Річна звітність організації має зберігатися років. Термін зберігання бухгалтерських документів

Порядок та строки зберігання документів бухгалтерського та податкового обліку, кадрових документів

Будь-яка організація незалежно від видів своєї діяльності, обсягів виробництва, чисельності штату неминуче стикається з вимогою законодавства про документальне оформленняфінансово-господарські операції, трудові відносини. Ця вимогаобумовлено не лише необхідністю впорядкувати виробничий процес, а й необхідністю здійснення державного контролюза діяльністю суб'єктів господарювання. Законодавство встановлює певні вимоги до складу, форми документів, якими оформляється виробничий процес, а також вимоги до строків та порядку зберігання, знищення даних документів.

Вимоги до термінів зберігання документів бухгалтерського та податкового обліку

Законодавство про бухгалтерський та податковий облік, про архівну справу встановлює різні вимоги до термінів зберігання документів бухгалтерського та податкового обліку та звітності. Різниця у термінах зберігання документів обумовлена ​​важливістю документа, його необхідністю для ведення бухгалтерського обліку, для обчислення та сплати податків.

Так, у НК РФ встановлено граничний чотирирічний термін зберігання документів бухгалтерського та податкового обліку, які необхідні для обчислення та сплати податків. Цей термінвідповідно до п.п. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ поширюється і на документи, що підтверджують отримання доходів, здійснення витрат (для організацій та індивідуальних підприємців), а також сплату (утримання) податків.

Законодавством про бухгалтерський облік встановлено мінімальний п'ятирічний термін зберігання даних бухгалтерського обліку та звітності. Інші терміни зберігання, залежно від виду документа, встановлюються законодавством про архівну справу. Так, згідно зі ст. 17 Федерального закону від 21.11.96 р. № 129-ФЗ «Про бухгалтерський облік» (далі - Закон № 129-ФЗ) організації повинні зберігати первинні облікові документи, регістри бухгалтерського обліку та бухгалтерську звітність протягом строків, що встановлюються відповідно до правил організації державної архівної справи, але не менше п'яти років.

Раніше вимоги державної архівної справи до зберігання документів містилися в Переліку типових управлінських документів, що утворюються в діяльності організацій із зазначенням терміну їх зберігання, затвердженого Федеральною архівною службою Росії 6.10.2000 р. Відповідно до наказу Росархіву від 26.08.10 р. № 63 вказаний Перелік втратив чинність. В даний час діє перелік типових управлінських архівних документів, що утворюються в процесі діяльності державних органів, органів місцевого самоврядуваннята організацій, із зазначенням термінів зберігання, затверджений наказом Мінкультури Росії від 25.08.10 р. № 558 (далі - Перелік). Цим Переліком встановлено конкретні види документів бухгалтерського обліку та звітності із зазначенням термінів їх зберігання.

Загалом документи за терміном зберігання поділяються на такі групи: документи з обмеженим періодом зберігання (1 рік, 3 роки, 5 років тощо), документи постійного зберігання; зберігання до закінчення потреби; зберігання до заміни на нові документи. Наприклад, аналітичні документи (таблиці, доповіді) до річної бухгалтерської звітностімають зберігатися 5 років; лицьові картки, рахунки працівників – 75 років. Передавальні, розділові, ліквідаційні баланси, додатки, пояснювальні запискидо них свідоцтва про постановку на облік повинні зберігатися постійно. Виконавчі листипрацівників - до закінчення потреби. Бланки форм статистичної звітностів організаціях, які є їх розробниками, - до заміни новими тощо.

Документи, що підтверджують обчислення та сплату сум страхових внесків у позабюджетні фонди, повинні зберігатися протягом 6 років (п. 6 ч. 2 ст. 28 Федерального закону від 24.07.09 р. № 212-ФЗ).

Термін зберігання кадрової документації

Терміни зберігання кадрової документації визначено у Переліку для:

• документів, якими оформлюються трудові відносини, зокрема:
• організація праці та службова діяльність;
• нормування праці, тарифікація, оплата праці;
• охорона праці;
• документів, якими оформляється кадрове забезпечення, зокрема:
• прийом, переміщення, переведення, звільнення працівників;
• встановлення кваліфікації працівників;
• підвищення кваліфікації працівників;
• нагородження.

У цілому нині документи за терміном зберігання також поділяються такі групи: документи з обмеженим періодом зберігання, документи постійного зберігання; зберігання до закінчення потреби; зберігання до заміни на нові документи. Стосовно кадрових документів додано групу зберігання - до запитання.

Кадрової документації у Переліку відведено розділи 7 « Трудові відносини» та 8 « Кадрове забезпечення». Наприклад, трудові договори (службові контракти), трудові угоди, договори підряду, які не увійшли до складу особових справ, зберігаються 75 років; особисті картки працівників, зокрема тимчасових працівників, зберігаються 75 років; Показники, резюме працівників, які не увійшли до складу особових справ, зберігаються 5 років і так далі за переліком; Справжні особисті документи (трудові книжки, дипломи, атестати, посвідчення, свідоцтва) зберігаються до запитання, а незатребувані 75 років.

Порядок зберігання бухгалтерських документів

З метою зберігання документів організація створює архіви (ч. 2 ст. 13 Федерального закону від 22.10.04 р. № 125-ФЗ «Про архівну справу Російської Федерації»). Відповідно до Положення про документи та документообіг у бухгалтерському обліку, затвердженому Мінфіном СРСР від 29.07.83 р. № 105, первинні документи, облікові регістри, бухгалтерські звіти та баланси підлягають обов'язковій передачі до архіву. При цьому робота організується відповідно до Основних правил роботи архівів організацій (схвалено рішенням Колегії Росархіву від 6.02.02 р.).

Первинні документи, облікові регістри, бухгалтерські звіти та баланси до передачі їх до архіву підприємства, установи повинні зберігатися в бухгалтерії у спеціальних приміщеннях або шафах, що закриваються, під відповідальністю осіб, уповноважених головним бухгалтером. Бланки суворої звітності повинні зберігатися в сейфах, металевих шафах або спеціальних приміщеннях, що дозволяють забезпечити їх збереження.

Порядок зберігання первинних та вихідних документів на машиночитаних носіях визначено у відповідних нормативних документах, що регламентують ведення бухгалтерського обліку в умовах його механізації (автоматизації).

Оброблені вручну первинні документи поточного місяця, що належать до певного облікового регістру, комплектуються у хронологічному порядку та супроводжуються довідкою для архіву. Касові ордери, авансові звіти, виписки банку з документами, що належать до них, повинні бути підібрані в хронологічному порядку і переплетені. Окремі видидокументи (наряди на роботу, змінні рапорти) можуть зберігатися непереплетеними, але підшитими в папках, щоб уникнути їх втрати або зловживань.

Мінфін Росії у листі від 24.07.08 р. № 03-02-07/1-314 зазначає, що зберігання первинних документів, документів бухгалтерського та податкового обліку може здійснюватися в електронному вигляді, Якщо інше не передбачено нормативними правовими актами Російської Федерації. При цьому їх зберігання на машинних носіях інформації слід здійснювати відповідно до Федерального закону від 10.01.02 р. № 1-ФЗ «Про електронну цифровий підпис» із застосуванням електронного цифрового підпису, рівнозначного власноручного підпису в документі на паперовому носії інформації.

Збереження первинних документів, облікових регістрів, бухгалтерських звітівта балансів, оформлення та передачу їх до архіву забезпечує головний бухгалтерпідприємства, установи. Видача первинних документів, облікових регістрів, бухгалтерських звітів та балансів з бухгалтерії та з архіву підприємства, установи працівникам інших структурних підрозділівПідприємства, установи, як правило, не допускається, а в окремих випадках може проводитися лише за розпорядженням головного бухгалтера.

Вилучення первинних документів, облікових регістрів, бухгалтерських звітів та балансів у підприємств, установ може провадитися лише органами дізнання, попереднього слідства, прокуратури та судами на підставі постанови цих органів відповідно до чинного кримінально-процесуального законодавства. Вилучення оформляється протоколом, копія якого вручається під розписку відповідній посадовій особі підприємства, установи. З дозволу та у присутності представників органів, які провадять вилучення, відповідні посадові особи підприємства, установи можуть зняти копії з документів, що вилучаються, із зазначенням підстав та дати їх вилучення. Якщо вилучаються недооформлені томи документів (не підшиті, не пронумеровані тощо), то з дозволу та в присутності представників органів, які вилучають, відповідні посадові особи підприємства, установи можуть дооформити ці томи (зробити опис, пронумерувати листи, прошнурувати, опечатувати , завірити своїм підписом, печаткою).

Порядок зберігання кадрової документації

Кадрові документи можуть зберігатися у кадровій службі чи архіві організації. Порядок зберігання кадрової документації регулюється окремими положеннями трудового законодавства стосовно різним видамдокументації.

Так, наприклад, у ст. 87 ТК РФ встановлено обов'язок роботодавця забезпечити збереження персональних даних працівника. Персональні дані працівника - це інформація, необхідна роботодавцю у зв'язку з трудовими відносинами і щодо конкретного працівника (ст. 85 ТК РФ). До персональних даних належить інформація, що міститься у особовому справі.

Порядок зберігання персональних даних працівників встановлюється роботодавцем із дотриманням вимог ТК РФ та інших федеральних законів (ст. 87 ТК РФ). Отже, роботодавець повинен видати відповідний локальний нормативний акт, який регулює питання зберігання та використання персональних даних, а також забезпечує їх захист від неправомірного використання чи втрати.

Законодавство не встановлює конкретних вимог щодо обладнання приміщення, де мають зберігатися персональні дані. Тим часом, щоб уникнути несанкціонованого доступу до персональних даних працівників, рекомендується обладнати приміщення, де зберігаються такі дані, що замикаються шафами для зберігання інформації на паперових носіях. Роботодавець повинен встановити у локальному нормативному акті вимоги до приміщення, де зберігаються персональні дані працівників, та умови їх зберігання. Слід також враховувати, що персональні дані працівника зберігаються у документованій формі, характер якої визначається роботодавцем.

Окремі вимоги пред'являються зберігання бланків трудових книжок. Бланки трудової книжки та вкладиша до неї як бланки суворої звітності повинні зберігатися у сейфах, металевих шафах або спеціальних приміщеннях, що дозволяють забезпечити їх збереження (п. 42 Правил ведення та зберігання трудових книжок, п. 6.2 Положення про документи та документообіг у бухгалтерському обліку, затвердженого Мінфіном СРСР 29.07.83 р. № 105).

Види документів та терміни їх зберігання

Відповідно до п. 4 ст. 89 НК РФ у рамках виїзної податкової перевіркиможе бути перевірений період, що не перевищує трьох календарних років, що передують року, в якому винесено рішення про проведення перевірки. Цей термін співвідноситься зі строком зберігання документів, встановленим п.п. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ, – чотири роки.

Важливою є та обставина, що відсутність у платника податків документів через порушення вимог про безпеку дає податковій інспекції право визначити суму податку до сплати до бюджету розрахунковим шляхом. Це правообумовлено положеннями п.п. 7 п. 1 ст. 31 НК РФ. Відповідно до правової позиції Конституційного Судна РФ, викладеної в Ухвалі від 5.07.05 р. № 301-О, розрахунковий шлях обчислення податків при обґрунтованому його застосуванні не може розглядатися як обмеження прав платників податків. Правильність такого підходу підтвердив і ВАС РФ у Визначенні від 31.03.10 № ВАС-5/10.

Щодо періоду перевірок державної інспекції з праці, слід врахувати, що нормативні акти, що регулюють питання проведення таких перевірок не встановлюють строк, за який може бути перевірена діяльність організації щодо дотримання законодавства про працю. У зв'язку з цим можна дійти невтішного висновку у тому, що період перевірки має співвідноситися з термінами зберігання документації.

Втрата документів

Втрата документів в організації може статися за різних причин: у разі пожежі, розкрадання, втрати та ін.

У разі загибелі чи зникнення первинних документів керівник організації призначає наказом комісію з розслідування причин зникнення, загибелі, до якої за необхідності запрошуються представники слідчих органів, охорони та державного пожежного нагляду (п. 68 Положення про документи та документообіг у бухгалтерському обліку, затверджені Мінфіном СРСР) 29.07.83 р. № 105).

Відповідно до п. 2 ст. 12 Закону № 129-ФЗ у разі стихійного лиха, пожежі чи інших надзвичайних ситуацій, спричинених екстремальними умовами, обов'язковим є проведення інвентаризації. Результати проведеної інвентаризації є підставою для відображення збитків у бухгалтерському обліку.

Порядок проведення інвентаризації та спосіб відображення результатів встановлено Методичними вказівкамищодо інвентаризації майна та фінансових зобов'язань, затвердженими наказом Мінфіну Росії від 13.06.95 р. № 49. Крім того, керівник організації повинен вжити заходів для відновлення тих первинних документів, які підлягають відновленню та зберіганню протягом встановленого законодавством строку. Наприклад, копії виписок про рух грошових коштів за рахунками в банках можна запросити у банків, у яких відкрито рахунки організації; договори, акти, накладні можна запросити у контрагентів тощо. (Лист УМНС РФ по м. Москві від 13.09.02 р. № 26-12/43411).

Знищення документів

Знищення документів в організації здійснюється відповідно до вимог Основних правил роботи архівів в організації (схвалено Рішенням Колегії Росархіву 6 лютого 2002 р.). Знищуються, як правило, документи зі строком зберігання, що минув.

Документи для знищення відбирає експертна комісія. При цьому експертною комісією складається акт про виділення документів на знищення. До акту додається опис справ із тимчасовими термінами зберігання за певний період. Описи справ та акти повинні розглядатися експертною комісією в єдиному комплексі та затверджуватись керівником організації. Справи, включені до затвердженого акта про виділення документів для знищення, відокремлюються від інших справ і зберігаються у спеціально відведеному місці. Відібрані для знищення та включені до актів документи передаються на знищення.

Передбачено наступний порядок знищення документів організації. Папки з документами (справи), що підлягають знищенню, передаються на переробку (утилізацію). Перед здаванням папки з документами упаковуються, а в необхідних випадкахопечатуються.

Справи, що підлягають знищенню передаються на переробку (утилізацію). Передача справ оформляється приймально-здавальної накладної, в якій зазначаються дата передачі, кількість справ, що здаються, і вага паперової макулатури. Навантаження та вивезення на утилізацію здійснюються під контролем співробітника, відповідального за забезпечення збереження документів архіву.

Експертна комісія має зафіксувати факт знищення всіх паперів (передачі на переробку) та скласти ще один акт про знищення документів. До акту додається накладна, за якою документи було передано у переробку. Цей акт також затверджується керівником організації. Акт про виділення документів до знищення разом із описами справ, акт про знищення документів зберігаються в архіві товариства у справі, що формується.

Відповідальність за збереження документів

Щодо документів бухгалтерського обліку та звітності законодавством встановлено адміністративну відповідальність за порушення термінів зберігання документів на підставі ст. 15.11 КпАП РФ. Згідно з цією нормою грубе порушення правил ведення бухгалтерського обліку та подання бухгалтерської звітності, а також порядку та строків зберігання облікових документів тягне за собою накладення адміністративного штрафу на посадових осіб у розмірі від двох до трьох тисяч рублів.

При цьому відповідальність за організацію зберігання первинних облікових документів, регістрів бухгалтерського обліку та бухгалтерської звітності в організації нестиме керівник організації (ч. 3 ст. 17 Закону № 129-ФЗ).

Крім того, порушення порядку зберігання документів, що спричинило їх втрату, може спричинити податкову відповідальністьорганізації за ст. 120 чи 126 НК РФ.

Норма ст. 120 НК РФ встановлює податкову відповідальність за грубе порушення організацією правил обліку доходів та (або) витрат та (або) об'єктів оподаткування. При цьому під грубим порушенням правил обліку доходів та витрат та об'єктів оподаткування з метою ст. 120 НК РФ розуміється відсутність первинних документів чи відсутність рахунків-фактур, чи регістрів бухгалтерського обліку. Штраф за це порушення становить від 5000 до 15 000 руб. залежно від тривалості вчинення порушення. Якщо ж порушення спричинило несплату податку, то сума штрафу становитиме 10% від суми несплаченого податку, але з менш 15 000 крб.

Застосування штрафних санкцій за ст. 120 НК РФ обґрунтовано, якщо порушення порядку зберігання документів спричинило їхню втрату, що підтверджено і арбітражними судами.

Наприклад, ФАС Північно-Західного округу в ухвалі від 4.08.04 р. у справі № А13-4401/03-11 вказує на правомірність застосування штрафу за ст. 120 НК РФ через те, що суспільство не забезпечило безпеку та відновлення первинних бухгалтерських документів, знищених пожежею. Аналогічної позиції дотримується ФАС Московського округу в ухвалі від 23.09.08 р. № КА-А40/8513-08-2 у справі № А40-52908/07-115-325.

Норма ст. 126 НК РФ встановлює відповідальність за неподання податковому органу необхідних документівдля здійснення податкового контролю. Штраф за це порушення встановлено у розмірі 50 руб. за кожний ненаданий документ.

Проте слід зважити, що застосування відповідальності за ст. 120 та 126 НК РФ залежить від провини порушника. Тому в ситуації, коли втрата документів відбулася не з вини платника податків, застосування заходів відповідальності буде необґрунтованим.

Що ж до порушення правил зберігання кадрової документації, щодо посадових осіб організації може бути застосована відповідальність за ст. 13.20 КпАП РФ. Згідно з цією нормою порушення правил зберігання, комплектування, обліку або використання архівних документів тягне за собою попередження або накладення адміністративного штрафу на посадових осіб - від 300 до 500 рублів.

"Слухай, давай все це викинемо", - сказав мені директор, вказуючи на стелаж, заставлений коробками з документами 7-річної давності. А я йому у відповідь: «Не так просто, іноді терміни зберігання документів в організації становлять кілька десятків років». Директор мені повірив, і наша рідна макулатура продовжила припадати пилом на полицях архіву. До наступного разу - коли постає питання про придбання нового стелажу, тоді ми всі переберемо і залишимо тільки ті документи, чий термін зберігання в організації ще дійсно не закінчився.

Скільки має зберігатися документація?

Необхідність зберігання документів позначена Федеральним законом від 22.10.2004 N 125-ФЗ "Про архівну справу в Російській Федерації". Крім цього, існує три переліки, які затверджують термін зберігання документів в архіві для державних і приватних юридичних осібу різних сферах діяльності. Документація акціонерних товариств повинна зберігатися відповідно до Положення про порядок та термін зберігання документів акціонерних товариств, затв. Постановою ФКЦП РФ від 16.07.2003 N 03-33/пс.

Конкретні періоди зберігання документації

Найкоротший термін зберігання - 1 рік, максимальний - 75 років. Я не поіменно вказуватиму їх для кожного документа, яких дуже багато. Крім термінів, встановлених для поширених документів, таких як кадрові, фінансові, бухгалтерські, податкові та електронний документооберт, свої терміни зберігання документів у організації мають папери спеціалізованого призначення різних галузей промисловості, медицини, безпеки. Розглянемо періоди, протягом яких повинні зберігатися найпоширеніші папери, що у будь-якій організації.

Термін зберігання загальнопоширених документів

Зазначені нижче терміни зберігання документів для підприємства починаються із закінчення звітного року, чи року, у якому папери було оформлено. Установчі документи, ліцензії, патенти, паспорти угод не підлягають знищенню та повинні зберігатися постійно.

Кадрові документи:

• штатні розклади – постійно;
• що підтверджують пригоду нещасного випадку - 45 років;
• що підтверджують виникнення професійного захворювання- 75 років;
• особиста справа працівника – 75 років;
• всі документи, що стосуються діяльності працівника за особливих умов праці – 75 років.

Фінансові документи:

• мають інформацію про обчислення та сплату податків - 4 роки;
• підтверджуючі витрати, понесені у зв'язку з навчанням співробітника - протягом усього терміну навчання плюс ще 1 рік, та не менше чотирьох років;
• що підтверджують обсяг перенесених на майбутнє збитків – протягом усього терміну, доки податкова база зменшується на перенесений збиток;
• підтверджуючі розрахунки зі страхових внесків у позабюджетні фонди – 6 років;
• сертифікати ЕЦП потрібно зберігати ще 5 років після завершення року, у якому закінчився термін дії сертифіката;
• прийнятий у ФСС по каналах електронного зв'язку розрахунок, виконаний у формі 4-ФСС, та квитанція про його одержання – 5 років;
• бухгалтерські документи, що розкривають облік та звітність – 5 років;
• касові чеки, журнали касира-операціоніста, накопичувачі фіскальної пам'яті, електронні контрольні стрічки, інші форми, що підтверджують розрахунки готівкою грошима- 5 років;
• паспорт версії ККТ - протягом усього терміну, доки паспорт дійсний.

Як розгрібати паперові завали?

Згодом у організації накопичується дуже багато різної документації. Для того, щоб не зануритися в папери, необхідно створити комісію (зазвичай у складі трьох осіб), яка б провела експертизу на предмет цінності та розібрала папери на наступні категорії в залежності від того, які терміни зберігання документів в організації для них передбачені:

• що підлягають постійному зберіганню в архівах державного суб'єкта;
• документи, які необхідно зберігати понад 10 років у архіві юридичної особи;
• які необхідно тимчасово зберігати трохи більше 10 років у архіві підрозділи;
• папери, дозволені для знищення після закінчення терміну зберігання.

Процедура знищення документів

При знищенні документів складається акт. Уніфікованої формидля такого роду актів немає, він складається у вільній формі, закріпленої наказом керівника. У ньому мають бути позначені як найменування і всі реквізити організації, але й, зазвичай, у вигляді таблиці, вказуються найменування документів (справ), період, коли вони було створено, кількість аркушів чи, якщо обсяг справи під одним найменуванням великий, то кількість томів . У цьому акті можна додати графи накладної на передачу-прийом документів для знищення.

Найбільша кількість паперів накопичується у бухгалтерії. І часом архів стає об'ємним настільки, що нові документи просто нема де складати. Потрібно вирішити, як довго необхідно забезпечити зберігання архівів документів. Адже якщо знищити документи раніше строку, не буде чим виправдати витрати. Під час перевірки податківці знімуть витрати та відрахування з ПДВ, донарахують податки, штрафи та пені. Тому відраховувати термін зберігання треба бездоганно.

Як і скільки зберігати документи

Є три нормативні документи, які регулюють термін зберігання паперів:

• Податковий кодекс РФ;
• Закон про бухоблік від 6 грудня 2011 р. № 402-ФЗ;
• перелік, затверджений наказом Мінкультури Росії від 25 серпня 2010 № 558.

Він досить великий, але потрібні для роботи лише три розділи: 4 «Облік та звітність», 7 «Трудові відносини» та 8 «Кадрове забезпечення».

Якщо ви заглянете в кодекс, закон і наказ Мінкультури, то побачите, що кожен із них затверджує різний термін зберігання тих самих паперів. У Законі про бухоблік сказано, що компанія має зберігати первинні документи, регістри та звітність протягом того терміну, який зазначений у наказі Міністерства культури, але не менше ніж п'ять років (ч. 1 ст. 29 Закону від 6 грудня 2011 р. № 402- ФЗ). За точку відліку при цьому слід брати не дату складання документа, а 1 січня наступного року. Так написано у пункті 1.4 розділу І переліку із наказу Міністерства культури. Зберігати бухгалтерські документи потрібно щонайменше п'ять років.

Скільки зберігати документи

Документи	Термін зберігання
Бухгалтерська (фінансова) звітність: - Річна; - квартальна	Терміни: - Постійно; - не менше п'яти років
Облікова та документи до неї (план рахунків, форми первинних облікових документів та ін.)	Щонайменше п'ять років після року, в якому облікову політику використали востаннє для складання звіту
Регістри (Головна книга, оборотні відомості, картки рахунків та ін.)	Щонайменше п'ять років
Картки обліку основних засобів	Щонайменше п'ять років після ліквідації об'єкта
Книги купівлі та продажу, журнал обліку отриманих та виставлених рахунків-фактур	Щонайменше чотири роки з дати останнього запису
Документи (акти, довідки) про прийняття виконаних робіт за договорами на роботи, що належать до діяльності компанії	Протягом п'яти років після закінчення строку дії договору
Рахунки-фактури	Щонайменше чотири роки
Звітність до ФСС	Річні – постійно, а квартальні – протягом шести років
Звітність у Пенсійний фонд	Мінімум шість років, а якщо організація не має особових рахунків і відомостей нарахування зарплати, то не менше 75 років
Індивідуальні відомості у ПФР на працівників	Не менше 75 років
Декларації з усіх податків	Щонайменше п'ять років
Відомості про доходи фізосіб	Не менше п'яти років, а якщо немає особових рахунків чи відомостей нарахування зарплати – не менше 75 років
Реєстр відомостей про доходи фізосіб	Не менше 75 років
Звітність у статистику: - Річна; - піврічна та квартальна; - Одноразова; - місячна;	Постійно; п'ять років або постійно за відсутності річних; постійно; рік чи постійно за відсутності іншої звітності
Листування про накладені на компанію стягнення, штрафи	Щонайменше п'ять років
Договори, угоди та додаткові документидо них	Протягом п'яти років після закінчення терміну дії (якщо інше не вказано в окремих статтях переліку)
Довіреності на отримання грошей та ТМЦ	Щонайменше п'ять років
Трудові договорита особисті картки працівників	Протягом 75 років
Документи на видачу зарплати, допомог, гонорарів, матеріальної допомогита інших виплат	Не менше п'яти років, а за відсутності особових рахунків – не менше 75
Табелі, журнали обліку робочого часу	Не менше п'яти років (не менше 75 років за небезпечних, важких та шкідливих умов праці)

Збереження документів податкового обліку необхідно забезпечити строго протягом чотирьох років. Про це йдеться у підпункті 8 пункту 1 статті 23 НК РФ. При цьому чотири роки потрібно відрахувати зі наступного дняпісля закінчення податкового періоду(року чи кварталу), у якому компанія використала цей документ.

Наприклад, у вас на руках комплект від постачальника – рахунок-фактура та товарна накладна. Дата виписки документів – 10 серпня 2015 року. Товарну накладну слід зберігати протягом п'яти років. Адже вона є первинним документом. Ви використовуєте її не лише у податковому, а й у бухгалтерському обліку. Відлік розпочинається з 1 січня 2016 року. Тому зберігати документ потрібно до 1 січня 2021 року.

Термін зберігання рахунка-фактури – чотири роки. Адже він не є первинним документом (лист від 12 липня 2005 р. № 03-04-11/154). Тому на нього мінімальний п'ятирічний термін із Закону про бухоблік не поширюється. Завдання рахунку-фактури виключно податкове - підтвердити право на відрахування з ПДВ. До того ж термін зберігання у чотири роки та у переліку Мінкультури (п. 368 переліку).

Відлік чотирьох років за рахунком-фактурою розпочніть з наступного дня після закінчення того кварталу, в якому ПДВ за документом взяли до вирахування. Припустимо, вирахування рахунку-фактури ви заявили у III кварталі, тоді точка відліку – 1 жовтня 2015 року. Виходить, що компанія може знищити документ лише після 1 жовтня 2019 року.

Отже, ми з'ясували, що зберігання архівів первинних документів необхідно забезпечити як мінімум протягом п'яти років. Саме така вимога встановлена ​​в Законі про бухоблік.

Водночас термін зберігання документів податкового обліку – чотири роки. Однак у деяких випадках інспектори матимуть право запросити документи і поза чотирьох років (див. таблицю нижче. - Прим. ред.). Зупинюся на цьому детальніше.

Коли інспектори мають право запросити документи за межами чотирьох років

Документи	Термін зберігання	приклад
За збитками, які компанія переносить у майбутнє	Протягом усього терміну перенесення збитків плюс ще чотири роки після того, як компанія списала його повністю	У 2013 році компанія зазнала збитків. А у 2014 та 2015 роках вона повністю врахувала його у витратах. У цьому випадку документи, що підтверджують збитки, слід зберігати до кінця 2019 року.
За списаною дебіторською чи заборгованістю	Чотири роки з того моменту, як безнадійний обов'язоксписали у доходи чи витрати	Компанія врахувала безнадійну дебіторську заборгованістьу видатках 2014 року. Організація зберігатиме документи, що підтверджують борг, до кінця 2018 року
За основними засобами	Протягом чотирьох років після того, як: - компанія закінчить амортизувати об'єкт; - реалізує його; - повністю спише збитки від його продажу	Компанія купила основний засіб. Бухгалтер відніс його до третьої амортизаційній групіта встановив термін корисного використаннярівний чотирьом рокам. Саме стільки компанія нараховуватиме знос по об'єкту. Тоді документи, що підтверджують первісну вартість ОС, потрібно зберігати протягом восьми років
По помилках у розрахунку податку		Постачальник спізнився із документами. Через це акт на послуги, датований 31 грудня 2013 року, компанія отримала лише у березні 2015-го та в цей же момент врахувала витрати. Документи, які підтверджують витрати за 2013 рік (за той період, в якому допущено помилку), компанія має зберігати до кінця 2019 року

Нестандартні терміни зберігання документів будуть у компаній, які зазнають збитків на майбутнє. Нагадаю, що організації, які платять, можуть зменшувати базу поточного періоду на старі збитки. Переносити збитки можна протягом 10 років із моменту, коли компанія їх отримала. Однак якщо організація використовує таку можливість, то у неї обов'язково мають бути папери, що підтверджують старі збитки: звіти, регістри та первинка.

Документи зі збитку необхідно зберігати протягом усього терміну перенесення і ще чотири роки (подп. 8 п. 1 ст. 23, п. 4 ст. 283 НК РФ). Для компанії, яку інспектори перевірили, винятків немає. Таких термінів має дотримуватись і вона (лист Мінфіну Росії від 25 травня 2012 р. № 03-03-06/1/278).

Довше за стандартний термін потрібно зберігати документи зі списаної безнадійної дебіторки. А саме упродовж чотирьох років після того, як заборгованість врахували у витратах.

До речі, це ж стосується і безнадійної кредиторської заборгованості. Документи по ній (накладні, платіжки, акти звіряння та інші папери, що підтверджують борг) можна знищити лише через чотири роки після того, як компанія врахувала борг у доходах.

Компаніям - власникам основних засобів теж важливо подбати про збереження документів. Папери на купівлю та введення в експлуатацію ОЗ зберігають чотири роки з моменту повної амортизації (лист Мінфіну Росії від 26 квітня 2011 р. № 03-03-06/1/270). Те саме стосується і документів щодо реконструкції та модернізації ОЗ. Адже внаслідок цих заходів збільшується первісна вартість об'єкта та, відповідно, амортизація.

Допустимо, ви продали основний засіб. Тоді папери по об'єкту потрібно зберігати протягом чотирьох років після продажу чи списання збитку за угодою. Вони необхідні, щоб підтвердити залишкову вартістьОС, яку ви врахували у витратах.

Напевно, знайома ситуація - постачальник із запізненням приніс документи, і через це ви не вчили витрати в тому кварталі, в якому потрібно. Не біда. Такі папери можна провести і в поточному періоді. Адже помилку у розрахунку можна виправити у поточному звіті, якщо через це податок переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Але для цього у вас обов'язково мають бути папери, які підтверджують витрати у тому періоді, в якому спочатку потрібно врахувати документи. Їх збереження важливо забезпечити ще протягом чотирьох років після того, як ви виправили помилку в поточному звіті (див. приклад у таблиці вище. - Прим. ред.).

Що робити з паперами, термін зберігання яких закінчився

Документи зі строком зберігання, що минув, ви маєте право знищити. Наприклад, їх можна подрібнити за допомогою шредера або розірвати руками.

Але цей факт слід обов'язково зафіксувати за правилами. Скажу відразу, що накази та акти, про які йтиметься далі, не мають уніфікованих бланків, форми їх довільні.

Спочатку видає наказ про створення експертної комісії. А вона проводить інвентаризацію старих паперів.

За наслідками інвентаризації члени комісії складають акт про відбір документів на знищення. В акті не обов'язково вказувати реквізити кожного документа. Та й часом це просто неможливо через колосальні обсяги. Однорідні папери запишіть під загальною назвою. Наприклад, так: «Отримані рахунки-фактури за період з 1 січня до 31 грудня 2010 року – 10 коробок».

І лише після того, як папери відібрано, їх можна ліквідувати. Якщо компанія робить це власними силами, оформіть акт про знищення документів.

Лектор:
Марина РІЗВАНОВА,
генеральний аудиторсько-консалтинговий гурт «Уральський союз»

Звітності та регістрів протягом певного проміжку часу – це вимога чинного законодавства.

Воно означає, що в межах зазначеного терміну має бути забезпечений доступ до документів та можливість їх повноцінного використання за потреби.

Які документи потребують обов'язкового зберігання?

Документи, які потребують обов'язкового зберігання, умовно можна розділити,на документи:

• які перебувають у роботі протягом звітного року;
• які завжди необхідні у роботі, незважаючи на те, що ними щодня не користуються.

До першій групідокументів відносяться:

Зберігатидокументи, які стосуються першої групи, необхідно:

• з метою бухобліку (стаття 29, закон «Про бухгалтерський облік» №402-ФЗ) – щонайменше п'ять років із закінчення звітного року чи року, у якому зазначені документи використовувалися востаннє;
• з метою податкового обліку (стаття 23, Податковий кодекс РФ) – терміном щонайменше 4х років. При цьому Кодексом можуть бути встановлені і більше тривалі термінизберігання. Наприклад, учасник інвестиційного проектусуб'єкта РФ повинен зберігати всі документи протягом 6 років. А для підтвердження суми завданих збитків – на весь термін, протягом якого з його допомогою зменшується і може обчислюватися не одним – двома роками.

До другій групіналежать документи, які підлягають зберіганню для підприємства протягом усього терміну його діяльності. Зокрема, для ТОВ у законі «Про товариства з обмеженою відповідальністю» №14-ФЗ передбачено наступний список обов'язковий до постійного зберіганняна підприємстві документації:

• реєстраційні документи, включаючи установчі збори (рішення) про створення компанії;
• документи, що підтверджують право власності на майно, що перебуває на балансі фірми;
• протоколи, що оформляють проведені збори засновників та інших;
• документи про випуск цінних паперів;
• положення про відокремлених підрозділахпідприємства;
• списки афілійованих осіб;
• висновки різних контролюючих органів з тих чи інших питань діяльності підприємства (з проведених перевірок тощо);
• та інші документи, які мають бути в наявності у підприємства відповідно до чинних законодавчих норм.

Скільки мають зберігатися бухгалтерські документи?

Загальний термін зберігання будь-яких бухгалтерських документів – не менше ніж 5 років.

Але в ряді випадків він може бути значно більшим. Зведена таблиця з термінами зберігання представлена ​​нижче.

Види документації	Терміни її зберігання
Первинна документація, бухгалтерські регістри, звітність та висновки аудиторів по ній, облікова політиката інша документація щодо організації та ведення на підприємстві обліку	З урахуванням термінів, встановлених у Правилах у архівній справі, але не менше ніж п'ять років
Інвентарні картки за основними фондами, що вибули	Протягом строку, встановленого керівником підприємства з урахуванням архівних Правил, але не менше п'ятирічного строку
Копії документів або їх коріння, що підтверджують прийняття підприємством готівки, у тому числі при розрахунках платіжними картками	Не менше п'яти років
Документація про випуск, придбання, техобслуговування, реєстрацію та введення в експлуатацію касової техніки. ЕКЛЗ та інші фіскальні накопичувачі	Не менше 5-ти років від дати остаточного застосування зазначених документів
Контрольні стрічки, журнали касира-операціоніста та інші документи, якими підтверджуються здійснені готівкові розрахунки з покупцями	Протягом термінів, встановлених для первинної документації, але не менше п'яти років
Паспорт на касову техніку	На весь термін дії Паспорта
Книжка, у якій враховується рух трудових книжок. Книга, призначена для обліку порожніх бланків трудових книжок	Зберігається 50 років. Але у разі ліквідації фірми при здачі кадрових документів – 75 років
Графік з відпустками	один рік
Положення: - про систему навчання, що діє у компанії; - Про атестацію співробітників.	Постійно
Трудові угоди. Накази: - про прийом працювати; - Про переведення співробітника на іншу роботу; - Про звільнення. Заяви працівників на відпустки без збереження заробітної плати. Особисті картки персоналу.	75 років
Посадові інструкції	Постійно
Накази про надання відпусток	п'ять років
Трудові книжки	Поки що співробітник працює. Якщо є книги незатребувані, то не менше 50-ти років з подальшою їхньою здаванням в архів
Договори на повну матеріальну відповідальність працівників	5 років
Книги, в яких враховуються накази:
- з основної діяльності;	5 років
- про прийом співробітника працювати;	75 років
- про звільнення працівників;	75 років
- про надання працівникам відпусток.	50 років
Журнал реєстрації посвідчень про відрядження	5 років
Табель обліку робочого часу. Графік змінності (при змінному режимі роботи).	1 рік
Списки зайнятих на шкідливому виробництві. Вбрання та табелі по співробітникам зі шкідливими професіями	75 років
Інструкції, що містять положення про охорону праці	Зберігати постійно
Акти про нещасні випадки	45 років
Журнал з інструктажу з техніки безпеки	10 років
Журнал проходження співробітниками обов'язкової медкомісії	5 років

Незважаючи на те, що в даному спискуЗначну частину становлять кадрові документи, є невід'ємною частиною бухгалтерського обліку. На їх підставі відбувається нарахування і компенсаційних виплат, і винагород, а також і різноманітних посібників.

Про терміни зберігання звітної документації розказано у наступному відео сюжеті:

Якщо Ви ще не зареєстрували організацію, то найпростішеце зробити за допомогою онлайн сервісів, які допоможуть безкоштовно сформувати всі необхідні документи: Якщо у Вас вже є організація, і Ви думаєте над тим, як полегшити та автоматизувати бухгалтерський облік та звітність, то на допомогу приходять наступні онлайн-сервіси, які повністю замінять бухгалтера на Вашому підприємстві та зекономлять багато грошей та часу. Вся звітність формується автоматично, підписується електронним підписом та надсилається автоматично онлайн. Він ідеально підходить для ІП або ТОВ на УСН, ЕНВД, ПСН, ТС, ОСНО.
Все відбувається в кілька кліків, без черг та стресів. Спробуйте і Ви здивуєтесяЯк це стало просто!

Порядок та місце зберігання

Щоб організувати зберігання документів, підприємство може:

• або звернутися до послуг спеціальної архівної організації;
• чи створити власний архів. Це дозволено ст.13 закону «Про архівну справу» №125-ФЗ від 22.10.04р.

Створюючи власний архівПідприємство має під ці цілі виділити окреме приміщення та обладнати його стелажами, полицями або глухими шафами. За наявності в цьому приміщенні вікон їх необхідно зашторити або іншим чином затінити, щоб унеможливити потрапляння сонячного світла на документи, що призводить до їх вицвітання.

Крім того, потрібне власне архівне приміщення обладнати захистомвід несанкціонованого доступу та від пожеж – металевими вхідними дверима, ґратами на вікнах та сигналізацією.

Для організації швидкого пошуку потрібних документівслід розробити номенклатуру справ.

У разі передачі справ для їх зберігання у спеціалізованої структури, необхідно вибирати організацію, яка оснащена сучасним обладнанням та всіма умовами для тривалого зберігання документів, включаючи наявність протипожежної сигналізації та систем контролю доступу.

Щодо документів про реєстрацію організації, її та інші аналогічні документи, вони зазвичай зберігаються у керівника організації в першотворах і в сейфі. А їхні копії – у бухгалтерії.

Співробітників підприємства, їх порожні бланки та вкладиші до них повинні бути завжди в кадровій службі або в бухгалтерії, якщо на неї покладено кадрове діловодство. При цьому трудові книжки завжди зберігаються в сейфі.

Варто зазначити, що документи в електронній формі мають бути захищені від несанкціонованого внесення до них будь-яких змін та одночасно їх зберігання має забезпечувати можливість створення за потреби копії на паперовому носії.

Передача документації до архіву

До архіву передаються документи для тривалого (більше 10 років) та постійного зберігання.

Передача даних матеріалів до архіву здійснюєтьсяза графіком, затвердженим керівником організації у наказі про формування архіву.

У цьому наказі призначається особа, відповідальна за ведення архіву, і затверджуються правила:

• здачі до архіву документів та їх видачі;
• ведення архіву;
• знищення документів, у яких термін зберігання минув;
• організації заходів для збереження архівних справ.

Усі документи до архіву приймаються лише у вигляді оригіналів, а за їх відсутності – у вигляді завірених копій. Передані документи повинні бути скинуті за якоюсь ознакою, а на обкладинці їх справи ставиться ідентифікуюча інформація, зокрема:

• рік виконання документів;
• область обліку;
• порядкові №№;
• період, за який сформовані регістри та первинні документи;
• вид підшитих документів;
• кількість підшитих листів і т.д.

Щодо здачі до архіву документів в електронній формі, то цей порядок затверджується у Наказі керівника про архів організації окремо. Але зазвичай зазначені документи попередньо дублюють інші носії.

Приклад зберігання бухгалтерської документаціїпредставлений у наступному відеосюжеті:

Що робити у разі втрати

Документи можуть бути втрачені або через стихійне лихо, або внаслідок дій третіх осіб або власних співробітників. Але у будь-якому разі знадобиться підтвердження факту втрати відповідними органами. Це можуть бути правоохоронні структури (якщо документи викрадено), чи органи пожежного нагляду (якщо документи згоріли) тощо.

При виявленні загибелі чи зникнення документації керівник організації своїм наказом винен сформувати комісіюдля з'ясування причин виявленого факту. Якщо це необхідно, для участі у розслідуванні можуть бути запрошені представники охоронної компанії, пожежної чи слідчої структури.

За підсумками внутрішнього розслідування складається акту довільній формі з викладом усіх фактів. Цей акт стає виправданням відсутності документів у разі їхнього запиту контролюючими органами.

Що робити з документами, якщо минув їхній термін зберігання?

Перш ніж знищити документацію потрібно проведення експертизиїї цінності. Для цього на підприємстві наказом керівника створюється постійна комісія. До неї повинні входити фахівці, які можуть дати кваліфіковану оцінку необхідності знищення тих чи інших документів.

Саме ця комісія приймає рішення щодо знищення документів, якщо за терміном їх можна більше не зберігати. Їх знищення провадиться зі складанням у довільній формі акта, у якого мають бути обов'язкові реквізити первинного документа та який необхідно затвердити Обліковою політикоюпідприємства.

Перед знищенням має бути проведено інвентаризаціюдокументів за певний період. Без цієї процедури знищувати документацію не можна.

Якщо порушено правила зберігання?

Відповідальність за це порушеннябуває податкова та адміністративна, зокрема:

1. посадові особи може бути покарані, якщо де вони зберігають документи протягом законного терміну, від 5 тис. до 10 тисяч рублів. Якщо це порушення буде виявлено повторно - 10-20 тисяч рублів або дискваліфікація на 1-2 роки (КоАП РФ, ст.15.11);
2. організація ті ж дії то, можливо покарана на 10 тыс.рублей, а разі неодноразового порушення – на 30 тисяч рублів (Податковий кодекс РФ, ст.120).

Про покарання за ці порушення дивіться у наступному відео матеріалі:

Так, Федеральний закон"Про бухгалтерський облік" встановлює, що первинні документи повинні зберігатися на підприємстві "протягом термінів, що встановлюються відповідно до правил організації державної архівної справи, але не менше п'яти років" (ст. 17). Оскільки цей закон регулює питання бухгалтерського обліку, отже, ця вимога стосується саме бухгалтерських документів.

Зберігання податкових документів

Податковий кодекс говорить про те, що «дані бухгалтерського обліку та інші документи, необхідні для обчислення та сплати податків» повинні зберігатися протягом 4 років (ст. 23). А документи, що підтверджують розмір збитку, що переноситься на майбутнє відповідно до статті 283 Податкового кодексу РФ, повинні зберігатися протягом усього терміну, поки організація зменшує податкову базупоточного податкового періоду на суми раніше одержаних збитків».

Важливо

Даний матеріал є витримкою з бератора «Первинні документи».

Бератор «Первинні документи» став першим у Росії виданням, у якому зібрано абсолютно всю інформацію з оформлення "первинки". Доступні як , так і електроннийваріант бератора.

Як розділити первинні документи на ті, що необхідні для бухгалтерського обліку, і ті, що підтверджують правильність обчислення та сплати податків, не знають податкові інспекторині бухгалтери. По суті йдеться про ті самі документи. Здавалося б, суперечність очевидна.

Інша думка у Мінфіну Росії. У листі від 9 лютого 1999 р. № 04-01-10 чиновники цього відомства «роз'яснили», що жодної суперечності тут немає. Просто йдеться про різні документи: одні необхідні для цілей бухгалтерського обліку, інші – для цілей оподаткування. Але знову ж таки ні слова про те, як поділити первинні документи на бухгалтерські та податкові.

Тому, якщо є сумніви, щоб уникнути непорозумінь, зберігайте свої первинні бухгалтерсько-податкові документи 5 років.

Вимоги архівного законодавства

Не слід забувати і про те, що, крім закону «Про бухгалтерський облік» та Податкового кодексу, терміни зберігання документів регламентує архівне законодавство. Так, у Переліку типових управлінських архівних документів, що утворюються в діяльності організацій, із зазначенням термінів зберігання (затверджений наказом Мінкультури РФ від 25 серпня 2010 № 558) докладно розписано, які папери скільки часу потрібно зберігати.

Для первинних бухгалтерських документів цей список також встановлює 5-річний термін зберігання. А ось документи з обліку кадрів (у тому числі особові рахунки працівників (а за їх відсутності – розрахункові (розрахунково-платіжні) відомості)) перелік зобов'язує зберігати 75 років.

Терміни зберігання документів в акціонерних товариствах встановлені постановою Федеральної комісіїз ринку цінних паперів від 16 липня 2003 р. № 03 33/пс.

Де зберігати опрацьовані документи, організації визначають самостійно. Так, ви можете:

• зберігати документи на фірмі;
• здати документи на зберігання до архіву (державний чи приватний).

Відповідальність за порушення правил зберігання документів

Якщо податкова інспекціяпід час перевірки виявить, що у вас відсутні первинні документи, рахунки-фактури або регістри бухгалтерського (податкового) обліку, вона має право оштрафувати вашу фірму.

Розмір штрафу таке порушення (ст. 120 НК РФ):

• 10 000 рублів, якщо немає бухгалтерських або податкових документів, Що належать до одного податкового періоду;
• 30 000 рублів, якщо немає бухгалтерських чи податкових документів за кілька податкових періодів;
• 20% від суми несплаченого податку, але не менше 40 000 рублів, якщо відсутність документів спричинило заниження податкової бази.

Майте на увазі, що витребувати документи фірми податківці можуть лише за три останніх роківа зберігати їх ви зобов'язані чотири роки. А це означає, що оштрафувати вашу фірму за статтею 120 НК РФ за відсутність бухгалтерських чи податкових документів за останній (четвертий) рік податківці не мають права.

Крім того, за порушення порядку та термінів зберігання облікових документів на керівника фірми може бути накладено адміністративний штраф. Розмір штрафу становить від 2000 до 3000 рублів (ст. 15.11 КпАП РФ).

Зверніть увагу: цей штраф може бути накладений як за недотримання бухгалтерського законодавства про порядок та термін зберігання бухгалтерських документів, так і за порушення вимог, що пред'являються Податковим кодексомдля зберігання документів податкового обліку.

Якщо податківці виявлять, що ви порушили правила зберігання облікових документів, вони мають право скласти протокол про це порушення та направити його мировому судді, який і вирішуватиме, накладати на керівника вашої фірми штраф чи ні.

Світовий суддя може покарати порушення термінів зберігання документів і з ініціативи співробітників архівної служби. Покарання може бути у вигляді попередження чи штрафу. Розмір штрафу, що накладається на громадян, становить від 100 до 300 рублів; на посадових осіб - від 300 до 500 рублів (ст. 13.20 КпАП РФ).

Під порушенням термінів зберігання документів у даному випадкурозуміється порушення термінів, встановлених у Переліку типових управлінських документів, що утворюються в діяльності організацій (затверджений наказом Міністерства культури РФ від 25 серпня 2010 № 558).

У багатьох регіонах Росії є своє архівне законодавство, яким передбачено адміністративну відповідальність за порушення правил зберігання архівних документів. У Москві, наприклад, це Закон м. Москви від 28 листопада 2001 року № 67 «Про архівний фонд Москви та архіви».

Однак пам'ятайте: регіональна влада може встановлювати адміністративну відповідальність лише в рамках закону та лише за порушення місцевого законодавства. У цьому розмір штрафу посадових осіб неспроможна перевищувати 50 000 рублів (ст. 3.5 КоАП РФ).

Якщо місцева влада спробує оштрафувати вас на підставі норм, встановлених не законом, а іншим нормативним документом(указом, постановою, розпорядженням), або порушення не регіонального, а федерального законодавства, або на суму понад 50 000 рублів, звертайтеся до суду: у вас є всі шанси виграти справу.