З кожним днем ​​архів даних будь-якої організації зростає. Деякі документи мають безстрокову інформативну вартість, інші швидко втрачають практичну цінність.

Як довго та які документи потрібно зберігати, який спосіб утилізації передбачено для окремих типів документації? Ці та інші питання чітко розглянуті та роз'яснені чинним законодавством. Відбір документів, що підлягають державному зберіганню, або встановлення строків їх збереження відбувається на підставі даних експертної оцінки документів.

Загальні терміни збереження документації

Для різного типу документації розроблено певні термінизберігання:

• тимчасовий – до 10 років;
• довгостроковий – понад 10 років;
• постійний.

Справи довгострокової та постійної періодики збереження після завершення передають на зберігання спеціальним підрозділам (на 2 роки в довідкових цілях). Після цього переходять у розділ архівних документів.

Період збереження даних залежить від носія інформації (електронний, паперовий). На цінність документа впливає інформація, що міститься в ньому.

Призначається спеціальна експертиза, що визначає необхідність подальшого використання справи. Позначають документи, які можуть бути використані в інтересах (або проти) держави, суспільства, науки, окремих осібта ін.

Основні цілі експертизи, що проводиться цінності документів

У діловодстві організації чи підприємства, державних архівах не обійтися без спеціалізованої експертної оцінки документів.

Основна мета експертизи:

1. Визначення чи зміна терміну подальшого зберігання документа.
2. Відбір документів, що підлягають знищенню, які не несуть цінності або практичний зміст інформації, в них втратив актуальність.
3. Визначення періоду зберігання документів, які не несуть наукової чи історичної цінності, але мають практичне значення.
4. Оцінка документації, що має:
   • політичну;
   • господарську;
   • наукову;
   • культурну та ін. цінність

Питання зберігання, укомплектування, обліку та подальшого призначення документів регулює Закон про архівну справу.

У процесі експертної діяльності було складено та затверджено перелік із 12 розділів типових документів(з чітким зазначенням періоду їх зберігання), що з'явилися внаслідок функціональної діяльності державних структур, установ, підприємств та ін.

І та IV розділи

Зі встановленого переліку жвавий інтерес викликають I та IV розділи. Ведення документації та її зберігання в обох галузях тісно взаємопов'язані. Адже від правильного оформлення та збереження кадрових справ залежать подальші бухгалтерські нарахування.

Облік кадрових документів (I)

Збереженню підлягають оригінальні та копії кадрових документів організації.

Період збереження документації:

1. 1 рік:
   • журнали, що відбивають облік робочого дня (графіки, табеля);
   • дані осіб, які не прийняті на роботу;
   • графіки наданих відпусток.
2. 3 роки:
   • облікові дані документів, що підтверджують трудову діяльність та стаж працівника;
   • записи про трудову дисципліну;
3. 5 років:
   • акти, розпорядження, звіти з техніки безпеки;
   • виписки щодо поліпшення умов та охорони праці;
   • документи, що підтверджують ознайомлення, навчання, атестацію працівників з техніки безпеки та її дотримання;
   • дані про відрядження;
4. 75 років:
   • характеристики та особисті картки співробітників;
   • трудові договори працівників;
5. 50 років (до запитання власником):
   • особисті документи, оригінали (атестати, дипломи, трудові книжки, посвідчення та ін.);
6. Постійно:
   • колективні договори;
   • особисті відносини керівників.

Бухгалтерські документи(IV)

До документів бухгалтерського облікуДержавної структури застосовують окремі умови та терміни зберігання.

Первинна документація, дані облікових регістрів, баланси, звіти після обробки обов'язково зберігаються у спеціальному приміщенні (закритій шафі) до переведення в архів організації. Бланки суворої звітності зберігають у сейфах чи металевих шафах. Відповідальність за безпеку справ несе особа, уповноважена головним бухгалтером.

У разі втрати, псування несанкціонованої передачі бухгалтерських документів керівник підприємства обов'язково повідомляє правоохоронні органи.

Вилучення (тим більше знищення) документації відбувається згідно з вимогами, встановленими чинним законодавством.

Загальноприйняті періоди зберігання:

• первинних документів, бланків – щонайменше 3 років;
• касових документів, що підлягають фінансовому моніторингу (інформація про фінансових операціях), - 5 років;
• розрахункові та платіжні відомості – 75 років (якщо немає особового рахунку).

Не допускається вилучення справ після закінчення періоду зберігання без проведення перевірки податковою службоюза вказаний період.

Рішення про знищення чи переведення справ до розділу архівних приймає спеціальна комісія.

Розгорнуті дані щодо кожного пункту переліку типових документів можна детально розглянути у сформованій та затвердженій таблиці.

Скільки років зберігати бухгалтерські документи

Бухгалтерія - найпаперовіший підрозділ будь-якої компанії. Але позбавлятися всіляких документів потрібно грамотно. Зберігати їх слід як мінімум кілька років. А деякі документи не можна знищувати цілих 75 років! То скільки ж мають «жити» бухгалтерські папери?

Скільки зберігати документи

Само собою, документи потрібно зберігати як мінімум доти, доки їх можуть вимагати податкові інспекторипід час перевірки. На підставі пункту 4 статті 89 РФ перевірити можуть період, що не перевищує трьох календарних років, що передують року винесення рішення про перевірку. Виходить, документи трьох попередніх роківпотрібно зберігати обов'язково.

Між тим податкове законодавствододає до цього терміну ще рік. Відповідно до підпункту 8 пункту 1 статті 23 Податкового кодексу РФ, платники податків зобов'язані забезпечувати безпеку документів, необхідні обчислення та сплати податків, протягом чотирьох років. До них відносяться дані бухгалтерського та податкового обліку, а також документи, що підтверджують отримання доходів, здійснення витрат та сплату (утримання) податків. Аналогічна вимога встановлена ​​для податкових агентів(Підп. 5 п. 3 ст. 24 Податкового кодексу РФ). А з якого часу відраховувати чотирирічний термін?

Обчислення податків провадиться за результатами податкових періодів (п. 1 ст. 55 Податкового кодексу РФ). Виходить, що чотирирічний термін потрібно відраховувати з наступного дняпісля закінчення податкового періоду. Наприклад, візьмемо ПДВ: до якої дати слід зберігати документи, які стосуються розрахунків цього податку за IV квартал? Початком чотирирічного терміну буде 1 січня 2005 року, а закінченням – 31 грудня. Виходить, що у 2008 році треба зберігати документи. Тобто року, який не підпадає під виїзну перевірку.

Терміни зберігання документів встановлені й у законодавстві бухгалтерського обліку. Зі статті 17 Федерального закону№ 129-ФЗ «Про бухгалтерський облік» (далі - Закон про бухоблік) випливає, що:

Первинні облікові документи, регістри та необхідно зберігати протягом строків, що встановлюються за правилами державної архівної справи, але не менше п'яти років;

Документи облікової та програми машинної обробки даних повинні зберігатися організацією не менше ніж п'ять років після року, в якому вони використовувалися для складання бухгалтерської звітності востаннє.

Декілька винятків із загального правила

Отже, за загальному правилузберігати папери потрібно щонайменше п'ять років. Саме такий максимальний термінвстановлений Законом про бухоблік. Водночас максимальна глибина податкової перевірки – три роки. Тому особливо важливо дотриматися збереження паперів, що належать до обчислення податків, саме протягом цього періоду. Якщо ж у вас не вистачатиме документів, скажімо, п'ятирічної давності, оштрафувати вас зможуть хіба що за порушення правил зберігання документів.

Тим часом у ряді випадків термін зберігання документів визначається за особливими правилами. У результаті відсутність паперів навіть, наприклад, шестирічної давності може призвести до штрафів за заниження податкових платежів. Розберемо такі ситуації окремо.

«Первинка» з придбаного майна. Документи на придбання слід зберігати незалежно від терміну корисного використанняцих об'єктів. Адже папери потрібні для підтвердження первісної вартості з метою обчислення амортизації, а також . Крім того, без «первинки» фірма не зможе підтвердити вартість майна під час його продажу. І це стосується як основних засобів, і іншого майна (лист Мінфіну Росії № 03-03-02/84).

Спеціальна вимога для збиткових компаній. Платник має право зменшувати податкову базу поточного періоду на збитки попередніх податкових періодів у порядку, передбаченому статтею 283 Податкового кодексу. Збитки можна враховувати 10 наступних років. Оскільки глава 25 Податкового кодексу, збитки цього року можна використовуватиме зменшення податкового навантаженнякомпанії до 2012 року включно. Понад те, стаття 10 Федерального закону № 110-ФЗ допускає визнання збитків.

Однак якщо компанія переносить збитки на майбутнє, то протягом усього терміну користування цією пільгою вона зобов'язана зберігати документи, що підтверджують обсяг збитків (п. 4 ст. 283 Податкового кодексу РФ). Ця норма дозволяє податківцям витребувати документи щодо минулих збитків, які компанія заявляє у декларації за поточний період. Виходячи з цього, Мінфін Росії у листі № 03-03-06/1/206 роз'яснює, що списання збитків можливе лише при поданні первинних документів, що підтверджують отриманий фінансовий результат.

Щоправда, обсяг збитків може бути підтверджений раніше проведеними податковими перевірками, Під час яких вже досліджувалась «первинка», що відноситься до них. У цьому випадку повторної документальної перевірки не потрібно. Такого висновку дійшов ВАС РФ у визначенні № 6899/08.

Додамо, що вимога про зберігання документів зі збитків протягом усього періоду їх списання діє також для платників єдиного сільгоспподатку(П. 5 ст. 346.6 Податкового кодексу РФ) та для «спрощенців» (п. 7 ст. 346.18 Податкового кодексу РФ).

Списання безнадійної. І в цьому випадку зберігати документи доведеться більше п'яти років.

Нагадаємо: відповідно до підпункту 2 пункту 2 статті 265 Податкового кодексу РФ суми безнадійних боргів прирівнюються до позареалізаційних витрат платника податків як збиток, отриманий у звітному (податковому) періоді. Такі витрати зменшують податкову базу при розрахунку прибуток. Звичайно, за наявності підтверджуючих паперів.

Таким чином, первинні облікові документи, що обґрунтовують суму дебіторської заборгованості, характеризують вартість вибувних майнових правтобто суму витрати. Тому і відлік терміну зберігання таких документів потрібно наново розпочинати з моменту списання безнадійного боргу. Якщо ж знищити документи раніше терміну, компанія втратить право визнати у витратах безнадійні борги, оскільки не зможе підтвердити податківцям їхню суму.

Строк зберігання документів акціонерними товариствами. Акціонерні товариства при зберіганні документів мають керуватися Положенням, затвердженим ухвалою ФКЦП № 03-33/пс. Зокрема, згідно з цим нормативному документу, статут та річну бухгалтерську звітність вони повинні зберігати постійно. Тобто, протягом усього терміну роботи компанії. А у разі ліквідації товариства документи постійного терміну зберігання та за особовим складом передаються до державного архіву. Це якщо з ним було укладено договір. Якщо ж угоди з архівом немає, він зобов'язаний прийняти зберігання лише документи з особового складу працівників общества. Місце зберігання інших документів визначається головою ліквідаційної комісії чи конкурсним управляючим.

Звіти з податків. Річні податкові деклараціїкомпанія має зберігати щонайменше 10 років, а квартальні за наявності річних - п'ять років. Це визначає пункт 170 Переліку типових управлінських документів, що утворюються в діяльності організацій, із зазначенням термінів зберігання, затвердженого Росархівом 6 жовтня 2000 року (далі - Перелік типових управлінських документів) у зв'язку з пунктом 2.4.2 Вказівок щодо застосування Переліку. Не менше 10 років потрібно зберігати і квартальні звіти, якщо немає річних (наприклад, з ПДВ). А ось місячну звітність за відсутності квартальних форм слід зберігати 5 років.

Рахунки-фактури, книги покупок та продажів. Відповідно до пунктів 15 і 27 Правил ведення журналів обліку отриманих і виставлених рахунків-фактур, книг покупок і книг продажів, затверджених постановою Уряду РФ № 914, книги покупок і книги продажів слід зберігати протягом повних п'яти років з дати останнього запису. Тобто ці папери за IV квартал 2004 року мають зберігатись і протягом 2009 року.

П'ятирічний термін зберігання встановлено й у рахунків-фактур. Підстава – пункт 150 Переліку типових управлінських документів.

Разом з тим податкові органихоч і вправі вимагати документи, що є підставою для обчислення податків і підтверджують їх сплату, але лише відповідно до законодавства про податки та збори. А вищезгаданий Перелік до нього не входить. Отже, наприклад, у 2009 році запит податківців щодо подання рахунку-фактури за 2004 рік можна залишити поза увагою.

Термін зберігання інших документів. Терміни зберігання інших документів встановлені спеціальним федеральним органомвиконавчої - Ріс архівом (п. 3 ст. 6 Федерального закону № 125-ФЗ, постанова Уряду РФ р. № 290). І вони найчастіше перевищують п'ять років. Звернемося до переліку типових управлінських документів.

Бухгалтера насамперед стосується розділу 4 «Облік та звітність», а також розділи 7 «» та 8 « Кадрове забезпечення». Вважати терміни зберігання документів потрібно з 1 січня року, наступного за роком, коли вони виписані.

Як правильно зберігати та знищувати документи

Відбирати документи на зберігання та знищення, а також встановлювати терміни має постійно діюча експертна комісія. До її складу входять найбільш кваліфіковані спеціалісти основних структурних підрозділів, а головою призначається один із керівних працівників фірми.

Як зберігати. Зберігання документів є елементом документообігу і тому має регламентуватися обліковою політикою(П. 5 ПБО 1/98 «Облікова політика організації»). При цьому слід керуватися Положенням про документи та документообіг у бухгалтерському обліку (затверджено Мінфіном СРСР № 105, далі – Положення). Але в частині, що не суперечить чинному законодавству. У пункті 6.1 Положення зазначено, що первинні документи, облікові регістри, бухгалтерські звітита баланси підлягають обов'язковій передачі до архіву. Оброблені первинні документи комплектують щомісячно (п. 6.4 Положення).

Місце зберігання документів компанії визначають самостійно. Як правило, це офіс компанії. Зауважимо, що зберігати папери можна і не в офісі – законом це не заборонено. Наприклад, можна скористатися послугами спеціалізованих архівних фірм, що нерідко буває вигідніше, і надійніше. Але акціонерні товариства низку документів (наприклад, статут та річні звіти) повинні зберігати виключно за місцезнаходженням свого виконавчого органу(П. 2 ст. 89 Федерального закону № 208-ФЗ «Про акціонерних товариствах»).

Звісно, ​​розміщення паперового архіву вимагає офісних площ, які постійно дорожчають Тому простіше зберігати бухгалтерські та податкові документи в електронному вигляді. Така можливість передбачена статтями 9 та 10 Закону про бухоблік та статтею 314 Податкового кодексу РФ. Це підтвердив і Мінфін Росії у листі №03-02-07/1-314.

Проте чиновники роз'яснили, що інформацію на машинних носіях слід зберігати із застосуванням електронної цифровий підпис. Відповідно до норм Федерального закону № 1-ФЗ «Про електронний цифровий підпис» такий підпис рівнозначний власноручному підпису в паперовому документі. Для електронного документообігу фірма створює корпоративну інформаційну систему. Її обслуговує центр, що засвідчує, що забезпечує застосування цифрового підпису в електронних документах.

А що робити із документами, якщо фірма ліквідується? Тоді документи щодо особового складу ліквідаційна комісія передає на зберігання до державного чи муніципального архіву. А інші архівні папери, терміни тимчасового зберігання яких минув, можна також передати до архіву, уклавши з ним договір. Або зберігати у будь-якому іншому місці. Зазначимо, що знищити ці папери забороняє пункт 9.7.3 Основних правил роботи архівів організацій, схвалених рішенням колегії Рос архіву. І щоб уникнути можливих проблемкраще так не чинити.

При компанії документи передаються організації чи організаціям-правонаступникам. Якщо ж відбувається виділення нової організації, їй передаються справи, які стосуються профілю її діяльності, і навіть особисті справи та працівників, які перейшли працювати у цю організацію.

Як знищувати. Знищення документів оформляють актом, який затверджує керівник організації.

При цьому в акті на утилізацію документів не обов'язково вказувати реквізити всіх паперів. Такий висновок випливає із пункту 2.4.5 Основних правил роботи архівів організацій. У цих правилах наведено уніфікована формаакта виділення документів на знищення. І в ньому можна робити єдиний запис групи однорідних документів. Які документи вважаються однорідними, фірма має право визначити самостійно. Наприклад, це можуть бути документи з однаковим найменуванням, наприклад рахунки-фактури.

За законом папки з документами, що підлягають знищенню, слід передати на переробку (утилізацію). Наприклад, у компанію, що займається переробкою вторинної сировини. Передачу паперів оформлюють накладною. Навантаження та вивезення на утилізацію відбуваються під контролем співробітника, що забезпечує безпеку документів в організації.

Підійти до знищення документів можна і простіше. Скажімо, використовуватиме для цього знищувач паперів. Крім того, документи можна спалити чи просто викинути. Щоправда, слід зважати на те, що несанкціоноване спалювання є порушенням екологічного законодавства. Викидати непотрібну документацію також ризиковано. Наприклад, згідно із трудовим законодавством зобов'язаний забезпечувати захист персональних даних працівників. Та й інші папери можуть представляти інтерес для конкурентів.

Відповідальність за порушення правил зберігання документів

Відповідно до статті 120 Податкового кодексу, відсутність у платника податків первинних документів або відсутність рахунків-фактур або регістрів бухгалтерського обліку розцінюється як грубе порушення правил обліку доходів і витрат та об'єктів оподаткування. Таке податкове тягне за собою штраф у розмірі 5000 руб. Але лише за умови, що «нестача» названих документів виявлена ​​лише за один податковий період. Інакше платника податків чекає штраф у вигляді щонайменше 15 000 крб. Якщо ж нестача документів призвела до заниження податкової бази, платнику податків загрожує штраф у вигляді 10 відсотків суми несплаченого податку, але з менш 15 000 крб.

Збереження документів не залишено поза увагою й у кримінальному законодавстві. На підставі пункту 1 статті 325 Кримінального кодексу РФ викрадення, знищення, пошкодження або приховування офіційних документів з особистої зацікавленості може бути покарано позбавленням волі на строк до одного року. Але, зрозуміло, правоохоронним органамдоведеться довести таку зацікавленість. І нарешті, як компанія дотримується архівного законодавства, можуть перевірити працівники архівних органів. Відповідно до статті 13.20 Кодексу РФ про адміністративні правопорушення, Порушення правил зберігання, комплектування, обліку або використання архівних документів загрожує посадовим особам попередженням або штрафом у розмірі від 300 до 500 руб.

Як розподіляється відповідальність за зберігання документів

За зберігання документів відповідають керівник компанії та головний бухгалтер. Причому на підставі Закону про бухоблік директор відповідає за організацію зберігання, зокрема за наявність спеціальних приміщень, шаф, сейфів, що закриваються. А головний бухгалтер забезпечує збереження документів та передачу їх до архіву. Для цього він може призначати відповідальних осіб(п. 6.6 та 6.2 Положення). Наприклад, з часом інформація, відображена на паперових носіяхможе губитися (вицвітати). У такому разі потрібно подбати про виготовлення копій цих документів та завірити їх печаткою фірми. Ця рекомендація випливає з листа Мінфіну Росії № 03-03-06/1/209.
Назад | |

Первинні облікові документи, бухгалтерська звітність та аудиторські висновкиза нею підлягають зберіганню. Розкажемо як, де і скільки потрібно зберігати архіви.

Скільки потрібно зберігати бухгалтерські документи?

За загальним правилом термін зберігання бухгалтерських документів становить 5 років, проте окремі документи необхідно зберігати протягом більшого часу або постійно. Терміни зберігання бухгалтерської документації встановлені в Податковому кодексі РФ, Федеральному законі від 6 грудня 2011 р. № 402-ФЗ, а також у переліку, затвердженому наказом Мінкультури Росії від 25 серпня 2010 р. № 558. Ведення бухгалтерського обліку та зберігання документів повинні бути організовані керівником підприємства

Так, згідно Податковий кодекс, платник податків не менше чотирьох років повинен забезпечувати зберігання бухгалтерських документів та даних податкового обліку, які необхідні для розрахунку та сплати податків, а також документів, що є підтвердженням сплати податків, понесених витрат та отриманих доходів. Проте інший порядок передбачено, наприклад, для документів, які підтверджують збиток, отриманий компанією. Підтверджуючі документи в даному випадкунеобхідно зберігати протягом усього часу, доки сума збитку не буде повністю погашена.

Перелік, затверджений наказом Мінкультури від 25 серпня 2010 року, містить типові архівні документи, а також терміни, протягом яких їх варто зберігати. У таблиці ви можете переглянути терміни зберігання бухгалтерських документів в організації. Усі документи розподілені за розділами. Так, у розділі 4 «Облік і звітність» можна переглянути скільки років зберігаються бухгалтерські документи: наприклад, документи з лізингу майна компанії повинні зберігатися безстроково (постійно), а листування, в якому міститься інформація щодо надання платних послуг, має зберігатися 5 років. У підрозділі 4.1 «Бухгалтерський облік та звітність» можна переглянути також терміни зберігання аналітичних документів до бухгалтерської звітності, документів облікової політикита інших.

Як зберігати бухгалтерські документи

Справи тимчасового зберігання, які мають час зберігання менше 10 років, зазвичай не віддають до архіву бухгалтерських документів підприємства. Як правило, вони залишаються в структурних підрозділах організації, і щойно терміни давності бухгалтерських документів закінчуються, знищуються. У обов'язковому порядкуна зберігання архіву організації передаються бухгалтерські документи безстрокового (постійного) та тривалого зберігання, що перевищує 10 років.

Організації повинні дотримуватися порядку зберігання бухгалтерських документів, забезпечувати безпеку документів протягом встановлених законодавством термінів. Відповідно до законодавства, власні архіви зобов'язані створювати лише державні органи, органи місцевого самоврядуваннямуніципального району, міського округу та внутрішньоміського району.

Відповідно до законодавства, створення власного архіву для зберігання документів є правом, а чи не обов'язком підприємства. Тому якщо підприємство не має свого архіву, то можна укласти договір про зберігання документів з державним муніципальним архівом. Організація має право обрати для зберігання своїх документів будь-який державний чи муніципальний архів, а також музей чи бібліотеку. При цьому доцільно укладати договір із архівом, що знаходиться за місцем фактичного знаходження організації.

Створення архіву бухгалтерських документів

Для зберігання документів бухгалтерського обліку організація має право розробити власний архів.

Залежно від кількості, обсягу документів, які планується зберігати, можна створити архів як:

• окреме самостійне структурний підрозділкомпанії;
• підрозділ у складі певного відділу, наприклад, відділу діловодства.

Залежно від складу документів, які підлягають передачі до архіву на зберігання (бухгалтерські та інші документи), можуть бути створені такі типи архівів:

• архів, у якому зберігається управлінська документація;
• науково-технічний архів;
• архів з аудіовізуальними матеріалами;
• архів електронних документів.

При цьому архів має бути забезпечений окремим приміщенням, що відповідає всім вимогам до архівосховища, укомплектований необхідним обладнанням та кадрами.

Як правильно архівувати бухгалтерські документи? Справи, які включають документи постійного зберігання або документи тривалого зберігання (які повинні зберігатися 10 років і більше), підлягають повному оформленню. Повне оформлення є:

• підшивку або палітурку справи;
• посторінкову нумерацію;
• складання листа-завірювача;
• створення внутрішнього опису документів (за потреби);
• заповнення реквізитів обкладення справи (точна назва організації, заголовок справи, реєстраційного індексу справи тощо).

Щодо справ, що зберігаються менше 10 років, варто проводити часткове оформлення: можливо не систематизувати документи у справі, не проставляти нумерацію та завірювальні написи.

Скільки років і як потрібно зберігати бухгалтерські документи в електронному вигляді? Щодо електронних документів застосовуються ті самі терміни зберігання. Однак зберігання електронних документів має деякі особливості. Обов'язково повинні дотримуватися таких умов:

У процесі зберігання електронних бухгалтерських документів в архіві організації має періодично проводитися технічний контроль фізичного та робочого стану носіїв електронних документів. Контроль необхідно здійснювати не рідше ніж один раз на п'ять років. Якщо встановлено зміни стану носіїв, які можуть вплинути на збереження інформації, то за рішенням керівника повинна бути проведена робота з перенесення електронних документів на нові носії.

• в архіві підприємства повинно зберігатися щонайменше два екземпляри кожної позиції електронних документів (примірники мають бути на різних пристроях);
• у компанії повинні бути в наявності програмне забезпеченняі технічні засоби, що призначені для відтворення, копіювання та іншої роботи з електронними документами;
• необхідно забезпечити таку безпеку електронних документів, щоб їх втрата, знищення, потрапляння до сторонніх осіб були повністю виключені.

Кожна організація зобов'язана дотримуватись термінів зберігання бухгалтерських та податкових документів незалежно від організаційної форми та роду господарської діяльності.

Відповідальність за зберігання податкових регістрів та іншої документації несе головбух чи керівник фірми. Терміни зберігання бухгалтерської документації, звітності, первинних документів становлять щонайменше 5 років після звітного року.
Зберігаються 4 роки податкові відомостідля розрахунку та сплати податків, а також документація, що підтверджує доходи та витрати. Крім того, 4 роки підлягає збереженню електронної документації між банком і компанією. Для окремих випадків законом прописані терміни зберігання бухгалтерських документів та іншої звітності. Приміром, термін зберігання РСВ-1 ПФР – 6 років.

Виняткові терміни зберігання податкових та бухгалтерських документів

Порядок збереження документації

Визначивши термін зберігання первинних бухгалтерських та податкових документів, утримувати їх необхідно у відведеному приміщенні або закритих меблів кабінету бухгалтера до здачі в архів. У сейфах або шафах із закритим доступом містяться бланки суворої звітності.
За відсутності підтверджуючих документів до розрахунку податків ФНС має право виписати платнику податків штраф і пені за невідповідність умов безпеки. Крім цього, юридичні особиможуть зберігати документацію в електронному варіантіАле обов'язковою деталлю вважається наявність електронного підпису.

Скільки років зберігається звіт платника податків у податковій та позабюджетних фондах

Термін зберігання податкової звітності затверджено наказом ФНП і становить 5 років. Відлік для утримання встановлюється з 1 січня нового року після звітного терміну. А термін зберігання податкових регістрів, які доводять обґрунтованість нарахування відрахувань із ПДВ, настає з дати внесення останніх відомостей.
Термін зберігання квартальної бюджетної звітностівстановлений протягом 5 років, а річний – безстроково протягом існування організації. До 2017 року юридичні особи та ІП звітували до ПФ та ФСС, на сьогодні єдину форму РСВприймає та зберігає ФНП протягом 5 років, як податкову звітність. Але терміни зберігання РСВ-1 за переліком страхових внесків (на пенсійне, соціальне, медичне страхування) Дорівнюють 6 років.
Терміни зберігання бухгалтерських документів, регістрів та звітності регламентується №125-ФЗ від 22.10.2004 «Про архівну справу в РФ».
При втрати документації фірми керівник збирає комісію, яка визначає факти зникнення або знищення (наприклад, крадіжка, надзвичайний випадок тощо). Щоб уникнути розбіжностей із податковою службою під час розрахунку документацію краще відновити.

Будь-який бухгалтер знає, що це первинні документи потрібно зберігати певний період. У великих компаніях є спеціальні архіви для зберігання папок з бухгалтерськими документами. З появою електронного документообігу певну частину документів можна не виводити на друк, а зберігати в електронному вигляді. Незалежно від обраного способу зберігання первинної документаціїнеобхідно працювати відповідно до встановлених законом термінів. Про них і розповімо нижче.

Загальна інформація про терміни зберігання первинних документів міститься у Федеральному законі від 06.12.2011 № 402-ФЗ. Ця частина законодавчого актуговорить, що зберігати первинку необхідно щонайменше п'ять років. Термін може бути й вищим - а який саме термін зберігання у конкретного документа, підкаже Наказ Мінкультури РФ. У цьому документі є таблиця із термінами зберігання первинних бухгалтерських документів, податкових регістрів, кадрових документів та іншої документації. У таблиці представлено 1003 позиції зі строками за видами документів.

Термін зберігання первинних документів у бухгалтерії у 2017 році не змінився.

Не варто плутати термін зберігання первинних документів зі строками зберігання документів податкового обліку. Наприклад, рахунок-фактура є податковим документом, і його можна зберігати лише чотири роки (пп. 8 п. 1 НК РФ).

Майте на увазі, що термін зберігання первинних документів у бухгалтерії відраховується не з дати складання документа, а з початку нового звітного року (лист Мінфіну РФ).

Наприклад, накладна складена 24.08.2017. За правилами мінімальний термінзберігання дорівнює п'яти рокам. Отже, таку накладну не можна знищити раніше, ніж 01.01.2023.

Термін зберігання деяких документів залежить від факту проведення перевірки. Наприклад, авансові звіти слід зберігати п'ять років. Якщо цей період податківці їх перевіряли, термін збільшується ( Наказу Мінкультури РФ від 25.08.2010 № 558).

Максимальний термін зберігання встановлено для документів з кадрів (накази, картки на співробітників), різних зарплатних документів. Зберігати такі документи потрібно щонайменше 75 років.

Зберігайте електронні документи в діадоку - це безпечніше, ніж на власному комп'ютері. Всі документи зберігаються в кількох примірниках на різних серверах, що унеможливлює втрату інформації. Оцініть можливості Діадока безкоштовно за акцією «Безліміт на 2 місяці».

Термін зберігання електронних документів

Закон свідчить, що первинку можна оформити у паперовому вигляді та в електронному (ч. 5 Федерального закону від 06.12.2011 № 402-ФЗ). Якщо електронний документ оформлений з дотриманням законодавства, на нього поширюються ті ж самі терміни зберігання, що й для паперового варіанту.

Немає єдиної програми для зберігання документів в електронному вигляді. Так, платіжні доручення можуть зберігатися в банківській системіклієнт-банк. Первинні документи, такі як накладні, УПД, акти, які можуть зберігатися в бухгалтерській програмічи сервісі, з якого відбувається електронний документообіг. Також зберігання електронних документів можливе у спеціальному електронному архіві або у хмарі. Зберігати електронні документи можна по-різному, завдання головбуху — забезпечити їх збереження та читання навіть через роки.

Отже, підіб'ємо підсумки. На питання про те, який мінімальний термін зберігання первинних облікових документів встановлено законодавством, можна сміливо відповісти п'ять років. Терміни зберігання електронних документів можна визначити за термінами зберігання паперових документів. Ці терміни збігаються. Вибраний спосіб зберігання документів слід відобразити в обліковій політиці.