Завантажити до 2 видатковий касовий ордер. Заповнення видатково-касового ордера: готівка під контролем

Що це таке

Витратний касовий ордер(РКО)– це один із документів касової дисципліни, який оформляється за кожної видачіготівкою з каси. РКО формується в одному примірнику працівником бухгалтерії та підписується керівником організації, головним бухгалтером, касиром та особою, яка отримує кошти.

Зверніть увагу, починаючи з 1 червня 2014 року, діє спрощений порядок ведення касової дисципліни, згідно з яким індивідуальні підприємці більше не зобов'язаніоформляти касові документи (ПКО, РКО та касову книгу).

Бланк РКО (форма КО-2)

Видатковий касовий ордер (форма КО-2), що діє у 2019 році:

• завантажити бланк у форматі word;
• скачати бланк у форматі excel.

Як заповнити РКО

Інструкція із заповнення бланка видаткового касового ордера

В рядку «Організація»вказується правова форма(ТОВ, ЗАТ і т.д.) та найменування організації (наприклад, ТОВ «Компанія»).

В рядку «Код з ОКПО»необхідно вказати код ОКПО відповідно до отриманого повідомлення з Росстату. Якщо код не було надано, поставте прочерк.

В полі "Номер документа"вказується порядковий номер РКО (нумерація прибуткових та видаткових касових документівпротягом року має бути безперервною, а з початку наступного року починатися заново).

В полі "Дата складання"вказується дата видачі грошей із каси у форматі ДД.ММ.РРРР (наприклад, 05.03.2019). РКО має бути оформлений у день видачі грошей з каси, тому дата видачі грошей та день формування ордера збігаються.

Блок «Дебет»:

В графі «Код структурного підрозділу»вказується код підрозділу організації, який оформляє РКО (якщо в організації немає структурних підрозділів, поставте прочерк).

В графі «Кореспондуючий рахунок, субрахунок»вказується номер рахунку, за дебетом якого відображається видача грошей з каси відповідно до плану рахунків бухобліку:

• 51 – здавання грошей у банк для зарахування на розрахунковий рахунок;
• 60 – розрахунки з постачальниками та підрядниками;
• 70 – розрахунки з працівниками з праці;
• 71 – розрахунки з підзвітними особами;
• 73 – розрахунки з працівниками з інших операцій;
• 75-2 – розрахунки із засновниками із виплати доходів.

Графа «Код аналітичного обліку» заповнюється лише за наявності відповідних кодів.

В графі "Кредит"зазначається номер бухгалтерського рахунку, за кредитом якого відображається видача грошей з каси (як правило, це рахунок 50.1 - "каса").

В графі «Сума»вказується цифрами сума грошових коштів, що видається з каси.

Графа «Код цільового призначення» заповнюється, якщо організація використовує у своїй діяльності відповідну систему кодування. У цьому випадку вказується код призначення використання коштів, що вибули.

В рядку «Видати»вказується ПІБ фізичної особи(У давальному відмінку, наприклад Іванову Івану Івановичу) або найменування організації, якому необхідно видати кошти.

В рядку "Заснування"необхідно вказати підставу для видачі грошей із каси, наприклад: "Видача матеріальної допомоги"або «Здача грошей у банк»і т.д.

В рядку «Сума»прописом вказується сума грошей, що видається з каси. У цьому рублі пишуться з великої літери, а копійки цифрами. У незаповнених полях потрібно поставити прочерк.

В рядку "Додаток"відображаються первинні документи, що додаються, із зазначенням їх номерів і дат, на підставі яких видаються гроші з каси (довіреності, квитанції, накази, заяви тощо).

Примітка: керівнику необов'язково розписуватися на РКО, якщо він зробить дозвільний напис на документах, що додаються, до видаткового касового ордера.

Рядок «Отримав»заповнює особу, якій видаються гроші з каси. У ньому він показує отримувану грошову суму (при цьому рублі йому потрібно писати прописом із великої літери, а копійки – цифрами). Далі ставиться його підпис та дата отримання грошей.

При видачі грошей по РКО касир має перевірити документ, що засвідчує особуодержувача (паспорт чи інший документ). Касир вказує найменування, номер, дату та місце видачі цього документа у відповідному рядку РКО.

Рядок «Видав касир»заповнюється касиром лише після видачі грошей за РКО. У ній він ставить свій підпис із розшифровкою (прізвище та ініціали).

Повністю заповнений ордер залишається у касіпідприємства (а не видається на руки одержувачу грошей) і є підтвердженням того, що кошти були видані на законних підставах.

Зверніть увагу, у видатковому касовому ордері заборонено робити виправлення.

Зразки заповнення РКО у 2019 році

Нижче представлені зразки заповнення бланка видаткового касового ордера у 2019 році:

Видача грошей при розрахунках з постачальниками та підрядниками

Видача грошей надання матеріальної допомоги співробітнику

Видача грошей для їх подальшої здачі до банку

За видатковим касовим ордером з каси виробляється видача готівки. Він має інформаційну форму – форма № КО 2. Видача коштів через видатковий касовий ордер проводиться тільки після пред'явлення всіх необхідних документів, що засвідчують особу. Одержувач повинен написати розписку чорною чи синьою пастою у отриманні грошей, й у ній точно вказати суму (прописом). Якщо в видатковий касовий ордерне вноситься розписка, то видана грошова сумасприймається як недостача.

Через важливість документа, ми надаємо приклад заповнення касового ордера.

Приклад заповнення касового ордера:

У рядку «Організація» необхідно вказати найменування організації (в повній формі), яке займається видачею з каси матеріальних засобів та її під ОКПО. Якщо видача коштів відбувається у структурному підрозділі, потрібно заповнити відповідне поле. В іншому випадку ставиться прочерк.

Має рядки «Номер документа», «Дата складання» в них потрібно вказати номер видаткового касового ордера та дату видачі готівки.

У графі касового ордера бланка «Код структурного підрозділу» вписуються відокремлені підрозділиорганізації згідно з тими кодами, які були їм присвоєні.

У рядку видаткового касового ордера «Кореспондуючий рахунок» вноситься рахунок до дебету якого належить гроші з каси.

У рядку "Код аналітичного обліку" вписується код системи аналітичного обліку.

У рядку «кредит» касового ордера бланка потрібно вказати рахунок п'ятдесят (бо сума грошей видається з каси).

У графі видаткового касового ордера "сума" вписується повна сума виданих грошей (цифрами).

Графа «Код цілованого призначення» касового ордера бланка заповнюється лише тому випадку, коли сума грошей видається у вигляді цільового фінансування.

У графі видаткового касового ордера «видати» вписується ПІБ фізичного або юридичного лиця, якому й провадиться видача грошей з каси.

У рядку касового ордера бланка «основа» вписується зміст операції з видачі матеріальних коштів, що проводиться, наприклад: «видано в підзвіт», «виручка здана в банк» і т.д.

У графі видаткового касового ордера "Сума" вказується точна сума виданих грошей (вказується прописом, з великої літери, копійки цифрами, порожнє місце прокреслюється).

У «додатку» касового ордера бланка вписуються всі реквізити доданих щодо нього паперів (саме найменування, номер, і навіть дата складання), далі з урахуванням, яких і видаються гроші, наприклад: розрахунково-платіжна відомість, заява співробітника тощо.

У графі «отримав» одержувач вписує суму (прописом, порожнє місце прокреслюється).

У рядку «По» зазначаються реквізити паперів, що підтверджують особу.

Сама форма заповнюється співробітником бухгалтерії лише у одному примірнику, підписується начальником підприємства, глав. бухгалтером, а також уповноваженою особою. КО2 реєструється у журналі КО3.

Видатковий касовий ордер (РКО) - документ, за яким провадиться видача готівки з каси. Він має уніфіковану формуКО-2.

У нашій сьогоднішній публікації ми розглянемо, як правильно заповнити цей документ, з'ясуємо, що відбувається після його складання, і які існують особливості використання КО-2 у індивідуальних підприємців.

Підставою для витрачання готівки, крім видачі заробітної плати є:

• наказ керівника про виділення коштів, потреб оплати послуг чи товарів потреб організації;
• заява співробітника про видачу підзвітних коштів ( внесеними змінамивід 19.06.2017 № 4416-У до Вказівки Банку Росії від 11.03.2014 № 3210-У). Для видачі грошей у підзвіт отримувати від працівника заяву необов'язково, достатньо наказу керівника;
• видача готівки на відрядження;
• видача грошей на матеріальну допомогуспівробітнику.

Порядок та правила заповнення видаткового касового ордера

Заголовок РКО:

• вказується назва підприємства та структурного підрозділу (за наявності);
• якщо структурних підрозділів немає - у відповідному рядку ставиться прочерк.

Код ОКПО:

• заповнюється на підставі документів державної статистики, виданих під час реєстрації підприємства;
• за відсутності коду ОКПО - рядок не заповнюється.

"Номер документа":

• нумерація РКО проводиться з початку календарного року - по порядку;
• нумерація має бути безперервною протягом усього року.

"Дата складання":

• дата складання ордера повинна співпадати з датою видачі готівки з каси;
• формат дати - ДД.ММ.РРРР, але якщо число дня (місяця) менше десяти - попереду числа дня (місяця) ставлять нуль.

«Дебет» та «Кредит»:

• заповнюються підприємствами, що ведуть бухоблік, згідно із затвердженим планом рахунків обліку;
• ІП на УСП не заповнюють ці графи.

"Сума, руб., Коп.":

• зазначається сума витрати коштів із каси;
• сума проставляється у рублях та копійках через знак «,».

«Код цільового призначення»:

• заповнюється у разі використання підприємством системи кодування витрати (приходу) коштів;
• у решті випадків цю графу заповнювати немає необхідності, достатньо поставити прочерк.

"Видати":

• у давальному відмінку зазначаються прізвище, ім'я та по батькові працівника, якому потрібно видати гроші (наприклад, гроші з каси організації отримує Сидоров Петро Іванович);
• у полі «Видати» заповнюється: Сидорову Петру Івановичу.

"Заснування":

Вказується вид витрати:

• зарплата;
• підзвіт;
• позику (інше).

«Сума»:

• сума витрати грошей із каси вказується пописом;
• рублі - прописом, копійки - цифрами.

"Додаток":

• зазначаються первинні документи, що додаються (накази, договори, доручення, квитанції);
• номери та дати документів, що додаються, також необхідно вказати.

«Отримав»:

• заповнюється одержувачем коштів;
• сума для отримання заповнюється прописом (з початку рядка, з великої літери);
• рублі - прописом, копійки - цифрами;
• одержувач ставить свій підпис та дату (отримання грошей) нижче.

«По»:

• зазначаються найменування, номер, дата та місце видачі документа, що посвідчує особу особи, яка отримує гроші;
• рядок може заповнюватися як касиром, і одержувачем.

«Видав касир»:

• заповнюється касиром після того, як гроші було видано з каси;
• касир розписується та вказує прізвище, ім'я та по батькові.

Видатковий касовий ордер форми КО-2 залишається у касі підприємства. Він складається в одному примірнику та підписується керівником підприємства.

Порядок видачі коштів по РКО

Отримати гроші з РКО можна лише після надання документа, що засвідчує особу одержувача (паспорт чи інший документ). Також видатковий касовий ордер може бути складений за дорученням (від отримувача).

Спочатку касир готує необхідну сумудо видачі та передає одержувачу. Одержувач повинен написати ручкою (синьою або чорною пастою) розписку в касовому ордері в отриманні коштів та ставить підпис та дату. Касир перераховує суму до видачі та видає одержувачу. Одержувач під наглядом касира рахує гроші. Касир підписує бланк видаткового касового ордера.

Якщо одержувач цього не зробить, готівка з каси вважається нестачею, що загрожує стягненням грошей з касира.

Якщо гроші були видані за дорученням, цей документ прикладається до РКО.

Особливості використання РКО у ІП

Нагадаємо, що у червні 2014 року набуло чинності Вказівка ​​Банку Росії від 11.03.2014 N 3210-У. Відповідно до цієї Вказівки для індивідуальних підприємців на УСН було запроваджено деякі спрощення.

ІП можуть не складати РКО на операції із собою:

• видача коштів на особисті потреби ІП;
• видача із каси грошей ІП для внесення на розрахунковий рахунок.

Незмінними залишається складання видаткових касових ордерів на такі операції з іншими особами, як:

• видача грошей підзвітній особі;
• виплата заробітної плати (або оплати за договорами ДПГ) із каси.

Завантажити бланк видаткового касового ордера

Видатковий касовий ордер є первинним документом, який у обов'язковому порядкуоформляється під час видачі з каси. Витратник має уніфіковану форму КО-2. Як правильно заповнити видатковий касовий ордер? Завантажити бланк форма КО-2 можна наприкінці статті. Пропонуємо також вашій увазі приклад оформлення документа, завантажити який можна за посиланням внизу статті.

Видатковий касовий ордер форма КО-2

Документу надається індивідуальний номерзгідно з журналом реєстрації прибуткових та видаткових касових ордерів, ставиться дата заповнення бланка, що дорівнює даті видачі грошей з каси.

Вгорі форми пишеться найменування організації та її код ОКПО.

Далі потрібно вказати кореспондуючі рахунки бухгалтерського обліку, що беруть участь в операції видачі готівки. У графі «дебет» ставиться номер рахунку залежно від призначення видачі грошей з каси (рахунок 71 при видачі коштів підзвітній особі, рахунок 70 – при видачі зарплати працівникам, рахунок 76 (60) – при оплаті послуг, робіт, ТМЦ стороннім організаціям). Якщо за вказаним рахунком ведеться аналітичний облік, то його також слід зазначити у відповідній графі бланка. У графі "кредит" пишемо рахунок 50 "Каса".

У графі «сума» – пишеться сума грошових коштів, що видається цифрами.

Графи «код структурного підрозділу» та «код цільового призначення» заповнюються у тому випадку, якщо на підприємстві є відповідні системи кодування.

Під таблицею у рядку «видати» пишемо ПІБ особи, якій видаються гроші по даному бланку ордера.

«Підстава» – вказуємо зміст операції.

«Сума» – прописом, з великої літери пишеться видана сума, що залишилося порожнє місце заповнюється прочерком, копійки цифрами.

У «Додатку» до бланку ордера зазначаються документи, що додаються до бланку видаткового касового ордера і обгрунтуванням видачі готівки.

Підписує розхідник головний бухгалтер, керівник підприємства. Завантажити зразок заповнення ордера можна нижче.

Тепер на підставі заповненого в такий спосіб бланку форми КО-2 можна видати гроші з каси. Після цього співробітник компанії чи представник сторонньої організації, який отримав гроші, повинен підтвердити факт видачі суми, при цьому він заповнює рядки «отримав», «дата», «підпис».

У рядку «по» пишуться реквізити документів, що підтверджують його особу (наприклад, паспорт).

Внизу видаткового касового ордера КО-2 касир, який видав гроші, ставить свій підпис.

Всі видаткові касові ордери підлягають обов'язковій реєстрації в журналі прибуткових та видаткових касових документів форма КО-3, завантажити яку можна по .

Зразок заповнення прибуткового касового ордера, який оформляється при надходженні грошей до каси, можна подивитися та завантажити у , там же можна завантажити і сам бланк прибуткового ордера.

Відео-урок. Як заповнити розрахунково касовий ордер у 1С Бухгалтерія 8.3: покрокова інструкція

Практичний відео урок із заповнення розрахунково касового ордера в 1С Бухгалтерія 8.3. Урок веде експерт сайту “Бухгалтерія для чайників” Ольга Лікіна, бухгалтер заробітної платиТОВ "М.відео менеджмент". По етапах розбирається ключові аспекти заповнення ордера.

Видатковий касовий ордер - бланк, форма якого офіційно затверджена на рівні федерального законодавства. Яка структура відповідного документа, як правильно заповнюється бланк видаткового касового ордера та що змінилося у його оформленні у 2019 році, дізнайтеся з нашої статті.

Як краще завантажити бланк РКО — у Word чи іншому форматі

Бланк видаткового касового ордера може бути представлений у двох основних форматах – Word та Excel. Кожен з них має свої переваги та недоліки.

Word-документи відкриваються в більшій кількостіпрограм - у поширених операційних системах (Windows, Linux, MacOS), як правило, завжди є встановлене ПЗ, здатне працювати з файлами відповідного формату.

З Excel-файлами коректно працює відносно небагато рішень - Microsoft Excel, Open Office Calc та їх аналоги, включаючи «хмарні» види програмного забезпечення. Як правило, у сучасних ОС за умовчанням вони не встановлені.

Якщо ви вирішили завантажити бланк видаткового касового ордера у форматі Excel, то у вашому розпорядженні виявиться більш універсальний файл. Наприклад, коли він створений в одній версії Microsoft Excel, без проблем розпізнається в будь-яких інших, а в більшості випадків також і в сторонніх програмах. У той час як Word-файли через особливості їх структури не завжди коректно розпізнаються в програмах, які відрізняються від тих, в яких були створені.

Ще один аргумент за те, щоб завантажити бланк РКО в Excel полягає у зручності його заповнення на комп'ютері. Структура файлів даного типуТака, що бухгалтеру складніше помилитися із заповненням необхідних даних на ПК, оскільки осередки для введення інформації виділено. При заповненні Word-документа є можливість помилково торкнутися інших елементів форматування документа, внаслідок чого його структура може бути порушена.

Якій уніфікованій формі має відповідати бланк РКО

Відповідно до положень вказівки Банку Росії від 11.03.2014 № 3210-У російські організаціїзобов'язані використовувати як бланк РКО уніфіковану форму КО-2 (відповідну номеру 0310002 ОКУД). Ця форма затверджено постановою Держкомстатату РФ від 18.08.1998 № 88.

Докладніше про законодавчі вимоги до первинним документамчитайте у статті «Первинний документ: вимоги до форми та наслідки її порушення» .

ЗВЕРНІТЬ УВАГУ! З 19.08.2017 діють нові правила ведення касових операцій, ознайомитись з якими ви можете.

Як завантажити бланк РКО безкоштовно

Завантажити видатковий касовий ордер за формою КО-2, тобто повністю відповідний за своєю структурою вимогам законодавства, ви зможете на нашому сайті:

ЗВЕРНІТЬ УВАГУ! Важливо не тільки завантажити РКО актуальної форми в одному з представлених форматів, але й упевнитися, що файл не має атрибуту «тільки для читання» (інакше редагувати його на ПК не вийде). Для цього потрібно знайти його на диску, клацнути правою кнопкою миші, вибрати «Властивості» і зняти при необхідності галочку навпроти відповідного атрибута.

Завантажити видатковий касовий ордер — це ще половина справи, виникне наступне завдання — коректно заповнити його. Розглянемо ключові моментицієї процедури.

Чи потрібно роздрукувати бланк видаткового касового ордера КО-2

Заповнення РКО може здійснюватися як на комп'ютері – з наступним роздруком, так і вручну – з використанням вже роздрукованого бланку (п. 4.7 вказівок № 3210-У). Також можуть бути задіяні автоматизовані рішення - у цьому випадку роздрук РКО необов'язковий (файли ордерів зберігаються в пам'яті відповідних програм і підписуються за допомогою ЕЦП). Щоправда, в останньому випадку організації доведеться купувати електронні підписи для всіх осіб, які мають ставити підпис на цих документах: керівнику, головбуху, касиру, а також іншим співробітникам (зокрема підзвітникам).

Заповнений зразок РКО може мати такий вигляд:

Цей заповнений зразок видаткового касового ордера може бути використаний як зразок для касира вашої організації.

На що слід звернути особливу увагу, заповнюючи бланк видаткового касового ордера:

• у графі «Код ОКПО» необхідно вказати дані, що відповідають тим, що містяться у реєстрах державної статистики;
• якщо підприємство немає структурних підрозділів, то відповідної графі форми треба ставити прочерк;
• у графі «Номер документа» слід фіксувати номер РКО по порядку, зазвичай обчислення починається з 1 січня кожного року;
• суму в табличній частині форми можна вказувати в рублях та копійках через кому або дефіс (наприклад, 200,75 або 200-75);
• до пункту «Код цільового призначення» дані вносяться, тільки якщо організація практично задіює систему кодів, якими визначається витрата й надходження коштів;
• у пункті «Сума», що розташовується нижче за таблицю, слід зазначати суму коштів, що видаються по РКО, в рублях — прописом із великої літери перше слово, у копійках — цифрами;
• у графі «Підстави» слід зазначити зміст господарської операції
• у графі «Додаток» наводяться відомості про документ, який є підставою для проведення касової операції(наприклад, це може бути платіжна відомість – при видачі зарплати готівкою) із зазначенням номера та дати його складання.

Докладніше про заповнення платіжної відомостічитайте у статті «Зразок заповнення розрахунково-платіжної відомості Т 49» .

Якщо РКО заповнює ІП, який не наймає касирів, то у графі «Видав» мають бути його дані. Якщо ІП не наймає бухгалтера, на РКО має стояти лише його підпис як керівник організації.

Нововведення у порядку оформлення РКО 2019 року

На щастя, змін у порядку заповнення РКО у 2019 році не було. Вони були раніше. Так, 19.08.2017 набула чинності вказівка ​​ЦБ РФ від 19.06.2017 № 4416-у, яка внесла низку змін до порядку заповнення та видачі видаткових касових ордерів:

• Касир має право скласти наприкінці робочого дня один РКО на всю суму, видану за день із каси, але за умови, що на видані гроші є фіскальні документи онлайн-каси.
• Касир зобов'язаний перевірити, чи є підписи головбуха та бухгалтера чи директора на РКО, проте підписи відтепер звіряють із зразками, лише якщо документ склали на папері.
• Якщо РКО оформлено в електронному вигляді, то одержувач грошей має право поставити на документі свій електронний підпис.
• Видати гроші під звіт можна за наказом директора, заяву від підзвітника тепер не обов'язково просити. Однак обраний порядок видачі коштів (за заявою чи наказом) слід закріпити у Положенні про розрахунки з підзвітними особами.
• Заборгованість співробітника за отриманим раніше авансом більше не є причиною відмови у новій видачі підзвітних коштів.

Докладніше про всі зміни у порядку видачі під звіт читайте.

Підсумки

Видатковий касовий ордер заповнюється під час видачі коштів із каси. Правила його заповнення строго регламентовані та регулюються здебільшого вказівкою № 3210-У. У 2019 році заповнювати РКО потрібно за всіма знайомими правилами.