Одноденне відрядження проводки. Облік та оподаткування витрат на відрядження

Наша компанія вирішила виплачувати добові у відрядження за кордоном у розмірі 4000 руб. Добові у вигляді 2500 крб. відносимо на окремий рахунок_ витрати на відрядження. З суми, що перевищує добові (4000-2500 = 1500 руб.) Утримуємо ПДФО 13%. На якому рахунку відобразити суму перевищення 1500 руб., Можливо, як матеріальний зиску вигляді оплати праці? Чи потрібно укладати трудову угоду зі співробітниками з цієї виплати?

1.У бухобліку витрати на виплату добових відображайте проводкою Дебет 20 (23,26,44) Кредит 71 повному розмірі(4000 руб.), утримання ПДФОіз сум наднормативних добових з працівника Дебет 70 Кредит 68 «Розрахунки з ПДФО» ((4000-2500) х 13% = 195 руб.). При розрахунку прибуток добові не нормуються (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ , ). 2. Ні, не треба. Порядок і розмір відшкодування витрат на відрядження, в тому числі і добових, встановлюється організацією самостійно. Досить закріпити їх наказом керівника чи зазначити у колективному (трудовому) договорі (частина 4 статті 168 ТК РФ).

Обґрунтування

З книги «13 200 бухгалтерських проводок із коментарями. Олексій Тепляков»

7.18.1. Витрати, зроблені підзвітними особами на службові відрядження

Відображення у бухгалтерському обліку списання окремих витрат, вироблених працівником організації за час перебування у службовому відрядженні за поданням авансового звіту.

Як урахувати при оподаткуванні добові. Організація застосовує загальну системуоподаткування

Розмір добових організацій визначає самостійно (). При розрахунку деяких податків добові враховуються у межах норм*.

Податок на прибуток

При розрахунку прибуток добові не нормуються* (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ , лист Мінфіну Росії від 6 лютого 2009 р. № 03-03-06/1/41). Включайте їх до складу витрат у розмірі, передбаченому колективним договором або локальними нормативними актами організації: наказами, Положенням про оплату праці, положенням про відрядження тощо (

Якщо у фірмі співробітники виїжджають зі свого міста для виконання службових завдань, то отримують у касі гроші на витрати на відрядження. Потім бухгалтерія отримує звіт відрядженого. Бухгалтерам корисно дізнатися, як цей звіт перевірити, провести по бухгалтерському обліку і не заплатити зайвих податків, чи всі витрати вважати обґрунтованими та оплачувати співробітнику.

Що відносимо до витрат на відрядження

Працівникам часто доводиться вирушати до інших населених пунктів за службовою потребою. Такі поїздки (відрядження) передбачені законом (ст. 166 ТК РФ) та передбачають виконання конкретних завдань. Поняття відрядження не відноситься до найманих працівників, у яких вид діяльності передбачає постійну роботу в дорозі (водії міжміського транспорту, провідники тощо).

Ст. 167 ТК РФ гарантує співробітнику відшкодування роботодавцем тих витрат, які пов'язані зі службовим відрядженням.

Відповідно до трудового законодавства (ст. 168 ТК РФ) працівнику, спрямованому у відрядження, необхідно сплатити:

• витрати на проїзд до місця відрядження і назад;
• витрати на найм житлового приміщення, наприклад, оплату проживання в готелі;
• додаткові витрати, пов'язані з проживанням поза місцем постійного проживання (добові);
• інші витрати, зроблені працівником з дозволу чи відома роботодавця.

До додаткових витрат можна віднести, наприклад, витрати на харчування в кафе, проїзд на міському транспорті в населеному пункті, куди співробітник відрядив, оплату послуг таксі. Сюди відносяться і витрати на послуги зв'язку. Особливу увагу слід приділити узгодженню між відрядженим працівником та роботодавцем представницьких витрат.

Законодавство зобов'язує видати з каси співробітнику, направленому у відрядження, аванс на оплату витрат у поїздці. Важливо, що всі витрати працівника будуть оплачуватись бухгалтерією на підставі представлених чеків та квитанцій.

Повернувшись із відрядження, співробітник протягом трьох робочих днів складає звіт, яким роботодавець проведе з бухгалтерського обліку витрати відрядженого співробітника. Якщо на обґрунтовані і документально підтверджені витрати на відрядження співробітник витратив особисті кошти, бухгалтерія поверне людині ці гроші. А якщо документально підтверджена не вся видана з каси сума авансу на відрядження, то невитрачений залишок співробітник повертає до каси або цю суму утримають з його найближчої зарплати.

Розмір добових при відрядженнях встановлюється роботодавцем самостійно.Очевидно, що така сума має бути економічно обґрунтованою.

Єдиної норми добових витрат на відрядження, яка була б обов'язковою для всіх організацій у 2018 році, не встановлено. Однак законом встановлено максимальний розмірдобових, який для співробітника не обкладатиметься ПДФО: для відряджень по Росії 700 рублів на добу, а для відряджень за кордон - 2500 рублів.

Відео: витрати на відрядження

Які бухгалтерські рахунки використовуються в проводках при відображенні витрат на відрядження

за встановленому порядкуспівробітник перед від'їздом у відрядження отримує в касі суму на оплату витрат на відрядження за видатковому ордеруформи № КО-2(). Бухгалтер роботодавця готує документ, а співробітник розписується в отриманні грошових коштів.

Виданий аванс на витрати на відрядження оформлений видатковим касовим ордером

Все більшого поширення набувають безготівкові розрахункиорганізацій із своїми співробітниками. Це стосується не тільки зарплати, але й перерахування підзвітних сум, у тому числі відрядження, на зарплатні карткиспівробітників (лист Мінфіну РФ, Казначейства РФ від 10.09.2013 № 02-03-10/37209 № 42-7.4-05/5.2-554).

На ім'я співробітника розумно відкрити корпоративну банківську картку, на яку можна зарахувати аванс на витрати на відрядження. Це особливо зручно для співробітників, які часто виїжджають у відрядження.

Співробітник складає і пред'являє авансовий звіт (форма № АТ-1), що повернувся з відрядження. На зворотному боці його мають бути відображені всі витрати на відрядження. Добові відображають окремим рядком.Інші витрати (оплата за квиток, плата за номер у готелі або орендоване житло тощо) відображають на підставі доданих квитків, чеків, квитанцій, оформлених належним чином. Ці документи мають відповідати положенням ст. 252 НК РФ. Інакше підтвердити витрати командованому співробітнику буде неможливо. Хоча в особливих випадках(наприклад, при втраті залізничного квитка) таке відшкодування роблять на практиці за окремим алгоритмом зі складанням актів, додатком довідок від транспортної організації, які є обґрунтуванням витрат.

Авансовий звіт під час здачі в бухгалтерію підписує відряджений (підзвітна особа), потім на документі з'являється підпис бухгалтера, який перевірив звіт. Після цього звіт підписує головний бухгалтерта затверджує директор.

Якщо співробітник, який повернувся з відрядження, не використав частину виданого авансу, він зобов'язаний повернути суму, що залишилася, в касу. Ця сума може бути утримана із найближчої зарплати співробітника. Якщо співробітнику у відрядженні забракло отриманого авансу на обґрунтовані витрати і він витратив власні гроші, йому відшкодовуються роботодавцем такі витрати.

Для обліку розрахунків за відрядженнями використовують рахунок 71 «Розрахунки з підзвітними особами», де за дебетом відображають видані суми авансу на відрядження, а за кредитом - витрати відрядженого співробітника.

Таблиця: проводки з компенсації витрат на відрядження

Окремі витрати, відображені у авансовому звіті, роботодавець може визнати обгрунтованими. Ці суми утримують із зарплати співробітника, або працівник самостійно відшкодовує суму невизнаних витрат.

Таблиця: проведення за сумами необґрунтованих витрат

У бухгалтерії перевірка звіту відрядженого починається з підтвердження правильності розрахунку добових. Денну суму добових множать кількість днів відрядження. У ці дні завжди входять день від'їзду та день приїзду. Ці дати перевіряють за квитками, доданими до звіту.

Не має значення час відправлення та прибуття транспорту.

Якщо поїзд вирушив 17 січня о 23 годині 50 хвилин, то 17 січня слід вважати днем ​​від'їзду у відрядження з платою за цей день добових (навіть якщо днем ​​працівник перебував на робочому місці). І також днем ​​приїзду з відрядження (з оплатою добових) вважатимемо день, коли поїзд відрядженого прибув, наприклад, о 2 годині ночі.

Командованому працівнику оплачуються всі дні перебування у дорозі

Добові належить виплачувати також за вихідні та святкові дні, що приходять на термін відрядження, а також за дні у дорозі. На виплату добових не впливає включення вартості харчування до вартості квитка (лист Мінфіну від 02.03.2017 № 03–03–07/11901).

Витрати відносять ті рахунки обліку, які відбивають мета роботи співробітника у відрядженні.

Якщо у доданих до авансового звіту документах ПДВ виділено належним чином (у рахунках-фактурах, на бланках суворої звітності), ПДВ за такими документами відносимо на рахунок 19 та пред'являємо до бюджету до відрахування.

Вартість проїзного документа (квитка на літак, автобус чи поїзд) відшкодовується роботодавцем.Зазвичай вибір категорії транспорту узгоджується з командованим співробітником з керівництвом, оскільки від категорії транспорту залежить і вартість квитка.

Тривалість відрядження погоджується роботодавцем та співробітником самостійно та обґрунтовується наказом керівника, а посвідчення про відрядження оформляти з 2015 року не потрібно (Постанова Уряду від 29.12.2014).

Таблиця: проведення з урахування витрат відрядженого співробітника

Якщо проїзд відрядженого оплачує роботодавець, то квиток потрібно приходити на рахунку 50.3 «Каса. Грошові документи».

Таблиця: проведення з оплати проїзних документів

Податковий облік витрат на відрядження

Російське податкове законодавствоне відносить суми, отримані від роботодавця на витрати у відрядженні, до доходів відрядженого працівника, тому такі суми не входять до бази оподаткування з ПДФО та за страховими внесками (п. 2 ст. 422 НК РФ та п. 3 ст. 217 НК РФ) .

У ці неоподатковувані суми входять підтверджені документами витрати на проїзд від місця розташування компанії до пункту виконання відрядження і назад, а також всі обґрунтовані витрати, що супроводжують цей проїзд (посадкові талони, послуги аеропортів, оплата перевезення багажу).

До складу неоподатковуваних сум включено також витрати у населеному пункті, куди співробітника було відряджено. Сюди відносять чеки готелів, чеки на послуги зв'язку.

Не оподатковуються і добові, але тут встановлено неоподатковуваний максимум: 700 рублів щодня у РФ і 2500 рублів для відрядження межі РФ. Це обмеження відноситься і до ПДФО, і до страхових внесків (п. 2 ст. 422 НК РФ). Виняток для такого обмеження добових становлять внески за соцстрахом «на травматизм» - для них неоподатковуваною вважається вся сума добових, встановлених в організації (Лист ФСС від 17.11.2011 № 14–03–11/08–13985).

Аналогічно добовим здійснюється оподаткування ПДФО оплатиза найм житлового приміщення у разі, коли не представлені документи (не більше 700 рублів за день у РФ і не більше 2500 рублів за кордоном). Страховими внесками не оподатковується вся сума.

У складі витрат для розрахунку податку на прибуток враховують повному обсязіфактичні витрати на відрядження (пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ), включаючи добові. Ці витрати слід відносити до загальних витрат.

Виняток становлять оплата обслуговування в ресторані, додаткове обслуговуванняу номері готелю тощо. п. Такі витрати або визнаються роботодавцем і оплачуються рахунок власних коштів відрядженого, або (за узгодженням з роботодавцем) списуються на витрати фірми, але оподатковуються з прибутку.

Загальною основою прийому ПДВ до відрахування є наявність счёта-фактуры. Для витрат на відрядження можна приймати інші документи з виділеною сумою ПДВ, наприклад, залізничні квитки (п. 1 ст. 172 НК РФ).

З 01.01.2017 послуги залізниціз перевезення пасажирів оподатковуються за ставкою ПДВ 0% (пп. 9.3 п. 1 ст. 164 НК РФ), тому до відрахування з ПДВ може бути прийнятий з оплати користування постільними речами.

Якщо у квитку ПДВ виділено однією сумою з плати за користування постільними речами та за послуги харчування, ПДВ не можна прийняти до вирахування (Лист Мінфіну від 06.10.2016 № 03–07–11/58108). Ця сума буде відображена у витратах компанії, які не оподатковуються на прибуток.

Відео: підтвердження витрат на відрядження

Приклад бухгалтерського та податкового обліку витрат на відрядження

Менеджер Д.В. Петров працює у ТОВ «Альфа» у Саратові. Петров був наказом директора ТОВ «Альфа» від 15.01.2018 направлений у відрядження до Москви для переговорів та підписання договору з постачальником.

У ТОВ «Альфа» встановлено наказом директора сума добових для відряджень співробітників у вигляді 1000 рублів щодня.

Петрову видали під звіт аванс у сумі 13400 рублів із розрахунку такі витрати:

• оплата проїзду з Саратова до Москви і назад - 5200*2=10400 рублів;

19 січня Д.В. Петров здав у бухгалтерію ТОВ «Альфа» авансовий звіт, В якому відображені такі витрати:

• квиток на проїзд із Саратова до Москви 5145 рублів, у т. ч. додаткові послуги (постільна білизна) 218 ​​рублів;
• квиток на проїзд з Москви до Саратова 5145 рублів, у т. ч. додаткові послуги (постільна білизна) 218 ​​рублів;
• добові за три дні 1000*3 = 3000 рублів.

Підсумкова сума фактичних витрат Д.В. Петрова за авансовим звітом становила 13290 рублів.

Авансовий звіт Петрова містить бухгалтерські проводкиз урахуванням витрат, зроблених ним у відрядженні

Зворотній бік авансового звітуД.В. Петрова відображає кожен вид витрат з посиланням на прикладені документи (два залізничні квитки).

Авансовий звіт Петрова (оборотний бік) деталізує суму витрат

Оподатковуваною сумою з ПДВ у витратах Петрова є лише вартість користування постільною білизною в поїздах у сумі 218*2=436 рублів. Сума ПДВ становить 436/118*18 = 66,51 рублів.

По витратах на відрядження Д.В. Петрова бухгалтером зроблено проведення в обліку.

Таблиця: проводки з урахування витрат відрядженого працівника

Після повернення з відрядження співробітник звітує перед роботодавцем у своїх витратах. Бухгалтер повинен знати, який звіт вважати правильно складеним, як відобразити витрати у бухгалтерії та у податковому обліку.

Відповідно до статті 166 Трудового кодексу Російської Федерації(Далі ТК РФ):

«Службове відрядження – поїздка працівника за розпорядженням роботодавця на певний терміндля виконання службового доручення поза місцем постійної роботи. Службові подорожіпрацівників, постійна робота яких здійснюється у дорозі або має роз'їзний характер, службовими відрядженнями не зізнаються».

У статті 167 ТК РФ обумовлено, що при направленні працівника у службове відрядження йому гарантуються збереження місця роботи (посади) та середнього заробітку, а також відшкодування витрат, пов'язаних із службовим відрядженням. Відповідно до статті 168 ТК РФ до витрат, що відшкодовуються відрядженому працівникові, відносяться:

· Витрати по проїзду;

· Витрати по найму житлового приміщення;

· Додаткові витрати, пов'язані з проживанням поза місцем постійного проживання (добові);

· Інші витрати, вироблені працівником з дозволу чи відома роботодавця.

Крім того, зазначеною статтею ТК РФ встановлено, що порядок та розміри відшкодування витрат, пов'язаних із службовими відрядженнями, визначаються колективним договором або локальним нормативним актом організації.

Інакше висловлюючись, розмір добових, виплачуваних організацією працівникові, направляемому у відрядження, регулюється організацією самостійно: або закріплюється у межах трудового договору, або встановлюється наказом керівника.

Перелік витрат на відрядження з метою оподаткування прибутку визначено підпунктом 12 пункту 1 статті 264 Податкового кодексуРосійської Федерації (далі НК РФ), згідно з яким до витрат на відрядження відносяться:

· проїзд працівника до місця відрядження та назад до місця постійної роботи;

· наймання житлового приміщення. За цією статтею витрат підлягають відшкодуванню також витрати працівника на оплату додаткових послуг, що надаються у готелях (за винятком витрат на обслуговування в барах та ресторанах, витрат на обслуговування у номері, витрат за користування рекреаційно-оздоровчими об'єктами);

· добове або польове забезпечення в межах норм, що затверджуються Урядом Російської Федерації;

· оформлення та видачу віз, паспортів, ваучерів, запрошень та інших аналогічних документів;

· консульські, аеродромні збори, збори за право в'їзду, проходу, транзиту автомобільного та іншого транспорту, за користування морськими каналами, іншими подібними спорудами та інші аналогічні платежі та збори».

Аналіз цього перелікудозволяє зробити висновок, що нормованим видом витрат на відрядження є лише добові та витрати на польове забезпечення, які приймаються у зменшення податкової базиз податку на прибуток у розмірі норм, затверджених Урядом Російської Федерації.

Відповідно до трудового законодавства добові є додатковими витратами працівника, пов'язані з проживанням поза місцем постійного проживання.

Ми вже наголосили, що розмір добових визначається організацією самостійно. При направленні працівника у відрядження бухгалтер має зробити розрахунок добових.

Розрахунок добових.

Добові виплачуються відрядженому працівникові за кожен день перебування у відрядженні, включаючи вихідні та святкові дні, а також дні перебування у дорозі, у тому числі за час вимушеної зупинки у дорозі. Це положення встановлено пунктом 14 Інструкції про службові відрядження в межах СРСР, затвердженої Наказом Мінфіну СРСР, Держкомпраці СРСР та ВЦРПС від 7 квітня 1988 №62 (далі - Інструкція №62). Відмітимо, що дана Інструкціязастосовується у частині, що не суперечить ТК РФ.

Відповідно до пункту 4 Інструкції №62 термін відрядження працівників визначається керівником організації та може перевищувати 40 днів, крім часу перебування у дорозі. Для спеціальних відряджень працівників, що направляються для виконання монтажних, налагоджувальних та будівельних робіт, граничний термін відрядження не повинен перевищувати одного року.

При розрахунку добових слід враховувати, що днем ​​від'їзду вважається день відправлення відповідного транспортного засобуз місця постійної роботи, відрядженого, а днем ​​приїзду – день прибуття зазначеного транспортного засобу на місце постійної роботи. При відправленні транспортного засобу до 24 години включно днем ​​від'їзду вважається поточна доба, а з 0 годин і пізніше - наступна доба. Якщо станція (аеропорт, пристань) знаходиться за межею населеного пункту, то враховується час, необхідний для проїзду до станції (аеропорту, пристані) (пункт 7 Інструкції №62).

приклад 1.

Працівник виїжджає у службове відрядження поїздом. Залізничний вокзал знаходиться у межах міста. Час відправлення поїзда – 20 листопада, 23 години 59 хвилин.

Закінчення прикладу.

приклад 2.

Припустимо, що в умовах прикладу 30 час відправлення поїзда – 21 листопада, 0 годин 3 хвилини.

Закінчення прикладу.

приклад 3.

Працівник вилітає у службове відрядження літаком. Аеропорт знаходиться за 30 хвилин їзди від міста. Час вильоту літака – 21 листопада, 0 годин 40 хвилин.

У квитку зазначено, що реєстрація пасажирів закінчується за 40 хвилин до вильоту літака. Таким чином, щоб встигнути на реєстрацію, працівник має виїхати з міста 20 листопада не пізніше 23 години 30 хвилин.

Закінчення прикладу.

Аналогічні правила застосовуються визначення останнього дня відрядження (пункт 7 Інструкції №62).

Зверніть увагу!

Відповідно до пункту 15 Інструкції №62 при направленні працівника у відрядження до місцевості, звідки він щодня може повертатися до місця свого постійного проживання, добові цьому працівнику не виплачуються. Якщо керівництво організації приймає рішення про виплату добових, то ці суми враховуються для оподаткування як наднормативні.

І в бухгалтерському і в податковому обліку добові включаються до складу витрат на відрядження.

Порядок списання витрат на відрядження залежить від мети і характеру відрядження. Так, наприклад, якщо відрядження працівника пов'язане з придбанням МПЗ, то витрати на відрядження будуть включені в фактичну вартістьїх придбання. Таке положення випливає із пункту 6 ПБО 5/01.

Якщо ж відрядження пов'язане з придбанням основного засобу, то відрядження формуватимуть первісну вартість основного засобу.

Таке правило встановлено пунктом 8 Положення бухгалтерського обліку«Облік основних засобів» ПБО 6/01, затвердженого Наказом Мінфіну Російської Федерації від 30 березня 2001 №26н.

Мета та характер відрядження підтверджується оформленим службовим завданням та звітом про його виконання (форма №Т-10а, затверджена Постановою Держкомстату Російської Федерації від 5 січня 2004 року №1).

У загальному випадку витрати на відрядження списуються на рахунок 20 «Основне виробництво» або відразу відносяться на рахунок 90 «Продажі» субрахунок «Собівартість продажів» (залежно від того, який спосіб списання управлінських витратзакріплений в обліковій політиці організації).

Розглянемо на конкретному прикладі, яким чином у бухгалтерському обліку організації відображаються витрати на відрядження.

приклад 4.

Виробнича організація для укладання договору поставки відправила свого співробітника у відрядження на завод-виробник. Термін відрядження складає з 5 квітня 2006 року до 10 квітня 2006 року. Наказом з організації встановлено, що добові за відрядженнями на території Російської Федерації встановлено у розмірі 500 рублів на добу.

Звертаємо Вашу увагу, що видача працівникові коштів під звіт на відрядження здійснюється на підставі Наказу керівника про направлення працівника у відрядження (форма №Т-9, затверджена Постановою Держкомстату Російської Федерації від 5 січня 2004 №1).

У бухгалтерському обліку організації дані господарські операціївідображені таким чином:

Закінчення прикладу.

Порядок виплат польового забезпечення регулюється Постановою Мінпраці Російської Федерації від 15 липня 1994 року №56 «Про затвердження Положення про виплату польового забезпечення працівникам геологорозвідувальних та топографо-геодезичних підприємств, організацій та установ Російської Федерації, зайнятим на геологорозвідувальних та топографо-геодезичних роботах».

Польове забезпечення виплачується з метою компенсації підвищених витрат під час виконання робіт у польових умовах.

У податковому обліку нормуванню підлягають добові і польове забезпечення, решта видів витрат на відрядження приймаються з метою оподаткування у розмірі фактичних витрат.

Дані норми встановлені Постановою Уряду Російської Федерації від 8 лютого 2002 року №93 «Про встановлення норм витрат організацій на виплату добових або польового забезпечення, у межах яких при визначенні податкової бази з податку на прибуток організацій такі витрати відносяться до інших витрат, пов'язаних із виробництвом та реалізацією» (далі - Постанова №93).

Відповідно до пункту 1 зазначеної Постанови №93:

«… при визначенні податкової бази з податку на прибуток організацій до інших витрат, пов'язаних з виробництвом та реалізацією, належать витрати організацій на виплату добових або польового забезпечення в межах наступних норм:

а) за кожен день перебування у відрядженні на території Російської Федерації – добові у розмірі 100 рублів;

б) за кожен день перебування у закордонному відрядженні - добові у розмірі згідно з додатком;

в) щоденне польове забезпечення, що виплачується працівникам геолого-розвідувальних та топографо-геодезичних організацій, що виконують геолого-розвідувальні та топографо-геодезичні роботи на території Російської Федерації, працівникам лісоустрійних організацій, а також працівникам старательських артілей та інших комерційних організацій, зайнятим на розробці розсипних та невеликих рудних родовищ дорогоцінних металів та дорогоцінного каміння з терміном відпрацювання до 7 років, що експлуатуються в польових умовах:

за роботу на об'єктах польових робіт, розташованих у районах Крайньої Півночіта прирівняних до них місцевостях, а також у Хабаровському та Приморському краях та Амурській області, - у розмірі 200 рублів;

за роботу на об'єктах польових робіт, розташованих в інших районах, – у розмірі 150 рублів;

за роботу на базах геолого-розвідувальних організацій, розташованих у районах Крайньої Півночі та прирівняних до них місцевостях, а також у Хабаровському та Приморському краях та Амурській області, - у розмірі 75 рублів;

за роботу на базах геолого-розвідувальних організацій, розташованих в інших районах, – у розмірі 50 рублів».

Зверніть увагу!

З 1 січня 2006 року змінено норми добових по закордонним відрядженням. З зазначеної дати щодо добових за відрядженням за кордоном зобов'язаний керуватися Постановою Уряду Російської Федерації від 13 травня 2005 року №299 «Про внесення змін до норм витрат організацій на виплату добових за кожен день перебування у закордонному відрядженні, в межах яких при визначенні податкової бази з податку на прибуток організацій такі витрати відносяться до інших витрат, пов'язаних із виробництвом та реалізацією, передбачені Постановою Уряду Російської Федерації від 8 лютого 2002 року №93».

Податковий облік відносить витрати на відрядження до складу інших витрат, пов'язаних з виробництвом і реалізацією.

При способі нарахування датою визнання таких витрат у податковому обліку відповідно до підпункту 5 пункту 7 статті 272 НК РФ є день затвердження авансового звіту.

Норми добових та витрат на польове забезпечення, що видаються працівникові понад норми, не враховуються для визначення податкової бази з податку на прибуток. І це зазначено у пункті 38 статті 270 НК РФ.

Розглянемо з прикладу.

Приклад 5.

Відповідно до пункту 1 Постанови №93 норми добових при відрядженнях по Російській Федерації становлять 100 рублів. Отже, з метою оподаткування, організація у складі витрат на відрядження зможе врахувати лише суму у розмірі 600 рублів.

Добові, виплачені понад встановлені норми (3 000 рублів - 600 рублів) = 2400 рублів, відносяться до витрат, що не зменшуються базу оподаткування.

Закінчення прикладу.

Відповідно до ПБО 18/02 при виплаті добових або польового забезпечення у розмірі, більшому, ніж це передбачено Постановою №93, в організації виникатиме постійна різниця, що тягне за собою виникнення постійного податкового зобов'язання.

Приклад 6.

Виробнича організація для укладання договору поставки відправила свого співробітника у відрядження на завод-виробник. Термін відрядження складає з 5 квітня 2006 року до 10 квітня 2006 року. Наказом з організації встановлено, що добові за відрядженнями на території РФ встановлено у розмірі 500 рублів на добу.

Працівником отримано під звіт 12500 рублів, у тому числі добові - 3000 рублів.

Авансовий звіт з відрядження представлений працівником 13 квітня 2006 на суму 13 200 рублів. Перевитрата пов'язана з оплатою проїзду.

Відповідно до пункту 1 Постанови №93 норми добових при відрядженнях по Росії становлять 100 рублів. Отже, з метою оподаткування прибутку, організація у складі витрат на відрядження зможе врахувати лише суму добових у розмірі 600 рублів. Внаслідок того, що з метою оподаткування сума добових менша, ніж їх величина, яка приймається в бухгалтерському обліку, в організації виникає постійна різниця у розмірі (3000 рублів - 600 рублів) = 2400 рублів. У зв'язку з цим, бухгалтер організації при відображенні зазначених витрат у податковому обліку зобов'язаний відобразити суму відстроченого податкового зобов'язання у розмірі 2400 рублів х 24% = 576 рублів.

Припустимо, що робочим планом рахунків організації передбачено, що до балансового рахунку 68 «Розрахунки з податків і зборів» відкрито субрахунок 68-1 «Податок з прибутку».

У бухгалтерському обліку організації операції, пов'язані з відображенням постійної різниці, будуть відображені таким чином:

Закінчення прикладу.

Аналогічним чином здійснюється відображення у бухгалтерському обліку різниць, що виникають в обліку за витратами, пов'язаними з видачею польового забезпечення понад норми, встановлені Постановою №93 .

Донедавна при оподаткуванні сум компенсаційних виплат, що перевищують норми, встановлені главою 25 НК РФ, податкові органикерувалися листом МНС Російської Федерації від 17 лютого 2004 року №04-2-06/127 «Про оподаткування компенсаційних виплат щодо відшкодування витрат, пов'язаних із службовими відрядженнями». Їхня основна вимога полягала в тому, що суми добових, виплачені понад норму, встановлену законодавством, підлягають оподаткуванню на доходи фізичних осіб. І треба сказати, що «податковики» довгий час користувалися положеннями вказаного листа дуже успішно, прив'язуючи нормування з ПДФО до норм добових, встановлених:

· Постановою №93;

· Постановою Уряду Російської Федерації від 2 жовтня 2002 року № 729 «Про розміри відшкодування витрат, пов'язаних із службовими відрядженнями на території Російської Федерації, працівникам організацій, які фінансуються за рахунок коштів федерального бюджету»(Далі Постанова №729);

Відповідно до зазначених Постанов норми добових за кожен день перебування у відрядженні на території Російської Федерації становлять 100 рублів.

Проте, Постанова №93, у якому сказано, що добові для комерційних організацій становлять 100 рублів на день, застосовується лише з розрахунку прибуток. А Постановою №729 для бюджетних установ встановлено розмір добових, які відшкодовує бюджет. При цьому за рахунок економії коштів, бюджетні установиможуть виплачувати відрядженим працівникам більше 100 рублів. Спеціальних норм витрат на відрядження, що застосовуються з метою розрахунку податку на доходи фізичних осіб, не існує. Тому застосування норм, встановлених зазначеними Постановами щодо ПДФО, досить часто ставало предметом спору між фіскальними органами та платниками податків.

Остаточну точку у цих суперечках встановив Вищий Арбітражний Суд (далі ВАС) Російської Федерації, який своїм рішенням від 26 січня 2005 року №16141/04 «Про визнання нечинним листа МНС РФ від 17 лютого 2004 року №04-2-06/127 «Про оподаткування компенсаційних виплат із відшкодування витрат, пов'язаних із службовими відрядженнями» визнав нечинним лист МНС Російської Федерації від 17 лютого 2004 року №04-2-06/127 «Про оподаткування компенсаційних виплат щодо відшкодування витрат, пов'язаних із службовими відрядженнями». У зв'язку з чим, Федеральна податкова служба(далі ФНП) Російської Федерації нічого не залишалося, як скасувати цей документ. Про це податківці повідомили у листі ФНП Російської Федерації від 11 квітня 2005 року №ГІ-6-04/281@ «Про відкликання листа МНС РФ від 17.02.2004 №04-2-06/127».

Начебто все добре і платники податків, сподіваючись на Рішення ВАС, не повинні обчислювати ПДФО з добових, що виплачуються вище за встановлені норми.

Однак чи на користь це рішення платникам податків та податковим агентам? Як випливає з рішення ВАС Російської Федерації норм із застосування пункту 3 статті 217 НК РФ не встановлено. ТК РФ лише надає роботодавцю право встановлювати розмір відшкодування витрат, пов'язаних із службовим відрядженням, а не наділяє його правом визначення нормативного розмірутаких витрат, що не враховується для цілей оподаткування.

А якщо норми не встановлено, то існує ризик визнання податковими органами, що вся сума добових та цільових витрат за найм житлового приміщення не підтверджених документально, підлягає оподаткуванню на доходи фізичних осіб.

На думку авторів, податкові органи обов'язково скористаються цим аргументом, тим більше, що Мінфін Російської Федерації у Листі від 21 березня 2005 року №03-05-01-04/62 застеріг від поспішного рішення організацію у відповіді на приватне питання– «Чи можна керуватися Рішенням суду та не сплачувати податок на доходи фізичних осіб, а також єдиний соціальний податокіз добових, передбачених колективним договором організації?».

Ми рекомендуємо податковим агентам внести зміни до колективних договорів або при направленні працівників у відрядження видавати накази (розпорядження), у яких передбачити суму добових та суму оплати за проживання, якщо працівник не надасть виправдувальних документів. Усі організації, незалежно від форми власності та відомчої належності, при встановленні сум добових зобов'язані виходити з того, що такі виплати, для їх кваліфікації як добові відповідно до чинного законодавства (стаття 168 ТК РФ), повинні у будь-якому випадку мати характер компенсаційних, тобто спрямованих на відшкодування працівникові додаткових витрат, пов'язаних із виконанням доручення роботодавця поза місцем постійного проживання.

Вам ці документи мають допомогти при розгляді спорів у суді. Крім того, слід скористатися і аргументами ВАС Російської Федерації, викладеними у рішенні від 26 січня 2005 року №16141/04 «Про визнання нечинним листа МНС РФ від 17 лютого 2004 року №04-2-06/127 «Про оподаткування компенсаційних виплат щодо відшкодування витрат, пов'язаних із службовими відрядженнями».

Вищий арбітражний суд визнав переконливими аргументи про те, що відповідно до статті 209 НК РФ об'єктом оподаткування податком на доходи фізичних осіб визнається дохід, отриманий платником податків. Відповідно до статті 41 НК РФ доходом платника податків може бути визнана лише його економічна вигода у грошовій чи натуральній формі.

Тим часом відповідно до статті 166 ТК РФ службовим відрядженням визнається поїздка працівника виключно за розпорядженням роботодавця на певний термін для виконання службового доручення поза місцем постійної роботи. При визначенні економічної вигодипрацівника повинні враховуватися характер витрат та особа, на користь якої виробляються витрати. При службовому відрядженні працівник прямує в поїздку з ініціативи роботодавця та в його інтересах, тому й витрати на оплату добових здійснюються саме на користь роботодавця, а не працівника. Добові ж є компенсаційною виплатою з відшкодування витрат працівника, викликаних необхідністю виконувати трудові функції поза місцем постійної роботи.

Отже, справляння з працівника додаткових коштів у вигляді податку на доходи фізичних осіб у зв'язку з отриманням працівником коштів, необхідних для виконання службового доручення, є неправомірним.

Економічна вигода у працівника може виникнути тільки тоді, коли як виняток із встановлених правил йому виплачується сума великих розмірах, чим передбачено організацією у колективному договорі чи локальному нормативному акті. При цьому баланс інтересів бюджету, роботодавця та працівника досягається тим, що при виплаті суми у розмірі, більшому, ніж прямо встановлено відповідно до підпункту 12 пункту 1 статті 264 НК РФ Урядом Російської Федерації, роботодавець не може зменшити на цю суму свою базу оподаткування по податку на прибуток, на відміну, наприклад, від витрат на оплату праці.

Рівний порядок оподаткування полягає в тому, що при отриманні доходів, що відповідають критеріям оподатковуваних доходів, вони підлягають оподаткуванню у всіх платників податків, за винятком випадків, передбачених законом, а при отриманні виплат, які відповідають критерію доходів, які не підлягають оподаткуванню, такі виплати оподаткування.

Відповідно до статті 217 НК РФ всім платників податків встановлено єдиний, рівний порядок визнання добових у складі доходів, не підлягають оподаткуванню.

Відповідно до цього порядку будь-який платник податків, який отримує виплати, які за своїм характером є добовими, тобто компенсаційними виплатами, спрямованими на відшкодування працівнику додаткових витрат, пов'язаних з виконанням доручення роботодавця поза місцем постійного проживання, виплачені в межах розмірів, встановлених відповідно до чинного законодавством, не зобов'язаний сплачувати із зазначених виплат податок на доходи фізичних осіб.

При цьому чинне законодавствоне виходить із того, що законно встановлені норми добових мають бути за розміром однаковими для працівників різних організацій. Розмір відшкодування визначається на основі фінансових можливостей організації, тобто чинне законодавство не зобов'язує роботодавця відшкодовувати витрати, пов'язані з виконанням його доручення поза місцем постійного проживання працівника, у повному обсязі.

Виходячи з вищевикладеного, можна сказати, що в даний час нормування добових та норм польового забезпечення з метою оподаткування прибутку, не впливає безпосередньо на обчислення та сплату ПДФО. Пункт 3 статті 217 НК РФ передбачає звільнення платника податків від сплати податку з сум компенсаційних виплат, у межах норм, встановлених законодавством, але ці норми мають бути встановлені саме для ПДФО.

Не підлягають оподаткуванню ЄСП відповідно до підпункту 2 пункту 1 статті 238 НК РФ усі види законодавчо встановлених.

«компенсаційних виплат (у межах норм, встановлених відповідно до законодавства Російської Федерації), пов'язаних із виконанням фізичною особоютрудових обов'язків (у тому числі переїзд на роботу в іншу місцевість та відшкодування витрат на відрядження)».

Пунктом 3 статті 236 НК РФ передбачається, що організації, які виробляють фізичним особам:

«виплати та винагороди (незалежно від форми, в якій вони виробляються) не визнаються об'єктом оподаткування, якщо у платників податків-організацій такі виплати не віднесені до витрат, що зменшують податкову базу з податку на прибуток організацій у поточному звітному (податковому) періоді».

Оскільки для цілей оподаткування прибутку платник податків вправі врахувати лише добові (польове забезпечення) не більше норм, то наднормативні суми, платник податків не враховує щодо податкової бази з податку прибуток (пункт 38 статті 270 НК РФ).

Таким чином, нормування добових та польового забезпечення з метою оподаткування прибутку безпосередньо веде до нормування ЄСП при обчисленні останнього із сум добових та польового забезпечення.

Таким чином, добові та польове забезпечення в межах норм, встановлених главою 25 НК РФ не підлягають оподаткуванню ЄСП (підпункт 2 пункту 1 статті 238 НК РФ), на них не нараховуються внески на обов'язкове пенсійне страхування(пункт 10 Закону №167-ФЗ) та внески на обов'язкове страхуваннявід нещасних випадків на виробництві (пункт 10 Переліку виплат, на які не нараховуються до Фонду соціального страхуванняРосійської Федерації, затвердженого Постановою Уряду Російської Федерації від 7 липня 1999 № 765).

Зазначимо, що цей висновок ґрунтується на застосуванні вищевказаного Рішення ВАС Російської Федерації.

Докладніше з питаннями щодо нормованих витрат Ви можете ознайомитись у книзі ЗАТ «BKR-Інтерком-Аудит» «Нормовані витрати».

Вести бізнес у сучасних ринкових умовах без службових відрядженьта представницьких витрат на офіційні зустрічі з партнерами практично неможливе, оскільки наявність ділових зв'язків з іншими компаніями важлива для успішного розвитку в майбутньому. Як відображаються такі витрати в бухгалтерському обліку, що до них відноситься, як вони мають бути оформлені та які проводки за ними формуються – розглянемо далі.

Витрати, пов'язані з витратами на відрядження і представницькими витратами підприємств, включаються до складу інших витрат, пов'язаних з виробництвом і реалізацією.

До витрат на відрядження відносяться:

• Витрати на проїзд;
• Витрати найму житла;
• Добові витрати;
• Інші витрати з дозволу роботодавця.

Важливо! Усі витрати на відрядження, крім добових, повинні бути підтверджені документально та економічно обґрунтованими.

При переказі підзвітних сум на карту для витрат на відрядження для документального підтвердження необхідно:

• У чеках відображення використання коштів саме цієї картки з обов'язковою вказівкою прізвища;
• При оплаті готівкою мати квитанції з банкомату про зняття коштів для витрат на відрядження.

Оплата відрядження провадиться по середньому заробітку. Можлива й інша оплата, наприклад оклад, але не менше суми середнього заробітку. Оплата вихідних, що випадають на відрядження, провадиться у подвійному розмірі або надається додатковий вихідний.

ПДФО та витрати на відрядження

Розглянемо витрати, які оподатковуються ПДФО у вигляді схеми:

Що таке добові витрати у відрядженні

Добові витрати – це різновид витрат на відрядження, призначені для відшкодування витрат поза місцем проживання у зв'язку зі службовою необхідністю.

Важливо! Якщо особа відрядження має можливість повертатися щодня протягом відрядження на місце проживання, то добові не виплачуються.

Виплачуються за кожен день, а також у свята та вихідні, у тому числі й дні перебування у дорозі. При цьому добові виплачуються навіть у разі документально підтвердженого лікарняного під час відрядження.

Суми добових прописуються у локальних нормативні документиПри цьому окремо враховуються закордонні відрядження та відрядження в межах Російської Федерації.

Добові не виплачуються при одноденних відрядженнях у межах РФ та оплачуються в половинній вартості при виїзді за кордон.

Межі добових витрат при нарахуванні ПДФО(Суми менше межі не обкладаються):

• Для відряджень не більше РФ – 700 крб.;
• Для закордонних відряджень – 2500 руб.

Отримайте 267 відеоуроків з 1С безкоштовно:

Типові проводки за відрядженнями та добовими витратами

приклад

Васильків І.І. відряджений із Москви до Сухума з 10 по 16 грудня. Потяг відправляється з Москви 10 грудня о 07.44 і прибуває до Сухума 12 грудня о 09.47, при цьому кордон РФ перетинає 12 грудня. Васильків І.І. з 17 грудня був у відпустці за місцем призначення відрядження та 20 грудня виїхав назад. Локальним нормативним актом підприємства передбачено такий розмір добових: 1 000,00 руб. - Для відряджень по Росії, 2500,00 руб. - Для відряджень за кордон.

За з 10 по 11 грудня працівнику виплачуються добові у вигляді 1000,00 крб., а починаючи з 12 грудня – 2 500,00 крб. за кожен день перебування працівника в іноземній державі. Витрати на відрядженнявраховуються у складі загальногосподарських витрат.

Наступні витрати на відрядження були документально підтверджені:

• Дорога - 15 000,00 руб. Москва - Сухум;
• Дорога - 14 000,00 руб. Сухум - Москва;
• За найм житла - 4 дні * 1500,00 руб. = 6000,00 руб.
• Інші витрати на відрядження, обговорені з роботодавцем - 10 000,00 руб.

Оподатковувані витрати ПДФО:

• Добові - 2 * 300,00 руб.;
• Дорога Сухум - Москва - 14 000,00 руб.;
• Разом ПДФО - 2119,00 руб.

Бухгалтер сформував наступні проводкиза витратами на відрядження:

Бухгалтерський облік представницьких витрат

До представницьких витрат відносять:

• Офіційні прийоми, як представникам інших організацій, офіційних осіб організації – платника податків, і учасників ради директорів та інших, незалежно від місця проведення;
• Транспортне забезпечення доставки цих осіб до місця офіційного прийому та назад;
• Буфетне обслуговування під час переговорів;
• Послуги перекладачів під час проведення офіційного прийому.

Перелік є закритим та не включені до нього представницькі витрати не враховуються в податку на прибуток.

До представницьких витрат не відносять організації:

• Розваг;
• Відпочинку;
• Профілактики чи лікування захворювань.

Важливо! Представницькі витрати некомерційною організацієюрахунок цільового фінансування не враховуються в оподаткуванні з податку прибуток.

Представницькі витрати включаються до складу інших витрат у розмірі, що не перевищують 4% від витрат на оплату праці за звітний період. На перевищення представницьких витрат норми виникає постійна різниця.

Важливо! Витрати мають бути економічно обґрунтованими та документально підтвердженими.

Типові проводки з представницьких витрат

Представницькі витрати - як оформити на прикладі

Припустимо, у підприємства фонд заробітної плати- 1500 000,00 руб. Підприємство понесло Витрати створення представницького прийому у вигляді 154 000,00 крб. З них:

• для проведення офіційного прийому 70 000,00 руб.;
• на буфетне обслуговування (офіційний прийом) - 15 000,00 руб.;
• на транспортне обслуговування - 10 000,00 руб.;
• на культурно-масовий захід - 14 000,00 руб.;
• на екскурсію - 5000,00 руб.;
• на буфетне обслуговування (культурно-масовий захід) - 20 000,00 руб.;
• на придбання подарунків та сувенірів - 20 000,00 руб.

Розрахунок представницьких витрат згідно з прикладом:

• Сума представницьких витрат що входять до переліку врахованих при обчисленні прибуток: 70 000,00 + 15 000,00 +10 000,00 = 95 000,00 крб.
• У тому числі враховується сума трохи більше 4% від витрат за оплату праці – 60 000,00 крб.
• Сума інших витрат на представницький прийом, що не входить до переліку, становить: 14 000,00 + 5 000,00 + 20 000,00 + 20 000,00 = 59 000,00 руб.
• У облікової політикизакріплено використання директ-костингу з урахуванням непрямих витрат.

Облік представницьких витрат проведення: