Штрафи за використання корпоративної картки. Використання корпоративних банківських карток

Кредитування
29.08.2020

Останнім часом розрахунки за корпоративними картками стали звичайною справою для більшості підприємств. Ці платіжні інструменти зручні у користуванні.

Бухоблік за корпоративними карткамиДосить простий. У досвідчених бухгалтерів, зазвичай, немає ніяких проблем при відображенні операцій. Складнощі можуть виникнути під час упорядкування працівником, якому вона видана. Далі розглянемо особливості відображення операцій.

Загальні відомості

Корпоративними картами називають банківські картки, кошти у яких належать організації. З їхньою допомогою здійснюється оплата витрат, здійснюваних працівниками у межах їхньої професійної діяльності.

Може здійснюватись оплата корпоративною карткоювідрядних, господарських, представницьких витрат. Цей платіжний інструментне використовується в особистих цілях працівника, зарахування на неї заробітку, а також соціальних виплат.

Види

Існують кредитні та розрахункові (дебетові) картки. За допомогою останніх оплата провадиться за рахунок коштів, що знаходяться на р/р підприємства, або овердрафту.

За кредитними картками, відповідно, розрахунки здійснюються за рахунок позикових коштів, наданих банківською структурою.

Особливості операції

Поповнення здійснюється безготівковим розрахунком. Для цього до банківської організації направляється платіжне доручення.

Витрачаються кошти лише з використанням картки. Це може бути як нормальні безготівкові операції, так і видача готівки.

на корпоративні картине поширюються ліміти розрахунків, встановлених ЦП для розрахунків готівкою. Тим часом, банківські організації, керуючись рекомендаціями Центробанку, можуть встановлювати межу видачі. Наприклад, за корпоративної карти Ощадбанку максимальна сума 100 тис. руб./добу.

Переваги платіжних інструментів

Можна відзначити такі переваги використання корпоративних карт:

  • Контроль витрачання коштів працівником. По-перше, всі операції будуть відображені на рахунку підприємства. По-друге, формується , у якому відбиваються всі витрати, вироблені конкретний період.
  • Можливість використання коштів у будь-який час. Доступ до грошей на рахунку цілодобовий.
  • Оперативне блокування картки у разі виникнення проблем.
  • Можливість використовувати кошти у закордонних відрядженнях. Немає необхідності купувати инвалюту при виїзді межі РФ. При цьому з Росії можна оперативно працівника, який перебуває за кордоном.
  • Суттєва економія часу при бронюванні та оплаті квитків, номерів у готелях.

Повідомлення ІФНС та фондів

Відомості про відкритий рахунок мають бути направлені до ПФР, ВСС та податкову службу. Нині повідомлення надсилає сама банківська організація, яка обслуговує р/р.

Повідомлення здійснюється протягом 7 днів (робітників).

Важливі нюанси

Корпоративні картки для юридичних осібвипускаються для конкретних працівників підприємства, тобто є іменними.

Відображення операцій на бухобліку за корпоративними карткамиздійснюється, зазвичай, окремому рахунку.

Рахунок у банку може відкриватися як і рублях, і у инвалюте. При цьому в першому випадку відкривати додатково валютний рахунок не потрібно. Згідно з Положенням ЦП № 266-П, оплата за корпоративною картоюможе здійснюватися і у валюті, яка відрізняється від валюти рахунку. При отриманні, наприклад, доларів, система банку сконвертує необхідну суму (переведе автоматично рублі на долари).

Цілі витрачання

Нормативними актами встановлено перелік операцій, які можуть здійснюватись в інвалюті з використанням корпоративної картки:

  • Отримання готівкової інвалюти за кордоном РФ для оплати представницьких, витрат на відрядження.
  • Оплати витрат (представницьких/відрядження) в торгових/обслуговуючих організаціях в інвалюті за межами Росії.

Інші операції вважаються незаконними. Контроль за дотриманням переліку здійснюється банківською структурою.

Локальний документ організації

На підприємстві має бути розроблений акт, що визначає основні правила використання корпоративних карток. У цьому документі необхідно встановити:

  • Перелік операцій та витрат, які допускається здійснювати співробітником.
  • Ліміти за розрахунками.
  • Порядок надання звіту з корпоративної карти.
  • Відомості про неприпустимість розголошення ПІН-коду стороннім особам.
  • Строк, на який службовець зобов'язаний надати авансовий звіт по корпоративній картці. У цьому пункті доцільно перерахувати документи, якими підтверджуватиметься відомості.

Крім того:

  • Наказом керівника визначається коло працівників, які мають право отримати корпоративні картки.
  • Укладаються договори про матеріальну відповідальність із відповідними працівниками.
  • Співробітники-утримувачі карток мають бути ознайомлені з порядком використання карток під підпис.

Повернення та видача платіжних інструментів ведеться у спеціальній обліковій книзі.

Особливості відображення

Бухгалтерський облік за розрахунковим рахункомведеться для підприємства на сч. 55. До нього відкривається субрахунок 55.4.

Якщо на рахунку передбачено доцільно створити субрахунки другого порядку: "Незнижуваний залишок" та "Платіжний ліміт".

Якщо організація відкрила кілька рахунків (по кожній карті), то субрахунок 55.4 створюється з кожного з них. Якщо до одного р/р оформлено кілька карток різних працівників, які здійснюють платежі в рамках загального ліміту, необхідність вести аналітичний облік у розрізі власників визначається підприємством самостійно.

У випадках, коли до єдиного розрахункового рахунку прив'язана корпоративна карта, доцільно створити субрахунок до сч. 51 чи 52.

Облік операцій

Правила відображення операцій для зручності представлені у таблиці:

Призначення

Підтвердження

Перерахування суми платіжного ліміту та незнижуваного залишку (у руб.) з р/р підприємства на картковий рахунок (рублевий)

Витяг.

Перерахування платіжного ліміту та незнижуваного залишку в інвалюті з валютного рахунку на корпоративний.

Платіжний документ, банківська виписка.

Надходження кредитних коштів на рахунок карток на дату разового зарахування, якщо з банківською структурою укладено відповідний договір

Ордер банку, банківська виписка.

Надходження кредитних коштів на картковий рахунок у день оплати кредитними коштами банківської організаціїу разі відсутності власних грошей підприємства, якщо з банком підписано договір овердрафту

Банківська виписка, ордер.

Оплата банківських комісійза оформлення, випуск, обслуговування картки

Нарахування процентів за кредитом, наданим за корпоративною карткою

Банківський витяг, бухгалтерський витяг.

Перерахування коштів у рахунок погашення кредиту або відсотків за позикою, отриманою у зв'язку з використанням картки

Платіжне доручення(документ), банківська виписка.

Для відображення поповнення корпоративної картки в "1С" використовується документ "Списання з р/с". Він знаходиться в розділі "Банк та каса".

Облік розрахунків

Існує два варіанти відображення операцій: спрощений та академічний. Їх особливості показані у таблицях.

Спрощений спосіб

Призначення

Підтвердження

Відображення сум оплачених карткою робіт, послуг, товарів, а також готівки, знятої з картки у розрізі власників (підзвітних співробітників) на дату, зазначену у банківській виписці

Банківська виписка із додатком розшифрування за корпоративними картками.

10, 15, 25, 20, 26, 44, 40 та ін.

Відображення оплачених матеріалів, робіт, послуг відповідно до авансового звіту, пред'явленого співробітником із додатком підтверджуючих документів, на дату надання звіту.

Рахунки, квитки, оригінали сліпів, чеків банкоматів та ін.
Академічний варіант

Призначення

Підтвердження

10, 20, 26, 44 та ін.

Відображення матеріалів, робіт, послуг, оплачених корпоративною карткою відповідно до звіту з підтверджуючою документацією на дату його надання

Квитки, чеки, оригінали сліпів, чеків терміналів та ін.

Відображення операції, здійсненої картою, але з врахованої за рахунком банку

Бухгалтерська довідка.

Відображення суми оплачених товарів, робіт, послуг, готівки, знятої з картки, у розрізі підзвітних осіб у день відображення їх за банківською випискою

Виписка банку з розшифровкою карток.

Якщо дата звіту з корпоративної картизбігається з днем ​​відображення операції у виписці банку, проведення здійснюються за першим варіантом.

Додатково для обох варіантів слід врахувати суми збитків:

Призначення

Підтвердження

Відображення розміру матеріальних збитків, що виникли внаслідок непред'явлення співробітником підтверджуючих документів або у зв'язку з використанням коштів картки на особисті потреби

Банківська виписка, бухгалтерська довідка.

Компенсація шкоди працівником через касу підприємства або вирахуванням із заробітку

Бухгалтерська довідка, прибутковий ордер.

Звіт з корпоративної карти: приклад

Співробітник, який одержав кошти під звіт, повинен надати документ, у якому розписано всі вироблені витрати. До нього додаються папери, що підтверджують. Відповідні приписи встановлені у Порядку, затвердженому вказівкою ЦП.

Наказом Держкомстату від 2001 р. затверджено типову форму звіту АТ-1.

У бланку, однак, відсутні рядки, в яких можна відобразити операції з корпоративних карток. Виправити ситуацію можна двома способами:

  • Доповнити типову форму. Як встановлено у Порядку, організація має право вносити до уніфіковану формудодаткові рядки.
  • Розробити бланк самостійно. Уніфіковані форми з 01.01.2013 р. не є обов'язковими для підприємств. Відповідне положення випливає із ФЗ №402.

Розглянемо приклад. Співробітнику було видано корпоративна карта Ощадбанку, де доступно 50 тис. крб. Йому було доручено купити функціональний пристрій, ціна якого 110 тис. руб. Відповідно до платіжного доручення, на карту було перераховано 65 тис. руб. Після придбання пристрою залишку виявилося 5 000 крб.

Бухгалтер підприємства доповнює типову форму звіту кількома рядками. Передусім передбачаються графи для відображення сум коштів на дату початку користування карткою:

  • "Залишок по карті". Цей рядок заповнюється, якщо працівник платіжного інструменту не здавав.
  • "Видача картки №…". У цьому рядку вказуються відомості, якщо платіжний інструмент виданий перед виконанням завдання.

Залишок карті визнається за умовами прикладу рівним 0, оскільки співробітнику картку видали перед виконанням доручення. У рядку "Видана картка" вказується її номер та доступна сума.

Для відображення поповнення коштів до звіту додано графу "Платіжне доручення". Тут зазначається дата, номер документа.

У рядку "Разом" повинна міститися сума залишку за виданою карткою та розмір додаткового перерахування. За умовами прикладу, загальний результат 115 тис. руб.

На звороті звіту мають бути перераховані документи, якими співробітник підтверджує зроблені витрати. Працівник повинен вказати дату витрат та суму.

Зняття готівки

При розробці форми звіту необхідно передбачити ситуацію, коли працівник не матиме можливості розплатитися за послуги або товари безготівковим розрахунком. Відповідно, співробітнику доведеться перевести в готівку необхідну суму.

Для відображення таких операцій додаються наступні рядки:

  • "Знято з картки".
  • "Витрачено готівки".
  • "Внесено на картку через термінал".
  • "Залишок готівки".

Усі операції із засобами відбиваються на лицьовій частині звіту.

Розписка про отримання документа

Підзвітний працівник повинен надати звіт бухгалтеру чи керівнику підприємства. Після цього документ перевіряється, а потім затверджується директором організації.

Товари, послуги, придбані співробітником, надходять. Працівник отримує розписку про прийняття звіту – нижню частину бланка. Якщо у формі, розробленій підприємством, вона не передбачена, розписка складається у довільному вигляді.

Твердження бланка

За загальними правилами, затвердити форму, розроблену підприємством самостійно, має керівник. Такий припис встановлюється у ФЗ № 402. Ця ж вимога діє і у випадку, якщо організація використовує уніфіковану форму.

Зазвичай зразки бланків первинних документів наводяться у додатках до наказу про затвердження облікової політики.

Відкриття рахунку

Для створення рахунку з корпоративними картками від підприємства знадобляться насамперед документи, необхідні для відкриття звичайного р/р. Крім цього, необхідно написати заяву, форму якої надається банком. Воно пишеться кожного співробітника-держателя карти. Також додаються документи, якими відповідні працівники ідентифікуються. Йдеться, зокрема, про паспорт, а також документи, що підтверджують трудові правовідносини з підприємством (копія договору). Банк може зажадати й інші папери за необхідності.

У лютому ми провели вебінар на тему "Як користуватися корпоративною карткою". Може здатися, що тема вже давно з'їжджена. Насправді ні. Ми отримали хмару відгуків та питань від підприємців.

У цій темі справді багато нюансів, якими зазвичай не діляться бухгалтери. Тому ми підготували текстовий варіант для тих, кому не вдалося переглянути відео: що таке корпкарта, як можна використовувати, які потрібні звітні документи і що робити, якщо їх немає. Читайте нижче.

Корпоративна карта - це карта, яка випущена банком та прив'язана до розрахунковому рахункувашої компанії.

Іноді для корпоративної карти відкривають окремий рахунок, але він також прив'язаний до компанії. Єдина відмінність окремого рахунку: перед покупкою чогось доведеться на такий рахунок переказувати гроші з основного рахунку.

По суті, оплата по корпкарті - це така сама операція, як оплата по рахунку, тільки зручніше, тому що можна платити на місці.

Корпкарти бувають іменні та безіменні. Іменна карта закріплена на конкретного співробітника, наприклад директора. Якщо за такою картою розрахунок зробив інший співробітник - списання все одно будуть числитися на директорі, а значить, відповідатиме за покупки він.

Не іменні картиможуть використовувати всі співробітники компанії, головне - відстежувати, хто саме робить покупки. Якщо у вас така карта, попросіть співробітників, які мають доступ до картки, збирати всі документи щодо операцій.

Що робити з корпоративною карткою

Знімайте або вносите гроші, сплачуйте постачальникам, оплачуйте представницькі та витрати на відрядження. У будь-якому магазині, головне – не забувайте документи щодо кожної операції.

Можна шорхати корпкартою за кордоном. Перерахунок у валюту проходитиме автоматично за внутрішнім курсом вашого банку в рублях. Дані щодо оплати за кордоном та дані, які відображені в обліку, відрізнятимуться. Це не так: за нормами законодавства всі розрахунки відбиваються в рублях за курсом ЦБ РФ на дату авансового звіту.

Оплата в інтернеті – також можлива. Коли оплачуєте послугу в інтернеті, вам повинні надіслати акт про надання послуг, коли купуєте товар - товарну накладну або касовий та товарний чеки. Просто збережіть ці документи або одразу перешліть бухгалтеру.

Які витрати з корпкарти зменшують податок

Не всі витрати на корпкарту зменшують суму податку вартість покупки. Щоб прийняти до обліку витрати на карті, вони повинні бути економічно обґрунтовані: покупка повинна відповідати вашому виду діяльності і надалі приносити прибуток для компанії.

Наприклад, якщо ви транспортна компанія з перевезення вантажів - валянки чи постільна білизна будуть дивною витратою. Таку покупку не зможете обґрунтувати з погляду вигоди для вашого бізнесу.

А якщо ваша компанія займається торгівлею постільною білизною і ви десь купили за готівку або по карті сама постільна білизна чи тканина – це буде прямими витратами на поточну діяльність.

Без проблем будь-який бізнес може купити меблі, канцтовари, офісну технікуі все, що якось виправдовує діяльність.

Айфон також можна, якщо він щодня допомагає вам вести бізнес. Наприклад:

  • тільки у цьому телефоні є програми, які ви щодня використовуєте у роботі;
  • ви постійно у роз'їздах, вся інформація зберігається у телефоні;
  • Легше і вигідніше купити Айфон для себе, ніж найняти в штат на постійну основу секретаря, який виконуватиме ті ж функції: дзвонити, нагадувати, підказувати і будити.

Котик в офіс - це складно прийняти до обліку, тому що доведеться доводити співробітникам податкової, що він власними лапами збільшить кількість клієнтів.

Кому потрібно звітувати і що буде, якщо цього зробити?

Усі ТОВ, АТ та інші компанії з будь-якою системою оподаткування повинні звітувати за гроші, витрачені з корпоративної картки. Непідтверджені покупки будуть оподатковуватись страховими внесками та податками.

Якщо у вас ІП на УСН «доходи», Патенті та ЕНВД, можете зовсім не звітувати, оскільки податкова не перевірятиме видаткову частинув цілях податкового облікуа обов'язки ведення бухобліку у вас немає.

Індивідуальні підприємці на УСН «доходи мінус витрати» та ОСНО можуть врахувати витрати для бізнесу у витратах – для цього потрібно зберігати документи про покупки для бізнесу.

Ще ІП можуть розраховуватись корпкартою за будь-які особисті покупки, покарань за це не передбачено, просто такі витрати не впливатимуть на податок.

Які документи слід збирати?

Це може бути: товарна накладна, акт про надання послуг, товарний та касовий чеки, бланк суворої звітності, прибутковий касовий ордерта інші. Залежить від того, що ви отримали – товар чи послугу.

У документах мають бути реквізити:

– найменування, порядковий номер та дата видачі документа;

- Назва організації або ПІБ підприємця, ІПН;

– весь перелік та кількість послуг чи товарів;

- сума оплати;

– посада, прізвище та ініціали продавця, його особистий підпис та друк компанії за наявності.

Якщо у касовому чеку буде весь перелік покупок – додатково не потрібно отримувати товарний чек. Приклад таких чеків ви можете зустріти в Ашані, Ікеї та інших великих магазинах. Попросіть поставити друк на такому чеку - тоді він буде повноцінним документом, що закриває.

У менших магазинах при оплаті карткою продавці випишуть звичайний касовий чек, який видають усім фізособам. До нього не забудьте попросити товарний чек. Якщо у вас УСН, ви без проблем зможете врахувати повну вартістьпокупки з такого чека у витратах. Якщо ОСНО – зможете врахувати лише суму без ПДВ. Такий ПДВ не можна прийняти до відрахування і враховувати з розрахунку прибуток.

Після витрат за кордоном бухгалтер попросить додатково документи з перекладом російською мовою. Перекласти потрібно кожен рядок, але не обов'язково звертатися до професійних лінгвістичних послуг, достатньо перекласти самостійно в гугл-перекладачі.

Крім документів, що підтверджують купівлю, для бухгалтерії потрібно оформлювати авансовий звіт. Це такий документ, який формується після кожної покупки за корпкартою. Такий звіт може бути стандартної форми або індивідуальної – можете розробити для компанії.

За законом авансовий звіт повинен формувати той співробітник, який зробив покупку. Але на практиці хороший бухгалтер зробить це самостійно – це буде швидше та допоможе уникнути помилок.

Чи можна знімати готівку по корпкарті?

Якщо знімаєте гроші по карті, у банку операція позначиться так – видача грошових коштівпід звіт. Це означає, що покупки на зняті гроші також потрібно підтвердити документами та авансовим звітом. Це стосується лише компаній.

Індивідуальним підприємцям не потрібно звітувати за зняття готівки та повертати непотрачені гроші назад на рахунок. Їхню суму буде відображено як виведення власних коштів ІП. Але це не поширюється на працівників, які працюють у ІП.

Скільки можна знімати готівку, щоб не потрапити під підозри банку?

Вважається, що до 600 тисяч рублів за 1 раз – безпечна сума. Коли ви знімаєте більше, підключається фінансовий моніторинг банку. Якщо фінмоніторинг запідозрить щось недобре, можуть заблокувати рахунок доти, доки банк не переконається, що все добре. Запитуватимуть документи і можуть навіть наполягати на особистій присутності.

А вносити гроші на рахунок?

Вносити гроші на рахунок можна лише у трьох випадках:

  • робите позику компанії;
  • повертаєте кошти;
  • вносите виторг від реалізації вашої продукції чи послуг.

Для компаній на кожне внесення грошей має бути документ. На повернення підзвітних коштів - це авансовий звіт, де відображено, що видані гроші від компанії не використовувалися повному обсязі. Для внесення позики підтверджуючим документом буде договір позики, в якому зазначено суму, дату внесення та строк повернення. Якщо роздрібна виручка – бухгалтер формує видатково-касовий ордер.

Для ІП теж потрібно документально підтверджувати внесення грошей за корпоративною карткою, окрім внеску власних коштів. Внесок власних коштів ІП не оподатковується.

Часто рекомендують вносити кошти через відділення банку, де буде чітко прописано призначення платежу. Справа в тому, що при внесенні грошей через банкомат не вказується у коментарях мета внесення. А ціль визначити треба, бо у податкової можуть виникнути питання, чи мають внесені гроші оподатковуватись. Бухгалтеру при обліку важливо одразу правильно відобразити рух грошей на відповідних рахунках обліку.

Щоб не заплутатися, заздалегідь повідомляйте бухгалтеру про кожне поповнення рахунку через корпкарту, тому що будь-який такий внесок у банку відображається без коментарів, а в обліку кожна ситуація відображається по-різному.

Запам'ятайте: якщо хочеться щось дивне купити по корпкарті – запитайте бухгалтера, збережіть чек та візьміть документи, що закривають. Або тисніть зелену кнопку «Підключитися» і приєднуйтесь до Кнопки: наші бухгалтери самі нагадують про документи, що бракують, безпечно знижують податки і розповідають ризики.

Підказала Балашова Олена – бухгалтер у Кнопці.

Розповіла всім Шиляєва Марина – маркетолог.

Усі статті ми анонсуємо у Телеграмі. Ще там знайдете новини, поради та лайфхаки для підприємців. Приєднуйтесь:)

Корпоративна банківська картка – це сучасне мобільний засібплатежу, яке дозволяє працівникам здійснювати покупки та оплачувати рахунки на користь організації практично будь-де і будь-коли. Розповідаємо, що собою представляють корпоративні банківські картки, чим відрізняються від звичайних, а також про порядок їх оформлення та використання.

Що таке корпоративні карти

Співробітникам постійно доводиться щось оплачувати від імені та на користь своїх організацій: представницькі та витрати на відрядження, рахунки постачальників, комунальників, офісне приладдя, проїзні квитки тощо.

Щоб не оплачувати подібні витрати за власний рахунок, працівники змушені звертатися до каси організації за видачею підзвітних. грошових сум, а також подавати звіти щодо вже витрачених коштів. У цьому має бути дотриманий встановлений п. 5 і 6 Вказівки ЦБ РФ від 07.10.2013 № 3073-У ліміт видачу коштів із каси у межах договору (100 000 рублів).

Шпаргалка за статтею від редакції БУХ.1С для тих, хто не має часу

1. Корпоративна карта - різновид дебетових та кредитних банківських карток, яка дозволяє співробітникам підприємства самостійно оплачувати представницькі, відрядження та інші витрати, безпосередньо пов'язані з господарською діяльністю організації.

2. Гроші на корпоративній карті - це гроші самої організації, і при використанні картки відбувається автоматичне витрачання грошей з її розрахункового рахунку.

3. Корпоративні карти бувають дебетові та кредитні, іменні та на пред'явника, рублеві та валютні.

4. Інформувати податківців та позабюджетні фондипро оформлення корпоративних карток організації не зобов'язані.

5. Корпоративні картки можуть бути використані як для зняття готівки, так і для здійснення безготівкових розрахунків.

6. Порядок звітності щодо знятих та переведених з корпоративної картки грошей організація затверджує самостійно.

Таким чином, стандартна видача грошей під звіт пов'язана з відомими незручностями: тимчасові витрати, паперовий документообіг та обмеження суми коштів. Набагато зручнішою та сучаснішою альтернативою даному способу видачі грошей співробітникам є використання ними корпоративних банківських карток.

Корпоративна картка є різновидом дебетових і кредитних банківських карток, яка дозволяє співробітникам підприємства самостійно оплачувати представницькі, відрядження та інші витрати, безпосередньо пов'язані з господарською діяльністю організації.

Гроші на такій карті – це гроші самої організації, і при використанні картки відбувається автоматичне витрачання грошей з її розрахункового рахунку. Як варіант – із карткового рахунку, до якого прив'язана корпоративна карта. Тому на корпоративних картах найчастіше встановлено ліміт на зняття та витрачання коштів з метою запобігання великим розтратам.

Право на застосування корпоративних карток може мати як один співробітник організації (наприклад, головний бухгалтер), і кілька. Зазвичай корпоративні карти мають директор, бухгалтер, секретар, а також ті працівники, чия діяльність пов'язана з регулярними відрядженнями.

Корпоративні карти бувають наступних видів:

Дебетові– при розрахунках застосовуються власні кошти організації. Передбачається можливість підключення овердрафту - якщо закінчилися власні кошти, організації банк надає позикові кошти у певному обсязі.

Кредитні- Співробітники знімають і розплачуються грошима не самої організації, а позиковими коштами, що належать кредитній установі.

Також картки можуть бути іменні(оформляються на конкретного співробітника та можуть бути використані тільки ним) та карти на пред'явника(Найменні, розраховуватися та знімати гроші з таких карток дозволяється будь-яким особам, що пред'являють картку до оплати).

Крім того, розрізняють рублеві та валютні корпоративні картки. Оформлення останніх виправдано, зокрема, у разі необхідності оплати витрат, пов'язаних з закордонними відрядженнямиспівробітників.

Оформлення корпоративних карток

Порядок випуску та отримання корпоративних карток регулюється Положенням ЦБ РФ від 24.12.2004 № 266-П «Про емісію платіжних карток і про операції, що здійснюються з їх використанням». Оформлення корпоративних карток здійснюється банками на підставі відповідної заяви організації.

Корпоративна банківська картка не є банківським рахунком, а є лише засіб платежу (п.1.12 Положення ЦБ РФ від 24.12.2004 № 266-П). Тому заклад корпоративної картки можливий лише за наявності в організації існуючих банківських рахунків. Без діючого рахунку отримати картку неможливо.

Корпоративну карту можна прив'язати як до наявного розрахункового рахунку, і відкрити окремий рахунок під таку карту. Якщо організація відкриває спеціальний картковий рахунок, гроші на ньому зберігатимуться автономно та незалежно від грошей на розрахунковому рахунку. До одного рахунку можна прив'язати кілька корпоративних карток.

Організації не зобов'язані інформувати податківців та позабюджетні фонди про оформлення корпоративних карток. Втім, не зобов'язані вони повідомляти і про відкриття карткових рахунків, оскільки цей обов'язок було скасовано Федеральним законом від 02.04.2014 № 52-ФЗ.

При відкритті карткового рахунку під корпоративну картку до заяви про її відкриття (від імені юридичної особи) зазвичай прикладається виписка з ЄДРЮЛ, заява майбутнього власника корпоративної картки про випуск картки, його паспорт, а також довіреність на власника картки з правом розпорядження коштами по картці. Конкретний список документів встановлює банк.

Також банк пропонує встановити певні ліміти на списання грошей із картки. По кожній карті можна встановити індивідуальні ліміти. Вони можуть бути постійними чи тимчасовими. Наприклад, за домовленістю з організацією банк може заборонити власникам корпоративних карток списувати з картки більше 10 000 рублів на тиждень.

Корпоративні карти

    Що, на вашу думку, заважає широкому використанню корпоративних банківських карток?

Використання корпоративних карток

Корпоративні карти можуть бути використані як для зняття готівки, так і для здійснення безготівкових розрахунків. При цьому для здійснення цих операцій працівникам не потрібно писати жодної заяви, а керівництву видавати окремий розпорядчий документ (пп.6.3 вказівки ЦБ РФ від 11.03.2014 № 3210-У). Не потрібно переводити гроші з банку до каси підприємства та видавати їх під звіт. У разі зняття з корпоративної картки готівки також не потрібно проводити ці гроші через касу.

Гроші за допомогою картки можуть бути зняті та переведені на інший рахунок самим працівником у будь-який час у разі відповідної необхідності. Приватним випадком такої потреби є службове відрядження.

Вирушаючи у відрядження, співробітник за допомогою корпоративної картки може сплатити проїзні квитки, ПММ, готельні номери, послуги їдалень та кафе, а також всі супутні представницькі витрати. Крім того, за наявності валютної корпоративної картки працівник, який перебуває за межами Росії, безперешкодно може зняти з такої картки іноземну валюту.

Усі списані таким чином із корпоративної картки гроші автоматично вважаються виданими під звіт командованому співробітнику. Співробітнику, який повертався з відрядження, потрібно лише звітувати про вироблені витрати за уніфікованою формою № АТ-1.

При цьому складати звіти щодо всіх випадків витрачання коштів з картки не потрібно. Законодавство таких правил не містить. Тому співробітник має право надати єдиний авансовий звіт з усіх випадків зняття та витрачання грошей з картки. Надання підтверджуючих документів (касових чеків, проїзних квитків тощо) відбувається у загальному порядку.

Порядок звітності щодо знятих та переведених з корпоративної картки грошей організація затверджує самостійно. Періодичність здачі у бухгалтерію таких авансових звітів також встановлює сама організація з урахуванням характеру своєї діяльності.

Щоб мати можливість скористатися корпоративною банківською карткою, співробітник повинен мати іменну корпоративну картку або значитися у списку працівників організації, які мають право на використання безіменні корпоративних карток. Цей списокзатверджується керівником організації.

за загальному правилу, обумовленому самою сутністю корпоративної карти, не допускається її використання з такими цілями:

  • виплата працівникам зарплати;
  • виплата співробітникам допомоги та компенсацій;
  • придбання товарів та послуг для особистих цілей, не пов'язаних із господарською діяльністю організації.

Але це правило не означають, що гроші з корпоративної картки не можуть бути використані з вищезазначеною метою. Насправді можуть, оскільки жодних обмежень на використання корпоративних карток законодавство не містить. При цьому зняття грошей з картки з метою, не обумовленої потребами самої організації, потрібно належним чином оформити. Так, для виплати зарплати бухгалтер може зняти гроші з картки та внести їх до каси організації, використовуючи прибутково-касовий ордер.

Співробітники також можуть використовувати корпоративні картки в особистих цілях (вчасно відстежити та запобігти цьому не вдасться), але при цьому утворюється розтрата. Її необхідно заповнити за рахунок зарплати працівника.

БУХ.1С відкрив канал у месенджері Telegram.Цей канал щодня з гумором пише про головні новини для бухгалтерів та користувачів програм 1С. Щоб стати передплатником каналу, необхідно встановити месенджер Telegram на телефон або планшет і приєднатися до каналу: https://t.me/buhru (або набрати @buhru у рядку пошуку Telegram). Новини про податки, бухоблік та 1С - оперативно у вашому телефоні!

Головна - Консультації

Використання корпоративних карток як засобу проведення розрахунків стає дедалі популярнішим. Це обумовлено тим, що такі карти є надійним і зручним способомоплати витрат, пов'язаних з господарською діяльністю організації, насамперед відрядження та представницьких. Як на практиці виглядає процес оформлення корпоративних карток? Якими документами підтвердити здійснені витрати? Які інстанції сповістити про відкриття спеціального банківського рахунку?

Що таке корпоративна банківська картка?

Корпоративна карта, як будь-яка інша пластикова банківська карта, є іменним. платіжний засіб, призначене для оплати товарів чи послуг, а також для отримання готівки у банкоматах та банках.
Порядок обігу банківських карток на території РФ регулюється Положенням про емісію банківських карток та про операції, що здійснюються з використанням платіжних карток, затвердженим Банком Росії 24.12.2004 N 266-П. Слід зазначити, що до тексту цього Положення N 266-П було внесено низку поправок Вказівками N 2862-У, які набудуть чинності з 1 липня 2013 р. (Вказівки Банку Росії від 10.08.2012 N 2862-У "Про внесення змін до Положення Банку Росії від 24 грудня 2004 року N 266-П "Про емісію банківських карток та про операції, що здійснюються з використанням платіжних карток" зареєстровані в Мін'юсті 21.11.2012 (N 25863).

З урахуванням внесених поправок п. 1.5 Положення N 266-П встановлено, що кредитна організація має право здійснювати емісію банківських карток наступних видів: розрахункових (дебетових) карток, кредитних картокта передоплачених карток, власниками яких є фізичні особи, у тому числі уповноважені юридичними особами, індивідуальними підприємцями.
Відмінною особливістю корпоративної картки є те, що особа, на яку вона оформляється, має бути співробітником організації, який уклав договір на випуск такої картки, при цьому працівник отримує повний доступ до одного з рахунків. юридичного лиця, тобто розпоряджається засобами організації.
Для кожної картки може бути встановлений індивідуальний ліміт витрачання коштів. Можна встановити як постійні ліміти витрачання коштів за картками, так і тимчасові, вказавши будь-який проміжок часу. Крім того, при використанні корпоративних карток можна виставити ліміти на різні категоріївитрат: готівковий та безготівковий розрахунок, операції за кордоном та ін.

Зазвичай при використанні корпоративних карток встановлюється ряд вимог та обмежень:

  • не допускається зарахування коштів на спеціальний картковий рахунок шляхом безготівкового перерахуваннякоштів з рахунків третіх осіб;
  • заборонені витрати особистого характеру за корпоративними картами, оскільки всі операції, що проводяться, відображаються за рахунком організації;
  • оскільки кошти, зняті з такої картки, вважаються коштами, виданими під звіт, потрібне складання відповідної звітності. Банк має право запросити первинні документиза всіма операціями, вчиненими з використанням корпоративних карток (рахунки за проживання, квитки на транспорт, квитанції, чеки та інші документи з додатком оригіналів чеків електронних терміналів, банкоматів, а також звіти про відрядження, якщо кошти списуються з рахунку на витрати на відрядження);
  • відповідно до вимог валютного законодавства РФ під час здійснення операцій на іноземній валютіз використанням карток, у тому числі при здійсненні транскордонних платежів, організація зобов'язана протягом десяти робочих днів з дати здійснення операції подати до банку документальне обґрунтування її здійснення, у тому числі звіт про витрати з додатком розрахункових документів щодо кожної такої операції.

Які основні переваги роботи з корпоративними картками?

Можна назвати цілу низку плюсів застосування корпоративних карток як для організації, так і для працівників, на яких вони оформлені:

  • економія часу, оскільки зникає необхідність звертатися до банку оформлення документів отримання готівки з рахунку чи внесення їх у рахунок. Отримання грошей можливе у час як у банкоматі, і у касі банку, причому необов'язково того, у якому відкрито рахунок. Внесення готівки на рахунок організації також можна здійснювати через банкомат. Крім того, картки основних платіжних систем приймаються у більшості торгово-сервісних точок, банкоматів та банків світу. Полегшується робота не тільки касових служб, а й облікових працівників, тому що не потрібно видавати аванси на витрати на відрядження і відстежувати повернення не витрачених у відрядженні підзвітних готівкових коштів;
  • зниження витрат та мінімізація ризиків, пов'язаних із отриманням, перевезенням та зберіганням готівкових коштів;
  • спрощення обліку та контролю за витратами співробітників за допомогою відкриття спеціального карткового рахунку, що дозволяє враховувати операції по всіх корпоративних картках підприємства (або кількох спеціальних карткових рахунків для обліку операцій окремо за кожною карткою чи групою карток);
  • автоматична конвертація рублевих коштів у валюту під час оплати послуг там.

Чи обов'язково для видачі працівникам грошей у підзвіт у безготівковому вигляді оформляти корпоративні картки чи можна скористатися "зарплатними" картками?

Таке питання найчастіше виникає у роботодавців, які реалізували у своїх організаціях "зарплатні" проекти. Нагадаємо, що раніше у Листі від 24.12.2008 N 14-27/513 Банк Росії вказував на наявність обмежень за переліком операцій, що здійснюються фізичними особами з використанням банківських карток, згідно з положеннями чинного законодавстваРФ. При цьому представники Банку Росії підтверджували, що питання про допустимість відшкодування витрат, пов'язаних із службовими відрядженнямишляхом їх перерахування на банківські рахунки працівників фізичних осіб, відкриті для здійснення операцій з використанням банківських карток, перебуває у площині застосування трудового законодавства. Так, згідно зі ст. 168 ТК РФ порядок та розміри відшкодування витрат, пов'язаних із службовими відрядженнями, визначаються колективним договором або локальним нормативним актом.

Щодо фінансового відомства, воно не заперечує проти застосування для розрахунків із підзвітними особами "зарплатних" карток. У Листі від 05.10.2012 N 14-03-03/728 Мінфін зазначив, що у зв'язку із застосуванням сучасних банківських та інших платіжних технологій замість видачі готівкових коштів запроваджуються безготівкові розрахункина рахунки, відкриті даним працівникам для розрахунків з використанням банківських дебетових картемітованих кредитними організаціями, у тому числі в рамках "зарплатних" проектів.

На думку чиновників відомства, сферу застосування розрахункових (дебетових) банківських карток доцільно поширити (крім розрахунків з оплати праці в рамках "зарплатних" проектів) на розрахунки з підзвітними особами. Перевагами такої форми платежу, як безготівкові розрахунки з підзвітними особами із застосуванням розрахункових (дебетових) банківських карток, є підвищення ефективності платіжних процесів та автоматизація звірки розрахунків та контролю за надходженням (зарахуванням) коштів та їх використанням.

У правила організації та ведення бухгалтерського облікуз підзвітними особами можуть включатися положення, що передбачають розрахунки з ними як у готівковому, так і безготівковому порядку.

Як приклад фінансисти навели практику, що застосовується в їх відомстві: у рамках реалізації облікової політики та з урахуванням положень колективного договору Мінфін здійснює видачу коштів під звіт на витрати на відрядження безготівковим способом за заявою підзвітної особи, що містить реквізити, необхідні для перерахування на рахунок працівника Мінфіну , відкритий у кредитній організації, при відрядженні:

  • на території РФ - у валюті РФ (у рублях) із застосуванням банківських карток, що використовуються в рамках "зарплатного" проекту;
  • на території іноземних держав— у доларах США із застосуванням банківських валютних карт, виданих кредитними організаціями, зазначеними у колективному договорі Мінфіну

Який порядок оформлення корпоративних карток?

За загальним правилом для реалізації проекту "Корпоративна картка" організації необхідно додатково до розрахункового рахунку в банку відкрити другий спеціально для розрахунків з використанням корпоративних карток. Для цього потрібно:

  • написати заяву на відкриття рахунку;
  • оформити картку зразків підписів;
  • підписати договір банківського рахунку для розрахунків за операціями з використанням корпоративних карток;
  • оформити додаткова згодаза безакцептним списанням з основного рахунку.

Після оформлення всіх необхідних документівта відкриття другого розрахункового рахунку організація представляє до банку:

  • реєстр на випуск банківських карток (список власників корпоративних карток);
  • заяву на видачу корпоративної картки (заповнюється та підписується власником корпоративної картки та погоджується з керівником організації);
  • накази на видачу у підзвіт на осіб, зазначених у реєстрі.

Зверніть увагу! Корпоративна банківська картка видається безпосередньо власникові, зазначеній організацією у заяві про видачу банківської картки, або представнику клієнта, що діє на підставі довіреності, оформленої відповідно до вимог законодавства.

Які локальні нормативні акти слід розробити під час реалізації проекту "Корпоративна карта"?

Для здійснення обліку та контролю руху корпоративних карток організації доцільно розробити відповідне положення. Можна не розробляти окремо положення про порядок використання корпоративних карток, однак у такому разі порядок їх використання має бути прописаний в іншому локальному нормативному акті, наприклад, у положенні про порядок та розміри відшкодування витрат на відрядження, видачі підзвітних коштів, подання авансових звітів про відрядження та господарські витрати. Як приклад можна навести Розпорядження ВАТ "РЖД" від 07.11.2006 N 2193р, яким було затверджено Положення про видачу грошей під звіт. У цьому Положенні є окремий розділ "Порядок використання корпоративної банківської картки", в якому визначено:

  • призначення корпоративної картки;
  • підстави для випуску картки;
  • підстави для її використання;
  • порядок та строки подання авансового звіту про кошти, використані за допомогою корпоративної банківської картки;
  • порядок стягнення з винного працівника використаної за призначенням суми у разі відсутності документів, що підтверджують цільове використаннякорпоративної банківської картки;
  • відповідальність за збереження картки, і навіть за витрачання коштів у ній у межах встановлених витратних лімітів.

Крім положення, необхідно затвердити регістр обліку корпоративних карток. У такому регістрі слід відображати:

  • номери карток;
  • П.І.Б. власників;
  • дати передачі та повернення карт.

Факти отримання та повернення корпоративної картки повинні підтверджуватись працівником, який отримав (повернув), та особою, відповідальною за ведення обліку даних карток.

Що є підставою для відображення в обліку сум операцій, які здійснюються з використанням корпоративних карток?

Відображення витрат здійснюється на основі реєстру платежів або електронного журналу, що видається банком.

Зазвичай списання або зарахування коштів за картковими операціями провадиться не пізніше робочого дня, наступного за днем ​​надходження до банку реєстру платежів або електронного журналу з єдиного розрахункового центру (потім ці документи можуть бути передані організації).

Нагадаємо, що працівники організації при використанні картки в магазинах, готелях та інших місцях розрахунку отримують документи, що підтверджують здійснені витрати (чеки, рахунки за проживання у готелі, квитки на проїзд, квитанції, накладні тощо). До таких документів мають бути додані оригінали сліпів, квитанції електронних терміналів та банкоматів. Усі ці документи співробітник організації має подати разом із авансовим звітом до бухгалтерії організації.

Обов'язкові реквізити, які має містити документ щодо операцій із використанням платіжної картки, перелічені у п. 3.3 Положення N 266-П. До них відносяться:

  • ідентифікатор банкомату, електронного терміналу чи іншого технічного засобу, призначеного для здійснення операцій з використанням платіжних карток;
  • вид операції;
  • дата здійснення операції;
  • сума операції;
  • валюта операції;
  • сума комісії (якщо має місце);
  • код авторизації;
  • реквізити платіжної картки.

Перелічені реквізити повинні містити ознаки, що дозволяють достовірно встановити відповідність між реквізитами платіжної картки та рахунком юридичної особи, а також між ідентифікаторами організацій торгівлі (послуг), банкоматів та банківськими рахунками організацій торгівлі (послуг) (п.

3.6 Положення N 266-П).

До відома. Документ щодо операцій з використанням платіжної картки на паперовому носіїдодатково повинен містити підписи власника платіжної картки та касира. Ця вимогане поширюється на випадки, коли документ складається у пункті видачі готівки під час використання аналога власноручного підпису.

Як вчинити в ситуації, коли при знятті грошей за банківською карткою банкомат не видає чек, що підтверджує операцію? Вище було зазначено, що такі чеки прикладаються підзвітними особами до авансового звіту. Але сам працівник - підзвітна особанемає права зажадати необхідний йому чек в банку. Це пов'язано з тим, що клієнтом банку не працівник, а організація. Отже, до банку по виписку має звернутися організація. При цьому банк не має права відмовити у видачі витягу (п. 2.1 розд. 2 год.). III Положенняпро правила ведення бухгалтерського обліку в кредитних організаціях, розташованих на території Російської Федерації, затвердженого Банком Росії від 16.07.2012 N 385-П).

Чи пов'язане оформлення корпоративних банківських карток із утриманням ПДФО з працівників та нарахуванням страхових внесків?

Оскільки кошти, перераховані на такі картки, належать організації, а не особам, які їх використовують, то зобов'язання по сплаті ПДФОта страхових внесків відсутні (якщо не доведено протилежне). Однак усі виправдувальні документи мають бути оформлені належним чином. Таких висновків дійшли судді, зокрема, у Постанові ФАС СЗО від 18.07.2011 N А05-11476/2010. У рішенні суду було зазначено, що згідно з договором з використанням карток здійснюються операції, пов'язані з господарською діяльністю підприємства, у тому числі з оплатою витрат на відрядження та представницьких витрат. Арбітри визнали претензії з боку податкових органів необґрунтованими, оскільки ІФНС не проводила перевірку рахунку в банку, не перевіряла, на які цілі списувалися кошти з корпоративної картки, і не надала доказів того, що спірні суми з'явилися економічною вигодоюпрацівників податкового агента

Яким контролюючим органам потрібно повідомити про відкриття банківського рахунку?

Платники податків, як організації, так і індивідуальні підприємці, зобов'язані протягом семи днів письмово повідомляти податковий орган про відкриття або закриття рахунків (пп. 1 п. 2 ст. 23 НК РФ). Форма повідомлення та Порядок її заповнення затверджено Наказом ФНП Росії від 09.06.2011 N ММВ-7-6/362@.

Також інформацію про відкриття рахунку у банку протягом семи днів слід подати до ПФР та ФСС, які є органами контролю за сплатою страхових внесків (пп.

Корпоративна картка

1 п. 3 ст. 28 Федерального законувід 24.07.2009 (N 212-ФЗ).

Якщо корпоративну картку видано на додаток до вже наявного рахунку і при цьому жодні нові рахунки в банку не відкривалися, то інформацію не податкової інспекціїні органам контролю за сплатою страхових внесків надавати не треба.

Зверніть увагу! Відповідно до п. 1 ст. 118 НК РФ порушення платником податків встановленого термінунадання податковому органуінформації про відкриття або закриття рахунку в якомусь банку тягне за собою стягнення штрафу в розмірі 5000 руб.

Квітень 2013

Зразкове положення про порядок використання корпоративних банківських карток

ЗАТВЕРДЖУЮ Найменування організації ________________________________ ПОЛОЖЕННЯ Найменування посади керівника організації __________ N _____ _________ _____________________ Підпис Розшифровка підпису __________________ ________________________________ Місце складання дата Про порядок використання корпоративних банківських карток

1. Відомості про ПІН-код корпоративної картки є конфіденційною інформацією. Утримувачі картки не мають права розголошувати цю інформацію будь-яким третім особам.

2. Звіт про цільовий витраті коштів за корпоративною банківською карткою подається до бухгалтерії організації:

- при використанні корпоративної картки виключно для отримання готівки - не пізніше 3 робочих днів після закінчення терміну, на який вони видані, а при видачі картки для оплати витрат на відрядження - не пізніше 3 робочих днів з дня повернення з відрядження, виключаючи день прибуття (для працівників підрозділів організації, розташованих у населених пунктах поза місцем знаходження організації, які подають звіт до бухгалтерії організації, — не пізніше 5 робочих днів);

- при використанні корпоративної картки для безготівкової оплати витрат - не пізніше 15 робочих днів з дати проведення оплати безготівковій формі, виключаючи день оплати, або під час проведення оплати частково у безготівковій формі, частково у готівковій формі, виключаючи день оплати.

До звітів, крім документів, що підтверджують витрати, повинні додаватися чеки, що підтверджують оплату карткою.

3. Якщо немає документів, що підтверджують цільове використання коштів, або якщо директор не затвердив авансовий звіт, то списані з корпоративної картки суми стягуються з власника картки та будуть утримані з її заробітної плати.

4. Список працівників, на ім'я яких оформлено корпоративні картки, наведено у додатку N 1.

7 правил для корпоративної картки

Видача та повернення карток ведеться в журналі обліку корпоративних карток за формою згідно з додатком N 2.

6. У разі втрати або розкрадання корпоративної банківської картки власник картки зобов'язаний негайно повідомити про це банк, що видав картку, для блокування операцій по ній. Якщо з вини власника картки рахунок не буде вчасно заблокований, сума завданих збитків стягується з власника картки.

Додаток N 1
до положення від _______ N __

Список працівників _______________________________ (найменування організації) на ім'я яких оформлені корпоративні банківські картки —————————————————————————— ¦N ¦ П.І.Б.

Паспортні дані Тип карти Номер картки п/п працівника (номер, ким і коли виданий) ——+—————+ 1 1 ¦ ¦ ¦ ¦ +—+—————-+————————+———+—————+ 2 ¦ ¦ +—+—————-+—————————+———+—————+ ——+————-+ 3 —————————+———+—————-

Додаток N 2
до положення від _______ N __

Журнал обліку корпоративних карт ___________________________ (найменування організації) ————————————————————————— ¦Номер ¦П.І.Б. |Термін, на який|Дата|Підпис|Дата|Підпис|карти|держателя|карта видана|видачі|держателя|здачі|держателя|| -+—————-+——-+———+———+———+ +———+———+————-+ ——++———+———+———+ +———+———+—————-+——++——+ ——+———+ ———+———+—————+——-+———+———+———-

Порядок обігу банківських карток на території РФ регулюється Положенням про емісію банківських карток та про операції, що здійснюються з їх використанням, затвердженим Банком Росії 24.12.2004 № 266-П.

Щоб співробітники могли вільно оперувати корпоративними картками, компанії необхідно:

Розробити положення про порядок використання корпоративних карток (ч. 1 ст. 8 ТК РФ);

Затвердити список посад, трудові обов'язки яких передбачають використання корпоративних карток у компанії (п. 1 ст. 847 ДК РФ, абз. та п. 1.12 Інструкції Банку Росії від 14.09.2006 № 28-І «Про відкриття та закриття банківських рахунків, рахунків за вкладам (депозитам)»;

Ознайомити зі становищем під розпис всіх співробітників, посади яких перелічені у списку (ч. 2 ст. 22 ТК РФ);

Організувати в компанії облік прийому та видачі корпоративних банківських карток (ст. 9 Федерального закону від 06.12.2011 № 402-ФЗ «Про бухгалтерський облік», далі - Закон № 402-ФЗ, інформація Мінфіну Росії № ПЗ-10/2012 «Про вступ з 1 січня 2013 р. Федерального закону від 06.12.2011 № 402-ФЗ «Про бухгалтерський облік»);

Прописати в облікової політикиспосіб обліку підзвітних сум на спеціальному рахунку (п. 7 ПБО 1/2008).

Положення про порядок використання корпоративних карток

У статті виходитимемо з того, що компанія вирішила відкрити окремий спеціальний картковий рахунок.

Положення про порядок використання корпоративних карток є методичним керівництвом для всіх співробітників компанії, які за обов'язком служби так чи інакше втягнуті в цей процес.

У положенні про використання корпоративних карток рекомендуємо встановити:

Перелік витрат та операцій, які можуть бути здійснені працівником за корпоративною карткою. Зверніть увагу: перелік операцій, дозволених у межах Російської Федерації, відрізняється від переліку дозволених за кордоном. Обидва переліки показані у таблиці;

Ліміти розрахунків за корпоративними картками. Вони можуть відрізнятись для різних посад;

Строк, після якого працівник повинен повернути картку;

Порядок подання звіту власниками карток за витраченими сумами;

Строк, протягом якого працівник повинен подати до компанії авансовий звіт із додатком документів, що підтверджують;

Приблизний перелік документів, що приймаються як підтвердження виконаних витрат. Можна скласти альбом зразків і зробити його додатком до положення. Тоді працівники матимуть візуальне уявлення про те, який документ вимагатиме при оплаті карткою;

Вимоги щодо забезпечення захисту відомостей про пінкод;

порядок дій при втраті карти;

Види відповідальності за порушення встановленого порядкута порядок відшкодування збитків власниками карток.

Перелік операцій по карті

вид операції Ціль витрат Територія
РФ за межами РФ
Готівка, знята в рублях з корпоративної картки + -
+ -
Безготівковий розрахунок у рублях корпоративною карткою Господарська діяльністькомпанії + -
Витрати на відрядження та представницькі витрати + -
Готівка, знята у валюті з корпоративної картки Господарська діяльність компанії - -
Витрати на відрядження та представницькі витрати - +
Безготівковий розрахунок у валюті корпоративною карткою Господарська діяльність компанії - -
Витрати на відрядження та представницькі витрати - +

Альтернативою положенню про порядок використання корпоративних карток може бути окремий розділ про використання корпоративних карток в іншому локальному нормативному акті компанії. Таким розділом, наприклад, можна доповнити положення про порядок і розміри відшкодування витрат на відрядження, подання авансових звітів про витрати на відрядження і господарські витрати працівників компанії. Воно показано нижче.

Хто має право на використання корпоративних карток у компанії

Використовувати корпоративні картки мають право працівники, на яких ці картки оформлені. При оформленні корпоративних карток компанія до банку подає затверджений керівником список співробітників компанії, які мають право використовувати картки.

Якщо керівник компанії вирішив, що зручніше використовувати безіменні корпоративні картки, він видає наказ про затвердження списку посад, заміщення яких дає право використовувати безіменні корпоративні картки для оплати товарів та послуг від імені та на користь компанії. Зразок наказу дивіться нижче.

Складаючи список, майте на увазі, що він не може абсолютно дублювати штатний розклад. Потрібно провести розумну вибірку і не включати до нього посади (професії), виконання службових обов'язків за якими не передбачає оплату товарів та послуг від імені та на користь компанії.

Ознайомте співробітників із положенням під розпис

Усіх співробітників, на яких випущено іменні картки та чиї посади перераховані у наказі, необхідно ознайомити під розпис із затвердженим положенням про порядок використання корпоративних банківських карток або з тим локальним нормативним актом, у якому є відповідний розділ.

Факт ознайомлення можна зафіксувати на останньому аркуші положення або в окремому документі(наприклад, у відомості чи журналі).

Зберігання, видача та повернення корпоративних карток

Щоб виключити випадки втрати корпоративних карток, а також нецільове використання або розкрадання коштів, у компанії має бути налагоджений суворий контрользберігання та рух корпоративних карт.

Іменні корпоративні банківські картки можуть перебувати на руках у власників за умови дотримання вимог безпеки.

Як правило, безіменні корпоративні картки видають співробітнику для виконання певного завдання - оплати відрядних, представницьких або інших витрат.

Документальне оформлення передачі картки працівникові законодавством не регламентовано. Цей порядок краще затвердити у положенні про порядок використання корпоративних карток. Порядок може бути наступним:

Співробітник пише заяву видачу незмінної корпоративної карти з обгрунтуванням мети передбачуваного витрачання коштів;

Уповноважений керівник візує заяву працівника та вказує ліміт безіменної карти. Зразок оформлення заяви наведено нижче.

Зверніть увагу: жодних винятків для ситуації, коли підзвітною особою є керівник компанії, у законодавстві не передбачено. Але компанія має право самостійно ранжувати за посадами умови використання корпоративних карток.

Корпоративні карти видаються терміном, визначений становищем. Видати картку на більш тривалий термін, який відрізняється від зазначеного в положенні компанії, можна на підставі розпорядження керівника компанії.

Якщо співробітник постійно їздить у відрядження, окремим розпорядженням керівника йому можна видати корпоративну картку на більш тривалий термін.

У разі пропуску терміну повернення незмінної корпоративної картки особа, уповноважена контролювати їх рух, повинна повідомити про це головного бухгалтера. Потім приймається рішення про блокування картки або інше вирішення питання з винною підзвітною особою.

Журнал обліку руху корпоративних карток

Дату, термін, мету видачі корпоративної картки, її номер, ліміт, посаду та прізвище працівника фіксують у журналі реєстрації прийому та видачі карток (журналі руху корпоративних банківських карток).

Факти отримання та повернення співробітником корпоративної картки повинні підтверджуватись підписами у журналі підзвітної особи та працівника бухгалтерії, який несе відповідальність за їх зберігання.

Зразок ведення журналу див.

Як відзвітувати за витрачені гроші

Порядок звіту працівників про витрачання коштів за корпоративною карткою окремим нормативним актом не встановлено. Але компанія може розробити його самостійно, спираючись на норми, що регулюють порядок звіту про витрати готівкових підзвітних сум.

Термін подання авансового звіту щодо використання коштів із корпоративної банківської картки можна встановити у положенні про порядок використання корпоративних карток. Він може бути встановлений у робочих днях з дня закінчення терміну, відведеного виконання доручення чи повернення з відрядження.

Можна використовувати уніфіковану форму авансового звіту № АТ-1, затверджену ухвалою Держкомстату Росії від 01.08.2001 № 55 .

Також компанія має право розробити власну форму звіту, що враховує особливості, пов'язані з поєднанням витрачання готівкових та безготівкових коштів (п. 4 ст. 9 Закону № 402-ФЗ).

Зверніть увагу своїх підзвітних осіб на одну особливість складання авансового звіту щодо витрачання коштів із корпоративної картки.

Квитанція, яку працівник отримує під час зняття готівки в банкоматі, сама по собі не може розглядатися як документ, що підтверджує витрати працівника.

До авансового звіту повинні бути обов'язково додані чеки (інші документи), які свідчать про цільове витрачання знятої з картки готівки. Залишок невикористаної готівки, знятої з картки, працівник повинен внести до каси компанії. Авансовий звіт працівника має затвердити керівник компанії.