1с роздріб 2.2 введення початкових залишків. Введення початкових залишків у «1С:Роздріб»: оприбуткування товарів

06.09.2021

У попередніх статтях про конфігурацію "1С:Роздріб 2.1" для платформи "1С:Підприємство 8" ми з вами розглянули всі підготовчі етапи, які необхідно пройти, щоб почати вести облік товарів у інформаційної бази. Власне, на поточному етапі настав час вже безпосередньо приступати до наповнення бази і починати вести облік. Однак порядок початкового наповнення бази даних залежить від того, чи починаєте ви роботу магазину з нуля, чи впроваджуєте конфігурацію в організації, яка вже якийсь час працює, але тільки зараз переходить на облік у «Роздріб».

Ця стаття здебільшого розрахована якраз на другу ситуацію, коли магазин уже якийсь час торгує і на складах є товар, який необхідно оприбуткувати. Але й тим, хто має намір вести базу з чистого аркуша, я рекомендую прочитати статтю. У ній будуть порушені деякі моменти, які можуть стати в нагоді на подальших етапах роботи з програмою.

Для того, щоб правильно почати вести облік у магазині, потрібно внести в програму відомості про початкові залишки. До них насамперед відносяться найменування та кількість товарів на складах, залишки коштів у операційних касахпідприємства та залишки за накопичувальними знижками, якщо вони використовуються у вашій організації. Крім того, необхідно вказати залишки розрахунків із постачальниками, якщо вони є на момент первинного наповнення бази.

Що стосується накопичувальних знижок, то поки що ми їх розглядати не будемо: це велика тема і вона потребує окремої детальної розмови. В одній із майбутніх статей ми обов'язково приділимо їй увагу.

Отже, під час попередніх занять ми з вами створили три склади. З них один є торговим приміщенням, а два інші торговими залами. Раніше ми підготували все необхідне для того, щоб при надходженні товарів на основний склад вони автоматично розподілялися по торгових залах. Прочитати про це можна у статті.

Але такий автоматичний розподіл працюватиме при надходженні товарів від постачальника або з іншого місця. А в нашому конкретному випадку ми маємо справу із ситуацією, коли товари вже надійшли до магазину та перебувають на своїх місцях. Отже, нам потрібно вручну вказати, на якому складі та в якій кількості зберігається той чи інший товар.

Товари ставляться прихід документом «Оприбуткування товарів». Документи цієї категорії перебувають у секції « Складські операції» розділу «Склад».

Оприбуткування товарів за кожен склад здійснюється з допомогою окремого документа. Припустимо, що наш основний склад у Наразіпорожній і нам потрібно поставити на облік лише ті товари, які знаходяться у відділах нашого магазину. Оскільки відділів у нас два, нам доведеться проводити як мінімум два документи — для першого та другого відділу відповідно.

Натиснувши посилання, вказане на попередньому скріншоті, ми потрапляємо в розділ з документами «Оприбуткування товарів». На даний момент тут порожньо, оскільки ми поки що не проводили операцій подібного роду. Щоб розпочати нове оприбуткування, потрібно натиснути кнопку «Створити». Але насамперед зверніть увагу на поля «Магазин» та «Склад».

Ці поля не є обов'язковими для заповнення, але якщо їх вказати на даному етапі, то в новому документі оприбуткування ця інформація буде заповнена автоматично. Крім того, ці поля служать для фільтрації документів. Наприклад, коли в майбутньому у нас з'явиться безліч документів оприбуткування товарів у різні відділи, то вказівкою у правому полі потрібного складу ми приховаємо документи, що належать до інших складів.

Тепер натисніть кнопку «Створити» і подивимося, як виглядає документ оприбуткування.

Зверніть увагу, що поле «Магазин» програма заповнила автоматично, оскільки він у нас лише один. При цьому поле "Склад" залишилося порожнім. Якби у нас був лише один склад, програма автоматично заповнила б його. Але оскільки їх у нас три, а на попередньому етапі ми не вказали потрібного, то маємо зробити це зараз.

Бажано попередньо внести всю продукцію, що вноситься до довідника номенклатури, інакше це доведеться робити, додаючи кожну нову позицію, що вкрай незручно і непрактично.

Додати товари до документа можна декількома способами.

По-перше, можна натиснути кнопку «Додати» та вписати назву вручну. При цьому, в міру набору тексту, програма буде підставляти відповідні варіанти.

По-друге, якщо товару присвоєно штрих-код, можна скористатися сканером штрих-кодів. Причому, якщо сканера немає під рукою або штрих-код не зчитується, хоч цифри і видно, його можна вбити з клавіатури, натиснувши відповідну кнопку в інтерфейсі.

По-третє, можна скористатися функцією вибору товарів. Це самий зручний спосібпісля штрих-кодів.

Крім перерахованих варіантів "Роздріб" дозволяє завантажувати товари в базу з терміналу збору даних, але оскільки ми його не підключали і не налаштовували, відповідної кнопки в інтерфейсі немає.

У додаванні товарів вручну і через штрих-код нічого складного немає, тому я не буду їх тут описувати, а ось функцію підбору товарів пропоную розглянути докладніше.

Якщо ми натиснемо кнопку підбору, то побачимо вікно, зображене на наступному скріншоті.

Як бачите, перед нами відкрився створений раніше перелік номенклатури, звідки ми можемо вибирати будь-які позиції. Зверніть увагу на кнопку «Запитувати кількість та ціну». Якщо вона натиснута, програма запитуватиме, скільки одиниць зазначеного товару потрібно додати до документа та яка його вартість. Якщо цю кнопку не натиснути, щоразу при виборі додаватиметься по одній одиниці товару.

Але функція призначення ціни доступна лише в тому випадку, якщо користувачеві, який виконує цю операцію, надано відповідні права.

Давайте додамо до першого відділу нашого магазину по п'ять відер кожного типу.

Щоб додані позиції показувалися у процесі добору, потрібно відзначити галочкою опцію «Показувати підібрані товари». Вибравши всі необхідні товари та вказавши потрібну кількість, натискаємо кнопку «Перенести до документа».

У результаті вийшов готовий документ оприбуткування. Залишилося його лише провести.

Тепер таким же способом оприбуткуємо на другий склад три бетономішалки. Нагадую, що ми маємо зробити це окремим документомоскільки товар припадає на інший склад, а одним документом можна приходити номенклатуру тільки на один склад.

Тепер у переліку документів оприбуткування з'явилися два нові документи. Причому з їхніх назв видно, до якого магазину та складу належить кожен із них.

Щоб остаточно переконатись, що товари благополучно стали на облік, можна сформувати звіт, що показує залишки на складах. Для цього потрібно перейти в розділ «Склад» та натиснути на посилання «Звіти по складу».

У вікні, що відкрилося, нам потрібно вибрати звіт «Залишки на складах», який знаходиться в секції «Складські операції».

Сформувавши звіт, бачимо, що тепер товари з'явилися на обліку. Зверніть увагу, що білих десятилітрових відер виявилося десять, хоч я ставив усіх по п'ять. Це сталося через те, що роблячи скріншоти для огляду, я випадково підібрав цю позицію двічі і не помітив цього, коли проводив документ оприбуткування.

У нашій ситуації це не відіграє жодної ролі, але чудово ілюструє, як звіти дозволяють виявляти помилки працівників.

Тепер ви вмієте оприбуткувати товари. Наступного разу я розповім, як вносити до інформаційної бази залишки коштів.

Коли організація переходить на автоматизований облік в 1С, у неї, зазвичай, є якісь залишки. Відомості про них потрібно занести до програми перед початком обліку.

Як вводити початкові залишки в 1С

Для введення залишків призначений спеціальний виддокументів. Відкриємо відповідний журнал:

НСІ та адміністрування / Початкове заповнення / Початкове заповнення, посилання Документи введення початкових залишків».

У лівій панелі відображається угруповання за типами операцій. Початкові залишки можуть вводитися за такими розділами:

Грошові кошти,
Розрахунки з партнерами,
Підзвітні особи,
Розрахунки між організаціями,
Товари,
Еквайрингові операції,
Інше,
ТМЦ в експлуатації.

Кожен розділ містить кілька типів операцій. Залишки вводяться з організації та за типом операції.

Для введення нового документа слід вибрати організацію, виділити потрібний типта натиснути «Створити». Якщо натиснути «Створити», але не виділяти тип, програма запропонує вибрати його зі списку.

Важливо. Початкові залишки в 1С завжди запроваджуються на останню дату попереднього періоду (року чи кварталу).

Вид створюваних документів та його реквізити відрізнятимуться, залежно від типу залишків.

Розглянемо найпоширеніші приклади введення залишків: товари складі, кошти банківському рахунку, заборгованість перед постачальником.

Введення залишків товарів на складі

Введемо залишки власних товарівскладі організації. Створимо документ із видом операції «Власні товари». У шапці вкажемо організацію, склад, постачальника, дату (у нашому прикладі останній день минулого року). У табличну частину внесемо товари, їх кількість та ціни.

Важливо. При введенні залишків ціни на товари вказуються у валюті управлінського обліку.

У прикладі ціни вказані у доларах США. Суми вартості товарів та ПДВ відображаються також у валюті регламентованого обліку – у рублях.

Програма дозволяє вводити залишки під різні видидіяльності. Якщо організація є платником ПДВ, за умовчанням встановлено значення «Залишки під діяльність: ПДВ». Також можливе введення залишків під діяльність, що не оподатковується ПДВ, оподатковувана ЕНВД, експорт несировинних товарів чи сировинних товарів, робіт.

У прикладі залишки вводяться під діяльність, оподатковувану ПДВ.

Проведемо документ. Під час проведення він здійснює рухи по регістрам, які відбивають облік товарів як і кількісної, і у вартісної оцінці. Для перегляду цієї інформації використовується кнопка «Рух документа».

З документа "Введення початкових залишків власних товарів" можлива реєстрація рахунку-фактури, отриманого від постачальника. Для цього є посилання «Зареєструвати рахунок-фактуру».

Введення залишків за безготівковими коштами

Введемо залишок грошей на розрахунковий рахунок організації. Створимо документ уведення залишків із типом операції «На банківських рахунках». Вкажемо організацію та дату. У рядку табличної частини вкажемо банківський рахунок організації та суму залишку (у валюті рахунку).

В одному документі можливе введення залишків за декількома рахунками.

Введення залишків за взаєморозрахунками з постачальником

Введемо залишок із заборгованості перед постачальником. Створимо документ уведення початкових залишків із типом операції «Заборгованість перед постачальниками». У шапці вкажемо організацію та дату, у рядку табличної частини – постачальника, суму боргу (допускається вказівку у будь-якій валюті) та дату передбачуваного платежу.

В одному документі можливе введення боргу за кількома постачальниками.

Більш детально описати заборгованість можна, якщо документі введення залишків заборгованості вибрати об'єкт розрахунків – договір чи документ.

Контроль балансу введення залишків

У журналі документів введення початкових залишків є посилання "Контроль балансу введення залишків". Якщо перейти по ній, відкривається звіт «Управлінський баланс».

Сформуємо його по нашій організації за минулий рік. Відображено введені залишки. У дужках вказано суми пасивів, без дужок – активів.

За замовчуванням звіт формується у валюті управлінського обліку, налаштування формування в іншій валюті здійснюється за кнопкою «Налаштування» у формі звіту.

Важливо. Якщо значення "Контроль балансу" - ненульове, значить, при введенні залишків допущена помилка. Слід перевірити правильність введення активів та пасивів.

Завжди настає момент, коли організація приймає рішення або розпочати автоматизацію своєї діяльності (уявіть, я особисто був свідком, як у деяких невеликих підприємствах облік ведеться в Excel), або перейти на іншу програму.

Особливо це актуально останнім часом, коли йде активний.

Тому розглянемо як мінімум три варіанти введення або перенесення початкових залишків на прикладі:

перенесення залишків із версії 7.7 стандартним способом;
звернення до програміста 1С з проханням написати механізм перенесення залишків з іншої програми або у випадку, коли до версії 7.7 було внесено багато змін;
ручне введення залишків.

Важливо!Перед тим як занести залишки, налаштуйте облікову політикуорганізації та параметри обліку. У ряді випадків це може суттєво вплинути на правильність занесення залишків. Наприклад, одне з найпоширеніших питань: «При введенні залишків за 10 рахунком програма просить запровадити партію, а ми облік по партіях не ведемо». З'ясовується, що параметри обліку у версії 8 не вимкнено .

Введення залишків у програмі 1С: "Бухгалтерія підприємства 3.0" здійснюється документами "Введення залишків". Документи поділяються на розділи обліку, які відповідають групам рахунків у плані рахунків.

Зауважу, що для групи загалом залишки запровадити не можна. Крім того, якщо у рахунку є аналітика, тобто субконто, потрібно переносити залишки в розрізі аналітики.

Якщо в одній інформаційній базі облік ведеться кількома організаціями, буде доступне обов'язкове для заповнення поле «Організація». Звичайно, залишки вводяться по кожній організації окремо.

Є помічник уведення залишків. Де в 1С 8.3 введення початкових залишків? Розробники сховали його у розділі «Початкові рештки» меню «Головне».

Отримайте 267 відеоуроків з 1С безкоштовно:

Перше, з чого в 1С потрібно розпочати перенесення залишків вручну, це встановити дату, з якої залишки почнуть діяти. Це обов'язкова умова, без дати кнопка "Ввести залишки за рахунком" буде не активна.

Відкриється форма списку документів. Вгорі буде вказано, яким розділом йде введення залишків. Натисніть кнопку «Створити»:

Залежно від розділу обліку форма документа може мати інший вигляд з іншим набором реквізитів.

Більш детально введення залишків у ручному режимі розглянуто у нашому відео:

Перенесення залишків із версії 1С 7.7

У меню "Головне" є розділ "Початкові залишки". У ньому є посилання "Завантаження з 1С: Підприємство 7.7". Натиснемо на неї:

Тут у нас з'являються ще два варіанти:

завантажити залишки безпосередньо з інформаційної бази даних;
і завантажити з файлу, заздалегідь підготовленого у програмі 7.7 (там теж є обробка для переходу на версію 8).

Далі слідуємо вказівкам помічника перенесення даних. Якщо конфігурації 7.7 та 8 оновлено до останніх версійі в 7.7 не вносилося суттєвих змін, перенесення має здійснитися безболісно, і не варто детальніше описувати цей процес.

Якщо ж дані перенеслися в повному обсязі чи процесі переносу виникла помилка, у разі слід звернутися до фахівця, оскільки цей варіант слід розглядати як окремий випадок.

Перенесення залишків у 1С з іншої програми

У програмі 1С Підприємство існує безліч механізмів створення власних обробок для перенесення даних:

створення правил обміну;
формування файлів формату mxl;
формування файлів формату dbf;
пряме підключення до інформаційної бази за допомогою ODBC;
використовуючи об'єкт конфігурації « Зовнішні джереладаних»;
навіть використовуючи текстові файли тощо.

Після придбання програмного продуктудля автоматизації бухгалтерського облікута реєстрації початкових налаштувань перед суб'єктом господарювання постає питання – як зареєструвати в Системі початкові залишки за рахунками бухгалтерського обліку?

Це питання виникне у будь-якої організації, яка вже веде свою діяльність. І лише ті підприємства, які тільки зареєструвалися і розпочинають свою діяльність, будуть позбавлені цього досить трудомісткого етапу роботи.

У цій статті ми розповімо, як вручну зареєструвати початкові залишки за рахунками бухгалтерського обліку в 1С: Бухгалтерія підприємства – програми, створеної на платформі 1С Підприємство 8.3.

Розділи обліку для введення залишків

Початкові залишки вводяться до «Бухгалтерії» за розділами обліку. Кожному розділу обліку відповідає один або кілька рахунків бухгалтерського обліку або спеціалізованих регістрів (це стосується підприємств на спрощеній системі оподаткування та індивідуальних підприємців).

Перелік розділів обліку з відповідними рахунками, щоб здійснити введення початкових залишків

Основні засоби у 1С - 01, 02, 03;
НМА та НДДКР – 04, 05;
Капітальні вклади – 07, 08;
Матеріали – 10;
ПДВ – 19;
Незавершене виробництво – 20, 23, 28, 29;
Товари – 41;
Готова продукція – 43;
Товари відвантажені – 45;
Кошти – 50, 51, 52, 55, 57;
Розрахунки із постачальниками – 60;
Розрахунки з покупцями – 62;
Розрахунки з податків та внесків – 68, 69;
Розрахунки з персоналом з праці – 70;
Розрахунки з підзвітними особами – 71;
Розрахунки із засновниками – 75;
Розрахунки з різними дебіторами та кредиторами – 76 (крім авансових);
ПДВ з авансів - 76.ВА, 76.АВ;
Капітал - 80, 81, 82, 83, 84;
Витрати майбутніх періодів – 97;
Відстрочені податкові активи/зобов'язання – 09, 77;
Інші рахунки бухгалтерського обліку – інші бухгалтерські рахунки, не які у інші разделы;
ПДВ із реалізації – спеціальні регістри накопичення;
Інші витрати податкового обліку УСНта ІП – спеціальні регістри накопичення.

У Системі використовується спеціальне робоче місцедля введення залишків, які доступні через розділ «Головне» повного інтерфейсу конфігурації.

В інтерфейсі помічника бачимо вимогу обов'язкового вибору організації (вікно вибору містить червону точкову лінію, що означає обов'язковість введення). Після вибору організації Система пропонує вказати дату введення початкових залишків, яку можна змінити, використовуючи гіперпосилання.

Зверніть увагу, на скріншоті обрано організацію, у налаштуванні податків та звітів якої встановлено спрощену систему оподаткування та не платника ПДВ, тому набір закладок у формі відповідний.

Для підприємств на загальному режиміоподаткування та платника ПДВ набір закладок інший:

Після встановлення або зміни дати введення залишків можна розпочати реєстрацію об'єктів обліку.

Технічно потрібно:

Виділити рядок з потрібним рахунком, Клікнувши по ній мишкою;
Натиснути кнопку "Ввести залишки по рахунку".

У Системі буде створено новий документ, Що відповідає певному розділу обліку. Табличну частину документа необхідно заповнювати, додаючи рядки за допомогою кнопки «Додати».

Для цих об'єктів потрібно буде вводити дуже багато допоміжної інформації. Кожен об'єкт вводиться в окрему форму введення – картку, а після збереження та запису підставляється у документ одним рядком.

Об `єм необхідної інформаціїПорівняємо з тією, яка вводиться на час вступу аналогічних об'єктів.

Після проведення документ формує проведення у кореспонденції з допоміжним рахунком – 000. Для об'єктів ОЗ та НМА (крім проводок з бухгалтерії) створюються рухи у спеціалізованих регістрах відомостей, на яких організовано ведення обліку цих об'єктів. Рухи створюються автоматично з використанням даних, які містяться в документі.

У міру проведення документів суми залишків відображаються на формі помічника уведення:

У Системі може бути довільна кількість документів щодо введення залишків одного розділу обліку. Користувачі самі можуть вибрати стратегію введення – за підрозділами, матеріально-відповідальними особами за групами ОЗ чи НМА тощо.

Почнемо з рахунку 07 «Обладнання для встановлення», виділивши його та натиснувши «Ввести залишки по рахунку».

При додаванні нового рядка до табличної частини Система, на відміну від введення ОС та НМА, не запропонує заповнювати нову форму, а відразу перейде до нового рядка та вибору рахунку обліку. Звертаємо увагу, що у формі вибору доступні всі рахунки обліку, що належать до зазначеного розділу.

Вже відомим способом створюємо новий документ і заповнюємо табличні частини. Для матеріалів виділено три самостійні групи об'єктів:

Матеріали складі;
Спецодяг та спецоснащення в експлуатації – рахунки 10.11.1 та 10.11.2;
Матеріали, передані у переробку – рахунок 10.07.

На кожній закладці заповнюється потрібна інформація. Документ проводиться.

Необхідно звернути увагу, що для спецодягу/спецоснащення у проводці відобразиться забалансовий рахунок МЦ. Рахунок 10.11.1 або 10.11.2 додасться до проведення, якщо спосіб погашення вартості встановлений лінійний чи пропорційно до обсягу продукції.

Реєструємо залишки за іншими рахунками

Закінчимо розгляд введення залишків прикладом найбільш загального розділуобліку – іншого.

Як ми вже встигли помітити, для введення залишків потрібно:

Вказати рахунок БО;
Аналітику рахунка БО у розрізі необхідних субконто;
Валюту, кількість;
Залишок залежно від сальдо по Дт або Кт;
суму НУ;
суму ПР;
Суму ВР.

Залежно від періоду введення залишків – кінець року, кінець кварталу, кінець місяця, набір бухгалтерських рахунків істотно відрізнятиметься.

Найоптимальнішим періодом введення залишків, безумовно, є кінець року, бо після реформації балансу кількість рахунків СУ, які мають залишки, як правило, є мінімальною.

У програмі 1С:Роздріб немає спеціального документа для введення залишків. Тому залишки запроваджуємо документом "Оприбуткування товарів". Цей документ знаходиться в меню "Документи" -> "Склад" -> "Оприбуткування товарів":

Але, перш ніж вводити даний документ, потрібно в налаштуваннях прав доступу для користувача, під яким буде відбуватися введення, вказати право на зміну поля "Склад" і редагування табличних частин. Давайте виконаємо ці налаштування:

і так, входимо до списку користувачів ("Сервіс" -> "Користувачі" -> "Список користувачів"):

У вікні редагування користувача натискаємо "Права користувача":

У вікні редагування прав ставимо потрібні галочки:

Номенклатуру можна ввести як під час введення документа, так і окремо через меню "Довідники" -> "Номенклатура":

У картці номенклатури необхідно завести найменування товарів, одиницю виміру та інші дані. Також у картці товарів можна зберігати і фотографію товару: