Звіт з фактичних відпусток 1с 8.3. Залишки днів щорічних відпусток працівників

01.07.2020

У співробітників всіх компаній біля РФ є право отримати оплачувану відпустку, оскільки це передбачено ТК. У ряді випадків співробітники можуть отримувати і додаткові оплачувані відпустки (також по ТК). При цьому співробітники можуть відпустками не скористатися зовсім або використовувати не повністю. Дні всіх видів відпусток, що залишилися, стають «залишками» і тут виникає актуальне завдання щодо їх контролю та відстеження. У 1С:ЗУП 3.1 є інструменти для обліку як основних відпусток, так і додаткових, у повній відповідності до рамок чинного законодавства.

Право на відпустку (основний і додаткові відпустки) у конфігурації, що розглядається, оформляється відразу під час прийому на роботу через «Прийом на роботу» за посиланням «Редагувати».

Робота з відпустками в 1С:ЗУП починається з їх настроювання у функціональному розділі «Налаштування»-«Розрахунок зарплати»-«Налаштування складу нарахувань та утримань». В останній діалоговій формі на сторінці Відпустки налаштовуються виплати, пов'язані з цим.

На цій же сторінці відображені можливості реєструвати:

Навчальні відпустки;
Допопуску громадянам, які зазнали впливу радіації на ЧАЕС;
Відпустки без відшкодувань, у т.ч. внутрішньозмінні.

Основний;
Довідпуск з навчання (оплачуваний/неоплачуваний);
без відшкодування (частина 1 статті 128 ТК РФ);
Без відшкодування (частина 2 тієї ж статті);
за шкідливість;
на період санаторно-курортного лікування (за рахунок ФСС);
Північний.

*Відпустка №1 у переліку буде завжди, а решта – залежно від установок.

Наприклад, співробітникам фірми дають довідпустку за ненормований робочий день у розмірі 3 днів, тому його необхідно додати як новий до переліку видів (Рис.1):

Натискаємо на "Створити";
З'являється вікно "Вигляд відпустки - створення";
Заповнюємо поля:
1. Найменування – вказуємо у тому вигляді, в якому воно відображатиметься у нашому переліку. Вводимо: «За ненормований робочий день»;
2. Найменування для друку – назва відпустки, що надається друкованої форминаказу на відпустку: "Додаткова відпустка за ненормований робочий день";
3. Оскільки наш довідпустка надається щорічно, то активуємо прапорець «Відпустка є щорічною»;
4. Оскільки наш довідок надається всім працівникам, включаємо відповідний прапорець;
5. Прапорець «Відпустка без оплати» не активуємо;
6. Вибираємо «Надається в календарних днях» (інакше – «Надається в робочих днях»).
Далі вибираємо режим та задаємо кількість днів відпустки. Можливі значення режиму надання відпустки: постійно задана кількість днів або залежить від робочого місця, або від стажу. Якщо вибрано залежність від стажу, то вказується вид стажу та залежність тривалості відпустки від стажу за посиланням «Налаштувати». Для нашого прикладу вибираємо: Кількість днів на рік – 3 постійно.

Рис.1

Тиснемо «Записати та закрити».

Рис.2

Щоб переглянути залишок відпустки в 1С ЗУП, треба використовувати звіти «Залишки відпусток» або «Залишки відпусток (коротко)». Вони доступні за посиланням «Кадрові звіти» у функціональній області «Кадри» та відображають актуальні дані на дату звіту:

Підрозділ;
Співробітник;
Посада;
Вид відпустки, призначений співробітнику;
Кількість днів відпустки;
Залишок днів відпустки на дату звіту.

Рис.3

У цих звітах використовуються параметри відбору:

По організації (якщо у ЗУПі ведуть облік кількох фірм одночасно);
По підрозділу (якщо параметр не заданий, до звіту потрапляє інформація з усіх відділів фірми, обраної чи поточної);
По співробітнику (якщо не встановлено, до звіту потрапляє інформація щодо всіх працівників фірми, обраної чи поточної).

При оформленні відпустки також доступна інформація про залишки в однойменному документі щодо натискання на посилання «Як співробітник використав відпустку»:

Коли працівник був прийнятий на роботу;
Про використані відпустки з моменту виходу на роботу;
Інформація про накопичення відпускних днівна дату відпустки у межах всіх (основний, додаткові) відпусток, куди людина має право.

Рис.4

Таку ж інформацію можна знайти у звіті «Залишки відпусток» («Зарплата»-«Кадрові звіти»-«Довідка про залишки відпусток»).

Якщо кадрової програмою починають користуватися в фірмі, що вже працює, то на момент початку роботи треба реалізувати введення залишків відпусток в 1С ЗУП. Залишки та накопичені дні вносять через «Початкову штатну розстановку», умовною датою, коли програма була впроваджена. Для цього потрібно клацнути мишкою за посиланням у стовпчику «Відпустки». Відкриється вікно «Інформація про відпустки для співробітника». У полі «На дату» вводиться інформація про дату, на яку реєструються відомості про права на відпустку та залишки (за замовчуванням – дата документа).

У табличній частині «Права на відпустку» заповнюють тривалість основної та всіх додаткових відпусток. Тут же колонка «Залишок» розраховується автоматично за інформацією про залишки відпусток із табличної частини «Залишки відпусток за робочими роками». Якщо дата закінчення робочого року більша за дату, на яку вводиться інформація про залишок відпусток (дату початкового штатного розстановки), то в «Залишки» вносять кількість днів відпустки, накопиченої працівником на момент активації початкового штатного розстановки.

У колонці «Коментар» можна додати будь-який текст:

У колонку «Днів відсутності» записуємо дні, які зсувають робочий рік;
У табличній частині "Залишки відпусток по робочих роках" вносимо залишки в розрізі років (Рис.5);
У колонці «Вигляд щорічної відпустки» вибираємо вид із довідника «Види відпусток»;
У колонках "Робочий рік початок", "Робочий рік закінчення" вказуємо роки, за які збереглися залишки.

*Важливо, що тут ми вибираємо лише ті роки, за якими є залишки, а ті, за якими немає, відповідно, не чіпаємо.

Рис.5

Якщо працівнику було оплачено відпустку, право на який він ще не отримав, то утримати без згоди працівника можна суму, що не перевищує 20% заробітку за місяць. А в деяких випадках такі утримання зовсім не допускаються, наприклад, за незгоди працівника продовжувати роботу, оскільки з боку фірми були внесені істотні зміни до трудовий договір, або компанія переїхала, із чим повторюємо, працівник не згоден.

Якщо організації допускається коригування графіка відпусток після його затвердження, також потрібно проводити контроль залишків, оскільки такий графік обов'язковий як працівника, так роботодавця. Буває, що компанія може відкликати свого співробітника з відпустки з якихось поважних причин або відпустка в подібних умовах відкладається. Компанія буде зобов'язана надати невитрачені дні. Контроль залишків відпусток потрібен ще й для того, щоб не мати зайвих витрат на виплату компенсацій за невикористану відпустку при звільненні працівників.

Будь-який роботодавець зобов'язаний надавати своїм співробітникам щорічну оплачувану відпустку. Його розмір складає 28 календарних днів. У деяких ситуаціях тривалість може збільшуватись за рахунок додаткових відпусток. Вони можуть призначатися, наприклад, через особливе територіальне розташування, шкідливість, інтенсивність праці та ін.

На кожний календарний рік складається графік відпусток. Його повинен дотримуватися як роботодавець, і працівник. Якщо працівникові не надається залужена відпустка більше двох років, на підприємство можуть накласти штраф. Сама щорічна відпустка (основна) надається за фактично відпрацьований час.

У цій статті ми розглянемо інструкцію щодо перегляду залишків відпусток у 1С 3.1 ЗУП 8.3, їх введення та те, що на них впливає. Дуже важливо правильно відображати подібного родудані у програмі. В іншому випадку може виникнути плутанина та проблеми з трудовою інспекцією.

Не рідко буває, коли організація переходить на 1С вже в процесі своєї діяльності. Співробітники давно прийняті на роботу. Їм належать відпустки, причому хтось уже міг їх «відгуляти».

Найчастіше при переході на ЗУП 3.1 раніше облік вже вівся до будь-якої інформаційної системита дані не складно перенести. Але все ж таки трапляються випадки, коли залишки відпусток потрібно внести вручну. Для цього у 1С ЗУП служить документ «Введення залишків відпусток».

У нашому випадку Волков Марат Савельєвич, який є співробітником компанії «Крон-Ц», має право на відпустку у розмірі 28 календ. днів. Фактичні залишки відпусток, з урахуванням наданих, вказуються в нижній табличній частині документа.

Відображення відпусток у програмі

Тепер розглянемо ситуацію, коли облік відпусток провадиться безпосередньо у програмі. Для оформлення відпустки співробітнику скористайтесь однойменним документом із розділу «Кадри».

При відображенні у програмі відпустки часто потрібно проаналізувати попередні періоди. Для цього ви можете скористатися спеціальним звітом, перейшовши за посиланням «Як співробітник використав відпустку?».

Даний звіт дозволяє побачити не тільки періоди відпусток, що раніше використовуються, але й кількість накопичених днів.

Де подивитися залишки відпусток у 1С ЗУП: скільки залишилося днів відпустки

У розділі "Кадри" є спеціальний підрозділ "Кадрові звіти". У ньому ви можете знайти звіти щодо залишків відпусток (повна та коротка). Їх відмінність полягає лише в інтерфейсі, розрізах та кількості виведених даних.

Сформуємо повну версіюзвіту щодо залишків відпусток для Бажової С. В. як співробітника «Крон-Ц» на кінець жовтня 2017 року. На малюнку нижче відображено звіт, сформований до внесення до програми відпустки з 23 по 29 грудня.

У звіті видно, що з урахуванням додаткової відпустки за інтенсивну працю та відповідальність залишок становить 29,16 днів.

Тепер внесемо у програму відпустку Бажової С. В. І проведемо її. Переформувавши звіт, бачимо, що основний і як наслідок загальний залишок відпустки скоротився рівно 7 днів. Це саме той період із 23 по 29 жовтня 2017 року, який був введений у програму.

Як бачите, своєчасне внесення до програми достовірної інформації значно полегшує життя співробітників кадрової служби. Не потрібно робити складних розрахунківтак як програма може зробити це сама.

Відпусток передбачає такі етапи:

планування важливих заходів роком, тобто. ще до початку планування відпусток необхідно визначити проміжки часу, де відсутність працівників небажана або неможлива через виробничу необхідність;
створення працівниками або їх керівниками документів із бажаними відпустками;
прийняття рішення про затвердження або відхилення відпусток, результатом якого будуть записи у графіку відпусток;
перепланування відпусток, яким було відмовлено у затвердженні (за потреби).

Традиційно результатом планування відпусток є графік відпусток, який складається на один рік.

Для правильної роботи інструменту необхідно внести дані про відпустки, що були раніше. Для цього достатньо створити один документ та внести до нього відпустку на кожного співробітника. Встановити в документі реквізит «Рішення» рівним «Затверджено» та провести документ заднім числом.

Для продуктивної роботи бажано внести до системи дані щодо заходів на період планування відпусток.

Методи прийняття рішення щодо надання відпусток працівникам кожному підприємстві може бути різними. Але все ж таки існують ряд показників, які впливають на прийняття такого рішення:

розмір доступного працівникові відпустки на день планованого відходу у відпустку;
посада працівника та підрозділ, у якому він працює;
список працівників, відпустка яких потрапляє в період затвердженої відпустки;
заходи, що потрапляють у період затвердженої відпустки;
дата запланованого звільнення.

Облік цих причин дозволяє формалізувати процедуру прийняття рішення щодо надання відпусток.

Інструменти планування відпустки:

документ "Планування відпустки";
інструмент затвердження відпусток;
Звіти щодо планованих відпусток – «Графік відпусток», «Фактичні відпустки» та «Виконання графіка відпусток».

Всі перераховані вище інструменти планування відпусток викликаються з меню "Управління персоналом" - «Персонал» - «Відпустки»(інтерфейс "Повний").

Документ «Планування відпустки»здійснює планування щорічних відпусток працівників підприємства, тобто. вказується список працівників та періоди їх відпусток.

У документі вказується автор документа (поле «Відповідальний») та рішення щодо введених планів. Як рішення можливі варіанти: "підготовлений", "затверджений", "відхилений".

При редагуванні документа слід пам'ятати, що затверджується не відпустка, а весь документ, що містить кілька відпусток. Тому недоцільно вносити до одного документа відпустки з різною ймовірністю затвердження.

Автоматичне заповнення (кнопка «Заповнити») дозволяє автоматично занести до табличної частини документа працівників організації, відібраних за довільними критеріями. Під час проведення документа проводиться перевірка несуперечності виходить графіка.

Інструмент для затвердження відпусток

Інструмент дозволяє провести процедуру затвердження для кожної відпустки окремо та документа повністю.

У цьому інструменті реалізовані такі можливості:

збирає та надає дані для формалізації прийняття рішення про затвердження відпустки;
проводить перевірки коректності введення відпусток з побудовою звіту про помилки та попередження;
графічна ілюстрація поточної ситуації з планованими відпустками;
підготовка звіту про ухвалені рішення.

У лівій частині форми розташовані списки відпусток: на одній закладці всі заплановані, але не затверджені відпустки, на іншій – список документів із відпустками. У списках можна вводити коментарі.

У правій частині форми також дві закладки: на одній закладці розташовані графік та діаграма запланованих відпусток; на іншій закладці відображаються довідки. Довідки та графіки покликані допомогти у прийнятті рішення.

Порядок затвердження відпусток:

двічі клікнути мишею в рядок, позначений «запитанням», з'явиться довідка на відпустку для даного співробітника або для перевірки всіх відпусток натиснути кнопку;
прийняти рішення та відзначити його натисканням кнопок «Затвердити» або «Відхилити»;
до колонки «Коментар» можна вписати свій коментар, який буде роздрукований у звіті про результати затвердження відпусток;
після затвердження всіх відпусток (або якоїсь частини відпусток) натисніть кнопку «Провести затверджені документи». Документи, в яких усі відпустки мають позначку «затверджений» будуть проведені, і відпустки, що містяться в них, стануть частиною графіка відпусток.

Графік показує кількість відпускників у часі. Відпустка, зазначена у таблиці, підсвічується на графіці. Діапазон графіка встановлюється автоматично за датами запланованих відпусток і може бути встановлений у верхньому правому кутку графіка. На графіку різними кольорами виділено заплановані, затверджені та реалізовані відпустки, виділену відпустку.

Кнопка «Довідка про відпустку» призначена для формалізації ухвалення рішення та містить таку інформацію:

розмір доступної працівникові відпустки на день планованого відходу у відпустку, який розраховується за формулою: розмір «заробленої» відпустки мінус сума розмірів усіх затверджених відпусток. Розмір «заробленої» відпустки розраховується виходячи з 28 календарних днів відпустки за кожен календарний рік з моменту прийому на роботу;
посада працівника та підрозділ, у якому він числиться;
інформація про намічене звільнення (якщо є);
повідомлення про помилки та попередження (якщо є);
список працівників, відпустка яких потрапляє у період аналізованої відпустки;
список заходів, що потрапляють у період аналізованої відпустки;
дані для розрахунку доступної відпустки;
список документів на відпустки для цього працівника.

Кнопка «Загальна довідка про відпустку» призначена для аналізу стану відпусток, тут по всіх співробітниках зібрано таку інформацію:

розмір заробленої відпустки;
розмір затвердженої відпустки (з графіка відпусток);
дані про останню відпустку.

"Звіт за сеанс роботи". У цій довідці дві частини: у першій частині список документів та відпусток, що пройшли затвердження (відпустки, які в них містяться, внесені до графіку відпусток); у другій частині - документи та відпустки, які не були внесені до графіка відпусток з коментарями особи, яка приймала рішення (якщо такі вносилися).

Звіти за графіком відпусток

Звіт «Графік відпусток» є результатом планування відпусток. В результаті відображається діаграма графіка відпусток за зазначений період. Список працівників у звіті можна сформувати як за підрозділами, так і за посадами.

У звіті «Фактичні відпустки» виводяться дані у вигляді також у вигляді діаграми, але відображаються лише фактичні відпустки за вказаний період.

Зведений звіт щодо залишків відпусток співробітників організації з деталізацією щодо фактично використаних відпусток.

Звіт дозволяє отримати зведену інформацію щодо накопичених залишків відпусток по співробітникам організації на будь-яку дату. Під час формування звіту використовується механізм роботи із зовнішніми наборами даних СКД.

Враховано можливість використання звіту у інформаційних базахз обмеженням доступу лише на рівні записів.

Враховується можливість настроювання надання додаткової відпустки всім співробітникам організації

При формуванні основного запиту враховуються відбори за підрозділом та співробітником, встановлені в налаштуваннях звіту. Первинний запит формується виходячи з регістру відомостей "Працівники організацій". Відкрито модуль об'єкта.

Починаючи з релізу 2.5.52.1 у конфігурації 1С ЗУП використовується новий механізм розрахунку залишків відпусток. Зведений звіт перероблено з урахуванням останніх змінконфігурації. Звіт можна формувати, використовую до розрахунку залишків як новий, і старий механізми. Детальна довідка по співробітнику так само формується в залежності від обраного опціону або старого зразка, або нового.

Додано можливість формування звіту в УПП (тестовий варіант). Виправлено роботу з відбором. Виправлено роботу з реєстраторами без прав на перегляд.

Враховано зміни релізу конфігурації 2.5.57.1

враховано зміни релізу конфігурації 2.5.66.2 (до типової конфігурації додано модуль Користувачі)

Додано підтримку конфігурації ЗКБУ

Перероблено інтерфейс. Додано можливість формування звіту в керованому додатку. Додано можливість формування звіту за списками організацій та співробітників.

Повернув можливість використання налаштувань звітування. На командній панелі додав кнопку зняття захисту таблиці для можливості збереження звіту в Excel.

Якщо в установках програми встановлено параметр реєстрації фактичних відпусток, то деталізація у звіті буде до документа, що змінив залишки відпусток. Для звіту не важливо, який тип документа списує фактичні відпустки.

Деталізація звіту до документа реєстратора фактично використаних днів відпустки.

У звіті передбачено можливість формування штатної довідки щодо залишків відпусток за поточним співробітником. Подвійний клік миші на співробітнику викликає діалог розшифровки з вибором формування довідки по співробітнику, або додаткової деталізаціїза звітом.

Звіт спочатку виводиться всім співробітникам організації. Додаткові обмеження можна налаштувати використовуючи відбори за параметрами, що вас цікавлять.

Для виведення лише працюючих співробітників необхідно встановити додатковий відбір: наприклад, за датою звільнення.

приклад включення до звіту лише співробітників оформлених за основним місцем роботи та за трудовим договором:

Інформація щодо відпусток співробітників – важлива частинакадрового обліку. У програмі 1С 8.3 ЗУП ви можете сформувати детальний звіт щодо відпусток по кожному співробітнику. Як враховувати залишки відпусток у 1С 8.3 ЗУП 3.1 читайте у цій статті.

Кожен працівник має право на щорічну оплачувану 28-денну відпустку. Це право закріплено у трудовому законодавстві. Крім того, керівництво може надавати додаткові відпустки. Наприклад, співробітникам з ненормованим робочим днем чи шкідливими умовами праці. Якщо працівники працюють в умовах крайньої півночі, то їм гарантовано додаткова відпустка 24 дні. У програмі 1С 8.3 ЗУП 3.1 можна враховувати різні видивідпусток та формувати детальний звіт щодо відпусток по кожному співробітнику. Де можна переглянути залишки відпусток у 1С 8.3 ЗУП 3.1 читайте у цій статті.

Крок 1. Введіть у 1С 8.3 ЗУП початкові залишки відпусток

Якщо ви перейшли на 1С 8.3 ЗУП 3.1 з іншого зарплатної програми, то вам треба внести до 1С залишки по відпустках. Це не потрібно робити тільки по нових співробітниках, яких ви прийняли на роботу вже в 1С 8.3 ЗУП. Введення залишків робіть у картці співробітника. Для цього зайдіть у розділ «Кадри» (1) та клацніть на посилання «Співробітники» (2). Відкриється вікно зі списком працівників.

У вікні вкажіть вашу організацію (3), і клацніть двічі на співробітника (4), по якому потрібно ввести залишок. Відкриється картка працівника.

У картці натисніть кнопку «Оформити документ» (5), оберіть «Відсутності» (6) та клацніть на посилання «Введення залишків…» (7). Відкриється форма для введення.

У вікні введення вкажіть дату залишків (8). Це має бути остання дата періоду, за яким вводиться залишок. Далі натисніть кнопку «Додати» (9) та введіть види відпусток (10), за якими потрібно ввести дані. Також за кожним видом введіть початкову (11) та кінцеву дату (12) періоду. У полі «Залишок» (13) введіть кількість днів невикористаної відпустки. Щоб ввести дані, натисніть кнопку «Провести та закрити» (14). Тепер щодо цього співробітника у програмі 1С 8.3 ЗУП 3.1 є дані щодо залишків.

Крок 2. Зважте на вхідний залишок при оформленні відпустки в 1С 8.3 ЗУП 3.1

Під час створення документа «Відпустка» ви можете переглянути залишки невикористаної відпустки за всі періоди роботи співробітника та врахувати їх. Зайдіть в розділ «Кадри» (1) та клацніть на посилання «Відпустки» (2).

У вікні, натисніть кнопку «Створити» (3) і клацніть на посилання «Відпустка» (4). Відкриється форма його оформлення.

У цьому звіті видно початкові залишкиза видами відпусток (7), які були запроваджені вручну. Також тут зазначені залишки, накопичені за період, коли зарплата вже враховувалася у 1С (8). У графі «Залишок…» (9) зазначено, скільки днів може взяти працівник на поточний момент. Орієнтуючись на ці цифри, можна перейти до подальшого оформлення відпустки.

Крок 3. Сформуйте звіт щодо залишків відпусток у 1С 8.3 ЗУП 3.1

У 1С 8.3 ЗУП є звіт щодо залишків відпусток усіх співробітників. Для його формування зайдіть у розділ «Кадри» (1) та клацніть на посилання «Кадрові звіти» (2). Відкриється список усіх звітів.