Перевірка первинної документації. Правила перевірки первинних бухгалтерських документів

Кар'єра
20.05.2020

Необхідність контролю первинної документації

Контроль є однією з найважливіших функційуправління, що реалізується та у сфері бухгалтерського обліку.

Контроль первинної документації необхідний з об'єктивних причин. Його основне завдання полягає у запобіганні бухгалтерських помилок, які можуть виникати з різних причин, наприклад, внаслідок недбалості, недостатньої кваліфікації бухгалтерського персоналу, перевтоми, несправності обчислювальної техніки тощо.

Помилки можуть виникати у тексті первинних документівабо у сумах, особливо при підрахунку підсумків, утворюватися під час рознесення документів з облікових регістрів.

Зауваження 1

За ступенем свого впливу помилки можуть бути локальними, тобто допущеними в одному документі, які не впливають на інші документи (наприклад, помилка в даті документа), і транзитними, тобто автоматично викликають помилку в інших документах (наприклад, помилка в сумі документа).

Оскільки система виправлень у бухгалтерських документах суворо регламентована та вимагає залучення всіх осіб, які підписали документ з помилкою (у касових та банківських документахвиправлення взагалі не допускаються) роль контролю первинної документації вкрай істотна.

Контроль первинного бухгалтерської документаціїспрямовано забезпечення повного циклу контролю якості відображення первинних документів на рахунках бухгалтерського обліку, а також виконує реалізацію функції повноцінного відстеження виконання процедур виправлення або заміни помилково заповненої документації з персоніфікацією відповідальності.

Загальний порядок перевірки первинних документів

Вступники в бухгалтерську службупервинні документи обов'язково підлягають перевірці.

У процедурі перевірки первинних документів можна виділити три етапи:

Перший етап. Перевірка первинних документів сутнісно. Суть даного етапу полягає в оцінці законності відображених у документації господарських операцій, доцільності проведення операції та взаємопов'язання окремих показників первинного документа.

У тому випадку, якщо зміст первинного документа суперечить вимогам законодавства або порушено порядок приймання, зберігання та витрачання товарно-матеріальних цінностей, грошових коштівта інших активів такі документи до обліку не приймаються. Рішення щодо таких документів приймає бухгалтер, який інформує керівника про незаконність операцій, відображених у первинній документації.

Практика обліку свідчить про те, що часто між керівником та головним бухгалтером виникають розбіжності з питань визначення законності операцій. І тут головному бухгалтеру доцільно отримати від керівника письмове розпорядження, що свідчить про розумінні керівником відповідальності за відображення операції на рахунках бухгалтерського обліку.

Другий етап. Перевірка первинних документів формою. У цьому етапі виконується перевірка наявності реквізитів. Крім того, перевірка передбачає оцінку правильності застосування бланка документа, а також наявності та повноти заповнення обов'язкових реквізитів, до яких відповідно до вимог Федерального закону«Про бухгалтерський облік» відносяться: найменування, дата складання, найменування організації, зміст факту господарської діяльності, натуральний чи грошовий вимірник цього факту, посади та підписи осіб, відповідальних за складання документа).

Третій етап. Комплексна перевірка первинних документів, яка включає наступні прийоми:

  • Групування первинних документів – суть даної процедури полягає в оцінці змісту операції та включенні документа до групи однорідних за змістом первинних документів, що є основою формування зведених облікових даних;
  • Таксування – суть даної процедури полягає в тому, що натуральні та трудові показники переводяться в універсальний вимірник – вартісний. Результати таксування, що визначаються шляхом перемноження кількісних показниківта ціни (ставка) за одиницю, що відображаються безпосередньо у первинному документі;
  • Контування – суть даної процедури полягає у проставленні кореспонденції з кожної господарської операції, що формується первинним документом.

Зауваження 2

Після проходження всіх етапів перевірки первинні документи рекомендується позначати з метою виключення повторного застосування (на документі можуть проставлятися дата внесення його до облікові регістричи відповідний штамп).

Касові документи позначаються штампами «Отримано» або «Оплачено» та датою.

Види контролю первинної документації

Бухгалтерські первинні документи є інформаційний потік, що містить відомості про фінансово-господарську діяльність економічного суб'єкта, внаслідок чого широко застосовуються в системі менеджменту для здійснення попереднього, поточного та подальшого контролю.

Сутність цих видів контролю полягає в наступному:

  • Контроль попередній – це контроль, здійснюваний керівним складом організації (керівником, головним бухгалтером, головним інженером, бригадиром тощо.) в останній момент підписання первинної документації, зумовлений тим, що з підписанні документа ці посадові особи беруть він відповідальність за чинні дії;
  • Контроль поточний – це контроль, який у момент здійснення господарської операції. Його здійснюють, як правило, виконавці розпоряджень, які містяться в документі, або особи, які відповідають за його обробку. Документ перевіряється на наявність реквізитів, по суті, і тільки після цього виконується та обробляється;
  • Контроль наступний – це контроль, здійснюваний у вигляді документальних ревізій, аудиту первинних документів після обробки документів, соціальній та формі лічильної перевірки на момент обробки документів.

Стаття торкнеться основних моментів, що стосуються обробки бухгалтерських документів. Які документи є первинними, яким чином їх необхідно обробляти і що для цього необхідно – далі.

Дорогі читачі! Стаття розповідає про типові способи вирішення юридичних питаньале кожен випадок індивідуальний. Якщо ви хочете дізнатися, як вирішити саме Вашу проблему- звертайтесь до консультанта:

ЗАЯВКИ І ДЗВІНКИ ПРИЙМАЮТЬСЯ ЦІЛОДОБОВО І БЕЗ ВИХІДНИХ ДНІВ.

Це швидко і БЕЗКОШТОВНО!

Коли до бухгалтерії надходять документи, їх необхідно опрацювати. Зробити це потрібно до того, як їх буде вписано в рахунок. Як це зробити, щоб не допустити помилок, хто цим займається?

Основні моменти

Відповідно до законодавства, будь-яка господарська операція має супроводжуватись документами. Бухгалтерський облік має вестись в організації з моменту її реєстрації.

На підставі обліку оформляється звітність для податкової інспекціїта інших служб. Операції господарського характеру мають відображатися у регістрі бухгалтерського обліку.

Первинна документація може оформлятися на паперовому чи машинному носії. У другому випадку керівництво підприємства повинне виготовити копії у паперовому варіанті для інших учасників операції.

Під час роботи з первинною документацією (ПД) можуть допускатися помилки. Наприклад:

  • використовується форма, яку затвердили наказом;
  • у документах відсутні реквізити;
  • немає осіб, які мають право підписувати ПД;
  • касові документимістять поправки;
  • запис ведеться олівцем;
  • вільні графи містять прочерк;
  • немає друку.

При отриманні бухгалтерських даних відбувається:

  1. Попередня робота перед оформленням документації.
  2. Оформлення ПД.
  3. Їхнє твердження.
  4. Обробка первинних даних.

У первинному документі відображається:

  • назва підприємства;
  • юридична адреса (місцерозташування);
  • номер рахунку та інша інформація.

Вимоги:

Дата у первинних документах ставиться та, яка була днем ​​здійснення операції. Буває разова та накопичувальна.

Разова первинна документація (розрахунки, платежі) використовується один раз на підтвердження проведення операції, після чого вирушають до бухгалтерії.

Накопичувальна (карти, наряди) використовується протягом місяця чи кварталу, якщо операції повторюються. Після того, як документ ухвалено, інформація з нього переноситься в регістр.

Якщо документи з якихось причин зникли, необхідно:

Якщо документи поновити не вдалося, податкову інспекцію повідомляти про це не обов'язково. У будь-якому разі штрафу уникнути не вдасться.

Платнику податків пропонується кілька варіантів:

  • відновити хоча б деякі документи;
  • зробити виправні записи;
  • під час податкової перевіркинадати можливість інспектору визначити суму, яку доведеться сплатити до бюджету держави.

Для правильного ведення списку документації існує. Їм визначаються терміни руху, порядок передачі документів.

Знімати копії з документів має право бухгалтер, але лише у присутності представників органів податкової служби. Для цього необхідно вказати їм основу.

Вилучати первинні документи дозволено лише органам податкової служби. Проводиться воно має у присутності керівних органів установи.

Визначення

Первинний облік Початкова стадія сприйняття реєстрації операцій, які характеризують дії, що відбуваються в компанії
Первинний документ Документ, де міститься інформація про проведення на підприємстві господарської операції. Цей документ підтверджує її здійснення
Господарська операція Подія, на підставі якої відбулися зміни у структурі активів, капіталі організації
Обробка первинних бухгалтерських документів Це перевірка документації на наявність правильності оформлення, заповнення реквізитів та інших відомостей
Обліковий регістр Спеціальні аркуші паперу, необхідні реєстрації та обробки даних, їх обліку. Інформація у регістрі є комерційною таємницею
Зовнішні документи Ті, що надходять з інших установ, наприклад, із банку, податкової служби. Це платежі, рахунки
Внутрішні Оформляються для підприємства

Що відносять до первинних документів

Первинні документи поділяються на кілька типів – організаційно-розпорядчі, виправдувальні та документи бухгалтерського оформлення.

У подібній документації відображається факт проведення операцій. Інформація, яку вони містять, вноситься до Реєстру. Деякі документи можуть бути дозвільними і виправдувальними.

Документи, які надходять до бухгалтера, перевіряються на:

У первинних документах обов'язково вказується:

  • назва документа та дата його складання;
  • найменування установи, від імені якої оформлювався документ;
  • зміст господарської операції;
  • перелік осіб, відповідальних проведення операції;
  • підпис.

Чинні нормативи

Відповідно до «Про бухгалтерський облік» первинні документи підлягають зберіганню терміном щонайменше 5 років.

На підставі , у разі відмови від ведення бухгалтерського обліку загрожує кримінальна чи адміністративна відповідальність.

Російської Федераціїговорить, що порушення обліку доходів і витрат накладається штраф розміром 5 тисяч рублів.

Не допускає виправлення помилок у первинній документації бухгалтерії.

Як здійснюється обробка первинних бухгалтерських документів на підприємстві

Збір та обробка – обов'язковий етап перед використанням документації. Документи, що надходять до бухгалтерії, повинні ретельно перевірятись.

Якщо вони складені неправильно або не повною мірою, то повертаються назад для перегляду, виправлення помилок.

У разі виявлення помилки у реквізитах чи підробки документа, вони не надсилаються, а залишаються у бухгалтерії, щоб притягнути винного до відповідальності.

В результаті перевірки можуть виявлятися помилки. Їх можна розділити на такі типи:

Помилки у первинній документації не допустимі. Якщо вони все ж таки виникли, то виправляти необхідно наступним чином:

На кого покладено відповідальність

Усі документи, що надходять до організації, відразу ж направляються до відділу діловодства. Обробкою може займатися працівник цього відділу або секретар установи.

Відповідальність за зміст інформації, що передається, покладається на ту людину, яка підготувала документ до передачі, а також на керівну особу організації.

Правом підпису первинних документів володіє керівник організації та головний бухгалтер. Дозволяється підписувати іншими особами, але їх має затвердити керівник підприємства.

Технологія прийому вхідних документів

Прийомом і первинною обробкою документів, що надходять, займається секретар-референт або працівник діловодної служби.

Документи, що надходять, проходять кілька етапів:

  • Первинна обробка.
  • Попередній розгляд.
  • Реєстрація.
  • Розгляд керівництвом.
  • Надсилання на виконання.
  • Його контроль.
  • Безпосередньо процес виконання.
  • Підшивання документації.

Спочатку необхідно перевірити, чи належить документ до бухгалтерських. До таких не належать – чернові варіанти, записки, вирізки із газет.

У документі мають бути реквізити певної організації або співробітника. Якщо він не належить до підприємства, необхідно відправити його назад.

Обов'язкові для перевірки реквізити, у яких повинно бути помилок. Також необхідно перевірити період документа – за квартал, рік чи місяць. Це необхідно для того, щоб визначити, чи брати документ на облік.

Попередній розгляд

Під час отримання документації необхідно перевірити, чи правильно доставлено кореспонденцію. Якщо адреса вказана не та, то необхідно документи переправити в потрібне місце.

Конверт розкривається та оцінюється стан документів, наприклад, чи немає пошкоджень у тексті, чи є програми. Якщо на конверті стоїть позначка «особисто», відкривати його не можна.

Після цього конверт підлягає знищенню. Але якщо на штемпелі стоїть дата відправлення або отримання, конверт підкладається до документа.

У разі виявлення пошкоджень необхідно оформити акт, один екземпляр якого надсилається одержувачу.

Якщо лист замовлений, необхідна . Якщо є напис терміново, то потрібно ставити дату отримання і час.

Попередній розгляд потрібний для розподілу документації на ті, які повинні розглянути керівні органи організації. Ціль – спрощення роботи, прискорення руху документації.

У чому полягає процес обробки

Після перевірки документи підлягають обробці. Складається вона з наступних етапів - таксування, угруповання, контування, гасіння. Таксування проводиться з метою оцінки операції, що фіксуються у документах.

При цьому вказується ціна та сума. Це переведення натуральних показників у узагальнюючі. Наприклад, у документах зазначаються години, дні роботи. Їхня кількість множиться на вартість одиниці часу.

Угруповання – підбір документації з певним ознакам. Наприклад, касові, розрахункові. За допомогою цього етапу ведення обліку відбувається швидше та легше.

Контування – зазначення номера рахунків обліку бухгалтерії, тобто позначення дебету та кредиту. Гасіння - постановка позначки "оплачено" або штампу.

Використовується для запобігання повторному використанню документа, що надходить до організації. Документи бувають вхідні та вихідні.

Обробка вхідних включає:

  • перевірку правильності доставки;
  • цілісність вкладених документів;
  • їхній фізичний стан;
  • встановлення факту одержання;
  • підготовку до виконання документів;
  • передачу адресату.

Вихідні документи надсилаються до різних установ. Надсилатися можуть доповідні, звіти, листи та інше.

Обробка вихідної документації включає:

  • складання чорнового варіанта;
  • підготовку проекту;
  • узгодження з керівництвом;
  • засвідчення;
  • відправлення.

Після повної обробки документація підшивається та здається до архіву на зберігання.

Таким чином, первинна документація бухгалтерії є обов'язковою до перевірки та обробки. Це стосується наказів, розпоряджень, різних повідомлень, актів.

Після обробки документи необхідно підшити та надіслати до архіву. Відповідно до законодавства, первинна документація зберігається не менше 5 років.

Увага!

  • У зв'язку з частими змінами в законодавстві, інформація часом застаріває швидше, ніж ми встигаємо її оновлювати на сайті.
  • Всі випадки дуже індивідуальні та залежать від багатьох факторів. Базова інформація не гарантує вирішення саме Ваших проблем.

Перевірка наявності у первинних бухгалтерських документах обов'язкових реквізитів

Перелік обов'язкових реквізитів, які має містити первинний документ, встановлено пунктом 2 статті 9 Закону України "Про бухгалтерський облік":

  • · Найменування документа (форми);
  • · Дата складання документа;
  • · Найменування організації, від імені якої складено документ;
  • · Зміст господарської операції;
  • · Вимірювачі господарської операції (в натуральному та (або) грошовому вираженніта із зазначенням одиниць виміру);
  • · Найменування посад працівників, відповідальних за здійснення господарської операції та правильність її оформлення;
  • · Особисті підписи цих працівників. Крім підписів цих осіб, необхідно вказувати їхні прізвища та ініціали або інші реквізити, які допоможуть їх ідентифікувати.

Зазначимо, що у офіційно затверджених типових бланках всі обов'язкові реквізити вже передбачені.

Підготовка первинних бухгалтерських документів для передачі до поточного, постійного бухгалтерського архіву

Зберігання первинних бухгалтерських документів

Зберігання первинних бухгалтерських документів, бухгалтерської звітності, облікових регістрів до передачі до архіву підприємства забезпечується в бухгалтерії в закритих від сторонніх приміщеннях або в шафах під замком.

Головний бухгалтер визначає відповідальна особа, що відповідає за збереження переданих зберігання документів. Відповідального найкраще призначити наказом керівника.

Терміни зберігання справ визначаються відповідно до переліку управлінських документів, але вони не можуть бути меншими за 5 років.

Робочі плани рахунків, програмне забезпечення, документи по облікової політикизберігаються для підприємства щонайменше 5 років, починаючи з наступного року, що вони використовувалися для складання звітності востаннє.

Бланки суворої звітності (грошова чекова книжка, бланк трудової книжки тощо) повинні зберігатися у сейфі чи металевій шафі під замком.

Поточні первинні бухгалтерські документи, які стосуються певного регістру обліку, зшиваються в хронологічному порядку у справу з твердою обкладинкою та супроводжуються довідкою для архіву.

Виписки банку та додані до них документи, а також касові документи (прибуткові та видаткові ордери, звіти касира) сортуються у хронологічному порядку та прошиваються.

Деякі види документів, такі як наряди на роботу, можуть зберігатися без палітурки, але повинні знаходитися в папці, щоб уникнути їх втрати.

Передача бухгалтерських документів до архіву

Збереження первинних бухгалтерських документів, бухгалтерської звітності, облікових регістрів і їх на зберігання архів підприємства забезпечується головним бухгалтером.

Передача на зберігання первинних бухгалтерських документів до архіву підприємства проводиться за описом, який узгоджує спеціальна експертна комісія та затверджує директор (керівник) підприємства.

В описі справ міститься інформація про найменування, номенклатурний номер, кількість і термін зберігання справи.

Опис справ постійного зберігання відрізняється від опису справ тимчасового зберігання тим, що він відсутня інформація про термін зберігання. При незначному документообігу описи можуть створюватися кілька років.

Справи підготовлені для передачі на зберігання до архіву повинні бути поміщені у тверду обкладинку та пошиті на 4 проколи. Усі металеві дужки та скріпки забираються, сторінки нумеруються арабськими цифрами, наприкінці прикладається аркуш для засвідчувальної записки. Завірювальна записка містить інформацію про:

  • · літерних (2а, 2б) та пропущених номери листів,
  • · Номери листів з наклеєними документами,
  • · Загальній кількості аркушів у справі.

На обкладинці кожної справи пишеться найменування організації, номер та найменування справи, дати першої та останнього документау справі, кількість аркушів у справі та строки зберігання.

Забезпечення безпеки документів є обов'язком підприємства, т.к. деякі види справ (відомості нарахованої заробітної платиі т.д.) мають тривалі термінизберігання та несуть важливу інформацію, яка може бути потрібна самими працівниками, податковою інспекцією або пенсійним фондом. Тому роботу з формування та передачі справ на зберігання, а також забезпечення безпеки документів довіряйте кваліфікованим, досвідченим фахівцям.

Первинна документація у бухгалтерії

Вітаю вас, шановні читачі, на моєму блозі!

Зазвичай, я переглядаю робочу пошту щодня, але цього тижня не зрослося, і листів назбиралося чимало. Сьогодні вирішила розібрати та тема нової статтіприйшла сама собою. Говоритимемо про первинну документацію, адже це основа регістрів і важлива частинароботи бухгалтера.

Під час навчання ця тема була не найважливішою, та й важко освоювати її в теорії, але вступивши на роботу, довелося надолужувати втрачене. Давайте заздалегідь розберемо всі нюанси, щоб уникнути труднощів у майбутньому. У попередній темі ми розібрали бухгалтерські регістри, я знаю, трохи складно, але після сьогоднішньої статті стане трохи простіше.

Щоб впевнено орієнтуватися у площині первинної документації, ми розглянемо:

  • Поняття та призначення первинної документації підприємства.
  • Обов'язкові реквізити та допустимі зміни первинних документів.
  • Групи, види, ступеня деталізації та можливі виправлення документів.
  • Терміни дії та зберігання первинної документації.

Основна мета – навчитися відрізняти первинний документ від решти маси не менш важливих паперів, запам'ятати їх реквізити та види. Обіцяю, буде цікаво, приступимо!

Як правильно працювати з первинною бухгалтерською документацією

Для початківців, недосвідчених бухгалтерів та підприємців хочеться пояснити принципи роботи з первинною бухгалтерською документацією.

Документи, з якими ви працюватимете, поділяються на дві групи:

  • Надійшли від будь-кого;
  • Вихідні від вас.

Як працювати з документами, що надходять?

1. Визначте: чи є цей документ бухгалтерським?

Документ, що приймається до обліку повинен містити суттєву для відображення в обліку інформацію, тобто нести в собі інформацію про якусь досконалу господарську подію.

Наприклад, касовий чек «каже» про оплату будь-кому (витрата грошей), накладна – про переміщення ТМЦ (прихід-витрата) тощо. А от, наприклад, заява співробітника з проханням видати аванс без візи керівника до роботи приймати не можна .

Не є бухгалтерськими документами будь-які записки, чернетки, газетні вирізки та інше. А також документи, складені з порушенням встановлених для них правил.

2. Визначте: чи ставитися цей документ до вашої організації чи ні?

Документ, простіше кажучи, повинен мати відношення до цього підприємства, тобто в ньому мають бути реквізити саме вашої організації, або вони повинні бути виписані на вашого співробітника.

Буває, що за різних причин, вам приносять документи, які не стосуються цієї організації. Це, можливо, просто помилка. А може бути й так, що співробітник усвідомлено, що прагне списати з себе підзвітні суми.

Можливо ще, що документи на закупівлю ТМЦ (робіт, послуг) свідомо виписуються на це підприємство з метою отримати додаткові суми на відрахування з податків.

У випадку, якщо невідповідність між вашим видом діяльності та суттю документа впадає у вічі, то краще цей документ не брати до обліку.

Ще один момент - можливо контрагент не має підстав виписувати на вашу адресу, даний документ, тобто у вас немає з ними договірних відносин.

Наприклад, енергопостачальна організація виставила вам рахунок, не розібравшись, що споживану електроенергію оплачує інша організація, наприклад, орендодавець.

3. Перевірте реквізити.

Контрагент відповідає за правильність своїх реквізитів сам. Зараз багато підприємств використовують комп'ютерні програми і тому помилок у своїх реквізитах, як правило, не допускають, хоч і таке буває. А ось ваші реквізити варто перевіряти ще раз - у них часто можуть бути помилки.

Окремо треба сказати про рукописні документи - крім того, що в них бувають помилки, так само буває, що документ підроблений, тобто наприклад, виписані від імені неіснуючого підприємства.

Існує чи ні таке підприємство, можна перевіряти ще раз через реєстр платників податків на сайті Податкового комітету РК.

Підписи у документі мають бути справжніми, тобто саме тих людей, кому вони належать, і ці люди повинні мати право підписувати такі документи. У документах не допускається факсимільний підпис.

Друків в одній організації може бути декілька. Перевірте, чи друк стоїть на даному документі. Наприклад, на рахунок-фактурі не повинен стояти друк із написом «Відділ кадрів».

Ще буває, що документ помилково виписаний на схожу за назвою організацію. У всіх таких випадках треба звернутися до цієї організації та вимагати переробити документ.

4. Чи була фактично скоєно подію, яка відображена в документі?

Можливо, постачальник не постачав ці ТМЦ або не надавав вам цих послуг. Або, можливо, контрагент виставив рахунок на більший ніж потрібно обсяг, ціну і відповідно суму.

Наприклад, на ваш склад не привозили вказаний у рахунку товар. Ваші спеціалісти цей документ мають акцептувати (підтвердити). У цьому прикладі це має підтвердити завсклад, підписом про отримання товару.

А ціну, обсяг та умови закупівлі треба порівняти з умовами договору. Або це має підтвердити економіст – маркетолог чи постачальник.

5. Визначте: до якого періоду належатиме документ.

Періоди можуть бути:

  • поточний місяць,
  • поточний квартал,
  • поточний рік,
  • минулий місяць,
  • минулий квартал,
  • минулий рік.

Від цього залежить, чи потрібно ухвалювати цей документ до обліку. Так буває і таке, що, наприклад, приносять Рахунок-фактуру за минулий період - на ваш розсуд приймати його до обліку чи ні.

Загалом, звичайно, ви зобов'язані прийняти документ до обліку, але якщо прийміть, це викличе необхідність коригувати звіти, у тому числі й податкові.

Однак якщо звіти минулого періоду поточного року (минулий квартал, минулий місяць) виправити не складе труднощів, то звіти минулого року відкоригувати буває дуже важко. Вибір за вами;

Можливо, цей документ вже був (є) у вас. Тоді або це дублікат (копія), або цей документ від вас забирали для чогось і тепер повернули. Будьте обережні – не проводьте один документ двічі. Це створить подвійні обороти, тобто необґрунтовано збільшить ті чи інші суми.

6. Визначте: до якого розділу обліку належить документ.

Розділи обліку:

  1. Каса,
  2. Банк,
  3. Матеріали,
  4. Товари,
  5. Основні засоби,
  6. Підзвітні особи,
  7. Постачальники,
  8. Покупці тощо.

Як працювати з документами, що надходять

Існує регламентація документів у розділах обліку. Це можна прочитати у будь-якому підручнику бухобліку. Наприклад, Виписка банку - це документ розділу "Банк", так само називається і регістр, куди ви підшиєте цей документ.

Це просто. А ось з документами, що стосуються приходу ТМЦ, справа складніша.

Визначте, чим для вашої компанії є ТМЦ, що надійшло: матеріалом, товаром, основним засобом, нематеріальним активомчи послугою/роботою (та й таке буває)?

Матеріал- Це те, що використовується в роботі і при цьому витрачається, тобто закінчується. Наприклад, це папір, бензин, цемент та інше. Матеріал змінює свою форму: був цемент – став бетонний виріб.

Товар на відміну матеріалу не використовується в роботі, воно купується для подальшої реалізації, тобто для продажу. Це єдина його відмінність. А на практиці товаром може бути і папір, і бензин, і цемент – дивлячись, чим ми торгуємо.
Довідник товарів у програмі "1С" називається "Номенклатура".

Основний засіб- це якесь знаряддя праці, використовуване у роботі, що на відміну матеріалу не змінює своєї фізичної форми. Т. е. не закінчується і не витрачається.

Наприклад, це стіл, комп'ютер, автомобіль і т. д. І через кілька років експлуатації вони залишаться столом, комп'ютером та автомобілем. Тільки в процесі експлуатації відбувається амортизація (знос) ОС.

У програмі "1С" ОС називаються фіксованими активами.

Буває так само, на що якусь послугу (роботу) виписують документ, ніби вам продали товар. Наприклад, СТО замінило масло в двигуні вашого автомобіля, а рахунок-фактурі замість «заміна масла» пишуть «моторне масло така-то, така-то кількість, за такою то ціною».

Запитайте: а ми отримували фактично це товар на руки? Ні. Тоді - це послуга (робота) і надходити цей документ потрібно відповідним чином.

7. У який регістр (журнал) ви підшиєте цей документ?

Визначте це відразу, і бажано відразу після обробки підшийте документ на своє місце. Буває правда, що документ поки що не можна «прибрати» - він ще потребує якогось доопрацювання чи з'ясування якихось обставин. Бажано завести окрему папку для таких паперів чи окремий лоток.

Одна з найгірших недоліків, які можуть бути у бухгалтера - це лінь. Документ відкладений «на потім» може викликати масу неприємностей.

Тому краще документи обробляти якомога одразу після отримання. Документи, відкладені з об'єктивних причин, треба доопрацьовувати відразу ж як така можливість.

8. Визначте: чи будуть надалі якісь події, пов'язані з цим документом?

Деякі документи можуть у майбутньому спричинити будь-які наслідки. Наприклад, Повідомлення податкового комітету може викликати у майбутньому неприємні наслідки: арешт рахунку тощо. Тому з такими документами потрібно зайнятися негайно, відклавши всі інші справи.

Бувають також документи, які можуть мати неприємні наслідки після вашого підтвердження їх правильності. Наприклад, Акт звірки із зазначенням вашої кредиторської заборгованості- це може бути підставою для подання позову до суду проти вашої компанії.

Тому якщо не впевнені, краще залиште подібні документи на розсуд керівника. Інші документи можуть вимагати отримання інших документів.

Наприклад, накладні на прихід товару без рахунок-фактури. Можливо, так встановлено, що ваш контрагент пізніше виставить вам загальну рахунок-фактуру за певний період чи обсяг товару.

У такому разі ці накладні треба збирати і відразу після закінчення періоду або отримання обумовленого обсягу нагадати постачальнику про рахунок-фактуру.

Тут же слід згадати про таке: бухгалтер має контролювати своєчасне отримання необхідних документів.

Документи, про очікуване надходження яких ви знаєте, треба вимагати від контрагента або відповідального співробітника у разі не отримання встановлені терміни.

Джерело: http://www.ajourkz.kz/ru/useful_information/how_to_deal_with_the_primary_accounting_records/

Первинні документи у бухгалтерському обліку

Підставою для записів у регістрах бухгалтерського обліку є первинні документи.

Первинні документи приймаються до обліку, якщо вони складені за формою, що міститься в альбомах уніфікованих формпервинної облікової документації, згідно з Положенням з ведення бухгалтерського обліку та бухгалтерської звітності в Російській Федерації, затвердженого Наказом Мінфіну Росії від 29.07.1998 № 34 н (в ред. Від 26.03.2007 № 26н)

При необхідності до типового бланку можуть бути включені додаткові рядки, графи, але всі реквізити, передбачені затвердженою формою, повинні бути збережені. Зміни, що вносяться, повинні бути оформлені відповідним наказом (розпорядженням).

Не підлягають зміні лише бланки документів з обліку касових операційзгідно з Порядком застосування уніфікованих форм первинної облікової документації, затвердженим Постановою Держкомстату Росії від 24.03.1999 № 20.

У формах, затверджених Держкомстатом Росії, передбачені зони кодування інформації, що заповнюються відповідно до загальноросійських класифікаторів.

Коди, за якими немає посилань на загальноросійські класифікатори(наприклад, графи з назвою «Вид операції»), призначені для узагальнення та систематизації інформації при обробці даних засобами обчислювальної техніки та проставляються за системою кодування, прийнятою в організації.

Крім того, до обліку приймаються самостійно розроблені малим підприємством форми, що містять відповідні обов'язкові реквізити, передбачені Федеральним законом "Про бухгалтерський облік".

Самостійно розробляти можна лише ті документи, які не містяться в альбомах уніфікованих форм.

Реквізити первинних облікових документів

До обов'язкових реквізитів первинних облікових документів належать:

  • Назва документу;
  • дата його складання;
  • найменування організації, від імені якої складено документ;
  • зміст господарської операції у натуральному та вартісному вираженні;
  • найменування посад осіб, відповідальних за здійснення господарської операції та правильність її оформлення;
  • особисті підписи вказаних осіб.

Своєчасне та якісне оформлення первинних облікових документів, їх передача до бухгалтерії у встановлені терміни для відображення в обліку, а також достовірність даних, що містяться в них, забезпечуються особами, які склали та підписали ці документи.

Перелік осіб, які мають право підпису первинних облікових документів, затверджується керівником організації за погодженням із головним бухгалтером.

Документи, якими оформлюються господарські операції з грошовими коштами, підписуються керівником організації та головним бухгалтером. Замість керівника та головного бухгалтера у первинних документах можуть розписуватися інші посадові особи, але їх перелік має бути затверджений керівником організації та погоджений з головним бухгалтером.

Первинний документ - це письмове свідоцтво вчинення господарської операції (оплати товару, видачі готівки під звіт тощо) і має бути складено в момент здійснення операції, а якщо це неможливо, безпосередньо після її закінчення.

Види документів

Усі первинні документи можна поділити на такі групи:

  1. організаційно-розпорядчі;
  2. виправдувальні;
  3. документи бухгалтерського оформлення

Організаційно-розпорядчі документи – це накази, розпорядження, вказівки, довіреності тощо. Ці документи дозволяють проведення тих чи інших господарських операцій.

До виправдувальних документів належать накладні, вимоги, прибуткові ордери, акти приймання тощо. Ці документи відображають факт проведення господарської операції та інформація, що міститься в них, заноситься в облікові регістри.

Деякі документи є водночас і дозвільними, і виправдувальними. До них відносяться, наприклад, видатковий касовий ордер, платіжна відомістьі т.д.

Графік документообігу у створенні

Для правильного ведення первинного обліку розробляється та затверджується графік документообігу, в якому визначаються порядок та строки руху первинних документів усередині підприємства, надходження їх до бухгалтерії.

Первинні документи, що надходять до бухгалтерії (бухгалтера) повинні бути перевірені:

  • за формою (повнота та правильність оформлення документа, заповнення реквізитів);
  • арифметично (підрахунок сум);
  • за змістом (зв'язок окремих показників, відсутність внутрішніх протиріч).

Облікові регістри

Після приймання інформація з первинного документа переноситься в облікові регістри, а на самому документі робиться відмітка, щоб унеможливити його подвійне використання (наприклад, проставляється дата запису в обліковий регістр).

Облікові регістри- це спеціально пристосовані аркуші паперу для реєстрації та групування облікових даних. Ведуться у спеціальних книгах (журналах), окремих листах і картках, як машинограм, отриманих під час використання обчислювальної техніки, і навіть на магнітних стрічках, дисках, дискетах та інших машинних носіях.

Господарські операції повинні відображатися у регістрах бухгалтерського обліку в хронологічній послідовності та групуватися за відповідними рахунками бухгалтерського обліку.

за зовнішньому виглядуоблікові регістри є:

  1. книги (касова, головна);
  2. картки (облік основних засобів, обліку матеріалів);
  3. журнали (вільні чи розграфлені листи).

За видами записів регістри поділяються на:

  1. хронологічні (реєстраційний журнал);
  2. систематичні (головна книга рахунків);
  3. комбіновані (журнальні ордери).

За ступенем деталізації інформації, що міститься в облікових регістрах, вони бувають:

  1. синтетичні (головна книга рахунків);
  2. аналітичні (картки);
  3. комбіновані (журнали-ордери).

Записи в первинних документах повинні проводитися засобами, що забезпечують збереження цих записів протягом часу, встановленого їх зберігання в архіві.

Первинні та зведені облікові документиможуть складатися на паперових та машинних носіях інформації. У разі організація зобов'язана виготовляти власним коштом копії таких документів на паперових носіяхдля інших учасників господарських операцій, а також на вимогу органів, які здійснюють контроль відповідно до законодавства Російської Федерації, суду та прокуратури.

Для здачі в архів документи підбираються в хронологічному порядку, комплектуються, переплітаються та підшиваються до папок. Здача документів до архіву супроводжується довідкою.

При зберіганні регістрів бухгалтерського обліку має забезпечуватися їхній захист від несанкціонованих виправлень. Виправлення помилки у регістрі бухгалтерського обліку має бути обґрунтовано та підтверджено підписом особи, яка внесла виправлення, із зазначенням дати виправлення.

Особи, отримали доступом до інформації, що у регістрах бухгалтерського обліку й у внутрішній бухгалтерської звітності, повинні зберігати комерційну таємницю. За її розголошення вони відповідають, встановлену законодавством Російської Федерації.

Виправлення помилок у первинних документах та облікових регістрах. Відповідно до ст. 9 Федерального закону «Про бухгалтерський облік» не допускається внесення виправлень до касових та банківських документів.

До інших первинних облікових документів виправлення можуть вноситися лише за погодженням з учасниками господарських операцій, що має бути підтверджено підписами тих самих осіб, які підписали документи, із зазначенням дати внесення виправлень.

Той реквізит первинного документа, який підлягає виправленню, закреслюється чіткою, але тонкою рисою, таким чином, щоб було видно початкове значення (зміст) реквізиту, що виправляється. Поруч від руки робиться позначка «Виправленому вірити», і виправлення засвідчується підписом особи, яка внесла виправлення, із зазначенням прізвища та ініціалів.

Термін зберігання первинних облікових документів

Відповідно до ст. 17 Федерального закону «Про бухгалтерський облік» організації повинні зберігати первинні облікові документи, регістри бухгалтерського обліку та бухгалтерську звітністьпротягом строків, що встановлюються згідно з правилами організації державної архівної справи, але щонайменше п'ять років.

Відновлення первинних документів

Законодавство про бухгалтерський облік не містить чітко встановлених правил, що регламентують порядок відновлення первинних документів у разі їхньої втрати.

У низці нормативних актів визначено лише терміни зберігання первинних облікових документів. Законодавством не встановлено, що має зробити організація у разі втрати документів з причин, що не залежать від неї. У Листі УМНС Росії по м. Москві від 13.09.2002 № 26-12/43411 керівнику організації рекомендується у разі зникнення або загибелі первинних документів:

  • призначити наказом комісію з розслідування причин зникнення, загибелі первинних документів, для участі в якій за необхідності запрошуються представники слідчих органів, охорони та державного пожежного нагляду;
  • вжити заходів щодо відновлення первинних документів, які підлягають відновленню та зберіганню протягом встановленого законодавством строку. Наприклад, копії виписок про рух грошових коштів за рахунками в банках можна отримати у банків, у яких відкрито рахунки організації; договори, акти, накладні можна запросити у контрагентів тощо.

Але не завжди можна отримати дублікати всіх втрачених документів, наприклад, за наявності великої кількості контрагентів через відсутність постачальників (покупців) за раніше відомими адресами або через відсутність таких контактів. Таким чином, з об'єктивних причин організація зможе відновити всі втрачені первинні документи.

Практичне питання: що робити у цьому випадку? Чи слід повідомити податковий орган?

На думку низки фахівців, повідомити податкову інспекцію необов'язково, тим більше що це не допоможе уникнути можливої ​​відповідальності, а відсутність первинних документів може загрожувати штрафом відповідно до ст. 120 НК РФ.

У даному випадкуплатник податків може вибрати три варіанти дій:

  1. По можливості відновити втрачені документи (хоч би частково).
  2. Здійснити виправні записи щодо не підтверджених документально витрат і відобразити виправлення в уточненій декларації з податку на прибуток за звітній рікадже не підтверджені документально витрати у податковому обліку витратами не визнаються.
  3. Дати можливість представникам податкового органу у разі податкової перевірки визначити суми, що підлягають сплаті до бюджету, розрахунковим шляхом на підставі наявних у платника податків даних, а також на підставі даних про інші аналогічні платники податків (пп. 7 п. 1 ст. 31 НК РФ).

Вилучення первинних документів

Можуть вилучатися лише органами дізнання, попереднього слідства та прокуратури, судами, податковими органамита органами внутрішніх справ на підставі їх постанов відповідно до законодавства Російської Федерації.

Листом Мінфіну РРФСР від 26.07.1991 №16/176 затверджено Інструкцію про порядок вилучення посадовою особою державної податкової інспекції документів, що свідчать про приховування (заниження) прибутку (доходу) або приховування інших об'єктів від оподаткування, у підприємств, установ.

Головний бухгалтер або інша посадова особа організації має право з дозволу та у присутності представників органів, які проводять вилучення документів, зняти з них копії із зазначенням підстави та дати вилучення.

Необхідність контролю первинної документації

Контроль одна із найважливіших функцій управління, реалізованої й у сфері бухгалтерського обліку.

Контроль первинної документації необхідний з об'єктивних причин. Його основне завдання полягає у запобіганні бухгалтерським помилкам, які можуть виникати з різних причин, наприклад, внаслідок недбалості, недостатньої кваліфікації бухгалтерського персоналу, перевтоми, несправності обчислювальної техніки тощо.

Помилки можуть виникати у тексті первинних документів чи сумах, особливо за підрахунку підсумків, утворюватися під час рознесення документів по обліковим регістрам.

Зауваження 1

За ступенем свого впливу помилки можуть бути локальними, тобто допущеними в одному документі, які не впливають на інші документи (наприклад, помилка в даті документа), і транзитними, тобто автоматично викликають помилку в інших документах (наприклад, помилка в сумі документа).

Оскільки система виправлень у бухгалтерських документах суворо регламентована та вимагає залучення всіх осіб, які підписали документ з помилкою (у касових та банківських документах виправлення взагалі не допускаються), роль контролю первинної документації є вкрай суттєвою.

Контроль первинної бухгалтерської документації спрямовано забезпечення повного циклу контролю якості відображення первинних документів на рахунках бухгалтерського обліку, а також виконує реалізацію функції повноцінного відстеження виконання процедур виправлення або заміни помилково заповненої документації з персоніфікацією відповідальності.

Загальний порядок перевірки первинних документів

Первинні документи, що надходять до бухгалтерської служби, обов'язково підлягають перевірці.

У процедурі перевірки первинних документів можна виділити три етапи:

Перший етап. Перевірка первинних документів сутнісно. Суть даного етапу полягає в оцінці законності відображених у документації господарських операцій, доцільності проведення операції та взаємопов'язання окремих показників первинного документа.

У тому разі, якщо зміст первинного документа суперечить вимогам законодавства або порушено порядок приймання, зберігання та витрачання товарно-матеріальних цінностей, коштів та інших активів, такі документи до обліку не приймаються. Рішення щодо таких документів приймає бухгалтер, який інформує керівника про незаконність операцій, відображених у первинній документації.

Практика обліку свідчить про те, що часто між керівником та головним бухгалтером виникають розбіжності з питань визначення законності операцій. І тут головному бухгалтеру доцільно отримати від керівника письмове розпорядження, що свідчить про розумінні керівником відповідальності за відображення операції на рахунках бухгалтерського обліку.

Другий етап. Перевірка первинних документів формою. У цьому етапі виконується перевірка наявності реквізитів. Крім того, перевірка передбачає оцінку правильності застосування бланка документа, а також наявності та повноти заповнення обов'язкових реквізитів, до яких відповідно до вимог Федерального закону «Про бухгалтерський облік» належать: найменування, дата складання, найменування організації, зміст факту господарської діяльності, натуральний або грошовий вимірник цього факту, посади та підписи осіб, відповідальних за складання документа).

Третій етап. Комплексна перевірка первинних документів, яка включає наступні прийоми:

  • Групування первинних документів – суть даної процедури полягає в оцінці змісту операції та включенні документа до групи однорідних за змістом первинних документів, що є основою формування зведених облікових даних;
  • Таксування – суть даної процедури полягає в тому, що натуральні та трудові показники переводяться в універсальний вимірник – вартісний. Результати таксування, що визначаються шляхом перемноження кількісних показників та ціни (ставка) за одиницю, відображаються безпосередньо у первинному документі;
  • Контування – суть даної процедури полягає у проставленні кореспонденції з кожної господарської операції, формованої первинним документом.

Зауваження 2

Після проходження всіх етапів перевірки первинні документи рекомендується позначати з метою унеможливлення повторного застосування (на документі можуть проставлятися дата внесення його в облікові регістри або відповідний штамп).

Касові документи позначаються штампами «Отримано» або «Оплачено» та датою.

Види контролю первинної документації

Бухгалтерські первинні документи є інформаційний потік, що містить відомості про фінансово-господарську діяльність економічного суб'єкта, внаслідок чого широко застосовуються в системі менеджменту для здійснення попереднього, поточного та подальшого контролю.

Сутність цих видів контролю полягає в наступному:

  • Контроль попередній – це контроль, здійснюваний керівним складом організації (керівником, головним бухгалтером, головним інженером, бригадиром тощо.) в останній момент підписання первинної документації, зумовлений тим, що з підписанні документа ці посадові особи беруть він відповідальність за чинні дії;
  • Контроль поточний – це контроль, який у момент здійснення господарської операції. Його здійснюють, як правило, виконавці розпоряджень, які містяться в документі, або особи, які відповідають за його обробку. Документ перевіряється на наявність реквізитів, по суті, і тільки після цього виконується та обробляється;
  • Контроль наступний – це контроль, здійснюваний у вигляді документальних ревізій, аудиту первинних документів після обробки документів, соціальній та формі лічильної перевірки на момент обробки документів.