Платіжний календар як скласти. Використання платіжного календаря

Платіжний календар – це план розподілу грошових потоків, що складається з метою забезпечення безперервного процесу фінансово- господарської діяльностіпідприємства.

Для ефективної роботи підприємства необхідно грамотно спрямовувати та перерозподіляти фінансові потоки. А в період глобального процесу дестабілізації економіки слід особливо враховувати дефіцит оборотних фінансових ресурсів. У системі інструментів фінансового плануваннядля ефективного вирішення цих питань призначено платіжний календар.

Що таке платіжний календар?

Платіжний календар відноситься до системи оперативного планування, тому він охоплює період від одного до трьох місяців. Він є консолідованою таблицею, в якій відображається інформація про планове надходження грошових коштівта їх витрачання. Вхідні та вихідні грошові потокимають бути збалансовані для того, щоб підприємство було платоспроможним на кожний зазначений момент часу.

Складові платіжного календаря

Платіжний календар як інструмент фінансового планування складається з двох частин. В одній відображається планове надходження коштів, в іншій – їхня витрата. У першому етапі складання платіжного календаря необхідно внести дані про залишки коштів початку планового періоду. У платіжному календарі об'єднані дані про готівкові та безготівкові розрахунки підприємства.

Що включає частину про надходження коштів?

Тому сюди включають інформацію про залишки коштів на поточному розрахунковому рахунку та в касі підприємства. Далі потрібно внести інформацію про надходження планової виручки від реалізації товарів та послуг, повернення дебіторської заборгованості, надходження кредитних чи позикових коштів, і навіть авансових платежах та інших доходах.

Джерелами можуть бути договори реалізації товарів та послуг, календарні планивідвантаження продукції, графіки погашення дебіторської заборгованості, кредитні договори, дані про терміни погашення боргових цінних паперів

Витратна частина: зміст та джерела інформації

У видаткову частинуслід включити інформацію про планові розрахунки з постачальниками товарів та послуг, оплату обов'язкових податків та зборів, планове повернення кредитних коштівта оплату відсотків за ними, строки видачі заробітної плати.

Джерелами отримання даних даному випадкуможуть бути: договори поставок, плани погашення кредитних коштів, графіки видачі заробітної плати, рахунки-фактури та накладні на вже поставлений товар, плани капітальних вкладень.

Основні правила складання

У процесі складання платіжного календаря можна назвати кілька основних етапів. Спочатку цей інструмент фінансового планування передбачає визначення періоду, що підлягає плануванню – квартал, календарний місяць чи декада. Далі планується обсяг реалізації товарів чи послуг. З даних планової реалізації складається план очікуваних доходів.

Потім проводиться розрахунок витратної частини платіжного календаря. Тепер слід розрахувати грошове сальдо кожному етапі проведення розрахункових операцій. Позитивне сальдо означає, що це підприємство достатньо забезпечене грошима і є платоспроможним. Якщо розмір грошового сальдо достатньою мірою перевищує необхідну потребу у коштах, можна розглянути можливість інвестування зайвих активів з отримання додаткового доходу.

Якщо ж сальдо має негативне значення, слід переглянути графік платежів та розглянути можливість коригування витратної частини платіжного календаря. Коригування необхідне з огляду на те, що касові розриви ведуть до невиконання договірних зобов'язань, спричиняють застосування системи штрафних санкцій та захоплення видаткової частини бюджету підприємства. У разі відсутності можливості перенесення строків платежів, необхідно вжити заходів щодо пошуку джерел фінансування та можливість залучення позикових коштів.

Які переваги дає складання календаря?

Платіжний календар – це оперативний план, що дозволяє контролювати фінансові потоки підприємства. Він необхідний керівникам для прийняття рішень про доцільність того чи іншого платежу Наразічасу.

Платіжний календар дозволяє працівникам фінансової службиоперативно надавати дані про фінансової платоспроможностіпідприємства. Платіжний календар є інструментом оптимізації та ефективного використаннягрошових потоків підприємства

Бібліографічний опис:

Нестеров А.К. Платіжний календар [Електронний ресурс] // Освітня енциклопедія

Платіжний календар деталізує на поточний період фінансовий плані надає інформацію про рух коштів організації.

Складання платіжного календаря

З метою підвищення ефективності внутрішньої фінансової дисципліни платіжний календар використовується у табличній формі, у ньому містяться всі надходження та платежі підприємства за період. Період визначається внутрішньою політикоюпідприємства залежно від поставлених завдань. Можливі періоди: 1 рік, 6 місяців, 3 місяці.

Річний період застосовується в тих випадках, коли піврічна деталізація не є необхідною через невелику кількість господарських операцій. Тримісячний період більш підходить для цільових проектів та короткострокових програм. Найбільш поширеною практикою в сучасних умовахє застосування піврічної деталізації.

Платіжний календар складається на заданий період із розбивкою даних по місяцях. Як вихідні дані використовуються внутрішні графіки оплати договорів, в яких відображені терміни платежів, а також графіки періодичних виплат.

Платіжний календар повинен складатися таким чином, щоб сума надходжень не була меншою за очікувані витрати. Загальне правилопри цьому дотримується таке: Якщо надходження перевищують платежі, показується залишок грошей, що означає платоспроможність компанії, інакше організація зможе розрахуватися за своїми зобов'язаннями.

За своєю природою платіжний календар є основним інструментом бюджетування витрат підприємства. Розглянемо загальний порядокскладання платіжного календаря. Насамперед, до календаря, заносяться всі регулярні виплати та надходження: розрахунки за кредитами, сплата авансів, регулярні розрахунки з контрагентами. Інші плановані платежі розподіляються з урахуванням планованих надходжень. В рамках цього в організації використовується проста формазаявки на нерегулярні платежі Подібні заявки підписують керівники підрозділів підприємства, після чого передають їх у фінансовий відділ. Фінансовий відділ узгоджує всі заявки на платежі таким чином, щоб перед компанією не став обсяг платежів більший, ніж підприємство може заплатити у конкретному місяці.

У такий спосіб не допускається порушення балансу доходів та витрат: якщо сума платежів за заявками не перевищує надходжень, то суми включаються до платіжного календаря; якщо ні, то заявки передаються на затвердження начальнику фінансового відділу, який приймає рішення, проводитиметься цей платіж чи ні. При необхідності фінансовий відділ може вимагати документальне обґрунтування необхідності проведення платежу, якщо він належить до незапланованих заявок або проводиться понад встановлений ліміт витрат.

Таким чином, загальний порядок складання платіжного календаря зводиться до таких операцій:

• складається проект платіжного календаря,
• проводиться порівняння запланованих витрат та надходжень,
• у разі виявлення невідповідностей платіжний календар оптимізується для дотримання принципу перевищення надходжень над витратами.

Приклад проекту платіжного календаря

Приклад проекту платіжного календаря на піврічний період представлений у таблиці

Приклад проекту платіжного календаря

Найменування статей			вересень
Відсотки за кредитами
Витрати на оплату праці
Погашення кредиту
Разом платежів
НАДХОДЖЕННЯ
За реалізовану продукцію
Повернення грошей з депозитів
Позики отримані
Всього надходжень

За підсумками зіставлення сум надходжень і витрачання коштів перевищення платежів над надходженнями повинно мати негативні значення протягом усього періоду, а перевищення надходжень над платежами – позитивні. Найчастіше, за період загалом підприємство зберігає свою платоспроможність, але у окремі місяці воно може розрахуватися за своїми зобов'язаннями, а незбалансованість платіжного календаря викликається перевищенням сум можливих витрат. Саме таку ситуацію ілюструє приклад платіжного календаря.

Проект платіжного календаря, будучи початковим варіантом документа, часто виявляється незбалансований.

Основною проблемою є відсутність збалансованого співвідношення між надходженнями від реалізованих партій продукції та строками оплати за рахунками від постачальників. Для ліквідації цього дисбалансу проводиться робота з оптимізації платіжного календаря підприємства.

Насправді найпоширенішим випадком є ​​ситуація, коли темпи поставок, випереджаючи темпи обсягів реалізації, призводять до зростання суми витрат, що перевищує суму надходжень від основний діяльності підприємства.

У випадку підтримки фінансової дисципліни зводиться до перегляду платіжного календаря, щоб виключити з нього дати, у яких витрати перевищують надходження. Причина полягає в тому, що потрібно планувати і деякі обставини, наприклад, не можна повністю покладатися на своєчасність оплати рахунків контрагентами компанії, оскільки може виникнути незадовільний стан, а на розрахунковому рахунку компанії на початок місяця не буде потрібної суми.

Оптимізація платіжного календаря

Оптимізація платіжного календаря спирається на кілька основних прийомів:

• закласти частину видатків у бюджеті на пізніший період;
• розділити великий платіж кілька частин, щоб розподілити його між кількома періодами;
• досягти пільгових умовпостачання, наприклад, скористатися комерційним кредитом;
• розрахунок за допомогою альтернативних способів, наприклад товарним векселем;
• конвертація платіжних коштів, наприклад, продаж векселі дозволяє отримати кошти на розрахунковий рахунок на погашення платежів;
• провести додаткове короткострокове банківське кредитуваннякомпанії, у своїй, проте, слід враховувати збільшення виплат за відсотками і погашення кредиту майбутніх періодах.

Розглядаючи зазначені методи, яких підприємства вдаються у практиці господарську діяльність, слід зазначити, що найболючіші підприємства перші три прийому, оскільки де вони ведуть збільшення обсягів платежів і викликають зростання витрат підприємства. Четвертий і п'ятий прийом пов'язані насамперед із організаційними труднощами, тому менш привабливі при оптимізації платіжного календаря. Нарешті, короткострокове банківське кредитування веде до зростання витрат підприємства міста і є небажаним підприємствам, провідного успішну господарську діяльність. Тому вдаватися до останнього прийому слід лише у крайніх випадках.

Розглядаючи наведений вище приклад проекту платіжного календаря, можна дійти невтішного висновку необхідність його оптимізації, навіщо скористаємося першим прийомом. Для цього слід перенести з липня, серпня та жовтня на вересень та листопад частину платежів постачальникам. В результаті проведеної оптимізації складемо новий платіжний календар.

Приклад оптимізованого проекту платіжного календаря на піврічний період наведено в таблиці

Приклад оптимізованого платіжного календаря

Найменування статей			вересень
За матеріали, паливо, електроенергію, товари, послуги
Платежі до бюджету та соціальних фондів
Відсотки за кредитами
Витрати на оплату праці
Перерахування коштів на депозити
Погашення кредиту
Разом платежів
НАДХОДЖЕННЯ
За реалізовану продукцію
Повернення грошей з депозитів
Позики отримані
Всього надходжень
Перевищення платежів над надходженнями
Перевищення надходжень над платежами

Якщо після оптимізації платіжного календаря протягом усього періоду перевищення платежів над надходженнями має негативні значення, а перевищення надходжень над платежами – позитивні, це дозволяє дійти невтішного висновку про задовільний становище підприємства у плані ефективності господарську діяльність. Така ситуація означає, що у будь-який період підприємство зможе розрахуватися за своїми зобов'язаннями з допомогою надходжень від основного виду діяльності.

Управління видатками у рамках запланованого бюджету видатків відповідно до платіжного календаря має здійснюватися за допомогою щоденного контролю фінансовим відділом переліку та сум запланованих на чергову дату видатків.

Якщо компанія не має достатньо коштів для оплати всіх рахунків у визначений день, частину запланованих платежів слід переносити на інші дні. Відповідно, при необхідності повинен перераховуватися і платіжний календар. У разі появи невідповідності у перерахованому платіжному календарі він повинен бути оптимізований за допомогою розглянутих вище прийомів.

Для підтримки ефективності внутрішньої фінансової дисципліни рекомендується також, щоб остаточний варіант платіжного календаря затверджувався начальником фінансового відділу з керівництвом підприємства.

Платіжний календар – це важливий інструмент ефективного управління грошима підприємства. Найчастіше його формують у Excel. Читайте, як скласти платіжний календар та зберігайте собі приклад у Excel.

Фінансовий директор, який прагне збільшення вартості компанії, не може залишити поза увагою платіжний календар, оскільки це безризиковий спосіб заробити додаткові кошти, зміцнити фінансову дисципліну і виявити проблемні зони в структурі грошового обігу.

Навіщо потрібний платіжний календар

Платіжний календар Excel – основний інструмент у системі оперативного фінансового планування. Він допомагає вирішити насамперед такі важливі завдання:

• прогнозування касових розривів: дозволяє знизити обсяг позикових коштів, що залучаються, або розробити заходи щодо відновлення необхідного рівня ліквідності без залучення зовнішнього фінансування.
• максимізація відсоткового доходу: одержати додаткові кілька відсотків від розміщення тимчасово вільних коштів у короткостроковому депозиті замість нарахування відсотка на залишок.
• аналіз платіжної дисципліни покупців/дебіторів: виявлення ненадійних платників за допомогою регулярного моніторингу відстрочених надходжень.

Як автоматизувати платіжний календар за допомогою Excel

Завантажте Excel-модель, щоб автоматизувати всю роботу з ведення та наповнення платіжного календаря, а також реєстру платежів. Середнім компаніям можуть знадобитися невеликі коригування, наприклад, зміна складу статей надходження та вибуття коштів. Великим підприємствам модель стане в нагоді як прототип майбутнього модуля управління поточними платежами комплексної інформаційної системи.

Як скласти платіжний календар у Excel. приклад

Перед тим, як сформувати платіжний календар, потрібно зробити два ключові кроки для розробки структури шаблону: визначити формат введення даних та розробити інтерфейс для комфортного моніторингу. Для цього знадобиться два робочі листи.

Аркуш «База даних»

Щоб звести до мінімуму кількість випадкових помилок (друкарський помилок), слід фіксувати дані у вигляді окремих операцій з унікальним набором аналітик. Стандартний набір з метою ведення управлінського облікускладається з 10 аналітик:

• рух коштів – надходження чи оплата (див. також, );
• дата операції;
• сума;
• стаття операції;

• код статті;
• коментар (пояснення/розшифрування у вільній формі);
• контрагент;
• розділ (Великий розділ обліку, до якого відноситься операція);
• проект;
• центр фінансової відповідальності (ЦФО) .

Заданий набір полів легко можна доповнити у разі потреби (номер договору, ПДВ, рахунок, ініціатор та інші).

Аналогічні операції додаються елементарним копіюванням та незначним коригуванням (дата, сума, контрагент). Значення всіх аналітик (за винятком полів «Сума», «Коментар») обмежуються списками, щоб уникнути дублювання найменувань. А у випадку з найменуванням «Статті» та «Коду статті», прив'язуються через функцію «ВПР». Таким чином, додавання нової операції забирає лише кілька секунд. У шапці таблиці з найменуванням аналітик встановлюються фільтри, що дозволяє вибрати кілька аналітик та сформувати необхідний масив даних (рис. 1).

Малюнок 1. Приклад бази даних для платіжного календаря (натисніть, щоб збільшити)

Аркуш «Прогноз ліквідності»

Аркуш «База даних» при всій його універсальності з широким діапазоном інформації є лише чудовим помічником у структурі календаря платежів, приклад якого ми розуміємо. Основну роль відведено графіку прогнозу ліквідності (рис. 2). Візуально це стандартний звіт про рух коштів, але з тимчасовим кроком за один день. Кожна операція з бази даних знаходить своє місце у матриці прогнозу ліквідності. Перенесення даних здійснюється через формулу «СУМІСЛІМН» із заданими параметрами за кодом статті та датою. Таким чином, будь-яка нова операціяавтоматично відбивається у графіку, у своїй виключена ситуація, коли дані не транслюються через помилок введення – у цій моделі таких проблем немає, оскільки ключові аналітики задаються через списки, отже, будь-яка операція знайде своє місце графіку ліквідності.

Малюнок 2. Приклад складання прогнозу ліквідності у платіжному календарі

Горизонт та періодичність формування платіжного календаря в Excel

Запропонований зразок платіжного календаря в Excel може виходити за межі звичного горизонту планування за один місяць, оскільки порядок введення дозволяє ідентифікувати будь-яку операцію. Цілком допустимо здійснювати моніторинг аж до кварталу, проте в цьому випадку є значна залежність якості прогнозу від принципів планування, що діють на підприємстві. У ситуації, коли в організації налагоджений процес систематичного оновлення планових даних на всіх ЦФО, горизонт ліквідності завдовжки квартал може бути якісним і корисним для прийняття управлінських рішень.

Періодичність формування може різнитися – залежно від призначення календаря платежів у системі фінансового менеджментукомпанії, але при цьому оновлення даних має проводитися не рідше одного разу на тиждень, інакше інформативність та актуальність прогнозу знижуватиметься до рівня стандартного звіту про виконання.

Як контролювати виправлення у платіжному календарі за допомогою Excel

Якщо платіжний календар в Excel ведуть кілька осіб, відстежувати їх редагування допоможе спеціальний журнал змін. Завдяки йому ви зможете контролювати:

• хто вніс редагування – ім'я користувача (обліковий запис);
• що виправили – адресу зміненого осередку, лист;
• як виправили – значення комірки до зміни та після;
• коли – дата та час правок.

Крім того, журнал змін можна приховати від сторонніх очей.

Що врахувати для формування платіжного календаря

Істотним недоліком платіжного календаря вважається неможливість (обмежена можливість) розрахованого на багато користувачів доступу. На жаль, сьогодні немає технічного рішення для усунення цієї проблеми. Однак цей бар'єр успішно долається за рахунок передачі повноважень щодо ведення календаря до рук досвідченого співробітника планово-економічного відділу або казначейства. Плюси такого підходу очевидні: наявність єдиного користувача системи знизить кількість помилок до мінімального рівня, хоч і забиратиме суттєву частку робочого часу.

На відміну від бюджетної кампанії, коли кожен центр фінансової відповідальності формує свій план щорічно і щокварталу коригує, платіжний календар вимагає регулярного оновлення – щотижня або частіше). Формалізований збір інформації з усіх ЦФО може бути утруднений, тому економісти мають бути глибоко занурені у ситуацію з обігом коштів у всіх напрямках.

Надходження

Прогнозування вхідних грошових потоків від продажу, безумовно, найскладніша ділянка роботи. При великій кількості дрібних стабільних клієнтів можливе застосування найпростішого методу оцінки – середньої арифметичної, коли запланований обсяг надходжень за кілька періодів ділиться на кількість періодів. Дані можна актуалізувати за допомогою низки непрямих факторів (сезонність, динаміка галузі/ринку, впливу поточної стадії життєвого циклукомпанії/стратегії). Точність планування ускладнюється за наявності кількох великих клієнтів. У цій ситуації слід скористатися методом експертної оцінки. Суть її полягає в тому, що за кожною сумою визначається ймовірність її одержання у трьох сценаріях (консервативний, оптимістичний, песимістичний) і потім виводиться середня зважена з урахуванням частки кожного сценарію.

Платежі

Визначення дати багатьох платежів здійснюється без ініціаторів оплати. Корисно використовувати емпіричні дані, особливо за відомими та давніми постачальниками. Крім того, вдалим доповненням буде регулярний моніторинг крайніх термінів оплати за чинними контрактами (ініціатори платежів мають стійку звичку вказувати дати оплати раніше, ніж допустимий крайній термін за договором). Те саме стосується сплати податків. Хорошим прийомом може бути практика оплати деяких рахунків кілька днів пізніше допустимого срока. Подібні дрібні хитрощі часто залишаються непоміченими з боку контрагента, проте не варто застосовувати таку тактику щодо ключових постачальників.

Оцінка якості планування у платіжному календарі

Вимірювання ефективності будь-якого планового документа здійснюється у вигляді оцінки якості прогнозування. Платіжний календар не є винятком. встановити граничний цільовий показник відхилення факту від плану залежно від специфіки бізнесу, періодичності оновлення звіту та горизонту планування. Що стосується платіжного календаря в Excel, приклад якого ми розібрали, слід зазначити, що регулярне перевищення норми відхилення зведе корисність такого документа до мінімуму, а значить компанія не заробить кілька додаткових відсотків.

Насправді часто буває, що неточністю грішать один і ті ж ЦФО. Одним із варіантів боротьби зі слабкими «планувальниками» може стати запровадження регулярних аналітичних доповідей для вищого керівництва, в якому даватиметься оцінка втраченим ресурсам через неякісне планування окремо взятих ЦФО. Іншим способом мотивації відповідальних за виконання бюджетів працівників може бути фіксація допустимих відхилень у карті ключових показниківефективності визначення розміру річного (квартального) бонусу співробітника.

Роль платіжного календаря у системі управлінського обліку

Якісний платіжний календар по праву займає центральну позицію у системі управлінського обліку підприємства. Безумовно, комплексне використання цього універсального інструменту дозволяє розширити межі класичного призначення моніторингу проблем ліквідності. Логічним продовженням заданого вектора формування структури буде автоматична підготовка план-фактного звіту БДДС. Для цього потрібно лише запровадити блок плану руху грошей на графік (за місяць чи за квартал) та згрупувати дані факту до аналогічного періоду. Крім того, у міру наповнення бази формується ще один потужний інструмент контролю та аналізу – максимально гнучка матриця всіх грошових операційпідприємства з високим ступенем достовірності даних.

Вкладені файли

• Приклад платіжного календаря в Excel.xlsx

Щоб підприємство вчасно могло виконувати взяті він фінансові зобов'язання, слід уникати касових розривів - нестачі коштів, необхідні фінансування чергових витрат. Починаючи з версії 3.0.43.152, у програмі «1С:Бухгалтерія 8» з'явився «Платіжний календар», який не тільки допомагає боротися з касовими розривами, але й сприяє оперативному управліннюфінансовими потоками У календарі можуть відображатися відомості про надходження від покупців та про заплановані оплати постачальникам; про платежі до бюджету; про прострочені платежі; про кошти, що перебувають у дорозі між банком і касою (наприклад, при інкасації), та планованих до вступу за договорами еквайрингу. Нова функціональність особливо корисна для малих та середніх компаній, які не мають фінансового відділу або в штаті немає фінансового менеджера.

Шпаргалка за статтею від редакції БУХ.1С для тих, хто не має часу: 1. Починаючи з версії 3.0.43.152 у програмі «1С:Бухгалтерія 8» з'явився «Платіжний календар» - функціонал, який допомагає боротися з касовими розривами та сприяє оперативному управлінню фінансовими потоками. 2. Доступ до Платіжного календаря здійснюється за однойменним гіперпосиланням з розділу Керівнику у групі Планування. 3. Платіжний календар - це звіт, в якому по днях відображається план надходження та витрачання коштів, а також інформація про залишки коштів на початок та кінець кожного дня. 4. Звіт Платіжний календар у «1С:Бухгалтерії 8» редакції 3.0 може включати такі розділи (за наявності відповідних ситуацій): оплата від покупців, інші надходження, податки та внески, платежі постачальникам, зарплата, періодичні платежі.

Новий функціонал із планування фінансових потоків

Для стабільної роботи підприємства потрібне своєчасне здійснення всіх запланованих платежів контрагентам. Для цього на момент виконання платежу в касі або на розрахункових рахунках організації у банку має бути достатньо коштів. Ситуація, коли коштів тимчасово не вистачає, називається касовим розривом. У програмі «1С:Бухгалтерія 8» редакції 3.0 для запобігання касовим розривам передбачена нова функціональна можливість -Платіжний календар(Див. рис. 1).

Мал. 1. Форма платіжного календаря

Доступ до Платіжний календарздійснюється за однойменним гіперпосиланням з розділу Керівникув групі Планування. У налаштуваннях командної панелі вказується організація, для якої формуються відомості про плановані платежі, та період складання прогнозу, включаючи поточну дату. Платіжний календар- це звіт, у якому днями відбивається план надходження і витрачання коштів, і навіть інформація про залишки коштів початку і поклала край кожного дня.

Негативні значення наприкінці дня позначають касові розриви. Вони виділяються у звіті червоним кольором. Для виключення касових розривів слід стежити, щоб сума платежів не перевищувала суму надходжень з урахуванням залишку початку дня. Використовуючи Платіжний календар, бухгалтер бачить, де намічається нестача коштів, і може вчасно вжити заходів щодо його усунення.

Розділи платіжного календаря

Звіт Платіжний календарв «1С:Бухгалтерії 8» редакції 3.0 може включати такі розділи (за наявності відповідних ситуацій):

• Оплата від покупців;
• Інші надходження;
• Податки та внески;
• Платежі постачальникам;
• Зарплата;
• періодичні платежі.

Розглянемо, яка інформація відображається у кожному розділі.

Оплата від покупців

В розділі Оплата від покупціввідображаються платежі, заплановані згідно з документами облікової системи Рахунок покупцю, Реалізація (акти, накладні), Надання виробничих послуг, Передача ОС, Передача НМА.

Нагадуємо, що можливість вказувати терміни сплати у цих документах встановлюється у налаштуваннях функціональності. Для того, щоб користувач міг відстежувати терміни очікуваних оплат від покупців, у розділі Головне -> Функціональністьна закладці Розрахункинеобхідно встановити прапор Планування платежів від покупців.

Інформацію про прострочені платежі можна отримати, якщо перейти за відповідним гіперпосиланням у форму помічника Очікувана оплата від покупців(Рис. 2).

Мал. 2. Помічник «Очікувана оплата від покупців»

У формі помічника можна змінити термін оплати одного чи кількох документів, попередньо виділивши їх курсором. За кнопкою Змінити термін оплативідкривається форма запровадження нового терміну оплати. Також термін оплати документа можна змінити безпосередньо у колонці Термін оплати. Виділивши рядки у списку, можна надіслати електронного листа контрагенту з нагадуванням про оплату. Лист сформується автоматично за кнопкою Нагадати.

Інші надходження

В розділі Інші надходженнявідображається інформація про кошти, внесені до каси кредитних організацій, ощадні каси або каси поштових відділень для зарахування на рахунок організації, але ще не зараховані за призначенням (залишки за рахунком 57.01 «Переклади в дорозі»). Також у розділі відображається заплановане надходження коштів за договорами еквайрингу (залишки за рахунком 57.03 «Продажі за платіжними картками»).

Податки та внески

В розділі Податки та внескивідображаються завдання щодо сплати платежів до бюджету (податки, збори, страхові внески). Суми податків, зборів та внесків до сплати розраховуються за даними інформаційної бази – це або нараховані суми податків, або дані із підготовлених декларацій чи звітів. Якщо платежу не було можливості визначити суму (наприклад, немає ні декларації, ні нарахувань), то в полі замість суми відображається прочерк.

Для платежів до бюджету доступні дії, аналогічні відповідним завданням Списку завдань. По кліку на комірці відкривається меню, в якому можна вибрати потрібну дію - наприклад, Сплатитиабо Звіритися з ФНП. У разі коли сума платежу не визначена, програма «1С:Бухгалтерія 8» редакції 3.0 підкаже, яку дію потрібно виконати - наприклад, підготувати декларацію з відповідного податку.

Платежі постачальникам

В розділі Платежі постачальникамвідображаються платежі, заплановані згідно з документами Рахунок від постачальника, Надходження (акти, накладні), Надходження дод. витрат, Надходження НМА. На кліку на комірку відкривається документ, на підставі якого заплановано платіж. Для того, щоб користувачеві була доступна можливість вказувати терміни оплати в документах постачальника, необхідно в налаштуваннях функціональності програми на закладці Розрахункивстановити прапор Планування платежів постачальникам.

Інформація про прострочені платежі доступна за відповідним гіперпосиланням. При натисканні її відкривається форма помічника Оплата постачальникам, за допомогою якого можна автоматично сформувати список платіжних доручень на оплату постачальникам. Для цього слід зазначити прапором рядка, за яким потрібно сформувати платіжні доручення. Платіжні документи формуються автоматично за кнопкою Створити платіжні доручення.

Зарплата

У розділ Зарплатавключені платежі із виплати працівникам заробітної плати. По кліку на комірці відкривається меню, в якому можна вибрати потрібну дію, наприклад Виплатитиабо Звіритися з ФНП з ПДФО(Рис. 3).

Мал. 3. Розділи «Податки та внески» та «Зарплата»

Періодичні платежі

В розділі Періодичні платежівідображається інформація про регулярні платежі - наприклад, за комунальні послуги, зв'язок, оренду, інтернет та ін. Повторювати платіж? Інформація про прострочені платежі доступна за відповідним гіперпосиланням.

В формі Платіжного календаряможна скоригувати плани приходу/витрати грошей за допомогою команди Перенести на другий день. Для цього необхідно виділити область, що містить інформацію про платіж. Також команда доступна у контекстному меню осередку платежу. Перенесення доступне лише для платежів постачальникам та оплати від покупців.

У простому та наочному вигляді Платіжний календарподає інформацію про прогнозний рух коштів з можливими касовими розривами та сприяє оперативному вжиття заходів щодо недопущення цієї ситуації. Результатом оптимізації платіжного календаря є впорядкований план (прогноз) руху коштів організації, у якому касові розриви відсутні.

Фінансове планування займає важливе місце у системі управління фінансами організації. У процесі планування підприємство оцінює стан своїх фінансів, виявляє можливості збільшення фінансових ресурсів та спрямування їх найбільш ефективного використання. У цьому управлінські рішення приймаються з урахуванням аналізу фінансової інформації.

План надходження та витрачання коштів, розроблений на наступний рік з розбивкою по місяцях (бюджет руху коштів), дає лише загальну основу управління грошовими потоками підприємства. Грошові потоки організації протягом одного місяця можуть характеризуватись високою динамікою та нестабільністю. Допомогти усунути ці недоліки може оперативне управління фінансами.

Управління фінансами за сучасних умов — необхідна складова успіху бізнесу. Підприємство, що точно і оперативно відстежує динаміку доходів, витрат та інші ключові фінансові показники, має мати достатню інформаційну базудля ухвалення вірних управлінських та фінансових рішень, необхідних для зростання компанії.

Оперативне управління фінансами - це сукупність організаційних, методичних та технологічних заходів, що забезпечують управління поточними фінансовими операціямиі фінансовими ресурсамиорганізації у короткостроковій перспективі (як правило, до одного місяця). На відміну від системи бюджетування оперативне управління фінансами планує платежі у більш детальному вигляді (за контрагентом та призначенням платежу) та використовує більшу деталізацію періодів планування (аж до одного дня).

Зверніть увагу.Основним інструментом оперативного управління фінансами організації є платіжний календар. Платіжний календар є плановим фінансовий документ, Що забезпечує щоденне управління надходженням та витрачанням коштів підприємства.

Платіжний календар, що розробляється на підприємстві, дозволяє вирішувати такі основні завдання:

звести прогнозні варіанти плану надходження та витрачання коштів (оптимістичний, реалістичний, песимістичний) до одного реального завдання щодо формування грошових потоків підприємства в рамках одного місяця;

максимально можливою мірою синхронізувати позитивний і негативний грошові потоки, підвищивши цим ефективність грошового обороту підприємства;

забезпечити пріоритетність платежів підприємства за критерієм їхнього впливу на кінцеві результати його фінансової діяльності;

максимально забезпечити необхідну абсолютну ліквідність грошового потоку підприємства, тобто його платоспроможність у рамках короткострокового періоду;

включити управління грошовими потоками до системи оперативного контролінгу (відповідно та поточного моніторингу) фінансової діяльності підприємства.

При запровадженні платіжного календаря в організації виникають такі переваги:

з'являється можливість прогнозування фінансового станукомпанії;

підвищується прозорість процесів управління доходами та витратами організації;

збільшуються гнучкість та обґрунтованість рішень при зміні економічних умовфункціонування підприємства;

оптимізується кредитна політикаорганізації;

збільшуються ступінь надійності та рівень довіри до компанії з боку кредиторів, інвесторів, головної організації.

Основна мета платіжного календаряформування графіка грошових потоків на найближчий період (від кількох робочих днів до одного місяця) таким чином, щоб гарантувати оплату всіх необхідних платежів, мінімізувати надлишки коштів на рахунках та уникнути касових розривів

Це важливо.Зміст платіжного календаря може бути різним (залежно від специфіки бізнесу та переваг зацікавлених співробітників), однак він завжди повинен включати дані про надходження і вибуття, а також про планові залишки коштів (зазвичай з розбивкою по днях і джерелам).

У таблиці наведено приклад платіжного календаря магазину автозапчастин. Для зручності сприйняття платіжний календар представлений п'ять робочих днів, а чи не протягом місяця.

Платіжний календар магазину автозапчастин на тиждень, руб.
Показник	Тиждень, разом	1-й день	2-й день	3-й день	4-й день	5-й день
Залишок коштів на початок періоду	39 648,96	39 649,96	50 834,55	-53 029,35	-13 649,98	53 711,48
Позитивний грошовий потік	736 495,40	147 299,08	147 299,08	147 299,08	147 299,08	147 299,08
В тому числі виторг від продажу запчастин
Негативний грошовий потік	712 379,27	136 114,49	251 162,98	107 919,71	79 937,62	137 244,47
В тому числі: орендна плата
держмито до суду
доставка вантажу
заробітня плата
комп'ютер, оргтехніка, програмне забезпечення
монтаж вивіски
обслуговування контрольно-касових машин
оплата постачальникам запчастин
соціальні внески
страхування
послуги банку
послуги зв'язку
господарські потреби
електроенергія
Чистий грошовий потік	24 116,13	11 184,59	-103 863,90	39 379,37	67 361,46	10 054,61
Залишок коштів на кінець періоду	63 765,09	50 834,55	-53 029,35	-13 649,98	53 711,48	63 766,09

Інформація про розподіл витрат у часі допоможе виявити найбільш ризикові з погляду виникнення касових розривів моменти та провести заходи щодо перерозподілу тягаря платежів (наприклад, рознести на різні тижні виплату заробітної плати та перерахування до бюджету податків, вчасно скористатися кредитом тощо). Так, у нашому прикладі на наступний тиждень передбачається отримати позитивний грошовий потік у розмірі 736 495,40 руб., Негативний грошовий потік за цей період складе 712 379,27 руб. (Див. таблицю). Таким чином, чистий грошовий потік дорівнюватиме 24 116,13 руб. (Збільшення залишку коштів з 39 648,96 руб. До 63 765,09 руб.). Однак якщо розподілити плановані позитивні та негативні грошові потоки по днях (на підставі виставлених рахунків на оплату, строків виплат, передбачених договорами, і т. буд.), то вийде, що у кінець другого дня в організації утворюється касовий дефіцит у вигляді 53 029,35 крб. Для його усунення компанії необхідно перенести деякі із запланованих платежів (наприклад, оплату закуплених товарів у постачальників або придбання оргтехніки) наступного дня. Якщо це неможливо, потрібно скористатися короткостроковим банківським кредитому формі овердрафту.

Зверніть увагу.Однією з особливостей платіжного календаря є постійна актуалізація. У разі нестачі коштів для задоволення всіх заявок, що надійшли, використовуються правила ранжування платежів в залежності від їх виду та рівня пріоритету.

Насправді нерідко виникає ситуація, коли план витрати коштів виконується в повному обсязі(на підставі поданих заявок), а план надходження коштів виконано частково (відповідно, загальна сума заявок на оплату перевищує реальне надходження грошей). Щоб уникнути касових розривів, доцільно ранжувати всі платежі за рівнем їхньої пріоритетності (значущості). Оплата за статтями з найвищим пріоритетом проводиться в обов'язковому порядку, з нижчим - за наявності додаткових умов. Наприклад, заявки на оплату заборгованості перед основними постачальниками продукції, податків задовольняються насамперед, тоді як витрати на нестрокові господарські потреби, модернізацію оргтехніки фінансуються під час виконання плану продажу щонайменше 90 %.

Послідовність формування платіжного календаря

Перед тим як починати складати та обробляти заявки, необхідно провести цілий комплекс заходів щодо розробки та впровадження платіжного календаря на підприємстві.

Перший етап- Формування планових даних. Цей процес реалізується у межах бюджетування (складання бюджету руху коштів) і є обов'язковим підготовчим етапом. З планових даних (річних, з помісячної розбивкою) відбувається поглиблена деталізація надходжень і виплат.

Другий етап— визначення переліку аналітик (статті бюджету руху коштів, контрагенти, договори), у межах яких проводитиметься формування платіжного календаря. Це дозволить створити інструмент для контролю майбутніх виплат та надходжень.

Після визначення переліку аналітик формується механізм складання та виконання платіжного календаря. Надходження та платежі плануються на підставі внесених підрозділами-замовниками заявок. Після перевірки на відповідність встановленим лімітамзаявлені платежі включаються до платіжного календаря. Збалансований за сумами надходжень та платежів платіжний календар є підставою для складання реєстру платежів та передачі його до виконання.

На заключному етапізапровадження платіжного календаря механізм його складання та виконання закріплюється у регламентних документах, які затверджуються внутрішнім наказом та є обов'язковими для виконання всіма підрозділами та працівниками компанії. Внутрішній документ, що визначає правила функціонування платіжної системикомпанії, повинен містити інформацію про порядок проходження заявок на оплату, строки, особи, відповідальні за погодження та затвердження, обов'язки та повноваження співробітників, послідовність дій. Найчастіше регламент визначає наступний порядок роботи з платіжним календарем (див. малюнок).

Схема процесу реалізації платіжного календаря

В ідеалі, ведення платіжного календаря в організації має бути автоматизованим. Це дозволить підвищити оперативність надходження фінансової інформації та виключити негативний впливлюдського чинника управління поточними фінансами.