Rapoartele anuale ale organizației trebuie păstrate ani de zile. Perioada de păstrare a documentelor contabile

17.12.2019

Procedura și termenii de stocare a contabilității și contabilitate fiscală, acte de personal

Orice organizație, indiferent de tipurile sale de activități, volumele de producție sau numărul de personal, se confruntă inevitabil cu cerințele legislației privind documentare tranzacții financiare și economice, relații de muncă. Această cerință datorită nu numai nevoii de organizare procesul de productie, dar și necesitatea implementării controlul statului asupra activităților entităților economice. Legislația stabilește anumite cerințe pentru alcătuirea și forma documentelor utilizate pentru documentarea procesului de producție, precum și cerințe pentru calendarul și procedura de depozitare și distrugere a acestor documente.

Cerințe pentru perioadele de păstrare a documentelor contabile și fiscale

Legislația contabilă și fiscală, privind arhivarea stabilește diverse cerințe pentru perioadele de păstrare a documentelor contabile și de raportare contabile și fiscale. Diferența de perioade de păstrare a documentelor se datorează importanței documentului, necesității de păstrare a acestuia contabilitate, pentru calculul și plata impozitelor.

Astfel, Codul Fiscal al Federației Ruse stabilește o perioadă maximă de stocare de patru ani pentru documentele contabile și contabile fiscale care sunt necesare pentru calcularea și plata impozitelor. Această perioadăîn conformitate cu clauza 8 clauza 1 art. 23 din Codul Fiscal al Federației Ruse se aplică și documentelor care confirmă primirea veniturilor, cheltuielilor (pentru organizații și antreprenori individuali), precum și plata (reținerea la sursă) a impozitelor.

Legislația contabilă stabilește o perioadă de stocare minimă de cinci ani pentru datele contabile și de raportare. Alte perioade de păstrare, în funcție de tipul documentului, sunt stabilite de legislația privind arhivarea. Deci, potrivit art. 17 din Legea federală din 21 noiembrie 1996 nr. 129-FZ „Cu privire la contabilitate” (denumită în continuare Legea nr. 129-FZ), organizațiile sunt obligate să păstreze documente contabile, registrele contabile și situațiile financiare pe perioade stabilite în conformitate cu regulile de organizare a afacerilor arhivistice de stat, dar nu mai mici de cinci ani.

Anterior, cerințele afacerilor arhivistice de stat pentru stocarea documentelor erau cuprinse în Lista documentelor standard de management generate în activitățile organizațiilor cu indicarea perioadei de stocare a acestora, aprobată de Serviciul Federal de Arhive al Rusiei la 6 octombrie 2000. În conformitate cu ordinul Arhivelor Federale din 26 august 2010 nr. 63, Lista specificată și-a pierdut puterea. În prezent există o Listă de documente de arhivă de management standard generate în procesul de activitate agentii guvernamentale, organe administrația localăși organizații, indicând perioadele de depozitare, aprobate prin ordin al Ministerului Culturii al Rusiei din 25 august 2010 nr. 558 (denumită în continuare Lista). Această listă stabilește tipuri specifice de documente contabile și de raportare, indicând perioadele de păstrare a acestora.

În general, documentele în funcție de perioada de păstrare se împart în următoarele grupe: documente cu o perioadă limitată de păstrare (1 an, 3 ani, 5 ani etc.), documente de păstrare permanentă; depozitare până când nu mai este nevoie; depozitare până la înlocuirea cu documente noi. De exemplu, documente analitice (tabele, rapoarte) pentru anual situatii financiare trebuie păstrat timp de 5 ani; carduri personale, conturi de angajat - 75 ani. Transfer, separare, lichidare bilanţuri, cereri, note explicative acestora, certificatele de înregistrare trebuie păstrate permanent. Mandatele executorii muncitori – până trece nevoia. Formulare goale raportare statisticăîn organizații care nu sunt dezvoltatorii lor - până când sunt înlocuiți cu altele noi etc.

Documente care confirmă calculul și plata primelor de asigurare în fonduri extrabugetare, trebuie păstrat timp de 6 ani (clauza 6, partea 2, articolul 28 din Legea federală din 24 iulie 2009 nr. 212-FZ).

Perioade de păstrare a documentației de personal

Perioadele de păstrare a documentației de personal sunt definite în Lista pentru:

documente utilizate pentru oficializarea relațiilor de muncă, în special:
organizarea muncii și activități oficiale;
raționalizarea forței de muncă, tarifarea, remunerarea;
protecția muncii;
documente utilizate pentru a documenta personalul, în special:
angajarea, relocarea, transferul, concedierea salariatilor;
stabilirea calificărilor lucrătorilor;
îmbunătățirea calificărilor angajaților;
plină de satisfacții

În general, documentele în funcție de perioada de păstrare sunt împărțite și în următoarele grupe: documente cu perioadă limitată de păstrare, documente de păstrare permanentă; depozitare până când nu mai este nevoie; depozitare până la înlocuirea cu documente noi. În ceea ce privește documentele de personal, a fost adăugat un grup de depozitare - la cerere.

Documentația de personal din listă este alocată secțiunilor 7 „ Relații de muncă" și 8 " Personal" De exemplu, contractele de muncă (contractele de servicii), contractele de muncă, contractele de muncă care nu sunt incluse în dosarele personale sunt stocate timp de 75 de ani; cardurile personale ale angajaților, inclusiv ale lucrătorilor temporari, sunt păstrate timp de 75 de ani; caracteristicile și CV-urile angajaților care nu sunt incluse în dosarele personale se păstrează timp de 5 ani și așa mai departe conform listei; documentele personale originale (carte de muncă, diplome, certificate, certificate) se păstrează până la cerere, iar cele nerevendicate timp de 75 de ani.

Ordinea de depozitare documente contabile

În scopul stocării documentelor, organizația creează arhive (Partea 2 a articolului 13 din Legea federală din 22 octombrie 2004 nr. 125-FZ „Cu privire la afacerile de arhivă în Federația Rusă"). Conform Regulamentului privind documentele și fluxul documentelor în contabilitate, aprobat de Ministerul de Finanțe al URSS din 29 iulie 1983 nr. 105, documente primare registre contabile, rapoartele contabile și soldurile sunt supuse transferului obligatoriu în arhivă. Totodată, lucrarea este organizată în conformitate cu Regulile de bază pentru funcționarea arhivelor organizațiilor (aprobate prin decizia Consiliului din Rosarkhiv din 6 februarie 2002).

Documentele primare, registrele contabile, rapoartele contabile și bilanțurile, înainte de a le transfera în arhivele unei întreprinderi sau instituții, trebuie păstrate în compartimentul de contabilitate în încăperi speciale sau dulapuri încuiate sub responsabilitatea persoanelor autorizate de contabilul-șef. Formularele stricte de raportare trebuie depozitate în seifuri, dulapuri metalice sau încăperi speciale pentru a le asigura siguranța.

Procedura de stocare a documentelor primare și de ieșire pe suporturi care pot fi citite de mașină este stabilită în documentele de reglementare relevante care reglementează menținerea contabilității în condițiile mecanizării (automatizării) acesteia.

Documentele primare procesate manual ale lunii curente aferente unui anume registru contabil sunt completate in ordine cronologica si insotite de certificat pentru arhiva. Comenzi în numerar, rapoarte anticipate, extrasele bancare cu documentele aferente trebuie întocmite în ordine cronologică și legate. Specii alese documentele (comenzi de lucru, rapoarte de schimb) pot fi stocate nelegat, dar arhivate în dosare pentru a evita pierderea sau utilizarea greșită a acestora.

Ministerul de Finanțe al Rusiei în scrisoarea din 24 iulie 2008 nr. 03-02-07/1-314 notează că depozitarea documente primare, documentele contabile și contabile fiscale pot fi efectuate în formular electronic, cu excepția cazului în care se prevede altfel prin actele juridice de reglementare ale Federației Ruse. În același timp, stocarea lor pe medii de stocare computerizate ar trebui să fie efectuată în conformitate cu Legea federală din 10 ianuarie 2002 nr. 1-FZ „Cu privire la electronică. semnătură digitală» folosind o semnătură digitală electronică, echivalentă cu o semnătură de mână într-un document pe hârtie.

Siguranța documentelor primare, registrelor contabile, rapoarte contabile si solduri, inregistrarea si trecerea acestora in arhiva este asigurata de contabil șef intreprinderi, institutii. Eliberarea documentelor primare, registrelor contabile, rapoartelor contabile și bilanțurilor de la compartimentul contabil și din arhivele întreprinderii, instituției către angajații altor diviziuni structuraleîntreprinderile și instituțiile, de regulă, nu sunt permise, iar în unele cazuri pot fi efectuate numai prin ordin al contabilului șef.

Sechestrul documentelor primare, registrelor contabile, rapoartelor contabile și bilanțurilor de la întreprinderi și instituții se poate efectua numai de către organele de anchetă, de cercetare prealabilă, parchet și instanțe de judecată în baza deciziilor acestor organe în conformitate cu actuala procedură penală. legislatia. Sechestrul este documentat într-un protocol, a cărui copie este predată, contra primire, funcționarului relevant al întreprinderii sau instituției. Cu permisiunea și în prezența reprezentanților autorităților care efectuează sechestrul, funcționarii relevanți ai întreprinderii sau instituției pot face copii ale documentelor sechestrate indicând motivele și data sechestrului acestora. În cazul în care sunt ridicate volume de documente neterminate (nedepuse, nenumerotate etc.), atunci cu permisiunea și în prezența reprezentanților autorităților care efectuează sechestrul, funcționarii relevanți ai întreprinderii sau instituției pot completa aceste volume (realizează o inventar, numerotați foile, danteleți, sigilați-le) , certificați cu semnătura și sigiliul dvs.).

Procedura de pastrare a documentatiei de personal

Documentele de personal pot fi stocate în serviciul de personal sau arhiva organizației. Procedura de păstrare a documentației de personal este reglementată de prevederi separate ale legislației muncii în raport cu diverse tipuri documentare.

Deci, de exemplu, în art. 87 din Codul Muncii al Federației Ruse stabilește obligația angajatorului de a asigura siguranța datelor personale ale angajatului. Datele personale ale unui angajat sunt informații necesare angajatorului în legătură cu relațiile de muncă și referitoare la un anumit angajat (Articolul 85 din Codul Muncii al Federației Ruse). Datele personale includ informații conținute într-un fișier personal.

Procedura de stocare a datelor cu caracter personal ale angajaților este stabilită de angajator în conformitate cu cerințele Codului Muncii al Federației Ruse și ale altor legi federale (Articolul 87 din Codul Muncii al Federației Ruse). Prin urmare, angajatorul trebuie să emită reglementări locale adecvate care reglementează stocarea și utilizarea datelor cu caracter personal, precum și să asigure protecția acestora împotriva utilizării greșite sau pierderii.

Legislația nu stabilește cerințe specifice pentru dotarea spațiilor în care trebuie stocate datele cu caracter personal. Între timp, pentru a evita accesul neautorizat la datele personale ale angajaților, se recomandă dotarea încăperii în care sunt stocate astfel de date cu dulapuri încuiate pentru stocarea informațiilor despre suport de hârtie. Angajatorul trebuie să stabilească în reglementările locale cerințele pentru sediul în care sunt stocate datele personale ale angajaților și condițiile de stocare a acestora. De asemenea, trebuie avut în vedere faptul că datele personale ale angajatului sunt stocate în formă documentată, a cărei natură este determinată și de angajator.

Pentru stocarea formularelor de înregistrare a muncii se aplică cerințe separate. Formularele carnetului de muncă și inserarea acestuia ca formulare stricte de raportare trebuie păstrate în seifuri, dulapuri metalice sau încăperi speciale pentru a asigura siguranța acestora (clauza 42 din Regulile de păstrare și păstrare a carnetelor de muncă, clauza 6.2 din Regulamentul privind documentele și fluxul documentelor). în contabilitate, aprobat Ministerul Finanţelor al URSS 29/07/83 Nr. 105).

Tipuri de documente și perioadele lor de păstrare

În conformitate cu paragraful 4 al art. 89 din Codul Fiscal al Federației Ruse ca parte a vizitei audit fiscal o perioadă care nu depășește trei ani calendaristici anterior anului în care a fost luată decizia de a efectua inspecția. Această perioadă corespunde perioadei de păstrare a documentelor, care este stabilită prin alineate. 8 clauza 1 art. 23 din Codul fiscal al Federației Ruse - patru ani.

Un fapt important este că lipsa documentelor contribuabilului din cauza încălcării cerințelor de securitate conferă inspectoratului fiscal dreptul de a determina cuantumul impozitului plătit la buget prin calcul. Acest drept datorită prevederilor paragrafelor. 7 clauza 1 art. 31 Codul fiscal al Federației Ruse. În conformitate cu poziția juridică a Curții Constituționale a Federației Ruse, stabilită în Decizia din 5 iulie 2005 nr. 301-O, metoda calculată de calcul a impozitelor, dacă este aplicată în mod justificat, nu poate fi considerată o încălcare a drepturile contribuabililor. Corectitudinea acestei abordări a fost confirmată de Curtea Supremă de Arbitraj a Federației Ruse în Decizia din 31 martie 2010 nr. VAS-5/10.

In ceea ce priveste perioada de inspectie a inspectoratului de stat de munca, trebuie precizat ca reglementărilor, reglementarea desfășurării unor astfel de inspecții nu stabilește o perioadă în care activitățile organizației pot fi verificate pentru conformitatea cu legislația muncii. În acest sens, putem concluziona că perioada de verificare ar trebui corelată cu perioada de păstrare a documentației.

Pierderea documentelor

Pierderea documentelor într-o organizație poate apărea din cauza diverse motive: în caz de incendiu, furt, pierdere etc.

În cazul pierderii sau distrugerii documentelor primare, șeful organizației numește prin ordin o comisie de investigare a cauzelor pierderii sau decesului, la care, după caz, sunt invitați reprezentanți ai autorităților de anchetă, de securitate și de supraveghere a incendiilor de stat. (clauza 68 din Regulamentul privind documentele și fluxul documentelor în contabilitate, aprobat de Ministerul Finanțelor al URSS 29.07.83 Nr. 105).

În conformitate cu paragraful 2 al art. 12 din Legea nr. 129-FZ, în caz de dezastru natural, incendiu sau alte situații de urgență cauzate de condiții extreme, este necesară efectuarea unui inventar. Rezultatele inventarierii stau la baza inregistrarii pierderilor in contabilitate.

A fost stabilită procedura de realizare a inventarului și metoda de reflectare a rezultatelor Instrucțiuni metodice privind inventarul proprietății și obligațiilor financiare, aprobat prin ordin al Ministerului Finanțelor al Rusiei din 13 iunie 1995 nr. 49. În plus, șeful organizației trebuie să ia măsuri pentru a restaura acele documente primare care sunt supuse restaurării și depozitare pe perioada stabilită de lege. De exemplu, copii ale situațiilor fluxurilor de numerar de pe conturile bancare pot fi solicitate de la băncile în care sunt deschise conturile organizației; de la contrapartide pot fi solicitate contracte, acte, facturi etc. (scrisoare de la Departamentul de Administrare Fiscală al Federației Ruse pentru Moscova din 13 septembrie 2002 Nr. 26-12/43411).

Distrugerea documentelor

Distrugerea documentelor într-o organizație se efectuează în conformitate cu cerințele Regulilor de bază pentru funcționarea arhivelor într-o organizație (aprobate prin Decizia Consiliului de administrație al Rosarhivului din 6 februarie 2002). De regulă, documentele care au expirat sunt distruse.

Documentele pentru distrugere sunt selectate de o comisie de experți. În acest caz, comisia de experți întocmește un act privind atribuirea documentelor în vederea distrugerii. Actului se anexează un inventar al cazurilor cu perioade de păstrare temporară pentru o anumită perioadă de timp. Inventarele cazurilor și actelor trebuie analizate de comisia de experți într-un singur complex și aprobate de șeful organizației. Cazurile incluse în actul aprobat privind alocarea documentelor pentru distrugere sunt separate de alte cazuri și depozitate într-un loc special destinat. Documentele selectate pentru distrugere și incluse în acte sunt transferate pentru distrugere.

Este prevăzută următoarea procedură pentru distrugerea documentelor organizației. Dosarele cu documente (cazuri) care sunt supuse distrugerii sunt transferate pentru prelucrare (eliminare). Înainte de livrare, dosarele cu documente sunt ambalate și cazurile necesare sunt sigilate.

Cazurile supuse distrugerii sunt transferate spre prelucrare (eliminare). Transferul cazurilor se formalizează printr-o notă de acceptare, care indică data transferului, numărul de dosare care urmează a fi predate și greutatea deșeurilor de hârtie. Încărcarea și scoaterea pentru eliminare se efectuează sub supravegherea unui angajat responsabil cu asigurarea siguranței documentelor de arhivă.

Comisia de expertiză trebuie să consemneze faptul distrugerii tuturor documentelor (transfer spre prelucrare) și să întocmească un alt act privind distrugerea documentelor. La act se anexează o factură, conform căreia documentele au fost transferate în vederea procesării. Acest act este aprobat și de șeful organizației. Actul privind repartizarea documentelor în vederea distrugerii împreună cu inventarierea dosarelor, actul privind distrugerea documentelor se păstrează în arhivele societății în dosarul în curs de formare.

Responsabilitatea pentru securitatea documentelor

În ceea ce privește documentele contabile și de raportare, legislația stabilește răspunderea administrativă pentru încălcarea condițiilor de păstrare a documentelor în temeiul art. 15.11 Codul contravențiilor administrative al Federației Ruse. Conform acestei norme, o încălcare gravă a regulilor de ținere a evidenței contabile și de prezentare a situațiilor financiare, precum și a procedurii și termenilor de stocare a documentelor contabile, atrage după sine impunerea unei amenzi administrative funcționarilor în valoare de două până la trei mii de ruble. .

În acest caz, responsabilitatea organizării stocării documentelor contabile primare, registrelor contabile și situațiilor financiare în organizație va fi suportată de șeful organizației (Partea 3 a articolului 17 din Legea nr. 129-FZ).

În plus, încălcarea procedurii de stocare a documentelor, care duce la pierderea acestora, poate duce la obligația fiscală organizațiile prevăzute la art. 120 sau 126 din Codul fiscal al Federației Ruse.

Norma Art. 120 din Codul Fiscal al Federației Ruse stabilește obligația fiscală pentru încălcarea gravă de către o organizație a regulilor de contabilizare a veniturilor și (sau) cheltuielilor și (sau) a obiectelor de impozitare. Totodată, cu încălcarea gravă a regulilor de contabilitate a veniturilor și cheltuielilor și a obiectelor de impozitare în sensul art. 120 din Codul Fiscal al Federației Ruse înseamnă absența documentelor primare sau absența facturilor sau a registrelor contabile. Amenda pentru această încălcare variază de la 5.000 la 15.000 de ruble. în funcţie de durata încălcării. Dacă încălcarea a dus la neplata impozitului, atunci valoarea amenzii va fi de 10% din valoarea impozitului neplătit, dar nu mai puțin de 15.000 de ruble.

Aplicarea sancțiunilor prevăzute la art. 120 din Codul fiscal al Federației Ruse este justificată dacă o încălcare a procedurii de stocare a documentelor a dus la pierderea acestora, care a fost confirmată de instanțele de arbitraj.

De exemplu, Serviciul Federal Antimonopol al Districtului Nord-Vest, printr-o rezoluție din 4 august 2004 în dosarul nr. A13-4401/03-11, indică legalitatea aplicării amenzii în temeiul art. 120 din Codul Fiscal al Federației Ruse din cauza faptului că societatea nu a asigurat siguranța și restaurarea documentelor contabile primare distruse de incendiu. O poziție similară este luată de Serviciul Federal Antimonopol al Districtului Moscova în rezoluția sa din 23 septembrie 2008 nr. KA-A40/8513-08-2 în cazul nr. A40-52908/07-115-325.

Norma Art. 126 din Codul Fiscal al Federației Ruse stabilește răspunderea pentru nedepunerea autoritatea fiscală documentele necesare a implementa controlul fiscal. Amenda pentru această încălcare este stabilită la 50 de ruble. pentru fiecare document nedepus.

Totuși, trebuie menționat că aplicarea răspunderii în temeiul art. 120 și 126 din Codul fiscal al Federației Ruse depinde de vinovăția infractorului. Prin urmare, în situația în care pierderea documentelor nu a fost din vina contribuabilului, aplicarea măsurilor de răspundere va fi nejustificată.

În ceea ce privește încălcarea regulilor de păstrare a documentației personalului, răspunderea conform art. 13.20 Codul contravențiilor administrative al Federației Ruse. Conform acestei norme, încălcarea regulilor de păstrare, achiziție, contabilitate sau utilizare a documentelor de arhivă implică un avertisment sau impunerea unei amenzi administrative funcționarilor - de la 300 la 500 de ruble.

„Ascultă, hai să aruncăm totul”, mi-a spus directorul, arătând spre un suport plin cu cutii cu documente de acum 7 ani. Și i-am răspuns: „Nu este atât de simplu, uneori perioada de stocare a documentelor într-o organizație este de câteva decenii.” Directorul m-a crezut, iar deșeurile noastre native au continuat să adune praf pe rafturile arhivelor. Până data viitoare - când apare întrebarea despre achiziționarea unui rack nou, atunci vom parcurge totul și vom lăsa doar acele documente a căror durată de valabilitate în organizație nu a expirat încă.

Cât timp trebuie păstrată documentația?

Necesitatea stocării documentelor este indicată de Legea federală nr. 125-FZ din 22 octombrie 2004 „Cu privire la afacerile de arhivă în Federația Rusă”. În plus, există trei liste care aprobă perioadele de păstrare a documentelor în arhivă pentru public și privat persoane juridiceîn diverse domenii de activitate. Documentația societăților pe acțiuni trebuie păstrată în conformitate cu Regulamentul privind procedura și condițiile de păstrare a documentelor societăților pe acțiuni, aprobat. Rezoluția Comisiei Federale pentru Piața Valorilor Mobiliare a Federației Ruse din 16 iulie 2003 N 03-33/ps.

Perioade specifice pentru stocarea documentației

Cel mai scurt termen de valabilitate este de 1 an, maximul de 75 de ani. Nu le voi indica pe nume pentru fiecare document, dintre care sunt foarte multe. Pe lângă termenele stabilite pentru documentele comune precum personal, financiar, contabil, fiscal și managementul documentelor electronice, documentele pentru scopuri de specialitate din diverse domenii ale industriei, medicinei și securității au propriile perioade de păstrare în organizații. Să luăm în considerare perioadele în care ar trebui păstrate cele mai comune documente existente în orice organizație.

Perioade de păstrare pentru documentele utilizate în mod obișnuit

Perioadele indicate mai jos pentru stocarea documentelor la întreprindere încep de la sfârșitul anului de raportare, sau anul în care au fost emise documentele. Documentele constitutive, licențele, brevetele, certificatele de tranzacție nu pot fi distruse și trebuie păstrate permanent.

Documente de personal:

grafice de personal - permanent;
confirmarea producerii unui accident - 45 de ani;
confirmarea apariţiei boli profesionale- 75 ani;
fișa personală a salariatului - 75 ani;
toate documentele referitoare la activitățile angajatului în condiții speciale de muncă - 75 de ani.

Documente financiare:

având informații despre calculul și plata impozitelor - 4 ani;
confirmarea cheltuielilor efectuate în legătură cu pregătirea angajaților - pe toată perioada de formare plus încă 1 an, și cel puțin patru ani;
confirmarea sumei pierderilor reportate în viitor - pe toată perioada în care baza de impozitare este redusă cu pierderea transferată;
confirmarea calculelor pentru contribuțiile de asigurare la fondurile extrabugetare - 6 ani;
Certificatele EDS trebuie păstrate încă 5 ani de la sfârșitul anului în care a expirat certificatul;
un calcul acceptat de FSS prin canale de comunicații electronice, realizat în formularul 4-FSS, și o chitanță pentru primirea acestuia - 5 ani;
documente contabile care dezvăluie contabilitate și raportare - 5 ani;
chitanțe de numerar, jurnalele casierului-operator, unități de memorie fiscală, benzi electronice de control, alte formulare de confirmare a plăților în numerar în numerar- 5 ani;
versiunea de pașaport a casei de marcat - pentru întreaga perioadă în care pașaportul este valabil.

Cum să îndepărtați resturile de hârtie?

De-a lungul timpului, o organizație acumulează o cantitate imensă de documentație variată. Pentru a nu se bloca în lucrări, este necesar să se creeze o comisie (formată de obicei din trei persoane) care să efectueze un examen de valoare și să sorteze lucrările în următoarele categorii, în funcție de ce perioade de păstrare a documentelor în organizarea le sunt asigurate:

supuse păstrării permanente în arhivele unei entități de stat;
documente care trebuie păstrate mai mult de 10 ani în arhivele unei persoane juridice;
care trebuie păstrat temporar cel mult 10 ani în arhivele departamentului;
hârtii permise spre distrugere la expirarea perioadei de depozitare.

Procedura de distrugere a documentelor

Când documentele sunt distruse, se întocmește un proces-verbal. Formă unificată nu există un astfel de act se întocmește în formă liberă, fixată prin ordinul șefului. Ar trebui să indice nu numai numele și toate detaliile organizației, ci și, de obicei sub forma unui tabel, să indice numele documentelor (cazurilor), perioada în care au fost create, numărul de foi sau, dacă volumul a cazului sub un singur nume este mare, apoi numărul de volume . În același act, puteți adăuga coloane ale facturii pentru transferul și primirea documentelor pentru distrugere.

În departamentul de contabilitate se acumulează cel mai mare număr de lucrări. Și uneori arhiva devine atât de voluminoasă încât pur și simplu nu există unde să stocați documente noi. Este necesar să se decidă cât timp este necesar să se asigure păstrarea arhivelor de documente. La urma urmei, dacă distrugi documentele înainte de termen, nu va exista nimic care să justifice costurile. În timpul auditului, autoritățile fiscale vor deduce cheltuielile și deducerile de TVA și vor evalua taxe suplimentare, amenzi și penalități. Prin urmare, termenul de valabilitate trebuie calculat impecabil.

Cum și pentru cât timp să păstrați documentele

Există trei documente de reglementare care reglementează perioadele de păstrare a documentelor:

Codul fiscal al Federației Ruse;
Legea contabilității din 6 decembrie 2011 nr.402-FZ;
listă aprobată prin ordin al Ministerului Culturii al Rusiei din 25 august 2010 nr. 558.

Este destul de mare, dar sunt necesare doar trei secțiuni pentru muncă: 4 „Contabilitate și raportare”, 7 „Relații de muncă” și 8 „Personal”.

Dacă te uiți la cod, legea și ordinul Ministerului Culturii, vei vedea că fiecare dintre ele aprobă o perioadă diferită de păstrare pentru aceleași hârtii. Legea contabilității prevede că societatea trebuie să păstreze documentele primare, registrele și rapoartele pe perioada specificată în ordinul Ministerului Culturii, dar nu mai puțin de cinci ani (Partea 1 a art. 29 din Legea din 6 decembrie 2011 nr. 402- Legea federală). În acest caz, ar trebui să luăm ca punct de plecare nu data întocmirii documentului, ci 1 ianuarie a anului următor. Acest lucru este scris în paragraful 1.4 al Secțiunii I din lista din ordinul Ministerului Culturii. Documentele contabile trebuie păstrate cel puțin cinci ani.

Cât timp se păstrează documentele

Documente	Perioada de valabilitate
Situații contabile (financiare): - anual; - trimestrial	Date: - constant; - cel puțin cinci ani
Contabilitate și documente pentru aceasta (plan de conturi, formulare de documente contabile primare etc.)	Cel puțin cinci ani de la anul în care politica contabilă a fost utilizată ultima dată pentru raportare
Registre (Registrul general, declarații privind cifra de afaceri, carduri de cont etc.)	Cel puțin cinci ani
Carduri de contabilitate a mijloacelor fixe	Cel puțin cinci ani de la lichidarea facilității
Registre de cumpărături și vânzări, jurnalul facturilor primite și emise	Cel puțin patru ani de la data ultimei intrări
Documente (acte, certificate) privind acceptarea lucrărilor efectuate în baza contractelor de muncă care se referă la activitățile companiei	În termen de cinci ani de la expirarea contractului
Facturi	Cel puțin patru ani
Raportare la Fondul de Asigurări Sociale	Anual - continuu și trimestrial - timp de șase ani
Raportarea în Fondul de pensii	Cel puțin șase ani, iar dacă organizația nu are conturi personale și registre de salarizare, atunci cel puțin 75 de ani
Informații individuale în Fondul de pensii pentru angajați	Cel puțin 75 de ani
Declarații pentru toate taxele	Cel puțin cinci ani
Informații despre veniturile persoanelor fizice	Cel puțin cinci ani, iar dacă nu există conturi personale sau evidențe de salarizare - cel puțin 75 de ani
Registrul de informații privind veniturile persoanelor fizice	Cel puțin 75 de ani
Raportarea la statistici: - anual; - semestrial si trimestrial; - o dată; - lunar;	În mod constant; cinci ani sau continuu în absența anuală; constant; an sau continuu în lipsa altor raportări
Corespondență despre penalități și amenzi aplicate companiei	Cel puțin cinci ani
Tratate, acorduri și documente suplimentare la ei	În termen de cinci ani de la expirare (cu excepția cazului în care se specifică altfel în elementele individuale ale listei)
Imputerniciri pentru primirea de bani si bunuri si materiale	Cel puțin cinci ani
Contracte de muncași cardurile personale ale angajaților	De 75 de ani
Documente pentru eliberarea salariilor, beneficiilor, taxelor, asistență financiarăși alte plăți	Cel puțin cinci ani, iar în lipsa conturilor personale - cel puțin 75
Fișe de pontaj, jurnale de timp de lucru	Cel puțin cinci ani (cel puțin 75 de ani în condiții de muncă periculoase, dificile și dăunătoare)

Siguranța documentelor contabile fiscale trebuie asigurată strict timp de patru ani. Acest lucru este menționat în paragraful 8 al paragrafului 1 al articolului 23 din Codul fiscal al Federației Ruse. În acest caz, trebuie socotiți patru ani de la a doua zi după absolvire perioada fiscala(anul sau trimestrul) în care societatea a folosit acest document.

De exemplu, aveți în mâini un kit de la un furnizor - o factură și un bon de livrare. Data emiterii documentelor este 10 august 2015. Bonul de livrare trebuie păstrat timp de cinci ani. La urma urmei, este documentul principal. Îl folosești nu doar fiscal, ci și contabil. Numărătoarea inversă începe pe 1 ianuarie 2016. Prin urmare, documentul trebuie păstrat până la 1 ianuarie 2021.

Perioada de stocare a facturilor este de patru ani. Până la urmă, nu este un document primar (scrisoarea din 12 iulie 2005 nr. 03-04-11/154). Prin urmare, nu i se aplică perioada minimă de cinci ani din Legea contabilității. Scopul facturii este exclusiv fiscal - confirmarea dreptului la deduceri de TVA. În plus, termenul de valabilitate este de patru ani și se află pe lista Ministerului Culturii (articolul 368 din listă).

Începeți să numărați patru ani pe factură din a doua zi după sfârșitul trimestrului în care a fost dedus TVA-ul pe document. Să presupunem că ați declarat o deducere pe factură în al treilea trimestru, atunci punctul de plecare este 1 octombrie 2015. Rezultă că firma poate distruge documentul abia după 1 octombrie 2019.

Așadar, am aflat că păstrarea arhivelor documentelor primare trebuie asigurată pentru cel puțin cinci ani. Tocmai aceasta este cerința stabilită în Legea contabilității.

Totodată, perioada de păstrare a documentelor contabile fiscale este de patru ani. Cu toate acestea, în unele cazuri, inspectorii vor avea dreptul să solicite documente peste patru ani (vezi tabelul de mai jos. - Nota editorului). Mă voi opri asupra acestui lucru mai detaliat.

Când inspectorii au dreptul de a solicita documente peste patru ani

Documente	Perioada de valabilitate	Exemplu
Pentru pierderile pe care compania le reportează în viitor	Pe întreaga perioadă de reportare a pierderii, plus încă patru ani după ce compania a anulat integral pierderea	În 2013, compania a suferit o pierdere. Și în 2014 și 2015, a luat-o în considerare pe deplin în cheltuieli. În acest caz, documentele care confirmă pierderea trebuie păstrate până la sfârșitul anului 2019
Pentru scăderea creanțelor sau a datoriilor	Patru ani de atunci datorii rele anulate drept venituri sau cheltuieli	Compania a luat în calcul pierderea creanţe de încasatîn cheltuielile anului 2014. Organizația va stoca documentele care confirmă datoria până la sfârșitul anului 2018
Prin mijloace fixe	În patru ani după: - firma va termina deprecierea obiectului; - îl implementează; - anularea completă a pierderii din vânzarea sa	Compania a achiziționat un mijloc fix. Contabilul l-a clasificat ca al treilea grupa de amortizareși stabilește un termen limită utilizare benefică egal cu patru ani. Acesta este exact cât va percepe compania pentru amortizarea obiectului. Apoi, documentele care confirmă costul inițial al sistemului de operare trebuie păstrate timp de opt ani
Erori la calculul impozitelor		Furnizorul a întârziat cu actele. Din aceasta cauza, societatea a primit act de prestari servicii din data de 31 decembrie 2013 abia in martie 2015 si in acelasi timp a luat in calcul si cheltuielile. Compania trebuie să păstreze documentele care confirmă cheltuielile pentru anul 2013 (pentru perioada în care s-a comis eroarea) până la sfârșitul anului 2019

Companiile care reportează pierderile vor avea perioade de stocare non-standard pentru documente. Permiteți-mi să vă reamintesc că organizațiile care plătesc pot reduce baza perioadei curente prin pierderi vechi. Pierderile pot fi reportate timp de 10 ani din momentul în care compania le-a primit. Cu toate acestea, dacă o organizație folosește această oportunitate, atunci trebuie să aibă documente care confirmă pierderea veche: rapoarte, registre și înregistrări primare.

Documentele privind pierderea trebuie păstrate pe întreaga perioadă de transfer și plus încă patru ani (subclauza 8, clauza 1, articolul 23, clauza 4, articolul 283 din Codul Fiscal al Federației Ruse). Nu există excepții pentru o companie care a fost deja inspectată de inspectori. De asemenea, ea trebuie să respecte astfel de termene (scrisoarea Ministerului de Finanțe al Rusiei din 25 mai 2012 nr. 03-03-06/1/278).

Documentele privind creanțele neperformante anulate trebuie păstrate mai mult decât perioada standard. Și anume, în termen de patru ani de la momentul în care datoria a fost luată în calcul la cheltuieli.

Apropo, același lucru este valabil și pentru cei fără speranță creanţe. Documentele de pe acesta (facturi, facturi, extrase de reconciliere și alte documente care confirmă datoria) pot fi distruse la numai patru ani după ce societatea a luat în considerare datoria în venituri.

De asemenea, este important ca companiile care dețin active fixe să aibă grijă de siguranța documentelor. Documentele pentru achiziționarea și punerea în funcțiune a mijloacelor fixe sunt stocate timp de patru ani din momentul deprecierii totale (scrisoarea Ministerului Finanțelor al Rusiei din 26 aprilie 2011 nr. 03-03-06/1/270). Același lucru este valabil și pentru documentele privind reconstrucția și modernizarea OS. Într-adevăr, ca urmare a acestor măsuri, costul inițial al obiectului crește și, în consecință, amortizarea.

Să presupunem că ați vândut un mijloc fix. Apoi, hârtiile de pe obiect trebuie păstrate timp de patru ani după vânzarea sau anularea pierderii din tranzacție. Sunt necesare pentru confirmare valoare reziduala OS pe care l-ați inclus în cheltuieli.

Aceasta este probabil o situație familiară - furnizorul a adus documentele cu întârziere și, din această cauză, nu ați contabilizat cheltuielile în trimestrul în care ați avut nevoie. Nici o problemă. Astfel de lucrări pot fi realizate și în perioada curentă. La urma urmei, o eroare în calculul impozitului poate fi corectată în raportul curent dacă taxa a fost plătită în exces din acest motiv (clauza 1, articolul 54 din Codul fiscal al Federației Ruse).

Dar pentru a face acest lucru, trebuie să ai acte care să confirme cheltuielile în perioada în care trebuie inițial să ții cont de documente. Este important să le asigurați siguranța încă patru ani după ce ați corectat eroarea din raportul curent (vezi exemplul din tabelul de mai sus. - Nota editorului).

Ce să faci cu hârtiile al căror termen de valabilitate a expirat

Aveți dreptul de a distruge documentele cu o perioadă de stocare expirată. De exemplu, pot fi mărunțiți folosind un tocător sau rupte manual.

Dar acest fapt trebuie consemnat conform regulilor. Voi spune imediat că ordinele și actele care vor fi discutate în continuare nu au forme unificate;

În primul rând, el emite un ordin de creare a unei comisii de experți, care realizează un inventar al documentelor vechi.

Pe baza rezultatelor inventarierii, membrii comisiei întocmesc un act privind selecția documentelor pentru distrugere. Nu este deloc necesar să se indice detaliile fiecărui document din act. Și uneori acest lucru este pur și simplu imposibil din cauza volumelor colosale. Scrieți lucrări omogene sub nume comun. De exemplu, astfel: „Facturi primite pentru perioada de la 1 ianuarie până la 31 decembrie 2010 - 10 casete”.

Și numai după ce actele au fost selectate pot fi lichidate. Dacă compania face acest lucru pe cont propriu, atunci emite un act de distrugere a documentelor.

Lector:
Marina RIZVANOVA,
Grupul de Audit General și Consultanță „Ural Union”

Raportarea și înregistrările pentru o anumită perioadă de timp este o cerință a legislației în vigoare.

Înseamnă că, în perioada specificată, accesul la documente și posibilitatea utilizării lor complete ar trebui asigurate dacă este necesar.

Ce documente necesită depozitare obligatorie?

Documente care necesită depozitare obligatorie, condiționat poate fi divizat pentru documente:

care sunt în funcțiune în cursul anului de raportare;
care sunt întotdeauna necesare în muncă, în ciuda faptului că nu sunt folosite zilnic.

LA primul grup documentele includ:

Păstrează sunt necesare documente aferente primului grup:

în scopuri contabile (art. 29, Legea „Cu privire la contabilitate” nr. 402-FZ) - cel puțin cinci ani de la sfârșitul anului de raportare sau anul în care aceste documente au fost utilizate ultima dată;
în scopuri contabile fiscale (articolul 23, Codul fiscal al Federației Ruse) - pentru o perioadă de cel puțin 4 ani. În același timp, Codul poate stabili mai multe termen lung depozitare De exemplu, un participant proiect de investitii subiectul Federației Ruse este obligat să păstreze toate documentele timp de 6 ani. Și să confirme cuantumul pierderii suferite - pentru întreaga perioadă în care se reduce cu ajutorul acestuia și care poate fi calculată în mai mult de unul sau doi ani.

Co. al doilea grup Acestea includ documente care trebuie păstrate la întreprindere pe toată perioada de activitate. În special, pentru SRL-uri Legea „Cu privire la societățile cu răspundere limitată” nr. 14-FZ prevede următoarele lista de depozitare obligatorie documentație la fața locului:

actele de înregistrare, inclusiv adunarea constitutivă (hotărârea) privind înființarea societății;
documente care confirmă proprietatea asupra proprietății în bilanțul companiei;
procese-verbale care documentează întâlnirile fondatorilor și ale altor persoane;
documente de eliberare valori mobiliare;
prevederi privind diviziuni separate intreprinderi;
liste de afiliați;
concluziile diferitelor autorități de reglementare cu privire la anumite aspecte ale activităților întreprinderii (cu privire la inspecțiile efectuate etc.);
si alte documente pe care intreprinderea trebuie sa le detina in conformitate cu legislatia in vigoare.

Cât timp trebuie păstrate documentele contabile?

Perioada generală de păstrare a oricăror documente contabile nu este mai mică de 5 ani.

Dar în unele cazuri poate fi mult mai mare. Un tabel rezumat cu termenul de valabilitate este prezentat mai jos.

Tipuri de documentație	Perioada de valabilitate
documentatie primara, registre contabile, raportarea și opiniile auditorilor cu privire la acestea, politica contabila si alte documentatii privind organizarea si mentinerea contabilitatii la intreprindere	Ținând cont de termenele stabilite în Regulile pentru afaceri arhivistice, dar nu mai puțin de cinci ani
Carduri de inventar pentru mijloace fixe pensionate	În perioada stabilită de conducătorul întreprinderii, ținând cont de Regulile de arhivă, dar nu mai puțin de cinci ani
Copii ale documentelor sau ale acestora care confirmă acceptarea numerarului de către întreprindere, inclusiv pentru plăți cu carduri de plată	Cel puțin cinci ani
Documentație privind eliberarea, achiziția, întreținerea, înregistrarea și punerea în funcțiune a echipamentelor de marcat. ECLZ și alte impulsuri fiscale	Cel puțin 5 ani de la data aplicării definitive a acestor documente
Casete de control, jurnalele casier-operator și alte documente care confirmă plățile în numerar efectuate cu clienții	În termenele stabilite pentru documentatie primara dar nu mai puțin de cinci ani
Pașaport pentru echipament de casă de marcat	Pe toată perioada de valabilitate a pașaportului
O carte care ține cont de mișcarea înregistrărilor de muncă. O carte concepută pentru a înregistra formulare goale de cărți de lucru	Depozitat timp de 50 de ani. Dar în cazul lichidării societății la depunerea documentelor de personal - 75 de ani
Program de vacanță	un an
Prevederi: - despre sistemul de instruire care funcționează în companie; - despre certificarea angajatului.	În mod constant
Contracte de munca. comenzi: - despre angajare; - transferul unui angajat la un alt loc de muncă; - despre concediere. Cereri ale angajaților pentru concediu fără plată. Cartele personale ale personalului.	75 de ani
Descrierea postului	În mod constant
Ordine pentru acordarea concediilor	cinci ani
Înregistrări de lucru	În timp ce angajatul lucrează. Dacă există cărți nerevendicate, atunci timp de cel puțin 50 de ani cu livrarea lor ulterioară la arhive
Acorduri de responsabilitate financiară deplină a angajaților	5 ani
Cărți care iau în considerare comenzile:
- pe activitatea principală;	5 ani
- angajarea unui angajat;	75 de ani
- concedierea salariatilor;	75 de ani
- cu privire la acordarea de concedii angajaților.	50 de ani
Jurnalul de înregistrare a certificatelor de călătorie	5 ani
Foaia de pontaj. Program de schimburi (pentru munca în ture).	1 an
Liste cu persoanele angajate în producția periculoasă. Ordine de lucru și fișe de pontaj pentru angajații cu profesii periculoase	75 de ani
Instructiuni care contin prevederi privind protectia muncii	Depozitați permanent
Rapoarte de accidente	45 de ani
Revista de instrucțiuni de siguranță	10 ani
Jurnalul angajaților supuși unui control medical obligatoriu	5 ani

În ciuda faptului că în această listă o parte semnificativă este formată din documentele de personal, acestea fac parte integrantă din contabilitate. Pe baza acestora, se calculează plățile compensatorii și remunerațiile, precum și diverse beneficii.

Perioadele de stocare pentru documentația de raportare sunt descrise în următorul videoclip:

Dacă nu ați înregistrat încă o organizație, atunci cel mai simplu mod face asta folosind servicii online, care vă va ajuta să generați gratuit toate documentele necesare: Dacă aveți deja o organizație și vă gândiți cum să simplificați și să automatizați contabilitatea și raportarea, atunci următoarele servicii online vor veni în ajutor, care vor înlocui complet un contabil în compania dumneavoastră și economisiți o mulțime de bani și timp. Toate rapoartele sunt generate automat, semnate electronic și trimise automat online. Este ideal pentru antreprenorii individuali sau SRL-uri pe sistemul fiscal simplificat, UTII, PSN, TS, OSNO.
Totul se întâmplă în câteva clicuri, fără cozi și stres. Încearcă-l și vei fi surprins ce usor a devenit!

Locație de comandă și depozitare

La organizați depozitarea documentelor, întreprinderea poate:

sau apelează la serviciile unei organizații arhivistice speciale;
sau creați-vă propria arhivă. Acest lucru este permis de articolul 13 din Legea „Cu privire la afacerile arhivistice” nr. 125-FZ din 22 octombrie 2004.

Crearea arhiva proprie, întreprinderea trebuie să aloce o cameră separată în aceste scopuri și să o doteze cu rafturi, rafturi sau dulapuri. Dacă există ferestre în această cameră, acestea trebuie să fie draperii sau umbrite în alt mod pentru a preveni pătrunderea luminii solare în documente, cauzând estomparea acestora.

În plus, aveți nevoie de propriul spațiu de arhivă dotați cu protecție de la acces neautorizat si de la incendii - usa metalica de intrare, gratii la ferestre si sistem de alarma.

Pentru a organiza o căutare rapidă documentele necesare ar trebui elaborați o listă de cazuri.

În cazul transferului de cutii pentru depozitarea acestora la structura specializata, este necesar să alegeți o organizație care este dotată cu echipamente moderne și toate condițiile pentru depozitarea pe termen lung a documentelor, inclusiv prezența alarmelor de incendiu și a sistemelor de control al accesului.

Referitor la documente la înregistrarea unei organizații, ea și alte documente similare, acestea sunt de obicei păstrate de șeful organizației în originale și într-un seif. Și copiile lor sunt în departamentul de contabilitate.

Angajații întreprinderii, formularele lor goale și inserțiile pentru ei ar trebui să fie întotdeauna în serviciul de personal sau în departamentul de contabilitate, dacă acesta este încredințat gestionarea evidenței personalului. În același timp, cărțile de muncă sunt întotdeauna păstrate într-un seif.

Este de remarcat faptul că documentele în formă electronică trebuie protejate împotriva modificărilor neautorizate ale acestora și, în același timp, stocarea lor trebuie să ofere posibilitatea de a crea o copie pe hârtie, dacă este necesar.

Transferul documentației în arhivă

Documentele sunt transferate în arhivă pentru stocare pe termen lung (mai mult de 10 ani) și permanentă.

Transferarea acestor materiale în arhivă efectuate conform graficului aprobat de şeful organizaţiei în ordinul privind constituirea arhivei.

Același ordin numește o persoană responsabilă cu întreținerea arhivei și aprobă regulile:

depunerea documentelor în arhivă și emiterea acestora;
mentinerea unei arhive;
distrugerea documentelor a căror perioadă de păstrare a expirat;
organizarea de evenimente pentru conservarea dosarelor de arhivă.

Toate documentele din arhivă sunt acceptate numai sub formă de originale, iar în lipsa acestora - sub formă de copii certificate. Documentele transferate trebuie legate după o anumită indicație, iar pe coperta dosarului lor este marcată informatii de identificare, în special:

anul de executare a documentelor;
zona contabilitate;
numere de serie;
perioada pentru care au fost generate registre și documente primare;
tipul documentelor depuse;
numărul de foi depuse etc.

În ceea ce privește depunerea documentelor la arhivă în formă electronică, această procedură se aprobă separat în Ordinul șefului privind arhiva organizației. Dar, de obicei, aceste documente sunt mai întâi duplicate pe alte medii.

Exemplu de depozitare documentatia contabila prezentat în următorul videoclip:

Ce trebuie făcut în caz de pierdere

Documentele pot fi pierdute fie din cauza unui dezastru natural, fie ca urmare a acțiunilor unor terți sau a propriilor angajați. Dar, în orice caz, va fi necesară confirmarea faptului pierderii de către autoritățile competente. Acestea ar putea fi agenții de aplicare a legii (dacă documentele sunt furate) sau autoritățile de pompieri (dacă documentele sunt arse), etc.

În cazul în care se constată distrugerea sau pierderea documentației, șeful organizației, prin ordinul său, trebuie formează o comisie pentru a afla motivele faptului identificat. Dacă este necesar, pot fi invitați să participe la investigație reprezentanți ai unei companii de securitate, ai unui departament de pompieri sau ai structurii de investigație.

Pe baza rezultatelor unei investigații interne se intocmeste un act sub orice formă cu o declarație a tuturor faptelor. Acest act devine o scuză pentru lipsa documentelor dacă acestea sunt solicitate de autoritățile de reglementare.

Ce să faci cu documentele dacă perioada lor de păstrare a expirat?

Înainte de a distruge documentația veți avea nevoie efectuarea unui examen valorile ei. În acest scop, la întreprindere se creează un comision permanent din ordinul managerului. Ar trebui să includă specialiști care sunt capabili să ofere o evaluare calificată a necesității de a distruge anumite documente.

Această comisie este cea care ia o decizie cu privire la distrugerea documentelor dacă acestea nu mai pot fi păstrate pentru o perioadă de timp. Distrugerea acestora se realizează prin întocmirea unui act sub orice formă, care trebuie să aibă detaliile obligatorii ale documentului primar și care trebuie aprobat Politica contabilaîntreprinderilor.

Înainte de distrugere trebuie să existe inventarul luat documente pentru o anumită perioadă. Fără această procedură, documentația nu poate fi distrusă.

Dacă regulile de depozitare sunt încălcate?

Răspunderea pentru această încălcare Există taxe și administrative, în special:

funcționarii pot fi pedepsiți dacă nu păstrează documente în termenul legal, de la 5 mii la 10 mii de ruble. Dacă această încălcare este detectată din nou - 10-20 mii de ruble sau descalificare pentru 1-2 ani (Codul administrativ al Federației Ruse, articolul 15.11);
o organizație pentru aceleași fapte poate fi pedepsită cu 10 mii de ruble, iar în cazul încălcărilor repetate - cu 30 mii de ruble (Codul Fiscal al Federației Ruse, art. 120).

Pentru informații despre sancțiunile pentru aceste încălcări, vezi următorul videoclip:

Aşa, Legea federală„Cu privire la contabilitate” stabilește că documentele primare trebuie păstrate la întreprindere „pentru perioade stabilite în conformitate cu regulile de organizare a afacerilor arhivistice de stat, dar nu mai puțin de cinci ani” (articolul 17). Întrucât această lege reglementează aspectele contabile, această cerință se aplică în mod specific documentelor contabile.

Depozitarea documentelor fiscale

Codul Fiscal prevede că „datele contabile și alte documente necesare calculării și plății impozitelor” trebuie păstrate timp de 4 ani (articolul 23). Și documentele care confirmă valoarea pierderii reportate în conformitate cu articolul 283 din Codul fiscal al Federației Ruse trebuie păstrate pentru „toată perioada cât organizația reduce baza de impozitare perioada fiscală curentă pentru sumele pierderilor primite anterior.”

Important

Acest material este un extras din reprimator „Documente primare”.

Berator „Documentele primare” a devenit prima publicație din Rusia care a colectat absolut toate informațiile despre proiectarea „documentelor primare”. Disponibil în ambele și electronic opțiunea de reprimare.

Nici nu știe să împartă documentele primare în cele care sunt necesare contabilității și cele care confirmă corectitudinea calculării și plății impozitelor. inspectori fiscali, nici contabili. În esență, vorbim despre aceleași documente. S-ar părea că există o contradicție.

Ministerul rus de Finanțe are un alt punct de vedere. Prin scrisoarea nr. 04-01-10 din 9 februarie 1999, oficialii acestui departament „au precizat” că aici nu există nicio contradicție. Pur și simplu vorbim despre diferite documente: unele sunt necesare în scopuri contabile, altele în scopuri fiscale. Dar din nou, nici un cuvânt despre cum să împărțiți documentele primare în documente contabile și fiscale.

Prin urmare, dacă aveți îndoieli, păstrați documentele contabile și fiscale primare timp de 5 ani pentru a evita neînțelegerile.

Cerințe ale legislației arhivistice

Nu trebuie să uităm că, pe lângă Legea „Cu privire la contabilitate” și Codul fiscal, legislația arhivistică reglementează perioadele de păstrare a documentelor. Astfel, Lista documentelor standard de arhivă de management generate în activitățile organizațiilor, indicând perioadele de depozitare (aprobată prin ordin al Ministerului Culturii al Federației Ruse din 25 august 2010 nr. 558) descrie în detaliu ce documente trebuie stocate pentru cât timp.

Pentru documentele contabile primare, această listă stabilește și o perioadă de păstrare de 5 ani. Dar lista evidențelor personalului (inclusiv conturile personale ale angajaților (și, în lipsa acestora, fișele de plată)) necesită păstrare timp de 75 de ani.

Perioadele de păstrare a documentelor în societăţile pe acţiuni se stabilesc prin decret Comisia Federală pe piata valorilor mobiliare din 16 iulie 2003 Nr.03 33/ps.

Organizațiile decid singure unde să stocheze documentele procesate. Deci, puteți:

depozitarea documentelor la companie;
trimite documentele spre stocare într-o arhivă (de stat sau privată).

Răspunderea pentru încălcarea regulilor de stocare a documentelor

Dacă biroul fiscalÎn timpul auditului, dacă ea descoperă că nu aveți documente primare, facturi sau registre contabile (fiscale), are dreptul să amendeze compania dumneavoastră.

Valoarea amenzii pentru o astfel de încălcare (articolul 120 din Codul fiscal al Federației Ruse):

10.000 de ruble dacă nu există contabilitate sau documente fiscale aferent aceleiași perioade fiscale;
30.000 de ruble, dacă nu există documente contabile sau fiscale pentru mai multe perioade fiscale;
20% din valoarea impozitului neplătit, dar nu mai puțin de 40.000 de ruble, dacă lipsa documentelor a dus la o subestimare a bazei de impozitare.

Rețineți că autoritățile fiscale pot solicita documentele companiei doar în trei anul trecutși trebuie să le păstrați timp de patru ani. Aceasta înseamnă că autoritățile fiscale nu au dreptul să amendeze compania în temeiul articolului 120 din Codul fiscal al Federației Ruse pentru lipsa documentelor contabile sau fiscale pentru ultimul (al patrulea) an.

În plus, pentru încălcarea procedurii și a termenelor de păstrare a documentelor contabile, conducătorului companiei i se poate aplica o amendă administrativă. Amenda variază de la 2.000 la 3.000 de ruble (articolul 15.11 din Codul contravențiilor administrative al Federației Ruse).

Vă rugăm să rețineți: această amendă poate fi aplicată atât pentru nerespectarea legislației contabile privind procedura și termenii de păstrare a documentelor contabile, cât și pentru încălcarea cerințelor Cod fiscal pentru păstrarea documentelor contabile fiscale.

În cazul în care organele fiscale descoperă că ați încălcat regulile de păstrare a documentelor contabile, au dreptul să întocmească un proces-verbal cu privire la această încălcare și să îl transmită magistratului, care va decide dacă va aplica o amendă șefului companiei dvs. sau nu.

Magistratul poate sancționa pentru încălcarea condițiilor de păstrare a documentelor și la inițiativa angajaților serviciului arhivă. Pedeapsa poate fi sub forma unui avertisment sau a unei amenzi. Amenda aplicată cetățenilor variază de la 100 la 300 de ruble; pentru funcționari - de la 300 la 500 de ruble (articolul 13.20 din Codul de infracțiuni administrative al Federației Ruse).

Cu încălcarea condițiilor de păstrare a documentelor în în acest caz, se înțelege ca o încălcare a termenelor stabilite în Lista documentelor standard de management generate în activitățile organizațiilor (aprobată prin ordin al Ministerului Culturii al Federației Ruse din 25 august 2010 nr. 558).

Multe regiuni din Rusia au propria lor legislație arhivistică, care prevede răspunderea administrativă pentru încălcarea regulilor de stocare a documentelor de arhivă. La Moscova, de exemplu, aceasta este Legea Moscovei din 28 noiembrie 2001 nr. 67 „Cu privire la Fondul și Arhivele Moscovei”.

Totuși, rețineți: autoritățile regionale pot stabili răspunderea administrativă numai în cadrul legii și numai pentru încălcări ale legislației locale. În același timp, amenda pentru funcționari nu poate depăși 50.000 de ruble (articolul 3.5 din Codul contravențiilor administrative al Federației Ruse).

Dacă autoritățile locale încearcă să vă amendeze pe baza altor reguli decât legea document normativ(prin decret, rezoluție, ordin), sau pentru încălcări nu regionale, ci legislatia federala, sau în valoare de peste 50.000 de ruble, mergeți în instanță: aveți toate șansele să câștigați cazul.