Пояснювальна записка як інструмент кадровика

Пояснювальна записка – це документ, який має бути доданий до матеріалів про провину. Іноді пояснення можуть зіграти важливу роль у долі працівника: він може залишитись на роботі, а не бути звільненим за порушення дисципліни, якщо грамотно піднесе директору свою точку зору та доведе поведінку.

У законодавстві немає вимог про обов'язкове складання записок, але письмові виправдання – це все ж таки документ, який має бути прийнятий до відома за вимогами Трудового кодексу. Кадровик, зацікавлений у працівнику, має вміти грамотно складати пояснювальні.

Що таке пояснювальна записка

У Трудовому кодексі міститься правило: всі матеріали про порушення дисципліни в компанії розуміються лише з урахуванням пояснень винуватця. А це означає, що ступінь провини співробітника та можливе притягнення його до відповідальності визначається лише після того, коли винуватець пояснить обставини та причини своєї поведінки.

Розпорядженням директор має право запросити пояснення, а викласти їх винуватець має письмово, оформивши за правилами. Від того, як оформлено пояснювальну і як представлено пояснення, залежить доля порушника: директор вирішить, чи покарати співробітника чи проявити поблажливість.

По суті, пояснювальна записка – це офіційний документ, який за нормою 193-ї статті Трудового кодексу має бути доданий до розпорядження про надання пояснень. Пояснення – як останнє слово підсудного. Вони хоч і не вирішують проблему, але до обліку будуть ухвалені, а можливо, і вплинуть на ухвалення рішення.

Важливо

Наказ про дисциплінарне покарання буде вважатися недійсним , якщо за два дні до його видання (або раніше) з винуватця не було запитано пояснення.

Кадровик не повинен забувати про необхідність нагадати керівнику про запит пояснень, щоб у разі накладання дисциплінарного стягнення дії мали законний характер.

Важливо

Обов'язки у винуватця писати пояснення немає, але розпорядження про надання пояснень має бути вручено йому під розпис!

Якщо винуватець відмовляється підписувати розпорядження, складається акт про відмову від підпису у його присутності. Є ще варіант: відправити розпорядження рекомендованим листом із повідомленням про вручення. У цьому випадку кадровик матиме доказ того, що вимоги ТК виконані.

Види пояснювальних записок

Існує два види записок, які можуть виступати як:

• пояснення поведінки інших;
• виправдань своєї поведінки.

Перший вид застосовується, якщо позаштатна ситуація чи порушення дисципліни відбулося з вини сторонніх. У такій записці описуються обставини, що сталися без участі адресанта.

Для наочності приклад пояснювальної записки кадровика, доданої до графіка відпусток:

Другий вид пояснювальних записок - це виклад співробітником обставин будь-якого порушення дисципліни або позаштатної ситуації, що сталися з власної вини. Оскільки держава у нас правова, у кожному випадку щодо учасника спірної ситуації має діяти презумпція невинності. А тому не можна безапеляційно визнати співробітника винним, якщо він не брав участі в розборі ситуації.

Наприклад, не можна оголосити догану за запізнення на роботу, якщо не запропоновано пояснити причину затримки..

Разом з тим пояснювальні записки повинні оформлятися таким чином, щоб адресат зміг зрозуміти причини порушення дисципліни і саму суть ситуації, від чого залежить рішення: стратити або помилувати.

Відмінності пояснювальної записки від службової, доповідної чи пояснювальної

Пояснення – це пояснення і доповідь, а пояснення своєї погляду, іноді відмінної від загальноприйнятої, свого роду виправдання. У свою чергу, доповідна записка – це повідомлення про порушення, пояснювальна – додаток до документа, що містить розширене уявлення про нього, а службова записка – прохання.

Як бачите, ці чотири види записок абсолютно різні, але мета у них одна: донести інформацію. Тим часом форма та вимоги до оформлення цих видів записок подібні.

Як оформляється записка

Як і будь-який інший офіційний документ, пояснювальна записка має бути чітко структурована. Обов'язковими елементами є:

• шапка (вказівка ​​ПІБ та посади директора та самого винуватця);
• посилання на розпорядження чи повідомлення начальника;
• суть проблеми;
• пояснення;
• прохання про пом'якшення чи звільнення від покарання;
• число та підпис адресанта.

Оформити записку можна як у комп'ютері, і рукописно. Однак враження про автора не повинні псувати недоліки:

• писати записку потрібно на рівному папері;
• без помилок та закреслень;
• у поважному тоні.

Важливо

Кадровику можна підготувати бланк записки, структурувавши його, а в разі потреби просто роздрукувати та видати адресанту: він самостійно впише обставини та свої дані.

Пояснювальна записка зразок

Повідомлення працівника про надання пояснення

У пояснювальній записці не дарма має бути посилання на розпорядження
директора. Адже однією із вказівок Трудового кодексу при оформленні порушення дисципліни винуватцю має бути вручено під розпис вимогу про надання пояснень.

Вимога складається так:

• зверху вказується назва фірми;
• ставиться дата та реєстраційний номер (збігаються із записами в реєстраційному журналі);
• пишеться назва («Розпорядження» або «Вимога» про надання пояснень);
• описується суть проблеми (коли і чому було складено акт про порушення дисципліни);
• позначається сама вимога («Розпоряджаюся: слюсарю ДЦ Трубіну А.Д. надати секретареві письмові пояснення про порушення у строк 2 дні з моменту вручення цієї вимоги»);
• документ візується директором;
• під текстом ставиться підпис винуватця про ознайомлення з документом (або посилання на акт про відмову від підпису або на поштову квитанцію про відправлення рекомендованого листа винуватцю).

В свою чергу загальний алгоритм застосування покарання за правилами 193 статті такий:

• складається акт про порушення (саме акт, що фіксує час порушення та його суть – подія та перерахування дійових осіб, а не вимога про надання пояснень);
• видається розпорядження з вимогою пояснення працівником обставин: винуватець повинен розписатися в ньому про ознайомлення або одержати поштою (в ідеалі воно має датуватися тим самим числом, що й акт про порушення);
• акт та пояснення розглядаються директором і виноситься рішення (прямо на акті директор може поставити візу, наприклад «оголошити догану»);
• через два дні можна видавати наказ з дисципліни або не видавати його зовсім, якщо директор визнає за потрібне проявити поблажливість (потрібно мати на увазі, що з моменту складання акта до дня видання наказу не повинно пройти більше 30 днів). У цей термін не входить відпустка чи хвороба винуватця).

Усі матеріали мають бути вкладені у відповідні номенклатурні папки. Однак якщо у відділі кадрів для різних видів документів передбачені окремі справи, то до оригіналу наказу з дисципліни потрібно приколоти копії акта, розпорядження про надання пояснень та пояснювальну записку.

Важливо

Якщо винуватець за два дні не вважав за потрібне порозумітися, потрібно скласти акт про те, що розпорядження було вручено, але пояснювальна записка не була надана вчасно.