Як писати річний звіт. Як правильно написати звіт про виконану роботу? Завантажте корисний зразок

На недавньому медіаклубі «АСІ-Благосфера» експерти поділилися своїми напрацюваннями в галузі підготовки річних звітів – як перетворити процес на легке та приємне заняття та в якому форматі представити партнерам та донорам свої зусилля та досягнення.

Одразу дві нещодавні події у світі НКО мотивують учасників переглянути свій підхід до річних звітів— поставитися до їхньої підготовки більш конструктивно та активніше застосовувати їх як комунікаційний інструмент.

Перше – конкурс президентських грантів 2017 року (заявки на перший потік приймаються до 31 травня). Розміщений на сайті НКО звіт ілюструє відкритість організації та підвищує обізнаність громадськості, донорів та інших зацікавлених сторін щодо її роботи. Це обов'язкова вимогадля всіх претендентів та одержувачів грантів.

Друге — поновлюваний після трирічної перерви конкурс публічної звітності НКО «Точка відліку» Форуму Донорів. Звіт сприятиме розвитку навичок із підготовки різноформатних звітів та зміні ставлення до них із «просто звіту» на інструмент комунікації для формування довіри у цільових аудиторій.

Більше динаміки в цифрах, кейсів, цитат

Катерина Пожидаєва, експерт аудиторсько-консалтингової компанії EY (раніше Ernst & Young) радить класичну технологію підготовки звіту – коли дані збираються систематично, з опорою на стандартні елементи GRI-звітності – загальні та спеціалізовані.

«При системній роботі зі збирання даних та наявності статистики їх перевірка, аналіз та написання звіту займають зовсім небагато часу, близько 3 тижнів, — сказала Катерина «Милосердію». — Якщо ж регулярна рутинна робота зі збору інформації співробітниками не велася, написання звіту стає серйозною проблемою — її рішення забирає набагато більше часу та сил, а результат знижується».

Катерина Пожидаєва, експерт аудиторсько-консалтингової компанії EY. Фото із сайту asi.org.ru

1. Чим більше динаміки в статистичних даних вашого звіту, тим він переконливіший. Кількісні показники збирайте рік у рік – це системна робота! Доручіть співробітникам після кожної акції заносити дані про неї (фото, цифри) у спеціальну форму, щоб заощадити ресурси під час підготовки та уникнути авралів згодом.
2. Обсяг публічного звіту не такий важливий, як суттєвість інформації в ньому. Без неї звіт втрачає сенс.
3. Пишіть у стилі, найближчому до читача: орієнтуйтеся на мову цільової аудиторії.
4. Пам'ятайте, що ефективність річного звітувимірюється тим, що він став кращим за попередній.
5. Плануйте етапи діяльності над звітом, розробте концепцію та попередній зміст. Крім інтерпретації даних, не забудьте про їхню верифікацію. Проведіть незалежну перевірку даних: більшість кількісних показниківможна уточнити.
6. Подивіться на діяльність своєї організації через призму публікацій про себе у ЗМІ. Ви зрозумієте, яка діяльність привертала увагу та який ефект приносила.
7. Замість звітів за формами, наслідуючи практику успішних західних фондів, пишіть звіти з якісними історіями, кейсами, цитатами, додаючи туди консолідовані показники.

Плакат, листівка, відео – форма звіту може бути будь-якою

На думку Ельвіри Алейниченка, керівника програми «Точка відліку» Форуму Донорів, основне завдання звіту – закликати читача до дії: будьте партнером, співробітничайте з нами pro bono, жертвуйте, ведіть з нами проекти, станьте нашим волонтером. Тому дуже важливо писати звіт, маючи на увазі ключові аудиторії, мету звіту та тих, з ким ви хочете працювати.

«Найкращий звіт не обов'язково містить 100 сторінок, — наголосила експерт. – Закликати до дії можна за допомогою 6 сторінок з інфографікою».

Вона докладно зупинилася на друкованому та електронному видах, які можуть приймати звіт, і навели приклади різних форматів. У друкованому вигляді звіт може стати товстою книгою, глянцевим журналом із традиційними рубриками, брошурою, листівкою, плакатом, листівкою. В електронному виконанні — електронним статичним або інтерактивним pdf-файлом, книгою, що прогортається, мікросайтом, відеороликом.

Креативні варіанти, що існують у світі, — це випуск звіту у формі поліетиленових пакетів, і у вигляді афіш, інших варіантів. "Коли звіт готовий і ви плануєте його розсилати, визначтеся, що ви хочете - щоб його запам'ятали або щоб на нього відгукнулися і як?" - Підсумувала керівник проекту «Точка відліку».

Ельвіра Алейниченко, керівник програми «Точка відліку» Форуму Донорів. Фото: facebook.com/elvira.aleinichenko

Шість must-have від Ельвіри Алейниченка

У звіті обов'язково мають бути:

— особисте звернення про головні події звітного року керівника організації, селебріті, що входить до опікунської ради фонду. Перевірено: працює!

— фото співробітників та волонтерів, фото благополучників та донорів з цитатами. В обох випадках ідеально розмістити також їхні особисті історії, де вони говорять, як участь у роботі НКО чи діяльність НКО змінили їхнє життя, чому вони вирішили підтримати саме вашу організацію.

— вдавайтеся за допомогою коміксів та інфографіки, у підписах до фото розповідайте про діяльність, яку вони ілюструють

- пояснюйте коротко і зрозуміло ваші фінансові показники

— дякую донорам – це дає читачам відчуття, що організація працює не у вакуумі, що вона приваблює людей

- Розповідаючи, скільки ви зібрали коштів, не переборщите: не підносите зайве свій успіх у зборі коштів - це не самоціль. Сфокусуйтеся на тому, що змінилося для благополучників, для працівників фонду, що ви зробили за ці кошти – дайте цифри, опишіть досягнення та ефективність роботи.

Звіт як подія

Дар'я Алексєєва, засновник благодійного магазину Charity Shop та керівник фонду «Друге дихання». Фото із сайту charity-shop.ru

Дар'я Алексєєва, засновник благодійної крамниці Charity Shop та керівник фонду «Друге дихання», зупинилася на своєму прикладі випуску річного звіту у вигляді… спектаклю.

«Ми хотіли показати річний звіт так, щоб його запам'ятали, і вирішили поєднати корпоратив з нагоди дволіття Charity Shop із поданням клієнтам, партнерам, співробітникам річного звіту у вигляді іммерсивної вистави, – розповіла Дар'я. -Звичайно, ми також зробили звіт в інфографіці на 8 сторінках (до речі, без допомоги консалтингових агентств, всього за 15 тис. рублів), і перенесли його на всі наші контейнери для збирання одягу».

Захід мав неймовірний успіх серед усіх цільових груп НКО. Висновок: адресні історії як завжди перемогли, слухатимуть співробітників та їх важливо показати.

Що стосується збору інформації для публічної звітності, за словами Алексєєвої, всі цифри вважаються в Excel, хоча рік у рік дані можуть дуже змінюватися. Наприклад, спільний проект з ІКЕА, що проходить у 11 містах, дає гігантські дані щодо обізнаності. Але без проекту, що очевидно, цифри зовсім інші.

На Московській Біржі пройшов практичний семінар, на якому експерти-практики розповіли про останні тенденції написання річних звітів. Пропонуємо найцікавіші витяги із розказаного на заході.

До закінчення прийому робіт на конкурс річних звітів, який цього року 16-й раз проводить Московська Біржа, залишається лише півмісяця. Потім із середини жовтня і до урочистої церемонії, наміченої на 12 листопада, експерти оцінюватимуть роботи конкурсантів. Днями практикуючі фахівці, багато з яких входять до журі конкурсу, провели на біржі практичний семінар.

Всі виступи та презентації так чи інакше пояснювали, як зробити, щоб річний звіт не виглядав як відписка, а був живим діалогом з читачем. Так, Дмитро Манаковз піар-агентства Citigate Dewe Rogerson Moscow запропонував приділяти особливу увагупідготовчому етапі Перш ніж приступити безпосередньо до написання тексту, потрібно переглянути інтерв'ю менеджменту, новини, аналітику. Це дозволить чітко розуміти, які основні досягнення та невдачі компанія пережила за минулий рік.

«Задумайтеся: що, окрім обов'язковості річного звіту, рухає вами, про що ви хотіли б сказати?», - рекомендує Дмитро Манаков. Інші поради:

1. Заздалегідь придумайте слоган, що інтригує, або назву для звіту. Винесіть ключові ідеї на обкладинку. І те, й інше має «продавати компанію» або відповідати на питання ринку.

2. Дуже важливо, що саме побачать читачі на перших сторінках: перший - п'ятий розворот проробляйте особливо ретельно.

3. Пам'ятайте, що контент завжди є першорядним по відношенню до дизайну. На практиці буває навпаки: дизайн-агентство приходить до емітенту з уже готовими ідеями щодо оформлення, а потім усі дружно починають вигадувати, як схрестити контент та дизайн-концепцію.

4. Бажаєте продавати цукор, продавайте річним звітом цукор. Варіть метал – продавайте метал, а не якісь асоціації. Звіт має виглядати як документ, що дає цілісну картину: труби димлять, правління працює, конвеєр виготовляє продукцію.

Потім у презентації з жартівливою назвою Early birds content Манаков перерахував розділи річного звіту, написання яких можна розпочинати заздалегідь, щоб потім простіше було вкластися вчасно.

Опис компанії.Цей розділ повинен мати її чітке, зрозуміле позиціонування. Потрібно розповісти про структуру бізнесу.

Стратегія.У цьому розділі найчастіше вистачає лише інфографіки.

Аналіз ринку.

Ризики.Можна намалювати карту ризиків, при цьому намагайтеся бути лаконічним.

На етапі підготовки звіту стане в нагоді якісний корпоративний фотобанк. Якщо його у вас немає, запитайте себе: чому? Краще проводити фотосесії заздалегідь, влітку, щоби все на знімках виглядало красиво: люди ошатні, виробництво чисте.

Директор з корпоративного управління Deloite у СНД Олег Швирковторкнувся делікатного питання розкриття інформації про корпоративному управлінні, Нагадавши, що склад правління компаній іноді змінюється по кілька разів на рік. «Які б зміни не відбувалися, вам доведеться пояснити їх у звіті, інакше інвестор пояснить їх собі сам, використовуючи фантазію», – попереджає Швирков. А допоможуть йому в цьому журналісти та аналітики.

Як має бути складений розділ про корпоративне управління: у логіці comply чи apply? Чи говорити про ризики відкрито? Чи наповнювати розділ шаблонними формулюваннями чи використовувати живу мову? Всі ці питання необхідно поставити насамперед.

Михайло Кузнєцовз Центру корпоративного розвитку продовжив тему та пройшовся за змістом розділу про корпоративне управління. На що потрібно орієнтуватися під час його підготовки.

Інструкція

Річний звіт має бути достовірним та повним джереломінформації для інвесторів, які вирішать вкласти капітали у вашу компанію. Він має чітко формулювати цю інвестиційну ідею та пропонувати варіанти, як донести її до потрібних людей. Також він має формувати ділову репутаціюкомпанії. А отже, має бути правильно складений.

Для початку займіться оформленням титульного листа. На ньому повинні бути зазначені назва звіту та опис якого роду цей документ - бухгалтерський, експлуатаційний та ін. Обов'язково вкажіть період, за який ви звітуєте, також мають бути зазначені рік та місто, де цей звіт надається.

Далі оформіть перелік тих, хто займався підготовкою цього документа. Вкажіть, хто є відповідальною особою з усіх питань, пов'язаних з річною звітністю. Це має бути повна інформація: прізвище, ініціали, посада відповідального, а також телефон для зв'язку.

Тепер можна складати основну частину. Вона складається у довільній формі. Головне, щоб у ній розкривалися основні положення компанії. Так, наприклад, якщо це бухгалтерський звіт, то потрібно вказати все, що пов'язане з отриманням прибутку, з витрачанням, списанням коштів та іншими фінансовими питаннямифірми. Якщо ж це представницький звіт для отримання інвестицій, то потрібно описати статут компанії, її сферу діяльності, успіхи по досягненню поставлених цілей, які фінансування даної фірми, проекти плановані і діючі, розписати кадровий склад підприємства, описати матеріально-технічну базу та інші можливості компанії. Основна частина має у максимально лаконічних пропозиціях повно розкривати суть звіту - той, хто приймає даний документмаю відразу ж розуміти, що до нього хочуть донести.

Щоб додати звіт значної ваги, додайте таблиці. Це допоможе вам краще структурувати текст і виділити окремо важливі моментидокумента. Для таблиці використовуйте усереднені значення за тими параметрами, які ви описуєте у документі.

Доповніть свій звіт, додавши звіти інших відповідальних осіб. Але робіть це тільки в тому випадку, якщо документи, які ви зібрали, можуть гідно проілюструвати ваш звіт. Це додасть папері вагомості, оскільки можна оцінити думку розвитку фірми .

Після того, як оформіть звіт належним чином: перевірте дані, розкладіть по порядку та прохайте, віддайте його на підпис технічному керівнику організації. Він повинен поставити свій підпис та вказати дату, коли прийняв ваш документ.

Річний звіт вихователя про виконану роботу

Звіт про виконану роботу за 2015-2016 навчальний рік вихователя Тактаєвої С.В.

Загальна кількість дітей:

На початок навчального року - 29 осіб. Кінець року-29

Обліковий склад групи становив 29 дітей, їх 19 дівчаток, 10 хлопчиків. Всі діти на момент 01.09.2014г відвідували дитячий садок. Після літньої відсутності в дитячому садкуДіти звикли швидко до режиму установи. Цього року зберігалася досить висока відвідуваність дітей у групі (28-29 осіб щодня). Захворюваність дітей була низькою, переважно пов'язана з сезонними погодними умовами, це ГРЗ та ГРВІ. Т

Працювала за основною загальноосвітньою програмою дошкільної освіти, яка відповідає вимогам ФГОС, «ВІД НАРОДЖЕННЯ ДО ШКОЛИ» - Зразкова загальноосвітня програма дошкільної освіти / За ред. Н. Є. Веракси, Т. С. Комарової, М. А. Васильєвої. - М.: МОЗАЇКА СИНТЕЗ, 2014.

Основними пріоритетними напрямкамигрупи загальнорозвиваючої спрямованості 6 до 7років є:

Фізкультурно-оздоровче

Соціально-комунікативний розвиток

Пізнавальний розвиток

Мовленнєвий розвиток

Художньо-естетичний розвиток

Роботу планувала відповідно до комплексно-тематичним плануванням з огляду на інтеграцію областей САНПІН. За програмою проводились заняття, розваги, театралізовані ігри.

У підготовчій групі було створено комфортні умови для роботи з дітьми. Ігрові зони містять все необхідне для формування у дітей позитивних взаємин, моральних якостей та прищеплення інтересу до гри та нових знань. У групі є такі ігрові зони, як: перукарня, кухня, лікарня, куточок ряження, куточок ПДР, куточок прикладного мистецтва, куточок книги, музичний, театральний, спортивний куточки.

У навчальній зоні зібрано непоганий матеріал з усіх розділів програми. З розвитку мови є барвисті ілюстрації на теми «Пори року», «Овочі та фрукти», «Дикі та свійські тварини», «Риби», «Птахи», «Тварини Півночі», «Тварини жарких країн», збірки віршів та оповідань, дидактичні ігри, сюжетні картини з навчання розповіді тощо. буд. По ІЗО діяльності є набори фарб, олівців, кольорового паперу, картону, пензлика різних розмірів, посібники нетрадиційного малювання.

У період з вересня по січень оновлювалося та поповнювалося розвиваюче середовище у групі: виготовлені стенди за правилами дорожньої безпеки, безпеки будинку та на вулиці; календар погоди, папки – пересування з інформацією для батьків, дидактичні ігри,

Усе це сприяє розвитку розумових здібностей дітей, формує пам'ять, увагу, акуратність, розвиває дрібну моторику.

При організації освітнього процесу враховано принципи інтеграції освітніх областей (фізична культура, здоров'я, безпека, соціалізація, праця, пізнання, комунікація, читання художньої літератури, художня творчість, музика) відповідно до вікових можливостей та особливостей дітей.

Протягом року у групі регулярно проводилася виховно-освітня та фізкультурно-оздоровча робота.

Оцінити динаміку досягнень вихованців, ефективність та збалансованість форм та методів роботи дозволяє моніторинг досягнення дітьми запланованих підсумкових результатів освоєння основної загальноосвітньої програми, що реалізується у ДНЗ.

Моніторинг якості освоєння дітьми основної загальноосвітньої програми за 2015-2016 навчальний рік показав такі результати. \см на слайдах презентації\

Аналіз виконання вимог до змісту та методів виховання та навчання, а також аналіз засвоєння дітьми програмного матеріалу показують стабільність та позитивну динаміку у всіх напрямках розвитку.

Позитивний вплив на цей позитивний процес має: тісне співробітництво у роботі вихователів, керівників, батьків. Використання прийомів навчання, індивідуального підходу до дітей.

Минулого року було виявлено такі проблеми та досягнуто успіхів:

Проблеми:

Пізно приводять дітей у садок (під кінець освітньої діяльності).

Рівень знань, умінь і навиків у розділі «Соціально-комунікативний розвиток» (36% показали низький результат, 64% - середній) і «Мовленнєвий розвиток» (низький – 24%, середній – 66%, початку навчального року перебували мало високому рівні.

Діти покращили навички самообслуговування (самостійно одягаються та роздягаються, прибирають іграшки по своїх місцях).

Діти навчилися використовувати у мові узагальнюючі слова, групувати знайомі предмети та класифікувати їх (посуд: чайна, їдальня, кухонна; взуття: літнє, зимове).

З урахуванням проблем та успіхів, що виникли у минулому півріччі, намічені наступні завдання на 2015 – 2016 навчальний рік.

Знання та навички, отримані на заняттях необхідно систематично закріплювати та продовжувати застосовувати у різних видахДіяльність дітей.

Використовувати дидактичні ігри, що дозволяють закріпити та розвивати відповідні знання, вміння та навички. У трудовій діяльності більше уваги приділяти колективній праці та дорученням. У мовному розвитку більше уваги приділити індивідуальній підготовці дітей.

Збагачувати математичні уявлення через спостереження та явищ у природі.

Продовження цілеспрямованої роботи з усіх освітніх областей.

Поглиблення роботи з дітьми щодо «Соціально-комунікативної галузі».

Продовження вдосконалення предметно-розвивального середовища у групі відповідно до ФГЗС – доповнити матеріалами куточок для сюжетно-рольових ігор.

Взаємодія педагогів та дітей

Здійснювалося з урахуванням диференційованого підходу та включає різноманітні форми та методи роботи: групові та підгрупові заняття, свята, розваги, тематичні дні, тижні творчості, дидактичні ігри, виставки малюнків та виробів, створення книг саморобок та ін.

Взаємодія із батьками вихованців.

Протягом усього навчального року проводилася взаємодія з сім'ями вихованців, оскільки вихователь має орієнтуватися працювати не лише з дітьми, а й їхніми батьками. Робота з батьками будувалася, виходячи з традиційних, і нетрадиційних формах роботи. Проводилися батьківські збори, консультації, оформлялися папки-пересування, вівся батьківський куточок у кімнаті роздягальні.

Так неодноразово проводилися виставки спільних робіт як усередині групи, так і виставляли дитячі роботи на міських та обласних виставках, а наші батьки з бажанням та ентузіазмом брали у цьому участь. До свят оформлялися виставки робіт наших хлопців у музичній залі та на сходовому майданчику. Батьки разом із дітьми брали активну участь у виготовленні виробів для виставки «Сніжинки».

У групі оформлялися такі виставки, як:

«Простори космосу» - малюнки до дня космонавтики,

«Місто в якому я живу» малюнки та вироби.

Були оформлені виставки дитячого малюнка до «Дня сім'ї» та «Дня матері», до «8 березня» та «23 лютого», виставка малюнків до 9 травня та інші виставки відповідно до тем тижня календарного плану.

Завдяки можливостям інтернету оформлення папок-пересування стало цікавим та захоплюючим процесом. Було зроблено добірки до свят (8 березня, 23 лютого, масниця, День космонавтики, Великдень, День весни та праці, День Перемоги). Також були оформлені сезонні папки-пересування та інші теми, що стосуються життя батьків і дітей.

Немає такого керівника, який хоч раз на рік не вимагає від своїх підлеглих звіту про те, що було зроблено. І проблема в тому, що за рутинної зайнятості розробити такий документ здається досить складним завданням. А попросити приклади звітів про виконану роботу у начальства чомусь ми соромимося. А раптом вирішить, що ми не відповідаємо займаній посаді?

Кому це потрібно

Цим питанням задається виконавець, який отримав завдання відзвітувати. Найчастіше співробітники фірм почуваються майже ображеними від таких вимог. Але у всьому є сенс.

По-перше, звіт про виконану роботу потрібний самому виконавцю. Чи не формальне, а зацікавлене ставлення до цього процесу дозволить знайти вузькі та слабкі місця у своїй кваліфікації. Отже, визначено напрями, за якими можна (і потрібно) розвиватися. Адже ми всі вчимося на своїх помилках.

По-друге, цього потребує керівник. Звіт про виконану роботу дозволяє об'єктивно оцінити якість та швидкість вирішення поставлених завдань. Завдяки цьому документу відпаде безліч питань - від найпримітивнішого «чим ви весь час займаєтеся» до складного «чому я маю поміняти вам комп'ютер на більш сучасний». Оскільки у звіті буде зазначено, що для збереження змін у документі витрачається багато часу. І від виконавця це не залежить – застаріла офісна технікане може працювати швидше. Власне, тому і створюється відчуття, що працівник постійно п'є чай - він просто чекає, поки виконається операція.

А питання: «Навіщо потрібно писати звіт про виконану роботу за місяць?» сам собою некоректний. Тому що накопичення та заповнення баз даних має сенс для стратегів, а не для них якраз простіше вирішити завдання, ніж розповідати про методи її вирішення.

Що писати

Приклади звітів про виконану роботу показують, що писати треба докладно. Все, що представляється дрібницею або незначним рухом тіла, може виявитися ключовим елементом у виконанні конкретних функцій. Але розуміння цього прийде лише після вивчення кількох написаних звітів.

Якщо ж робота носить рутинний характер, наприклад, звіряння документів та виявлення невідповідностей, то є сенс розробити табличну форму. При цьому, знову ж таки, спочатку таблиця має бути дуже докладною та містити безліч граф; згодом відпаде необхідність у деяких стовпцях, і форма звіту набуде нормального (читай - розумного) вигляду.

У ряді випадків, складаючи звіт про виконану роботу (вчителі, наприклад), не можна формально підходити до питання самоаналізу. Адже, крім запланованого навчально-методичного навантаження та вивчення необхідного матеріалу, школа займається та виховною діяльністю. Тут потрібно особливий підхід до складання документа: необхідно зрозуміти причини відставання низки учнів, знайти способи зацікавити дітей своїм предметом. І при цьому не можна забувати про встигаючих (а то й обдарованих) школярів.

Цілі звітів

Для правильного складання та мінімальних тимчасових витрат необхідно з самого початку визначитися, з якою метою та для чого пишеться звіт про виконану роботу за рік. Назвемо найпопулярніші:

обґрунтування реальної користі від конкретної позиції в організації;

Підтвердження кваліфікації того чи іншого працівника;

Демонстрація ефективної роботи керівництва;

отримання фінансування на наступний звітний період;

отримання згоди на розвиток напряму (ідеї);

Обґрунтування витрачання виділених ресурсів та фінансів тощо.

Відоме формулювання - правильна постановка завдання забезпечує 50% рішення - працює і в цьому випадку. Чим краще ми розуміємо, навіщо потрібний звіт, тим легше нам його написати. Аж до того, що документ «для галочки» зовсім не вимагає від нас творчого підходу. І витрат часу.

Структура документа

Якщо на підприємстві немає розробленої, то розробляти її доводиться самостійно. Знаючи цілі документа, необхідно продумати його структуру. Приклади звітів про виконану роботу дозволяють зробити висновок, що необхідна чітка і проста схема.

На самому початку слід пояснити призначення та логіку подання інформації. Роз'яснити послідовність викладу і скласти зміст. Для таблиці необхідно надати короткі пояснення, чому обрано саме таку форму.

Усередині розділів та підрозділів також слід дотримуватись єдності викладу. Так документ буде зрозумілішим, у результаті він легше сприймається. У звіті за тривалий період часу цілком доречні ілюстрації та графіків, які полегшать сприйняття. Але тут потрібно дотримуватися правил «золотої середини»: суцільний текст, як і виключно візуальні матеріали, дуже швидко втомлюють.

Стилістика

Для рядового співробітника, мабуть, найскладнішим у написанні виявляється термінологія та формулювання. Пафосний звіт виглядатиме неприродно та спричинить негативну реакцію керівництва. Занадто прості формулювання (відксерено 25 документів, наприклад) також відштовхнуть читача.

Але при цьому слід уникати шаблонів. Винятком є ​​лише той документ, який ніхто і ніколи не читатиме. З такими завданнями ми іноді стикаємося, але в цій статті нас цікавлять реальні звіти, що не для проформи створені.

У жодному разі не варто говорити лише про досягнення. Щоб їх наголосити, необхідно розповісти і про труднощі, з якими довелося зіткнутися під час роботи. Окрім іншого, аналіз складнощів – це з приводу оптимізації праці для керівних співробітників. Приклади звітів про виконану роботу говорять про те, що не варто користуватися обтічними фразами на кшталт «незадовільний стан», «утруднення, що виникли» тощо. Краще все називати своїми іменами: «зламаний ксерокс», «відсутність доступу до інтернету», «недолік невчасне надходження інформації зі сполученого відділу». Все це дозволяє адекватно і об'єктивно оцінювати обстановку, що склалася на фірмі.

Оцінка результатів

Кожен одержаний результат має бути підтверджений цифрами. Така конкретизація забезпечує розуміння динаміки розвитку.

Крім того, необхідно задати і критерії оцінки результатів. Чи буде це попередній (якщо це звіт за квартал, наприклад) або, навпаки, відсоткове значення виконання поставленої мети, вирішувати автору документа.

Взагалі непрямі показники можуть багато розповісти про процес вирішення поставлених завдань. Для подальшого аналізу тут також є багато інформації. Від визначення трудовитрат до розуміння правильності постановки цілей.

Від проблеми до вирішення

Більшість звітів складається за принципом опису перебігу робіт. Виграшніше виглядає документ, у якому чітко простежується взаємозв'язок проблема-рішення. Читач відразу розуміє, якими методиками та технікою (при необхідності) скористався виконавець для своєчасного та якісного виконання поставленого завдання.

Ще докладніше складений ланцюжок «конкретна проблема – причини її виникнення – постановка завдань – рішення» відразу ж наводить на думку про необхідність подати щоденний звіт у табличній формі. Причому назви граф вже відомі. Представлена ​​таким чином інформація є легкою для прочитання та аналізу.

Подання кількісних показників

У тих випадках, коли звіт складається в основному з цифрових даних, таблична форма може виявитися дуже складною для сприйняття. Суцільний потік цифр буквально втомлює читача вже за кілька хвилин. Інша справа - різнокольорові діаграми та графіки. Вони наочні, зрозумілі, легкочитані.

До кожної діаграми потрібно дати коментар. Крім того, необхідно вказати, як взаємопов'язані між собою різні графіки; роз'яснення причинно-наслідкових зв'язків ще більше полегшить аналіз звіту.

Якщо під час роботи було витрачено матеріальні ресурси, не варто просто перераховувати їх усі. Натомість слід вказати придбані блага. Суха фраза: «Закуплена офісна техніка» зазвучить зовсім інакше, якщо написати: «Створено 2 робочі місця, що дозволило підвищити вироблення відділу».

Як оформити документ

Незважаючи на те, що немає єдиної форми складання, звіт про виконану роботу можна оформлювати згідно з ГОСТом, який визначає основні критерії. наукової роботи. У ньому прописані вимоги до форматування, типу та кеглю шрифту тощо.

Що ж до читабельності документа, то тут є кілька порад:

Намагайтеся, щоб в одному абзаці було не більше 5 речень;

Ключові показники можна виділяти шрифтом чи кольором;

Розбивайте текст так, щоб таблиця чи графік не займали всю сторінку; обов'язково залишайте місце для коментарів до них;

Складіть чітке та лаконічне резюме звіту.

Ці поради допоможуть полегшити сприйняття вашого звіту, а отже, спочатку налаштують читача на лояльне ставлення до автора документа. Уявіть собі, що ви – начальник. І зробіть звіт таким, яким вам було б корисно та цікаво прочитати.