Nevoia de control documentatie primara

Controlul este unul dintre funcții esențiale management, implementat în teren contabilitate.

Controlul documentației primare este necesar din motive obiective. Sarcina sa principală este prevenirea erori contabile, care poate apărea din diverse motive, de exemplu, ca urmare a neglijenței, calificărilor insuficiente ale personalului contabil, surmenajului, funcționării defectuoase a echipamentelor informatice și așa mai departe.

Pot apărea erori în text documente primare sau în sume, mai ales la calculul totalurilor, formate la înregistrarea documentelor în registrele contabile.

Nota 1

În funcție de gradul de influență al acestora, erorile pot fi locale, adică făcute într-un document și care nu afectează alte documente (de exemplu, o eroare la data unui document), și de tranzit, adică provocând automat o eroare în alte documente (de exemplu, o eroare în cantitatea unui document).

Întrucât sistemul de corecții în documentele contabile este strict reglementat și necesită implicarea tuturor persoanelor care au semnat documentul cu o eroare (în numerar și documente bancare corecțiile nu sunt permise deloc), rolul de control al documentației primare este extrem de semnificativ.

Control primar documentatia contabila are ca scop asigurarea unui ciclu complet de control al calității pentru reflectarea documentelor primare asupra conturilor contabile și, de asemenea, implementează funcția de monitorizare integrală a executării procedurilor de corectare sau înlocuire a documentației completate eronat cu personificarea răspunderii.

Procedura generală de verificare a documentelor primare

Documentele primare primite de serviciul de contabilitate sunt supuse verificării.

Procedura de verificare a documentelor primare poate fi împărțită în trei etape:

Primul stagiu. Verificarea documentelor primare pe fondul lor. Esența acestei etape este de a evalua legalitatea tranzacțiilor comerciale reflectate în documentație, fezabilitatea efectuării operațiunii și interrelația indicatorilor individuali ai documentului primar.

În cazul în care conținutul documentului primar contravine cerințelor legii sau se încalcă procedura de acceptare, depozitare și utilizare a articolelor de inventar, Baniși alte active, astfel de documente nu sunt acceptate în contabilitate. Decizia asupra unor astfel de documente este luată de contabil, care informează managerul despre ilegalitatea tranzacțiilor reflectate în documentația primară.

Practica contabilă arată că deseori apar dezacorduri între manager și contabilul-șef cu privire la aspectele de determinare a legalității tranzacțiilor. În acest caz, este indicat ca contabilul șef să primească un ordin scris de la manager, care să indice că managerul înțelege responsabilitatea care i-a fost atribuită pentru înregistrarea tranzacției în conturile contabile.

Faza a doua. Verificarea documentelor primare conform formularului. În această etapă se verifică disponibilitatea detaliilor. În plus, verificarea implică evaluarea utilizării corecte a formularului de document, precum și prezența și caracterul complet al completării detaliilor solicitate, care, în conformitate cu cerințele, includ: Lege federala„Cu privire la contabilitate” includ: numele, data întocmirii, numele organizației, conținutul faptului activitate economică, masura naturala sau baneasca a acestui fapt, functia si semnatura persoanelor responsabile cu intocmirea actului).

A treia etapă. Verificarea cuprinzătoare a documentelor primare, care include următoarele tehnici:

• Gruparea documentelor primare - esența acestei proceduri este evaluarea conținutului tranzacției și includerea documentului într-un grup de documente primare care sunt similare ca conținut, care formează baza pentru formarea datelor contabile consolidate;
• Fiscalitate - esența acestei proceduri este că indicatorii naturali și de muncă sunt traduși într-un contor universal - cost. Rezultate fiscale determinate prin multiplicare indicatori cantitativi iar prețurile (rata) pe unitate sunt reflectate direct în documentul primar;
• Atribuții de cont - esența acestei proceduri este introducerea corespondenței pentru fiecare tranzacție de afaceri, generat de documentul primar.

Nota 2

După trecerea tuturor etapelor de verificare, se recomandă ca documentele primare să fie marcate pentru a preveni reutilizarea (data de intrare în document poate fi marcată pe document). registre contabile sau ștampila corespunzătoare).

Documentele de numerar sunt marcate cu ștampile „Primit” sau „Plătit” și data.

Tipuri de control al documentației primare

Documentele primare contabile reprezintă un flux de informații care conține informații despre activitățile financiare și economice Entitate economica, drept urmare sunt utilizate pe scară largă în sistemul de management pentru controlul preliminar, curent și ulterior.

Esența acestor tipuri de control este următoarea:

• Controlul preliminar este controlul exercitat de conducerea organizatiei (manager, contabil sef, inginer sef, maistru etc.) la momentul semnarii documentatiei primare, datorita faptului ca la semnarea documentului acesti functionari isi asuma responsabilitatea pentru actiunile efectuate. Luat;
• Controlul curent este controlul efectuat în momentul unei tranzacții comerciale. Se efectuează, de regulă, de către executanții ordinelor cuprinse în document, sau de către persoanele responsabile de procesarea acestuia. Documentul este verificat pentru prezența detaliilor, în esență, și numai după ce acesta este executat și procesat;
• Controlul ulterior este controlul efectuat prin audituri documentare, audit al documentelor primare după procesarea documentelor, precum și sub forma unui control de numărare în momentul prelucrării documentelor.

Articolul va acoperi principalele puncte privind prelucrarea documente contabile. Ce documente sunt principale, cum trebuie procesate și ce este necesar pentru aceasta - în continuare.

Dragi cititori! Articolul vorbește despre soluții tipice probleme legale, dar fiecare caz este individual. Daca vrei sa stii cum rezolva exact problema ta- contactati un consultant:

APLICAȚIILE ȘI APELURILE SUNT ACCEPTATE 24/7 și 7 zile pe săptămână.

Este rapid și GRATUIT!

Atunci când departamentul de contabilitate primește documente, acestea trebuie procesate. Acest lucru trebuie făcut înainte ca acestea să fie adăugate pe factură. Cum să faci asta pentru a evita greșelile, cine face asta?

Momente de bază

Conform legii, orice tranzacție comercială trebuie să fie însoțită de documente. Contabilitatea trebuie ținută într-o organizație din momentul înregistrării acesteia.

Pe baza contabilității, se întocmește raportarea pentru oficiu fiscal si alte servicii. Tranzacțiile comerciale trebuie să fie reflectate în registrul contabil.

Documentația primară poate fi întocmită pe hârtie sau pe suport de mașină. În al doilea caz, conducerea întreprinderii trebuie să facă copii pe hârtie pentru alți participanți la operațiune.

În timpul lucrului cu documentația primară (PD), pot fi făcute erori. De exemplu:

• se folosește un formular care nu a fost aprobat prin ordin;
• nu există detalii în documente;
• nu există persoane care să aibă dreptul de a semna PD;
• documente de numerar conțin amendamente;
• înregistrarea se face cu creionul;
• coloanele libere nu conțin liniuță;
• nicio ștampilă.

La primirea datelor contabile, se întâmplă următoarele:

1. Lucrări preliminare înainte de finalizarea documentației.
2. Înregistrarea PD.
3. Declarația lor.
4. Prelucrarea datelor primare.

Documentul principal afișează:

• denumirea întreprinderii;
• adresa legală (locația);
• numărul de cont și alte informații.

Cerințe:

Data din documentele primare este aceeași cu ziua în care a fost efectuată tranzacția. Poate fi o singură dată sau cumulativ.

Documentația primară unică (calcule, plăți) este utilizată o singură dată pentru a confirma operațiunea, după care este trimisă departamentului de contabilitate.

Cumulativ (carduri, comenzi) este folosit pentru o lună sau un trimestru dacă operațiunile sunt repetate. După ce documentul este acceptat, informațiile din acesta sunt transferate în registru.

Dacă documentele sunt pierdute din orice motiv, trebuie să:

În cazul în care documentele nu au putut fi restaurate, nu este necesar să sesizeze biroul fiscal despre acest lucru. În orice caz, o amendă nu poate fi evitată.

Contribuabilului i se oferă mai multe opțiuni:

• restaurați cel puțin unele documente;
• face înregistrări corective în;
• pe parcursul audit fiscal oferă inspectorului posibilitatea de a determina suma care va trebui plătită la bugetul de stat.

Pentru a menține corect o listă de documentație, există un . Ele determină momentul deplasării și procedura de transfer a documentelor.

Un contabil are dreptul de a face copii ale documentelor, dar numai în prezența reprezentanților autorităților fiscale. Pentru a face acest lucru, trebuie să le oferiți un motiv.

Numai autoritățile au voie să sechestreze documentele primare serviciul fiscal. Ea trebuie efectuată în prezența organelor de conducere ale instituției.

Definiții

Contabilitatea primară	Etapa inițială de percepție a înregistrării tranzacțiilor care caracterizează acțiunile care au loc în companie
Document primar	Un document care conține informații despre o tranzacție comercială efectuată la o întreprindere. Acest document confirmă implementarea sa
Tranzacție de afaceri	Un eveniment pe baza căruia au avut loc schimbări în structura activelor și a capitalului organizației
Prelucrarea documentelor contabile primare	Aceasta este o verificare a documentației pentru formatarea corectă, completarea detaliilor și alte informații.
Registrul contabil	Foi speciale de hârtie necesare pentru înregistrarea și prelucrarea datelor și înregistrarea acestora. Informațiile din registru sunt secrete comerciale
Documente externe	Cele care provin de la alte instituții, de exemplu, de la o bancă, serviciu fiscal. Acestea sunt plăți, facturi
Intern	Eliberat la întreprindere

Ce este inclus în documentele primare?

Documentele primare sunt împărțite în mai multe tipuri - documente organizatorice și administrative, documente justificative și documente contabile.

O astfel de documentație reflectă faptul operațiunilor. Informațiile pe care le conțin sunt înscrise în Registrul. Unele documente pot fi atât permisive, cât și justificative.

Documentele care vin la contabil sunt verificate pentru:

Documentele primare trebuie să indice:

• titlul documentului și data întocmirii acestuia;
• numele instituției în numele căreia a fost întocmit documentul;
• conținutul unei tranzacții comerciale;
• lista persoanelor responsabile cu operațiunea;
• semnături.

Standardele actuale

Conform „Cu privire la contabilitate”, documentele primare trebuie păstrate pe o perioadă de cel puțin 5 ani.

Pe baza, in cazul refuzului de a tine evidenta contabila, se poate impune raspunderea penala sau administrativa.

Federația Rusă afirmă că pentru încălcarea contabilității veniturilor și cheltuielilor se aplică o amendă de 5 mii de ruble.

Nu permite corectarea erorilor din documentația contabilă primară.

Cum sunt procesate documentele contabile primare la o întreprindere?

Colectare și prelucrare - etapa obligatorieînainte de a utiliza documentația. Documentele primite de departamentul de contabilitate trebuie verificate cu atentie.

Dacă sunt compilate incorect sau incomplet, ele sunt returnate pentru revizuire și corectare a erorilor.

În cazul în care este depistată o eroare în detalii sau o falsificare a unui document, acestea nu sunt trimise, dar rămân în contabilitate pentru a aduce vinovat în fața justiției.

Ca rezultat al verificării, pot fi detectate erori. Ele pot fi împărțite în următoarele tipuri:

Erorile din documentația primară nu sunt acceptabile. Dacă apar, ele trebuie corectate după cum urmează:

Cine este responsabil?

Toate documentele primite de organizație sunt trimise imediat departamentului de gestionare a evidențelor. Prelucrarea poate fi efectuată de un angajat al acestui departament sau de secretarul instituției.

Responsabilitatea pentru conținutul informațiilor care sunt transmise revine persoanei care a pregătit documentul pentru transmitere, precum și managerului organizației.

Șeful organizației are dreptul să semneze documente primare și Contabil șef. Este permisă semnarea de către alte persoane, dar acestea trebuie aprobate de către conducătorul întreprinderii.

Tehnologie pentru primirea documentelor primite

Recepția și procesarea inițială a documentelor primite este efectuată de un asistent de secretară sau de un angajat de birou.

Documentele primite parcurg mai multe etape:

• Prelucrare primară.
• Revizuire preliminară.
• Înregistrare.
• Analiză de management.
• Trimiterea spre executare.
• Controlul lui.
• Procesul de execuție în sine.
• Depunerea documentației.

Mai întâi trebuie să verificați dacă documentul este un document contabil. Acestea nu includ ciorne, note, decupaje din ziare.

Documentul trebuie să conțină detaliile unei anumite organizații sau angajat. Dacă nu se aplică întreprinderii, atunci trebuie trimis înapoi.

Detaliile trebuie verificate și nu ar trebui să existe erori în ele. De asemenea, este necesar să verificați perioada documentului - pentru un trimestru, un an sau o lună. Acest lucru este necesar pentru a stabili dacă se înregistrează documentul.

Revizuire preliminară

La primirea documentației, trebuie să verificați dacă corespondența a fost livrată corect. Dacă adresa indicată este incorectă, atunci trebuie să trimiteți documentele la locul potrivit.

Se deschide plicul și se evaluează starea documentelor, de exemplu dacă există deteriorare a textului sau dacă atașamentul este prezent. Dacă plicul este marcat „personal”, atunci nu poate fi deschis.

După aceasta, plicul trebuie distrus. Dar dacă ștampila arată data trimiterii sau primirii, atunci plicul este plasat lângă document.

Dacă se detectează daune, este necesar să se întocmească un raport, din care o copie este trimisă destinatarului.

Dacă scrisoarea este înregistrată, este necesar. Dacă există o inscripție „urgent”, atunci trebuie să introduceți data primirii și ora.

O revizuire preliminară este necesară pentru a clasifica documentația în cele care ar trebui să fie revizuite de organele de conducere ale organizației. Scopul este de a simplifica munca și de a accelera fluxul de documentație.

Care este procesul de procesare?

După verificare, documentele sunt supuse procesării. Se compune din următoarele etape: impozitare, grupare, atribuire cont, anulare. Impozitarea se efectuează în scopul evaluării operațiunilor care sunt consemnate în documente.

Pretul si suma sunt indicate. Aceasta este traducerea indicatorilor naturali în cei generali. De exemplu, documentele indică orele și zilele de lucru. Cantitatea lor este înmulțită cu costul pe unitatea de timp.

Grupare – selectarea documentației după anumite semne. De exemplu, numerar, decontare. Acest pas face păstrarea înregistrărilor mai rapidă și mai ușoară.

Atribuirea conturilor este o indicație a numărului de cont contabil, adică desemnarea de debit și credit. Anulare – introducerea unei mărci sau ștampile „plătite”.

Folosit pentru a preveni reutilizarea unui document care intră în organizație. Documentele pot fi primite sau trimise.

Procesarea de intrare include:

• verificarea corectitudinii livrarii;
• integritatea documentelor anexate;
• starea lor fizică;
• stabilirea faptului primirii;
• pregătirea pentru executarea documentelor;
• transmitere către destinatar.

Documentele de ieșire sunt trimise la diferite instituții. Pot fi trimise note, rapoarte, scrisori și multe altele.

Procesarea documentației de ieșire include:

• redactare;
• pregătirea proiectelor;
• coordonarea cu managementul;
• asigurare;
• trimitere.

După procesarea completă, documentația este depusă la arhivă pentru depozitare.

Astfel, documentația contabilă primară trebuie să fie verificată și procesată. Acest lucru se aplică comenzilor, instrucțiunilor, diferitelor notificări, actelor.

După procesare, documentele trebuie arhivate și trimise la arhivă. Conform legii, documentația primară se păstrează cel puțin 5 ani.

Atenţie!

• Din cauza schimbari frecventeÎn legislație, informațiile devin uneori învechite mai repede decât le putem actualiza pe site.
• Toate cazurile sunt foarte individuale și depind de mulți factori. Informațiile de bază nu garantează o soluție la problemele dumneavoastră specifice.

Verificarea prezenței detaliilor obligatorii în documentele contabile primare

Lista detaliilor obligatorii pe care trebuie să le conțină documentul primar este stabilită de paragraful 2 al articolului 9 din Legea „Cu privire la contabilitate”:

• · denumirea documentului (formular);
• data întocmirii documentului;
• · numele organizației în numele căreia a fost întocmit documentul;
• · conținutul unei tranzacții comerciale;
• · contoare ale unei tranzacții comerciale (în formă fizică și (sau) în termeni monetariși indicarea unităților de măsură);
• · numele posturilor ale angajaților responsabili cu efectuarea unei tranzacții comerciale și corectitudinea executării acesteia;
• · semnăturile personale ale acestor angajați. Pe lângă semnăturile acestor persoane, este necesar să se indice numele și inițialele acestora, sau alte detalii care vor ajuta la identificarea acestora.

Vă rugăm să rețineți că în formularele standard aprobate oficial sunt deja furnizate toate detaliile obligatorii.

Intocmirea documentelor contabile primare pentru trecerea in arhiva contabila curenta, permanenta

Depozitarea documentelor contabile primare

Pastrarea documentelor contabile primare, situatiilor financiare, registrelor contabile inainte de transferul in arhiva intreprinderii este asigurata in compartimentul de contabilitate in incaperi inchise din afara sau in dulapuri incuiate.

Contabilul șef determină persoana responsabila, care este responsabil pentru siguranța documentelor transferate pentru depozitare. Cel mai bine este să numiți persoana responsabilă prin ordinul managerului.

Perioadele de păstrare a dosarelor se stabilesc în conformitate cu lista documentelor de gestiune, dar nu pot fi mai mici de 5 ani.

Planurile de conturi de lucru, software, documente pe politica contabila sunt stocate la întreprindere cel puțin 5 ani, începând cu anul următor când au fost utilizate ultima dată pentru raportare.

Formularele stricte de raportare (carnet de cecuri de numerar, formular de carnet de muncă etc.) trebuie păstrate într-un dulap metalic seif sau încuiat.

Documentele contabile primare curente care sunt legate de un anumit registru contabil sunt cusate împreună în ordine cronologică într-un dosar cu copertă rigidă și sunt însoțite de un certificat pentru arhivă.

Extrasele bancare și documentele anexate acestora, precum și documentele de numerar (chitanțele și comenzi de cheltuieli, rapoarte de casierie) sunt sortate în ordine cronologică și cusute.

Unele tipuri de documente, cum ar fi comenzile de lucru, pot fi stocate fără obligații, dar trebuie păstrate într-un folder pentru a preveni pierderea.

Transferul documentelor contabile în arhivă

Siguranța documentelor contabile primare, a situațiilor financiare, a registrelor contabile și a transferului acestora spre păstrare în arhiva întreprinderii este asigurată de contabilul șef.

Transferul documentelor contabile primare în arhiva întreprinderii pentru depozitare se efectuează conform inventarului, care este convenit de o comisie specială de experți și aprobat de directorul (managerul) întreprinderii.

Inventarul de cutii conține informații despre denumirea, numărul de nomenclatură, cantitatea și perioada de depozitare a carcasei.

Inventarul cutii de depozitare permanentă diferă de inventarul cutii de depozitare temporară prin faptul că nu conține informații despre perioada de depozitare. Cu un flux redus de documente, inventarele pot fi create pe mai mulți ani.

Carcasele pregătite pentru transferul în arhivă trebuie așezate într-o copertă rigidă și cusute cu 4 găuri. Toate parantezele metalice și agrafele de hârtie sunt îndepărtate, paginile sunt numerotate cu cifre arabe, iar la sfârșit este atașată o foaie pentru o notă de asigurare. Nota de certificare include informații despre:

• · literele (2a, 2b) și lipsesc numerele foilor,
• · numărul de foi cu documente lipite,
• · numărul total de foi din dosar.

Pe coperta fiecărui caz este scris numele organizației, numărul și denumirea cazului, datele primului și ultimul documentîn caz, numărul de foi din carcasă și perioadele de depozitare.

Asigurarea securității documentelor este responsabilitatea întreprinderii, deoarece unele tipuri de cazuri (deconturile de acumulare salariile etc.) au termeni lungi depozitare și transport Informații importante, care pot fi solicitate chiar de salariati, fisc sau fond de pensie. Prin urmare, încredințați munca de creare și transfer de fișiere pentru stocare, precum și asigurarea siguranței documentelor, unor specialiști calificați, cu experiență.

Documentatia primara in contabilitate

Bun venit, dragi cititori, pe blogul meu!

De obicei, mă uit prin e-mailul de la serviciu în fiecare zi, dar săptămâna aceasta nu a funcționat și s-au acumulat o mulțime de scrisori. Astăzi m-am hotărât să mă uit la subiect articol nou a venit de la sine. Vom vorbi despre documentația primară, deoarece aceasta este baza registrelor și o parte importantă munca de contabil.

În timpul studiilor mele, această temă nu era cea mai importantă și era greu de stăpânit în teorie, dar când am început să lucrez, a trebuit să recuperez timpul pierdut. Să ne uităm la toate nuanțele în avans pentru a evita dificultățile în viitor. În subiectul anterior am discutat registre contabile, știu, puțin complicat, dar după articolul de astăzi va deveni puțin mai ușor.

Pentru a naviga cu încredere în planul documentației primare, vom lua în considerare:

• Conceptul și scopul documentației primare a unei întreprinderi.
• Sunt permise detalii obligatorii și modificări ale documentelor primare.
• Grupuri, tipuri, grade de detaliu și posibile editări ale documentelor.
• Perioadele de valabilitate și stocare ale documentației primare.

Scopul principal este să înveți să deosebești un document primar de restul lucrărilor la fel de importante, să reții detaliile și tipurile acestora. Promit că va fi interesant, să începem!

Cum să lucrați corect cu documentația contabilă primară

Pentru începători, contabili fără experiență și antreprenori, aș dori să explic principiile de lucru cu documentația contabilă primară.

Documentele cu care veți lucra sunt împărțite în două grupuri:

• Primit de la cineva;
• Venind de la tine.

Cum să lucrezi cu documentele primite?

1. Stabiliți: este acest document un document contabil?

Un document acceptat pentru contabilitate trebuie să conțină informații esențiale pentru reflectarea în contabilitate, adică să conțină informații despre orice eveniment comercial finalizat.

De exemplu, o chitanță de numerar „vorbește” despre plata către cineva (cheltuială de bani), o factură - despre circulația mărfurilor și materialelor (chitanță-cheltuială), etc. Dar, de exemplu, cererea unui angajat cu o cerere de emitere un avans fără viză de manager nu poate fi acceptat la muncă.

Orice notițe, ciorne, tăieturi din ziare etc. nu sunt documente contabile. Precum și documentele întocmite cu încălcarea regulilor stabilite pentru acestea.

2. Stabiliți: se aplică acest document organizației dumneavoastră sau nu?

Documentul, pur și simplu, trebuie să fie relevant pentru această întreprindere, adică trebuie să conțină detaliile organizației dumneavoastră sau trebuie să fie eliberate angajatului dumneavoastră.

Se întâmplă că diverse motive, vă aduc documente care nu au legătură cu această organizație. Aceasta poate fi doar o greșeală. Sau este posibil ca angajatul să caute în mod conștient să anuleze sumele contabile.

De asemenea, este posibil ca documentele pentru achiziționarea de bunuri și materiale (lucrări, servicii) să fie scrise în mod deliberat această întreprindereîn vederea obţinerii unor sume suplimentare pentru deducerea impozitului.

Dacă discrepanța dintre tipul dvs. de activitate și esența documentului este izbitoare, atunci este mai bine să nu luați în considerare acest document.

Încă un punct - poate că contrapartea nu are niciun motiv să vă elibereze acest document, adică nu aveți o relație contractuală cu ea.

De exemplu, compania de furnizare a energiei ți-a trimis o factură fără să înțelegi că energia electrică pe care o consumi este plătită de o altă organizație, de exemplu, un proprietar.

3. Verificați detaliile.

Contrapartea este responsabilă pentru corectitudinea detaliilor sale. În zilele noastre, multe întreprinderi folosesc programe de calculator și, prin urmare, de regulă, nu greșesc în detaliile lor, deși acest lucru se întâmplă. Dar merită să vă verificați din nou detaliile - acestea pot conține adesea erori.

Separat, ar trebui spus despre documentele scrise de mână - pe lângă faptul că există erori în ele, se întâmplă și ca documentul să fie fals, adică, de exemplu, scris în numele unei întreprinderi inexistente.

Dacă există sau nu o astfel de întreprindere, poate fi verificat de două ori prin registrul contribuabililor de pe site-ul web al Comitetului Fiscal al Republicii Kazahstan.

Semnăturile din document trebuie să fie autentice, adică exact acele persoane cărora le aparțin, iar aceste persoane trebuie să aibă dreptul de a semna astfel de documente. Semnăturile prin fax nu sunt permise pe documente.

Pot exista mai multe sigilii într-o singură organizație. Verificați dacă ștampila este aprinsă acest document. De exemplu, factura nu trebuie să aibă o ștampilă care scrie „Resurse umane”.

De asemenea, se întâmplă ca un document să fie emis din greșeală unei organizații cu un nume similar. În toate astfel de cazuri, trebuie să contactați această organizație și să solicitați ca documentul să fie refăcut.

4. Evenimentul a fost reflectat în document efectiv comis?

Poate că furnizorul nu v-a furnizat aceste bunuri și materiale sau nu v-a furnizat aceste servicii. Sau poate contrapartea a emis o factură pentru un volum mai mare, preț și, în consecință, suma necesară.

De exemplu, mărfurile specificate în factură nu au fost livrate în depozitul dumneavoastră. Specialiștii dumneavoastră trebuie să accepte (confirme) acest document. În acest exemplu, managerul de depozit trebuie să confirme acest lucru cu semnătura sa la primirea mărfii.

Și prețul, volumul și condițiile de cumpărare trebuie comparate cu termenii contractului. Fie acest lucru trebuie confirmat de un economist - un comerciant sau un furnizor.

5. Stabiliți cărei perioade îi aparține documentul.

Perioadele pot fi:

• luna curentă,
• trimestrul curent,
• anul acesta,
• luna trecuta
• ultimul sfert
• anul trecut.

Aceasta determină dacă acest document trebuie acceptat pentru contabilitate. Da, se mai întâmplă ca, de exemplu, să aducă o Factură pentru perioada trecută - este la discreția dvs. dacă o acceptați pentru contabilitate sau nu.

În general, desigur, sunteți obligat să acceptați documentul pentru contabilitate, dar dacă îl acceptați, acest lucru va determina necesitatea ajustării rapoartelor, inclusiv a celor fiscale.

Cu toate acestea, dacă raportează perioada trecută anul curent (ultimul sfert, luna trecută) nu este greu de corectat, dar rapoartele de anul trecut pot fi foarte greu de corectat. Alegerea este a ta;

Poate că ați avut deja (aveți) acest document. Atunci fie este un duplicat (copie), fie acest document v-a fost luat pentru ceva și acum a fost returnat. Aveți grijă să nu postați același document de două ori. Acest lucru va crea o cifră de afaceri dublă, adică va crește în mod nerezonabil anumite sume.

6. Stabiliți cărei secțiuni de contabilitate îi aparține documentul.

Secțiuni de contabilitate:

1. Casă de marcat,
2. Bancă,
3. materiale,
4. Bunuri,
5. Mijloace fixe,
6. Persoane responsabile
7. Furnizori,
8. Cumpărători etc.

Cum să lucrați cu documentele primite

Există o reglementare a documentelor conform secțiilor de contabilitate. Puteți citi acest lucru în orice manual de contabilitate. De exemplu, un Extras de cont bancar este un document din secțiunea „Bancă” se numește și registrul în care veți depune acest document;

E simplu. Dar cu actele legate de primirea mărfurilor și materialelor, situația este mai complicată.

Determinați care sunt bunurile și materialele primite pentru compania dvs.: material, bunuri, mijloace fixe, activ necorporal sau un serviciu/lucrare (și se întâmplă și asta)?

Material- aceasta este ceea ce se folosește în muncă și, în același timp, se consumă, adică se termină. De exemplu, aceasta este hârtie, benzină, ciment etc. Materialul își schimbă forma: a fost ciment - a devenit un produs din beton.

Un produs, spre deosebire de un material, nu este utilizat în muncă; este achiziționat pentru vânzare ulterioară, adică pentru vânzare. Aceasta este singura ei diferență. Dar, în practică, un produs poate fi hârtie, benzină sau ciment, în funcție de ceea ce schimbăm.
Directorul de mărfuri din programul 1C se numește „Nomenclatură”.

Lucrul principal- acesta este un fel de unealtă folosită în muncă, care, spre deosebire de material, nu își schimbă forma fizică. Adică nu se termină și nu se consumă.

De exemplu, aceasta este o masă, un computer, o mașină etc. Și după câțiva ani de utilizare vor rămâne o masă, un computer și o mașină. Numai în timpul funcționării are loc deprecierea (uzura) OS.

În programul 1C, sistemele de operare sunt numite active fixe.

Se mai întâmplă să se elibereze un document pentru un anumit serviciu (lucrare), de parcă ți-ar fi vândut un produs. De exemplu, o stație de service a schimbat uleiul din motorul mașinii tale, iar factura, în loc de „schimb ulei”, spune „ulei de motor așa și cutare, cutare cantitate, la așa și cutare preț”.

Pune-ți o întrebare: chiar am primit acest produs în mâinile noastre? Nu. Atunci acesta este un serviciu (lucrare) și acest document trebuie primit în consecință.

7. În ce registru (jurnal) veți depune acest document?

Determinați acest lucru imediat și, de preferință, imediat după procesare, depuneți documentul în locul său. Este adevărat că un document nu poate fi încă „înlăturat” - necesită totuși o anumită modificare sau clarificare a unor circumstanțe. Este recomandabil să aveți o mapă separată pentru astfel de hârtie sau o tavă separată.

Unul dintre cele mai grave neajunsuri pe care le poate avea un contabil este lenea. Un document pus deoparte „pentru mai târziu” poate cauza multe probleme.

Prin urmare, este mai bine să procesați documentele cât mai curând posibil după primire. Documentele amânate din motive obiective trebuie finalizate de îndată ce se ivește ocazia.

8. Stabiliți: vor mai exista evenimente legate de acest document?

Unele documente pot avea consecințe în viitor. De exemplu, o notificare din partea Comitetului Fiscal poate provoca consecințe neplăcute în viitor: arestarea unui cont etc. Prin urmare, astfel de documente trebuie tratate imediat, amânând toate celelalte probleme.

Există și documente care pot avea consecințe neplăcute după confirmarea de către dumneavoastră a corectitudinii lor. De exemplu, un raport de reconciliere care indică dvs creanţe- acesta poate fi un motiv pentru introducerea unui proces împotriva companiei dumneavoastră.

Prin urmare, dacă nu sunteți sigur, este mai bine să lăsați astfel de documente la discreția managerului. Alte documente pot necesita obținerea altor documente.

De exemplu, facturi pentru primirea mărfurilor fără factură. Este posibil ca contrapartea dvs. să vă emită ulterior o factură generală pentru o anumită perioadă sau volum de mărfuri.

În acest caz, aceste facturi trebuie încasate și imediat după încheierea perioadei sau primirea volumului convenit, reamintiți furnizorului despre factură.

Aici este necesar de menționat următoarele: contabilul trebuie să păstreze controlul asupra primirii la timp a documentelor necesare.

Documentele, a căror primire așteptată o cunoașteți, trebuie solicitate de la contraparte sau de la angajatul responsabil dacă nu sunt primite termenele limită.

Sursa: http://www.ajourkz.kz/ru/useful_information/how_to_deal_with_the_primary_accounting_records/

Documente primare în contabilitate

Baza înscrierilor în registrele contabile sunt documente sursă.

Documentele primare sunt acceptate în contabilitate dacă sunt întocmite conform formei conținute în albume forme unificate documentația contabilă primară, în conformitate cu Reglementările privind ținerea contabilității și situațiilor financiare în Federația Rusă, aprobate prin Ordinul Ministerului Finanțelor al Rusiei din 29 iulie 1998 nr. 34 n (modificat la 26 martie 2007 nr. 26) n)

Dacă este necesar, în formularul standard pot fi incluse linii și coloane suplimentare, dar toate detaliile prevăzute în formularul aprobat trebuie păstrate. Modificările efectuate trebuie formalizate printr-o comandă (instrucțiune) corespunzătoare.

Nu se pot modifica doar formele documentelor contabile tranzactii cu numerarîn conformitate cu Procedura de aplicare a formelor unificate de documentație contabilă primară, aprobată prin Rezoluția Comitetului de Stat pentru Statistică al Rusiei din 24 martie 1999 nr. 20.

Formularele aprobate de Comitetul de Stat de Statistică al Rusiei oferă zone de codificare a informațiilor care sunt completate în conformitate cu clasificatorii întregi ruși.

Coduri pentru care nu există legături către clasificatori întregi ruși(de exemplu, coloanele numite „Tipul operațiunii”) au scopul de a rezuma și sistematiza informațiile la prelucrarea datelor cu ajutorul tehnologiei informatice și sunt introduse conform sistemului de codificare adoptat în organizație.

În plus, formularele dezvoltate independent de o întreprindere mică care conțin detaliile obligatorii relevante prevăzute de Legea federală „Cu privire la contabilitate” sunt acceptate pentru contabilitate.

Puteți dezvolta în mod independent doar acele documente care nu sunt conținute în albume de formulare unificate.

Detalii despre documentele contabile primare

Detaliile obligatorii ale documentelor contabile primare includ:

• Titlul documentului;
• data întocmirii acestuia;
• numele organizației în numele căreia a fost întocmit documentul;
• conținutul unei tranzacții comerciale în termeni fizici și monetari;
• denumirile funcțiilor persoanelor responsabile cu executarea tranzacției comerciale și corectitudinea executării acesteia;
• semnăturile personale ale acestor persoane.

Executarea la timp și de înaltă calitate a documentelor contabile primare, transferul acestora către departamentul de contabilitate în termenul stabilit pentru reflectarea în contabilitate, precum și fiabilitatea datelor conținute în acestea sunt asigurate de persoanele care au întocmit și semnat aceste documente.

Lista persoanelor autorizate să semneze documentele contabile primare se aprobă de către șeful organizației de comun acord cu contabilul-șef.

Documentele utilizate pentru a documenta tranzacțiile comerciale cu fonduri sunt semnate de șeful organizației și de contabilul șef, în locul șefului și al contabilului șef, alți funcționari pot semna documentele primare, dar lista acestora trebuie aprobată de șeful organizației și. convenit cu contabilul-şef.

Documentul primar este o dovadă scrisă a finalizării unei tranzacții comerciale (plata mărfurilor, emiterea de numerar în cont etc.) și trebuie întocmit în momentul tranzacției, iar dacă acest lucru nu este posibil, imediat după finalizarea acesteia. .

Tipuri de documente

Toate documentele primare pot fi împărțite în următoarele grupuri:

1. organizatoric si administrativ;
2. exculpator;
3. documente contabile.

Documentele organizatorice și administrative sunt ordine, instrucțiuni, instrucțiuni, împuterniciri etc. Aceste documente permit efectuarea anumitor tranzacții comerciale.

Documentele justificative includ facturi, cerințe, comenzi de primire, certificate de acceptare etc. Aceste documente reflectă faptul unei tranzacții comerciale și informațiile conținute în ele sunt înscrise în registrele contabile.

Unele documente sunt atât permisive, cât și exculpatorii. Acestea includ, de exemplu, un ordin de numerar pentru cheltuieli, extras de plată etc.

Programul fluxului de documente în organizație

Pentru menținerea corectă a contabilității primare, se elaborează și se aprobă un grafic al fluxului de documente, care determină ordinea și momentul deplasării documentelor primare în cadrul întreprinderii și primirea acestora de către departamentul de contabilitate.

Documentele primare primite de departamentul de contabilitate (contabil) trebuie verificate:

• după formă (completitudinea și corectitudinea documentului, completarea detaliilor);
• aritmetic (numărarea sumelor);
• după conținut (conectarea indicatorilor individuali, absența contradicțiilor interne).

Registre contabile

După acceptare, informațiile din documentul primar sunt transferate în registrele contabile și se face o marcă pe documentul în sine pentru a exclude posibilitatea utilizării duble a acestuia (de exemplu, este indicată data intrării în registrul contabil).

Registre contabile- Acestea sunt foi de hârtie special adaptate pentru înregistrarea și gruparea acreditărilor. Ele se păstrează în cărți speciale (reviste), pe coli și carduri separate, sub formă de diagrame de mașini obținute cu ajutorul tehnologiei informatice, precum și pe benzi magnetice, discuri, dischete și alte suporturi informatice.

Tranzacțiile comerciale trebuie reflectate în registrele contabile în ordine cronologică și grupate în funcție de conturile contabile corespunzătoare.

De aspect registrele contabile sunt:

1. cărți (case de marcat, principal);
2. carduri (contabilitatea mijloacelor fixe, contabilitatea materialelor);
3. reviste (coli libere sau căptușite).

În funcție de tipurile de înregistrări efectuate, registrele se împart în:

1. cronologic (jurnal de înregistrare);
2. sistematic (registrul general de conturi);
3. combinate (comenzi jurnal).

După nivelul de detaliere al informațiilor conținute în registrele contabile, acestea sunt:

1. sintetice (registrul general de conturi);
2. analitice (carduri);
3. combinate (reviste de comandă).

Înscrierile în documentele primare trebuie să se facă prin mijloace care să asigure siguranța acestor înregistrări pe perioada de timp stabilită pentru păstrarea lor în arhivă.

Primar și rezumat documente contabile pot fi compilate pe suport de hârtie și computer. În acest din urmă caz, organizația este obligată să prezinte, pe cheltuiala proprie, copii ale acestor documente pe suport de hârtie pentru alți participanți la tranzacții comerciale, precum și la cererea autorităților care exercită controlul în conformitate cu legislația Federației Ruse, instanțele și procurorii.

Pentru depunerea în arhivă, documentele sunt selectate în ordine cronologică, completate, legate și clasate în mape. Depunerea documentelor la arhivă este însoțită de un certificat.

La stocarea registrelor contabile, acestea trebuie protejate de corecții neautorizate. Corectarea unei erori în registrul contabil trebuie să fie justificată și confirmată prin semnătura persoanei care a efectuat corectarea, indicând data corectării.

Persoanele care au acces la informațiile conținute în registrele contabile și rapoartele contabile interne sunt obligate să păstreze secretele comerciale. Pentru dezvăluirea acesteia, aceștia poartă responsabilitatea stabilită de legislația Federației Ruse.

Corectarea erorilor din documentele primare și registrele contabile. În conformitate cu art. 9 din Legea federală „Cu privire la contabilitate” nu este permisă efectuarea de corecții la numerar și documente bancare.

La alte documente contabile primare se pot face corecturi numai prin acord cu participanții la tranzacții comerciale, care trebuie confirmat prin semnăturile acelorași persoane care au semnat documentele, indicând data corectărilor.

Acest detaliu al documentului principal care este supus corectării este tăiat cu o linie clară, dar subțire, astfel încât sensul inițial (conținutul) detaliului corectat să fie vizibil. Alături se face o notă scrisă de mână „Crede persoana corectată”, iar corectarea este certificată prin semnătura persoanei care a făcut corectarea, indicând numele de familie și inițialele.

Perioade de stocare pentru documentele contabile primare

În conformitate cu art. 17 din Legea federală „Cu privire la contabilitate”, organizațiile sunt obligate să stocheze documentele contabile primare, registrele contabile și situațiile financiareîn termenele stabilite în conformitate cu regulile de organizare a treburilor arhivistice de stat, dar cel puțin cinci ani.

Restaurarea documentelor primare

Legislația contabilă nu conține reguli clar stabilite care să reglementeze procedura de restaurare a documentelor primare în cazul pierderii acestora.

O serie de reglementări definesc doar perioadele de stocare pentru documentele contabile primare. Legislația nu stabilește ce ar trebui să facă o organizație în cazul pierderii documentelor din motive independente de voința sa. În scrisoarea Departamentului de Administrare Fiscală din Rusia pentru Moscova din 13 septembrie 2002 nr. 26-12/43411, șeful organizației este recomandat în cazul pierderii sau distrugerii documentelor primare:

• prin ordin, desemnează o comisie care să investigheze cauzele pierderii sau distrugerii documentelor primare, la care să participe, după caz, sunt invitați reprezentanți ai autorităților de anchetă, de securitate și de supraveghere a incendiilor de stat;
• ia măsuri pentru refacerea acelor documente primare care sunt supuse restaurării și păstrării pe perioada stabilită de lege. De exemplu, copii ale situațiilor fluxurilor de numerar din conturile bancare pot fi obținute de la băncile unde sunt deschise conturile organizației; de la contrapartide pot fi solicitate contracte, acte, facturi etc.

Dar nu este întotdeauna posibil să obțineți duplicate ale tuturor documentelor pierdute, de exemplu, dacă există un numar mare contrapartidelor, din cauza absenței furnizorilor (cumpărătorilor) la adresele cunoscute anterior sau din lipsa unor astfel de contacte. Astfel, din motive obiective, organizația nu va putea restaura toate documentele primare pierdute.

Întrebare practică: ce să faci în acest caz? Ar trebui notificat organul fiscal?

Potrivit mai multor experți, nu este necesară sesizarea inspectoratului fiscal, mai ales că acest lucru nu va ajuta la evitarea unei eventuale răspunderi, iar absența documentelor primare poate duce la amendă în conformitate cu art. 120 Codul fiscal al Federației Ruse.

ÎN în acest caz, Contribuabilul poate alege trei variante:

1. Dacă este posibil, restaurați documentele pierdute (cel puțin parțial).
2. Faceți înregistrări corective pentru cheltuieli nedocumentate și reflectați corecțiile în declarația de impozit pe venit actualizată pentru anul de raportare, deoarece cheltuielile nedocumentate nu sunt recunoscute drept cheltuieli în contabilitatea fiscală.
3. Să permită reprezentanților organului fiscal, în cazul unui control fiscal, să determine sumele de plătit la buget prin calcul pe baza datelor de care dispune contribuabilul, precum și pe baza datelor despre alți contribuabili similari (clauza 7). , clauza 1, articolul 31 din Codul fiscal al Federației Ruse).

Sechestrul documentelor primare

Poate fi confiscat numai de către organele de anchetă, de cercetare prealabilă și de parchet, instanțe, autoritățile fiscaleși organele de afaceri interne pe baza deciziilor lor în conformitate cu legislația Federației Ruse.

Scrisoarea Ministerului Finanțelor al RSFSR din 26 iulie 1991 nr. 16/176 a aprobat Instrucțiunea privind procedura sechestrului de către un funcționar al inspectoratului fiscal de stat a documentelor care indică disimularea (subestimarea) profitului (venitului) sau ascunderea altor obiecte de la impozitare de la întreprinderi, instituții, organizații și cetățeni.

Contabilul-șef sau alt funcționar al organizației are dreptul, cu permisiunea și în prezența reprezentanților autorităților care efectuează sechestrul documentelor, să facă copii ale acestora, indicând motivul și data sechestrului.

Necesitatea controlului documentației primare

Controlul este una dintre cele mai importante funcții de management, care este implementată și în domeniul contabilității.

Controlul documentației primare este necesar din motive obiective. Sarcina sa principală este de a preveni erorile contabile care pot apărea din diverse motive, de exemplu, ca urmare a neglijenței, calificării insuficiente a personalului contabil, suprasolicitarea, funcționarea defectuoasă a computerului și așa mai departe.

Pot apărea erori în textul documentelor primare sau în sume, în special la calcularea totalurilor, sau pot apărea la înregistrarea documentelor în registrele contabile.

Nota 1

În funcție de gradul de influență al acestora, erorile pot fi locale, adică făcute într-un document și care nu afectează alte documente (de exemplu, o eroare la data unui document), și de tranzit, adică provocând automat o eroare în alte documente (de exemplu, o eroare în cantitatea unui document).

Întrucât sistemul de corecții în documentele contabile este strict reglementat și necesită implicarea tuturor persoanelor care au semnat documentul cu o eroare (corectările nu sunt permise deloc în documentele de numerar și bancare), rolul de control al documentației primare este extrem de semnificativ.

Controlul documentației contabile primare are ca scop asigurarea unui ciclu complet de control al calității pentru reflectarea documentelor primare asupra conturilor contabile și, de asemenea, implementează funcția de monitorizare integrală a implementării procedurilor de corectare sau înlocuire a documentației completate eronat cu personificarea răspunderii.

Procedura generală de verificare a documentelor primare

Documentele primare primite de serviciul de contabilitate sunt supuse verificării.

Procedura de verificare a documentelor primare poate fi împărțită în trei etape:

Primul stagiu. Verificarea documentelor primare pe fondul lor. Esența acestei etape este de a evalua legalitatea tranzacțiilor comerciale reflectate în documentație, fezabilitatea efectuării operațiunii și interrelația indicatorilor individuali ai documentului primar.

În cazul în care conținutul documentului primar contravine cerințelor legii sau a procedurii de acceptare, depozitare și cheltuială a inventarului, numerarului și a altor active este încălcată, astfel de documente nu sunt acceptate în contabilitate. Decizia asupra unor astfel de documente este luată de contabil, care informează managerul despre ilegalitatea tranzacțiilor reflectate în documentația primară.

Practica contabilă arată că deseori apar dezacorduri între manager și contabilul-șef cu privire la aspectele de determinare a legalității tranzacțiilor. În acest caz, este indicat ca contabilul șef să primească un ordin scris de la manager, care să indice că managerul înțelege responsabilitatea care i-a fost atribuită pentru înregistrarea tranzacției în conturile contabile.

Faza a doua. Verificarea documentelor primare conform formularului. În această etapă se verifică disponibilitatea detaliilor. În plus, verificarea implică evaluarea corectitudinii aplicării formularului de document, precum și a prezenței și completării detaliilor solicitate, care, în conformitate cu cerințele Legii federale „Cu privire la contabilitate”, includ: numele , data întocmirii, denumirea organizației, conținutul faptului de activitate economică, măsură naturală sau bănească a unui fapt dat, funcția și semnătura persoanelor responsabile cu întocmirea documentului).

A treia etapă. Verificarea cuprinzătoare a documentelor primare, care include următoarele tehnici:

• Gruparea documentelor primare - esența acestei proceduri este evaluarea conținutului tranzacției și includerea documentului într-un grup de documente primare care sunt similare ca conținut, care formează baza pentru formarea datelor contabile consolidate;
• Fiscalitate - esența acestei proceduri este că indicatorii naturali și de muncă sunt traduși într-un contor universal - cost. Rezultatele de impozitare, determinate prin înmulțirea indicatorilor cantitativi și a prețului (cota) pe unitate, se reflectă direct în documentul primar;
• Atribuții de cont - esența acestei proceduri este introducerea corespondenței pentru fiecare tranzacție comercială generată de documentul primar.

Nota 2

După parcurgerea tuturor etapelor de verificare, se recomandă ca documentele primare să fie marcate pentru a preveni reutilizarea (pe document se poate aplica data înscrierii în registrele contabile sau ștampila corespunzătoare).

Documentele de numerar sunt marcate cu ștampile „Primit” sau „Plătit” și data.

Tipuri de control al documentației primare

Documentele contabile primare reprezintă un flux de informații care conține informații despre activitățile financiare și economice ale unei entități economice, drept urmare sunt utilizate pe scară largă în sistemul de management pentru controlul preliminar, curent și ulterior.

Esența acestor tipuri de control este următoarea:

• Controlul preliminar este controlul exercitat de conducerea organizatiei (manager, contabil sef, inginer sef, maistru etc.) la momentul semnarii documentatiei primare, datorita faptului ca la semnarea documentului acesti functionari isi asuma responsabilitatea pentru actiunile efectuate. Luat;
• Controlul curent este controlul efectuat în momentul unei tranzacții comerciale. Se efectuează, de regulă, de către executanții ordinelor cuprinse în document, sau de către persoanele responsabile de procesarea acestuia. Documentul este verificat pentru prezența detaliilor, în esență, și numai după ce acesta este executat și procesat;
• Controlul ulterior este controlul efectuat prin audituri documentare, audit al documentelor primare după procesarea documentelor, precum și sub forma unui control de numărare în momentul prelucrării documentelor.