Штрафи за використання корпоративної картки. Бухгалтерський облік по корпоративній банківській карті

У лютому ми провели вебінар на тему "Як користуватися корпоративною карткою". Може здатися, що тема вже давно з'їжджена. Насправді ні. Ми отримали хмару відгуків та питань від підприємців.

У цій темі справді багато нюансів, якими зазвичай не діляться бухгалтери. Тому ми підготували текстовий варіант для тих, кому не вдалося переглянути відео: що таке корпкарта, як можна використовувати, які потрібні звітні документи і що робити, якщо їх немає. Читайте нижче.

Корпоративна карта - це карта, яка випущена банком та прив'язана до розрахунковому рахункувашої компанії.

Іноді для корпоративної карти відкривають окремий рахунок, але він також прив'язаний до компанії. Єдина відмінність окремого рахунку: перед покупкою чогось доведеться на такий рахунок переказувати гроші з основного рахунку.

По суті, оплата по корпкарті - це така сама операція, як оплата по рахунку, тільки зручніше, тому що можна платити на місці.

Корпкарти бувають іменні та безіменні. Іменна карта закріплена на конкретного співробітника, наприклад директора. Якщо за такою картою розрахунок зробив інший співробітник - списання все одно будуть числитися на директорі, а значить, відповідатиме за покупки він.

Безіменні карти можуть використовувати всі співробітники компанії, головне - відстежувати, хто саме робить покупки. Якщо у вас така карта, попросіть співробітників, які мають доступ до картки, збирати всі документи щодо операцій.

Що робити з корпоративною карткою

Знімайте або вносите гроші, сплачуйте постачальникам, оплачуйте представницькі та витрати на відрядження. У будь-якому магазині, головне – не забувайте документи щодо кожної операції.

Можна шорхати корпкартою за кордоном. Перерахунок у валюту проходитиме автоматично за внутрішнім курсом вашого банку в рублях. Дані щодо оплати за кордоном та дані, які відображені в обліку, відрізнятимуться. Це не так: за нормами законодавства всі розрахунки відбиваються в рублях за курсом ЦБ РФ на дату авансового звіту.

Оплата в інтернеті – також можлива. Коли оплачуєте послугу в інтернеті, вам повинні надіслати акт про надання послуг, коли купуєте товар - товарну накладну або касовий та товарний чеки. Просто збережіть ці документи або одразу перешліть бухгалтеру.

Які витрати з корпкарти зменшують податок

Не всі витрати на корпкарту зменшують суму податку вартість покупки. Щоб прийняти до обліку витрати на карті, вони повинні бути економічно обґрунтовані: покупка повинна відповідати вашому виду діяльності і надалі приносити прибуток для компанії.

Наприклад, якщо ви транспортна компанія з перевезення вантажів - валянки чи постільна білизна будуть дивною витратою. Таку покупку не зможете обґрунтувати з погляду вигоди для вашого бізнесу.

А якщо ваша компанія займається торгівлею постільною білизною і ви десь купили за готівку або по карті сама постільна білизна чи тканина – це буде прямими витратами на поточну діяльність.

Без проблем будь-який бізнес може купити меблі, канцтовари, офісну технікуі все, що якось виправдовує діяльність.

Айфон також можна, якщо він щодня допомагає вам вести бізнес. Наприклад:

• тільки у цьому телефоні є програми, які ви щодня використовуєте у роботі;
• ви постійно у роз'їздах, вся інформація зберігається у телефоні;
• Легше і вигідніше купити Айфон для себе, ніж найняти в штат на постійну основу секретаря, який виконуватиме ті ж функції: дзвонити, нагадувати, підказувати і будити.

Котик в офіс - це складно прийняти до обліку, тому що доведеться доводити співробітникам податкової, що він власними лапами збільшить кількість клієнтів.

Кому потрібно звітувати і що буде, якщо цього зробити?

Усі ТОВ, АТ та інші компанії з будь-якою системою оподаткування повинні звітувати за гроші, витрачені з корпоративної картки. Непідтверджені покупки будуть оподатковуватись страховими внесками та податками.

Якщо у вас ІП на УСН «доходи», Патенті та ЕНВД, можете зовсім не звітувати, оскільки податкова не перевірятиме видаткову частинуз метою податкового обліку, а обов'язки ведення бухобліку у вас немає.

Індивідуальні підприємці на УСН «доходи мінус витрати» та ОСНО можуть врахувати витрати для бізнесу у витратах – для цього потрібно зберігати документи про покупки для бізнесу.

Ще ІП можуть розраховуватись корпкартою за будь-які особисті покупки, покарань за це не передбачено, просто такі витрати не впливатимуть на податок.

Які документи слід збирати?

Це може бути: товарна накладна, акт про надання послуг, товарний та касовий чеки, бланк суворої звітності, прибутковий касовий ордерта інші. Залежить від того, що ви отримали – товар чи послугу.

У документах мають бути реквізити:

– найменування, порядковий номер та дата видачі документа;

- Назва організації або ПІБ підприємця, ІПН;

– весь перелік та кількість послуг чи товарів;

- сума оплати;

– посада, прізвище та ініціали продавця, його особистий підпис та друк компанії за наявності.

Якщо у касовому чеку буде весь перелік покупок – додатково не потрібно отримувати товарний чек. Приклад таких чеків ви можете зустріти в Ашані, Ікеї та інших великих магазинах. Попросіть поставити друк на такому чеку - тоді він буде повноцінним документом, що закриває.

У менших магазинах при оплаті карткою продавці випишуть звичайний касовий чек, який видають усім фізособам. До нього не забудьте попросити товарний чек. Якщо у вас УСН, ви без проблем зможете врахувати повну вартістьпокупки з такого чека у витратах. Якщо ОСНО – зможете врахувати лише суму без ПДВ. Такий ПДВ не можна прийняти до відрахування і враховувати з розрахунку прибуток.

Після витрат за кордоном бухгалтер попросить додатково документи з перекладом російською мовою. Перекласти потрібно кожен рядок, але не обов'язково звертатися до професійних лінгвістичних послуг, достатньо перекласти самостійно в гугл-перекладачі.

Крім документів, що підтверджують купівлю, для бухгалтерії потрібно оформлювати авансовий звіт. Це такий документ, який формується після кожної покупки за корпкартою. Такий звіт може бути стандартної форми або індивідуальної – можете розробити для компанії.

За законом авансовий звіт повинен формувати той співробітник, який зробив покупку. Але на практиці хороший бухгалтер зробить це самостійно – це буде швидше та допоможе уникнути помилок.

Чи можна знімати готівку по корпкарті?

Якщо знімаєте гроші по карті, у банку операція позначиться так – видача грошових коштівпід звіт. Це означає, що покупки на зняті гроші також потрібно підтвердити документами та авансовим звітом. Це стосується лише компаній.

Індивідуальним підприємцям не потрібно звітувати за зняття готівки та повертати непотрачені гроші назад на рахунок. Їхню суму буде відображено як виведення власних коштів ІП. Але це не поширюється на працівників, які працюють у ІП.

Скільки можна знімати готівку, щоб не потрапити під підозри банку?

Вважається, що до 600 тисяч рублів за 1 раз – безпечна сума. Коли ви знімаєте більше, підключається фінансовий моніторинг банку. Якщо фінмоніторинг запідозрить щось недобре, можуть заблокувати рахунок доти, доки банк не переконається, що все добре. Запитуватимуть документи і можуть навіть наполягати на особистій присутності.

А вносити гроші на рахунок?

Вносити гроші на рахунок можна лише у трьох випадках:

• робите позику компанії;
• повертаєте кошти;
• вносите виторг від реалізації вашої продукції чи послуг.

Для компаній на кожне внесення грошей має бути документ. На повернення підзвітних коштів - це авансовий звіт, де відображено, що видані гроші від компанії не використовувалися повному обсязі. Для внесення позики підтверджуючим документом буде договір позики, в якому зазначено суму, дату внесення та строк повернення. Якщо роздрібна виручка – бухгалтер формує видатково-касовий ордер.

Для ІП теж потрібно документально підтверджувати внесення грошей за корпоративної карти, крім внеску власних коштів. Внесок власних коштів ІП не оподатковується.

Часто рекомендують вносити кошти через відділення банку, де буде чітко прописано призначення платежу. Справа в тому, що при внесенні грошей через банкомат не вказується у коментарях мета внесення. А ціль визначити треба, бо у податкової можуть виникнути питання, чи мають внесені гроші оподатковуватись. Бухгалтеру при обліку важливо одразу правильно відобразити рух грошей на відповідних рахунках обліку.

Щоб не заплутатися, заздалегідь повідомляйте бухгалтеру про кожне поповнення рахунку через корпкарту, тому що будь-який такий внесок у банку відображається без коментарів, а в обліку кожна ситуація відображається по-різному.

Запам'ятайте: якщо хочеться щось дивне купити по корпкарті – запитайте бухгалтера, збережіть чек та візьміть документи, що закривають. Або тисніть зелену кнопку «Підключитися» і приєднуйтесь до Кнопки: наші бухгалтери самі нагадують про документи, що бракують, безпечно знижують податки і розповідають ризики.

Підказала Балашова Олена – бухгалтер у Кнопці.

Розповіла всім Шиляєва Марина – маркетолог.

Усі статті ми анонсуємо у Телеграмі. Ще там знайдете новини, поради та лайфхаки для підприємців. Приєднуйтесь:)

Використання корпоративних пластикових карток все більш популярне. Розглянемо найпоширеніші проблеми, пов'язані з використанням корпоративного «пластику», а також розбіжності в законодавстві та способи мінімізації податкових ризиків.

Отримання будь-який пластикової карткипровадиться на підставі Положення № 266-П від 24 грудня 2004 р. про емісію банківських карток та про операції, що здійснюються з використанням платіжних карток (далі за текстом – Положення № 266-П). На карті практично завжди вказуються ім'я та прізвище її власника; навіть на корпоративній карті все одно буде вибито або ім'я відповідальної особи, або номер, але не найменування організації. При цьому до одного спеціального банківського рахункуможе бути відкрито декілька карток, оформлених на різних осіб, які працюють при цьому в одній організації. Також можна кожну карту прив'язувати до окремому рахунку, щоб у аналітичному обліку відстежувати витрати у межах по кожному з власників карток.

Розкажіть податківцям

При цьому часто виникає потреба поінформувати податкову інспекціюпро відкриття нових рахунків організацією. Якщо корпоративна картка видається у прив'язці до нового банківського рахунку на підставі новоукладеного договору з кредитною установою, то необхідно повідомити про це інспекторам відповідно до підпункту 1 пункту 2 статті 23 НК РФ. Якщо ж корпоративна картка видається на додаток до вже наявного рахунку і жодних нових рахунків у банку відкривати не довелося, то інформувати про це Податковий органне треба. На підтвердження цього виступає і судова практика: ухвалою ФАС Уральського округу № Ф09-4730/10-С3 від 26 липня 2010 р. у справі № А60-7128/2010-С6 рішення податкового органу про притягнення до відповідальності за неповідомлення про відкриття рахунку було скасовано. Суд вирішив, що бізнес-рахунок не є рахунком у тому значенні, яке надає йому податкове законодавство, оскільки він відкритий з метою обслуговування корпоративних банківських карток і при його відкритті не укладається договір банківського рахунку, кошти третіх осіб на нього не зараховуються, а отже, обов'язок повідомляти про відкриття цього рахунку відсутній.

Які використовувати рахунки

Відповідно до пункту 2.8 Положення № 266-П банк може включати до умов договору додаткові послугиу вигляді здійснення операцій навіть тоді, коли їх сума перевищує залишок коштів на банківському рахунку або більше за встановлений ліміт за овердрафтом або кредитом. Якщо ж таких умов у договорі по корпоративній картці не виявляється, то банкіри вправі відмовити у проведенні подібних операцій або провести її і надалі вимагати відшкодування за загальним умовамвиконання вимоги на підставі статті 314 Цивільного кодексуРФ.

Специфіка договору з банком на видачу та обслуговування корпоративних карток впливає на аналітичний облік за субрахунком «Спеціальний картковий рахунок у банку» рахунки 55 «Спеціальні рахунки в банках». Нерідко договором встановлюється обов'язкова умовапро наявність на рахунку організації до дебетової карти незнижуваного залишку, тобто мінімальної суми, що постійно повинна зберігатися на рахунку. До цього субрахунку доцільно відкрити субрахунок другого порядку. Також окремі субрахунки другого порядку необхідні, коли до єдиного корпоративного рахунку відкрито кілька банківських карток. При перерахунку коштів на спеціальний картковий рахунок клієнт аналогічно перерахунку зарплати на корпоративні картки передає до кредитної організації відомості з даними власників, номерами карток та сумами на зарахування по кожній картці.

Якщо корпоративна картка видається у прив'язці до банківського рахунку на підставі новоукладеного договору з кредитною установою, то необхідно повідомити про це вашу податкову інспекцію

Після отримання від власників банківських карток первинних документів, що підтверджують здійснення операцій з використанням корпоративних карток, записи по рахунках обліку витрат кореспондують з рахунком 57 «Переклади в дорозі». Це необхідно через те, що витяг з банку за спеціальним картковому рахунку, що підтверджує фактичне списання коштів з рахунку організації, надходить зазвичай з невеликою затримкою. Після отримання банківської виписки суми оплати списуються на рахунок 55 субрахунок «Спеціальний картковий рахунок».

Витрати на оплату комісій банку за відкриття та ведення карткових рахунків відображаються у складі інших витрат на рахунку 91 «Інші доходи та витрати», субрахунок «Інші витрати».

За умовами договору може бути передбачено нарахування відсотків на залишок коштів, що знаходяться на спеціальному картковому рахунку у банку. Суми таких відображаються у складі інших доходів за кредитом рахунки 91 «Інші доходи та витрати», субрахунок «Інші доходи».

Якщо в банківської випискиза підсумками місяця відображено списання коштів, не підтверджених документально підзвітною особою, тоді ці суми до подання виправдувальних документів повинні відображатися за дебетом рахунка 73 «Розрахунки з персоналом з інших операцій».

Одна на всіх

Корпоративні карти дуже зручні для розрахунків з підзвітними особами, особливо у відрядженнях, оскільки завжди можна поповнити або заблокувати «пластик» за потреби. Однак тут нерідко виникають складнощі із визнанням оплачених такою карткою витрат. Підзвітна особа – це завжди одна конкретна людина, а майже всі документи щодо оформлення витрат у відрядженні персоніфіковані. І якщо в робочій поїздці була група співробітників, а всі витрати ніс лише один з них, то визнати витратами підзвітної особи оплату квитків або рахунків на проживання, а також добових для інших співробітників буде важко: передача виданих під звіт готівки однією особою іншому забороняється згідно пункту 11 Порядку ведення касових операцій на Російської Федерації, Затв. Рішенням Ради директорів ЦБ РФ № 40 від 22 вересня 1993 р.

Виходить, що найбільш розумний вихід для бухгалтера - або відкрити кожному відрядженому окрему корпоративну карту, або по-старому видати готівкою грошовий аванс на витрати на відрядження з каси організації. У всіх інших випадках висока ймовірність виникнення спору з податковими інспекторами. Тим же, хто готовий постояти за свої права в суді, напевно стане в нагоді ухвала Дев'ятого арбітражного апеляційного суду № 09АП-12853/2007-АК від 8 жовтня 2007 р., який визнав допустимим додаток до авансового звіту виправдувального документа, виписаного на іншу особу за умови, що кошти фактично були використані потреби роботодавця. Крім того, у цьому судовому рішенні зроблено важливий висновок про те, що порушення положень пункту 11 Порядку ведення касових операцій не може бути визнано підставою для визнання доходом працівника та підставою для сум, отриманих під звіт.

Заборонено?

Наступна гостра проблема полягає в обмеженнях, встановлених для власників корпоративних карток. У листі ЦБ РФ № 14-27/513 від 24 грудня 2008 р. передбачається, що перерахування коштів на витрати на відрядження підзвітній особі на його банківську карту припустимо, але тільки тоді, коли в колективному договорі (або в локальному нормативному акті – наказі, Положення про відрядження тощо) прямо передбачена така можливість. В усіх інших випадках, у тому числі й для видачі сум під звіт на господарські чи представницькі витрати, цим листом такої можливості не передбачено.

Проти цього порядку виступає судова практика. банківську карткупідзвітної особи). Незважаючи на заборону таких операцій з боку ЦБ РФ, штрафи за безготівкову видачу підзвітних коштів у КоАП РФ не передбачено. А щоб виключити будь-які претензії з боку податкових органів, слід суворо дотримуватись вимог щодо оформлення такої операції у бухгалтерському обліку та у всіх необхідних документах.

Одна карта – безліч можливостей!

Крім традиційних функцій з оплати представницьких витрат, товарів та послуг, відрядження та загальногосподарських витрат, а також зняття готівки, ви можете самостійно вносити виторг вашої компанії на розрахунковий рахунок за допомогою банкоматів Cash-in.

Новий корисний сервіс

При внесенні готівки через термінали та банкомати Ви можете вибрати джерело надходження коштів, що відобразиться у призначенні платежу, наприклад, виторг від продажу товарів та послуг, позики, погашення кредитів. Тепер усі прибуткові операції будуть у Вас під контролем.

Оплата смартфоном в один дотик

Корпоративна карта ПСБпідтримує безконтактні платежі та дозволяє оплачувати покупки смартфоном в один дотик, використовуючи сучасні технології Android Pay, Apple Pay, Samsung Pay - вибирайте, що зручно саме Вам!

Оформіть картку віддалено

Для того, щоб оформити карту, не потрібно їздити до банку. Достатньо заяви, яку можна підготувати в інтернет-банку. Скористайтеся інструкцією з корпоративних карток.

Керуйте карткою дистанційно

Використовуючи сучасну системуінтернет-банку, ви можете встановлювати ліміти, оформляти чи блокувати карти, поповнювати рахунок та вести облік операцій дистанційно, в режимі реального часу.

Доступність 24/7

З корпоративною карткою немає потреби відвідувати ваш обслуговуючий офіс. Внести виручку на розрахунковий рахунок ви можете самостійно, без надання паспорта (з використанням ПІН-коду) та у будь-якому банкоматі банку з функцією Cash-in.

З корпоративною карткою ви заощаджуєте час

Вам більше не потрібно звертатися в офіс для переведення в готівку чека і витрачати час на складання витрат на відрядження. За допомогою картки можна оперативно купити авіаквиток, забронювати номер у готелі або зняти готівку в будь-якій точці світу.

Знижки та пропозиції партнерів

Розплачуючись бізнес-картою Промзв'язку банку, ви отримуєте знижку до 40%. Також ви можете скористатися спеціальними пропозиціямивід наших партнерів Visa та Mastercard.

www.psbank.ru

Податківці зможуть блокувати корпоративні картки компаній

<О приостановлении операций по счету>

Рішення податківців про зупинення операцій з рахунку компанії поширюється зокрема корпоративні карти, які належать до цього рахунку. Такий висновок уперше зробив Мінфін Росії у листі від 07.06.12 № 03-02-07/1-135 (відповідь на приватний запит).

Як блокують картку

Банк, який одержав від інспекції рішення про блокування рахунку, припиняє за цим рахунком усі витрати (п. 1 ст. 76 Податкового кодексу). Як пояснив Мінфін, винятків для корпоративних карток не передбачено. А це означає, що як тільки до банку прийде рішення податкової, він заблокує і рахунок, і картку. Адже корпоративна картка прив'язана до банківського рахунку.

Після блокування видаткові операції по карті будуть неможливі, заплатити чи зняти готівку через банкомат вже не вийде. Ні зняти готівку в банкоматі, ні перевести з картки кошти на інший рахунок.

Заморожені операції

Складнощі виникають у ситуаціях, коли інформація про витрати по картці надходить до банку вже після блокування. Справа в тому, що в момент оплати або зняття готівки через банкомат банк не списує гроші з картки, а лише заморожує їх на рахунку. Тобто компанія не може ними скористатися, але реально гроші з рахунку не йдуть. Через деякий час до банку надходить реєстр операцій від платіжної системи(Visa, MasterCard). Саме цим реєстром банк відправляє гроші в організації, де розплачувалися карткою. Отже, між оплатою карткою та реальним списанням грошей може пройти кілька місяців. У цей період податкова може заблокувати рахунок.

У коментованому листі Мінфін повідомив, що в період блокування банк не має права переказати гроші, навіть незважаючи на те, що оплата карткою пройшла до призупинення операцій. Тим часом, це не означає, що компанія повинна заплатити повторно або оплата карткою скасована. У опитаних банках нам підтвердили, що банк не поверне заморожені суми на рахунок компанії, а виконає платіж одразу, як тільки податкова розблокує рахунок.

Компанія в свою чергу має право відобразити в обліку покупку по корпоративній картці на день оплати та визнати витрати з метою оподаткування прибутку. Як підтвердження витрат у компанії буде квитанція терміналу, через який пройшла оплата карткою. Реальне списання грошей із рахунку у разі ролі не грає. Це підтвердили фахівці Мінфіну Росії.

Блокуватимуть рахунки лише по інтернету

Рішення про блокування рахунків з 1 серпня будуть лише електронними. Ця зміна має як плюси, так і мінуси. З одного боку, до банків рішення доходитимуть протягом дня. З іншого боку, компанії позбавляються можливості особисто забрати рішення щодо доручення банку (докладніше див. «УНП» № 25, 2012, стор. 4 «До кодексу внесено нові поправки про залік, повернення, блокування та баланс»).

www.gazeta-unp.ru

ЯК ВИБІРНЕННЯ РАХУНКУ З КОРПОРАТИВНОЇ КАРТИ ПРИВОДИТЬ ДО БЛОКУВАННЯ

Банки повинні уважно стежити за операціями зі зняття готівки з корпоративних карток. ЦБ Росії передав відповідні інструкції у вигляді методичні рекомендації№19-МР від 21.07.2017.

Метою таких операцій є відмивання доходів, одержаних злочинним шляхом. При цьому максимальний поріг зняття не перевищує 100 000 рублів на день. Корпоративні карти прив'язуються до рахунку організації, компанії чи ІП. У тому випадку, коли обсяги переведення в готівку коштів починають різко збільшуватися, виникає підозра і прив'язані до карт рахунки відстежуються, а після блокуються.

ЦБ супроводжує свої дії цінними вказівками, щоб уникнути неприємного моменту блокування. По-перше, необхідно регулярно проводити аналіз, встановлювати розмір максимальної сумидопустимих протягом одного операційного дняз використанням корпоративних карток клієнта готівки. По-друге, слід щотижня проводити моніторинг операцій з метою виявлення клієнтів, які здійснюють операції, беручи до уваги обсяг готівкових коштів, що отримуються, до оборотів за банківськими рахунками. І по-третє, у разі підозр на незвичайний характер угоди, потрібно відправляти інформацію в Росфінмоніторинг.

Все це у майбутньому створює проблеми для ІП, які використовують корпоративні карти для зняття своїх коштів із розрахункового рахунку. Це може спровокувати неможливість використання карток для таких операцій і від Вас щоразу вимагатимуть доказу легальності цілей на зняття коштів.

ОХ ВУЖ ЦЕЙ ФЕЗЕ….

«ПІВНІЧНО-СХІДНИЙ АЛЬЯНС» ПОЗБУВ ЛІЦЕНЗІЇ

unblock.money

Для чого потрібна корпоративна картка

Корпоративна картка – класичний продукт, емітентом якого є фінансово-кредитна організація. Він має безпосередню прив'язку до номера рахунку юридичної особи та застосовується з метою покриття видаткових напрямів, що мають взаємозв'язок із прямою роботою підприємства. "Пластик" не може застосовуватися для розрахункових операцій з оплати праці. По суті це аналог фінансів, що видаються на підставі звіту. Вона може виступати в ролі кредитки або носити дебетовий характер. Для чого необхідна корпоративна карта, які налаштування за нею закріплені, і як її застосувати в практичній роботі - все це буде освітлено в матеріалі.

Корпоративна картка допомагає оплачувати потреби компанії

Що це таке і для чого застосовується

Ми вже говорили, що корпоративний картковий продукт має безпосереднє відношення до рахунку юридичної особи та є безготівковим аналогом грошей, виданих з боку керівництва фірми. За допомогою цього інструменту можна здійснювати розрахункові дії у процесі покриття двох напрямків витрат.

Витрати на основну роботу

• розрахунки з постачальниками товарних позицій та з підрядниками;
• витрати на відрядження та представницькі витрати;
• оплата послуг контрагентів, які мають відношення до основного напряму діяльності.

Накладні та господарські витрати

Ця група включає кілька класичних спрямованостей, які варто взяти до уваги:

• придбання канцелярського приладдя;
• оплата за користування ПЗ та навчальними засобами;
• кур'єрська доставката поштові послуги;
• інші напрями щодо господарської частини.

Важливо знати

Підприємства-платники податків повинні усвідомити той факт, що витрати, фінансовані за допомогою корпоративної банківської картки, можуть бути прийняті до податковому облікуТільки тієї ситуації, якщо вони мають регламент і несуть у собі документальне підтвердження з урахуванням НК РФ.

Ознайомитись з умовами картки можна на сайті банку

У чому переваги застосування корпоративних карток

Достоїнств, які передбачає використання подібних продуктів, предостатньо:

1. Скорочення витрат операційного плану, які мають безпосередній взаємозв'язок з видачею підзвітних фінансових величин. Компанії вже не доведеться вирушати до банку з метою отримання готівки.
2. Відсутність необхідності купівлі іноземної валюти для закордонних відрядженьчи відкриття валютного рахунку. Крім цього, ви позбавите себе гострої необхідності оформлення декларацій у процесі переходу митниці. Гроші будуть йти з рахунку організації через конвертацію автоматичного характеру у валюту країни, в якій перебуває власник.
3. Можливість керування. Шанс встановлення карткового ліміту. Опція послуги оповіщень за повідомленнями. Усе це сприяє контролю витрат грошей і можливості безпосереднього відстеження всіх операцій.
4. Вчинення платіжних процесів на значні суми. Відповідно до вказівок Центрального банку, розрахункові операціїза допомогою готівки між різними суб'єктами можуть бути здійснені тільки при не перевищенні суми 100 000 рублів. За допомогою картки вони матимуть безготівковий характер і передбачатимуть відсутність будь-яких обмежень щодо сум.
5. Вам не важко буде вирушити на шопінг до мережі Інтернет і без проблем здійснити розрахункові дії.
6. Незважаючи на зберігання коштів на рахунку організації, ви матимете до них доступ цілодобово, а також знайдете можливість отримувати готівку в спеціальних апаратах.
7. Користувач набуває унікальної можливості прикріплення всіх корпоративних карток до одного рахунку, який оснащений одним видатковим лімітом для всіх працівників компанії.
8. Якщо карту довелося втратити, ні копійки з неї не піде за умови своєчасного блокування. Ви знизите ризик втрати або крадіжки готівки в кілька разів і збережіть власні заощадження.
9. Крім того, застосування даної карти може стати гарним. альтернативним варіантомвикористання чекової книги.

Виходячи з типу карти, яку вибрав клієнта, а також спеціалізованої програми, є можливість отримання певних різновидів пільг та знижок.

Зразок корпоративної картки

Умовності для оформлення «пластику» корпоративного типу

Ось ми і розглянули, що це таке, і з якими особливостями доведеться зіткнутися, володіючи подібним продуктом. Для того щоб заходи щодо оформлення відкрилися для вас і стали можливими, необхідно дотриматися кількох ключових умов:

• подати перелік співробітників організації, які будуть застосовувати цей продукт, а також мати у наявності всі подані ними заяви та довірений папір від самої організації;
• укласти з банківською організацією відповідні договірні відносини;
• зайнятися відкриттям карткового розрахункового рахунку шляхом надання необхідного перелікудокументації;
• повідомити про те, що картку було випущено, відповідні податкові служби, Зробивши це протягом 7-денного періоду з моменту складання угоди, інакше будуть стягнення, що обумовлено в ст. 118 НК РФ;
• при закритті рахунку також необхідно повідомити про це відповідні державні службита структури.

Щодо основних умов, на яких здійснюється емісія, то в середньому фінансові структуристягують кошти за річне обслуговуваннятоварів порядку 1000 - 1500 рублів. Число карт, які можуть мати прив'язку до якогось відкритому рахунку, встановлюється кожною фінансовою організацієюв самостійному порядку, а в деяких випадках ліміт взагалі не передбачений. Деякі установи, надаючи своїм клієнтам пільговий перелік умов, вибирають установки незнижуваного залишку, який за традицією дорівнює від 3 до 10 т.р.

Що ще необхідно врахувати у процесі відкриття картки

Незважаючи на деякі складності складання та оформлення, корпоративна банківська карта є насправді корисним і зручний засіб, що сприяє раціональній організації та повноцінному контролю видаткових напрямів з основної роботи організації та господарських витрат. Для того, щоб пройти процедуру оформлення продукту, необхідно зайнятися укладанням відповідної угоди, пов'язаної з обслуговуванням корпоративних карток, в яких відображаються дані про потенційних користувачів.

Картою можна розплачуватися в магазинах та інтернеті

До цього договірного паперу слід додати заяви працівників, подані спеціально на випуск карток, та доручення від організації. Щоб відкрити рахунок, слід приділити належну увагу збору оптимального документаційного пакета. Їхній перелік є загальним для багатьох банків, але може змінюватися, залежно від індивідуальної ситуації. Можлива кількість карт для відкриття визначається на рівні банківської організаціїі може змінюватися виходячи з особливих умов.

У середньостатистичних російських фінансових структурах річне обслуговування однієї корпоративної картки дорівнює від 1000 рублів за річний період. Наприклад, банку «Авангард» цей показник становить 900 р., а, по карті класу Gold – 2 000 рублів. У Пітерському Індустріальному банку акцій обслуговування товару на рік коштуватиме 1 000 рублів. А в деяких московських банках обслуговування карт цього класу і того більше і дорівнює під 2 000 рублів.

Який висновок можна зробити із вищеописаних нюансів

Ось ми і розглянули, що таке корпоративна карта, і яким чином її можна використовувати. Витратні напрямки організації, пов'язані з ключовим видом діяльності, виступають як ключовий елемент роботи будь-якої фірми. Для того, щоб здійснювати їх було максимально зручно, фінансові структури створили цей унікальний інструмент. Він дозволяє компанії вирішити велику кількість завдань і таїть у собі масу позитивних моментів. Вартість обслуговування зазвичай розраховується у річний період і становить величину діапазоні 1-2 т. російських рублів. Деякі ставки та умови мають залежність суворо від того, яку карту та який банк ви собі обрали.

Цікаве на тему:

Вконтакте

Навігація запису

denegkom.ru

Облік операцій із корпоративними картами

Джерело: журнал «Головбух»

Для зручності розрахунків за послуги через підзвітних осіб турфірми можуть оформити корпоративну картку. Розкажемо про нюанси таких розрахунків.

Якими бувають корпоративні картки

Корпоративна картка – це банківська картка, власником якої є співробітник компанії, яка уклала договір на випуск такої картки. Банки можуть випускати дебетові та кредитові корпоративні картки (п. 1.5 Положення про емісію платіжних карток та про операції, що здійснюються з їх використанням, затвердженого Банком Росії 24 грудня 2004 р. № 266-П).

Утримувач дебетової (розрахункової) картки може здійснювати операції не більше встановленої банком суми коштів. Дані розрахунки здійснюються з допомогою грошей компанії, що є її рахунку. З використанням кредитної картки власник може здійснювати операції за рахунок грошей, наданих банком встановленому лімітівідповідно до умов кредитного договору.

І ті, й інші корпоративні карти можуть бути як іменними, так і безіменними. Іменні карти випускаються на конкретного співробітника туристичної компанії. Безіменні випускаються на компанію. Такою картою може користуватися будь-яка підзвітна особа.

Як показує практика, турфірми в основному використовують дебетові карти із встановленням ліміту для кожної картки на різні категоріївитрат та овердрафтом.

Як оформити корпоративну картку

Щоб оформити корпоративну картку, турфірма має укласти договір із банком. До нього необхідно додати:

• список співробітників, які користуватимуться карткою. Їхні підписи мають бути завірені печаткою фірми;
• копії паспортів працівників, на імена яких випускаються картки;
• договори про використання карток встановленої банком форми, заповнені та підписані особисто співробітниками.

Корпоративна банківська картка видається безпосередньо власнику, зазначеному туристичною компанією у заяві про видачу банківської картки, або представнику компанії, яка діє на підставі довіреності.

Як регламентувати використання корпоративної картки

Щоб співробітники могли вільно оперувати корпоративними картами, турфірмі потрібно розробити положення про порядок їх використання (ч. 1 ст. 8 Трудового кодексу РФ). У ньому рекомендуємо встановити:

• перелік витрат та операцій, які можуть бути здійснені співробітником з корпоративної картки;
• ліміти розрахунків за корпоративними картками;
• термін, після якого співробітник повинен повернути картку;
• порядок подання звіту власниками карток за витраченими сумами;
• термін, протягом якого співробітник повинен подати до компанії авансовий звіт із додатком документів, що підтверджують;
• перелік документів, що приймаються як підтвердження вироблених витрат.

Крім того, необхідно затвердити список посад осіб, трудові обов'язки яких передбачають використання корпоративних карток (п. 1 ст. 847 Цивільного кодексу РФ). Співробітники, посади яких перелічені у списку, мають бути ознайомлені зі становищем під підпис (ч. 2 ст. 22 Трудового кодексу РФ).

Щоб виключити випадки втрати корпоративних карток, а також не цільове використанняабо розкрадання коштів, необхідно організувати в компанії облік прийому та видачі корпоративних банківських карток (ст. 9 Федерального закону від 6 грудня 2011 р. № 402-ФЗ «Про бухгалтерський облік»). Для цього доцільно розробити регістр, в якому відображаються такі дані: номери карток, П. І. О. їх власників, дати передачі та повернення карток. Факт видачі та повернення корпоративної картки буде підтверджено співробітником, який її отримав, та тим, хто веде облік даних карток.

Іменні корпоративні банківські картки можуть перебувати на руках у власників за умови дотримання вимог безпеки. Всі безіменні корпоративні картки зберігаються в сейфі компанії. Як правило, безіменні картивидають співробітнику до виконання певного завдання – оплати відряджувальних, представницьких чи інших витрат.

Які витрати можна оплачувати за картою

Відповідно до пункту 2.5 Положення № 266-П, юридична особа може здійснювати з використанням банківських карток, зокрема такі операції:

• отримувати готівку для розрахунків у Росії, пов'язаних з діяльністю юрособи, в тому числі з оплатою витрат на відрядження та представницьких витрат;
• проводити оплату в рублях, пов'язану з діяльністю юрособи, у тому числі оплачувати відрядження та представницькі витрати в РФ;
• отримувати готівкову інвалюту за кордоном для оплати витрат на відрядження та представницьких витрат;
• оплачувати відрядження та представницькі витрати в іноземній валюті за межами РФ.

У бухгалтера турфірми часто виникає питання: чи може відряджений співробітник використати за кордоном корпоративну картку для оплати туристичних послуг від імені організації? А якщо може, як уповноважений банк здійснює валютний контроль таких операцій?

Федеральним закономвід 10 грудня 2003 р. № 173-ФЗ «Про валютному регулюванніі валютному контролі» не встановлені обмеження на проведення валютних операційміж резидентами та нерезидентами. Отже, відряджений за кордон співробітник, який діє від імені та за дорученням своєї організації, теоретично може використовувати корпоративну картку для оплати туристичних послуг.

Положення про порядок емісії, що діяло раніше. кредитними організаціямибанківських карток (затверджено Банком Росії 9 квітня 1998 р. № 23-П) містило норму, за якою під час здійснення валютних операцій із використанням корпоративних карток юридична особа зобов'язана протягом місяця з дати здійснення операції подати до уповноваженого банку обгрунтування операції, у цьому числі звіт про витрати. У Положення № 266-П, що діє в даний час, подібної вимоги немає.

При цьому пунктом 2.5 Інструкції Банку Росії від 4 червня 2012 р. № 138-І визначено, що при списанні іноземної валюти з розрахункового рахунку з використанням банківської картки довідка про валютну операцію до уповноваженого банку не надається. Окрім випадку здійснення валютних операцій, що вимагають оформлення паспорта правочину. Нагадаємо, що при здійсненні валютних операцій паспорт угоди можна не оформлювати, якщо загальна сума контракту не перевищує в еквіваленті 50 тис. дол. офіційному курсуна дату укладання договору (п. 5.2 Інструкції № 138-І).

Таким чином, організація має право оплачувати корпоративною банківською карткою. туристські послугитам в іноземній валюті.

Як відзвітувати про витрачання грошей за корпоративною карткою

В даний час немає нормативних актів, які встановлюють, який документ має скласти співробітник компанії, щоб підтвердити витрачання коштів за корпоративною карткою. Тому турфірма може використати уніфіковану формуавансового звіту № АТ-1 затверджену постановою Держкомстату Росії від 1 серпня 2001 р. № 55.

Також компанія має право розробити власну форму звіту (п. 4 ст. 9 Закону № 402-ФЗ), яку треба привести у додатку до бухгалтерської облікової політики(Підп. 4 п. 3 ст. 21 Закону № 402-ФЗ, п. 4 ПБО 1/2008).

Коли у співробітника виникає оподатковуваний ПДФО дохід

Здійснюючи виплати на корпоративні картки, треба пам'ятати, що співробітник має звітувати за отримані кошти: подати авансовий звіт із підтверджуючими документами.

Якщо співробітник своєчасно не звітував про витрачання коштів або не повернув зняті кошти з картки, у нього виникає дохід, оподатковуваний ПДФО (постанови Президії ВАС РФ від 5 березня 2013 р. № 14376/12, ФАС Західно-Сибірського округу від 19 лютого 2014 року) м. № А45-25321/2012). Хоча, на думку деяких суддів, відсутність підтверджуючих документів про витрачання виданих під звіт коштів або повернення їх до каси не є доказом того, що такі суми можна віднести до доходів працівників (ухвала Першого арбітражного апеляційного суду від 11 квітня 2013 р. № А43- 14173/2012, рішення Арбітражного суду Нижегородської областівід 31 січня 2013 р. № А43-14173/2012).

Чи потрібно дотримуватися ліміту розрахунків при використанні картки

Пунктом 6 Вказівки Банку Росії від 7 жовтня 2013 р. № 3073-У обмежені розрахунки між юридичними особами, юридичними особами та підприємцями готівкою. Ліміт складає 100 000 руб. за одним договором.

Використання корпоративної банківської картки – це безготівковий розрахунок. Тому сума платежу може перевищувати 100 000 руб., Якщо співробітник оплачує товари (роботи, послуги) у вигляді картки.

Проте зняття готівки співробітником з картки означає отримання коштів під звіт. І оскільки підзвітна особа здійснює подальші платежі від імені турфірми, такі готівкові кошти у розрахунках мають використовуватися з урахуванням ліміту.

Штраф порушення ліміту розрахунків для туристичної компанії становить від 40 000 до 50 000 крб., для посадової особи – від 4000 до 5000 крб. (Ст. 15.1 Кодексу РФ про адміністративні правопорушення).

Як вести бухгалтерський облік операцій з корпоративними картками

Бухгалтерський облік операцій із корпоративними картками необхідно вести на рахунку 55 «Спеціальні рахунки банках». Для зручнішого обліку операцій із корпоративних карток до цього рахунку відкривають субрахунок «Корпоративні карти». Аналітичний облік по даному субрахунку доцільно вести за кожною одержаною корпоративною карткою. Наявність та рух грошових коштів в інвалюті враховуються окремо.

Приклад 1 Турфірма направила співробітника у відрядження. У цьому йому видали корпоративну картку, зарахувавши її з розрахункового рахунки 45 000 крб. Після повернення з відрядження співробітник подав авансовий звіт.

Витрати склали: - 16 000 руб. – на проїзд; - 30 000 руб. – на проживання; - 6300 руб. - Добові; - 3500 руб. - представницькі витрати.

В обліку зроблено такі проводки: ДЕБЕТ 55 субрахунок «Корпоративна карта» КРЕДИТ 51 - 45 000 руб. – зараховано кошти на картку;

ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 55 субрахунок "Корпоративна карта" - 45 000 руб. – списані кошти з картки при оплаті співробітником безготівковій форміабо у разі зняття готівки;

ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 71 - 52 300 руб. - Відбиті витрати на відрядження;

ДЕБЕТ 44 КРЕДИТ 71 - 3500 руб. – списано представницькі витрати;

ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 50 - 10 800 руб. – здійснено остаточний розрахунок із співробітником.

За допомогою корпоративної картки можна здійснювати розрахунки в інвалюті. Тоді використовуватиметься рахунок 57.

Приклад 2 Змінимо дані попереднього прикладу. Припустимо, що співробітника було направлено в закордонне відрядження.

На купівлю валюти з розрахункового рахунку було перераховано 45 900 руб., на картку було зараховано 900 дол. США. Курс валюти на дату купівлі становив 50 руб/USD (умовно).

Витрати склали: - 30 000 руб. (600 USD x 50 руб/USD) – витрати на проживання; - 15 000 руб. ((50 USD x 50 руб/USD x 6 дн.) – добові під час кордоном (російські добові у прикладі опустимо).

В обліку зроблено такі проводки: ДЕБЕТ 57 субрахунок «Корпоративна карта в рублях» КРЕДИТ 51 - 45 900 руб. - Перераховані кошти на купівлю валюти;

ДЕБЕТ 55 субрахунок "Корпоративна карта у валюті" КРЕДИТ 57 - 45 000 руб. ((900 USD + 50 USD) – зараховано валюту;

ДЕБЕТ 91 субрахунок «Інші витрати» КРЕДИТ 57 - 900 руб. (45 900 - 45 000) - відображені витрати на конвертацію рублів у долари США;

ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 55 субрахунок "Корпоративна карта у валюті" - 15 000 руб. – зняті з картки кошти на оплату добових;

ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 55 субрахунок "Корпоративна карта у валюті" - 30 000 руб. - Списані з картки кошти в інвалюті на оплату готелю;

ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 71 - 45 000 руб. – відображено витрати на відрядження підзвітної особи на підставі авансового звіту.

Оскільки кошти компанії конвертувалися в іноземну валютуу розмірі витрат на відрядження співробітника та перераховувалися на корпоративну картку на дату розрахунків по карті, курсові різниці в обліку не виникають (п. 4, 5, 9 ПБО 3/2006, додаток до ПБО 3/2006).

Корпоративна карта - бухгалтерський облік по ній пов'язаний з деякими нюансами, що викликають питання у бухгалтерів, які вперше стикаються з цим фінансовим інструментом. У цій статті дамо відповіді на часті питання, що виникають, коли починають використовувати корпоративні картки.

Яку картку краще завести — дебетову чи кредитну?

Для корпоративних цілей можливий випуск різних варіантівбанківських карток:

• тільки дебетової (карта поповнюватиметься коштами перш, ніж їх можна буде витрачати);
• кредитної (кошти на карті надаються банком у межах ліміту);
• дебетової з овердрафтом (є можливість витрати коштів понад дебетового залишку- Як правило, теж лімітована).

Яку карту вибрати — залежить від цілей, для яких вона видається, а також від певної міри довіри працівникові, який нею користуватиметься. Наприклад, якщо картку оформляє він керівник для використання у відрядженнях, зокрема зарубіжних, доцільно передбачити можливість витрачання коштів у кредиту чи овердрафту («зайві» гроші можуть бути до речі). Якщо ж картка видається господарникові для регулярних дрібних закупівель у межах бюджету, оптимальним варіантомможе стати дебетова картаіз щомісячним фіксованим поповненням.

ЗВЕРНІТЬ УВАГУ!Якщо за кредитною карткою встановлено період безвідсоткового користування кредитними коштами, економічний зисквід такого користування для цілей оподаткування обчислювати не потрібно (див. лист Мінфіну від 18.04.2012 р. № 03-03-10/38).

Як у бухобліку оформити видачу картки співробітнику?

Сама карта є власністю банку, що її видав. Тому на рахунках бухобліку підприємства, для якого вона випущена, факт видачі картки співробітнику не відбивається. Підприємство може вести облік таких карток у спеціальному журналі чи формувати перелік довіреностей, виданих співробітникам отримання картки у банку. У разі необхідності підтвердити отримання співробітниками карток документ (наприклад, реєстр на випуск карток) може бути запитаний у банку.

Як слід регламентувати операції із карткою?

Якщо корпоративні картки застосовуються в організації, доцільно затвердити локальним нормативним актом порядок використання карток та подання звітів щодо витрачених коштів.

Подібний регламент у тому числі допоможе у випадках:

• Врегулювання можливих претензій податкових органів щодо порядку відображення витрачених коштів за корпоративними картками у бухгалтерському обліку. Наприклад, якщо у внутрішніх регламентах не встановлений чіткий порядок звіту співробітника за коштами, знятими з картки через банкомат, податківці можуть порахувати, що в такому разі слід було всі зняті з картки суми проводити через касу організації (оприбуткувати за ПКО та одразу ж оформлювати РКО на видачу під звіт). Зрозуміло, подібна претензія має досить слабкі підстави, адже фактично гроші в касу підприємства не потрапляли. Але щоб уникнути таких нюансів краще всі варіанти витрачання коштів з картки та звітів за ними прописати у внутрішньому регламенті.
• Пред'явлення претензій співробітнику у разі нецільового використання карткових засобів або виявлення нестач та зловживань. При правильному оформленні внутрішнього регламенту можна буде не лише утримати із зарплати винного співробітника збитки від нецільового використання коштів, а й застосувати до співробітника дисциплінарне стягнення за ст. 192 та ч. 1 ст. 81 ТК РФ (за порушення положень про дисципліну в організації).

Чи потрібно подавати відомості про корпоративні картки до податкової?

Законом «Про внесення змін…» від 02.04.2014 № 52-ФЗ з травня 2014 року скасовано обов'язок платників податків подавати до податкових органів відомості про відкриття (закриття) рахунків у банках.

Як зазначалося вище, сама видача банківських карток теж належить до операцій видаючого банку, а чи не підприємства.

Таким чином, повідомляти податкову про те, що ви випустили корпоративну картку, не потрібно.

Як співробітник звітує за витрачені з картки кошти?

Гроші на карті належать компанії та перебувають у її розпорядженні. Отже, обов'язок звітувати у співробітника виникає лише тоді, коли він розплатився карткою або зняв готівку у банкоматі.

За загальним правилом використані працівником кошти з корпоративної картки розглядаються як підзвітні суми. Відповідно порядок звіту за них аналогічний. Співробітнику слідує:

• Скласти авансовий звіт про витрачені суми. Можна зробити це за стандартною формою АТ-1, але можна і за формою, затвердженою всередині організації (наприклад, внутрішній регламент використання корпоративних карток може містити і спеціальну форму звіту).

Усі подробиці оформлення авансового звіту, коли витрати оплачені корпоративною банківською карткою, викладено у Готовому рішенні від КонсультантПлюс.

• Додати до звіту документи, що підтверджують: чеки ККМ, накладні, акти тощо.
• Подати звіт до бухгалтерії підприємства у порядку та у строки, передбачені положенням про використання корпоративних карток.

ЗВЕРНІТЬ УВАГУ! Банки періодично (зазвичай щомісяця) складають та надсилають клієнтам звіти-виписки за своїми картковими продуктами. Таким чином, звіти працівників, які використовують картки, досить легко перевірити у частині безготівкових розрахунків та зняття коштів через банкомати.

Чи можна утримати збитки зі співробітника за витрати коштів не за призначенням?

Так можна. За дотримання низки умов:

• розмір шкоди можна оцінити;
• вина працівника на шкоду доведена (наприклад, підтверджено придбання товарів для особистих потреб випискою банку за іменній картіта копіями розрахункових документів продавця);
• оформлено розпорядження (наказ) керівника підприємства про утримання сум збитку із зарплати співробітника в строк не пізніше 1 місяця з моменту встановлення факту шкоди та вини (ст. 137 ТК РФ);
• Розмір утримання відповідає нормам, встановленим у ст. 138 ТК РФ;
• працівник не заперечує утримання (ст. 137 ТК РФ).

Детальніше з умовами утримання із зарплати .

Які типові проводки з операцій з корпоративними картами?

У бухобліку операції з картами відображаються із застосуванням рахунків 55 «Спеціальні рахунки в банках» та 71 «Розрахунки з підзвітними особами». Типові операціїпредставлені у таблиці:

			Примітка
		Поповнення корпоративної картки	Рахунок 55 ведеться в аналітиці з кожного карткового рахунку
		Використання кредитних коштівбанку	Для кредитної картки та овердрафту
		Списано оплату послуг або комісію банку по карті
		Співробітником сплачено витрати карткою по безготівковому готівці. Співробітником отримано готівку по карті	Проведення виконується в тому випадку, якщо бухгалтерія має засоби оперативного контролю за рухами по карті, наприклад інтернет-банк.
25, 26, 44, 60, 76		Відображено звіт співробітника щодо витрачених сум	Проведення проводиться на дату прийняття звіту
		Відображено факт використання співробітником картки для оплати витрат	Якщо немає оперативного контролю. Інформація про те, що на ці витрати витрачені кошти картки, надійшла від працівника (відображено у звіті)
		Відображено використання карт коштів за звітом банку та звітом працівника	На дату отримання звіту банку
		Нараховано відсотки за користування кредитними коштами	Для кредитних картокта овердрафту
		Погашено кредит за кредитною карткою	Зазвичай у сумі обов'язкового платежу, що пред'являється банком, по карті

Про види шахрайства, пов'язані з банківськими картками, читайте у статті « Шахрайство з використанням платіжних банківських карток » .

Підсумки

Бухгалтерський облік корпоративних карток ведеться по загальним правилам. При цьому для цілей обліку карткові рахунки, що відкриваються в банках, класифікуються як спеціальні рахунки в банках, а витрачені співробітниками кошти з карток — як підзвітні суми. Порядок застосування карток рекомендується затвердити окремим внутрішнім документом, у якому зафіксувати всі аспекти їх використання, звернувши особливу увагу на процедуру звіту щодо витрачання коштів.

Корпоративні банківські картки дедалі ширше застосовують у розрахунках з підзвітними особами. Це платіжний засібзручно використовуватиме оплати відряджувальних, представницьких і господарських витрат організації. За допомогою корпоративної картки працівник може оплачувати товари, послуги безготівковим шляхом, а також отримувати готівку на витрати у банкоматах та банках. Який із видів корпоративних карт вибрати, як їх оформити та як відображати в обліку пов'язані з ними операції, розповімо у статті.

Які переваги надає використання корпоративної банківської картки?

1) Працівник отримує цілодобовий доступ до коштів організації.

2) Рублеві кошти автоматично конвертуються у валюту платежу під час оплати послуг там.

3) Скорочується документообіг, спрощується облік та економиться час.

Гроші видаються під звіт, минаючи касу. Бухгалтеру не потрібно виписувати чек і отримувати готівку у банку. Не треба приходити готівку до каси, видавати її працівникові та оформлювати касові документи. Не потрібно робити записи у касовій книзі (ухвали Сьомого арбітражного апеляційного суду від 20.12.2012 N А03-6142/2012 та Третього арбітражного апеляційного суду від 30.01.2013 N А33-15574).

Працівнику не потрібно писати заяву на отримання грошей під звіт та візувати його у керівника, як того вимагає пункт 6.3 Порядку ведення касових операцій (утв. вказівкою ЦБ РФ від 11.03.2014 N 3210-У).

4) Працівник може отримати підзвітні кошти, навіть якщо не звітував за раніше отриманою сумою.

Не потрібно виконувати вимогу пункту 6.3 Порядку ведення касових операцій (утв. вказівкою ЦБ РФ від 11.03.2014 N 3210-У), згідно з яким готівка з каси під звіт видається за умови повного погашенняпідзвітною особою заборгованості за раніше одержаною сумою. Адже в даному випадку касові операціїне здійснюються.

5) При розрахунку корпоративною карткою не потрібно дотримуватися ліміту розрахунку готівкою.

Нагадаємо, зараз граничний розміррозрахунків готівкою у межах одного договору становить 100 000 рублів (п.6 Вказівки ЦБ РФ від 07.10.2013 N 3073-У). Дане обмеження при оплаті витрат корпоративною карткою не діє, оскільки йдеться про безготівкові розрахунки. У цьому організація може встановити свій ліміт розрахунків корпоративними картами.

Важливо також зазначити, що у разі зняття підзвітником готівки з картки через банкомат та подальшої оплати ними товарів (робіт, послуг) від імені організації потрібно дотримуватися ліміту.

6) Витрати, вироблені з допомогою картки, працівник може контролювати у режимі online.

7) Знижуються витрати та ризики, пов'язані з отриманням, перевезенням та зберіганням готівкових коштів.

Які види корпоративних карток існують?

Юридичні особи можуть відкривати своїх співробітників наступні видибанківських карток (Положення Банку Росії від 24.12.2004 N 266-П «Про емісію платіжних карток та про операції, що здійснюються з їх використанням»):

- Дебетова карта. Використовується для операцій її власником (працівником) не більше видаткового ліміту – суми коштів організації, що є її банківському рахунку. До такої картки може бути передбачений овердрафт – кредит, що надається банком організації за недостатності або відсутності грошей на її рахунку;

- Кредитна карта. Використовується для здійснення її власником (працівником) операцій за рахунок коштів, наданих банком організації у межах видаткового ліміту відповідно до умов кредитного договору.

І ті й інші корпоративні карти можуть бути іменними та безіменними.

Іменні картивипускаються на конкретного співробітника компанії. Його ім'я та прізвище вказуються на лицьовій сторонікартки. Інші особи немає права здійснювати операції у ній.

Безіменні картивипускаються на компанію. Знеособленою корпоративною карткою може користуватися будь-яка особа із затвердженого списку підзвітників. У разі звільнення співробітника та надходження на роботу нового підзвітника не доведеться перевипускати картку.

Насправді найбільш поширеними у використанні є дебетові корпоративні карти. Вони можуть бути випущені або до спеціального карткового рахунку , або до розрахункового рахунку організації.

Плюсом прив'язки корпоративних карт до розрахункового рахунку є те, що підзвітні особиу час діб мають відкритий доступом до коштів організації. Це ж є і недоліком таких карток з точки зору збереження коштів на рахунку. Однак доступ до них можна обмежити, встановивши картки ліміт.

Кошти, переведені на спеціальний картковий рахунок, відокремлені від основних грошей організації. Для поповнення кошти необхідно перерахувати з розрахункового рахунку організації. Раніше недоліком відкриття спеціального карткового рахунку була необхідність повідомляти про це до податкового органу та позабюджетні фонди. Однак обов'язок повідомляти про відкриття (закриття) рахунків у банках та відповідальність за неподання таких повідомлень скасовано:

– з 01.05.2014 – для повідомлень до ПФР та ФСС (Закон від 02.04.2014 N 59-ФЗ);

– з 02.05.2014 – для повідомлень до ІФНС (Закон від 02.04.2014 N 52-ФЗ).

Як оформити корпоративні банківські картки?

Договір із банком

Після того як зроблено вибір на користь будь-якого виду корпоративних карток, укладається договір з банком про їх випуск та обслуговування. Банк-емітент встановлює умови випуску корпоративних карток, перелік необхідних документів, тарифи за обслуговування та ін.

Як правило, до договору банк вимагає додати такі документи:

• список співробітників організації, які користуватимуться картками;
• заяви працівників на випуск карток;
• доручення від організації на співробітників-власників карток;
• документи, необхідні відкриття рублевого (валютного) карткового розрахункового рахунки, та інших.

Локальний нормативний акт

Щоб краще організувати облік та контроль за витрачанням грошей організації, рекомендуємо розробити внутрішній документ, де детально прописати порядок використання корпоративних банківських карток. Зокрема, до нього слід включити такі основні положення:

Становище	Коментар
Перелік витрат та операцій, які можуть бути здійснені працівником по корпоративній карті	Важливо, щоб працівники знали та розуміли, що корпоративні картки не можна використовувати для оплати особистих покупок. Корпоративними картами можна оплачувати витрати, пов'язані виключно з діяльністю організації, такі як відрядження, представницькі, господарські.
Ліміти розрахунків за корпоративними картками	Для кожної корпоративної картки може бути встановлений індивідуальний ліміт витрачання коштів. Організація може встановити як постійні, і тимчасові ліміти. Крім того, при використанні корпоративних карток можна визначити ліміти на різні категорії витрат: зняття готівки, граничний розмір одноразового безготівкового списання, операції за кордоном та ін.
Термін, протягом якого працівник повинен відзвітувати за коштами, витраченими з використанням корпоративної картки	Будь-яких тимчасових рамок надання звіту для випадків безготівкового розрахунку законодавство не встановлює. Строк, встановлений у пункті 6.3 Вказівки ЦБ РФ від 11.03.2014 N 3210-У для надання авансового звіту, поширюється лише на випадки отримання готівки з каси організації. Тому працівникові немає необхідності здавати авансовий звіт після кожної покупки, сплаченої за допомогою корпоративної картки. Робити це можна рідше. Вибраний організацією термін доцільно закріпити у локальному акті.
Форма авансового звіту	Для авансового звіту щодо використання корпоративної картки організації можуть застосовувати як уніфіковану форму N АТ-1, так і самостійно розроблену, яка містить усі обов'язкові реквізити, зазначені у статті 9 Закону від 06.12.2011 N 402-ФЗ «Про бухгалтерський облік». У першому випадку, заповнюючи авансовий звіт, у рядку «Отримано аванс» працівник вкаже суму, яку зняв із картки. У ній же він пропише суму, яку витратив, розраховуючись за допомогою картки безготівковим шляхом, і ту саму суму проставить у рядку «Витрачено». У другому випадку за основу можна взяти знову ж таки форму N АО-1. У ній, наприклад, рядок «Отримано аванс» можна замінити рядками «Отримано гроші через банкомат за корпоративною карткою» та «Використано гроші з корпоративної картки для безготівкових розрахунків». Можна доповнити авансовий звіт щодо використання корпоративної картки такими відомостями: – реквізити корпоративної картки (ПІБ власника, тип, номер та термін дії); – залишок коштів на карті на момент її отримано ія та повернення; – інформацію щодо користування кредитним лімітом.
Перелік основних документів, що підтверджують витрати	Витрати по карті підтверджують сліп-чеками з покупок та чеками терміналу, якщо співробітник отримував готівку через банкомат (поповнював картку готівкою). В останньому випадку до чеків прикладають звичайну первинку, що підтверджує витрати (чеки ККТ, квитанції БСО, накладні, товарні чеки тощо).
Порядок стягнення з працівника коштів за відсутності або неподання у строк документів, що підтверджують цільове використання корпоративної картки	Кошти, використані з картки, за якими власник не представив у встановлений термінзвіт або документи, що підтверджують, утримуються з його зарплати відповідно до трудового законодавства. Слід мати на увазі, що, на думку податківців, якщо працівник своєчасно не звітував щодо витрачання коштів або не повернув отримані під звіт кошти, у нього виникає дохід, з якого роботодавець утримує ПДФО. Згодні з таким висновком і судді (постанови Президії ВАС від 05.03.2013 N 14376/12 та N 13510/12, ФАС Західно-Сибірського від 19.02.2014 N А45-25321/2012,4АС1 С2. 2278/2013).

Із затвердженим в організації порядком застосування та використання корпоративних карток їх власників слід ознайомити під підпис.

Можна обійтися без розробки внутрішнього положення про порядок використання корпоративних карток як окремого документа. Але тоді такий порядок має бути прописаний в інших локальних нормативні акти. Наприклад, у положеннях про порядок відшкодування витрат на відрядження, видачі підзвітних коштів, подання авансових звітівпро відрядження та господарські витрати, а також представницькі витрати.

Наказ, що визначає коло працівників, які мають право використовувати корпоративні картки

Якщо організація відкриває безіменні карти, то передача їх співробітникам складає підставі наказу керівника. У разі звільнення співробітника надходження на роботу нового підзвітника доведеться надати до банку оновлений наказ.

Договір про повну матеріальну відповідальність

Зі співробітниками-власниками корпоративних карток організації доцільно укласти договори про повну матеріальну відповідальність, в яких описати неприпустимість розголошення третім особам відомостей про ПІН-код картки, відповідальність за порушення встановленого порядкуїї використання, порядок відшкодування збитків. І тут організація вправі вимагатиме у співробітника, винного у нестачі коштів у карті, відшкодування повного дійсного шкоди (ст.242 ТК РФ).

При цьому слід мати на увазі, що роботодавець не має права укладати договори про повну матеріальну відповідальність із співробітниками, посада яких або конкретна робота, що доручається їм, не передбачені у спеціальному Переліку, затвердженому постановою Мінпраці від 31.12.2002 N 85 (ст.244 ТК РФ, лист Роструда від 19.10.2006 N 1746-6-1). Відповідальність таких працівників перед роботодавцем у разі нестачі коштів на корпоративній карті встановлено в межах середнього місячного заробітку (ст.241 ТК РФ).

Книга обліку оформлених корпоративних карток

Видачу та повернення корпоративних карток рекомендуємо фіксувати у спеціальній книзі обліку оформлених корпоративних карток. Альтернативою такій книзі може бути акт прийому-передавання картки. Розробити форми цих документів організації можуть самостійно (з урахуванням обов'язкових первинних документів реквізитів).

Витяг з книги обліку оформлених корпоративних карток або акта приймання-передачі картки

ПІБ працівника та його посада	Реквізити картки (найменування банку, номер картки, термін її дії, тип картки)	Залишок коштів на карті	Кредитний ліміт	Підпис, що підтверджує факт передачі співробітнику конверта з ПІН-кодом
Іванов І.І.	1111111111111111	1000,00 руб.	50 000,00 руб.	Іванов

Більшість платіжних карток має код CCV - код, що запитується при оплаті через Інтернет (вказаний на зворотному боці картки). Щоб уникнути шахрайських дій, доцільно не вказувати його в акті приймання-передачі картки.

Як вести бухгалтерський облік корпоративних карток?

Підставою для відображення у бухгалтерському обліку сум операцій, що здійснюються з використанням корпоративних карток, є реєстр платежів, що видається банком, або електронний журнал. Зазвичай списання або зарахування коштів за картковими операціями провадиться не пізніше робочого дня, наступного за днем ​​надходження до банку реєстру платежів або електронного журналу з єдиного розрахункового центру. Потім такі документи можуть бути передані організації.

Рух коштів на банківських картках може відображатися з використанням рахунку 55 «Спеціальні рахунки в банках» з виділенням окремого субрахунку, наприклад, «Корпоративні картки» (Інструкція із застосування Плану рахунків бухгалтерського обліку, Затв. наказом Мінфіну від 31.10.2000 N 94н).

При побудові аналітичного облікупо цьому субрахунку необхідно виходити з умов використання корпоративних карток:

• Якщо за картковим рахунком встановлено незнижуваний залишок, то доцільно відкрити субрахунки наступного порядку "Незнижуваний залишок", "Платіжний ліміт".
• Якщо відкрито кілька карткових рахунків (по кожній корпоративній карті), то субрахунок відкривається в аналітиці по кожному рахунку (кожному власнику картки).
• Якщо до одного карткового рахунку оформлено кілька корпоративних карток різних співробітників, які мають право здійснювати платежі в рамках загального платіжного ліміту, то виникає необхідність ведення аналітичного обліку в розрізі власників карток.
• Можливе відкриття субрахунків другого порядку субрахунку «Спеціальний картковий рахунок у банку» у розрізі господарських, відряджувальних та представницьких витрат залежно від організаційних, економічних та інших особливостей організації, а також з метою зближення бухгалтерського та управлінського обліку.

Бухгалтерські проводки, якими відображаються операції з використанням корпоративної банківської картки, залежать від типу картки.

Дебетова карта

Блок бухгалтерських проводокдля дебетової корпоративної картки

Дебет

Кредит

Операція