Наказ проведення інвентаризації приклад. Інвентаризаційна комісія: формування, склад та протокол засідання

формі формою, яка затверджена.

Якщо інвентаризацію проведено після 1 жовтня звітного року, то перед складанням річний звітностіїї проводити не треба. Про це йдеться у пункті 1.5.*

Підготовка до інвентаризації

Перш ніж розпочати інвентаризацію, потрібно, по-перше, підготувати наказ про її проведення. І по-друге, зібрати підписи від матеріально відповідальних співробітників у тому, що до початку ревізії вони здали всі документи на майно до бухгалтерії чи інвентаризаційної комісії. А також у тому, що всі цінності, що надійшли, оприбутковані, а вибулі – списані. Для таких підписів передбачено спеціальний розділ в інвентаризаційному описі (акті).

Такі вимоги містяться у пункті 2.4 Методичних вказівок, затверджених наказом Мінфіну Росії від 13 червня 1995 р. № 49 .

Наказ про проведення інвентаризації можете скласти за формою, розробленою самостійно. Таку форму має затвердити керівник організації. Але можна скористатися і типовою формою, затвердженою постановою Держкомстату Росії від 18 серпня 1998 р. №88.

Порядок проведення інвентаризації залежить від цього, що потрібно перевірити (розділ 3 Методичних вказівок, затверджених наказом Мінфіну Росії від 13 червня 1995 р. № 49). Особливості інвентаризації окремих видівмайна та зобов'язань організації наведено у таблиці .*

З форм

Приклад заповнення наказу проведення інвентаризації

З форм

Наказ проведення інвентаризації

Товариство з обмеженою відповідальністю « Альфа »

НАКАЗ № 11

про проведення інвентаризації

м. Москва 09.01.2014

У зв'язку із завершенням звітного періоду з метою забезпечення збереження майново-матеріальних цінностей та у зв'язку з складанням річний бухгалтерської звітності

НАКАЗУЮ:

голова комісії - фінансовий директор О.Б. Захаров ,

члени комісії:

начальник відділу внутрішнього аудиту П.П. Михайлов,

начальник відділу планування О.І. Іванов,

менеджер А.С. Кондратьєв .

головного бухгалтера О.С. Глібовий,

начальника цеху В.К. Волкова .

1. Провести інвентаризацію майна та зобов'язань організації станом на 1 січня 2014 року .
2. Створити постійно діючу інвентаризаційну комісію на 2014 рік
   наступному складі:
3. Інвентаризацію провести у присутності:
4. До інвентаризації розпочати 15 січня 2014 року і закінчити 20 січня 2014 року .
5. Матеріали з інвентаризації оформити не пізніше 22 січня 2014 року .
6. Контроль за виконанням наказу покласти на П.П. Михайлова .

Інвентаризація каси - це процедура, необхідна як із підготовці до складання річний бухгалтерської звітності, і у низці інших випадків. Кошти в касі організації знаходяться на особливому обліку, тому що гроші - це найбільш ліквідні активи підприємства і вони частіше є об'єктом розкрадання, ніж інші види майна. Саме тому проводити регулярну інвентаризацію грошових коштівна користь компанії. Про те, як правильно це зробити, читайте у статті.

Інвентаризація каси проводиться відповідно до наказом Мінфіну Росії від 13.06.1995 № 49"Про затвердження методичних вказівок..." (Методичні вказівки).

Не забудьте з матеріально відповідальними працівниками (МОЛ), які мають доступ до грошових коштів та документів, обов'язковому порядкуукласти договори про повну матеріальну відповідальність. Якщо такий договір не укладено, то у разі виявлення нестачі організація не зможе утримати з працівника суму шкоди у повному розмірі (ст. 241-244 Трудового кодексу РФ).

Коли процедура є обов'язковою

Інвентаризація коштів у касі проводиться:

• перед тим як складати річну бухгалтерську звітність (п. 27 Положення про бухоблік, наказ Мінфіну від 29.07.1998 № 34н);
• перед зміною МОЛ (п. 1.5 методичних вказівок);
• якщо виявлено розкрадання (п. 1.5 методичних вказівок);
• якщо сталися надзвичайні ситуації, такі як пожежа, аварія тощо (п. 1.5 Методичних вказівок);
• якщо організація ліквідується (реорганізується) (п. 1.5 методичних вказівок).

В інших випадках інвентаризація каси (2018) здійснюється у ті строки, які встановить керівник своїм наказом.

Порядок та строки проведення інвентаризації каси за 5 кроків

Крок 1. Спочатку видається наказ керівника, у якому визначаються:

• строки проведення;
• місце проведення;
• ділянки та об'єкти, які будуть перевірені;
• склад інвентаризаційної комісії

Таке розпорядження можна скласти за формою № ІНВ-22 (завантажити його уніфікований бланк можна наприкінці статті).

Слід пам'ятати, що будь-яке рішення — використовувати уніфіковані форми, або відмовитися від них і розробити власні документи — має бути закріплене в обліковій політиці.

Якщо підприємство досить велике і, наприклад, має магазини у різних містах, то одночасного контролю всіх кас створюються інвентаризаційні комісії. Комісія має складатися не менше ніж із двох осіб.

До її складу обов'язково включають:

• представників керівництва організації;
• бухгалтера;
• інших спеціалістів.

Неприпустимо формувати комісію лише з працівників сторонньої організації (наприклад, представників аутсорсингової компанії чи аудиторської фірми).

Працівника, відповідального за безпеку коштів, до складу комісії також не включають. Він може лише перебувати там, де проводиться ревізія, спостерігати за її процесом та підписувати інвентаризаційний опис.

Якщо під час проведення заходу з контролю немає хоча б одного члена комісії, її результати будуть визнані недійсними.

Зразок заповнення наказу про інвентаризацію каси

Крок 2. Перед початком ревізії МОЛ зобов'язані розписатися в акті інвентаризації готівки за формою № ІНВ-15. Таким чином вони підтвердять, що до початку процедури всю документацію здано до бухгалтерії.

Крок 3. Інвентаризація коштів у касі полягає у перерахунку грошових купюр, монет та грошових документів. Комісія перераховує гроші та звіряє суму із залишком за касовою книгою. Якщо будь-які прибуткові та (або) видаткові касові ордерине відображені у касовій книзі протягом дня, то зазначені у них суми також враховуються при розрахунку.

Крок 4. Результати такого перерахунку оформлюються в акті, складеному комісією за формою № ІНВ-15, утв. ухвалою Держкомстату Росії від 18.08.1998 № 88. Акт роздруковується у двох примірниках, у яких ставлять свої підписи всі члени комісії та МОЛ.

У разі проведення перевірки при зміні МОЛ акт складається у трьох примірниках:

1. Примірник для бухгалтерії.
2. Примірник для колишнього МОЛ.
3. Примірник для нового МОЛ або особи, яка тимчасово виконує його обов'язки.

Крок 5. Якщо під час перевірки було виявлено недостачі та (або) надлишки коштів, інформація про це обов'язково вноситься до акту інвентаризації. На його зворотному боці МОЛ вказує причини виявлених надлишків та недостач.

Зразок заповнення: інвентаризація каси (бланк ІНВ-15)

Ведення обліку матеріальних та нематеріальних цінностей на будь-якому підприємстві може викликати деякі складнощі. У цього процесу є свої особливості, пов'язані з наявністю реальних речей на складі або в наявності, а також з їх описом бухгалтерських документах. Усі невідповідності документального відображення та номінальної присутності, як правило, виявляються після внутрішніх чи зовнішніх ревізій.

Перед проведенням таких заходів знадобиться зразок заповнення наказу проведення інвентаризації. Документ затребуваний у тих ситуаціях, коли процедура проводиться вперше або її доручили недосвідченим молодим незалежним фахівцям. Вони будуть неупереджено виконувати свої службові обов'язки, дотримуючись усіх формальностей.

Предмет перевірки

Керівник або співробітник, на якого покладаються відповідні обов'язки, готує наказ на проведення інвентаризації, в якому обов'язково має стояти підпис першого керівника. Ця процедурапроводиться у більшості організацій будь-якої форми власності не рідше одного разу на рік, а також за зміни матеріально відповідальної особи. Таким чином, вдається звести до мінімуму можливі маніпуляції зі звітністю або припинити діяльність несумлінних працівників.

Документ зобов'язаний містити чіткі терміни проведення всіх операцій, а також вказується причина інвентаризації у наказі, склад комісії, місце проведення та дата, на яку буде виведено підсумковий звіт.

Якщо документ складається вищою організацією, то має бути прописана чітка адреса, де проводиться внутрішня ревізія. Найчастіше до переліку контрольованих місць, які підлягають перевірці, включають такі об'єкти:

• склади, Що включають товар будь-якого призначення;
• виробничі приміщення, в яких розташовуються меблі, обладнання, засоби виробництва, допоміжні пристрої тощо;
• торгові майданчики, з яких здійснюється пряма передача продукції покупцям;
• касові зони, де можуть зберігатися готівка.

Завантажити зразок наказу про проведення інвентаризації в бюджетному закладі можна за .

Завдання інвентаризації

Паралельно з фізичною перевіркоюактивів здійснюється контроль за веденням бухгалтерського обліку. До цього списку прийнято включати такі зони перевірки:

• Основні засоби, що застосовуються для виробництва готової продукціїта необхідні для організації робочого процесу. Сюди потрапляють приміщення, в яких провадиться діяльність, технічне оснащення працівників, у тому числі господарське обладнання, транспортні засоби, промислові електричні сітки, газові розведення, вентиляційне обладнання та ін.
• Товарно-матеріальні цінності, яких потребує виробництво.
• Готова продукція, розташована на складах або яка знаходиться на стадії відправки споживачеві;
• Суми готівки, необхідні операційної діяльності компанії чи організації.
• Цінні папери, належать компаніїта розташовані на її території.
• Дебіторська заборгованість, яка є активом організації будь-якої форми власності.

Читайте також: Заява про прийом на роботу за сумісництвом

Пропонуємо завантажити чистий бланк наказу про проведення інвентаризації. Він полегшить роботу бухгалтеру та керівнику.

Під час проведення внутрішніх контрольно-ревізійних дій вирішуються також завдання:

• виявлення товару з терміном придатності, що минув, і недопущення його до продажу;
• моніторинг на відповідність процесам виробництва чинному законодавству, пов'язаного із збереженням товару, дотримання техніки безпеки на виробництві;
• визначення умов зберігання;
• можливість виявляти та випереджати подальше псування майна, готової продукції на складі або засобів виробництва.

Наказ про проведення інвентаризації основних засобів, зразок заповнення якого є на сторінці, може бути підписаний згідно з встановленим графіком або сформований поза ним виходячи з поточної потреби:

• Планова перевірка Регулярність та тривалість процедури залежить від типу організації. У більшості випадків для промислових компанійперіод становить один рік, для торгових точокінтервал може бути скорочений до кварталу чи місяця.
• Позапланові перевірки. Крім передбачених за графіком внутрішніх ревізій, проводяться інспекції поза встановленого плану. Їх ініціатором є керівник підрозділу чи організації. В цій ситуації форма ІНВ 22 заповнюється найчастіше виявлення недобросовісності працівника чи перед розрахунком із підприємства матеріально відповідальної особи.

Під час операції присутні ті, хто отримує під звіт матеріальні та нематеріальні цінності, а також інші члени комісії.

Алгоритм проведення інвентаризації

Розпочинається операція з оформлення наказу про інвентаризацію керівником. На його підставі збирається комісія зі співробітників компанії. До неї можуть бути включені працівники з відділів внутрішнього контролю. Для промислових компаній комісія складається зі співробітника бухгалтерії, технолога та працівника служби безпеки. У торгових фірмах включають до складу товарознавців.

Від бухгалтерії надходить інформація у паперовому чи електронному виглядіпро поточні дані про матеріально-товарні цінності, які необхідно перевірити. При необхідності здійснюється тарування контрольно-вимірювальної апаратури, щоб виключити будь-яку похибку у вимірі.

Активи та зобов'язання організації підлягають інвентаризації (ч. 1 ст. 11 Федерального закону від 06.12.2011 № 402-ФЗ).

Інвентаризація майна та зобов'язань - це процес перевірки та документального підтвердження їх наявності, стану та оцінки (п. 26 Положення, утв. наказом Мінфіну від 29.07.1998 № 34н).

Інвентаризація буває обов'язковою та добровільною. Проведення інвентаризації обов'язково, зокрема (п. 27 Положення, затв. наказом Мінфіну від 29.07.1998 № 34н):

• перед складанням річної бухгалтерської звітності (крім майна, інвентаризація якого проводилася не раніше ніж 1 жовтня звітного року);
• за зміни матеріально відповідальних осіб;
• під час передачі майна в оренду, викуп, продаж;
• при виявленні фактів розкрадання, зловживання чи псування майна;
• у разі стихійного лиха, пожежі чи інших надзвичайних ситуацій, спричинених екстремальними умовами;
• при реорганізації чи ліквідації організації.

Коли інвентаризація не є обов'язковою, випадки її проведення, строки, а також перелік об'єктів, що підлягають інвентаризації, визначаються організацією самостійно (ч. 3 ст. 11 Федерального закону від 06.12.2011 № 402-ФЗ). Це може бути закріплено, наприклад, у .

Для проведення інвентаризації в організації має бути створена постійно діюча інвентаризаційна комісія (п. 2.2 Методичних вказівок, затв. наказом Мінфіну від 13.06.1995 № 49). Про те, як скласти наказ про створення інвентаризаційної комісії, ми розповідали. При великому обсязі робіт для одночасного інвентаризації можуть створюватися робочі інвентаризаційні комісії.

У кожному конкретному випадку основою проведення інвентаризації є відповідний організаційно-розпорядчий документ, виданий керівником. Зазвичай це наказ проведення інвентаризації. Як скласти такий наказ, розповімо у нашій консультації та наведемо зразок заповнення відповідної форми.

Форма ІНВ-22 – наказ про проведення інвентаризації

Незважаючи на те, що уніфіковані форми первинних облікових документів не є обов'язковими до застосування (Інформація Мінфіну № ПЗ-10/2012), для складання наказу про проведення інвентаризації зручно скористатися формою № ІНВ-22 «Наказ (постанова, розпорядження) щодо інвентаризації» . Саме ця форма зазвичай передбачається бухгалтерськими програмами. Уніфіковану форму наказу про проведення інвентаризації (бланк) завантажити в Word можна за наведеним нижче посиланням.

Незалежно від того, чи використовується уніфікована форманаказу про проведення інвентаризації ІНВ-22 або самостійно розроблена, у наказі зазвичай зазначається персональний склад інвентаризаційної комісії, конкретизуються зміст, обсяг, порядок та строки проведення інвентаризації. Наказ про проведення інвентаризації підписується керівником організації та вручається голові інвентаризаційної комісії.

Наведемо приклад заповнення наказу проведення річний інвентаризації(Зразок 2018).

У разі проведення інвентаризації спочатку обов'язково видається відповідний наказ про те, коли вона відбудеться. Готовий зразок наказу проведення інвентаризації та опис процедури його складання описані нижче.

На сьогоднішній день законодавство дозволяє компанії розробити та затвердити власну форму наказу про проведення інвентаризації, проте на практиці найчастіше зручніше скористатися готовою. формою ІНВ-22. У ньому обов'язково відображається така інформація:

1. Назва компанії – допускається скорочений варіант, наприклад ТОВ «Магніт» або ІП Багрова А.П.
2. Коди з ОКУД та ОКПО
3. Номер наказу – нумерацію проставляють, зазвичай, наскрізним порядком (хронологічно, протягом календарного року). Допускається інший порядок нумерації, зручний для конкретної компанії.
4. Дата складання – це дата видання наказу та набуття ним чинності (якщо не зазначено інше).
5. Мета – найчастіше за товарно-матеріальними цінностями.
6. Склад комісії, яка проводитиме цю процедуру:

• голова (повна назва посади, прізвище, ініціали);
• члени комісії (повна назва посад, прізвище, ініціали).

1. Що саме потребує інвентаризації – наприклад, «товари, що є на складі».
2. Точні терміни початку та закінчення процедури (дати).
3. Причина роботи – наприклад, щорічна планова або контрольна перевірка.
4. Вказівки про те, куди здати звітні матеріали після завершення процедури, також прописуються в наказі.
5. Прописується посада особи, яка видала наказ (зазвичай це директор або начальник відділу), ставиться його підпис, наводиться розшифровка (прізвище, ініціали).

Порожній бланк наказу проведення інвентаризації формою ИНВ-22 виглядає так.

Зразок заповнення наказу про проведення інвентаризації представлений далі:

Як самостійно оформити наказ: відео інструкція

Якщо наказ про проведення інвентаризації створюється у довільній формі, він може містити та додаткові відомості. Однак обов'язкові дані завжди повинні відображатись у ньому.

Порядок складання

Важливо дотриматися порядку прийняття рішення про проведення обліку, порядок складання документа та ознайомлення з ним працівників. У випадку послідовність дій виглядає так:

1. Керівництво приймає рішення про те, коли та на якій підставі буде проведено облік.
2. Визначається точний склад комісії – спочатку одержують усні домовленості зі співробітниками, планують їх зміни, розраховують годинник для відпочинку з дотриманням вимог про мінімальну кількість часу між найближчими змінами.
3. Після отримання остаточного погодження дати та складу співробітників виходить наказ про проведення в компанії інвентаризації – або за власним зразком, або формою ІНВ-22, розглянутою вище.
4. Кожен працівник, чиє прізвище згадано у документі, обов'язково ознайомлюється з ним та ставить підпис на самому документі (якщо він оформлений за довільним зразком) або на окремому аркуші ознайомлення. Цей лист підшивається до наказу та є невід'ємною його частиною.
5. Потім, коли документ підписано і директором, і співробітниками, та іншими відповідальними особами (за потреби), його необхідно зареєструвати у відповідному журналі. Компанія має право сама розробити його зразок, проте найчастіше використовується форма ІНВ-23, яка показана нижче.

У ній відображаються такі відомості:

• Назва компанії;
• вид її діяльності;
• коди по ОКУД та ОКПО;
• коли розпочато журнал (дата);
• хто відповідальний за ведення документа (посада, повна ПІБ);
• нумерація записів (наскрізний хронологічний порядок);
• дати виходу наказів проведення інвентаризації;
• повний склад комісії, яка здійснювала інвентаризацію (прізвище, ініціали);
• об'єкт інвентаризації;
• дата початку процедури – запланована (за наказом) та фактична (іноді вони можуть розходитися).

Після закінчення процедури звітні документи з перевірки (відомості, описи, акти та ін.) необхідно передати до бухгалтерії для надання відповідних відомостей. Відповідальним за збереження документів та передачу їх у бухгалтерію є особа, яка видала її чи іншу уповноважену особу, яку призначено керівництвом.

Оформлення результатів

Після того, як проведення інвентаризації закінчено в повному обсязі, всі завдання наказу про виконання роботи вирішені, має бути серйозний етап підбиття підсумків. Основні цілі в даному випадкутакі:

1. Суворе зведення всіх даних до звітних документів – цим займаються співробітники бухгалтерії.
2. Виявлення недоліків та/або надлишків за всіма категоріями об'єктів, за якими було проведено облік.
3. Аналіз та пояснення причин розбіжностей із фіксуванням фактів у відповідних звітних документах.

Як правило, для цього проводиться засідання тієї самої інвентаризаційної комісії. До її складу входять співробітники, які безпосередньо брали участь у роботі, а за необхідності – та інші працівники. Засідання може тривати один або кілька днів, залежно від обсягу завдань. При цьому таких комісій може одночасно працювати не одна, а кілька.

Основними звітними документами є:

1. Протокол(и) засідання.
2. Відомість щодо розбіжностей (форма ІНВ-26).

Відповідно, останнім етапомє видання наказу про підбиття підсумків інвентаризації, проведення якої відбулося відповідно до вихідного плану. Форма цього документа є довільною. Як правило, він складається та підписується також директором компанії.

Завдання та випадки інвентаризації

Завдяки інвентаризації вдається вирішити одразу кілька завдань:

1. Встановити точну фактичну кількість кожної матеріальної одиниці – товару, сировини, іншої цінності.
2. Встановити розбіжності у кожній групі – як у бік збитку, і у бік надлишку.
3. Проаналізувати причини недостачі та/або надлишку.
4. Відстежити динаміку змін кількості товарно-матеріальних цінностей, зробити висновки про те, як можна зменшити нестачу (наприклад, змінити логістику, посилити охорону, модернізувати складське обладнання тощо).

При цьому важливо розуміти, що видання наказу про проведення інвентаризації та проведення цієї процедури – обов'язок, а не право компанії. Закон чітко регламентує випадки, коли обов'язково слід здійснити облік:

1. Напередодні складання документів з бухгалтерської звітності за рік, що минає.
2. Зміна осіб, відповідальних за зберігання товарів – це матеріально відповідальні обличчя. Наприклад, звільнення, перехід в іншу позицію тощо.

Також є підстави для проведення позапланового обліку:

1. Стихійне лихо, що призвело до псування будь-якої кількості товарно-матеріальних цінностей.
2. Виявлення та документальне фіксування фактів розкрадання (наприклад, у магазині співробітниками поліції було затримано покупця, який вкрав товар), а також псування об'єктів.
3. У разі ліквідації компанії (наприклад у зв'язку з банкрутством) або її реорганізації (наприклад, у разі злиття компанії з іншими юридичними особами).