Правила за направленням працівників у відрядження як у РФ, і її межі представлені у «Положенні про особливості направлення працівників у службові відрядження». Те, в якому порядку та розмірі підлягають відшкодуванню витрати у поїздці повинні визначатися колективним договором або іншим нормативним актом роботодавця. У статті докладно розглянемо, як бухгалтер має вести облік закордонних відряджень у 2019 році.

Витрати при закордонних відрядженнях

Службове закордонне відрядження є поїздкою співробітника на конкретний термін для виконання доручення керівника поза місцем постійної трудової діяльності, за межами РФ.

Направляючи у відрядження за кордон свого співробітника, роботодавець визначає конкретний її термін. Встановлюється він, виходячи з обсягу доручень, рівня складності та деяких інших особливостей поїздки. При цьому, згідно з Положенням про відрядження, працівникові повинні відшкодовуватися такі витрати:

• Проїзд та наймання житлового приміщення;
• Добові, або допраходи, які необхідні для проживання поза місцем постійного проживання;
• Інші витрати, які працівник робив з дозволу роботодавця.

Такі витрати підлягають відшкодуванню незалежно від цього, куди прямує працівник – у відрядження РФ чи її межі. При відправленні працівника у відрядження до іноземної держави йому повинні відшкодовуватися додаткові витрати, такі як:

• Пов'язані з оформленням закордонного паспорта, візи або інших документів, необхідних для виїзду;
• Збори (консульські, аеродромні, за право в'їзду, транзиту авто);
• З оформлення обов'язкового медстрахування;
• Інші обов'язкові збори чи платежі.

Важливо! Перелічені витрати з усіх видів відряджень можуть враховуватися під час розрахунку бази прибуток організації.

Після того, як співробітник повертається з відрядження, він надає роботодавцю авансовий звіт. Зробити це він повинен терміном до 3-х робочих днів. У звіті він надає інформацію про всіх витрачених у відрядженні грошових коштів. На підставі цього з працівником проводиться остаточний розрахунок за авансом, виданим йому перед поїздкою. До авансу працівник прикладає документи, що підтверджують його витрати, наприклад, про найм приміщення, витрати на проїзд або інші витрати, які безпосередньо пов'язані з відрядженням.

Як правило, із закордонних відряджень працівник привозить підтверджуючі документи, складені іноземною мовою. У цьому випадку вони мають бути перекладені російською мовою. Це може зробити сторонній професійний перекладач або один із фахівців організації – роботодавця.

Для організації кадрового обліку в компанії кадрівникам і бухгалтерам-початківцям відмінно підходить авторський курс Ольги Лікіної (бухгалтера М.Відео менеджмент) ⇓

Видача під звіт

Крім того, раніше для того, щоб співробітник зміг отримати підзвітну суму грошей, він зобов'язаний був відзвітувати за попередніми коштами. Наразі вимагати звіту за попередні видачі для видачі коштів знову не потрібно.

На сьогоднішній день видачу підзвітних коштів можна робити не готівкою з каси, а шляхом переказу грошей на зарплатну картку співробітника або навіть на його особисту карту.

Якщо організації застосовується така видача коштів, то при переказі грошей співробітнику бухгалтеру потрібно звернути увагу на підставу платежу. У платіжці слід зазначити, що перераховані кошти є підзвітними. Крім цього, співробітник має написати заяву, що гроші він просить переказувати йому на особисту картку та вказати реквізити картки. До авансового звіту потрібно буде додати документ, який підтверджує, що витрати працівник вів банківською карткою.

Витрати, що враховуються для цілей оподаткування

Розглянемо витрати, які включаються до розрахунку оподатковуваної бази:

• Проїзд до місця відрядження та назад. Співробітники часто купують електронні квитки для поїздки, сплачуючи їх за банківську картку. Для підтвердження таких витрат для цілей оподаткування можна використовувати контрольний купон електронного квитка, які направляються покупцеві через інтернет у електронному вигляді. Підтверджуючим документом також може служити посадковий талон, оскільки він містить інформацію про вартість, час відправлення та ін. При придбанні електронного авіаквитка як підтверджуючий документ може використовуватися маршрут-квитанція та посадковий талон, що містить відмітку аеропорту про огляд. Підтверджуючи витрати зазначеними документами виписки, що підтверджує, що оплата провадилася пластиковою карткоюне потрібно.

Якщо у відрядження працівник поїхав особистим транспортом, то термін перебування вказується працівником у службовій записці. Записку та інші документи, що підтверджують використання особистого авто (шляховий лист, рахунок, квитанції та ін.), працівник надає роботодавцю.

• Проїзд таксі. Проїзд співробітника до місця відправлення (вокзалу чи аеропорту) на таксі можуть бути враховані лише в тому випадку, якщо вони є економічно обґрунтованими. Документ, який підтверджує такі витрати, при цьому повинен оформлятися відповідно до вимог чинного законодавства.
• Наймання житлового приміщення. Витрати наймання працівником житлового приміщення підтверджуються квитанцією або рахунком за проживання в готелі. Якщо підтверджує оплату за проживання в готелі іноземної державидокументі виділено ПДВ, то дана суматакож може включатися до витрат для цілей оподаткування. Якщо документів, що підтверджують витрати на проживання, немає, то зменшити оподатковувану базу з податку на прибуток не можна.
• Добові. При закордонному відрядженні не підлягають підтвердженню чеками, квитанціями чи іншими документами. Встановлюється їх розмір нормативні документиорганізації.

Перерахунок витрат у рублі

Розглянемо докладніше з прикладу:

Працівника відправлено до відрядження за кордон з 1 по 6 грудня 2017 року. 20 листопада організація зняла зі свого валютного рахунку 2000 євро. 20 листопада працівнику було видано ці кошти у підзвіт. 8 грудня співробітник повернувся з відрядження і 1 грудня приніс авансовий звіт та невитрачені гроші у розмірі 200 євро. Курс євро на ці дати наступний:

• 1 грудня 2017 – 69,52 руб./євро
• 8 грудня 2017 – 69,93 руб./євро

Проведення:

У податковому обліку організація відобразить такі витрати:

• Інші – 123 874,00 рублів
• Позареалізаційні - 820,00 рублів.

Оформлення відрядження за кордон та облік супутніх витрат процедура не така проста, як здається. На які моменти потрібно звернути увагу, відправляючи свого працівника до закордонного відрядження?

Будь-яке відрядження, за кордон або в межах країни, супроводжується витратами на проїзд, проживання та добовими. Про відрядження у межах РФ читайте тут.

Крім того, при закордонному відрядженні додаються витрати на оформлення візи, а за відсутності закордонного паспорта у працівника, що відряджається, також ще витрати на оформлення закордонного паспорта.

Крім зазначених витрат, закордонне відрядження може супроводжуватися й іншими витратами, що відшкодовуються працівнику, перелік яких необхідно закріпити у локальних актах організації. Це може бути, наприклад, витрати на зв'язок, медичне страхування, на провезення багажу та ін.

Всі ці витрати прописані у пп.12 п.1 ст.264 НК РФ.

Відрядження за кордон: основні витрати

Добові при відрядженні за кордон

Добові при відрядженні зарубіжних країн законодавством РФ не обмежені. Організація самостійно визначає, який розмір добових встановити для працівника.

За своєю суттю, добові– це грошова сума, яка видається працівникові, який перебуває у відрядженні для проведення різних витрат, не пов'язаних з проїздом та проживанням.

Встановлюється їх розмір внутрішніми локальними актами організації або колективними договорами, проте варто пам'ятати, що добові не оподатковуються ПДФО при відрядженні за кордон у межах 2500 руб.Саме тому, як правило, застосовується величина добових, що дорівнює якраз 2500 руб.

Якщо ж організація вирішує, що її працівникам потрібно платити більше, то із суми понад 2500 руб. необхідно утримуватись прибутковий податок.

Добові виплачуються за нормою, встановленої для відряджень, починаючи з того дня, коли працівник перетинає кордон на виїзді з РФ.

При поверненні до із закордонного відрядження добові виплачуються за нормою, встановленої для відряджень по РФ, починаючи з того дня, коли буде перетнуто кордон при в'їзді на територію РФ.

Встановлюючи розмір добових для закордонних відряджень, необхідно орієнтуватися до життя в тій країні, до якої прямує відряджений. Оскільки рівень життя, рівень цін може істотно відрізнятися залежно від держави, до якої направляється працівник, те й добові можуть відрізнятися залежно від держави.

Крім того, працівник може за одне відрядження побувати у кількох країнах. У цьому випадку з дня в'їзду до нову країнудобові виплачуються відповідно до величини, встановленої для цієї країни.

Дата в'їзду до країни визначається за позначкою у закордонному паспорті.

Витрати на проїзд

Що стосується витрат на транспорт, то організація може врахувати як витрат на відрядженнявитрати на оплату транспорту до місця відбуття до місця призначення ( громадський транспорт, таксі), на оплату проїзду до місця призначення та назад (квиток на поїзд, літак), на оплату проїзду у місці призначення (за кордоном).

Документи, на підставі яких обліковуються ці витрати– це квитки, чеки та інші документи, що підтверджують оплату.

Витрати на проживання

Як витрати на проживання може виступати, наприклад, оплата готельного номера, оренда житла. Як правило, при відрядженні за кордон номер у готелі замовляється заздалегідь. У випадку, якщо бронь є платною послугою, то її вартість також можна врахувати як витрати на відрядження на закордонну поїздку.

Витрати на проживання списуються у їхньому фактичному розмірі на підставі документів, що підтверджують факт оплати та надання послуги.

Витрати на оформлення закордонного паспорта

Якщо працівник, що направляється в закордонне відрядження, не має закордонного паспорта, то його необхідно оформити. Витрати на оформлення закордонного паспорта також можуть бути списані як відрядження.

Як правило, оформленням закордонного паспорта займається сам працівник. І тому організація може видати йому під звіт певну суму чи відшкодувати понесені витрати пізніше.

Витрати, пов'язані з оформленням закордонного паспорта – це оплата державного мита, а також різноманітних консультаційних та інших послуг.

Документами, на підставі яких можна списати ці витрати, виступають документи, що підтверджують оплату, а також факт наявності закордонного паспорта, для чого робиться його ксерокопія.

Витрати на отримання візи

Оформлення візи також супроводжується певними витратами та сплатою мит. Ці витрати також можуть бути враховані на підставі документів про оплату та наявність готової візи, для чого робиться ксерокопія сторінки з візою.

Крім стандартних витрат на оформлення візи, існують додаткові послугиза доставку готової візи до організації за допомогою кур'єра. Витрати на кур'єрську доставкутакож можна врахувати як витрати на відрядження. Для цього необхідно ці витрати відобразити у внутрішньому локальному акті організації, в якому навести перелік витрат, які організація планує відшкодовувати працівником у зв'язку з відрядженням.

Сюди можна віднести і витрати послуги з оформлення візи через спеціалізовані компанії.

Головне, потрібно не забути зібрати документи, які підтвердять факт надання послуг та їх оплати, та забезпечити їхню оплату через працівника.

Інші витрати на закордонне відрядження

Крім зазначені вище витрат, ст.264 НК РФ дає право враховуватися також як відрядження, витрати на консульські, аеродромні збори, збори за право в'їзду, проходу, транзиту автомобільного та іншого транспорту, за користування морськими каналами та інші аналогічні платежі та збори, які найчастіше супроводжують відрядження за кордон.

Витрати на відрядження враховуються при оподаткуванні на дату затвердження авансового звіту.

Документальне оформлення відрядження за кордон

Оформлення закордонного відрядження починається з , у якому прописуються терміни його проведення, місце призначення, реквізитів особи, яка прямує до закордонної поїздки.

Важлива відмінність закордонного відрядження від поїздки територією РФ – не потрібно оформляти. Оскільки в закордонному паспорті вказуються дати перетину кордону з тією чи іншою країною.

Тому до авансового звіту прикладається копія сторінок закордонного паспорта, в якому стоять позначки митниці про перетин кордонів.

Якщо працівнику на витрати видаються готівка в іноземній валюті, то необхідно її закупити у необхідній кількості. Про покупку валюти читайте. Крім того, працівнику можуть бути видані гроші і в рублях, у цьому випадку він самостійно здійснює їх обмін на іноземну валюту.

При поверненні працівника із закордонного відрядження він повинен надати авансовий звіт, додати до нього всі документи, що підтверджують зроблені витрати, а також скласти докладний звіт про виконане за кордоном. Підзвітні суми, що залишилися, як у вітчизняній валюті, так і в іноземній, повинні бути повернені в організацію.

Здійснюючи свій бізнес, суб'єкт господарювання з метою його розширення та пошуку нових клієнтів, укладає різні контракти за кордоном. Тому керівництву компанії доводиться або їхати самим, або відправляти певних посадових осіб до службових поїздок за кордон. При цьому слід пам'ятати добові при закордонних відрядженнях у 2018 році – норми та облік мають деякі відмінності від поїздок усередині країни.

Основні зміни, що відбулися у сфері регулювання закордонних відряджень, пов'язані з передачею адміністративного контролю над обчислюваними внесками від позабюджетних фондівдо податковим органам.

У зв'язку з цим на витрати на відрядження і порядок нормування добових поширилися правила, які використовувалися при оподаткуванні ПДФО.

Тому при обчисленні бази зі страхових внесків необхідно пам'ятати, що відрахування нараховуються на суми перевищення встановлених нормативів за добовими закордонними відрядженнями.

Нагадаємо, що підприємство має право самостійно визначати розмір добових по службових поїздках за кордон, і вони можуть бути більшими за норматив, визначений НК РФ.

Його воно має затвердити у існуючому локальному актах, наприклад, у Положенні про відрядження, Колективний договір тощо. Такий порядок обчислення внесків поширюється і компенсацію витрат за одноденним відрядженням.

Увага!Старі правила діють лише при обчисленні внесків на страхування від нещасних випадків на виробництві, оскільки вони залишились у адмініструванні ФСС. Будь-яких заявлених нововведень щодо регулювання службових поїздок за кордон у 2018 році не очікується.

Розмір добових при закордонних відрядженнях у 2019 році

Законодавство визначає, що розмір добових підприємство встановлює самостійно, орієнтуючись на свої фінансові можливості та цілі, які мають бути досягнуті внаслідок поїздки. Визначаючи розмір можна виходити з чинних норм, встановлених відповідною Постановою про закордонні поїздки, обов'язкові до виконання бюджетними організаціями.

Також можна враховувати досвід з вироблених витрат у відрядженнях в певні країни, який є або у самого підприємства, або його партнерів.

Для затвердження розміру добових суб'єкт господарювання закріплює певний розмір у своєму внутрішньому становищі, наприклад, у Положенні про відрядження.

Крім цього, добові у відрядженні за кордон у 2018 році, мають певні норми, які необхідно враховувати при визначенні податкової базиз податку на доходи та при відрахуванні податку до ПФР та ФСС.

Увага!НК РФ встановлює норми добових при закордонних відрядженнях у розмірі 2500 рублів за кожен день подібної поїздки. Цією нормою слід керуватися, коли обчислюється ПДФО та страхові внески.

Які існують норми для закордонного відрядження

Урядом Росії затверджено Постанову № 812, яка визначає норми добових за поїздками до іноземних держав. Воно обов'язково до виконання всіма організаціями та установами, джерелом фінансування видатків, у яких виступає бюджет країни чи муніципалітетів.

Тут визначаються норми добових, виражені в доларах США для кожної іноземної держави, що приймає, за один день.

Розглянемо основні напрямки відряджень за кордон:

Увага!Крім цього, цей акт встановлює і надбавки до норм для певних категорій працівників, які прямують до іноземних поїздок. Комерційні компаніїможуть використовувати норми цієї Постанови або застосовувати розроблені на її основі свої нормативи.

Завантажити (Додаток №1) у форматі Word.

Оформлення закордонного відрядження

При направленні працівника в службове відрядженнянеобхідно оформити відповідний наказ (форма Т-9 або N Т-9а).

У наказі вказуються місце, термін відрядження та її мета, а також дані працівника, що відряджається. Також можна відобразити вид транспорту, який використовуватиме відряджений працівник у своїх поїздках.

Перед від'їздом працівникові треба видати аванс або корпоративну карту (п. 10 Положення про відрядження).

Аванс для відрядження може бути не виданий готівкою, а перерахований на банківську картку. Законодавство цього не забороняє.

Сума, яку необхідно видати працівнику, визначається з тривалості відрядження, вартості проїзду, приблизних витрат на оплату житла та інших витрат (якщо їх має сплатити сам працівник), величини добових, встановлених в організації.

Часто розрахунок суми авансу оформляється бухгалтерією як кошторису, складеної у довільній формі. Після її затвердження керівником гроші видаються відрядженому працівнику або перераховуються безготівково.

У табелі обліку робочого часу (форма N Т-12 або N Т-13) дні знаходження працівника у відрядженні позначаються літерним кодом "К" або цифровим кодом "06".

Якщо під час відрядження працівник працював у вихідний чи неробочий святковий день, то в табелі додатково проставляється літерний код "РВ" або цифровий код "03" (п. 2 Листи Мінпраці від 14.02.2013 р. N 14-2-291).

Після повернення з відрядження працівник протягом трьох робочих днів повинен заповнити та подати (форма N АТ-1) про суми, які витратив, доки у ньому знаходився (п. 26 Положення про відрядження).

Усі витрати на закордонне відрядження визнаються на дату затвердження авансового звіту як у бухгалтерському, так і в "прибутковому" податковому обліку.

Оформлення авансового звіту з відрядження за кордон

Додані до авансового звіту (форма N АО-1) документи, що підтверджують, які складені іноземною мовою, слід перекласти російською мовою.

Зробити це може працівник організації (Лист Мінфіну від 20.04.2012 р. N 03-03-06/1/202).

Суму витрат, оплачених працівником в іноземній валюті, треба відобразити на зворотному боці форми N АО-1 (Вказівки щодо заповнення форми N АО-1):

у графах 6 та 8 - у тій валюті, в якій оплачені витрати;

у графах 5 та 7 - у рублях за курсом перерахунку.

Крім того, якщо аванс для закордонного відрядження видано працівникові в іноземній валюті, то суму цього авансу треба вписати в авансовому звіті (Вказівки щодо заповнення форми N АТ-1):

у рядку 1а – у валюті. У цьому рядку вкажіть вид валюти;

у рядку 1 - у рублях за курсом перерахунку.

Інших особливостей при оформленні авансового звіту при відрядженні за кордоном немає.

Документи, що підтверджують витрати на відрядження працівника

Усі витрати на відрядження працівник повинен зазначити в авансовому звіті. До нього треба додати документи, що підтверджують ці витрати (п. 26 Положення про відрядження).

Витрати на проїзд підтверджуються (п. п. 12, 22 Положення про відрядження):

якщо поїздом - залізничним квитком або маршрут-квитанцією (контрольним купоном) електронного квитка (Лист Мінфіну від 14.04.2014 N 03-03-07/16777);

якщо літаком - авіаквитком або маршрут-квитанцією (контрольним купоном) електронного квитка та посадковим талоном (Листи Мінфіну від 01.09.2016 N 03-03-07/50992, від 19.06.2015 N 03-03-07/3558)

Витрати на проживання підтверджуються рахунком готелю.

При цьому документ, що підтверджує витрати на проживання, виданий зарубіжним готелем, необхідно перекласти російською мовою.

Факт витрати добових підтверджувати документами не потрібно.

Норми відшкодування витрат на відрядження та добових при закордонному відрядженні

Норми та порядок відшкодування витрат за відрядження за кордоном встановлюються організацією самостійно в локальному. нормативному акті(п. п. 11, 16, 21, 22 Положення про відрядження).

Добові виплачуються (п. п. 17, 18 Положення про відрядження):

за день виїзду з РФ – за нормами для відряджень за кордон;

за день в'їзду до РФ, а також за час у дорозі територією РФ - за нормами для відряджень по РФ.

Дата виїзду з РФ та в'їзду до РФ визначається (п. п. 18, 19 Положення про відрядження):

для відряджень до країн СНД, з якими є міжурядові угоди про те, що позначки у паспорті про перетин кордону не робляться, - за проїзними документами;

для відряджень за кордон - за відмітками в закордонному паспорті про перетин кордону.

При одноденних відрядженняза кордон добові виплачуються у розмірі 50% від норми для відряджень за кордону (п. 20 Положення про відрядження).

Добові та ПДФО

При відрядженні за кордон треба враховувати особливі норми добових, що застосовуються з метою ПДФО.

Так, не оподатковуються ПДФО сумидобових:

Не більше 700 руб. за кожен день перебування у відрядженні на території Росії (за день перебування в РФ приймається, зокрема, і день перетину кордону при поверненні до Росії);

Не більше 2500 руб. за кожен день перебування у закордонному відрядженні (зокрема і день виїзду з РФ).

З 2016 р. для цілей ПДФО датою фактичного отримання доходу у вигляді добових є останній день місяця, в якому затверджено авансовий звіт, складений працівником після повернення з відрядження.

Отже, якщо добові видано в іноземній валюті, то для їхнього перерахунку в рублі у 2016 р. потрібно брати офіційний курс цієї валюти на кінець місяця, в якому такий авансовий звіт затверджено.

Залишилися ще питання щодо бухобліку та податків? Задайте їх на бухгалтерському форумі.

Закордонне відрядження (закордонне відрядження): подробиці для бухгалтера

• Податковий облік витрат на закордонне відрядження

  Якщо працівниками організації, які прибули із закордонного відрядження, надаються рахунки за проживання у... валютного рахунку, направляючи працівників у закордонне відрядження, видають їм аванси в рублях...

• Дайджест правової інформації для фахівців у сфері розрахунку заробітної плати за листопад 2018 року

  Заробіток за час закордонного відрядження Середній заробіток за час закордонного відрядження це дохід, отриманий за...

• Які суми не враховуються щодо граничної суми доходу для надання стандартного відрахування з ПДФО?

  І 2500 руб. – у відрядження за кордон (відповідно, суми добових, що перевищують зазначені...

• Як відправити співробітника у відрядження

  Які відправляють своїх працівників у відрядження за кордон. В цьому випадку дати заїзду...

• Відрядження на один день: як оформити та врахувати?

  На наймання житлового приміщення у закордонному відрядженні, то вони відшкодовуються з урахуванням... . за кожен день перебування у закордонному відрядженні. Такі обмеження діють і при... : як підтвердити виплату добових при закордонному відрядженні? З Положення № 749 та Порядку...

• Додаткові (добові) та інші витрати у відрядженні: їх утримання та умови виплат

  Відповідно до ст. 168 ТК РФ у разі направлення у службове відрядження роботодавець зобов'язаний відшкодовувати працівнику, зокрема, додаткові витрати, пов'язані з проживанням поза місцем постійного проживання (добові) та інші витрати, вироблені працівником із дозволу або відома роботодавця. Поясніть, що є додаткові витрати (добові). Це витрати на організацію харчування чи якісь інші побутові витрати працівника? Запитання: Відповідно до ст. 168 ТК РФ у...

Уточнююче питання №682112. Для цілей витрат з податку на прибуток – який курс треба брати для авансового звіту? Хіба не курс ЦП на дату затвердження авансового звіту (дата авансового звіту)?

Ні, дата затвердження авансового звіту є датою визнання витрат з оподаткування прибутку. Але суму витрат організації на витрати на відрядження слід визначати виходячи зі витраченої суми валюти згідно первинним документамза курсом обміну, що діяло на момент проведення платежу.

Якщо співробітник неспроможна підтвердити курс конвертації рублів в іноземну валюту у зв'язку з відсутністю первинного документа з обміну, суму витрат у валюті можна зіставити з підзвітною сумою в рублях, виданої в авансі, за офіційним курсом Банку Росії на дату видачі.

Величина витрат на відрядження визначається виходячи з офіційного курсу ЦБ РФ на дату затвердження авансового звіту тільки в тому випадку, коли відсутня довідка банку про обмін валюти і аванс співробітнику не видавався.

Як відобразити в бухобліку та при оподаткуванні видачу працівникові коштів на купівлю валюти для відрядження за кордон у банку

Податок на прибуток

При розрахунку податку на прибуток суму витрат на відрядження враховуйте наступним чином. Якщо працівник може документально підтвердити факт купівлі валюти, то витрати врахуйте у сумі фактично понесених витрат на відрядження за курсом валюти, зазначеним у довідці про купівлю валюти. Це актуально як із методі нарахування, і при касовому методі.

пунктом 10 статті 272 Податкового кодексуРФ.

І в тому і в іншому випадку витрати визнайте на дату затвердження авансового звіту (підп. 5 п. 7 ст. 272 ​​НК РФ).

Аналогічні роз'яснення містяться в листах Мінфіну Росії від 10 липня 2015 р. № 03-03-06/39749 та від 3 вересня 2015 р. № 03-03-07/50836.

пункту 3

Як врахувати при оподаткуванні витрати на відрядження, оплачені за допомогою банківських карток. Організація застосовує загальну системуоподаткування

Як підтвердити витрати

При оподаткуванні прибутку дозволено враховувати лише економічно обґрунтовані та документально підтверджені витрати (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Повернувшись із відрядження, співробітник повинен додати до авансового звіту оригінали всіх документів, пов'язаних із використанням банківської картки(Наприклад, квитанції банкоматів, сліпів). У них обов'язково має бути зазначене прізвище власника банківської картки. Такий самий порядок діє, якщо співробітник використовував для оплати особисту банківську картку (лист Мінфіну Росії від 6 квітня 2015 р. № 03-03-06/2/19106).

Припустимо, співробітник у відрядженні за кордоном розплатився банківською картою, яка номінована в рублях. При цьому платіж пройшов в іноземній валюті. Тоді витрати організації на витрати на відрядження слід визначати виходячи зі витраченої суми валюти згідно з первинними документами за курсом обміну, що діяв на момент проведення платежу. Курс обміну може бути підтверджений довідкою про рух коштів на рахунку, завіреною банком (лист Мінфіну Росії від 10 липня 2015 р. № 03-03-06/39749). Це актуально як із методі нарахування, і при касовому методі.

Приклад обліку при розрахунку податку на прибуток витрат у валюті під час закордонного відрядження, сплачених карбованцевою карткою

Менеджер ТОВ "Альфа" А.С. Кондратьєва було направлено у відрядження за кордон. 20 липня 2015 організація перевела 35 000 руб. на карбованцеву корпоративну банківську картку.

24 липня Кондратьєв розплатився цією карткою за готель. Сума платежу становила 400 євро. При списанні валюти за корпоративної картиз рахунку організації було списано карбованцевий еквівалент, перерахований за курсом банку – 64,90 крб. за євро. Загальна сума платежу становила 25 960 руб. (400 EUR? 64,90 руб. / EUR).

28 липня Кондратьєв подав авансовий звіт. До нього було додано рахунок із готелю у сумі 400 євро та довідка про рух коштів у рахунку, завірена банком. При розрахунку авансу з податку прибуток за дев'ять місяців 2015 року було враховано суму 25 960 крб.

А якщо відряджений співробітник не може підтвердити курс конвертації рублів в іноземну валюту через відсутність первинного документа з обміну? Тоді суму видатків у валюті можна порівняти з підзвітною сумою в рублях, виданою в авансі, за офіційним курсом Банку Росії на дату видачі. Пояснення таке. У разі перерахування авансу, задатку на оплату витрат у валюті такі витрати перераховуються за офіційним курсом Банку Росії на дату перерахування відповідних сум. Це передбачено пунктом 10 статті 272 таки Податкового кодексу РФ. Такі роз'яснення наведено у листі Мінфіну Росії від 3 вересня 2015 р. № 03-03-07/50836.

Якщо ж організація застосовує касовий спосіб і довідки рух коштів за рахунком немає, для перерахунку витрачених сум валюти у рублі використовуйте офіційний курс Банку Росії на дату видачі грошей. Витрати визнайте на дату затвердження авансового звіту. Це випливає із пункту 3 статті 273 Податкового кодексу РФ.

Буває також, що витрати відрядженого сплачені з банківської картки іншої особи. Тоді витрачені кошти увімкніть до складу податкових витрат за умови, що гроші повернуто власнику банківської картки. У цьому випадку (поряд із документами, що підтверджують понесені під час відрядження витрати), співробітник повинен додатково подати розписку власника банківської картки. У ній має бути зазначено, що відряджений відшкодував йому відповідні витрати (лист ФНП Росії від 22 червня 2011 р. № ОД-4-3/9876).

Закордонне відрядження: податкові складності перерахунку

Аванс виданий готівкою у рублях

Співробітник обмінює рублі на іноземну валюту в обмінному пункті банку перед поїздкою. Або, навпаки, невитрачену валюту у рублі після поїздки (за наявності такого залишку). Виникає питання: за яким курсом у бухгалтерському та податковому обліку слід відображати витрати на відрядження? Варіанти відповіді такі:

-на датузатвердження авансового звіту;
-на дату видачі авансу під звіт;
-На дату обміну рублів на іноземну валюту.

Усі операції з конвертації валютних коштів, що проводяться через обмінні пункти банків, повинні розглядатися лише як операції фізичних осіб. Далі при купівлі валюти відряджений працівник витратить конкретну кількість рублів для придбання конкретної кількості валюти від імені фізособи. Потім на території іноземної держави співробітник витратить якусь кількість валюти на житло, телефонні переговори та інші витрати на користь організації, що підтвердять первинні документи (п. 2 ст. 14). Федерального законувід 10.12.03 № 173-ФЗ «Про валютному регулюванніі валютному контролі», далі – Закон № 173-ФЗ).

Роботодавець компенсує працівникові його фактичні витрати, саме суму в рублях, яку він витратив на придбання витраченої кількості валюти.

Витрати на відрядження розраховуються виходячи з суми валюти, витраченої згідно з «первинкою» за курсом обміну

У зв'язку з цим чиновники рекомендують визначати витрати на відрядження виходячи із суми валюти, витраченої згідно з первинними документами за курсом обміну. При цьому курс обміну визначається за довідкою про обмін. А витрати відображаються у податковому обліку датою затвердження авансового звіту. Якщо довідка банку про обмін валюти відсутня, працівник не зможе підтвердити обмінний курс. У цьому випадку розрахунок проводиться з використанням курсу ЦП РФ на дату затвердження авансового звіту (підп. 5 п. 7 ст. 272 ​​НК РФ, листи Мінфіну Росії від 31.03.11 № 03-03-06/1/193 та ФНП Росії від 21.03 .11 № КЕ-4-3/4408). Аналогічний підхід застосовується і в бухобліку.

Якщо працівнику як авансу видаються з каси рублі і після відрядження він повертає до каси залишок невитрачених коштів також у рублях, то в організації відсутні операції в іноземній валюті. Отже, немає підстав для застосування ПБО 3/2006 «Облік активів та зобов'язань, вартість яких виражена в іноземній валюті» (ПБУ 3/2006). Витрати конвертацію валюти підтверджуються документами обмінного пункту банку. Відповідно в бухобліку витрата визнається у розмірі витрачених рублів з урахуванням усіх обмінів. У цьому застосовуються фактичні курси обміну валюти.

Цього ж дня працівник придбав у банку 800 євро за курсом 66 руб./євро.

Загальна сума витрат за ділову поїздку (у тому числі добові та документально підтверджені витрати) – 750 євро.

24 квітня 2015 року працівник обміняв у банку невитрачений аванс (50 євро) за курсом 65 руб./євро.

27 квітня 2015 року затверджено авансовий звіт (з додатком довідок банків про обмін валюти), залишок авансу внесено до каси.

Компанія відобразить в обліку такі суми:

-Повернення невитраченого авансу в касу - 3250 руб. (50 євро? 65 руб.);
-Відрядження витрати - 49500 руб. (750 євро? 66 руб.);
-Витрати, пов'язані з обміном валюти, - 50 руб. (52800 - 49500 - 3250).

Ці витрати визнаються з метою оподаткування прибутку (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Скористайтеся умовами прикладу 1.

Припустимо, що працівник не надав довідки банків про обмін валюти.

На дату затвердження авансового звіту (27 квітня 2015) курс ЦБ РФ наступний: 1 євро = 54,6590 руб.

У цьому випадку суми будуть такі:

-Повернення невитраченого авансу в касу - 3250 руб.;
-Відрядження витрати - 40994,25 руб. (750 євро? 54,6590 руб.);
-Витрати, пов'язані з обміном валюти, - 8555,75 руб. (52800 - 40994,25 - 3250).

Але у податковому обліку витрати на конвертацію валюти не визнаються через відсутність документального підтвердження (п. 1 ст. 252 та п. 49 ст. 270 НК РФ).

Організації важливо отримати від співробітника заяву про перерахування підзвітних сумна його особисту банківську картку

Величина витрат на відрядження також визначається виходячи з офіційного курсу ЦБ РФ на дату затвердження авансового звіту, якщо на ділову поїздку аванс не видається, а після повернення роботодавець компенсує працівникові цей перевитрата. Це справедливо для ситуації, коли довідка про обмін валюти відсутня (лист Мінфіну Росії від 06.06.11 № 03-03-06/1/324).

Перед закордонним відрядженням компанія видала співробітнику рублі. Він поміняв їх на валюту та витратив ці гроші на оплату житла чи інших витрат. Якщо працівник має довідку про купівлю валюти, то витрати у податковому обліку треба перерахувати в рублі за курсом, зазначеним у цій довідці. А якщо довідка не збереглася, потрібно взяти курс на дату видачі підзвітних. Таку думку висловив Мінфін у відповіді на приватний запит.

Витрати на відрядження при розрахунку податку на прибуток визнають на дату затвердження авансового звіту (подп. 5 п. 7 ст. 272 ​​НК РФ). Але аванс на оплату витрат у валюті потрібно перераховувати в рублі за офіційним курсом Банку Росії на дату його перерахування (п. 10 ст. 272 ​​НК РФ). Отже, укладають у Мінфіні, якщо йдеться про підзвітні, витрачені на витрати у валюті, для перерахунку треба брати курс на дату видачі авансу працівникові.

Такий підхід не завжди є вигідним для працівника. Офіційний курс рубля на дату видачі підзвітних може виявитися вищим, ніж курс, яким працівник змінював валюту. Тоді в обліку вийде, що він витратив менше карбованців, ніж було насправді. І різницю має повернути роботодавцю.

Компанія 12 жовтня видала співробітнику 70 000 руб. під звіт. Працівник 14 жовтня обміняв їх на 1000 дол. за курсом 70 руб/дол. (70 000 €: 70 € / $). І всі ці гроші витратив у закордонному відрядженні на житло. Але довідку про обмін валюти працівник втратив. Тому роботодавець перерахував його витрати за офіційним курсом Банку Росії на дату видачі грошей – 65 руб/дол. Витрати житло склали 65 000 крб. (1000 $ + 65 € / $). Значить, працівник повинен повернути компанії 5000 руб. (70000 - 65000). І на витрати з податку на прибуток можна включити лише 65 000 руб.

Можна уникнути таких ситуацій, якщо самостійно купити валюту для працівника. І видати йому перед відрядженням не рублі, а, наприклад, євро. Ще в 2007 році Банк Росії відповів на наш офіційний запит, що це не заборонено.