Витрати на відрядження при уст доходи. Витрати на відрядження добові понад норму для заснування

Витрати на відрядженняпри УСН

Сьогодні багато суб'єктів підприємницької діяльності активно застосовують спрощену систему сплати податків, що регулюється главою 26.2 "Спрощена система оподаткування" НК РФ, адже використання цього спеціального податкового режиму, орієнтованого на малий бізнес, досить вигідне. У організації або комерсанта, які застосовують "спрощенку", у процесі роботи може виникнути необхідність відрядження працівника, оскільки зі службовими поїздками рано чи пізно доводиться стикатися переважній кількості суб'єктів господарювання.
Про особливості витрат на відрядження при застосуванні спрощеної системи оподаткування (далі - УСНО), ми і поговоримо в цій статті.

Отже, як ми вже зазначили, порядок застосування спрощеної системи оподаткування встановлено главою 26.2 НК РФ, причому відповідно до статті 346.14 НК РФ фірма (комерсант) самостійно обирає об'єкт оподаткування, з якого вона сплачуватиме податки. Це може бути або доходи, або доходи, зменшені величину витрат. У першому випадку сума податку визначається за ставкою 6% від отриманого доходу, у другому - сума податку з різниці може стягуватися за ставкою 15%, якщо регіональною владою не передбачено використання зниженої ставки податку.

Існує думка, що витрати, здійснені при "спрощенці" з об'єктом оподаткування доходи, не мають для платника податків визначального значення. Якоюсь мірою це справедливо, але тільки не для витрат на відрядження, особливість яких полягає в тому, що їх відшкодування здійснюється на користь працівника - фізичної особи, яка визнається платником податків ПДФО. Адже виплати на користь фізичних осіб, здійснені "спрощенцем", що сплачує податок з доходів, можуть "потягнути" за собою та нарахування страхових внесків на обов'язкові види соціального страхування, які по суті замінили сплату ЄСП. Тому ігнорування вимог законодавства, які пред'являються до витрат на відрядження, може коштувати "спрощенцю", що сплачує податок з доходів, дуже дорого.
Тим же, хто використовує об'єкт оподаткування доходи, зменшені на величину витрат, пояснювати не потрібно: якщо вимоги законодавства в частині витрат на відрядження не виконані, то визнати їх оподатковуваними "спрощенець" не має права.

Спочатку відзначимо, що поняття службового відрядження можливе тільки в рамках трудових відносин, тобто надіслати у відрядження фірма-спрощенець може лише особа, з якою у неї укладено трудовий договір. Крім того, щоб підтвердити витрати на відрядження необхідно оформити відповідні первинні документи. Нагадаємо, що вимога про документальне підтвердження всіх господарських операційвиправдувальними документами висувається стаття 9 Федерального законувід 01.01.2001 р. N 129-ФЗ "Про бухгалтерський облік" (далі - Закон N 129-ФЗ). Скептик може заперечити, вказавши те що, що фірми - " спрощенці " вправі не вести бухгалтерський облік, тому ця вимога ними не поширюється. Це не зовсім так. Так, справді відмінною особливістю застосування спрощеної системи оподаткування для організацій є можливість їх відмови від ведення бухгалтерського облікув повному обсязідля таких фірм обов'язковим є лише ведення бухгалтерського обліку основних засобів та нематеріальних активів. Таке право надає пункт 3 статті 4 Закону N 129-ФЗ.
Разом з тим, відмова від ведення бухгалтерського обліку не є для фірми, яка використовує УСНО, доцільною з багатьох причин, через що "спрощенці" користуються цим правом вкрай рідко.
Але навіть при відмові від ведення бухгалтерського обліку організації, які перебувають на "спрощенці", зобов'язані підтверджувати всі свої господарські операції первинними обліковими документами. Судіть самі. Статтею 346.24 НК РФ визначено, що з обчислення податкової базиз податку платники податків зобов'язані вести облік доходів та витрат у книзі доходів та витрат організацій та індивідуальних підприємців, які застосовують спрощену систему оподаткування, форма та порядок якої затверджуються Мінфіном Російської Федерації. В даний момент для цих цілей застосовується форма книги обліку доходів та витрат, затверджена Наказом Мінфіну Російської Федерації від 01.01.2001 N 154н. Крім самої форми книги зазначеним наказом Мінфіну затверджено і порядок її заповнення (далі – Порядок).
Як випливає з пунктів 1.1 та 1.2 названого Порядку, у книзі доходів та витрат у хронологічній послідовності на основі первинних документівпозиційним способом відбиваються всі господарські операції, вчинені платником податків за звітний (податковий) період. При цьому обов'язки платника податків включають забезпечення повноти, безперервності та достовірності обліку показників своєї діяльності, необхідних для обчислення податкової бази та суми податку.
Про те, що з метою податкового облікуслід розуміти під первинним документом, у НК РФ не пояснюється. Тому виходячи з статті 11 НК РФ платник податків вправі звернутися до норм Закону N 129-ФЗ, у статті 9 якого зазначено, що це господарські операції, які проводяться організацією, повинні оформлятися виправдувальними документами. Ці документи є первинними обліковими документами, виходячи з яких ведеться бухгалтерський облік. При цьому у статті 9 закону N 129-ФЗ визначено, що первинні облікові документиприймаються до обліку, якщо вони складені формою, що міститься в альбомах уніфікованих форм первинної облікової документації. І лише у разі відсутності уніфікованої форминеобхідного документа, організація має право використовувати самостійно розроблені форми "первинки".
Таким чином, обов'язок щодо документального підтвердження будь-яких господарських операцій у фірм - спрощенців ніхто не скасовував. Слід сказати, що аналогічні роз'яснення з цього приводу наведено й у Листі Мінфіну Російської Федерації від 01.01.2001 р. N /135.

Як відомо, будь-яке відрядження фірми вимагає оформлення цілої низки первинних документів. Уніфіковані форми даних документів затверджено Постановою Держкомстату Російської Федерації від 01.01.2001 р. N 1 "Про затвердження уніфікованих форм первинної облікової документації з обліку праці та її оплати" (далі - Постанова N 1).
Відповідно до Постанови N 1 при направленні працівника у відрядження оформляються такі уніфіковані форми кадрової документації:
- наказ (розпорядження) про направлення працівника у відрядження (за формами N Т-9 та N Т-9а);
- посвідчення про відрядження - форма N Т-10;
- службове завдання для направлення у відрядження та звіт про його виконання - форма N Т-10а.

Першим оформляється Службове завдання для направлення у відрядження та звіт про його виконання (форма N Т-10а), у якому керівником командируючої організації визначається мета службової поїздки працівника. На підставі службового завдання, затвердженого роботодавцем, кадровики готують наказ про направлення працівника у відрядження. Якщо у відрядження направляється один співробітник, то наказ оформляється формою N Т-9, якщо кілька - формою N Т-9а. У наказі вказують прізвище та ініціали відрядженого працівника, його посаду (спеціальність), мету, час та місце відрядження. На підставі наказу виписується посвідчення про відрядження, що підтверджує термін перебування працівника у відрядженні (дата приїзду в пункт (пункти) призначення і дата виїзду з нього (з них)).

Зверніть увагу!
Сьогодні при направленні працівників у відрядження усі роботодавці керуються Положенням про особливості направлення працівників у службові відрядження, Затвердженим Постановою Уряду Російської Федерації від 01.01.2001 р. N 749 (далі - Постанова N 749).
Пунктом 15 Постанови N 749 визначено, що направлення працівника у відрядження за межі території Російської Федерації провадиться за розпорядженням роботодавця без оформлення посвідчення про відрядження, крім випадків відрядження до держав - учасниць Співдружності Незалежних Держав (далі - СНД), з якими укладено міжурядові яких у документах для в'їзду та виїзду прикордонними органами не робляться відмітки про перетин державного кордону.
Інакше кажучи, оформлення посвідчення про відрядження є обов'язковим тільки щодо:
- російських відряджень;
- відряджень до країн СНД, міжурядові угоди з якими не передбачають при (в'їзді) виїзді проставлення відповідних позначок про перетин державного кордону. У цьому випадку дати перетину державного кордону Російської Федерації під час проходження з російської територіїі на її територію визначаються за відмітками у посвідченні про відрядження, що оформляється в загальному порядку. На це прямо зазначено у пункті 19 Постанови N 749.

При ділових поїздках до країн далекого зарубіжжяпосвідчення про відрядження не оформляється. Час фактичного знаходження відрядженої особи у закордонному відрядженні визначається за відмітками у його закордонному паспорті, що свідчить про перетинання ним державного кордону Російської Федерації. Після повернення з відрядження відрядженому співробітнику слід додати до авансового звіту ксерокопію сторінок паспорта з відмітками про перетин кордону. Такої думки дотримуються і фіскальні органи, потім вказує Лист УФНС Російської Федерації у місті Москві від 01.01.2001 р. N 28-11/074505.
Посвідчення про відрядження оформляється в одному примірнику і підписується роботодавцем, вручається працівнику і знаходиться у нього протягом усього терміну відрядження.

Перед поїздкою працівник організації отримує в бухгалтерії грошовий аванс, призначений для покриття витрат на відрядження, на це сьогодні прямо зазначено в пункті 10 Постанови N 749.
Зазвичай готівка видається через касу, при цьому оформляється видатковий касовий ордер за формою N КО-2, затвердженою Постановою Держкомстату Російської Федерації від 01.01.2001 р. N 88 "Про затвердження уніфікованих форм первинної облікової документації з обліку касових операцій, з урахування результатів інвентаризації". Хоча пункт 14 Порядку ведення касових операцій у Російській Федерації, затверджений Рішенням Ради директорів Центрального БанкуРосійської Федерації від 01.01.2001 р. N 40 (далі - Порядок ведення касових операцій) дозволяє оформити видачу підзвітних коштів та іншим чином, наприклад, на підставі заяви на видачу авансу на відрядження, підписаного керівником компанії, головним бухгалтером фірми або особами, уповноваженими на це . У цьому випадку на заяві достатньо проставити штамп з реквізитами видаткового касового ордера.

Після повернення з поїздки працівник організації зобов'язаний звітувати про відрядження. Для цього в бухгалтерію фірми він протягом трьох робочих днів з моменту повернення зобов'язаний подати авансовий звіт та звіт про виконання службового завдання у відрядженні (форма N Т-10а). Цього вимагає як пункт 11 Порядку ведення касових операцій, і пункт 26 Постанови N 749.
Нагадуємо, що авансовий звіт подається до бухгалтерії організації за формою N АТ-1 затвердженої Постановою Держкомстату Російської Федерації від 01.01.2001 р. N 55 "Про затвердження уніфікованої форми первинної облікової документації N АТ-1 "Авансовий звіт".
До авансового звіту мають бути додані:
- посвідчення про відрядження, оформлене належним чином;
- Документи про найм житлового приміщення;
- документи про фактичні витрати на проїзд (включаючи страховий внесок на обов'язкове особисте страхування пасажирів на транспорті, оплату послуг з оформлення проїзних документів та надання в поїздах постільних речей);
- Документи про інші витрати, пов'язані з відрядженням.

У силу трудового законодавства на відрядженого працівника фірми-спрощенця поширюються такі гарантії та компенсації. Як визначено статтею 167 ТК РФ на період відрядження за працівником зберігається місце роботи (посада) та середній заробіток, Який визначається роботодавцем на підставі статті 139 ТК РФ з урахуванням Положення про особливості порядку обчислення середньої заробітної плати, затвердженого Постановою Уряду Російської Федерації від 01.01.2001 р. N 922.
Крім того, роботодавець зобов'язаний відшкодувати працівникові витрати, пов'язані зі службовим відрядженням.
Склад відшкодовуваних витрат на відрядження визначено нормами статті 168 ТК РФ, до них відносяться:
- Витрати по проїзду;
- Витрати по найму житлового приміщення;
- додаткові витрати, пов'язані з проживанням поза місцем постійного проживання (добові);
- інші витрати, вироблені працівником з дозволу чи відома роботодавця.
Причому, в якому порядку і розмірі фірма буде виробляти відшкодування витрат на відрядження своїм працівникам, вона вирішує самостійно і закріплює своє рішення або в колективному договорі, або в іншому нормативному документі, наприклад, у Положенні про відрядження. Звертаємо вашу увагу на те, що склад відшкодовуваних витрат на відрядження, встановлений статтею 168 ТК РФ, не є вичерпним, внаслідок чого він може бути і значно доповнений роботодавцем. Так, фірма може ухвалити рішення про відшкодування своїм працівникам, наприклад, витрат на оплату послуг зв'язку, на оренду автомобіля у відрядженні тощо.

Стаття 346.16 НК РФ дозволяє платнику податків врахувати витрати на відрядження у складі податкової бази. Підпунктом 13 пункту 1 статті 346.16 НК РФ встановлено, що при визначенні об'єкта оподаткування фірма, яка сплачує податок з різниці, має право зменшити отримані доходи на витрати на відрядження, зокрема на:
- проїзд працівника до місця відрядження та назад до місця постійної роботи;
- Наймання житлового приміщення. За цією статтею видатків підлягають відшкодуванню також витрати працівника на оплату додаткових послуг, що надаються у готелях (за винятком витрат на обслуговування в барах та ресторанах, витрат на обслуговування у номері, витрат за користування рекреаційно-оздоровчими об'єктами);
- добове чи польове забезпечення;
- оформлення та видачу віз, паспортів, ваучерів, запрошень та інших аналогічних документів;
- консульські, аеродромні збори, збори за право в'їзду, проходу, транзиту автомобільного та іншого транспорту, за користування морськими каналами, іншими подібними спорудами та інші аналогічні платежі та збори.
Причому зверніть увагу, що положення глави 26.2 НК РФ у частині витрат на відрядження повністю ідентичні нормам підпункту 12 пункту 1 статті 264 НК РФ.
При цьому зауважимо, що склад витрат, здійснених у поїздці, визнаних як відрядження при УСНО, також залишається відкритим, що дозволяє зробити висновок, що він може бути розширений.

Майте на увазі, що в силу пункту 2 статті 346.16 НК РФ всі витрати, у тому числі і відрядження, при спрощеній системі оподаткування визнаються оподатковуваними тільки в тому випадку, якщо вони відповідають критеріям, переліченим у пункті 1 статті 252 НК РФ. При цьому витрати на відрядження приймаються для цілей оподаткування у спрощенця в порядку, передбаченому для обчислення податку на прибуток організацій статтею 264 НК РФ. І це прямо вказує пункт 2 статті 346.16 НК РФ.

Зазначимо, що за загальному правилу, Випливає з пункту 1 статті 346.16 НК РФ, витрати при УСНО визнаються лише після їх фактичної оплати. Інакше кажучи, визнати їх з метою оподаткування фірма-спрощенець може лише після того, як витрати на відрядження відшкодовані нею відрядженій особі.

Разом з тим, практика показує, що нерідко контролери забороняють спрощенцям визнавати ті чи інші витрати, пов'язані з поїздками співробітників, у складі витрат на відрядження, наголошуючи, насамперед, на тому, що склад оподатковуваних витрат "спрощенця" є закритим і не підлягає розширенню . Крім того, багато конфліктів виникає в частині того, що саме податкове законодавство містить дуже лаконічні формулювання щодо витрат, визнаних для цілей оподаткування витратами на відрядження. Тому, на думку автора, слід трохи детальніше зупинитися на самих витратах на відрядження спрощенця, які можуть стати предметом суперечок з перевіряльниками.

Почнемо з добових, які виплачуються при відрядженнях. З 01.01.2009 р. добові приймаються для цілей оподаткування в повному обсязі, оскільки їх нормування скасовано як з метою обчислення податку на прибуток, так і щодо спрощеної системи оподаткування. Тому сьогодні спрощенці, як і платники податку на прибуток, мають право при визначенні податкової бази враховувати добові, закріплені. внутрішніми нормамисамої компанії. Аналогічні роз'яснення дають і столичні податківці у листі УФНС Російської Федерації містом Москві від 01.01.2001 р. N 16-15/040867.
Що стосується витрат на проїзд співробітника до місця відрядження і назад до місця постійної роботи, необхідно врахувати таке. У вартість проїзних документів зазвичай включено вартість страховки пасажира. Нагадаємо, що обов'язкове особисте страхування від нещасних випадків пасажирів повітряного, залізничного, морського, внутрішнього водного та автомобільного транспорту, а також туристів та екскурсантів, які здійснюють міжміські екскурсії по лінії туристично-екскурсійних організацій, на час поїздки (польоту) запроваджено Указом Президента Російської Федерації від 01.01.2001 р. N 750 "Про обов'язкове особисте страхування пасажирів" (далі - Указ N 750). Як випливає з пункту 3 Указу N 750, сума страхового внеску включається у вартість проїзного документа та стягується з пасажира під час продажу квитка.
Мінфін Російської Федерації не заперечує з приводу визнання з метою оподаткування витрат на оплату страховки на транспорті при придбанні квитків для відряджених співробітників, але вважають це допустимим лише тоді, коли вартість страхового внеску включена перевізником у вартість проїзного документа.
Такий висновок, зокрема, можна зробити з Листа Мінфіну Російської Федерації від 01.01.2001 р. N/2/138, аналогічний підхід фінансистів викладено і в більш ранньому документі - Листі Мінфіну Російської Федерації від 01.01.2001 р. N/2/71 .
Незважаючи на те, що дані роз'яснення стосуються порядку оподаткування щодо прибутку організації, пункт 2 статті 346.16 НК РФ дозволяє скористатися його положеннями та з метою застосування УСНО.
Зазначимо, що аналогічна позиція фінансового відомства стосується і сервісних зборів, що включаються до вартості квитків, як приклад можна навести Лист Мінфіну Російської Федерації від 01.01.2001 р. N/1/823. Крім того, про можливість обліку для цілей оподаткування комфортного проїзду говорить і Лист фінансистів від 01.01.2001 р. N /2/93. У ньому сказано, що оскільки вартість додаткових сервісних послуг (набір харчування, предмети першої необхідності та гігієни, включаючи постіль, друкована продукція та послуги із забезпечення особистої безпеки) формує вартість послуги залізничного перевізника, то для цілей оподаткування вартість залізничного квитка може бути врахована платником податків повністю (включаючи вартість додаткових послуг).

Якщо організація купує квиток не в касі перевізника, а через Інтернет, цей факт не є перешкодою у визнанні понесених витрат з метою податкового обліку спрощенця. Через те, що електронний квиток не має документарної форми, то виправдувальними документами на проїзд будуть виступати електронного документа(авіаквитка) на паперовому носіїта посадковий талон. Така думка міститься у Листі Мінфіну Російської Федерації від 01.01.2001 р. N /1/660. Крім того, про документальне підтвердження витрат на проїзд за наявності електронного квиткасказано і в Листах Мінфіну Російської Федерації від 01.01.2001 р. N/1/476, від 01.01.2001 р. N/1/893 та від 01.01.2001 р. N/1/596.

Якщо у відрядженні працівник організації здав квиток, то рекомендуємо фірмі-спрощенцю ознайомитися з Листом Мінфіну Російської Федерації від 01.01.2001 р. N/1/252, а також з Постановою ФАС Північно-Західного округу від 01.01.2001 р. у справі N А21 -6746/2008, з яких випливає, що такі витрати визнаються видатками на проїзд.

Слід сказати, що сьогодні контролюючі органи визнають як "проїзні" витрати на відрядження навіть ті, які не збігаються з термінами відрядження, зазначеними у посвідченні про відрядження працівника. З такою ситуацією фірма-спрощенець може зіткнутися, наприклад, якщо відряджений співробітник після виконання службового завдання залишається на місці відрядження, щоб провести відпустку. Контролюючі органи довгий час не дозволяли організаціям враховувати витрати на повернення співробітника як "проїзні" витрати на відрядження. Проте зараз позиція Мінфіну Російської Федерації змінилася, потім вказують його роз'яснення, дані у Листах від 01.01.2001 р. N /74, і навіть від 01.01.2001 р. N /1/191. Такої ж думки дотримується і правозастосовна практика, як підтвердження можна навести Постанову ФАС Уральського округу від 01.01.2001 р. N Ф09-3838/07-С2 у справі N А/06 та інші.
Якщо працівник фірми-спрощенця у відрядженні користується послугами таксі, то вона може врахувати такі витрати для цілей оподаткування. /1/505 та інших. Солідарні з Мінфіном Російської Федерації та податківці, про що свідчить Лист УФНС Російської Федерації містом Москві від 01.01.2001 р. N 16-15/080978.

Якщо працівник виїжджає за кордон, то для оформлення в'їзних документів та отримання візи йому може знадобитися медичне страхування. Якщо йдеться про обов'язкове медичне страхування, що оформляється при відрядженні, то, на думку автора, організація може врахувати її вартість у складі витрат на відрядження. Тим більше що сьогодні такий вид відшкодуваних витрат на відрядження при поїздках за кордон прямо передбачений пунктом 23 Постанови N 749. Це підтверджують і самі фінансисти у своєму Листі від 01.01.2001 р. N . З ними погоджуються і суди, на що вказує Постанова ФАС Східно-Сибірського округу від 01.01.2001 р. N А33-6493/06-Ф02-5210/06-С1, А33-6493/06-Ф02-5324/06-С1 справі N А33-6493/06.
Якщо має місце добровільне медичне страхуванняТакі витрати фірма - спрощенець навряд чи зможе врахувати для цілей оподаткування. Такий висновок можна зробити на підставі Листа від 01.01.2001 N 16-15/040867.

У частині витрат на найм житла.
Зазвичай працівники, що відряджаються, проживають у готелях, тому витрати по найму житла у відрядженні підтверджуються документами, виданими відрядженій особі готельним господарством. Найчастіше такими документами є або бланки суворої звітності (далі - БСО), або чеки ККТ. З таким документальним підтвердженням витрат на житло згоден і Мінфін Російської Федерації, потім вказує його Лист від 01.01.2001 р. N /8-400.
Якщо організація оплачує готель для співробітника в безготівковому порядку, то документом, що підтверджує витрати, може бути рахунок-фактура надання готельних послуг.
Зазначимо, що сьогодні російські готелі мають право користуватися самостійно розробленими бланками суворої звітності, які оформлюються ними з надання готельних послуг. Такі роз'яснення дає Мінфін Російської Федерації у своєму Листі від 01.01.2001 р. N/8-400. Проте самостійно розроблені використовувані форми БСО повинні відповідати всім вимогам Порядку здійснення готівкових розрахунків та (або) розрахунків з використанням платіжних карток без застосування контрольно-касової техніки, затвердженого Постановою Уряду Російської Федерації від 01.01.2001 р. N 359.
Інакше документ, виданий готелем, неспроможна виступати документальним підтвердженням витрати, цьому Мінфін Російської Федерації наполягає у своєму Листі від 01.01.2001 р. N /1/666.
Якщо за найм житла виникає необхідність бронювання готельного номера, то, на думку автора, фірма-спрощенець може скористатися роз'ясненнями Мінфіну Російської Федерації, що містяться в Листі Мінфіну Російської Федерації від 01.01.2001 р. N/1/148. У ньому пояснюється, що бронювання номера в готелі є, по суті, додатковою послугою готелю. Тому якщо відрядження працівника має виробничий характер, то вартість броні може бути врахована для цілей оподаткування. Такого ж висновку діють і суди, потім, зокрема, вказує Постанову ФАС Волго-Вятского округу від 01.01.2001 р. у справі N А//15.
У складі оподатковуваних витрат фірми-спрощенця можуть враховуватися консульські та аеродромні збори. Зокрема, тарифи консульських зборів встановлені Наказом МЗС Російської Федерації від 01.01.2001 р. N 19640 "Про затвердження Тарифу зборів за послуги, що надаються Міністерством закордонних справ України та Представництвами Міністерства закордонних справ України на території Російської Федерації".

Документально відрядження своїх працівників платники податку на прибуток та фірми, які застосовують УСН, оформлюють у єдиному порядку. Навіть порядок податкового обліку витрат на відрядження у таких компаній практично збігається. Але все ж таки у фірм на "спрощенці" є свої особливості обліку витрат, про які не слід забувати.

Для підтвердження витрат на відрядження компаніям, які застосовують УСН, слід приділити особливу увагуоформлення документів. Це стосується і тих фірм, які перебувають на "спрощенці" з об'єктом оподаткування "доходи" - інакше є ризик, що на суми витрат, що відшкодовуються працівникам, доведеться нарахувати страхові внескиво позабюджетні фонди, а також утримати з цих сум ПДФО.

Оформляємо документи

Для оформлення службових відряджень передбачені уніфіковані бланки документів, які обов'язкові до застосування всіма компаніями. Про те, як заповнити ці форми, а також про особливості, які слід врахувати при направленні працівника у відрядження, сказано у постанові Уряду РФ. Також відрядженням присвячено кілька статей Трудового кодексу – у них йдеться про гарантії, які роботодавець зобов'язаний надати своїм працівникам, які відряджають. При направленні свого працівника у відрядження фірма має оформити такі документи.

1. Наказ про направлення працівника у відрядження (форма Т-9 або Т-9а).

У відрядження можна направити тільки працівника, який перебуває в трудових відносинахз фірмою, тобто того, з яким укладено трудовий договір. Це означає, що витрати на службові поїздки осіб, які працюють за будь-якими іншими договорами, наприклад цивільно-правовими, не визнаються витратами на відрядження. Також не визнаються відрядженнями службові поїздки співробітників, чия робота за умовами трудового договору має роз'їзний характер або здійснюється в дорозі.

2. Посвідчення про відрядження (форма Т-10).

Цей документ оформляється на підставі наказу Т-9 або Т-9а та необхідний для підтвердження терміну перебування працівника у відрядженні - у ньому проставляються позначки про дату приїзду до пункту призначення та дату від'їзду. Посвідчення про відрядження не оформляється для службових поїздоку країни далекого зарубіжжя (при відвідуванні яких у закордонному паспорті працівника робиться відмітка про перетин державного кордону).

3. Службове завдання для направлення у відрядження та звіт про його виконання (форма Т-10а).

Цей документ підтверджує службовий характерподорожі. У ньому має бути зазначена мета відрядження. Зверніть увагу, що з перерахованих документів для підтвердження витрат на відрядження в податковому обліку необхідна наявність лише посвідчення про відрядження. Наказ про направлення працівника у відрядження та службове завдання для підтвердження витрат не потрібні.

Які витрати слід відшкодувати працівникові?

Після повернення з відрядження працівник протягом 3 робочих днів подає до бухгалтерії авансовий звіт (за формою АТ-1), до якого прикладає документи, що підтверджують витрати, та звіт про виконану роботу.
Перелік витрат на відрядження, які фірма зобов'язана відшкодувати своєму працівникові, встановлений Трудовим кодексом і включає витрати на проїзд, наймання житлового приміщення та добові. Рішення про відшкодування інших витрат, пов'язаних з відрядженням, наприклад послуг зв'язку або будь-яких побутових послуг, Кожна компанія приймає самостійно.
У будь-якому випадку перелік та розмір відшкодуваних витрат по відрядженню має бути встановлений внутрішнім нормативним документомфірми. Наприклад, таким документом може бути колективний договір або положення про відрядження.

Як відобразити витрати у податковому обліку?

У компаній, які застосовують УСН з об'єктом оподаткування "доходи мінус витрати", витрати на відрядження зменшують базу оподаткування.

Формулювання підпункту 13 пункту 1 статті 346.16 Податкового кодексуповністю дублює підпункт 12 пункту 1 статті 264 Кодексу, в якому йдеться про витрати на відрядження фірм - платників податку на прибуток. Зверніть увагу, що перелік та розмір цих витрат податковим законодавствомне обмежений. Головне, щоб вони були документально підтверджені та економічно обґрунтовані.
Тобто витрати на відрядження відображаються в податковому обліку компаній на "спрощенці" в тому ж порядку, що і у платників податку на прибуток, а датою їх визнання буде дата затвердження авансового звіту.
Проте на відміну платників податку з прибутку фірми, які застосовують УСН, всі витрати повинні враховувати касовим методом, тобто у момент їх фактичної оплати . Тому на дату затвердження авансового звіту "спрощенці" зможуть врахувати лише витрати, сплачені з авансу, виданого працівникові перед відрядженням. Якщо ж працівник, перебуваючи у відрядженні, допустив перевитрату, та частина витрат, яка припадає на це перевитрата, враховується на дату відшкодування працівникові.

приклад
У 2010 р. ТОВ "Світанок" застосовує УСН з об'єктом оподаткування "доходи мінус витрати".
12 липня співробітник цієї фірми Семенов О.С. отримав аванс на витрати на відрядження в сумі 27 000 руб. і того ж дня вирушив у відрядження. 23 липня він повернувся і здав у бухгалтерію авансовий звіт у сумі 29 000 крб., який затвердили 28 липня. Перевитрата у сумі 2000 руб. Семенову А.С. повернули 3 серпня.
Таким чином, бухгалтер ТОВ "Світанок" у книзі обліку доходів і витрат за липень 2010 р. відобразить лише частину витрат на відрядження в сумі 27 000 руб. (На дату затвердження авансового звіту), а частина, що припадає на перевитрату, у сумі 2000 руб. включить у витрати у серпні (на дату відшкодування працівникові).

Зверніть увагу, що на дату видачі працівникові авансу у компанії, що застосовує ССП, витрати не виникає. Відповідно, якщо відряджений працівник не використав частину авансу і повернув його до каси організації, ця сума не буде оподатковуваним доходом.

На що варто звернути увагу

Добові
Починаючи з 2009 року, добові враховуються у витратах з метою оподаткування в повному обсязі. Головне, щоб їх розмір було затверджено якимось внутрішнім нормативним документом фірми. Для підтвердження цих витрат необхідне посвідчення про відрядження, оформлене належним чином. Варто врахувати і те, що для цілей обчислення ПДФО добові все ще нормуються: суми, які перевищують встановлений Податковим кодексом ліміт (для відряджень по Росії – 700 руб. на добу, для відряджень закордонних – 2500 руб.), повинні обкладатися ПДФО.

Проїзд
Якщо працівник їздив у відрядження електронними квитками, то окрім документів про оплату виправдувальними документами, що підтверджують сам факт поїздки, будуть:

• для залізничних квитків - роздрук електронного квитка на паперовому носії, а також документи, які побічно пов'язані з цією поїздкою - посвідчення про відрядження з необхідними відмітками, документи про проживання в місці призначення тощо.
• для авіаквитків - роздрук електронного авіаквитка на паперовому носії та посадковий талон, що підтверджує переліт цим маршрутом. Якщо авіаквиток виписаний іноземною мовою, потрібно зробити ще й переклад необхідних реквізитів, що дозволяють ідентифікувати цей авіаквиток та підтвердити його вартість, - ПІБ пасажира, напрямки, номери рейсу, дати вильоту, вартості квитка. Цей переклад компанія може зробити самостійно, без залучення професійного перекладача.

Законом передбачено, що витрати на проїзд також включають збір за обов'язкове особисте страхування пасажирів на транспорті, плату за оформлення проїзних документів та видачу постільних речей у поїздах, тому вони повністю враховуються з метою оподаткування.
Інші сервісні збори також можуть бути враховані для цілей оподаткування, але якщо вони включені у вартість квитків .

Таксі
Якщо у відрядженого працівника була необхідність скористатися послугами таксі, їх вартість також можна врахувати у витратах.

Проживання
Витрати по найму житла під час проживання в готелі можуть підтверджуватись бланками суворої звітності (БСО), які мають право розробляти самостійно. Головне, щоб така БСО містила все необхідні реквізити :
а)найменування документа, шестизначний номер та серію;
б)найменування та організаційно-правову форму - для організації; прізвище, ім'я, по батькові – для індивідуального підприємця;
в)місце знаходження постійно діючого виконавчого органу юридичного лиця(у разі відсутності постійно діючого виконавчого органу юридичної особи – іншого органу чи особи, які мають право діяти від імені юридичної особи без довіреності);
г)ідентифікаційний номер платника податків, наданий організації (індивідуальному підприємцю), що видала документ;
д)вид послуги;
е)вартість послуги у грошах;
ж)розмір оплати, що здійснюється готівкою грошимата (або) з використанням платіжної картки;
з)дату здійснення розрахунку та складання документа;
і)посаду, прізвище, ім'я та по батькові особи, відповідальної за здійснення операції та правильність її оформлення, її особистий підпис, печатку організації (індивідуального підприємця);
к)інші реквізити, що характеризують специфіку наданої послуги та якими має право доповнити документ організація ( індивідуальний підприємець).
У разі відсутності БСО витрати на проживання підтверджуються чеками ККТ та документами, де зазначено, що оплату було здійснено саме за послуги з проживання (наприклад, рахунок або рахунок-фактура).

Експертиза статті:
Є.В. Мельникова,
служба Правового консалтингу ГАРАНТ, аудитор

1 пост. Держкомстату Росії від 05.01.2004 N 1
2 пост. Уряди РФ від 13.10.2008 N 749
3 ст. 166-168 ТК РФ
4 листи Мінфіну Росії від 14.09.2009 N 03-03-05/169, ФНП Росії від 25.11.2009 N МН-22-3/890
5 ст. 168 ТК РФ
6 п. 2 ст. 346.17 НК РФ
7 лист Мінфіну Росії від 01.04.2010 N 03-03-06/1/206
8 п. 3 ст. 217 НК РФ
9 лист Мінфіну Росії від 01.07.2010 N 03-03-07/23
10 листи Мінфіну Росії від 05.02.2010 N 03-03-07/4, від 22.03.2010 N 03-03-06/1/168
11 п. 12 пост. Уряди РФ від 13.10.2008 р. N 749; лист Мінфіну Росії від 28.04.2010 N 03-03-06/4/51
12 листи Мінфіну Росії від 21.11.2007 N 03-03-06/1/823, від 24.07.2008 N 03-03-06/2/93
13 листи Мінфіну Росії від 22.05.2007 N 03-03-06/2/82, від 27.08.2009 N 03-03-06/2/162
14 п. 3 Порядку, затв. пост. Уряди РФ від 06.05.2008 р. N 359; лист Мінфіну Росії від 16.10.2009 N 03-03-06/1/666

Відповідно до ст. 166 Трудового кодексу Російської Федерації (далі - ТК РФ) службовим відрядженням вважається поїздка працівника за розпорядженням роботодавця на певний терміндля виконання службового доручення поза місцем постійної роботи.

Відповідно до ст. 168 ТК РФ у разі направлення у службове відрядження роботодавець зобов'язаний відшкодувати працівникові витрати на проїзд, наймання житлового приміщення, додаткові витрати, пов'язані з проживанням поза місцем постійного проживання (добові), а також інші витрати, вироблені працівником з дозволу або відома роботодавця.

Відповідно до підп. 13 п. 1 ст. 346.16 НК РФ платники податків, що застосовують УСН з об'єктом оподаткування у вигляді доходів, зменшених на величину витрат, вправі врахувати при оподаткуванні витрати на відрядження, зокрема, на:

• проїзд працівника до місця відрядження та назад до місця постійної роботи;
• наймання житлового приміщення. За цією статтею витрат підлягають відшкодуванню також витрати працівника на оплату додаткових послуг, що надаються у готелях;
• добове чи польове забезпечення;
• оформлення та видачу віз, паспортів, ваучерів, запрошень та інших аналогічних документів;
• консульські, аеродромні збори, збори за право в'їзду, проходу, транзиту автомобільного та іншого транспорту, за користування морськими каналами, іншими подібними спорудами та інші аналогічні платежі та збори.

З огляду на ст. 2 ДК РФ підприємницькою діяльністю визнається самостійна, здійснювана за власний ризик діяльність, спрямовану систематичне отримання прибуток від користування майном, продажу товарів, виконання робіт чи надання послуг особами, зареєстрованими у цій ролі у встановленому законом порядке.

У зв'язку з тим, що індивідуальні підприємці є особами, які не перебувають з іншими особами в трудових правовідносинах, ділові поїздки, що здійснюються ними, в процесі здійснення підприємницької діяльності не можуть бути визнані службовими відрядженнями.

Витрати на відрядження підлягають обліку у складі зазначених витрат тільки в тому випадку, якщо вони пов'язані зі службовими відрядженнями фізичних осіб, які перебувають з індивідуальними підприємцями в трудових правовідносинах.

Таким чином, індивідуальний підприємець не має права врахувати у складі витрат вироблені витрати у вигляді оплати самому собі проїзду до місця відрядження та назад, так само як і найм житлового приміщення, добове чи польове забезпечення.

Такої точки зору дотримуються фахівці фінансових та податкових органів(Листи Мінфіну Росії від 05.07.2013 № 03-11-11/160, УФНС Росії по м. Москві від 15.08.2007 № 18-1/3/077400@, п. 4 листи УФНС Росії по м. Москві від 31.12. 2004, № 21-14/85240).

Проте є й інша думка.

Так, у листі Мінфіну Росії від 07.09.2010 № 03-11-11/235 було надано відповідь на питання про право індивідуального підприємця, що застосовує УСН, визнати витрати на поїздки та проживання самого ІП, зроблені на користь виробництва. Представники фінансових органівнагадали, що відповідно до підп. 13 п. 1 ст. 346.16 НК РФ платники податків мають право при визначенні податкової бази з податку враховувати витрати на відрядження, зокрема, на наймання житлового приміщення і добові. Зазначені витрати приймаються у порядку, передбаченому для обчислення податку на прибуток організацій ст. 264 НК РФ. Далі був висновок, що згідно з підп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ до витрат на відрядження відносяться, зокрема, витрати на проїзд працівника до місця відрядження та назад, витрати на наймання житлового приміщення.

А в п. 2 листа УФНС по Ленінградській області від 12.05.2005 № 07-06-2/04575@ говориться, що оскільки платник податків є індивідуальним підприємцем, який не перебуває в трудових відносинах, його поїздки при здійсненні підприємницької діяльності не є відрядженнями . Виплата "добових" не включається до складу витрат. Водночас сказано і про витрати підприємця на проїзд у громадському транспортідо місця оцінки та назад (ІП здійснював діяльність з оцінки збитків), наймання житлового приміщення, які згідно з підп. 13 п. 1 ст. 346.16 НК РФ включаються до складу витрат за умови обґрунтованості та документального підтвердження.

Думка про те, що індивідуальний підприємець має право врахувати при визначенні податкової бази з податку при УСН витратиу вигляді оплати свого проїзду до місця відрядження та назад, а також за наймом житлового приміщення та добові, висловив у своєму інтерв'ю заступник начальника відділу спеціальних податкових режимівДепартаменту податкової та митно-тарифної політики Мінфіну Росії пан Ю. Подпорін (дивіться матеріал « Спірні питаннязастосування УСН »/ / Арсенал підприємця. – 2011. – № 12).

Судові органи також підтримують підприємців.

Так, у ухвалі Дванадцятого арбітражного апеляційного суду від 18.06.2013 № 12АП-4368/13 зазначено, що індивідуальний підприємець має право на направлення у службові відрядження при провадженні підприємницької діяльності осіб, прийнятих на роботу за трудового договору, у тому числі і себе особисто, і не може бути позбавлений можливості вирушати у службові відрядження самостійно.

Висновок податкової інспекціїпро те, що добові не підлягають виплаті підприємцю, оскільки він не є найманим працівником, ґрунтується на неправильному тлумаченні норм ст. 166 ТК РФ, і при цьому викладене не означає, що підприємець, який здійснює діяльність без утворення юридичної особи та в силу закону має право бути роботодавцем для найманих працівників, позбавлений можливості вирушати у службові відрядження самостійно, зроблений суддями в ухвалі ФАС Уральського округу від 04.07. 2011 року № Ф09-4120/11 у справі № А07-14822/2010.

У постанові ФАС ПівнічноЗахідного округу від 12.04.2011 № Ф07-9247/09 у справі № А66-7842/2007 також зазначено, що відсутність правових підставдля виплати добових особам, які надають послуги замовнику (у даному випадку- підприємцю) на підставі укладених цивільно-правових договорів, водночас не позбавляє індивідуального підприємця права на направлення у службові відрядження під час здійснення підприємницької діяльності осіб, прийнятих на роботи за трудовим договором, у тому числі себе особисто.

У ухвалі ФАС СхідноСибірського округу від 21.06.2007 № А78-6556/06-С2-24/354-Ф02-3683/07 йдеться про можливість віднесення підприємцем до витрат за час відрядження виплати добових самому собі. А в постановах ФАС Уральського округу від 06.06.2011 № Ф09-513147/11-С3, від 16.05.2011 № Ф09-819/09-С3, від 06.07.2011 № Ф09-2831/10, від 0 4120/2011 висновки стосуються зокрема можливості визнання поїздки підприємця з метою участі у судових засіданнях службовим відрядженням з можливістю претендувати на стягнення судових витратз інспекції у разі виграшу.

Незважаючи на те, що витрати ІП не є відрядження, норми за добовими витратами він повинен дотримуватися. Про це сказано у постанові ФАС Далекосхідного округу від 05.04.2006 № Ф03-А73/06-2/628.

Враховуючи такі думки, а також судові рішення, ми припускаємо, що найбільший ризиквиникає у частині обліку у складі витрат добових, виплачених собі підприємцем, оскільки за нормами ТК РФ вони виплачуються саме працівнику. Щодо проїзду та проживання, то за умови відповідності вимогам ст. 252 НК РФ такі витрати ІП можуть бути враховані. Однак відсутність єдиної позиції з проблеми свідчить про те, що якщо ІП, який застосовує УСН, планує врахувати у складі витрат на відрядження (підп. 13 п. 1 ст. 346.16 НК РФ) витрати на проїзд, проживання та добові в період ознайомлювального туру, йому слід бути готовим відстояти свою думку у суді.

Але на наш погляд, це не означає, що витрати не можуть бути враховані зовсім. Нагадаємо, згідно з п. 4 ст. 252 НК РФ, якщо деякі витрати з рівними підставами можуть бути віднесені одночасно до кількох груп витрат, платник податків має право самостійно визначити, до якої саме групи він віднесе такі витрати. На нашу думку, у цьому випадку підтверджені витрати ІП з ознайомлювального туру на проїзд та проживання можна віднести частково або повністю до наступним видамвитрат:

• якщо поїздку індивідуального підприємця здійснено з метою розвитку нового бізнесу та укладено договори на виконання того чи іншого замовлення, в результаті виконання якого буде отримано дохід, то витрати на ознайомлювальний тур можна віднести до витрат на підготовку та освоєння нових виробництв, цехів та агрегатів тощо. буд. на підставі підп. 21 п. 1 ст. 346.16 НК РФ. На підставі п. 2 ст. 346.16 НК РФ за спрощеної системи оподаткування даний видвитрат враховується за правилами, що містяться у підп. 34 п. 1 ст. 264 НК РФ для обчислення прибуток;
• якщо в процесі ознайомлювального туру було придбано МПЗ, то такі витрати можна включити до складу матеріальних витратна підставі підп. 5 п. 1 ст. 346.16 НК РФ;
• якщо підприємцем зроблено витрати на юридичні послуги, то можна врахувати їх у складі витрат на бухгалтерські, аудиторські та юридичні послуги відповідно до підп. 15 п. 1 ст. 346.16 НК РФ;
• якщо в діловій поїздці було укладено договори доручення або агентські договори, то витрати на ознайомлювальний тур можна визнати у складі витрат на виплату комісійних, агентських винагород та винагород за договорами доручення відповідно до підп. 24 п. 1 ст. 346.16 НК РФ.

Проте й у випадках повністю виключити можливі претензії з боку податкових органів не можна.

Отже, індивідуальний підприємець, який застосовує УСН, може врахувати у витратах як витрати, пов'язані з проживанням та проїздом, так і витрати на ознайомлювальний тур. При цьому необхідно приділити увагу документальному обґрунтуванню витрат (ст. 252 НК РФ) та бути готовим захистити свої права у суді.

Фактичний розмір добових, що виплачуються працівникові при направленні його у службове відрядження, може перевищувати розміри добових, що звільняються від оподаткування ПДФО (лист УФНС Росії по Москві від 30.11.2009 № 16-15/125486). Говорячи простою мовою, Добові співробітнику можуть бути виплачені, як уже сказано, в будь-якому розмірі, але ПДФО може не сплачуватись тільки з 2500 рублів (або 700 рублів). При оплаті витрат на відрядження працівників як у межах території Російської Федерації, так і за її межами добові не підлягають оподаткуванню страховими внесками (ч. 2 ст. 9 Федерального закону від 24.07.2009 № 212-ФЗ (далі – Закон № 212-ФЗ)) ). Жодних обмежень та умов щодо добових ця норма не містить.

Добові понад норму на витрати при уст

Авансовий звіт за підсумками відрядження було затверджено 25.03.2017, зарплату за березень виплачено 05.04.2017. Перелік ПДФОвироблено 06.04.2017. Розділ 2 розрахунку за формою 6-ПДФО за півріччя 2017 р. слід заповнити таким чином:

• рядок 100 "Дата фактичного отримання доходу" - останній день місяця, в якому затверджено авансовий звіт, - 31.03.2017;
• рядок 110 "Дата утримання податку" - дата виплати чергової зарплати - 05.04.2017;
• рядок 120 «Термін перерахування податку» – 06.04.2017;
• рядок 130 "Сума фактично отриманого доходу" - сума надлімітних добових;
• рядок 140 "Сума утриманого податку" - утриманий ПДФО (лист ФНП Росії від 27.04.2016 № БС-4-11/7663).

Як відобразити добові у 6-ПДФО Добові та податок на прибуток У 2017 році при розрахунку податку на прибуток добові нормувати не потрібно.

Норма витрат на відрядження в 2016 році по Росії

Увага

Нагадаємо, що після повернення з відрядження працівник зобов'язаний протягом трьох робочих днів подати авансовий звіт про витрачені у зв'язку з відрядженням суми, у тому числі добові, і зробити остаточний розрахунок за виданим йому перед від'їздом у відрядження грошовому авансу на витрати на відрядження (п. 26 Положення про відрядження, утв. Зазначимо, що добові не оподатковують страхових внесків на травматизм (п. 2 ст. 20.2 Федерального закону від 24.07.1998 № 125-ФЗ). У цьому розмір добових немає значення. Як платити ПДФО із добових Наднормативні добові також обкладають ПДФО (п.

3 ст. 217 НК РФ). Обчислення ПДФОіз наднормативних добових провадиться в останній день місяця, в якому затверджено авансовий звіт. А утримання обчисленого податку провадиться, наприклад, із суми зарплати.

Добові при відрядженнях у 2017 році

Важливо

У цьому роботодавець зобов'язаний відшкодовувати працівникам витрати, пов'язані з відрядженнями. До відшкодовуваних витрат ставляться і добові, т. е. додаткові витрати, пов'язані з проживанням поза місцем постійного проживання (ст. 168 ТК РФ). Про величину добових при відрядженнях за кордон, а також їхнє оподаткування ми розповідали в нашій консультації.

Інфо

У цьому матеріалі розповімо про добові при відрядженнях по РФ. Норми добових при відрядженнях у 2017 році (розмір) по Росії Розмір добових при відрядженнях по РФ, а також порядок їх відшкодування встановлюються колективним договором або локальним нормативним актом організації (ст. 168 ТК РФ). Це означає, що єдиної норми добових витрат на відрядження в 2017 році, яка була б обов'язковою для всіх організацій, не встановлено.

При цьому, у будь-якому випадку, така величина має бути економічно обґрунтованою.

Добові понад ліміт у витрати

Звільнення батька дитини-інваліда: є особливості У випадку, коли в організації планується скорочення штату і серед інших під це скорочення потрапив працівник, який є батьком дитини-інваліда, можливо, дату його звільнення доведеться перенести або взагалі зберегти за ним. робоче місце. < … Старые «прибыльные» ошибки иногда можно исправить в текущем периоде Если организация обнаружила, что в одном из предыдущих отчетных (налоговых) периодов при исчислении налога на прибыль была допущена ошибка, исправить ее поточним періодомможна, лише якщо дотримано дві умови.< … Сдача СЗВ-М на директора-учредителя: ПФР определился Пенсійний фонднарешті поставив крапку у спорах про необхідність представляти форму СЗВ-М щодо керівника-єдиного засновника.
Так от, на таких осіб треба здавати і СЗВ-М, і СЗВ-СТАЖ!< …

Оподатковування добових у 2017 році

Відшкодування відрядженому працівнику витрат на проживання у готелі Організація самостійно встановлює порядок відшкодування витрат на найм житла під час відрядження (ст. 168 ТК РФ). Наприклад, конкретні суми відшкодування та вимоги до документального підтвердження працівником витрат організація може прописати у колективному договорі чи іншому локальному акті(Наказ, положення про відрядження і т. д.). Відшкодувавши працівнику витрати на найму житлового приміщення, організація, що застосовує УСН з об'єктом оподаткування доходи мінус витрати, має право врахувати у витратах виплачену суму (підп.
13 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Але за умови, що працівник надасть у бухгалтерію документ, що підтверджує понесені витрати (п. 2 ст. 346.16 та п. 1 ст. 252 НК РФ).

Добові - 2017: податки та внески

Мінфіну Росії від 05.03.2014 (03-03-10/9545). При оплаті роботодавцем витрат на відрядження як усередині країни, так і за її межі до доходу, що підлягає оподаткуванню, не включаються, зокрема, добові, що виплачуються за законодавством РФ, але не більше 700 рублів за кожен день перебування у відрядженні на території РФ і не більше 2500 рублів за кожен день перебування у закордонному відрядженні (п. 3 ст. 217 НК РФ). Тобто граничні величинидобових, які не підлягають оподаткуванню ПДФО:

• 700 рублів - для відряджень по РФ;
• 2500 рублів - для закордонних відряджень.

Усі суми, виплачені понад ці розміри, оподатковуються ПДФО в загальновстановленому порядку (листи Мінфіну Росії від 06.03.2013 № 03-04-06/6713, від 26.12.2012 № 03-04-06/6-368, від 01.01 03-04-06/6-22).

У відрядження може бути направлений лише штатний співробітник фірми, з яким укладено трудовий договір.

Поїздка до іншої місцевості працівника, з яким укладено громадянсько-правовий договір(наприклад, підряду чи доручення), відрядженням не вважається. Якщо такому працівнику відшкодовують витрати на тій чи іншій поїздці, то суму відшкодування вважають частиною його винагороди за договором.

Витрати на відрядження

Відрядженому працівникові оплачують (пп. 13 п. 1 ст. 346.16 НК РФ):

• добове чи польове забезпечення;
• витрати на наймання житлового приміщення;
• витрати на проїзд працівника до місця відрядження та назад до місця постійної роботи;
• витрати на оформлення та видачу віз, паспортів, ваучерів, запрошень та інших аналогічних документів;
• витрати на консульські, аеродромні збори, збори за право в'їзду, проходу, транзиту автомобільного та іншого транспорту;
• витрати на користування морськими каналами, іншими подібними спорудами;
• інші аналогічні платежі та збори.

Добові

Добові виплачують відрядженому працівникові за кожен день перебування
у відрядженні, включаючи вихідні та святкові дні, а також за всі дні перебування
у дорозі (включаючи день від'їзду та день приїзду).

Норми та порядок відшкодування працівнику витрат на відрядження організація встановлює сама в локальному. нормативному акті(П. 11 Положення про відрядження, затвердженого постановою Уряду РФ від 13 жовтня 2008 № 749).

ПРИКЛАД

Працівник ТОВ «Актив» Сомов з 9 по 11 вересня поточного року(3 дні) прямує
у службове відрядження.

За наказом керівника «Активу» розмір добових для відряджень територією Росії становить 500 крб. на добу.

Бухгалтер «Актива» має видати Сомову добові у розмірі:

500 руб. / Дн. × 3 дн. = 1500 руб.

У разі направлення працівника у відрядження до місцевості, звідки він щодня може повертатися до свого постійного місця проживання, добові не виплачують.

Якщо працівник направлений у закордонне відрядження, Добові за час пересування територією РФ виплачують за нормами, встановленими для відряджень у межах Росії.

При розрахунку єдиного податку добові враховують у розмірі фактичних витрат і можна повністю списувати на витрати. Однак для цілей ПДФО добові нормуються та становлять: не більше 700 рублів за кожен день відрядження в межах РФ та 2500 рублів – за кожен день закордонного відрядження (п. 3 ст. 217 ПК РФ, лист Мінфіну від 5 липня 2016 року).
№ 03-04-06/391).

ПРИКЛАД

Працівник ТОВ «Актив» Сомов з 9 по 11 листопада поточного року (3 дні) прямує
у службове відрядження.

За наказом керівника «Активу» розмір добових для відряджень територією Російської Федерації становить 500 крб. на добу.

Бухгалтер «Активу» видав Сомову добові у вигляді: 500 крб./дн. × 3 дн. = 1500 руб.

Ця сума зменшує базу оподаткування фірми, і ці витрати можна врахувати в повному обсязі при обчисленні «спрощеного» податку.

Витрати найму житлового приміщення

Працівнику відшкодовують усю суму витрат за найм житлового приміщення.

Також працівникові відшкодовують витрати на оплату додаткових послуг, що надаються
у готелях та включаються в рахунок за проживання.

Виняток із цього порядку передбачено для послуг з обслуговування працівника у барі, ресторані чи номері готелю та витрат на користування рекреаційно-оздоровчими об'єктами (наприклад, басейном, сауною, тренажерним залом тощо). Такі витрати працівникові не сплачують.

Якщо керівник організації таки вирішив сплатити такі витрати, їх сума оподатковувану базу фірми не зменшує.

Зверніть увагу

Витрати на проживання повинні бути підтверджені документально (рахунками готелів, квитанціями про оплату готельних послуг тощо). Документально не підтверджені витрати базу оподаткування не зменшують. При закордонних відрядженнях витрати
на оплату житла підтверджують документи, які були оформлені за законодавством іноземної держави.

Витрати по проїзду до місця відрядження та назад

Витрати по проїзду до місця відрядження та назад, що відшкодовуються відрядженому працівникові, включають:

• вартість квитка на транспортний засібзагального користування (літак, поїзд тощо);
• оплату послуг, пов'язаних з попереднім продажем(бронюванням) квитків;
• плату за користування в поїздах постільними речами;
• вартість проїзду транспортом загального користування до станції (пристані, аеропорту),
  якщо вона знаходиться за межею населеного пункту;
• суму страхових платежів за обов'язковому страхуваннюпасажирів на транспорті.

У Мінфіні вважають, що при здачі авіаквитка через перенесення дати вильоту витрати
на оплату комісії, утриманої транспортним агентством, не враховуються у «спрощених» витратах (листи від 18 липня 2016 р. № 03-11-06/2/41888, від 10 травня 2016 р. № 03-11-06/2/26635 ). Свою позицію фінансисти доводять так.

Як передбачає підпункт 13 пункту 1 статті 346.16 Податкового кодексу «спрощенці»
з об'єктом оподаткування «доходи мінус витрати» можуть зменшити отримані доходи
на витрати на відрядження: добові, витрати на наймання житлового приміщення, витрати
на проїзд до місця відрядження та назад та ін.

Витрати щодо оплати комісії, яку утримало транспортне агентство при здачі авіаквитка відрядженим працівником через перенесення дати вильоту, не зазначено у цьому списку.

Звідси чиновники роблять висновок – витрати на оплату комісії, утриману транспортним агентством або перевізником через перенесення дати вильоту відрядженого співробітника, не враховуються при розрахунку «спрощеного» податку. Це правило відноситься і до вартості авіаквитка по перенесеному рейсу, який неможливо було здати.

Дата визнання витрат на відрядження

Гроші на відрядження видають працівникові під звіт перед поїздкою. Проте витрати визнаються тоді, коли вони фактично понесені та сплачені.

У той момент, коли гроші видано працівникові на відрядження під звіт, витрати ще
не зроблено і за працівником значиться заборгованість. Крім того, фірма ще не має документів, що підтверджують витрати. І тільки після того, як працівник представить авансовий звіт, доклавши до нього виправдувальні документи, а керівник його затвердить, витрати можна визнавати з метою оподаткування (пп. 13 п. 1 ст. 346.16, п. 2 ст. 346.17 НК РФ).

Якщо у працівника є перевитрата порівняно із сумою раніше виданого авансу, то витрати на відрядження визнаватимуться витратами після відшкодування працівникові суми перевитрати.

ПРИКЛАД

Працівник АТ «Актив» Сомов з 1 по 7 лютого поточного року (7 днів) подається
у службове відрядження до одного з міст Росії.

Перед відрядженням (30 січня) йому видали аванс у розмірі 3000 руб. Повернувшись
з відрядження, Сомов 9 лютого подав до бухгалтерії авансовий звіт, додавши
до нього залізничні квитки вартістю 1180 руб. (У тому числі ПДВ - 180 руб.) І рахунок
з готелю на 3540 руб. (У тому числі ПДВ - 540 руб.).

Таким чином, перевитрата по відрядженню склала:

1180 руб. + 3540 руб. + (100 руб. × 7 дн.) - 3000 руб. = 2420 руб.

Цього ж дня АТ «Актив» зможе включити до витрат, що враховуються при розрахунку єдиного податку:

Витрати на відрядження (проїзд, проживання та добові) у розмірі 4700 руб.
(1180 - 180 + 3540 - 540 + 700) (на підставі пп. 13 п. 1 ст. 346.16 НК РФ);

Вхідний ПДВ по витратах на відрядження у розмірі 720 руб. (180 + 540)
(На підставі пп. 8 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).

Бухгалтерський облік витрат на відрядження

У бухгалтерському обліку витрати на відрядження відображають наступними проводками:

ДЕБЕТ 71   КРЕДИТ 50(51)
– працівнику видано аванс на відрядження;

ДЕБЕТ 26 (08, 20, 23, 44)   КРЕДИТ 71
- Враховані витрати на відрядження (включаючи ПДВ).