Пояснювальна записка для начальника - завантажити зразок

У цій статті ми розглянемо пояснювальну записку на роботі. Ми дізнаємося, як правильно написати пояснювальну записку начальнику, в яких випадках вона пишеться, що вона є і багато іншого. Наприкінці статті, традиційно, у вас буде унікальна можливість завантажити зразок пояснювальної записки начальнику, щоб ви могли правильно та грамотно скласти цей документ. Але спочатку, природно, ми почнемо з деякого введення в суть питання, щоб ви мали уявлення про пояснювальну записку як таку.

Пояснювальна записка начальнику

Пояснювальна записка є не шкільною формою документа, яка допомагає прогуляти урок фізкультури, а цілком офіційний папір, який відправляється керівнику у зв'язку з якоюсь негативною ситуацією на роботі. Багато хто скаже, що це питання не варто того, щоб його розбирати, адже інтуїтивно всі знають, як приблизно має бути написана пояснювальна записка. Але ми дозволимо собі з вами не погодитися, тому що пояснювальна записка дуже часто допомагає зберегти місце роботи, а в світі місце роботи відіграє величезне значення, навіть не треба пояснювати чому.

Давайте спочатку спробуємо дати цьому папері певне визначення. Пояснювальна записка потрібна у тому, щоб описати керівнику хід розвитку будь-яких подій з погляду співробітника.

Події можуть бути, наприклад, такі: невиконання плану, запізнення на робоче місце, прогул, невиконання будь-якого доручення керівництва та багато інших

Мета пояснювальної записки може бути й іншою. Наприклад, у ній можуть бути пояснення і рекомендації з якого-небудь документа або, скажімо, за якою-небудь програмою. І написана вона може бути, у такому разі, на бланку, який офіційно прийнятий у цій компанії.

Якщо ми відкриємо Трудовий Кодекс Російської Федерації і спробуємо взяти інформацію про пояснювальну записку начальнику звідти, то побачимо таке: у тому випадку, коли співробітник робить провину, пов'язану з роботою, керівник має повне право вимагати пояснень письмово. Якщо працівник відмовляється писати пояснювальну записку начальнику чи пише її, але надає керівництву надчасно, то роботодавець має право будь-які дисциплінарні санкції стосовно працівника. З цього можна зробити висновок про те, що пояснювальну записку завжди краще написати, бо для співробітника, що провинився, - це найкращий варіант.

Які бувають пояснювальні записки?

Тепер поговоримо про види пояснювальних записок і про те, у яких випадках вони пишуться. Взагалі, відкинувши офіціоз, їх можна розділити на два «табори» — виправдувальні пояснювальні записки та пояснювальні записки. У першому випадку співробітник оформляє цей документ, коли у нього є якесь порушення, і він його намагається пояснити і виправдати. У другому випадку, співробітник перераховує незалежні від нього чинники, які змусили його зробити так, а чи не інакше.

Тепер розглянемо докладніше, коли від співробітника можуть вимагати написання пояснювальної записки. Це можуть бути різні випадки. Наведемо кілька прикладів:

• Коли співробітник щось вкрав із місця роботи
• Коли співробітник з'явився на робочому місці у стані алкогольного чи наркотичного сп'яніння
• Коли співробітник запізнився на роботу один чи більше разів
• Коли співробітник просто прогуляв свій робочий час
• Коли працівник не виконав свій встановлений робочий план чи норму
• Коли працівник систематично не дотримується правил охорони трудової діяльності
• Коли співробітник надає керівництву неправильні особисті дані

Ось деякі приклади порушень робочого процесу, які можуть спричинити вимогу керівника написати пояснювальну записку на його ім'я.

Яка форма пояснювальної записки для начальника?

Тепер ми обговоримо, у якій формі та у якому форматі слід написати пояснювальну записку для керівника. Зазвичай пояснювальну записку оформляють на папері формату А4. Писати її слід з ім'ям керівництва чи начальства. Ми зустрічали кілька видів бланків, які рекомендуються для заповнення пояснювальної, але відразу попередимо, що всі ці бланки лише рекомендують, що робити, бо стандартних форм написання пояснювальних записок начальнику не існує у Російському законодавстві. Іноді зустрічаються компанії, у статуті яких прописуються стандарти написання корпоративних документів, зокрема пояснювальних записок. У будь-якому випадку, ви можете писати пояснювальну записку в будь-якому вигляді, бо навіть якщо прийняті в компанії якісь стандарти щодо цього документа, то довільна форма не перешкоджає сприйняттю інформації.

Як правильно написати пояснювальну записку?

Ось ми й підійшли до заключної частини нашої розповіді, яка відповість на запитання, як правильно написати пояснювальну записку? Нагадуємо, що зразок пояснювальної записки для начальника ви можете завантажити наприкінці статті. Хоча пояснювальна записка не має жодного стандарту написання, все одно ми рекомендуємо вам дотримуватися цього плану:

• Верхня частина містить у собі контактну інформацію у тому, кому пишеться документ. ПІБ, посада та інша потрібна інформація
• Далі оформляємо назву до тексту. Можна використовувати слово «щодо…»
• Пишемо найголовнішу частину нашої записки, причому в такому вигляді: спершу даються події, що відбулися, а потім наслідки і мотиви, які спонукали до цього співробітника. Рекомендуємо вам не розводити воду і писати коротко, по-діловому, бо тільки в такому разі ви виглядаєте серйозно та відповідально
• Насамкінець обов'язково слід розписатися, вказати свою посаду. Не завадить вказати і розшифрування розпису