Відображення операцій із розрахунків із підзвітними особами передбачає звернення до довіднику Співробітники.

Для оформлення звіту за витрачені підзвітні кошти призначено документ типової конфігурації Авансовий звіт. Для його формування заповнюється екранна форма документа, звернення до якої може бути виконане через меню способами аналогічними, як і для касових ордерів:

 Журнали → Авансові звіти шляхом введення нового документа;

 Документи → Авансовий звіт;

 Операції → Журнали документів → Авансові звіти

 Журнали → Загальний журнал → Insert → Авансовий звіт.

Екранна форма авансового звіту, Як і паперовий еквівалент, складається з двох сторін-закладок: "Лицьова сторона", "Оборотова сторона". У вікні заповнюють реквізити форми відповідно до змісту операції, що оформляється. При заповненні табличної частини "Оборотної сторони" кожен вид витрат вказується в новому рядку таблиці.

Щоб створити друковану форму авансового звіту, натисніть кнопку Друк.

Бухгалтерські проводки формуються автоматично під час проведення авансового звіту.

Для отримання підсумкових та детальних відомостей про стан розрахунків із підзвітними особами за рахунком 71 використовуються стандартні звіти: Оборотно-сальдова відомість за рахунком, Картка рахунка, Картка субконто.

33. Облік банківських операцій у системі 1с 7.7

Для відображення руху грошових коштіввикористовуються такі довідники як Банківські рахунки, Рух коштів, які закріплені як субконто до рахунків 51 «Розрахункові рахунки» та 52 «Валютні рахунки». Тому перед початком роботи слід ознайомитись з аналітикою за цими рахунками.

Документи типової конфігурації програми дозволяють готувати платіжні документи для подання до банку та вводити інформацію про скоєні операції на розрахункових та валютних рахунках. Робота з платіжними документами (оголошення на внесок готівкою, платіжне доручення, платіжна вимога, платіжна вимога-доручення, доручення реєстру чеків та інші) у програмі ведеться в журналі Платіжні документи, який відкривається через меню одним із наступних способів:

 Операції → Журнали документів → Платіжні документи шляхом введення нового документа;

 Журнали → Платіжні документи шляхом введення нового документа;

 Документи → Платіжне дорученняабо Платіжні документи;

 Журнали → Загальний журнал → Insert → Платіжна вимога (Платіжне доручення, Платіжна вимога-доручення).

Для виписки платіжного доручення є екранна форма документа "Платіжне доручення". Банківські реквізити одержувача зберігаються у довіднику Контрагенти на закладці "Розрахункові рахунки". Якщо потрібна інформація у довіднику відсутня, то дані до нього вносять безпосередньо у процесі виписки платіжного доручення.

Після заповнення та перегляду сформованого платіжного документа натисніть екранну кнопку Записати та ОК.

Операції з руху коштів у розрахунковий рахунок узагальнюються у типової зміни у вигляді документа Виписка, виходячи з якого формуються бухгалтерські записи на рахунках. Відкриття екранної форми та введення нового документа можна здійснити через меню одним із наступних способів:

 Операції → Журнали документів → Банк шляхом введення нового документа;

 Журнали → Банк шляхом введення нового документа;

 Документи → Виписка;

 Журнали → Загальний журнал → Insert → Виписка.

В екранній формі нового документа «Виписка» заповніть діалогові вікна відповідно до умови завдання.

Вибір типу виписки (рубльова чи валютна) визначає банківський рахунок, виписка з якого вводиться в інформаційну базу. У табличній частині відображають операції по рахунку згідно з випискою. При заповненні реквізитів виписки їх значення вибирають із відповідних довідників. Наприклад, характер платежу визначається шляхом вибору субконто із довідника Рух коштів.

У документі Виписка передбачені режими автоматизованої обробки банківської виписки, вибір яких здійснюється за допомогою натискання екранних кнопок Надходження документів або Підбір плат. документів. Наприклад, якщо у Виписці відображається списання коштів з рахунку згідно з Платіжним дорученням, то для підбору відповідних платіжних документів натисніть екранну кнопку Підбір плат. документів та здійсніть вибір. Коли кошти від покупців надходять на підставі розрахункових документів, виставлених на його адресу та відображених в інформаційній базі, рядок табличної частини документа Виписка зручніше заповнювати за допомогою екранної кнопки Надходження за документами.

Для реєстрації Виписки в інформаційній базі та формування бухгалтерських проводок документ слід зберегти за допомогою кнопок Записати та (або) ОК.

У випадку під час проведення документа Виписка за кожним рядком виписки формується бухгалтерська проводказа дебетом (при зарахуванні) або за кредитом (при списанні) рахунки 51 (52) у кореспонденції із зазначеним за цією операцією рахунком. Виняток - отримання з рахунку або внесення на рахунок готівки. За такими операціями, щоб уникнути дублювання проводки не формуватимуться. Відповідно до прийнятої у програмі "1C: Підприємство" методології обліку вони формуються при проведенні касових документів.

Переглянути журнали, сформовані за даними виписки можна у Журналі операцій (Журнали → Журнал операцій).

Виписка використовується для відображення операцій на валютних рахунках організації. Для цього у документі слід вибрати відповідний валютний рахунок.

Для отримання підсумкових та детальних відомостей про рух коштів на рахунках у банках використовуються стандартні звіти: Оборотно-сальдова відомість за рахунком, Аналіз рахунку, Картка рахунку.

Хоч і не дуже часто, але зустрічаються ще організації, що працюють із 1С:Підприємство 7.7. Мова цієї версії серйозно відрізняється від мови 1С:Підприємство 8, тому навіть створення простого звіту може стати проблемою для людини, яка не працювала з 1С 7.7 (на зразок мене). Інформації в інтернеті знайшлося небагато, здебільшого всі відсилають до ЖКК (жовто-червоних книг мануалів), тож спробую у цій статті узагальнити все, що знайшов. Описуватиму створення звіту без використання конструкторів, хоча вони можуть спростити завдання.

Отже, завдання: створити звіт – реєстр прибуткових накладних на метал (організація займається прийомом брухту). Реєстр є таблицею з номером і датою накладної, назвою металу, і т.д. Зміст не такий важливий, важливо, що дані отримуватимемо запитом до документа Надходження товарівта його табличній частині. Користувач зможе задати фільтри для звіту за датами, складом і за типом металу (чорний або кольоровий).

Створення звіту

1. Створюємо звіт. Мій буде називатися Журнал ПСА. Це робиться так само, як у 1С 8. При відкритті створеного звіту відразу відображається його форма. Внизу на вкладках, крім режиму Діалогє режими Модульта макети звіту. Макети можна додавати, клацнувши правою кнопкою на рівні вкладок і вибравши Додати таблицю.
2. В режимі Діалогдодаємо поля введення, до яких будуть заноситись дані для фільтрів. Аналогічно 1С 8 на нижній панелі інструментів знаходяться елементи управління. При додаванні поля введення відкриється вікно властивостей, у якому потрібно вказати Ідентифікаторі Тип даних. Ідентифікатор - це Ім'яелемента, яким можна буде отримати обране користувачем значення. Отже, я додав такі поля: ВибНачПеріода, ВибКонПеріода, ВибМетал, ВибМісцеЗберігання. Ще нам буде потрібна кнопка Сформуватишвидше за все вона вже є. Зверну лише увагу на параметр Формулау її властивостях. Там прописується ім'я процедури, що викликає натискання кнопки. Тобто, наприклад, Сформувати().
3. Створюємо макет звіту. Тут все схоже на макети в 1С 8. Той самий табличний документ, в якому є секції(Вони ж області). Імена секцій призначаються через меню Таблиця. Осередки мають кілька типів заповнення, які аналогічні типу в 1С 8: текст, параметр, шаблон. Тільки параметртут називається Вираз. Є й на відміну від 1С 8. Виразам-параметрам тут не присвоюються імена, а прописується ім'я змінної, з якої потрібно брати значення для підстановки в макет. Наприклад, у мене в запиті буде отримано номер накладної, тому у властивостях відповідної комірки макета з типом Виразя напишу Запит.Номер. Шаблон працює так само, як у 1С 8. Текстова частина пишеться як завжди, а вираз полягає у квадратних дужках. І воно також має містити змінну, з якої береться значення. Наприклад, мені потрібно вивести з результату запиту рівень радіоактивності прийнятого брухту і додати до одиницю виміру мкзв/год. Для цього підійде шаблон такого змісту: [Запит.радіація] мкзв/год
   
   
4. Наразі переходимо до процедури формування звіту. Швидше за все, процедура для кнопки Сформувативже створено, якщо ні, створюємо вручну. Код виглядатиме так:
   

   Процедура Сформувати()
   Перем Запит, Текст Запиту, Таб;
   //Створення об'єкта типу Запит
   Запит = Створити Об'єкт ( " Запит " ) ;
   Текст Запиту =
   "//((ЗАПРОС(запит))
   |Період з ВибНачПеріоду до ВибКонПеріоду;
   |Обробляти непоміченіНаВидалення;
   |Без підсумків;
   |Номер = Документ.Надходження Товарів.НомерДокВхідний;
   |Дата = Документ.Надходження Товарів.ДатаДокВхідний;
   |Здавальник = Документ.Надходження Товарів.Контрагент.Найменування;
   | Юридичний Адреса = Документ. Надходження Товарів. Контрагент. Юридичний Адреса;
   |ДокументСерія = Документ.Надходження Товарів.Контрагент.ДокументСерія;
   |ДокументНомер = Документ.Надходження Товарів.Контрагент.ДокументНомер;
   |ДокументКемВидано = Документ.Надходження Товарів.Контрагент.ДокументКемВидано;
   |Металл = Документ.Надходження Товарів.Товар.Металл;
   |Вага = Документ.Надходження Товарів.Кількість;
   |Радіація = Документ.Надходження Товарів.Радіація;
   |МісцеЗберігання = Документ.Надходження Товарів.МісцеЗберігання;
   |Угруповання РядкуДокумента;
   |Угруповання Документ;
   |Умова(Метал.Кольоровий = ВибМетал);
   |Умова(МісцеЗберігання = ВибМісцеЗберігання);
   |" //)) ЗАПИТ
   ;

   Текст запиту, на мою думку, зрозумілий. Для його формування можна скористатися конструктором запитів (верхнє меню Конструктори). Зверну увагу на деякі особливості:

   • Кожне поле запиту записується окрему змінну, їх можна побачити перед знаком =. У принципі, це аналогічно до завдання псевдонімів у .
   • У запиті обов'язковомає бути хоча б одне угруповання. Інакше неможливо обійти результат запиту. У даному випадкуУгруповання йде спочатку за рядками документа Надходження Товарів, а потім за самими документами. Якщо залишити у групуванні лише рядки документа, буде виведено один документ.
   • Запит може брати дані із форми. Наприклад, умова МісцеЗберігання = ВибМісцеЗберігання говорить про те, що буде взято значення з поля введення з ім'ям ВибМісцеЗберігання.

   // Якщо помилка у запиті, то вихід із процедури
   Якщо запит. Виконати(Текст Запиту) = 0 Тоді
   Повернення;
   КінецьЯкщо ;

   // Підготовка до заповнення вихідних форм даними запиту
   Таб = Створити Об'єкт ("Таблиця");
   Таб. Вихідна Таблиця ("макет");
   Таб. ВивестиСекцію("Заголовок" ) ;
   Стан( "Заповнення вихідної таблиці...") ;
   Таб. Опції (0, 0, Таб. Висота Таблиці (), 0);

   Тут перевіряємо можливість виконати запит і, якщо все гаразд, створюємо табличний документ на основі макета та виводимо секцію Заголовок.

   Поки що Запит. Угруповання() = 1 Цикл
   // Заповнення полів запит
   Сдатчик = СокрЛП (Запит. Сдатчик) + "," + СокрЛП (Запит. Юридичний Адреса) + ", паспорт" + Запит. ДокументСерія + " " + Запит. ДокументНомер + " видано " + Запит. ДокументКемВидано;
   Таб. ВивестиСекцію("Дані") ;
   Кінець циклу;
   // Висновок заповненої форми
   Таб. Тільки Перегляд (1);
   Таб. Показати("Звіт", "");
   КінецьПроцедури

   Тепер у циклі обходимо всі угруповання (а якби угруповань не було, ми не змогли б обійти результат запиту) та виводимо секцію Дані. Пам'ятаєте, що вирази в комірках макета мали відповідати змінним у модулі? Ось тут це працює. При виведенні секції вирази автоматично замінюються значення таких самих змінних. Усі дані на макеті отримали із запиту, крім даних здавача. Його зібрали з кількох полів результату запиту.

Ось і все, звіт готовий.

Робота з підзвітними особами

Інформація про підзвітні особи заноситься до призначеного для цього довідника. Видача грошових сумпідзвітній особі оформляється спеціальним документом із встановленим видом оплати. Інформація про те, яким чином було витрачено видані підзвітні суми, заповнюється за допомогою документа "Авансовий звіт".

До авансового звіту можуть бути включені документи:

• "Рядок авансового звіту (закупівля ТМЦ)" - до документу заноситься список ТМЦ на придбання яких було витрачено підзвітні кошти. Під час проведення документа оприбутковуються зазначені ТМЦ і з підзвітної особи списується заборгованість, що дорівнює сумі документа.
• "Рядок авансового звіту (оплата постачальнику)" - до документу заноситься інформація про те, яким постачальникам, за якими договорами та в якому розмірі були виплачені гроші з підзвітної суми. Після проведення документа відбудеться погашення заборгованості перед постачальниками з допомогою підзвітних коштів.
• "Рядок аванс. звіту (інше)" - до документу заноситься інформація про додаткові витрати підзвітної особи (транспорт, готель та інше). Документ зменшує суму заборгованості підзвітної особи.

Повернення невитрачених підзвітних сум оформляється відповідним документом із встановленим видом оплати "повернення сум від підзвітної особи".

Бухгалтери часто зустрічаються з необхідністю створення авансових звітів при розрахунках готівкою зі співробітниками. Цей документ необхідний підтвердження витраченої суми чи фінансових документів, виданих співробітнику раніше.

Наведемо найпростіший приклад. Співробітника та видали певну суму на купівлю квитка. Після повернення він надає цей квиток бухгалтеру для того, щоб підтвердити, скільки грошей він витратив фактично. Потім бухгалтер на його підставі робить авансовий звіт.

Можна навести ще багато прикладів. Це купівля матеріалів, товарів (канцтовари, госп. інвентар та ін.), Плата за, добові, поштові витрати та багато іншого.

У цій статті ми розглянемо інструкцію щодо кроків створення авансового звіту в 1С 8.3 та наведемо зразок його заповнення.

Видача коштів

Насамперед співробітнику видаються гроші чи грошові документи. Оформити цю операцію в 1С 8.3 можна через касові та грошові документи відповідно. Вони знаходяться у розділі «Банк та каса».

Крім наведених вище способів, можна скористатися списанням з розрахункового рахунку, але в нашому прикладі даний варіант розглядатися не буде, тому що даний видоперації частіше зустрічається з готівковим, а чи не безготівковим розрахунком.

Нижче наведено приклад видачі готівки підзвітній особі. Він формує проведення за рахунками Дп 71.01 – Кт 50.1. Рахунок обліку підставляється , але можна змінити під час заповнення документа.

Цей документ також використовується у випадках, коли відбувся перевитрата виданих коштів. Простіше кажучи, співробітнику видали 1000 рублів, а він витратив із дозволу керівника 1500 рублів. Різницю в 500 рублів слід оформити видачею готівки.

Оформлення авансового звіту до 1С

Оформлення цього документапрактично однаково як і версії 3.0 (8.3), і у 2.0 (8.2), тому ця стаття підійде всім.

Щоб зробити новий авансовий звіт, потрібно в меню «Банк та каса» та виберіть «Авансові звіти». У формі списку, що відкрилася, натисніть на кнопку «Створити».

Спочатку необхідно обрати співробітника, на якого оформляється документ та підрозділ.

На першій вкладці перераховуються ті документи, якими співробітник отримав ці кошти. Валюта та сума підставиться автоматично.

Коротко розглянемо вміст інших вкладок:

• На вкладці «Товари» вказується список ТМЦ, придбаних підзвітною особою. При зазначенні рахунків обліку за цими товарами сформуються проведення за надходженням.
• Третя вкладка містить дані про тару, яку співробітник отримав від постачальника.
• Вкладка «Оплата» містить дані про суми, які заплатили постачальники за придбані товари, передоплата.
• На вкладці "Інше" вказуються інші витрати. У нашому випадку ми прозвітуємо саме на цій вкладці.

Перед печаткою слід провести документ. Друкована форма цього документа знаходиться в меню "Друк" - "Авансовий звіт (АТ-1)".

Як ми можемо побачити у друкованій форміі в нижній частині форми документа, у цього співробітника вийшов перевитрати.

Це означає те, що він витратив більше коштів, ніж видали спочатку. У прикладі різниця в 100 рублів буде відбито на рахунку 71.01. Як було раніше зазначено, що різницю у сумах необхідно повернути працівникові за допомогою документа касового документавидачі готівки.

Дивіться також відео інструкцію щодо заповнення авансового звіту в 1С:

Якщо у вашій установі є розрахунки з підзвітними особами (наприклад, купівля тих чи інших товарів чи послуг через підзвітних осіб або відшкодування витрат працівника при виконанні службових обов'язків), то ви, напевно, використовуєте у своїй роботі авансові звіти. У цій статті хотілося б розповісти про правильність заповнення цих документів у програмі "1С:Бухгалтерії" державної установи, Редакція 2.0 ".

Що таке авансовий звіт? У програмі – це документ, що підтверджує факт видачі авансу співробітнику та звіт про витрати. Тому методично правильно спочатку формувати у програмі документ «Заява на видачу авансу», а потім вносити «Авансовий звіт», в якому буде відображено звітність підзвітної особи.
Заяву можна знайти:

Створимо документ:

Заповнюємо документ даними:

Зверну вашу увагу на зобов'язання: правильніше створювати зобов'язання на кожну заяву підзвітної особи, тому у нашому прикладі створимо зобов'язання:

Щоб наше зобов'язання стало видно у списку, потрібно зняти прапор:

Після заповнення документ виглядає так:

Проведений документ формує такі рухи за рахунками:

Потім на підставі створюється документ «Авансовий звіт»:

Документ складається із чотирьох вкладок. Розглянемо послідовно кожну з них
1. Аванс
На цій вкладці вказується вся інформація про виданий аванс співробітнику. Під час формування на основі вкладка автоматично заповнюється основними даними.

Якщо є перевитрата або залишок попереднього авансу, потрібно скористатися кнопкою заповнення:

Також важливо заповнити табличну частину, в якій слід вказати грошовий видатковий документна видачу коштів підзвітнику як аванс:

Сформуємо новий рядок. Як видно на малюнку, відкривається список грошових документів із відбором за контрагентом (у нашому прикладі – це співробітник Зайцева Ольга Костянтинівна). Але оскільки ми ще не встигли створити документ виплати авансу – список порожній. Тому виплатимо аванс працівникові:

Створимо документ виплати коштів:

Заповнимо документ:

Виберемо відповідну бухгалтерську операцію:

Виплатимо кошти співробітнику, встановимо дату виконання документа та проведемо:

Документ формує такі проводки:

Документ створено та проведено. Тепер повернемося до нашого авансового звіту та спробуємо знову додати грошовий видатковий документ у табличну частину вкладки «Аванс»:

Як видно, тепер додати грошовий документє можливість:

На цьому заповнення першої вкладки закінчено. Після того як підзвітна особапридбає необхідні матеріали, основні засоби, послуги та звітуватиме відповідними документами до бухгалтерії – заповнюється друга вкладка «Витрачено».
2. Витрачено.
Знову ж таки, завдяки створенню на підставі заяви, вкладку частково заповнено. У таблиці цієї вкладки зазначаються витрати підзвітної особи. Можна просто додавати рядки з описом витрат або прив'язувати прибутковий документ (для цього необхідно встановити прапор у першому рядку):

Так як у нашому прикладі купуються книги для бібліотеки, створимо та вкажемо документ надходження основних засобів:

Цей документ формує такі проводки:

Після того, як документ надходження готовий, вкажемо його у табличній частині:

Так як у документі надходження основних засобів у табличній частині вже відображено реквізити бухгалтерської операції, в авансовому звіті автоматично встановлюється запис:

Якщо ж ви не вказуєте будь-який прибутковий документ, а розшифровуєте витрати підзвітної особи у табличній частині авансового звіту, у стовпцях бухгалтерського записуповністю зазначаються реквізити. Для прикладу додамо такий запис:

Такі витрати можна віднести до загальногосподарських - рахунок 109.80 або відразу на витрати поточного фінансового року- Рахунок 401.20:

Також хотілося б звернути вашу увагу, що при заповненні бухгалтерського запису у такому варіанті звіту про витрати при спробі відкрити список бухгалтерських рахунків ми побачимо, що список порожній. Справа в тому, що встановлено відбір за коректними рахунками:

Знімемо відбір:

Після зняття список заповнюється рахунками.
Варіант зі звітом без документів приходу ми розглянули, але оскільки він не підходить для нашого прикладу, видалімо цей рядок. Друга вкладка набуде вигляду:

3. Відомості про внесення залишку, видачу перевитрати.
Ця вкладка заповнюється у випадку, коли сума авансу не дорівнює сумі витрат підзвітної особи (менше або більше). Якщо сума менша – підзвітна особа повертає залишок суми (також оформляється прибутковий грошовий документ), якщо сума видатків більша і вся сума приймається до обліку – підзвітній особі видається перевитрата (оформляється грошовий документ, уже видаткового характеру). І в авансовому звіті на цій вкладці у табличній частині вказується документ, який доводить видачу перевитрати або повернення залишку. У нашому прикладі на всю суму були закуплені кошти, тому ця вкладка залишиться порожньою.

4. Бухгалтерська операція.
На цій вкладці, як і в інших документах, вказується бухгалтерська операція, яка дозволить сформувати необхідні проводки під час проведення. За замовчуванням у документі проставлено бухгалтерську операцію:

Це сталося тому, що цей документ від постачальника має тільки одну бухгалтерську операцію:

Після заповнення проводимо документ. Необхідно переглянути, які проводки буде сформовано документом:

У нашому прикладі не було створено жодної проводки. Розберемося, чи це правильно:
- перший документ, який був нами сформований, – це заява на видачу авансу. Він формує проведення щодо прийняття грошових зобов'язань. Тобто ми маємо виплатити гроші підзвітній особі зараз, не колись, коли надійде товар, а зараз – отже, приймаємо грошові зобов'язання.
- далі формується видатковий грошовий документ – у прикладі це була заявка на касова витрата. Цей документ сформував проводки, які «поклали» кошти у вигляді 10 000 крб. з відповідною аналітикою (субконто «Контрагент») на рахунок 208.31 «Розрахунки з підзвітними особами щодо придбання основних засобів». Проведення цього документа правильне.
- після того, як підзвітна особа звітувала – нами було створено документ надходження основних засобів, який сформував проводку, в якій саме рахунок 208.31 був зазначений за кредитом, дане проведення закриває рахунок 208 та закінчує операцію розрахунків з підзвітними особами. Підзвітна особа більше не має заборгованості.
- стосовно рахунків розділу 5 «Санкціонування», зокрема – грошові зобов'язання – ці рахунки закриваються наприкінці року, протягом року суми цих рахунках накопичуються.
Тому документ «Авансовий звіт» під час проведення не сформував проводок.
Розглянемо ситуацію, що склалася у звіті «Оборотно-сальдова відомість»:

Скористайтеся такими налаштуваннями:

Сформуємо звіт:

Як видно зі звіту, внаслідок операцій у нас залишилося дебетове сальдона рахунку 106 – це наші капітальні додавання до основних засобів, придбаних через підзвітну особу. Необхідно прийняти до обліку з цього рахунку на рахунок 101 і в обліку з'явиться новопридбаний основний засіб.
Також зверніть увагу, що рахунок 208 закрився. Це означає, що підзвітна особа повністю відзвітувала за виданий аванс.
Зберігаються залишки на рахунках санкціонування, але, як згадувала, це нормально, т.к. закриття відбувається наприкінці року.
І, нарешті, хотілося б загострити вашу увагу на одному важливому нюансі заповнення документів: при формуванні та заповненні необхідних документівдля підзвіту звертайте увагу на послідовність, яка забезпечується датою документа. Тобто дата заяви на видачу авансу має бути найранішою, дата авансового звіту – найпізніша. Дати документів видачі та прийняття коштів, документів приходу ТМЦ, послуг мають бути в межах цього інтервалу.