Рахунок 71 бухгалтерського обліку - це активно-пасивний рахунок «Розрахунки з підзвітними особами», служить для обліку виданих підзвітних сум та повернення невитрачених сум. На підприємствах працівникам можуть виділятися кошти на підзвіт на господарські витрати, на купівлю матеріалів або витрати на відрядження. Розглянемо як вести облік розрахунків із підзвітними особами та приклади бухгалтерських проводок за рахунком 71.

Рахунок 71 є активно-пасивним, тому сальдо може бути як дебетовим, і кредитовим.

• По Дт рахунку 71 відображаються суми отриманих грошових коштівспівробітником;
• По Кт рахунки 71 відбивається витрачання коштів.

Аналітичний облік за рахунком "Розрахунки з підзвітними особами" ведеться по кожній підзвітній особі окремо.

Порядок видачі у підзвіт

Під авансовий звіт дозволяється видавати гроші лише працівникам підприємства. Підзвітні суми видаються готівкою з каси або перераховуються безготівковим шляхом на банківську картку.

Головне правило при видачі грошей, щоб співробітник звітував за отриману раніше підзвітну суму. На підприємствах, як правило, закріплюють наказом осіб, які мають право отримувати у підзвіт кошти, оскільки з ними укладається договір про матеріальну відповідальність:

При виплаті грошей підзвітній особі слід дотримуватись правил:

• Проконтролювати наявність сальдо у підзвітної особи (за даними регістру БО). Підстава: п.6.3 вказівок ЦБ РФ №3210, в якому зазначено, що забороняється видавати кошти в підзвіт працівникові, який не звітував, за раніше отриманою сумою.
• Отримати письмову заяву працівника у довільній формі, з відображенням основних реквізитів: мета отримання, необхідна сума, термін подання звіту, дата. Заяву слід завізувати керівником компанії чи уповноваженою особою.

Встановлено 3-денний термін, коли працівник повинен звітувати за отримані підзвітні суми, повернути до каси кошти та подати звіт. У випадку, якщо працівник не звітував у встановлений термін, слід утримати отриману їм суму з доходів працівника і нарахувати ПДФО (ст. 137 ТК РФ). При цьому:

Важливо: утримання зі співробітника можна проводити лише за письмовою заявою та не більше 20% від заробітної плати(Ст. 138 ТК РФ).

Якщо заборгованість (особливо велика сума) за підзвітною особою довгий час перебуває в обліку, то Податковий інспекторпри перевірці може перекваліфікувати таку виплату в позику або вважати її доходом (абз.3 ст.137 ТК РФ) та донарахувати ПДФО.

Максимальна сума видачі у підзвіт законом не передбачена, але варто враховувати, якщо працівник розраховується з контрагентами від імені підприємства, то за одним договором можна сплатити трохи більше 100 000 руб.

Авансовий звіт

Усі витрати коштів співробітник відбиває у авансовому звіті. Співробітник може витратити підзвітні суми придбання товарів, матеріалів, ОЗ, НМА, оплату господарських потреб фірми.

На схемі представлені види витрат за рахунком 71 та первинні документи, які слід додавати до авансового звіту:

Отримайте 267 відеоуроків з 1С безкоштовно:

Якщо у працівника виник перевитрата за підзвітними сумами, тобто працівник витратив свої особисті кошти, то підприємство вправі його відшкодувати за дотримання встановлених процедур.

Приклади типових проводок за рахунком 71

Розглянемо практичні прикладиз проводками за рахунком 71 щодо видачі, витрачання та повернення підзвітних коштів.

Приклад 1. Відшкодування перевитрати за авансовим звітом - проведення

Співробітнику ТОВ «Ромашка» Іванову І.І. виділені кошти на підзвіт у безготівковій форміу сумі 2500 руб. (на картку банку) для придбання канцтоварів. Власне Іванов І.І. витратив 2840 руб. На фактичні витрати було складено авансовий звіт і до звіту було додано документи-підстави (товарний чек). Перевитрата коштів за авансовим звітом становив 340 руб. Кошти були зараховані Іванову І.І. на банківську картку.

У ТОВ «Ромашка» сформовано проведення за рахунком 71:

Приклад 2. Повернення підзвітних сум за авансовим звітом - проведення

Між ТОВ «Ромашка» та ТОВ «Волошка» укладено договір на надання транспортних послуг на суму 7 200 руб., У т.ч. ПДВ. Для оплати послуг за договором працівник ТОВ «Ромашка» Іванов А.Б. отримав у підзвіт суму 7500 руб. Після проведення розрахунків із ТОВ «Волошка» Іванов А.Б. здав авансовий звіт, а решту коштів повернув до каси.

Бухгалтер ТОВ «Ромашка» сформував проведення:

Приклад 3. Бухгалтерські проводки з витрат на відрядження

Працівник Васильков І.І. відправлений у відрядження на 3 дні, йому видано під звіт сума 20 000 руб. Добові становлять 2000 руб.

При поверненні він подає авансовий звіт із доданими виправдувальними документами:

• Залізничні квитки у сумі 8 000 крб., зокрема ПДВ 1 220 крб., виділено окремим рядком.
• Рахунок готелю на бланку суворої звітності на 5000 руб., Вкл. ПДВ 763 руб. ПДВ також виділено окремим рядком.

Відображення витрат на відрядження за рахунком 71 у проводках:

Підзвітні особи – хто це? Як враховуються взаєморозрахунки з підзвітними особами, як видати гроші під звіт, як це оформити документально та які проводки відобразити у бухгалтерському обліку? Відповіді на ці запитання ви знайдете у статті нижче.

Хто такі підзвітні особи?

Це співробітники підприємства, яким видано кошти на витрати, пов'язані з діяльністю підприємства. Тобто гроші не можуть бути видані на особисті цілі, вони повинні бути витрачені лише на потреби організації (господарські потреби, службове відрядженняі т.д.). Видача грошей підзвітним особам має бути правильно оформлена: документально та за допомогою проводок.

Бухгалтерський облік розрахунків із підзвітними особами

Для обліку грошей, виданих під звіт, застосовується рахунок 71, який і називається «Розрахунки з підзвітними особами». Аналітичний облік на сч.71 може вестися по кожній окремій підзвітній особі.

71 рахунок бухгалтерського обліку – активно-пасивний, а це означає, що для нього одночасно виконуються правила, що діють для активних рахунків та для пасивних. Що це за правила читайте

Гроші під звіт можуть видаватися лише працівникам підприємства, причому має бути зафіксовано перелік цих працівників у наказі. Наказ про підзвітні особи затверджується керівником. Надалі можна буде видавати гроші лише особам, зазначеним у цьому наказі.

Документальне оформлення видачі грошей підзвіт

Гроші видаються підзвітній особі на підставі її заяви, в якій зазначається потрібна сумата строк, на який вона має бути видана. Керівник організації візує цю заяву, працівник із заявою йде до каси організації для отримання грошей.

Видача грошей підзвіт виконується виходячи з видаткового касового ордера. Якщо за цією підзвітною особою не значиться заборгованість за попередніми виданими сумами, і вона включена до наказу про підзвітних осіб, то з каси видається необхідна готівкова сума.

У бухгалтерському обліку видача грошей під звіт оформляється за допомогою проведення Д71 К50.

Сума може бути видана будь-яка, російське законодавствообмежень немає. Але слід пам'ятати, що передача підзвітних грошей від однієї особи іншій заборонена.

Крім того, що працівник може отримати кошти готівкою з каси, він може також отримати їх і на свій розрахунковий рахунок у банку. Це особливо зручно, якщо працівник перебуває у відрядженні. Якщо гроші видаються безготівковими коштами, То відбивається проводка Д71 К51.

Працівник, який отримав суму підзвіту, повинен надалі відзвітувати про витрачені кошти: на що витрачені і в якому розмірі. Крім того, він має надати документи, що підтверджують виконані витрати.

Протягом трьох днів після закінчення строку, зазначеного у заяві працівника, підзвітна особамає подати авансовий звіт, оформлений за формою АТ-1. Авансовий звіт відображає, на які цілі витрачені отримані кошти, який розмір витраченої підзвітною особою суми. Здаючи авансовий звіт до бухгалтерії, працівник також повинен додати підтверджуючі документи.

Якщо підзвітна особа витратила отриману суму не в повному розмірі, і в нього залишилися гроші, їх необхідно повернути в касу підприємства, при цьому оформляється проводка Д50 К71 і заповнюється документ – прибутковий касовий ордер.

Якщо ж витрати працівника перевищили отриману суму, то перевитрата має бути видана працівникові з каси виходячи з видаткового касового ордера, у своїй відбивається проводка Д71 К50.

Отримавши від підзвітної особи авансовий звіт із зазначенням цілей, куди витрачено аванс, бухгалтер повинен зробити необхідні проводки у тому, щоб списати з підзвітної особи заборгованість по дебету сч.71.

Залежно від виду витрат кредит сч.71 кореспондує з дебетом відповідних рахунків.

Якщо аванс витрачено придбання матеріальних цінностей, то виконується проводка Д10 К71 чи Д15 К71.

Якщо підзвітну суму витрачено на відрядження, то проводка Д20 (23) К71 для виробничих підприємств, або Д44 К71 - для торгових.

Якщо аванс витрачено придбання основних засобів, то проводка Д08 К71.

Якщо аванс витрачено для придбання товарів, то проводка Д41 К71.

Якщо у встановлений термін працівник не надав авансовий звіт і не повернув гроші, то вони списуються з кредиту сч.71 в дебет сч.94 «Нестачі та втрати від псування цінностей» (проводка Д94 К71).

Якщо всю суму можна утримати із зарплати підзвітної особи, то виконується проведення Д70 К94. Якщо ні – то заборгованість списується в дебет сч.73 «Розрахунки з персоналом за іншими операціями», далі можна утримувати із зарплати працівника суму частинами щомісяця (проводки Д70 К73).

Проведення за рахунком 71:

1C: Бухгалтерія 8.0. Практичний самовчитель Фадєєва Олена Анатоліївна

7.2 Придбання матеріалів через підзвітну особу

Видача готівки під звіт оформляється документом «Витратний касовий ордер». У документі вказується вид операції «Видача коштів підзвітнику».

Повернення невикористаних коштів у касу проводиться документом «Прибутковий касовий ордер» із встановленим видом операції «Повернення коштів підзвітником». У документі вказується сума повернення, каса, підзвітна особа, документ, яким було видано кошти.

Авансові звіти зберігаються та редагуються у журналі «Авансові звіти».

Документ авансовий звіт оформляється у тій валюті, яка визначена для співробітника при видачі йому коштів (документ «Витратний касовий ордер») як валюта підзвітної особи. Він має кілька табличних частин, які розміщуються на відповідних закладках. Інформація про кошти, отримані підзвітною особою, відображається на закладці «Аванси».

Кошти, видані підзвітній особі можуть бути витрачені на:

Закупівлю товарів та тари (закладки «Товари» та «Тара»)

Оплату постачальникам (закладка «Оплата»)

Інші (додаткові) витрати (закладка "Інше").

Дані про витрати коштів заповнюються у документі «Авансовий звіт» на відповідних закладках табличної частини.

Закупівля товарів

Інформація про закуплені підзвітною особою товари фіксується на закладці «Товари „, інформація про закупівлю зворотної тари фіксується на закладці «Тара».

Інформація про витрачені підзвітною особою суми заповнюються відповідно до наданих підзвітною особою друкованих форм документів.

При заповненні інформації про придбані підзвітною особою товарів сума, яку витратила підзвітна особа, відображається у двох валютах: валюті, зазначеній у друкованій формідокумента, на підставі якого оформляється запис про закупівлю товарів, та у валюті взаєморозрахунків підзвітної особи.

Якщо закуплений підзвітником товар відразу надходить складу, то документі вказується вид надходження «На склад» і вказується склад, який надійшов товар. При введенні кількості та ціни ТМЦ загальна сума та сума ПДВ розраховуються автоматично. Відомості про отримані рахунки – фактури також зазначаються у записах табличної частини закладки «Товари».

Оплата постачальнику

Витрати підзвітної особи на оплату постачальникам фіксуються на закладці «Оплата». Суми фіксуються у двох валютах: валюті, в якій підзвітна особа реально розплатилася з постачальником та у валюті взаєморозрахунків, зазначеної у договорі постачальника. При проведенні авансового звітуавтоматично коригується сума заборгованості перед постачальником.

Додаткові витрати

До додаткових витрат підзвітної особи можуть належати витрати на відрядження, витрати на проїзд, витрати на бензин і т.д. Ця інформація заповнюється на закладці "Інше". В якості додаткової інформаціїможе бути зазначена та стаття витрат, яку треба віднести інші витрати підзвітника.

Під час запису документа, по рядках табличних частин «Товари» та «Інше», в яких встановлено прапор «Рахунок-фактура пред'явлено», формуються документи виду «Рахунок-фактура отриманий».

У конфігурації передбачено друк авансового звіту за регламентованою друкованою формою.

Бухгалтерський облік

Під час проведення авансового звіту формуються бухгалтерські записиза дебетом рахунків, зазначених у табличній частині документа (у тому числі рахунки обліку ПДВ за придбаними цінностями), та кредиту рахунку 71 «Розрахунки з підзвітними особами», відповідних субрахунків (якщо звіт у рублях – то субрахунки 71.01 «Розрахунки з підзвітними особами», якщо в іноземній валюті– то субрахунки 71.02 «Розрахунки із підзвітними особами (у валюті)»).

Податковий облік

При встановленому прапорі «Відобразити у податковому обліку» авансовий звіт може бути відображено у податковому обліку з податку на прибуток.

Для коректного відображення операцій у податковому обліку необхідно вказати у табличній частині документа рахунок та аналітику податкового облікуоб'єктів, що купуються.

Під час проведення документа у податковому обліку будуть сформовані записи:

У частині придбання товарів (робіт, послуг) – за дебетом рахунків, зазначених у табличній частині, та кредитом рахунку ПВ «Надходження та вибуття майна, робіт, послуг, прав»

У частині оплати постачальникам – не відображається

ТОРТ В ОБЛИЧЧЯ Коли Гейтс приїхав на зустріч із бізнесменами та урядовими лідерами до Брюсселя, якийсь жартівник кинув йому в обличчя величезний липкий шмат кремового торта. Телевізійні агенції по всьому світу негайно розпочали торги, які пропонували за запис

Глава 7. Особа «чужої національності»