตบนเว็บไซต์ได้
• ทุกกรณีเป็นเรื่องส่วนตัวและขึ้นอยู่กับหลายปัจจัย ข้อมูลพื้นฐานไม่ได้รับประกันวิธีแก้ปัญหาเฉพาะของคุณ

ตรวจสอบการมีอยู่ของรายละเอียดที่จำเป็นในเอกสารทางบัญชีหลัก

รายการรายละเอียดบังคับที่เอกสารหลักต้องมีนั้นจัดทำขึ้นโดยวรรค 2 ของมาตรา 9 ของกฎหมาย "เกี่ยวกับการบัญชี":

• · ชื่อของเอกสาร (แบบฟอร์ม);
• · วันที่จัดทำเอกสาร
• · ชื่อขององค์กรในนามของเอกสารที่จัดทำขึ้น
• · เนื้อหาของธุรกรรมทางธุรกิจ
• ·เมตรของการทำธุรกรรมทางธุรกิจ (ทางกายภาพและ (หรือ) ในแง่การเงินและแสดงหน่วยวัด)
• · ชื่อตำแหน่งพนักงานที่รับผิดชอบในการทำธุรกรรมทางธุรกิจและความถูกต้องของการดำเนินการ
• · ลายเซ็นส่วนตัวของพนักงานเหล่านี้ นอกจากลายเซ็นของบุคคลเหล่านี้แล้ว ยังจำเป็นต้องระบุนามสกุลและชื่อย่อหรือรายละเอียดอื่น ๆ ที่จะช่วยระบุตัวตนได้

โปรดทราบว่าในแบบฟอร์มมาตรฐานที่ได้รับอนุมัติอย่างเป็นทางการเราได้ให้รายละเอียดที่จำเป็นทั้งหมดไว้แล้ว

จัดทำเอกสารทางบัญชีหลักเพื่อโอนไปยังคลังบัญชีถาวรปัจจุบัน

การจัดเก็บเอกสารทางบัญชีหลัก

การจัดเก็บเอกสารทางบัญชีหลัก งบการเงิน ทะเบียนการบัญชีก่อนโอนไปยังที่เก็บถาวรขององค์กรนั้นมั่นใจได้ในแผนกบัญชีในห้องที่ปิดจากบุคคลภายนอกหรือในตู้ที่ล็อค

หัวหน้าฝ่ายบัญชีเป็นผู้กำหนด ผู้รับผิดชอบซึ่งมีหน้าที่รับผิดชอบด้านความปลอดภัยของเอกสารที่โอนไปจัดเก็บ ทางที่ดีควรแต่งตั้งผู้รับผิดชอบตามคำสั่งของผู้จัดการ

ระยะเวลาการจัดเก็บไฟล์ถูกกำหนดตามรายการเอกสารการจัดการ แต่ต้องไม่น้อยกว่า 5 ปี

ผังการทำงานของบัญชี ซอฟต์แวร์, เอกสารเกี่ยวกับ นโยบายการบัญชีถูกเก็บไว้ที่สถานประกอบการเป็นเวลาอย่างน้อย 5 ปี โดยเริ่มตั้งแต่ปีถัดไปที่ใช้รายงานครั้งล่าสุด

แบบฟอร์มการรายงานที่เข้มงวด (สมุดเช็คเงินสด แบบฟอร์มสมุดงาน ฯลฯ) จะต้องเก็บไว้ในตู้โลหะที่ปลอดภัยหรือล็อคไว้

เอกสารการบัญชีหลักปัจจุบันที่เกี่ยวข้องกับการลงทะเบียนการบัญชีเฉพาะจะถูกเย็บเข้าด้วยกันตามลำดับเวลาเป็นไฟล์ปกแข็งและมาพร้อมกับใบรับรองสำหรับการเก็บถาวร

ใบแจ้งยอดธนาคารและเอกสารแนบ รวมถึงเอกสารเงินสด (ใบเสร็จรับเงินและ คำสั่งค่าใช้จ่าย, รายงานของแคชเชียร์) จะถูกจัดเรียงตามลำดับเวลาและเย็บเข้าด้วยกัน

เอกสารบางประเภท เช่น ใบสั่งงาน สามารถจัดเก็บได้โดยไม่ต้องเข้าเล่ม แต่ต้องเก็บไว้ในโฟลเดอร์เพื่อหลีกเลี่ยงการสูญหาย

การโอนเอกสารทางบัญชีไปยังที่เก็บถาวร

ความปลอดภัยของเอกสารการบัญชีหลัก งบการเงิน ทะเบียนการบัญชีและการโอนเพื่อจัดเก็บไปยังที่เก็บถาวรขององค์กรนั้นรับประกันโดยหัวหน้าฝ่ายบัญชี

การโอนเอกสารทางบัญชีหลักไปยังที่เก็บถาวรขององค์กรเพื่อการจัดเก็บนั้นดำเนินการตามสินค้าคงคลังซึ่งได้รับการตกลงโดยคณะกรรมการผู้เชี่ยวชาญพิเศษและได้รับอนุมัติจากผู้อำนวยการ (ผู้จัดการ) ขององค์กร

สินค้าคงคลังของคดีประกอบด้วยข้อมูลเกี่ยวกับชื่อ หมายเลขระบบ ปริมาณ และระยะเวลาการเก็บรักษาของคดี

สินค้าคงคลังของกล่องจัดเก็บถาวรแตกต่างจากสินค้าคงคลังของกล่องจัดเก็บชั่วคราวตรงที่ไม่มีข้อมูลเกี่ยวกับระยะเวลาการจัดเก็บ เนื่องจากมีการใช้เอกสารเพียงเล็กน้อย จึงสามารถจัดทำสินค้าคงคลังได้ภายในเวลาหลายปี

กรณีที่เตรียมไว้สำหรับการถ่ายโอนไปยังไฟล์เก็บถาวรจะต้องวางในปกแข็งและเย็บด้วย 4 รู ลวดเย็บกระดาษและคลิปหนีบกระดาษที่เป็นโลหะทั้งหมดจะถูกเอาออก หน้าต่างๆ จะมีหมายเลขเป็นเลขอารบิค และมีแผ่นสำหรับบันทึกการรับประกันติดอยู่ที่ส่วนท้าย หมายเหตุการรับรองประกอบด้วยข้อมูลเกี่ยวกับ:

• · ตัวอักษร (2a, 2b) และหายไป หมายเลขแผ่นงาน,
• · จำนวนแผ่นงานที่มีเอกสารวางอยู่
• · จำนวนแผ่นทั้งหมดในกล่อง

บนปกแต่ละคดีเขียนชื่อองค์กร หมายเลขและชื่อคดี วันที่เริ่มคดีและ เอกสารสุดท้ายในกรณีจำนวนแผ่นในกรณีและระยะเวลาการเก็บรักษา

การรับรองความปลอดภัยของเอกสารถือเป็นความรับผิดชอบขององค์กรเพราะว่า บางกรณี (งบค้างจ่าย ค่าจ้างฯลฯ) มี เงื่อนไขระยะยาวการจัดเก็บและการพกพา ข้อมูลสำคัญซึ่งอาจได้รับการร้องขอจากลูกจ้างเอง สำนักงานสรรพากร หรือ กองทุนบำเหน็จบำนาญ- จึงมอบความไว้วางใจให้งานสร้างและโอนไฟล์เพื่อจัดเก็บตลอดจนรับประกันความปลอดภัยของเอกสารให้กับผู้เชี่ยวชาญที่มีคุณสมบัติและมีประสบการณ์

เอกสารหลักในการบัญชี

ยินดีต้อนรับผู้อ่านที่รักเข้าสู่บล็อกของฉัน!

ปกติแล้วฉันจะดูอีเมลที่ทำงานทุกวัน แต่สัปดาห์นี้มันไม่ได้ผลและมีจดหมายสะสมมากมาย วันนี้ฉันตัดสินใจดูหัวข้อนี้ บทความใหม่มาด้วยตัวเอง เราจะพูดถึงเอกสารหลักเพราะนี่คือพื้นฐานของการลงทะเบียนและ ส่วนสำคัญงานบัญชี

ในระหว่างที่ฉันเรียน หัวข้อนี้ไม่ใช่หัวข้อที่สำคัญที่สุด และเป็นเรื่องยากที่จะเชี่ยวชาญในทางทฤษฎี แต่เมื่อฉันเริ่มทำงาน ฉันต้องชดเชยเวลาที่เสียไป เรามาดูความแตกต่างทั้งหมดล่วงหน้าเพื่อหลีกเลี่ยงความยากลำบากในอนาคต ในหัวข้อที่แล้วเราพูดคุยกัน ทะเบียนการบัญชีฉันรู้ว่าซับซ้อนนิดหน่อย แต่หลังจากบทความของวันนี้มันจะง่ายขึ้นนิดหน่อย

เพื่อควบคุมทิศทางของเอกสารหลักอย่างมั่นใจ เราจะพิจารณา:

• แนวคิดและวัตถุประสงค์ของเอกสารหลักขององค์กร
• อนุญาตให้ใช้รายละเอียดบังคับและการเปลี่ยนแปลงเอกสารหลักได้
• กลุ่ม ประเภท ระดับรายละเอียด และการแก้ไขเอกสารที่เป็นไปได้
• ความถูกต้องและระยะเวลาการเก็บรักษาของเอกสารหลัก

เป้าหมายหลักคือการเรียนรู้ที่จะแยกแยะเอกสารหลักจากเอกสารอื่นๆ ที่มีความสำคัญเท่าเทียมกัน เพื่อจดจำรายละเอียดและประเภทเอกสารเหล่านั้น ฉันสัญญาว่ามันจะน่าสนใจ มาเริ่มกันเลย!

วิธีทำงานอย่างถูกต้องกับเอกสารทางบัญชีหลัก

สำหรับผู้เริ่มต้น นักบัญชีที่ไม่มีประสบการณ์ และผู้ประกอบการ ฉันต้องการอธิบายหลักการทำงานกับเอกสารทางบัญชีเบื้องต้น

เอกสารที่คุณจะใช้งานแบ่งออกเป็นสองกลุ่ม:

• ได้รับจากใครบางคน
• มาจากคุณ.

จะทำงานกับเอกสารขาเข้าได้อย่างไร?

1. พิจารณาว่าเอกสารนี้เป็นเอกสารทางบัญชีหรือไม่

เอกสารที่ยอมรับสำหรับการบัญชีจะต้องมีข้อมูลที่จำเป็นสำหรับการสะท้อนในการบัญชี เช่น มีข้อมูลเกี่ยวกับเหตุการณ์ทางธุรกิจที่เสร็จสมบูรณ์

ตัวอย่างเช่นใบเสร็จรับเงิน "พูด" เกี่ยวกับการจ่ายเงินให้ใครบางคน (ค่าใช้จ่าย) ใบแจ้งหนี้ - เกี่ยวกับการเคลื่อนย้ายสินค้าและวัสดุ (ใบเสร็จรับเงินค่าใช้จ่าย) ฯลฯ แต่ตัวอย่างเช่นใบสมัครของพนักงานที่มีการร้องขอ การล่วงหน้าโดยไม่มีวีซ่าผู้จัดการไม่สามารถรับเข้าทำงานได้

หมายเหตุ ร่าง บทความจากหนังสือพิมพ์ ฯลฯ ใดๆ จะไม่ใช่เอกสารทางบัญชี เช่นเดียวกับเอกสารที่จัดทำขึ้นโดยฝ่าฝืนกฎที่กำหนดไว้สำหรับพวกเขา

2. พิจารณาว่า: เอกสารนี้ใช้กับองค์กรของคุณหรือไม่?

พูดง่ายๆ ก็คือเอกสารจะต้องเกี่ยวข้องกับองค์กรนี้ เช่น ต้องมีรายละเอียดขององค์กรของคุณ หรือจะต้องออกให้กับพนักงานของคุณ

มันเกิดขึ้นอย่างนั้น เหตุผลต่างๆพวกเขานำเอกสารที่ไม่เกี่ยวข้องกับองค์กรนี้มาให้คุณ นี่อาจเป็นเพียงความผิดพลาด หรืออาจเป็นได้ว่าพนักงานพยายามตัดจำนวนเงินที่ต้องรับผิดชอบออกอย่างมีสติ

อาจเป็นไปได้ว่าจงใจเขียนเอกสารสำหรับการซื้อสินค้าและวัสดุ (งานบริการ) องค์กรนี้เพื่อรับเงินเพิ่มเพื่อนำไปลดหย่อนภาษี

หากความแตกต่างระหว่างประเภทกิจกรรมของคุณกับสาระสำคัญของเอกสารนั้นโดดเด่น จะเป็นการดีกว่าที่จะไม่คำนึงถึงเอกสารนี้

อีกประเด็นหนึ่ง - บางทีคู่สัญญาอาจไม่มีเหตุผลที่จะออกเอกสารนี้ให้กับคุณ เช่น คุณไม่มีความสัมพันธ์ตามสัญญากับพวกเขา

ตัวอย่างเช่น บริษัทจัดหาพลังงานส่งใบเรียกเก็บเงินถึงคุณโดยไม่เข้าใจว่าค่าไฟฟ้าที่คุณใช้นั้นจ่ายโดยองค์กรอื่น เช่น เจ้าของบ้าน

3. ตรวจสอบรายละเอียด

คู่สัญญามีหน้าที่รับผิดชอบในความถูกต้องของรายละเอียด ในปัจจุบัน องค์กรหลายแห่งใช้โปรแกรมคอมพิวเตอร์ ดังนั้นตามกฎแล้ว อย่าทำผิดพลาดในรายละเอียดแม้ว่าจะเกิดเหตุการณ์เช่นนี้ขึ้นก็ตาม แต่คุณควรตรวจสอบรายละเอียดของคุณอีกครั้ง เพราะมักจะมีข้อผิดพลาด

ควรพูดแยกกันเกี่ยวกับเอกสารที่เขียนด้วยลายมือ - นอกเหนือจากข้อเท็จจริงที่ว่ามีข้อผิดพลาดในเอกสารเหล่านั้นแล้ว เอกสารดังกล่าวยังเป็นของปลอมด้วย เช่น เขียนในนามขององค์กรที่ไม่มีอยู่จริง

สามารถตรวจสอบซ้ำได้ว่าวิสาหกิจดังกล่าวมีอยู่หรือไม่สามารถตรวจสอบซ้ำได้ผ่านทะเบียนผู้เสียภาษีบนเว็บไซต์ของคณะกรรมการภาษีแห่งสาธารณรัฐคาซัคสถาน

ลายเซ็นในเอกสารต้องเป็นของแท้ กล่าวคือ บุคคลเหล่านั้นที่ตนอยู่ด้วย และบุคคลเหล่านี้ต้องมีสิทธิ์ลงนามในเอกสารดังกล่าว ไม่อนุญาตให้ใช้ลายเซ็นโทรสารในเอกสาร

อาจมีตราประทับหลายอันในองค์กรเดียว ตรวจสอบว่าแสตมป์เปิดอยู่หรือไม่ เอกสารนี้- ตัวอย่างเช่น ใบแจ้งหนี้ไม่ควรมีตราประทับว่า "ทรัพยากรบุคคล"

นอกจากนี้ยังเกิดขึ้นว่ามีการออกเอกสารให้กับองค์กรที่มีชื่อคล้ายกันโดยไม่ตั้งใจ ในกรณีดังกล่าวทั้งหมด คุณต้องติดต่อองค์กรนี้และขอให้ทำเอกสารใหม่

4. เหตุการณ์ดังกล่าวสะท้อนให้เห็นในเอกสารที่เกิดขึ้นจริงหรือไม่?

บางทีซัพพลายเออร์อาจไม่ได้จัดหาสินค้าและวัสดุเหล่านี้ให้กับคุณหรือไม่ได้ให้บริการเหล่านี้แก่คุณ หรือคู่สัญญาอาจออกใบแจ้งหนี้สำหรับปริมาณ ราคา และจำนวนเงินที่ต้องการมากขึ้น

ตัวอย่างเช่น สินค้าที่ระบุในใบแจ้งหนี้ไม่ได้ถูกส่งไปยังคลังสินค้าของคุณ ผู้เชี่ยวชาญของคุณจะต้องยอมรับ (ยืนยัน) เอกสารนี้ ในตัวอย่างนี้ ผู้จัดการคลังสินค้าต้องยืนยันสิ่งนี้ด้วยลายเซ็นของเขาเมื่อได้รับสินค้า

และราคา ปริมาณ และเงื่อนไขการซื้อจะต้องเปรียบเทียบกับเงื่อนไขในสัญญา สิ่งนี้จะต้องได้รับการยืนยันจากนักเศรษฐศาสตร์ - นักการตลาดหรือซัพพลายเออร์

5. กำหนดว่าเอกสารเป็นของช่วงใด

ระยะเวลาอาจเป็น:

• เดือนปัจจุบัน
• ไตรมาสปัจจุบัน
• ปีปัจจุบัน
• เมื่อเดือนที่แล้ว
• ไตรมาสที่แล้ว
• ปีที่แล้ว

สิ่งนี้กำหนดว่าจำเป็นต้องยอมรับเอกสารนี้สำหรับการบัญชีหรือไม่ ใช่ มันเกิดขึ้นเช่นกัน ตัวอย่างเช่น พวกเขานำใบแจ้งหนี้สำหรับงวดที่ผ่านมา - ขึ้นอยู่กับดุลยพินิจของคุณว่าจะยอมรับเพื่อการบัญชีหรือไม่

โดยทั่วไป แน่นอนว่า คุณต้องยอมรับเอกสารสำหรับการบัญชี แต่ถ้าคุณยอมรับ จะทำให้จำเป็นต้องปรับรายงาน รวมถึงรายงานภาษีด้วย

อย่างไรก็ตามหากงวดที่ผ่านมารายงาน ปีปัจจุบัน (ไตรมาสที่แล้วเดือนที่แล้ว) แก้ไขได้ไม่ยาก แต่รายงานของปีที่แล้วแก้ไขได้ยากมาก ทางเลือกเป็นของคุณ

บางทีคุณอาจมี (มี) เอกสารนี้แล้ว ไม่ว่าจะเป็นสำเนา (สำเนา) หรือเอกสารนี้ถูกพรากไปจากคุณเพื่ออะไรบางอย่างและตอนนี้ได้ถูกส่งคืนแล้ว ระวังอย่าโพสต์เอกสารเดียวกันสองครั้ง สิ่งนี้จะสร้างมูลค่าการซื้อขายสองเท่า กล่าวคือ จะเพิ่มจำนวนที่แน่นอนอย่างไม่สมเหตุสมผล

6. กำหนดว่าเอกสารเป็นของส่วนใดของการบัญชี

ส่วนการบัญชี:

1. เครื่องบันทึกเงินสด,
2. ธนาคาร,
3. วัสดุ,
4. สินค้า,
5. สินทรัพย์ถาวร
6. บุคคลที่รับผิดชอบ
7. ซัพพลายเออร์,
8. ผู้ซื้อ เป็นต้น

วิธีทำงานกับเอกสารขาเข้า

มีระเบียบการจัดทำเอกสารตามมาตราการบัญชี คุณสามารถอ่านสิ่งนี้ได้ในตำราการบัญชีทุกเล่ม ตัวอย่างเช่น ใบแจ้งยอดธนาคารเป็นเอกสารในส่วน "ธนาคาร" ทะเบียนที่คุณจะยื่นเอกสารนี้เรียกอีกอย่างว่า

มันง่ายมาก แต่ด้วยเอกสารที่เกี่ยวข้องกับการรับสินค้าและวัสดุทำให้สถานการณ์มีความซับซ้อนมากขึ้น

พิจารณาว่าสินค้าคงคลังที่ได้รับสำหรับบริษัทของคุณคืออะไร: วัสดุ ผลิตภัณฑ์ สินทรัพย์ถาวร สินทรัพย์ไม่มีตัวตนหรือบริการ/งาน (และสิ่งนี้ก็เกิดขึ้นด้วย)?

วัสดุ- นี่คือสิ่งที่ใช้ในการทำงานและในเวลาเดียวกันก็ถูกใช้ไปนั่นคือ สิ้นสุด ตัวอย่างเช่น นี่คือกระดาษ น้ำมันเบนซิน ซีเมนต์ ฯลฯ วัสดุเปลี่ยนรูปร่าง: เป็นซีเมนต์ - กลายเป็นผลิตภัณฑ์คอนกรีต

ผลิตภัณฑ์ไม่เหมือนวัสดุไม่ได้ใช้ในการทำงาน มีการซื้อเพื่อขายเพิ่มเติมเช่น เพื่อขาย นี่เป็นข้อแตกต่างเพียงอย่างเดียว แต่ในทางปฏิบัติ สินค้าอาจเป็นกระดาษ น้ำมันเบนซิน หรือซีเมนต์ ขึ้นอยู่กับสิ่งที่เรากำลังซื้อขาย
ไดเรกทอรีของสินค้าในโปรแกรม 1C เรียกว่า "ระบบการตั้งชื่อ"

วิธีการหลัก- นี่เป็นเครื่องมือประเภทหนึ่งที่ใช้ในการทำงานซึ่งต่างจากวัสดุตรงที่ไม่เปลี่ยนรูปแบบทางกายภาพ นั่นคือมันไม่สิ้นสุดและไม่ถูกบริโภค

ตัวอย่างเช่น นี่คือโต๊ะ คอมพิวเตอร์ รถยนต์ ฯลฯ และหลังจากใช้งานไปหลายปี ก็จะยังคงเป็นโต๊ะ คอมพิวเตอร์ และรถยนต์ เฉพาะระหว่างการดำเนินการเท่านั้นที่จะมีการเสื่อมราคา (การสึกหรอ) ของระบบปฏิบัติการ

ในโปรแกรม 1C ระบบปฏิบัติการเรียกว่าสินทรัพย์ถาวร

นอกจากนี้ยังเกิดขึ้นที่มีการออกเอกสารสำหรับบริการบางอย่าง (งาน) ราวกับว่าพวกเขากำลังขายผลิตภัณฑ์ให้คุณ ตัวอย่างเช่น สถานีบริการเปลี่ยนน้ำมันเครื่องในเครื่องยนต์ของรถคุณ และใบกำกับสินค้าแทน "การเปลี่ยนถ่ายน้ำมันเครื่อง" ระบุว่า "น้ำมันเครื่องเช่นนั้น ปริมาณดังกล่าว ในราคาดังกล่าว"

ถามตัวเองด้วยคำถาม: เราได้รับผลิตภัณฑ์นี้ในมือของเราจริงหรือ? เลขที่ นี่คือบริการ (งาน) และจะต้องได้รับเอกสารนี้ตามนั้น

7. คุณจะยื่นเอกสารนี้ในทะเบียน (วารสาร) ใด?

พิจารณาเรื่องนี้ทันที และควรยื่นเอกสารแทนทันทีหลังจากประมวลผลแล้ว เป็นเรื่องจริงที่เอกสารยังไม่สามารถ "ลบออก" ได้ - แต่ยังต้องมีการแก้ไขหรือชี้แจงในบางสถานการณ์ ขอแนะนำให้มีโฟลเดอร์แยกต่างหากสำหรับกระดาษดังกล่าวหรือถาดแยก

ข้อบกพร่องที่เลวร้ายที่สุดประการหนึ่งที่นักบัญชีอาจมีคือความเกียจคร้าน เอกสารที่เก็บไว้ “ไว้ใช้ภายหลัง” อาจก่อให้เกิดปัญหามากมาย

ดังนั้นจึงควรดำเนินการเอกสารโดยเร็วที่สุดเมื่อได้รับ เอกสารที่ถูกเลื่อนออกไปด้วยเหตุผลวัตถุประสงค์จะต้องได้รับการสรุปทันทีที่มีโอกาสเกิดขึ้น

8. พิจารณา: จะมีเหตุการณ์ใดๆ เพิ่มเติมที่เกี่ยวข้องกับเอกสารนี้หรือไม่

เอกสารบางอย่างอาจมีผลกระทบในอนาคต เช่น การแจ้งจากคณะกรรมการภาษีอาจส่งผลอันไม่พึงประสงค์ในอนาคต เช่น การจับกุมบัญชี เป็นต้น ดังนั้นเอกสารดังกล่าวจึงต้องจัดการทันทีโดยเลื่อนเรื่องอื่นๆ ทั้งหมดออกไป

นอกจากนี้ยังมีเอกสารที่อาจมีผลกระทบที่ไม่พึงประสงค์หลังจากที่คุณยืนยันความถูกต้องแล้ว ตัวอย่างเช่น รายงานการกระทบยอดที่ระบุถึงคุณ เจ้าหนี้การค้า- นี่อาจเป็นเหตุในการยื่นฟ้องบริษัทของคุณ

ดังนั้นหากไม่แน่ใจควรทิ้งเอกสารดังกล่าวไว้ตามดุลยพินิจของผู้จัดการจะดีกว่า เอกสารอื่นอาจต้องได้รับเอกสารอื่น

ตัวอย่างเช่นใบแจ้งหนี้สำหรับการรับสินค้าโดยไม่มีใบแจ้งหนี้ อาจเป็นไปได้ว่าคู่สัญญาของคุณจะออกใบแจ้งหนี้ทั่วไปให้กับคุณในภายหลังสำหรับระยะเวลาหรือปริมาณสินค้าที่แน่นอน

ในกรณีนี้ จะต้องรวบรวมใบแจ้งหนี้เหล่านี้ และทันทีหลังจากสิ้นสุดระยะเวลาหรือได้รับปริมาณที่ตกลงกันไว้ ให้เตือนซัพพลายเออร์เกี่ยวกับใบแจ้งหนี้ทันที

มีความจำเป็นต้องกล่าวถึงสิ่งต่อไปนี้: นักบัญชีจะต้องควบคุมการรับเอกสารที่จำเป็นให้ตรงเวลา

เอกสารที่คาดว่าจะได้รับซึ่งคุณรู้ จะต้องขอจากคู่สัญญาหรือพนักงานที่รับผิดชอบหากไม่ได้รับ กำหนดเวลาที่กำหนด.

ที่มา: http://www.ajourkz.kz/ru/useful_information/how_to_deal_with_the_primary_accounting_records/

เอกสารเบื้องต้นทางบัญชี

พื้นฐานสำหรับการลงรายการในทะเบียนการบัญชีคือ เอกสารหลัก.

เอกสารหลักได้รับการยอมรับสำหรับการบัญชีหากรวบรวมตามแบบฟอร์มที่มีอยู่ในอัลบั้ม แบบฟอร์มรวมเอกสารการบัญชีหลักตามข้อบังคับในการรักษางบการเงินและงบการเงินในสหพันธรัฐรัสเซียได้รับการอนุมัติโดยคำสั่งของกระทรวงการคลังของรัสเซียลงวันที่ 29 กรกฎาคม 2541 ฉบับที่ 34 n (แก้ไขเพิ่มเติมเมื่อวันที่ 26 มีนาคม 2550 ฉบับที่ 26 น)

หากจำเป็น อาจรวมบรรทัดและคอลัมน์เพิ่มเติมไว้ในแบบฟอร์มมาตรฐาน แต่รายละเอียดทั้งหมดที่ระบุไว้ในแบบฟอร์มที่ได้รับอนุมัติจะต้องคงไว้ การเปลี่ยนแปลงที่ทำจะต้องเป็นทางการตามคำสั่งที่เหมาะสม (คำสั่ง)

ไม่สามารถเปลี่ยนแปลงรูปแบบเอกสารทางบัญชีได้เท่านั้น ธุรกรรมเงินสดตามขั้นตอนการใช้เอกสารการบัญชีหลักรูปแบบรวมซึ่งได้รับอนุมัติโดยมติของคณะกรรมการสถิติแห่งรัฐของรัสเซียลงวันที่ 24 มีนาคม 2542 ฉบับที่ 20

แบบฟอร์มที่ได้รับอนุมัติจากคณะกรรมการสถิติแห่งรัฐของรัสเซียจัดให้มีโซนการเข้ารหัสข้อมูลซึ่งกรอกตามตัวแยกประเภทภาษารัสเซียทั้งหมด

รหัสที่ไม่มีลิงก์ไป ตัวแยกประเภททั้งหมดของรัสเซีย(เช่นคอลัมน์ที่เรียกว่า "ประเภทการดำเนินการ") มีวัตถุประสงค์เพื่อสรุปและจัดระบบข้อมูลเมื่อประมวลผลข้อมูลโดยใช้เทคโนโลยีคอมพิวเตอร์และป้อนตามระบบการเข้ารหัสที่ใช้ในองค์กร

นอกจากนี้แบบฟอร์มที่พัฒนาขึ้นอย่างอิสระโดยองค์กรขนาดเล็กที่มีรายละเอียดบังคับที่เกี่ยวข้องซึ่งกำหนดไว้ในกฎหมายของรัฐบาลกลาง "เกี่ยวกับการบัญชี" ได้รับการยอมรับสำหรับการบัญชี

คุณสามารถพัฒนาเฉพาะเอกสารที่ไม่อยู่ในอัลบั้มของรูปแบบรวมเท่านั้น

รายละเอียดเอกสารทางบัญชีเบื้องต้น

รายละเอียดบังคับของเอกสารการบัญชีหลัก ได้แก่ :

• ชื่อของเอกสาร
• วันที่จัดทำ;
• ชื่อขององค์กรในนามของเอกสารที่จัดทำขึ้น
• เนื้อหาของธุรกรรมทางธุรกิจทั้งในแง่กายภาพและการเงิน
• รายชื่อตำแหน่งของผู้รับผิดชอบในการทำธุรกรรมทางธุรกิจและความถูกต้องของการดำเนินการ
• ลายเซ็นส่วนตัวของบุคคลเหล่านี้

การดำเนินการตามเอกสารการบัญชีหลักอย่างทันท่วงทีและมีคุณภาพสูง การโอนไปยังแผนกบัญชีภายในกรอบเวลาที่กำหนดเพื่อการสะท้อนในการบัญชีตลอดจนความน่าเชื่อถือของข้อมูลที่มีอยู่ในเอกสารนั้นรับประกันโดยบุคคลที่รวบรวมและลงนามในเอกสารเหล่านี้

รายชื่อบุคคลที่ได้รับอนุญาตให้ลงนามในเอกสารการบัญชีหลักได้รับการอนุมัติจากหัวหน้าองค์กรตามข้อตกลงกับหัวหน้าฝ่ายบัญชี

เอกสารที่ใช้ในการบันทึกธุรกรรมทางธุรกิจด้วยกองทุนนั้นลงนามโดยหัวหน้าองค์กรและหัวหน้าฝ่ายบัญชี แทนที่จะเป็นหัวหน้าและหัวหน้าฝ่ายบัญชี เจ้าหน้าที่คนอื่น ๆ อาจลงนามในเอกสารหลัก แต่รายชื่อของพวกเขาจะต้องได้รับการอนุมัติจากหัวหน้าองค์กรและ ตกลงกับหัวหน้าฝ่ายบัญชีแล้ว

เอกสารหลักเป็นหลักฐานลายลักษณ์อักษรที่แสดงถึงความสมบูรณ์ของธุรกรรมทางธุรกิจ (การชำระค่าสินค้า การออกเงินสดในบัญชี ฯลฯ) และจะต้องจัดทำขึ้นในเวลาที่ทำธุรกรรม และหากไม่สามารถทำได้ ให้ดำเนินการทันทีหลังจากเสร็จสิ้นธุรกรรม .

ประเภทของเอกสาร

เอกสารหลักทั้งหมดสามารถแบ่งออกเป็นกลุ่มต่อไปนี้:

1. องค์กรและการบริหาร
2. ยกโทษ;
3. เอกสารทางบัญชี

เอกสารขององค์กรและธุรการ ได้แก่ คำสั่ง คำแนะนำ หนังสือมอบอำนาจ เป็นต้น เอกสารเหล่านี้อนุญาตให้มีการทำธุรกรรมทางธุรกิจบางอย่าง

เอกสารประกอบ ได้แก่ ใบแจ้งหนี้ ข้อกำหนด ใบเสร็จรับเงิน, ใบรับรองการยอมรับ ฯลฯ เอกสารเหล่านี้สะท้อนถึงข้อเท็จจริงของธุรกรรมทางธุรกิจและข้อมูลที่มีอยู่ในนั้นจะถูกบันทึกลงในทะเบียนทางบัญชี

เอกสารบางอย่างมีทั้งอนุญาตและยกเว้นโทษ ซึ่งรวมถึง ตัวอย่างเช่น ใบสั่งเงินสดค่าใช้จ่าย เงินเดือนฯลฯ

ตารางการไหลของเอกสารในองค์กร

เพื่อการบำรุงรักษาการบัญชีหลักอย่างเหมาะสม ตารางการไหลของเอกสารได้รับการพัฒนาและอนุมัติซึ่งกำหนดลำดับและระยะเวลาของการเคลื่อนย้ายเอกสารหลักภายในองค์กรและการรับโดยแผนกบัญชี

เอกสารหลักที่ได้รับจากแผนกบัญชี (นักบัญชี) จะต้องได้รับการตรวจสอบ:

• ตามแบบฟอร์ม (ความครบถ้วนและถูกต้องของเอกสาร, กรอกรายละเอียด);
• เลขคณิต (การนับจำนวน);
• ตามเนื้อหา (การเชื่อมต่อของตัวบ่งชี้แต่ละตัว, ไม่มีความขัดแย้งภายใน)

ทะเบียนการบัญชี

หลังจากการยอมรับ ข้อมูลจากเอกสารหลักจะถูกโอนไปยังทะเบียนการบัญชี และจะมีการทำเครื่องหมายบนเอกสารเองเพื่อแยกความเป็นไปได้ของการใช้ซ้ำซ้อน (ตัวอย่างเช่น ระบุวันที่เข้าสู่ทะเบียนการบัญชี)

ทะเบียนการบัญชี- แผ่นกระดาษเหล่านี้ได้รับการดัดแปลงเป็นพิเศษสำหรับการบันทึกและจัดกลุ่มข้อมูลประจำตัว พวกเขาจะถูกเก็บไว้ในหนังสือพิเศษ (นิตยสาร) บนแผ่นงานและการ์ดแยกกันในรูปแบบของไดอะแกรมเครื่องจักรที่ได้รับโดยใช้เทคโนโลยีคอมพิวเตอร์เช่นเดียวกับบนเทปแม่เหล็ก ดิสก์ ฟล็อปปี้ดิสก์ และสื่อคอมพิวเตอร์อื่น ๆ

ธุรกรรมทางธุรกิจจะต้องสะท้อนให้เห็นในการลงทะเบียนทางบัญชีตามลำดับเวลาและจัดกลุ่มเป็นบัญชีการบัญชีที่เหมาะสม

โดย รูปร่างทะเบียนการบัญชีคือ:

1. หนังสือ (เครื่องบันทึกเงินสด, หลัก);
2. บัตร (การบัญชีสินทรัพย์ถาวร, การบัญชีวัสดุ);
3. นิตยสาร (แผ่นหลวมหรือมีเส้น)

ตามประเภทของบันทึกที่ทำขึ้น การลงทะเบียนจะแบ่งออกเป็น:

1. ตามลำดับเวลา (บันทึกการลงทะเบียน);
2. เป็นระบบ (บัญชีแยกประเภททั่วไป);
3. รวม (คำสั่งวารสาร)

ตามระดับรายละเอียดของข้อมูลที่มีอยู่ในทะเบียนการบัญชีมีดังนี้:

1. สังเคราะห์ (บัญชีแยกประเภททั่วไป);
2. วิเคราะห์ (การ์ด);
3. รวม (วารสารการสั่งซื้อ)

รายการในเอกสารหลักจะต้องทำโดยวิธีการที่ทำให้มั่นใจในความปลอดภัยของรายการเหล่านี้ตามระยะเวลาที่กำหนดไว้สำหรับการจัดเก็บในที่เก็บถาวร

ประถมศึกษาและสรุป เอกสารทางบัญชีสามารถเรียบเรียงบนกระดาษและสื่อคอมพิวเตอร์ได้ ในกรณีหลังนี้ องค์กรมีหน้าที่ต้องจัดทำสำเนาเอกสารดังกล่าวด้วยค่าใช้จ่ายของตนเอง สื่อกระดาษสำหรับผู้เข้าร่วมรายอื่นในการทำธุรกรรมทางธุรกิจ เช่นเดียวกับการร้องขอของหน่วยงานที่ใช้การควบคุมตามกฎหมายของสหพันธรัฐรัสเซีย ศาล และอัยการ

สำหรับการส่งไปยังไฟล์เก็บถาวร เอกสารจะถูกเลือกตามลำดับเวลา เสร็จสมบูรณ์ เย็บเล่ม และจัดเก็บในโฟลเดอร์ การส่งเอกสารไปยังที่เก็บถาวรจะมาพร้อมกับใบรับรอง

เมื่อจัดเก็บทะเบียนการบัญชีจะต้องได้รับการปกป้องจากการแก้ไขที่ไม่ได้รับอนุญาต การแก้ไขข้อผิดพลาดในทะเบียนการบัญชีจะต้องมีเหตุผลและยืนยันโดยลายเซ็นของผู้ทำการแก้ไขโดยระบุวันที่แก้ไข

บุคคลที่สามารถเข้าถึงข้อมูลที่มีอยู่ในทะเบียนการบัญชีและรายงานการบัญชีภายในจะต้องรักษาความลับทางการค้า สำหรับการเปิดเผยข้อมูล พวกเขามีความรับผิดชอบที่กำหนดโดยกฎหมายของสหพันธรัฐรัสเซีย

แก้ไขข้อผิดพลาดในเอกสารหลักและทะเบียนการบัญชี ตามมาตรา. 9 ของกฎหมายของรัฐบาลกลาง "ในการบัญชี" ไม่ได้รับอนุญาตให้ทำการแก้ไขเงินสดและเอกสารธนาคาร

การแก้ไขสามารถทำได้ในเอกสารการบัญชีหลักอื่น ๆ โดยข้อตกลงกับผู้เข้าร่วมในธุรกรรมทางธุรกิจเท่านั้นซึ่งจะต้องได้รับการยืนยันโดยลายเซ็นของบุคคลเดียวกันกับที่ลงนามในเอกสารซึ่งระบุวันที่แก้ไข

รายละเอียดของเอกสารหลักที่ต้องแก้ไขจะถูกขีดฆ่าด้วยเส้นที่ชัดเจนแต่บางเพื่อให้มองเห็นความหมายดั้งเดิม (เนื้อหา) ของรายละเอียดที่แก้ไข ข้างๆกันมีข้อความเขียนด้วยลายมือว่า “เชื่อคนถูก” และการแก้ไขนั้นได้รับการรับรองโดยลายเซ็นของผู้แก้ไข โดยระบุนามสกุลและชื่อย่อ

ระยะเวลาการจัดเก็บเอกสารทางบัญชีหลัก

ตามมาตรา. มาตรา 17 ของกฎหมายของรัฐบาลกลาง "เกี่ยวกับการบัญชี" องค์กรจะต้องจัดเก็บเอกสารการบัญชีหลัก ทะเบียนการบัญชีและ งบการเงินภายในระยะเวลาที่กำหนดตามหลักเกณฑ์ในการจัดงานเอกสารสำคัญของรัฐ แต่ อย่างน้อยห้าปี

การเรียกคืนเอกสารหลัก

กฎหมายการบัญชีไม่มีกฎเกณฑ์ที่กำหนดไว้อย่างชัดเจนซึ่งควบคุมขั้นตอนการกู้คืนเอกสารหลักในกรณีที่เอกสารสูญหาย

กฎระเบียบจำนวนหนึ่งกำหนดเฉพาะระยะเวลาการจัดเก็บสำหรับเอกสารทางบัญชีหลักเท่านั้น กฎหมายไม่ได้กำหนดสิ่งที่องค์กรควรทำในกรณีที่เอกสารสูญหายด้วยเหตุผลที่อยู่นอกเหนือการควบคุม ในจดหมายของกรมสรรพากรของรัสเซียสำหรับมอสโกลงวันที่ 13 กันยายน 2545 ฉบับที่ 26-12/43411 แนะนำให้หัวหน้าองค์กรในกรณีที่เอกสารหลักสูญหายหรือถูกทำลาย:

• ตามคำสั่งให้แต่งตั้งคณะกรรมการเพื่อตรวจสอบสาเหตุของการสูญหายหรือถูกทำลายของเอกสารหลักเพื่อเข้าร่วมโดยเชิญตัวแทนของหน่วยงานสืบสวนการรักษาความปลอดภัยและการกำกับดูแลอัคคีภัยของรัฐตามความจำเป็น
• ใช้มาตรการเพื่อเรียกคืนเอกสารหลักเหล่านั้นที่ต้องได้รับการบูรณะและจัดเก็บตามระยะเวลาที่กฎหมายกำหนด ตัวอย่างเช่นสามารถรับสำเนางบกระแสเงินสดในบัญชีธนาคารได้จากธนาคารที่เปิดบัญชีขององค์กร สัญญา การกระทำ ใบกำกับสินค้าสามารถขอได้จากคู่สัญญา ฯลฯ

แต่เป็นไปไม่ได้เสมอไปที่จะได้รับสำเนาของเอกสารที่สูญหายทั้งหมดเช่นถ้า จำนวนมากคู่สัญญา เนื่องจากไม่มีซัพพลายเออร์ (ผู้ซื้อ) ในที่อยู่ที่เคยรู้จักหรือเนื่องจากขาดการติดต่อดังกล่าว ดังนั้นด้วยเหตุผลวัตถุประสงค์ องค์กรจะไม่สามารถกู้คืนเอกสารหลักที่สูญหายทั้งหมดได้

คำถามเชิงปฏิบัติ: จะทำอย่างไรในกรณีนี้? ควรแจ้งหน่วยงานภาษีหรือไม่?

ตามที่ผู้เชี่ยวชาญจำนวนหนึ่งระบุว่า ไม่จำเป็นต้องแจ้งเจ้าหน้าที่ตรวจสอบภาษี โดยเฉพาะอย่างยิ่งเนื่องจากสิ่งนี้จะไม่ช่วยหลีกเลี่ยงความรับผิดที่อาจเกิดขึ้น และการไม่มีเอกสารหลักอาจส่งผลให้ต้องเสียค่าปรับตามมาตรา 120 รหัสภาษีของสหพันธรัฐรัสเซีย

ใน ในกรณีนี้ผู้เสียภาษีสามารถเลือกได้สามตัวเลือก:

1. หากเป็นไปได้ ให้กู้คืนเอกสารที่สูญหาย (อย่างน้อยบางส่วน)
2. ทำรายการแก้ไขสำหรับค่าใช้จ่ายที่ไม่มีเอกสารและสะท้อนการแก้ไขในการคืนภาษีเงินได้ที่อัปเดตสำหรับ ปีที่รายงานเนื่องจากค่าใช้จ่ายที่ไม่มีเอกสารจะไม่รับรู้เป็นค่าใช้จ่ายในการบัญชีภาษี
3. เพื่อให้ตัวแทนของหน่วยงานด้านภาษีในกรณีของการตรวจสอบภาษีสามารถกำหนดจำนวนเงินที่ต้องชำระให้กับงบประมาณโดยการคำนวณตามข้อมูลที่มีให้กับผู้เสียภาษีรวมทั้งบนพื้นฐานของข้อมูลเกี่ยวกับผู้เสียภาษีอื่นที่คล้ายคลึงกัน (ข้อ 7 , ข้อ 1, บทความ 31 ของรหัสภาษีของสหพันธรัฐรัสเซีย)

การยึดเอกสารเบื้องต้น

ยึดได้เฉพาะหน่วยงานสอบสวน สอบสวนเบื้องต้น และสำนักงานอัยการ ศาล เจ้าหน้าที่ภาษีและหน่วยงานกิจการภายในบนพื้นฐานของการตัดสินใจตามกฎหมายของสหพันธรัฐรัสเซีย

หนังสือกระทรวงการคลัง RSFSR ลงวันที่ 26 กรกฎาคม 2534 ฉบับที่ 16/176 เห็นชอบคำสั่งเกี่ยวกับขั้นตอนการยึดโดยเจ้าหน้าที่ตรวจภาษีของรัฐเอกสารระบุการปกปิด (น้อยเกินไป) ของกำไร (รายได้) หรือการปกปิดวัตถุอื่นมิให้เก็บภาษีจากวิสาหกิจ สถาบัน องค์กร และประชาชน

หัวหน้าฝ่ายบัญชีหรือเจ้าหน้าที่อื่น ๆ ขององค์กรมีสิทธิ์โดยได้รับอนุญาตและต่อหน้าตัวแทนของหน่วยงานที่ดำเนินการยึดเอกสารในการทำสำเนาเอกสารที่ระบุเหตุผลและวันที่ยึด

ความจำเป็นในการควบคุมเอกสารหลัก

การควบคุมเป็นหนึ่งในหน้าที่การจัดการที่สำคัญที่สุดซึ่งนำไปใช้ในด้านการบัญชีด้วย

การควบคุมเอกสารหลักเป็นสิ่งจำเป็นด้วยเหตุผลวัตถุประสงค์ หน้าที่หลักคือป้องกันข้อผิดพลาดทางบัญชีที่อาจเกิดขึ้นได้จากหลายสาเหตุ เช่น ผลจากความประมาทเลินเล่อ คุณสมบัติไม่เพียงพอของเจ้าหน้าที่บัญชี การทำงานหนักเกินไป คอมพิวเตอร์ทำงานผิดปกติ เป็นต้น

ข้อผิดพลาดอาจเกิดขึ้นในข้อความของเอกสารหลักหรือจำนวนเงินโดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อคำนวณผลรวมหรือเกิดขึ้นเมื่อส่งเอกสารไปยังทะเบียนการบัญชี

หมายเหตุ 1

ตามระดับอิทธิพล ข้อผิดพลาดอาจเกิดขึ้นเฉพาะที่ นั่นคือ เกิดขึ้นในเอกสารเดียว และไม่ส่งผลกระทบต่อเอกสารอื่น ๆ (เช่น ข้อผิดพลาดในวันที่ของเอกสาร) และการขนส่ง นั่นคือ ทำให้เกิดข้อผิดพลาดโดยอัตโนมัติ เอกสารอื่นๆ (เช่น ข้อผิดพลาดเกี่ยวกับจำนวนเอกสาร)

เนื่องจากระบบการแก้ไขเอกสารทางบัญชีได้รับการควบคุมอย่างเข้มงวดและต้องมีส่วนร่วมของทุกคนที่ลงนามในเอกสารโดยมีข้อผิดพลาด (ไม่อนุญาตให้มีการแก้ไขเป็นเงินสดและเอกสารธนาคารเลย) บทบาทของการควบคุมเอกสารหลักจึงมีความสำคัญอย่างยิ่ง

การควบคุมเอกสารทางบัญชีหลักมีวัตถุประสงค์เพื่อให้มั่นใจว่ามีการควบคุมคุณภาพครบวงจรสำหรับการสะท้อนของเอกสารหลักในบัญชีทางบัญชีและยังทำหน้าที่ตรวจสอบการดำเนินการตามขั้นตอนอย่างเต็มที่เพื่อแก้ไขหรือเปลี่ยนเอกสารที่กรอกผิดพลาดด้วยการแสดงความรับผิดชอบ

ขั้นตอนทั่วไปในการตรวจสอบเอกสารหลัก

เอกสารหลักที่ได้รับจากบริการบัญชีอาจมีการตรวจสอบ

ขั้นตอนการตรวจสอบเอกสารหลักสามารถแบ่งได้เป็น 3 ขั้นตอน คือ

ขั้นแรก. การตรวจสอบเอกสารหลักเกี่ยวกับคุณธรรม สาระสำคัญของขั้นตอนนี้คือการประเมินความถูกต้องตามกฎหมายของธุรกรรมทางธุรกิจที่สะท้อนอยู่ในเอกสารประกอบความเป็นไปได้ในการดำเนินการและความสัมพันธ์ของตัวบ่งชี้แต่ละรายการของเอกสารหลัก

ในกรณีที่เนื้อหาของเอกสารหลักขัดแย้งกับข้อกำหนดของกฎหมายหรือขั้นตอนการรับ การจัดเก็บ และการใช้จ่ายสินค้าคงคลัง เงินสด และทรัพย์สินอื่น ๆ ถูกละเมิด เอกสารดังกล่าวจะไม่ได้รับการยอมรับสำหรับการบัญชี การตัดสินใจเกี่ยวกับเอกสารดังกล่าวจัดทำโดยนักบัญชีซึ่งแจ้งผู้จัดการเกี่ยวกับความผิดกฎหมายของธุรกรรมที่แสดงในเอกสารหลัก

แนวปฏิบัติทางบัญชีแสดงให้เห็นว่าความขัดแย้งมักเกิดขึ้นระหว่างผู้จัดการและหัวหน้าฝ่ายบัญชีในประเด็นการพิจารณาความถูกต้องตามกฎหมายของธุรกรรม ในกรณีนี้ขอแนะนำให้หัวหน้าฝ่ายบัญชีได้รับคำสั่งเป็นลายลักษณ์อักษรจากผู้จัดการโดยระบุว่าผู้จัดการเข้าใจถึงความรับผิดชอบที่ได้รับมอบหมายให้เขาในการบันทึกธุรกรรมในบัญชีการบัญชี

ขั้นตอนที่สอง ตรวจเอกสารหลักตามแบบฟอร์ม ในขั้นตอนนี้ จะมีการตรวจสอบรายละเอียดความพร้อม นอกจากนี้การตรวจสอบยังเกี่ยวข้องกับการประเมินความถูกต้องของการใช้แบบฟอร์มเอกสารรวมถึงการมีอยู่และความสมบูรณ์ของการกรอกรายละเอียดที่จำเป็นซึ่งตามข้อกำหนดของกฎหมายของรัฐบาลกลาง "ในการบัญชี" รวมถึง: ชื่อ , วันที่จัดทำ, ชื่อองค์กร, เนื้อหาของข้อเท็จจริงของกิจกรรมทางเศรษฐกิจ, มาตรการทางธรรมชาติหรือทางการเงินของข้อเท็จจริงที่กำหนด, ตำแหน่งและลายเซ็นของบุคคลที่รับผิดชอบในการจัดทำเอกสาร)

ขั้นตอนที่สาม การตรวจสอบเอกสารหลักอย่างครอบคลุมซึ่งรวมถึงเทคนิคดังต่อไปนี้:

• การจัดกลุ่มเอกสารหลัก - สาระสำคัญของขั้นตอนนี้คือการประเมินเนื้อหาของธุรกรรมและรวมเอกสารในกลุ่มเอกสารหลักที่มีเนื้อหาคล้ายกันซึ่งเป็นพื้นฐานสำหรับการก่อตัวของข้อมูลการบัญชีรวม
• การจัดเก็บภาษี - สาระสำคัญของขั้นตอนนี้คือตัวชี้วัดทางธรรมชาติและแรงงานถูกแปลเป็นต้นทุนมิเตอร์สากล ผลลัพธ์ทางภาษีที่กำหนดโดยการคูณตัวบ่งชี้เชิงปริมาณและราคา (อัตรา) ต่อหน่วยจะสะท้อนให้เห็นโดยตรงในเอกสารหลัก
• การกำหนดบัญชี - สาระสำคัญของขั้นตอนนี้คือการป้อนการติดต่อสำหรับธุรกรรมทางธุรกิจแต่ละรายการที่สร้างโดยเอกสารหลัก

หมายเหตุ 2

หลังจากผ่านการตรวจสอบทุกขั้นตอนแล้ว ขอแนะนำให้ทำเครื่องหมายเอกสารหลักเพื่อป้องกันการนำกลับมาใช้ซ้ำ (อาจติดวันที่ลงในทะเบียนทางบัญชีหรือประทับตราที่เกี่ยวข้องไว้กับเอกสาร)

เอกสารเงินสดจะมีเครื่องหมาย "ได้รับ" หรือ "ชำระเงินแล้ว" และวันที่

ประเภทของการควบคุมเอกสารหลัก

เอกสารการบัญชีหลักแสดงถึงการไหลของข้อมูลที่มีข้อมูลเกี่ยวกับกิจกรรมทางการเงินและเศรษฐกิจของกิจการทางเศรษฐกิจ ซึ่งเป็นผลมาจากการที่เอกสารเหล่านี้ใช้กันอย่างแพร่หลายในระบบการจัดการสำหรับการควบคุมเบื้องต้น ปัจจุบัน และที่ตามมา

สาระสำคัญของการควบคุมประเภทนี้มีดังนี้:

• การควบคุมเบื้องต้นคือการควบคุมที่ฝ่ายบริหารขององค์กร (ผู้จัดการ หัวหน้าฝ่ายบัญชี หัวหน้าวิศวกร หัวหน้าคนงาน ฯลฯ) ใช้ในการลงนามในเอกสารหลัก เนื่องจากข้อเท็จจริงที่ว่าเมื่อลงนามในเอกสาร เจ้าหน้าที่เหล่านี้จะรับผิดชอบต่อการกระทำดังกล่าว ถ่าย;
• การควบคุมปัจจุบันคือการควบคุมที่ดำเนินการในเวลาที่มีการทำธุรกรรมทางธุรกิจ ตามกฎแล้วจะดำเนินการโดยผู้ดำเนินการตามคำสั่งที่มีอยู่ในเอกสารหรือโดยบุคคลที่รับผิดชอบในการประมวลผล เอกสารได้รับการตรวจสอบว่ามีรายละเอียดอยู่ในสาระสำคัญและหลังจากนั้นจึงดำเนินการและประมวลผลเท่านั้น
• การควบคุมที่ตามมาคือการควบคุมที่ดำเนินการผ่านการตรวจสอบเอกสาร การตรวจสอบเอกสารหลักหลังการประมวลผลเอกสาร รวมถึงในรูปแบบของการตรวจสอบการนับ ณ เวลาประมวลผลเอกสาร