Довідка за формою ОС 6. Заповнюємо інвентарну картку обліку основних засобів

13.05.2020

У «Бухгалтерський додаток »№25 за 2007р. ми розповідали про те, як заповнити акт про прийом-передачу об'єкта основних засобів за формою № ОС-1. На цей раз мова піде про інвентарну картку обліку об'єкта основних засобів (форма ОС-6).

Основним документом, що регламентує порядок оформлення операцій, пов'язаних із прийняттям до обліку об'єктів основних засобів, єПостанова Держкомстату України від 21.01.2003 № 7 "Про затвердження уніфікованих форм первинної облікової документації з обліку основних засобів".

Саме цим документом передбачено уніфіковану форму № ОС-6 «Інвентарну картку обліку об'єкта основних засобів».

Картка застосовується обліку наявності об'єкта основних засобів. У ній відображається інформація про прийняття об'єкта основних засобів до обліку, переміщення його всередині організації, реконструкції, модернізації, капітальному ремонті, а також про вибуття чи списання.

Картка заповнюється в одному екземплярі. Записи у ній робляться на підставі акта про прийом-передачу об'єкта основних засобів та інших документів (наприклад, технічного паспорта тощо). Якщо до обліку прийнято групу основних засобів, ними оформляється одна інвентарна картка за формою № ОС-6а «Інвентарна картка групового обліку об'єктів основних засобів».

Організація, що має невелику кількість об'єктів основних засобів, пооб'єктний облік може здійснювати в інвентарній книзі (форма № ОС-6б) із зазначенням необхідних відомостей про об'єкти основних засобів за їх видами та місцями знаходження (п. 12 Методичних вказівокпо бухгалтерського облікуосновних засобів, затвердженихНаказом Мінфіну Росії від 13.10.2003 № 91н).

Розглянемо, як заповнити форму № ОС-6 на конкретному прикладі.

ПРИКЛАД

У червні 2007 р. медична організація- ВАТ «Петра» - через торговельну мережу придбала стіл для рентгенівського обладнання (модель МШП-18/002) вартістю 63720 руб., У тому числі ПДВ - 9720 руб. Стіл виготовлений ТОВ «Меблевий комбінат №18».

Дата випуску столу – 07.01.2007.

Термін його корисного використаннядля цілей бухгалтерського та податкового облікуорганізація встановила виходячи з Класифікації основних засобів, які у амортизаційні групи, затвердженої Постановою Уряди РФ від 01.01.2002 № 1, 7 років (четверта амортизаційна група).

Заводський номер – 1278, інвентарний – 20.

Стіл введено в експлуатацію 05.06.2007. При цьому бухгалтером організації було оформлено акт про прийом-передачу основних засобів (форма № ОС-1), на підставі якого тепер необхідно скласти інвентарну карткуобліку об'єкта основних засобів.

Через місяць (05.07.2007) стіл дообладнали додатковими захисними щитами на загальну суму 14 300 руб. Дообладнання було оформлено актом формою № ОС-3 (номер акта - 12).

Обліковою політикою організацій передбачено послідовну нумерацію інвентарних карток з початку року. Стіл є 79 об'єктом основних засобів, придбаним організацією цього року.

Заповнення інвентарної картки почнемо з так званої шапки документа: це насамперед номер та дата картки. Виходячи з умов облікової політики номер інвентарної картки – 79. Дата картки має відповідати моменту прийняття до обліку об'єкта основних засобів (відображення за дебетом рахунку 01 «Основні кошти»), а також датою акта форми № ОС-1.

Далі бухгалтером заповнюються реквізити організації (а саме найменування, коди по ОКПО та по ОКОФ організації), також вказується найменування структурного підрозділу, В якому знаходиться прийнятий до обліку об'єкт основних засобів.

Потім вказується найменування об'єкта основного засобу, що приймається до обліку.

Звертаємо увагу, що у цьому рядку необхідно вказати повне найменування із зазначенням марки та моделі, так само як і в акті форми № ОС-1. У нашому випадку "Стіл для медичного обладнання модель МБП-18/002".

Потім потрібно проставити номер амортизаційної групи(IV), номер реєстраційного паспорта (у нашому випадку відсутній), заводський (1278) та інвентарний (20) номери, а також вказати дату прийняття об'єкта основного засобу до обліку (05.06.2007) та субрахунок, на якому він відображений (01- 1).

Тепер перейдемо безпосередньо до заповнення першого розділуформи «Відомості про об'єкт основних засобів на дату передачі».

Розділ 1 заповнюється на підставі даних, відображених у розділі 1 акта форми № ОС-1 та мають інформаційний характер для об'єктів основних засобів, що були в експлуатації. У разі придбання об'єктів через торговельну мережу, виготовлення для власних потребРозділ 1 не заповнюється.

У нашому прикладі організація набуває нового столу, тому може не заповнювати зазначений розділ. Тим часом не буде помилкою проставлення дати випуску, відображеної в акті, та зазначення реквізитів самого акта. По решті рядків потрібно проставити прочерки.

Переходимо до другому розділу"Відомості про об'єкт основних засобів на дату прийняття до бухгалтерського обліку". Тут проставляється насамперед первісна вартість основного засобу. У прикладі це вартість придбання столу, крім ПДВ (54 000 крб.). ПДВ не враховується у вартості об'єкта, оскільки наша організація є платником цього податку та не здійснює види діяльності, звільнені від оподаткування ПДВ, та відповідно має право на відрахування повної суми ПДВ, пред'явленого постачальником.

Наступний реквізит – термін корисного використання. Згідно з Класифікацією основних засобів, що включаються до амортизаційних груп, затвердженої Постановою Уряду РФ від 01.01.2002 № 1, медичні меблі відносяться до четвертої амортизаційної групи з терміном корисного використання понад 5 років до 7 років включно. У нашій ситуації наказом керівника термін корисного використання встановлено 7 років.

Третій розділкартки буде заповнено організацією у разі здійснення переоцінки основного засобу. Тут необхідно буде вказати дату проведення переоцінки та її коефіцієнт. У графі 3 - відобразити відновлювальну вартістьза результатами переоцінки.

Переходимо до четвертому розділуформи, що зветься «Відомості про приймання, внутрішніх переміщеннях, вибуття (списання) об'єкта основних засобів».

У прикладі цю частину форми про приймання основного кошти бухгалтер заповнює виходячи з акта формою № ОС-1.

Надалі в цей розділ можуть бути внесені додаткові відомості, пов'язані з внутрішнім переміщенням об'єкта, - виходячи з накладної формою № ОС-2, або його вибуттям (списанням), - виходячи з акта формою № ОС-4.

Тепер перейдемо до заповнення другої сторінки інвентарної картки.

Почнемо з п'ятого розділу"Зміни первісної вартості об'єкта основних засобів", в якому відображається інформація про витрати на модернізацію, дообладнання, добудову та реконструкцію, а також про зменшення вартості при частковій ліквідації.

У прикладі організація зробила дообладнання столу, що було відбито у зазначеному розділі картки. Вартість дообладнання становила 14 300 руб.

Наступний шостий розділінвентарної картки призначений для відображення витрат на ремонт, що заносяться до картки на підставі форми № ОС-3.

Залишився останній, сьомий розділ"Коротка індивідуальна характеристика об'єкта основних засобів". У ньому необхідно, перш за все, прописати пристосування та приладдя, що входять до складу основного засобу.

У нашому випадку це сам стіл, вбудована тумба і вмонтована підставка під рентгенівське обладнання.

Подібна інформація може стати в нагоді при заміні деталей та пристроїв основного засобу, а також при перестановці комплектуючих з одного об'єкта на інший, що часто зустрічається на практиці та тягне за собою проблему обліку подібних перестановок.

Також при прийнятті до обліку об'єктів основних засобів до інвентарної картки обов'язковому порядкуповинні бути занесені дані про наявність дорогоцінних металів та дорогоцінного каміння у складі даного основного засобу, а також їх маса (у грамах, кілограмах). Адже в момент вибуття основних засобів повинні бути оприбутковані елементи устаткування, що вибуває, що містять дорогоцінні матеріали.

У нашому випадку дорогоцінні та напівдорогоцінні матеріали у придбаному об'єкті основних засобів відсутні.

Після заповнення інвентарну картку підписує особа, відповідальна за її відання.

Часто бухгалтери вважають, що достатньо ведення інвентарної картки лише в електронному вигляді. Адже у разі потреби (при аудиторській або податкової перевірки) її завжди можна роздрукувати та підписати.

Але у цьому випадку організація порушує п. 4 ст. 9Федерального закону від 21.11.96 № 129-ФЗ «Про бухгалтерський облік», згідно з яким первинний обліковий документповинен бути складений в момент здійснення операції, а якщо це неможливо - безпосередньо після її закінчення.

Крім того, існує ймовірність, що співробітник, відповідальний за ведення карток, на момент перевірки не працює в організації.

На закінчення звертаємо увагу, що при необхідності інвентарну картку можна доповнити новими реквізитами (відповідно відобразивши це в облікової політикиорганізації). А ось видаляти існуючі реквізити в жодному разі не можна.

Інвентарна картка обліку об'єкта основних засобів форма ОС-6 заповнюється прийому нового об'єкта до обліку. Заповнює її бухгалтер виходячи з акта приема-передачи.

Інвентарна картка обліку основних засобів бланк ОС-6 (excel).

Як приклад ми заповнили форму ОС-6, завантажити зразок заповнення можна за посиланням наприкінці статті.

Типова форма ОС-6 заповнюється однією конкретний об'єкт основних засобів. Якщо до обліку приймається група однорідних об'єктів, заповнювати можна . Для підприємств розроблена спрощена форма ОС-6а, названа інвентарна книга.

Інвентарна картка заповнюється об'єкт основних засобів бухгалтером під час отримання підписаного акта приема-передачи. При цьому в бланку акта приймання-передачі бухгалтер робить відмітку про те, що заведено інвентарну картку. Існує кілька форма акту приймання-передачі: – при прийнятті до обліку одного об'єкта; – при прийнятті до обліку будівель та споруд, ОС-1б – для групи об'єктів.

Зразок заповнення інвентарної картки обліку основних засобів

Форма ОС-6 заповнюється із двох сторін.

На лицьовій стороні бланка вказують назву організації та структурного підрозділу, куди прийнято об'єкт, заповнюють відомості про найменування об'єкта, амортизаційну групу, до якої він належить, заводський, інвентарний та паспортний номери основного засобу. Також ставиться дата прийняття до обліку та номер рахунку, на якому буде обчислюватися об'єкт (рах. 01).

У першому розділі бланка ОС-6 заповнюють відомості про основний засіб на дату передачі. Ці дані переносять із першого розділу акта приймання-передачі у разі, коли об'єкт раніше використовувався. Якщо придбано новий об'єкт, Заповнювати цей розділ не потрібно.

У другому розділі інвентарної картки заповнюють відомості на дату прийняття до обліку, вказують первісну вартість об'єкта (сума всіх витрат) та строк корисного використання.

У третьому розділі відображаються відомості про проведені переоцінки, розділ заповнюється у процесі експлуатації основного засобу. Переоцінка полягає у перерахунку вартості об'єкта для того, щоб вона відповідала реальним ринковим цінам. Після кожної проведеної переоцінки вносять запис до третього розділу інвентарної картки про дату її проведення, коефіцієнт перерахунку, а також отриману відновну вартість.

До четвертого розділу вносять відомості про будь-які переміщення об'єкта основних засобів, тут відображають внутрішні переміщення, вибуття з організації, списання. Підставою для внесення запису до цього розділу інвентарної картки є акт приймання-передачі, акт списання (для одного об'єкта, для автотранспортних засобів, ОС-4б групи об'єктів).

У п'ятому розділі форми ОС-6 відображають відомості про проведені операції, внаслідок яких змінилася вартість основного засобу. Такими операціями можуть бути модернізація, реконструкція, добудова, дообладнання. Записи вносяться на підставі підтверджуючих документів, наприклад, акта про здачу-приймання модернізованого, реконструйованого об'єкта основних засобів форма ОС-3, бланк та зразок якого можна завантажити

Створення та оформлення інвентарних карток обліку об'єкта основних засобів за формою ОС-6 проводиться зазвичай на тих підприємствах та організаціях, які мають значну кількість майна, і яким необхідно здійснювати контроль за його змістом, зберіганням та переміщенням. На кожен окремий основний засіб оформляється своя картка, у своїй картки можуть заводитися як у власність підприємства, і на орендоване майно.

ФАЙЛИ

Перед тим як відкрити картку

Перш ніж створити цей обліковий документ, необхідно оформити акт про прийом-передачу основних засобів - саме з нього до картки надходить інформація про об'єкт. Крім того, для її заповнення беруться дані з інших супровідних паперів, таких, наприклад, як технічні паспорти виробів, обладнання та техніки.

Інвентарна картка відноситься до внутрішньої облікової документації підприємства та відомості до неї вносяться за будь-яких дій із зареєстрованим у ній майном (придбання, передача з одного відділу до іншого, ремонт, реконструкція, модернізація, списання тощо).

Правила оформлення документа

Інвентарна картка об'єкта має уніфіковану форму із кодом ОС-6, затверджену Постановою Держкомстату Росії від 21.01.2003 N 7.

Документ складається на кожен об'єкт окремо та в єдиному екземплярі, при цьому якщо облік карток ведеться в електронному вигляді, то обов'язково має бути і його копія на паперовому носії(саме паперові варіанти містять «живий» підпис матеріально-відповідальної особи). Засвідчувати документ печаткою фірми обов'язково, т.к. він належить до її внутрішньої документації.

Приклад оформлення інвентарної картки за формою ОС-6

Заповнення шапки документа

На початок документа вписують:

найменування компанії-власника об'єкта основних засобів,
структурний підрозділ, до якого приписано дане майно,
номер інвентарної картки,
дата її складання,
назва об'єкта, що реєструється.

Тут же, у колонці праворуч, вказується код підприємства з ОКПО ( Загальноросійський класифікаторпідприємств та організацій) – він міститься в установчих паперах та код об'єкта основних засобів за ОКОФ (Загальноросійський класифікатор основних фондів). Продовжуючи заповнять праву колонку, вносимо детальну інформаціюпро об'єкт:

номер амортизаційної групи, до якої він належить з бухгалтерського обліку підприємства,
реєстраційний номер паспорта,
заводський та інвентарний номери,
дата постановки основного кошти на бухгалтерський облік,
номер рахунку (субрахунку), яким він проходить.

Нижче у відповідні рядки вписується місце знаходження об'єкта основних засобів (із зазначенням коду підрозділу, якщо таке кодування застосовується на підприємстві) та відомості про виробника (ці дані можна знайти у техпаспорті).

Заповнення таблиць відомостей

Друга частина документа відкриває розділи, присвячені зареєстрованому об'єкту.

Зверніть увагу:у перший розділ вноситься інформація лише у тому випадку, якщо майно на момент внесення до картки вже використовувалося. Якщо воно нове, цей розділ заповнювати не потрібно.

У другий розділвписується вартість об'єкта на момент прийому до бухгалтерського обліку та термін його корисного використання.

Третій розділоформляється при переоцінці основного кошти – причому ціна може змінюватись як у бік підвищення, і зниження. Різниця між первісною вартістю та після переоцінки визначається як відновна ціна.

У четвертий розділкартки вносяться відомості про всі пересування врахованого майна. Дані сюди вписуються суворо виходячи з супровідних паперів з позначенням виду операції, структурного підрозділи, якого належить ОС, залишкової вартостіта інформації про відповідальну особу.

Якщо основний засіб перебуває у власності кількох осіб, їх потрібно вказати під четвертою таблицею з відсотковим розподілом часток.

Заповнення розділів зворотного боку форми ОС-6

У п'ятому розділівказується про всі зміни початковості вартості об'єкта, незалежно від дій, що здійснюються з ним. Тут пишеться вид операції, дані з документа, що підтверджує, а також сума витрат, які понесла організація в процесі проведення необхідних процедур.

Шостий розділвключає відомості про ремонтні витрати, з повною розшифровкою кожної проведеної операції (вид ремонту, супровідна документація, розмір витрат).

Сьомий розділмістить особливі дані про об'єкт основних засобів, у тому числі дані про вміст у його складі дорогоцінних та напівдорогоцінних металів, каменів та матеріалів.

В останній таблиці карткиреєструються конструктивні вузли, елементи та інші ознаки, що є відмінною рисоюмайна, а також його якісні та кількісні показники. За наявності будь-яких приміток вони вносяться до останнього стовпчика таблиці.

На завершення документ завіряє відповідальний за ведення інвентарних карток на підприємстві співробітник (тут обов'язково має бути вказано його посаду та проставлено підпис із розшифровкою).

Кожен інвентарний об'єкт має свій інвентарний номер, а також інвентарну картку – «паспорт» основного засобу. В інвентарній картці міститься вся інформація про об'єкт: характеристика, відомості про внутрішні переміщення об'єкта, ремонт та витрати на ремонт тощо. Форма ОС-6 – це уніфікована форма інвентарної картки обліку основних засобів. Уніфіковану форму бланку ОС-6 затверджено постановою Держкомстату від 21.01.2003 №7. Ви не повинні використовувати офіційний бланк – ви можете скласти документ самостійно, а як зразок для заповнення використовувати уніфіковану картку ОС-6. Зверніть увагу, що розроблена форма має містити всі обов'язкові реквізити.

Інвентарна картка обліку основних засобів

Якщо у вашій організації невелика кількість об'єктів основних засобів – ви маєте право не заповнювати інвентаризаційну картку ОС-6 окремо на кожен об'єкт, а врахувати їх у інвентарній книзі, вказавши там всі необхідні відомості (форма ОС-6б).

Заповнювати інвентарну картку ОС-6 або книгу необхідно на основі акта або накладної про прийом-передачу основних засобів. технічних паспортівоб'єкта та інших документів на придбання. Зверніть увагу, якщо ви берете об'єкт ОС в оренду, на нього також рекомендується заводити інвентарну картку обліку об'єкта основних засобів.

Зразок заповнення ОС-6

У шапці інвентарної картки обліку основних засобів заповніть найменування компанії, об'єкта ОС, місце знаходження об'єкта, код форми за ЗКУД – 0306005 (не плутайте з інвентарною карткою обліку нефінансових активів- 0504031), код за ОКПО, ОКОФ, номери (заводський, інвентарний та ін.), дату прийняття та списання з бух.обліку.

Основна частина інвентарної картки форми ОС-6 складається із 7 розділів – таблиць. У момент прийняття об'єкта до обліку у формі ОС-6 необхідно заповнити такі розділи:

Розділ 1, який містить інформацію про об'єкт на дату передачі;
Розділ 2, який містить відомості про об'єкт на дату його прийняття до бух.обліку;
Розділ 4, який містить відомості про приймання об'єкта;
Розділ 7, де міститься характеристика об'єкта.

Заповнення інших розділів форми ОС-6 варто здійснювати у процесі експлуатації об'єкта:

у розділі 3 заповнюються відомості про переоцінку об'єкта ОС;
у розділі 4 містяться відомості про внутрішні переміщення об'єкта між підрозділами підприємства, його списання;
розділ 5 містить відомості про зміни початкової вартості. Заповнення цього розділу бланка ОС-6, наприклад, необхідне модернізації об'єкта, реконструкції чи добудові;
у розділі 6 відображаються витрати на ремонт об'єкта.

Заповнений бланк інвентарної картки обліку основних засобів підписує відповідальна особа. Якщо на підприємстві прийнято рішення про вибуття основного засобу з будь-якої причини (були порушені умови експлуатації, сталася аварія чи НС, або з іншої причини), на підставі акта на списання в інвентарній картці за формою ОС-6 провадиться відповідна відмітка. Інвентарні картки по об'єктах, що вибули, повинні зберігатися протягом строку, що встановлюється керівником компанії, але не менше ніж п'ять років.

Якщо ви заповнюєте інвентарну картку ОС-6 вперше, ознайомтеся із зразком заповнення, зверніть увагу до порядку заповнення форми ОС-6. Зразок заповнення ОС-6 наведено нижче.

Щойно об'єкт основних засобів надходить до організації, цей факт фіксується спеціальним документом – інвентарна картка (форма ОС-6).

Які уніформи зараз трапляються?

ОС-6а.

Найбільш поширена форма, що створюється в організації - ОС-6. Її ми й розглянемо у цій статті.

У якому разі створюється інвентарна картка формою ОС-6?

Вона створюється тоді, коли відбувається будь-яка діяльність із основним засобом (з початку прийому на облік).
Перший запис фіксується у цій формі під час установки на облік певного об'єкта і під час введення у користування.
Також, якщо об'єкт переміщується, ремонтується, вибуває, переоцінюється, списується.

Форма ведеться в 1 екземплярі.

Заповнення форми ОС-6

Насамперед необхідно оформити титульну сторінку. Оформлення листа складає основі іншого документа – ОС-1, ОС-1а чи б. У нас можна знайти та завантажити приклад оформлення ОС-1 або ОС-1а.

А тепер про особливості заповнення цієї форми:

Дані про ОС під час віддачі – ця частина документа заповнюється лише тоді, коли головний засіб до цього використовувався. Внесення записів складає основі документа ОС. Якщо це нові кошти, цей розділ не заповнюється.
Дані про ОС під час прийому до бухгалтерського обліку – зазначається вартість прийому об'єкта до бухобліку.
Переоцінювання. Проводиться перерахунок ціни основного засобу відповідності середнім цінам над ринком. Ціна збільшується чи зменшується. Вартість, яка була переоцінена, є відновною. Також здійснюється переоцінювання амортизації, яка була нарахована.
Дані про приймання, пересування та списання основних (головних) засобів. Внесення записів за порядком, де початком є дані про вступ. Тут фіксується інформація з урахуванням документації – актів прийоми передачі, списання та інших.
Дані про зміну початкової ціни основних засобів. Тут вказують витрати на капремонт, зміну чи вдосконалення. Такі витрати збільшують ціну основних засобів. Дана інформаціяфіксується з урахуванням документа форми ОС-3.
Витрати ремонт. Тут вказується інформація про витрати на ремонт, який відбувається зараз. Такі витрати впливають ціну об'єкта, списуючись на собівартість вироби.
індивідуальні показники. Будь-які дані, що характеризують об'єкт ОС. Також у цьому розділі вказано таблицю для внесення інформації про коштовності в ОС.

Остаточний етап – засвідчення підписом, відповідальною людиною. Найчастіше це бухгалтер.