Наказ про узгодження платежів для підприємства. Як ефективніше керувати грошима

Управління грошимапідприємства - це щоденний моніторинг та контроль коштів з метою збалансованості припливу та відтоку фінансових коштів.

Управління коштами організації є запорукою стабільної платоспроможності. За відсутності планування та своєчасного контролю над платежами, організація неминуче стикаються з такими проблемами:

• затримками зарплати;
• збільшенням дебіторської заборгованості;
• дефіцитом коштів (касові розриви);
• дефіцитом власного оборотного капіталу;
• труднощами залучення позик та кредитів.

Для оптимізації грошових потоків підприємства необхідно створити важелі управління: прогнозувати та планувати рух коштів, здійснювати контроль на етапі оперативного планування, управляти тимчасово вільними грошовими коштами, здійснювати контроль та аналіз фактичних грошових потоків.

Прогнозування та планування руху грошових коштів

Управління коштами підприємства включає прогнозування і планування руху коштів для підприємства. Спрогнозувати необхідну масу грошового потоку на майбутній період дозволяє формування бюджету руху коштів у розрізі поточної, фінансової та інвестиційної діяльності.

Бюджет руху коштів (БДДС) - це бюджет (план) руху безготівкових коштів на розрахункових рахунках та готівкових коштів у касі (касах) підприємства або його структурних підрозділів, центрів фінансової відповідальності (ЦФО), який включає всі прогнозовані надходження та виплати грошових коштів коштів у результаті діяльності підприємства. БДДС складається на певний період, наприклад квартал, місяць, тиждень, декаду і т.д.

БДДС використовують для того, щоб забезпечити постійну наявність коштів, які потім прямують на погашення різних зобов'язань компанії. Крім того, БДДС допомагає ефективно використовувати надлишок цих коштів, коли надходження значно перевищують виплати у певному періоді. Таким чином, при складанні БДДС можна уникнути "касових розривів", ситуацій із нестачею коштів для поточних виплат. Для компенсації «касового розриву» фінансовий менеджерможе запланувати, наприклад, банківський кредит, випуск облігацій чи надходження коштів з інших операцій.

Тимчасово вільні кошти можуть спрямовуватись, наприклад, на банківський депозитний рахунок тощо.

Таким чином, БДДС має забезпечувати наявність оптимального щоденного залишку (кінцевого сальдо) коштів протягом усього періоду планування.

Збалансований грошовий потік з усіх видів діяльності є показником ефективного планування коштів.

Приклад формування БДДС у WA:Фінансист

Можливості «WA:Фінансист» щодо формування Бюджету руху грошових коштів та контролю платежів на його підставі.

БДДС формується в «WA:Фінансист» згідно загальної схемиформування бюджетів з використанням об'єкта «Бюджет»:

Після затвердження Бюджету, що містить статті оборотів з ознакою належності до БДДС, його дані визнаються системою автоматично як ліміти платежів для заявок на оплату:

Відображення у вигляді списку заявок на платіж статусу відповідності БДДС:

Система може автоматично визначати, чи заявка на платіж відповідає лімітам БДДС, але ухвалення рішення, що далі має відбуватися з такою заявкою – повністю управлінське. При цьому "Фінансист" дозволяє реалізувати різні варіанти такого рішення:

• Заборонити платіж, що перевищує ліміти (наприклад, до коригування);
• Дозволити платіж із сигналізацією про перевищення;
• Надіслати платіж за окремим маршрутом погодження – особам, які мають право прийняття рішення про надбюджетний платеж:

Контроль на етапі оперативного планування

Контроль виконання БДДС здійснюється як на етапі укладання договорів, так і в процесі акцепту заявок на витрати шляхом запобігання перевитраті коштів, що знаходиться поза рамками затверджених бюджетів. Контроль синхронності потоків коштів здійснюється шляхом щоденного формування платіжного календаря. Проводиться оптимізація грошових потоків підприємства міста та облік руху коштів для підприємства у межах розрахункових рахунків і кас. Балансування платіжного календаря здійснюється шляхом ранжування платежів за пріоритетністю.

Малюнок 1. Платіжний календар з прикладу програмного продукту"WA: Фінансист".

Управління тимчасово вільними коштами

Управління тимчасово вільними коштами полягає у можливості раціонального використання вільних коштів та інвестування коштів, з метою отримання додаткових джерел доходу.

Тимчасово вільні кошти можуть виникати в компаніях, бізнес яких схильний до сезонності, або в компаніях, які прагнуть створити певний резерв для майбутніх інвестиційних складень.

Фінансовий менеджер може використати тимчасово вільні засобидля отримання додаткового доходу, наприклад, використовувати розміщення на банківському депозиті, вкладення векселя чи цінних паперів. При цьому необхідно враховувати дохідність фінансового інструменту, рівень ризику та ліквідності.

Головною проблемою у процесі управління тимчасово вільними коштами є можливість швидкого вилучення грошей із фінансового інструменту та вкладення їх у основну діяльність компанії. Найбільш підходящим фінансовим інструментомв даному випадкуможе бути банківський депозит. При цьому слід враховувати, що прибутковість банківського депозитубуде найменшою.

У випадку, якщо у компанії з'являються «довші» вільні кошти (на строк до кількох місяців), можна використовувати вкладення векселя. Необхідно оцінити ринок та придбати векселі найбільш прибуткових та надійних емітентів. Часто таким емітентом може бути обслуговуючий банк.

Контроль та аналіз

Полягає в регулярному аналізі руху коштів, виявленні відхилень у вигляді план-фактного аналізу виконання бюджету руху коштів, аналіз роботи з дебіторську заборгованість.

Управління грошима на підприємстві забезпечує синхронність платежів на етапі прогнозування потоків грошових маста сприяє своєчасному їх перерозподілу з метою запобігання нестачі фінансових ресурсів.

Контроль та аналіз грошових потоків зручно здійснювати на базі спеціалізованого фінансового продукту, наприклад «WA: Фінансист». Багато різних звітів дозволяє проаналізувати грошові потокиу різних розрізах. Звіти системи, побудовані на механізмах компонування даних, дають можливість користувачу самостійно налаштовувати зовнішній виглядзвіту, його відбори та угруповання. Налаштування звіту можна зберегти як варіант звіту та використовувати разом з іншими користувачами.

Таким чином, ефективність управління грошима організації є запорукою успішного функціонування компанії, формуючи фінансову стійкість та запобігаючи банкрутству.

Регламент БДДС (Бюджетування руху коштів) на прикладі Виробництва

Метою будь-якого регламенту є впорядкування діяльності учасників бюджетного процесу при плануванні, аналіз та контроль виконання бюджету руху грошових коштів, а також докладний описвсіх значних складових системи. У цій статті буде розглянуто регламент Бюджетування руху коштів на підприємстві відповідно до встановлених єдиних методологічних правил.

Цілі регламенту

Регламентом встановлюється склад даних, необхідні формування бюджету, порядок їх надання, принципи обліку та опрацювання планової та звітної інформації, правничий та обов'язки учасників бюджетного процесу.

Відповідальність за організацію роботи відповідно до положень Регламенту здійснює Фінансовий директор, забезпечуючи неухильне виконання регламентованих процедур усіма підрозділами та службами, а також працівниками організації.

Регламент бізнес-процесу «Бюджетування» є обов'язковим для виконання всіма вказаними в ньому службами, його виконання може бути критерієм оцінки ефективності роботи підрозділу.

Функції системи бюджетування руху коштів

До основних функцій системи бюджетування ДДС належать:

Для підвищення ефективності діяльності системи бюджетування передбачено матричний принцип розподілу відповідальності за допомогою організації планування по горизонталі (за статтями бюджету) та по вертикалі (за центрами/субцентрами відповідальності).

Методологія роботи Регламенту

Робота Регламенту здійснюється відповідно до таких блоків.

1. Блок планування ДДС (річний план та план місяця)
1.1 Заповнення та проведення бюджетів ЦФО (для місяця: до початку запланованого місяця за 5 днів; для року: листопад).
1.2. Оптимізація плану ДДС та усунення касових розривів (для місяця: до початку запланованого місяця за 3 дні; для року: перший тиждень грудня).
1.3. Погодження плану ДДС у розрізі ЦФО з їх керівниками (для місяця: до початку запланованого місяця за 2 дні; для року: 2-й та 3-й тиждень грудня).
1.4. Затвердження генерального, операційних бюджетів ЦФО (для місяця: до початку запланованого місяця за 1 дня; для року: 4-й тиждень грудня).

2. Блок платежів та поточного контролю
2.1. Заповнення та проведення реєстру вхідних платежів. На цьому етапі здійснюється також контроль відповідності фактичних вхідних платежів плану у денному та місячному розрізі.
2.2. Заповнення реєстру вихідних платежів та його проведення. На цьому етапі здійснюється також контроль відповідності фактичних вихідних платежів плану у денному та місячному розрізі.

Формування вихідних реєстрів платежів проводиться на підставі заявок на платіж, що подаються в електронній (паперовій) формі

3. Прогнозування
Прогнозування є інструментом надання даних, щодо перспектив фінансової ситуаціїна підприємстві на основі планів та фактичних тенденцій надходження та витрачання коштів.

Інакше кажучи, це процес моделювання майбутньої ситуації для підприємства чи фірмі, який заснований як у планових, і фактичних показниках.

Механізм прогнозування ґрунтується на виборі базового періоду. Базовий період є періодом, при виборі якого, дані з початку місяця (року) за обраною датою (місяць) включно беруться за фактичними рухами, далі - від наступного за базовою датою числа (місяця) до кінця місяця (року) - за плановими рухами .

Найефективніше за базову дату брати останній період (дату), яким факт вже заповнено.
Основне завдання прогнозування місяця – заздалегідь передбачити можливе зниження залишків коштів від плану чи настання касових розривів.

Прогноз року необхідно здійснювати щомісяця наприкінці місяця.

4. Контрольний блок
План-факт аналіз відповідності запланованих та фактичних платежів ДДС. Послідовність, відповідальні особи та строки проведення управлінських операцій, зазначених у таблиці 1:

Таблиця 1

* підписується наказ на виконання обов'язків щодо затвердження реєстрів та здійснення поточного контролю платежів за відсутності основного виконавця (Генерального директора).

Перелік бюджетів підприємства

Основним бюджетом, який регламентує діяльність підприємства на місяць, є місячний бюджет ДДС (генеральний бюджет місяця).

Основним бюджетом, що регламентує діяльність підприємства на рік, є річний бюджетДДС (генеральний бюджет року).

Фінансова структура підприємства використовує сім операційних бюджетів

1. Основним бюджетом є генеральний бюджет руху грошових потоків (за роком та за місяцем), що складається у двох видах:

• план руху грошових потоків;
• факт руху грошових потоків.

2. Операційні бюджети:

Таблиця 2

Дані операційних бюджетів формуються як сукупність даних певних статей ДДС.

Коригування бюджету

У разі значної зміни поточної виробничої чи фінансової ситуації на підприємстві Генеральний бюджет місяця (року) може бути скоригований за однією чи кількома статтями.
Заявка оформляється начальником ЦФО, відповідальним за планування та витрачання коштів за змінними статтями.

Причини коригування бюджету:

• перенесення коштів із однієї статті в іншу;
• зміни результату руху коштів за ЦФО (зміни дохідної чи видаткової складової).

Відкриття планування здійснюється на строк, вказаний у службовій записці.

Оптимізація плану руху коштів

Оптимізація плану ДДС може бути таких видів:

• первинна оптимізація, що проводиться у період затвердження плану ДДС (блок «Планування»);
• наступні оптимізації, які проводяться після коригування плану ДДС (блок «Поточна діяльність»).

Основними завданнями оптимізації плану ДДС є:

1. Усунення касових розривів (нестачі коштів для оплати рахунків та іншої заборгованості).
2. Планування залишків коштів та підвищення ефективності їх використання.
3. Чітке фінансування запланованих проектів для виконання стратегічних планів підприємства.

Оптимізація плану ДДЗ здійснюється економічною службою.

Аналіз виконання бюджету фінансових потоків

За наявності план-факту відхилень у бюджеті місяця ЦФО за статтею, що перевищує 10%, відповідальна особа (керівник) ЦФО надає службову записку з описом причин відхилень місячного бюджету.

Опис причин відхилень при перевищенні зазначених граничних відсотків здійснюється як при перевитраті, так і за економії за статтями і відноситься як до доходних, так і витратних статей.

Загальний аналіз виконання бюджету здійснюється за допомогою план-факту аналізу ДДС.

Помилки в роботі казначейства можуть коштувати кошти компанії. Навіть найменша затримка з оплатою змусить кредиторів засумніватися у її фінансової стійкості. Щоб уникнути всіляких ризиків, необхідно регламентувати роботу казначейства. Необхідний мінімум - положення про казначейство та регламент здійснення платежів.

Положення про казначейство

Перш ніж розпочати детально опрацьовувати послідовність здійснення платежів, форми звітності та реєстрів, потрібно створити положення про роботу казначейства. Цей документ покликаний закріпити цілі та завдання цього підрозділу, функції, які він виконує, а також принципи взаємодії з іншими структурними одиницямикомпанії. Незважаючи на формальність положення про роботу казначейства, що здається, воно вирішить багато проблем і позбавить компанію від внутрішніх конфліктів (зразок Положення про казначейство компанії див. нижче).

ДОСВІД ПРАКТИКА
Ірина Харісова,віце-президент та фінансовий директор «АБС Холдінгс»:
«Створюючи положення про казначейство для нашої дочірньої компанії ВАТ «Всеросійський науково-дослідний, проектно-конструкторський та технологічний інститут релебудування з досвідченим виробництвом», ми керувалися простим правилом: діяльність будь-якого підрозділу має бути регламентована, щоб можна було чітко розмежувати повноваження та відповідальність, а того холдингу. Незважаючи на традиційну активну науково-дослідну роботу ВНДІРу в галузі релкже впорядкувати всі процеси, пов'язані з управлінням грошима. Дане положення є стандартним для всіх підприємств нашої будівлі, компанія також досить успішно веде виробничу діяльність. Минулого року їх виручка склала понад 120 млн. доларів.

Якихось серйозних проблем у роботі до введення Положення про казначейство не виникало, багато в чому завдяки тому, що цей документ з'явився одночасно зі створенням казначейської служби. В іншому випадку прецеденти не змусили б на себе чекати, конфлікти між підрозділами стали б нормою. Наприклад, казначейство має право вимагати санкції або заохочувати менеджерів з продажу. Справа в тому, що як один з критеріїв мотивації для них є своєчасне отримання коштів від замовників, щоб дебіторська заборгованість не перетворювалася на хронічний, тим самим «проїдаючи» весь закладений у ціну прибуток. Так от, якщо після відвантаження покупець затримує платежі, казначейство надає необхідні дані зниження бонусу продавця. Ґрунт для конфлікту та подальшого з'ясування відносин на тему, у кого і які права є, було б забезпечено. Положення про казначейство відразу знімає ці та багато інших питань».

Регламент платежів

Інший не менш важливий документ, який має бути розроблений для казначейства, – регламент виконання платежів. Забезпечити контроль над усіма платежами – одне з основних завдань будь-якого фінансового директора (зразок Регламенту взаємодії підрозділів під час проведення безготівкових платежів у компанії див. далі).

ДОСВІД ПРАКТИКА
Андрій Демидов,начальник відділу корпоративних фінансів компанії «Євросєть»:
«У нас матрична структура підпорядкування. Усі філії функціонально підпорядковуються головному офісу. Відділ корпоративних фінансів головного офісу, який у принципі можна називати департаментом казначейства – у цьому не буде помилки – включає такі підрозділи: група по роботі з фінансовими інститутами(отримання кредитів та еквайринг), група з обслуговування кредитних організацій (організація та контроль інкасації, відкриття/закриття р/р), група казначейства (розподіл всіх платежів між філією та банками), група зі страхування майна, група банк-клієнт (відправлення платежів , рознесення виписок) та каса.

У філіях все простіше. У фінансового директора філії є у ​​підпорядкуванні фінансовий менеджер та операціоністки, які надсилають усі платежі та розносять виписки. Всі платежі у нас у обов'язковому порядкуузгоджуються у головному офісі. Схема проходження платежів, як на мене, досить проста і зрозуміла. Ми маємо бюджет руху коштів, з якого зрозумілі всі майбутні платежі. Крім нього складається щотижневий прогноз руху коштів у межах ЦФО. Кожному підрозділу виділяється певна сума на тиждень відповідно до бюджету. Усі філії зранку збирають дані про виручку, залишки на рахунках і надсилають до головного офісу до 13.00 (звіт називається Daily Cash Flow). Ми бачимо їх майбутні витрати і знаємо, скільки грошей вони перерахують до головного офісу (всі вільні кошти вони спрямовують до ПЗ).

Що стосується авторизації платежів, все це відбувається в модулі SAP в режимі онлайн. Тобто філії виставляють заявки, просять їх сплатити, ми погоджуємо, після чого ставимо статус «до оплати». Далі залишається вибрати, з якого розрахункового рахунку ми можемо платити (грубо кажучи, вибрати, де є гроші), та вивантажити готову платіжку до системи «банк-клієнт». Впроваджувати SAP ми розпочали у 2005 році, закінчили створення системи електронного візування платежів у всіх філіях наприкінці 2007 року.

Зразок положення про казначейство

ДОКУМЕНТ З КОМЕНТАРІЯМИ ІРИНИ ХАРИСОВОЇ, ВІЦЕ-ПРЕЗИДЕНТА І ФІНАНСОВОГО ДИРЕКТОРА «АБС ХОЛДІНГС»

ЗАТВЕРДЖУЮ

Генеральний директор ВАТ «ВНДІР»
________________ Г.С. Нудельман
«____» ________________2009 р.

ПОЛОЖЕННЯ ПРО КАЗНАЧСТВО

I. загальні положення
Казначейство є структурним підрозділомта підпорядковується фінансовому директору інституту.
У своїй діяльності казначейство керується Політикою ВАТ «ВНДІР» у сфері якості на даний момент та на перспективу, цим Положенням, вимогами державних нормативних документів.

Компанія сертифікована на відповідність вимогам якості за стандартами ISO. Застереження про відповідність роботи казначейства стандартам якості зроблено у тому числі для того, щоб відповідати правилам сертифікації. Більш того, один з наших великих клієнтів вимагав продемонструвати Положення про казначейство, щоб бути впевненим у якості виконання платежів.

ІІ. Завдання
Організація фінансової діяльності інституту, спрямованої на забезпечення фінансовими ресурсамизавдань плану, безпеки та ефективного використанняосновних фондів та оборотних коштів, трудових та фінансових ресурсів інституту, своєчасності платежів за зобов'язаннями в державний бюджет, постачальникам та установам банків.

Звичайно, казначейство насамперед відповідає за збереження та ефективність використання оборотних коштів, а саме грошей та дебіторської заборгованості. Завдання забезпечення безпеки та ефективності використання основних фондів, а також трудових ресурсів, як би дивно не виглядало, якщо вдуматися, теж зрозуміле. Наприклад, відбудеться з вини казначейства затримка із виплатою заробітної плати, і ні про яку безпеку трудових ресурсів, а точніше кадрів, не буде й мови.

ІІІ. Структура
Структуру та штат відділу затверджує генеральний директорза поданням фінансового директора.
Розподіл обов'язків між працівниками відділу здійснюється керівником казначейства відповідно до посадовими інструкціямита цим Положенням.

IV. Функції
1. У галузі фінансово-кредитного планування
1.1. Складання в встановлені термінипроектів фінансових планів інституту з усіма необхідними розрахунками з урахуванням максимальної мобілізації внутрішньогосподарських резервів, найбільш раціонального використання основних та оборотних фондів.
1.2. Участь у складанні та подання у встановлені терміни кредитних заявокдо установ банків.

Казначейство саме бере участь у складанні та поданні у встановлені терміни кредитних заявок до установ банків, але не домовляється про кредити. Весь переговорний процес з кредитними організаціямипокладено на головний офіс компанії "АБС Холдінгс". Тому завдання казначейства - підготувати все необхідний пакетдокументації, вчасно погодити його та передати банку.

1.3. Участь у визначенні потреби власних обігових коштів за елементами та розрахунок нормативів обігових коштів.
1.4. Складання плану фінансування централізованих капітальних вкладеньта плану фінансування капітального ремонтуосновних фондів
1.5. Здійснення розрахунків щодо пред'явлення претензій постачальникам та підрядникам та з перерахування експортної премії.
1.6. Доведення показників затвердженого фінансового планута завдань, лімітів, норм і нормативів оборотних засобів до відділів, служб, цехів інституту та здійснення систематичного контролю за їх дотриманням та виконанням.
1.7. Складання на наступний місяць та на внутрішньомісячні періоди оперативних фінансових планів.
1.8. Забезпечення виконання фінансового, кредитного та касового планів.
2. У сфері фінансово-оперативної роботи
2.1. Забезпечення у встановлений термін: платежів до державного бюджету; сплати відсотків за кредит за короткостроковими та довгостроковими позиками; видачі заробітної плати працівникам інституту та здійснення інших касових операцій; оплати рахунків постачальників та підрядників за відвантажені матеріальні цінності, надані послуги та виконані роботи відповідно до укладених договорів.
2.2. Забезпечення фінансуванням витрат, передбачених планом.
2.3. Оформлення запитуваних кредитів відповідно до чинних правил кредитування та забезпечення повернення отриманих позик у встановлені терміни.
2.4. Пред'явлення до установ банків оформлених у установленому порядкуплатіжних вимог, інших розрахункових документів за відвантажену продукцію, надані послуги та виконані роботи; забезпечення своєчасного отримання документів на відвантаження продукції, виписки рахунків та вжиття заходів до своєчасного отримання належних із покупців коштів.

Ситуацію з дебіторською заборгованістю, крім менеджерів із продажу, контролює казначейство. Тому для цього підрозділу передбачено такі функції. І саме казначейство може зупинити відвантаження клієнтам, якщо ті не платять за своїми боргами. Подібна ситуаціяНещодавно мала місце. Казначей безпосередньо зв'язався з віце-президентом і повідомив про незгоду з політикою відвантаження, що застосовується, яка не відповідала кризовим умовам. Керівництво підприємства не поспішало приймати рішення щодо її зміни. Далі проблему вирішувала головна компанія «АБС Холдінгс».

2.5. Веде щоденний оперативний облік виконання показників фінансового плану.
2.6. Складання та подання керівництву інституту відомостей та довідок про хід виконання основних показників фінансового плану та фінансовий стан.
2.7. Складання та своєчасне подання вищої організації, фінансовим органамта установам банків встановленої оперативної фінансової звітності.
2.8. Здійснення заходів, що сприяють прискоренню оборотності коштів у розрахунках.

Підприємства «АБС Холдінгс» розташовані в різних регіонах, що може трохи збільшити час з оплати до зарахування грошей розрахунковий рахунок контрагента. Щоб цього не відбувалося, казначейство може заздалегідь перерахувати гроші на рахунки московської філії банку, де обслуговується те чи інше підприємство, щоб прискорити розрахунки, наприклад, з московськими постачальниками.

2.9. Спільно з відділами та службами інституту: розгляд претензій та санкцій, пред'явлених покупцями та замовниками, та розробка пропозицій щодо усунення недоліків, що викликають ці претензії; пред'явлення претензій (спільно з юридичним відділом) та застосування санкцій до покупців, постачальників та замовників; вжиття заходів (разом з юридичним департаментом та головною бухгалтерією) щодо своєчасного та повного стягнення дебіторської заборгованості з покупців та інших дебіторів.
2.10. Впровадження найбільш доцільних форм розрахунків із покупцями та постачальниками, які сприяють своєчасності платежів, та забезпечення дотримання правил ведення цих розрахунків.
2.11. Отримання, зберігання, оперативний облік та видача готівки, цінних паперівта бланків суворої звітності відповідно до Положення про ведення касових операцій.
2.12. Дотримання встановленого відповідним банком ліміту залишку готівки у касах інституту та забезпечення повної безпеки грошових знаків.
3. У сфері контрольно-аналітичної роботи
3.1. Здійснення контролю: за виконанням показників фінансового, касового та кредитного планів; за станом відвантаження та реалізація продукції; за використанням по цільового призначеннявласних та позикових оборотних коштів у цілому по підприємству; за отриманням готівки в установах банків на виплату заробітної плати та інші витрати строго в межах належних сум, визначених на основі встановлених правил і касових планів, затверджених підприємством, та за дотриманням касової дисципліни. З усіх питань, пов'язаних із здійсненням перерахованих функцій, фінансовий відділ вносить свої пропозиції до керівництва інституту.
3.2. Здійснення систематичного аналізу бухгалтерської, статистичної та оперативної звітності з питань, пов'язаних із виконанням фінансового, касового та кредитного планів, дотриманням фінансової та платіжної дисципліни; прогнозування результатів господарсько-фінансової діяльності; поліпшення використання основних фондів та оборотних коштів; виявлення та мобілізація внутрішньопромислових резервів та додаткових джерел фінансування.
3.3. Участь у організації роботи з аналізу виробничо- господарської діяльностіінституту та визначення впливу цієї діяльності на фінансові показники.
3.4. Участь у укладанні господарських договорів та прийняття фінансових умов.
3.5. Участь у роботі щодо вдосконалення організації та планування оборотних коштів та у здійсненні заходів, спрямованих на прискорення оборотності оборотних коштів інституту.

V. Взаємини казначейства з іншими підрозділами та дочірніми інститутами
1. З керівництвом інституту
Отримує: плани щодо коригування стратегії інституту, узгоджені та затверджені бюджети. Надає: оперативні дані управлінського обліку, проекти регламентів та бюджетів, результати фінансового аналізута прогнозування.
2. З департаментами
Порядок отримання рахунків та проходження заявок на оплату докладно викладено у регламенті здійснення платежів.

VI. Права
1. Вимагати від підрозділів інституту подання матеріалів (даних аналізу господарської діяльності бухгалтерського, статистичного та оперативного обліку тощо), необхідних для здійснення роботи, що входить до компетенції казначейства.
2. Контролювати фінансову діяльність підрозділів інституту та давати їх керівникам рекомендації щодо організації та ведення фінансової роботи.
3. За результатами господарської діяльності давати пропозиції керівництву інституту щодо застосування санкцій та про заохочення стосовно окремих працівників та підрозділів інституту.

Казначейство не приймає одноосібних рішень про преміювання або депремування менеджерів з продажу, які допустили прострочену дебіторську заборгованість. Тим не менш, саме цей підрозділ може накласти своє вето на виділення премій «недбайливим продажникам». Бувають і обернені ситуації, коли казначейство ініціює виплату додаткових бонусів тим спеціалістам відділу продажів, клієнти яких платять регулярно і точно вчасно.

4. За уповноваженням керівництва інституту розпоряджатися фінансовими ресурсами та підписувати (першим підписом) грошові, платіжні, розрахункові, кредитні та інші фінансові документи, з дотриманням чинного законодавства, правил договорів, інструкцій, а також затверджених планів, кошторисів та погоджених реєстрів на оплату.
5. Представляти підприємство у фінансових, кредитних та інших організаціях із фінансових питань.
6. Візувати всі документи, пов'язані з фінансовою діяльністюінституту (плани, кошториси, звіти, договори, накази, розпорядження та ін.).

Будь-який значущий контракт чи інший документ, з яким у майбутньому будуть пов'язані грошові потоки компанії, має пройти узгодження у відділі казначейства. Без цього не буде повноцінного контролю за витрачанням коштів.

7. Вказівки фінансового відділу в межах функцій, передбачених цим Положенням, є обов'язковими до керівництва та виконання підрозділами інституту.

VII. Відповідальність
1. Всю повноту відповідальності за якість та своєчасність виконання покладених цим Положенням на відділ казначейства завдань та функцій, а також за реалізацію Політики ВАТ «ВНДІР» у сфері якості несе начальник казначейства.
2. Відповідальність за забезпечення виконання документально оформлених вимог системи управління якістю ВАТ «ВНДІР», Посібники з якості несе начальник казначейства.
3. Ступінь відповідальності інших працівників встановлюється посадовими інструкціями.

Приклад регламенту платежів

ДОКУМЕНТ З КОМЕНТАРІЯМИ АНДРЕЯ ДЕМІДОВА, НАЧАЛЬНИКА ВІДДІЛУ КОРПОРАТИВНИХ ФІНАНСІВ КОМПАНІЇ «ЄВРОМЕРЕЖА»

КОМПАНІЯ ЄВРОМЕРЕЖА

Виконавець:Редакція: від 28.02.08
Сторінок всього: 10 Затверджено: Наказ № О-0261 від 28.02.2008
Статус:Чинний

1. Терміни та визначення та скорочення
1.1. Постачальник товару – постачальник телефонів, аксесуарів та портативної техніки.
1.2. Заявка – заявка на безготівковий платіжабо заявка на отримання коштів на відрядження.
1.3. ГО – Головний офіс.
1.4. СДБ – служба головного бухгалтера.

2. Призначення
2.1. Цей Регламент визначає терміни, порядок дій та відповідальність співробітників Компанії за проведення безготівкових платежів.

3. Застосування
3.1. Регламент є обов'язковим для застосування всіма співробітниками Компанії.

4. Оформлення та подання заявки на безготівковий платіж
Для проведення безготівкового платежу ініціатор платежу у ГО/у Філії:
4.1. Оформляє заявку на безготівковий платіж (далі заявка) (Додаток 1).

4.2. Додає до заявки копії первинних документів, що підтверджують необхідність проведення платежу:
- Передоплата - рахунок;
– оплата за фактом виконаних робіт, послуг – акт виконаних робіт, послуг/накладна;
– за першого платежу за новим договором додатково необхідна копія договору, а за першої оплати будівельно-ремонтних робіт – кошторис.
4.3. Передає заявку з первинними документамибюджетному контролеру у Головному Офісі/відповідальній особі у Філії відповідно до Наказу про затвердження списку відповідальних осіб Компанії.
4.4. Терміни передачі та проходження всіх заявок на безготівковий платіж, крім заявок щодо платежів постачальникам товару зазначені у (Додатку 2).

Якщо говорити в загальних рисах, то в середньому на проходження платежу відводиться два дні максимум. Щодо постачальників ми намагаємося діяти оперативніше, щоб не зіпсувати партнерські відносини. Платіж йде того ж дня, коли подано заявку. Варто зазначити, що у головному офісі в день оплачується близько 500 заявок.

4.5. Терміни подання та проходження заявок на безготівковий платіж з оплати постачальникам товарів зазначені у Додатку 3.

5. Етапи затвердження заявки на безготівковий платіж
5.1. Після отримання заявки від ініціатора бюджетний контролер у ГО/відповідальна особа у Філії:
5.1.1. Перевіряє правильність оформлення заявки.

Досить часто трапляються помилки у реквізитах контрагентів – десь близько 1–3 відсотків від усіх поданих заявок на платіж. Також на початковій стадії відсіваються заявки, неправильно заведені за бюджетними статтями.

5.1.2. Перевіряє наявність первинних документів до заявки.
5.1.3. Перевіряє відповідність реквізитів контрагента у первинних документах та в обліковій системі.
5.1.4. Перевіряє можливість сплати поданої заявки із коштів бюджету.
5.1.5. Повертає ініціатору платежу заявку та первинну документацію та інформує його про причини, якщо:
- Заявка оформлена неправильно;
– до заявки додана не вся первинна документація;
– якщо реквізити контрагента у первинної документаціїне відповідають реквізитам контрагента, зазначеним в обліковій системі;
– у бюджеті немає коштів для оплати поданої заявки.

Оплата блокується до наступного місяця, але бувають винятки, залежно від важливості платежу. І якщо виплата є критично важливою, тобто кілька варіантів дій: перший – взяти гроші з бюджету наступного періоду, а другий – за погодженням з віце-президентами відповідних підрозділів перекинути кошти з іншої статті бюджету.

5.1.6. Візує отриману заявку.
5.1.7. Відображає у бюджеті дані, зазначені у заявці.
5.1.8. Передає заявку з первинними документами співробітнику Групи Казначейство ГО/бюджетному контролеру Філії.
5.1.9. По російським постачальникам товару – організує зберігання заявок із доданими копіями первинних документів.
5.2. Після отримання заявки від бюджетного контролера до ДО/відповідальної особи у Філії співробітник Групи Казначейство ДО / бюджетний контролер Філії:
5.2.1. Перевіряє правильність внесення даних заявки до бюджету.
5.2.2. При виявленні помилок інформує про це бюджетного контролера у ГО/відповідальна особа у Філії.
5.2.3. У разі нестачі коштів у бюджеті блокує платіж та інформує ініціатора платежу та бюджетного контролера у ГО/відповідальну особу у Філії про причину блокування.
5.2.4. Передає заявки, крім заявок щодо платежів, постачальників товару, реєстром на підпис головному бухгалтеру юридичного лицяу ГО/у Філії.
5.2.5. Забирає завізовану або заблоковану заявку з первинними документами у головного бухгалтера юридичної особи у ГО/у Філії по реєстру. Факт блокування заявки вказується у реєстрі.
5.2.6. У разі відхилення заявки головним бухгалтером юридичної особи у ГО/у Філії інформує ініціатора та бюджетного контролера у ГО/відповідальну особу у Філії про причину відхилення.

Випадки відхилення заявки головним бухгалтером останнім часом велика рідкість, і все ж таки бувають. Як правило, це відбувається через те, що до заявки не додано необхідної первинної документації, наприклад оригінал договору.

5.2.7. Організовує зберігання заблокованих заявок до можливості здійснення оплати, але не довше за 1 робочий день. Після закінчення зазначеного терміну повертає заблоковану заявку бюджетному контролеру у ГО/відповідальній особі у Філії.
5.2.8. Передає заявки, у тому числі щодо іноземних постачальників товару, за якими можливо здійснити оплату, з первинними документами начальнику Групи Казначейство ГО/Фінансовому директору Філії.
5.3. Начальник Групи Казначейство ГО/Фінансовий директор Філії:
5.3.1. Перевіряє заявку на відповідність вимогам Положення про контрактну політику Компанії.
5.3.2. Інформує бюджетного контролера у ГО/відповідальну особу у Філії та повертає ініціатору заявку з первинною документацією, якщо заявка не відповідає вимогам Положення про контрактну політику Компанії.
5.3.3. Ранжує за пріоритетом платежів заявки, що надійшли протягом дня.

Пріоритет платежу залежить від важливості та терміновості. Жорстко формалізованої процедури визначення пріоритету немає.

5.3.4. Визначає заявки, що підлягають сплаті у найближчий робочий день. Інші заявки оплачуються наступного робочого дня за наявності коштів.
5.3.5. Передає заявки, що підлягають сплаті, з первинною документацією співробітнику Групи Казначейство ГО/Фінансового департаменту Філії.
5.4. Після отримання заявок на оплату співробітник Групи Казначейство ГО/Фінансового департаменту Філії:
5.4.1. Для кожної заявки визначає банк оплати.

Банк, з якого буде здійснено платіж, визначається досить легко. Вранці у головному офісі вже є відомості про залишки коштів на всіх рахунках. Відповідно платіж йде з того розрахункового рахунку, на якому достатньо коштів.

5.4.2. Передає заявки з первинною документацією до Групи Банку ГО/Філіалу.

6. Оплата заявки на безготівковий платіж
Співробітник Групи «Банк» ГО/Філіалу:
6.1.1. Здійснює платежі на оплату за заявками, отриманими з Групи Казначейство ГО/Фінансового департаменту Філії.
6.1.2. Організовує зберігання оплачених заявок та первинної документації до них відповідно до Порядку роботи Архіву.

7. Особливості проведення безготівкових платежів у ГО та у Філіях, що працюють у системі SAP R/3
7.1. Бюджетний контролер у ГО/відповідальна особа у Філії додатково до п. 2.1. заносить заявку, отриману від ініціатора, до системи SAP R/3 згідно з Інструкцією «Заявки на оплату».
7.2. Усі етапи затвердження заявки фіксуються в системі SAP R/3 згідно з Інструкцією «Робота зі звітом ZZLSPR».
7.3. Кінцевим етапом проходження паперових заявок є:
7.3.1. Усі заявки, крім заявок щодо платежів постачальникам товару – затвердження заявки головним бухгалтером юридичної особи. Головний бухгалтер юридичної особи організує зберігання заявок та первинної документації до них відповідно до Порядку роботи Архіву.
7.3.2. Заявки щодо платежів російським постачальникам товару – затвердження заявки бюджетним контролером ГО/Відповідальна особа Філії. Бюджетний контролер у ГО/ Відповідальна особа у Філії організує зберігання заявок по російським постачальникам товару з копіями первинної документації до них відповідно до Порядку роботи Архіву.
7.3.3. Заявки щодо платежів іноземним постачальникам товару – проходять всі етапи затвердження: від бюджетного контролера до ГО/відповідальної особи у Філії до Групи банк ГО/Філіалу, крім п. 5.2.4., 5.2.5. Усі філії зранку збирають дані про виручку, залишки на рахунках і надсилають до головного офісу до 13.00 (звіт називається Daily Cash Flow).

"Консультант", 2012, N 11

Для ефективного управління фінансовими потокамиі чіткого контролю над рухом коштів необхідно спеціальний підрозділ - казначейство. Багато великих компаній вже створили такі департаменти. Ми розповімо, як економно організувати казначейство на малому чи середньому підприємстві.

Кожній компанії доводилося стикатися із проблемою нестачі коштів: на рахунках порожньо, а вимоги кредиторів гасити треба. Як виправити ситуацію? Одні підприємства у разі підвищують ціни, інші припиняють інвестиційну діяльність.

Однак і те й інше загрожує несприятливими наслідками для бізнесу. Адже високі ціни загрожують втратою конкурентоспроможності, а відмова від інвестування уповільнює розвиток компанії.

Тому, щоб унеможливити виникнення касових розривів і уникнути негативних ефектів, потрібно щось інше. А саме якісно побудована та добре працююча система управління грошовими коштами. Іншими словами казначейство.

Функції та завдання казначейства

Основна функція казначейства – управління фінансовими потоками. Це передбачає планування необхідного обсягу коштів у кожний момент часу та виявлення періодів, коли можливий їхній недолік або надлишок. Управління фінансовими потоками дозволяє раціонально використовувати ресурси підприємства та уникати кризових ситуацій.

Казначейство є частиною фінансового менеджменту, мета якого - постійне підвищення ринкової вартостікомпанії.

До оперативним цілям казначейства можна віднести забезпечення потреб підприємства у грошових коштах та оптимізацію грошових потоків. Кожне з цих завдань потребує уваги та певних зусиль.

Для того, щоб потреби підприємства в грошових коштах були задоволені, необхідно:

• підтримання оптимального обсягу запасу коштів у центрах обліку;
• усунення касових розривів;
• аналіз доступності коштів.

Оптимізація грошових потоків має включати такі елементи:

• використання системи KPI та контроль KPI;
• календарне (понеділкове) планування коштів та план-фактний аналіз календарного плану;
• здійснення платежів у межах бюджетних лімітів;
• контроль платежів (погодження кожної заявки на витрату коштів) та здійснення платежів у рамках бюджетних лімітів;
• контроль за виконанням зобов'язань за договорами та управління дебіторською заборгованістю.

Бюджет руху коштів

Однією з основних інструментів казначейства, що дозволяє вирішувати перелічені завдання, є бюджет руху коштів (БДДС). Упорядкування такого бюджету дає можливість спрогнозувати чистий грошовий потік за видами діяльності: операційною, фінансовою та інвестиційною.

Формується БДДС, зазвичай, досить тривалий період (місяць, квартал) й у казначействі грає роль бюджетного ліміту.

Складання БДДС зазвичай відбувається у три етапи. На першому визначаються обсяги надходжень та виплат, на другому – обсяги та структура зовнішнього фінансування. На етапі відбувається коригування БДДС з метою забезпечення мінімально необхідного залишку коштів.

Слід зазначити, що з групи компаній важливо, щоб БДДС формувався як у кожному окремо взятому підприємству, і консолідовано. При цьому форма бюджету має бути уніфікована для всіх підприємств структури, мати єдину класифікацію статей БДДЗ з урахуванням специфіки всіх осіб, що входять до холдингу, та єдину структуру бюджету. Це дозволить керівництву аналізувати та порівнювати фінансовий станвіддалених підрозділів та приймати зважені рішення про перерозподіл вільних коштів між ними.

Календар та заявки

Платіжний календар - інструмент казначейства, який дозволяє простежувати динаміку платежів та оперативно синхронізувати надходження та виплати, забезпечуючи дотримання пріоритетів платежів.

За допомогою платіжного календаря можна визначити прихід та витрату коштів, а також їх залишок на початок та кінець звітного періоду з деталізацією до дня.

Система узгодження та затвердження платежів виглядає наступним чином: співробітник складає запит на надходження або виплату коштів, в якому міститься інформація про мету витрати, одержувача та дату операції. Відповідальні обличчярозглядають заявку, оцінюючи обґрунтованість суми та дати платежу та перевіряючи її на відповідність бюджетним лімітам.

У разі потреби може бути ухвалено рішення про оплату надлімітних платежів або терміни перенесення оплати. Після погодження та затвердження заявки здійснюється перерахування коштів.

Даний механізм є одним із самих ефективних способівконтролю витрат та запобігання нераціональному використанню коштів. Крім того, заявки зручно використовуватиме формування платіжного календаря, реєстру платежів на наступний банківський день та створення платіжних доручень.

Визначення пріоритетності платежів

У повсякденній практиці можливе виникнення ситуацій, коли сума заявок певного дня перевищить доступний обсяг платіжних ресурсів. Саме з такими ситуаціями допомагає впоратися з механізмом пріоритетності платежів.

Щоб встановити пріоритетність платежів, потрібно послідовно виконати кілька кроків.

По-перше, потрібно визначити перелік статей витрат та їх статус. За статусом статті поділяються (у більшості випадків) на три групи:

• статті, які мають оплачуватись насамперед. Наприклад, податкові відрахування, розрахунки з банками;
• статті, які оплачуються в другу чергу. Наприклад, витрати на придбання матеріалів та комплектуючих, орендна плата;
• статті, платежі за якими здійснюються лише після того, як виконані платежі за першою та другою групами. Наприклад, Витрати господарські потреби підприємства.

По-друге, необхідно визначити значущість контрагента для підприємства. Насамперед мають оплачуватись рахунки, виставлені стратегічними партнерами, у довгостроковій співпраці з якими компанія найбільше зацікавлена.

Третім кроком стане визначення статусу договору. З одним і тим самим контрагентом може бути укладено кілька договорів, а ці договори не завжди рівнозначні. Тому в умовах дефіциту коштів доцільно визначити пріоритети виконання договорів, відповідно до яких оплачуватимуть виставлені рахунки.

В результаті компанія отримає список статей із заздалегідь встановленими пріоритетами та проранжований список контрагентів та договорів. Це дозволить оптимізувати платіжний календар, приймати рішення у тому, як і послідовності доцільно виконувати платежі, які платежі можна відкласти, які - немає.

При цьому відповідальним співробітникам не доведеться щоразу залучати спеціалістів інших відділів, щоб визначити пріоритет окремої заявки. А це, у свою чергу, дозволить заощадити час працівників і позитивно позначиться на взаємодії підрозділів.

Кому потрібне казначейство?

Ще один важливий інструмент системи управління фінансами – нормування залишків коштів. Норматив дозволяє визначати дефіцит чи надлишок платіжних коштів та приймати рішення щодо розпорядження ними у короткостроковій перспективі з метою отримання максимального ефекту.

Всі ці інструменти взаємопов'язані і разом становлять єдину систему, Ефективність якої можна контролювати за допомогою ключових показників.

Малому підприємству, щоб оцінити доцільність впровадження системи казначейства, необхідно порівняти очікуваний економічний ефектз майбутніми витратамина використання. А ось для великої компаніїказначейство може виявитися рятівним колом у кризовій ситуації.

Замислитись про впровадження казначейства необхідно в таких випадках:

• якщо відбувається збільшення кількості контрагентів;
• підприємство має складну організаційну структуру;
• зростають обороти, збільшується кількість казначейських операцій тощо;
• підприємство веде різнопланову діяльність.

Чому знижується ефективність?

Часто у компаніях функції казначейства виконують різні підрозділи. Наприклад, фінансовий директор затверджує звітність, планово-економічний відділ планує рух коштів, бухгалтерія відповідає за взаємодію Космосу з банком.

Проте досягнення максимального ефекту від запровадження системи казначейства цього недостатньо. І пов'язано це із різними факторами. Зокрема, для казначейства важливо у кожен час бачити реальний залишок коштів на розрахункових рахунках. Тоді як бухгалтерія проводить платіжки лише після отримання підтвердження на паперовому носіїщо може зайняти кілька днів. Через війну ефективність роботи знижується.

Крім того, проблеми можуть виникнути через неправильно побудовану організаційної структури. Наприклад, коли підрозділ, що відповідає за договірні відносини або надає інформацію про дебіторську та кредиторської заборгованості, Не підпорядковується безпосередньо фінансовому директору. Через війну мотивація у підрозділів різна, а ефективність управління фінансами падає.

За управління грошовими коштами повинен відповідати окремий спеціалізований підрозділ, який безпосередньо підпорядковується фінансовому директору. До функцій цього відділу буде належати оперативне керуванняфінансовими потоками, заснований на організації взаємин із банками, страховими компаніями, різними фондами та іншими фінансовими інститутами.

Створення системи казначейства

Перш ніж розпочати роботи з впровадження, необхідно визначити цілі та вимоги до системи, терміни та бюджет проекту, а також призначити відповідального.

Наступний крок - це створення єдиної методології управління грошима підприємства. При цьому методика обліку та набір заходів для різних підприємств можуть сильно відрізнятися.

Наприклад, у маленькій фірмі виконувати функції скарбника та затверджувати заявки на витрату коштів може головний бухгалтер. У такому разі достатньо розробити форму заявки та БДДС.

Холдингу для організації централізованого казначейства знадобиться ширший набір заходів. Потрібно буде визначити грошові потоки із зовнішніми контрагентами та розрахунки всередині групи, призначити скарбника для кожної юридичної особи, розробити алгоритм погодження платежів, механізм консолідації БДДС тощо.

Перед тим як розпочати розробку методології, доцільно скласти план заходів. Це допоможе контролювати роботу щодо створення методики, своєчасно підключати до процесу різних співробітників компанії. Коротко план заходів виглядає так:

• аналіз поточних бізнес-процесів руху коштів;
• опис майбутніх бізнес-процесів компанії;
• визначення центрів фінансової ответственности;
• побудова бюджету руху коштів;
• розробка процедури погодження заявок та друкованих форм;
• створення методики фінансового планування;
• формування регламенту виконання казначейських функцій;
• розробка методик оцінки ефективності системи казначейства.

Кількість заходів може бути скорочена. Якщо, наприклад, у компанії вже застосовується система бюджетування, то фінансова структуравизначено, а БДДС розроблено.

Результати

Першим результатом створення методики стане документ "Опис поточних бізнес-процесів руху грошових потоків".

Основним підсумком створення системи буде єдиний документ"Регламент виконання казначейських функцій". До нього увійдуть усі розроблені форми, процедури та методики. Відповідно до цього документа здійснюватиметься весь процес казначейської діяльності в компанії.

Ще одним результатом створення методики стане документ "Альбом друкованих форм". Друковані формиі бланки є частиною регламенту, але їх все ж таки рекомендується зберігати окремо для зручності користувачів.

Підсумковий результат створення методики – документ "Методика оцінки ефективності системи казначейства". Він також включається до регламенту, але використовуватиметься вже для оцінки ефективності самої методики.

Отже, кожної компанії необхідний свій набір заходів. Існує багато нюансів, які слід враховувати для формування методики.

Тому важливо, щоб розробкою займалися кваліфіковані фахівці, які мають практичний досвіду цій галузі. А результатом стане впорядкована та ефективна робота казначейства, яка дозволить підприємству отримати оптимальний ефект від управління грошима.

О.Федькіна

Керівник

відділу проектів

компанії "1С: Бухоблік та торгівля"