Акт інвентаризації у шкільництві. Акт інвентаризації

За підсумками інвентаризації організації мають оформлювати її результати документально. Робиться це за допомогою спеціальних актів та описів. У зв'язку з цим особи, відповідальні за здійснення інвентаризацій, повинні знати, як виглядає зразок заповнення акта про результати інвентаризації.

Якщо під час перевірки комісія виявила нестачу чи надлишок, їй потрібно буде сформувати відомість розбіжностей. Її потрібно формувати лише за тими активами, якими є розбіжності з обліковими відомостями.

Вже на підставі цієї відомості формується акт про результати інвентаризації форми 0504835. На акті мають проставити свої підписи голова та всі члени комісії. Також його має запевнити керівник компанії. Акт про результати перевірки повинен бути оформлений по кожному працівнику, який несе матеріальну відповідальність, у якого виявлено надлишок чи нестачу.

Процедура складання акта за результатами інвентаризації

При формуванні акта необхідно брати до уваги такі моменти:

• Акт складається комісією з інвентаризації. Його мають підписати всі члени комісії, їх має бути як мінімум дві особи.
• Офіційний бланк акта встановило законодавство. Проте організація має право розробити свій власний бланк акта.
• На початку документа має бути зазначено причину його оформлення.
• У обов'язковому порядкунеобхідно вказати голову комісії, і навіть її членів (вони записуються за абеткою).
• Необхідно чітко розписати усі події, що призвели до формування акту.
• За підсумками інвентаризації потрібно буде зробити висновки та висунути рекомендації.
• Заключний акт інвентаризації має затвердити керівник підприємства.

Порядок оформлення акту

Оскільки акт є наслідком перевірки, його розробці передує наказ. Керівник організації зобов'язаний видати наказ призначення комісії з інвентаризації. До її складу можуть входити будь-які працівники компанії, крім матюки. відповідальних працівників.

Дізнатись детальніше про інвентаризаційної комісії, а також подивитися зразок наказу про її призначення можна у .

Щоб дізнатися, чи відповідає реальна кількість товарно-матеріальних цінностей, необоротних активів, грошей або цінних паперівзаявленому у бухгалтерському обліку організації, фірми із встановленою ними періодичністю ініціюють перерахунки. Для проведення ревізій призначається спеціальна комісія, яка за результатами виконаної роботи складає особливий документ – акт інвентаризації. У ньому систематизуються підсумки та висновки перевірки. На його підставі за необхідності вносяться виправлення до облікової програми.

Інвентаризація – це процес перерахунку цінностей організації щодо відповідності фактичної наявності та даних бухобліку. Одночасно із цією метою виконуються додаткові завдання: з'ясовуються умови зберігання запасів, дотримання техніки експлуатації, виявляються застарілі, непотрібні ТМЦ.

Процес проведення ревізії потребує жорсткої регламентації. Спочатку видається постанова, розпорядження проведення інвентаризації (ІНВ-22), у якому прописується тип цінностей, які підлягають перерахунку, склад комісії, терміни контрольного мероприятия. Керуючись положеннями цього паперу, співробітники розпочинають роботу, а її результати закріплюють у документах, бланки яких затверджено законодавчо.

Форми первинної облікової документації для бухгалтерського облікузатверджено постановою Держкомстату №88. Існує безліч бланків, вибір яких визначається типом активів, що перераховуються. Можливі, наприклад, такі форми ІНВ:

• ІНВ-1 та 1а – зразки, розроблені для фіксації підсумків перерахунку необоротних активів (ОС та НМА).
• ІНВ-4 – відомість залишків ТМЦ у складських приміщеннях.
• ІНВ-4 – результати перерахунку переданих покупцям товарів.
• ІНВ-5 – опис результатів перевірки продукції, що є на відповідальному зберіганні організації.
• ІНВ-8 – результати ревізії виробів із дорогоцінних металів тощо.

Усього форми ІНВ включають 21 позицію, з яких компанії необхідно вибрати одну, найбільш підходящу до конкретного випадку. Наприклад, інвентаризаційний ярлик ІНВ-2 використовується організаціями, які мають так багато запасів, що їх неможливо перерахувати за день. Це проміжний документ, який фіксує результати одного циклу роботи.

Якщо дані перевірки та відомості, забиті в облікової програми, не зійшлися, складається акт інвентаризації ІНВ-19 – Порівняльна відомість. У ньому фіксуються ті позиції, якими спостерігаються розбіжності.

Компанії мають право вибирати, який бланк використовувати: уніфікований чи власний, розроблений з урахуванням законодавчих вимог. Практика показує, що перевага другий шлях віддається рідше, т.к. типові варіантизручні та прості для практичного використання.

Правила заповнення форми ІНВ-3

Насправді найбільш затребуваним бланком з представлених у наказі Держкомстату є ИНВ-3. Він присвячений підсумкам підрахунку ТМЦ, які фізично перебувають у організації: складі та інших місцях руху цінностей.

Форма акта складається з двох елементів: титульника та основної частини. Готовий бланкінвентаризації можна знайти в Інтернеті. За потреби можна переробити його «під себе», зберігши всі обов'язкові поля.

Титульник містить такі дані:

• найменування компанії та зазначення підрозділу, де проводиться перевірка;
• терміни інвентаризації;
• № та дата наказу, що регламентує захід;
• тип цінностей, що перераховуються;
• розписки матеріально відповідальних осіб у створенні умов ревізії.

Основна частина документа - таблиця, де містяться такі відомості:

• найменування ТМЦ;
• інвентарний №, номенклатурний код;
• рахунок бухобліку, де відображені цінності;
• їхня фактична кількість;
• ціна та розрахункова вартість;
• підсумкова кількість одиниць, порядкових номерів та загальна вартість;
• підпис усіх уповноважених осіб.

Якщо організація вдається до контрольної перевіркиправильності проведення інвентаризації цінностей, унизу документа ставиться підпис пост-контролера, його ПІБ, посада та дата перерахунку.

Документ складається у двох рівноцінних копіях: 1-й екземпляр передається до підрозділу бухгалтерії для звірки, 2-й – комірникам фірми.

Як відображаються результати інвентаризації необоротних активів?

Затребувані первинні документи, що використовуються під час проведення інвентаризації, – форми ІНВ-1 та ІНВ-1а. Вони присвячені ревізії необоротних активів: матеріальних та нематеріальних. Перерахунок зазвичай проводиться перед складанням річного балансу, перед реорганізацією компанії або продажем бізнесу. Знайти приклад наповнення цих бланків можна у вільному доступі на сайтах інформаційно-правових систем.

Чинні правила вимагають, що документи готуються окремо за власним та орендованим (залученим до лізингу) майном організації.

Правила заповнення документа з інвентаризації аналогічні до принципів підготовки форми ІНВ-3. В описі вказується:

• порядковий номер об'єкта ОС;
• його найменування;
• рік випуску (купівлі, завершення будівництва);
• інвентарний та заводський номери, № паспорта об'єкта;
• фактична наявність (за даними ревізорів та бухгалтерії).

Якщо йдеться про орендоване майно, таблиця заповнюється аналогічно, але прописуються дані у трьох додаткових колонках: найменування, дата та номер документа, виходячи з якого цінності перебувають у організації.

Завантажити форму для основних засобів можна в інтернеті, допускається розробка власного зразка, який не суперечить вимогам законодавства. Інвентаризаційний документ обов'язково підписується ревізорами та матеріально відповідальними особами.

Як закріпити проміжні результати інвентаризації?

Якщо ревізія не вкладається одного дня, для фіксації проміжних підсумків складається спеціальний акт інвентаризації – ИНВ-2. Він необхідний для організацій з великою кількістютоварів складі. У документі прописується:

• місце знаходження перерахованих цінностей (№ комірки, стелажу тощо);
• Показники ТМЦ (марка, артикул);
• число одиниць ТМЦ, розташованих за конкретною адресою.

Завантажити бланки ІНВ-2 можна на бухгалтерських сайтах. Документ готується в одному примірнику, підписується членом комісії та відповідальним за зберігання, залишається там, де фізично розташовуються пойменовані в ньому ТМЦ.

Як скласти порівнювальну відомість?

Особливий акт інвентаризації – порівнювальна відомість. Інструкція із заповнення, бланк – все це знайдеться на сайтах інформаційно-правових систем. Це логічне продовження форми ІНВ-3 та ІНВ-1, якщо ці папери продемонстрували розбіжності бухобліку з реальним станом справ.

Порівнювальна відомість складається за такою схемою:

• відомості про організацію (назва, структурний підрозділде проводилася ревізія);
• номер та дата наказу на інвентаризацію;
• терміни перевірки;
• таблична форма із зазначенням «нестиковок»;
• підписи бухгалтера та особи, яка відповідає за зберігання цінностей.

Відомість формується у двох рівноцінних копіях. Вона використовується під час перевірки правильності проведення інвентаризації цінностей та усунення помилок у поточному обліку.

Акт інвентаризації – це документ, складений відповідно до положень законодавства та закріплює підсумки проведеної перевірки. Його форма змінюється залежно від типу перерахованих цінностей та особливостей ситуації, але обов'язок щодо його складання залишається в компанії завжди.

Якщо ви знайшли помилку, будь ласка, виділіть фрагмент тексту та натисніть Ctrl+Enter.

У статті йтиметься про акт інвентаризації. Що являє собою документ, для чого призначений і як правильно його скласти – далі.

У процесі організації використовують різне устаткування. Його необхідно постійно перевіряти – здійснювати інвентаризацію. Результати інвентаризації оформлюються актом. Як правильно здійснити цю процедуру?

Загальні аспекти

Інвентаризація сприяє виявленню розкрадань, махінацій із боку співробітників. Її проведення обов'язково у будь-якій організації.

Процес інвентаризації застосовується з метою перевірки відповідності різної документації, матеріалів, устаткування організації. Здійснюється перевірка активів, провадиться їх оцінка.

У акт необхідно вписати як виявлені відповідності, і неточності. Дана перевіркапроводиться у таких випадках:

• під час угоди на придбання організації, її ;
• перед складанням щорічної звітності;
• коли змінюються відповідальні за майно особи;
• при розкраданні чи псуванні майна;
• у разі стихійних лих;
• при;
• на особисте прохання співробітників.

У цих випадках наявність інвентаризаційного акта є обов'язковою.

Для кожного типу майна розроблено свою форму:

Процедура може призначатися як за особистому рішеннюкерівництва організації, і за рішенням інших, наприклад, податкової служби .

Може бути податковою та бухгалтерською. Податкова інвентаризація ставить за мету виявлення того майна, яке підлягає обліку та оподаткуванню.

Завдання бухгалтерської – виявити фактичне наявність майна та зіставити отримані дані з даними обліку бухгалтерії.

Також поділяється на:

Визначення

Призначення документа

Правове регулювання

Дебіторської та кредиторської заборгованості

Інвентаризація розрахунків з дебіторами та кредиторами входить до обов'язків керівної особи та бухгалтера. Перевірка проводиться наприкінці звітного року та входить до звітності за рік.

Головна мета – виявити борги. Інвентаризація дає можливість:

• виявити обсяг заборгованості за товарами, що реалізовані, але не сплачені;
• встановити розмір боргу за отриманими товарами;
• виявити обсяг заборгованості по – виданим та отриманим;
• визначити залишкову суму боргу день проведення процедури;
• виявити терміни позовної давностіза угодами.

В акті необхідно вказати таку інформацію:

• дані про борги, які комісія підтвердила та не підтвердила;
• перелік підтверджених та не підтверджених заборгованостей;
• заборгованості, якими минув термін повернення;
• борги, які мають сумнівний характер – замовників перед організацією;
• інформацію щодо боргів підприємства перед замовниками.

Перш ніж розпочати перевірку, необхідно усвідомити такі моменти:

• чи правильно відображені залишки боргу у балансі;
• причини, через які утворилася заборгованість;
• коли виник борг;
• з чиєї вини це сталося;
• чи є можливість отримати заборгованість.

Перевірка призначається відразу ж, як виникає заборгованість. Якщо в організації борги відсутні, то вона має право сама призначити таку перевірку та перевірити рахунки.

Глибока інвентаризація необхідна у таких ситуаціях:

• майно викуповується чи здається у найм;
• змінюється матеріально- відповідальна особа;
• звітний рік добігає кінця;
• майно викрадено;
• змінився керівник організації.

Дебіторська заборгованість здійснюється у разі потреби перевірки бухгалтерських рахунків. Якщо термін давності боргу минув, його можна не сплачувати.

У ході перевірок заборгованостей за кредитом виявляються такі типи боргів:

• товари та перевищили власний бюджет;
• приховані підприємством доходи;
• кошти на витрачання цілей, не передбачених бюджетом;
• порушення у створенні.

Після перевірки проводиться розробка акта. Його необхідно відправити контрагентам, де ті звіряють заборгованість.

Якщо є розбіжності, можуть вимагати від кредиторів документацію, яка підтверджує ці заборгованості. Якщо кредитор відмовляється це, то дебітор має право звернутися до суду.

Розрахунків з покупцями, постачальниками та іншими

Будь-який розрахунок підлягає інвентаризації. Після закінчення перевірки виявляються залишки на рахунках бухгалтерії. Це є основою оформлення акта. Складається також у кількох екземплярах – один для бухгалтерії, другий – для комісії.

Викидів в атмосферне повітря

Інвентаризаційні матеріали джерел викидів шкідливих речовин використовуються для:

• розробити нормативи утворення шкідливих речовин, що потрапляють у повітря під час використання обладнання технологічного типу;
• розробити нормативи граничних нормативів викидів;
• регулювати викиди;
• поставити на облік об'єкти, які надають негативний впливна повітря та здоров'я мешканців;
• розробити плани заходів щодо охорони навколишнього середовища;
• розробити програми щодо зменшення впливу на атмосферу;
• скласти звітність;
• розробити показники викидів.

Інвентаризацію викидів проводять організації, підприємства, установи, які мають лабораторії. Відповідальні за правильність даних – керівні особи організацій. Здійснюється процес 1 раз кожні 5 років.

Джерелами викидів є:

• димова та вентиляційна труба;
• вентиляційна шахта;
• дефлектор.

Відходів виробництва

У результаті діяльності підприємства утворюються різні відходи – прострочений товар чи сировину, забракована продукція та інше.

До відходів підвищеної небезпеки належать:

Процес інвентаризації допомагає дати уявлення про кількість отриманих відходів та частоту їх виходу. Мета процедури – виявити невідповідності між показником нормативним та фактичним.

Починається процедура оформлення наказу керівної особи організації. Керівник має встановити терміни її проведення, об'єкти та дані про членів комісії.

У процесі інвентаризації виявляється кількість відходів, здійснюється їх класифікування за групами та джерелами виникнення.

Також підраховується обсяг утворення відпрацьованих матеріалів протягом року. Перевіряється документація щодо обліку наявності, зберігання відходів.

Акт - кінцевий результат про отримані дані. Документ може містити поради та вказівки для подальшої роботи з відпрацьованими матеріалами.

За цими результатами організація робить висновки – передати цей матеріал на обробку іншим підприємствам чи утилізувати їх самостійно.

В акті необхідно з'ясувати таку інформацію:

• місце розташування відходів;
• унаслідок чого вони утворилися;
• назва відходів та кодування;
• клас небезпеки, який їм надали – від 1 до 5;
• характеристика – стан, рівень розчинності, леткість та інші;
• місце їх зберігання;
• чи можлива утилізація;
• інші необхідні показники.

За підсумками інвентаризації зброї та патронів

Інвентаризація проводиться з метою повної перевірки зброї та набоїв на їх відповідність нормам, перевірки ведення їх обліку.

Здійснюється за наказом керівних осіб підприємства або за рішенням працівників органів внутрішніх справ. За 10 днів до початку процедури призначається комісія, визначаються терміни проведення та важливі питання.

Головні особливості:

Перш ніж перевіряти наявність зброї, комісія має вивчити місця їх зберігання. Сейфи, шафи, ящики (те, в чому зберігається зброя з патронами) опечатується комісією.

Після їх перевірки необхідно додати до них ярлик із зазначенням дати проведення перевірки.

Якщо виявляється недостача, про це слід повідомити керівника підприємства. За підсумками складається акт у двох примірниках. Для зброї, яка видана на тимчасове використання, — у 3 екземплярах.

В акті вказуються основні відомості – стан зберігання, ведення обліку, недостачі, надлишки та інше. Керівник організації повинен підписати документ протягом 3 днів з моменту подання його комісією.

Зразок заповнення

Усі графи бланка необхідно заповнювати правильно, дані вказувати правдиві та повністю. На першій сторінці необхідно вказати відомості про організацію, наказ та дату проведення процедури.

Вказуються також об'єкти, які будуть перевірені. Заповнювати потрібно всі рядки, дані брати з первинної документаціїчи інших актів організації.

Обов'язково зазначається причина проведення процедури. Після заповнення акт передається бухгалтеру.

Отже, інвентаризація – обов'язкова процедура, проведена організаціями. Вона стосується перевірки майна. Займається проведенням спеціально призначеної комісії.

За підсумками перевірки складається акт. У ньому містяться результати та рекомендації. Передається бухгалтеру та керівництву для ознайомлення та підписання.

Коли потрібний протокол інвентаризації?

Основним нормативним документом, які регламентують проведення інвентаризації, є Методичні вказівкиз інвентаризації майна та фінансових зобов'язань, Затверджені наказом Мінфіну РФ від 13.06.1995 № 49

Протокол інвентаризації побічно згадується лише у п. 5.3 вказівок. Там йдеться про пояснення при виявленні нестач. Таким чином, з буквального прочитання документа можна дійти невтішного висновку, що протокол необхідно складати, лише коли під час інвентаризації було виявлено відхилення.

Однак зазвичай протокол складають у будь-якому випадку. Цей документ підбиває підсумки інвентаризації та містить рішення, прийняті за її результатами. Крім того, ситуації, коли за підсумками інвентаризації не виявлено взагалі жодних відхилень, практично зустрічаються вкрай рідко.

Зміст та зразок заповнення протоколу інвентаризації

Типову форму протоколу не затверджено, тому кожне підприємство може розробити її самостійно з урахуванням загальних вимог, що висуваються до діловодства. Для того, щоб документ міг об'єктивно відображати результати інвентаризації та прийняті рішення, він повинен містити таку основну інформацію:

Чи не знаєте свої права?

1. Найменування компанії.
2. Дата та місце проведення перевірки (населений пункт).
3. Структурний підрозділ, у якому проводилася інвентаризація.
4. склад комісії.
5. Проведені під час перевірки заходи.
6. Підсумки перевірки.
7. Перелік порушень, якщо їх виявлено.
8. Винні особи, якщо їх встановлено.
9. Пропозиція робочої групи за наслідками перевірки.
10. Перелік осіб, що виступили на засіданні, і зміст їх виступів.
11. Ухвалені рішення з усіх питань.

Зразок протоколу за результатами інвентаризації можна завантажити за посиланням нижче:

Протокол підписується всіма членами інвентаризаційної комісії. У разі потреби до нього додаються документи: пояснення відповідальних осіб, рішення державних органіві т.п.

Рішення за підсумками інвентаризації

Наведений вище зразок протоколу інвентаризації завершується переліком прийнятих рішень. Вони залежить від наявності виявлених за результатами перевірки відхилень.

1. Порушень не виявлено. Це найпростіший варіант, що найбільш рідко зустрічається на практиці. І тут рішення формулюється просто: «Затвердити результати інвентаризації».
2. Виявлено лише недостачі. У даному випадкуможливі два варіанти. Якщо встановлено відповідальних осіб і трудове законодавство дозволяє утримати їх суму недостачі, вона повністю списується з допомогою винних осіб. Якщо ж встановити винуватців не вдалося або закон передбачає обмеження суми стягнення, залишок недостачі списують на збитки компанії.
3. Виявлено лише надлишки. Їх слід оприбуткувати за ринковими цінами з віднесенням інші доходи підприємства. Ринкові ціниорганізація може визначити самостійно чи залучити незалежного оцінювача.
4. Виявлено і надлишки, і недостачі. У цьому випадку слід спочатку перевірити, чи можна зарахувати так звану пересортицю. Йдеться про поєднання надлишків та нестач по однорідним матеріальним цінностям, які перебувають у зберіганні в однієї матеріально відповідальної особи. Методичні вказівки щодо інвентаризації (п. 5.3) дозволяють у цьому випадку за рішенням керівника зробити залік виявлених відхилень. За надлишками та недоліками рішення, що залишилися після заліку, приймаються, як зазначено в пп. 2 та 3.

При виявленні будь-яких відхилень фактичних даних від облікових необхідно отримати пояснення відповідальних осіб.

***

Підсумки інвентаризації підбиваються на засіданні комісії. Зразок протоколу проведення інвентаризації не затверджений і може бути розроблений компанією самостійно, щоб відобразити всі істотні аспекти проведеної перевірки. Протокол повинен обов'язково містити у собі рішення щодо виявлених під час перевірки відхилень.

Як у будь-якій компанії, в установах державного секторуперіодично здійснюються інвентаризації. Для оформлення отриманих підсумків використовують спеціалізовані форми документів, які застосовуються відповідно до наказу Мінфіну № 52н від 30 березня 2015 року. Про особливості однієї з них – форми 0504835 «Акт про результати інвентаризації» дізнаємося із цієї публікації.

Коли застосовується акт про результати інвентаризації ф. 0504835

Алгоритм здійснення інвентаризації активів ідентичний і для комерційних компаній, і держорганів, і державних установ. Відбувається він поетапно, у такому порядку:

• розпорядженням по установі керівник призначає інвентаризаційну комісію;
• проводиться підготовка до заходу (оформляються необхідні первинні документи на надходження та витрати активів, підбиваються облікові залишки);
• підзвітні особи оформлюють розписки-підтвердження наявності майна, що перебуває на відповідальному зберіганні;
• у призначений наказом день проводиться інвентаризація. Необхідною є участь комісії у повному складі та присутність підзвітних осіб.

Дотримання перерахованих етапів є обов'язковим, оскільки ігнорування будь-якого з них може спричинити опротестування підсумків. Від загального порядкуоформлення відрізняються лише форми описів за видами майна, а результати інвентаризації оформлюються актом форми 0504835.

Акт про результати інвентаризації: особливості оформлення

Форма №0504835 складається на основі оформлених інвентаризаційних описів. Складається акт із трьох частин:

• заголовка з найменуванням та кодом документа, назвою суб'єкта, який оформив акт, дата складання;
• змістовної частини, де фіксується блок відомостей про проведену інвентаризацію. У ньому перераховані члени комісії, об'єкти перевірки та її підсумки;
• оформляючої частини, тобто підписів членів інвентаризаційної комісії з розшифруванням підписів та зазначенням посад.

Складений документ передається для затвердження керівнику установи чи держоргану. Акт про результати інвентаризації – досить зручна і зрозуміла форма, що узагальнює отримані результати.

Акт про результати інвентаризації: зразок заповнення

Інвентаризаційні описи складаються за підзвітними особами, дільницями та рахунками бухобліку. Т. е., якщо один співробітник, будучи матеріально-відповідальною особою, відповідає, наприклад, за безпеку нефінансових активів(інвентарю та матеріалів) на складі та в експлуатації, то інвентаризаційні описи складають окремо по кожній ділянці, а результати перевірки об'єднують в акті за підсумками інвентаризації, приклад заповнення якого ми представляємо увазі читача. Якщо розбіжностей між обліковими даними та реальною наявністю проведеної перевіркою не встановлено, то акт форми 0504835 складається на основі описів.

Якщо ж у ході перевірки було виявлено невідповідність між наявністю майна та даними бухгалтерського обліку, то до акта про результати інвентаризації додається відомість розбіжностей (ф-ма 0504092), що додається до відповідного опису. Вона демонструє виявлені розбіжності з кожної позиції, встановлюючи надлишки і недостачі кількісно-грошовому вираженні. І в цьому випадку крім описів до акта обов'язково включаються підсумки відомості. Пропонуємо приклад заповнення документа:

Оформлений акт підписується членами комісії та затверджується керівництвом. За фактами розбіжностей відповідальна особа пише пояснювальну записку, що також прикладають до акта. Залежно від встановлених результатів керівник приймає рішення: надлишки надходять, а недостачі, як правило, стягуються з винних осіб.