Л.А. Елина, экономист-бухгалтер

7 правил для корпоративной карты

Как учитывать движение денег по банковской карте и их расходование работником

Тексты упоминаемых в статье Писем Минфина и ФНС можно найти: раздел «Финансовые и кадровые консультации» системы КонсультантПлюс

Корпоративная банковская карта - хороший выход, если работникам надо самим что-то оплачивать. Деньги на счете принадлежат организации, но карта выпускается на конкретного работник ап. 1.5 Положения, утв. ЦБ 24.12.2004 № 266-П (далее - Положение № 266-П) . О правилах использования корпоративной карты и учета операций, с ней связанных, мы и расскажем.

ПРАВИЛО 1. О карточном счете надо информировать налоговую и внебюджетные фонды

Для корпоративной карты открывается отдельный банковский сче тп. 2 ст. 11 НК РФ . Об этом счете (как о его открытии, так и о его закрытии) надо сообщить и в ИФНС, и в ПФР, и в ФСС по месту нахождения организации.

Рекомендуемую ПФР форму сообщения об открытии счета можно найти: сайт ПФР → Работодателям → Уплата страховых взносов и представление отчетности → Отчетность и порядок ее представления → Рекомендуемые образцы документов

Сделать это нужно в течение 7 рабочих дней со дня открытия такого счет ап. 2 ст. 23 , п. 6 ст. 6.1 НК РФ ; п. 1 ч. 3 ст. 28 , ч. 6 ст. 4 Закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ (далее - Закон № 212-ФЗ); Постановление Президиума ВАС от 21.09.2010 № 2942/10 . Для этого следует направить:

• в налоговую - сообщение по форме № С-09-1утв. Приказом ФНС от 09.06.2011 № ММВ-7-6/362@ . Заполняя эту форму, информируйте именно об открытии счета в банке, а не о возникновении прав на использование корпоративного электронного средства платежа (КЭСП). Ведь КЭСП и корпоративная банковская карта - не одно и то же.

Сообщает

1 - об открытии счета 2 - о закрытии счета 3 - о возникновении права использовать КЭСП 4 - о прекращении права использовать КЭСП

При сообщении в инспекцию об открытии банковского счета для использования корпоративной банковской карты в этих ячейках формы № С-09-1 надо поставить «1»

1 - в банке 2 - в органе Федерального казначейства (ином органе, осуществляющем открытие и ведение лицевых счетов)

• в ФСС - сообщение по рекомендованной им форм еПисьмо ФСС от 28.12.2009 № 02-10/05-13656 ;
• в ПФР - сообщение по рекомендованной форме, которую можно найти на сайте Фонда.

Кстати, к одному карточному счету может быть выпущено несколько карт - основная и дополнительны еп. 2.1 Положения № 266-П . Причем к одному и тому же счету могут быть выпущены карты на разных работников вашей организации. О выпуске каждой из дополнительных карт сообщать в инспекцию и фонды не нужно.

ПРАВИЛО 2. Выдача корпоративной карты на счетах бухучета не отражается

Сама карта принадлежит банку, поэтому в учете она никак не отражается. Если банковская карта именная и работник сам будет получать ее в банке, то вести журнал учета банковских корпоративных карт необязательно. Хотя иногда бухгалтеру приходится заполнять доверенность на получение конкретным работником в банке корпоративной карты (образец доверенности, как правило, предоставляет сам банк).

О том, кому из работников выданы карты, банк может сообщить вашей организации в реестре на выпуск международных корпоративных карт или в ином документе (это зависит от принятой в банке системы документооборота и условий, прописанных в вашем с ним договоре).

ПРАВИЛО 3. Через кассу не надо проводить деньги, полученные работником через банкомат

В последнее время бухгалтеры жалуются на то, что инспекторы при проверках делают им замечания: в кассовой книге не отражены операции по снятию работниками денег с банковской карты. Якобы эти деньги в день их снятия надо оформить как поступившие в кассу и тут же - как выданные под отчет. Если же через кассу такие деньги не прошли, то штрафуют организацию за неоприходование в кассу наличност ист. 15.1 КоАП РФ .

Мнение читателя

“ Когда мы только открыли банковскую корпоративную карту, то боялись, что будут сложности с расчетом кассового остатка. Ведь закрываемся мы в 18.00, а работник может снять наличные через банкомат даже глубокой ночью. Но оказалось, что эти деньги по кассе вообще не надо проводит ь” .

Зухра,
г. Уфа

Однако понятно, что деньги в кассу физически «не попадали». Так что бухгалтерия не может ни оприходовать их, ни выдать под отчет. Поэтому в кассовой книге такие операции отражаться не должны. И суды поддерживают именно такую позицию, отказывая налоговикам во взыскании штрафов с организаци йПостановления 7 ААС от 20.12.2012 № А03-6142/2012 ; 3 ААС от 30.01.2013 № А33-15574/2012 .

Из этого также следует, что деньги, снятые с карты наличными, не нужно учитывать при расчете кассового остатка на конец дня.

ПРАВИЛО 4. О «карточных» деньгах работник должен отчитаться

Работник, на имя которого выпущена карта, может расплачиваться с ее помощью за покупки или снимать наличные через банкома тп. 2.5 Положения № 266-П . Деньги, которые находятся на счете корпоративной банковской карты, - это деньги, которые работник еще не получил и которыми он еще никак не воспользовался. Отчитываться за них работнику будет нужно, только когда он либо снимет с карты наличные, либо что-нибудь оплатит картой.

Полученные через банкомат деньги по сути сродни деньгам, выданным работнику под отчет. Ведь, прежде всего, это деньги организации. Разумеется, работник не должен после каждой покупки сразу бежать в бухгалтерию и писать отчет. Достаточно делать это раз в несколько дней - порядок должен утвердить руководитель организации. Сумма, которую работник может потратить, ограничена остатком денег на корпоративной карте (если, конечно, на карте не установлен кредитный лимит и не предусмотрена возможность овердрафта). Обратившись в банк, организация может установить и дополнительные ограничения для каждой из карт.

ОБСУЖДАЕМ С РУКОВОДИТЕЛЕМ

Чтобы контролировать расходование денег компании, лучше издать приказ о правилах использования корпоративных банковских карт. В нем важно закрепить срок, в течение которого работник обязан отчитаться о деньгах, потраченных посредством карты или снятых с нее.

Отчет работник может составлять или по унифицированной форме № АО-1, или по форме, самостоятельно разработанной вашей организацией. К примеру, вместо строки «получен аванс из кассы» можно предусмотреть строки «получены деньги через банкомат по корпоративной карте» и «использованы деньги с корпоративной карты для безналичных расчетов».

Есть мнение, что, когда работник приобрел что-либо для компании, оплатив это картой в безналичном порядке, составлять полноценный авансовый отчет необязательно. Несомненно, работник все равно должен представить в бухгалтерию подтверждающие документы и сроки для этого также должны быть регламентированы руководством вашей организации (к примеру, в том же приказе). Только вот приложить такие документы (чеки ККТ, накладные, товарные чеки) работник может к служебной записке.

Но надо сказать, что большинству бухгалтеров привычнее, когда все отчеты составляются по форме № АО-1. К тому же название «авансовый отчет» поможет избежать споров с инспекторами при проверке правильности расчета налога на прибыль. Ведь «датой осуществления» представительских расходов, расходов на командировки, содержание служебного транспорта, иных подобных затрат считается дата утверждения авансового отчета о потраченных работником деньга хподп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ .

Раз в месяц банк, как правило, предоставляет организации отчет по каждой корпоративной карте. Получив его, можно проверить полноту авансовых отчетов работников. Проще всего тем организациям, у которых подключен интернет-банк.

ПРАВИЛО 5. Если работник не отчитался за «карточные» деньги, их можно удержать из его зарплаты

Если работник в установленный в вашей организации срок не представил документы, оправдывающие расход списанных с карты денег, то по распоряжению руководства бухгалтерия может удержать их из зарплаты работника. То же самое можно сделать, если сотрудник истратил деньги не по назначению, к примеру на какие-то свои личные цел истатьи 238 , 241 ТК РФ .

ПРЕДУПРЕЖДАЕМ РАБОТНИКА

Нельзя никому сообщать ПИН-код банковской карты. А если ее украли или она потеряна, надо как можно скорее позвонить в банк, выдавший карту, и заблокировать ее.

Однако учтите, что одного приказа руководства для такого удержания не достаточно. Нужно доказать размер ущерба и вину работника. Сумма причиненного организации ущерба может быть взыскана с работника по распоряжению руководителя, есл истатьи 238 , , 246, 247, 248 ТК РФ :

• такое распоряжение сделано не позднее 1 месяца со дня установления организацией размера причиненного работником ущерба;
• сумма ущерба не превышает средний месячный заработок работника.

Если хотя бы одно из этих условий у вас не соблюдается, удержание из зарплаты работника незаконно.

ИЗ АВТОРИТЕТНЫХ ИСТОЧНИКОВ

Заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости

“ Ответственность за расходование средств по корпоративной банковской карте в пределах установленных расходных лимитов несет держатель такой карты (то есть работник, на чье имя она выпущена).

В случае отсутствия документов, подтверждающих целевое использование корпоративной банковской карты, использованная не по назначению сумма взыскивается с виновного работника в соответствии со статьями 238, 241 и 248 ТК РФ. То есть нужно:

• доказать, что причиненный организации ущерб явился следствием виновных действий работника;
• определить сумму этого ущерба;
• соблюсти порядок взыскания такого ущерба, предусмотренный Трудовым кодексом. В частности, это означает, что по распоряжению работодателя с него можно взыскать ущерб только в пределах среднемесячного заработк а” .

ПРЕДУПРЕЖДАЕМ РУКОВОДИТЕЛЯ

Не исключено, что работник использует деньги с корпоративной карты не по назначению. Чтобы обезопасить фирму, лучше ограничить возможность использования им денег на карте определенным лимитом. Если такой лимит будет меньше среднемесячного заработка работника, взыскать с него деньги, использованные не по назначению, будет проще.

Учтите, что не всегда получится за один раз взыскать с работника сумму причиненного им ущерба, даже если его размер не превышает среднемесячного заработка работника - держателя карты. Ведь в данном случае общий размер всех удержаний при каждой выплате зарплаты не может превышать 20%ст. 138 ТК РФ . Причем предельный размер удержаний нужно считать от суммы, которая осталась после удержания НДФЛПисьмо Минздравсоцразвития от 16.11.2011 № 22-2-4852 .

Правда, работник может и добровольно возместить причиненный им ущерб, даже если сумма такого ущерба больше его среднемесячного заработка.

Если же работник против того, чтобы из его зарплаты что-то удерживали, эти деньги для вашей организации еще не потеряны. Можно обратиться в суд.

ПРАВИЛО 6. Безналичные траты работника и снятие им наличных проводим через счет 71

Проводки, которыми должны отражаться операции с использованием корпоративной банковской карты, зависят от типа этой карты. Она бывает:

• <или> дебетовая - когда списания с карты по общему правилу возможны только в пределах имеющихся на ней денежных средств;
• <или> кредитная - когда можно расходовать и деньги организации, имеющиеся на карте, и деньги банка, предоставляемые в рамках утвержденного кредитного лимита.

Но и в том и в другом случае списание денег с карты, которое происходит по инициативе работника (ее держателя), привычнее проводить через счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Согласны с этим и аудиторы.

ОБМЕН ОПЫТОМ

Генеральный директор аудиторской фирмы ООО «Вектор развития»

“ Расходование средств работником с корпоративной банковской карты нормативными документами (включая План счетов) специально не оговаривается, но по экономическому смыслу - это подотчетные средства. Поэтому на практике организации используют счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Очень важно, чтобы именно тот, кто выполнял платежи по банковской карте или снимал с нее наличные, отчитался за эти деньги.

Пока работник не представит авансовый отчет, за ним будет числиться дебетовый остаток на счете 71. При этом не имеет значения, как расходовались средства с карты - путем оплаты в магазинах или путем снятия наличных.

Счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» менее логично применять для отражения расходования денег с корпоративной банковской карты. Ведь его смысловая нагрузка несколько иная - на нем, как правило, отражаются разовые операции, отличные от регулярного расходования средств в рамках должностных обязанностей работников (займы работникам, компенсация материального ущерба, приобретение путевок и т. п.)” .

Приведем проводки по операциям по дебетовой карте (будем рассматривать на примере рублевых карт).

Содержание операции	Дт	Кт
На дату пополнения карточного счета
Перечислены деньги с расчетного счета на карточный		51 «Расчетные счета»
На дату списания банком комиссии
Банковская комиссия, списанная со счета карты, учтена как прочий расход	91-2 «Прочие расходы»	55, субсчет «Карточный счет»
В налоговом учете банковская комиссия учитывается как внереализационный расхо дподп. 15 п. 1 ст. 265 НК РФ
На дату использования карты работником (если в организации есть оперативный доступ к данным о движении денег на счетах)*
С карты оплачены приобретенные работником товары, работы, услуги		55, субсчет «Карточный счет»
С карты работником сняты наличные
На дату составления работником отчета о потраченных суммах
Работник отчитался за наличные, снятые с карты и истраченные на нужды организации, или за безналичные расходы	26 «Общехозяйственные расходы» (60 «Расчеты с поставщиками или подрядчиками», 10 «Материалы», 44 «Расходы на продажу» и т. д.)	71 «Расчеты с подотчетными лицами»
	19 «НДС по приобретенным ценностям»

* Некоторые организации делают так. Когда работники приносят в бухгалтерию отчеты с приложенными к ним подтверждающими документами, делается проводка по дебету счета 71 и кредиту счета 57 «Переводы в пути». Когда из банка приходят ежемесячные отчеты по картам, оформляется проводка по дебету счета 57 и кредиту счета 55.

Отражать в учете суммы, за которые работник не отчитался, надо так.

ОБМЕН ОПЫТОМ

Начальник отдела методологии и внутреннего аудита ООО «ПРОДО Менеджмент»

“ Средства, списанные с банковского счета организации в результате совершения операции с использованием корпоративной банковской карты, считаются выданными под отчет работнику. Если он не представит в срок, установленный руководством организации, авансовый отчет с подтверждающими документами, то надо сделать проводку по дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» и кредиту счета 71.

Когда организация установит вину и сумму ущерба, причиненного работником, надо сделать проводку по дебету счета 73 и кредиту счета 94.

После того как деньги будут удержаны из зарплаты работника или внесены им наличными в кассу, это надо отразить по кредиту счета 73 и дебету счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» или счета 50 «Касса »” .

Операции по кредитной карте за счет собственных средств отражаются так же, как и операции по дебетовой карте. А операции по использованию кредитного лимита и возврат денег банку будут отражаться следующим образом.

Деньги банка увеличивают платежный лимит карты. Однако кредит считается полученным только после того, как компания воспользуется им. То есть после того, как с карты будут списаны (наличными или в безналичном порядке) деньги за счет кредитного лимита. Поэтому нет необходимости отражать в учете получение кредита (делать проводку по счету 66 «Расчеты по краткосрочным кредитам и займам») сразу после установления банком кредитного лимита.

Содержание операции	Дт	Кт
На дату списания с карты средств за счет кредитного лимита по инициативе работника
С карты списаны деньги, использованные работником на покупку товаров, работ, услуг	71 «Расчеты с подотчетными лицами»	55 «Специальные счета в банках», субсчет «Карточный счет»
	55, субсчет «Карточный счет»
На дату списания банком комиссии за счет кредитного лимита
Со счета карты списана банковская комиссия за счет кредитного лимита	91-2 «Прочие расходы»	55, субсчет «Карточный счет»
	55, субсчет «Карточный счет»	66 «Расчеты по краткосрочным кредитам и займам»
На дату пополнения кредитной карты и погашения использованного кредита
С расчетного счета на карточный перечислены деньги для погашения долга по использованному кредитному лимиту	55, субсчет «Карточный счет»	51 «Расчетные счета»
	66 «Расчеты по краткосрочным кредитам и займам»	55, субсчет «Карточный счет»
На дату начисления банком процентов за пользование кредитом
Начислены проценты по кредиту банка	91-2 «Прочие расходы»	66 «Расчеты по краткосрочным кредитам и займам»
В налоговом учете проценты по долговым обязательствам любого вида признаются внереализационными расходам иподп. 2 п. 1 ст. 265 НК РФ . Однако учитываются они в пределах нор мст. 269 , п. 8 ст. 270 НК РФ . Если сумма процентов, которую можно учесть в налоговом учете, меньше их начисленной суммы и организация должна применять ПБУ 18/02, то надо отразить постоянное налоговое обязательство (дебет счета 99 – кредит счета 68)

ПРАВИЛО 7. Если корпоративная карта - кредитная, с льготным беспроцентным периодом, то экономию на процентах считать не нужно

Как правило, за несколько дней пользования кредитными деньгами, потраченными с такой карты, банк не берет никаких процентов. Конкретные условия закрепляются в договоре с банком. В Налоговом кодексе нет каких-либо правил оценки материальной выгоды по беспроцентным займам. Поэтому, даже если такая выгода у организации и есть, с нее не надо платить налог на прибыль. Такой позиции придерживается Высший арбитражный судПостановление Президиума ВАС от 03.08.2004 № 3009/04 . Согласен с ней и Минфи нПисьмо Минфина от 18.04.2012 № 03-03-10/38 .

Часто бухгалтеры спрашивают, можно ли через корпоративную банковскую карту обналичивать деньги для выдачи зарплаты работникам. В принципе, никаких ограничений для этого сейчас нет. Главное - все правильно оформить:

• пусть работник снимет деньги с карты, напишет авансовый отчет и вернет в кассу неизрасходованную сумму;
• кассир должен выписать приходный ордер 0310001п. 3.1 Положения, утв. ЦБ 12.10.2011 № 373-П ;
• в бухучете на возвращенные в кассу деньги надо сделать проводку по дебету счета 50 «Касса» и кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Использование корпоративных пластиковых карт все более популярно. Рассмотрим часто встречающиеся проблемы, связанные с использованием корпоративного «пластика», а также разногласия в законодательстве и способы минимизации налоговых рисков.

Получение любой пластиковой карты производится на основании Положения № 266-П от 24 декабря 2004 г. об эмиссии банковских карт и об операциях, совершаемых с использованием платежных карт (далее по тексту – Положение № 266-П). На карте практически всегда указываются имя и фамилия ее держателя; даже на корпоративной карте все равно будет выбито либо имя ответственного лица, либо номер, но никак не наименование организации. При этом к одному специальному банковскому счету может быть открыто несколько карточек, оформленных на разных лиц, работающих при этом в одной организации. Также можно каждую карту привязывать к отдельному счету, дабы в аналитическом учете отслеживать расходы в разрезе по каждому из держателей карт.

Расскажите налоговикам

При этом часто возникает необходимость проинформировать налоговую инспекцию об открытии новых счетов организацией. Если корпоративная карта выдается в привязке к новому банковскому счету на основании вновь заключенного договора с кредитным учреждением, то необходимо сообщить об этом инспекторам в соответствии с подпунктом 1 пункта 2 статьи 23 НК РФ. Если же корпоративная карта выдается в дополнение к уже имеющемуся счету и никаких новых счетов в банке открывать не пришлось, то информировать об этом налоговый орган не надо. В подтверждение этого выступает и судебная практика: постановлением ФАС Уральского округа № Ф09-4730/10-С3 от 26 июля 2010 г. по делу № А60-7128/2010-С6 решение налогового органа о привлечении к ответственности за несообщение об открытии счета было отменено. Суд решил, что бизнес-счет не является счетом в том значении, которое придает ему налоговое законодательство, так как он открыт в целях обслуживания корпоративных банковских карт и при его открытии не заключается договор банковского счета, денежные средства третьих лиц на него не зачисляются, и стало быть, обязанность сообщать об открытии данного счета отсутствует.

Какие использовать счета

Согласно пункту 2.8 Положения № 266-П банк может включать в условия договора дополнительные услуги в виде совершения операций даже тогда, когда их сумма превышает остаток денежных средств на банковском счете или больше установленного лимита по овердрафту или кредиту. Если же таких условий в договоре по корпоративной карте не оказывается, то банкиры вправе отказать в проведении подобных операций либо же провести ее и в дальнейшем требовать возмещения по общим условиям исполнения требования на основании статьи 314 Гражданского кодекса РФ.

Специфика договора с банком на выдачу и обслуживание корпоративных карт влияет на аналитический учет по субсчету «Специальный карточный счет в банке» счета 55 «Специальные счета в банках». Нередко договором устанавливается обязательное условие о наличии на счете организации к дебетовой карте неснижаемого остатка, то есть минимальной суммы, которая постоянно должна сохраняться на счете. К этому субсчету бывает целесообразно открыть субсчет второго порядка. Также отдельные субсчета второго порядка необходимы, когда к единому корпоративному счету открыто несколько банковских карт. При перечислении денежных средств на специальный карточный счет клиент аналогично перечислению зарплаты на корпоративные карты передает в кредитную организацию ведомость с данными держателей, номерами карт и суммами на зачисление по каждой карте.

Если корпоративная карта выдается в привязке к банковскому счету на основании вновь заключенного договора с кредитным учреждением, то необходимо сообщить об этом в вашу налоговую инспекцию

После получения от держателей банковских карт первичных документов, подтверждающих совершение операций с использованием корпоративных карт, записи по счетам учета затрат корреспондируют со счетом 57 «Переводы в пути». Это необходимо из-за того, что выписка из банка по специальному карточному счету, подтверждающая фактическое списание денежных средств со счета организации, поступает обычно с небольшой задержкой. После получения банковской выписки суммы оплаты списываются на счет 55, субсчет «Специальный карточный счет».

Расходы на оплату комиссий банка за открытие и ведение карточных счетов отражаются в составе прочих расходов на счете 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет «Прочие расходы».

По условиям договора может быть предусмотрено начисление процентов на остаток средств, находящихся на специальном карточном счете в банке. Суммы таковых отражаются в составе прочих доходов по кредиту счета 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет «Прочие доходы».

Если в банковской выписке по итогам месяца отражено списание денежных средств, не подтвержденных документально подотчетным лицом, тогда эти суммы до представления оправдательных документов должны отражаться по дебету счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям».

Одна на всех

Корпоративные карты очень удобны для расчетов с подотчетными лицами, особенно в командировках, так как всегда можно пополнить или заблокировать «пластик» при необходимости. Однако здесь нередко возникают сложности с признанием оплаченных такой картой расходов. Подотчетное лицо – это всегда один конкретный человек, а почти все документы по оформлению расходов в командировке персонифицированы. И если в рабочей поездке была группа сотрудников, а все расходы нес лишь один из них, то признать расходами подотчетного лица оплату билетов или счетов на проживание, а также суточных для других сотрудников будет затруднительно: передача выданных под отчет наличных денег одним лицом другому запрещается согласно пункту 11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утв. Решением Совета директоров ЦБ РФ № 40 от 22 сентября 1993 г.

Получается, что наиболее разумный выход для бухгалтера – либо открыть каждому командированному отдельную корпоративную карту, либо по старинке выдать наличными денежный аванс на командировочные расходы из кассы организации. Во всех иных случаях высока вероятность возникновения спора с налоговыми инспекторами. Тем же, кто готов постоять за свои права в суде, наверняка пригодится постановление Девятого арбитражного апелляционного суда № 09АП-12853/2007-АК от 8 октября 2007 г., признавшего допустимым приложение к авансовому отчету оправдательного документа, выписанного на другое лицо, но лишь при условии, что денежные средства фактически были использованы на нужды работодателя. Кроме того, в этом судебном решении сделан важный вывод о том, что нарушение положений пункта 11 Порядка ведения кассовых операций не может быть признано основанием для признания доходом работника и основанием для с сумм, полученных под отчет.

Запрещено?

Следующая острая проблема заключается в ограничениях, установленных для держателей корпоративных карт. В письме ЦБ РФ № 14-27/513 от 24 декабря 2008 г. предусматривается, что перечисление денежных средств на командировочные расходы подотчетному лицу на его банковскую карту допустимо, но только тогда, когда в коллективном договоре (или в локальном нормативном акте – приказе, Положении о командировках и т. п.) прямо предусмотрена такая возможность. Во всех остальных случаях, в том числе и для выдачи сумм под отчет на хозяйственные или представительские расходы, этим письмом такая возможность не предусмотрена.

Против этого порядка выступает судебная практика (см. постановление ФАС Северо-Западного округа № А52-174/2007 от 11 февраля 2008 г., где признана законной выдача средств на административно-хозяйственные расходы сотрудникам организации с расчетного счета на банковскую карточку подотчетного лица). Несмотря на запрет таких операций со стороны ЦБ РФ, штрафы за безналичную выдачу подотчетных средств в КоАП РФ не предусмотрены. А чтобы исключить любые претензии со стороны налоговых органов, следует строго соблюдать требования по оформлению такой операции в бухгалтерском учете и во всех необходимых документах.

<О приостановлении операций по счету>

Решение налоговиков о приостановлении операций по счету компании распространяется в том числе на корпоративные карты, которые относятся к этому счету. Такой вывод впервые сделал Минфин России в письме от 07.06.12 № 03-02-07/1-135 (ответ на частный запрос).

Как блокируют карту

Банк, получивший от инспекции решение о блокировке счета, приостанавливает по этому счету все расходы (п. 1 ст. 76 Налогового кодекса). Как разъяснил Минфин, исключений для корпоративных карт не предусмотрено. А это значит, что, как только в банк придет решение налоговой, он заблокирует и счет, и карту. Ведь корпоративная карта привязана к банковскому счету.

После блокировки расходные операции по карте будут невозможны, заплатить или снять наличные через банкомат уже не получится. Ни снять наличные деньги в банкомате, ни перевести с карты средства на другой счет.

Замороженные операции

Сложности возникают в ситуациях, когда информация о расходах по карте поступает в банк уже после блокировки. Дело в том, что в момент оплаты или снятия наличных через банкомат банк не списывает деньги с карты, а только замораживает их на счете. То есть компания не может ими воспользоваться, но реально деньги со счета не уходят. Через некоторое время в банк поступает реестр операций от платежной системы (Visa, MasterCard). Именно по этому реестру банк отправляет деньги в организации, где расплачивались картой. А значит, между оплатой картой и реальным списанием денег может пройти несколько месяцев. В этот период налоговая вполне может заблокировать счет.

В комментируемом письме Минфин сообщил, что в период блокировки банк не вправе перевести деньги, даже несмотря на то, что оплата по карте прошла до приостановления операций. Между тем это не означает, что компания должна заплатить повторно или оплата картой отменена. В опрошенных банках нам подтвердили, что банк не вернет замороженные суммы на счет компании, а исполнит платеж сразу, как только налоговая разблокирует счет.

Компания в свою очередь вправе отразить в учете покупку по корпоративной карте на день оплаты и признать расходы в целях налогообложения прибыли. В качестве подтверждения затрат у компании будет квитанция терминала, через который прошла оплата картой. Реальное списание денег со счета в данном случае роли не играет. Это нам подтвердили специалисты Минфина России.

Блокировать счета будут только по интернету

Решение о блокировке счетов с 1 августа будут только электронными. У этого изменения есть как плюсы, так и минусы. С одной стороны, до банков решения будут доходить в течение дня. С другой — компании лишаются возможности лично забрать решение по доверенности банка (подробнее см.«УНП» № 25, 2012, стр. 4 «В кодекс внесены новые поправки про зачет, возврат, блокировку и баланс»).

Карточные продукты банков предназначены не только для физических лиц. Юридические лица, индивидуальные предприниматели, могут воспользоваться для своей деятельности корпоративными картами, которые привязываются к расчетному счету.

Как учитываются в бухгалтерском учете карты, необходимые проводки, способы использования продукта, актуальные предложения банков 2019 года.

КК требуется для осуществления операций обычной финансовой деятельности: закупка товаров, производственных запасов, ГСМ, оплата расходов и услуг, представительских расходов и т. д. Это современный способ предоставления денежных средств под отчет, альтернатива использованию чековой книжки.

Применение в расчетах является удобным, они упрощают совершение операций, делают их более мобильными.

Достоинства корпоративных карт:

• уменьшаются операционные расходы: клиенту не требуется снимать средства с расчетного счета, учитывать наличных, осуществлять проводки по выдаче денег под отчет, уменьшаются прочие расходы (за снятие наличных денежных средств через кассу банка);
• возможность пополнения счета через интернет-банкинг, банкоматы;
• возможность контролирования и лимитирования средств, предоставленных работнику: средства на карту, перечисляются в определенной сумме, при совершении операции, клиент оповещается смс-информированием;
• отсутствуют ограничения по лимиту расчетов наличными денежными средствами в сумме 100 т. р.;
• пользоваться продуктом можно круглосуточно;
• возможность совершать операции через интернет;
• получение преимуществ, бонусов от компаний-партнеров банка;
• компания может открыть кредитную карту, когда не хватает собственных оборотных средств.

Операции осуществляются безналичным способом, поэтому обеспечивается их безопасность и защищенность. Пользователи могут использовать карты при нахождении за границей, что освобождает их от открытия валютного счета, или оформления деклараций.

Количество карт, привязанных к одному расчетному счету, определяется банком, а лимит по карточным расчетам устанавливается руководителем компании.

Программы банков

На сегодняшний день, предложения использования КК имеются во в многих банках, поскольку средства на расчетных счетах юридических лиц не страхуются в АСВ, выбирать кредитную организацию следует из самых надежных:

Банк	Программа
Сбербанк	Карта для бизнеса
Альфа Банк	Международные корпоративные карты
ВТБ	Международные расчетные банковские карты
Авангард	Корпоративные карты
Промсвязьбанк	Банковские карты для юридических лиц и индивидуальных предпринимателей
Россельхозбанк	Корпоративные банковские карты

1 Сбербанк

Корпоративная карта Сбербанка предоставляет круглосуточный доступ к счету:

Параметры обслуживания:

• первый год обслуживания бесплатный, если клиент подключен к пакету «Легкий старт»;
• неограниченное количество карт к одному расчетному счету;
• стандартное обслуживание 2500р. в год;
• комиссия за внесение средств на карту 0,3%, максимально в день можно пополнять счет на 100 тыс. р.;
• комиссия за снятие 1,4–3%, максимально в день можно снимать 170 тыс. р. с каждой карты, в месяц до 5 млн. р.;
• смс-информирование 60 р./месяц;
• льготный период по корпоративной кредитной карте 50 дней.

Клиент самостоятельно ограничивает лимиты по карточному счету: на снятие наличных, на сумму операций по счету в течение 1 дня и 1 месяца, общий лимит по карте.

2 Альфа Банк

Альфа банк предлагает клиентам воспользоваться международными корпоративными картами:

Предлагается три вида карт:

• Международная корпоративная карта Visa FIFA – клиент участвует в программе лояльности банка FIFA
• Международные корпоративные карты VISA International – чиповая карта с повышенным уровнем безопасности.
• Международные корпоративные карты MasterCard Worldwide

Валюта счета рубли, доллары, евро.

Параметры обслуживания:

• Бесплатный выпуск, стоимость ежемесячного обслуживания 299 р.;
• Карты типа Visa Business Gold являются бесплатными в рамакх любого пакета услуг;
• Опция Альфа Чек – 59 р./месяц;
• Комиссия за снятие наличных по корпоративной карте 1,5%, за внесение наличных 0,4%;
• Дневной лимит на снятие наличных 150–450 тыс. р., в месяц 750–1500 тыс. р. в зависимости от типа карты;
• Количество карт не ограничивается;
• Есть возможность подключить овердрафт, срок задолженности до 60 дней, срок договора до года, если у клиента высокая платежеспособность, ему может быть установлен беспроцентный период до 30 дней, условия кредитования устанавливаются индивидуально.

Контроль за счетом осуществляется из интернет-банка «Альфа-Клиент Онлайн» и мобильного банка «Альфа-Бизнес Мобайл».

3 ВТБ

Кредитная организация предлагает корпоративные карты для упрощения проведения расходов:

Предназначены для среднего бизнеса. Предлагается два пакета карт: Бизнес Классик, Бизнес Золото. Категории карт Business, Gold, Platinum.

Параметры:

• ежемесячное обслуживание от 1200 до 2400 р. в зависимости от класса корпоративной карты;
• количество карт не ограничено, срок действия 2 года;
• возможность автоматического пополнения карточного счета;
• для золотого пакета: услуги консьерж-сервиса, подключение страховых программ;
• комиссия за снятие наличных 1%, лимит на снятие 300–600 тыс. р.;
• максимальная сумма зачисления в день 100 тыс. р. через банкомат.

Бизнес карты являются международными, поэтому привилегии по ним распространяются на заграничные командировки.

4 Банк Авангард

Банк представляет именную корпоративную карту международной платежной системы:

Параметры:

• валюта счета руб.;
• срок действия карты 3 года;
• количество карт к одному счету не ограничивается;
• сумма неснижаемого остатка на счете 10 тыс. р.;
• ежегодная комиссия за осуществление расчетов 600–1000 р.;
• комиссия за выдачу наличных 3–10% в зависимости от суммы;
• комиссия за пополнение счета через банкоматы банка не взимается, в иных случаях 0,3%%

На карту удобно перечислять командировочные и иные расходы, пользоваться ей за границей. Должностные лица могут пользоваться КК с одноразовыми паролями, подписывать документы в интернет-банке, мобильном банке.

5 Промсвязьбанк

Банк предлагает клиентам, имеющим расчетный счет в кампании, бизнес-карты:

Параметры:

• выпуск карты бесплатно;
• срок действия 4 года;
• валюта счета рубли, доллары, евро;
• лимит на снятие наличных 300–500 тыс. р./день, 3–7 млн. р./месяц.;
• лимит на пополнение счета 500 тыс. р./день;
• любые платежи по бизнес-карте 0 рублей.

Картой можно рассчитываться с поставщиками, закупать хозяйственные товары, оплачивать командировочные расходы.

6 Россельхозбанк

Кредитная компания выпускает корпоративные карты для юридических лиц, ИП, лиц, занимающихся индивидуальной трудовой деятельностью:

Валюта счета – рубль. Выпускается два вида карт VISA Business MasterCard Business.

Параметры продукта определяются тарифным планом «Корпоративный»:

• срок действия 1 год;
• обслуживание 2 тыс. р.;
• комиссия за снятие наличных в отделениях банка 1% от суммы, в банкоматах 2%;
• в сутки можно снять 300 тыс. р., в месяц 500 тыс. р.;
• запрещается пополнять счет наличными денежными средствами;
• зачисление на счет осуществляется бесплатно;
• осуществление операций производится бесплатно.

На каждого держателя может быть выпущено не более 1 КК.

Для использования банковской КК в производственной деятельности, компания должна разработать Положение об использовании карт и ознакомить с ним уполномоченных сотрудников под роспись.

В нем устанавливается перечень операций, которые можно осуществлять с помощью карты, должности лиц, которым могут быть предоставлены карты, определяются лимиты, ответственность и т. д.

На основании ст. 9 ФЗ № 402 разрабатываются первичные документы учета:

Перечень операций, которые могут совершаться по банковской карте определяется Положением от эмиссии карт №266-П.

Выдача КК на счетах бухучета не отражается. Учет карт осуществляется через специализированную программу 1С. Номер счета корпоративной карты 55.

Проводки по корпоративным картам:

Списания отражаются проводкой Дт. сч.71 Кт. сч. 55 (по рублевым операциям). Далее с сч. 71 средства списываются по целевому назначению: расчеты с поставщиками, с разными дебиторами и кредиторами, общепроизводственные расходы и т. д.

Поступления средств: Дт. Сч. 55, Кт сч. 51.

Операции по валютным корпоративным картам учитываются на соответствующих счетах бухгалтерского учета.

Как пользоваться корпоративной картой

Корпоративная карта оформляется в том банке, где открыт расчетный счет компании или индивидуального предпринимателя.

Способы открытия:

• Обратиться в представительство кредитной организации по месту обслуживания расчетного счета;
• Написать заявление через интернет-банк.

В заявлении указывается валюта счета, тип карточного продукта, данные на уполномоченное лицо, на кого регистрируется карта.

После принятия банком решения о предоставлении услуги, карты изготавливаются в течение 3–7 дней и передаются клиенту.

При открытии кредитной корпоративной карты или установлении к счету лимита овердрафта, клиент должен представить в банк финансовую отчетность компании, оперативные данные, в зависимости от лимита определиться с обеспечением и т. д. Параметры кредитования определяются банками индивидуально по клиентам.

После получения карт и оформления необходимых документов, они передаются уполномоченным сотрудникам для работы. Список сотрудников утверждается отдельным приказом. Выдача карты сотруднику оформляется актом приема-передачи, подтверждающим факт получения документа.

Ответственность за расходование средств по карте несет ее держатель в пределе установленного лимита. Он обязан своевременно отчитываться о произведенных операциях по счету, в противном случае, расходы по карте могут быть удержаны у него из заработной платы. Порядок отчета, сроки, форма, определяется руководством предприятия или индивидуальным предпринимателем.

Для учета движения корпоративных карт на предприятии должен быть заведен Журнал. В нем производятся записи о выдаче и возврате карт работником под роспись.

Ответы на вопросы

Можно ли пополнять счет корпоративной карты с карточного счета физического лица в Сбербанке?

Такая услуга кредитной организацией не предоставляется.

Как отказаться от корпоративной карты?

Если компания не желает пользоваться услугой, уполномоченный сотрудник долен предоставить в банк заявление о прекращении ее действия.

В заявлении указывается: количество карт, номер договора на обслуживание, номер расчетного счета, реквизиты карты, Ф.И.О. держателей.

Что делать при утрате корпоративной карты?

Если корпоративная карта утеряна или украдена, ее следует быстро заблокировать. Это делается через мобильный банк, по звонку на горячую линию Центра поддержки клиентов. После блокировки, клиент должен прийти в банк и написать заявление с причиной блокировки. Карта будет перевыпущена за отдельную плату.

Заключение

Банковские корпоративные карты в скором будущем полностью заменят чековые книжки. Соответствующие поправки в бухгалтерский учет вносятся на законодательном уровне. Кредитным организациям будет удобно контролировать расходование средств клиентами, существующие лимиты на снятие денег ограничат использование наличных средств при расчетах между организациями.

Компании получат удобный инструмент для осуществления операций, однако могут возникнуть трудности в связи отсутствием достаточного количества устройств самообслуживания, возможностью блокировки карты, а также тем, что пока еще карты не везде принимаются для расчетов.