Новини зірок
Аналіз ДДС компанії в екселі. Як скласти звіт про рух коштів
Приклад бюджету руху грошових коштівв Excel, з допомогою якого можна оперативно управляти ліквідністю і прогнозувати дефіцит коштів підприємства. Джерелом інформації служить бюджет доходів та видатків.
Щоб зрозуміти, чи вистачить моїй компанії грошей до кінця кварталу, я використовую «легкий» бюджет руху грошових коштів. Приклад Excel ми розберемо далі.
Бюджет руху коштів я будую непрямим методом на основі бюджету доходів та видатків (БДР), додавши кілька ключових показників. Застосовую непрямий метод. о мій підхід відрізняється двома моментами. Перший - формую не повний БДДС, а лише за тими статтями, що значно змінюються. Для класичного непрямого способу необхідний плановий баланс. Як його зробити цей метод не розглядає. Тому другий момент полягає в тому, що я обчислюю потрібні статті балансу через оборотність. При цьому використовую БДР як джерело інформації. Далі опишу послідовність формування «легкого» бюджету руху коштів і розгляну приклад Excel.
Як формується бюджет руху грошових коштів
БДДС можна зібрати двома методами: прямим та непрямим. Суть першого полягає у підрахунку всіх запланованих надходжень та вибуття коштів на основі облікових записів компанії, тобто даний підхід змушує зробити суцільний облік, через це він трудомісткий. Другий метод дозволяє зібрати БДДС через БДРта баланс.
Класичне побудова бюджету руху коштів непрямим шляхом виробляється чотири кроки.
Крок 1. За даними звітності (форма 2 «Звіт про прибутки та збитки») визначається чистий прибуток підприємства.
Крок 2. До чистого прибутку додаються суми статей витрат, які викликають насправді рух коштів (амортизація, за наявності резерви під втрати, відпустки тощо. буд.). Як правило, амортизація та резерви не виділені окремими рядками у звіті про прибутки та збитки, їх значення визначаються з розшифровок цих статей звіту.
Крок 3. Віднімаються (додаються) будь-які збільшення (зменшення), що відбулися у статтях поточних активів, за винятком статті «Кошти».
Крок 4. Додаються (віднімаються) будь-які збільшення (зменшення), що відбулися у статтях короткострокових зобов'язань, що не потребують процентних виплат.
Визначення чистого прибутку
Спочатку грошовий потік я деталізую у трьох розрізах: потік від операційної діяльності, інвестиційної та фінансової. У цьому розділи «легкого» бюджету руху коштів міститиме в повному обсязі статті класичного непрямого методу. Приміром, розділ «Операційна діяльність» складається з статей: « Чистий прибуток», «Ненадійні коригування (амортизація)», «Зміна оборотного капіталу»; "Інвестиційна діяльність" містить одну статтю - "Інвестиції"; «Фінансова діяльність» також складається з єдиної статті «Займи та кредити». По рядку «Позики та кредити» відображатимуться суми отриманих позик та кредитів, а також їх погашення. Також за допомогою цього рядка я визначаю майбутню потребу компанії в грошових коштах, які необхідні для покриття касових розривів (всі розрахунки, а також приклад бюджету руху грошових коштів в Excel ви зможете завантажити за посиланням наприкінці статті).
Формування «легкого» бюджету коштів непрямим шляхом починається з операційної діяльності. Для підрахунку грошового потоку необхідні дані: чистий прибуток, негрошові коригування та зміна оборотного капіталу. Показник чистого прибутку я беру із БДР (табл. 1). Негрошові коригування - це всі витрати та доходи, які не мають на увазі відтоку та припливу коштів. Я враховую лише амортизацію. Інші негрошові операції (резерви з втрат, відпусток, взаємозаліки) відбиваються як і БДР, і у балансі, і за підрахунку грошового потоку через БДР і баланс із них вийде нульовий результат. Тому їх я не включаю до розрахунків.
Таблиця 1. Форма звіту БДР, руб.
|
Серпень 2015 |
Вересень 2015 |
Жовтень 2015 |
Листопад 2015 |
Грудень 2015 |
||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
|
Реалізація |
||||||||
|
Собівартість |
||||||||
|
Маржинальний прибуток |
||||||||
|
Заробітня плата |
||||||||
|
Маркетинг |
||||||||
|
Амортизація |
||||||||
|
Відсотки |
||||||||
|
Податок на прибуток |
||||||||
|
Чистий прибуток |
Розрахунок зміни оборотного капіталу
Розрахунок оборотного капіталу за фактичними даними.Для будь-якого планування потрібна відправна точка - те, що нам відомо, тобто факт. Тому спершу я аналізую факт. Дані беру з балансу. Потім розпочинаю планування. Значення оборотного капіталу обчислюю за спрощеною формулі чистого оборотного капіталу . Не беру ті активи та пасиви, які несуттєво пов'язані з операційною діяльністю, а отже, слабко впливають на його значення:
ОК = Зап + ДЗ + ДС - КЗ (1)
де ОК – оборотний капітал;
Зап - запаси, у тому числі незавершене виробництво та запаси готової продукції;
ДЗ - дебіторська заборгованість;
ДС - кошти та його еквіваленти;
КЗ – кредиторська заборгованість.
Зазначу, що кожен доданок можна розкласти на складові. Наприклад, запаси - на запаси сировини, готової продукції та незавершене виробництво. Але, як правило, складові поводяться ідентично сукупності. Тому визначте цінність такого поділу, щоби не ускладнювати розрахунки. У цьому прикладі я не ділитиму. Якщо діяльність не пов'язана з готівкою та інкасацією, немає грошей у дорозі, то з формули можна виключити кошти (при розрахунку значень оборотностей у прикладі кошти виключені, тому що їх величина незначна. – Прим. автора.).
Таблиця 2. Баланс, руб.
|
Серпень 2015 |
Вересень 2015 |
|||
|---|---|---|---|---|
|
Необоротні активи |
||||
|
Основні засоби та НМА |
||||
|
Інші активи |
||||
|
Дебіторська заборгованість |
||||
|
Грошові кошти |
||||
|
РАЗОМ АКТИВИ |
||||
|
Позикові кошти |
||||
|
РАЗОМ ПАСИВИ |
Підставляю у формулу (1) дані з балансу (див. табл. 2 на стор. 48). В результаті отримую фактичні значення оборотного капіталу для кожного місяця ІІІ кварталу:
ОК лип.15 = 684289 + 764136 - 51200 = 1397225;
ОК авг.15 = 705052 + 712842 - 53215 = 1364679;
ОК сен.15 = 924126 + 798321 - 54987 = 1667460.
Визначення оборотності.Виявляю залежність оборотного капіталу зміни активності підприємства. Для цього я його уявляю через дні оборотності за такою формулою:
ОК = Здн. × СС.пор.сут. + ДЗдн. × Реал.пор.сут. × 1,18 ДСдн. × Реал.пор.сут. - КЗдн. × СС.пор.сут. × 1,18 (2)
де Здн. - Оборотність запасів у днях;
СС.пор.сут. - середньодобова собівартість, т. е. собівартість у період, поділена на кількість днів періоду;
ДЗдн. - Оборотність дебіторської заборгованості в днях;
Реал.пор.сут. - Середньодобова реалізація, тобто реалізація за період, поділена на кількість днів періоду;
ДСДн. - оборотність коштів та їх еквівалентів у днях;
КЗдн. - кредиторська заборгованість.
1,18 – поправка на ставку ПДВ. Якщо треба застосовувати різні ставкиПДВ, використовуйте у формулах середньозважену ставку ПДВ.
приклад
Закуповуємо сировину на суму 150 млн. рублів, ПДВ зверху. З них 30 відсотків сировини з ПДВ (10%), 70 відсотків, що залишилися, - з ПДВ (18%). Розрахуємо середньозважену ставку ПДВ.
1. 150 млн рублів × 30% = 45 млн рублів – визначаємо обсяг сировини, придбаної компанією, з ПДВ (10%);
2. 45 млн рублів × 10/100 = 4,5 млн рублів – визначаємо суму ПДВ (10%);
3. 150 млн рублів - 45 млн рублів = 105 млн рублів - обсяг сировини з ПДВ (18%);
4. 105 млн рублів × 18/100 = 18,9 млн рублів – сума ПДВ (18%);
5. 4,5 млн рублів + 18,9 млн рублів = 23,4 млн рублів – загальна сума ПДВ;
6. 23,4 × 100/150 = 15,6 відсотка – середньозважена ставка ПДВ.
У формулі (2) цікавлять значення ЗДН., ДЗДН., ДСДН., КЗДН. Вони необхідні для того, щоб на підставі даних фактичного періоду (III квартал 2015 року) розрахувати оборотний капітал на майбутній період(IV квартал 2015 року). Обчислюю дані значення, використовуючи формули:
Тепер зроблю розрахунок за фактичний та плановий періоди. Дані візьму з БДР (табл. 1) та балансу (табл. 2):
Реал.пор.сут. лип.15 = Реалізація за лип.15 (табл. 1) / 31 = 10295478 / 31 = 332112;
СС.пор.сут. лип.15 = Собівартість за лип.15 (табл. 1) / 31 = 5683774 / 31 = 183348;
Здн. лип.15 = Зап лип.15 (табл. 2) / СС.ср.сут. лип.15 = 684289 / 183348 = 3,7;
ДЗдн. лип.15 = ДЗ лип.15 (табл. 2) / (Реал.пор. добу. лип.15 × 1,18) = 764 136 / (332 112 × 1,18) = 1,9;
КЗдн. Лип.15 = КЗ лип.15 (табл. 2) / (СС.пор.доб. лип.15 × 1,18) = 51 200 / (183 348 × 1,18) = 0,2
Аналогічно розраховуються значення показників за серпень, вересень 2015 року. Далі зведу всі показники таблицю 3. Дані ЗДн., ДЗдн., КЗдн. за три фактичні місяці середню (табл. 3, стовпець 5) і використовуватиму як планові показники для наступного кварталу (табл. 3, стовпці 6–8). Оборотність коштів не враховуватиму, оскільки їх розмір у прикладі мінімальний, в інших випадках потрібно використовувати формулу (5). Якщо дебіторську заборгованість входять видані аванси, їх потрібно вважати окремо, в знаменнику буде середньодобова собівартість. За наявності в кредиторської заборгованості отриманого авансу, його теж треба врахувати окремо, у знаменнику – середньодобова реалізація.
Таблиця 3. Розрахунок значень оборотності
|
найменування показника |
Серпень 2015 |
Вересень 2015 |
Середні значення оборотності |
Жовтень 2015 |
Листопад 2015 |
Грудень 2015 |
|
|---|---|---|---|---|---|---|---|
|
Реал.пор.сут., руб. |
|||||||
|
СС.пор.сут. , руб. |
|||||||
|
Здн., днів |
(3,7 + 3,5 + 3,5) / 3 = 3,6 |
||||||
|
ДЗдн., днів |
(1,9 + 1,8 + 1,8) / 3 = 1,8 |
||||||
|
КЗдн., днів |
(0,2 + 0,2 + 0,2) = 0,2 |
Розрахунок зміни обігового капіталу.Почну з обчислення величини запасів, дебіторської та кредиторської заборгованостей, тобто розрахую на майбутній період складові формули (1) оборотного капіталу. Для цього використовую зворотні формули:
Зап = СС.пор.сут. × Здн. (7)
ДЗ = Реал.пор.сут. × 1,18 × ДЗдн. (8)
КЗ = СС.пор.сут. × 1,18 × КЗн. (9)
Зроблю розрахунок на підставі даних таблиці 3 (стовпці 6-8).
Зап окт.15 = СС.пор.сут. окт.15 × Здн.окт.15 = 271000 × 3,6 = 975600;
ДЗ окт.15 = Реал.пор.сут. окт.15 × 1,18 × ДЗдн.окт.15 = 381211 × 1,18 × 1,8 = 809692;
КЗ = СС.пор.сут. окт.15 × 1,18 × КЗн. окт.15 = 271000 × 1,18 × 0,2 = 63956.
Аналогічно розрахую показники для листопада та грудня 2015 року. Узагальню всі розрахунки в таблиці 4. Тепер, підставляючи у формулу (1) необхідні значення таблиці 4, обчислю оборотний капітал та його зміна.
Таблиця 4. Розрахунок величини запасів, дебіторської та кредиторської заборгованостей для IV кварталу 2015 року, руб.
Зміна оборотного капіталу є різницю між значеннями розрахункового місяця та попереднього. Отримані дані узагальню у таблиці 5. Позитивне значення за зміни оборотного капіталу говорить про вливанні коштів у нього.
Таблиця 5. Розрахунок оборотного капіталу та його зміни, руб.
Визначення величини операційного грошового потоку.Знаючи чистий прибуток, негрошові коригування та зміну оборотного капіталу, обчислю операційний грошовий потік:
ОДП = ПП + А - ∆ОК (10)
де ОДП – операційний грошовий потік;
НП – чистий прибуток;
А – амортизація;
∆ОК – зміна значення оборотного капіталу за період.
ОДП окт.15 = ЧП окт.15 (табл. 2) + А окт.15 (табл. 2) - ∆ОК окт.15 (табл. 5) = 49342 + 130819 - 53876 = 126285.
Аналогічно розрахую значення листопада та грудня 2015 року.
Свій приклад бюджету коштів в Excel доповню витратами інвестиційної діяльності(200 000 руб.) у кожному місяці IV кварталу. І обчислю дефіцит/профіцит коштів (різниця між операційним грошовим потоком та інвестиціями), який покаже, скільки коштів потрібно залучити чи їх надлишок. Результати обчислень представлені у таблиці 6. У прикладі вийшов негативний результат, який змушує залучити кошти з його покриття.
Таблиця 6. Профіцит/дефіцит коштів, руб.
Приклад бюджету руху коштів у Excel
Отриманими даними заповнюю форму «легкої» БДДС. У результаті вийде бюджет руху коштів, приклад Excel показаний у таблиці 7.
Таблиця 7. «Легкий» бюджет руху коштів приклад у Excel (витяг), руб.
|
Серпень 2015 |
Вересень 2015 |
Жовтень 2015 |
Листопад 2015 |
Грудень 2015 |
||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
|
Чистий прибуток |
||||||||
|
Негрошові коригування |
||||||||
|
Зміна оборотного капіталу |
||||||||
|
Інвестиції |
||||||||
|
Позики та кредити |
||||||||
|
РАЗОМ грошовий потік |
Завантажити приклад бюджету руху коштів у Excel, і навіть всі вихідні дані щодо його побудови, можна за посиланням наприкінці статті.
Таким чином, розрахувавши на основі БДР лише три показники оборотності: запасів, дебіторської та кредиторської заборгованостей та розмір інвестицій, я можу прогнозувати дефіцит чи профіцит коштів на кожен місяць запланованого періоду.
Доповнення БДР розрахунками оборотностей.Можна взагалі не формувати БДДЗ. Наприклад, я обмежуюсь тим, що доповнюю БДР зазначеними розрахунками, як представлено в таблиці, яку можна завантажити наприкінці статті. Такий розрахунок зручно вести до Excel. Достатньо один раз налаштувати форму БДР з додатковими розрахунковими статтями зміни оборотного капіталу, і можна бачити всю картину стану справ у компанії в минулому та найближчому майбутньому.
Крім того, цей метод дозволяє легко керувати плановою ліквідністю, достатньо поміняти значення оборотності - і відразу видно результат. Наприклад, припустимо, що з постачальниками сировини вдалося домовитися на відстрочку платежу п'ять днів. Цьому значенню прирівнюємо оборотність кредиторську заборгованість (КЗдн.). У таблиці 8 у IV кварталі значення кредиторської заборгованості 0,2 змінюємо на 5, при цьому автоматично перераховуються значення кредиторської заборгованості, оборотного капіталу та всі наступні залежні рядки. В результаті виходить нове значення грошового потоку для IV кварталу. Як видно, при реалізації цієї стратегії компанії вже в жовтні 2015 року вдасться вивільнити майже 1,5 млн. рублів з оборотного капіталу і не буде потрібно залучення позикових коштів.
Таблиця 8. Зміна кредиторської заборгованості
|
Розрахунок грошового потоку: |
значення показників |
Серпень 2015 |
Вересень 2015 |
Жовтень 2015 |
Листопад 2015 |
Грудень 2015 |
|
|---|---|---|---|---|---|---|---|
|
Реалізація середньодобова (Реал.пор.сут.), руб. |
|||||||
|
Собівартість середньодобова (СС.пор.доб.), руб. |
|||||||
|
Оборотність запасів (Здн.), днів |
|||||||
|
Оборотність дебіт. заборгованості (ДЗдн.), днів |
|||||||
|
Оборотність кредит. заборгованості (КЗдн.), днів |
|||||||
|
Запаси, руб. |
|||||||
|
Дебіторська заборгованість, руб. |
|||||||
|
Кредиторська заборгованість, руб. |
|||||||
|
Оборотний капітал, руб. |
|||||||
|
Зміна оборотного капіталу, руб. |
|||||||
|
Операційний грошовий потік, руб. |
|||||||
|
Інвестиції, руб. |
|||||||
|
Дефіцит/профіцит коштів, руб. |
Підготовлено за матеріалами журналу
Щоб обговорити статтю, заходьте до наших груп у соцмережах
Нова форма "Звіт про рух коштів"офіційно затверджено документом Наказ Мінфіну РФ від 02.07.2010 № 66н (в ред. Наказів Мінфіну РФ від 05.10.2011 № 124н, від 06.04.2015 № 57н).
Докладніше про застосування форми "Звіт про рух коштів":
- Федеральний стандарт «Звіт про рух коштів» з 2019 року
еквівалентів коштів; 3) звірку сум грошових коштів та еквівалентів грошових коштів, відображених у звіті про рух коштів, зі статтею «Кошти... та еквіваленти коштів» бухгалтерського...
- Коментар до Наказу Мінфіну РФ від 30.12.2017 № 278н: Федеральний стандарт бухгалтерського обліку для організацій державного сектора «Звіт про рух коштів»
Формування звіту про рух коштів. Звіт про рух коштів характеризує зміна залишків коштів, надходження та вибуття коштів і еквівалентів коштів за... сум грошових коштів та їх еквівалентів, відображених у звіті про рух коштів, зі статтею «Кошти та еквіваленти коштів. . » бухгалтерського балансу та інших звітів, ...
- Порівняльний аналіз бухгалтерських форм «Звіт про фінансові результати» та «Звіт про рух коштів»
А форма «Звіт про рух грошових коштів» відображає розрахунок результату руху капіталу, як оборот коштів – Д-Т... проведення непрямого методу складання звіту про рух грошових коштів, що дає уявлення про взаємозв'язок між величиною чистої... (збитку) та зміною коштів. Саме при складанні звіту непрямим методом стає зрозумілим... відповідає приросту коштів організації за цей період. Інформація про реальному русі грошових потоків...
- Складаємо прогноз руху коштів
Бюджет також дозволить бачити інформацію про заощадження, щоб створити резерви готівки... у вартість товару і подбає про те, щоб облік у вашій... , щоб у вас був розклад про прибуття грошей, щоб ви могли... поле « Вид руху ». Це значення безпосередньо пов'язане зі звітами про ДДС, тому завжди... на витрачання коштів за конкретний період, використовувати звіти (наприклад, звіт «Аналіз руху грошових коштів»), порівнювати показники...
- Операції із залучення коштів з одного КВФЗ на виконання зобов'язань по іншому
... (відновленню) коштів між кодами фінансового забезпеченнявідображаються у звіті про рух коштів установи (ф... звітним, і містить відомості про рух коштів на рахунках установ у рублях... позабалансових рахунках 17 «Надходження коштів», 18 «Вибуття коштів», відкритих до рахунків: ... за готівковими коштами». Розглянуті у прикладі операції у звіті (ф. ... за рядком 463 «Надходження грошових коштів при управлінні залишками» відображається показник...
- Хто має звітувати про валютні рахунки за кордоном?
Особами – резидентами податковим органамзвітів про рух коштів за рахунками (вкладами) у... та звіт у податкову інспекціюза місцем свого обліку про рух коштів за... органами за місцем свого обліку звітів про рух коштів за рахунками (вкладами) до... за місцем свого обліку спеціальні звіти про рух коштів за рахунками (вкладами) до... валюти рахунку . У табличній частині звіту про рух грошових коштів за рахунком (вкладом)... 01.2016 р.). Гарантії Представивши звіт про рух коштів за рахунками (вкладами) у...
- Аналіз taxCOACH®: амністія капіталів. Чи повідомляти про свої активи за кордоном до 28 лютого 2019 р.?
Як і раніше, прямо не підпадають готівкові кошти, об'єкти інтелектуальної власності, дорогоцінні... повідомлень про відкриття, закриття рахунку, звіту про рух грошових коштів за таким рахунком, інші порушення... активів КВК, перерахування коштів на рахунки, інформація про які міститься у декларації... компаній та коштів на їх рахунках, не зобов'язані переказувати кошти з їх... та (або) зарахуванням коштів на рахунки, інформація про які міститься у декларації...
- Погашення дебіторської заборгованості та відображення інформації у звіті (ф.0503123) та відомостях (ф.0503169)
05 730 5 000 У звіті про рух грошових коштів (ф. 0503123), складеному за... -5 000 Операції з грошовими забезпеченнями 990 Х Таким чином... них: довгострокова прострочена грошові розрахунки негрошові розрахунки грошові розрахунки негрошові розрахунки... бюджету; баланс виконання бюджету; звіт про фінансових результатахдіяльності; звіт про рух коштів; пояснювальну записку. Інструкція... рахунки 1 201 00 000 «Кошти установи» та кредиту відповідних рахунків...
- Звіти акціонерних товариств
Баланс; -звіт про фінансові результати; -звіт про зміни капіталу; -звіт про рух коштів; -звіт про цільове використанняотриманих коштів (у...) до бухгалтерської звітності. -бухгалтерський баланс; -звіт про фінансові результати. В тому випадку... ; пріоритетні напрямки діяльності; звіт ради директорів (спостережної ради) про результати розвитку по... натуральному вираженні та у грошовому вираженні; перспективи розвитку; звіт про виплату оголошених (нарахованих...
- Застосування судження про суттєвість порушень під час проведення зовнішнього контролю якості
620 тис. руб. Спотворення даних «Звіту про рух грошових коштів» склало 1347 тис. руб. Підпункт...) звітності, а річному звіті. 11. про середньорічну чисельність працюючих за звітний...) 14. про прийняті організацією строки корисного використанняоб'єктів основних засобів (за основними... групами) 15. про порядок визнання виручки... додатків, лише бухгалтерський баланс та звіт про фінансові результати? - «основна інформація» - як...
- Публічне розкриття показників звітності
...; звіту про фінансові результати; звіту про рух грошових коштів (набирає чинності з 01.01.2019 р. СГС «Звіт про рух грошових коштів...»); пояснювальної записки; звітів... обов'язковому розкриттю балансу, звіту про фінансові результати діяльності, звіту про рух коштів, Пояснювальна записка, звіти, які...
- Огляд змін у бухгалтерській (бюджетній) звітності
96000). Звіт про рух коштів Ще одним звітом, якого торкнулися зміни, є звіт про рух коштів (ф. 0503723..., 0503123). До нього включаються дані про рух коштів на рахунках...); звіт про фінансові результати діяльності (ф. 0503721, 0503121); звіт про рух коштів (ф. 0503723, 0503123); відомості про рух...
- Відображення дебіторської заборгованості у звітних бухгалтерських формах
1 2 3 5 9 Рух коштів 590 Х -12 000 -12 ....1 Інструкції № 33н). Звіт про рух коштів установи (ф. 0503723) Звіт (ф. 0503723) складається на... за звітним, і містить дані про рух грошових коштів на рахунках установ у рублях... з фінансовим органомпо готівковим коштам». У звіті (ф. 0503723) операції з фінансово-господарської діяльності (ф. 0503737); звіт про рух коштів установи (ф. 0503723); відомості щодо...
- Аудит річної бухгалтерської звітності організацій за 2018 рік
Якщо особа, що аудується, підготувала прогноз руху грошових коштів, і аналіз даного прогнозу є... бухгалтерського балансу, звіту про фінансові результати, звіту про цільове використання коштів, звіту про зміни капіталу, звіту про рух грошових коштів. Крім...) безпосередньо у звіті про цільове використання коштів. Форму звіту про цільове використання коштів затверджено наказом Мінфіну... результатів її діяльності та (або) руху коштів. При цьому ПБО 1/2008 ...
- Основні зміни у бухгалтерській звітності бюджетних та автономних установ
230, 240, 250, 260, 290. Звіт про рух коштів установи (ф. 0503723). Пунктом 12 ...) грошових коштів, відображених на позабалансових рахунках 17 «Надходження грошових коштів» та 18 «Вибуття коштів», ... виконання зобов'язання в межах залишку коштів на особовому рахунку установи (... суб'єкта обліку. Відомості про залишки коштів установи (ф. 0503779) (далі – ... протягом звітного періоду операцій з грошовими коштами за відповідним видом фінансового забезпечення...
Як я робив управлінський облік у Excel
- Управління проектами
Я працюю звичайним аналітиком і так вийшло, що влітку 2014 року, беручи участь в одному e-commerce проекті, на колінці за 3 тижні зробив управлінський облік в MS Excel. Давно планував і нарешті вирішив викласти на Хабр. Думаю, буде корисно малим підприємцям, які розуміють важливість управління фінансовими потоками, але не бажаючим витрачати значну кількість часу та коштів на ведення управлінського обліку. Не претендую на істину в останній інстанції і буду радий іншим рішенням, запропонованим учасниками спільноти.
Бізнес, до якого я влітку мав відношення, був звичайним інтернет-магазином одягу преміум і вищий за сегмент з оборотом близько 1 млн рублів на місяць. Бізнес працював, не сказати, щоб дуже успішно, але працював і продовжує працювати. Власник розумів необхідність ведення управлінського обліку і, з цим розумінням, взяв мене як фінансового директора (аналітика/менеджера...), оскільки попередній пішов із бізнесу за 3 місяці до мого приходу. Власне, дірка такої ж тривалості була і під час управлінського обліку. Забігаючи наперед скажу, що дірку не усунув (вирішили не ворушити минуле), але створив систему, яка успішно працює за мінімальних трудовитрат і донині.
Мій попередник вів управління у Фінграді, який виявився дуже потужним інструментом. Наприклад, він дозволяв автоматично вантажити інформацію з 1С та виписок різних банк-клієнтів, створюючи проводки за заздалегідь сформульованими правилами. Річ, безумовно, корисна, однак, при дотриманні системи подвійний записзбільшувала час роботи у рази. Щоб уникнути збільшення роботи, цей інструмент дозволяв генерувати «залежні проводки». У створенні цих додаткових проводок і був заритий собака. І тут з'ясувалося, що за всією міццю Фінграда була унікальність, що зумовила повну відсутність експертизи у вільному доступі. Звичайним користувачам (платили, до речі, 3000 рублів на місяць за доступ до системи) були доступні лише «Посібник користувача» на офіційному сайті, та 6 відео-уроків там же. Youtube, що давав доступ до ще кількох десятків відеоуроків, також не сильно допомагав. Форумів з інформацією how to... не було в принципі. Підтримка, на конкретні питання щодо правил створення «залежних проводок» та прохання допомогти саме в моєму випадку – морозилася фразами «у нас з вами не укладено договір на підтримку, тому на такі специфічні питання ми не готові відповідати». Хоча здавалося б - чогось специфічного в таких проханнях, та ще й зі скріншотами з мого боку? Зрозуміло, що все можна бити руками, але питається, а навіщо тоді взагалі платити за інструмент, який сильно збільшує час, необхідний для керування і не дає жодних переваг для малого бізнесу?
Переконавши власника в недоцільності використання «Фінграда» за таких обсягів бізнесу та вивантаживши всю інформацію із системи, я поставив на ньому ВЕЛИКИЙ і жирнийхрест. При цьому рішення піти саме у MS Excel було не спонтанним. Добре загугливши на тему ведення управлінського обліку знаходив монстрів, схожих на «Фінград», або посилання на веб-додатки для ведення особистих фінансів, в той час як основними вимогами до системи були:
Можливість ведення БДДС та БДР на основі змінного плану рахунків;
- простота надалі ведення управлінського обліку (зокрема силами «фінансово-неграмотних» користувачів);
- гнучкість (можливість на ходу розширювати/прибирати функціонал);
- Відсутність перевантаженості інструменту/інтерфейсу.
Для початку прояснимо терміни: будучи не фінансистом, під БДДС розумію «Баланс Руху Грошових Коштів», БДР – «Бюджет Доходів та Витрат». БДДС вважаємо касовим методом (днем здійснення операції - колонка "Дата операції") і використовуємо для операційного day-to-day планування, а БДР методом нарахування (колонка "Період нарахування") для стратегічного, в рамках року і більше.
Отже, як усе влаштовано та як воно працює (в ідеалі):
1. Управлінський облік збирається на основі інформації, що вводиться кінцевими користувачами за допомогою форми в Google Docs. Червоним позначені назви полів та кодування варіантів у кінцевому файлі управлінського обліку – свого роду мапінг полів.
2. У результаті виглядає воно так (зеленим залито те, що перенесено до підсумкового файлу управління).
3. Управлінський облік побудований на базе.xls вивантаження з Фінграда (звідси дивні для сторонніх користувачів назви і загалом надмірна кількість колонок). Переконливе прохання не сприймати всерйоз значення колонок «Прихід», «Витрата» - багато рандомно змінено.
Механізм заповнення простий: акуратно переносимо у вкладку «Загальна книга» з форми Google Docs та банківських виписок. Червоним виділено рядки, що використовуються для формування БДР, зеленим - БДДС., які є зведеними таблицями і будуються на основі проміжних вкладок з назвами, що говорять. Єдині колонки, інформація в яких не пов'язана з іншими джерелами: «Початковий ID» (унікальні значення рядків) та «Дата створення» (=ТДАТА(), а потім копіюємо та вставляємо як значення)
4. Статті ДДС (руху коштів) розташовуються на окремій вкладці «ПС_службовий» і можуть регулярно переглядатися в залежності від конкретних потреб (не забуваємо оновлювати формули на аркушах «Дані_БДДС», «Дані_БДР»).
5. На зображенні зразок БДДС, у форматі за замовчуванням, згорнутий до понеділкової «актуальності».
6. Приклад БДС (помісячний). Зверніть увагу на тезу, що вже згадується вище, про використання рядків із «Загальної книги»: Бюджет і Факт для БДР, План і Факт - для БДДС.
7. Робота з БДДС передбачає підтримку рядків «План» у максимально актуальному стані. Я досить педантичний у роботі з первинною інформацією та коментарі зроблені мною зберігали всю історію змін. Як буде у Вас – питання до Вас. Мій підхід дозволив мені відловлювати приблизно 1 суттєву помилкуна тиждень, що загрожувала розбіжностями на десятки-сотні тисяч карбованців. Час, до речі, з'їдався небагато.
8. Власне сам
Чи доводилося вам стикатися з труднощами під час підготовки звіту про рух коштів «вручну»? Багато роботи, розрахунків, коригувань та іноді цифри просто не складаються. Розглянемо, як можна за 7 кроків скласти кеш-фло МСФЗ непрямим методом, уникнувши типових помилок.
Процес складання звіту про рух коштів (кеш-фло) може стати однією з найбільш складних проблемнезалежно від того, чи використовуєте ви US GAAP (якщо ви знаходитесь в США) або МСФЗ (якщо ви знаходитесь в одній з більш ніж 120 країн світу, які застосовують МСФЗ).
Багато людей стикаються з проблемами при підготовці кеш-фло, тому що:
- Це єдиний бухгалтерський звіт, який формується на касовій основі, а не на основі нарахувань;
- Статті звіту мають бути скориговані, щоб унеможливити негрошові операції, що може бути досить скрутним.
Можливо, це виглядає дуже складно, але не сумнівайтеся, що люди роблять набагато серйозніші помилки в процесі обліку, ніж при складанні кеш-фло.
Розглянемо непрямий спосіб підготовки звіту про рух коштіввідповідно до МСБО 7 . Цей метод працює тільки якщо ви орієнтуєтеся у таких питаннях:
- Ви вже знаєте, що таке звіт про рух грошових коштів та його складові (основна діяльність, інвестиції, фінансова діяльністьта підсумки).
- Ви розумієте основи руху грошових потоків, взаємозв'язку між основними фінансовими звітами (баланс, звіт про прибутки та збитки тощо), бухгалтерський облік як такий і т.д.
- У вас є доступ до різних облікових даних. Іноді вам потрібно буде внести деякі коригування і вам буде набагато зручніше, якщо ви можете швидко отримати доступ до необхідної інформації.
- Ви зберігається спокій, і без нервів і стресу можете сконцентруватися на цьому чудовому завданні.
Розглянемо приклад систематичного підходу для підготовки звіту про рух грошових коштів в Excel.
Майте на увазі це лише демонстрація того, як можна зробити кеш-фло непрямим методом «вручну», крок за кроком, а не пояснення деталей окремих коригувань або інших технічних деталей.
Крок 1: Підготовка - збір основних документів та даних.
Для початку вам потрібно зібрати принаймні такі документи:
- Звіт про фінансове становище(Бухгалтерський баланс, тобто. "statement of financial position") станом на кінець поточного звітного періоду (вихідні залишки) та на початок поточного звітного періоду (вхідні залишки);
- Звіт про сукупному доході (звіт про прибутки та збитки + звіт про інший сукупний дохід, якщо застосовно, тобто. "statement of comprehensive income") за поточний звітний період;
- Звіт про зміни у капіталі ("statement of changes in equity") за поточний звітний період;
- Звіт про рух коштів ("statement of cash flows") за попередній звітний період. Ви можете обійтися і без нього, але це хороше джерело потенційних коригувань, що повторюються, для поточного періоду;
- Розкриття інформації про суттєві операціїу вашій компанії протягом поточного звітного періоду. Ви, звичайно, також можете скоригувати свій кеш-фло і з урахуванням несуттєвих операцій, але це не спричинить істотної зміни інформаційної цінності звіту про рух грошових коштів.
Як отримати перші чотири звіти - абсолютно очевидно, але які джерела інформації про суттєві операції можна використати? Ось короткий список таких джерел:
- великі договори, укладені вашою компанією протягом та до кінця звітного періоду (оренда, хеджування, будівництво – всі види);
- протоколи або меморандуми із засідань ключових органів управління вашої компанії, таких як засідання ради директорів, зборів наглядової ради, зборів акціонерів, зборів комітетів з аудиту тощо;
- файли з вашого юридичного відділу, пов'язані з будь-якими судовими розглядами щодо вашої компанії (і навпаки);
- документи з вашого відділу, який управляє інвестиціями або необоротними активами. У цих документах слід шукати великі операції купівлі, продажу, обміну та інші операції з основними коштами чи фінансовими інструментами.
Це лише загальний список, але ви без сумніву знаєте, які операції можуть бути значними у вашій компанії - так що йдіть, питайте і шукайте там, де на вашу думку, це доречно.
Крок 2. Розрахунок змін у балансі.
Тепер візьміть вхідні та вихідні залишки звіту про фінансове становище та створіть просту таблицю з трьома стовпцями:
- 1-й стовпець - назва статті балансу (наприклад, необоротні активи),
- 2-й стовпець - вихідний залишок на кінець поточного періоду та
- 3-й стовпець - вихідний залишок наприкінці минулого періоду (тобто. вхідний залишокпочатку поточного періоду).
Крок 3: Покладіть кожну зміну балансового звіту у звіт про рух коштів.
Спочатку ви маєте підготувати порожній звіт про рух коштів, готовий до подальшої роботи. В ідеалі ви можете використовувати звіт про рух коштів за попередній період, взявши звідти структуру та назву окремих статей.
Цілком можливо, у вас будуть одні і ті ж статті в кеш-фло за поточний період. У будь-якому випадку ви завжди можете додати нові статті, якщо це необхідно.
Кожна зміна в балансі також впливає на звіт про рух грошових коштів, а якщо ні (коли рух у балансі є повністю негрошової операцією), вона буде скоригована в наступні періоди.
Тепер ви повинні переглянути всі зміни в балансі та заповнити кожну статтю у порожній формі звіту про рух коштів.
Наприклад, ви підрахували, що зміна основних засобів становить -10 000, тому ви вводите цей показник у розділ « Інвестиційна діяльність» за статтею « ». При цьому значення -10000 означає, що компанія витратила гроші на купівлю основних засобів.
Ви повинні перенести кожну зміну в балансі до звіту про рух коштів.
Коли ви закінчите, у вас буде звіт про рух грошових коштів із 2 стовпцями:
- 1-й стовпець - назви статей, що відповідають грошовим потокам;
- 2-й стовпець - зміни у балансовому звіті.
Підсумкова сума 2-го стовпця має дорівнювати 0 (без проміжних підсумків). Якщо це не так, ви помилилися.
Крок 4: Внесіть коригування для негрошових операцій із звіту про сукупний дохід.
На даний момент у вас є міцна база для успішного складання кеш-фло. Однак поки що ці цифри нічого не означають.
Вивчіть звіт про прибутки та збитки та інший сукупний дохід. Потім визначте будь-які суми, які можуть відображати негрошову операцію. Типові негрошові коригування зазвичай такі:
- витрати на амортизацію;
- процентні доходи та витрати;
- витрати від визнання та доходи від припинення визнання заборгованості;
- переоцінка резервів;
- курсові різниці наприкінці періоду;
- переоцінка певних активів та зобов'язань на кінець періоду;
- бартерні операції;
і багато іншого.
Як тільки ви ідентифікуєте негрошову операцію, просто внесіть коригування до звіту про рух коштів.
Додайте кожне коригування в окремий стовпець.
Внесення цих коригувань нагадує проводки - одна й та сама цифра додається за однією статтею та віднімається з іншої. Хитрість полягає в тому, щоб визначити:
- 1) на які статті грошових потоків впливає негрошова операція та
- 2) де – плюс, а де – мінус.
Наприклад, візьмемо амортизаційні витрати. Ця операція призводить до негрошового зменшення показника прибутку, тому його слід додати назад.
Внесіть цю цифру в основну діяльність під заголовком « Коригування для негрошових статей: амортизаціязі знаком «плюс».
Але куди ми поміщаємо ту саму цифру зі знаком мінус? Амортизація штучно завищила суму платежів для придбання основних засобів. Тому ми просто віднімаємо її з інвестиційної діяльності. Придбання основних засобів». Контрольна підсумкова сума по стовпцю цього коригування повинна дорівнювати 0.
Продовжуйте, поки не закінчите з усіма виявленими негрошовими коригуваннями зі звіту про прибутки та збитки та сукупний дохід. І не забудьте перевірити свої результати після кожного коригування.
Це, ймовірно, найскладніша частинатому що іноді важко визначити, до яких грошових потоків відноситься коригування і який знак слід використовувати. Але головний принцип завжди полягає в тому, щоб робити обидві частини коригування (плюс та мінус)і контролювати, щоб ваші підсумкові значення дорівнювали 0.
Крок 5: Внесіть коригування для негрошових операцій із розкриттів та іншої інформації.
Крок 5 значною мірою аналогічний кроці 4, але тепер ви повинні вивчити інші джерела інформації. Деякі з них перелічені у кроці 1.
Наприклад, ви дізналися, що ваша компанія уклала новий договір оренди на значну суму. Це швидше за все означає коригування, напевно, приховане, тому що з одного боку у увете було відображено збільшення основних засобів, які не були куплені за гроші.
З іншого боку, було відображено збільшення позикової заборгованості або зобов'язань з оренди, але компанія не отримала жодних коштів. Таким чином, ви повинні для цієї операції зробити коригування так само, як описано в кроці 4. Пам'ятайте, що підсумок коригування завжди повинен дорівнювати 0.
Продовжуйте доти, доки перегляньте всю інформацію, яку ви вважаєте доречною чи необхідною.
Крок 6: Перевірте зміни суттєвих статей балансу та внесіть відповідні коригування.
Цей крок – для по-справжньому сумлінних та працьовитих людей. Ви можете пропустити його, якщо хочете, але його рекомендується робити цілком очевидним причинам: ви будете майже впевнені, що внесли всі суттєві негрошові коригування у свої грошові потоки, не опускаючи щось важливе.
Якщо ви впевнені, що у вас є вся необхідна інформаціяз різних відділів вашої компанії, це чудово. Але якщо ви не впевнені у цьому, то бажано зробити цей крок.
Це досить просто. Просто візьміть найбільші або важливі статті балансу та перевірте, чи враховується кожен рух по них у вашому кеш-фло.
Наприклад, основні засоби.
Ви можете виявити, що зміна основних засобів була така:
вихідний залишок ОС =
початковий залишок ОС
+ придбання ОС за гроші
+ придбання ОС з оренди
- Амортизація
- збиток від продажу ОС
- Продаж ОС за гроші.
Які операції із цієї формули є негрошовими? Ймовірно, такі: придбання ОС з оренди, амортизація та збитки від ліквідації ОС. Для кожної з цих негрошових операцій необхідно зробити коригування.
Крок 7: Розрахунок підсумків та виконання остаточної перевірки.
Припустимо, що до цього моменту ви зробили велику роботу, внесли безліч коригувань, перевірили рухи в матеріальних статтях балансу і ваші підсумкові значення завжди дорівнюють 0.
У вас є величезний файл Excel, в якому перший стовпець - це назви статей, другий стовпець - це зміни в балансі, а інші стовпці - окремі коригування.
Залишається намалювати останній стовпець. І, як ви здогадалися, ця остання колонка і являтиме собою сам звіт про рух коштів. За кожним рядком звіти ви повинні зробити «горизонтальні» підсумки або, іншими словами, підсумовувати числа всіх стовпців по горизонталі. Ця сума буде відповідним рухом коштів за цією статтею.
Потім перевірте правильність цих цифр. Наприклад, ви отримали певну суму за рядком « Придбання основних засобів» - звірте цю суму з обліковими записами або уточніть у свого інвестиційного відділу, чи були грошові платежі за кошти протягом цього періоду. Якщо суми розходяться - ви, мабуть, щось пропустили або припустилися якоїсь іншої помилки.
Нарешті, подивіться на «вертикальний» загальний підсумок останнього стовпця - якщо це 0, значить ви переможець і заслуговуєте на те, щоб трохи розслабитися.
Наведений вище метод підходить також для консолідації кеш-фло за умови, що компанії групи використовують спільну функціональну валюту.
Для консолідації кеш-фло, складеного непрямим методом, для групи, компанії якої використовують різні іноземні валюти, слід використовувати підхід;
Грошовий потік, кеш-фло, кеш-флоу (від англ. Cash Flow) або потік готівки - одне з найважливіших понятьсучасного фінансового аналізу, фінансового плануваннята управління фінансами підприємства.
Грошовий потік є різницю між грошовими надходженнями та виплатами організації за певний період часу. Найчастіше за цей часовий проміжок приймається фінансовий рік.
Для оцінки зміни, динаміки фінансового станупідприємства складається план руху коштів підприємства, що враховує всі надходження коштів та всі платежі. використовується для бюджетування діяльності підприємства, під час складання бізнес-плану, розробки бюджету руху коштів.
Якщо чисельне значення грошового потоку більше за нуль - це показник припливу коштів. Якщо чисельне значення грошового потоку менше нуля, має місце відтік коштів.
Позитивний грошовий потік формують кошти, що надійшли підприємству за період. Це може бути прибуток від продажу товарів, надходження коштів у виконання виконання робіт чи надання послуг. Негативний грошовий потік формують кошти, витрачаються підприємством у період. Наприклад, інвестиції, повернення кредиту, витрати на сировину, електроенергію, матеріали, оплату праці працівників, податки та інші.
Грамотне управління грошовими потоками надзвичайно важливе, т.к. здатне знизити потреби у капіталі, прискоривши його обороти, а також виявити фінансові резервивсередині підприємства і цим знизити обсяги зовнішніх позик. Головна мета аналізу та управління грошовими потоками - зростання обсягу позитивного грошового потоку та зниження обсягу негативного.
Чому аналіз грошових потоків важливий?
Якщо компанії не приділяється належної уваги аналізу та управлінню грошовим потокам, їй дуже складно передбачати можливі касові розриви. Це призводить до того, що наприкінці місяця у неї може не виявитися грошей, щоб сплатити поточні рахунки за постачання товару, оренду офісу, заробітну платуспівробітників та навіть на сплату податків.
Регулярне виникнення касових розривів призводить підприємство до проблем як із постачальниками товарів та послуг, і з клієнтами. Постачальники, незадоволені проблемами з оплатою, скасовують знижки, зупиняють відвантаження товарів. Виникає товарний дефіцит, клієнти не можуть отримати затребуваний товар, і з цієї причини не поспішають сплатити рахунки за вже здійснені відвантаження та надані послуги. Зростає дебіторська заборгованість, що ще більше посилює фінансові проблемиіз постачальниками. Виникає "замкнене коло." Така ситуація різко позначається на обороті підприємства, знижує його прибутковість та рентабельність.
Таким чином, неплатоспроможність підприємства виникає у той момент, коли грошовий потік стає негативним. Важливо, що така ситуація може виникнути навіть у разі, коли формально підприємство залишається прибутковим. Саме з цим пов'язані проблеми прибуткових, але неліквідних компаній, що стоять на межі банкрутства.
Розрахунок грошових потоків в Excel
Якими ж засобами автоматизації краще скористатися для аналізу та управління грошовими потоками підприємства? Це питання кожен власник підприємства відповідає собі сам.
Існує вибір між дорогими спеціалізованими програмами для обліку руху грошових коштів та створенням програми для обліку та аналізу грошових потоків під свої вимоги за допомогою Excel. Функціонально великої різниці між цими варіантами немає.
У спеціалізованих програм, можливо, більш красивий інтерфейс, велика кількість кнопочок і велика кількість різних функцій, деякі з яких не використовуються ніколи. Проте, спеціалізовані програми з обліку грошових потоків мають кілька великих мінусів. По-перше, термін розробки. Найчастіше це кілька місяців. Потім використання - ще кілька місяців. А якщо потреби обліку змінюються, що буває досить часто – чимала сума за додавання нових звітів та обробок програмістами.
У рішень з обліку грошових потоків, розроблених Excel, перелічені недоліки відсутні. Зате безперечними плюсами є гнучкість рішень, можливість оперативної зміни під умови обліку, можливість внесення невеликих змін самим користувачем, універсальність табличного редактора Excel. Немає такого завдання з обліку, яке неможливо реалізувати засобами Excel!
