Положення про порядок використання корпоративних карток. Корпоративна карта: кому і навіщо вона потрібна

27.05.2020

Корпоративна банківська картка – це сучасне мобільний засібплатежу, що дозволяє працівникам здійснювати покупки та оплачувати рахунки на користь організації практично будь-де і будь-коли. Розповідаємо, що собою представляють корпоративні банківські картичим відрізняються від звичайних, а також про порядок їх оформлення та використання.

Що таке корпоративні карти

Співробітникам постійно доводиться щось оплачувати від імені та на користь своїх організацій: представницькі та витрати на відрядження, рахунки постачальників, комунальників, офісне приладдя, проїзні квитки тощо.

Щоб не оплачувати подібні витрати за власний рахунок, працівники змушені звертатися до каси організації за видачею підзвітних. грошових сум, а також подавати звіти щодо вже витрачених коштів. У цьому має бути дотриманий встановлений п. 5 і 6 Вказівки ЦБ РФ від 07.10.2013 № 3073-У ліміт видачу коштів із каси у межах договору (100 000 рублів).

Шпаргалка за статтею від редакції БУХ.1С для тих, хто не має часу

1. Корпоративна картка - різновид дебетових та кредитних банківських карток, що дозволяє співробітникам підприємства самостійно оплачувати представницькі, відрядження та інші витрати, безпосередньо пов'язані з господарською діяльністюорганізації.

2. Гроші на корпоративній карті - це гроші самої організації, і при використанні картки відбувається автоматичне витрачання грошей з її розрахункового рахунку.

3. Корпоративні картибувають дебетові та кредитні, іменні та на пред'явника, рублеві та валютні.

4. Інформувати податківців та позабюджетні фондипро оформлення корпоративних карток організації не зобов'язані.

5. Корпоративні картки можуть бути використані як для зняття готівки, так і для здійснення безготівкових розрахунків.

6. Порядок звітності щодо знятих та переведених з корпоративної картки грошей організація затверджує самостійно.

Таким чином, стандартна видача грошей під звіт пов'язана з відомими незручностями: тимчасові витрати, паперовий документообіг та обмеження за сумою грошових коштів. Набагато зручнішою та сучаснішою альтернативою даному способу видачі грошей співробітникам є використання ними корпоративних банківських карток.

Корпоративна картка є різновидом дебетових і кредитних банківських карток, яка дозволяє співробітникам підприємства самостійно оплачувати представницькі, відрядження та інші витрати, безпосередньо пов'язані з господарською діяльністю організації.

Гроші на такій карті – це гроші самої організації, і при використанні картки відбувається автоматичне витрачання грошей з її розрахункового рахунку. Як варіант – із карткового рахунку, до якого прив'язана корпоративна карта. Тому на корпоративних картах найчастіше встановлено ліміт на зняття та витрачання коштів з метою запобігання великим розтратам.

Право на застосування корпоративних карток може мати як один співробітник організації (наприклад, головний бухгалтер), і кілька. Зазвичай корпоративні карти мають директор, бухгалтер, секретар, а також ті працівники, чия діяльність пов'язана з регулярними відрядженнями.

Корпоративні карти бувають наступних видів:

Дебетові– при розрахунках застосовуються власні кошти організації. Передбачається можливість підключення овердрафту - якщо закінчилися власні кошти, організації банк надає позикові кошти у певному обсязі.

Кредитні- Співробітники знімають і розплачуються грошима не самої організації, а позиковими коштами, що належать кредитній установі.

Також картки можуть бути іменні(оформляються на конкретного співробітника та можуть бути використані тільки ним) та карти на пред'явника(Найменні, розраховуватися та знімати гроші з таких карток дозволяється будь-яким особам, що пред'являють картку до оплати).

Крім того, розрізняють рублеві та валютні корпоративні картки. Оформлення останніх виправдано, зокрема, у разі необхідності оплати витрат, пов'язаних з закордонними відрядженнямиспівробітників.

Оформлення корпоративних карток

Порядок випуску та отримання корпоративних карток регулюється Положенням ЦБ РФ від 24.12.2004 № 266-П «Про емісію платіжних карток і про операції, що здійснюються з їх використанням». Оформлення корпоративних карток здійснюється банками на підставі відповідної заяви організації.

Корпоративна банківська картка не є банківським рахунком, а є лише засіб платежу (п.1.12 Положення ЦБ РФ від 24.12.2004 № 266-П). Тому заклад корпоративної картки можливий лише за наявності в організації існуючих банківських рахунків. Без діючого рахунку отримати картку неможливо.

Корпоративну карту можна прив'язати як до наявного розрахункового рахунку, і відкрити окремий рахунок під таку карту. Якщо організація відкриває спеціальний картковий рахунок, гроші на ньому зберігатимуться автономно та незалежно від грошей на розрахунковому рахунку. До одного рахунку можна прив'язати кілька корпоративних карток.

Організації не зобов'язані інформувати податківців та позабюджетні фонди про оформлення корпоративних карток. Втім, не зобов'язані вони повідомляти і про відкриття карткових рахунків, оскільки цей обов'язок було скасовано Федеральним законом від 02.04.2014 № 52-ФЗ.

При відкритті карткового рахунку під корпоративну картку до заяви про її відкриття (від імені юридичної особи) зазвичай прикладається виписка з ЄДРЮЛ, заява майбутнього власника корпоративної картки про випуск картки, його паспорт, а також довіреність на власника картки з правом розпорядження коштами по картці. Конкретний список документів встановлює банк.

Також банк пропонує встановити певні ліміти на списання грошей із картки. По кожній карті можна встановити індивідуальні ліміти. Вони можуть бути постійними чи тимчасовими. Наприклад, за домовленістю з організацією банк може заборонити власникам корпоративних карток списувати з картки більше 10 000 рублів на тиждень.

Корпоративні карти

Що, на вашу думку, заважає широкому використанню корпоративних банківських карток?

Використання корпоративних карток

Корпоративні карти можуть бути використані як для зняття готівки, так і для здійснення безготівкових розрахунків. При цьому для здійснення цих операцій працівникам не потрібно писати жодної заяви, а керівництву видавати окремий розпорядчий документ (пп.6.3 вказівки ЦБ РФ від 11.03.2014 № 3210-У). Не потрібно переводити гроші з банку до каси підприємства та видавати їх під звіт. У разі зняття з корпоративної картки готівки також не потрібно проводити ці гроші через касу.

Гроші за допомогою картки можуть бути зняті та переведені на інший рахунок самим працівником у будь-який час у разі відповідної необхідності. Приватним випадком такої потреби є службове відрядження.

Вирушаючи у відрядження, співробітник за допомогою корпоративної картки може сплатити проїзні квитки, ПММ, готельні номери, послуги їдалень та кафе, а також всі супутні представницькі витрати. Крім того, за наявності валютної корпоративної картки працівник, який перебуває за межами Росії, безперешкодно може зняти з такої картки іноземну валюту.

Усі списані таким чином із корпоративної картки гроші автоматично вважаються виданими під звіт командованому співробітнику. Співробітнику, який повертався з відрядження, потрібно лише звітувати про вироблені витрати за уніфікованою формою № АТ-1.

При цьому складати звіти щодо всіх випадків витрачання коштів з картки не потрібно. Законодавство таких правил не містить. Тому співробітник має право надати єдиний авансовий звіт з усіх випадків зняття та витрачання грошей з картки. Надання підтверджуючих документів (касових чеків, проїзних квитків тощо) відбувається у загальному порядку.

Порядок звітності щодо знятих та переведених з корпоративної картки грошей організація затверджує самостійно. Періодичність здачі у бухгалтерію таких авансових звітів також встановлює сама організація з урахуванням характеру своєї діяльності.

Щоб мати можливість скористатися корпоративною банківською карткою, співробітник повинен мати іменну корпоративну картку або значитися у списку працівників організації, які мають право на використання безіменні корпоративних карток. Цей списокзатверджується керівником організації.

за загальному правилу, обумовленому самою сутністю корпоративної карти, не допускається її використання з такими цілями:

виплата працівникам зарплати;
виплата співробітникам допомоги та компенсацій;
придбання товарів та послуг для особистих цілей, не пов'язаних із господарською діяльністю організації.

Але це правило не означають, що гроші з корпоративної картки не можуть бути використані з вищезазначеною метою. Насправді можуть, оскільки жодних обмежень на використання корпоративних карток законодавство не містить. При цьому зняття грошей з картки з метою, не обумовленої потребами самої організації, потрібно належним чином оформити. Так, для виплати зарплати бухгалтер може зняти гроші з картки та внести їх до каси організації, використовуючи прибутково- касовий ордер.

Співробітники також можуть використовувати корпоративні картки в особистих цілях (вчасно відстежити та запобігти цьому не вдасться), але при цьому утворюється розтрата. Її необхідно заповнити за рахунок зарплати працівника.

БУХ.1С відкрив канал у месенджері Telegram.Цей канал щодня з гумором пише про головні новини для бухгалтерів та користувачів програм 1С. Щоб стати передплатником каналу, необхідно встановити месенджер Telegram на телефон або планшет і приєднатися до каналу: https://t.me/buhru (або набрати @buhru у рядку пошуку Telegram). Новини про податки, бухоблік та 1С - оперативно у вашому телефоні!

Останнім часом розрахунки за корпоративними картками стали звичайною справою для більшості підприємств. Ці платіжні інструменти зручні у користуванні.

Бухоблік за корпоративними карткамиДосить простий. У досвідчених бухгалтерів, зазвичай, немає ніяких проблем при відображенні операцій. Складнощі можуть виникнути під час упорядкування працівником, якому вона видана. Далі розглянемо особливості відображення операцій.

Загальні відомості

Корпоративними картами називають банківські картки, кошти у яких належать організації. З їхньою допомогою здійснюється оплата витрат, здійснюваних працівниками у межах їхньої професійної діяльності.

Може здійснюватись оплата корпоративною карткоювідрядних, господарських, представницьких витрат. Цей платіжний інструментне використовується в особистих цілях працівника, зарахування на неї заробітку, а також соціальних виплат.

Види

Існують кредитні та розрахункові (дебетові) картки. За допомогою останніх оплата провадиться за рахунок коштів, що знаходяться на р/р підприємства, або овердрафту.

За кредитними картками, відповідно, розрахунки здійснюються за рахунок позикових коштів, наданих банківською структурою.

Особливості операції

Поповнення здійснюється безготівковим розрахунком. Для цього до банківської організації направляється платіжне доручення.

Витрачаються кошти лише з використанням картки. Це може бути як нормальні безготівкові операції, так і видача готівки.

на корпоративні картине поширюються ліміти розрахунків, встановлених ЦП для розрахунків готівкою. Тим часом, банківські організації, керуючись рекомендаціями Центробанку, можуть встановлювати межу видачі. Наприклад, за корпоративної карти Ощадбанкумаксимальна сума 100 тис. руб./добу.

Переваги платіжних інструментів

Можна відзначити такі переваги використання корпоративних карток:

Контроль витрачання коштів працівником. По-перше, всі операції будуть відображені на рахунку підприємства. По-друге, формується , у якому відбиваються всі витрати, вироблені конкретний період.
Можливість використання коштів у будь-який час. Доступ до грошей на рахунку цілодобовий.
Оперативне блокування картки у разі виникнення проблем.
Можливість використовувати кошти у закордонних відрядженнях. Немає необхідності купувати инвалюту при виїзді межі РФ. При цьому з Росії можна оперативно працівника, який перебуває за кордоном.
Суттєва економія часу при бронюванні та оплаті квитків, номерів у готелях.

Повідомлення ІФНС та фондів

Відомості про відкритий рахунок мають бути направлені до ПФР, ВСС та податкову службу. Нині повідомлення надсилає сама банківська організація, яка обслуговує р/р.

Повідомлення здійснюється протягом 7 днів (робітників).

Важливі нюанси

Корпоративні картки для юридичних осібвипускаються для конкретних працівників підприємства, тобто є іменними.

Відображення операцій на бухобліку за корпоративними карткамиздійснюється, зазвичай, окремому рахунку.

Рахунок у банку може відкриватися як і рублях, і у инвалюте. При цьому в першому випадку відкривати додатково валютний рахунок не потрібно. Згідно з Положенням ЦП № 266-П, оплата за корпоративною картоюможе здійснюватися і у валюті, яка відрізняється від валюти рахунку. При отриманні, наприклад, доларів, система банку сконвертує необхідну суму (переведе автоматично рублі на долари).

Цілі витрачання

Нормативними актами встановлено перелік операцій, які можуть здійснюватись в інвалюті з використанням корпоративної картки:

Отримання готівкової інвалюти за кордоном РФ для оплати представницьких, витрат на відрядження.
Оплати витрат (представницьких/відрядження) в торгових/обслуговуючих організаціях в інвалюті за межами Росії.

Інші операції вважаються незаконними. Контроль за дотриманням переліку здійснюється банківською структурою.

Локальний документ організації

На підприємстві має бути розроблений акт, що визначає основні правила використання корпоративних карток. У цьому документі необхідно встановити:

Перелік операцій та витрат, які допускається здійснювати співробітником.
Ліміти за розрахунками.
Порядок надання звіту з корпоративної карти.
Відомості про неприпустимість розголошення ПІН-коду стороннім особам.
Строк, на який службовець зобов'язаний надати авансовий звіт по корпоративній картці. У цьому пункті доцільно перерахувати документи, якими підтверджуватиметься відомості.

Крім того:

Наказом керівника визначається коло працівників, які мають право отримати корпоративні картки.
Укладаються договори про матеріальну відповідальність із відповідними працівниками.
Співробітники-утримувачі карток мають бути ознайомлені з порядком використання карток під підпис.

Повернення та видача платіжних інструментів ведеться у спеціальній обліковій книзі.

Особливості відображення

Бухгалтерський облік за розрахунковим рахункомведеться для підприємства на сч. 55. До нього відкривається субрахунок 55.4.

Якщо на рахунку передбачено доцільно створити субрахунки другого порядку: "Незнижуваний залишок" та "Платіжний ліміт".

Якщо організація відкрила кілька рахунків (по кожній карті), то субрахунок 55.4 створюється з кожного з них. Якщо до одного р/р оформлено кілька карток різних працівників, які здійснюють платежі в рамках загального ліміту, необхідність вести аналітичний облік у розрізі власників визначається підприємством самостійно.

У випадках, коли до єдиного розрахункового рахунку прив'язана корпоративна карта, доцільно створити субрахунок до сч. 51 чи 52.

Облік операцій

Правила відображення операцій для зручності представлені у таблиці:

		Призначення	Підтвердження
		Перерахування суми платіжного ліміту та незнижуваного залишку (у руб.) з р/р підприємства на картковий рахунок (рублевий)	Витяг.
		Перерахування платіжного ліміту та незнижуваного залишку в інвалюті з валютного рахунку на корпоративний.	Платіжний документ, банківська виписка.
		Надходження кредитних коштів на рахунок карток на дату разового зарахування, якщо з банківською структурою укладено відповідний договір	Ордер банку, банківська виписка.
		Надходження кредитних коштів на картковий рахунок у день оплати кредитними коштами банківської організаціїу разі відсутності власних грошей підприємства, якщо з банком підписано договір овердрафту	Банківська виписка, ордер.
		Оплата банківських комісійза оформлення, випуск, обслуговування картки
		Нарахування процентів за кредитом, наданим за корпоративною карткою	Банківський витяг, бухгалтерський витяг.
		Перерахування коштів у рахунок погашення кредиту або відсотків за позикою, отриманою у зв'язку з використанням картки	Платіжне доручення (документ), банківська виписка.

Для відображення поповнення корпоративної картки в "1С" використовується документ "Списання з р/с". Він знаходиться в розділі "Банк та каса".

Облік розрахунків

Існує два варіанти відображення операцій: спрощений та академічний. Їх особливості показані у таблицях.

Спрощений спосіб

	Призначення	Підтвердження
	Відображення сум оплачених карткою робіт, послуг, товарів, а також готівки, знятої з картки у розрізі власників (підзвітних співробітників) на дату, зазначену у банківській виписці	Банківська виписка із додатком розшифрування за корпоративними картками.
10, 15, 25, 20, 26, 44, 40 та ін.	Відображення оплачених матеріалів, робіт, послуг відповідно до авансового звіту, пред'явленого співробітником із додатком підтверджуючих документів, на дату надання звіту.	Рахунки, квитки, оригінали сліпів, чеків банкоматів та ін.

Академічний варіант

	Призначення	Підтвердження
10, 20, 26, 44 та ін.	Відображення матеріалів, робіт, послуг, оплачених корпоративною карткою відповідно до звіту з підтверджуючою документацією на дату його надання	Квитки, чеки, оригінали сліпів, чеків терміналів та ін.
	Відображення операції, здійсненої картою, але з врахованої за рахунком банку	Бухгалтерська довідка.
	Відображення суми оплачених товарів, робіт, послуг, готівки, знятої з картки, у розрізі підзвітних осіб у день відображення їх за банківською випискою	Виписка банку з розшифровкою карток.

Якщо дата звіту з корпоративної картизбігається з днем відображення операції у виписці банку, проведення здійснюються за першим варіантом.

Додатково для обох варіантів слід врахувати суми збитків:

		Призначення	Підтвердження
		Відображення розміру матеріальних збитків, що виникли внаслідок непред'явлення співробітником підтверджуючих документів або у зв'язку з використанням коштів картки на особисті потреби	Банківська виписка, бухгалтерська довідка.
		Компенсація шкоди працівником через касу підприємства або вирахуванням із заробітку	Бухгалтерська довідка, прибутковий ордер.

Звіт з корпоративної карти: приклад

Співробітник, який одержав кошти під звіт, повинен надати документ, у якому розписано всі вироблені витрати. До нього додаються папери, що підтверджують. Відповідні приписи встановлені у Порядку, затвердженому вказівкою ЦП.

Наказом Держкомстату від 2001 р. затверджено типову форму звіту АТ-1.

У бланку, однак, відсутні рядки, в яких можна відобразити операції з корпоративних карток. Виправити ситуацію можна двома способами:

Доповнити типову форму. Як встановлено у Порядку, організація має право вносити до уніфікованої форми додаткові рядки.
Розробити бланк самостійно. Уніфіковані формиз 01.01.2013 р. не вважаються обов'язковими для підприємств. Відповідне положення випливає із ФЗ №402.

Розглянемо приклад. Співробітнику було видано корпоративна карта Ощадбанку, де доступно 50 тис. крб. Йому було доручено купити функціональний пристрій, ціна якого 110 тис. руб. Відповідно до платіжного доручення, на карту було перераховано 65 тис. руб. Після придбання пристрою залишку виявилося 5 000 крб.

Бухгалтер підприємства доповнює типову форму звіту кількома рядками. Передусім передбачаються графи для відображення сум коштів на дату початку користування карткою:

"Залишок по карті". Цей рядок заповнюється, якщо працівник платіжного інструменту не здавав.
"Видача картки №…". У цьому рядку вказуються відомості, якщо платіжний інструмент виданий перед виконанням завдання.

Залишок карті визнається за умовами прикладу рівним 0, оскільки співробітнику картку видали перед виконанням доручення. У рядку "Видана картка" вказується її номер та доступна сума.

Для відображення поповнення коштів до звіту додано графу "Платіжне доручення". Тут зазначається дата, номер документа.

У рядку "Разом" повинна міститися сума залишку за виданою карткою та розмір додаткового перерахування. За умовами прикладу, загальний результат 115 тис. руб.

На звороті звіту мають бути перераховані документи, якими співробітник підтверджує зроблені витрати. Працівник повинен вказати дату витрат та суму.

Зняття готівки

При розробці форми звіту необхідно передбачити ситуацію, коли працівник не матиме можливості розплатитися за послуги або товари безготівковим розрахунком. Відповідно, співробітнику доведеться перевести в готівку необхідну суму.

Для відображення таких операцій додаються наступні рядки:

"Знято з картки".
"Витрачено готівки".
"Внесено на картку через термінал".
"Залишок готівки".

Усі операції із засобами відбиваються на лицьовій частині звіту.

Розписка про отримання документа

Підзвітний працівник повинен надати звіт бухгалтеру чи керівнику підприємства. Після цього документ перевіряється, а потім затверджується директором організації.

Товари, послуги, придбані співробітником, надходять. Працівник отримує розписку про прийняття звіту – нижню частину бланка. Якщо у формі, розробленій підприємством, вона не передбачена, розписка складається у довільному вигляді.

Твердження бланка

За загальними правилами, затвердити форму, розроблену підприємством самостійно, має керівник. Такий припис встановлюється у ФЗ № 402. Ця ж вимога діє і у випадку, якщо організація використовує уніфіковану форму.

Зазвичай зразки бланків первинних документів наводяться у додатках до наказу про затвердження облікової політики.

Відкриття рахунку

Для створення рахунку з корпоративними картками від підприємства будуть потрібні в першу чергу документи, необхідні для відкриття звичайного р/р. Крім цього, необхідно написати заяву, форму якої надається банком. Воно пишеться кожного співробітника-держателя карти. Також додаються документи, якими відповідні працівники ідентифікуються. Йдеться, зокрема, про паспорт, а також документи, що підтверджують трудові правовідносини з підприємством (копія договору). Банк може зажадати й інші папери за необхідності.

————————————————————————— 3. Порядок використання корпоративних банківських карток 3.1. Корпоративна банківська карта призначена для оплати | працівниками відрядження та господарських витрат компанії. 3.2. Випуск корпоративної банківської картки проводиться згідно з розпорядженням керівника компанії. 3.3. Корпоративні карти для здійснення господарських витрат видаються тільки уповноваженим працівникам, з якими укладено договір про повну матеріальну відповідальність. ¦ ¦ Співробітник, якому видано картку, отримує можливість розпоряджатися ¦ грошима на спеціальному картковому рахунку компанії. Кошти на |корпоративній карті належать компанії. 3.4. Список співробітників, на ім'я яких оформлені іменні корпоративні карти, наведено в додатку N 1. 3.5. Список посад, заміщення яких дає право користуватися ¦¦найменними корпоративними картками та розпоряджатися грошовими коштами¦ ¦компанії, наведено в додатку N 2 (зразок на с. 91). 3.6. Для отримання картки працівник повинен написати заяву на видачу | корпоративної картки на ім'я керівника компанії. 3.7. Облік прийому та видачі карток ведеться в журналі обліку корпоративних карток (додаток N 3). 3.8. Відповідальність за збереження корпоративної банківської картки, а також за витрачання коштів за нею в межах встановлених видаткових лімітів несе власник корпоративної картки. ¦ ¦ Про втрату або розкрадання корпоративної банківської картки власник зобов'язаний ¦ негайно повідомити кредитну організацію, що видала картку, з метою ¦ блокування операцій. Якщо з вини власника картки рахунок не буде вчасно заблокований, сума заподіяної шкоди стягується з власника картки. 3.9. Відомості про ПІН-код картки є конфіденційною інформацією. | Держачі картки не мають права розголошувати цю інформацію будь-яким третім особам.

Використання корпоративних банківських карток

3.10. Підставою для використання корпоративної банківської картки є наказ про відрядження працівника, службова записка або затверджений кошторис господарських витрат компанії. 3.11. Операції по карті працівник — утримувач картки може проводити тільки в межах ліміту, встановленого для картки за договором з банком-емітентом. 3.12. При придбанні канцелярських товарів, нормативно-довідкової літератури та оплати інших господарських витрат розмір разового платежу корпоративною карткою не може перевищувати 50 000 руб. за одним договором (рахунком). 3.13. Ліміт для зняття готівки на території РФ встановлюється в розмірі 100 000 руб. в день. Знімати готівкову іноземну валюту на території РФ не дозволяється. 3.14. Ліміт для зняття готівки за межами території РФ встановлюється в розмірі, еквівалентному 100 000 руб. в день. 3.15. За межами території РФ корпоративні картки дозволяється використовувати лише для оплати відрядних і представницьких витрат. Оплата корпоративною карткою за межами РФ господарських витрат не допускається. Суми, витрачені на ці цілі, до відшкодування не приймаються, вони утримуються із зарплати працівника, який порушив цей пункт. 3.16. Співробітники, чия робота пов'язана з постійними відрядженнями, мають право не здавати корпоративну картку протягом трьох місяців. Для інших працівників термін визначається індивідуально, але не більше одного місяця. 3.17. Авансовий звіт про кошти, використані за допомогою корпоративної банківської картки, подається в порядку та строки, передбачені п. п. 2.2 та 2.3 цього Положення. 3.18. У разі відсутності документів, що підтверджують цільове використання використання корпоративної банківської картки, стягнення з винного працівника використаної не за призначенням суми здійснюється відповідно до ст. ст. 238, 241 та 248 Трудового кодексу Російської Федерації. 3.19. Повернути витрачену не за призначенням суму працівник повинен у касу компанії протягом 10 робочих днів з дня затвердження авансового звіту. Інакше її буде утримано із зарплати. ———————————————————————————

Джерело - "Зарплата", 2014, № 4

Головна — Статті

Відкриття корпоративної пластикової картки

Вирішіть питання, пов'язані з оформленням картки

Карта оформляється після того, як із банком підписано відповідний договір. Однак перш ніж йти до банку, визначтеся з такими важливими моментами.

Скільки карток потрібно і на кого оформлювати

Корпоративна карта може бути лише іменною. Тобто картою може користуватися лише один співробітник фірми. Той, на кого цю картку оформлено. Якщо працівник передасть карту іншому, відповідальним за будь-які зловживання карткою все одно буде він сам. Тому, якщо потрібно, щоби доступ до грошей фірми по карті мали кілька осіб, для кожного оформляється індивідуальний "пластик".

До якого рахунку випустити

Банк може випустити картку до розрахункового рахунку. Тоді власник картки фактично матиме доступ до всіх засобів фірми. Це небезпечно, якщо картка, припустимо, оформлена на пересічного співробітника. Хоча, звичайно, на карті може бути встановлений ліміт, але все ж таки… Тому багато хто вдається до іншого варіанту — карта оформляється до спеціального картковому рахунку. Переказувати гроші на нього можна в обсязі, який потрібен. Тим самим кошти, які слід видати під звіт, будуть відокремлені від основних грошей компанії.

Є нюанси. Корпоративну карту можна випустити до розрахункового рахунку фірми. Але зручніше — до карткового рахунку, що спеціально відкривається.

Зауважте, картку можна відкрити не тільки до рублевого рахунку, а й до валютного. Наприклад, для випадків коли співробітники їздять у відрядження за кордон і там оплачують витрати у валюті. Хоча, щоправда, мати валютний рахунок саме для оплати видатків за кордоном немає потреби — адже можна завжди розплачуватись і карбованцевою корпоративною карткою. Виникнуть лише додаткові витрати на конвертацію (п.

Положення про корпоративні картки зразок

2.6 Положення Банку Росії від 24.12.2004 N 266-П).

За рахунок яких коштів поповнюватиметься

Корпоративна картка може бути розрахунковою (дебетовою) або кредитною. Розрахунки по дебетової карті можна здійснювати, якщо на рахунку, до якого прив'язана карта, є кошти. За кредитною карткою наявність коштів на рахунку не є обов'язковою. Банк сам надасть необхідну суму. Зрозуміло, за плату та в межах обумовленого ліміту. А потім уже ваша компанія сплатить борг перед банком.
Майте на увазі, що не всі банки відкривають корпоративні картки різних видів. Так, наприклад, хтось надає і кредитні, і дебетові картки, а хтось лише дебетові. Тому цей момент краще уточнити наперед, після чого вже звертатися до банку. Він сам визначить перелік документів, які потрібно буде оформити. У будь-якому випадку від вас буде потрібна заява, і в ній ви вкажете тих співробітників, на ім'я яких треба випустити карти.

Важлива обставина. Корпоративна картка оформляється на конкретного співробітника. Для цього до банку подається заява із зазначенням його П.І.Б.

Підписуючи договір, зверніть увагу на умови використання картки, які пропонує банк. Так, банки часто встановлюють ліміт суми, яку можна зняти з картки протягом дня. А також комісію за зняття готівки. Все це важливо з'ясувати одразу, щоб можна було планувати витрати.
Зазначимо ще такий момент. Щоб активувати картку, часто потрібно переказати на рахунок певну суму грошей, особливо якщо йдеться про спеціальний картковий рахунок. За рахунок перерахованих грошей оплачуються витрати з випуску та обслуговування картки.

Повідомте податківців та фонди про відкриття спеціального карткового рахунку

Якщо у вас корпоративні картки прив'язані до вже існуючого розрахункового рахунку, нікого про їхнє відкриття не потрібно інформувати. Інша річ, коли картку випущено з відкриттям спеціального карткового рахунки чи знадобилося відкрити новий розрахунковий рахунок. Тоді про це обов'язково потрібно повідомити податківців та позабюджетні фонди. Зробити це потрібно протягом семи робочих днів після відкриття (пп. 1 п. 2 ст. 23 ПК РФ, пп. 1 п. 3 ст. 28 Федерального законувід 24.07.2009 (N 212-ФЗ).

Пам'ятка. Про відкриття спеціального карткового рахунку потрібно повідомити податкову інспекцію та позабюджетні фонди протягом семи робочих днів.

Повідомлення до податкової інспекції подайте за формою N С-09-1, наведеною у Наказі ФНП Росії від 09.06.2011 N ММВ-7-6/362@. У ФСС РФ – за формою, затвердженою Наказом ФСС РФ від 12.04.2011 N 67. А у ПФР – за формою, яку знайдете на офіційному сайті фонду (www.pfrf.ru). Для цього у рядку пошуку на головній сторінцісайту введіть запит "Повідомлення про відкриття рахунку". У вас з'явиться посилання, пройшовши яким зможете скачати потрібний бланк.

Пропишіть порядок роботи з корпоративними картками у внутрішньому документі

Коли картки отримано та враховано, ви можете видавати їх тим працівникам, на яких вони оформлені. Але насамперед порядок видачі та використання карток пропишіть в окремому положенні та затвердіть його як внутрішній документ наказом керівника. Після цього ознайомте з ним усіх співробітників під підпис. Зокрема, у положенні доцільно передбачити такі моменти.

Які витрати можна оплачувати карткою

Вкажіть, для оплати яких витрат призначено картку. Це може бути витрати, пов'язані з відрядженням працівників, представницькі, і навіть господарські витрати (п. 2.5 Положення Банку Росії від 24.12.2004 N 266-П).

У якому порядку картки видаються працівнику

Ви можете видати картку співробітнику один раз, і він буде користуватися нею в міру необхідності, поки працює у вашій організації. А можете видавати картку лише на час виконання конкретних завдань, оформлених наказом керівника.
У будь-якому випадку заведіть спеціальний регістр, в якому ви фіксуватимете видачу карток та їх повернення. У регістрі передбачте такі поля:

номер картки та П.І.Б. співробітника - власника картки;
дата видачі картки працівникові;
підпис співробітника в отриманні картки;
дата повернення картки працівником;
підпис особи, відповідальної за ведення регістру, при поверненні картки працівником.

Порада. Заведіть журнал або відомості про видачу корпоративних карток співробітникам. У документі фіксуйте видачу карток та їх повернення.

Такий контроль за рухом карток необхідний, щоб виключити випадки їх втрати або розкрадання.

Як користуватися карткою

Закріпіть у положенні, що картка має використовуватися безпосередньо співробітником. І передавати її третім особам не можна.
Передбачте, що є основою використання карти. Наприклад, наказ керівника виконання службового завдання. У наказі доцільно вказати конкретні види витрат та їх допустимий розмір.
За будь-якого використання картки — зняття готівки або розрахунків за нею — працівник повинен отримувати документи, що підтверджують вироблені витрати, та зберігати їх для звіту (чеки, рахунки, квитки на проїзд, квитанції, накладні тощо).

Як звітувати працівникам

Про витрачені кошти співробітник звітує до бухгалтерії, представивши авансовий звіт та документи, що підтверджують вироблені витрати. Термін подання авансового звіту також пропишіть у положенні. Якихось тимчасових рамок для випадків безготівкового розрахунку закон не встановлює, тому можете орієнтуватися на терміни, встановлені під час роботи з готівкою. А саме підзвітна особазобов'язано звітувати за витрачені кошти протягом трьох днів після закінчення строку, на який видано гроші під звіт, або з моменту виходу на роботу (абз. 2 п. 4.4 Положення про порядок ведення) касових операцій, затвердженого Банком Росії від 12.10.2011 (N 373-П, далі - Положення N 373-П). Звіт має затвердити керівник організації.

Кожен факт використання картки відображайте в обліку

Видача корпоративної картки співробітнику ще не тягне за собою жодного запису в обліку. Цю операцію ви лише фіксуєте у журналі обліку корпоративних карток. А от якщо співробітник розрахувався карткою або зняв з неї готівку, то цю обставину вже потрібно відобразити на рахунках бухобліку. Проведення при цьому залежить від того, до якого рахунку прив'язана корпоративна карта. Якщо до розрахункового, то будь-яке витрачання коштів з картки відобразите на підставі виписки з банку наступним проведенням:

Дебет 71 Кредит 51

видано співробітнику гроші під звіт із розрахункового рахунку.

А якщо картку відкрито до спеціального карткового рахунку, запис буде таким:

Дебет 71 Кредит 55

видано співробітнику гроші під звіт зі спеціального карткового рахунку.

Підставою і в тому, і в іншому випадку буде банківська виписка.
Зверніть увагу: виписки з банку за рахунками можуть надходити до вас не щодня. У такому разі про зняття грошей з картки ви можете дізнаватися швидше від співробітників. Адже вони повинні зберігати та додавати до авансового звітуне тільки первинні облікові документи, а й квитанції банкоматів та терміналів про видачу (зняття) грошей. Якщо ви опинились у такій ситуації, видачу грошей під звіт відображайте з використанням рахунку 57 "Переклади в дорозі". Тобто на підставі авансового звіту робіть наступний запис:

Дебет 71 Кредит 57

А вже після надходження виписки спишіть кошти з рахунку, до якого прив'язана картка:

Дебет 57 Кредит 51 (52, 55)

відображено списання коштів із рахунку.

Заборгованість із підзвітної особи спишіть на підставі затвердженого керівником авансового звіту. Повторимо, до звіту мають бути додані документи, які б підтверджували понесені витрати. Залежно від виду витрат виберіть потрібний дебетовий рахунок, а кореспондуючим завжди буде рахунок 71 "Розрахунки з підзвітними особами". Запис буде наступним:

Дебет 20 (08, 23, 26, 44, 91) Кредит 71

відображено витрати, сплачені підзвітником.

Сутність питання. Гроші, витрачені по картці, списуйте до дебету рахунку 71 на підставі виписок банку. А після того, як співробітник подасть авансовий звіт, ви закриєте його заборгованість перед організацією.

Суми витрат, визначені на підставі авансового звіту, запишіть до графи 5 розд. I книги обліку доходів та витрат, якщо ви застосовуєте УСН з об'єктом оподаткування "доходи мінус витрати". І вид витрат, оплачених працівником, названо у переліку, наведеному у п. 1 ст. 346.16 НК РФ.
Не забувайте про правила списання, встановлені для конкретних видів витрат. Так, наприклад, якщо підзвітник придбав основний засіб, то витрачену суму включіть у витрати з моменту введення об'єкта в експлуатацію, розподіливши суму поквартально до кінця року (пп. 1 та абз. 8 пп. 3 п. 3 ст. 346.16, пп. 4 п. 2 ст. 346.17 НК РФ).
Якщо співробітник зняв гроші з картки і витратив їх не повністю, залишок оприбуткуйте в касу, оформивши касовий ордер. В обліку операцію відобразіть проводкою:

Дебет 50 Кредит 71

внесений до каси залишок невитрачених готівки, знятих з картки підзвітним працівником.

приклад. Використання корпоративної картки
ТОВ "Персона", що застосовує УСН з об'єктом "доходи мінус витрати", у серпні 2013 р. оформило корпоративну картку на свого співробітника О.М. Галкіна. Карта випущена із відкриттям спеціального карткового рахунку. 30 серпня рахунок поповнено у сумі 30 000 крб. Цю операцію на підставі банківської випискибухгалтер відбив проводкою:

Дебет 55 Кредит 51

- 30 000 руб. - Перераховані гроші на корпоративну карту.

У вересні 2013 р. наказом керівника організації О.М. Галкіну доручено купити для організації канцелярське приладдя. Для оплати цих витрат 9 вересня працівник отримав корпоративну банківську картку. Запис про видачу картки було зроблено в журналі обліку корпоративних карток.
10 вересня О.М. Галкін зняв із корпоративної картки 5000 руб. на цю сумувін придбав канцелярське приладдя.
Про покупку співробітник звітував 11 вересня, представивши до бухгалтерії авансовий звіт та облікові документи, що підтверджують покупку. Цією ж датою звіт було затверджено керівником.
10 вересня на підставі банківської виписки бухгалтер сформував наступний запис:

Дебет 71 Кредит 55

- 5000 руб. — видано гроші під звіт безготівковим способом на корпоративну картку.

Дебет 10 Кредит 71

- 5000 руб. — оприбутковано придбане працівником канцелярське приладдя.

Також 11 вересня суму витрат у розмірі 5000 руб. бухгалтер записав до графи 5 розд. І книги обліку доходів та витрат на підставі пп. 17 п. 1 ст. 346.16 НК РФ.
У день затвердження авансового звіту О.М. Галкін повернув корпоративну картку. Цей факт бухгалтер відобразив у журналі обліку корпоративних карток.

Нюанси, що потребують особливої уваги. Гроші, зняті з корпоративної картки, вважаються засобами, виданими під звіт. За кожну витрату коштів на карті співробітник повинен звітувати, подавши до бухгалтерії авансовий звіт. До звіту мають бути додані документи, що підтверджують зроблені витрати.
Видача співробітнику корпоративної картки сама по собі не є підставою для запису в обліку. Проведення бухгалтер робить тільки під час руху коштів по карті.
Для контролю за рухом корпоративних карток ведіть спеціальний регістр обліку карток. Його можна назвати журналом чи відомістю.

Які документи потрібно оформлювати, якщо гроші під звіт видаються через корпоративну картку

Марина Марчук, податковий консультант

Чи потрібно керівнику видавати наказ про видачу грошей під звіт на кожне використання картки?
У п. 4.4 Положення N 373-П сказано, що тільки для отримання готівки підзвітній особі необхідно оформлювати заяву. А керівнику у свою чергу вказувати на цій заяві суму та строк підзвіту. Про безготівкові перерахування підзвітних сум, у тому числі на корпоративну банківську картку, у Положенні N 373-П не йдеться нічого. А значить, директору немає необхідності щоразу візувати заяву співробітника, якщо гроші під звіт перераховуються на картку. На практиці сума підзвіту регулюється лімітом. Це може бути або ліміт картки, або ліміт витрат, що прописаний у внутрішніх документах компанії.
А що із заявою підзвітної особи? Воно теж необхідне лише при видачі готівки?
Саме так. А якщо ви використовуєте картку, тобто видаєте гроші під звіт у безготівковий спосіб, можна обійтися без заяв від співробітників. Корпоративні карти якраз і створені для того, щоб мінімізувати обсяг документації та спростити процедуру розрахунків із підзвітниками.
Чи потрібний наказ керівника на кожну видачу картки?
При випуску корпоративної картки такий наказ необхідний, але надалі видача картки працівникові та її повернення регулюються нормами локального акту. Наприклад, положення про корпоративні карти. У цьому документі доцільно вирішити це питання найзручніше відповідно до специфіки компанії.
Чи потрібен наказ керівника на поповнення спеціального карткового рахунку?
Думаю, і це необов'язкова вимога, оскільки за безготівкового переказу керівник неодмінно має підписати платіжне доручення. Тобто оформити документально своє розпорядження про виплату коштів за зазначеному призначенню. Відповідно, наказ на поповнення рахунку у такому разі буде зайвим.
Чи може підзвітник виконувати нове завдання з розрахунком по карті, не оформивши авансового звіту за попереднім завданням?
Насправді це може бути припустимо. Адже є тільки заборона на видачу готівки під звіт особі, яка не відзвітувала раніше виданого авансу. Про це йдеться у вже згаданому п. 4.4 Положення N 373-П. Однак ця вимога не стосується розрахунків за допомогою корпоративних карт. Крім того, за його порушення жодних санкцій не передбачено. Це підтверджує, наприклад, Постанову Дев'ятого арбітражного апеляційного суду від 13.05.2013 р. N 09АП-10884/2013.
Корпоративна картка оформляється на конкретного співробітника. А що буде, якщо її дати іншому?
За будь-які зловживання карткою все одно буде відповідальний той, на кого вона оформлена.
Чи повинна підзвітна особа, що розраховується карткою, дотримуватись ліміту розрахунків у 100 000 руб.відповідно до п. 1 Вказівки Банку Росії від 20.06.2007 N 1843-У?
Ні, це необов'язково, адже ліміт встановлено лише для готівкової оплати, а під час використання корпоративної карти розрахунки проводяться безготівковим способом.

Листопад 2013 р.

Зразкове положення про порядок використання корпоративних банківських карток

ЗАТВЕРДЖУЮ Найменування організації ________________________________ ПОЛОЖЕННЯ Найменування посади керівника організації __________ N _____ _________ _____________________ Підпис Розшифровка підпису __________________ ________________________________ Місце складання дата Про порядок використання корпоративних банківських карток

1. Відомості про ПІН-код корпоративної картки є конфіденційною інформацією. Утримувачі картки не мають права розголошувати цю інформацію будь-яким третім особам.

Корпоративна карта: як правильно видати та використовувати

Звіт про цільову витрату коштів по корпоративній банківській карті подається до бухгалтерії організації:

- при використанні корпоративної картки виключно для отримання готівки - не пізніше 3 робочих днів після закінчення терміну, на який вони видані, а при видачі картки для оплати витрат на відрядження— не пізніше 3 робочих днів з дня повернення з відрядження, за винятком дня прибуття (для працівників підрозділів організації, розташованих у населених пунктах поза місцем знаходження організації, які подають звіт до бухгалтерії організації, — не пізніше 5 робочих днів);

- при використанні корпоративної картки для безготівкової оплати витрат - не пізніше 15 робочих днів з дати проведення оплати безготівковій формі, виключаючи день оплати, або під час проведення оплати частково у безготівковій формі, частково у готівковій формі, виключаючи день оплати.

До звітів, крім документів, що підтверджують витрати, повинні додаватися чеки, що підтверджують оплату карткою.

3. Якщо немає документів, що підтверджують цільове використаннякоштів, або якщо директор не затвердив авансовий звіт, то списані з корпоративної картки суми стягуються з власника картки та будуть утримані з його заробітної плати.

4. Список працівників, на ім'я яких оформлено корпоративні картки, наведено у додатку N 1.

5. Видача та повернення карток ведеться в журналі обліку корпоративних карток за формою згідно з додатком N 2.

6. У разі втрати або розкрадання корпоративної банківської картки власник картки зобов'язаний негайно повідомити про це банк, що видав картку, для блокування операцій по ній. Якщо з вини власника картки рахунок не буде вчасно заблокований, сума завданих збитків стягується з власника картки.

Додаток N 1
до положення від _______ N __

Список працівників _______________________________ (найменування організації) на ім'я яких оформлені корпоративні банківські картки —————————————————————————— ¦N ¦ П.І.Б. Паспортні дані Тип карти Номер картки п/п працівника (номер, ким і коли виданий) ——+—————+ 1 1 ¦ ¦ ¦ ¦ +—+—————-+————————+———+—————+ 2 ¦ ¦ +—+—————-+—————————+———+—————+ ——+————-+ 3 —————————+———+—————-

Додаток N 2
до положення від _______ N __

Журнал обліку корпоративних карт ___________________________ (найменування організації) ————————————————————————— ¦Номер ¦П.І.Б. |Термін, на який|Дата|Підпис|Дата|Підпис|карти|держателя|карта видана|видачі|держателя|здачі|держателя|| -+—————-+——-+———+———+———+ +———+———+————-+ ——++———+———+———+ +———+———+—————-+——++——+ ——+———+ ———+———+—————+——-+———+———+———-

1. Перелік витрат та операцій, які можуть бути здійснені працівником організації з корпоративної картки, що належить організації

Використання корпоративних карток у провадженні господарської діяльності будь-якої організації дуже зручно і з кожним роком збільшується кількість організацій, що застосовують їх у своїй діяльності.

Для того, щоб використовувати корпоративну банківську картку в організації, доцільно видати положення про використання такого банківського продукту, яке встановить перелік посад працівників, які мають право використовувати цю карту, ліміти розрахунків за цією карткою, а також перелік витрат, які кожен співробітник може здійснювати з використанням даної картки, відповідальність за її втрату та інші необхідні для здійснення контролю операції.

Для виключення можливих суперечок із співробітниками необхідно відповідно до ч. 2 ст. 22 ТК РФ ознайомити під розпис усіх працівників, які мають право використовувати цю картку.

Для обліку руху корпоративних карток необхідно розробити та затвердити форми первинних документів, на підставі яких здійснюватиметься облік прийому та видачі корпоративних банківських карток (ст. 9 Федерального закону від 06.12.2011 N 402-ФЗ «Про бухгалтерський облік», далі - Закон N 402 -ФЗ).

В обліковій політиці доцільно прописати спосіб обліку підзвітних сум на спеціальному рахунку (п. 7 ПБО 1/2008), а також методологію обліку, про що буде сказано у цій статті

Перелік витрат, які можуть бути включені до складу витрат, що зменшують базу оподаткування, визначається за загальними правилами відповідно до положень ст. 252 Податкового кодексу Російської Федерації (НК РФ).

Для бухгалтерського обліку операцій з корпоративними банківськими картками застосовуються рахунки 51 "Розрахунковий рахунок" або 55 "Інші рахунки в банках". Списання грошових коштів з банківської картки відображається проведенням за кредитом рахунку 51 «Розрахунковий рахунок» або 55 «Інші рахунки в банках» у кореспонденції з дебетом рахунків обліку розрахунків або витрат залежно від події господарського життя, що відображається в бухгалтерському обліку.

Перелік операцій, які можуть бути здійснені фізичною особою за банківською карткою, встановлені в Положенні про емісію платіжних карток та про операції, що здійснюються з їх використанням (утв. Банком Росії 24.12.2004 N 266-П) (ред. від 10.08.2012) (Зареєстровано у Мін'юсті Росії 25.03.2005 N 6431) (далі за текстом Положення N 266-П).

Відповідно до п. 2.3 зазначеного Положення клієнт - фізична особа здійснює з використанням банківської картки такі операції:

отримання готівкових коштів у валюті Російської Федерації або іноземній валютібіля Російської Федерації;
отримання готівки в іноземній валюті за межами території Російської Федерації;
оплату товарів (робіт, послуг, результатів інтелектуальної діяльності) у валюті Російської Федерації біля Російської Федерації, соціальній та іноземній валюті - поза території Російської Федерации;
інші операції у валюті Російської Федерації, щодо яких законодавством Російської Федерації не встановлено заборону (обмеження) з їхньої здійснення;
інші операції у іноземній валюті з дотриманням вимог валютного законодавства Російської Федерації.

Клієнт - фізична особа може здійснювати з використанням розрахункових (дебетових) карток, кредитних картокзазначені в цьому пункті операції з банківських рахунків, відкритих у валюті Російської Федерації, та (або) по банківських рахунках, відкритих в іноземній валюті.

Клієнт - фізична особа, що є резидентом, може здійснювати з використанням кредитних карток зазначені в цьому пункті операції за рахунок наданого кредиту у валюті Російської Федерації без використання банківського рахунку.

Використання передплаченої картки клієнтом - фізичною особою здійснюється відповідно до вимог Федерального закону РФ N 161-ФЗ від 27.06.2011 N 161-ФЗ "Про національну платіжну систему" (далі - Федеральний закон РФ N 161-ФЗ) за рахунок залишку електронних коштів у валюті Російської Федерації та (або) в іноземній валюті.

Клієнт - фізична особа, що є нерезидентом, може здійснювати з використанням кредитних карток зазначені в цьому пункті операції за рахунок наданого кредиту у валюті Російської Федерації, іноземній валюті без використання банківського рахунку.

Відповідно до п. 2.4 зазначеного Положення N 266-П клієнти — фізичні особи з використанням розрахункових (дебетових) карток, кредитних карток можуть здійснювати операції у валюті, відмінній від валюти рахунку, валюти наданого кредиту, у порядку та на умовах, встановлених у договорі банківського рахунку , кредитний договір. Клієнти - фізичні особи з допомогою передплачених карток можуть здійснювати перекази електронних коштів у валюті, відмінну від валюти залишку електронних коштів. При здійсненні зазначених у цьому пункті операцій валюта, одержана кредитною організацією — емітентом у результаті конверсійної операції, перераховується за призначенням без зарахування на рахунок клієнта – фізичної особи.

Відповідно до п. 2.5 Положення N 266-П клієнт - юридична особа, індивідуальний підприємець здійснює з використанням розрахункових (дебетових) карток, кредитних карток наступні операції:

отримання готівкових коштів у валюті Російської Федерації для здійснення на території Російської Федерації відповідно до порядку, встановленого Банком Росії, розрахунків, пов'язаних з діяльністю юридичного лиця, індивідуального підприємця, у тому числі оплатою витрат на відрядження та представницьких витрат;
оплата витрат у валюті Російської Федерації, пов'язаних з діяльністю юридичної особи, індивідуального підприємця, у тому числі оплатою витрат на відрядження та представницьких витрат, на території Російської Федерації;
інші операції у валюті Російської Федерації біля Російської Федерації, щодо яких законодавством Російської Федерації, зокрема нормативними актами Банку Росії, встановлено заборона (обмеження) з їхньої здійснення;
отримання готівкових коштів в іноземній валюті за межами території Російської Федерації для оплати витрат на відрядження та представницьких витрат;
оплата витрат на відрядження та представницьких витрат в іноземній валюті за межами території Російської Федерації;
інші операції у іноземній валюті з дотриманням вимог валютного законодавства Російської Федерації.

Клієнт - юридична особа, індивідуальний підприємець може здійснювати з використанням розрахункових (дебетових) карток, кредитних карток зазначені в цьому пункті операції за банківськими рахунками, відкритими у валюті Російської Федерації, та (або) за банківськими рахунками, відкритими в іноземній валюті.

Кредитна організація - емітент має визначити максимальну сумуготівкових коштів у валюті Російської Федерації, яка може видаватися клієнту - юридичній особі, індивідуальному підприємцю протягом одного операційного днядля цілей, зазначених у цьому пункті. Кредитної організації - емітенту рекомендується встановити для клієнта - юридичної особи, індивідуального підприємця можливість отримання готівки у валюті Російської Федерації з метою, зазначених у цьому пункті, у сумі, що не перевищує 100 000 рублів протягом одного операційного дня.

Клієнт - юридична особа, індивідуальний підприємець здійснює з використанням передплачених карт переказ електронних коштів, повернення залишку електронних коштів відповідно до вимог Федерального закону N 161-ФЗ.

Відповідно до п. 2.6 зазначеного Положення клієнти - юридичні особи, індивідуальні підприємціз використанням розрахункових (дебетових) карток, кредитних карток можуть здійснювати операції у валюті, відмінної від валюти рахунку юридичної особи, індивідуального підприємця, у порядку та на умовах, встановлених у договорі банківського рахунку. При здійсненні зазначених у цьому пункті операцій валюта, одержана кредитною організацією - емітентом у результаті конверсійної операції, перераховується за призначенням без зарахування на рахунок клієнта - юридичної особи, індивідуального підприємця. Клієнти - юридичні особи, індивідуальні підприємці з використанням передплачених карток можуть здійснювати перекази електронних коштів у валюті, відмінної від валюти залишку електронних коштів.

Відповідно до п. 2.7 Положення N 266-П у разі відсутності або недостатності коштів на банківському рахунку при здійсненні клієнтом операцій з використанням розрахункової (дебетової) картки клієнту в межах ліміту, передбаченого у договорі банківського рахунку, може бути наданий овердрафт для здійснення даної розрахункової операціїза наявності відповідної умови у договорі банківського рахунку.

Відповідно до п. 2.8 Положення N 266-П кредитні організації при здійсненні емісії розрахункових (дебетових) карток, кредитних карток можуть передбачати у договорі банківського рахунку, кредитному договорі умову про здійснення клієнтом операцій з використанням даних карток, сума яких перевищує:

залишок коштів на банківському рахунку клієнта у разі не включення до договору банківського рахунку умови надання овердрафту;
ліміт надання овердрафту;
ліміт кредиту, що надається, визначений у кредитному договорі.

Розрахунки за вказаними операціями можуть здійснюватися шляхом надання клієнту кредиту у порядку та на умовах, передбачених договоромбанківського рахунку або кредитним договором з урахуванням норм цього Положення.

За відсутності у договорі банківського рахунки, а кредитному договорі - умови надання клієнту кредиту по зазначеним операціям погашення клієнтом заборгованості здійснюється відповідно до законодавством РФ.

Відповідно до пп. б п. 1 ч. 1 ст. 9 Закону РФ від 10.12.2003 N 173-ФЗ) Валюта РФ - кошти на банківських рахунках. Іноземна валюта - грошові знакиу вигляді банкнот, казначейських квитків, монети, що перебувають у обігу та є законним засобом готівкового платежу на території відповідної іноземної держави (групи іноземних держав) – пп. а п. 2 ч. 1 ст. 9 Закону РФ от10.12.2003 N 173-ФЗ.

Іноземна валюта є різновидом валютних цінностей (п. 5) ч. 1 ст. 9 Закону РФ от10.12.2003 N 173-ФЗ).

Відчуження резидентом на користь нерезидента валютних цінностей, валюти РФ на законних підставах, а також використання валютних цінностей, валюти РФ як засіб платежу є валютної операцією (пп. б п. 9 год. 1 ст. 9 Закону РФ от10.12.2003 N 173-ФЗ).

Виходячи з цього, оплата корпоративною карткою в іноземній валюті є валютною операцією, отже, для відображення у бухгалтерському обліку даної операції необхідно застосовувати ПБУ 3/2006 «Облік активів та зобов'язань, вартість яких виражена в іноземній валюті» (далі за текстом ПБУ 3/2006 ).

ПБО 3/2006 встановлює особливості формування у бухгалтерському обліку та бухгалтерської звітностіінформації про активи та зобов'язання, вартість яких виражена в іноземній валюті, у тому числі підлягають оплаті в рублях, організаціями, що є юридичними особами за законодавством РФ (за винятком кредитних організацій та державних (муніципальних) установ) – п. 1 ПБО 3/2006.

Перелік можливих операцій на карті пропонуємо в таблиці N 1.

Таблиця N 1. Перелік можливих операцій із карті.

2. Оплата витрат на відрядження працівниками організації в іноземній валюті на території Росії та за її межами за рублевими корпоративними картами. Особливості обліку

Як говорилося вище, допускається оплата витрат на відрядження та представницьких витрат в іноземній валюті за межами РФ по корпоративній карті, емітованої як у валюті РФ, так і в іноземній валюті (п. 2.5 Положення N 266-П).

Виходячи з норм п. 5.2 Інструкції ЦБ РФ від 04.06.2012 N 138-І «Про порядок подання резидентами та нерезидентами уповноваженим банкам документів та інформації, пов'язаних із проведенням валютних операцій, порядку оформлення паспортів угод, а також порядку обліку уповноваженими банками валютних операцій та контролю за їх проведенням» (далі - Інструкція N 138-І), при здійсненні резидентом валютної операції за угодою (контрактом, кредитним договором), сума зобов'язань за якою не перевищує в еквіваленті 50 тисяч доларів США, пов'язаної зі списанням валюти РФ з розрахункового рахунку резидента у валюті РФ, паспорт угоди не складається.

Пунктом 3.1 Інструкції N 138-І встановлено, що резидент при здійсненні валютної операції, пов'язаної зі списанням валюти РФ зі свого розрахункового рахунку у валюті РФ, відкритого в уповноваженому банку, подає до уповноваженого банку одночасно такі документи: розпорядження про переказ грошових коштів, передбачене нормативним актом Банку Росії, який регулює правила здійснення переказу коштів (далі - розрахунковий документ щодо валютної операції); документи, пов'язані з проведенням валютної операції, зазначеної у розрахунковому документі щодо валютної операції.

Водночас п. 3.3 Інструкції N 138-І розрахунковий документпо валютної операції не складається і не представляється резидентом до уповноваженого банку під час здійснення резидентом валютних операцій із використанням банківських карток.

Виходячи з вищевикладеного, резидент при здійсненні валютних операцій у валюті РФ з використанням банківських карток подає в уповноважений банк документи, пов'язані з проведенням валютної операції без складання та подання розрахункового документа щодо валютної операції. При цьому строк подання до банку документів, пов'язаних із проведенням валютних операцій з використанням банківських карток Інструкцією N 138-І безпосередньо не передбачено. На нашу думку, такий термін слід узгодити з уповноваженим банком на початок здійснення валютних операцій. Також рекомендуємо узгодити перелік документів, що подаються до банку (наприклад, рахунків, актів, що підтверджують вироблені працівниками витрати).

У разі якщо оплата з карбованцевої корпоративної картки відбувається на території РФ, особливості ведення бухгалтерського та податкового облікувідсутні.

Для правильного ж відображення в податковому та бухгалтерському обліку операцій з оплати з карбованцевої корпоративної картки за територією РФ будь-яких витрат необхідно відповісти на кілька питань.

Чи потрібно відображати в обліку конвертацію рублів в іншу валюту?
Коли право власності на валютні цінності переходить до організації: у момент отримання валюти працівником з банкомату або у момент здійснення ним валютного платежуз картки?
Чи виникають в обліку курсові різниці з розрахунків із підзвітною особою?

На нашу думку, право власності на валютні цінності переходить на організацію в момент отримання валюти його співробітником з банкомату з карбованцевої корпоративної картки (або в момент здійснення ним валютного платежу з карбованцевої корпоративної картки).

Спочатку право власності на валюту переходить на організацію, а потім організація видає валюту у підзвіт своєму співробітнику.

Цей висновок обґрунтовано наступним.

Відповідно до ст. 30 Федерального закону від 02.12.1990 N 395-1 «Про банки та банківську діяльність» відносини між кредитними організаціями та їх клієнтами здійснюються на основі договорів.

Відповідно до п. 1 ст. 845 Цивільного кодексу Російської Федерації за договором банківського рахунку банк зобов'язується приймати та зараховувати вступники на рахунок, відкритий клієнту (власнику рахунку), кошти, виконувати розпорядження клієнта про перерахування та видачу відповідних сум з рахунку та проведення інших операцій за рахунком.

Договір про використання банківського рахунку укладено саме з юридичною особою, тому всі відносини щодо договору (зняття грошей з рахунку, конвертація коштів тощо) мають місце саме між банком та юридичною особою. Корпоративна карта прив'язана до рахунку і є лише засобом платежу.

Відповідно до положень ст. 140 Цивільного кодексуРФ рубль є законним платіжним засобом, обов'язковим до прийому за номінальною вартістю по всій території Російської Федерації.

При цьому валютні цінності - іноземна валюта та зовнішні цінні паперимають інший правовий режим(Зокрема, не є платіжним засобом на території Росії за деяким винятком) згідно з положеннями статей Федерального закону від 10.12.2003 N 173-ФЗ «Про валютне регулювання та валютний контроль».

Таким чином, рублі та валюта - це різні об'єкти цивільних прав, у тому числі мають різну вартісну оцінку у різні періоди часу. При цьому зазначена різниця також має бути відображена у бухгалтерському та податковому обліку.

У п. 2.6 Положення про емісію платіжних карток та про операції, що здійснюються з їх використанням, затв. Банком Росії 24.12.2004 N 266-П (Зареєстровано в Мін'юсті Росії 25.03.2005 N 6431) встановлено, що клієнти - юридичні особи з використанням розрахункових (дебетових) карток, кредитних карток можуть здійснювати операції у валюті, відмінній від валюти рахунку юридичної особи порядку та на умовах, встановлених у договорі банківського рахунку. При здійсненні зазначених операцій валюта, одержана кредитною організацією - емітентом внаслідок конверсійної операції, перераховується за призначенням без зарахування на рахунок клієнта - юридичної особи.

Однак це не означає, що господарської операціїщодо конвертації валюти здійснено не було. Відповідно до положень ст. 9 Федерального закону від 06.12.2011 N 402-ФЗ "Про бухгалтерський облік" кожен факт господарського життя підлягає оформленню первинним обліковим документом. І має бути відображений у бухгалтерському обліку.

Слід зазначити, що з використанні карбованцевих корпоративних карток організації необхідно враховувати, що комерційний курс обслуговуючого банку, застосовуваний під час конвертації валюти, зазвичай, значно відрізняється від офіційного курсу ЦБ РФ, що буде додатковим витратою організації. Організація має право врахувати такі витрати як позареалізаційні витрати при обчисленні податку на прибуток на підставі пп. 6 п. 1 ст. 265 таки Податкового кодексу РФ.

Також за виконання конверсійних операцій за дорученням клієнта банк може утримати винагороду, якщо така умова обумовлена у договорі банківського рахунку, яким передбачено розрахунки з використанням дебетової (розрахункової) картки. Цей момент також важливий щодо того, в рахунок організації чи третьої особи (працівника) здійснюватися конвертація.

Бухгалтерський облік. Основні принципи та особливості

Бухгалтерський облік операцій із корпоративними банківськими картами залежить від рахунку, якого така карта «прив'язана». Якщо картка «прив'язана» до одного з розрахункових рахунків компанії, то розрахунки, проведені з її використанням, відображаються на рахунку 51 «Розрахунковий рахунок». Якщо розрахунків відкритий окремий рахунок, такий рахунок у бухгалтерському обліку є рахунком 55 «Інші рахунки банку».

Усі списання коштів з корпоративної банківської картки, зроблені уповноваженими особами компанії (отримання готівкових та безготівкові розрахунки), відображаються проведенням за дебетом рахунку 71 «Розрахунки з підзвітними особами» та кредитом рахунку 51 «Розрахунковий рахунок» (55 «Інші рахунки в банках») , у разі, якщо відбувається списання рублів.

Якщо співробітник отримав з картки іноземну валюту, то з урахуванням вищесказаного щодо одномоментного переходу права власності на валютні цінності спочатку до організації, а потім від організації до підзвітної особи, цей факт господарського життя необхідно відобразити в обліку. У зв'язку з відсутністю російських стандартах бухгалтерського обліку (РСБУ) методології обліку цієї операції, застосовуваний метод необхідно в облікової політики закріпити. На нашу думку, для відображення купівлі валюти можна використовувати транзитний рахунок, наприклад рахунок 57 з певною ідентифікацією (Д57 К55) і відображенням суми у валюті за підзвітною особою за курсом ЦБ РФ і відображенням у витратах різниці в курсах купівлі та конвертації (Д71, 91. К57). Підставою для цієї операції має бути документ із банку, що підтверджує проведення цієї операції.

Далі з рахунку 71 «Розрахунки з підзвітними особами» кошти списуються на рахунки обліку розрахунків (60 «Розрахунки з постачальниками та підрядниками», 76 «Розрахунки з різними дебіторами та кредиторами») або рахунки обліку витрат (20 «Основне виробництво», 23 « Допоміжні виробництва та господарства», 25 «Загальновиробничі витрати», 26 «Загальногосподарські витрати», 44 «Витрати на продаж») залежно від суті події господарського життя та первинних документів.

Враховуючи що первинні документиможуть бути складені іноземною мовою, то необхідно зробити рядковий переклад російською мовою (п. 9 Положення з ведення бухгалтерського обліку та бухгалтерської звітності в Російській Федерації, затвердженого Наказом Мінфіну Росії від 29.07.1998 N 34н «Про затвердження Положення з ведення бухгалтерського обліку та бухгалтерської звітності в Російській Федерації », ст. 68 Конституції РФ), який може бути здійснений як професійним перекладачем, так і співробітником організації, що володіє іноземною мовою (лист Мінфіну РФ від 20.04.12 N 03-03-06/1/202)

Звертаємо увагу на такі особливості. Як говорилося вище, ця операція відноситься до валютної, відповідно організації необхідно застосовувати ПБО 3/2006.

Відповідно до п. 4, 5 і 6 ПБУ 3/2006 у бухгалтерському обліку аванс, виданий у валюті, відмінної від валюти РФ, враховується в рублях за офіційним курсом ЦБ РФ, встановленим на дату видачі грошей з каси. На підставі п. 7, 9 та 10 ПБО 3/2006 перерахунок валютної заборгованості в рублі на кінець звітного періоду або на дату затвердження авансового звіту не провадиться. Тобто витрати підзвітної особи відбиваються в обліку за курсом ЦБ РФ на дату видачі.

Однак є винятки. Якщо виявлено перевитрата авансу чи аванс витрачено в повному обсязі, то до даних сум застосовуватиметься курс ЦБ РФ на дату затвердження авансового звіту.

Залишок підзвітних сум працівник повинен здати до каси організації протягом трьох робочих днів після повернення з-за кордону (п. 26 Постанови від 13 жовтня 2008 року N 749 «Про особливості направлення працівників у службові відрядження»). Невитрачену валюту слід оприбуткувати до каси з перерахуванням у рублі за курсом на день повернення працівником грошей (п. 20 ПБО 3/2006 та п. 24 Положення щодо ведення) бухгалтерського облікуі бухгалтерської звітності до, затвердженого Наказом Мінфіну Росії від 29.07.1998 N 34н).

Податковий облік. Основні принципи та особливості

Позитивною курсовою різницею з метою податкового обліку з податку на прибуток визнається курсова різниця, що виникає при дооцінці майна у вигляді валютних цінностей та вимог, вартість яких виражена в іноземній валюті, або при зниженні в ціні зобов'язань, вартість яких виражена в іноземній валюті (п. 11 ст. 250 НК РФ).

Негативною курсовою різницею з метою податкового обліку з податку на прибуток визнається курсова різниця, що виникає при зниженні цін майна у вигляді валютних цінностей і вимог, вартість яких виражена в іноземній валюті, або при дооцінці зобов'язань, вартість яких виражена в іноземній валюті (пп. 5 п. 1 ст. 265 НК РФ).

При цьому зазначеними нормами НК РФ зі складу позареалізаційних доходів та витрат виключено курсові різниці, що виникають від переоцінки виданих авансів.

Датою здійснення витрат на відрядження відповідно до пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ визнається дата затвердження авансового звіту.

До моменту, визначеного пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ, підприємство повинно мати виписку з карбованцевого рахунку та дані банку про конвертацію валюти. На підставі документів з банку, що підтверджують проведення конвертації, різниця між курсом ЦП та курсом конвертації валюти відповідно до пп. 6 п. 1 ст. 265 НК РФ та п. 2 ст. 250 НК РФ відображається у витратах у НУ.

Відповідно до п. 10 ст. 272 НК РФ у разі перерахування авансу, витрати (затверджений авансовий звіт), виражені в іноземній валюті, перераховуються в рублі за офіційним курсом, встановленим ЦБ РФ на дату перерахування авансу (дати списання коштів з корпоративної картки (у частині, що припадає на аванс). Тобто, в межах списаних з картки коштів курс дорівнюватиме курсу ЦБ РФ на дати списання коштів з картки.
Якщо буде перевитрата (економічно обгрунтований) підзвітних сум, то суму перевитрати у витратах буде відбито за курсом ЦБ РФ на дату затвердження авансового звіту (п. 10 ст. 272 НК РФ).

Для прикладу бухгалтерського та податкового обліку корпоративної картки наводимо таблицю з уловними цифрами.

Таблиця N 2. Бухгалтерський та податковий облік на умовних цифрах та умовних прикладах

Головна - Консультації

Використання корпоративних карток як засобу проведення розрахунків стає дедалі популярнішим. Це обумовлено тим, що такі карти є надійним і зручним способомоплати витрат, пов'язаних з господарською діяльністю організації, насамперед відрядження та представницьких. Як на практиці виглядає процес оформлення корпоративних карток? Якими документами підтвердити здійснені витрати? Які інстанції сповістити про відкриття спеціального банківського рахунку?

Що таке корпоративна банківська картка?

Корпоративна карта, як будь-яка інша пластикова банківська карта, є іменним. платіжний засіб, призначене для оплати товарів чи послуг, а також для отримання готівки у банкоматах та банках.
Порядок обігу банківських карток на території РФ регулюється Положенням про емісію банківських карток та про операції, що здійснюються з використанням платіжних карток, затвердженим Банком Росії 24.12.2004 N 266-П. Слід зазначити, що до тексту цього Положення N 266-П було внесено низку поправок Вказівками N 2862-У, які набудуть чинності з 1 липня 2013 р. (Вказівки Банку Росії від 10.08.2012 N 2862-У "Про внесення змін до Положення Банку Росії від 24 грудня 2004 року N 266-П "Про емісію банківських карток та про операції, що здійснюються з використанням платіжних карток" зареєстровані в Мін'юсті 21.11.2012 (N 25863).

З урахуванням внесених поправок п. 1.5 Положення N 266-П встановлено, що кредитна організація має право здійснювати емісію банківських карток наступних видів: розрахункових (дебетових) карток, кредитних карток та передплачених карток, власниками яких є фізичні особи, у тому числі уповноважені юридичними особами, індивідуальні підприємці.
Відмінною особливістю корпоративної картки є те, що особа, на яку вона оформляється, має бути співробітником організації, що уклала договір на випуск такої картки, при цьому співробітник отримує повний доступ до одного з рахунків юридичної особи, тобто розпоряджається засобами організації.
Для кожної картки може бути встановлений індивідуальний ліміт витрачання коштів. Можна встановити як постійні ліміти витрачання коштів за картками, так і тимчасові, вказавши будь-який проміжок часу. Крім того, при використанні корпоративних карток можна виставити ліміти на різні категоріївитрат: готівковий та безготівковий розрахунок, операції за кордоном та ін.

Зазвичай при використанні корпоративних карток встановлюється ряд вимог та обмежень:

не допускається зарахування коштів на спеціальний картковий рахунок шляхом безготівкового перерахуваннякоштів з рахунків третіх осіб;
заборонені витрати особистого характеру за корпоративними картами, оскільки всі операції, що проводяться, відображаються за рахунком організації;
оскільки кошти, зняті з такої картки, вважаються коштами, виданими під звіт, потрібне складання відповідної звітності. Банк має право запросити первинні документи за всіма операціями, вчиненими з використанням корпоративних карток (рахунки за проживання, квитки на транспорт, квитанції, чеки та інші документи з додатком оригіналів чеків електронних терміналів, банкоматів, а також звіти про відрядження, якщо кошти списуються з рахунку на витрати на відрядження);
відповідно до вимог валютного законодавства РФ при здійсненні операцій в іноземній валюті з використанням карток, у тому числі при здійсненні транскордонних платежів, організація зобов'язана протягом десяти робочих днів з дати здійснення операції подати до банку документальне обґрунтування її здійснення, у тому числі звіт про витрати з додатком розрахункових документів щодо кожної такої операції.

Які основні переваги роботи з корпоративними картками?

Можна назвати цілу низку плюсів застосування корпоративних карток як для організації, так і для працівників, на яких вони оформлені:

економія часу, оскільки зникає необхідність звертатися до банку оформлення документів отримання готівки з рахунку чи внесення їх у рахунок. Отримання грошей можливе у час як у банкоматі, і у касі банку, причому необов'язково того, у якому відкрито рахунок. Внесення готівки на рахунок організації також можна здійснювати через банкомат. Крім того, картки основних платіжних систем приймаються у більшості торгово-сервісних точок, банкоматів та банків світу. Полегшується робота не тільки касових служб, а й облікових працівників, тому що не потрібно видавати аванси на витрати на відрядження і відстежувати повернення не витрачених у відрядженні підзвітних готівкових коштів;
зниження витрат та мінімізація ризиків, пов'язаних із отриманням, перевезенням та зберіганням готівкових коштів;
спрощення обліку та контролю за витратами співробітників за допомогою відкриття спеціального карткового рахунку, що дозволяє враховувати операції по всіх корпоративних картках підприємства (або кількох спеціальних карткових рахунків для обліку операцій окремо за кожною карткою чи групою карток);
автоматична конвертація рублевих коштів у валюту під час оплати послуг там.

Чи обов'язково для видачі працівникам грошей у підзвіт у безготівковому вигляді оформляти корпоративні картки чи можна скористатися "зарплатними" картками?

Таке питання найчастіше виникає у роботодавців, які реалізували у своїх організаціях "зарплатні" проекти. Нагадаємо, що раніше у Листі від 24.12.2008 N 14-27/513 Банк Росії вказував на наявність обмежень за переліком операцій, що здійснюються фізичними особами з використанням банківських карток, згідно з положеннями чинного законодавстваРФ. При цьому представники Банку Росії підтверджували, що питання про допустимість відшкодування витрат, пов'язаних із службовими відрядженнямишляхом їх перерахування на банківські рахунки працівників фізичних осіб, відкриті для здійснення операцій з використанням банківських карток, перебуває у площині застосування трудового законодавства. Так, згідно зі ст. 168 ТК РФ порядок та розміри відшкодування витрат, пов'язаних із службовими відрядженнями, визначаються колективним договором або локальним нормативним актом.

Щодо фінансового відомства, воно не заперечує проти застосування для розрахунків із підзвітними особами "зарплатних" карток. У Листі від 05.10.2012 N 14-03-03/728 Мінфін зазначив, що у зв'язку із застосуванням сучасних банківських та інших платіжних технологій замість видачі готівкових коштів запроваджуються безготівкові розрахункина рахунки, відкриті даним працівникам для розрахунків з використанням банківських дебетових картемітованих кредитними організаціями, у тому числі в рамках "зарплатних" проектів.

На думку чиновників відомства, сферу застосування розрахункових (дебетових) банківських карток доцільно поширити (крім розрахунків з оплати праці в рамках "зарплатних" проектів) на розрахунки з підзвітними особами. Перевагами такої форми платежу, як безготівкові розрахунки з підзвітними особами із застосуванням розрахункових (дебетових) банківських карток, є підвищення ефективності платіжних процесів та автоматизація звірки розрахунків та контролю за надходженням (зарахуванням) коштів та їх використанням.

До правил організації та ведення бухгалтерського обліку з підзвітними особами можуть включатися положення, що передбачають розрахунки з ними як у готівковому, так і безготівковому порядку.

Як приклад фінансисти навели практику, що застосовується в їх відомстві: у рамках реалізації облікової політики та з урахуванням положень колективного договору Мінфін здійснює видачу коштів під звіт на витрати на відрядження безготівковим способом за заявою підзвітної особи, що містить реквізити, необхідні для перерахування на рахунок працівника Мінфіну , відкритий у кредитній організації, при відрядженні:

на території РФ - у валюті РФ (у рублях) із застосуванням банківських карток, що використовуються в рамках "зарплатного" проекту;
на території іноземних держав - у доларах США із застосуванням банківських валютних карт, виданих кредитними організаціями, зазначеними у колективному договорі Мінфіну

Який порядок оформлення корпоративних карток?

За загальним правилом для реалізації проекту "Корпоративна картка" організації необхідно додатково до розрахункового рахунку в банку відкрити другий спеціально для розрахунків з використанням корпоративних карток. Для цього потрібно:

написати заяву на відкриття рахунку;
оформити картку зразків підписів;
підписати договір банківського рахунку для розрахунків за операціями з використанням корпоративних карток;
оформити додаткова згодаза безакцептним списанням з основного рахунку.

Після оформлення всіх необхідних документівта відкриття другого розрахункового рахунку організація представляє до банку:

реєстр на випуск банківських карток (список власників корпоративних карток);
заяву на видачу корпоративної картки (заповнюється та підписується власником корпоративної картки та погоджується з керівником організації);
накази на видачу у підзвіт на осіб, зазначених у реєстрі.

Зверніть увагу! Корпоративна банківська картка видається безпосередньо власникові, зазначеній організацією у заяві про видачу банківської картки, або представнику клієнта, що діє на підставі довіреності, оформленої відповідно до вимог законодавства.

Які локальні нормативні акти слід розробити під час реалізації проекту "Корпоративна карта"?

Для здійснення обліку та контролю руху корпоративних карток організації доцільно розробити відповідне положення. Можна не розробляти окремо положення про порядок використання корпоративних карток, однак у такому разі порядок їх використання має бути прописаний в іншому локальному нормативному актінаприклад, у положенні про порядок і розміри відшкодування витрат на відрядження, видачі підзвітних коштів, подання авансових звітів про витрати на відрядження та господарські витрати. Як приклад можна навести Розпорядження ВАТ "РЖД" від 07.11.2006 N 2193р, яким було затверджено Положення про видачу грошей під звіт. У цьому Положенні є окремий розділ "Порядок використання корпоративної банківської картки", в якому визначено:

призначення корпоративної картки;
підстави для випуску картки;
підстави для її використання;
порядок та строки подання авансового звіту про кошти, використані за допомогою корпоративної банківської картки;
порядок стягнення з винного працівника використаної за призначенням суми у разі відсутності документів, що підтверджують цільове використання корпоративної банківської картки;
відповідальність за збереження карти, і навіть за витрачання коштів у ній у межах встановлених витратних лімітів.

Крім положення, необхідно затвердити регістр обліку корпоративних карток. У такому регістрі слід відображати:

номери карток;
П.І.Б. власників;
дати передачі та повернення карт.

Факти отримання та повернення корпоративної картки повинні підтверджуватись працівником, який отримав (повернув), та особою, відповідальною за ведення обліку даних карток.

Що є підставою для відображення в обліку сум операцій, які здійснюються з використанням корпоративних карток?

Відображення витрат здійснюється на основі реєстру платежів або електронного журналу, що видається банком.

Зазвичай списання або зарахування коштів за картковими операціями провадиться не пізніше робочого дня, наступного за днем надходження до банку реєстру платежів або електронного журналу з єдиного розрахункового центру (потім ці документи можуть бути передані організації).

Нагадаємо, що працівники організації при використанні картки в магазинах, готелях та інших місцях розрахунку отримують документи, що підтверджують здійснені витрати (чеки, рахунки за проживання у готелі, квитки на проїзд, квитанції, накладні тощо). До таких документів мають бути додані оригінали сліпів, квитанції електронних терміналів та банкоматів. Усі ці документи співробітник організації має подати разом із авансовим звітом до бухгалтерії організації.

Обов'язкові реквізити, які має містити документ щодо операцій із використанням платіжної картки, перелічені у п. 3.3 Положення N 266-П. До них відносяться:

ідентифікатор банкомату, електронного терміналу чи іншого технічного засобу, призначеного для здійснення операцій з використанням платіжних карток;
вид операції;
дата здійснення операції;
сума операції;
валюта операції;
сума комісії (якщо має місце);
код авторизації;
реквізити платіжної картки.

Перелічені реквізити повинні містити ознаки, що дозволяють достовірно встановити відповідність між реквізитами платіжної картки та рахунком юридичної особи, а також між ідентифікаторами організацій торгівлі (послуг), банкоматів та банківськими рахунками організацій торгівлі (послуг) (п.

3.6 Положення N 266-П).

До відома. Документ щодо операцій з використанням платіжної картки на паперовому носіїдодатково повинен містити підписи власника платіжної картки та касира. Ця вимогане поширюється на випадки, коли документ складається у пункті видачі готівки під час використання аналога власноручного підпису.

Як вчинити в ситуації, коли при знятті грошей за банківською карткою банкомат не видає чек, що підтверджує операцію? Вище зазначалося, що такі чеки прикладаються підзвітними особами до авансового звіту. Але сам працівник — підзвітна особа не має права зажадати необхідний йому чек у банку. Це пов'язано з тим, що клієнтом банку не працівник, а організація. Отже, до банку по виписку має звернутися організація. При цьому банк не має права відмовити у видачі витягу (п. 2.1 розд. 2 год.). III Положенняпро правила ведення бухгалтерського обліку в кредитних організаціях, що розташовані на території Російської Федерації, затвердженого Банком Росії 16.07.2012 N 385-П).

Чи пов'язане оформлення корпоративних банківських карток із утриманням ПДФО з працівників та нарахуванням страхових внесків?

Оскільки кошти, перераховані на такі картки, належать організації, а не особам, які їх використовують, то зобов'язання по сплаті ПДФОта страхових внесків відсутні (якщо не доведено протилежне). Однак усі виправдувальні документи мають бути оформлені належним чином. Таких висновків дійшли судді, зокрема, у Постанові ФАС СЗО від 18.07.2011 N А05-11476/2010. У рішенні суду було зазначено, що згідно з договором з використанням карток здійснюються операції, пов'язані з господарською діяльністю підприємства, у тому числі з оплатою витрат на відрядження та представницьких витрат. Арбітри визнали претензії з боку податкових органів необґрунтованими, оскільки ІФНС не проводила перевірку рахунку в банку, не перевіряла, на які цілі списувалися кошти з корпоративної картки, і не надала доказів того, що спірні суми з'явилися економічною вигодоюпрацівників податкового агента

Яким контролюючим органам потрібно повідомити про відкриття банківського рахунку?

Платники податків, як організації, і індивідуальні підприємці, зобов'язані протягом семи днів письмово повідомляти податковий орган про відкриття чи закриття рахунків (пп. 1 п. 2 ст. 23 НК РФ). Форма повідомлення та Порядок її заповнення затверджено Наказом ФНП Росії від 09.06.2011 N ММВ-7-6/362@.

Також інформацію про відкриття рахунку у банку протягом семи днів слід подати до ПФР та ФСС, які є органами контролю за сплатою страхових внесків (пп.

Корпоративна картка

1 п. 3 ст. 28 Федерального закону від 24.07.2009 (N 212-ФЗ).

Якщо корпоративну картку видано на додаток до вже наявного рахунку і при цьому жодних нових рахунків у банку не відкривалося, то інформацію ні податкової інспекціїні органам контролю за сплатою страхових внесків надавати не треба.

Зверніть увагу! Відповідно до п. 1 ст. 118 НК РФ порушення платником податків встановленого термінунадання податковому органуінформації про відкриття або закриття рахунку в якомусь банку тягне за собою стягнення штрафу в розмірі 5000 руб.

Квітень 2013 р.

Зразкове положення про порядок використання корпоративних банківських карток

2. Звіт про цільовий витраті коштів за корпоративною банківською карткою подається до бухгалтерії організації:

- при використанні корпоративної картки виключно для отримання готівки - не пізніше 3 робочих днів після закінчення терміну, на який вони видані, а при видачі картки для оплати витрат на відрядження - не пізніше 3 робочих днів з дня повернення з відрядження, виключаючи день прибуття (для працівників підрозділів організації, розташованих у населених пунктах поза місцем знаходження організації, які подають звіт до бухгалтерії організації, — не пізніше 5 робочих днів);

- при використанні корпоративної картки для безготівкової оплати витрат - не пізніше 15 робочих днів з дати проведення оплати у безготівковій формі, за винятком дня оплати, або при проведенні оплати частково у безготівковій формі, частково у готівковій формі, за винятком дня оплати.

3. Якщо немає документів, що підтверджують цільове використання коштів, або якщо директор не затвердив авансовий звіт, то списані з корпоративної картки суми стягуються з власника картки та будуть утримані з її заробітної плати.

4. Список працівників, на ім'я яких оформлено корпоративні картки, наведено у додатку N 1.

7 правил для корпоративної картки

Видача та повернення карток ведеться в журналі обліку корпоративних карток за формою згідно з додатком N 2.

Додаток N 1
до положення від _______ N __

Паспортні дані Тип карти Номер картки п/п працівника (номер, ким і коли виданий) ——+—————+ 1 1 ¦ ¦ ¦ ¦ +—+—————-+————————+———+—————+ 2 ¦ ¦ +—+—————-+—————————+———+—————+ ——+————-+ 3 —————————+———+—————-

Додаток N 2
до положення від _______ N __

« Поміняти власника квартири як вигідніше

Вихід із ТСЖ: як вийти всім багаторазовим будинком чи однією квартирою? »

2024 playsmart24.ru - Бізнес. Біографія. Бренди. Бюджет. Заробіток. Інвестиції. Історії успіху. Як заробити

Зворотній зв'язок

Новини зірок

Положення про порядок використання корпоративних карток. Корпоративна карта: кому і навіщо вона потрібна

Що таке корпоративні карти

Оформлення корпоративних карток

Використання корпоративних карток

Загальні відомості

Види

Особливості операції

Переваги платіжних інструментів

Повідомлення ІФНС та фондів

Важливі нюанси

Цілі витрачання

Локальний документ організації

Особливості відображення

Облік операцій

Облік розрахунків

Звіт з корпоративної карти: приклад

Зняття готівки

Розписка про отримання документа

Твердження бланка

Відкриття рахунку

Використання корпоративних банківських карток

Відкриття корпоративної пластикової картки

Вирішіть питання, пов'язані з оформленням картки

Скільки карток потрібно і на кого оформлювати

До якого рахунку випустити

Положення про корпоративні картки зразок

За рахунок яких коштів поповнюватиметься

Повідомте податківців та фонди про відкриття спеціального карткового рахунку

Пропишіть порядок роботи з корпоративними картками у внутрішньому документі

Які витрати можна оплачувати карткою

У якому порядку картки видаються працівнику

Як користуватися карткою

Як звітувати працівникам

Кожен факт використання картки відображайте в обліку

Які документи потрібно оформлювати, якщо гроші під звіт видаються через корпоративну картку

Зразкове положення про порядок використання корпоративних банківських карток

Корпоративна карта: як правильно видати та використовувати

Що таке корпоративна банківська картка?

Які основні переваги роботи з корпоративними картками?

Чи обов'язково для видачі працівникам грошей у підзвіт у безготівковому вигляді оформляти корпоративні картки чи можна скористатися "зарплатними" картками?

Який порядок оформлення корпоративних карток?

Які локальні нормативні акти слід розробити під час реалізації проекту "Корпоративна карта"?

Що є підставою для відображення в обліку сум операцій, які здійснюються з використанням корпоративних карток?

Чи пов'язане оформлення корпоративних банківських карток із утриманням ПДФО з працівників та нарахуванням страхових внесків?

Яким контролюючим органам потрібно повідомити про відкриття банківського рахунку?

Корпоративна картка

Зразкове положення про порядок використання корпоративних банківських карток

7 правил для корпоративної картки

Пошук по сайту

Найкраще на сайті

Нове на сайті