Кожне підприємство має можливість самостійно вибрати систему та форму ведення податкового та бухгалтерського обліку. Переважаючими принципами формування бухгалтерських даних є: достовірність, прозорість, доступність сприйняття, можливість отримання звіту про будь-який актив або вид розрахунків, виключення витоку даних та їх спотворення.

Застосовувані форми та системи обліку

Сукупність документів, регістрів, звітів бухгалтерського обліку, послідовність та порядок їх заповнення, зовнішній виглядє визначальними для форми обліку. Прийнято виділяти кілька видів:

1. Меморіально-ордерна система обліку.
2. Журнально-ордерна система обліку.
3. Спрощена система.

Найбільш поширеною системою ведення для підприємства бухгалтерського обліку прийнято вважати журнально-ордерну форму. У сучасних умовахавтоматизації процесів створено безліч варіантів програмного забезпечення, які орієнтовані отримання максимального результату. При використанні бухгалтерських програмчіткі межі між формами та системами обліку відсутні, оскільки формування звіту будь-якого виду займає мінімальну кількість часу та докладених зусиль.

Загальні характеристики журнально-ордерної системи обліку

В основі цієї системи лежить принцип систематизації та накопичення даних, відображених у первинних документах. Запис інформації у регістрах відбувається одночасно з урахуванням хронологічної послідовності. Основними документами системи є: журнал-ордер, накопичувальна (допоміжна) відомість, головна книга та сальдовий баланс. Для більш детального розкриття інформації з аналітичного обліку може застосовуватись картка та рахунки. Їхні дані переносяться у відповідний журнал-ордер і відомість. Для обліку основних виробничих та невиробничих фондів, нематеріальних активівведуться інвентарні карткикожного об'єкта, облік витрат за виробництво відбувається з допомогою калькуляційних відомостей. Різного роду розрахункові таблиці і розшифровки ведуться за необхідності окремо кожному за виду активів, розрахунків.

Порядок заповнення регістрів

Заповнення журналів-ордерів відбувається за кредитовою ознакою операції, тобто дані, відображені у первинних документах, підсумовуються за кредитом конкретного рахунку та записуються у відповідний регістр. При цьому регістр, що кореспондує за дебетом, відображається в ньому ж, що дозволяє застосовувати метод в одному документі. Кожен журнал-ордер - це відомість, побудована за шаховим принципом, сформована за кредитом одного або кількох подібних (близьких за змістом) рахунків.

Сумове значення ставиться на перетині рядка та колонки регістру. Для прикладу можна взяти журнал-ордер 2, призначений для відображення інформації по кредиту рахунку №51 «Розрахунковий рахунок», дебет рахунків 50, 55, 52, 57, 58, 18, 60, 62, 68, 66, 76, 71, 70, 73, 75 і т.д.

Журнал-ордер №2

Тут відображені такі операції:

Кожна господарська операція підтверджена виходячи з якого проводиться заповнення журналу-ордера. При знятті готівки в касу підприємства використовується прибутковий касовий ордер(рах. 50), для перерахування грошових активівз розрахункового рахунку компанії різним контрагентам чи бюджетам різних рівнів – платіжне доручення.

Відомість

Журнал-ордер заповнюється з первинних документів, але деякі рахунки мають досить великий обсяг аналітичної інформації, яка обробляється у допоміжній відомості, а її сумовий підсумок за день відноситься до відповідного осередку регістру. Наприклад, при розрахунках з постачальниками та підрядними організаціямиза один день можливе проведення кількох десятків перерахувань у рахунок погашення (зменшення) суми заборгованості чи оплати авансових платежів. Для ведення аналітики складається допоміжна відомість У зазначеному прикладі 12.05.2010 року з розрахункового рахунку підприємства перераховано 57,0 одиниць коштів, які спрямовуються різним контрагентам за відповідними договорами або документами поставки. Для розшифровування цієї суми може бути складений спеціальний документ.

Розшифрування рахунку 60

Підсумок цієї відомості відображається в журналі-ордері №2, до аналітичного розшифрування додаються документи, що підтверджують операцію (платіжні доручення з відміткою банку).

Номери регістрів

Нумерації підлягає кожний журнал-ордер. Бланк є лист великого формату, в якому відображається безліч граф для запису номерів рахунків, кореспондент з кредитом обраного рахунку (або групи). Записи операцій ведуться щодня або у міру формування первинних бухгалтерських документів, допоміжні відомості. Журнал-ордер відкривається на конкретний синтетичний рахунок (групу аналогічних за змістом рахунків) щомісяця кожному присвоюється постійний номер.

• Форма № Ж-1 ведеться за кредитом 50 рахунки.
• Форма № Ж-2 ведеться за кредитом рахунки 51.
• Форма № Ж-3 – кредит рахунків 56, 57, 55.
• Форма № Ж-4 – кредит рахунків 92, 95, 93, 94, 90.
• Форма № Ж-6 – кредит 60 рахунки.
• Форма № Ж-7 - кредит
• Форма № Ж-8 – кредит рахунків 06, 97, 09, 61, 67, 64, 63, 76, 75, 58, 73.
• Форма № Ж-10 – кредит рахунків 70, 02, 10, 84, 20, 69, 23, 65, 29, 28, 26, 31, 44, 05.
• Форма № Ж-11 – кредит рахунків 43, 41, 40, 46, 45, 62.
• Форма № Ж-12 – кредит рахунків 82, 89, 96, 86, 87, 88, 85.
• Форма № Ж-13 – кредит рахунків 01, 48, 03, 04, 47.
• Форма № Ж-14 – кредит рахунка 14.
• Форма № Ж-15 – кредит рахунків 83, 81, 80.
• Форма № Ж-16 кредит рахунків 11, 07, 08.

Закриття регістрів

Журнали-ордери за рахунками заповнюються протягом місяця, під час закриття кожного регістру підсумовуються обороти за кредитом у дебет зазначених рахунків. Дані синтетичного обліку перевіряються на відповідність значенням допоміжної відомості, де відображено аналітичні розшифровки. Отримані значення після звіряння переносять до Головної книги. Вона відкривається за кожен календарний рік, містить залишки початку періоду, щомісяця заповнюється оборотами за рахунками і служить упорядкування проміжного балансу (квартальний, місячний, піврічний).

При закритті року (звітного періоду) на підставі даних, занесених до Головної книги, формується бухгалтерський баланс. І тому підсумовуються обороти всіх журналів-ордерів у період, враховується початкове сальдо, й у залежність від типу рахунки (пасивний чи активний), розраховується залишок наприкінці року. Журнально-ордерна система обліку призначена для ручної обробки даних. Її основною негативною характеристикою є громіздкість журналів та регістрів, тому оптимальним варіантомїї застосування є автоматизація обліку.

Журнали-ордери та допоміжні відомості є основними формами регістрів бухгалтерського обліку, що використовуються в журнально-ордерній формірахівництва. Основні форми журналів-ордерів ведуться у поєднанні з допоміжними відомостями, що групують записи з дебету рахунки у кореспонденції з кредитом відповідних рахунків. Як сформувати ці форми у "1С:Бухгалтерії 8" з деталізацією за різними аналітичними показниками, розповідають методисти фірми "1С".

До появи комп'ютерної техніки основною формою ведення бухгалтерського обліку в СРСР була журнально-ордерна, заснована на використанні журналів-ордерів та допоміжних відомостей як облікові регістри*. В даний час бухгалтерський та податковий облік у більшості організацій ведеться автоматично за допомогою спеціальних програм, проте для багатьох бухгалтерів залишилися звичними форми журналів-ордерів та відомостей за рахунком.

Примітка:
* Про журнально-ордерну форму рахівництва читайте у номері 6 (червень) "БУХ.1С" за 2004 рік, стор. 42.

Традиційно журнали-ордери побудовані на використанні принципу реєстрації в них кредитових оборотів по кожному балансовому рахунку в кореспонденції з рахунками, що дебетуються. Основні форми журналів-ордерів ведуться у поєднанні з допоміжними відомостями, що групують записи з дебету рахунки у кореспонденції з кредитом відповідних рахунків.

"1С:Бухгалтерія 8" дозволяє сформувати журнал-ордер та відомість за будь-яким рахунком бухгалтерського обліку за допомогою звіту "Оберти рахунки" (меню "Звіти" -> "Оберти рахунки"). Звіт "Оберти рахунки" виводить початковий та кінцевий залишок та обороти обраного рахунку за зазначений період, деталізацію цих оборотів у розрізі кореспондуючих рахунків Дані виводяться з додатковою розбивкою за періодами часу (щодня, тижнями, місяцями тощо. буд.).

Для початкового формування звіту "Обороти рахунки" достатньо у формі звіту вказати організацію, період та обрати рахунок бухгалтерського обліку. Після цього натиснути кнопку "Сформувати" на командній панелі форми звіту. Для прикладу сформуємо звіт "Оберти рахунки" за рахунком 60 "Розрахунки з постачальниками та підрядниками" для організації ТОВ "Біла акація" за I квартал 2006 року (див. рис. 1).

Мал. 1

За замовчуванням звіт у програмі формується з деталізацією по субконто вибраного рахунку та показує як дебетові, так і кредитові обороти рахунку, кореспонденції з іншими рахунками. У наведеному прикладі дані у звіті деталізовані по субконто рахунку 60: контрагенти, договори, документи розрахунків з контрагентом.

Для того, щоб сформувати в програмі журнал-ордер або відомість по рахунку, потрібно виконати відповідні налаштування звіту "Оберти рахунки" за допомогою кнопки "Налаштування" командної панелі форми звіту.

Формування журналу-ордера за допомогою звіту "Оберти рахунки"

У вікні налаштування на закладці "Загальні" оберемо Період - Днями, знімемо прапорець "Дебет" для "Обігів з рахунками". На закладці "Деталізація рахунку" за допомогою кнопки видалимо зі списку субконто "Контрагенти", "Договори" та "Документи розрахунків з контрагентом" (список субконто на закладці має бути порожнім). Після виконання всіх налаштувань натиснемо кнопку "ОК" у правій нижній частині вікна налаштування (див. рис. 2).

Мал. 2

Сформований звіт містить усі дані, характерні для журналу-ордера (кредитові обороти рахунку 60 "Розрахунки з постачальниками та підрядниками" у кореспонденції з рахунками, що дебетуються), при цьому назва звіту залишається колишньою "Обороти рахунку 60". Звіт деталізований днями здійснення господарських операцій (див. рис. 3).

Мал. 3

Формування відомості за рахунком за допомогою звіту "Обороти рахунку"

У вікні налаштування на закладці "Загальні" виберемо Період - Днями, встановимо прапорець "Дебет" і знімемо прапорець "Кредит" для "Обігів з рахунками", правіше встановимо прапорець "За субрахунками кор.рахунків" для деталізації звіту за субрахунками кореспондуючих рахунків. На закладці "Деталізація рахунку" список субконто залишимо порожнім. Після виконання всіх налаштувань натисніть кнопку "ОК" у правій нижній частині вікна налаштування.

Сформований звіт містить усі дані, характерні для допоміжної відомості до журналу-ордеру (дебетові обороти рахунку 60 "Розрахунки з постачальниками та підрядниками" у кореспонденції з рахунками, що кредитуються), при цьому назва звіту залишається колишньою "Обороти рахунку 60". Звіт деталізований за днями здійснення господарських операцій та за субрахунками кореспондуючих рахунків.

Якщо проводити аналогію з програмою "1С:Бухгалтерія 7.7", то звіт "Оберти рахунки" дозволяє за допомогою налаштування його параметрів отримати як "Журнал-ордер (відомість) по рахунку" так і "Журнал-ордер по субконто". Для отримання аналога першого звіту потрібно у параметрах налаштування на закладці "Загальні" вибрати "Період" - "Днями", а на закладці "Деталізація" видалити зі списку всі значення субконто, після чого натиснути кнопку "ОК" у формі налаштування. Щоб отримати окремо "Журнал ордер" та "Відомість за рахунком", потрібно виконати додаткові налаштування, описані в цій статті. Для отримання аналога "Журналу-ордера по субконто" достатньо вказати у формі звіту "Оберти рахунки" рахунок бухгалтерського обліку та період, за який потрібно отримати дані, та натиснути кнопку "Сформувати" в командній панелі форми звіту.

Щоб забезпечити виконання однієї з найважливіших та основних функцій бухгалтерського обліку, тобто контролю за ефективним використаннямяк виробничих, і невиробничих засобів і ресурсів, необхідні певні системи, повноваження яких закріплені на законодавчому рівні.

Журнально-ордерна форма є найбільш прийнятноюдля організації з будь-якою сферою діяльності, саме тому вона має найбільш широке поширення.

На підтвердження цього факту можна сказати, що всі основні автоматизовані системибухгалтерського обліку працюють за даним принципом, тобто ґрунтуються саме на журнально-ордерній формі.

У цій формі органічно поєднуються систематичний, хронологічний, аналітичний та синтетичний обліки. Навіщо бухгалтери користуються цією сукупністю?

Подібний взаємозв'язок можна наочно уявити в наступному вигляді:

1. Аналітичний облікпровадиться лише тими підрозділами, які відповідальні за прийом та зберігання товарно-матеріальних цінностей, а також виплату зарплати та різних посібників співробітникам. здійснюють даний видобліку у грошовому, а також кількісному значенні.
2. Синтетичний облікздійснюється лише у фінансовому відділі компанії. Його відмінною особливістю є те, що він набуває вигляду виключно грошового вираження.
3. Хронологічний облікнеобхідний оформлення виконаних господарських операцій як записів з додатком підтверджуючих документів.
4. Систематичний облікнеобхідний оформлення виконаних господарських операцій, які різняться за своїм економічним змістом.

Якщо введення даних було здійснено абсолютно коректно, то підсумкові цифри будь-якого виду записів повинні збігатися. Така рівність дозволяє керівнику компанії оцінити дійсну ситуацію з урахуванням усіх окремих рахунків організації.

Обліковими регістрами називають певні журнали-ордери, позначки у яких робляться виключно відповідно до хронологічних рамок. Дані записи оформляються як будь-яких господарських операцій, у своїй пов'язані і з синтетичними, і з аналітичним способом ведення обліку.

Дана форма передбачає заповнення спеціальних журналів-ордерів, які з'явилися в результаті реєстрації позначок, в основі яких лежить кредитово-дебетовий принцип, коли одночасно проводиться оформлення як кредиту єдиному рахунку, так і дебету для того ж рахунку.

Таким чином, підсумкову суму за господарськими операціями можна записувати лише один раз, причому жодні повторення не допускаються. Записи в журнально-ордерній формі робляться, ґрунтуючись лише на первинних прибуткових документах.

Будь-який журнал-ордер дозволено відкриватися лише на один місяць, тому для зручнішого їх ведення та заповнення бухгалтеру, якого призначили відповідальним за його заповнення, можна розділити всі облікові регістри за видами та категоріями кореспондуючих рахунків за допомогою кількох зошитів або відповідних книг для нотаток.

Позначки та записи можна вносити протягом звітного місяця, при цьому це дозволяється робити безпосередньо в обліковому регістрі, так і в певних допоміжних відомостях за допомогою підсумовування. Останнє виконується лише тоді, коли є дуже багато схожих один на одного рахунків на малі суми. У вигляді подібних допоміжних відомостей часто використовують такі документи для звітування в журнально-ордерній формі:

• спеціальні відомості, що становлять базу для журнально-ордерної системи;
• певні аркуші, що служать для розшифрування інформації;
• будь-які види з фінансової та виробничої частин;
• будь-яка таблична форма.

Переносити відомості з усіх відомостей можна без перешкод у будь-який момент, оскільки спеціальний час не встановлений, наприклад, щотижня, лише в останніх числах місяця тощо. Коли звітний місяць добігає кінця, всі підсумкові суми, відображені в журналі-ордері, переносяться на наступну звітну документацію, тобто обліковий регістр, який прийнято називати Головною книгою.

Журнали-ордери ведуться для того, щоб правильно виводити сальдо, що заноситься до компанії.

Головною книгою називають узагальнюючий регістр, що є частиною журнально-ордерної форми. Вона триває протягом одного року. Її головним призначенням виступає контроль за всіма коштами, що знаходяться у звітних документах.

Крім того, важливо аналізувати шляхи їхнього звернення, наприклад, у різних кореспондентських рахунках. Для кожного окремого рахунку необхідно заводити певну сторінку, при цьому для кожного місяця виділяють відповідний рядок у розділах.

Книга ведеться для того, щоб здійснювати підрахунки за всіма підсумковими річними рядками з кожним окремим рахункомі порівняння кредитово-дебетових оборотів. Коректне ведення необхідної документації у журнально-ордерній формі передбачає рівність підсумкових сум кредитових оборотів та підсумкових сум дебетових оборотів.

Якщо абсолютну рівність не досягнуто, то цілком очевидно, що якийсь обліковий регістр був заповнений неправильно. Тому перед бухгалтером стоїть завдання виявити цю помилку. Після проведення аналізу отриманої після перевірки інформації необхідно скласти оборотну відомістьта .

Міністерство фінансів встановило та рекомендувало свій перелік певних типових звітних форм для будь-якого виду облікових регістрів у спеціальній постанові, проте, незважаючи на це, компанія має право на розробку власних форм для того, щоб здійснити більш широкий контроль та ретельний аналіз отриманої інформації. Звісно, ​​жодних значних змін не допускаються.

Головна і найбільш значуща перевага даної системи полягає в тому, що вона передбачає максимальну прозорість у відображенні всієї необхідної інформації, а також спосіб її ведення відрізняється зрозумілістю, що дозволяє проводити точний та ретельний аналіз первинної документації.

Який наказ покладено в основу

У пункті 19 Положення, що регулює ведення бухгалтерського обліку, а також надання бухгалтерських звітностейв Російської Федерації, сказано, що це форми для облікових регістрів затверджуються Міністерством фінансів. Це положення є частиною Наказу №34н, що набрав чинності 29 липня 1998 року.

Лист №59 було випущено 24 липня 1992 року. У ньому містяться рекомендації щодо ведення журнально-ордерного обліку, яка по праву вважається найбільш поширеною у Росії. Крім того, вона була реалізована у багатьох бухгалтерських програмах.

До ознак журнально-ордерної системи належать такі принципи, як:

• журнали-ордери заповнюються суворо у порядку, у якому було здійснено реєстрацію операцій на кредитному рахунку, а кореспонденції враховуються дебетуемые рахунки;
• синтетичний та аналітичний облік бухгалтерам необхідно поєднувати в єдиному регістрі;
• будь-яку господарську операціювідображають у бухобліку за показниками, необхідними для здійснення контролю, а також ведення звітів;
• фінансово та методологічно пов'язані рахунки мають бути об'єднані в один журнал-ордер;
• часто застосовують щомісячний журнал-ордер.

Переваги і недоліки

До головних та безперечних переваг журнально-ордерної системи для обліку відносять такі:

• можливість поєднання синтетичного, а також аналітичного обліків у єдине ціле; це означає, що рахунки в аналітичному обліку поєднуються з рахунками в синтетичному, тим самим виключається необхідність застосування різних проміжних регістрів;
• зменшення кількості та обсягів записів, тобто облікові регістри та Головна книга будуються максимально раціонально із застосуванням об'єднання синтетичного та аналітичного обліків у єдиному регістрі, що прискорює документообіг;
• регістри підпорядковуються певним вимогам до звітностей, а також контролю та аналізу; з цього випливає, що інформація, що накопичується в розрізах, які необхідні для ведення звітностей, виключає вибірку відомостей в останні дні звітного періоду;
• передбачено можливість для широкого впровадження в роботу обчислювальних машин;
• більш ефективно розподіляються обов'язки між відповідальними за це працівниками;
• дотримання певного графіка роботи;
• підвищення ефективності та техніки, що використовується для складання звіту.

Важливо враховувати, що журнально-ордерна системане має у своєму розпорядженні перспективи для подальшого свого розвитку, оскільки вона передбачає використання ручної праці співробітників.

Недоліками журнально-ордерної системи є можливі труднощі під час побудови певних облікових регістрів, які орієнтуються виключно ручне внесення інформації та цим ускладнюють механізацію обліку. Крім того, деякі регістри не пов'язані між собою.

Як відбувається складання журналів-ордерів та головної книги, можна дізнатися з цієї статті.

Багатьом підприємствам та організаціям необхідно вести журнал-ордер №8 грамотно, регулярно приділяючи йому потрібну увагу. І причина не тільки в тому, що він може бути потрібний податковими службами, чи тому, що його форма затверджена законодавчо і є єдиної біля Російської Федерації. Він дійсно потрібен, це зручно та безпечно для фінансового стану юридичного лиця.

Журнал являє собою обліковий регістр, у якому проводиться аналітичний облік показників розрахунку за бюджетними та позабюджетними платежами, за кредитами та авансами, а також з дебіторами. Він же надає можливість отримати звітність щодо доходів акціонерів та персоналу, відображає довгострокові та короткострокові. фінансові вкладенняорганізації, платежі з оренди.

Пропонується зразок бланка, який можна буде завантажити за посиланням після тексту статті.

Вихідна інформаційна база

Первинною інформацією, на якій ґрунтується заповнення журналу, є первинні документи, оформлені в залежності від проведеної операції: продаж, купівля, виплата або надання (отримання) послуги. Використовуються листки розшифровок.

Необхідність їх відображення в ордері №8 пояснюється здатністю підтверджувати (спростовувати) операції, що проводяться.

Звітність відображається за рахунками №06, 09, 58, 61, 63, 64,67, 68, 73, 75, 76, 77, 97.

Аналітична частина обліку

Відображає показники, які при узагальненні дозволяють виконувати необхідну функцію контролю за фінансовою діяльністюорганізації та її спроможністю. Під час вивчення документа можна отримати інформацію:

• про суми отриманого авансу;
• про частини, в яких було здійснено оплату замовлень (товарів, послуг) контрагентами.
• за операціями з дебітних та кредитних рахунків.

Аналітична частина обліку передує синтетичній та дозволяє здійснювати розрахунки доходів акціонерів.

Особливості заповнення ордера №8

Оскільки журнал відноситься до бланків суворої звітності, то:

1. Наповненням ордера №8 займається бухгалтер.
2. Необхідно точно проставити всі позначки, а відбитки печатки та підписи відповідальних осіб (бухгалтера та директора) мають бути виразними.
3. Внесені дані мають бути достовірними, точно відповідати графам.

Документ підлягає перевірці податковими органами та у разі допущених порушень відповідальним особамзагрожують штрафні санкції.

Оскільки ведення подібної документації - процес дуже трудомісткий і складний, можна скористатися автоматичною формою ведення обліку, особливості якої та інших журналів пропонуються у відео за посиланням.

Облік кредитів проводиться за допомогою обов'язкового оформленнята ведення журналу-ордера № 8. Усі показники, що відображаються в регістрах аналітичного обліку, Підлягають узагальнення для подальшого контролю фінансового стану підприємства. Уніфікована форма№ 8 прийнято законодавством РФ.

Аналітична частина обліку у цьому документі відображає:

• суми авансових видач;
• частина оплати замовлень, що надійшла від контрагентів;
• руху коштів за розрахунками з кредиторами та дебіторами, і передує синтетичному обліку.

Синтетична частина, своєю чергою, відображає значення сум із розрахунків доходів з акцій підприємства.

Початковий інформаційною базоюдля відображення та угруповання показників служать первинні документи та листки розшифровок. Усі значення мають бути вказані у строгому порядку та відповідно до пояснень інструкції.

Заповнення

Наповненням форми № 8 займається співробітник бухгалтерського підрозділу організації. Журнал відноситься до категорії бланків суворої звітності, тому при його оформленні слід бути уважним: на документі мають стояти всі відповідні позначки, підписи відповідального бухгалтера, директора та чіткий відбиток печатки.

Усі внесені дані мають бути достовірними, зазначені у відповідних графах. За наявності помилок або пропусків операцій за рахунками, під час перевірки податкові органимають право застосувати штрафні санкції.