Un exemplu de ordin de efectuare a unui inventar. Comisia de inventariere: formarea, alcătuirea și procesul-verbal al ședinței

formează un formular care este aprobat.

Dacă inventarul a fost efectuat după 1 octombrie a anului de raportare, atunci înainte de compilare rapoarte anuale nu este nevoie să o duci la îndeplinire. Acest lucru este menționat în paragraful 1.5.*

Pregătirea pentru inventar

Înainte de a începe un inventar, trebuie, în primul rând, să pregătiți o comandă pentru implementarea acestuia. Și în al doilea rând, strângeți semnături de la angajații responsabili din punct de vedere financiar care să ateste că până la începutul auditului au depus toate documentele de pe proprietate la departamentul de contabilitate sau comisia de inventariere. Și, de asemenea, în faptul că toate obiectele de valoare primite sunt valorificate, iar cele care sunt eliminate sunt anulate. Pentru astfel de semnături, în lista de inventar (act) este prevăzută o secțiune specială.

Astfel de cerințe sunt cuprinse în punctul 2.4 Instrucțiuni, aprobat prin ordin al Ministerului de Finanțe al Rusiei din 13 iunie 1995 nr. 49.

Puteți întocmi un ordin de efectuare a unui inventar folosind un formular dezvoltat independent. Acest formular trebuie să fie aprobat de șeful organizației. Dar puteți folosi și formularul standard, care a fost aprobat prin Decretul Comitetului de Stat pentru Statistică al Rusiei din 18 august 1998 nr. 88.

Procedura de efectuare a unui inventar depinde de ceea ce trebuie verificat exact (Secțiunea 3 din Instrucțiunile metodologice aprobate prin Ordinul Ministerului Finanțelor al Rusiei din 13 iunie 1995 nr. 49). Caracteristici de inventar specii individuale activele și pasivele organizației sunt prezentate în tabel.*

Din forme

Un exemplu de completare a unei comenzi de inventar

Din forme

Comanda de inventar

Societate cu răspundere limitată « Alfa »

Comandă nu. 11

la efectuarea unui inventar

Moscova 01.09.2014

În legătură cu sfârșitul perioadei de raportare în scopul asigurării siguranței proprietății și bunurilor materiale și în legătură cu întocmirea unui anual situațiile financiare

EU COMAND:

presedintele comisiei - director financiar A.B. Zaharov ,

membrii comisiei:

sef departament audit intern P.P. Mihailov,

Șef Compartiment Planificare A.I. Ivanov,

managerul A.S. Kondratiev .

contabil șef A.S. Glebova,

director de magazin V.K. Volkova .

1. Efectuați un inventar al proprietăților și pasivelor organizației începând cu data 1 ianuarie 2014 al anului .
2. Creați o comisie permanentă de inventariere pentru 2014 în
   urmatoarea compozitie:
3. Efectuați inventarul în prezența:
4. Începeți inventarul 15 ianuarie 2014 al anului si termina 20 ianuarie 2014 al anului .
5. Materialele de inventar complet nu mai târziu de 22 ianuarie 2014 al anului .
6. Controlul asupra executării comenzii îi este încredințat P.P. Mihailova .

Inventarul de numerar este o procedură necesară atât în ​​pregătirea pentru întocmirea situațiilor financiare anuale, cât și într-o serie de alte cazuri. Numerarul din casa de marcat a organizației este contabilizat în mod special, deoarece banii sunt cel mai lichid activ al unei întreprinderi și sunt mai des obiectul furtului decât alte tipuri de proprietate. Acesta este motivul pentru a efectua un inventar regulat Baniîn interesul companiei. Citiți articolul despre cum să faceți acest lucru corect.

Inventarul casei de marcat se realizeaza in conformitate cu prin ordin al Ministerului de Finanțe al Rusiei din 13 iunie 1995 nr. 49„Cu privire la aprobarea instrucțiunilor metodologice...” (Instrucțiuni metodologice).

Nu uitați de angajații responsabili financiar (MOL) care au acces la fonduri și documente, în obligatoriuîncheie acorduri privind răspunderea financiară integrală. Dacă un astfel de acord nu este încheiat, atunci dacă se identifică o lipsă, organizația nu va putea reține de la angajat suma prejudiciului în dimensiune completă (Artă. 241-244 Codul Muncii al Federației Ruse).

Când este necesară procedura?

Inventarierea numerarului din casa de marcat se realizeaza:

• înainte de întocmirea situațiilor financiare anuale (clauza 27 din Reglementările contabile, Ordinul Ministerului Finanţelor din 29 iulie 1998 nr. 34n);
• înainte de modificarea MOL (clauza 1.5 din Ghid);
• dacă se detectează furt (clauza 1.5 din Ghid);
• dacă apar situații de urgență, cum ar fi un incendiu, un accident etc. (clauza 1.5 din Ghid);
• dacă organizația este lichidată (reorganizată) (clauza 1.5 din Ghid).

În alte cazuri, inventarierea casei de marcat (2018) se efectuează în termenul stabilit de manager prin ordinul acestuia.

Procedura și calendarul inventarului casei de marcat în 5 pași

Pasul 1. În primul rând, este emis un ordin de la manager, care definește:

• sincronizare;
• Locație;
• zonele și obiectele care vor fi inspectate;
• componenţa comisiei de inventariere.

O astfel de comandă poate fi întocmită folosind formularul nr. INV-22 (puteți descărca formularul său unificat la sfârșitul articolului).

De reținut că orice decizie – fie de a folosi formulare standardizate, fie de a le abandona și de a elabora propriile documente – trebuie să fie consacrată în politica contabilă.

Dacă întreprinderea este suficient de mare și, de exemplu, are magazine în diferite orașe, atunci se creează comisioane de inventar pentru a controla simultan toate casele de marcat. Comisia trebuie să fie formată din cel puțin două persoane.

Acesta trebuie să includă:

• reprezentanți ai conducerii organizației;
• contabil;
• alti specialisti.

Este inacceptabil să se formeze un comision numai de la angajații unei organizații terțe (de exemplu, reprezentanții unei companii de externalizare sau ai unei firme de audit).

De asemenea, angajatul responsabil cu siguranța fondurilor nu este inclus în comisie. El poate fi doar acolo unde se efectuează auditul, să-i observe procesul și să semneze lista de inventar.

Dacă cel puțin un membru al comisiei lipsește în timpul unui eveniment de control, rezultatele acestuia vor fi considerate nevalide.

Exemplu de completare a unei comenzi pentru inventarul în numerar

Pasul 2. Înainte de a începe auditul, MOL sunt obligați să semneze raportul de inventar în numerar în formularul Nr. INV-15. Astfel ei vor confirma că până la începerea procedurii toată documentația a fost depusă la departamentul de contabilitate.

Pasul 3. Inventarierea numerarului din casa de marcat presupune recalcularea bancnote, monede și documente monetare. Comisionul recalculează banii și compară suma cu soldul din registrul de casă. Dacă există venituri și/sau cheltuieli comenzi în numerar nu se reflectă în registrul de casă în timpul zilei, atunci se iau în calcul și sumele indicate în acestea.

Pasul 4. Rezultatele unei astfel de recalculări sunt documentate într-un act întocmit de comisie în formularul nr. INV-15, aprobat. Rezoluția Comitetului de Stat de Statistică al Rusiei din 18 august 1998 nr. 88. Actul este tipărit în două exemplare, toți membrii comisiei și MOL își pun semnătura pe ele.

În cazul unei verificări la schimbarea MOL, actul se întocmește în trei exemplare:

1. O copie pentru contabilitate.
2. O copie pentru fostul MOL.
3. O copie pentru noul MOL sau persoana care își exercită temporar atribuțiile.

Pasul 5. Dacă în timpul inspecției au fost identificate lipsuri și/sau surplus de fonduri, informațiile despre aceasta trebuie introduse în raportul de inventar. Pe reversul său, MOL indică motivele surplusurilor și lipsurilor identificate.

Umplere eșantion: inventar casă de marcat (formular INV-15)

Păstrarea evidențelor activelor corporale și necorporale în orice întreprindere poate provoca unele dificultăți. Acest proces are propriile caracteristici legate de prezența lucrurilor reale în stoc sau în stoc, precum și descrierea lor în documente contabile. Toate discrepanțele dintre afișarea documentelor și prezența nominală sunt de obicei identificate în urma auditurilor interne sau externe.

Înainte de a efectua astfel de activități, veți avea nevoie de un eșantion de completare a unei comenzi de inventar. Documentul este solicitat în situațiile în care procedura este efectuată pentru prima dată sau a fost încredințat unor tineri specialiști independenți fără experiență. Aceștia își vor îndeplini atribuțiile oficiale în mod imparțial, respectând toate formalitățile.

Subiectul controlului

Managerul sau angajatul căruia i se atribuie responsabilitățile corespunzătoare întocmește un ordin pentru efectuarea unui inventar, care trebuie să fie semnat de primul manager. Această procedură efectuate în majoritatea organizațiilor de orice formă de proprietate cel puțin o dată pe an, precum și atunci când are loc o schimbare a persoanei responsabile financiar. Astfel, este posibil să se minimizeze eventualele manipulări prin raportare sau să se oprească activitățile angajaților fără scrupule.

Documentul trebuie să conțină termene clare pentru toate operațiunile și, de asemenea, să indice motivul inventarierii în comandă, componența comisiei, locația și data la care va fi emis raportul final.

Dacă documentul este întocmit de o organizație superioară, atunci trebuie indicată o adresă clară unde se efectuează auditul intern. În cele mai multe cazuri, lista locurilor controlate supuse inspecției include următoarele obiecte:

• depozite, inclusiv bunuri pentru orice scop;
• spatii industriale, în care se află mobilier, utilaje, mijloace de producție, dispozitive auxiliare etc.;
• platforme de tranzacționare, din care se efectuează transferul direct de produse către clienți;
• zonele casei de marcat unde se pot depozita numerar.

Puteți descărca un exemplu de comandă pentru efectuarea unui inventar într-o instituție bugetară la.

Sarcini de inventariere

In paralel cu verificare fizică activele sunt monitorizate contabilitate. Această listă include de obicei următoarele zone de inspecție:

• Mijloace fixe utilizate pentru producție produse terminateşi necesare pentru organizarea procesului de muncă. Aceasta include sediul în care se desfășoară activitățile, echipamentele tehnice ale angajaților, inclusiv echipamentele de afaceri, vehicule, industrial Electricitatea rețelei, racorduri de gaz, echipamente de ventilație etc.
• Inventariază activele de care producția are nevoie.
• Produse finite aflate în depozite sau în stadiul de expediere către consumator;
• Sumele de numerar necesare pentru activitățile operaționale ale unei companii sau organizații.
• Valori mobiliare, deținută de companieși situat pe teritoriul său.
• Conturi de încasat, care este un activ al unei organizații de orice formă de proprietate.

Citeste si: Cerere de angajare cu fracțiune de normă

Vă sugerăm să descărcați un formular de comandă necompletat pentru efectuarea unui inventar. Va ușura munca contabilului și a managerului.

În timpul acțiunilor de control intern și audit, sunt rezolvate și următoarele sarcini:

• identificarea mărfurilor expirate și împiedicarea vânzării acestora;
• monitorizarea conformității proceselor de producție legislatia actuala legate de siguranța mărfurilor, respectarea reglementărilor de siguranță industrială;
• determinarea conditiilor de depozitare;
• capacitatea de a identifica și de a preveni deteriorarea ulterioară a proprietății, a produselor finite din depozit sau a mijloacelor de producție.

Un ordin de realizare a unui inventar al mijloacelor fixe, o mostră din care se află pe pagină, poate fi semnat conform programului stabilit sau generat în afara acestuia în funcție de nevoile curente:

• Verificare programată. Regularitatea și durata procedurii depind de tipul de organizare. În majoritatea cazurilor pentru companiile industriale perioada este de un an, pt puncte de vânzare cu amănuntul intervalul poate fi redus la un sfert sau o lună.
• Inspecții neprogramate. Pe lângă auditurile interne programate, inspecțiile sunt efectuate în exterior plan stabilit. Ele sunt inițiate de șeful unui departament sau organizație. In aceasta situatie Formular INV 22 se completează cel mai adesea pentru a identifica necinstea unui angajat sau înainte de a stabili o persoană responsabilă financiar din întreprindere.

În timpul operațiunii sunt prezenți cei care primesc imobilizări corporale și necorporale, precum și alți membri ai comisiei.

Algoritmul de inventariere

Operatiunea incepe cu executarea unui ordin de inventariere de catre manager. Pe baza acesteia, se formează un comision din angajații companiei. Poate include angajați din departamente control intern. Pentru firmele industriale, comisia este formată dintr-un contabil, un tehnolog și un ofițer de securitate. În companiile comerciale includ experți în merchandising.

Informațiile provin de la departamentul de contabilitate pe hârtie sau în format electronic despre datele curente despre bunurile materiale care trebuie verificate. Dacă este necesar, echipamentul de control și măsurare este calibrat pentru a elimina orice eroare de măsurare.

Activele și pasivele organizației sunt supuse inventarierii (Partea 1, articolul 11 ​​din Legea federală din 6 decembrie 2011 nr. 402-FZ).

Inventarul proprietăților și pasivelor reprezintă procesul de verificare și documentare a prezenței, stării și evaluării acestora (clauza 26 din Regulament, aprobat prin Ordinul Ministerului Finanțelor din 29 iulie 1998 nr. 34n).

Inventarul poate fi obligatoriu sau voluntar. Efectuarea unui inventar este obligatorie, în special (clauza 27 din Regulament, aprobat prin Ordinul Ministerului Finanțelor din 29 iulie 1998 nr. 34n):

• înainte de întocmirea situațiilor financiare anuale (cu excepția proprietăților, a căror inventariere a fost efectuată nu mai devreme de 1 octombrie a anului de raportare);
• la schimbarea persoanelor responsabile financiar;
• la transferul proprietății spre închiriere, răscumpărare, vânzare;
• când sunt dezvăluite fapte de furt, abuz sau deteriorare a proprietății;
• în cazul unui dezastru natural, incendiu sau alte situații de urgență cauzate de condiții extreme;
• în timpul reorganizării sau lichidării organizaţiei.

Atunci când un inventar nu este obligatoriu, cazurile de implementare a acestuia, calendarul, precum și lista obiectelor supuse inventarierii sunt determinate de organizație în mod independent (Partea 3, articolul 11 ​​din Legea federală din 6 decembrie 2011 nr. 402-). FZ). Acest lucru poate fi remediat, de exemplu, în .

Pentru realizarea unui inventariere trebuie creată o comisie permanentă de inventariere în organizație (clauza 2.2 din Instrucțiunile metodologice, aprobate prin Ordinul Ministerului Finanțelor din 13 iunie 1995 nr. 49). Am vorbit despre cum se întocmește un ordin de creare a unei comisii de inventariere. Dacă volumul de muncă este mare, se pot crea comisioane de inventar de lucru pentru a efectua simultan inventarul.

În fiecare caz specific, baza pentru realizarea unui inventar este documentul organizatoric și administrativ corespunzător emis de manager. De obicei, acesta este un ordin de a efectua un inventar. Vă vom spune cum să întocmiți o astfel de comandă în consultanța noastră și vă vom oferi o mostră de completare a formularului corespunzător.

Formular INV-22 - ordin de efectuare a unui inventar

În ciuda faptului că formularele unificate ale documentelor contabile primare nu sunt obligatorii pentru utilizare (Informații ale Ministerului Finanțelor nr. PZ-10/2012), pentru a întocmi un ordin de efectuare a inventarierii, este convenabil să se utilizeze formularul nr. INV. -22 „Ordin (rezoluție, ordin) de a efectua un inventar” . Acest formular este de obicei furnizat programe de contabilitate. Formularul unificat al ordinului de efectuare a unui inventar (formular) poate fi descărcat în Word folosind link-ul de mai jos.

Indiferent dacă este folosit formă unificată pentru a efectua un inventar INV-22 sau dezvoltat independent, ordinul indică, de obicei, componența personală a comisiei de inventariere, precizează conținutul, volumul, procedura și momentul inventarierii. Ordinul de efectuare a inventarierii este semnat de șeful organizației și predat președintelui comisiei de inventariere.

Iată un exemplu de completare a unei comenzi de executat inventar anual(eșantion 2018).

În cazul unui inventar intenționat, mai întâi trebuie emis un ordin corespunzător cu privire la momentul în care va avea loc. Mai jos sunt descrise un eșantion gata făcut al unui ordin de inventar și o descriere a procedurii de pregătire a acestuia.

Astăzi, legislația permite unei companii să dezvolte și să aprobe propria formă de comandă pentru inventar, dar în practică este adesea mai convenabil să folosească unul gata făcut. formularul INV-22. Acesta trebuie să conțină următoarele informații:

1. Numele companiei – este permisă o versiune prescurtată, de exemplu, Magnit LLC sau Individual Entrepreneur A.P. Bagrova.
2. Codurile OKUD și OKPO
3. Numărul de ordine - numerotarea este de obicei dată în ordine continuă (cronologic, pe tot parcursul anului calendaristic). Este permisă o altă ordine de numerotare, convenabilă pentru o anumită companie.
4. Data întocmirii este în același timp data emiterii ordinului și data intrării sale în vigoare (dacă nu se indică altfel).
5. Scopul este cel mai adesea pentru articolele de inventar.
6. Componența comisiei care va efectua această procedură:

• Președinte (titul complet al funcției, prenume, parafa);
• membrii comisiei (titluri complete ale funcțiilor, prenume, inițiale).

1. Ce anume are nevoie de inventar - de exemplu, „bunuri în stoc”.
2. Datele exacte de început și de sfârșit ale procedurii (date).
3. Motivul muncii – de exemplu, o verificare anuală planificată sau de control.
4. În comandă sunt, de asemenea, prescrise instrucțiuni despre unde să depuneți materialele de raportare la finalizarea procedurii.
5. Se notează funcția persoanei care a emis ordinul (de obicei directorul sau șeful departamentului), se aplică semnătura acestuia și se dă o transcriere (nume, inițiale).

Un formular gol pentru o comandă de efectuare a unui inventar în formularul INV-22 arată astfel.

Un exemplu de completare a unei comenzi de inventar este prezentat mai jos:

Cum să plasați singur o comandă: instrucțiuni video

Dacă o comandă de inventar este creată sub orice formă, aceasta poate conține Informații suplimentare. Cu toate acestea, datele obligatorii trebuie întotdeauna reflectate acolo.

Procedura de compilare

Este important să urmați procedura de luare a unei decizii privind efectuarea contabilității, procedura de întocmire a documentului și familiarizarea angajaților cu acesta. În general, succesiunea acțiunilor arată astfel:

1. Conducerea decide când și pe ce bază va fi efectuată contabilitatea.
2. Se determină componența exactă a comisiei - mai întâi primesc acorduri verbale cu angajații, își planifică turele, calculează orele de odihnă în conformitate cu cerințele pentru intervalul minim de timp dintre cele mai apropiate ture.
3. După primirea aprobării finale a datei și componenței angajaților, se emite un ordin de realizare a unui inventar în companie - fie conform propriului eșantion, fie conform formularului INV-22 discutat mai sus.
4. Fiecare angajat al cărui nume este menționat în document trebuie să se familiarizeze cu acesta și să semneze pe documentul propriu-zis (dacă este întocmit conform unui eșantion gratuit) sau pe o fișă de familiarizare separată. Această fișă este depusă odată cu comanda și face parte integrantă din aceasta.
5. Apoi, atunci când documentul este semnat atât de director, angajați, cât și de alte persoane responsabile (dacă este necesar), acesta trebuie înregistrat în jurnalul corespunzător. Compania are dreptul de a-și dezvolta propriul eșantion, dar este adesea folosit formularul INV-23, care este prezentat mai jos.

Acesta reflectă următoarele informații:

• Numele companiei;
• tipul activității sale;
• coduri OKUD și OKPO;
• când a început jurnalul (data);
• cine este responsabil de menținerea documentului (funcția, numele complet);
• numerotarea înregistrărilor (ordine cronologică de la capăt la capăt);
• datele de eliberare a ordinelor de efectuare a inventarierii;
• componența completă a comisiei care a efectuat inventarierea (nume, parafa);
• obiect de inventar;
• data de începere a procedurii – planificată (prin comandă) și efectivă (uneori pot diferi).

La finalul procedurii, documentele de raportare de audit (deconturi, inventariere, acte etc.) trebuie transferate compartimentului de contabilitate pentru a furniza informatiile relevante. Persoana care l-a emis sau o altă persoană împuternicită desemnată de conducere este responsabilă de siguranța documentelor și de transferul acestora către departamentul de contabilitate.

Înregistrarea rezultatelor

După ce inventarul este finalizat în în întregime, toate sarcinile ordinului de finalizare a lucrării au fost rezolvate, urmează o etapă serioasă de rezumare. Obiectivele principale în în acest caz, astfel de:

1. Compilarea strictă a tuturor datelor în documente de raportare - aceasta este realizată de personalul contabil.
2. Identificarea deficiențelor și/sau excedentelor la toate categoriile de obiecte pentru care s-a efectuat contabilitate.
3. Analiza și explicarea motivelor discrepanțelor cu înregistrarea faptelor în documentele de raportare relevante.

De regulă, în acest scop se ține o ședință a aceleiași comisii de inventariere. Include angajații direct implicați în muncă și, dacă este necesar, alți angajați. Întâlnirea poate dura una sau mai multe zile, în funcție de sfera sarcinilor. Mai mult, nu una, ci mai multe astfel de comisioane pot funcționa simultan.

Principalele documente de raportare sunt:

1. Proces-verbal(e) ședinței.
2. Declarație de discrepanțe (Formular INV-26).

Respectiv, ultima etapă este emiterea unui ordin de însumare a rezultatelor inventarierii, care a avut loc în conformitate cu planul inițial. Forma acestui document este gratuită. De regulă, acesta este întocmit și semnat și de directorul companiei.

Sarcini și cazuri de inventariere

Datorită inventarului, este posibil să rezolvați mai multe probleme simultan:

1. Stabiliți cantitatea reală exactă a fiecărei unități de material - mărfuri, materii prime, altă valoare.
2. Stabiliți discrepanțe pentru fiecare grup - atât în ​​direcția pierderii, cât și în direcția excedentului.
3. Analizați motivele penuriei și/sau exceselor.
4. Urmăriți dinamica modificărilor cantității de articole de inventar, trageți concluzii cu privire la modul în care deficitul poate fi redus (de exemplu, schimbați logistica, consolidați securitatea, modernizați echipamentul depozitului etc.).

În același timp, este important să înțelegem că emiterea unui ordin de efectuare a inventarierii și efectuarea acestei proceduri în sine este o obligație, nu un drept al companiei. Legea reglementează în mod clar cazurile în care trebuie efectuată contabilitatea:

1. În ajunul întocmirii documentelor privind situațiile financiare pentru anul în curs.
2. Schimbarea persoanelor responsabile cu depozitarea mărfurilor este financiară persoane responsabile. De exemplu, concediere, transfer pe o altă funcție etc.

Există, de asemenea, motive pentru efectuarea contabilității neprogramate:

1. Un dezastru natural care a dus la deteriorarea oricărei cantități de inventar.
2. Detectarea și înregistrarea documentară a faptelor de furt (de exemplu, într-un magazin, polițiștii au reținut un cumpărător care a sustras bunuri), precum și deteriorarea obiectelor.
3. În cazul lichidării societății (de exemplu, din cauza falimentului) sau reorganizării acesteia (de exemplu, în cazul fuziunii societății cu alte persoane juridice).