Відправляємо співробітника у відрядження за кордон. Добові при закордонних відрядженнях: норми витрат та порядок обліку Відрядження в литву з Білорусі

Перебування співробітника в поїздці за розпорядженням керівника організації та для здійснення службових доручень оплачується з урахуванням середньої заробітної платита добових за всі проведені у відрядженні календарні дні.

У 2020 році уряд не змінило порядок виплативідрядження за кордоном держави.

Хто може стати закордонним відрядженням, а хто ні

Роботодавець не має права відправляти у відрядження за кордон співробітників, які:

• перебувають у декреті;
• мають оформлені учнівські договірні угоди;
• перебувають на інвалідності з обмеженою роз'їзною діяльністю;
• є неповнолітніми, але виконують певні робочі обов'язки у компанії.

Але працівникам, які займаються творчою діяльністю, журналістам, співакам, акторам, включаючи спортсменів, яким ще немає 18 років, дозволяється виїжджати з робочих питань за межі країни.

У відрядження за кордон можна відправити робочих певних категорій, за їх згодою, складеною в письмовій формі. Це відноситься до наступним співробітникам:

• жінкам, які мають дітей, які не досягли трирічного віку, або чоловікам, що залишилися з дітьми того ж віку без матері, а також жінки в ролі матері-одиначки;
• у яких є дитина-інвалід;
• якщо вони доглядають або доглядають хворого близького члена сім'ї;
• із встановленою групою інвалідності, які виконують програмні процедури відновлення організму.

Перелічені категорії службовців можуть відмовитисьвід поїздки за кордон по роботі. Це право має бути прописане у письмовій згоді на відрядження, що підтверджує їхню обізнаність щодо цієї можливості.

Найчастіше фахівці ставлять питання щодо оформлення робочої поїздки за межі країни посадовій особі, якщо вона зайнята за сумісництвом всередині організації. Такі співробітники можуть виїжджати з робочою метою, але це має бути грамотно відображено в документах, що стосуються другого місця роботи.

Обчислення податку на доходи фізичних осібпередбачає нормування добових. Відрядження за межі нашої країни не передбачають оподаткування на суми витрат працівника за проживання, якщо вони не перевищують 2500 рублів за один день, згідно з тією ж статтею Податкового кодексу. Наприклад, якщо обсяг добових, оплачуваних організацією, становить 2700 рублів, тоді 200 рублів із цієї суми оподатковуються.

Аналогічним способом виробляють пенсійні виплати, медичні внески, компенсації по лікарняній особі та догляду за дитиною

Таким чином, компенсація працівникові за перебування в закордонному відрядженніпередбачається 168 статтею Трудового кодексу Російської Федерації. Якщо організація бюджетна, то сума добових визначається відповідно до законодавчих актів. Інші організації самі встановлюють їх розмір.

Детальна інформація щодо відрядження за кордоном представлена ​​в даному семінарі.

За дні перебування у відрядженні працівнику покладено середній заробітокта добові за кожний календарний день поїздки. Розберемо, як правильно оплачувати відрядження Росією та за кордон.

Порядок виплати добових працівників

Добові - це додаткові витрати працівника, пов'язані з його проживанням поза місцем проживання.

Роботодавець повинен відшкодовувати працівникам добові (абз. 3 год. 1 ст. 168 ТК РФ):

• за кожен день, поки він перебуває у відрядженні;
• за вихідні та неробочі святкові дні, а також дні перебування в дорозі, у тому числі за час вимушеної зупинки в дорозі (п. 11 Положення про відрядження). Наприклад, працівник поїхав у відрядження у неділю, а повернувся наступного тижня у суботу. Добові за суботу та неділю виплачуються.

Добові при одноденних відрядженнях по Росії не виплачуються, але роботодавець має право передбачити у локальних нормативні актиорганізації компенсацію за добові за такими поїздками. Докладно для добових при одноденних відрядженнях читайте далі у цій статті.

Приклад розрахунку добових працівників

• за 9 днів – 40 євро за кожен день;
• за 1 день повернення до Росії - 700 руб.

Курс (умовно) євро:

• на дату видачі авансу (30 травня) – 70 руб. за 1 євро;
• на дату затвердження авансового звіту(14 червня) – 68 руб. за євро.

Рішення. У витрати з податку на прибуток добові будуть включені у сумі:

• 40 євро х 70 руб. х 9 днів = 25200 руб.
• Добові по Росії = 700 руб.
• Разом: 25200 руб. + 700 руб. = 25900 руб.

Розмір добових при відрядженнях по Росії та за кордон

Компанія вправі сама вирішувати, скільки платити співробітникам протягом дня відрядження (ст. 168 ТК РФ).

Розміри добових при відрядженнях необхідно закріпити у внутрішніх документах організації, наприклад, у положенні про відрядження.

Бухгалтери знають про 700 і 2500 руб. — якщо розмір добових не перевищує цих сум, то з цих сум не доведеться платити ПДФО. Тому деякі компанії для зручності запроваджують ці розміри добових.Але це зовсім не означає, що організація може встановити розмір добових співробітникам 700 і 2500 руб. і ні карбованцем більше чи менше.

Можна, наприклад, закріпити добові 4000 руб. за кожен день відрядження Росією, але тоді з 3 300 руб. доведеться утримати ПДФО (4 000 руб. - 700 руб. = 3 300 руб.).

за загальному правилудобові, що виплачуються співробітнику, не оподатковуються ПДФО, якщо їх розмір не перевищує:

• 700 руб. - За кожен день відрядження на території Росії;
• 2500 руб. - За кожен день при поїздках за кордон.

Висновок: як такого ліміту добових для комерційних організаційні. Є лише суми, які не обкладаються ПДФО (700 і 2500 руб.). То скільки платити добових? Вирішуйте самостійно (рішення закріпіть у внутрішніх документах організації).

Як розрахувати дні відрядження, за які треба виплатити добові

Якщо працівник їде у відрядження на особистому та службовому автомобілі, то порахувати дні можна за службовою запискою. Її працівник повинен надати після повернення з відрядження разом з документами, що підтверджують використання транспорту для проїзду до місця відрядження та назад (шляховий лист, наприклад, за формою № 3), рахунки, квитанції, касові чеки, інші документи, що підтверджують маршрут проходження).

В інших випадках кількість днів, за які слід виплатити добові, визначається за проїзними документами.

Добові в іноземній валюті

Добові при відрядженнях за межі РФ платіть у тому розмірі, який встановлено у внутрішніх документах підприємства.

Добові при одноденному відрядженні

За законом мінімальний термінвідрядження не встановлено. Поїздка за завданням роботодавця може бути одноденною. Оформляємо таку поїздку як багатоденне відрядження (випускаємо наказ, ставимо відповідну позначку в табелі обліку робочого часу: «К» або «06»).

Після цього співробітник звітує за поїздку. Роботодавець відшкодовує йому витрати, наприклад, на проїзд, а також інші узгоджені суми. А добові покладено? За законом добові за «міні-поїздки» Росією не виплачуються. Залишити співробітника зовсім без грошей навіть у одноденному відрядженні — не найкраща ідея, навіть якщо це за законом. Як можна вийти із ситуації?

Виплати при одноденних відрядженнях замість добових

Роботодавець з власним рішеннямможе виплатити співробітнику суму замість добових.

Добові по одноденним відрядженням:

• за кордон — у розмірі 50% від суми добових за відрядженням, встановленим у локальних документівкомпанії;
• по Росії - у загальному випадку не виплачуються, але ви можете встановити виплату працівникові самостійно.

ПДФО з добових при одноденних відрядженнях

Раніше ситуація з оподаткуванням добових та відшкодуванням інших витрат при одноденних відрядженнях була спірною. Ситуація стабілізувалася і загальна тенденція така: виплати за одноденними відрядженнями не оподатковуються ПДФО. Проте позиції різних відомств відрізняються:

1. Думка Мінфіну РФ: документально підтверджені витрати, пов'язані з одноденним відрядженням (наприклад, витрати на харчування), можна не оподатковувати ПДФО повністю. Якщо підтвердити такі витрати нічим, всі вони звільняються від податку межах 700 крб. при внутрішньоросійському відрядженні та 2 500 руб. при одноденному відрядженні за кордон (Лист Мінфіну Росії від 01.03.2013 № 03-04-07/6189).
2. Думка ВАС РФ: виплачені працівнику кошти (названі добовими) не є такими в силу визначення, що міститься у трудовому законодавстві, проте виходячи з їх спрямованості та економічного змісту можуть бути визнані відшкодуванням інших витрат, пов'язаних зі службовим відрядженням, вироблених з дозволу або відома роботодавця, згідно з з чим не є доходом ( економічною вигодою) працівника, що оподатковується ПДФО (Постанова Президії ВАС РФ від 11.09.2012 № 4357/12).

Добові при відрядженні до країн СНД

Відрядження до країн СНД (наприклад, Казахстан, Білорусь та ін.) є особливим випадком. За таких відряджень не ставлять позначки в закордонному паспорті про перетин кордону. Добові для таких поїздок вважають у особливому порядку: дата перетину кордону визначається за проїзними документами (п. 19 Положення № 749 «Про особливості направлення працівників у службові відрядження»).

Звіт по добовим у відрядженні

Працівник після повернення з відрядження зобов'язаний надати роботодавцю протягом трьох робочих днів:

• авансовий звіт про витрачені у зв'язку з відрядженням суми;
• остаточний розрахунок за виданим йому перед від'їздом у відрядження грошового авансу на витрати на відрядження(П. 26 Положення про відрядження № 749).

В складі авансового документазвідрудник нічого не винні звітувати ні з добовим при відрядженнях у Росії, ні з добовим при відрядженнях межі РФ, ні з одноденним чи якимось ще відрядженням. Підтверджуючих документів щодо добових не існує. Роботодавець платить добові - ікс рублів, працівник витрачає їх за власним бажанням.

902 683 переглядів

Для відображення форми необхідно увімкнути JavaScript у вашому браузері та оновити сторінку.

Крім ТК, дані відносини регулюються:

• Інструкцією про порядок та умови надання гарантій та компенсацій при службових відрядженнях за кордон (утв. постановою Міністерства праці та соціального захистуРеспубліки Білорусь від 30.07.2010 № 115, далі – Інструкція № 115);
• постановою Міністерства фінансів Республіки Білорусь від 30.01.2001 № 7 «Про встановлення норм оплати витрат на відрядження при службових відрядженнях за кордон»;
• ухвалою Міністерства фінансів Республіки Білорусь від 29.03.2012 № 18 «Про встановлення форм розрахунку грошових коштівна службове відрядженняза кордон та звіту про витрачені на службові відрядження за кордон кошти, а також раціональне та обґрунтоване їх витрачання».

Крок 1. Оформлення завдання на службове відрядження

Завдання підписується відрядженим працівником та затверджується наймачем. У завданні повинні міститися відомості про:

• державі, до якої прямує працівник;
• цілі відрядження;
• часу перебування за кордоном;
• план зустрічей і переговорів;
• перелік питань, що підлягають вирішенню чи вивченню;
• предмет договору (контракту), умови поставки, форму та вид платежу (у разі відправлення працівника для укладення договору (контракту);
• формі письмового звіту щодо виконання завдання на відрядження;
• інші відомості, необхідні реалізації цілей та завдань відрядження.

Крок 2. Отримання згоди працівника

Згода працівника оформляється при відрядженні на понад 30 календарних днів. Щоб уникнути трудових спорів, краще оформити згоду в письмовій формі: проставити спеціальний запис під текстом наказу (розпорядження) за підписом працівника або скласти окремий письмовий документ про направлення у відрядження з місцем для проставлення позначки про згоду або незгоду на пропозицію наймача.

Крок 3. Оформлення наказу про направлення у відрядження

Наказ є підставою для розрахунку виплати коштів відрядженим працівникам.

Крок 4. Оформлення посвідчення про відрядження

При направленні у відрядження за кордон посвідчення про відрядження може не оформлятися – факт перебування у відрядженні підтверджуватиметься наказом про відрядження та іншими документами (наприклад, проїзними документами, рахунком за проживання).

Крок 5. Видача авансу працівнику, що відряджається.

Аванс видається в іноземній валюті та (або) білоруських рубляхдо виїзду співробітника у відрядження на відшкодування витрат:

• по проїзду до місця службового відрядження та назад;
• за наймом житла;
• щодо проживання поза місцем проживання (добові) – норму встановлено додатком 1 до постанови Міністерства фінансів Республіки Білорусь від 30.01.2001 № 7;
• інших витрат, вироблених працівником з дозволу чи відома наймача.

Крім того, у разі подання оригіналів документів працівникові відшкодовуються такі витрати (п. 30 Інструкції № 115):

• з обміну в банку чека або одного виду іноземної валютина інший, за здійснення операцій із використанням банківських пластикових карток;
• щодо отримання службового паспорта, віз;
• зі страхування від нещасних випадків та хвороб на час поїздки за кордон;
• з оплати обов'язкового збору (мита), що стягується з громадян в аеропортах.

Довідково
Витрати, пов'язані з отриманням службового паспорта та віз, наймачем не відшкодовуються.

Крок 6. Ознайомлення працівника

Працівника слід ознайомити (форму ознайомлення встановлює наймач):

• з розрахунком на виданий аванс;
• c порядком та строками складання звіту про витрачання отриманого авансу;
• c відповідальністю за нецільове використання та (або) неповернення до встановлений термінневикористаних коштів, виданих під звіт.

Довідково
Форму розрахунку коштів на службове відрядження за кордон встановлено додатком 1 до постанови Міністерства фінансів Республіки Білорусь від 29.03.2012 № 18.

Крок 7. Надання працівником звітів

Порушення уповноваженою посадовою особою встановлених правил оформлення відрядження може призвести до притягнення його до дисциплінарної відповідальності, а якщо порушення також завдасть шкоди працівникові – відповідальність за ч. 1 ст. 9.19 Кодексу Республіки Білорусь про адміністративні правопорушення(накладення штрафу у розмірі від 4 до 20 базових величин, а на юридична особа- До 100 базових величин).

Здійснюючи свій бізнес, суб'єкт господарювання з метою його розширення та пошуку нових клієнтів, укладає різні контракти за кордоном. Тому керівництву компанії доводиться або їхати самим, або відправляти певних посадових осіб до службових поїздок за кордон. При цьому слід пам'ятати добові при закордонних відрядженнях у 2018 році – норми та облік мають деякі відмінності від поїздок усередині країни.

Основні зміни, що відбулися у сфері регулювання закордонних відряджень, пов'язані з передачею адміністративного контролю над обчислюваними внесками від позабюджетних фондівдо податковим органам.

У зв'язку з цим на витрати на відрядження і порядок нормування добових поширилися правила, які використовувалися при оподаткуванні ПДФО.

Тому при обчисленні бази зі страхових внесків необхідно пам'ятати, що відрахування нараховуються на суми перевищення встановлених нормативів за добовими закордонними відрядженнями.

Нагадаємо, що підприємство має право самостійно визначати розмір добових по службових поїздках за кордон, і вони можуть бути більшими за норматив, визначений НК РФ.

Його воно має затвердити у існуючому локальному актах, наприклад, у Положенні про відрядження, Колективний договір тощо. Такий порядок обчислення внесків поширюється і компенсацію витрат за одноденним відрядженням.

Увага!Старі правила діють лише при обчисленні внесків на страхування від нещасних випадків на виробництві, оскільки вони залишились у адмініструванні ФСС. Будь-яких заявлених нововведень щодо регулювання службових поїздокза кордон у 2018 році не очікується.

Розмір добових при закордонних відрядженнях у 2019 році

Законодавство визначає, що розмір добових підприємство встановлює самостійно, орієнтуючись на свої фінансові можливості та цілі, які мають бути досягнуті внаслідок поїздки. Визначаючи розмір можна виходити з чинних норм, встановлених відповідною Постановою про закордонні поїздки, обов'язкові до виконання бюджетними організаціями.

Також можна враховувати досвід з вироблених витрат у відрядженнях в певні країни, який є або у самого підприємства, або його партнерів.

Для затвердження розміру добових суб'єкт господарювання закріплює певний розмір у своєму внутрішньому становищі, наприклад, у Положенні про відрядження.

Крім цього, добові у відрядженні за кордон у 2018 році, мають певні норми, які необхідно враховувати при визначенні податкової базиз податку на доходи та при відрахуванні податку до ПФР та ФСС.

Увага!НК РФ встановлює норми добових при закордонних відрядженнях у розмірі 2500 рублів за кожен день подібної поїздки. Цією нормою слід керуватися, коли обчислюється ПДФО та страхові внески.

Які існують норми для закордонного відрядження

Урядом Росії затверджено Постанову № 812, яка визначає норми добових за поїздками до іноземних держав. Воно обов'язково до виконання всіма організаціями та установами, джерелом фінансування видатків, у яких виступає бюджет країни чи муніципалітетів.

Тут визначаються норми добових, виражені у доларах США для кожного приймаючого іноземної державиза один день.

Розглянемо основні напрямки відряджень за кордон:

Увага!Крім цього, цей акт встановлює і надбавки до норм для певних категорій працівників, які прямують до іноземних поїздок. Комерційні компаніїможуть використовувати норми цієї Постанови або застосовувати розроблені на її основі свої нормативи.

Завантажити (Додаток №1) у форматі Word.