Як розставити пріоритети в житті та роботі: поради

Людина має певні цілі і прагне досягти успіху, але слід уміти віддавати переваги найважливішому. Як це зробити – розповімо нижче

Розкриваємо суть пріоритетів

Часто люди опиняються у ситуаціях, коли не справляються із запланованими справами. Вони завжди поспішають, дратуються на оточуючих і не розуміють, як інші все встигають. І це стосується не лише повсякденного побуту – бувають ситуації, коли люди щасливі у сімейному житті, проте їх не влаштовує соціальний статус чи рівень доходів, так відбувається неправильний розподіл переваг між цінностями.

Пріоритетами в житті можуть бути нематеріальні речі, які відіграють роль у конкретний час і завдяки їм досягається бажаний результат. Наприклад, перед вами стоїть вибір: залишитися на своїй роботі з меншою зарплатою, але мати більше вільного часу, або піти на підвищення, більше працювати та отримувати добрий дохід. Якщо перевага буде за матеріальної вигоди, то пріоритетом буде зміна роботи.

Ставити собі мети - завдання проста. Однак правильно визначити те, що потрібно, буває важко. Існують народні правила визначення пріоритетів, які допомагають у скрутних ситуаціях крокувати вперед. До них фахівці ставляться дещо скептично. Факт їх наявності не дозволяє нам пройти повз ці поради.

• Рекомендують робити те, що перше впаде у вічі. Йдучи на роботу, багато не плануйте. Прийшовши до робочого місця, займайтеся тим, що стало вашою метою першу хвилину. Такий спосіб називають методом мішені.
• Не дивуйтеся, коли вам кажуть, що позачергово повинні бути ті справи, які найбільше дратують. Згідно з методом скрипучого колеса, важливим є те, що найменше хочеться робити.
• Коли дедлайни погоріли, час вже давно настав на п'яти, уміння розставляти пріоритети визначається завдяки методу смаженого півня. У цьому випадку приділяти увагу потрібно тому, що прострочено, і відкладати цієї справи більше не можна.
• Один з найприємніших - метод ледаря. Це коли перевага в роботі віддається тому, що не напружує, а приносить задоволення. Більш серйозні завдання відкладаються потім.

Перелічені способи можна застосовувати як у приватній, і у робочої сфері життя.

Як зосередитися на цілі та знайти свій напрямок

Порад для складання планів та правильної організації часу існує багато. Якщо дослухатися ефективності кожного з них, можна стверджувати, що успіх досягається вкрай легко. Однак на практиці все набагато складніше. Тому ми підготували опис кількох методів, щоб ви змогли підібрати для себе найкращий із них.

• Рекомендуємо спочатку оцінити реальний стан справ. Намагайтеся ставити собі завдання і не бійтеся планувати більше, ніж зможете зробити. Така ситуація завжди триматиме вас у тонусі.
• Метод розміщення пріоритетів з оцінки поточного стану завдань дієвий тим, що ви зможете зрозуміти, на якому етапі розвитку знаходяться ваше життя прямо зараз. Суть методу у усному аналізі чи описі те, що відбувається прямо зараз. Намагайтеся подивитись із боку своє життя. Виділіть позитивні та негативні стани та вносите корективи.
• Використовуйте правило бажаних речей за рік. Намагайтеся уявити своє життя через 365 днів. Спроектуйте свої дії, подумайте про те, як досягали поставленої мети. Оцініть все, що вас привело туди. Намагайтеся відсторонитися від реальності, а уявний досвід допоможе зрозуміти: працює ваша стратегія або містить помилки. Тоді ви зможете визначитися, рухаєтеся у правильному напрямку або для успіху вам потрібно вибрати інші варіанти.
• Використовуючи «Зворотне мислення», можна зрозуміти важливість поставлених завдань завдяки списку справ. Для цього потрібно працювати з дошкою бажань, де випишіть головні цілі. Відштовхуйтеся від протилежного, тобто навіщо ви досягаєте чогось, який у цьому сенс. Це дозволить визначити головні речі.

Робота з дошкою бажань корисна тим, що вона збирає всі плани в одне місце, і людина так розуміє одразу, чого вона хоче.

Фундаментальні основи розміщення пріоритетів

Складаючи плани особистого життя або намагаючись реалізувати важливі робочі проекти, потрібно завжди правильно вибудувати цілі. Щоб зрозуміти, що ми робимо так, а що неправильно, треба визначитися, як розставити пріоритети у житті. В основі такої роботи будуть критерії, які визначають хід нашого життя.

Використовувати можна досягненнями інших або створювати власні стандарти. В останньому варіанті важливо, щоб орієнтири визнавали та поважали експерти чи близькі для нас люди.

В особистому житті також потрібно робити критерії. Наприклад, визначитися, як краще проводити вільний час, зрозуміти, що є відпочинком, а що лише маскує додаткове навантаження під нього.

Зверніть увагу

Розробте принципи, якими можна дізнатися найближче оточення. Тоді у вас не буде потреби спілкуватися з непотрібними людьми.

Спрощуйте своє завдання, групуючи пріоритети у роботі за такими критеріями:

1. Необхідно;
2. Бажано;
3. Можливо.

До першої групи буде зараховано все, без чого ви не можете обійтись. Якщо це пов'язано з роботою, то це має приносити вам бажаний дохід. Це особисте життя? Тоді визначтеся, без чого ви не зможете обійтись у цій сфері. Наприклад, це можливо підтримка хороших відносин із близькими людьми.

Друга група – це все, що пов'язане із вашим задоволенням. Таким чином, не завжди ви матимете вигоду, але моральний аспект справи приноситиме результат.

Третє – те, до чого ви байдужі.

Розгляд ефективних методів

Завдяки 34 президентові Сполучених Штатів Америки - Дуайту Ейзенхауеру - світ отримав спосіб розстановки пріоритетів, який допомагає визначити цілі та направити час у правильне русло. Використовуючи матрицю Ейзенхауера, ми групуємо свої справи чотирма виду.

Спочатку двома стрілками ми ділимо лист на 4 частини. У верхній частині у нас будуть термінові справи, а у нижній – не термінові. Праворуч важливі, а ліворуч - неважливі.

Об'єднавши все, ми отримуємо таке:

1. Важливі та термінові справи. Сюди зазвичай зараховують усі дедлайни, ту роботу, яка приносить найбільший дохід, є для нас першочерговою. Експерти радять не перевантажувати перший сегмент більш ніж 1-2 завданнями, тому до структуризації потрібно підходити вкрай реалістично. Сюди відносять, наприклад, важливі ділові зустрічі, а в особистому плані - похід до лікаря при гострому болю.
2. Другу групу займають погані, але термінові справи. Це зазвичай те, що з'являється раптово і потребує негайного виконання. Проте особливої ​​цінності несе. Скажімо, треба надіслати вітання колегам з нагоди професійного свята. Щодо приватного життя, то потрібно якомога раніше виправляти помилки, пов'язані з розстановкою пріоритетів, щоб не образити своїх близьких.
3. Наступний сегмент – це важливі, але нетермінові. Робота, до якої слід поставитись відповідально, проте терміни її виконання не є критичними. Сюди відносимо налаштування контактів ділових зустрічей, читання важливої ​​літератури, вивчення мов тощо.
4. До останнього виду – неважливі та нетермінові справи – можна віднести розмови з друзями, проведення дозвілля тощо. Ця група – ліниві заняття, які існують, щоб «вбити час».

Цікавим способом розміщення цілей є метод ABCDE. Він допомагає зрозуміти, що таке пріоритети у житті.

Для цього створіть список та відносьте справи до наступних категорій, де:

• А – найважливіша робота, обов'язкова до виконання. Якщо ці справи не будуть вжиті, слід очікувати серйозних наслідків.
• В – важлива, але без серйозних наслідків робота.
• З – те, що бажано зробити. Не виконання справ у цій групі дасть певні наслідки, але вони не будуть вагомими.
• D – сюди відносяться завдання, які можна відкласти чи доручити іншому.
• Е - відносите до цього виду те, що не можна виключити і взагалі не витрачати, по можливості, на цей час.

Суть успіху в тому, щоб уміти обмежувати себе в неважливому для досягнення результативності у більш необхідних речах. Принцип піраміди пріоритетів за цією теорією базується на визначенні ступеня важливості завдань/справ. Щоб провести аналогію, можна скористатися прикладом шийки пляшки, тобто вузького проходу, який заважає ефективній реалізації роботи. Що стосується пірамідою пріоритет потрібно визначати так: наскільки контрольна процедура може проводити досягнення кінцевого результату.

Користуючись шляхом Парето, необхідно ділити відносини у пропорції 20% на 80%. Згідно з цією системою, 20 відсотків зусиль, що додаються, приносить 80 відсотків успіху. І навпаки: 80 відсотків роботи приносить лише 20 відсотків ефективності. Тому до 20% потрібно віднести те, що, на вашу думку, є найважливішим і зосередитися на виконанні. А до 80% відносити другорядні справи.

За системою GTD для планування своєї ефективності необхідно залучати додаткові пристрої та системи, скажімо, делегувати завдання. Для цього складайте списки та обов'язково завершуйте завдання самі або за допомогою інших людей, при цьому вказуйте термін завершення. Найкраще використовувати для цього веб-нотатки. Головне - завершувати все вчасно, складати розклад на день та решту часу відпочивати.

Ще один метод - ділова гра «Примусове розміщення пріоритетів». Для цього вам знадобиться від трьох до десяти учасників. Суть її полягає в тому, що, використовуючи списки завдань та критерії оцінки важливості кожної, група має дійти єдиного списку пріоритетів. Завдяки цій грі ви оцінюєте кожен етап та кожну дію щодо інших. Зрештою ви складаєте список за рейтингом та обговорюєте з кожним учасником отриманий результат.

Плануємо день правильно

Згідно з рекомендаціями фахівців, день потрібно розділити на три етапи – виділити термінові справи, середньої терміновості та зовсім не термінові. Прагніть виконати всю важливу роботу в першій половині дня і не відкладайте справи на потім.

p align="justify"> Важливою передумовою успіху є аналіз виконаних завдань. Складайте списки, групуйте їх за важливістю та оцінюйте виконану роботу.

Створіть собі нагадування, що неважливі справи вас не стосуються. Зробіть собі за правило хоча б один місяць говорити непотрібним обов'язкам "ні" - тоді ця звичка закріпиться.

• ClearFocus підходить для додатків на операційній системі Android. Воно допомагає контролювати свій час та розподіляти його на виконання важливих завдань.
• Pomotodo - додаток китайських розробників як для IOS так і для Андроїд. За принципом роботи схожий перший сервіс. Включає 25-хвилинний таймер роботи і 5-хвилинний на перерву на відпочинок. Графіки результативності у додатку допоможуть відстежити свої успіхи.
• Any.do - список завдань на Андроїд в Google Play. Додаток також включає систему нагадувань про заплановані справи та спеціальний календар.
• За допомогою TickTick кожен бажаючий зможе скласти списки із завданнями різних пріоритетів. Можна відзначати виконання завдань, додавати нові та перемикати списки.
• Техніка «Помодоро» – це спеціальна програма, яка поділяє час на певні відрізки. Наприклад, півгодини поділяє на 25 хвилин роботи та 5 хвилин відпочинку. Перед роботою або навчанням напишіть список справ і чітко дотримуйтесь «помідорного» відрізка. Після того, як ви завершите одну роботу, робіть перерву 15-30 хвилин, а потім приступайте до виконання наступних завдань за схемою 25 + 5 хвилин.

Приклади, про які розповідає практика

Відомим методом розміщення пріоритетів є «Правило 20%» у Google. Відповідно до нього кожному працівнику дозволялося 20 відсотків робочого часу приділяти іншим проектам, які не мають відношення до основного місця роботи. Таким чином, один робочий день у тижні був вільним від роботи.

"Правило 10%", або "Закон піраміди енергій" говорить, що тільки частина енергії, яка надійшла певній людині, передається далі, а саме - 10%. Чи здатне це правило допомогти у розміщенні пріоритетів? Так, більшість людей позитивно відповідають на це питання. Просто пам'ятайте, що 10% робочого часу варто приділяти своїм справам, які не належать до робочих моментів. Тут і стає зрозуміло, чому ж «правило 20%» та «правило 10%» схожі.

У реальному житті є безліч способів для встановлення пріоритетів. Однак кожна людина має підбирати індивідуальні способи організації свого життя. Тому до запозиченого досвіду варто додавати свої методи, які будуть ефективними як у робочих справах, так і в особистих.