Л.А. Єліна, економіст-бухгалтер

7 правил для корпоративної картки

Як враховувати рух грошей за банківською карткою та їх витрачання працівником

Тексти згаданих у статті Листів Мінфіну та ФНП можна знайти: розділ «Фінансові та кадрові консультації» системи КонсультантПлюс

Корпоративна банківська картка – гарний вихід, якщо працівникам треба самим щось оплачувати. Гроші на рахунку належать організації, але картка випускається на конкретного працівника п. 1.5 Положення, затв. ЦБ 24.12.2004 № 266-П (далі - Положення № 266-П). Про правила використання корпоративної картки та обліку операцій, з нею пов'язаних, ми й розповімо.

ПРАВИЛО 1. Про картковий рахунок треба інформувати податкову та позабюджетні фонди

Для корпоративної картки відкривається окремий банківський рахунок п. 2 ст. 11 НК РФ. Про цей рахунок (як про його відкриття, так і про його закриття) треба повідомити і ІФНС, і ПФР, і ФСС за місцезнаходженням організації.

Рекомендовану ПФР формуповідомлення про відкриття рахунку можна знайти: сайт ПФР→ Роботодавцям → Сплата страхових внесків та подання звітності → Звітність та порядок її подання → Рекомендовані зразки документів

Зробити це потрібно протягом 7 робочих днів з дня відкриття такого рахунку п. 2 ст. 23, п. 6 ст. 6.1 НК РФ; п. 1 ч. 3 ст. 28, ч. 6 ст. 4 Закону від 24.07.2009 № 212-ФЗ (далі – Закон № 212-ФЗ); Постанова Президії ВАС від 21.09.2010 № 2942/10. Для цього слід направити:

• до податкової - повідомлення за формою № С-09-1 утв. Наказом ФНП від 09.06.2011 № ММВ-7-6/362@. Заповнюючи цю форму, інформуйте саме про відкриття рахунку у банку, а не про виникнення прав на використання корпоративного електронного засобуплатежу (КЕСП). Адже КЕСП та корпоративна банківська карта - не одне й те саме.

Повідомляє

1 - про відкриття рахунку 2 - про закриття рахунку 3 – про виникнення права використовувати КЕСП 4 – про припинення права використовувати КЕСП

При повідомленні до інспекції про відкриття банківського рахунку для використання корпоративної банківської картки у цих осередках форми № С-09-1 треба поставити «1»

1 - у банку 2 - в органі Федерального казначейства(іншому органі, який здійснює відкриття та ведення особових рахунків)

• у ФСС - повідомлення за рекомендованою ним формою Лист ФСС від 28.12.2009 № 02-10/05-13656;
• у ПФР – повідомлення за рекомендованою формою, яку можна знайти на сайті Фонду.

До речі, до одного картковому рахункуможе бути випущено кілька карт - основна і додаткові п. 2.1 Положення № 266-П. Причому до того самого рахунку можуть бути випущені карти на різних працівників вашої організації. Про випуск кожної з додаткових картповідомляти в інспекцію та фонди не потрібно.

ПРАВИЛО 2. Видача корпоративної картки на рахунках бухобліку не відображається

Сама картка належить банку, тому в обліку вона не відображається. Якщо банківська картка іменна і працівник сам отримуватиме її у банку, то вести журнал обліку банківських корпоративних карток необов'язково. Хоча іноді бухгалтеру доводиться заповнювати доручення отримання конкретним працівником у банку корпоративної карти (зразок довіреності, зазвичай, надає сам банк).

Про те, кому з працівників видано карти, банк може повідомити вашу організацію в реєстрі на випуск міжнародних корпоративних карток або в іншому документі (це залежить від прийнятої в банку системи документообігу та умов, прописаних у вашому з ним договорі).

ПРАВИЛО 3. Через касу не треба проводити гроші, одержані працівником через банкомат

Останнім часом бухгалтери скаржаться на те, що інспектори під час перевірок роблять їм зауваження: у касовій книзі не відображено операцій зі зняття працівниками грошей із банківської картки. Нібито ці гроші в день їх зняття треба оформити як ті, що надійшли в касу і тут же - як видані під звіт. Якщо ж через касу такі гроші не пройшли, то штрафують організацію за неоприбуткування до каси готівки. ст. 15.1 КпАП РФ.

Думка читача

Коли ми тільки відкрили банківську корпоративну картку, то боялися, що будуть складнощі з розрахунком касового залишку. Адже закриваємось ми о 18.00, а працівник може зняти готівку через банкомат навіть глибокої ночі. Але виявилося, що ці гроші по касі взагалі не треба проводити”.

Зухра,
м. Уфа

Проте зрозуміло, що гроші до каси фізично не потрапляли. Отже, бухгалтерія не може ні оприбуткувати їх, ні видати під звіт. Тому в касовій книзі такі операції не повинні відображатися. І суди підтримують саме таку позицію, відмовляючи податківцям у стягненні штрафів з організації. Постанови 7 ААС від 20.12.2012 № А03-6142/2012; 3 ААС від 30.01.2013 № А33-15574/2012.

Із цього також випливає, що гроші, зняті з картки готівкою, не потрібно враховувати при розрахунку касового залишку на кінець дня.

ПРАВИЛО 4. Про «карткові» гроші працівник повинен звітувати

Працівник, на ім'я якого випущено картку, може розплачуватися з її допомогою за покупки або знімати готівку через банкомат. п. 2.5 Положення № 266-П. Гроші, які перебувають на рахунку корпоративної банківської картки, - це гроші, які працівник ще не отримав та якими він ще ніяк не скористався. Звітувати за них працівникові буде потрібно, тільки коли він або зніме з картки готівку, або що-небудь оплатить карткою.

Отримані через банкомат грошіпо суті схожа на гроші, видані працівникові під звіт. Адже насамперед це гроші організації. Зрозуміло, працівник не повинен після кожної покупки одразу бігти до бухгалтерії та писати звіт. Досить робити це раз на кілька днів – порядок має затвердити керівник організації. Сума, яку працівник може витратити, обмежена залишком грошей на корпоративній картці (якщо, звичайно, на карті не встановлений кредитний ліміт та не передбачена можливість овердрафту). Звернувшись до банку, організація може встановити додаткові обмеження кожної з карт.

ОБГОВОРЮЄМО З КЕРІВНИКОМ

Щоб контролювати витрачання грошей компанії,краще видати наказ про правила використання корпоративних банківських карток. У ньому важливо закріпити термін, протягом якого працівник зобов'язаний звітувати про гроші, витрачені за допомогою картки або зняті з неї.

Звіт працівник може складати або за уніфікованій формі№ АТ-1, або за формою, самостійно розробленою вашою організацією. Наприклад, замість рядка «отримано аванс із каси» можна передбачити рядки «отримані гроші через банкомат за корпоративною карткою» та «використані гроші з корпоративної картки для безготівкових розрахунків».

Є думка, що коли працівник придбав щось для компанії, сплативши це карткою у безготівковому порядку,складати повноцінний авансовий звіт необов'язково. Безсумнівно, працівник все одно має подати до бухгалтерії підтверджуючі документи та терміни для цього також мають бути регламентовані керівництвом вашої організації (наприклад, у тому наказі). Тільки прикласти такі документи (чеки ККТ, накладні, товарні чеки) працівник може до службової записки.

Але треба сказати, що більшості бухгалтерів звичніше, коли всі звіти складаються формою № АТ-1. До того ж, назва «авансовий звіт» допоможе уникнути суперечок з інспекторами при перевірці правильності розрахунку податку на прибуток. Адже «датою здійснення» представницьких витрат, витрат на відрядження, утримання службового транспорту, інших подібних витрат вважається дата затвердження авансового звіту про витрачені працівником гроші підп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ.

Раз на місяць банк, як правило, надає організації звіт щодо кожної корпоративної картки. Отримавши його, можна перевірити повноту авансових звітів працівників. Найпростіше тим організаціям, у яких підключено інтернет-банк.

ПРАВИЛО 5. Якщо працівник не прозвітував за «карткові» гроші, їх можна утримати з його зарплати

Якщо працівник у встановлений у вашій організації термін не подав документи, що виправдовують витрати списаних з картки грошей, то за розпорядженням керівництва бухгалтерія може утримати їх із зарплати працівника. Те саме можна зробити, якщо співробітник витратив гроші не за призначенням, наприклад на якісь свої особисті цілі статті 238, 241 ТК РФ.

ПОПЕРЕДЖУЄМО ПРАЦІВНИКА

Не можна нікому повідомляти ПІН-код банківської картки.А якщо її вкрали або вона втрачена, треба якнайшвидше зателефонувати до банку, який видав картку, і заблокувати її.

Однак врахуйте, що одного наказу керівництва для такого утримання недостатньо. Потрібно довести розмір шкоди та вину працівника. Сума заподіяної організації шкоди може бути стягнута з працівника за розпорядженням керівника, якщо статті 238, , 246, 247, 248 ТК РФ:

• таке розпорядження зроблено не пізніше 1 місяця з дня встановлення організацією розміру заподіяної працівником шкоди;
• сума збитків не перевищує середній місячний заробіток працівника.

Якщо хоча б однієї з цих умов у вас не дотримується, утримання із зарплати працівника є незаконним.

З АВТОРИТЕТНИХ ДЖЕРЕЛ

Заступник керівника Федеральної службиз праці та зайнятості

Відповідальність за витрачання коштів по корпоративній банківській карті в межах встановлених видаткових лімітів несе власник такої картки (тобто працівник, на ім'я якого вона випущена).

У разі відсутності документів, що підтверджують цільове використаннякорпоративної банківської картки, використана за призначенням сума стягується з винного працівника відповідно до статтями 238, 241 і 248 ТК РФ. Тобто потрібно:

• довести, що завдані організації збитки стали наслідком винних дій працівника;
• визначити суму цієї шкоди;
• дотриматися порядку стягнення таких збитків, передбачених Трудовим кодексом. Зокрема, це означає, що за розпорядженням роботодавця з нього можна стягнути шкоду тільки в межах середньомісячного заробітку”.

ПОПЕРЕДЖУЄМО КЕРІВНИКА

Не виключено, що працівник використовує гроші з корпоративної картки за призначенням.Щоб убезпечити фірму, краще обмежити можливість використання грошей на карті певним лімітом. Якщо такий ліміт буде меншим середньомісячного заробіткупрацівника, стягнути з нього гроші, використані за призначенням, буде простіше.

Врахуйте, що не завжди вийде за один раз стягнути з працівника суму завданих їм збитків, навіть якщо його розмір не перевищує середньомісячного заробітку працівника - власника картки. Адже в даному випадкузагальний розмір усіх утримань при кожній виплаті зарплати не може перевищувати 20% ст. 138 ТК РФ. Причому граничний розмірутримань слід рахувати від суми, що залишилася після утримання ПДФО Лист МОЗсоцрозвитку від 16.11.2011 № 22-2-4852.

Щоправда, працівник може і добровільно відшкодувати завдані їм збитки, навіть якщо сума таких збитків більша за його середньомісячний заробіток.

Якщо ж працівник проти того, щоб із його зарплати щось утримували, ці гроші для вашої організації ще не втрачені. Можна звернутися до суду.

ПРАВИЛО 6. Безготівкові витрати працівника та зняття ним готівки проводимо за рахунок 71

Проводки, якими повинні відображатись операції з використанням корпоративної банківської картки, залежать від типу цієї картки. Вона буває:

• <или>дебетова - коли списання з картки по загальному правилуможливі лише межах наявних у ньому коштів;
• <или>кредитна - коли можна витрачати і гроші організації, що є на карті, та гроші банку, що надаються в рамках затвердженого кредитного ліміту.

Але й у тому й іншому випадку списання грошей із карти, що відбувається з ініціативи працівника (її власника), звичніше проводити через рахунок 71 «Розрахунки з підзвітними особами». Згодні з цим і аудитори.

ОБМІН ДОСВІДОМ

Генеральний директор аудиторської фірми ТОВ «Вектор розвитку»

Витрата коштів працівником з корпоративної банківської картки нормативними документами(включно з Планом рахунків) спеціально не обговорюється, але за економічним змістом - це підзвітні кошти. Тому практично організації використовують рахунок 71 «Розрахунки з підзвітними особами». Дуже важливо, щоб саме той, хто виконував платежі по банківській карті або знімав з неї готівку, прозвітував за ці гроші.

Поки працівник не подасть авансовий звіт, за ним буде значитися дебетовий залишокна рахунку 71. При цьому немає значення, як витрачалися кошти з картки - шляхом оплати в магазинах або шляхом зняття готівки.

Рахунок 73 "Розрахунки з персоналом за іншими операціями" менш логічно застосовувати для відображення витрачання грошей з корпоративної банківської картки. Адже його смислове навантаження дещо інше - на ньому, як правило, відбиваються разові операції, відмінні від регулярного витрачання коштів у рамках посадових обов'язківпрацівників (позики працівникам, компенсація матеріальних збитків, придбання путівок тощо)” .

Наведемо проводки за операціями з дебетовій карті(Розглянемо на прикладі рублевих карт).

зміст операції	Дт	Кт
На дату поповнення карткового рахунку
Перераховано гроші з розрахункового рахунку на картковий		51 «Розрахункові рахунки»
На дату списання банком комісії
Банківська комісія, списана з рахунку картки, врахована як інша витрата	91-2 «Інші витрати»	55, субрахунок «Картковий рахунок»
У податковому обліку банківська комісіявраховується як позареалізаційна витрата підп. 15 п. 1 ст. 265 НК РФ
На дату використання картки працівником (якщо в організації є оперативний доступ до даних про рух грошей на рахунках)*
З картки сплачені придбані працівником товари, роботи, послуги		55, субрахунок «Картковий рахунок»
З картки працівником знято готівку
На дату складання працівником звіту про витрачені суми
Працівник прозвітував за готівку, зняту з картки та витрачені на потреби організації, або за безготівкові витрати	26 « Загальногосподарські витрати»(60 «Розрахунки з постачальниками чи підрядниками», 10 «Матеріали», 44 «Витрати продаж» тощо. буд.)	71 «Розрахунки з підзвітними особами»
	19 «ПДВ з придбаних цінностей»

* Деякі організації роблять так. Коли працівники приносять до бухгалтерії звіти з доданими до них підтверджуючими документами, проводиться проведення за дебетом рахунку 71 та кредитом рахунку 57 «Переклади в дорозі». Коли з банку надходять щомісячні звіти за картками, оформляється проведення за дебетом рахунку 57 та кредитом рахунку 55.

Відбивати в обліку суми, за які працівник не прозвітував, треба так.

ОБМІН ДОСВІДОМ

Начальник відділу методології та внутрішнього аудиту ТОВ «ПРОДО Менеджмент»

Кошти, списані з банківського рахунку організації в результаті здійснення операції з використанням корпоративної банківської картки, вважаються виданими під звіт працівникові. Якщо він не подасть у строк, встановлений керівництвом організації, авансовий звіт із підтверджуючими документами, то треба зробити проведення по дебету рахунку 94 «Нестачі та втрати від псування цінностей» та кредиту рахунку 71.

Коли організація встановить провину та суму шкоди, заподіяної працівником, треба зробити проведення за дебетом рахунку 73 та кредитом рахунку 94.

Після того, як гроші будуть утримані із зарплати працівника або внесені ним готівкою до каси, це треба відобразити за кредитом рахунка 73 та дебетом рахунку 70 «Розрахунки з персоналом з оплати праці» або рахунка 50 «Каса».

Операції з кредитної карткиза рахунок власних коштіввідображаються так само, як і операції з дебетової карти. А операції з використання кредитного ліміту та повернення грошей банку відображатимуться в такий спосіб.

Гроші банку збільшують платіжний ліміт картки. Проте кредит вважається одержаним лише після того, як компанія скористається ним. Тобто після того, як з картки будуть списані (готівкою або безготівково) гроші за рахунок кредитного ліміту. Тому немає необхідності відображати в обліку отримання кредиту (робити проведення за рахунком 66 «Розрахунки за короткостроковими кредитами та позиками») відразу після встановлення банком кредитного ліміту.

зміст операції	Дт	Кт
На дату списання з картки коштів за рахунок кредитного ліміту з ініціативи працівника
З картки списано гроші, використані працівником на купівлю товарів, робіт, послуг	71 «Розрахунки з підзвітними особами»	55 «Спеціальні рахунки в банках», субрахунок «Картковий рахунок»
	55, субрахунок «Картковий рахунок»
На дату списання банком комісії за рахунок кредитного ліміту
З рахунку картки списано банківську комісію за рахунок кредитного ліміту	91-2 «Інші витрати»	55, субрахунок «Картковий рахунок»
	55, субрахунок «Картковий рахунок»	66 «Розрахунки за короткостроковими кредитами та позиками»
На дату поповнення кредитної картки та погашення використаного кредиту
З розрахункового рахунку на картковий перераховано гроші для погашення боргу за використаним кредитним лімітом	55, субрахунок «Картковий рахунок»	51 «Розрахункові рахунки»
	66 «Розрахунки за короткостроковими кредитами та позиками»	55, субрахунок «Картковий рахунок»
На дату нарахування банком процентів за користування кредитом
Нараховано відсотки за кредитом банку	91-2 «Інші витрати»	66 «Розрахунки за короткостроковими кредитами та позиками»
У податковому обліку відсотки за борговими зобов'язаннями будь-якого виду визнаються позареалізаційними витратами та підп. 2 п. 1 ст. 265 НК РФ. Однак враховуються вони в межах норм ст. 269, п. 8 ст. 270 НК РФ. Якщо сума відсотків, яку можна врахувати у податковому обліку, менша від їх нарахованої суми та організація має застосовувати ПБУ 18/02, то треба відобразити постійне податкове зобов'язання(Дебет рахунку 99 - кредит рахунку 68)

ПРАВИЛО 7. Якщо корпоративна картка - кредитна, з пільговим безвідсотковим періодом, то економію на відсотках рахувати не потрібно

Як правило, за кілька днів користування кредитними грошима, витраченими з такої картки, банк не бере жодних відсотків. Конкретні умови закріплюються у договорі із банком. У Податковому кодексі немає жодних правил оцінки матеріальної вигодипо безвідсотковим позикам. Тому навіть якщо така вигода в організації і є, з неї не треба платити податок на прибуток. Такої позиції дотримується Вищий арбітражний суд Постанова Президії ВАС від 03.08.2004 № 3009/04. Згоден з нею і Мінфін Лист Мінфіну від 18.04.2012 № 03-03-10/38.

Часто бухгалтери запитують, чи можна через корпоративну банківську картку переводити в готівку гроші для видачі зарплати працівникам. У принципі жодних обмежень для цього зараз немає. Головне – все правильно оформити:

• нехай працівник зніме гроші з картки, напише авансовий звіт та поверне до каси невитрачену суму;
• касир має виписати прибутковий ордер 0310001п. 3.1 Положення, затв. ЦП 12.10.2011 № 373-П;
• у бухобліку на повернуті до каси гроші треба зробити проведення за дебетом рахунку 50 «Каса» та кредитом рахунку 71 «Розрахунки з підзвітними особами».

Використання корпоративних пластикових карток все більш популярне. Розглянемо найпоширеніші проблеми, пов'язані з використанням корпоративного «пластику», а також розбіжності в законодавстві та способи мінімізації податкових ризиків.

Отримання будь-який пластикової карткипровадиться на підставі Положення № 266-П від 24 грудня 2004 р. про емісію банківських карток та про операції, що здійснюються з використанням платіжних карток (далі за текстом – Положення № 266-П). На карті практично завжди вказуються ім'я та прізвище її власника; навіть на корпоративній карті все одно буде вибито або ім'я відповідальної особи, або номер, але не найменування організації. При цьому до одного спеціального банківського рахункуможе бути відкрито декілька карток, оформлених на різних осіб, які працюють при цьому в одній організації. Також можна кожну карту прив'язувати до окремому рахунку, щоб у аналітичному обліку відстежувати витрати у межах по кожному з власників карток.

Розкажіть податківцям

При цьому часто виникає потреба поінформувати податкову інспекціюпро відкриття нових рахунків організацією. Якщо корпоративна картка видається у прив'язці до нового банківського рахунку на підставі новоукладеного договору з кредитною установою, то необхідно повідомити про це інспекторам відповідно до підпункту 1 пункту 2 статті 23 НК РФ. Якщо ж корпоративна картка видається на додаток до вже наявного рахунку і жодних нових рахунків у банку відкривати не довелося, інформувати про це податковий орган не треба. На підтвердження цього виступає і судова практика: ухвалою ФАС Уральського округу № Ф09-4730/10-С3 від 26 липня 2010 р. у справі № А60-7128/2010-С6 рішення податкового органу про притягнення до відповідальності за неповідомлення про відкриття рахунку було скасовано. Суд вирішив, що бізнес-рахунок не є рахунком у тому значенні, яке надає йому податкове законодавство, оскільки він відкритий з метою обслуговування корпоративних банківських карток і при його відкритті не укладається договір банківського рахунку, кошти третіх осіб на нього не зараховуються, а отже, обов'язок повідомляти про відкриття цього рахунку відсутній.

Які використовувати рахунки

Відповідно до пункту 2.8 Положення № 266-П банк може включати до умов договору додаткові послугиу вигляді здійснення операцій навіть тоді, коли їх сума перевищує залишок коштів на банківському рахунку або більше встановленого лімітуза овердрафтом або кредитом. Якщо ж таких умов у договорі по корпоративній картці не виявляється, то банкіри вправі відмовити у проведенні подібних операцій або провести її і надалі вимагати відшкодування за загальним умовамвиконання вимоги на підставі статті 314 Цивільного кодексуРФ.

Специфіка договору з банком на видачу та обслуговування корпоративних карток впливає на аналітичний облік за субрахунком «Спеціальний картковий рахунок у банку» рахунки 55 «Спеціальні рахунки в банках». Нерідко договором встановлюється обов'язкова умовапро наявність на рахунку організації до дебетової карти незнижуваного залишку, тобто мінімальної суми, що постійно повинна зберігатися на рахунку. До цього субрахунку доцільно відкрити субрахунок другого порядку. Також окремі субрахунки другого порядку необхідні, коли до єдиного корпоративного рахунку відкрито кілька банківських карток. При перерахунку коштів на спеціальний картковий рахунок клієнт аналогічно до перерахування зарплати на корпоративні картипередає до кредитної організації відомості з даними власників, номерами карток і сумами на зарахування по кожній картці.

Якщо корпоративна картка видається у прив'язці до банківського рахунку на підставі новоукладеного договору з кредитною установою, то необхідно повідомити про це вашу податкову інспекцію

Після отримання від власників банківських карток первинних документів, що підтверджують здійснення операцій з використанням корпоративних карток, записи по рахунках обліку витрат кореспондують з рахунком 57 «Переклади в дорозі». Це необхідно через те, що витяг з банку за спеціальним картковим рахунком, що підтверджує фактичне списання коштів з рахунку організації, надходить зазвичай із невеликою затримкою. Після отримання банківської виписки суми оплати списуються на рахунок 55 субрахунок «Спеціальний картковий рахунок».

Витрати на оплату комісій банку за відкриття та ведення карткових рахунків відображаються у складі інших витрат на рахунку 91 «Інші доходи та витрати», субрахунок «Інші витрати».

За умовами договору може бути передбачено нарахування відсотків на залишок коштів, що знаходяться на спеціальному картковому рахунку у банку. Суми таких відображаються у складі інших доходів за кредитом рахунки 91 «Інші доходи та витрати», субрахунок «Інші доходи».

Якщо в банківської випискиза підсумками місяця відображено списання коштів, не підтверджених документально підзвітною особою, тоді ці суми до подання виправдувальних документів повинні відображатися за дебетом рахунка 73 «Розрахунки з персоналом з інших операцій».

Одна на всіх

Корпоративні карти дуже зручні для розрахунків з підзвітними особами, особливо у відрядженнях, оскільки завжди можна поповнити або заблокувати «пластик» за потреби. Однак тут нерідко виникають складнощі із визнанням оплачених такою карткою витрат. Підзвітна особа– це завжди одна конкретна людина, а майже всі документи щодо оформлення витрат у відрядженні персоніфіковані. І якщо в робочій поїздці була група співробітників, а всі витрати ніс лише один з них, то визнати витратами підзвітної особи оплату квитків або рахунків на проживання, а також добових для інших співробітників буде важко: передача виданих під звіт готівки однією особою іншому забороняється згідно пункту 11 Порядку ведення касових операційв Російської Федерації, Затв. Рішенням Ради директорів ЦБ РФ № 40 від 22 вересня 1993 р.

Виходить, що найбільш розумний вихід для бухгалтера - або відкрити кожному відрядженому окрему корпоративну карту, або по-старому видати готівкою грошовий аванс на витрати на відрядженняз каси організації. У всіх інших випадках висока ймовірність виникнення спору з податковими інспекторами. Тим же, хто готовий постояти за свої права в суді, напевно стане в нагоді ухвала Дев'ятого арбітражного апеляційного суду № 09АП-12853/2007-АК від 8 жовтня 2007 р., який визнав допустимим додаток до авансового звіту виправдувального документа, виписаного на іншу особу за умови, що кошти фактично були використані потреби роботодавця. Крім того, у цьому судовому рішенні зроблено важливий висновок про те, що порушення положень пункту 11 Порядку ведення касових операцій не може бути визнано підставою для визнання доходом працівника та підставою для сум, отриманих під звіт.

Заборонено?

Наступна гостра проблема полягає в обмеженнях, встановлених для власників корпоративних карток. У листі ЦБ РФ № 14-27/513 від 24 грудня 2008 р. передбачається, що перерахування коштів на витрати на відрядження підзвітній особі на його банківську карту допустимо, але тільки тоді, коли в колективному договорі (або в локальному договорі (або в локальному договорі) нормативному акті– наказ, Положення про відрядження тощо) прямо передбачена така можливість. В усіх інших випадках, у тому числі й для видачі сум під звіт на господарські чи представницькі витрати, цим листом такої можливості не передбачено.

Проти цього порядку виступає судова практика. банківську карткупідзвітної особи). Незважаючи на заборону таких операцій з боку ЦБ РФ, штрафи за безготівкову видачупідзвітних коштів у КоАП РФ не передбачено. А щоб унеможливити будь-які претензії з боку податкових органів, слід суворо дотримуватися вимог щодо оформлення такої операції в бухгалтерському обліку та у всіх необхідних документах.

<О приостановлении операций по счету>

Рішення податківців про зупинення операцій з рахунку компанії поширюється зокрема корпоративні карти, які належать до цього рахунку. Такий висновок уперше зробив Мінфін Росії у листі від 07.06.12 № 03-02-07/1-135 (відповідь на приватний запит).

Як блокують картку

Банк, який одержав від інспекції рішення про блокування рахунку, зупиняє з цього рахунку всі витрати (п. 1 ст. 76 таки Податкового кодексу). Як пояснив Мінфін, винятків для корпоративних карток не передбачено. А це означає, що як тільки до банку прийде рішення податкової, він заблокує і рахунок, і картку. Адже корпоративна картка прив'язана до банківського рахунку.

Після блокування видаткові операції по карті будуть неможливі, заплатити чи зняти готівку через банкомат вже не вийде. Ні зняти готівку в банкоматі, ні перевести з картки кошти на інший рахунок.

Заморожені операції

Складнощі виникають у ситуаціях, коли інформація про витрати по картці надходить до банку вже після блокування. Справа в тому, що в момент оплати або зняття готівки через банкомат банк не списує гроші з картки, а лише заморожує їх на рахунку. Тобто компанія не може ними скористатися, але реально гроші з рахунку не йдуть. Через деякий час до банку надходить реєстр операцій від платіжної системи(Visa, MasterCard). Саме цим реєстром банк відправляє гроші в організації, де розплачувалися карткою. Отже, між оплатою карткою та реальним списанням грошей може пройти кілька місяців. У цей період податкова може заблокувати рахунок.

У коментованому листі Мінфін повідомив, що в період блокування банк не має права переказати гроші, навіть незважаючи на те, що оплата карткою пройшла до призупинення операцій. Тим часом, це не означає, що компанія повинна заплатити повторно або оплата карткою скасована. У опитаних банках нам підтвердили, що банк не поверне заморожені суми на рахунок компанії, а виконає платіж одразу, як тільки податкова розблокує рахунок.

Компанія в свою чергу має право відобразити в обліку покупку по корпоративній картці на день оплати та визнати витрати з метою оподаткування прибутку. Як підтвердження витрат у компанії буде квитанція терміналу, через який пройшла оплата карткою. Реальне списання грошей із рахунку у разі ролі не грає. Це підтвердили фахівці Мінфіну Росії.

Блокуватимуть рахунки лише по інтернету

Рішення про блокування рахунків з 1 серпня будуть лише електронними. Ця зміна має як плюси, так і мінуси. З одного боку, до банків рішення доходитимуть протягом дня. З іншого боку, компанії позбавляються можливості особисто забрати рішення щодо доручення банку (докладніше див. «УНП»№ 25, 2012, стор. 4 «До кодексу внесено нові поправки про залік, повернення, блокування та баланс»).

Карткові продукти банків призначені як для фізичних осіб. Юридичні особи, індивідуальні підприємці, можуть скористатися для своєї діяльності корпоративними картками, які прив'язуються до розрахункового рахунку.

Як враховуються в бухгалтерському обліку картки, необхідні проводки, способи використання продукту, актуальні пропозиціїбанків 2019 року.

КК потрібна для здійснення операцій звичайної фінансової діяльності: закупівля товарів, виробничих запасів, ПММ, оплата витрат та послуг, представницьких витрат і т. д. сучасний спосібнадання коштів під звіт, альтернатива використанню чекової книжки.

Застосування у розрахунках є зручним, вони спрощують здійснення операцій, роблять їх мобільнішими.

Переваги корпоративних карток:

• зменшуються операційні витрати: клієнту не потрібно знімати кошти з розрахункового рахунку, враховувати готівку, здійснювати проведення з видачі грошей під звіт, зменшуються інші витрати (за зняття готівки через касу банку);
• можливість поповнення рахунку через інтернет-банкінг, банкомати;
• можливість контролю та лімітування коштів, наданих працівнику: кошти на картку, що перераховуються у певній сумі, при здійсненні операції, клієнт повідомляється смс-інформуванням;
• відсутні обмеження щодо ліміту розрахунків готівкою грошимау сумі 100 УРАХУВАННЯМ;
• користуватися продуктом можна цілодобово;
• можливість здійснювати операції через Інтернет;
• одержання переваг, бонусів від компаній-партнерів банку;
• Фірма може відкрити кредитну картку, коли не вистачає власних оборотних засобів.

Операції здійснюються безготівковим способом, тому забезпечується їхня безпека та захищеність. Користувачі можуть використовувати картки під час перебування за кордоном, що звільняє їх від відкриття валютного рахунку або оформлення декларацій.

Кількість карт, прив'язаних одного розрахункового рахунку, визначається банком, а ліміт за картковими розрахунками встановлюється керівником підприємства.

Програми банків

На сьогоднішній день, пропозиції використання КК є у багатьох банках, оскільки кошти на розрахункових рахунках юридичних осібне страхуються в АСВ, вибирати кредитну організацію слід із найнадійніших:

Банк	Програма
Ощадбанк	Карта для бізнесу
Альфа Банк	Міжнародні корпоративні картки
ВТБ	Міжнародні розрахункові банківські карти
Авангард	Корпоративні карти
Промзв'язокбанк	Банківські картки для юридичних осіб та індивідуальних підприємців
Россільгоспбанк	Корпоративні банківські картки

1 Ощадбанк

Корпоративна карта Ощадбанку надає цілодобовий доступ до рахунку:

Параметри обслуговування:

• перший рік обслуговування безкоштовний, якщо клієнта підключено до пакету «Легкий старт»;
• необмежену кількість карток до одного розрахункового рахунку;
• стандартне обслуговування 2500р. на рік;
• комісія за внесення коштів на картку 0,3% максимально в день можна поповнювати рахунок на 100 тис. р.;
• комісія за зняття 1,4-3%, максимально на день можна знімати 170 тис. нар. з кожної картки на місяць до 5 млн. р.;
• смс-інформування 60 р. / Місяць;
• пільговий період за корпоративною кредитною карткою 50 днів.

Клієнт самостійно обмежує ліміти за картковим рахунком: на зняття готівки, на суму операцій за рахунком протягом 1 дня та 1 місяця, загальний ліміт за карткою.

2 Альфа Банк

Альфа банк пропонує клієнтам скористатися міжнародними корпоративними картками:

Пропонується три види карток:

• Міжнародна корпоративна картка Visa FIFA – клієнт бере участь у програмі лояльності банку FIFA
• Міжнародні корпоративні картки VISA International – чіпова картка з підвищеним рівнем безпеки.
• Міжнародні корпоративні картки MasterCard Worldwide

Валюта рахунки рублі, долари, євро.

Параметри обслуговування:

• Безкоштовний випуск, вартість щомісячного обслуговування 299 р.;
• Карти типу Visa Business Gold є безкоштовними в рамках будь-якого пакету послуг;
• Опція Альфа Чек - 59 р. / Місяць;
• Комісія за зняття готівки за корпоративною карткою 1,5%, за внесення готівки 0,4%;
• Денний ліміт на зняття готівки 150-450 тис. грн., на місяць 750-1500 тис. грн. залежно від типу картки;
• Кількість карток не обмежується;
• Є можливість підключити овердрафт, термін заборгованості до 60 днів, термін договору до року, якщо клієнт має високу платоспроможність, йому може бути встановлено безвідсотковий періоддо 30 днів умови кредитування встановлюються індивідуально.

Контроль за рахунком здійснюється з інтернет-банку «Альфа-Клієнт Онлайн» та мобільного банку"Альфа-Бізнес Мобайл".

3 ВТБ

Кредитна організація пропонує корпоративні картки для спрощення проведення видатків:

Призначений для середнього бізнесу. Пропонується два пакети карток: Бізнес Класик, Бізнес Золото. Категорії карток Business, Gold, Platinum.

Параметри:

• щомісячне обслуговування від 1200 до 2400 грн. залежно від класу корпоративної картки;
• кількість карток не обмежена, термін дії 2 роки;
• можливість автоматичного поповнення карткового рахунку;
• для золотого пакету: послуги консьєрж-сервісу; підключення страхових програм;
• комісія за зняття готівки 1%, ліміт на зняття 300–600 тис. грн.;
• максимальна сума зарахування на день 100 тис. н. через банкомат.

Бізнес-карти є міжнародними, тому привілеї по них поширюються на закордонні відрядження.

4 Банк Авангард

Банк представляє іменну корпоративну картку міжнародної платіжної системи:

Параметри:

• валюта рахунку руб.;
• термін дії картки 3 роки;
• кількість карток до одного рахунку не обмежується;
• сума незнижуваного залишку на рахунку 10 тис. н.;
• щорічна комісія за здійснення розрахунків 600-1000 р.;
• комісія за видачу готівки 3–10% залежно від суми;
• комісія за поповнення рахунку через банкомати банку не стягується, в інших випадках 0,3%

На карту зручно перераховувати витрати на відрядження та інші витрати, користуватися нею за кордоном. Посадові особи можуть користуватися КК з одноразовими паролями, підписувати документи в інтернет-банку, мобільному банку

5 Промзв'язокбанк

Банк пропонує клієнтам, які мають розрахунковий рахунок у кампанії, бізнес-картки:

Параметри:

• випуск картки безкоштовно;
• термін дії 4 роки;
• валюта рахунка рублі, долари, євро;
• ліміт на зняття готівки 300–500 тис. р./день, 3–7 млн. р./місяць;
• ліміт поповнення рахунку 500 тис. р./день;
• будь-які платежі за бізнес-карткою 0 рублів.

Картою можна розраховуватись із постачальниками, закуповувати господарські товари, оплачувати витрати на відрядження.

6 Россільгоспбанк

Кредитна компанія випускає корпоративні картки для юридичних осіб, ІП, осіб, які займаються індивідуальною трудовою діяльністю:

Валюта рахунку – карбованець. Випускається два види карт VISA Business MasterCard Business.

Параметри продукту визначаються тарифним планом«Корпоративний»:

• термін дії 1 рік;
• обслуговування 2 тис. н.;
• комісія за зняття готівки у відділеннях банку 1% від суми, у банкоматах 2%;
• за добу можна зняти 300 тис. р., на місяць 500 тис. р.;
• забороняється поповнювати рахунок готівкою;
• зарахування на рахунок здійснюється безоплатно;
• здійснення операцій провадиться безкоштовно.

На кожного власника може бути випущено трохи більше 1 КК.

Для використання банківської КК у виробничій діяльності компанія повинна розробити Положення про використання карток та ознайомити з ним уповноважених співробітників під розпис.

У ньому встановлюється перелік операцій, які можна здійснювати за допомогою картки, посади осіб, яким можуть бути надані картки, визначаються ліміти, відповідальність тощо.

На підставі ст. 9 ФЗ № 402 розробляються первинні документиобліку:

Перелік операцій, які можуть здійснюватися за банківською карткою, визначається Положенням від емісії карток №266-П.

Видача КК на рахунках бухобліку не відбивається. Облік карток здійснюється через спеціалізовану програму 1С. Номер рахунку корпоративної картки 55.

Проведення корпоративних карт:

Списання відбиваються проводкою Дп. сч.71 Кт. рах. 55 (за рублевими операціями). Далі з рах. 71 кошти списуються за цільового призначення: розрахунки з постачальниками, з різними дебіторами та кредиторами, загальновиробничі витрати тощо.

Надходження коштів: Дп. рах. 55, Кт рах. 51.

Операції з валютних корпоративних карток обліковуються на відповідних рахунках бухгалтерського обліку.

Як користуватися корпоративною карткою

Корпоративна карта оформляється у тому банку, де відкрито розрахунковий рахунок підприємства чи індивідуального підприємця.

Способи відкриття:

• Звернутися до представництва кредитної організації за місцем обслуговування розрахункового рахунку;
• Написати заяву через інтернет-банк.

У заяві вказується валюта рахунку, тип карткового продукту, дані уповноважена особа, кого реєструється карта.

Після прийняття банком рішення про надання послуги картки виготовляються протягом 3–7 днів і передаються клієнту.

При відкритті кредитної корпоративної картки або встановленні до рахунку ліміту овердрафту клієнт повинен подати до банку фінансову звітністьКомпанії, оперативні дані, залежно від ліміту визначитися із забезпеченням тощо. буд. Параметри кредитування визначаються банками індивідуально по клієнтам.

Після отримання карток та оформлення необхідних документів, вони передаються уповноваженим співробітникам до роботи. Список працівників затверджується окремим наказом. Видача картки співробітнику оформляється актом приймання-передачі, що підтверджує факт отримання документа.

Відповідальність за витрачання коштів на карті несе її власник у межі встановленого ліміту. Він зобов'язаний своєчасно звітувати про проведені операції за рахунком, інакше, витрати на карті можуть бути утримані в нього з заробітної плати. Порядок звіту, строки, форма визначається керівництвом підприємства або індивідуальним підприємцем.

Для обліку руху корпоративних карток на підприємстві має бути заведений Журнал. У ньому проводяться записи про видачу та повернення карток працівником під розпис.

Відповіді на запитання

Чи можна поповнювати рахунок корпоративної картки з карткового рахунку фізичної особи в Ощадбанку?

Така послуга кредитною організацією не надається.

Як відмовитись від корпоративної картки?

Якщо компанія не бажає користуватися послугою, уповноважений співробітник має надати в банк заяву про припинення її дії.

У заяві вказується: кількість карток, номер договору на обслуговування, номер розрахункового рахунку, реквізити картки, П.І.Б. власників.

Що робити при втраті корпоративної картки?

Якщо корпоративну картку втрачено або вкрадено, її слід швидко заблокувати. Це робиться через мобільний банк, за дзвінком на гарячу лініюЦентру підтримки клієнтів. Після блокування клієнт повинен прийти в банк і написати заяву з причиною блокування. Карта буде перевипущена за окрему платню.

Висновок

Банківські корпоративні картки незабаром повністю замінять чекові книжки. Відповідні поправки до бухгалтерського обліку вносяться на законодавчому рівні. Кредитним організаціямбуде зручно контролювати витрати коштів клієнтами, існуючі ліміти на зняття грошей обмежать використання готівки при розрахунках між організаціями.

Компанії отримають зручний інструмент для здійснення операцій, однак можуть виникнути труднощі у зв'язку з відсутністю достатньої кількості пристроїв самообслуговування, можливістю блокування картки, а також тим, що поки що карти не скрізь приймаються для розрахунків.