Компенсація особистого транспорту у службових цілях. Компенсація витрат за використання власного автомобіля

Виплата компенсації за використання особистого автомобіля – відшкодування роботодавцем витрат, пов'язаних із зносом транспортного засобу. Також вона має включати винагороду водієві безпосередньо за оренду. Про обов'язок погашення підприємством боргу перед працівником йдеться у ст. 188 ТК.

Яка норма виплати належить за використання машини?

Відразу варто зазначити, що жодних обмежень, пов'язаних із покриттям працівникові витрат на зношування, законодавство не встановлює. Роботодавець може затвердити будь-яку розумну суму на відшкодування витрат та амортизації, проводити її розрахунок немає потреби. При цьому, щодо особистої винагороди співробітника, то тут встановлені деякі обмеження.

З чого полягає компенсація автомобіля працівника?

Компенсація за використання особистого автомобіля включає такі частини:

• компенсація за амортизацію;
• відшкодування витрат, що виникли на стадії проїзду, на власному автомобілі.

Хоча вище і зазначалося, що закон не вимагає проведення обґрунтування нарахувань, контролюючі органи все ж таки рекомендують вести облік витрат. При розрахунку виплат працівникові використання його особового кошти слід враховувати такі параметры:

• рівень зносу ТЗ;
• термін корисного використаннямашини;
• Інтенсивність експлуатації машини.

Тому якщо має місце оренда, то можна говорити про виплату за однією з наступних схем:

• прирівнювання компенсації вартості витрат на амортизацію за місяць;
• встановлення цін за кожен км. пробігу (такі нормативи використовують таксисти).

Якою буде компенсація за автомобіль, якщо враховувати норми 2019 року?

Якщо за роботу співробітника на власному автомобілі належить компенсація, то податкові витрати можна включити суму в межах законних нормативів. Правило поширюється на компанії із загальною та спрощеною системою оподаткування. Більшість підприємств одночасно враховує максимальний обсяг відшкодування, щоб уникнути перерахунку різниці.

Такі нормативи передбачені пунктом першим Постанови Уряду № 92, яка від 08.02.2002 року:

• оренда легкових автомобілів із робочим об'ємом двигуна до 2000 куб. див. коштує 1200 рублів;
• за експлуатацію легкового ТЗ з об'ємом двигуна понад 2000 куб. доведеться віддати 1500 рублів;
• Вартість оренди мотоцикла коштуватиме 600 рублів.

Зверніть увагу!Наведені вище нормативи поширюються тільки на мотоцикли та легкові авто. Коли йдеться про експлуатацію вантажного автомобіля, то у витраті можна враховувати і більші суми. У Податковому Кодексі обумовлено обмеження лише щодо легкових авто, отже, на вантажні транспортні засоби вони не діють. Це дозволяє підприємству включати компенсацію за вантажівку до іншого переліку витрат.

Але послаблення щодо оренди особистих вантажних авто співробітників поширюються тільки на компанії, які працюють на ОСНО. Ті ж самі підприємства, що діють за спрощеною схемою оподаткування, мають закритий перелік витрат. Вони можуть враховувати лише компенсацію за оренду легкових авто, мотоциклів (пп.12 п. 1, ст.346.16 ПК).

Що ж до витрат на паливо, то на думку чиновників, витрати вже облікові в нормативах. Про такий стан речей сказано у листах № 03-03-06/1/39239, що від 23 вересня 2013 р. та № 03-03-01-02/140, що 16 травня 2005 р. Таким чином, якщо поверх суми компенсації виплатити відшкодування ПММ, це може спровокувати суперечки з податковою інспекцією.

Стандартний розрахунок.Наприклад, підприємство щомісяця виплачує працівникові компенсацію за експлуатацію особистого автомобіля з робочою метою. Сума виплати становить 1200 руб. Поверх цієї норми відшкодовується також витрата ПММ - 4000 рублів. У податкові витратиможна врахувати лише 1200 рублів.

Розрахунок, якщо працівник у відпустці чи лікарняному. Розглянемо варіант, коли компанія гарантує співробітнику 4000 рублів щомісяця. Але з 12 вересня працівник оформив відпустку на два тижні. Якщо врахувати, що у вересні 22 робочі дні, і 10 з них співробітник був у відпустці, то використовуємо таку схему розрахунку:

4000 руб. / 22 дн. × 12 дн.

Отримана сума – компенсація за вересень, з огляду на відсутність на роботі співробітника.

Основні особливості

ПДФО з компенсаційної сумистягувати не потрібно. Ця виплата звільняється з податку (п. 3 статті 217 НК РФ). Більше того податок не потрібно вираховувати з платежу, який вищий за норматив з прибутку. Головне, щоб обумовлена ​​величина була врахована у додатковій угоді до трудового договору. Діють такі самі правила щодо страхових внесків. Під визволення потрапляє сума, обумовлена ​​між співробітником та роботодавцем у трудовому договорі.

Не слід нараховувати фіксовану, обумовлену договором суму компенсації, якщо співробітник хворів або був у відпустці. Нарахування грошей, виконані за період, коли майно співробітника не використовувалося у потрібному обсязі, не вдасться списати у графу витрати. Крім того, їх не можна буде прописати в цю графу аж до моменту виплати, мало нарахувати суму, потрібно її відшкодувати працівникові.

Як підтвердити компенсацію?

Як уже зазначалося вище, компенсація не оподатковується ПДФО та страховими внесками, але тільки в рамках сум, обумовлених трудовою угодою. Але щоб підтвердити пільговий тип виплати, потрібно підготувати такі документи:

1. Угода між співробітником та підприємством про використання особистого транспортного засобу працівника. Це має бути окреме доповнення до трудового договору.

Зверніть увагу!Коли питання оренди особистого автомобіля співробітника виникає ще на стадії його прийому на роботу, умови можна відразу внести в договір.

1. Копія свідоцтва, що підтверджує факт реєстрації ТЗ. Важливо пам'ятати, що компенсація виплачується лише особисте майно працівника. Ну а в ситуації, коли співробітник використовує в особистих цілях авто, яким він керує за дорученням, є суперечки. Одні листи контролюючих органів застерігаю таку можливість, інші роз'яснення забороняють подібні схеми.
2. Звіти про службові поїздки. Можливі такі варіанти:

• Коли розрахунок провадиться з урахуванням кілометражу робочих поїздок, потрібно обов'язково оформляти дорожні листи. Розрахунок кілометражу можна проводити на підставі показників одометра авто, показань GPS-навігатора та інших приладів контролю.
• Компенсація сплачується на підставі даних щодо «службового» пробігу, у фіксованому вигляді, тоді можна взяти будь-які документи для підтвердження. Це може бути маршрутний лист, журнал обліку робочих поїздок.

Зверніть увагу!У випадку, коли ви застосовуєте для обліку службових поїздок особисті форми документів, у них необхідно врахувати всі реквізити первинного документа. Крім того, бланки мають бути затверджені обліковою політикоюорганізації. Про це свідчить п. 3 ст. 6, п. 2 ст. 9 ФЗ № 129 від 21.11.96 "Про бухгалтерський облік".

1. Чеки, накладні, квитанції та інші папери, якими підтверджується розмір витрат. Це може бути квитанція про оплату місця на стоянці, чек на погашення ПММ витрат. Ці документи співробітник може подавати разом із заявою на повернення витрат, можна використати авансовий звіт. Витрати можуть бути повернені, виходячи з:

• фактичних витрат ПММ на норму 100 км "робочого" пробігу;
• нормативів Міністерства транспорту;
• норм витрати ПММ, врахованих у технічній документації.

1. Бланк розрахунків. Порядок розрахунку має бути передбачений у доповненні до трудового договору. Загальні умови включають у методику організації. Конкретні цифри слід передбачити у розрахунковому аркуші, наказі чи угоді до договору.

Зверніть увагу!Належну увагу слід приділити правильному оформленню документів для відшкодування компенсації. Через нечіткі формулювання, помилки в документації можуть бути здійснені донарахування ПДФО, страхових внесків.

Вітаю! Мене звуть Бєлова Ольга Борисівна. Здійснюю діяльність у сфері юриспруденції з 2013 року. Спеціалізуюся переважно на цивільному праві. Навчалася до Північного (Арктичного) федерального університету імені М.В. Ломоносова. Факультет: Юриспруденція (юрист).

На суму компенсації фірма може зменшити податковий прибуток. Про це йдеться у пункті 25 статті 255 Податкового кодексу.

З виплаченої співробітнику суми не потрібно утримувати податок на доходи та страхові внески. Пояснимо чому.

У межах норм

У пункті 3 статті 217 та у підпункті 2 пункту 1 статті 422 Податкового кодексу сказано, що ПДФО та страховими внесками не оподатковуються компенсації, пов'язані з виконанням працівником своїх «трудових обов'язків» у межах норм. Однак у законодавстві таких норм для розрахунку страхових внесків та податку на доходи немає. А з положень статті 188 ТК РФ, як було зазначено, розмір компенсації визначається угодою сторін трудового договору. Отже, такі виплати не оподатковуються ПДФО та страховими внесками у повному обсязі.

Як правило, компенсацію виплачують у межах суми зносу (амортизації), розрахованого виходячи з офіційно встановлених норм. Щоб визначити норму амортизації, можна скористатися Класифікацією основних засобів, що включаються до амортизаційних груп (затверджено постановою Уряду РФ від 1 січня 2002 р. № 1). Конкретний розмір та порядок виплати компенсацій встановлює роботодавець за погодженням із працівником.

Співробітник АТ «Актив» Петров використовує у роботі особистий персональний комп'ютер. За наказом керівника Петрову щомісяця виплачується компенсація використання особистого майна. Ринкова вартість комп'ютера на дату початку експлуатації в організації – 18 000 крб.

Відповідно до Класифікації основних засобів, що включаються до амортизаційних груп, термін корисного використання персонального комп'ютера (код 14 302 0000) – понад два до трьох років включно (друга амортизаційна група).

Припустимо, що згідно облікової політики«Актива» для основних засобів, включених у другу амортизаційну групу, Термін корисного використання становить три роки (36 місяців).

Норма амортизації по персональному комп'ютеру складе:

(1: 36 міс.) × 100% = 2,78%.

Щомісячна сума компенсації, що підлягає виплаті Петрову, становитиме:

18000 руб. × 2,78% = 500 руб.

Автомобіль

Складніше буде, якщо ви вирішите платити працівникові за користування його автомобілем. Визначити суму компенсації ви можете, звичайно, самі, але врахувати ці витрати при розрахунку податку на прибуток будете вправі тільки за встановленою законом нормою (п. 11 ст. 264 НК РФ). Ці норми є в постанові Уряду РФ від 8 лютого 2002 № 92.

Виплата компенсації

Компенсацію виплачують щомісяця виходячи з наказу керівника фірми. У ньому вказують прізвище, ім'я та по батькові особи, яка отримує компенсацію, та її суму.

ПРИКЛАД 2. ЯК ВИПЛАТИТИ КОМПЕНСАЦІЮ

У березні звітного року менеджеру торгової організаціїАТ «Актив» Петрову призначено щомісячну компенсацію за використання особистого автомобіля в службових цілях. Сума компенсації – 1800 рублів. Об'єм двигуна автомобіля – 1600 куб. див (1,6 л).

Заробітна плата Петрова - 10 000 руб. в місяць. Петрову покладено стандартний податкове вирахуванняна дитину у сумі 1400 рублів. Компанія сплачує страхові внески на ОПС, ОСС та ЗМС за ставкою 30%. «Актив» сплачує внески на страхування від нещасних випадків на виробництві та профзахворювань за тарифом 0,2%.

Компенсація виплачується наприкінці кожного місяця. Заробітна плата за відпрацьований місяць виплачується 5 числа наступного місяця.

ДЕБЕТ 44   КРЕДИТ 70
- 10 000 руб. – нараховано заробітня платаПетрову;

ДЕБЕТ 70   КРЕДИТ 68
- 1118 руб. ((10 000 руб. - 1400 руб.) × 13%) - нараховано податок на доходи фізичних осіб;

ДЕБЕТ 44   КРЕДИТ 69
- 3000 руб. (10 000 руб. × 30%) - нараховані страхові внески на ОПС, ОСС та ЗМС;

ДЕБЕТ 44   КРЕДИТ 69
- 20 руб. (10 000 руб. × 0,2%) - нараховано внески на страхування від нещасних випадків на виробництві та профзахворювань;

ДЕБЕТ 44   КРЕДИТ 73
- 1800 руб. - Нараховано компенсацію за використання Петровим особистого автомобіля в службових цілях.

Компенсація, що виплачується Петрову, перевищує законодавчо встановлену норму на 600 рублів (1800 - 1200). Ця сума не зменшує оподатковуваний прибуток.

ДЕБЕТ 73   КРЕДИТ 50-1
- 1800 руб. – виплачено Петрову з каси компенсацію за використання особистого автомобіля.

Компенсацію не виплачують працівникові за дні, які він перебував у відпустці або хворів. У цей час він не міг використовувати автомобіль у службових цілях.

Зі статті Ви дізнаєтесь:

1. Які виплати покладаються працівникові у зв'язку з використанням власного автомобіля у службових цілях.

2. Якими документами оформляється використання особистого транспорту працівником та виплата компенсації.

Ми живемо у вік швидкостей, тому наявність автомобіля у працівника – це часто не розкіш, а виробнича необхідність. Багато співробітників мають роз'їзний характер роботи (менеджери з продажу, торгові представники, виїзні фахівці з обслуговування клієнтів і т.д.), тобто результат їхньої праці безпосередньо залежить від ступеня мобільності. Однак не кожен роботодавець має достатньо ресурсів, щоб забезпечити своїх працівників службовим транспортом, тому все частіше потрібні співробітники з власним автомобілем. У цій статті пропоную розібратися, як правильно оформити та компенсувати використання особистого транспорту працівникові. А в наступній статті з'ясуємо, як врахувати суми компенсації з метою оподаткування та нарахування страхових внесків.

Підстави для нарахування компенсації за використання власного автомобіля

Відповідно до ст. 188 ТК РФ працівнику при використанні особистого майна, у тому числі особистого автомобіля, за згодою та на користь роботодавця передбачені наступні виплати:

- Компенсація за використання та знос (амортизацію) особистого майна;

- Відшкодування витрат, пов'язаних з експлуатацією особистого майна.

Компенсація за використання працівником особистого транспорту зазвичай встановлюється у твердій сумі протягом місяця, незалежно від числа календарних днівна місяць. Однак слід враховувати, що за періоди, коли працівник фактично не виконував своїх службових обов'язків (перебував у відпустці, на лікарняному тощо), компенсація не повинна нараховуватися. Що стосується відшкодування витрат, пов'язаних з використанням працівником особистого майна у трудовій діяльності, то у разі використання особистого транспорту до таких витрат можуть належати, наприклад, витрати на бензин, миття автомобіля, ремонт. Згідно з ТК РФ конкретні суми компенсації та відшкодування, а також умови їх виплати працівнику мають бути прописані в угоді між працівником та роботодавцем. Таким чином, ми підійшли до питання документального оформлення використання працівником особистого транспорту в службових цілях.

Для нарахування працівнику компенсації за використання власного автомобіля в службових цілях та відшкодування витрат, пов'язаних з таким використанням, необхідні такі документи:

1. Локальний нормативний акт організації, згідно з яким роботодавець встановлює роз'їзний характер роботи для певних посад, критерії роз'їзного характеру роботи працівників, Загальні умовинарахування компенсацій та відшкодування витрат. Наприклад, до таких документів можуть належати Положення про роз'їзний характер роботи, Наказ керівника про затвердження переліку посад роз'їзним характеромроботи.

Оскільки законодавство не дає визначення, що таке роз'їзний характер роботи, роботодавець повинен самостійно встановити критерії роз'їзного характеру роботи. Так, у Положенні можна прописати, що «роз'їзним вважається характер роботи, при якому співробітник понад 5 годин протягом робочого дня проводить у поїздках за межами території роботодавця» або «при роз'їзному характері роботи працівник для виконання своїх службових обов'язків регулярно (не рідше ніж 7 разів протягом робочого тижня) здійснює поїздки за межі території роботодавця». Затвердити перелік посад з роз'їзним характером роботи доцільно окремим наказом, оскільки перелік періодично може поповнюватися або змінюватися, а видати новий Наказ простіше, ніж вносити зміни до Положення.

! Зверніть увагу:роз'їзний характер роботи передбачає регулярні поїздки співробітника і під час своїх трудових функцій, а чи не разовые. Тобто відрядження щомісяця що неспроможні розцінюватися як роз'їзний характер роботи. Вказівка ​​на роз'їзний характер роботи обов'язково має бути у трудовому договорі з працівником.

2. Посадова інструкція працівника.

У посадовій інструкції мають бути чітко прописані трудові обов'язки, які передбачають регулярні поїздки. Наприклад, такі обов'язки, як виїзд до клієнтів для усунення несправностей (установки, налаштування тощо), виїзд до потенційних клієнтів для проведення переговорів (демонстрації продукції, укладання договорів), доставка кореспонденції контрагентам та інші обов'язки.

3. Угодаміж працівником та роботодавцем про використання особистого транспорту у службових цілях.

Така угода може утримуватися у трудовому договорі, а може бути оформлена як окрема додаткова згодадо трудового договору Я рекомендую другий варіант, оскільки умови угоди можуть змінюватися (при купівлі нового автомобіля, при зміні суми компенсації або розміру відшкодування витрат), і набагато зручніше у цьому випадку просто зробити нову додаткову угоду, ніж вносити зміни до пунктів трудового договору.

У Угоді про використання особистого автомобіля у службових цілях необхідно зафіксувати таку інформацію:

• Характеристики транспортного засобу (тип ТЗ (легковий, вантажний), марка, рік випуску, реєстраційний знак, робочий об'єм двигуна та інші суттєві характеристики);
• розмір компенсації;
• Витрати, що підлягають відшкодуванню, їх розмір (або порядок розрахунку) та порядок підтвердження;
• Порядок та строки виплати компенсації та сум відшкодування витрат.

До Угоди необхідно додати копію паспорта транспортного засобу та копію свідоцтва про державної реєстраціїтранспортного засобу. У випадку, якщо працівник керує автомобілем, що не належить йому на праві власності, крім перерахованих документів потрібна копія поліса ОСАЦВ, в який вписаний цей співробітник.

5. Документи, що підтверджують фактичне використанняпрацівником особистого транспорту у службових цілях та величину витрат, понесених у процесі такого використання. Уніфіковані формитаких документів, обов'язкових для застосування, відсутні, тому роботодавець має право самостійно їх розробити та затвердити.

Наприклад, фактичне використання працівником особистого транспорту у трудовій діяльності можуть служити дорожній лист (за формою роботодавця), відомість роз'їздів співробітника у службових цілях. Головне, щоб ці документи містили таку інформацію:

• інформацію про працівника та про транспортний засіб (на основі Угоди);
• інформацію про маршрут слідування із зазначенням пунктів призначення та кілометражу. Маршрут слідування має однозначно свідчити про службовий характер поїздок.

Для відшкодування працівникові витрат, пов'язаних з експлуатацією особистого автомобіля з службовою метою, необхідні документи, що підтверджують такі витрати:

• чеки АЗС, чеки або квитанції послуг миття машини, ремонтних робіті т.д.;
• розрахунок вироблених витрат у грошовому вираженні. Наприклад, витрата палива розраховуватиметься виходячи з кілометражу, підтвердженого документально, ціни, зазначеної в чеках, та норм витрати палива, затверджених у Угоді про використання особистого транспорту у службових цілях.

yandex_partner_id = 143121; yandex_site_bg_color = "FFFFFF"; yandex_stat_id = 2; yandex_ad_format = "direct"; yandex_font_size = 1; yandex_direct_type = "vertical"; yandex_direct_border_type = "block"; yandex_direct_limit = 2; yandex_direct_title_font_size = 3; yandex_direct_links_underline = false; yandex_direct_border_color = "CCCCCC"; yandex_direct_title_color = "000080"; yandex_direct_url_color = "000000"; yandex_direct_text_color = "000000"; yandex_direct_hover_color = "000000"; yandex_direct_favicon = true; yandex_no_sitelinks = true; document.write(" ");

Законодавчі нормативні акти:

Трудовий кодекс РФ

Працівник, який систематично використовує власний автомобіль для виконання службових обов'язків, повинен знати, яка компенсація витрат за використання особистого автомобіля передбачена та на яких умовах йому належить. У цьому питанні є багато нюансів, про які ми докладніше поговоримо у статті.

Компенсувати чи ні

Організація зобов'язана компенсувати витрати на обслуговування машини, якщо вона використовується в службових цілях (ПММ, амортизація автомобіля, паркування). Для цього необхідно прописати цей пункт у посадовій інструкції або взяти письмову заяву працівника, де буде зазначено пункти про необхідність використання свого транспорту для виконання службових обов'язків. У свою чергу, в організації має бути видано наказ про компенсацію за експлуатацію особистого транспорту працівника, зразок якого можна знайти.

Сплатити витрати працівника на машину, яка була використана на благо організації, має, відповідно, сама організація. Варіанти оплати витрат на автомобіль прописані у ст. 188 ТК України.

Варіанти компенсації:

• Виплата компенсації використання особистого транспорту у службових цілях виходячи з ТК РФ.
• Оформлення з працівником договору оренди на власний автомобіль.
• Оформлення позички, що у результаті є безоплатним користуванням автомобіля.

Як компенсувати

Розглянемо найкращий для обох сторін варіант компенсації витрат підприємства та мінімізації податкового навантаження.

Іноді використовується договір позички, але це найневигідніший варіант, оскільки, безоплатно взявши в експлуатацію автомобіль, вам доведеться в результаті визнати його як доход, на який покладено податок. Докладніше – у ст. 250 НК РФ. При цьому розмір даного доходуобчислюється на підставі ринкової вартостіі має бути підтверджений незалежною оцінкою.

Що стосується варіанта використання особистого майна зі взяттям його в оренду, то він набагато кращий за попередній. Угода оренди особистого транспорту співробітника вигідніша для обох сторін. Крім того, оформити необхідні документинабагато легше та швидше, як і виплачувати власне компенсацію працівникові.

Але найпоширенішим варіантом у цій ситуації є проста компенсація витрат за експлуатацію власного автомобіля на роботі. Можна навести наочний приклад. Підприємство виділяє працівникові кошти як компенсацію використання особистого транспорту з службовою метою. Сума за місяць складає 5000 рублів. Якщо працівник працює неповний місяць, сума виплачується пропорційно до відпрацьованого часу. Наприклад, з 10 січня 2017 року він пішов у відпустку на 2 тижні та повернувся на роботу 25 числа. У січні – 21 робочий день, у тому числі працівник був робочому місці 7 днів.

Найбільш поширеним варіантом у цій ситуації є проста компенсація витрат за експлуатацію особистого автомобіля на роботі фіксованою сумою.

Розрахунок компенсації: 5000/21 дн. х 7 дн. = 1667 рублів має бути виплачено за підсумками місяця.

Оформлення компенсації

Для правильного оформлення компенсації витрат на експлуатацію особистого транспорту співробітника підприємству потрібні документи:

• Оформлена угода зі співробітником із прописаними умовами на використання його особистого транспорту з метою компанії. У ньому необхідно вказати розмір грошової компенсаціїта порядок виплати, термін виплат, технічні характеристикиавтомобіля (обсяг двигуна, легковий чи вантажний автомобіль, марку, рік випуску машини та її державний номер).
• Документи співробітника на автомобіль, який використовуватиметься у службових цілях, а також страхування відповідальності (ОСЦПВ), копія ПТС.
• Нормальний документ - наказ власника підприємства про компенсацію на прописаних умовах.
• Дорожні листи з реальним маршрутом проїзду автомобіля, чеки АЗС, бухгалтерський звіт з розрахунками витрат на ПММ, рахунки на амортизацію та ремонт автомобіля та інші папери, що підтверджують оплату автомобіля, що використовується в робочому режимі.

Крім того, бажано у посадовій інструкції співробітника прописати обов'язки, які передбачають регулярні поїздки у службових цілях: відвідування торгових точок, виїзд на зустрічі до клієнтів, доставку товарів чи кореспонденції, транспортування інших працівників на зустрічі. Рахунки на сплату компенсації слід подавати директору на підпис щомісяця для контролю фінансових витраторганізації.

Компенсація за транспорт та податки

У тому випадку, якщо на підприємстві працівник використовує свій особистий транспорт для реалізації службових завдань, які погоджені з керівництвом, необхідно вказувати цей момент у бухгалтерських документах. Оподаткування при цьому стосується не всієї суми компенсації, а лише суми в межах законного нормативу, незалежно від того, яка це організація, зі спрощеною чи загальною системоюоподаткування. Докладніше – у ст. 264 та 346.16 НК РФ. Щоб було простіше рахувати та здійснювати страхові внески, багато організацій встановлюють розмір компенсації у межах з урахуванням норм оподаткування.

Нормативи компенсацій в основному залежать від об'єму двигуна транспорту. Докладніше це описано в Постанові Уряду РФ № 92:

• Легкові автомобілі (обсяг двигуна до 2 тис. куб.) - 1200 руб.
• Автомобілі з об'ємом двигуна понад 2 тис. куб. - 1500 руб.
• Мотоцикли – 600 руб.
• Вантажні автомобілі найчастіше оплачуються повною мірою і враховується повна сума компенсації.

У 2017 році компенсація з видатків здійснюється лише після оплати, відповідно до ст. 272 НК РФ.

Компенсація витрат за ПММ

Детальна інформація на цю темупредставлена ​​в листах від Міністерства фінансів РФ № 03-03-06/1/39239 та № 03-03-01-02/140. Наприклад, компенсація використання особистого транспорту працівника становить 1 300 рублів на місяць. Крім цього, йде відшкодування ПММ - 3000 рублів + витрати на амортизацію або ремонт автомобіля. Таким чином, у податкових витратах враховується лише 1300 рублів основних витрат на компенсацію. При цьому ПДФО з такого роду компенсації не треба утримувати. Оподаткування у своїй можна не враховувати.

ПДФО із компенсації утримувати не потрібно. Від податку її звільняє ст. 217 НК РФ. Однак не слід забувати про те, що необхідно вказати необхідну величину, яка зафіксована в угоді трудового договору.

Страхові внески також не нараховуються, оскільки відрахування йдуть лише з обумовленої в угоді суми. Докладніше – у листі № 30-21/10260.

Компенсувати користування власним авто співробітника компанія може у будь-якому розмірі, проте найчастіше у статті витрат ставиться стандартна сума. Додаткові витрати на амортизацію автомобіля та ПММ, як правило, у компенсації не враховуються. Враховувати їх слід окремо, в основі з податку та прибутку. на законодавчому рівніне встановлені вимоги щодо витрат ПММ та чітко не прописано, що вони мають бути включені до компенсації за використання особистого автомобіля. Відповідно до Трудового кодексу йде поділ компенсації та безпосередньо відшкодовуються витрати.

На думку контролюючих органів, організація повинна вести облік службових поїздок у дорожніх листах. Саме дорожні листи є підтвердженням фактичного використання майна на користь роботодавця (Лист Мінфіну РФ від 27.06.2013 р. №03-04-05/24421).

Сам собою наказ керівника про встановлення компенсаційних виплат перестав бути первинним обліковим документом (ст.9 Федерального законувід 06.12.2011 р. №402-ФЗ «Про бухгалтерський облік») та його буде недостатньо для підтвердження реально понесених працівником витрат. Але, якщо платник податків матиме інші документи, що підтверджують витрати (наприклад, звіти працівника з доданими чеками, журнал обліку службових поїздок із зазначенням часу, мети поїздки тощо), то відсутність дорожніх листів не буде підставою для відмови у визнанні компенсаційних витрат.

ПРО ПОРЯДОК

Уряд Російської Федераціїухвалює:
1. Затвердити Правила, що додаються, виплати компенсації за використання федеральними державними цивільними службовцями особистого транспорту (легкові автомобілі та мотоцикли) у службових цілях і відшкодування витрат, пов'язаних з його використанням.
2. Встановити граничні розміри компенсації за використання особистого транспорту у службових цілях згідно з додатком.
3. Міністерству фінансів Російської Федерації надавати роз'яснення з питань, пов'язаних із застосуванням Правил, затверджених цією постановою.
4. Встановити, що фінансова забезпеченістьвидаткових зобов'язань Російської Федерації, пов'язаних з реалізацією цієї постанови, здійснюється в межах бюджетних асигнувань, передбачених федеральним державним органам у федеральному бюджеті на забезпечення їх діяльності на відповідний фінансовий рік.
5. Визнати такими, що втратили чинність:
постанову Уряду Російської Федерації від 20 червня 1992 р. N 414 "Про норми компенсації за використання особистих легкових автомобілів у службових цілях" (Російські вісті, 1992, N 24);
постанову Ради Міністрів - Уряду Російської Федерації від 24 травня 1993 р. N 487 «Про граничні норми компенсації за використання особистих легкових автомобілів та мотоциклів для службових поїздок» (Збори актів Президента та Уряду Російської Федерації, 1993, N 22, ст. 2031);
пункт 1 змін, що вносяться до актів Уряду Російської Федерації, затверджених постановою Уряду Російської Федерації від 17 грудня 2010 р. N 1045 «Про зміну та визнання такими, що втратили чинність, деяких актів Уряду Російської Федерації» (Збори законодавства Російської Федерації, 2010, N 52, ст. . 7104).

Голова уряду
Російської Федерації
Д.МЕДВЕДЄВ

ПРАВИЛА
ВИПЛАТИ КОМПЕНСАЦІЇ ЗА ВИКОРИСТАННЯ ФЕДЕРАЛЬНИМИ
ДЕРЖАВНИМИ ГРОМАДЯНСЬКИМИ СЛУЖАЧИМИ ОСОБИСТОГО ТРАНСПОРТУ
(ЛЕГКОВІ АВТОМОБІЛІ ТА МОТОЦИКЛИ) У Службових цілях
І ВІДШКОДУВАННЯ ВИТРАТ, ПОВ'ЯЗАНИХ З ЙОГО ВИКОРИСТАННЯМ

1. Ці Правила встановлюють порядок виплати компенсації за використання особистого транспорту (легкові автомобілі та мотоцикли) у службових цілях та порядок відшкодування витрат, пов'язаних з використанням зазначеного транспорту у службових цілях (далі відповідно - компенсація, особистий транспорт, відшкодування витрат) федеральними державними цивільними службами. , службова діяльність яких пов'язана з постійними службовими поїздками відповідно до їх посадових обов'язків (далі - цивільні службовці).

2. Для отримання компенсації та відшкодування витрат цивільний службовець подає заяву представнику наймача із зазначенням відомостей, про виконання яких посадових обов'язківта з якою періодичністю використовується особистий транспорт.
До заяви додається копія свідоцтва про реєстрацію транспортного засобу (з поданням оригіналу).

3. Рішення про виплату компенсації та відшкодування витрат приймається представником наймача у 10-денний строк з дня отримання заяви цивільного службовця з урахуванням: необхідності використання особистого транспорту для виконання посадових обов'язків, пов'язаних із постійними службовими поїздками; часу використання особистого транспорту у службових цілях; обсягу бюджетних асигнувань, передбачених відповідного федерального державного органу у федеральному бюджеті забезпечення його діяльності.

4. Максимальний розмір компенсації на місяць не повинен перевищувати граничний розмірцієї компенсації, передбачений додатком до постанови Уряду Російської Федерації від 2 липня 2013 р. N 563

5. Відшкодування витрат на придбання пально- мастильних матеріалівпровадиться за фактичними витратами, підтвердженими відповідними документами (рахунками, квитанціями, касовими чеками та ін.).

6. Виплата компенсації та відшкодування витрат цивільному службовцю провадяться 1 раз у поточному місяці за минулий місяць на підставі акта федерального державного органу, в якому визначено розміри компенсації та відшкодування витрат.

7. Цивільному службовцю, якому надано службовий транспорт з персональним закріпленням, у разі його відмови від цього транспорту та подання заяви про виплату компенсації та відшкодування витрат встановлюється компенсація та відшкодовуються витрати у порядку та розмірах, передбачених цими Правилами.

Бухгалтерський облік компенсаційних виплат

прикладВідповідно до умов трудового договору ТОВ «Альфа» щомісяця виплачує працівникові (менеджер із закупівель) компенсацію за використання особистого легкового автомобіля
(Обсяг двигуна - 1 400 куб. см) у розмірі 2 000 рублів.
Виплата здійснюється до 5 числа наступного після нарахування компенсації місяця.

Компенсація працівнику за використання особистого транспорту

Компенсація за використання особистого транспорту виплачується працівнику, якщо він експлуатує такий у службових цілях. Відшкодувати витрати співробітнику можна шляхом оформлення виплат у межах трудових взаємин, або шляхом укладання цивільно-правового договору оренди автотранспорту. Про всі нюанси, пов'язані з цим питанням, розповімо далі.

Відшкодування витрат під час використання особистого майна працівника

Російське трудове законодавство гарантує працівникам грошові виплатиза експлуатацію їх особистих речей на користь суб'єктів господарювання.

Відповідно до ст. 188 Трудового кодексу РФ працівник має право розраховувати на виплати, тільки якщо роботодавець дозволив експлуатувати особисте майно у службових цілях (або просто був у курсі). У цьому випадку працівнику виплачуються:

• компенсація за експлуатацію, знос (амортизацію) майна;
• фактичні грошові витрати, пов'язані з експлуатацією.

Це питання сторони мають узгодити письмово. Зробити це можна як під час укладання трудового договору, і пізніше як додаткової угоди щодо нього.

І в тому, і в іншому випадку сторонам необхідно визначити:

• майно, яке експлуатуватиметься, та його характеристики;
• підстави володіння майном (у власності, виходячи з доручення, договору та інших.);
• порядок експлуатації;
• термін експлуатації;
• величину компенсації за експлуатацію майна;
• величину реальних витрат, пов'язаних із такою експлуатацією;
• документи, що обґрунтовують експлуатаційні витрати;
• порядок та строки платежів.

Розрахунок розміру компенсації за користування власним автомобілем

За наявності необхідності в експлуатації автотранспорту працівника у господарській діяльності підприємства працівник і роботодавець самостійно визначають величину компенсації та фактичних грошових витрат, пов'язаних з такою експлуатацією.

Угодою можуть бути закріплені будь-які розміри компенсації за використання власного автомобіля. Як правило, це залежить:

• від ступеня зносу автотранспортного засобу;
• строку його корисної експлуатації, що визначається на підставі технічної документації;
• активності експлуатації (лист Мінфіну РФ від 16.11.2006 № 03-03-02/275).

Витрати з експлуатації автотранспортного засобу (на придбання паливно-мастильних матеріалів, палива, комплектуючих та витратних матеріалів, ремонт, оновлення тощо) визначаються та відшкодовуються на підставі документів, що обґрунтовують ці витрати. Це можуть бути:

• Дорожній лист - документ, що підтверджує експлуатацію автотранспорту на користь компанії. Форму документа компанія має право розробити самостійно з урахуванням положень закону «Про бухгалтерський облік» від 06.12.2011 (в ред. від 18.07.2017) № 402-ФЗ (лист Мінфіну Росії від 20.02.2006 № 03-03-04/1/19 ).
• Касові чеки АЗС.
• Звіти співробітника з прикладеними чеками (лист Мінфіну Росії від 01.12.2011 № 03-04-06/6-328).
• Журнал реєстрації службових пересувань.

ВАЖЛИВО! Витрати працівника як власника автотранспорту (наприклад, на техогляд, сплату транспортного податку) роботодавець не компенсує.

Оподаткування компенсаційних виплат

Підп. 11 п. 1 ст. 264 Податкового кодексу Російської Федерації (далі - НК РФ) визначено, що витрати підприємства на утримання службового автотранспорту знижують базу оподаткування при розрахунку податку на прибуток. Звільнення від оподаткування можливе лише за наявності документального підтвердження:

• службової спрямованості пересування;
• реально вироблених витрат (ст. 252 НК РФ).

Проте величина витрат має бути більше норм, затверджених постановою Уряди РФ від 08.02.2002 № 92. Нормується у разі загальна сума - компенсація і реальні експлуатаційні витрати (на пально-мастильні матеріали тощо. буд.).

Якщо розмір компенсації за використання особистого транспорту перевищує нормативи, то сума перевищення вищезгаданих витрат не входить (лист Мінфіну Росії від 10.04.2017 № 03-03-06/1/21050).

Виплати, погоджені сторонами, не оподатковуються:

• ПДФО (абз. 10 п. 3 ст. 217 НК РФ, лист Мінфіну Росії від 30.04.2015 № 03-04-05/25434);
• страховими внесками (ст. 9 закону «Про страхові внески.» від 24.07.2009 № 212-ФЗ).

При цьому не має значення, що величина компенсації може бути більшою за встановлені нормативи (постанова Президії ВАС РФ від 30.01.2007 № 10627/06).

ВАЖЛИВО! Компенсація за використання особистого транспорту, якщо вона виплачується за періоди перебування працівника у відпустці, відрядженні або за періоди тимчасової непрацездатності, не входить до витрат, що знижують оподатковуваний прибутоккомпанії (лист Мінфіну Росії від 03.12.2009 № 03-04-06-02/87).

Компенсація за автомобіль: норми-2017

Граничні норми компенсації за автомобіль у 2017 році, які застосовуються з метою оподаткування, визначаються, як і раніше, постановою Уряду РФ «Про встановлення норм. » від 08.02.2002 (в ред. від 09.02.2004) № 92. Залежать вони від об'єму двигуна автотранспортного засобу:

• до 2000 куб. сантиметрів – 1 200 руб. в місяць;
• понад 2000 куб. сантиметрів – 1 500 руб. в місяць.

У цю суму включаються фактичні експлуатаційні витрати (ПММ тощо).

Для федеральних державних службовців передбачено інший підхід (Правила виплати компенсацій ..., затв. Постановою Уряду РФ від 02.07.2013 № 563). Держслужбовцям, робота яких пов'язана з регулярними робочими поїздками, призначення щомісячної компенсації за використання особистого транспорту здійснюється у розмірі, встановленому рішенням роботодавця на заяву конкретного працівника, але в межах, визначених у додатку до зазначених Правил.

Відшкодування грошових витрат на придбання ПММ для держслужбовців – це окремі виплати, які мають підтверджуватись відповідними документами (рахунками, квитанціями, касовими чеками та ін.).

Наказ на компенсацію за використання власного автомобіля

Призначення компенсації використання особистого транспорту у господарську діяльність підприємства працівникам виробляється наказом особи, керуючого цією компанією.

Допустимо закріплення правил виплати компенсації у локальних нормативні актикомпанії.

Форму наказу кожна компанія розробляє самостійно. Як правило, у ньому вказують:

• прізвище, ім'я, по-батькові співробітника, якому призначається компенсація;
• його посада;
• найменування та характеристики транспортного засобу;
• умови виплати компенсації (наприклад, компенсація виплачується наприкінці кожного місяця у твердій грошової суми, фактичні витрати – після подання необхідних документів).

Документами, що обґрунтовують видання наказу, є:

• відповідний пункт трудового договору чи додаткову угоду щодо нього;
• копія техпаспорту автотранспортного засобу, завірена у встановленому порядку.

Оподаткування компенсаційних виплат працівникові під час керування транспортним засобом за дорученням

Згідно з поясненням контролюючих органів компенсація за використання працівником особистого транспорту в діяльності компанії підлягає звільненню від податків, лише якщо йдеться про майно, що належить працівникові на праві власності. Автотранспорт, яким працівник користується за дорученням, такого майна не належить.

У цьому випадку компенсаційні виплати:

• Чи не знижують оподатковуваний прибуток компанії.
• Оподатковуються ПДФО (лист Мінфіну Росії від 08.08.2012 № 03-04-06/9-228). Виняток: співробітник використовує транспорт, який перебуває у власності чоловіка (лист Мінфіну Росії від 03.05.2012 № 03-03-06/2/49).
• Оподатковуються страховими внесками (лист Мінпраці Росії від 26.02.2014 № 17-3/В-92).

Судові органи дотримуються іншої думки щодо цього. Суди вважають майно особистим, якщо воно належить працівнику на будь-якій законній підставі, у тому числі на підставі довіреності (постанова ФАС Уральського округу від 29.05.2013 № А76-15748/2012, постанова 13-го ААС від 22.09.2014 74147/2013). Такий самий висновок міститься у визначенні ВАС РФ від 24.01.2014 № ВАС-4/14.

Компенсація за оренду автомобіля у співробітника

Для того, щоб компанія не була прив'язана до вищезазначених норм, експлуатацію особистого автотранспорту співробітника можна оформити шляхом укладання договору оренди автомобіля.

Цивільне законодавство передбачає 2 види оренди транспортних засобів:

• з екіпажем (ст. 632 ГК РФ) - керує та обслуговує автомобіль працівник;
• без екіпажу (ст. 642 ГК РФ) -керують автомобілем та обслуговують його інші уповноважені компанією особи.

Угода укладається письмово і вимагає жодного посвідчення, реєстрації (ст. 633, 643 ДК РФ).

Предмет угоди (суттєва умова) має містити відомості, які однозначно ідентифікують об'єкт. Вони зафіксовані у свідоцтві про реєстрацію ТЗ та паспорт ТЗ.

Якщо працівник - не власник автомобіля, то до угоди треба додати довіреність власника, яка дає змогу здавати довірене майно в оренду.

До договору оренди без екіпажу слід додати також поліс ОСАЦВ із змінами (перелік конкретних осіб або без обмежень).

Обидва види договору оренди є реальними, оскільки умовою їх укладання, крім узгодження суттєвих умов, є передача орендодавцем орендарю автотранспортного засобу. Передача автомобіля здійснюється шляхом оформлення акта приймання-передачі. У ньому повинні були перераховані та збігатися із зазначеними в договорі основні характеристики автомобіля, а також описано його технічний станза результатами огляду.

Оподаткування виплат за договором оренди

Керуючись підп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ, компанія може віднести всю суму орендних платежів до витрат, що знижують її оподатковуваний прибуток. Для цього, як і у разі компенсації, грошові витрати мають бути обґрунтовані та задокументовані.

Для працівника-орендодавця виплати за договором оренди є доходом фізичної особи за цивільно-правовим договором. З цих доходів має бути утримано ПДФО за ставкою:

• 13% – для податкових резидентів;
• 30% - для нерезидентів (подп. 4 п. 1 ст. 208 НК РФ).

Причому компанія в даному випадкупостає як податковий агент (ст. 228 НК РФ) і має зробити всі відповідні перерахування до бюджету.

Страхові внески на суму орендних платежів не нараховуються, як і на будь-які виплати за цивільно-правовими договорами, пов'язаними з передачею майна у користування (ч. 2 п. 3 ст. 9 закону № 212-ФЗ, постанова ФАС від 15.01.2013 № А65-16395/2012).

Виняток – оплата послуг з управління транспортом у договорі оренди з екіпажем. У цій угоді виплати краще розбити на складові:

• орендні платежі.
• Оплата послуг з водіння. Цю суму слід нарахувати страхові внески, але у ПФ РФ і ФФОМС. Внески до ФСС Росії не нараховуються на підставі п. 3 ст. 9 закону №212-ФЗ.

Транспортний податок сплачує власник автотранспорту (ст. 357 НК РФ), проте сторони можуть визначити умову про часткову або повну участь компанії в таких витратах.

Таким чином, законодавство РФ передбачає різні варіантивиплати компенсації використання особистого транспорту працівника у діяльності підприємства. Якщо витрати працівника не вищі за законодавчо встановлені нормативи, то економічно виправданою буде компенсація в рамках трудових правовідносин. А якщо ні, то доцільно укласти угоду про оренду автотранспорту.

Перевірка виплати компенсації за використання власного автомобіля у службових цілях. Де може бути порушення?

«Бюджетні установи: ревізії та перевірки фінансово-господарської діяльності», 2009, N 5

Використання особистого майна співробітників у службових цілях зустрічається практично досить часто. Це може бути викликано різними причинами, зокрема роз'їзним характером роботи Трудовий кодекс передбачає компенсацію витрат, понесених співробітником, у порядку, визначеному угодою сторін. Однак на практиці не все так просто. Не завжди керівник бюджетної установи може встановити той розмір компенсації, який би влаштовував співробітника, і навіть не тому, що він не бажає, а тому, що такі норми, затверджені Мінфіном для бюджетних установ. Які помилки виявляються Росфіннаглядом під час перевірок, ми розглянемо у статті, що пропонується читачам.

Як все починалося

«Доброго дня, ми до вас з перевіркою», — з такої фрази почався робочий день бухгалтера однієї з федеральних бюджетних установ. Прийнявши це як належне, він сподівався, що після перевірки почує слова: «Перевірка закінчена. Бажаємо вам всього хорошого! До побачення!". Проте все виявилося не так добре, як хотілося б.

Ревізор зробив висновок про необґрунтоване витрачання коштів федерального бюджету. Каменем спотикання стала виплата компенсації за використання особистого транспорту керівництву та окремим співробітникамустанови. Бухгалтер платив стільки, скільки встановив керівник.

Спробуємо розібратися, наскільки ж правомірними є дії бухгалтера, якому потрібно не забувати про те, що у разі якщо ревізорами виявлено факти необґрунтованої виплати грошової компенсації, це може бути кваліфіковано як порушення принципу результативності та ефективності використання грошових коштів. Нагадаємо, він полягає в тому, що при виконанні бюджетів установи повинні виходити із необхідності досягнення заданих результатів з використанням найменшого обсягу коштів або досягнення найкращого результату (ст. 34 БК РФ). Дотриматися цього принципу при розрахунках із працівниками за використання особистого автомобіля непросто через те, що це питання не до кінця врегульоване законодавством і бюджетним установам доводиться самостійно приймати рішення на свій страх і ризик.

На якій підставі та в якому розмірі виплачується компенсація?

Виплата компенсації використання автомобіля, що є майном працівника, регулюється нормами трудового законодавства. У ст. 188 ТК РФ сказано, що при використанні працівником за згодою або відома роботодавця та в його інтересах особистого майна працівнику:

• виплачується компенсація за використання, знос (амортизацію) особистого транспорту, обладнання та інших технічних засобів, що йому належать;
• відшкодовуються витрати, пов'язані із використанням особистого майна.

При цьому у загальному випадку роботодавець може встановити фіксований розміркомпенсації, а витрати на експлуатації авто відшкодовувати у вигляді фактично вироблених витрат. Адже розмір відшкодування витрат визначається угодою сторін трудового договору, вираженою у письмовій формі. Дане твердження справедливе для комерційних організацій, а бюджетних установ слід враховувати Наказ Мінфіну Росії N 16н. Незважаючи на те, що цей Наказ датований 2000 р., фінансове відомство вважає за можливе керуватися ним в даний час (Лист Департаменту бюджетної політикив сфері державного управління, судової системи, державної та муніципальної служби від 13.04.2007 N 14-05-07/6).

Наказ Мінфіну Росії від 04.02.2000 N 16н "Про зміну граничних норм компенсації за використання особистих легкових автомобілів та мотоциклів для службових поїздок".

У цьому Наказі прописано, що виплата компенсації працівникам установ, що фінансуються за рахунок коштів бюджетів усіх рівнів, провадиться згідно з умовами та порядком, які передбачені п. п. 1 - 6, 8, 9 Листи Мінфіну Росії N 57 . Виділимо головне:

1. Підставою виплати компенсації працівникам є розпорядження керівника установи.
2. Виплата компенсації провадиться лише тоді, коли робота за родом службової діяльності пов'язана з постійними роз'їздами згідно з посадовими обов'язками. Якщо працівник керує авто за довіреністю, він також має право отримання компенсації.
3. Компенсація надається один раз на місяць, незалежно від кількості календарних днів. За час перебування працівника у відпустці, відрядженні, невиході його на роботу внаслідок тимчасової непрацездатності, а також з інших причин, коли особистий автомобіль не експлуатується, компенсація не виплачується.
4. Понесені установою витрати мають бути економічно обґрунтовані з погляду ефективності використання бюджетних коштів. Використання майна працівника має бути обумовлене його посадовими інструкціями(наприклад, використання особистого автомобіля пов'язане з постійними службовими роз'їздами та перебуванням далеко від населених пунктів).
5. Конкретний розмір компенсації визначається залежно від інтенсивності використання особистого легкового автомобіля для службових поїздок з урахуванням відшкодування витрат на експлуатацію (сума зносу, витрати на ПММ, технічне обслуговуванняі поточний ремонт) (п. 3 Листи Мінфіну Росії N 57). Це не означає, що компенсація за використання власного автомобіля не нормується.
6. Витрати на виплату компенсації працівникам бюджетних установ, які використовують для службових поїздок особисті авто, виробляються в межах асигнувань на утримання легкових автомобілів, передбачених для цього за кошторисом відповідних установ. Що ж до керівників, їм компенсація виплачується з дозволу вищих органів управління (п. 8 Листи Мінфіну Росії N 57).

Лист Мінфіну Росії від 21.07.1992 N 57 «Про умови виплати компенсації працівникам використання ними особистих легкових автомобілів для службових поїздок».

У документах Мінфіну містяться заплутані посилання на норми документів, на підставі яких слід розраховувати розмір компенсації, при цьому чіткої та однозначної вказівки немає, на що звернена увага в Постанові ФАС МО від 14.06.2006 N КА-А40/5051-06. У Наказі Мінфіну Росії N 16н дано посилання Лист Мінфіну Росії N 57, який містить відсилочну норму з приводу розміру компенсації зовсім на інший документ - Постанова Уряду РФ від 20.06.1992 N 414, положення якої вже застаріли в порівнянні з Наказом Мінфіну Росії N 16 . Пояснимо це твердження.

Дійсно, після того, як було прийнято Постанову N 414 у зв'язку зі зміною цін, Уряд РФ на зміну йому випустив Постанову від 24.05.1993 N 487. Саме відповідно до неї Мінфіну надано право змінювати встановлені розміри компенсації за використання особистих легкових автомобілів для службових поїздок з урахуванням змін індексу цін. Видавши Наказ N 16н, фінансове відомство реалізувало дане правоПроте норми виплати компенсації, встановлені в цьому документі, далекі від сьогоднішньої реальності.

Виплачувати компенсації у розмірах, перевищують зазначені норми, з допомогою коштів федерального бюджету неможливо: під час перевірки факт перевищення розцінюється як порушення.

Виділимо кілька варіантів виплати компенсації за використання власного автомобіля в рамках закону.

Виплата компенсації за підвищеними нормами

Бюджетні установи поряд із виконанням своїх основних функцій можуть займатися діяльністю, яка приносить дохід, що оподатковується на прибуток. Це дає їм право у частині витрат, пов'язаних з такою діяльністю, скористатися Постановою Уряду РФ від 08.02.2002 N 92. У ньому встановлено норми виплати компенсації для організацій, у яких дані витрати включаються до складу витрат з податку на прибуток (1200 руб. для авто з об'ємом двигуна до 2 л і 1500 руб.

Витрати, вироблені понад зазначені норми, не враховуються при оподаткуванні (пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ). У розмірах компенсації, встановлених законодавством, враховано відшкодування повного обсягу витрат у процесі експлуатації транспортного засобу (знос, ПММ, технічне обслуговування, ремонт) (Визначення ВАС РФ від 29.01.2009 N ВАС-495/09). При цьому для підтвердження факту використання особистого транспорту у службових цілях працівник представляє засвідчену копію технічного паспорта машини, при керуванні транспортом за дорученням копію довіреності. Буде незайвим облік поїздок співробітника, наприклад, у дорожніх листах, що виписуються (Лист УФНС по м. Москві від 18.01.2008 N 21-18/44-1).

Незважаючи на те, що зазначені норми стосуються лише оподаткування прибутку, організації нерідко використовують їх при розрахунках із співробітниками та нарахуванні «зарплатних» податків. Такий підхід не можна назвати коректним. У Листі Мінфіну Росії N 57 встановлено, що норми не впливають на фактичний розмір компенсації, що виплачується працівникові, конкретний розмір якої визначається в залежності від інтенсивності використання особистого легкового автомобіля для службових поїздок. Тому якщо роботодавець виплатить компенсацію в розмірі, що перевищує встановлені Постановою Уряду РФ N 92 норми, то вона також не оподатковується ПДФО та ЄСП від 30.01.2007 (N 10627/06).

Бюджетні установи можуть взяти на озброєння підвищені норми при виплаті компенсації за рахунок надходжень від діяльності, що приносить дохід. У такому разі витрати на виплату компенсації зменшуватимуть оподатковувані доходи за умови, що особистий автомобіль використовується в діяльності бюджетної установи, що приносить дохід. Зазначимо, що у Вказівках про порядок застосування бюджетної класифікаціїРФ компенсація за використання особистого транспорту в службових цілях названа в статті 212 «Інші виплати» КОСГУ. У бюджетному обліку розрахунки щодо компенсації при виплаті її за рахунок доходів від позабюджетної діяльностівідображаються такими бухгалтерськими записами:

Затверджено Наказом Мінфіну Росії від 25.12.2008 N 145н.
Наказ Мінфіну Росії від 30.12.2008 N 148н "Про затвердження Інструкції з бюджетного обліку".

Зауважимо, у межах самостійно встановлених бюджетною установою норм вона може не оподатковувати компенсацію не лише «зарплатними» податками, а й внесками у позабюджетні фонди. Зокрема, компенсація за використання особистого авто у службових цілях не оподатковується пенсійними внескамиКрім того, вона виключається з розрахунку ЄСП.

У частині внесків на страхування від нещасних випадків на виробництві установа може взяти до уваги Постанову ФАС СЗО від 24.04.2007 N А26-5397/2006-210. Відповідно до нього страхувальник зміг відстояти виплачену компенсацію, не сплачуючи з неї внески з травматизму, виконавши лише дві умови. Розмір та порядок виплати компенсації були встановлені наказом керівника, виданим згідно зі ст. 188 ТК України. А виплачені працівникам суми за використання особистого транспорту у службових цілях не перевищували певного локальним актомрозміру компенсації.

Укладання договору оренди особистого авто

У Вказівках про порядок застосування бюджетної класифікації РФ орендну плату користування майном виділено окрему підстаттю 224 КОСГУ. На неї відносяться витрати бюджетів із внесення орендної плати відповідно до укладених договорів оренди (субаренди, майнового найму) об'єктів нефінансових та невироблених активів для державних (муніципальних) потреб, у тому числі приміщень, споруд, транспортних засобів, землі та іншого майна. Як бачимо, витрати на оренду транспортних засобів відносяться до законних бюджетним видаткамтому в межах бюджетних зобов'язаньта при грамотному оформленні договірних відносин з працівником бюджетна установаможе скористатися цією основою.

Оренда транспортного засобу оформляється у межах цивільно-правових відносин, які передбачають укладання двох основних типів договорів: оренди лише транспортного засобу та оренди авто з екіпажем. При цьому бюджетна установа виступає у ролі орендаря, а співробітник – у ролі орендодавця. При укладанні договору оренди транспортного засобу без екіпажу всі обов'язки щодо його утримання, управління та технічної експлуатації покладаються на орендаря (ст. ст. 644 - 646 ЦК України). При укладанні договору оренди транспортного засобу з екіпажем, навпаки, багато витрат лягають на орендодавця-співробітника, який зобов'язаний надати авто в тимчасове користування, утримувати його та надавати послуги з управління та технічної експлуатації (ст. ст. 632 - 635 ЦК України). Саме цей варіант найчастіше практикується, оскільки не кожен працівник надасть свій автомобіль для експлуатації іншому водієві. До того ж такий варіант вигідний для співробітника, який отримує орендну плату та винагороду за надання послуг з керування автомобілем та його експлуатації.

У бюджетному обліку розрахунки з оренди при виплаті орендної плати за рахунок бюджетних джерел відображаються такими записами:

Оподаткування. Виплачуючи доходи співробітнику за користування його транспортом за договором оренди, бюджетна установа по відношенню до нього виступає у ролі податкового агента(П. 1 ст. 226, пп. 4 п. 1 ст. 208 НК РФ). Податок з доходів фізичних осіб утримується з усієї суми винагороди, включаючи як орендну плату, а й виплату управління особистим автомобилем. Зазначені виплати доцільно передбачити у договорі оренди автомобіля з екіпажем окремо. Це потрібно для зниження податкового навантаженнящодо ЄСП. Справа в тому, що виплати, що здійснюються в рамках цивільно-правових договорів, пов'язані з передачею користування майна, є об'єктом оподаткування ЄСП (абз. 3 п. 1 ст. 236 НК РФ). На підставі цієї норми бюджетна установа не оподатковує суму, нараховану за надання співробітником свого автомобіля в оренду (Лист УФНС по м. Москві від 20.04.2007 р. N 21-18/340).

І як же все скінчилося

Описана нами на початку статті історія може мати дві кінцівки — хорошу та не дуже. Читач, який ознайомився з матеріалом та переконався у правильності обчислення та виплати компенсації, може розраховувати на сприятливий результат перевірки. Бухгалтер установи, що перевіряється, можливо, не все знав про виплату компенсації і був покараний, але після прочитання статті він зрозумів, як не потрапляти в подібну ситуаціюнадалі.

Компенсація за автомобіль норми

Деякі питання компенсації за використання особистого автомобіля під час виконання посадових обов'язків

Підприємство планує виплачувати своїм працівникам (регіональним менеджерам із продажу) компенсацію за використання особистого автомобіля для виконання своїх посадових обов'язків. Сума компенсації, фіксована, та не включає компенсації вартості ПММ. Сума компенсації обкладатиметься ПДФО та ЗС.

Для заправки цих авто підприємство закуповуватиме ПММ і видаватиметься талони своїм працівникам. За результатами періоду (місяця) працівники складають звіт про списання ПММ (приклади у вкладенні).

Які податкові ризики несе підприємство щодо цієї операції? Чи є вкладені документи достатніми для НЕ нарахування податків (ПДВ, ПДФО та ЗС) щодо списання ПММ?

Існує три варіанти використання власного автомобіля працівника у діяльності підприємства. Це укладання договору:

- Використання автомобіля як інструменту з компенсацією.

У Кодексі законів про працю (далі — КЗпП) про компенсацію працівникові за використання у господарській діяльності підприємства та його власного автомобіля не згадується. У статті 125 КЗпП «Компенсація за знос інструментів, що належать працівникам» КЗпП йдеться лише про інструменти фізичної особи, за знос яких вона має право отримати компенсацію. Автомобіль — хоч і не є інструментом, але ДФС неодноразово погоджувалась з тим, що при виплаті компенсації за використання працівником особистого автомобіля для виконання трудових обов'язків можна скористатися ст. 125 КЗпП.

У такому разі працівники, які використовують свої авто для потреб підприємства, установи, організації, мають право на отримання компенсації за їх знос (амортизацію).

Розмір та порядок виплати цієї компенсації визначаються власником або уповноваженим ним органом за погодженням із працівником.

Частина перша статті 6 ЦКУ дозволяє сторонам укладати договори, які не передбачені актами цивільного законодавства, але відповідні загальним принципамцивільного законодавства. Тому якщо сторони домовляться, то можуть укласти договір компенсації. Оскільки законодавство не регулює порядок укладання такого договору, це надає підприємству право встановити його самостійно у внутрішньому локальному акті.

Існує два підходи до документального оформленнявідносин у такому разі — «договірною» та «за заявою». Тобто можна оформити договір про виплату компенсації за використання автомобіля працівника, у якому встановити розмір компенсації та періодичність її виплати. Також можна не оформлювати письмового договору, а на підставі заяви працівника про використання власного автомобіля з метою видати наказ керівника про можливість такого використання та виплату компенсації.

Незалежно від того, за яким варіантом підприємство та працівник домовляться використовувати його особистий автомобіль у виробничій діяльності, орендна плата чи компенсація має виплачуватись на підставі первинних документів, що підтверджують фактичне використання транспортного засобу та понесені працівником витрати.

У разі укладання договору використання автомобіля з компенсацією ситуація з документами дещо складніша. Пов'язано це з тим, що на законодавчому рівні не визначено, що саме входить до поняття «компенсація» (тобто витрати мають компенсуватись працівнику) та як обчислювати її розмір.

Якщо зважати на всі можливі витрати на автомобіль, сума компенсації може складатися з двох частин:

- Перша: компенсація безпосередньо за використання особистого автомобіля працівника на користь підприємства (амортизація);

- друге: витрати, пов'язані з його експлуатацією (зокрема, витрати на заправку).

Саме про те, що компенсуватиметься працівнику, зазначається у наказі керівника підприємства. Як правило, підприємство компенсує працівникові певну суму лише за використання автомобіля.

Питання оподаткування виплат, пов'язаних із використанням підприємством особистого автомобіля працівника у службових цілях.

ПДВ. Оскільки власником автомобіля є фізична особа — не платник ПДВ, то, звісно, ​​жодного податкового кредиту у сумі виплаченого відшкодування чи орендної плати підприємство не буде.

Підприємство має право на податковий кредитпри купівлі бензину. І не визнаватиме податкового зобов'язання відповідно до п. 198.5 ПКУ у разі документального підтвердження його використання у господарській діяльності.

Саме для цього слід оформити відносини з використання автомобіля з працівником, бажано скласти наказ, в якому вказати напрямок використання такого автомобіля (він, звичайно, повинен бути пов'язаний з господарською діяльністю) та підтвердити факт використання бензину для використання саме цим автомобілем. Для цього слід складати відповідні документи (можна використовувати дорожні листи, хоча їх форма, коли типова, поки що скасована, акти списання). Радимо, для доказу зв'язку здійснених підприємством витрати палива з його господарською діяльністю, у дорожніх листах коротко вказувати куди та з якою метою рухався автомобіль.

Крім цього, контролюючі органи не бачать зв'язку з госпдіяльністю підприємства у разі списання палива понад норми встановлені наказом №43 (підкатегорія 502.07.20 «Як враховуються витрати на придбання ПММ, якщо у наказі Міністерства транспорту України від 10.02.98 № 43 «Про затвердження норм витрати палива та мастильних матеріалів на автомобільному транспорті «відсутні норми витрати палива на автомобіль?»). Тому, на їхню думку, на суму такого перевищення нараховувати податкові зобов'язанняз ПДВ на підставі норм пп. "Г" п. 198.5 ПКУ.

Втім, вважаємо, якщо підприємство розробить та затвердить власні норми списання палива, тоді вважатиметься, що воно використовує паливо в межах госпдіяльності.

ПДФО щодо виплати працівникові компенсації за використання особистого автомобіля.

Порядок оподаткування доходів фізичних осіб регулюється розділом IV ПКУ згідно з пп. 162.1.1 п. 162.1 ст. 162 якого передбачено, що платником податку на доходи фізичних осіб є, зокрема, фізична особа – резидент, яка отримує доходи із джерела їх походження в Україні.

Підпунктом 163.1.1 п. 163.1 ст. 163 ПКУ визначено, що об'єктом оподаткування фізичної особи — резидента є загальний місячний (річний) оподатковуваний дохід — це будь-який дохід, що підлягає оподаткуванню, нарахований (виплачений, наданий) на користь платника податку протягом звітного податкового періоду(п. 164.1 ст. 164 ПКУ).

Відповідно до пп. «Г» п. 164.2.17 ПКУ дохід, отриманий платником податків у вигляді суми грошового чи майнового відшкодування будь-яких видатків чи втрат платника податків, крім обов'язково відшкодовуються згідно із законом за рахунок бюджету або звільняються від оподаткування згідно зі ст. 165 ПКУ є додатковим благом працівника.

У Податковому розрахунку за формою № 1ДФ такі доходи мають бути відображені із ознакою «126».

Ставка податку на доходи фізичних осіб відповідно до п. 167.1 ст. 167 ПКУ складає 18 відсотків.

З огляду на викладене та умови запиту кошти, витрачені підприємством для заправки транспортного засобу не включаються до загального місячного (річного) оподатковуваного доходу такого працівника. Але невід'ємною умовою є те, що Ви повинні довести зв'язок таких витрат з господарською діяльністю підприємства.

Військовий збір.

Також доходи, визначені ст. 163 ПКУ є об'єктом оподаткування військовим збором (пп. 1.2 п. 16 1 підрозділу 10 розділу XX ПКУ).

Ставка військового збору складає 1,5 відс. об'єкта оподаткування, визначеного пп. 1.2 п. 16 1 підрозділу 10 розділу XX ПКУ (п. 1.3 п. 16 1 підрозділу 10 розділу XX ПКУ).

Нарахування, утримання та сплата (перерахування) податку на доходи фізичних осіб та військового збору до бюджету здійснюються у порядку, встановленому ст. 168 ПКУ.

Крім того, звільняються від оподаткування військовим збором доходи, згідно з розділом IV ПКУ не включаються до загального оподатковуваного доходу фізичних осіб (не підлягають оподаткуванню, оподатковуються за нульової ставки), крім доходів, зазначених у підпунктах 165.1.2, 165.1.18, 165.1.25, 165.1.52 п. 165.1 ст. 165 ПКУ (пп. 1.7 п. 16 1 підрозділу 10 розділу XX ПКУ).