ทุกวันการจัดเก็บข้อมูลขององค์กรใด ๆ เพิ่มขึ้น เอกสารบางฉบับมีค่าข้อมูลที่ไม่แน่นอน ในขณะที่บางฉบับสูญเสียคุณค่าในทางปฏิบัติไปอย่างรวดเร็ว

ควรเก็บเอกสารประเภทใดไว้นานเท่าใด เอกสารบางประเภทมีวิธีการกำจัดอย่างไร ปัญหาเหล่านี้และประเด็นอื่นๆ ได้รับการแก้ไขและอธิบายอย่างชัดเจนโดยกฎหมายที่มีอยู่ การเลือกเอกสารภายใต้การจัดเก็บของรัฐหรือการกำหนดเงื่อนไขในการเก็บรักษาจะขึ้นอยู่กับข้อมูลจากการประเมินเอกสารโดยผู้เชี่ยวชาญ

ข้อกำหนดทั่วไปสำหรับการจัดเก็บเอกสาร

พัฒนาขึ้นสำหรับเอกสารประเภทต่างๆ กำหนดเวลาที่แน่นอนพื้นที่จัดเก็บ:

• ชั่วคราว – สูงสุด 10 ปี;
• ระยะยาว - มากกว่า 10 ปี
• คงที่.

กรณีของการเก็บรักษาเป็นระยะระยะยาวและถาวรเมื่อเสร็จสิ้นจะถูกโอนเพื่อจัดเก็บไปยังหน่วยพิเศษ (เป็นเวลา 2 ปีเพื่อวัตถุประสงค์ในการอ้างอิง) จากนั้นไปที่ส่วนเอกสารที่เก็บถาวร

ระยะเวลาในการจัดเก็บข้อมูลไม่ขึ้นอยู่กับสื่อบันทึกข้อมูล (อิเล็กทรอนิกส์ กระดาษ) มูลค่าของเอกสารจะขึ้นอยู่กับข้อมูลที่มีอยู่

มีการกำหนดการตรวจพิเศษเพื่อกำหนดความจำเป็น การใช้งานต่อไปกิจการ กำหนดเอกสารที่สามารถนำไปใช้เพื่อประโยชน์ของ (หรือต่อต้าน) รัฐ สังคม วิทยาศาสตร์ บุคคลฯลฯ

เป้าหมายหลักของการตรวจสอบมูลค่าเอกสาร

ในงานสำนักงานขององค์กรหรือองค์กรในหอจดหมายเหตุของรัฐ เป็นไปไม่ได้ที่จะทำโดยไม่ได้รับการประเมินเอกสารโดยผู้เชี่ยวชาญเฉพาะทาง

วัตถุประสงค์หลักของการสอบ:

1. การกำหนดหรือเปลี่ยนแปลงระยะเวลาในการจัดเก็บเอกสารเพิ่มเติม
2. การเลือกเอกสารที่จะทำลายซึ่งไม่มีคุณค่าหรือเนื้อหาที่เป็นประโยชน์ของข้อมูลในเอกสารเหล่านั้นได้สูญเสียความเกี่ยวข้องไป
3. การกำหนดระยะเวลาการจัดเก็บสำหรับเอกสารที่ไม่มีคุณค่าทางวิทยาศาสตร์หรือทางประวัติศาสตร์ แต่มีความสำคัญในทางปฏิบัติ
4. การประเมินเอกสารที่มี:
   • ทางการเมือง;
   • ทางเศรษฐกิจ;
   • วิทยาศาสตร์;
   • วัฒนธรรมและคุณค่าอื่น ๆ

ประเด็นด้านการจัดเก็บ การได้มา การบันทึก และการกำหนดเอกสารเพิ่มเติมอยู่ภายใต้การควบคุมของกฎหมายว่าด้วยกิจการจดหมายเหตุ

ในกระบวนการกิจกรรมของผู้เชี่ยวชาญ ได้มีการรวบรวมและอนุมัติรายการ 12 ส่วน เอกสารมาตรฐาน(โดยมีการระบุระยะเวลาการเก็บรักษาที่ชัดเจน) ซึ่งปรากฏเป็นผลมาจากกิจกรรมการทำงานของโครงสร้างภาครัฐ สถาบัน วิสาหกิจ ฯลฯ

ส่วนที่ 1 และ 4

จากรายการที่จัดตั้งขึ้น ส่วนที่ I และ IV เป็นที่สนใจอย่างมาก การเก็บบันทึกและการเก็บรักษาในทั้งสองพื้นที่มีความสัมพันธ์กันอย่างใกล้ชิด ท้ายที่สุดแล้ว ยอดคงค้างทางบัญชีเพิ่มเติมขึ้นอยู่กับการดำเนินการที่ถูกต้องและการเก็บรักษาไฟล์บุคลากร

การบัญชีสำหรับเอกสารบุคลากร (I)

ต้นฉบับและสำเนาเอกสารบุคลากรขององค์กรจะต้องได้รับการเก็บรักษาไว้

ระยะเวลาการเก็บรักษาเอกสาร:

1. 1 ปี:
   • วารสารที่สะท้อนถึงชั่วโมงการทำงาน (ตารางเวลา, ใบบันทึกเวลา)
   • ข้อมูลของบุคคลที่ไม่ได้รับการว่าจ้าง
   • ตารางวันหยุด
2. 3 ปี:
   • ข้อมูลการบัญชีของเอกสารยืนยันกิจกรรมการทำงานของพนักงานและระยะเวลาการทำงาน
   • บันทึกวินัยแรงงาน
3. 5 ปี:
   • การกระทำ กฎระเบียบ รายงานความปลอดภัย
   • สารสกัดจากการปรับปรุงสภาพการทำงานและความปลอดภัย
   • เอกสารยืนยันความคุ้นเคย การฝึกอบรม การรับรองพนักงานเกี่ยวกับข้อควรระวังด้านความปลอดภัยและการปฏิบัติตามข้อกำหนด
   • ข้อมูลการเดินทางเพื่อธุรกิจ
4. อายุ 75 ปี:
   • ลักษณะและบัตรส่วนบุคคลของพนักงาน
   • สัญญาจ้างพนักงาน
5. 50 ปี (จนกว่าเจ้าของจะเรียกร้อง):
   • เอกสารส่วนตัว ต้นฉบับ (ใบรับรอง ประกาศนียบัตร สมุดงาน ใบรับรอง ฯลฯ );
6. อย่างสม่ำเสมอ:
   • ข้อตกลงร่วม
   • ไฟล์ส่วนตัวของผู้จัดการ

เอกสารทางบัญชี(IV)

ไปยังเอกสาร การบัญชีหน่วยงานของรัฐใช้เงื่อนไขและระยะเวลาการเก็บรักษาแยกกัน

เอกสารหลักข้อมูลการลงทะเบียนการบัญชียอดคงเหลือรายงานหลังการประมวลผลจำเป็นต้องจัดเก็บไว้ในห้องพิเศษ (ตู้ปิด) จนกว่าจะถูกโอนไปยังที่เก็บถาวรขององค์กร แบบฟอร์มการรายงานที่เข้มงวดจะถูกจัดเก็บไว้ในตู้นิรภัยหรือตู้โลหะ ความรับผิดชอบต่อความปลอดภัยของไฟล์เป็นของบุคคลที่ได้รับอนุญาตจากหัวหน้าฝ่ายบัญชี

ในกรณีที่สูญหาย เสียหาย หรือโอนเอกสารทางบัญชีโดยไม่ได้รับอนุญาต หัวหน้าสถานประกอบการจะต้องแจ้งให้หน่วยงานบังคับใช้กฎหมายทราบ

การยึด (โดยเฉพาะการทำลาย) เอกสารเกิดขึ้นตามข้อกำหนดที่กำหนดโดยกฎหมายปัจจุบัน

ระยะเวลาการเก็บรักษาทั่วไป:

• เอกสารหลัก แบบฟอร์ม – อย่างน้อย 3 ปี
• เอกสารเงินสดภายใต้การตรวจสอบทางการเงิน (ข้อมูลเกี่ยวกับ ธุรกรรมทางการเงิน) – 5 ปี;
• บัญชีเงินเดือนและสลิปเงินเดือน - 75 ปี (หากไม่มีบัญชีส่วนตัว)

ไม่อนุญาตให้ยึดคดีเมื่อสิ้นสุดระยะเวลาการจัดเก็บโดยไม่ทำการตรวจสอบ บริการด้านภาษีตามระยะเวลาที่กำหนด

การตัดสินใจทำลายหรือถ่ายโอนไฟล์ไปยังส่วนเก็บถาวรนั้นกระทำโดยคณะกรรมการพิเศษ

ข้อมูลโดยละเอียดที่เกี่ยวข้องกับแต่ละรายการในรายการเอกสารมาตรฐานสามารถตรวจสอบโดยละเอียดได้ในตารางที่สร้างและอนุมัติ

เอกสารทางบัญชีควรเก็บไว้นานแค่ไหน?

การบัญชีเป็นแผนกที่ใช้กระดาษมากที่สุดของบริษัทใดๆ แต่คุณต้องกำจัดเอกสารทุกประเภทอย่างชาญฉลาด ควรเก็บไว้อย่างน้อยหลายปี และเอกสารบางอย่างไม่สามารถทำลายได้นานถึง 75 ปี! เอกสารทางบัญชีควร "คงอยู่" ได้นานแค่ไหน?

จัดเก็บเอกสารได้นานแค่ไหน

แน่นอนว่าเอกสารจะต้องถูกเก็บไว้อย่างน้อยตราบเท่าที่ผู้ตรวจสอบภาษีอาจต้องการในระหว่างการตรวจสอบ ตามวรรค 4 ของมาตรา 89 ของสหพันธรัฐรัสเซีย การตรวจสอบสามารถดำเนินการได้ไม่เกินสามปีก่อนปฏิทินปีที่มีการตัดสินใจในการตรวจสอบ ซึ่งหมายความว่าเอกสารทั้งสามฉบับ ปีที่แล้วจะต้องเก็บไว้

ขณะเดียวกัน กฎหมายภาษีเพิ่มอีกหนึ่งปีในช่วงเวลานี้ ตามอนุวรรค 8 ของวรรค 1 ของข้อ 23 ของรหัสภาษีของสหพันธรัฐรัสเซียผู้เสียภาษีจะต้องมั่นใจในความปลอดภัยของเอกสารที่จำเป็นสำหรับการคำนวณและการชำระภาษีเป็นเวลาสี่ปี ได้แก่การบัญชีและ การบัญชีภาษีตลอดจนเอกสารยืนยันการรับรายได้ ค่าใช้จ่าย และการชำระ (หัก ณ ที่จ่าย) ภาษี มีการกำหนดข้อกำหนดที่คล้ายกันสำหรับ ตัวแทนภาษี(ข้อย่อย 5 ข้อ 3 ข้อ 24 แห่งรหัสภาษีของสหพันธรัฐรัสเซีย) คุณเริ่มนับระยะเวลาสี่ปีเมื่อใด

ภาษีจะคำนวณตามผลลัพธ์ของรอบระยะเวลาภาษี (ข้อ 1 มาตรา 55 ของรหัสภาษีของสหพันธรัฐรัสเซีย) ปรากฎว่าต้องนับระยะเวลาสี่ปีนับจากนั้น วันถัดไปหลังจากสิ้นสุดระยะเวลาภาษี เช่น จดภาษีมูลค่าเพิ่ม: เราควรเก็บเอกสารที่เกี่ยวข้องกับการคำนวณภาษีนี้สำหรับไตรมาสที่สี่จนถึงวันที่ใด ระยะเวลาสี่ปีเริ่มในวันที่ 1 มกราคม พ.ศ. 2548 และสิ้นสุดในวันที่ 31 ธันวาคม ปรากฎว่าในปี 2551 จำเป็นต้องจัดเก็บเอกสาร นั่นคือปีที่ไม่ตกอยู่ภายใต้ การตรวจสอบในสถานที่.

ระยะเวลาการจัดเก็บเอกสารถูกกำหนดไว้ในกฎหมายการบัญชีด้วย จากข้อ 17 กฎหมายของรัฐบาลกลางหมายเลข 129-FZ “เกี่ยวกับการบัญชี” (ต่อไปนี้จะเรียกว่ากฎหมายการบัญชี) ดังต่อไปนี้:

หลัก เอกสารทางบัญชีลงทะเบียนและจะต้องเก็บไว้ตามระยะเวลาที่กำหนดตามกฎของกิจการเอกสารสำคัญของรัฐ แต่ไม่น้อยกว่าห้าปี

องค์กรจะต้องจัดเก็บเอกสารทางบัญชีและโปรแกรมประมวลผลข้อมูลคอมพิวเตอร์เป็นเวลาอย่างน้อยห้าปีหลังจากปีที่มีการใช้เพื่อจัดทำงบการเงินครั้งล่าสุด

ข้อยกเว้นบางประการสำหรับกฎทั่วไป

ดังนั้นตาม กฎทั่วไปเอกสารจะต้องเก็บไว้เป็นเวลาอย่างน้อยห้าปี แบบนี้นี่เอง ระยะเวลาสูงสุดจัดตั้งขึ้นตามกฎหมายการบัญชี ในขณะเดียวกัน การตรวจสอบภาษีเชิงลึกสูงสุดคือสามปี ดังนั้นจึงเป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งที่จะต้องรักษาความปลอดภัยของเอกสารที่เกี่ยวข้องกับการคำนวณภาษีในช่วงเวลานี้ หากคุณมีเอกสารไม่เพียงพอเช่นเมื่อห้าปีที่แล้วคุณจะถูกปรับเนื่องจากละเมิดกฎการจัดเก็บเอกสารเท่านั้น

ในขณะเดียวกัน ในบางกรณี ระยะเวลาการจัดเก็บเอกสารจะถูกกำหนดตามกฎพิเศษ เป็นผลให้การไม่มีเอกสารเช่นเมื่อหกปีที่แล้วอาจนำไปสู่การปรับสำหรับการประเมินการจ่ายภาษีต่ำไป ลองดูสถานการณ์ดังกล่าวแยกกัน

“หลัก” สำหรับทรัพย์สินที่ได้มา เอกสารการซื้อจะต้องเก็บไว้โดยไม่คำนึงถึงระยะเวลา การใช้ประโยชน์วัตถุเหล่านี้ ท้ายที่สุดจำเป็นต้องใช้เอกสารเพื่อยืนยันต้นทุนเดิมเพื่อวัตถุประสงค์ในการคำนวณค่าเสื่อมราคาเช่นกัน นอกจากนี้ หากไม่มีเอกสาร “หลัก” บริษัทจะไม่สามารถยืนยันมูลค่าของทรัพย์สินเมื่อมีการขายได้ นอกจากนี้ยังใช้กับทั้งสินทรัพย์ถาวรและทรัพย์สินอื่น ๆ (จดหมายของกระทรวงการคลังของรัสเซียหมายเลข 03-03-02/84)

ข้อกำหนดพิเศษสำหรับบริษัทที่ไม่ได้ผลกำไร ผู้ชำระเงินมีสิทธิ์ลดฐานภาษีของงวดปัจจุบันโดยการสูญเสียงวดภาษีก่อนหน้าในลักษณะที่กำหนดในมาตรา 283 ของรหัสภาษี สามารถพิจารณาความสูญเสียได้ในอีก 10 ปีข้างหน้า ตั้งแต่บทที่ 25 แห่งประมวลกฎหมายภาษี ผลขาดทุนปีนี้ สามารถใช้ลดได้ ภาระภาษีบริษัทจนถึงปี 2012 รวมอยู่ด้วย นอกจากนี้มาตรา 10 ของกฎหมายของรัฐบาลกลางหมายเลข 110-FZ อนุญาตให้มีการรับรู้ถึงการสูญเสีย

อย่างไรก็ตาม หากบริษัทโอนความสูญเสียไปยังอนาคต ตลอดระยะเวลาของการใช้สิทธิประโยชน์นี้ จะต้องเก็บเอกสารยืนยันจำนวนความสูญเสียที่เกิดขึ้น (ข้อ 4 ของมาตรา 283 ของรหัสภาษีของสหพันธรัฐรัสเซีย) ข้อกำหนดนี้อนุญาตให้หน่วยงานภาษีสามารถขอเอกสารเกี่ยวกับการสูญเสียในอดีตที่บริษัทประกาศในการประกาศได้ ระยะเวลาปัจจุบัน- จากนี้กระทรวงการคลังของรัสเซียในจดหมายหมายเลข 03-03-06/1/206 อธิบายว่าการตัดขาดทุนสามารถทำได้เฉพาะเมื่อมีการนำเสนอเอกสารหลักที่ยืนยันการรับ ผลลัพธ์ทางการเงิน.

จริงอยู่ คุณสามารถยืนยันจำนวนการสูญเสียได้โดยการดำเนินการก่อนหน้านี้ การตรวจสอบภาษีในระหว่างที่มีการศึกษา "หลัก" ที่เกี่ยวข้องกับพวกเขาแล้ว ในกรณีนี้ไม่จำเป็นต้องมีการตรวจสอบเอกสารซ้ำ ศาลอนุญาโตตุลาการสูงสุดของสหพันธรัฐรัสเซียได้ข้อสรุปนี้ในคำตัดสินหมายเลข 6899/08

เราต้องการเพิ่มเติมว่าข้อกำหนดในการจัดเก็บเอกสารเกี่ยวกับการสูญเสียตลอดระยะเวลาการตัดบัญชียังใช้กับผู้ชำระเงินด้วย ภาษีเกษตรแบบครบวงจร(ข้อ 5 ของข้อ 346.6 ของรหัสภาษีของสหพันธรัฐรัสเซีย) และสำหรับ "คนที่เรียบง่าย" (ข้อ 7 ของบทความ 346.18 ของรหัสภาษีของสหพันธรัฐรัสเซีย)

เขียนว่าไม่สามารถเรียกเก็บเงินได้ และในกรณีนี้จะต้องจัดเก็บเอกสารไว้นานกว่าห้าปี

เราขอเตือนคุณ: ตามอนุวรรค 2 ของวรรค 2 ของมาตรา 265 ของรหัสภาษีของสหพันธรัฐรัสเซียจำนวนหนี้เสียจะเท่ากับค่าใช้จ่ายที่ไม่ได้ดำเนินการของผู้เสียภาษีเป็นขาดทุนที่ได้รับในการรายงาน (ภาษี) ระยะเวลา. ค่าใช้จ่ายดังกล่าวจะลดฐานภาษีเมื่อคำนวณภาษีเงินได้ โดยธรรมชาติมีเอกสารประกอบ

ดังนั้นเอกสารทางบัญชีหลักที่ใช้แสดงเหตุผลในจำนวนเงิน บัญชีลูกหนี้, กำหนดลักษณะค่าใช้จ่ายในการเกษียณอายุ สิทธิในทรัพย์สินนั่นคือจำนวนรายจ่าย ดังนั้นจึงต้องเริ่มนับถอยหลังระยะเวลาการจัดเก็บเอกสารดังกล่าวใหม่นับตั้งแต่ตัดหนี้เสียออกไป หากคุณทำลายเอกสาร ก่อนกำหนดบริษัทจะสูญเสียสิทธิในการรับรู้หนี้เสียเป็นค่าใช้จ่ายเนื่องจากจะไม่สามารถยืนยันจำนวนเงินดังกล่าวต่อหน่วยงานด้านภาษีได้

ระยะเวลาการจัดเก็บเอกสารของบริษัทร่วมหุ้น เมื่อจัดเก็บเอกสาร บริษัทร่วมหุ้นจะต้องปฏิบัติตามกฎระเบียบที่ได้รับอนุมัติโดย FCSM Resolution No. 03-33/ps โดยเฉพาะตามนี้ เอกสารกำกับดูแลกฎบัตรและงบการเงินประจำปีที่ต้องเก็บไว้อย่างถาวร นั่นคือตลอดชีวิตของบริษัท และในกรณีของการชำระบัญชีของ บริษัท เอกสารที่มีอายุการเก็บรักษาถาวรและบันทึกบุคลากรจะถูกโอนไปยังที่เก็บถาวรของรัฐ นี่คือถ้ามีการสรุปข้อตกลงกับเขา หากไม่มีข้อตกลงกับที่เก็บถาวรก็จำเป็นต้องยอมรับสำหรับการจัดเก็บเฉพาะเอกสารของบุคลากรของพนักงานของ บริษัท สถานที่จัดเก็บเอกสารที่เหลือจะถูกกำหนดโดยประธานคณะกรรมการการชำระบัญชีหรือผู้ดูแลทรัพย์สินที่ล้มละลาย

รายงานภาษี ประจำปี การคืนภาษีบริษัทจะต้องเก็บไว้อย่างน้อย 10 ปี และรายไตรมาสถ้ามีรายปีก็เป็นเวลาห้าปี สิ่งนี้ถูกกำหนดโดยย่อหน้าที่ 170 ของรายการเอกสารการจัดการมาตรฐานที่สร้างขึ้นในกิจกรรมขององค์กรซึ่งระบุระยะเวลาการจัดเก็บซึ่งได้รับอนุมัติจากคลังรัสเซียเมื่อวันที่ 6 ตุลาคม 2543 (ต่อไปนี้จะเรียกว่ารายการเอกสารการจัดการมาตรฐาน) ร่วมกับข้อ 2.4.2 คำแนะนำในการใช้รายการ รายงานรายไตรมาสจะต้องถูกเก็บไว้อย่างน้อย 10 ปี หากไม่มีรายงานประจำปี (เช่น สำหรับ VAT) แต่รายงานรายเดือนหากไม่มีแบบฟอร์มรายไตรมาสจะต้องเก็บไว้เป็นเวลา 5 ปี

ใบแจ้งหนี้การซื้อและการขายหนังสือ ตามวรรค 15 และ 27 ของกฎสำหรับการเก็บรักษาบันทึกการรับและออกใบแจ้งหนี้ หนังสือซื้อ และหนังสือขาย... ได้รับการอนุมัติโดยพระราชกฤษฎีกาของรัฐบาลสหพันธรัฐรัสเซียหมายเลข 914 หนังสือซื้อและหนังสือขายควรเก็บไว้สำหรับ เต็มห้าปีนับแต่วันที่เข้ามาครั้งสุดท้าย นั่นคือเอกสารเหล่านี้สำหรับไตรมาสที่สี่ของปี 2547 ควรเก็บไว้ตลอดปี 2552

มีการกำหนดระยะเวลาเก็บรักษาห้าปีสำหรับใบแจ้งหนี้ด้วย เหตุผล - ข้อ 150 ของรายการเอกสารการจัดการมาตรฐาน

ในเวลาเดียวกัน เจ้าหน้าที่ภาษีแม้ว่าเขามีสิทธิเรียกร้องเอกสารที่ใช้เป็นพื้นฐานในการคำนวณภาษีและยืนยันการชำระเงินได้ แต่เฉพาะตามกฎหมายว่าด้วยภาษีและค่าธรรมเนียมเท่านั้น แต่รายการข้างต้นไม่รวมอยู่ในนั้น ดังนั้น ตัวอย่างเช่น ในปี 2009 คำขอของหน่วยงานด้านภาษีสำหรับใบแจ้งหนี้สำหรับปี 2004 จึงสามารถถูกละเว้นได้

ระยะเวลาการเก็บรักษาเอกสารอื่นๆ จำนวนหนึ่ง ระยะเวลาการจัดเก็บสำหรับเอกสารอื่น ๆ จำนวนหนึ่งถูกกำหนดโดยพิเศษ ร่างกายของรัฐบาลกลาง สาขาผู้บริหาร- เอกสาร Ros (ข้อ 3 ข้อ 6 ของกฎหมายของรัฐบาลกลางหมายเลข 125-FZ พระราชกฤษฎีกาของรัฐบาลสหพันธรัฐรัสเซียหมายเลข 290) และมักจะเกินห้าปี ให้เราหันไปดูรายการเอกสารการจัดการมาตรฐานที่กล่าวถึงแล้ว

นักบัญชีเกี่ยวข้องกับส่วนที่ 4 "การบัญชีและการรายงาน" เป็นหลัก รวมถึงส่วนที่ 7 "" และ 8 " การจัดหาพนักงาน- ระยะเวลาการเก็บเอกสารต้องคำนวณตั้งแต่วันที่ 1 มกราคมของปีถัดจากปีที่ออกเอกสาร

วิธีจัดเก็บและทำลายเอกสารอย่างถูกต้อง

คณะกรรมการผู้เชี่ยวชาญถาวรควรเลือกเอกสารสำหรับจัดเก็บและทำลาย ตลอดจนกำหนดเวลา รวมไปถึงมากที่สุด ผู้เชี่ยวชาญที่มีคุณสมบัติเหมาะสมแผนกโครงสร้างหลักและพนักงานอาวุโสคนหนึ่งของบริษัทได้รับการแต่งตั้งเป็นประธาน

วิธีการจัดเก็บ การจัดเก็บเอกสารเป็นองค์ประกอบของการไหลของเอกสาร ดังนั้นจึงต้องได้รับการควบคุม นโยบายการบัญชี(ข้อ 5 ของ PBU 1/98 “นโยบายการบัญชีขององค์กร”) ในกรณีนี้ควรได้รับคำแนะนำจากข้อบังคับว่าด้วยเอกสารและขั้นตอนเอกสารในการบัญชี (อนุมัติโดยกระทรวงการคลังของสหภาพโซเวียตหมายเลข 105 ซึ่งต่อไปนี้จะเรียกว่าข้อบังคับ) แต่ในส่วนที่ไม่ขัดแย้งกัน กฎหมายปัจจุบัน- ข้อบังคับข้อ 6.1 ระบุว่า เอกสารหลัก ทะเบียนการบัญชี รายงานทางบัญชีและยอดคงเหลืออาจมีการโอนบังคับไปยังไฟล์เก็บถาวร เอกสารหลักที่ประมวลผลแล้วเสร็จทุกเดือน (ข้อ 6.4 ของข้อบังคับ)

บริษัทกำหนดสถานที่จัดเก็บเอกสารอย่างอิสระ ตามกฎแล้วนี่คือสำนักงานของบริษัท โปรดทราบว่าคุณสามารถจัดเก็บเอกสารไว้นอกสำนักงานได้ ซึ่งไม่ถือเป็นสิ่งต้องห้ามตามกฎหมาย ตัวอย่างเช่น คุณสามารถใช้บริการของบริษัทเก็บเอกสารเฉพาะทางได้ ซึ่งมักจะให้ผลกำไรมากกว่าและเชื่อถือได้มากกว่า แต่บริษัทร่วมหุ้นมีเอกสารจำนวนหนึ่ง (เช่น กฎบัตรและ รายงานประจำปี) จะต้องจัดเก็บไว้ ณ ตำแหน่งของตนเท่านั้น ผู้บริหาร(ข้อ 2 ของบทความ 89 ของกฎหมายของรัฐบาลกลางหมายเลข 208-FZ “เปิด บริษัทร่วมหุ้น»).

แน่นอนว่าการโพสต์เอกสารสำคัญจำเป็นต้องมี พื้นที่สำนักงานซึ่งมีราคาแพงขึ้นเรื่อยๆ ดังนั้นจึงจัดเก็บเอกสารทางบัญชีและภาษีได้ง่ายขึ้น แบบฟอร์มอิเล็กทรอนิกส์- ความเป็นไปได้นี้มีอยู่ในมาตรา 9 และ 10 ของกฎหมายการบัญชีและมาตรา 314 ของรหัสภาษีของสหพันธรัฐรัสเซีย สิ่งนี้ได้รับการยืนยันโดยกระทรวงการคลังของรัสเซียในจดหมายหมายเลข 03-02-07/1-314

อย่างไรก็ตาม เจ้าหน้าที่ชี้แจงว่าข้อมูลสื่อคอมพิวเตอร์ควรจัดเก็บด้วยระบบอิเล็กทรอนิกส์ ลายเซ็นดิจิทัล- ตามบรรทัดฐานของกฎหมายของรัฐบาลกลางหมายเลข 1-FZ "บนลายเซ็นดิจิทัลอิเล็กทรอนิกส์" ลายเซ็นดังกล่าวเทียบเท่ากับลายเซ็นที่เขียนด้วยลายมือในเอกสารกระดาษ สำหรับการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ทางบริษัทได้จัดตั้งองค์กร ระบบสารสนเทศ- ให้บริการโดยศูนย์รับรองที่รับประกันการใช้ลายเซ็นดิจิทัลในเอกสารอิเล็กทรอนิกส์

จะทำอย่างไรกับเอกสารหากบริษัทเลิกกิจการ? จากนั้นคณะกรรมการการชำระบัญชีจะโอนเอกสารเกี่ยวกับบุคลากรเพื่อจัดเก็บไปยังคลังของรัฐหรือเทศบาล และเอกสารเก็บถาวรอื่น ๆ ซึ่งระยะเวลาการจัดเก็บชั่วคราวที่ยังไม่หมดอายุสามารถโอนไปยังเอกสารเก็บถาวรได้โดยการสรุปข้อตกลงกับเอกสารดังกล่าว หรือเก็บไว้ที่อื่น โปรดทราบว่าห้ามทำลายเอกสารเหล่านี้ตามข้อ 9.7.3 ของกฎพื้นฐานสำหรับการดำเนินงานหอจดหมายเหตุขององค์กรซึ่งได้รับการอนุมัติโดยการตัดสินใจของคณะกรรมการหอจดหมายเหตุรัสเซีย และเพื่อหลีกเลี่ยง ปัญหาที่เป็นไปได้เป็นการดีกว่าที่จะไม่ทำอย่างนั้น

ในบริษัท เอกสารจะถูกโอนไปยังองค์กรหรือองค์กรที่สืบทอดตำแหน่ง หากมีการแตกแยก องค์กรใหม่เธอถูกโอนไปยังคดีที่เกี่ยวข้องกับโปรไฟล์กิจกรรมของเธอตลอดจนไฟล์ส่วนตัวและพนักงานที่ย้ายไปทำงานให้กับองค์กรนี้

ทำลายอย่างไร. การทำลายเอกสารนั้นจัดทำโดยการกระทำที่ได้รับอนุมัติจากหัวหน้าองค์กร

ในขณะเดียวกันก็ไม่จำเป็นต้องระบุรายละเอียดของเอกสารทั้งหมดในพระราชบัญญัติการกำจัดเอกสารด้วย ข้อสรุปนี้ตามมาจากวรรค 2.4.5 ของกฎพื้นฐานสำหรับการดำเนินการเก็บถาวรขององค์กร กฎเหล่านี้กำหนดไว้ แบบฟอร์มรวมดำเนินการจัดสรรเอกสารเพื่อทำลาย และในนั้นคุณสามารถสร้างรายการเดียวสำหรับกลุ่มเอกสารที่คล้ายกันได้ บริษัทมีสิทธิตัดสินใจได้อย่างอิสระว่าเอกสารใดที่ถือว่าเป็นเนื้อเดียวกัน ตัวอย่างเช่น อาจเป็นเอกสารที่มีชื่อเดียวกัน เช่น ใบแจ้งหนี้

ตามกฎหมาย จะต้องถ่ายโอนโฟลเดอร์ที่มีเอกสารที่อาจถูกทำลายเพื่อนำไปรีไซเคิล (กำจัด) ตัวอย่างเช่น สำหรับบริษัทที่ดำเนินการเกี่ยวกับวัสดุรีไซเคิล การโอนเอกสารจะออกพร้อมใบแจ้งหนี้ การขนถ่ายและการกำจัดเกิดขึ้นภายใต้การควบคุมของพนักงานที่รับรองความปลอดภัยของเอกสารในองค์กร

มีแนวทางที่ง่ายกว่าในการบันทึกการทำลาย สมมติว่าใช้เครื่องทำลายเอกสารเพื่อทำสิ่งนี้ นอกจากนี้เอกสารสามารถเผาหรือโยนทิ้งไปก็ได้ อย่างไรก็ตามควรคำนึงว่าการเผาโดยไม่ได้รับอนุญาตถือเป็นการละเมิดกฎหมายสิ่งแวดล้อม การทิ้งเอกสารที่ไม่จำเป็นออกไปก็มีความเสี่ยงเช่นกัน ตัวอย่างเช่น ตามกฎหมายแรงงาน มีหน้าที่ต้องให้แน่ใจว่ามีการคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคลของพนักงาน และหลักทรัพย์อื่นๆ อาจเป็นที่สนใจของคู่แข่งเช่นกัน

ความรับผิดชอบต่อการละเมิดกฎการจัดเก็บเอกสาร

ตามมาตรา 120 ของรหัสภาษีการไม่มีเอกสารหลักจากผู้เสียภาษีหรือการไม่มีใบแจ้งหนี้หรือทะเบียนการบัญชีถือเป็นการละเมิดกฎเกณฑ์การบัญชีรายได้และค่าใช้จ่ายและรายการที่ต้องเสียภาษีอย่างร้ายแรง ภาษีดังกล่าวมีค่าปรับ 5,000 รูเบิล แต่มีเงื่อนไขว่าพบ “การขาดแคลน” เอกสารเหล่านี้เพียงฉบับเดียวเท่านั้น ระยะเวลาภาษี- มิฉะนั้นผู้เสียภาษีจะถูกปรับอย่างน้อย 15,000 รูเบิล หากขาดเอกสารทำให้ประเมินต่ำไป ฐานภาษีผู้เสียภาษีจะต้องเสียค่าปรับ 10 เปอร์เซ็นต์ของจำนวนภาษีที่ยังไม่ได้ชำระ แต่ไม่น้อยกว่า 15,000 รูเบิล

ความปลอดภัยของเอกสารไม่ได้ถูกละเลยในกฎหมายอาญา ตามวรรค 1 ของมาตรา 325 แห่งประมวลกฎหมายอาญาของสหพันธรัฐรัสเซีย การโจรกรรม การทำลาย ความเสียหาย หรือการปกปิดเอกสารราชการเพื่อประโยชน์ส่วนตัว อาจถูกลงโทษจำคุกสูงสุดหนึ่งปี แต่แน่นอน หน่วยงานบังคับใช้กฎหมายความสนใจดังกล่าวจะต้องได้รับการพิสูจน์ และสุดท้าย ผู้เก็บเอกสารสามารถตรวจสอบได้ว่าบริษัทปฏิบัติตามกฎหมายเก็บเอกสารอย่างไร ตามมาตรา 13.20 ของรหัส RF เรื่อง ความผิดทางปกครองการละเมิดกฎการจัดเก็บการได้มาการบัญชีหรือการใช้เอกสารเก็บถาวรคุกคามเจ้าหน้าที่ด้วยคำเตือนหรือปรับจำนวน 300 ถึง 500 รูเบิล

ความรับผิดชอบในการจัดเก็บเอกสารกระจายเป็นอย่างไร?

กรรมการบริษัทและ หัวหน้าฝ่ายบัญชี- นอกจากนี้ ตามกฎหมายการบัญชี ผู้อำนวยการมีหน้าที่รับผิดชอบในการจัดการจัดเก็บ โดยเฉพาะอย่างยิ่งความพร้อมของสถานที่พิเศษ ตู้ที่ล็อคได้ และตู้นิรภัย และหัวหน้าฝ่ายบัญชีจะรับรองความปลอดภัยของเอกสารและการโอนไปยังที่เก็บถาวร เพื่อจุดประสงค์นี้เขาสามารถแต่งตั้งได้ ผู้รับผิดชอบ(ข้อ 6.6 และ 6.2 ของข้อบังคับ) ตัวอย่างเช่นเมื่อเวลาผ่านไปข้อมูลที่สะท้อนออกมา สื่อกระดาษ,อาจจะหายไป(จาง). ในกรณีนี้คุณต้องดูแลสำเนาเอกสารเหล่านี้และรับรองพร้อมประทับตราของบริษัท คำแนะนำนี้ตามมาจากจดหมายของกระทรวงการคลังของรัสเซียหมายเลข 03-03-06/1/209
กลับ | -

เอกสารทางบัญชีเบื้องต้น งบการเงิน และ รายงานการตรวจสอบอาจมีการเก็บรักษา เราจะบอกคุณว่าคุณต้องจัดเก็บเอกสารสำคัญอย่างไรที่ไหนและนานแค่ไหน

เอกสารทางบัญชีควรเก็บไว้นานแค่ไหน?

ตามกฎทั่วไป ระยะเวลาการจัดเก็บเอกสารทางบัญชีคือ 5 ปี แต่เอกสารแต่ละรายการจะต้องเก็บไว้เป็นระยะเวลานานกว่าหรือถาวร อายุการเก็บรักษา เอกสารทางบัญชีได้รับการจัดตั้งขึ้นในรหัสภาษีของสหพันธรัฐรัสเซียกฎหมายของรัฐบาลกลางหมายเลข 402-FZ ลงวันที่ 6 ธันวาคม 2554 รวมถึงในรายการที่ได้รับอนุมัติโดยคำสั่งของกระทรวงวัฒนธรรมแห่งรัสเซียลงวันที่ 25 สิงหาคม 2553 ฉบับที่ 558 การบัญชี และการจัดเก็บเอกสารจะต้องจัดโดยหัวหน้าองค์กร

ใช่ครับ ตาม. รหัสภาษีผู้เสียภาษีจะต้องจัดให้มีการจัดเก็บเอกสารทางบัญชีและข้อมูลการบัญชีภาษีที่จำเป็นสำหรับการคำนวณและการชำระภาษีตลอดจนเอกสารยืนยันการชำระภาษีค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นและรายได้ที่ได้รับเป็นเวลาอย่างน้อยสี่ปี อย่างไรก็ตาม มีการกำหนดขั้นตอนที่แตกต่างออกไป เช่น สำหรับเอกสารที่ยืนยันการสูญหายที่บริษัทได้รับ เอกสารประกอบใน ในกรณีนี้ต้องรักษาไว้ตลอดเวลาจนกว่าจะชำระหนี้ที่เสียไปจนหมด

รายการนี้ได้รับการอนุมัติตามคำสั่งของกระทรวงวัฒนธรรมแห่งรัสเซียลงวันที่ 25 สิงหาคม 2553 ประกอบด้วยเอกสารเก็บถาวรมาตรฐานตลอดจนระยะเวลาที่ควรจัดเก็บ ในตารางคุณสามารถดูระยะเวลาการจัดเก็บเอกสารทางบัญชีในองค์กร เอกสารทั้งหมดแบ่งออกเป็นส่วน ดังนั้นในส่วนที่ 4 "การบัญชีและการรายงาน" คุณสามารถดูได้ว่าเอกสารทางบัญชีถูกจัดเก็บไว้กี่ปี: ตัวอย่างเช่นควรจัดเก็บเอกสารเกี่ยวกับทรัพย์สินของ บริษัท ลีสซิ่งอย่างไม่มีกำหนด (ถาวร) และควรจัดเก็บการติดต่อที่มีข้อมูลเกี่ยวกับการให้บริการแบบชำระเงิน เป็นเวลา 5 ปี ในหัวข้อย่อย 4.1 “การบัญชีและการรายงาน” คุณสามารถดูระยะเวลาการจัดเก็บสำหรับเอกสารการวิเคราะห์สำหรับงบการเงิน เอกสาร นโยบายการบัญชีและอื่น ๆ

วิธีจัดเก็บเอกสารทางบัญชี

กรณีการจัดเก็บชั่วคราวที่มีระยะเวลาการจัดเก็บน้อยกว่า 10 ปีมักจะไม่ถูกส่งไปยังการเก็บถาวรเอกสารทางบัญชีขององค์กร ตามกฎแล้วพวกเขายังคงอยู่ในแผนกโครงสร้างขององค์กรและทันทีที่อายุความสำหรับเอกสารทางบัญชีหมดอายุพวกเขาจะถูกทำลาย ใน บังคับเอกสารทางบัญชีของการจัดเก็บไม่แน่นอน (ถาวร) และระยะยาวซึ่งเกิน 10 ปีจะถูกโอนไปยังที่เก็บข้อมูลของเอกสารสำคัญขององค์กร

องค์กรจะต้องปฏิบัติตามขั้นตอนการจัดเก็บเอกสารทางบัญชีและรับรองความปลอดภัยของเอกสารภายในระยะเวลาที่กฎหมายกำหนด ตามกฎหมายแล้ว มีเพียงหน่วยงานของรัฐและหน่วยงานเท่านั้นที่จำเป็นในการสร้างเอกสารสำคัญของตนเอง รัฐบาลท้องถิ่นเขตเทศบาล เขตเมือง และเขตอินทราซิตี้

ตามกฎหมายแล้ว การสร้างคลังเอกสารของคุณเองเพื่อจัดเก็บเอกสารถือเป็นสิทธิ์ไม่ใช่ภาระผูกพันของบริษัท ดังนั้นหากองค์กรไม่มีที่เก็บถาวรของตนเองก็เป็นไปได้ที่จะสรุปข้อตกลงเกี่ยวกับการจัดเก็บเอกสารกับที่เก็บถาวรของเทศบาลของรัฐ องค์กรมีสิทธิ์เลือกเอกสารของรัฐหรือเทศบาล ตลอดจนพิพิธภัณฑ์หรือห้องสมุด เพื่อจัดเก็บเอกสาร ในกรณีนี้ขอแนะนำให้ทำข้อตกลงกับไฟล์เก็บถาวรที่อยู่ในตำแหน่งจริงขององค์กร

การสร้างที่เก็บเอกสารทางบัญชี

ในการจัดเก็บเอกสารทางบัญชีองค์กรมีสิทธิ์สร้างที่เก็บถาวรของตนเอง

ขึ้นอยู่กับจำนวนและปริมาณของเอกสารที่คุณวางแผนจะจัดเก็บ คุณสามารถสร้างไฟล์เก็บถาวรได้ดังต่อไปนี้:

• แยกเป็นอิสระ หน่วยโครงสร้างบริษัท;
• แผนกภายในแผนกเฉพาะ เช่น แผนกบริหารสำนักงาน

ขึ้นอยู่กับองค์ประกอบของเอกสารที่จะถ่ายโอนไปยังไฟล์เก็บถาวรเพื่อการจัดเก็บ (การบัญชีและเอกสารอื่น ๆ ) สามารถสร้างไฟล์เก็บถาวรประเภทต่อไปนี้:

• เก็บถาวรซึ่งจัดเก็บเอกสารการจัดการ
• เอกสารทางวิทยาศาสตร์และทางเทคนิค
• เก็บถาวรด้วยสื่อโสตทัศน์
• คลังเก็บเอกสารสำคัญ เอกสารอิเล็กทรอนิกส์.

ในกรณีนี้ จะต้องจัดให้มีห้องเก็บเอกสารแยกต่างหากซึ่งตรงตามข้อกำหนดทั้งหมดสำหรับสถานที่จัดเก็บเอกสารสำคัญ พร้อมด้วยอุปกรณ์และบุคลากรที่จำเป็น

จะเก็บเอกสารทางบัญชีอย่างถูกต้องได้อย่างไร? กรณีที่เกี่ยวข้องกับเอกสารการจัดเก็บถาวรหรือเอกสารการจัดเก็บระยะยาว (ซึ่งต้องเก็บรักษาไว้เป็นเวลา 10 ปีขึ้นไป) จะต้องได้รับการประมวลผลโดยสมบูรณ์ การออกแบบเต็มรูปแบบประกอบด้วย:

• การยื่นหรือเข้าเล่มไฟล์;
• การแบ่งหน้า;
• จัดทำเอกสารรับรอง
• การสร้างสินค้าคงคลังภายในของเอกสาร (ถ้าจำเป็น)
• กรอกรายละเอียดของความคุ้มครองคดี (ชื่อที่แน่นอนขององค์กร, ชื่อคดี, ดัชนีทะเบียนคดี ฯลฯ )

สำหรับกรณีที่เก็บไว้น้อยกว่า 10 ปี ควรดำเนินการลงทะเบียนบางส่วน: เป็นไปไม่ได้ที่จะจัดระบบเอกสารในกรณีนี้ ไม่ต้องจดหมายเลขและบันทึกการรับรอง

เอกสารทางบัญชีควรจัดเก็บทางอิเล็กทรอนิกส์เป็นเวลากี่ปีและอย่างไร? ระยะเวลาการเก็บรักษาเดียวกันนี้ใช้กับเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ อย่างไรก็ตาม การจัดเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส์มีลักษณะเฉพาะบางประการ ต้องเป็นไปตามเงื่อนไขต่อไปนี้:

ในกระบวนการจัดเก็บเอกสารการบัญชีอิเล็กทรอนิกส์ในที่เก็บถาวรขององค์กร จะต้องดำเนินการตรวจสอบทางเทคนิคเกี่ยวกับสภาพทางกายภาพและการปฏิบัติงานของผู้ขนส่งเอกสารอิเล็กทรอนิกส์เป็นระยะ การควบคุมจะต้องดำเนินการอย่างน้อยหนึ่งครั้งทุกๆ ห้าปี หากมีการระบุการเปลี่ยนแปลงสถานะของสื่อที่อาจส่งผลกระทบต่อความปลอดภัยของข้อมูล ดังนั้นตามการตัดสินใจของผู้จัดการ งานจะต้องดำเนินการถ่ายโอนเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ไปยังสื่อใหม่

• ต้องเก็บสำเนาเอกสารอิเล็กทรอนิกส์แต่ละรายการอย่างน้อยสองชุดไว้ในที่เก็บถาวรขององค์กร (สำเนาจะต้องอยู่ในอุปกรณ์ที่แตกต่างกัน)
• จะต้องมีอยู่ในบริษัท ซอฟต์แวร์และ วิธีการทางเทคนิคซึ่งมีไว้สำหรับการทำซ้ำ การทำสำเนา และงานอื่น ๆ กับเอกสารอิเล็กทรอนิกส์
• จำเป็นต้องมั่นใจในความปลอดภัยของเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ โดยไม่รวมการสูญหาย การทำลาย หรือการเข้าถึงของบุคคลที่ไม่ได้รับอนุญาตโดยสิ้นเชิง

แต่ละองค์กรมีหน้าที่ต้องปฏิบัติตามระยะเวลาการจัดเก็บเอกสารทางบัญชีและภาษีโดยไม่คำนึงถึงรูปแบบองค์กรและประเภทของกิจกรรมทางเศรษฐกิจ

หัวหน้าฝ่ายบัญชีหรือหัวหน้าบริษัทมีหน้าที่จัดเก็บทะเบียนภาษีและเอกสารอื่นๆ ระยะเวลาการจัดเก็บเอกสารทางบัญชี การรายงาน และเอกสารหลักคืออย่างน้อย 5 ปีหลังจากปีที่รายงาน
เก็บไว้ได้ 4 ปี ข้อมูลภาษีเพื่อการคำนวณและการชำระภาษีรวมทั้งเอกสารยืนยันรายได้และค่าใช้จ่าย นอกจากนี้เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ระหว่างธนาคารและบริษัทจะต้องเก็บรักษาไว้เป็นเวลา 4 ปี แต่ในบางกรณีกฎหมายกำหนดระยะเวลาการจัดเก็บเอกสารทางบัญชีและรายงานอื่นๆ ตัวอย่างเช่น อายุการเก็บรักษาของ RSV-1 PFR คือ 6 ปี

ระยะเวลาการเก็บรักษาพิเศษสำหรับเอกสารภาษีและบัญชี

ขั้นตอนการบันทึกเอกสาร

เมื่อกำหนดระยะเวลาการจัดเก็บสำหรับเอกสารการบัญชีและภาษีหลักแล้วจะต้องเก็บไว้ในห้องที่กำหนดหรือล็อคเฟอร์นิเจอร์ในสำนักงานของนักบัญชีจนกว่าจะถูกนำไปเก็บในที่เก็บถาวร ตู้เซฟหรือตู้ล็อคมีแบบฟอร์มการรายงานที่เข้มงวด
ในกรณีที่ไม่มีเอกสารประกอบในการคำนวณภาษี Federal Tax Service มีสิทธิ์ออกค่าปรับและบทลงโทษแก่ผู้เสียภาษีสำหรับการไม่ปฏิบัติตามเงื่อนไขความปลอดภัย นอกจากนี้ นิติบุคคลสามารถจัดเก็บเอกสารต่างๆ ได้ที่ รุ่นอิเล็กทรอนิกส์แต่การมีลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ถือเป็นรายละเอียดบังคับ

รายงานของผู้เสียภาษีถูกเก็บไว้ในกองทุนภาษีและกองทุนนอกงบประมาณกี่ปี

ระยะเวลาการจัดเก็บสำหรับการรายงานภาษีได้รับการอนุมัติตามคำสั่งของ Federal Tax Service และคือ 5 ปี การนับถอยหลังสำหรับการบำรุงรักษาจะเริ่มตั้งแต่วันที่ 1 มกราคมของปีใหม่หลังจากผ่านช่วงระยะเวลารายงานไปแล้ว และระยะเวลาการจัดเก็บสำหรับการลงทะเบียนภาษีที่พิสูจน์ความถูกต้องของการหักภาษีมูลค่าเพิ่มเริ่มนับจากวันที่ป้อนข้อมูลล่าสุด
อายุการเก็บรักษารายไตรมาส การรายงานงบประมาณจัดตั้งขึ้นเป็นเวลา 5 ปี และรายปี - ไม่จำกัดตลอดการดำรงอยู่ขององค์กร จนถึงปี 2560 นิติบุคคลและผู้ประกอบการรายบุคคลได้ส่งรายงานไปยังกองทุนบำเหน็จบำนาญและกองทุนประกันสังคมในวันนี้ แบบฟอร์ม RSVยอมรับและจัดเก็บ Federal Tax Service เป็นเวลา 5 ปีเช่น การรายงานภาษี- แต่อายุการเก็บของ RSV-1 ตามรายการเงินสมทบประกัน (สำหรับบำนาญ, สังคม, ประกันสุขภาพ) เท่ากับ 6 ปี
ระยะเวลาการจัดเก็บเอกสารทางบัญชี ทะเบียน และรายงานได้รับการควบคุมโดยหมายเลข 125-FZ ลงวันที่ 22 ตุลาคม 2547 “ในการเก็บถาวรในสหพันธรัฐรัสเซีย”
หากเอกสารของบริษัทสูญหาย ผู้จัดการจะรวบรวมคณะกรรมการเพื่อกำหนดข้อเท็จจริงของการสูญหายหรือถูกทำลาย (เช่น การโจรกรรม เหตุฉุกเฉิน ฯลฯ) เพื่อหลีกเลี่ยงความขัดแย้งกับบริการภาษีในระหว่างการคำนวณจะเป็นการดีกว่าที่จะเรียกคืนเอกสาร

นักบัญชีคนใดรู้ว่าเอกสารหลักทั้งหมดจะต้องถูกเก็บไว้ในช่วงระยะเวลาหนึ่ง บริษัทขนาดใหญ่มีเอกสารสำคัญสำหรับจัดเก็บโฟลเดอร์ที่มีเอกสารทางบัญชี ด้วยการถือกำเนิดของการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ เอกสารบางส่วนไม่สามารถพิมพ์ได้อีกต่อไป แต่จัดเก็บในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ โดยไม่คำนึงถึงวิธีการจัดเก็บที่เลือก เอกสารหลักจำเป็นต้องทำงานตามกำหนดเวลาที่กฎหมายกำหนด เราจะพูดถึงพวกเขาด้านล่าง

ข้อมูลทั่วไปเกี่ยวกับระยะเวลาการจัดเก็บเอกสารหลักมีอยู่ในกฎหมายของรัฐบาลกลางลงวันที่ 6 ธันวาคม 2554 ฉบับที่ 402-FZ ส่วนนี้ พระราชบัญญัตินิติบัญญัติระบุว่าผลิตภัณฑ์หลักจะต้องเก็บไว้เป็นเวลาอย่างน้อยห้าปี ระยะเวลาอาจสูงกว่า - และอายุการเก็บรักษาที่แน่นอนของเอกสารใดเอกสารหนึ่งจะถูกกำหนดโดยคำสั่งของกระทรวงวัฒนธรรมแห่งสหพันธรัฐรัสเซีย เอกสารนี้ประกอบด้วยตารางที่มีระยะเวลาการจัดเก็บสำหรับเอกสารทางบัญชีหลัก ทะเบียนภาษี เอกสารเกี่ยวกับบุคลากร และเอกสารอื่นๆ ตารางแสดงตำแหน่งงาน 1,003 ตำแหน่ง พร้อมกำหนดเวลาแยกตามประเภทเอกสาร

ระยะเวลาการจัดเก็บเอกสารหลักทางบัญชีไม่มีการเปลี่ยนแปลงในปี 2560

อย่าสับสนระหว่างระยะเวลาการจัดเก็บเอกสารหลักกับระยะเวลาการจัดเก็บเอกสารการบัญชีภาษี ตัวอย่างเช่นใบแจ้งหนี้คือ เอกสารภาษีและสามารถเก็บไว้ได้เพียงสี่ปี (ข้อ 8 ข้อ 1 ของรหัสภาษีของสหพันธรัฐรัสเซีย)

โปรดทราบว่าระยะเวลาการจัดเก็บเอกสารหลักในแผนกบัญชีไม่ได้นับจากวันที่จัดทำเอกสาร แต่นับจากต้นปีรายงานใหม่ (จดหมายจากกระทรวงการคลังของสหพันธรัฐรัสเซีย)

ตัวอย่างเช่น ใบแจ้งหนี้ถูกร่างขึ้นเมื่อวันที่ 24 สิงหาคม 2017 ตามกฎเกณฑ์ ระยะเวลาขั้นต่ำระยะเวลาการเก็บรักษาคือห้าปี ซึ่งหมายความว่าใบแจ้งหนี้ดังกล่าวจะไม่ถูกทำลายก่อนวันที่ 01/01/2023

ระยะเวลาการเก็บรักษาเอกสารบางประเภทขึ้นอยู่กับข้อเท็จจริงของการตรวจสอบ ตัวอย่างเช่น รายงานค่าใช้จ่ายจะต้องเก็บไว้เป็นเวลาห้าปี หากหน่วยงานภาษีไม่ตรวจสอบในช่วงเวลานี้ ระยะเวลาดังกล่าวจะเพิ่มขึ้น (คำสั่งของกระทรวงวัฒนธรรมแห่งสหพันธรัฐรัสเซียลงวันที่ 25 สิงหาคม 2553 ฉบับที่ 558)

ระยะเวลาการจัดเก็บสูงสุดถูกกำหนดไว้สำหรับเอกสารบุคลากร (คำสั่งซื้อ, บัตรสำหรับพนักงาน), เอกสารเงินเดือนต่างๆ เอกสารดังกล่าวจะต้องเก็บไว้เป็นเวลาอย่างน้อย 75 ปี

จัดเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ใน Diadoc - ปลอดภัยกว่าบนคอมพิวเตอร์ส่วนบุคคลของคุณ เอกสารทั้งหมดจะถูกจัดเก็บไว้ในสำเนาหลายชุดบนเซิร์ฟเวอร์ที่แตกต่างกัน ซึ่งทำให้ข้อมูลไม่สามารถสูญหายได้ ตรวจสอบความสามารถของ Diadoc ได้ฟรีด้วยโปรโมชั่น "ไม่จำกัด 2 เดือน"

ระยะเวลาการจัดเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส์

กฎหมายระบุว่าใบรับรองหลักสามารถออกได้ในรูปแบบกระดาษและทางอิเล็กทรอนิกส์ (ส่วนที่ 5 ของกฎหมายของรัฐบาลกลางวันที่ 6 ธันวาคม 2554 หมายเลข 402-FZ) หากมีการออกเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ตามกฎหมาย ก็จะมีระยะเวลาเก็บรักษาเช่นเดียวกับเวอร์ชันกระดาษ

ไม่มีโปรแกรมเดียวสำหรับจัดเก็บเอกสารทางอิเล็กทรอนิกส์ ดังนั้นจึงสามารถเก็บคำสั่งจ่ายเงินไว้ในนั้นได้ ระบบธนาคารลูกค้า-ธนาคาร เอกสารหลักเช่นใบแจ้งหนี้ UPD พระราชบัญญัติสามารถจัดเก็บได้ โปรแกรมบัญชีหรือบริการที่มีการรับส่งเอกสารทางอิเล็กทรอนิกส์ นอกจากนี้ยังสามารถจัดเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ในคลังอิเล็กทรอนิกส์แบบพิเศษหรือในระบบคลาวด์ได้ เอกสารอิเล็กทรอนิกส์สามารถจัดเก็บได้หลายวิธี หน้าที่ของหัวหน้าฝ่ายบัญชีคือการดูแลความปลอดภัยและอ่านง่ายแม้จะผ่านไปหลายปี

เอาล่ะ เรามาสรุปกัน สำหรับคำถามที่ว่าระยะเวลาการจัดเก็บขั้นต่ำสำหรับเอกสารทางบัญชีหลักที่กฎหมายกำหนดคืออะไรเราสามารถตอบได้อย่างปลอดภัย - ห้าปี ระยะเวลาการจัดเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส์สามารถคำนวณตามระยะเวลาการจัดเก็บเอกสารที่เป็นกระดาษ วันที่เหล่านี้ตรงกัน วิธีการจัดเก็บเอกสารที่เลือกจะต้องสะท้อนให้เห็นในนโยบายการบัญชี