Повідомлення податкової про зміну головного бухгалтера зразок. За зміни головного бухгалтера в організації, що потрібно зробити? Доцільність приймати справи від попереднього головного бухгалтера

Біографії
18.08.2020

Ви вирішили змінити місце роботи та стати головним бухгалтером в іншій організації. Успішно витримавши вибір кандидатів на цю посаду, Ви оформляєте трудові відносини з роботодавцем. Які особливості оформлення трудових відносину головного бухгалтера?

Оформлення трудових відносин

Прийом працювати оформляється підписанням трудового договору. З головним бухгалтером усі організації мають право укладати терміновий трудовий договіртривалістю до п'яти років (ст. 59 Трудового кодексу РФ, далі ТК РФ). Терміновий трудового договору може укладатися з ініціативи роботодавця чи працівника. Насправді зустрічаються роботодавці, які хочуть приймати працювати головного бухгалтера лише рік, а після здачі річного балансу вирішують, продовжувати його чи ні. Але й головні бухгалтери самі можуть з якоїсь причини бажати укладання строкового трудового договору, наприклад, з метою зміни його умов у частині заробітної плати під час переукладання.

Роботодавець насправді встановити головному бухгалтеру випробувальний термін для того, щоб переконатися в його трудових якостях. Тривалість випробувального терміну може сягати шести місяців. Слід пам'ятати, що періоди хвороби чи відсутності на роботі з інших причин у випробувальний термін не включається (ст.70 ТК РФ).

Якщо працівник не витримає випробування, його вправі звільнити, не виплачуючи вихідну допомогу, без згоди профспілки (якщо він є для підприємства). Однак працівнику потрібно повідомити про це письмово не пізніше як за три дні.

Під час випробувального терміну працівник і сам може звільнитися будь-якої миті, попередивши про це адміністрацію підприємства також за три дні.

У трудовому договорі головного бухгалтера може бути передбачена матеріальна відповідальність у повному розмірізаподіяної роботодавцю шкоди згідно зі ст. 243 ТК РФ. Як правило, розмір стягнення не повинен перевищувати середньомісячного заробітку.

Головного бухгалтера можна звільнити, якщо через його рішення було завдано шкоди майну підприємства або він розголосив комерційну таємницю. Перелік відомостей, які не можуть становити комерційну таємницю, затверджено постановою Уряду РФ від 5 грудня 1991 р. N 35. Відповідно до цього переліку не є комерційною таємницею інформація, яка міститься в установчих документах, документах про платоспроможність підприємства, наприклад у балансі та звіті про прибутки та збитки, а також у податкової звітності.

Головного бухгалтера можуть звільнити у разі, якщо змінився власник майна підприємства. Нова адміністрація може це зробити протягом трьох місяців із дня передачі підприємства новому власнику. При цьому новий власник зобов'язаний виплатити головному бухгалтеру компенсацію у розмірі не нижче за три середні місячні заробітки.

Оформляючи договір, наскільки можна, поцікавтеся причиною, через яку йде колишній колега. Може виявитися, що роботодавець дотримується тактики прийому на роботу головного бухгалтера з випробувальним терміном у півроку та обіцянкою перспективи підвищення заробітної платипісля його завершення. За цей період здається 2 баланси, новачки прикладають старання та зусилля, розбираючись у специфіці діяльності організації та навіть у помилках попереднього бухгалтера, а потім їх просто звільняють, заощаджуючи на майбутній зарплаті. Не забудьте, що за кодексом, роботодавець зобов'язаний надати повідомлення про звільнення у письмовій формі, докладно виклавши, що саме його не влаштувало кандидата.

Отже, контракт складено та основні його положення обумовлено. Час приймати справи.

Зазначимо, що у законодавстві ніде не закріплено порядок передачі справ від одного головного бухгалтера іншому. Деякі відомства раніше регламентували цей порядок. Досить назвати листа Державного митного комітету РФ від 21 лютого 1992 р. N 11-13/575 «Про порядок прийому-здаваннясправ при зміні начальника чи головного бухгалтера-начальника відділу бухгалтерського облікута контролю митної установи Російської Федерації», та «Інструкцію про порядок приймання-здавання справ головними бухгалтерами (старшими бухгалтерами на правах головних бухгалтерів), централізованих бухгалтерій (бухгалтерій), установ, підприємств та організацій системи Міністерства охорони здоров'я СРСР», затверджену МОЗ СРСР 28 травня 1979 р. N 25- 12/38.

Їх можна прийняти до відома, але спиратися на них у нинішньому житті цілком не можна.

Наказ про призначення головного бухгалтера

При вступі на посаду важливо з'ясувати: чи є особа, яка має прийняти справи, і як ця особа налаштована передавати справи новому головному бухгалтеру? Не секрет, що передача справ залежить від відносин між бухгалтером, що йде, і роботодавцем, а також від порядності йде. Попередник може просто грюкнути дверима і піти, нічого не пояснюючи, або на новачку відшкодовуватиме свої образи на колишнє керівництво.

Часто справи приймати просто нема в кого, бо колишній головний бухгалтервже звільнено. І тут може бути, що справи передані керівнику організації чи заступнику головного бухгалтера. Кожен повинен вирішити для себе, чи слід йому виявляти зайву ініціативу та підписувати самостійно складений акт здачі-приймання, чи не варто. Адже жодної передачі справ за відсутності колишнього працівника немає.

Якщо вам пощастило і ваш попередник працює, керівник зобов'язаний видати наказ (розпорядження) про призначення нового головного бухгалтера організації. При цьому протягом невеликого відрізку часу фактично працюють два головні бухгалтери. Тому на практиці новачка приймають на роботу на іншій посаді, а згодом призначають головним, або навпаки вишукують можливість оплатити роботу колишньому головному бухгалтеру без втрати заробітної плати.

У наказі краще зазначити:

  1. прізвище, ім'я та по батькові особи, яка приймає обов'язки головного бухгалтера;
  2. відомості про характер виконання обов'язку – тимчасовий чи постійний;
  3. період, протягом якого організується прийом-передача справ. Термін для звільнення працівника відповідно до ТК РФ не повинен перевищувати двох тижнів. Тому залежно від дати звільнення колишнього працівника визначається період, протягом якого має бути передано справи.
  4. персональний склад комісії з приймання-передачі справ (якщо її буде організовано). До наказу також може бути доданий регламент (графік) роботи комісії.
  5. необхідність залучення третіх осіб (представників аудиторської компанії, вищої організації та ін.).
Залучення аудиторської організаціїє оптимальним та безболісним варіантом зміни головного бухгалтера. Аудиторська фірма представить звіт про стан обліку та звітності в організації, на основі якого буде складено приймально-здавальний акт із передачі справ бухгалтером.

У наказі обговорюється термін, у який кожен із головних бухгалтерів вестиме поточні справи та керуватиме роботою бухгалтерії, підписувати все розрахункові документи(накладні, рахунки, касові ордери, чеки, платіжні доручення та інші первинні документи), а також встановлено порядок зміни банківських карток організації.

Зміна підписів може, наприклад, відбутися після закінчення ревізії каси чи підписання акта прийому передачі дел.

Враховуючи, що головний бухгалтер як посадова особа є членом низки комісій (списання основних засобів, товарно-матеріальних цінностей тощо), слід не забути вказати зміни у їхньому складі.

За що відповідає головбух

Головний бухгалтер, що знову приходить, зацікавлений у тому, щоб суворо розмежувати відповідальність за свої дії та дії свого попередника.

Відповідальність за організацію бухгалтерського обліку в організації, дотримання законодавства під час виконання господарських операційнесе керівник організації Він також несе відповідальність за організацію зберігання первинних облікових документів, регістрів бухгалтерського обліку та бухгалтерської звітності. Це встановлено Федеральним законом від 21 листопада 1996 р. N 129-ФЗ "Про бухгалтерський облік та Положення з ведення бухгалтерського обліку та бухгалтерської звітності в Російській Федерації.

Перелічимо основні моменти відповідальності головного бухгалтера. Проаналізувавши їх, кожен має вирішити для себе: в якому порядку він прийматиме справи і на що зверне. особливу увагу.

Відповідальність може наступити в рамках трудового законодавства, про яке ми вже сказали, у рамках Податкового Кодексу, Кримінального кодексу та Кодексу РФ про адміністративні правопорушення(КОАП РФ).

За Кримінальним кодексом РФ (ст. 199) покарання загрожує бухгалтеру у разі ухилення від сплати податків "шляхом включення до бухгалтерських документів свідомо спотворених даних про доходи або витрати або іншим шляхом" у великому розмірі (сума понад 100 000 рублів). І тут головного бухгалтера можуть позбавити права обіймати подібну посаду терміном до п'яти років чи заарештувати терміном від чотирьох місяців до шести років. Покарання і заподіяння шкоди шляхом обману (ст. 165), зловживання повноваженнями (ст. 201), недбалості (ст. 293) і підробки документів (ст. 327).

Але новому головному бухгалтеру поки що це не загрожує.

Відповідно до ряду статей КоАП РФ головбуха можуть оштрафувати за багато порушень, у тому числі за:

Порушення порядку роботи з готівкоюта порядку ведення касових операцій(ст. 15.1) від 40 до 50 мінімальних розмірівоплати праці (МРОТ),

Порушення термінів подання заяви про постановку на облік у податковому органі чи державному органі позабюджетного фондувід 5 до 10 МРОТ, а провадження діяльності без постановки на облік у цих органах (ст. 15.3) від 20 до 30 МРОТ,

Порушення терміну подання відомостей про відкриття та закриття рахунку в банку чи іншому кредитної організації(ст. 15.4) від 10 до 20 МРОТ,

Порушення строків подання податкової декларації (ст. 15.5) від 3 до 5 МРОТ,

Порушення порядку подання статистичної інформації (ст. 13.19) від 30 до 50 МРОТ,

Ненадання відомостей, необхідних для здійснення податкового контролю(ст. 15.6) від 3 до 5 МРОТ,

Грубе порушення правил ведення бухгалтерського обліку та подання бухгалтерської звітності, під яким розуміється спотворення сум нарахованих податків або будь-якої статті (рядки) форми бухгалтерської звітності не менше ніж на 10% (ст. 15.11) від 20 до 30 МРОТ,

Недотримання встановленого порядкуведення обліку, складання та подання звітності з валютним операціям, порушення встановлених термінівзберігання облікових та звітних документів від 50 до 100 МРОТ (ст. 15.25 КпАП РФ).

Отже, при прийомі справ особливу увагу треба приділити касовим та розрахунковим документам, наявності та строкам здачі звітності та відомостей до податкових та інших органів.

Головний бухгалтер, зокрема, несе відповідальність у випадках:

Неправильного ведення бухгалтерського обліку, наслідком чого з'явилися помилки у бухгалтерському обліку та спотворення у бухгалтерській звітності;

Прийняття до виконання та оформлення документів щодо операцій, що суперечать чинному законодавству, порушення правил та положень, що регламентують фінансово-господарську діяльність;

Несвоєчасної та неправильної вивірки операцій з розрахункового та інших рахунків у банках, розрахунків з дебіторами та кредиторами;

Порушення порядку списання з бухгалтерських балансів нестач, дебіторської та кредиторської заборгованостей та інших втрат за несвоєчасне стягнення грошових нарахувань з винних осіб;

Упорядкування недостовірної бухгалтерської звітності, порушення термінів подання квартальних і річних бухгалтерських звітів.

У зв'язку з цим наявність документів, їх оформлення важливо перевірити під час приймання-передачі справ. Крім того, слід приділити увагу відображенню в обліку виявлених нестач, а також вивірці взаєморозрахунків із постачальниками та покупцями організації.

Бухгалтерські документи

За який період слід перевірити наявність документів?

Відповідно до статті 87 НК РФ податкові інспекції вправі перевірити діяльність платника податків протягом трьох календарних року. Якщо протягом цього часу організацію вже перевіряла податкова інспекція, то майбутньому головбуху необхідно вивчити акт перевірки. У цьому випадку бухгалтер може перевіряти лише ту документацію, що утворилася у діяльності після акту перевірки.

Якщо перевірки не було, слід пам'ятати, що за законом "Про бухгалтерський облік" первинні облікові документи, Регістри бухгалтерського обліку та бухгалтерська звітність повинні зберігатися не менше п'яти років (ст. 17), і тому саме за цей період повинні бути в наявності.

На певну, погоджену з головним бухгалтером, що йде, дату всі облікові процеси за минулий період повинні бути завершені. Це означає, що мають бути виконані всі бухгалтерські записи за минулий період, укомплектовані у справі первинні документи, що є підставою для кожного виконаного запису,
сформований оборотний баланс, форми бухгалтерської та податкової звітності

До передачі готуються книги та журнали реєстрації: цінних паперів, довіреностей, реєстрації показань сумованих грошових та контрольних лічильників контрольно-касових машин, які працюють без касира-операціоніста, касова книга; обліку рахунків-фактур отриманих та виданих, купівель та продажів, реєстрації банківських чекових книжок та ін.

Бухгалтерські документи мають бути підшиті до справ відповідно до номенклатури справ, розробленої на підприємстві. Номенклатура справ є перелік заголовків (найменувань) справ та журналів (книг) реєстрації, заводимих ​​на підприємстві, із зазначенням термінів їх зберігання.

Деякі бухгалтери вимагають, щоб усі листи були пронумеровані та описані. Але погодьтеся, в іншій установі ця процедура може тривати весь термін передачі справ. До того ж відсутність документа не рятує від відповідальності надалі.

Якщо з'ясувалося, що деякі з необхідних журналів (книг) відсутні, про це робиться відповідний запис в акті приймання-передачі, а журнал (книга) заводиться з дня прийняття справ.

Перевірка стану бухгалтерського та податкового облікута звітності

Перевірка всього бухгалтерського та податкового обліку за період у 3 роки короткий строкнереальна. Як правило, передача справ провадиться на основі останнього представленого бухгалтерією балансу.

Насправді операції перевіряються вибірково чи, наприклад, суцільним порядком по якомусь розділу за вибраний термін. Можна вибрати період найбільшого обороту тривалістю за місяць, квартал і перевірити відображення в обліку операцій суцільним порядком.

Перевіряється дотримання вимог ведення бухгалтерського обліку (п. 7 Положення з бухгалтерського обліку "Облікова політика організації" ПБУ 1/98, затвердженого Наказом Мінфіну Росії від 09.12.1998 № 60н). Звертається увага на дотримання правильності оформлення первинних документів, що є підставою для відображення операцій у бухгалтерських регістрах, наявність підписів уповноважених осіб.

У разі потреби право підпису цих осіб підтверджується відповідними установчими документами, довіреностями або наказами.

Дані оборотних відомостейза рахунками, журналів-ордерів, оборотних балансів, головної книги звіряються з бухгалтерською та податковою звітністю.

Ґрунтовно потрібно перевірити податкову звітність з усіх податків, що сплачуються. Першорядними податками в даному випадкує податок на прибуток та ПДВ.

У звітності слід звернути увагу не тільки на правильність заповнення форм, а й на відмітку про прийом документа, термін його здачі та наявність усіх необхідних підписів.

Виявлені в ході перевірки порушення, помилки та неточності зазначаються в акті приймання-передачі справ. Зазвичай, оформляються бухгалтерські довідки за підписом головного бухгалтера, що йде, або тимчасово виконує його обов'язки. Внесення виправлень у регістри бухгалтерського обліку може лягати як нового головного бухгалтера, і на колишнього.

Інвентаризація

Чи потрібно проводити інвентаризацію за зміни головних бухгалтерів?

Згадаймо, що обов'язкові випадкиїї проведення встановлено п. 2 Федерального законувід 21 листопада 1996 р. N 129-ФЗ "Про бухгалтерський облік". Ці ж положення містяться в п. 1.5 наказу Мінфіну Росії від 13 червня 1995 р. N 49 "Про затвердження методичних вказівок щодо інвентаризації майна та фінансових зобов'язань", п. 27 Наказ Мінфіну РФ від 29 липня 1998 р. N 34н "Про затвердження Положення з ведення бухгалтерського обліку та бухгалтерської звітності в Російській Федерації" та п. 22 Наказ Мінфіну РФ від 28 грудня 2001 р. N 119н "Про затвердження Методичних вказівокз бухгалтерського обліку матеріально-виробничих запасів".

Проведення інвентаризації є обов'язковим:

· При передачі майна в оренду, викупі, продажу, а також при перетворенні державного або муніципального унітарного підприємства;

· Перед складанням річної бухгалтерської звітності;

· При зміні матеріально відповідальних осіб;

· При виявленні фактів розкрадання, зловживання чи псування майна;

· у разі стихійного лиха, пожежі або інших надзвичайних ситуацій, спричинених екстремальними умовами;

· При реорганізації або ліквідації організації;

· В інших випадках, передбачених законодавством Російської Федерації.

Якщо Ви приймаєте справи напередодні складання річної звітності та дата обов'язкової інвентаризаціївизначена в обліковій політиці підприємства, а інвентаризація не проводилася, Ви маєте повне право порушувати питання про проведення обов'язкової інвентаризації майна та зобов'язань при прийнятті справ.

Якщо на підприємстві, що приймається у Ваше відання, головний бухгалтер є матеріально-відповідальною особою, а це можливо відповідно до ст. 243 ТК РФ і має бути обумовлено трудовому контракті, інвентаризація також обов'язкова.

При суміщенні головним бухгалтером посади касира проводиться інвентаризація касової готівки. За результатами перевірки складається окремий акт перевірки каси, який підписують як той, хто здає, так і приймає справи бухгалтерії, а також касир і представник адміністрації. Цей акт є додатком до акта приймання-здачі справ.

Якщо ж матеріальна відповідальність не передбачена, а часу на здачу-прийняття справ мало, буде не зайвим переглянути підсумки останньої інвентаризації, проведеної на підприємстві. У будь-якому разі слід зазначити в акті према-передачі справ

дату та результати колишньої інвентаризації, а також обговорити з керівником проведення інвентаризації на початку Вашої роботи.

На практиці бухгалтери проводять інвентаризацію фінансів (дивляться залишки по касі, на розрахункових рахунках, дебіторську та кредиторську заборгованість), інші вимагають та інвентаризації основних засобів та матеріально-виробничих запасів. Виявлені при інвентаризації розбіжності між фактичною наявністю майна та даними бухгалтерського обліку відбиваються на рахунках бухгалтерського обліку у порядку, передбаченому Положенням з ведення бухгалтерського обліку.

Акт приймання-передачі справ

Через війну приема-передачи справ оформляється приемо-сдаточный акт. У акті вказується, яку дату здійснено передачу справ.

Найпростішою формою акта прийому-здачі є опис справ, які приймають головбух. Проте, з погляду, цього замало подальшої роботи головного бухгалтера. Але це вигідно і співробітнику, що йде. Новачок просто на слух сприймає багато речей у процесі передачі справ. І при складанні першого свого балансу опиниться у скруті при дефіциті інформації. Тому в акті раціональніше вказати інформацію про залишки по рахунках із розшифровкою. Тоді всю потрібну інформацію новачок може почерпнути з акту і не турбувати співробітника або керівника, що пішов.

Форму акту кожен знає, можна взяти за будь-яку основу. А ось змістовну частину скласти в цейтноті та емоціях буває важко. Дамо приблизний перелік питань (розділів), які можуть містити Акт прийому-здачі справ. Він може уточнюватися, розширюватись, скорочуватися залежно від конкретних умов та обсягу діяльності організації.

1. Загальна характеристикабухгалтерського обліку та організації роботи бухгалтерії

Відомості про організацію роботи у самій бухгалтерії. Штат, його укомплектованість, плинність кадрів та її причини. Розподіл обов'язків між співробітниками, наявність посадових інструкцій. Кваліфікація співробітників та робота з її підвищення.

Застосування типових та уніфікованих формпервинної облікової документації з бухгалтерського обліку та звітності, спеціалізованих форм бланків або розроблених та затверджених організацією самостійно. Забезпеченість бланками форм первинних документів та облікових регістрів, звітності.

Забезпечення нормативною базоюз бухгалтерського та податкового обліку та звітності (книгами, програмами). Наявність відомчих інструктивних положень та інструкцій.

Забезпеченість персональними комп'ютерами, оргтехнікою.

Загальна характеристика бухгалтерського обліку Система та форма (меморіально-ордерна, журнально-ордерна, комп'ютерна). Стан регістрів синтетичного та аналітичного обліку, розбіжності даних у них.

2. Стан обліку грошових коштів.

Каса. Наявність касира та чинного договору на повну матеріальну відповідальність із ним. Умови зберігання та обліку готівки та грошових документів(марки поштові, державного мита, вексельні, оплачені авіаквитки та ін). Стан записів у касовій книзі, залишок готівки та грошових документів у касі, їх відповідність бухгалтерським записам фіксується окремим актом ревізії, що додається до акта приймання-передачі справ.

Перелік усіх рахунків коштів організації із зазначенням їх номерів та відділень банків. Залишки коштів за кожним рахунком згідно з виписками банку, звіреними з даними обліку. Наявність повідомлень податкових органів про відкриті рахунки.

Наявність чекових книжок, номерів невикористаних чеків.

3. Стан обліку розрахункових операцій

Наявність виписок із рахунків у банку, договорів та інших документів розрахункового характеру.

Інвентаризації розрахунків з контрагентами, наявність актів звіряння взаємних розрахунків, яку дату врегульовані розбіжності. Веде претензійну роботу. Реальність дебіторської та кредиторської заборгованості. Наявність простроченої та безнадійної дебіторської заборгованості, із зазначенням винних у цьому осіб.

Наявність актів звіряння розрахунків із податковими органами, а також заборгованості перед бюджетом з податків та зборів.

Банківські кредити, стан заборгованості за строками погашення.

4. Стан обліку майна, що амортизується (основних засобів та нематеріальних активів)

Дата останньої інвентаризація майна, її повнота та якість, відображення в обліку. Інвентаризаційні описи, в якому вигляді та у кого вони зберігаються. Наявність актів введення в експлуатацію об'єктів основних засобів, їх вибуття та списання. Інвентарні карткина основні засоби. Відповідальні зберігачі цінностей, чи є наказ про призначення.

5. Стан матеріального обліку

Наявність актів (змінних відомостей, зняття натуральних залишків) вивірки бухгалтерських записівіз записами матеріально відповідальних осіб, дата останньої вивірки. Дата останньої інвентаризації матеріальних цінностей, її результати. Відображення в обліку актів ревізій та обстежень, матеріалів про недостачі, розкрадання, передані та не передані до органів розслідування. Стан аналітичного облікуматеріалів, наявність прибуткових та видаткових документів щодо руху матеріальних цінностей.

6. Стан розрахунків із працівниками

Відомості про штатний розпис, наявність трудових контрактів. Заборгованості із виплати заробітної плати. Стан персоніфікованого обліку, наявність податкових карток з ПДФО та ЄСП.

7. Звітність

Дотримання вимоги складання місячного бухгалтерського балансу, встановлених строків подання бухгалтерської звітності, податкових деклараційта звітів, достовірності цієї звітності. Рішення засновників про затвердження звітності, виплату дивідендів. Наявність податкових регістрів.

8. Зберігання документів

Забезпеченість належного зберігання та обліку бланків суворої звітності та архіву бухгалтерських документів. Наявність описів справ, підшиті чи пронумеровані документи. Правильність оформлення вилучення чи знищення документів через сплив граничного терміну зберігання.

Довідка про наявність та збереження печаток, штампів тощо.

9. Перелік бухгалтерських та первинних документів щодо опису

Перелік кошторисів, титульних списків, що передаються, штатних розкладів, договорів, угод, зобов'язань, папок первинних документів та регістрів та ін.

Зазначається відсутність первинних регістрів бухгалтерського обліку чи документів.

10. Залишки за перевіреними рахунками.

Підтверджуються залишки за перевіреними рахунками та їх розшифровка. Бажано підтвердити залишки за рахунками грошових розрахунків (каса, банк, розрахунки з постачальниками та покупцями, співробітниками), а також рахунками обліку іншого майна.

11. Підписи

Головних бухгалтерів, що здає та приймає справи, членів комісії чи представника адміністрації.

У разі незгоди акта, що здає з будь-якими положеннями, бухгалтер, що йде, вправі зробити при підписанні акта відповідні мотивовані застереження.

Прийомо-здавальний акт складається у двох примірниках, з яких: перший подається на затвердження керівнику установи, другий залишається у справі, що передає. Якщо справи передає філію чи представництво організації, акт складається у трьох примірниках, один із яких подається до головної організації.

Про зміну головного бухгалтера слід повідомити податкові органи. Зазвичай вони вимагають здати форму № Р14001, наказ про призначення, дані паспорта (ксерокопію).

Залежно від стилю роботи нової компанії повідомляються постійні партнери та підрозділи.

Будь-який бухгалтер на новому робочому місці завжди починає з того, що приймає справи у бухгалтера, який їх вів раніше. Але це потрібно зробити правильно, щоб потім не з'ясувалося, що попередній бухгалтер був, скажімо, недобросовісний.

Як це правильно зробити в законодавстві не описано. Тому все зводиться до того, наскільки досвідчений бухгалтер і від цього залежить ступінь ризику. складної ситуації. Відповідно до цього у кожного бухгалтера існують свої вимоги до колеги, що йде, а деякі дотримуються такої позиції, що «нічого приймати» не потрібно. То хто ж у результаті виявляється правий? Спробуємо в цьому розібратися і зробити необхідні висновки, оскільки питання не просте і важливе для кожного керівника та бухгалтера.

Щоб розібратися в цьому питанні, проаналізуємо рекомендації різних фахівців: вимоги з боку перевіряючих (аудитори, інспектори податкових служб) та самих бухгалтерів.

Теоретично перевіряючі першим радять справою перевірити облікові документи. Перше, на що треба звернути увагу, – це наявність цих документів за останні п'ять років. Саме стільки первичку треба зберігати на фірмі або в архіві (ст. 17 Закону від 21 листопада 1996 «Про бухгалтерський облік»).

Особливу увагу при прийомі документів приділіть:

  • банківським та касовим документам;
  • розрахунковим та платіжним відомостям;
  • журналам реєстрації довіреностей, цінних паперів;
  • журналу обліку рахунків-фактур;
  • книгам покупок та продажів та ін.

Якщо говорити про податкову звітність, то її буде достатньо лише за останні три роки. Це саме той термін, за який податкова може вимагати надати звітність (відповідно до статті 87 Податкового Кодексу Російської Федерації).

Також необхідно перевірити наявність усіх декларацій та розрахунків та наявність на них штампів податкової інспекціїабо поштове повідомлення про надсилання з описом усіх вкладень.

Здавалося б, всі рекомендації обґрунтовані та здійсненні, але на практиці виявляється, що виконати всі рекомендації за пару днів не виходить. Так, крім цього, звідки Вам знати, чого не вистачає? Для того, щоб перевірити все «від і до», доведеться звіряти кожен папір з журналом звітності та обліку господарських операцій, а якщо так само ще й звертати увагу на оформлення всіх документів, то цей процес буде нескінченним.

Та сама історія і зі звітністю фірми. Якщо вийде, що якоїсь декларації немає, то оформляти її в будь-якому випадку, доведеться саме Вам, оскільки Ви вступили на посаду. А попередник не зможе підписувати документи, оскільки на посаду вступили саме Ви. Тож виходить замкнене коло, з якого доведеться вибиратися саме Вам. А уявіть собі ситуацію, коли на фірмі не велися книги покупок і продажів, журнали довіреностей, їх просто не під силу зробити за кілька днів. Та й взагалі, в принципі, важко змусити працювати людину, яка твердо вирішила піти з фірми.

Крім того. Головний бухгалтер може бути матеріально відповідальною особою, то у Ваших інтересах буде провести інвентаризацію довірених йому матеріальних цінностей. Наприклад, у маленьких фірмах головний бухгалтер часто виконує функції та обов'язки касира. Тут потрібно буде зняти залишок каси, звірити його з касовою книгою та книгою касира-операціоніста.

Отже, до самих рекомендацій претензій немає, ось щодо способів реалізації тут уже все набагато складніше і ці рекомендації у цьому ключі не витримують жодної критики. Наприклад, як можна вимагати проведення всіх документів, якщо їхня бухгалтерія отримає лише через тижні, а то й місяці. Якщо Ви зажадаєте «закрити» проміжний період, то від цього ніякої користі Вам не буде.

Найзручнішим і найоптимальнішим буде саме аудит. Тільки аудит зможе сприяти прискоренню темпів та підвищити якість перевірки. Крім того, новому бухгалтеру не доведеться самостійно виконувати невдячну роботу, яка, до всього, не буде оплачена, а якщо ще врахувати, що вся робота проводитиметься в неробочий час і на громадських засадах. І тепер спробуйте ще раз поставити запитання, наскільки воно Вам потрібно.

Проведення бухгалтерського аудиту- Ідеальний варіант, але і він, на жаль, досить важко здійснити. Погодьтеся, що не кожен директор готовий сплатити аудиторську перевіркуі особливо якщо це вже другий чи третій бухгалтер за останній рік.

Після передачі справ ревізори радять скласти акт. У ньому слід перерахувати отримані від попередника папки з документами та цінності, привести залишки по всіх рахунках з розшифровкою та взагалі все, що вважаєте за потрібне. Додайте до акту оборотний баланс та інші папери, складені на момент передачі влади. Підписати все це повинні обидва головні бухгалтери – той, хто йде на посаду, а також спеціально створена комісія.

Описувати папки з документами та перераховувати залишки за рахунками – заняття безглузде. Новому головбуху цей опис нічим не допоможе. Адже в міру надходження документів, що бракують, залишки за рахунками і оборотка постійно змінюватимуться. Що стосується папок, то важливі не перелік і кількість, а документи, що містяться в них. Тому якщо вже описувати, то саме документи. Однак це займе занадто багато часу, і дізнатися від попередника щось справді корисне ви не встигнете.

Як бачимо, ці поради відірвані від життя. Справа в тому, що їх єдина мета – позбавити нового головбуха відповідальності за можливі упущення попередника. При цьому автори рекомендацій, мабуть, забули, за що справді відповідає головний бухгалтер. А відповідає він одразу «за себе та за того хлопця» – за бухгалтерський та податковий обліки.

Врахуйте, головбуха можуть покарати за «грубе порушення правил ведення бухгалтерського обліку та подання бухгалтерської звітності, а також порядку та строків зберігання облікових документів» (ст. 15.11 КпАП РФ). У цьому грубим порушенням вважається спотворення будь-якої статті (рядки) форм бухгалтерської звітності чи сум нарахованих податків щонайменше ніж 10 відсотків.

Наведемо приклад. Підприємство врахувало вартість комунікацій як малоцінку, тоді як вони є складовоюбудівлі, до якої підведено. Тобто бухгалтер порушив вимоги ПБО 6/01. Відповідно до нього комунікації треба було віднести на рахунок 01 «Основні засоби». Внаслідок помилки виявилася занижена податкова базаз податків на прибуток та майно. За це фірму покарали за статтею 120 Податкового кодексу (ухвала ФАС Північно-Західного округу від 17 березня 2003 р. у справі № А56-22146/01).

Головбуху таке порушення загрожує штрафом у розмірі від 2000 до 5000 рублів. Постає питання, якому – старому чи новому?

На жаль, новий. Адже всю бухгалтерську звітністьскладають наростаючим підсумком початку року. Тож наступнику доведеться відповідати за весь поточний рікнавіть якщо він прийшов на фірму в грудні. І це незважаючи на те, що попередні баланси робив колишній головбух, який відповідає за весь минулий рік.

Тепер про несплату податків та неподання декларацій. Відповідальність за це може бути не тільки адміністративною, а й кримінальною (журнал писав про це №9 за 2005 рік). Тут новий головбух відповідає за податковий період, За яким він звітував. А цей період, як відомо, у різних податків свій. Лише для ПДВ він дорівнює місяцю чи кварталу. За більшістю інших податків – ЄСП, податки з прибутку, майно і доходи фізосіб – податковий період становить рік.

Доцільність приймати справи від попереднього головного бухгалтера

Потрібно швидко влитися в обліковий процес і зрозуміти нагальні потреби бухгалтерії та фірми в цілому. Адже кожен спеціаліст має свої прийоми роботи, відомі тільки йому проблеми з партнерами тощо. Крім того, у будь-якій галузі є специфіка, а в бухгалтерії – поділ праці. Ось тільки брати справи краще неформально.

Спочатку просто дізнайтеся, де і в якому порядку зберігаються бухгалтерські та податкові документи. Потім поцікавтеся, чи є на фірмі облікова політика та ознайомтеся з нею. Це дуже важливо, оскільки ви маєте застосовувати саме ті методи обліку, які заявлені в обліковій політиці. Радимо вибірково перевірити, як на практиці ваш попередник наслідував цей документ, оскільки іноді справа доходить до абсурду.

Ось що нам розповіла Надія Свікова, головний бухгалтер однієї із саратівських фірм: «На одному підприємстві мене дуже здивувала повна відсутність заборгованості покупців. Виявилося, що згідно з обліковою політикою податок на прибуток тут розраховують касовим методом. Звідси мій попередник зробив дивний висновок: у бухобліку виручку він став відбивати, тільки коли вона отримана. При цьому решту документів бухгалтер проводив у день їх складання. Коротше кажучи, він сплутав бухгалтерський облік із податковим. Довелося неабияк попрацювати, щоб виправити ситуацію».

Після цього розберіться із договорами. Насамперед з'ясуйте у колеги, чи не було контрактів із особливим переходом права власності та іншими «нетрадиційними» умовами. Якщо були, перевірте правильність їхнього відображення в обліку. У таких випадках особливо велика ймовірність помилок, оскільки не всі бухгалтери читають договори і не всі знають про існування рахунка 45 «Товари відвантажені». За договорами страхування та оренди всю суму авансового платежу деякі одразу відносять на витрати, минаючи рахунок 97 «Витрати майбутніх періодів».

Радимо також роздрукувати оборотний баланс на будь-яку дату та подивитися субрахунки. Іноді тут можна побачити багато цікавого. Ось реальний прикладз бухгалтерської практики, розказаний Наталією Рибаковою з Підмосков'я:

«Коли я прийшла працювати у іноземну компанію, то виявила на рахунку 08 «Вкладення у необоротні активи» чотири рівні субрахунків:

1 рівень – види необоротних активів(відповідно до плану рахунків);

2 рівень – об'єкти необоротних активів (наприклад, «Фабрика»);

3 рівень – номери вантажних митних декларацій, якими надходили деталі устаткування;

4 рівень – найменування комплектуючих для виробничих ліній та окремих об'єктів майбутніх основних засобів.

Щоб побудувати таку структуру рахунку, колишній головбух порушив типову конфігурацію програми «1С». В результаті поставити на баланс будь-який основний засіб стало неможливо. Мені довелося відновлювати типову конфігурацію програми та заново розносити по об'єктах багато сотень проводок за два роки».

Із попередником також необхідно поговорити про способи ведення податкового обліку, подивитися його регістри та розрахунки. Якщо ваш колега не ускладнював себе цим, вам доведеться робити все з початку року.

Таким чином, за два-три дні зміни влади ви дізнаєтесь головне. З подробицями можна знайомитися поступово під час подальшої роботи. До речі, все перераховане рекомендується зробити і в тому випадку, якщо познайомитися з попередником вам не вдалося. А пояснення можна отримати у заступника головбуха, директора та спеціалістів фірми.

Формальності під час передачі справ.

Але навіть за неформального підходу до зміни головного бухгалтера не можна обійтися без оформлення документів.

  • По-перше, на фірмі треба видати наказ про прийом на роботу нового співробітника. Можливі дві ситуації: або новий головбух прийшов на вакантне місце або його попередник ще не звільнився. У першому випадку формулювання наказу звичайне. У другому – нового головбуха не можна одразу затверджувати на цю посаду. Тому на час передачі справ оформіть його як заступника. Можна вчинити інакше – формально звільнити головбуха, що йде, трохи раніше, сплативши йому ці дні роботи. Наприклад, видати матдопомогу.
  • По-друге, новий головбух повинен прийняти у колеги (за його відсутності – у директора) за актом приймання-передачі друк фірми, ключі від сейфа та бухгалтерії, електронні ключі від програми «Банк-клієнт», цінні папери, бланки суворої звітності тощо.
  • По-третє, йому потрібно оформити банківські карткиіз підписами.
  • По-четверте, про зміну головного бухгалтера слід повідомити податкову інспекцію. Хоча в законі такого обов'язку не передбачено, краще це зробити. Повідомлення складіть у довільній формі, навівши в ньому паспортні дані та ІПН нового лідера.

Нарешті, запитайте до податкової інспекції акт звіряння взаєморозрахунків із бюджетом. Він стане відправною точкою вашої діяльності.

Інспектори просять своєчасно повідомляти ІФНС, якщо у компанії було звільнення головного бухгалтера. Як скласти повідомлення, з якого податківці дізнаються: чи відбулася зміна головного бухгалтера?

Ні Податковий кодекс, ні законодавство про реєстрацію компаній не вимагають повідомляти в інспекцію дані про зміну головного бухгалтера. Формально подати таку інформацію потрібно обов'язково, тільки якщо у компанії змінюється генеральний директор.

Однак інформація про головного бухгалтера є у реєстраційній справі компанії, тому багато інспекторів на місцях просять своєчасно надсилати їм. Водночас навіть за наявності такої інформації у справі компанії головбуху при здачі звітності, поданні чи отриманні будь-яких документів в інспекції бажано мати при собі довіреність (п. 3 ст. 26 НК РФ).

Конкретних строків для подання повідомлення, якщо було змінено головного бухгалтера, немає. Тому компанія, в якій пройшло звільнення головного бухгалтера, може відправити його до будь-якого зручний час. Затягувати не варто – для власного спокою.

Як скласти повідомлення, якщо була зміна головного бухгалтера

Повідомлення про зміну головного бухгалтера складають у довільній формі. За основу можна взяти загальні рекомендаціїщодо складання будь-яких документів для податкової, які оформлюють у вільній формі.

Інспектори зазвичай просять додати до повідомлення копію наказу про призначення головбуха або витяг з нього, а також вказати паспортні дані нового головбуха. Можуть попросити ще копію свідоцтва про присвоєння йому ІПН (якщо вона, звичайно, є). У повідомленні також бажано вказати Контактні телефонинового головного бухгалтера

Вітаю! У цій статті ми поговоримо про зміну головного бухгалтера в організації.

Сьогодні ви дізнаєтесь:

  • Як підготуватися до зміни головбуха;
  • як організувати передачу відповідальності;
  • Кого необхідно повідомити про зміни.

Головний бухгалтер в організації

Працювати головбух може за безстроковим або . З ним можливе встановлення повної матеріальної відповідальності, коли співробітник повинен повністю відшкодовувати заподіяний фірмі збитки. В інших ситуаціях відповідати за шкоду компанії співробітник може в обсязі не більше за свою середню зарплату.

Подати головного бухгалтера до звільнення з ініціативи керівника можна, якщо:

  • Співробітник розголосив , встановлену законом (до подібної таємниці не належать фінансовий стан підприємства, установчі та податкові документи);
  • Бухгалтер завдав серйозної шкоди майну фірми;
  • Відбулася зміна власника підприємства (з виплатою колишньому працівникові належної компенсації).

Відхід бухгалтера з посади дуже відрізняється від звільнення будь-якого іншого співробітника. Як особа, що взаємодіє з державними органами та веде великий документообіг, бухгалтер зобов'язаний перед своїм відходом передати всі справи своєму наступнику, керівнику, іншій відповідальній особі.

Процедура передачі обов'язків необхідна навіть у разі зміни головного бухгалтера під час зміни керівника, бо головбух «прив'язаний» до підприємства та його бухгалтерії, а не до директора.

Якщо працівник до розірвання трудового договору є ще два тижні. Іншого терміну спеціальної «відпрацювання» для головного бухгалтера законодавчо не передбачено. За цей час керівник має не тільки знайти заміну головбуху, але й випустити наказ, провести перевірку всіх паперів, а також інвентаризацію.

Передача справ головного бухгалтера

Законодавчо процедура передачі при звільненні головбуха жодним чином не закріплена, і кожному підприємстві виробляється своя послідовність.

Але найчастіше вона не дуже відрізняється від стандартної схеми:

Етап 1. Керівник видає наказ, що містить:

  • причина зміни головного бухгалтера;
  • перелік повноважень посади, яка передається новому співробітнику;
  • відповідальні особи та інші (навіть сторонні) учасники процедури;
  • строки, у які слід передати всі повноваження;
  • термін закриття облікових процесів (відповідно до термінів податкової звітності).

Етап 2. Бухгалтер завершує поточні облікові процеси:

  • робить необхідні бухгалтерські записи;
  • здає до податкової звітності;
  • готує первинні документи;
  • всі папери підшиваються.

Терміни, відведені попри всі облікові процеси, фіксуються у наказі директора. Але в будь-якому випадку процес не може затягнутися довше, ніж на два тижні.

Етап 3. Проводиться інвентаризація фінансових коштів.

Це обов'язкова практика при звільненні, навіть якщо з ними не було укладено договору про таку відповідальність. Підстава для перевірки – стаття 12 Закону про бухоблік.

У великій організації важко перевірити все майно, тому можна провести вибіркову інвентаризу.цію:

  • доходів та витрат фірми;
  • вкладень;
  • дебетової та кредиторської заборгованостей.

Документ із підсумками інвентаризації підписується у трьох примірниках. Один залишається в бухгалтерії, решта підшивається до примірників акта приймання-передачі старого та нового співробітників.

Етап 4. Перевіряється стан бухгалтерії: установчі документи, акти перевірок тощо.

Повністю перевірити стан бухобліку можна за допомогою аудиторських компаній.

Перевірку документів при зміні головного бухгалтера може здійснити керівник, сам бухгалтер, сторонні аудитори або новий бухгалтер. Останньому особливо складно не розгубитись.

Йому необхідно знати, що саме потрібно перевіряти:

  • установчі документи;
  • облікова політика підприємства, документообігу;
  • оформлення первинних документів;
  • звітність - зміст, оформлення, підписи, позначки про прийом;
  • розрахункові документи, банківські витяги;
  • результати інвентаризації;
  • акти перевірок за 3 роки;
  • дані про недостачі.

Етап 5. У вільному вигляді формується акт приймання-передачі, що відбиває стан справ в організації на дату передачі повноважень.

  • Завантажити зразок акта приймання-передачі справ

Його підписують колишній бухгалтерта особа, яка приймає її повноваження.

Після підписання всіма сторонами акта передачі старий співробітник прощається з посадою, а новий офіційно виходить на роботу.

Стандартний акт містить такі пункти:

  • реквізити учасників процесу;
  • терміни;
  • номер наказу про передачу повноважень співробітника;
  • повний список перехідних документів;
  • Показники бухгалтерії;
  • реквізити бланків звітності;
  • опис фінансового обліку(каси, чекові книжки, банківські рахунки);
  • система обліку розрахункових операцій (банківські витяги);
  • номер останньої доручення отримання матеріальних цінностей;
  • порядок розрахунку із працівниками.

Мінімальний варіант акта передачі містить лише перелік обов'язків бухгалтера, що приймаються, але краще перестрахуватися і включити туди також додаткову інформацію, залишки за рахунками Далеко не все можна засвоїти на слух, тому акт повинен містити всі відомості, необхідні для ведення балансу.

Після передачі документів новий головбух офіційно повністю вступає на посаду та бере на себе відповідальність. Але можливі ситуації, коли деякий час в організації продовжують працювати два бухгалтери. У такому разі розмежування їхніх обов'язків та строки спільної роботи зазначаються у наказі керівника.

Відповідальність колишнього бухгалтера

Необхідно пам'ятати, що й новий бухгалтер під час роботи виявить помилки свого попередника, не несе щодо них ніякої відповідальності.

Адміністративну та навіть кримінальну відповідальність за свої помилки колишній бухгалтер несе навіть після звільнення. Притягнути до відповідальності за фінансові та податкові порушення можна протягом року, за інші – протягом двох місяців.

Адміністративні порушення, виявлені після закінчення терміну давності, залишаться для бухгалтера безкарними.

Найчастіше бухгалтери стикаються з відповідальністю за:

Відповідно до статей ТК РФ номер 238 і 241:Якщо після звільнення співробітника з'ясується, що їм було завдано матеріальних збитків фірмі, варто спочатку з'ясувати, чи була зафіксована договором його матеріальна відповідальність.

  • Якщо діяла угода про повну матеріальну відповідальність, винному доведеться сплатити відшкодування у повному обсязі;
  • Не відповідальний матеріально співробітник відшкодовує збитки не більше за свою середню заробітну плату.

Кого повідомляти при зміні головного бухгалтера

Законодавство РФ не зобов'язує повідомляти податкову службу чи інші державні органи про зміну головного бухгалтера в організації. Особливе повідомлення до податкової подається лише за зміни директора.

Але якщо під час звітування головбух підписував її своєю електронною. цифровим підписом, то необхідно повідомити ІФНС про зміну відповідальної особита надати довіреність на нового співробітника, у разі потреби. Тим більше, що багато відділень податкових служб наполегливо вимагають сповіщати їх у подібних ситуаціях.

У разі, якщо операції з розрахункового рахунку велися із застосуванням двох підписів: Директора та Головного бухгалтера, то обов'язково слід повідомити про зміну головбуха до банку. Наслідок невиконання неприємний – все грошові операціїкомпанії будуть припинені.

Пакет документів, що додаються, потрібно уточнити в банку.

Він може відрізнятися, але в основі завжди лежать:

  • копії внутрішніх документів фірми, що підтверджують зміну працівника;
  • банківська картка із зразком підпису нового співробітника, який отримує доступ до банківським операціямвід імені компанії;
  • ксерокопія паспорта нового бухгалтера;
  • супровідний лист.

Усі копії документів засвідчуються директором підприємства: П.І.Б., підпис та позначка «копія вірна».