În procesul de muncă, un antreprenor acumulează multe documente diferite: certificate, certificate, formulare. Stocarea documentelor individuale de întreprinzător este o sarcină dificilă, dar necesară. Cum ar trebui să le depozitezi: poate într-un birou sau ar trebui să ai un seif cu tehnologie de protecție laser? Rezultă că legea prevede diverse opțiuni. Vă vom spune despre termenul de valabilitate documente importante IP.

Ce documente să păstrezi

Legea federală Nr. 125-FZ „Despre arhivarea în Federația Rusă» determină ce documente trebuie păstrate și pentru câți ani.

Diverse articole de legi și coduri reglementează perioada de păstrare a anumitor documente legate de activitățile de afaceri:

1. Documente contabile, date contabilitate fiscală, orice documentație privind veniturile primite și cheltuielile necesare calculării impozitelor, precum și documentele care confirmă cele deja efectuate plăți de impozite, trebuie păstrat cel puțin 4 ani. Această obligație este prevăzută în paragraful 8 al art. 23 Codul Fiscal al Federației Ruse.
2. Declarațiile contabile și documentele contabile primare trebuie păstrate cel puțin 5 ani, conform prevederilor alin. 1 al art. 29 din Legea federală „Cu privire la contabilitate” nr. 402-FZ.
3. Toate documentele primare de contabilitate și înregistrare pentru întreprinzătorii individuali, cartea de contabilitate a veniturilor și cheltuielilor (KUDiR), în baza părții 12 a Ordinului nr. 86 al Ministerului de Finanțe al Rusiei, un antreprenor individual trebuie să păstreze timp de cel puțin 4 ani.
4. Documente care confirmă plata primelor de asigurare în Fondul de pensii(PFR), Fond asigurări sociale(FSS) și Fondul Obligatoriu asigurare de sanatate(MHIF), trebuie păstrat timp de 6 ani, în baza clauzei 8 a art. 28 din Legea federală nr. 212-FZ.
5. Dosarele și cardurile personale ale angajaților, inclusiv ale celor angajați temporar, contracte de munca cu angajații, documentele privind concedierea și angajarea, în baza Ordinului nr. 558 al Ministerului Culturii al Rusiei, trebuie păstrate timp de 75 de ani. În lista prevăzută în această ordine, puteți afla perioada de stocare a unui document după tipul acestuia.

Dosarele și carnetele personale ale angajaților, contractele de muncă cu angajații, documentele privind concedierea și angajarea trebuie păstrate timp de 75 de ani.

Perioadele de păstrare specificate pentru documente se aplică tuturor întreprinzătorilor individuali, inclusiv celor care și-au lichidat activitățile.

Unde să depozitați documentele

Locul de depozitare a documentelor este determinat de însuși întreprinzătorul individual. Aceasta ar putea face parte dintr-un birou, o cameră separată (nu un subsol sau mansardă) sau o organizație de arhivare terță parte (dacă există multă documentație). Articolele 14 și 17 din Legea federală nr. 125-FZ prevăd obligația antreprenorului de a respecta regulile de arhivare, inclusiv regulile de creare. conditiile necesare pentru afisarea documentelor si organizarea acestora. Trebuie să asigurați siguranța suporturilor de hârtie în sine și a conținutului acestora împotriva influențelor externe.

Dacă documentele de întreprinzător individual sunt pierdute sau deteriorate

Absența de la tine documente primare, registre contabile și fiscale, facturi, precum și reflectarea incorectă a datelor în documente financiareîn mod sistematic (mai mult de două ori pe an) - aceasta este o încălcare gravă reglementată de art. 120 Codul fiscal al Federației Ruse. Amenzi în în acest caz, stabilit de la 10.000 de ruble.

Documentele pierdute pot și trebuie recuperate. Puteți solicita din nou contracte, acte, facturi de la contrapărțile dvs. În cazul pierderii unui document contabil, atunci este necesar să se dispună o anchetă, eventual cu furnizarea unui certificat despre cauza pierderii (inundație, furt, incendiu) de la serviciul relevant. Raportul bazat pe rezultatele anchetei este trimis cu o cerere în formă liberă la biroul fiscal (FTS) - acolo, la rândul lor, stabilesc termene pentru refacerea actelor.

Documentele individuale de înregistrare a întreprinzătorului pot fi solicitate de la biroul fiscal individual prin depunerea unei cereri pentru un duplicat și a unei chitanțe pentru plata taxei de stat în valoare de 300 de ruble.

Pentru absența documentelor primare și a registrelor contabile, puteți primi o amendă de 10.000 de ruble.

Odată ce perioada de arhivare a expirat, documentele stocate pot fi aruncate: arse sau tăiate folosind echipamente speciale. Cu toate acestea, aveți grijă să nu distrugeți accidental datele care sunt încă valabile sau care necesită stocare.

Legea nu limitează antreprenor individualîn lista lucrărilor care pot fi arhivate. Dacă vă este calm și convenabil să depozitați totul, depozitați-l, dar nu unde doriți, ci în locuri speciale concepute pentru asta. Documentele arhivate corespunzător, cum ar fi armura, vă vor proteja afacerea în cazul unor dispute cu biroul fiscal sau contrapartidelor.

Există diferite perioade de păstrare pentru documente contabile, fiscale, de personal și alte documente. Dacă nu aveți documentele solicitate de Serviciul Fiscal Federal, inspectorii vor stabili taxe suplimentare cu penalități și vor emite o amendă.

Atenţie! Puteți descărca gratuit tabelul perioadelor de stocare a documentelor pentru 2019 folosind link-ul:

Lucrați cu documentele de personal ușor și convenabil în programul BukhSoft. Este potrivit pentru organizații și antreprenori individuali. Programul va genera și tipări automat toată documentația necesară pentru personal. De asemenea, include generarea automată a rapoartelor privind impozitul pe venitul personal și primele de asigurare. Încercați-l gratuit:

Completează documentele de resurse umane online ⟶

Perioadele de păstrare a documentelor

Perioadele de păstrare a documentelor contabile și fiscale, procedura de distrugere a acestora și răspunderea pentru încălcarea depozitării și distrugerii sunt stabilite prin lege. Regulile de bază sunt precizate în Codul Fiscal al Federației Ruse, ordinul Ministerului Culturii al Federației Ruse din 25 august 2010 nr. 558 și două legi federale. Acestea sunt legile din 22 octombrie 2004 nr. 125-FZ „Cu privire la arhivare în Federația Rusă” și din 6 decembrie 2011 nr. 402-FZ „Cu privire la contabilitate”. Este mai bine să nu le încălcați. Acest link oferă o listă cu cele mai importante documente pe care orice companie ar trebui să le aibă >>>.

Masă. Perioadele de stocare a documentelor în 2019

* Pentru a stoca copii ale documentelor unui angajat, este mai bine să aveți consimțământul scris al angajatului pentru prelucrarea datelor sale personale. Acest lucru va ajuta la evitarea disputelor cu inspectorii și a amenzilor.

Ce să faci dacă perioada de stocare a documentelor a expirat?

Documentele expirate trebuie distruse. Pentru a distruge documente, întocmește un act în care notați numele și numărul cazurilor cu documente care trebuie distruse. Acest act trebuie semnat de o comisie specială, a cărei componență director general va aproba în ordinul său.

Amenda pentru lipsa actelor

Pentru lipsa documentelor primare, a facturilor și a registrelor fiscale, angajații Serviciului Federal de Impozite pot amenda SRL-ul în cuantum de 10.000 până la 30.000 de ruble(Articolul 120 din Codul Fiscal al Federației Ruse), inclusiv cele care aplică sistemul fiscal simplificat conform Codului Fiscal.

În plus, fără documente care să confirme tranzactii comerciale, inspectorii vor deduce cheltuielile pe baza profitului (sau impozit unic) și deduceri de TVA. Sau vor calcula valoarea impozitului de plătit folosind metoda de calcul (subclauza 1, clauza 7, articolul 31 din Codul Fiscal al Federației Ruse).

Cât timp trebuie păstrate documentele contabile?

Contabilitatea este cel mai grea departament de hârtie al oricărei companii. Dar trebuie să scapi cu înțelepciune de tot felul de documente. Acestea trebuie păstrate cel puțin câțiva ani. Și unele documente nu pot fi distruse până la 75 de ani! Deci cât timp ar trebui să „trăiască” actele contabile?

Cât timp se păstrează documentele

Desigur, documentele trebuie păstrate cel puțin atât timp cât le pot solicita inspectorii fiscali în timpul unui audit. În baza paragrafului 4 al articolului 89 din Federația Rusă, o inspecție poate fi efectuată pentru o perioadă care nu depășește trei ani calendaristici anteriori anului în care a fost luată decizia privind inspecția. Aceasta înseamnă că documentele de trei anii anteriori trebuie depozitat.

Între timp legislatia fiscala adaugă încă un an acestei perioade. Conform paragrafului 8 al paragrafului 1 al articolului 23 din Codul fiscal al Federației Ruse, contribuabilii sunt obligați să asigure siguranța documentelor necesare pentru calcularea și plata impozitelor timp de patru ani. Acestea includ date contabile și contabile fiscale, precum și documente care confirmă primirea veniturilor, cheltuielilor și plata (reținerea la sursă) a impozitelor. O cerință similară este stabilită pentru agenţi fiscali(Subclauza 5, Clauza 3, Articolul 24 din Codul Fiscal al Federației Ruse). În ce moment începi să numeri perioada de patru ani?

Impozitele sunt calculate pe baza rezultatelor perioadelor fiscale (clauza 1, articolul 55 din Codul fiscal al Federației Ruse). Rezultă că perioada de patru ani trebuie socotită de la a doua zi după încheierea perioadei fiscale. De exemplu, să luăm TVA: până la ce dată trebuie să păstrăm documentele legate de calculele acestui impozit pentru trimestrul al patrulea? Termenul de patru ani începe la 1 ianuarie 2005 și se încheie la 31 decembrie. Se pare că în 2008 este necesară stocarea documentelor. Adică un an care nu se încadrează inspecție la fața locului.

Perioadele de păstrare a documentelor sunt stabilite și în legislația contabilă. Din articolul 17 din Legea federală nr. 129-FZ „Cu privire la contabilitate” (denumită în continuare Legea contabilității) rezultă că:

Primar documente contabile, se înregistrează și trebuie păstrate pe perioade stabilite de regulile de arhivă de stat, dar nu mai mici de cinci ani;

Documentele contabile și programele informatice de prelucrare a datelor trebuie să fie stocate de către organizație timp de cel puțin cinci ani de la anul în care au fost utilizate ultima dată pentru întocmirea situațiilor financiare.

Câteva excepții de la regula generală

Deci, conform regula generala Hârtiile trebuie păstrate cel puțin cinci ani. Exact așa termen maxim stabilit de Legea contabilitatii. În același timp, profunzimea maximă a unui control fiscal este de trei ani. Prin urmare, este deosebit de important să se mențină siguranța documentelor legate de calcularea impozitelor în această perioadă. Dacă nu ai suficiente documente de, să zicem, acum cinci ani, poți fi amendat doar pentru încălcarea regulilor de păstrare a documentelor.

Între timp, într-o serie de cazuri, perioada de păstrare a documentelor este determinată conform unor reguli speciale. Drept urmare, lipsa documentelor chiar și, de exemplu, în urmă cu șase ani poate duce la amenzi pentru subestimarea plăților fiscale. Să privim separat astfel de situații.

„Primar” pentru proprietatea dobândită. Documentele de achizitie trebuie pastrate indiferent de perioada utilizare benefică aceste obiecte. La urma urmei, sunt necesare documente pentru a confirma costul inițial în scopul calculării amortizarii, precum și. În plus, fără un document „primar”, compania nu va putea confirma valoarea proprietății atunci când aceasta este vândută. Mai mult, acest lucru se aplică atât activelor fixe, cât și altor proprietăți (scrisoarea Ministerului Finanțelor al Rusiei nr. 03-03-02/84).

Cerință specială pentru companiile neprofitabile. Plătitorul are dreptul de a reduce baza de impozitare perioada curentă pentru pierderile perioadelor fiscale anterioare în modul prevăzut de articolul 283 din Codul fiscal. Pierderile pot fi luate în considerare pentru următorii 10 ani. De la capitolul 25 din Codul fiscal, pierderea din acest an poate fi folosită pentru a reduce povara fiscală companii până în 2012 inclusiv. În plus, articolul 10 din Legea federală nr. 110-FZ permite recunoașterea pierderilor.

Cu toate acestea, dacă o companie transferă pierderile în viitor, atunci pe întreaga perioadă de utilizare a acestui beneficiu este obligată să păstreze documente care confirmă valoarea pierderilor suferite (clauza 4 a articolului 283 din Codul fiscal al Federației Ruse). Această prevedere permite autorităților fiscale să solicite documente privind pierderile anterioare pe care societatea le declară în declarația sa pentru perioada curentă. Pe baza acestui fapt, Ministerul Finanțelor al Rusiei în scrisoarea nr. 03-03-06/1/206 explică că anularea pierderilor este posibilă numai cu prezentarea documentelor primare care confirmă primirea. rezultat financiar.

Este adevărat, volumul pierderilor poate fi confirmat prin controale fiscale efectuate anterior, în timpul cărora datele „primare” referitoare la acestea au fost deja examinate. În acest caz, nu este necesară verificarea documentară repetată. La această concluzie a ajuns Curtea Supremă de Arbitraj a Federației Ruse în decizia nr. 6899/08.

Dorim să adăugăm că cerința de a stoca documentele privind pierderile pe toată perioada de anulare a acestora se aplică și plătitorilor. impozit agricol unificat(clauza 5 din articolul 346.6 din Codul fiscal al Federației Ruse) și pentru „persoanele simplificate” (clauza 7 din articolul 346.18 din Codul fiscal al Federației Ruse).

Scrieți ca necolectabile. Și în acest caz, documentele vor trebui păstrate mai mult de cinci ani.

Să vă reamintim: în conformitate cu paragraful 2 al paragrafului 2 al articolului 265 din Codul fiscal al Federației Ruse, sumele datoriilor neperformante sunt echivalate cu cheltuielile neoperaționale ale contribuabilului ca pierdere primită în raportare (taxă) perioadă. Astfel de cheltuieli reduc baza de impozitare la calcularea impozitului pe venit. Desigur, cu documente justificative.

Astfel, documentele contabile primare care justifică suma creanţe de încasat, caracterizează costul pensionării drepturi de proprietate, adică suma cheltuielilor. Prin urmare, numărătoarea inversă a perioadei de stocare pentru astfel de documente trebuie reluată din momentul în care datoria neperformantă este anulată. Dacă distrugi documente înainte de termen, societatea va pierde dreptul de a recunoaște creanțele neperformante drept cheltuieli, deoarece nu va putea confirma cuantumul acestora la organele fiscale.

Perioada de păstrare a documentelor de către societăţile pe acţiuni. La păstrarea documentelor, societățile pe acțiuni trebuie să se ghideze după Reglementările aprobate prin Rezoluția FCSM nr. 03-33/ps. În special, în conformitate cu aceasta document de reglementare, statutul și situațiile financiare anuale pe care trebuie să le păstreze permanent. Adică pe toată durata de viață a companiei. Și în cazul lichidării companiei, documentele cu termen de valabilitate permanent și evidența personalului sunt transferate în arhiva statului. Asta dacă s-a încheiat un acord cu el. Dacă nu există un acord cu arhiva, atunci aceasta este obligată să accepte pentru stocare doar documente privind personalul angajaților companiei. Locul de depozitare a documentelor rămase este stabilit de președintele comisiei de lichidare sau de administratorul falimentului.

Rapoarte fiscale. Anual declarații fiscale firma trebuie sa le pastreze cel putin 10 ani, iar trimestriale, daca sunt anuale, cinci ani. Acest lucru este determinat de paragraful 170 din Lista documentelor standard de management generate în activitățile organizațiilor, indicând perioadele de stocare, aprobată de Arhiva Rusă la 6 octombrie 2000 (denumită în continuare Lista documentelor standard de management) împreună cu clauza 2.4.2 din Instrucțiunile de utilizare a Listei. Rapoartele trimestriale trebuie păstrate și cel puțin 10 ani, dacă nu există rapoarte anuale (de exemplu, pentru TVA). Dar rapoartele lunare în lipsa formularelor trimestriale trebuie păstrate timp de 5 ani.

Facturi, cărți de cumpărare și vânzări. Conform paragrafelor 15 și 27 din Regulile pentru păstrarea registrelor facturilor primite și emise, registrelor de achiziții și registrelor de vânzări... aprobate prin Decretul Guvernului Federației Ruse nr. 914, registrele de achiziții și registrele de vânzări trebuie păstrate pentru o perioadă de timp. cinci ani întregi de la data ultimei înscrieri. Adică, aceste documente pentru trimestrul al patrulea din 2004 ar trebui păstrate pe tot parcursul anului 2009.

Se stabilește și o perioadă de păstrare de cinci ani pentru facturi. Expunere de motive - clauza 150 din Lista documentelor standard de gestiune.

În același timp autoritatile fiscale deși are dreptul de a cere documente care să servească drept bază pentru calcularea impozitelor și confirmarea plății acestora, dar numai în conformitate cu legislația privind impozitele și taxele. Dar lista de mai sus nu este inclusă în ea. Prin urmare, de exemplu, în 2009, cererea autorităților fiscale pentru o factură pentru anul 2004 poate fi ignorată.

Perioada de păstrare pentru o serie de alte documente. Perioadele de păstrare pentru o serie de alte documente sunt stabilite prin special organism federal ramura executiva- Arhiva Ros (clauza 3 din articolul 6 din Legea federală nr. 125-FZ, Decretul Guvernului Federației Ruse nr. 290). Și adesea depășesc cinci ani. Să ne întoarcem la lista deja menționată a documentelor standard de management.

Contabilul este preocupat în primul rând de secțiunea 4 „Contabilitate și raportare”, precum și de secțiunile 7 „” și 8 „ Personal" Perioada de păstrare a documentelor trebuie calculată de la 1 ianuarie a anului următor celui în care au fost emise.

Cum să depozitați și să distrugeți corect documentele

O comisie permanentă de experți ar trebui să selecteze documentele pentru depozitare și distrugere, precum și să stabilească termene limită. Include cele mai multe specialisti calificati principal diviziuni structurale, iar unul dintre angajații seniori ai companiei este numit președinte.

Cum se depozitează. Depozitarea documentelor este un element al fluxului documentelor și, prin urmare, trebuie reglementată politica contabila(clauza 5 din PBU 1/98 „Politicile contabile ale organizației”). În acest caz, ar trebui să vă ghidați de Regulamentul privind documentele și fluxul de documente în contabilitate (aprobat de Ministerul Finanțelor URSS nr. 105, denumit în continuare Regulamente). Dar în partea care nu contrazice legislatia actuala. Clauza 6.1 din Regulament prevede că documentele primare registre contabile, rapoarte contabile iar soldurile sunt supuse transferului obligatoriu la arhivă. Documentele primare procesate sunt completate lunar (clauza 6.4 din Regulament).

Compania stabilește independent locația de depozitare a documentelor. De regulă, acesta este biroul companiei. Vă rugăm să rețineți că puteți depozita actele în afara biroului - acest lucru nu este interzis de lege. De exemplu, puteți apela la serviciile unor firme specializate de arhivă, care sunt adesea atât mai profitabile, cât și mai de încredere. Dar societățile pe acțiuni au o serie de documente (de exemplu, charter și rapoarte anuale) trebuie depozitate exclusiv la locul lor organ executiv(Clauza 2 a articolului 89 din Legea federală nr. 208-FZ „Cu privire la societățile pe acțiuni”).

Desigur, postarea unei arhive pe hârtie necesită spatiu de birouri, care devin din ce în ce mai scumpe. Prin urmare, este mai ușor să stocați contabilitatea și documente fiscaleîn formă electronică. Această posibilitate este prevăzută în articolele 9 și 10 din Legea contabilității și articolul 314 din Codul fiscal al Federației Ruse. Acest lucru a fost confirmat de Ministerul de Finanțe al Rusiei în scrisoarea nr. 03-02-07/1-314.

Cu toate acestea, oficialii au explicat că informațiile de pe mediile informatice ar trebui stocate în format electronic semnătură digitală. În conformitate cu normele Legii federale nr. 1-FZ „Cu privire la semnătura digitală electronică”, o astfel de semnătură este echivalentă cu o semnătură scrisă de mână într-un document de hârtie. Pentru managementul documentelor electronice compania creează o corporație sistem informatic. Este deservit de un centru de certificare care asigură utilizarea semnăturilor digitale în documentele electronice.

Ce să faci cu documentele dacă societatea este lichidată? Apoi comisia de lichidare transferă documentele privind personalul pentru depozitare către arhiva de stat sau municipală. Iar alte documente de arhivă, a căror perioadă de păstrare temporară nu a expirat, pot fi transferate în arhivă și prin încheierea unui acord cu aceasta. Sau depozitați-l în orice alt loc. Rețineți că simpla distrugere a acestor documente este interzisă de clauza 9.7.3 din Regulile de bază pentru funcționarea arhivelor organizațiilor, aprobate prin decizia consiliului de administrație al Arhivelor Ruse. Și pentru a evita posibile probleme E mai bine să nu faci asta.

Într-o companie, documentele sunt transferate organizației sau organizațiilor succesoare. Dacă există o separare noua organizare, i se oferă cazuri legate de profilul activităților sale, precum și dosare personale și angajați care s-au transferat la muncă pentru această organizație.

Cum să distrugi. Distrugerea documentelor este documentată printr-un act aprobat de șeful organizației.

În același timp, nu este necesar să se indice detaliile tuturor documentelor în actul de eliminare a documentelor. Această concluzie rezultă din paragraful 2.4.5 din Regulile de bază de funcționare a arhivelor organizaționale. Aceste reguli prevăd formă unificată acționează cu privire la alocarea documentelor în vederea distrugerii. Și în el puteți face o singură intrare pentru un grup de documente similare. Societatea are dreptul de a determina independent care documente sunt considerate omogene. De exemplu, acestea ar putea fi documente cu același nume, să zicem facturi.

Conform legii, dosarele cu documente supuse distrugerii trebuie transferate spre reciclare (eliminare). De exemplu, unei companii care prelucrează materiale reciclabile. Transferul documentelor se emite cu factură. Încărcarea și scoaterea pentru eliminare are loc sub controlul unui angajat care asigură siguranța documentelor în organizație.

Există o abordare mai simplă a distrugerii documentelor. Să spunem, folosiți un tocător de hârtie pentru asta. În plus, documentele pot fi arse sau pur și simplu aruncate. Cu toate acestea, trebuie luat în considerare faptul că arderea neautorizată reprezintă o încălcare a legislației de mediu. Aruncarea documentelor inutile este, de asemenea, riscantă. De exemplu, conform legislației muncii, aceasta este obligată să asigure protecția datelor cu caracter personal ale angajaților. Și alte titluri de valoare pot fi de interes pentru concurenți.

Răspunderea pentru încălcarea regulilor de stocare a documentelor

Potrivit articolului 120 din Codul fiscal, absența documentelor primare de la contribuabil sau absența facturilor sau a registrelor contabile este considerată o încălcare gravă a regulilor de contabilitate a veniturilor și cheltuielilor și a elementelor impozabile. O astfel de impozitare implică o amendă de 5.000 de ruble. Dar numai cu condiția ca „lipsa” acestor documente să fie descoperită doar într-unul singur perioada fiscala. În caz contrar, contribuabilul se va confrunta cu o amendă de cel puțin 15.000 de ruble. Dacă lipsa documentelor duce la o subestimare a bazei de impozitare, contribuabilul se confruntă cu o amendă de 10% din valoarea impozitului neplătit, dar nu mai puțin de 15.000 de ruble.

Siguranța documentelor nu este ignorată în dreptul penal. În baza paragrafului 1 al articolului 325 din Codul penal al Federației Ruse, furtul, distrugerea, deteriorarea sau ascunderea documentelor oficiale din interes personal poate fi pedepsită cu închisoare de până la un an. Dar desigur agențiile de aplicare a legii un asemenea interes va trebui dovedit. Și în sfârșit, modul în care compania respectă legislația arhivistică poate fi verificat de arhiviști. Conform articolului 13.20 din Codul RF privind abateri administrative, încălcarea regulilor de stocare, achiziție, înregistrare sau utilizare a documentelor de arhivă amenință funcționarii cu un avertisment sau o amendă în valoare de 300 până la 500 de ruble.

Cum este distribuită responsabilitatea stocării documentelor?

Directorul companiei și contabil șef. În plus, în baza Legii Contabilității, directorul este responsabil pentru organizarea depozitării, în special pentru disponibilitatea spațiilor speciale, dulapuri cu încuietoare și seifuri. Iar contabilul șef asigură siguranța documentelor și transferul lor în arhivă. În acest scop, poate desemna persoane responsabile (clauzele 6.6 și 6.2 din Regulament). De exemplu, în timp, informațiile reflectate asupra suport de hârtie, poate fi pierdut (decolorat). În acest caz, trebuie să aveți grijă să faceți copii ale acestor documente și să le certificați cu sigiliul companiei. Această recomandare decurge din scrisoarea Ministerului de Finanțe al Rusiei nr. 03-03-06/1/209.
Înapoi | |

Documentele trebuie păstrate cel puțin atât timp cât le pot solicita inspectorii fiscali în timpul unui audit. În baza paragrafului 4 al articolului 89 din Codul fiscal al Federației Ruse, o inspecție poate fi efectuată pentru o perioadă care nu depășește trei ani calendaristici anterior anului în care a fost luată decizia privind inspecția. Aceasta înseamnă că trebuie păstrate documentele din ultimii trei ani.

Între timp, legislația fiscală adaugă încă un an la această perioadă. Conform paragrafului 8 al paragrafului 1 al articolului 23 din Codul fiscal al Federației Ruse, contribuabilii sunt obligați să asigure siguranța documentelor necesare pentru calcularea și plata impozitelor timp de patru ani. Acestea includ date contabile și contabile fiscale, precum și documente care confirmă primirea veniturilor, cheltuielilor și plata (reținerea la sursă) a impozitelor. O cerință similară este stabilită pentru agenții fiscali (subclauza 5, clauza 3, articolul 24 din Codul Fiscal al Federației Ruse). În ce moment începi să numeri perioada de patru ani?

Impozitele sunt calculate pe baza rezultatelor perioadelor fiscale (clauza 1, articolul 55 din Codul fiscal al Federației Ruse). Rezultă că perioada de patru ani trebuie socotită din ziua următoare după încheierea perioadei fiscale. De exemplu, să luăm TVA: până la ce dată trebuie să păstrăm documentele aferente calculelor acestui impozit pentru trimestrul IV 2012? Termenul de patru ani va începe la 1 ianuarie 2013 și se va încheia la 31 decembrie 2016. Se pare că în 2016 este necesară stocarea documentelor din 2012. Adică un an care nu este supus inspecției la fața locului.

Există două excepții de la această regulă. Primul sunt registrele necesare pentru deducerea TVA: un carnet de cumpărături și un carnet de vânzări, precum și jurnalele pentru înregistrarea facturilor emise și primite. Stabiliți începutul perioadei de păstrare a acestora de la data ultimei înscrieri în ele (clauza 24 din secțiunea II din anexa 4, clauza 22 din secțiunea II din anexa 5 și clauza 13 din secțiunea II din anexa 3 la Decretul Guvernului din Federația Rusă din 26 decembrie 2011 Nr. 1137). A doua excepție o reprezintă documentele care confirmă costul inițial al proprietății amortizabile. Perioada de valabilitate pentru acestea se calculează din momentul în care au încetat să acumuleze amortizarea (scrisoarea Ministerului de Finanțe al Rusiei din 26 aprilie 2011 nr. 03-03-06/1/270).

Perioada de valabilitate documente contabile stabilite în legislaţia contabilă. Din articolul 29 din Legea federală din 6 decembrie 2011 nr. 402-FZ „Cu privire la contabilitate” (denumită în continuare Legea contabilității) rezultă că:
- documentele contabile primare, registrele contabile și situațiile financiare trebuie păstrate pe perioade stabilite de regulile de arhivă de stat, dar nu mai mici de cinci ani. (Perioadele de păstrare a documentelor standard de arhivă sunt stabilite în lista aprobată prin ordin al Ministerului Culturii al Rusiei din 25 august 2010 nr. 558);
— documente de politică contabilă, standarde entitate economică, alte documente legate de organizarea și întreținerea contabilității, inclusiv mijloacele de reproducere a documentelor electronice, precum și verificarea autenticității unei semnături electronice, trebuie să fie păstrate cel puțin cinci ani de la anul în care au fost utilizate ultima dată pentru întocmirea financiară. declarații.

Astfel, pentru a nu fi pedepsit pentru încălcarea regulilor stabilite prin Legea nr. 402-FZ din 6 decembrie 2011, păstrați declarațiile fiscale, calculele, registrele și alte documente timp de cel puțin cinci ani.

Câteva excepții de la regula generală

Deci, ca regulă generală, trebuie să păstrați documentele timp de cel puțin cinci ani. Aceasta este perioada maximă stabilită de Legea contabilității. În același timp, profunzimea maximă a unui control fiscal este de trei ani. Prin urmare, este deosebit de important să se mențină siguranța documentelor legate de calcularea impozitelor în această perioadă. Dacă nu ai suficiente documente de, să zicem, acum cinci ani, poți fi amendat doar pentru încălcarea regulilor de păstrare a documentelor.

Între timp, într-o serie de cazuri, perioada de păstrare a documentelor contabile este determinată conform unor reguli speciale. Drept urmare, lipsa documentelor chiar și, de exemplu, în urmă cu șase ani poate duce la amenzi pentru subestimarea plăților fiscale. Să privim separat astfel de situații.

„Primar” pentru proprietatea dobândită. Documente pentru achiziționarea mijloacelor fixe și active necorporale trebuie păstrate indiferent de durata de viață utilă a acestor obiecte. La urma urmei, sunt necesare documente pentru a confirma costul inițial în scopul calculării amortizarii, precum și a impozitului pe proprietate. În plus, fără un document „primar”, compania nu va putea confirma valoarea proprietății atunci când aceasta este vândută. În plus, acest lucru se aplică atât activelor fixe, cât și altor proprietăți. Prin urmare, actele trebuie păstrate timp de patru ani de la perioada de raportare în care imobilul a fost scos din bilanţ sau vândut (perioada în care imobilul a fost scos din bilanţ sau vândut (subclauza 8, clauza 1, articolul 23). din Codul Fiscal al Federației Ruse, scrisoarea Ministerului de Finanțe al Rusiei din 26 aprilie 2011 Nr. 03-03-06/1/270).

Cerință specială pentru companiile cu pierderi. Plătitorul de impozit pe venit are dreptul de a reduce baza de impozitare a perioadei curente pentru pierderile din perioadele fiscale anterioare în modul prevăzut de articolul 283 din Codul fiscal. Pierderile pot fi luate în considerare pentru următorii 10 ani.

Cu toate acestea, dacă o companie transferă pierderile în viitor, atunci pe întreaga perioadă de utilizare a acestui beneficiu este obligată să păstreze documente care confirmă valoarea pierderilor suferite (clauza 4 a articolului 283 din Codul fiscal al Federației Ruse). Această prevedere permite autorităților fiscale să solicite documente privind pierderile anterioare pe care societatea le declară în declarația sa pentru perioada curentă. Pe baza acesteia, anularea pierderilor este posibilă numai la prezentarea documentelor primare care confirmă rezultatul financiar obținut.

Cerința de a stoca documente privind pierderile pe întreaga perioadă de anulare a acestora se aplică și plătitorilor impozitului agricol unificat (clauza 5 din articolul 346.6 din Codul fiscal al Federației Ruse) și pentru „lucrătorii simplificați” (clauza 7 din Codul fiscal al Federației Ruse). Articolul 346.18 din Codul Fiscal al Federației Ruse).

Radierea creanțelor neperformante. Acesta trebuie păstrat timp de patru ani după perioada în care datoria contrapărții a fost recunoscută ca fiind neperformantă. În acest caz, termenul de păstrare se prelungește dacă termenul de prescripție a obligației a fost întrerupt și a început să curgă din nou. .

Să vă reamintim: în conformitate cu paragraful 2 al paragrafului 2 al articolului 265 din Codul fiscal al Federației Ruse, sumele datoriilor neperformante sunt echivalate cu cheltuielile neoperaționale ale contribuabilului ca pierdere primită în raportare (taxă) perioadă. Astfel de cheltuieli reduc baza de impozitare la calcularea impozitului pe venit. Desigur, cu documente justificative.

Astfel, documentele contabile primare care fundamentează valoarea creanțelor caracterizează valoarea drepturilor de proprietate cedate, adică suma cheltuielilor. Prin urmare, numărătoarea inversă a perioadei de stocare pentru astfel de documente trebuie reluată din momentul în care datoria neperformantă este anulată. Dacă distrugeți documente înainte de termen, compania va pierde dreptul de a recunoaște datorii neperformante drept cheltuieli, deoarece nu va putea confirma cuantumul acestora autorităților fiscale.

Această întrebare este pusă de toți antreprenorii, fără excepție, care au deschis recent o întreprindere și nu au înțeles complexitățile sistemului. Deci, cât timp să păstrați documentele LLC, un an, doi sau mai mult? Puteți înțelege această problemă în detaliu citind punct cu punct Legea federală nr. 125-FZ „Cu privire la arhivarea în Federația Rusă”.

Perioadele de păstrare a documentelor contabile variază. Ce se poate spune combinând toate subpunctele? Documentele contabile trebuie pastrate intr-un SRL cel putin atata timp cat exista posibilitatea ca audit fiscal pot fi solicitate. Potrivit articolului 89 Cod fiscal Inspecția RF este supusă unei perioade care nu depășește trei ani precedând decizia de a efectua chiar această inspecție. Adică îl păstrăm exact trei ani, apoi începe distracția.

Articolul 23 din Codul Fiscal al Federației Ruse, subclauza 8 din clauza 1, ne informează în mod clar că contribuabilii sunt obligați să păstreze documentația care confirmă acumularea impozitelor timp de patru ani și nu mai puțin. Asta e, domnilor. Nu trei ani, ci patru, depozităm cu grijă documentatia contabilași asigurați-vă că nu se pierde nicio bucată de hârtie.

Ce documente specifice acordăm preferință și păstrăm drept mirul ochilor?

• date contabile fiscale;
• documente care confirmă veniturile;
• documente justificative ale cheltuielilor;
• dovada retinerii la sursa a impozitului;

Contabilitatea confirmă, de asemenea, regulile de stocare a documentației primare. Conform ordinului „aproximativ contabilitate» Nr. 129-FZ, situațiile financiare trebuie păstrate conform regulilor de arhivă de stat. Dar nu mai puțin de cinci ani de la ultima dată când au fost întocmite situații financiare pentru ei.

Ce se întâmplă? Și adevărul este că sunteți obligat să păstrați documentele strict pentru perioada în care serviciul fiscal le poate solicita pentru verificare. Adică trei ani. Dacă în urma verificării nu aveți documente vechi de cinci ani, s-ar putea să fiți amendat pentru depozitarea necorespunzătoare a documentației și nimic mai mult.

Dar nu totul este atât de simplu și transparent în jungla contabilă și fiscală. Există documentație care ar trebui păstrată mult mai mult decât perioadele pe care tocmai le-am discutat. Care sunt aceste documente?

1. Acte primare pentru dobândirea proprietății. Salvăm aceste documente atât timp cât este necesar. Pentru ce este asta? În primul rând, amortizarea. În al doilea rând, atunci când vindeți o proprietate, trebuie să obțineți confirmarea valorii sale inițiale undeva7 și să nu uitați de impozitul pe proprietate.
2. Mijloace fixe. Pentru societățile neprofitabile, articolul 283 din Codul fiscal prevede o regulă de reducere a bazei de impozitare a perioadei curente din cauza pierderilor din perioada fiscală precedentă. Desigur, documentația ar trebui să confirme acest lucru. Pierderile pot fi luate în considerare pentru zece ani următori, ceea ce înseamnă că documentele trebuie să fie în ordine (articolul 283, paragraful 4). Inspectorii fiscali are dreptul de a solicita documente primare care confirmă rezultatul financiar pentru a confirma datele privind pierderile specificate în declarația depusă.
3. Pentru întreprinderile rurale care lucrează cu o singură taxă agricolă, este, de asemenea, necesară stocarea documentelor privind pierderile pe toată perioada de anulare a acestora. Articolul 346.6 alineatul 5 din Codul fiscal al Federației Ruse.
4. Pentru persoanele care lucrează în așa-numitul sistem „simplificat”, impozit social unificat. Articolul 346.18 alineatul 7 din Codul fiscal al Federației Ruse.
5. Pentru a anula creanțele neperformante, este, de asemenea, necesar să aveți documente justificative primare pentru serviciul fiscal. Distrugerea documentelor justificative privează societatea de dreptul la recunoaștere datorii rele la cheltuieli, pentru că nu va fi nimic care să confirme suma.
6. Nu ne vom opri prea mult asupra societăților pe acțiuni, deoarece încă s-a pus întrebarea despre cât timp este necesar să se păstreze documentele unui SRL, și nu ale unui OJSC. Deci, pe scurt, SA ar trebui să stocheze documente pentru raportarea fiscală - anuală situatii financiare, precum și charterul este necesar atâta timp cât compania există. Dacă o firmă intră în lichidare, documentele sunt trimise la arhiva statului. Ai nevoie de un acord încheiat cu arhiva în prealabil această procedură. Dacă nu a existat un astfel de acord, doar documentul despre personalul companiei intră în arhivă. Unde vor fi stocate documentele rămase va trebui să fie decis de către președintele comisiei de lichidare, sau poate de administratorul falimentului.
7. Societatea are obligația de a păstra rapoarte fiscale anuale pentru cel puțin 10 ani. trimestrial - cinci ani, acesta este în prezența celor anuale.
8. Dacă nu există rapoarte trimestriale, rapoartele lunare sunt, de asemenea, stocate timp de cel puțin cinci ani.
9. Registrele și facturile de cumpărare și vânzări trebuie păstrate timp de cinci ani întregi de la data ultimei înregistrări în jurnal. Clauza 15.27 din „Regulile pentru menținerea jurnalelor contabile”. În Lista Documentelor Standard de Management există un articol referitor la facturi, și scrie că aceleași facturi ar trebui să fie păstrate timp de cinci ani, perioadă.

Din nou, servicii fiscaleÎn timpul controalelor, acestea trebuie să se ghideze după legislația privind impozitele și taxele. Dar Lista nu este inclusă acolo.

Să încheiem: Cât timp trebuie păstrate documentele LLC? Rezultă că nu mai puțin de cinci ani, și în ceea ce privește mijloacele fixe, în general pe toată durata existenței companiei. Perioada de depozitare a documentelor trebuie calculată începând cu data de 1 ianuarie următoare anului în care au fost create.

Cum se păstrează documentele pe hârtie?

ÎN politica contabilaîntreprinderii trebuie să i se prescrie cum și unde ar trebui să fie stocată documentația și, de asemenea, să fie atribuită persoana responsabila pentru implementarea acestui articol sau chiar o comisie formată din cei mai calificați angajați.

Apropo, nu este necesar să depozitați documentația în birou. Legea nu interzice alegerea altor locuri pentru depozitare, de exemplu, firme specializate de arhivare. Dar societate pe actiuni obligate prin lege să păstreze documente precum rapoartele anuale și statutul exact acolo unde se află sediul central. Apropo, stocarea documentației în formă electronică este permisă de lege cu mica avertisment că documentele vor conține în mod necesar o semnătură electronică a persoanei responsabile cu întocmirea documentului. Pentru a stoca documentația în formă electronică, compania creează o informație sistem corporativ. Este deservit de un centru de certificare, care asigură utilizarea semnăturilor electronice în documentele electronice.

Documentele care sunt supuse stocării pe termen lung se vor deteriora și se vor estompa în timp. Pentru a se asigura că conținutul lor este lizibil, cei responsabili cu stocarea trebuie să aibă grijă și să facă copii în timp util.

La lichidarea unei firme, documentele supuse păstrării pe termen lung sunt predate arhivelor. Dacă societatea este reorganizată, documentele sunt transferate organizației succesoare. Atunci când o nouă firmă este scindată, aceasta primește dosarele personale ale angajaților care s-au transferat în noua structură și documente legate de sfera de activitate a noii companii.

Distrugerea documentelor. Pentru a distruge un document, trebuie mai întâi să întocmiți un act, care va fi semnat de șeful companiei și abia apoi puteți trece direct la distrugerea documentelor. Mai mult decât atât, în act nu este necesar să rescrieți cu atenție fiecare dintre hârtiile care merg spre distrugere. Este suficient să rescrieți numele grupurilor omogene. Ceea ce este considerat grupuri omogene ar trebui gândit independent. De exemplu, facturile pot fi considerate documente omogene și așa mai departe.

Cum să distrugi corect documentele?

Doar să-l arzi? Răspunsul este incorect. În acest caz, este posibil să aveți probleme cu serviciile de mediu.
Ar trebui să o reciclez ca deșeuri de hârtie? Opțiunea este bună, dar nu există nicio garanție că documentele nu vor ajunge la o firmă concurentă, ceea ce nu este bine. Pentru a preveni acest lucru, dosarele cu documente ar trebui să fie trimise spre eliminare împreună cu o factură. În plus, îndepărtarea documentelor ar trebui să fie efectuată sub supravegherea unui angajat al companiei responsabil cu stocarea documentației.

De asemenea, este imposibil să-l arunci pur și simplu pentru că, prin lege, angajatorul este obligat să păstreze secrete datele personale ale angajaților.

Ce a mai rămas? Cel mai bun lucru de făcut este să folosiți o mașină specială de tocat hârtie. În general, depinde de tine să decizi cum vei scăpa de hârtiile inutile.

Pentru a evita dorința de a vă ușura arhiva documentară înainte de termen, voi adăuga că absența registrelor contabile sau a facturilor pentru perioada fiscală este considerată o încălcare gravă și se pedepsește cu amendă de cinci mii de ruble.

Și asta dacă documentele lipsesc pentru o perioadă fiscală. În cazurile mai grave, amenda nu va mai fi de 5.000, ci de 15.000 de ruble.

Dacă baza de impozitare este subestimată prin pierderea documentelor care confirmă veniturile, contribuabilul va plăti o amendă în valoare de 10% din valoarea impozitului neplătit și nu mai puțin de aceleași 15.000 de ruble.
De altfel, legea penală are și clauze privind asigurarea securității documentelor contabile. Dacă se dovedește că documentele au fost deteriorate din motive personale, persoana implicată ar putea fi închisă cel puțin un an. Dacă doriți să vă familiarizați cu acest alineat mai detaliat, consultați articolul 352, alineatul 1 din Codul penal al Federației Ruse.

De asemenea, rețineți că reprezentanții autorităților arhivistice au dreptul de a verifica stocarea corespunzătoare a documentației de arhivă în organizația dumneavoastră. Și aici, conform articolului 13.20 din Codul Federației Ruse privind încălcarea regulilor de depozitare, contabilitate și achiziție, precum și utilizarea documentelor de arhivă, puteți fi pedepsit cu o amendă de la 300 la 500 de ruble sau o amendă administrativă. pedeapsă.

Directorul societății este responsabil pentru crearea locurilor de păstrare a documentelor și, în special, de arhivare, iar contabilul-șef trebuie să păstreze aceleași documente într-o manieră organizată și să le transfere corect în arhivă.