Доставка документів кур'єрською службою бухгалтерського обліку. Доставка бухгалтерських документів

Надсилання звітності поштою– це цілком законне та дієве рішення для тих, хто не бажає витрачати час на простоювання у чергах та пробках. Щоправда, перед цим слід переконатися, що вся документація, що надається, складена за всіма правилами чинного законодавства. Спеціально для цих цілей і варто заручитись підтримкою професійних бухгалтерівякі візьмуть на себе це завдання. Також клієнт повністю перекладає відповідальність за збереження документів на поштову службу, зробивши попередньо опис елементів, що надаються.

Які існують особливості при надсиланні звітності поштою?

Безумовно, ця послуга з кожним днем ​​стає все більш популярною, оскільки вона дозволяє заощадити величезну кількість часу, зробивши процес безпосередньої доставки готової звітності простим і непомітним. Незважаючи на цілу низку очевидних позитивних сторін, існує низка нюансів, які необхідно враховувати в обов'язковому порядку, щоб продовжити перебувати у полі чинного законодавства:

Також важливо проконтролювати, щоб приймаючий лист співробітник пошти поставив відповідний штамп і свій підпис, завіривши тим самим опис документації, що передається. Крім того, для гарантованого отримання бажаного результату, а саме передачі звітність контролюючим органам точно в строк, не варто відкладати відправку на останній день. Це пов'язано з нюансами функціонування поштових відділень. Додатково експерти рекомендують зберігати квитанцію про відправку, оскільки існує цілком реальна ймовірність втрати листа, а отже, потрібно убезпечитися від будь-яких небажаних наслідків.

Замовити надсилання звітності поштою в Москві

За час своєї діяльності наша компанія змогла виробити найбільш дієві механізми співпраці з клієнтами. Завдяки цьому, замовляючи надсилання звітності поштою, клієнт отримує наступний набір безперечних переваг:

• Надійність. Ми беремо на себе відповідальність за збереження всієї документації, що надається, передаючи її в компетентні державні органиу первісному стані. Це стосується безпосередньої читабельності, так і викладеної інформації.
• Оперативність. Замовляючи подібну послугу, клієнту гарантується якнайшвидша передача його звітності, незалежно від будь-яких стримуючих факторів. У цьому процедура передачі відбувається з чітким дотриманням закону.
• Універсальність. Відповідно до чинних норм законодавства, підприємець має право надсилати звітність поштою практично до будь-яких існуючих державних інстанцій.
• Варіативність. Співпраця з нами в цьому питанні може мати як постійний, так і одноразовий характер, все це залишається на вибір замовника.

Ціни на надсилання звітності поштою в Москві

Ми пропонуємо клієнтам величезний перелік найрізноманітніших бухгалтерських послуг, що виконуються на найвищому рівні. Також «КонтоПро» пропонує клієнтам низькі цінина надсилання звітності поштою. Крім лояльної політики, у нас Ви знайдете постійну консультаційну підтримку та відповіді на будь-які питання.

Останнім часом передача документів стає дедалі простішою. На допомогу приходить факс, електронна поштата інші види передачі паперів на відстані. Але коли виникає потреба передати оригінали, виникає питання, як краще це зробити. Особливо якщо це бухгалтерські документи, які вимагають особливої ​​відповідальності та швидкості передачі.

У цій ситуації на допомогу прийде кур'єрська служба ПОВЕЗЕ!

Наш кур'єр приїде у зручний для Вас час, швидко та акуратно доставить документи адресату особисто до рук. При необхідності кур'єр зачекає, доки папери будуть підписані та поверне їх відправнику.

Також можна направити кур'єра до банку, податкової, ПФР та інших. державні організації. Єдине, що потрібно від вас, написати довіреність на нашого кур'єра. Далі ми зробимо самі.

Які плюси ви отримаєте під час роботи з нами?

Вартість доставки.

Ми не робимо доставку дорожчою при поїздці до державних організацій!

Зручність.

Вам не потрібно самим стояти у черзі чи відривати своїх співробітників від основної роботи. Наш кур'єр все виконає за Вас.

Без нагадувань.

Якщо вам необхідно регулярно забирати кореспонденцію з певної адреси та у певні дні, просто скажіть нам про це! Без зайвих нагадувань у потрібний день кур'єр забиратиме доставки для Вас.

Ви можете з нами сказати свої побажання та уточнити деталі доставки!

Іноді у процесі господарської діяльностіможе виникнути необхідність термінової доставки важливих документів, наприклад, до іншого регіону. При цьому з числа можливих варіантів, зрозуміло, вибирається найнадійніший і найшвидший спосіб. У цій статті ми розглянемо питання обліку витрат на експрес-доставку документів.

Насправді державні (муніципальні) установи самостійно визначають способи доставки важливих документів у сторонні організації. Перелік способів доставки, які дозволяють достовірно підтвердити факт отримання надісланого документа, не так багато. Зокрема, можна направити документи - за допомогою послуг поштового зв'язку; На практиці державні (муніципальні) установи самостійно визначають способи доставки важливих документів в сторонні організації. Перелік способів доставки, які дозволяють достовірно підтвердити факт отримання надісланого документа, не так багато. Зокрема, можна надіслати документи:

- За допомогою послуг поштового зв'язку;

- За допомогою власної кур'єрської доставки;

– шляхом звернення до послуг компаній, що здійснюють експрес-доставку.

Досить часто вибір робиться на користь останнього варіанту як гарантує своєчасне отримання документів, а також має додаткові гарантії та забезпечує компенсацію шкоди відправнику у разі втрати документів.

Юридичний аспект.

Від правильної юридичної кваліфікаціїдоговірних відносин великою мірою залежить належна організація бухгалтерського обліку.

Договір надання кур'єрських послуг, зокрема експрес-доставки документів, більшою мірою відповідає ознакам договору перевезення.

Нагадаємо, що згідно з п. 1 ст. 785 ДК РФ за договором перевезення вантажу перевізник зобов'язується доставити довірений йому відправником вантаж до пункту призначення і видати його правомочному отримання вантажу особі (одержувачу), а відправник зобов'язується сплатити перевезення вантажу встановлену плату.

Аналогічним чином за договором експрес-доставки термінових документів виконавець зобов'язаний прийняти у замовника чи іншої особи за завданням замовника кореспонденцію, доставити її за зазначеною замовником адресою та вручити особі, вказаній замовником або визначеній у передбаченому договоромпорядок за погодженням із замовником. Терміни доставки безпосередньо встановлюються договором між установою-замовником та кур'єрською службою.

На практиці в найменуванні даного договору часто використовуються формулювання про «надання послуг» з експрес-доставки. Однак це не означає, що до цих правовідносин застосовуються норми цивільного законодавства, що регламентують відносини між сторонами угоди про надання послуг.

У силу норм зт. 779 ДК РФ за договором возмездного надання послуг виконавець зобов'язується за завданням замовника надати послуги (здійснити певні дії чи здійснити певну діяльність), а замовник зобов'язується оплатити послуги. Правила, встановлені нормами чинного законодавства РФ щодо договорів надання послуг, застосовуються до договорів надання послуг зв'язку, медичних, ветеринарних, аудиторських, консультаційних, інформаційних послуг, послуг з навчання, туристичного обслуговування, але не застосовуються до договорів перевезення.

У розділі 40 "Перевезення" ДК РФ договори перевезення пошти або документів не згадані. Однак про застосування до цих відносин саме положень про перевезення свідчать інші нормативні правові акти.

Так, перевезення пошти здійснюється відповідно до норм, встановлених у федеральних законахпро зв'язок (від 16.02.1995 № 15-ФЗ), про поштовий зв'язок (від 09.08.1995 № 129-ФЗ), в яких безпосередньо згадується термін «перевезення».

Бухгалтерський облік.

Витрати на експрес-доставку документів відображаються у тому порядку, як і інші договори з виконавцями. Складнощі можуть виникати тільки з вибором підстаті КОСГУ, що підлягає застосуванню.

Є три основні точки зору з цього питання та три варіанти вибору між КОСГУ 221, 222 та 226.

Відповідно до норм Наказу Мінфіну РФ від 01.07.2013 № 65н «Про затвердження Вказівок про порядок застосування бюджетної класифікації Російської Федерації» на статтю 221 «Послуги зв'язку» КОСГУ відносяться витрати на придбання послуг зв'язку, у тому числі:

- послуг поштового зв'язку, зокрема пересилання поштових відправлень (включаючи витрати на упаковку поштового відправлення), пересилання поштової кореспонденції з використанням франкувальної машини;

- Послуг фельд'єгерського та спеціального зв'язку;

- Інші аналогічні витрати.

До статті 222 «Транспортні послуги» КОСГУ належать витрати на придбання транспортних послуг, у тому числі:

– плата за перевезення (доставку) вантажів (відправлень) за відповідними договорами перевезення (доставки, фрахтування);

- Оплата договорів цивільно-правового характеру, укладених з фізичними особами, надання транспортних послуг;

- Інші аналогічні витрати.

На статті 226 КОСГУ підлягають віднесенню витрати, не віднесені на підстатті 221, 225.

В листі Федерального казначействавід 06.08.2013 № 42‑2.2‑
06/45 була висловлена ​​узгоджена з Мінфіном позиція з питання, що розглядається. У даному документісказано, що послуги з доставки документів, що надаються:

- ФГУП «Пошта Росії», слід відносити на підстаттю 221 «Послуги зв'язку» КОСГУ, якщо на здійснення цього виду діяльності потрібно оформлення ліцензії;

- Організаціями, що надають відповідно до здійснюваних ними видів діяльності, послуги з транспортної обробки вантажів, а також організаціями з перевезення вантажів (наприклад, компанія DHL International), слід відносити на статтю 222 «Транспортні послуги» КОСГУ;

- Організаціями, що надають послуги з кур'єрської доставки, слід відносити на статтю 226 «Інші роботи, послуги» КОСГУ.

Однак варто доповнити, що в даній ситуації необхідно аналізувати договір з кур'єрською службою та перелік документів, що видаються на підтвердження виконання договору. Найчастіше експрес-доставку документів слід відображати в обліку із застосуванням підстатті 222 КОСГУ.

Розглянемо приклад з судової практики. Так, за матеріалами однієї зі справ у 2015 році установою було прийнято до обліку авансовий звіт співробітника щодо оплати авіа-експрес-доставки документів щодо авіатранспортної накладної.

Ці витрати були прийняті до обліку за кодом 226 «Інші роботи, послуги» КОСГУ та рахунку 0 208 00 000 «Розрахунки з підзвітними особами щодо оплати інших робіт, послуг».

Суд не вважав цей порядок відповідним законодавством з таких причин. Основним видом діяльності компанії-виконавця з виписки з ЄДРЮЛ була транспортна обробка вантажів. Згідно з умовами доставки замовник виступав як відправник вантажу, а під «вантажем» розумілися всі документи, що перевозяться по одній авіанакладній.

Витрати на доставку документів було підтверджено авіатранспортною накладною. При цьому на підставі п. 2 ст. 785 ДК РФ складання та видача відправнику вантажу транспортної накладної підтверджує укладання договору перевезення вантажу, отже, витрати на оплату послуг з доставки документів підлягали віднесенню на статтю 222 «Транспортні послуги» КОСГУ.

Запитання цільового використання коштів.

З огляду на ст. 306.4 БК РФ нецільовим використанням бюджетних коштіввизнаються спрямування коштів бюджету бюджетної системиРФ та оплата грошових зобов'язаньз метою, що не відповідає повністю або частково цілям, певним законом(рішенням) про бюджет, зведений бюджетний розпис, бюджетний
розписом, бюджетним кошторисом, договором (угодою) чи іншим документом, є правовою основоюнадання вказаних коштів.

Нецільове використання бюджетних коштів, що виразилося у нецільовому використанні фінансовими органами(головними розпорядниками (розпорядниками) та одержувачами коштів бюджету, яким надані міжбюджетні трансферти) міжбюджетних субсидій, субвенцій та інших міжбюджетних трансфертів, що мають цільове призначення, а також кредитів бюджетам системи РФ, тягне за собою безперечне стягнення суми коштів, отриманих з іншого бюджету , у розмірі коштів, використаних не за цільового призначення, та (або) у розмірі плати за користування ними або призупинення (скорочення) надання міжбюджетних трансфертів (за винятком субвенцій).

Актуальним є питання: чи можуть і за яких обставин витрати на експрес-доставку документів бути визнані фактом нецільового витрачання бюджетних коштів із загрозою виникнення відповідних негативних наслідків щодо установи?

Матеріали контрольних заходів органів державного (муніципального) фінансового контролю дозволяють зробити висновок, що до нецільового використання коштів можна, наприклад, віднести:

- використання коштів на оплату витрат, не передбачених планом фінансово-господарської діяльності на відповідний фінансовий рік;

- використання бюджетних коштів на оплату витрат, які повинні здійснюватися за рахунок коштів з позабюджетних джерел;

- Використання коштів на оплату робіт і послуг, не пов'язаних з діяльністю установи.

Для того, щоб уникнути ризику визнання витрат на експрес-доставку документів нецільовими, необхідно бути готовими довести, що інший, менш витратний спосіб доставки документів з якоїсь причини був недоступний або не задовольняв інтереси установи.

Підтверджують це матеріали перевірок щодо аналогічних (схожих) ситуацій. Так, відповідно до матеріалів Бюлетеня № 3(17) за 2013 рік контрольно-рахунковою палатою Ставропольського краю в ході перевірки доцільності та законності витрачання коштів на господарські цілі однієї з установ було встановлено, що відповідно авансового звітуспівробітнику було відшкодовано витрати на проїзд до Москви для доставки документів учасника Всеросійського конкурсу. З умов Всеросійського конкурсу форма і спосіб надання документів до участі у конкурсі були встановлено. Враховуючи той факт, що документи могли бути направлені одержувачу іншим, менш витратним способом (наприклад, поштовим відправленням), вищезазначені витрати установ на особисту доставку документів були визнані фахівцями контролюючих відомств економічно невиправданими та недоцільними.

Автономні установи: бухгалтерський облік та оподаткування, №12, 2017 рік

Щодня все населення Землі вдається до допомоги поштових служб та сервісів для пересилання поштових відправлень (далі «ПЗ»). За Останніми роками, у зв'язку з розвитком мобільного зв'язкута інтернету кількість пересилається вітальних листівокта особистих листів у рази скоротилося.

Проте кількість ділової пошти зросла. Розвивається бізнес, державні та комерційні установи. Їм регулярно потрібно вести діловий документообіг, для чого активно застосовується пересилання листів та бандеролей. Найбільш економічним є пересилання поштових відправлень через Пошту Росії.

Наймасовішим ПЗ є лист. Лист – це вид поштового відправлення, призначений для пересилання ділових паперів, документів, фотографій тощо. Як правило, листи упаковуються в конверти.

Вага листів обмежена за нормами Пошти Росії 100 грамами, тоді як у бізнесі під поняттям «лист» розглядається вкладення (документи, фото чи т.п.), упаковане в конверт чи пакет, вагою трохи більше 500 грам. Перевищення ваги листа понад 100 грам згідно з градацією Пошти Росії автоматично переводить його в «бандероль», тарифікація пересилання якого відбувається за іншими правилами.

Листи поділяються на прості, замовні та з оголошеною цінністю. Прості листи – це найдешевший вид ПЗ, який з точки зору якості доставки є не найнадійнішим, але найдешевшим засобом доставки. Доставка простих листів здійснюється до поштової скриньки одержувача. Прості листи не реєструються і слід враховувати. У разі зникнення листа пред'явити претензію у цьому випадку буде неможливо.

При необхідності відстежити доставку листа правильно буде оформити надсилання рекомендованим листом.Замовний лист – це вид поштового відправлення, що реєструється. Кожному листу присвоюється трекінг-код, за допомогою якого на сайті пошти РФ можна стежити за рухом (пересиланням) листа та переконатися у доставці листа Адресату. Це надійніший вид ПЗ проти простого листа.

В разі, якщо потрібно відправити важливі документи та виключити можливість їх втрати слід надіслати листа з оголошеною цінністю. Для такого програмного забезпечення додатково встановлюється оголошена цінність. Що стосується втрати такого листа Пошта РФ відшкодує збиток у вигляді оголошеної цінності. За оголошену цінність під час відправки Вам буде запропоновано сплатити встановлений збір.

З метою підвищення інформативності доставки Вам пропонується скористатися додатковими послугами, що підлягають додатковій оплаті, такими як:

• Повідомлення про вручення(Воно буває простим або замовленим). Вам буде надіслано письмове повідомлення про одержувача та строки доставки листа. У разі відправлення із рекомендованим повідомленням, одержувача буде запрошено до поштового відділення, де Ваш лист буде йому вручено під розпис із зазначенням паспортних даних. Бланк повідомлення оформляється під час відправлення листа, кріпиться щодо нього і пересилається разом із листом;
• Опис вкладення. Це бланк встановленої форми, у якому перераховується вміст вкладення листа. При надсиланні опис заповнюється у 2-х примірниках. Лист не запечатується, а передається оператору поштового відділення у відкритому вигляді. Співробітник пошти перевіряє відповідність вкладення опису, підписує опис та один екземпляр повертає відправнику. Другий екземпляр вкладається в лист і надсилається Адресату.
• СМС-повідомлення. Цей вид додаткового сервісупередбачає направлення Адресату СМС про прибуття листа до поштового відділення, а також повідомлення Відправнику про вручення листа Одержувачу.
• Накладений платіж. НП – це грошові кошти, які мають бути прийняті під час доставки поштового відправлення з Одержувача. Даний сервіс активно застосовується під час доставки товарів з інтернет-магазинів. При доставці листів цей сервіс може бути застосований, наприклад, при доставці будь-якого наукової праці(Роботи) і т.п. Розкрити пакет до оплати Отримувач має право лише у випадку, якщо з відправленням слідує опис.

Оплата (франкування) пересилання листів, як правило, провадиться при відправці. Франкування поштового відправлення може бути здійснене, або наклеюванням на конверт марок на суму, що відповідає вартості пересилання, або нанесенням на лист франкувального штампу (відбитка, штемпеля). Послуги франкування пошти мають право надавати лише організації, які мають ліцензію на право проведення цієї операції.

Франкування поштових відправлень здійснюється на спеціальних апаратах, що мають відповідне підключення до мережі пересилання Пошти РФ Крім нанесення франка, на рекомендовані листи наклеюється штрих-код – трекінг для відстеження доставки поштового відправлення.

Вартість франкування визначається видом поштового відправлення, вартості додаткових послуг, замовлених Відправником, а також вагою поштового відправлення. Вартість франкування, як правило, оплачується Відправником на умовах передоплати, шляхом внесення (створення) депозиту на рахунку Пошти РФ.

У разі перевищення ваги листа 100 г поштове відправлення може бути відправлене як бандероль. Бандероль – це вид поштового відправлення, призначений для пересилання документів, фотографій, іншої кореспонденції на паперовій основі. Вага бандеролі становить від 100 г до 2 кг. Бандеролі можуть бути упаковані в конверти, пластикові пакети або невеликі коробки, максимальний розміряких, за сумою трьох вимірів, повинен перевищувати 90 див.

Бандеролі також можуть бути простими, рекомендованими або з оголошеною цінністю. Замовні бандеролі та з оголошеною цінністю реєструються, їм надається трекінг-код, за яким Відправник має можливість відстежити доставку бандеролі. На пересилання бандеролей встановлюється крок для оплати 20 грамів. Вартість залежить від відстані та способу доставки.

При вазі поштового відправлення понад 2 кг пересилання ведеться видом поштового відправлення – посилка. Посилками дозволяється пересилати крім документів також різні товарні вкладення, як побутового, і культурного характеру. Зокрема, посилками пересилаються товари з інтернет-магазинів.

Вкладення в посилку має бути добре упаковано, з метою унеможливлення пошкодження самого вантажу посилки, а також інших поштових відправлень та для запобігання заподіяння шкоди співробітникам Пошти.

Пересилання посилок ведеться відповідно до умов кур'єрської доставки.

Доставка документів- Відправлення автотранспортом документів з їх подальшою передачею одержувачу. Відправлення здійснюється окремим вантажомісць.

Повернення документів- доставка автотранспортом документів, засвідчених одержувачем, відправнику чи замовнику.

Як це працює?

Розрахунок вартості перевезення та оформлення замовлення

Відстеження документів

Отримання документів

Після прибуття документів на термінал одержувачу надійдуть повідомлення.
Вантаж, що прибув на термінал, буде безкоштовно зберігатися на терміналі 2 робочі дні. Вартість подальшого зберігання - 300 рублів за 1 м? на добу; мінімальна вартість - 300 рублів за весь термін зберігання. Для самостійного отримання документів ознайомтеся зі схемою проїзду на сторінці адрес терміналів . При замовленні доставки документи буде надіслано до адреси одержувача. Вантажно-розвантажувальні роботи під час доставки документів до адреси здійснюються безкоштовно.

Додаткові послуги

• Доставка документів від адреси/до адреси

Додатково до міжтермінального перевезення документів можна замовити послугу "Доставка від адреси/до адреси" . Будь ласка, ознайомтеся з детальними