Інструкція з діловодства у податкових органах. Перш ніж заблокувати рахунок, податківці мають нагадати платнику податків про його обов'язок налагодити електронний документообіг з інспекцією.

19.10.2020

"Податкова перевірка", 2013, N 5

Наказом ФНП Росії від 13.06.2013 N ММВ-7-6/196@ затверджено Методичні рекомендації щодо організації електронного документообігу між податковими органами та платниками податків при інформаційному обслуговуванні та інформуванні платників податків в електронній формі по телекомунікаційним каналам зв'язку (далі - Метод. Документ регулює інформаційне обслуговування та інформування платників податків в електронній формі телекомунікаційними каналами зв'язку (ТКС). Які основні правила взаємодії із податковими органами в електронній формі встановлені цим документом? Які документи можна отримати з податкової інспекціїв електронному виглядіпо ТКС?

Інформаційні послуги та інформування платників податків

Відповідно до пп. 4 п. 1 ст. 32 НК РФ податкові органи зобов'язані безкоштовно інформувати (у тому числі в письмовій формі) платників податків, платників зборів та податкових агентів про чинних податкахта зборах, законодавстві про податки та збори та про прийняті відповідно до нього нормативні правові акти, порядок обчислення та сплати податків і зборів, права та обов'язки платників податків, платників зборів та податкових агентів, повноваження податкових органів та їх посадових осіб, а також наводити форми податкових декларацій(розрахунків) та роз'яснювати порядок їх заповнення.

З метою реалізації порядку обміну електронними документами між податковими органами та платниками податків (представниками) при наданні інформаційних послуг та інформуванні в електронній формі за ТКС відповідно до Адміністративного регламенту ФНП Росії<1>розроблено Методичні рекомендації. Документом визначено:

послідовність електронного документообігу між податковими органами та платниками податків з використанням електронного підпису (ЕП);
перелік обов'язкових функцій та періодичність їх виконання для кожного учасника взаємодії, які мають бути реалізовані у відповідних програмних продуктах;
вимоги до тимчасових характеристик виконання функцій, програмним продуктам, взаємодії при позаштатних ситуаціях

<1>Адміністративний регламент Федеральної податкової службиз надання державної послуги з безкоштовного інформування (у тому числі в письмовій формі) платників податків, платників зборів та податкових агентів про чинні податки та збори, законодавство про податки та збори та прийняті відповідно до нього нормативні правові акти, порядок обчислення та сплати податків та зборів , права та обов'язки платників податків, платників зборів та податкових агентів, повноваження податкових органів та їх посадових осіб, а також щодо прийому податкових декларацій (розрахунків), затв. Наказом Мінфіну Росії від 02.07.2012 N 99н.

Безпосередньо учасниками інформаційної взаємодії є платники податків (представники), податкові органи, спеціалізовані оператори зв'язку. При цьому інформаційна взаємодія платника податків та податкового органу може відбуватися як через спецоператора, так і безпосередньо.

Які документи можна отримати в електронному вигляді за ТКС?

Інформаційні послуги платникам податків (представникам) включають подання податковими органами в електронній формі наступних документів:

довідки про стан розрахунків з податків, зборів, пені, штрафів (форма та Формат затверджені Наказом ФНП Росії від 28.01.2013 N ММВ-7-12/39@);
довідки про виконання платником податків (платником зборів, податковим агентом) обов'язки зі сплати податків, зборів, пені, штрафів (форма та Формат затверджені Наказом ФНП Росії від 21.01.2013 N ММВ-7-12/22@);
виписки про операції з розрахунків із бюджетом (форма наведена у Додатку 4 до Методичних рекомендацій);
переліку податкових декларацій (розрахунків) та бухгалтерської звітності, представленої в звітному році(форма наведена у Додатку 5 до Методичних рекомендацій);
акта звірки розрахунків з податків, зборів, пені та штрафів (форма затверджена Наказом ФНП Росії від 20.08.2007 N ММ-3-25/494@).

Зверніть увагу! Відповіді запити формуються автоматично виходячи з даних інформаційних ресурсів податкових органів.

Форми документів є файлами формату RTF, XML, XLS, PDF. При цьому імена файлів RTF, XLS повинні відповідати імені файлу формату XML, але з розширенням .rtf, .xls, .pdf.

Вимоги до платника податків

Інформаційна взаємодія в електронній формі за ТКС здійснюється між платниками податків (представниками) та податковими органами, в яких платники податків перебувають на обліку:

за місцем знаходження організації;
за місцем її перебування відокремлених підрозділів;
за місцем проживання фізичної особи, а також за місцем розташування належних йому нерухомого майна, транспортних засобів;
з інших підстав, передбачених НК РФ.

Платники податків, віднесені до категорії найбільших, здійснюють інформаційну взаємодію в електронній формі за ТКС з податковим органом за місцем обліку як найбільший платник податків. Податкові органи за місцезнаходженням найбільшого платника податків, за місцем знаходження його відокремлених підрозділів, а також за місцем знаходження належного йому нерухомого майна та транспортних засобів та з інших підстав, передбачених НК РФ, взаємодіють з платником податків через податковий орган за місцем його обліку як такий податок .

Податкові органи надають дані інформаційні послуги в електронній формі ТКС, якщо платник податків (представник) взаємодіє з ними ТКС і зареєстрований як учасник електронного документообігу відповідно до вимог системи електронного документообігу ФНП.

Засоби криптографічного захисту інформації, що використовуються при інформаційній взаємодії, повинні бути сертифіковані відповідно до законодавства РФ та сумісні з аналогічними засобами, що використовуються ФНП.

Основні засади електронного документообігу

У процесі електронного документообігу сторони обмінюються такими електронними документами:

запит;
звернення;
інформаційне повідомленняпро представництво;
квитанція про прийом;
повідомлення про відмову у прийомі;
підтвердження дати надсилання;
відповідь на запит;
лист податкового органу;
розсилання;
технологічні електронні повідомлення;
повідомлення про отримання;
повідомлення про помилку.

До відома. Підтвердження дати надсилання- електронний документ, що формується спеціалізованим оператором зв'язку або податковим органом, що містить дані про дату та час відправки платником податків (представником), податковим органом документа в електронній формі за ТКС.

Квитанція про прийом- електронний документ, що формується податковим органом, що підтверджує факт прийому на обробку поданого платником податків (представником) запиту (звернення) в електронній формі за ТКС.

Повідомлення про отримання- формоване одержувачем для відправника технологічне повідомлення, що інформує відправника про отримання електронного документа.

Форми та Формати документів затверджені Наказом ФНП Росії від 09.06.2011 N ММВ-7-6/362@.

Якщо платник податків є учасником електронного документообігу, щоб отримати інформацію від податкових органів, йому необхідно надіслати до податкового органу запит (звернення) в електронній формі, підписаний ЕП. Якщо за інформацією звертається представник платника податків, то необхідна довіреність, що підтверджує його право на отримання інформаційних послуг або відповіді податкового органу, яка надається податковому органу до запиту (звернення). Копія довіреності зберігається у податковому органі протягом трьох років після закінчення її строку.

Право підпису електронним підписом що у електронному документообігу документів мають посадові особи платника податків (представника) і спецоператори, чиї повноваження встановлено (підтверджено) відповідно до законодавства РФ. Документи, що надсилаються податковим органом, підписуються з використанням засобів електронного підпису, які застосовуються для автоматичного створення електронних підписів у системі.

У відповідь на запит платнику податків (представнику) надсилається комплект відповідей та (або) повідомлень про відмову у прийомі, сформованих податковими органами за місцем обліку платника податків.

запит направлено до податкового органу, до компетенції якого не входить надання інформації щодо нього;
запит не відповідає встановленому формату;
запит представника платника податків надісланий без додатку до нього інформаційного повідомлення про представництво, яке підтверджує установленому порядкуповноваження представника отримання інформації;
відсутня ЕП платника податків (представника), власник ЕП, який підписав запит не має відповідних повноважень, дані підписувача із запиту не відповідають даним власника сертифіката ключа перевірки електронного підпису, ЕП не відповідає документу.

У таких випадках платнику податків (представнику) надсилається повідомлення про відмову у прийомі із зазначенням причини відмови.

При надсиланні запиту платнику податків повинні враховуватися такі правила:

в одному запиті зазначаються відомості щодо одного платника податків за один звітний рік, за один період;
в одному запиті може бути запитаний лише один із перелічених вище документів;
у запиті треба вказувати дату, за станом яку формується відповідь нього. Якщо у запиті не вказано дату або вказано майбутню дату, відповідь формується на дату реєстрації цього запиту в податковому органі;
при надсиланні запиту на отримання інформації в цілому по організації ідентифікатор кінцевого одержувачав імені файлу та реквізит "ІФНС" заповнюються рівними "0000", реквізит "КПП платника податків" не заповнюється;
додаткові реквізити запиту (КБК, ОКАТО/ОКТМО) можуть заповнюватися за запитом виписки та акта звірки. У разі незаповнення додаткових реквізитіввідповідь на запит формується за всіма податковими зобов'язаннями платника податків. Якщо у запиті вказані КБК та ОКАТО/ОКТМО, за деякими з яких у податковому органі відсутні відкриті податкові зобов'язання, податковий орган формує відповідь лише за відкритими податковими зобов'язаннями. Якщо у податковому органі відсутні відкриті податкові зобов'язання за всіма вказаними у запиті КБК і ОКАТО/ОКТМО, то відповіді робиться відповідний запис.

Відзначимо також такі особливості уявлення окремих документівв електронному вигляді:

довідка про стан розрахунків формується в податковому органі за всіма відкритими в ньому податковими зобов'язаннями;
акт звіряння призначений тільки для інформування платника про стан його розрахунків та не підлягає поверненню до податкового органу із заповненими графами "Дані платника податків", "Розбіжності", "Результати спільної звірки";
при поданні довідки про виконання обов'язку перелік відповідей, сформованих податковими органами, в яких платник податків полягає на обліку з різних підстав, передбачених НК РФ, автоматично аналізується, і за відсутності заборгованості проставляється запис "не має невиконаного обов'язку". В іншому випадку платнику податків надсилається довідка із записом "має невиконаний обов'язок" із зазначенням у додатку кодів податкових органів, у яких він має невиконаний обов'язок.

Зберігання електронних документів

Відповідно до вимог Методичних рекомендацій надіслані та прийняті електронні документи підлягають зберіганню у сховищах електронних документів учасників інформаційної взаємодії спільно з відповідними відкритими сертифікатами ключів перевірки ЕП. Це означає, що платники податків, які є учасниками такої інформаційної взаємодії, також зобов'язані виконувати ці вимоги щодо зберігання електронних документів.

У сховищі електронних документів податкових органів за кожним електронним документом мають бути такі відомості, передбачені Переліком обов'язкових відомостейпро документи, які використовуються з метою обліку та пошуку документів у системах електронного документообігу федеральних органів виконавчої влади, Затвердженим Постановою Уряду РФ від 15.06.2009 N 477:

адресант;
адресат;
посада, прізвище та ініціали особи, яка підписала документ;
вид документа;
дата документа;
Номер документа;
дата надходження документа;
вхідний номер документа;
посилання на вихідний номер та дату документа;
найменування чи інструкція документа;
індекс справи;
відомості про переадресацію документа;
кількість аркушів основного документа;
кількість додатків;
загальна кількість аркушів додатків;
вказівки щодо виконання документа;
посада, прізвище та ініціали виконавця;
відмітка про конфіденційність.

Строк зберігання електронних документів має відповідати Переліку документів, що утворюються в діяльності Федеральної податкової служби, її територіальних органів та підвідомчих організацій, із зазначенням термінів зберігання, затвердженим Наказом ФНП Росії від 15.02.2012 N ММВ-7-10/88@. Терміни зберігання документів не повинні перевищувати п'ять років. При цьому термін зберігання електронних документів аналогічний терміну зберігання документів на паперовому носії.

Програмними засобами учасників інформаційної взаємодії повинні бути забезпечені пошук, візуалізація, збереження у файл та друк електронних документів із сховища електронних документів, а також їхнє вивантаження на зовнішні носії відповідно до заданих параметрів вибірки електронних документів.

щорічно на справи зі строками зберігання складається акт про виділення до знищення документів, що не підлягають зберіганню;
акт про виділення документів до знищення складається після зведених описів справ постійного зберігання у тому період. Зазначені описи та акти розглядаються на засіданні експертної комісії. Узгоджені експертною комісією акти затверджуються керівником.

При цьому повідомлення про отримання та повідомлення про помилку зберігаються у сховищі електронних документів не менше шести місяців після завершення процедури документообігу.

* * *

На практиці наведені норми означають, що якщо платник податків є учасником електронного документообігу з ФНП, йому необхідно прописати в локальному актіпорядок роботи з податковим органом в електронному вигляді (хто має право надсилати запити, кому видається довіреність на подання відповідних інтересів, хто погоджує запити, хто отримує відповідь на них тощо), а також порядок зберігання електронних документів та їх захист від несанкціонованого видалення.

Повний перехід на електронну взаємодію з ФНП - справа часу. Погодьтеся, зручніше та швидше отримати перелік податкових декларацій (розрахунків) та бухгалтерської звітності, поданої у звітному році, або акт звірки розрахунків з податків, зборів, пені та штрафів в електронному вигляді, не встаючи з-за столу, ніж спочатку йти до податкової інспекції з листом про подання відповідних документів, а потім за кілька днів їх забирати. І робити це можна щоквартально, а якщо є потреба – щомісяця, що повністю виключить проблеми із податковими платежами. А як бонус податковий орган надсилатимуть інформацію, що розміщується на його стендах (стійках) і необхідну платникам податків для виконання ними обов'язків, передбачених НК РФ.

С.Г.Новіков

Експерт журналу

"Податкова перевірка"

Інформаційне забезпечення АІС податкових органів має являти собою інформаційну модель податкових органів. Завдання інформаційного забезпечення системи податкових органів залежить від основних функцій, виконуваних її структурами. Інформаційне забезпечення має надавати користувачам АІС інформацію, необхідну для виконання ними своїх професійних обов'язків. Система повинна мати можливість розподіленого зберігання та обробки інформації, накопичення інформації в банках даних у місцях використання, надання користувачам автоматизованого, санкціонованого доступу до інформації, одноразового її введення та багаторазового багатоцільового використання. Повинна бути забезпечена інформаційна взаємозв'язок як між завданнями, розв'язуваними кожною функціональною підсистемою, і із зовнішніми рівнями. Зовнішніми стосовно АІС є не тільки підприємства, організації та фізичні особи, але й такі органи, як ФС з економічних та податкових злочинів, фінансові органи, банки, митні органи тощо.

Інформаційне забезпечення автоматизованої системи оподаткування, як і будь-якої іншої системи організаційного типу, складається із позамашинного та внутрішньомашинного.

Позашляхове інформаційне забезпечення– це сукупність системи показників, системи класифікації та кодування інформації, системи документації та документообігу, інформаційних потоків.

Внутрішньомашинне забезпечення– це подання даних на машинних носіях у вигляді різноманітних за змістом та призначенням спеціальним чином організованих масивів, баз даних та їх інформаційних зв'язків.

Система показників складається з вихідних, проміжних та результатних показників, які збираються, перетворюються та видаються АІС з метою забезпечення діяльності податкових органів. Показники характеризують об'єкти оподаткування, різні видиподатків, ставки податків, фінансовий стан платників податків, стан розрахунків платників податків із бюджетом тощо. Показники містяться у документах, які є найпоширенішим носієм вихідної та результатної інформації.

(інші складові позамаш. інф. забезпеч. - див. лекцію 1)

Внутрішньомашинне інформаційне забезпечення формує інформаційне середовище для задоволення різноманітних професійних потреб користувачів системи оподаткування. Воно включає всі види спеціально організованої інформації для сприйняття, передачі та обробки технічними засобами. Тому інформація подається як масивів, баз даних, сховищ даних. За змістом внутрішньомашинне інформаційне забезпечення має адекватно відбивати реальну діяльність податкових органів.

Масиви, Так само як і дані, що містяться в них, за ступенем стійкості можна розділити на змінні і постійні. Змінні містять інформацію, обсяг змін якої протягом року перевищує 20% річного обсягу. Масиви, що містять решту інформації, вважаються постійними (умовно-постійними).

У змінних масивах міститьсяінформація:

За результатами оперативного контролю, забезпечення повноти та своєчасності надходження податків, зборів та звітності;

з аналізу та прогнозування бази оподаткування та надходження податків та зборів;

За результатами контрольної роботиподаткові органи;

З правової практики податкових органів тощо.

У постійних масивах містяться:

Тексти законів, постанов та указів Президента та Уряду РФ, постанов місцевих органів влади, інших правових актів;

Тексти рішень ФНС РФ, наказів, розпоряджень та планів;

Тексти організаційно-методичних документів;

Класифікатори, довідники та словники, які використовуються в АІС «Податок»;

Дані Держреєстру підприємств та облікові дані платників податків;

Нормативно-довідкова інформація фінансового, матеріально-технічного забезпечення, обліку та руху кадрів.

Основною формою організації даних для їх накопичення, обробки та зберігання в ЕОМ є бази даних (БД). Під базою данихрозуміється сукупність взаємопов'язаних, що зберігаються разом відомості про різні сутності однієї предметної області (реальні об'єкти, процеси, явища або події), що забезпечує наявність такої мінімальної надмірності, яка допускає їх використання оптимальним чином для одного або декількох додатків або користувачів.

Однією з основних властивостей баз даних можна вважати незалежність даних від прикладних програм, що їх використовують. Під незалежністю даних мається на увазі те, що зміни даних не призводить до зміни програм. Розробка програм тривалий, трудомісткий і дорогий процес, тому у разі потреби модифікувати структуру даних, необхідності зберігати вже створені прикладні програми.

Системи управління базами даних(СУБД) - це програмні засоби, призначені для введення, заповнення, видалення, фільтрації та пошуку даних.

Бази даних складаються із масивів. Структурування даних в інформаційні масиви БД здійснюється відповідно до таких вимог:

Об'єднання в єдину БД даних, що характеризуються загальним фізичним змістом та реалізують інформаційну технологію одного чи кількох взаємопов'язаних процесів діяльності податкових органів;

Повноти та достатності забезпечення інформацією посадових осіб податкових органів у межах номенклатури даних, що містяться у вхідних документах;

Організації даних в інформаційні структури та управління ними шляхом використання систем управління базами даних (СУБД) та забезпечення інформаційної сумісності між різними базами даних;

Організації даних у БД з урахуванням існуючих інформаційних потоків між об'єктами АІС «Податок» та в межах податкових органів;

Забезпечення інформаційної сумісності з даними, що надходять із зовнішніх рівнів, з якими взаємодіє ця система;

Виконання принципу системності та одноразового введення – дані, що використовуються кількома завданнями, мають бути структуровані у загальносистемні структури та підтримуватись засобами програмного забезпечення. Функціональний та інформаційний склад БД залежить від специфіки кожного робочого місця та від кваліфікації спеціаліста.

До професійних БД податкові органи відносяться:

Бази вихідних та звітних даних щодо податкових надходжень у розрізі розділів та параграфів бюджетної класифікації, бюджетів, територій, тимчасових періодів за регламентованими звітними формами;

Бази оперативних даних щодо податкових надходжень;

Бази листів, прецедентів, відповідей, пропозицій щодо податкового законодавства,

Бази похідних та інтегрованих даних на основі звітних форм;

Основи документів внутрішнього користування різного призначення тощо.

Робота таких баз даних забезпечується спеціальним програмним забезпеченням.

Значне місце в інформаційному забезпеченні АІС "Податок" займають інформаційно-довідкові системи. Для їхнього функціонування створюють:

БД щодо законодавчих та нормативних актів з оподаткування;

БД інструктивних та методичних матеріалів;

БД із загальноправових питань.

Особливістю цих баз даних і те, що вони активно використовуються всіма підрозділами податкової інспекції.

Сховище данихзабезпечує накопичення з часом даних для сприяння у прийнятті рішень. Сховище даних - це склад інформації, що містить об'єднані, перевірені дані, що відображають роботу організації за тривалий період. Обсяги даних у сховищах даних у кілька разів перевищують обсяги даних у будь-якій БД.

Сховища даних відрізняються від баз даних своїм призначенням та пристроєм:

сховище містить дані, що дозволяють проводити аналіз ділових операцій;

сховища зазвичай є системи, доступні тільки для читання;

у сховищах накопичуються дані, що не змінюються з часом і позбавлені помилок.

Створення сховищ даних – трудомісткий та тривалий процес. Через великий обсяг даних у сховищах однією з основних проблем створення сховищ є забезпечення високої продуктивностіобробки запитів. Запити у сховище відрізняються високим рівнем складності.

Вид аналога власноручного підпису, що є засобом захисту інформації, що забезпечує можливість контролю за цілісністю та підтвердження справжності електронних документів. ЕЦП дозволяє підтвердити її належність зареєстрованому власнику.

Тимчасове становище ЦБР від 12 березня 1998 р. N 20-П " Про правила обміну електронними документами між Банком Росії, кредитними організаціями (філіями) та інші клієнтами Банку Росії під час здійснення розрахунків через розрахункову мережу Банку Росії " , Розділ 1, Пункт 1.2.

На початку 2002 року прийнято Федеральний закон від 10.01.2002 № 1-ФЗ "Про електронний цифровий підпис", який заклав основи електронного документообігу у всіх сферах діяльності, у тому числі і у сфері державного управління.

Реквізит електронного документа, призначений для захисту даного електронного документа від підробки, отриманий внаслідок криптографічного перетворення інформації з використанням закритого ключа електронного цифрового підпису та що дозволяє ідентифікувати власника сертифіката ключа підпису, а також встановити відсутність спотворення інформації в електронному документі.

Не менш важливою подією стало внесення змін та доповнень до ст. 80 НК РФ (2004/6 рр.), які уточнюють порядок подання податкових декларацій. Суть цих змін полягає в тому, що податкові декларації можуть подаватися до податкових органів не лише на паперових бланках, а й в електронному вигляді, зокрема телекомунікаційними каналами зв'язку.

Починаючи з 1999 року Податковим кодексомпередбачено можливість подання звітності за доходами фізичних осіб на магнітних носіях. Причому для підприємств із числом зайнятих понад 10 така форма подання звітності є обов'язковою. На даний час на магнітних носіях здається близько 95% довідок роботодавців з цього виду податку. При цьому дані на паперовому носії подавати необов'язково. Юридична значимість поданих даних підтверджується супровідними реєстрами на папері, у яких вказується, які види звітності та за який період представлені на магнітному носії.

Захист інформації при поданні звітності електронною поштою забезпечується комплексом організаційних та програмно-технічних заходів. Організаційні заходи щодо забезпечення інформаційної безпеки передбачають регламентацію взаємовідносин учасників обміну інформацією та суворе дотримання порядку обміну електронними документами під час складання податкових декларацій та форм звітності.

Програмно-технічні заходи полягають у використанні сертифікованих засобів криптографічного захисту інформації (Федеральним агентством урядового зв'язку та інформації за Президента Російської Федерації- ФАПСІ) та автоматичне виконання функцій спеціального регламенту електронного документообігу, що гарантує не лише конфіденційність листування учасників системи, а й вирішення різноманітних конфліктних ситуацій, що виникають між ними.

Засоби криптографічного захисту інформації забезпечують електронний цифровий підпис (ЕЦП) та шифрування, що має гарантовану стійкість. Шифрування захищає від несанкціонованого перегляду електронного документа третіми особами під час передачі загальнодоступними каналами зв'язку, а ЕЦП гарантує однозначну ідентифікацію відправника та захист електронного документа від спотворень.

Подання податкової декларації в електронному вигляді здійснюється за ініціативою платника податків (заява) та за наявності у нього та податкового органу сумісних технічних засобівта можливостей для її прийому та обробки відповідно до стандартів, форматів та процедур ФНС.

Іншою умовою подання податкових декларацій в електронному вигляді є використання програмних та апаратних засобів, які забезпечують можливість:

– формування даних податкової декларації для їх подальшого подання у вигляді електронних документів по каналах зв'язку та на магнітних носіях відповідно до стандартів, форматів та процедур, затверджених ФНП;

– підписання електронних документів, що передаються цифровим підписомта перевірки електронних цифрових підписів, поставлених на отриманих електронних документах, за допомогою коштів, сумісних з аналогічними коштами, які використовуються податковими органами;

– шифрування електронних документів, що передаються за допомогою засобів криптографічного захисту інформації, сумісних з аналогічними засобами, що використовуються податковими органами;

- Підтримка порядку взаємодії учасників інформаційного обміну при поданні податкової декларації в електронному вигляді.

Ці кошти платник податків може придбати у відповідних розробників або самостійно розробити. Важливо лише забезпечити наявність відповідних сертифікатів, що підтверджують сумісність із аналогічними засобами, встановленими в інспекціях. Усі засоби криптографічного захисту інформації, що застосовуються для шифрування звітності, повинні обов'язково мати сертифікат ФАПСІ, оскільки за законодавством Російської Федерації органам виконавчої влади використовувати засоби шифрування, які не мають сертифіката ФАПСІ, забороняється.

Подання податкової декларації в електронному вигляді здійснюється через спеціалізованого оператора зв'язку, який надає послуги платнику податків. При поданні податкової декларації в електронному вигляді платник податків не зобов'язаний подавати її до податкового органу на паперовому носії, але платник податків і податковий орган повинні забезпечити зберігання її в електронному вигляді.

При поданні платником податків податкової декларації в електронному вигляді податковий орган зобов'язаний прийняти податкову декларацію та передати платнику податків квитанцію про її прийом, що є отриманою податковою декларацією, підписаною ЕЦП уповноваженої особи платника податків, засвідчену ЕЦП уповноваженої особи податкового органу.

Регламент обміну електронними документами при поданні звітності каналами зв'язку передбачає наступну послідовність дій, що виконуються автоматично:

– при надсиланні звітності платником податків файл звітності підписується ЕЦП платника податків, зашифровується та надсилається на сервер електронної пошти оператора;

– при отриманні цього електронного документа в податковій інспекції він розшифровується, перевіряється збіг ЕЦП платника податків, що гарантує відсутність спотворень при надходженні документа до податкового органу, як і неможливе внесення змін з боку працівників податкових органів без виявлення зміни електронного документа. Якщо результат перевірки ЕЦП позитивний, то електронний документ підписується другим підписом (ЕЦП податкової інспекції), зашифровується та надсилається платнику податків. Одночасно електронний документ із двома ЕЦП (платника податків та інспекції) зберігається в архіві інспекції для пред'явлення у разі виникнення спірної ситуації щодо змісту документа. Якщо результат перевірки ЕЦП негативний, то файл звітності не приймається, а платнику податків надсилається відповідне повідомлення;

– платник податків, який одержав свій файл звітності з двома ЕЦП, також зберігає їх у архіві для пред'явлення у разі спірної ситуації щодо змісту документа;

- на сервері електронної поштиоператора фіксується факт надходження електронного документа на адресу податкової інспекції та формується підтвердження оператора – електронний документ, що містить дату та час подання звітності, підписаний ЕЦП оператора та зашифрований;

– оператор надсилає підтвердження, що містять дату та час подання звітності, і платнику податків, і податковій інспекції. Ці підтвердження підписані ЕЦП оператора та не можуть бути довільно змінені. Платник податків та податкова інспекція підписують ці підтвердження своїми ЕЦП та надсилають оператору, одночасно зберігаючи їх у своїх архівах для пред'явлення у разі виникнення спірної ситуації щодо дати подання звітності;

– крім того, у податковій інспекції файли з формами звітності перед опрацюванням проходять вхідний контроль на відповідність вимогам формату. За результатами вхідного контролю формується протокол, який підписується ЕЦП податкової інспекції та також надсилається платнику податків.

Таким чином, платник податків, який користується системою подання звітності в електронному вигляді по каналах зв'язку, може вважати цикл здачі звітності повністю виконаним, якщо він має:

– підтвердження оператора, підписане ЕЦП оператора та самого платника податків;

– файл звітності, підписаний ЕЦП самого платника податків та податкового органу;

- Протокол, підписаний ЕЦП податкового органу, про результати перевірки на відповідність формату.

Переваги:

1. Точність (немає помилок у оформленні обов'язкових реквізитів, тому що програма не дозволяє їх зробити; повна відповідність звітності всім затвердженим вимогам)

2. Оперативність (податкова не вводить дані до комп'ютерних баз даних, платник податків не стоїть у чергах, платник податків може оперативно отримувати інформацію про стан своїх розрахунків)

3. Гнучкість (оперативне оновлення форм звітності каналами зв'язку)

4. Інформативність (платник податків отримує з НІ інформаційні матеріали)

Недоліки:

1. підключення та участь у системі подання звітності в електронному вигляді по каналах зв'язку поки що здійснюється на платній основі

АРМ податкового інспектора

АРМ – автоматизоване робоче місце системи управління, обладнане засобами, що забезпечують участь людини у реалізації автоматизованих функцій АСУ.

АРМ властиві такі ознаки:

Доступна користувачеві сукупність технічних, програмних, інформаційних та інших засобів;

Розміщення обчислювальної техніки безпосередньо на робочому місці користувача;

Можливість створення та вдосконалення проектів автоматизованої обробки даних у конкретній сфері діяльності;

Здійснення обробки даних самим користувачем;

Діалоговий режим взаємодії користувача з ЕОМ як у вирішенні завдань управління, і у процесі їх проектування.

Таким чином АРМ є проблемно-орієнтованим комплексом технічних, програмних, лінгвістичних (мовних) та ін. засобів, встановлений безпосередньо на робочому місці користувача та призначений для автоматизації операцій взаємодії користувача з ЕОМ у процесі проектування та реалізації завдань.

Безліч відомих АРМ може бути класифіковано на основі наступних узагальнених ознак:

функціональна сфера використання (наукова діяльність, проектування, виробничо-технологічні процеси, організаційне управління);

Тип використовуваної ЕОМ (мікро-, міні-, макро ЕОМ);

режим експлуатації (індивідуальний, груповий, мережевий);

Кваліфікація користувачів (професійні та непрофесійні).

Усередині кожної з виділених груп АРМ може бути більш детальна класифікація.

Наприклад, АРМи організаційного управлінняможуть бути поділені на АРМ керівників організацій та підрозділів, планових працівників, працівників матеріально-технічного постачання, бухгалтерів та ін. Умовно всі ці АРМ можна назвати АРМ - економіста.

Концептуальне відмінність АРМ з урахуванням ПЕОМ у тому, що АРМ відкрита архітектура ПЕОМ функціонально, фізично і ергономічно налаштовується конкретного користувача (персональний АРМ) чи групу користувачів (груповий АРМ).

Ділові АРМ зближують користувача з можливостями сучасної інформатики та ВТ та створюють умови для роботи без посередника – професійного програміста. У цьому забезпечується як автономна робота, і можливість зв'язку з іншими користувачами межах організаційних структур (з урахуванням особливостей цих структур).

Параметричний ряд ділових АРМ дозволяє створити єдину технічну, організаційну та методологічну базу комп'ютеризації управління. Спочатку інформаційна технологія локалізується у межах персонального чи групового АРМ, а надалі (при об'єднанні АРМ засобами комунікації) створюються АРМ сектора, відділу, установи та формується колективна технологія. Тим самим досягається гнучкість усієї структури та можливість нарощування інформаційної потужності.

Можна виділити три класи типових АРМ:

АРМ керівника;

АРМ спеціаліста;

АРМ технічного та допоміжного персоналу.

Склад функціональних завдань та видів робіт (адміністративно-організаційний, професійно-творчий, технічний...) потребує застосування різних інструментальних засобів при створенні АРМ.

Наприклад, адміністративно-організаційна робота - контроль виконання, аналіз поточного стану справ та планування роботи...; професійно-творча – розробка документів, аналіз інформації, ...; технічна робота- Отримання, передача, зберігання, друк документів, зведень, контроль за рухом документів.

Для автоматизації кожної категорії робіт нині ПЕОМ оснащені різними ППП.

При проектуванні ПЗ АРМ необхідно дотримуватися принципу орієнтації програмних засобів, що розробляються, на конкретного користувача, що має забезпечити реалізацію функцій, що відповідають професійній орієнтації АРМ. В цілому, розроблюване ПО АРМ має мати властивості гнучкості, адаптивності, модифікованості та настроюваності на конкретне застосування.

АРМ має бути укомплектований необхідними програмно-інструментальними засобами:

Операційні системи ЕОМ;

Транслятори (інтерпретатори) з різних алгомов та мов користувачів;

засоби проектування та обробки даних (екранні редактори текстової, графічної інформації, СУБД, табличні процесори, генератори вихідних форм);

Власне програми (обробні, навчальні, СУБД знань та ін.).

Слід зазначити, що АРМ включає такі основні елементи: ЕОМ; програмно-інструментальні засоби, БД та Бзнань користувача. Комплектація АРМ технічними та програмними засобами, а також перерахованими вище елементами залежить від призначення та складу розв'язуваних завдань. Вирішення економічних завдань на основі АРМ пов'язане з пошуком необхідної інформації в інформаційної бази, подальшою її обробкою за розрахунковими алгоритмами та видачею результатів на екран або друк. Ефективна експлуатація АРМ вимагає використання мов спілкування користувача з ЕОМ. Найбільш розвинені засоби спілкування користувача з ЕОМ реалізуються лінгвістичними процесорами, здатними здійснити різні види аналізу вхідного повідомлення (синтаксичний, морфологічний, семантичний) і орієнтованими на роботу з конкретною предметною областю. У АРМ-е часто спілкування полягає в макетуванні зображень екрана як зразків-прототипів документів. Для цього використовуються різноманітні технічні прийоми забезпечення діалогу користувача та ЕОМ: керування положенням курсору на екрані із застосуванням світлового пера, мерехтіння та підсвічування полів екрану, програмування функціональних клавіш.

Діалог реалізується на основі попередньо розробленого сценарію, який представляється семантичними мережами, таблицями діалогу, фреймами (структури даних нового типу, на основі яких будуються інтелектуальні БД) та ін. засобами, що використовуються завдання моделей предметної області.

Описані функціональні можливості АРМ реалізуються сукупністю програмних компонентів.

Кожен із програмних компонентів виконує широкий набір дій і у більшості випадків може використовуватись незалежно від інших. Центральним компонентом, без якого неможлива робота інших засобів, є ОС. Вона забезпечує: створення та актуалізацію каталогу файлів різних типів, перегляд каталогів та роздруківку файлів, перейменування та редагування файлів, захист файлів, розподіл зовнішньої пам'яті та ін.

Найбільш популярною користувальницькою багатозадачною ОС слід визнати ОС UNIX. Позитивні якості: проста файлова структура, наявність ієрархічних довідників-файлів, великий вибір інструментальних засобів для роботи в багатозадачному режимі. Функціональні можливості ОС UNIX дозволяють ефективно використовувати їх у локальних мережах ПЕОМ (наприклад, поділу файлів).

Спеціальні версії ОС (наприклад, CP/NET), надають засоби, з допомогою яких кілька ЕОМ, оснащених ОС СР/М, можна об'єднати у локальну мережу спільного використання ресурсів кожної системи. До таких ресурсів відносяться диски, пристрої друку, різні програми та БД.

До складу ПЗ АРМ-економіста входять засоби управління інформаційною базою, що забезпечують:

Створення та актуалізацію інформаційної бази;

Пошуки необхідної інформації щодо регламентованих та нерегламентованих запитів;

Організацію форматного введення-виведення інформації;

Обчислювальну обробку та ін.

Для представлення даних інформаційної базі часто використовується реляційна модель. Поруч із реляційними СУБД застосовуються табличні процесори. У цьому випадку вхідні та вихідні дані та НСІ подаються у формі таблиць, алгоритмізація зводиться до побудови моделі розрахунку показників вихідних документів (ППП Excel). До цієї групи відносяться інтегровані СУІБ (Works), які реалізують функції табличних процесорів, СУБД, редакторів текстів, генераторів вихідних документів (ППП SIMPHJNY, LOTUS).

В АРМ-економіста необхідно забезпечити видачу інформації у графічній формі для всебічного аналізу економічних показників. Графіки можуть мати двовимірне (плоське) та тривимірне (об'ємне) уявлення. За допомогою графічних засобів здійснюється планування (розмітка) площі екрана, зображення на екрані графічних елементів у вигляді лінії, крапки, відрізка, прямокутника, еліпса, штрихування графічних елементів з використанням необхідних кольорів, підбору шрифту тощо.

Організація екранного діалогу - одна з основних вимог до технології АРМ:

1.технологія ЕО текстів реалізує чотири функції:

Функції введення - набору тексту із завданням параметрів для його верстки, перегляду;

Обробки (смислове сортування тексту, обчислення у табл.);

Відтворення тексту;

Форматування тексту та отримання документа.

2.технологія ЕО форм (електронні таблиці, шаблони).

3.система ЕО ділової графіки (у вигляді графіків та діаграм - стовпчикових, лінійних, кругових, секторних діаграм, гістограм та ін.). Наприклад, інтегрований ППП FRAMEWORK (Райдуга) - робота з рамками, вікнами, ієрархічними фреймами.

З 01 вересня 2014 року відправлення та прийом декларацій здійснюються відповідно до наказу ФНП РФ від 31.07.2014 N ММВ-7-6/398@ «Про затвердження Методичних рекомендацій щодо організації електронного документообігу при поданні податкових декларацій (розрахунків) в електронній формі з телекомунікацій каналів зв'язку». Також цей наказ з 01 вересня 2014 року визнає таким, що втратив чинність, наказ ФНП Росії від 02.11.2009 N ММ-7-6/534@.

Під час передачі звітності, підписаної сертифікатом уповноваженого представника, з кожною декларацією передається інформаційне повідомлення про представництво (див. Які особливості подання податкової звітності через уповноваженого представника?).

Порядок документообігу з ФНП

Платник податків після надсилання звіту отримує такі документи:

1. Підтвердження дати надсилання звіту

Це електронний документ, який формується спеціалізованим оператором зв'язку, що містить дані про дату та час надсилання декларації. Формується відразу після надсилання звіту.

Дата подання звіту, яка вказується у квитанції про прийом, відповідає даті, зафіксованій у підтвердженні дати надсилання.

2. Повідомлення про отриманняабо повідомлення про помилку.

Повідомлення про отримання – електронний документ, що підтверджує факт отримання звіту податковим органом. Формується податковим органом, надходить протягом 6 годин після надсилання звіту. При надходженні повідомлення про отримання документообіг триває. Необхідно дочекатися на результати подальшої перевірки звіту податковим органом.
Повідомлення про помилку - електронний документ, який формується податковим органом, що містить інформацію про помилки. Надходить від ІФНС протягом 6 годин після надсилання звіту. Якщо вам надійшло повідомлення про помилку, це означає, що звіт не прийнято. Документообіг припиняється. Необхідно виправити помилки, зазначені в повідомленні, та повторити процедуру надсилання звіту.

3. Квитанція про прийомабо повідомлення про відмову.

Квитанція про прийом — електронний документ, який формується податковим органом, що підтверджує факт прийняття звіту. Надходить від ІФНС протягом наступного робочого дня після надсилання звіту. При отриманні квитанції про прийом документообіг триває. Необхідно дочекатися результатів уведення даних у базу податкового органу.
Повідомлення про відмову — електронний документ, який формується податковим органом, що підтверджує факт відмови у прийнятті відомостей із зазначенням причин відмови. Надходить від ІФНС протягом 6-12 годин після надсилання звіту. Якщо надійшло повідомлення про відмову, це означає, що звіт не ухвалено. Документообіг припиняється. Необхідно виправити помилки, зазначені у повідомленні, та повторити процедуру надсилання звіту.

4. Повідомлення про введенняабо повідомлення про уточнення.

Повідомлення про введення – електронний документ, який формується податковим органом, що підтверджує факт завантаження звіту до бази інспекції. Надходить від ІФНС протягом двох робочих днів після надсилання квитанції про прийом. Якщо надійшло повідомлення про введення, це означає, що звіт ухвалено. Документообіг завершено.
Повідомлення про уточнення — електронний документ, який формується податковим органом, що підтверджує факт завантаження звіту до бази інспекції, але містить повідомлення про необхідність надати уточнення. Надходить від ІФНС протягом двох робочих днів п віслюку відправки квитанції про прийом. Якщо надійшло повідомлення про уточнення, це означає, що звіт прийнято, але потребує уточнень. Необхідно надіслати коригувальний звіт, внісши необхідні уточнення.

Термін документообігу

Максимальний термін завершеного документообігу згідно методичним рекомендаціямне повинен перевищувати трьох робочих днів під час автоматичного функціонування приймального комплексу податкового органу.

Вступ

Глава I. Податкові органи Російської Федерації

1.1 Поняття та правовий статус Федеральної податкової служби

1.2 Принципи діяльності Федеральної податкової служби

1.3 Структура Федеральної податкової служби

Розділ II. Документообіг у системі документаційного забезпечення управління податкових органів

2.1 Історико-теоретичні аспекти розвитку системи діловодства податкових органів

2.2 Нормативно-правове та методичне регулювання документообігу в податкових органах

2.3 Системи документації та номенклатура справ податкових органів

Розділ III. Аналіз організації документообігу в Інспекції ФНП № 30 Росії по республіці Башкортостан

3.1 Організація документообігу в ІФНС № 30

3.2 Документообіг вхідної кореспонденції

3.3 Документообіг вихідної кореспонденції

3.4 Документообіг внутрішніх документів

3.5 Актуальні проблемита розробка заходів щодо вдосконалення системи документообігу

Висновок

Список літератури

Програми

Вступ

Податкові органи Російської Федерації складають єдину централізовану систему контролю за дотриманням законодавства про податки та збори, за правильністю обчислення, повнотою та своєчасністю внесення до відповідного бюджету податків та зборів та інших обов'язкових платежів. Тому важливе значення для повноцінного виконання даних функцій податкових органів має документаційно-інформаційне забезпечення.

Документаційне забезпечення управління (ДОП) є діяльність апарату управління, що охоплює питання документування та організації роботи з документами в процесі здійснення ним управлінських функцій. У тісному взаємозв'язку з цим поняттям знаходиться поняття документообігу, від грамотної організації якого залежить ефективність, оперативність та якість роботи з документами, що, безсумнівно, відбивається на діяльності всієї податкової системи загалом.

Документообіг - це рух документів в організації з моменту їх створення або отримання до завершення виконання або відправлення. Його основне правило – оперативне проходження документа найкоротшим і прямим маршрутом з найменшими витратами часу.

Документообіг складається з документопотоків - потоків документів, що циркулюють між пунктами обробки та створення інформації (начальником, спеціалістами) та пунктами технічної обробки документів: секретаріатом, копіювально-розмножувальною службою та ін.

Виділяють такі потоки документів:

Потік вхідної документації, що складається з документів, що надходять до податкових органів;

Потоки внутрішньої документації, що складаються з документів, створених у податкових органах та не призначених до виходу за її межі;

Потік вихідної документації, що складається з документів, призначених для відправки до інших організацій чи громадян.

На жаль, питанням організації документообігу та діловодства у податкових органів історично приділялося дуже мало уваги, тому проблеми формування та вдосконалення документаційного забезпечення управління податкових органів Російської Федерації ще не знайшли достатньо повного відображення у публікаціях російських дослідників. В історичній та документознавчій літературі попереднього періоду можна знайти висвітлення лише окремих питань історії становлення та розвитку податкової системи, її апарату, наукової організації праці та документаційного забезпечення управління.

У цьому відношенні заслуговує на пильну увагу діяльність наукових центрів країни, таких, як Всеросійський науково-дослідний інститут документознавства та архівної справи (ВНДІДАД) Федеральної архівної служби Росії, ряду спеціалізованих документознавчих кафедр вузів Росії і, насамперед, плідно працюючих в галузі теорії та практики документознавства та архівознавства, методики підготовки фахівців Історико-архівного інституту Російського державного гуманітарного університету; кафедри документознавства та документаційного забезпечення управління Державного університету управління; а також організованих у системі Мінфіну Російської Федерації Всеросійської державної податкової академії; Державного науково-дослідного інституту податкової системи (ДНІВ РНР); Головного науково-дослідного обчислювального центру МНС Росії (ДНІВЦ), які здійснюють останнім часом комплексні науково-дослідні, проектні та впроваджувальні роботи з удосконалення управлінської діяльності та технології інформаційних процесів у податкової системиРосії.

Документообіг податкових органів будуватися на основі законодавчо-правових та нормативно-методичних актів Російської Федерації, що стосуються питань документування та роботи з документами, зокрема, у федеральних органах виконавчої влади. Одними з основних документів, що регулюють організацію документообігу в податкових органах, є Правила діловодства у федеральних органах виконавчої влади, затверджені постанову Уряду РФ від 15.06.2009 № 477, та Типова інструкція з діловодства у федеральних органах виконавчої влади, зареєстрована у Мін'юсті РФ 27.01. 2006 № 7418.

В даний час документообіг податкових органів носить змішаний характер. Це означає, що у кожному податковому органі є відділ, відповідальний за діловодство, куди надходять і обробляються документи організації, що говорити централізації документообігу. І водночас документообіг здійснюється децентралізовано, тобто. частина документів надходить і обробляється в податковому органі, минаючи відділ ДОП та потрапляючи відразу до відділів, відповідальних за ці документи. Як приклад можна навести кадрову чи фінансову документацію, яка надходить та обробляється безпосередньо відповідними відділами.

В даний час широко впроваджена в практику діяльності податкових органів система електронного документообігу (СЕД), що дозволяє забезпечити скорочення трудовитрат та часу на обробку та підготовку документів, прийняття управлінських рішень; підвищити рівень виконавської дисципліни та спростити механізм її контролю; забезпечити оперативність (дотримання встановлених законодавством термінів) надання послуг населенню; прискорити взаємодію Космосу з підвідомчими організаціями, іншими органами влади, підрозділами, які у інших містах чи віддалених офісах; забезпечити відкритість та доступність інформації про діяльність податкових органів, а також надані ними послуги; знизити витрати на забезпечення взаємодії між податковими органами та населенням. Проте, незважаючи на автоматизацію діловодства в галузі організації документообігу податкових органів, залишається ще низка невирішених проблем. Це зумовило актуальність теми дипломної роботи.

Об'єктом дослідження у цій роботі виступає Інспекція Федеральної податкової служби № 30 Росії у республіці Башкортостан.

Предмет дослідження – процес організації документообігу ІФНС № 30.

Теоретичною та інформаційною базою для випускної кваліфікаційної роботи послужили роботи різних авторів у галузі діловодства та його правового регулюванняу федеральних органах виконавчої влади, періодичні видання, нормативно-методичні документи з організації діловодства структурних підрозділахФНП, ІФНП по республіці Башкортостан, статистичні дані, а також ресурси Інтернету.

Мета цього дослідження – розглянути та проаналізувати організацію документообігу в Інспекції Федеральної податкової служби № 30 по республіці Башкортостан.

Ця мета досягається вирішенням наступних завдань:

1. Розглянути структуру податкових органів РФ, визначити значення та принципи діяльності податкових органів.

2. Розглянути в історичному аспекті розвиток теоретичних питань організації діловодства та документообігу у податкових органах. 3. Дати поняття документообігу, визначити його місце у системі ДНЗ податкових органів.

4. Розглянути основні елементи процесу документообігу, а також нормативно-правові акти, що регулюють діловодство та документообіг податкових органів.

5. Проаналізувати систему організації документообігу в ІФНС №30.

6. Визначити актуальні проблеми організації документообігу в ІФНС № 30 та запропонувати заходи щодо їх вирішення.

Наукова новизна роботи полягає у постановці проблеми організації та регулювання руху документів у податкових органах на сучасному етапі та розробці практичних рекомендацій щодо вдосконалення системи документообігу в інспекціях ФНП РФ.

Практична цінність полягає у можливості використання теоретичного матеріалу, матеріалів аналізу з організації документообігу податкових органів та зроблених висновків у навчальному процесі зі студентами - майбутніми документознавцями, на семінарах, заняттях та курсах із працівниками діловодної сфери, а також у практиці діяльності податкових органів РФ.

Справжня робота складається із трьох розділів.

У першому розділі розглядається структура податкових органів Російської Федерації, їх правовий статус та принципи діяльності.

У другому розділі дається характеристика документообігу, визначається його місце у системі документаційного забезпечення, розглядаються основні елементи процесу документообігу у податкових органах.

У третій главі проводиться аналіз організації документообігу в ІФНС № 30 Росії по республіці Башкортостан, визначаються його основні проблеми та шляхи вдосконалення.

РОЗДІЛ I. ПОДАТКОВІ ОРГАНИ РОСІЙСЬКОЇ ФЕДЕРАЦІЇ

Податкові органи складають єдину централізовану систему контролю за дотриманням законодавства про податки та збори, за правильністю обчислення, повнотою та своєчасністю внесення до відповідного бюджету податків та зборів, а у випадках, передбачених законодавством Російської Федерації, за правильністю обчислення, повнотою та своєчасністю внесення до відповідного бюджету інших обов'язкових платежів. У зазначену систему входять федеральний орган виконавчої, уповноважений з контролю та нагляду у сфері податків і зборів, та її територіальні органи .