Як оформлюються касові документи. Облік касових операцій та грошових документів на підприємстві

Біографії
13.05.2020

Касові операції- найважливіша складова торговельного бізнесу (і, загалом, будь-якого іншого, що супроводжується здійсненням розрахунків готівкою). У чому полягає їхнє призначення? Яким чином проводяться касові операції відповідно до вимог законодавства – особливо з урахуванням змін до Закону № 54-ФЗ з 2017 року, який регулює застосування онлайн-кас?

Підкажемо, яка каса з нашого каталогу підійде до вашого бізнесу.

Що до них відноситься

До касових операцій по суті слід відносити ті, що мають відношення до обороту готівки. грошових коштів(або безготівкових, у яких використовуються різні електронні інструменти- Насамперед, банківські картки).

Як правило, як мінімум один із учасників таких операцій – це фізична особа. Воно може бути представлене:

  1. Покупцем (замовником послуг).

Кошти в цьому випадку можуть:

  • прийматись від покупця (при розрахунку за товар чи послугу);
  • віддаватися покупцеві (при поверненні товару чи компенсації за неякісну послугу, при поверненні передоплати за товари чи послуги).
  1. Працівником.

Кошти в даному випадкуможуть:

  • видаватися працівнику (у вигляді зарплати, сум під звіт - наприклад, відрядження);
  • прийматися від працівника (наприклад, у вигляді невитрачених відрядження).
  1. Позичальником чи кредитором.

Очевидно, в залежності від конкретної ролі фізособи, з якою ведуться в даному випадку розрахунки, кошти можуть як видаватися (позичальнику - при оформленні позики, кредитору - при його поверненні), так і прийматись (у позичальника - при поверненні позики, у кредитора - під час оформлення).

Отже, касові операції носять двоїстий характер: можуть відповідати як прийому, і видачі коштів із каси господарюючого суб'єкта (індивідуального підприємця чи організації).

Підпишись на наш канал у Яндекс Дзен - Онлайн-каса !
Отримуй першим гарячі новини та лайфхаки!

У передбачених законом випадках сторонами касових операцій може бути лише юридичних осіб (чи юрособи та ИП). Трохи згодом ми вивчимо специфіку таких операцій докладніше. Поки що ж умовимося розглядати загальнопоширені сценарії, за яких, як мінімум, один учасник розрахунків - фізособа (не зареєстрована як ІП).

Операції, що відповідають розрахункам суб'єкта господарювання із зазначеними вище категоріями фізичних осіб(і не лише – перелік можливих учасників таких правовідносин може бути набагато ширшим), проводяться в юрисдикції особливих норм законодавства. Вивчимо основні джерела права, у яких ці норми закріплені.

Онлайн-каси для всіх видів бізнесу! Доставка по всій Україні.

Залишіть заявку та отримайте консультацію протягом 5 хвилин.

Які нормативні акти регулюють ведення касових операцій

Касові операції проводяться російськими підприємствамивідповідно до таких нормативними актамияк:

  1. Вказівка ​​Банку Росії від 11.03.2014 № 3210-У.
  • те, які саме процедури мають проводитись у рамках касових операцій;
  • ліміти за залишками готівкових коштів, яких підприємство потрібно дотримуватися у встановлених законом випадках;
  • порядок застосування різних касових документів;
  • основні правила забезпечення безпеки коштів для підприємства.

І це, звичайно, не вичерпний перелік категорій норм, встановлених Вказівкою №3210-У. Цей нормативний акт - досить об'ємний і складне за структурою джерело права, і його застосування може характеризуватись великою кількістюнюансів, що докладно розкриваються в ході правозастосовчої практики.

  1. Вказівкою Банку Росії від 07.10.2013 № 3073-У.

Дане джерело права регламентує саме те, як повинні здійснюватися розрахунки із застосуванням готівки. Його положення зобов'язані знати, передусім, суб'єкти господарювання, які займаються роздрібною торгівлею та наданням послуг фізособам, в ході яких практично завжди проводяться готівкові розрахунки.

  1. Законом № 53-ФЗ, ухваленим 22.05.2003 року.

Цей закон та попереднє джерело права, Вказівка ​​№ 3073-У, слід розглядати як нормативні акти, що регулюють загальну сферуправовідносин – готівкові розрахунки. Проте, Закон № 54-ФЗ регламентує окремий найважливіший аспект таких розрахунків - застосування контрольно-касової техніки (чи документів, що замінюють ті, що формуються у вигляді ККТ).

Слід зазначити, що до 01.07.2018 року Закон № 54-ФЗ фактично застосовується одночасно у 2-х редакціях – поточній (від 03.07.2016 року) та, частково, тій, що була прийнята 08.03.2015 року. Деякі торгові підприємства мають право вибирати, яку з редакцій застосовувати при розрахунках із покупцями.

Часткове застосування старої версії Закону № 54-ФЗ обумовлено тим, що законодавцем визнано таким, що втратив чинність, більшість норм цього нормативно-правового акта - але за винятком тих, які дозволяють ряду бізнесів законно не використовувати контрольно-касову техніку (далі в статті ми вивчимо те, які це бізнеси, детальніше).

Зазначені джерела права (та інші, які можуть бути різних ситуаціяхкореспондувати з ними) регламентують різні сфери правовідносин. Якщо розглядати практичні нюанси, які характеризують дані правовідносини, можна вивчити, передусім, основні засади організації роботи каси для підприємства.

Підберемо каси для вашого бізнесу. Доставимо до будь-якої точки РФ!

Залишіть заявку та отримайте консультацію протягом 5 хвилин.

Як працює каса на підприємстві

Касовий чек - один із ключових документів під час проведення фіскалізації. Вивчимо специфіку його застосування (і його альтернатив, передбачених законодавством, оновленим у частині регулювання використання ККТ) докладніше.

Що являє собою касовий чек (і альтернативні йому документи)

Вище ми зазначили, що один із основоположних нормативних актів у галузі регулювання касових операцій – Закон № 54-ФЗ, до 1 липня 2018 року діє у 2 редакціях.

Варто зазначити, що у старій редакції Закону № 54-ФЗ поняття «касовий чек» практично не розкривається (хоч і активно використовується). Фактично касовий чек у контексті даного джерелаправа - це первинний документ, що роздруковується на фіскальному реєстраторі з ЕКЛЗ (або на рівні аналогічного за функціями технологічного модуля касового апарату) і включає всі необхідні реквізитидля ідентифікації платежу, здійсненого клієнтом під час розрахунку за товар чи послугу.

Відповідно до редакції Закону № 54-ФЗ, що розглядається, видавати покупцям касові чеки зобов'язані всі торгові підприємства, крім:

  • працюючих з ЕНВД і ПСН;
  • надають послуги громадянам;
  • зазначених у п. 3 ст. 2 Закону № 54-ФЗ у старій редакції.

При цьому фірми, які працюють за ЕНВД і ПСН, на вимогу покупця зобов'язані оформити на нього товарний чек за встановленою формою, а ті, що надають послуги, - у будь-якому випадку видати клієнту бланк суворої звітності.

Вище зазначили, що норми старої версії Закону № 54-ФЗ підлягають лише частковому застосуванню. Це означає, що фірми, які не підпадають під зазначені винятки, і зобов'язані застосовувати ККТ, повинні працювати по нової редакціїцього нормативного акта (тобто, використовувати онлайн-каси). І лише в тому випадку, якщо суб'єкт господарювання претендує на винятки, за якими ККТ може не застосовуватися, його робота в юрисдикції старої редакції Закону № 54-ФЗ буде можлива.

Таким чином, товарний чек та БСО за старою версією Закону № 54-ФЗ замінюють касовий чек. При цьому формуються вони без застосування касового апарату з ЕКЛЗ або онлайн-каси. Замість ККТ може бути задіяно спеціальний чековий принтер. Інший варіант - оформлення БСО або товарного чека вручну відповідно до вимог законодавства (наприклад, бланки БСО, що підлягають заповненню вручну, мають бути надруковані у професійній друкарні).

Після 1 липня 2018 року стара редакція Закону № 54-ФЗ повністю втратить чинність, і всі бізнеси мають працювати за новою редакцією цього нормативного акта. У ньому, своєю чергою, чітко дано визначення касового чека. Він розглядається як первинний документ, сформований в електронному або друкованому вигляді за допомогою ККТ з фіскальним накопичувачем - тобто онлайн-касою. Положення п. 1 ст. 4.7 Закону № 54-ФЗ встановлено перелік реквізитів, які мають містити чек .

Альтернативою касовому чеку за нової версіїЗакону № 54-ФЗ може бути лише БСО, що видається фірмами, які надають послуги. Однак, він по суті є лише модифікацією касового чека, оскільки:

  • створюється, як і касовий чек, за допомогою онлайн-каси;
  • повинен містити самі реквізити, як і касовий чек.

Розрізняються чек та БСО за новою версією Закону № 54-ФЗ, по суті, лише назвою та сферою застосування. У цьому, фірма, надає послуги, вправі видати замість БСО і касовий чек (але, що продає товари, має видати саме чек).

За новою редакцією Закону № 54-ФЗ касовий чек або БСО на вимогу клієнта надсилаються на його e-mail або телефон у вигляді SMS в електронній формі (дана опція, як ми вже знаємо, входить у функціонал онлайн-кас). Також можливе розміщення на роздрукованому чеку QR-коду з посиланням на його електронну версію.

  1. Оформляти ПКО:
  • використовуючи фіскальні записи, які збережені в пам'яті онлайн-каси (при цьому, якщо це буде необхідно, можлива роздрук даних записів у паперовому варіанті із застосуванням встановлених форматів);
  • доповнюючи ордер квитанцією, яка сформована в електронному вигляді(при цьому вона може бути при необхідності направлена ​​людині, яка внесла до каси кошти, на електронну пошту).

Фіскальні записи відбиваються у пам'яті ККТ як таких основних видів документов:

  • звітів (про реєстрацію ККТ у ФНП, зміну її параметрів, відкриття та закриття зміни, закриття фіскального накопичувача, поточні розрахунки);
  • касових чеків чи БСО, і навіть аналогічних документів для корекції фіскальних записів;
  • підтверджень ОФД.

Усі зазначені документи зберігаються у пам'яті фіскального накопичувача, ключового технологічного компонента онлайн-кас. Ті види документів, що належать до звітів, повинні зберігатись у пам'яті накопичувача протягом 5 років після закінчення терміну його експлуатації.

Те, які саме формати фіскальних записів повинні застосовуватися на онлайн-касах, стверджують відомства, що регулюють, - перш за все, ФНС РФ. Правила використання таких записів та вимоги щодо їх зберігання можуть змінюватися - також відповідно до нормативних актів державних відомств.

Поточні формати фіскальних записів та реквізити документів, що формуються при використанні онлайн-кас, запроваджено Наказом ФНП Росії від 21.03.2017 № ММВ-7-20/229.

  1. Оформляти РКО на електронному бланку. Крім того, видатковий касовий ордер може бути підписаний за допомогою ЕЦП одержувача коштів.

Безумовно, організаціям, які застосовують онлайн-каси, не заборонено застосовувати касові ордери та у паперовому варіанті. Однак застосування електронних версій РКО і ПКО може бути істотно зручніше. Завдяки автоматизації їх заповнення (як ми зазначили вище, воно може здійснюватися із застосуванням сучасних програм обліку), торговому підприємству можна значно підвищити оперативність бізнес-процесів.

Найважливіша процедура, що характеризує документування касових операцій торговими підприємствами, які використовують онлайн-каси – формування звіту про закриття зміни.

Зазначимо, що його застосування ніяк не пов'язане із веденням касової книги, видачею ПКО та РКО – цей звіт відображає факт використання торговим підприємством контрольно-касової техніки. Але в цьому випадку цей звіт стає одним із ключових інструментів документування касових операцій.

Раніше, коли торгові підприємства застосовували звичайні каси, після завершення зміни касири формували Z-звіт. На підставі відомостей, що відображалися в ньому, заповнювався журнал за формою КМ-4 та довідка за формою КМ-6.

Торгові підприємства, які використовують онлайн-каси, як ми вже зазначили вище, мають право не використовувати у своїй роботі такі документи як КМ-4 та КМ-6 (замість них онлайн-каса задіяє інші формати документування касових операцій в автоматичному режимі). Відповідно, Z-звіт після завершення зміни на онлайн-касі не формується.

Разом з тим, формується його аналог, і до того ж практично однойменний - «Звіт про закриття зміни», в електронному вигляді (при цьому, якщо потрібно, у користувача онлайн-каси є можливість роздрукувати його на папері). На його основі торгова фірма має оформити ПКО (у паперовому або електронному варіанті- у порядку, розглянутому нами вище), та відобразити відомості про прибутковий ордер у касовій книзі.

Оскільки при використанні нових ККТ вести форми КМ-4 та КМ-6 не потрібно, після закінчення зміни на онлайн-касі автоматично формується звіт про закриття зміни, на підставі якого оформляється ПКО та робиться запис у касовій книзі.

Важливий нюанс: у звіті про закриття зміни, сформованому на онлайн-касі, можуть відображатися дані щодо різних операцій:

  1. Повна оплата товарів.

Можна відзначити, що в цьому випадку в регістрах бухгалтерського облікуФірми фіксується проведення ДТ 50, КТ 90-1 .

  1. Часткову оплату товарів.

Тут застосовується проводка ДП 50, КТ 62-1.

  1. Передоплаті.

Тут використовується проводка ДП 50, КТ 62-2.

Таким чином, на практиці магазину може знадобитися створити 3 різні прибутково-касові ордери (у кожному з яких будуть вказані окремі проводки).

Зазначимо, що аналогічні проводки фіксуються суб'єктами господарювання в регістрах бухобліку і в тому випадку, якщо фірми не застосовують ККТ.

Звіт про закриття зміни на онлайн-касі має бути створений не пізніше ніж через 24 години після відкриття зміни. Якщо зміну не закрити вчасно, то фіскальний накопичувач не функціонуватиме коректно (і якщо про це дізнається ФНП, то може застосувати до торгової фірми штрафні санкції).

Корисно буде вивчити низку нюансів, що характеризують застосування інструментів документування касових операцій при залученні онлайн-каси, при поверненні товарів. Ця процедура- по суті, протилежна тій, за якої магазин оформляє продаж товару. Тому при її документуванні застосовується інший інструмент - РКО.

Процедура повернення товарів покупцями завдяки функціоналу онлайн-кас значно спрощена в порівнянні з її проведенням при задіянні ККТ старого зразка. Зокрема, продавець не має потреби заповнювати акт за формою КМ-3. Крім того, касовий чек, що відображає операцію повернення, передається у ФНП через ОФД так само, як звичайний чек - при відпустці товару.

Але, тим не менш, касиру для документування операції з повернення товару все ж таки доведеться здійснити деякі дії. А саме:

  1. Пробити чек повернення.
  1. Оформити РКО у сумі повернення.
  1. Ознайомитись з розділом звіту про закриття зміни, в якому відображаються відомості про повернення товарів (з цією метою у структурі звіту передбачені окремі реквізити).
  1. У ПКО, що складається за виручкою, вказати різницю між сумою виручки та сумою повернення.

Зазначимо, що при поверненні товару наступного дня після його покупки і пізніше касовий чек пробивати не потрібно – слід лише оформити РКО. При цьому кошти видаються з каси, а не з місця для зберігання готівки (як правило, це ящик ККТ). Виняток – повернення передоплати за товар. Якщо вона здійснюється, то чек повернення слід пробивати на онлайн-касі у будь-якому разі, а кошти видавати покупцеві із ящика ККТ.

Ліміт залишку каси

Ознайомившись зі специфікою документування касових операцій, вивчимо ще один аспект ведення відповідних операцій – дотримання ліміту залишку готівки у касі підприємства.

Що він є, і навіщо застосовується?

Під лімітом каси розуміється граничний показник обсягу коштів, які розміщуються у касі торгового підприємства. Якщо його буде перевищено, то надлімітний обсяг коштів підлягає передачі до обслуговуючої кредитно-фінансову організацію. Виняток - якщо поява надлімітного обсягу готівки зумовлено необхідністю виплати торговим підприємством зарплати своїм співробітникам, або виконанням перед ними тих чи інших соціальних зобов'язань.

  1. Виходячи з обсягів вхідних надходжень.

З цією метою застосовується формула:

ЛК = ВП / РП * ІВ,

ЛК – ліміт каси;

ВП - обсяг надходжень готівки до каси;

РП - розрахунковий періодза який вважається ліміт каси (він не повинен перевищувати 92 робочих днів);

ІВ - інтервал між днями, в які відбувається інкасація (здавання магазином готівки до банку).

При цьому показник ІВ не повинен бути більшим за 7 днів, якщо в населеному пункті, в якому розташоване торгове підприємство, є банки, і не більше ніж 14 днів, якщо в населеному пункті немає кредитно-фінансових організацій.

  1. Виходячи з обсягів вихідних надходжень.

У цьому випадку застосовується інша формула:

ЛК = ОВ / РП * ІВ,

ЛК, РП, ІВ – знайомі нам параметри;

ОВ - сума виплат із каси.

При цьому з показника ВВ віднімаються суми коштів у рахунок виплати магазином зарплати своїм працівникам, а також виконання перед ними соціальних зобов'язань.

Те, як повинен дотримуватися ліміт каси, закріплюється у положеннях локальних нормативних актів торгової фірми. Зазначимо, що у разі порушень виконання норм цього наказу щодо суб'єкта господарювання ФНП може застосувати штрафні санкції.

Ліміт каси має право не встановлювати та не дотримуватися індивідуальних підприємців, а також юридичних осіб, які підпадають під критерії малого підприємства. При цьому директор організації, яка вирішила не використовувати ліміт каси, має видати наказ про це.

Окремими особливостями характеризуються розрахунки через касу між юридичними особами - незважаючи на те, що в загальному випадку організації вважають за краще розплачуватись один з одним у безготівковому форматі. Вивчимо ці особливості докладніше.

Розрахунки між юридичними особами

На початку статті ми домовилися, що розглядатимемо касові розрахунки в контексті правовідносин, одна із сторін яких - фізична особа (покупець, клієнт фірми), але обмовилися, що, в принципі, можливі сценарії, за яких обидва учасники таких правовідносин - юрособи. Незважаючи на те, що для організацій у більшості випадків краще розраховуватися за безготівковим випадком, у ряді випадків їм доводиться використовувати готівкові розрахунки.

Кошти, які надійшли до каси організації, можуть витрачатися в готівковій формі тільки на ті цілі, що прямо передбачені законодавством. До таких цілей відноситься, перш за все, проведення розрахунків за товарами та послугами з контрагентами (причому, як у статусі юридичних осіб, і зареєстрованих як ИП).

У загальному випадку необхідність у готівкових розрахунках між юрособами виникає, якщо у когось із партнерів з тих чи інших причин відсутній доступ до розрахункового рахунку в банку (наприклад, якщо він заблокований через закінчення терміну дії електронного підпису). Або - якщо розрахунки потрібно зробити дуже оперативно (швидше, ніж за 3 банківських дня- звичайний для розрахунків між юрособами термін, хоча, звичайно, багато сучасні банкипроводять такі розрахунки чи не протягом кількох секунд).

Основний нормативний акт, відповідно до якого проводяться розрахунки готівкою між юридичними особами – Вказівка ​​Банку Росії від 07.10.2013 № 3073-У. У пункті 6 цього нормативного акта сказано, що максимальна сума готівкових розрахунків за договором між юридичними особами не повинна перевищувати 100 тис. рублів. Або - аналогічну суму в іноземній валюті, якщо одна із сторін договору – зарубіжна фірма.

Зауважимо, що при розрахунках юридичної особи з фізичною особою зазначений ліміт не діє – про це свідчить пункт 5 Вказівок № 3073-У. Однак, якщо розрахунки ведуться з індивідуальним підприємцем, то ліміту потрібно буде дотримуватися.

Готівкові кошти можуть передаватися як між незалежними друг від друга юридичними особами, а й між центральним офісом великої організаціїта її філіями. І тут ліміт за сумою коштів також застосовується. Порядок, відповідно до якого здійснюється переміщення коштів у таких випадках, встановлюється у положеннях локальних нормативних актів юридичної особи.

Переміщення коштів від одного господарюючого суб'єкта до іншого (між головним офісом та відокремленим підрозділом компанії) здійснюється із застосуванням знайомих нам касових ордерів та касової книги.

Фіскалізація та документування касових операцій: особливості розмежування процедур

Вочевидь, що законодавчі норми, регулюючі ведення касових операцій, який завжди сформульовані досить системно. У багатьох випадках для того, щоб коректно інтерпретувати ту чи іншу норму необхідно вивчити ще кілька. Ця особливістьхарактеризує, передусім, такі процедури як фіскалізація та документування касових операцій. У низці аспектів вони тісно пов'язані між собою, але за фактом – незалежні.

Спробуємо розглянути, як співвідносяться (і яких сферах розмежовуються) фіскалізація і документування касових операцій на таблиці.

Параметр Процедури у рамках касових операцій Аспекти спільного здійснення фіскалізації та документування Примітки
Фіскалізація Документування
Чи здійснюється у правовідносинах між платником податків (ІП або юрособою) та фізособою (не працівником торговельного підприємства) Так Так Спільне здійснення фіскалізації та документування спостерігається завжди, оскільки:
1. Під час продажу товару магазином покупцю видається касовий чек (здійснюється фіскалізація).
2. Після закінчення робочого дня касира відомості з касового апарату відображаються у ПКО, РКО, касової книги (здійснюється документування).		 Працюючи в юрисдикції старої версії Закону № 54-ФЗ замість касових чеків оформляються БСО і товарні чеки. Вони є фіскальними документами, але мають аналогічне призначення.
Правовідносини між окремими платниками податків (платником податків та його працівником) Ні Так Не спостерігається, оскільки:
1. При розрахунках між юрособами (ІП) готівкою застосовуються ПКО, РКО, касові книги.
2. При розрахунках між юрособами (ІП) або між платниками податків та їх працівниками не передбачено застосування ККТ.
Які інструменти (документи) використовуються ККТ (чеки онлайн-кас). РКО, ПКО, Касові книги. РКО, ПКО та Касові книги формуються на основі даних з фіскалізації (звіту після завершення зміни на онлайн-касі), РКО, ПКО та Касові книги формуються на основі відомостей з БСО та товарних чеках, якщо замість ККТ застосовуються вони.
Чи відображається у бухгалтерському обліку Ні Так Формування відомостей для бухгалтерського обліку (у ПКО, РКО) здійснюється на основі даних з фіскалізації (на основі відомостей у БСО та товарних чеках, що застосовуються замість касових чеків)
Обов'язкові для ІП Ні ІП не повинні документувати касові операції, але мають право це здійснювати
Обов'язкові для юридичних осіб Так (при розрахунках з фізособами) Так (при готівкових розрахунках) Спостерігається лише при розрахунках юрособ з фізособами (не співробітниками торговельного підприємства)

Відповідальність за порушення

Ведення касових операцій - процедура, яка, як ми переконалися, досить суворо регламентується законодавством. Порушення відповідних норм, прописаних у законі, може призвести до суворих санкцій щодо суб'єкта господарювання. Корисно буде вивчити те, якими можуть бути наслідки таких порушень.

Але насамперед розглянемо те, яким чином перевіряючі органи - передусім ФНП можуть бути ознайомлені з фактом порушень касової дисципліни господарюючим суб'єктом.

Головний механізм такого ознайомлення – проведення виїзної перевірки. Її основні цілі полягають у виявленні посадовими особами торгового підприємства дій, які дозволяють говорити про порушення касової дисципліни або свідчать про це прямо. До таких дій можна віднести:

  • несвоєчасність складання облікових документів щодо виручки, некоректне застосування таких документів;
  • перевищення різних лімітів - залишку коштів у касі, розрахунків між юридичними особами;
  • залучення несправних чи відповідних вимогам законодавства касових апаратів;
  • невиконання вимог законодавства щодо застосування ККТ чи складання документів, альтернативних касовим чекам (таких як товарні чеки, БСО);
  • допущення розбіжностей в облікових документах;
  • прямі порушення законодавства щодо організації обліку касової виручки;
  • порушення при введенні організацією локальних норм організації роботи каси.

У ході перевірки діяльності суб'єкта господарювання на предмет якості дотримання касової дисципліни ФНП може запитати:

  • документи, які використовуються організацією чи ІП з метою обліку касових операцій;
  • фіскальні дані, збережені у пам'яті касового апарату;
  • документи, що стосуються користування контрольно-касовою технікою (проведенням її обслуговування, ремонту);
  • регістри бухгалтерського обліку;
  • локальні нормативні акти, що регулюють ведення касових операцій (наприклад, наказ про встановлення ліміту каси або невикористання відповідного ліміту малим підприємством);
  • різні звіти з господарської діяльності.

Щодо тих чи інших документів щодо господарської діяльності та фактів, що її характеризують, інспектори мають право запитувати у вільній формі різні роз'яснення від керівництва та інших представників торговельного підприємства.

До найбільш серйозних штрафних санкцій, які ФНП може застосувати до торговельного підприємства, можна віднести ті, що прописані в положеннях ст. 14.5 КпАП РФ для випадків порушень платниками податків порядку користування онлайн-касами.

Так, незастосування онлайн-кас нового зразка магазином може призвести до штрафу:

  • посадовій особі магазину, що виписується, - у розмірі 25-50% від виручки, яку отримав магазин, але не пробив на касі (при цьому, мінімальний штраф - 10 тис. руб. незалежно від виручки);
  • на магазин як на юрособу - у розмірі 75-100% від виручки, не пробитої на касі.

При повторному порушенні закону про використання ККТ, а також у тому випадку, якщо сума виручки, не пробитої на касі, досягне 1 млн. рублів, то стосовно суб'єкта господарювання застосовуються істотно суворіші санкції у вигляді:

  • дискваліфікації (заборони провадити професійну діяльність) посадової особи на період 1-2 роки;
  • призупинення роботи магазину терміном до 90 днів.

Менш суворі санкції за користування несправною онлайн-каси, проте їх не можна ігнорувати. Йдеться про штрафи:

  • на посадових осіб - у розмірі 1500 – 3000 рублів;
  • на торгову організацію як у юрособу - у вигляді 5000 - 10 000 рублів.

Окремі штрафні санкції встановлено за невидачу покупцю продавцем електронного касового чека. У разі посадова особа магазину може бути оштрафовано на 2 тис. крб., а магазин як юридична особа - на 10 тис. крб.

До інших можливих санкцій ФНС при порушеннях в області касової дисципліни можна віднести:

  1. Застосування штрафів порушення фірмою правил бухгалтерського обліку (як ми знаємо, відображення у яких записів про касових операцією - найважливіша складова дотримання норм законодавства про документуванні таких операцій).

У разі виявлення порушень у цьому напрямі обліку ФНП на підставі положень ст. 15.11 КоАП РФ може:

  • оштрафувати посадову особу торговельного підприємства на 5-10 тис. рублів;
  • при повторному порушенні - оштрафувати посадовця на 10-20 тис. рублів чи дискваліфікувати його терміном до 2 років.

При цьому порушення має бути кваліфіковане як грубе. До таких порушень ставляться:

  • спотворення даних у регістрах обліку, що призводить до заниження податків на 10% і більше щодо тих, що могли б бути обчислені при коректних записах у регістрах;
  • навмисне спотворення на 10% і більше будь-яких показників у бухгалтерської звітності;
  • відображення в регістрах обліку факту господарської діяльності, що не існує насправді (уявного, удаваного);
  • формування звітності не так на основі регістрів обліку;
  • використання рахунків не на основі регістрів обліку;
  • відсутність первинних документів;
  • незастосування організацією регістрів обліку.
  1. Донарахування податків (з наступним обов'язком торгової організаціїсплатити не лише їх, а й нараховані у передбачених законом випадках штрафи, пені).

Приводом донарахування податків то, можливо, регулярна видача співробітникам під звіт великих сумза видатковими ордерами - такі виплати можуть бути прирівняні до заробітної плати, і на них ФНП може нарахувати ПДФО.

У сфері торгової організації - встановити локальні правила, якими у фірмі відповідальність дотримання касової дисципліни буде покладено певних осіб. Наприклад, це може бути головний бухгалтерчи співробітники, які у його безпосередньому підпорядкуванні. Але слід мати на увазі, що при серйозних порушеннях норм законодавства про касовий облік відповідальність насамперед несе директор організації або ж індивідуальний підприємецьз торговим бізнесом.

Технічне супроводження обладнання. Вирішимо будь-які проблеми!

Залишіть заявку та отримайте консультацію протягом 5 хвилин.

Касова книга – це спеціальний внутрішній журнал підприємств і закупівельних організацій, куди вписуються всі операції, проведені з допомогою готівки. Тобто всі юридичні особи та ІП, які використовують розрахунки готівкою, зобов'язані застосовувати у своїй діяльності касову книгу. При цьому обсяг готівкового оборотузначення не має, якщо в звітний періодвідбувається хоча б одна-дві такі операції, даний документвсе одно має заповнюватися. Те, яка форма оподаткування використовується, також не грає ролі.

ФАЙЛИ

Хто відповідальний за ведення книги

Ведення цього документа входить до компетенції співробітника, який відповідає на підприємстві за операції з готівкою (зазвичай це касир або бухгалтер організації). Також у компанії має бути організований контроль за заповненням документа, який зазвичай покладається на головного бухгалтера чи безпосередньо керівника підприємства.

Касову книгу слід оформляти ретельно, оскільки відомості, відображені в ній, завжди уважно перевіряють податкові фахівці при виїзних перевірках.

Будь-які виявлені помилки можуть призвести до серйозного адміністративного покарання у вигляді великих штрафних санкцій.

Основні правила оформлення касової книги

  1. Касова книга заводиться щорічно та ведеться з початку до кінця року. У разі, якщо вона закінчилася до закінчення звітного періоду, оформляється друга касова книга, записи до якої продовжують вноситись у хронологічному порядку.
  2. Заповнювати її можна як у рукописному варіанті, так і на комп'ютері. Вся інформація має вписуватися по порядку, без перепусток.
  3. Касова книга складається умовно із двох частин:
    • титульного листа, куди вносяться відомості про компанію,
    • основних сторінок, де вказуються дані про проведену готівку фінансових операціяхза кожний день.
  4. Кожен аркуш має два екземпляри, один із яких після заповнення потрібно залишати у книзі, а другий відрізати та передавати фахівцям бухгалтерського відділу. Всі аркуші касової книги слід пронумеровувати у звичайному порядку та прошнуровувати. Кількість аркушів у книзі слід написати на останній сторінці та обов'язково завірити цю інформацію підписом головного бухгалтера, директора підприємства та печаткою (за її наявності).
  5. Припускатися помилок, помарок і неточностей у документі не можна, але якщо вони все ж таки трапилися, слід закреслити неправильну інформацію і поряд акуратно вписати правильну. Виправлення обов'язково треба завірити підписом касира та головного бухгалтера. Заповнювати касову книгу можна лише кульковою ручкою (використання олівців не допускається).
  6. Касова книга має вестися щодня, але якщо жодних касових операцій у той чи інший день не проводилося, заповнювати листи не потрібно. Наприкінці кожної робочої зміни касир зобов'язаний здавати документ у бухгалтерію, разом із рештою «первинки». Після перевірки внесених до неї відомостей бухгалтер розписується у книзі та повертає її касиру.
  7. На одному підприємстві не може бути двох касових книг, за винятком випадків, коли юридична особа має представництва та філії – у них мають бути свої подібні документи (при цьому копії касової книги та платіжних документів повинні регулярно передаватися до головного офісу).

Інструкція з оформлення касової книги

На самому початку

  • на титульному листікниги спочатку пишеться повне найменування компанії, якій належить цей документ, структурний підрозділ (за потреби)
  • Вноситься код ОКПО (перебуває в установчих паперах фірми) і вписується рік, який відкривається касова книга.
  • На останній сторінці документа необхідно обов'язково вказати кількість аркушів у ньому, підпис керівника, головного бухгалтера та дату закриття касової книги. Оформляються зазначені дані першому аркуші бланка касової книги.

Основна частина книги

  • На потрібному аркуші слід зазначити дату заповнення, а також номер (по порядку ведення касової книги).
  • Потім у таблицю у перший стовпець вписується номер первинного документа(прибутково- видаткового ордерапри надходженні «готівки», і - при її видачі).
  • Потім вносяться відомості про те, від кого отримано або кому видано кошти (тут можуть бути зазначені як юридичні, так і фізичні особи), номер кореспондуючого рахунку. Сума має бути внесена в ту колонку, до якої вона належить (або парафія, або витрата).
  • Після того, як всі необхідні рядки будуть заповнені, порожні потрібно перекреслити у вигляді букви Z або хрест навхрест, а на кінець дня слід підрахувати остаточну суму в кожному стовпчику та вказати їх у осередках «Разом».
  • Нижче у відповідний рядок слід вписати залишок готівки у касі на кінець дня.
  • Насамкінець документ має підписати касир, який заповнив документ, а також головний бухгалтер (з розшифровками підписів).

Зберігати касову книгу потрібно щонайменше п'ять років.

Касові документи - саме ними оформляється рух готівки. У цьому порядок оформлення касових документів суворо регламентовано. Про нього ми й розповімо у цій статті.

Оформлення первинних касових документів

Однак це не стосується первинних касових документів, які і зараз продовжують складатись за затвердженими уніфікованими формами (див. інформацію Мінфіну Росії № ПЗ-10/2012).

В даний час порядок оформлення касових документів регулюється:

  1. Вказівкою Банку Росії «Про порядок ведення касових операцій юридичними особами та спрощений порядок ведення касових операцій індивідуальними підприємцями та суб'єктами малого підприємництва» від 11.03.2014 № 3210-У (далі - вказівка ​​№ 3210-У).
  2. Вказівками щодо застосування та заповнення форм первинної облікової документації з обліку касових операцій, утв. ухвалою Держкомстату РФ від 18.08.1998 № 88.

Заповнення касових документів

Складає та заповнює касові документи співробітник, на якого покладено цей обов'язок. Це може бути бухгалтер, головний бухгалтер, касир. Якщо у штаті немає бухгалтерських працівників, цим займається сам керівник чи ІП.

Заповнювати касові документи можна кількома способами (п. 4.7 вказівки № 3210-У):

  1. Від руки.
  2. На комп'ютері з наступним друком на паперовому носії.
  3. В електронному вигляді. У цьому випадку має забезпечуватись їх захист від несанкціонованого доступу, спотворень та втрат інформації. Такі касові документи підписуються електронними підписами відповідно до вимог закону «Про електронний підпис» від 06.04.2011 № 63-ФЗ.

У перших 2 випадках документи підписуються власноручними підписами уповноважених осіб. Електронний документ може підписати електронним підписом як той, хто його сформував, а й одержувач коштів - у разі оформлення видаткового касового ордера. А якщо співробітник формує електронний прибутковий касовий ордер, то квитанція такого документа може бути направлена ​​вносителю коштів за електронній пошті(П. 5.1 вказівки № 3210-У).

Про всі нововведення у сфері регулювання касової дисципліни ви можете прочитати.

Правила нумерації касових документів

Нормативні акти, що регулюють оформлення касових документів, не містять спеціальних вимог до їх нумерації. Отже, розробити правила присвоєння номерів можна самостійно, вказавши їх у локальному актіз документообігу.

При цьому допускається використовувати дробову нумерацію, цифрові, буквені або комбіновані індекси та інші зручні варіанти - головне, щоб дотримувалася хронологічна послідовність. До речі, порядок відновлення хронології також можна вибрати свій. Наприклад, за великої кількості документів починати нумерацію з першого номера можна щодня. Якщо ж ордерів мало, то можлива наскрізна нумерація протягом усього року. Закріпіть вибраний порядок нумерації касових документів у положенні про кас або облікову політику.

Друк на касових документах

Як обов'язковий реквізит друк передбачений на таких касових документах, як:

  • прибутковий касовий ордер (у цьому випадку печатка ставиться на квитанції, що передається вносителеві грошей, за умови, що документ оформлений на папері);
  • касова книга (тут печаткою засвідчується запис «У цій книзі пронумеровано та прошнуровано _______ аркушів», що робиться на останній сторінці паперового варіанту).

Оскільки печатка містить уніфіковані форми цих документів, обов'язкові до застосування, проставляти її доцільно навіть у тому випадку, якщо ви офіційно від неї відмовилися. Вона убезпечить вас від можливих претензій під час перевірки. Однак це не обов'язково має бути кругла печатка організації, її цілком можна замінити печаткою для касових документів або спеціальним штампом.

В іншій касовій первинці, у тому числі видатковому ордері, Журналі реєстрації прибуткових та видаткових касових документів та Книзі обліку прийнятих та виданих касиром коштів, друк необов'язковий.

Підсумки

Заповнення касових документів – суворо регламентована процедура. Касові документи можуть бути паперовими, а можуть формуватися в електронному вигляді, але тоді й підписуватись вони мають електронним підписом.

Уніфіковані форми первинної облікової документації з обліку касових операцій, призначені для юридичних осіб усіх форм власності (крім кредитних організацій, що здійснюють касове обслуговуванняфізичних та юридичних осіб) затверджено Постановою Держкомстату Російської Федераціївід 18 серпня 1998 року №88 "Про затвердження уніфікованих форм первинної облікової документації з обліку касових операцій, з обліку результатів інвентаризації":

№КО-1 «Прибутковий касовий ордер»,

№КО-2 «Витратний касовий ордер»,

№КО-3 «Журнал реєстрації прибуткових та видаткових касових документів»,

№КО-4 «Касова книга»,

№КО-5 «Книга обліку прийнятих та виданих касиром коштів».

Прибутковий касовий ордер (форма №КО-1) застосовується для оформлення надходження готівки до каси організації як в умовах методів ручної обробки даних, так і при обробці інформації із застосуванням засобів обчислювальної техніки.

Квитанція до прибуткового касового ордера, оформлена з урахуванням вимог пунктів 13 і 19 Порядку ведення касових операцій у Російській Федерації, реєструється в журналі реєстрації прибуткових і видаткових касових документів (форма №КО-3) і видається на руки здав гроші, а залишається в касі.

У прибутковому касовому ордері та квитанції щодо нього вказується:

за рядком «Підстава» – зміст господарської операції;

за рядком «У тому числі» - сума ПДВ (записується цифрами, а у разі, якщо продукція, роботи, послуги не оподатковуються, робиться запис «без податку (ПДВ)»);

по рядку «Додаток» - перераховуються первинні та інші документи, що додаються, із зазначенням їх номерів і дат складання;

у графі "Кредит, код структурного підрозділу" вказується код структурного підрозділу, на який припадають кошти.

Касир, отримавши з бухгалтерії прибутковий ордер або документ, що його замінює, зобов'язаний перевірити його, керуючись приписами пункту 20 Порядку ведення касових операцій в Російській Федерації.

Надходження до каси готівки супроводжується видачею квитанції прибуткового касового ордера.

У разі коли гроші в касу надходять за проданий товар, виконану роботу або надану послугу, організації та індивідуальні підприємці, для яких федеральним законом наказано застосування контрольно-касової техніки (ККТ) при здійсненні готівкових розрахунків та (або) з використанням платіжних карток, зобов'язані видати покупцю (клієнту) касовий чек, надрукований на ККТ (абзаци 1 та 4 статті 5 Федерального закону від 22 травня 2003 року №54-ФЗ «Про застосування контрольно-касової техніки при здійсненні готівкових грошових розрахунків та (або) розрахунків з використанням платіжних карток ».

Видатковий касовий ордер (форма №КО-2) використовується для видачі готівки з каси організації як в умовах звичайних методів обробки даних, так і при обробці інформації із застосуванням засобів обчислювальної техніки. Видатковий касовий ордер оформляється з урахуванням вимог пунктів 14 - 16, абзацу 4 пункту 17, пункту 19 Порядку ведення касових операцій у Російській Федерації та реєструється в журналі реєстрації прибуткових та видаткових касових документів (форма №КО-3).

У тих випадках, коли на документах (заявах, рахунках та іншому), що додаються до видаткових касових ордерів, є дозвільний напис (віза) керівника організації, підпис його на видаткових касових ордерах необов'язковий.

У видатковому касовому ордері за рядком «Підстава» вказується зміст господарської операції, а по рядку «Додаток» перераховуються первинні та інші документи, що додаються, із зазначенням їх номерів і дат складання.

Касир при отриманні з бухгалтерії видаткового ордера або документа, що його замінює, зобов'язаний керуватися приписом пункту 20 Порядку ведення касових операцій в Російській Федерації.

за загальному правилу, реєстрація в журналі Форми №КО-3 прибуткових і видаткових касових ордерів або документів, що їх замінюють (платіжних або розрахунково-платіжних відомостей, заяв на видачу грошей, рахунків та інше) проводиться бухгалтерією до передачі їх до каси.

Реєстрація видаткового касового ордера або документа, що його замінює, за загальним правилом проводиться до передачі його в касу. І лише «видаткові касові ордери, оформлені на платіжних (розрахунково-платіжних) відомостях на оплату праці та інших прирівняних до неї платежівреєструється після їх видачі» (Див. пункт 21 Порядку ведення касових операцій у Російській Федерації).

Касова книга №КО-4 застосовується для обліку надходжень та видач готівки організації в касі. Касова книга має бути оформлена з урахуванням вимог пункту 23 Порядку ведення касових операцій у Російській Федерації.

Кожен лист касової книги складається з 2-х рівних частин: одна з них (з горизонтальною лінівкою) заповнюється касиром як перший екземпляр, друга (без горизонтальних лінійок) заповнюється касиром як другий екземпляр з лицьового та зворотного боку через копіювальний папір чорнилом або кульковою ручкою. Перші та другі екземпляри листів нумеруються однаковими номерами. Перші екземпляри листів залишаються у касовій книзі. Другі примірники листів мають бути відривними, вони є звітом касира і до кінця операцій за день не відриваються.

Записи касових операцій починаються на лицьовій стороні невідривної частини аркуша після рядка «Залишок початку дня».

Попередньо лист згинають по лінії відрізу, підкладаючи відривну частину листа під частину листа, що залишається у книзі. Для ведення записів після "Переносу" відривну частину листа накладають на лицьову сторонуневідривної частини аркуша та продовжують записи по горизонтальних лінійках зворотної сторони невідривної частини аркуша.

Про порядок ведення касової книги, також дивіться пункти 24 і 25 Порядку ведення касових операцій в Російській Федерації.

Контроль за правильним веденням касової книжки здійснює організації.

Книга обліку прийнятих та виданих касиром коштів (форма №КО-5) застосовується для обліку грошей, виданих касиром з каси організації іншим касирам або довіреній особі (роздавачеві), а також обліку повернення готівки та касових документів за здійсненими операціями.

Відповідно до Положення з ведення бухгалтерського обліку та бухгалтерської звітності в Російській Федерації, затвердженого Наказом Мінфіну Російської Федерації від 29 липня 1998 року №34н «Про затвердження положення щодо ведення бухгалтерського обліку та бухгалтерської звітності в Російській Федерації» - для забезпечення достовірності бухгалтерського обліку та бухгалтерської звітності організації повинні проводити інвентаризацію майна та зобов'язань, у ході якої перевіряються та документально підтверджуються їх наявність, та визначається їх стан.

Про порядок проведення ревізії каси та здійснення контролю за дотриманням касової дисципліни, дивіться розділ 4 Порядку ведення касових операцій у Російській Федерації.

Готівкові кошти можуть видаватися з каси не тільки на підставі видаткового касового ордера, а й на підставі платіжної чи розрахунково- платіжної відомості.

Ці відомості оформлюють під час видачі зарплати співробітникам організації.

При цьому організація вирішує самостійно, які форми відомості використовувати:

розрахунково-платіжну;

розрахункову;

платіжну.

Постановою Держкомстату Російської Федерації від 5 січня 2004 року №1 «Про затвердження уніфікованих форм первинної облікової документації з обліку праці та її оплати» затверджено типові форми:

§ для розрахунково-платіжної відомостіформа №Т-49,

§ для розрахункової відомостіформа №Т-51,

§ для платіжної відомості форма №Т-53.

Після закінчення встановленого в організації терміну для видачі заробітної плати та інших виплат, касир зобов'язаний наприкінці платіжної відомості вказати підсумкові виплачені та депоновані (що підлягають виплаті, але не виплачені, а прийняті на зберігання до запитання) суми, звірити із загальним підсумком, підписати відомість та в касову книгу записати фактично виплачену суму. Відомість має бути підписана касиром, головним бухгалтером та керівником організації. На загальну суму, яку буде виплачено за відомостями, оформляється . Номер видаткового касового ордера та дата складання зазначаються у відомості. На депоновані суми, що здаються банк, становлять один загальний видатковий касовий ордер.

Платіжні відомості реєструються у спеціальному журналі (форма №Т-53а). Відомості на видачу зарплати зберігаються в організації протягом 75 років. Журнал заводиться на один календарний рік та зберігається в організації 5 років.

Організація може видавати кошти працівникові на адміністративно-господарські потреби, відрядження, представницькі тощо витрати.

Термін, який організація може видати готівку під звіт на господарські потреби, законодавчо не обмежений, але може і має встановлюватися наказом керівника організації. Наказом може бути затверджений список господарських операцій, що оплачуються за готівковий розрахунок; перелік посад чи список осіб, допущених для їх здійснення; граничні розмірисум, що видаються у підзвіт по кожному виду операцій, строки здачі авансового звіту.

Протягом трьох робочих днів після закінчення такого терміну працівник, який отримував гроші під звіт, зобов'язаний звітувати за витрачені гроші (подати авансовий звіт з додатком документів, що підтверджують витрати, та/або повернути залишок невитрачених грошей, якщо такий є).

Якщо кошти видавалися на цілі відрядження, то працівник повинен звітувати за них, також у строк не пізніше трьох робочих днів після повернення з відрядження (пункт 11 Порядку ведення касових операцій в Російській Федерації).

Форму авансового звіту №АО-1 затверджено Постановою Держкомстату Російської Федерації від 1 серпня 2001 року №55 «Про затвердження уніфікованої форми первинної облікової документації №АО–1 «Авансовий звіт».

Авансовий звіт складається в одному примірнику підзвітною особою та працівником бухгалтерії на паперовому чи машинному носії інформації.

На зворотному боці форми АТ-1 авансового звіту підзвітна особазаписує перелік документів, що підтверджують вироблені витрати (посвідчення про відрядження, квитанції, транспортні документи, чеки ККТ, товарні чеки та інші виправдувальні документи), та суми витрат за ними. Документи, що додаються до авансового звіту, нумеруються підзвітною особою в порядку їх запису у звіті.

При отриманні авансового звіту організацією бухгалтер повертає працівникові відривну частину авансового звіту. Ця частина авансового звіту є розпискою для працівника, яка підтверджує, що документ було ухвалено бухгалтерією до перевірки.

У бухгалтерії перевіряються цільове витрачання коштів, наявність виправдувальних документів, що підтверджують вироблені витрати, правильність їх оформлення та підрахунку сум, а також на зворотному боці форми зазначаються суми витрат, прийняті до обліку, та рахунки (сурахунки), які дебетуються на ці суми.

Якщо з авансовому звіту виявлено залишок коштів, то працівник має відновити їх у касу організації. При цьому касир виписує прибутковий касовий ордер.

Якщо співробітник обґрунтовано витратив велику суму, то сума перевитрати за авансовим звітом йому відшкодовується. При цьому касир має виписати видатковий касовий ордер.

Перевірений авансовий звіт затверджується керівником організації або уповноваженою на це особою та приймається до обліку. Залишок невикористаного авансу здається підзвітною особою до каси організації за прибутковим касовим ордером, перевитрата за авансовим звітом видається підзвітній особі за видатковим касовим ордером.

Дані затвердженого авансового звіту є підставою для списання підзвітних грошових сумв установленому порядку.

Сума підзвітних коштів, не повернена працівником у встановлений термін, може утримуватись з його заробітної плати (стаття 137 Трудового кодексу Російської Федерації (далі ТК РФ)). У цьому слід пам'ятати обмеження, встановлені у частині 1 статті 138 ТК РФ: «загальний розмір усіх утримань при кожній виплаті заробітної плати не може перевищувати 20 відсотків, а у випадках, передбачених федеральними законами, - 50 відсотків заробітної плати, належної працівникові».

Авансовий звіт повинен зберігатися в організації «протягом термінів, які встановлюються відповідно до правил організації державної архівної справи, але не менше п'яти років»(Пункт 1 статті 17 Федерального закону від 21 листопада 1996 року № 129-ФЗ «Про бухгалтерський облік»).

Нова видача коштів під звіт працівникові можлива лише після повного погашенняколишньої заборгованості.

До сказаного слід додати, що на вимогу податкових органівдокументи, якими звітує підзвітна особа, мають бути «парними»: або накладна та квитанція до прибутковому ордеру, або товарний чек (копія) та чек ККТ. Перший документ містить назву операції та відомості про товар (послугу), другий – підтверджує факт оплати. Винятком може бути подання лише одного документа - чека ККТ, якщо у ньому міститься текст - відомості (реквізити) про товар (послуги) (наприклад, загальноприйнята нині форма касового чека на відпустку бензину на автозаправних станціях). В іншому випадку, за відсутності необхідних документів, організація повинна суму грошей, виданих у підзвіт, включити до бази оподаткування і нарахувати ПДФО.

Загальні положення про ліміт залишку готівки в касі, дивіться в Розділі 1 Порядку ведення касових операцій в Російській Федерації.

Порядок встановлення ліміту наявності грошей у касі організації, а також порядок та строки здачі готівки до установ банків для подальшого зарахування на рахунки цих організацій, визначені в Положенні про правила організації готівки грошового обігубіля Російської Федерації від 5 січня 1998 року №14-П (затверджено Радою директорів Банку Росії 19 грудня 1997 року, протокол №47).

Організації незалежно від організаційно- правової формиповинні зберігати вільні кошти у установах банків на відповідних рахунках на договірних умовах.

Готівкові кошти, що у каси організацій, підлягають здачі до установ банків для подальшого зарахування на рахунки цих организаций.

Грошова готівка здається організаціями в каси установ банків безпосередньо або через об'єднані каси при організаціях, а також з використанням послуг організацій федерального поштового зв'язку для переведення на відповідні рахунки до установ банків. Готівка може здаватися організаціями на договірних умовах через інкасаторські служби установ банків чи спеціалізовані інкасаторські служби, мають ліцензію Банку Росії за проведення відповідних операцій із інкасації коштів та інших цінностей.

Порядок та строки здачі готівки встановлюються обслуговуючими установами банків для кожної організації за погодженням з їх керівниками виходячи з необхідності прискорення оборотності грошей та своєчасного надходження їх до кас у дні роботи установ банків.

При цьому можуть встановлюватись такі терміни здачі організаціями готівки:

Для організацій, розташованих у населеному пункті, де є установи банків чи організації федерального поштового зв'язку, - щодня день надходження готівки до каси організацій;

Для організацій, які в силу специфіки своєї діяльності та режиму роботи, а також за відсутності вечірньої інкасації або вечірньої каси установи банку не можуть щодня наприкінці робочого дня здавати готівку до установ банків або організації федерального поштового зв'язку, - наступного дня;

Для організацій, розташованих у населеному пункті, де немає установ банків чи організацій федерального поштового зв'язку, і навіть що знаходяться від них на віддаленій відстані, - 1 раз на кілька днів.

Готівка, прийняті від фізичних осіб на сплату податків, страхових та інших зборів, здаються адміністраціями і збирачами цих платежів безпосередньо до установ банків або шляхом переказу через організації федерального поштового зв'язку.

У касах організацій можуть зберігатися готівка у межах лімітів, встановлюваних установами банків, що їх обслуговують, за погодженням з керівниками цих організацій.

Ліміт залишку готівки в касі встановлюється установами банків щорічно всім організаціям, незалежно від організаційно - правової форми та сфери діяльності, які мають касу та здійснюють готівково-грошові розрахунки.

Для встановлення ліміту залишку готівки в касі організація представляє до установи банку, яка здійснює його розрахунково-касове обслуговування, Розрахунок встановленої форми - «Розрахунок на встановлення підприємству ліміту залишку каси та оформлення дозволу на витрачання готівки з виручки, що надходить до його каси».

По організації, до складу якої входять підрозділи, які мають самостійного балансу і рахунків установах банків, встановлюється єдиний ліміт залишку каси з урахуванням цих структурних підрозділів. Ліміт залишку каси структурним підрозділамдоводиться наказом керівника організації.

По представництвам, філіям та іншим відокремленим підрозділаморганізації, що розташована поза місцем її знаходження, що становить окремий баланс і має рахунки в установах банків, ліміт залишку готівки в касі встановлюється обслуговуючими установами банків за місцем відкриття відповідних рахунків структурних підрозділів.

За наявності в організації кількох рахунків у різних установах банків організація на свій розсуд звертається до одного з обслуговуючих установ банків з розрахунком на встановлення ліміту залишку готівки в касі. Після встановлення ліміту залишку каси в одній із установ банку організація надсилає повідомлення про визначений для неї ліміт залишку каси до інших установ банків, у яких відкрито її відповідні рахунки. При перевірці цієї організації установи банків керуються цим лімітом залишку готівки у касі.

За організацією, що не представила розрахунок на встановлення ліміту залишку готівки в касі в жодну з обслуговуючих установ банку, ліміт залишку каси вважається нульовим, а не здана організацією до установ банків готівка – надлімітною, що тягне за собою негативні наслідки- Притягнення до адміністративної відповідальності за статтею 15.1 КоАП РФ.

Ліміт залишку каси визначається виходячи з обсягів готівково-грошового оборотуорганізації з урахуванням особливостей режиму її діяльності, порядку та строків здачі готівкових коштів до установ банків, забезпечення безпеки та скорочення зустрічних перевезень цінностей.

При цьому ліміт залишку каси може встановлюватись:

у розмірах, необхідні забезпечення нормальної роботи організацій з ранку наступного дня;

У межах середньоденного виторгу готівкою;

Залежно від встановлених термінівздавання та суми грошової виручки;

У межах середньоденної витрати готівки (крім витрат на заробітну плату, виплати соціального характеру та стипендії).

Встановлені установою банку ліміти залишку готівки в касі письмово повідомляються кожній організації.

Ліміт залишку каси може переглядатися протягом року в установленому порядку на обґрунтоване прохання організації (у разі зміни обсягів касових оборотів, умов здачі виручки та інших), а також відповідно до договору банківського рахунку.

Організація має здавати до установ банків все готівка понад встановлених лімітів залишку готівки у касі.

Про виняткові випадки, коли організація вправі зберігати в касі готівку понад встановлені ліміти дивіться - положення пункту 9 Порядку ведення касових операцій на Російській Федерації.

Рішення про витрачання організацією грошової виручки, що надходить до її каси, за наявності у неї декількох рахунків у різних установах банків приймається в порядку, аналогічному встановленню ліміту залишку готівки в касі такої організації.

Організації вправі отримувати готівку в установах банків, у яких відкриті відповідні рахунки мети, встановлені федеральними законами, іншими правовими актами, які діють біля Російської Федерації, і нормативними актами ЦБ РФ.

Видача готівкиорганізації на заробітну плату та виплати соціального характеру, стипендії виробляються у строки, узгоджені з обслуговуючими установами банків.

Видача готівки для розрахунків з працівниками, що звільняються, і йдуть у відпустку, а також у випадках, передбачених федеральними законами та іншими правовими актами, що діють на території Російської Федерації, проводяться незалежно від встановлених для організації термінів виплати заробітної плати.

Більш докладно з питаннями щодо порядку ведення касових операцій та застосування контрольно-касової, Ви можете ознайомитись у книзі ЗАТ «BKR-Інтерком-Аудит» «Касові операції. Контрольно-касова техніка».

Прибутковий касовий ордервикористовується для оформлення надходження готівки до каси організації. Прибутковий касовий ордер виписується у одному примірнику працівником бухгалтерії, зазвичай, касиром, підписується головним бухгалтером чи особою, цього уповноваженим.

Квитанція до прибуткового касового ордера підписується головним бухгалтером або особою, на це уповноваженою, і касиром, засвідчується печаткою (штампом) касира і реєструється в журналі реєстрації прибуткових та видаткових касових документів (форма № КО-3) і видається на руки гроші, що здала, а прихід касовий ордер залишається у касі.

Бланк форми КО-1. Інструкція із заповнення

Видатковий касовий ордер. Бланк форми № КО-2

Видатковий касовий ордервикористовується для оформлення видачі готівки з каси організації. Видатковий касовий ордер виписується в одному примірнику працівником бухгалтерії, як правило, касиром, підписується керівником організації та головним бухгалтером або особами, ними уповноваженими. Сформований видатковий касовий ордер реєструється в журналі реєстрації прибуткових та видаткових касових документів (форма № КО-3)

Бланк форми КО-2. Інструкція із заповнення

Журнал реєстрації прибуткових та видаткових касових документів. Бланк форми № КО-3

Уніфікована форма№ КО-3 застосовується в бухгалтерії організації для реєстрації прибуткових і видаткових касових ордерів або документів, що їх замінюють, до передачі в касу. Видаткові касові ордери, оформлені на платіжних (розрахунково-платіжних) відомостях на оплату праці та інших прирівняних до неї платежів реєструються після їх видачі.

Реєстрація касових документів може здійснюватися із застосуванням засобів обчислювальної техніки.

Бланк форми КО-3. Інструкція із заповнення

Уніфікована форма № КО-4

Касова книгазастосовується для обліку надходжень та видач готівки організації в касі. Касова книга має бути пронумерована, прошнурована та опечатана печаткою на останній сторінці, де робиться запис "У цій книзі пронумеровано та прошнуровано _______ аркушів". Загальна кількість прошнурованих аркушів у касовій книзі засвідчується підписами керівника та головного бухгалтера організації.

Бланк форми КО-4. Інструкція із заповнення

Розрахунок ліміту залишку каси

Для встановлення ліміту залишку готівкових коштів у касі організація або індивідуальний підприємець повинні подати до банку, який здійснює розрахунково-касове обслуговування, розрахунок на бланку форми № 0408020 у двох примірниках. Один екземпляр залишається в установі банку, другий повертається в організацію із відомостями про встановленому лімітігрошових коштів у касі організації та дозволом на витрачання готівкових коштів, що надходять до каси.