У процесі роботи у підприємця накопичується багато паперів: свідоцтва, довідки, бланки. Зберігання документів ІП – складне завдання, але необхідне. А як їх зберігати: може, в столі чи потрібно мати сейф із технологією лазерного захисту? Виявляється, у законі передбачені різні варіанти. Ми розповімо про термін зберігання важливих документівІП.

Які документи зберігати

Федеральний закон№125-ФЗ «Про архівну справу в Російської Федераціївизначає, які папери і скільки років потрібно зберігати.

Різні статті законів та кодексів регулюють термін зберігання тих чи інших документів, пов'язаних із підприємницькою діяльністю:

1. Бухгалтерські документи, дані податкового обліку, будь-яка документація щодо отриманих доходів та витрат, необхідних для обчислення податків, а також документи, що підтверджують вже здійснені податкові виплати, повинні зберігатися щонайменше 4 років. Цей обов'язок прописаний у п. 8 ст. 23 НК РФ.
2. Бухгалтерська звітність, первинні бухгалтерські документи повинні зберігатись не менше 5 років, як йдеться у п. 1 ст. 29 Федерального закону «Про бухгалтерський облік» №402-ФЗ.
3. Усі первинні документи обліку та реєстрації ІП, книгу обліку доходів та витрат (КУДіР), на підставі ч. 12 Наказу №86 Мінфіну Росії, індивідуальний підприємець повинен зберігати не менше 4 років.
4. Документи, що підтверджують виплату страхових внесків у Пенсійний фонд(ПФР), Фонд соціального страхування(ФСС) та Фонд обов'язкового медичного страхування(ФОМС), мають зберігатися протягом 6 років, на підставі п. 8 ст. 28 Федерального закону №212-ФЗ.
5. Особисті справи та картки працівників, у тому числі тимчасово найнятих, трудові договоризі співробітниками, документи про звільнення та прийняття на роботу на підставі Наказу №558 Мінкультури Росії повинні зберігатися 75 років. У переліку, викладеному у цьому наказі, ви зможете дізнатись про термін зберігання документа за його типом.

Особисті справи та картки працівників, трудові договори зі співробітниками, документи про звільнення та прийняття на роботу повинні зберігатися 75 років.

Зазначені терміни зберігання документів належать всім індивідуальним підприємцям, включаючи тих, які ліквідували свою діяльність.

Де зберігати документи

Місце зберігання документів індивідуальний підприємець сам визначає. Це може бути частина офісу, окрема кімната (не підвал і не горище) або стороння організація, що займається архівуванням (за великої кількості документації). У статтях 14 і 17 Федерального закону №125-ФЗ прописано обов'язок підприємця дотримуватися правил архівної справи, у тому числі правил створення необхідних умовдля розміщення документів та їх систематизації. Ви повинні забезпечити збереження паперових носіїв та їх вмісту від зовнішніх впливів.

Якщо документи ІП втрачені чи зіпсовані

Відсутність у вас первинних документів, регістрів бухгалтерського та податкового обліку, рахунків-фактур, а також неправильне відображення даних у фінансових документаху систематичному порядку (понад два рази на рік) – це грубе порушення, що регламентується ст. 120 НК РФ. Штрафи у даному випадкувстановлені від 10 000 рублів.

Втрачені документи можна відновити. Договори, акти, товарні накладні можна запросити повторно у контрагентів. Якщо втрачено обліковий документ, необхідно призначити розслідування, можливо, з наданням довідки про причину втрати (потоп, крадіжку, пожежу) від відповідної служби. Акт за результатами розслідування відправляється із заявою у вільній формі до податкової інспекції (ФНП) – там у свою чергу встановлюють терміни на відновлення паперів.

Реєстраційні документи ІП можна запросити до податкової інспекції окремо кожен, подавши заяву на видачу дубліката та квитанцію про сплату державного мита у розмірі 300 рублів.

За відсутність первинних документів, регістрів бухобліку ви можете отримати штраф у розмірі від 10 000 рублів.

Документи, що зберігаються після закінчення терміну архівування можна утилізувати: спалити або порізати на спеціальному обладнанні. Проте будьте гранично обережні, щоб випадково не знищити дані, що ще діють або вимагають зберігання.

Закон не обмежує індивідуального підприємцяу переліку паперів, які можна архівувати. Якщо вам спокійно та зручно зберігати все – зберігайте, але не де заманеться, а у спеціальних місцях, призначених для цього. Документи, належним чином розміщені в архіві, як броня, захистять ваш бізнес у разі суперечок з податковою інспекцієючи контрагентами.

Для бухгалтерських, податкових, кадрових та інших документів різні терміни зберігання. Якщо у вас не виявиться запитаних ІФНС документів, інспектори донарахують податки з пенями та випишуть штраф.

Увага! Безкоштовно завантажити таблицю термінів зберігання документів у 2019 році ви можете за посиланням:

Працюйте з кадровими документами легко та зручно у програмі БухСофт. Вона підходить для організацій та ІП. Програма автоматично сформує та виведе на друк всю необхідну кадрову документацію. Також вона включає автоматичне формування звітності з ПДФО та страхових внесків. Спробувати безкоштовно:

Оформити кадрові документи онлайн ⟶

Термін зберігання документів

Строки зберігання бухгалтерських та податкових документів, порядок їх знищення та відповідальність за порушення зберігання та знищення закріплені законодавчо. Основні правила прописані в НК РФ, наказ Міністерства культури РФ від 25.08.2010 № 558 та двох федеральних законах. Це закони від 22.10.2004 № 125-ФЗ «Про архівну справу в Російській Федерації» та від 06.12.2011 № 402-ФЗ «Про бухгалтерський облік». Їх краще не порушувати. За цим посиланням наведено перелік найважливіших документів, які мають бути в будь-якій компанії >>>.

Таблиця. Термін зберігання документів у 2019 році

* Для зберігання копій документів працівника краще мати письмову згоду цього працівника на обробку його персональних даних. Це допоможе уникнути суперечок з контролерами та штрафу.

Що робити, якщо минув термін зберігання документів?

Документи зі строком, що минув, підлягають знищенню. Для знищення документів складіть акт, у якому пропишіть назву та кількість справ з документами, які настав час знищити. Підписати цей акт має спеціальна комісія, склад якої генеральний директорзатвердить у своєму наказі.

Штраф за відсутність документів

За відсутність первинки, рахунків-фактур та податкових регістрів співробітники ІФНС можуть оштрафувати ТОВ на суму від 10 000 до 30 000 рублів(Ст. 120 НК РФ), у тому числі і застосовує за Податковим кодексом УСН.

Крім цього, без документів, що підтверджують господарські операції, перевіряючі знімуть витрати на прибуток (або єдиного податку) та відрахування з ПДВ. Або ж вважатимуть розмір податку до сплати розрахунковим способом (подп. 1 п. 7 ст. 31 НК РФ).

Скільки років зберігати бухгалтерські документи

Бухгалтерія - найпаперовіший підрозділ будь-якої компанії. Але позбавлятися всіляких документів потрібно грамотно. Зберігати їх слід як мінімум кілька років. А деякі документи не можна знищувати цілих 75 років! То скільки ж мають «жити» бухгалтерські папери?

Скільки зберігати документи

Само собою, документи потрібно зберігати як мінімум доти, доки їх можуть вимагати податкові інспектори під час перевірки. На підставі пункту 4 статті 89 РФ перевірити можуть період, що не перевищує трьох календарних років, що передують року винесення рішення про перевірку. Виходить, документи трьох попередніх роківпотрібно зберігати обов'язково.

Між тим податкове законодавствододає до цього терміну ще рік. Відповідно до підпункту 8 пункту 1 статті 23 Податкового кодексу РФ, платники податків зобов'язані забезпечувати безпеку документів, необхідні обчислення та сплати податків, протягом чотирьох років. До них відносяться дані бухгалтерського та податкового обліку, а також документи, що підтверджують отримання доходів, здійснення витрат та сплату (утримання) податків. Аналогічна вимога встановлена ​​для податкових агентів(Підп. 5 п. 3 ст. 24 Податкового кодексу РФ). А з якого часу відраховувати чотирирічний термін?

Обчислення податків провадиться за результатами податкових періодів (п. 1 ст. 55 Податкового кодексу РФ). Виходить, що чотирирічний термін потрібно відраховувати з наступного дняпісля закінчення податкового періоду. Наприклад, візьмемо ПДВ: до якої дати слід зберігати документи, які стосуються розрахунків цього податку за IV квартал? Початком чотирирічного терміну буде 1 січня 2005 року, а закінченням – 31 грудня. Виходить, що у 2008 році треба зберігати документи. Тобто року, який не підпадає під виїзну перевірку.

Терміни зберігання документів встановлені й у законодавстві бухгалтерського обліку. Зі статті 17 Федерального закону № 129-ФЗ «Про бухгалтерський облік» (далі - Закон про бухоблік) випливає, що:

Первинні облікові документи, регістри та необхідно зберігати протягом строків, що встановлюються за правилами державної архівної справи, але не менше п'яти років;

Документи облікової та програми машинної обробки даних повинні зберігатися організацією не менш як п'ять років після року, в якому вони використовувалися для складання бухгалтерської звітності востаннє.

Декілька винятків із загального правила

Отже, за загальному правилузберігати папери потрібно щонайменше п'ять років. Саме такий максимальний термінвстановлений Законом про бухоблік. Водночас максимальна глибина податкової перевірки – три роки. Тому особливо важливо дотриматися збереження паперів, що належать до обчислення податків, саме протягом цього періоду. Якщо ж у вас не вистачатиме документів, скажімо, п'ятирічної давності, оштрафувати вас зможуть хіба що за порушення правил зберігання документів.

Тим часом у ряді випадків термін зберігання документів визначається за особливими правилами. У результаті відсутність паперів навіть, наприклад, шестирічної давності може призвести до штрафів за заниження податкових платежів. Розберемо такі ситуації окремо.

«Первинка» з придбаного майна. Документи на придбання слід зберігати незалежно від терміну корисного використанняцих об'єктів. Адже папери потрібні для підтвердження первісної вартості з метою обчислення амортизації, а також . Крім того, без «первинки» фірма не зможе підтвердити вартість майна під час його продажу. І це стосується як основних засобів, і іншого майна (лист Мінфіну Росії № 03-03-02/84).

Спеціальна вимога для збиткових компаній. Платник має право зменшувати податкову базу поточного періодуна збитки попередніх податкових періодів у порядку, передбаченому статтею 283 таки Податкового кодексу. Збитки можна враховувати 10 наступних років. Оскільки глава 25 Податкового кодексу, збитки цього року можна використовуватиме зменшення податкового навантаженнякомпанії до 2012 року включно. Понад те, стаття 10 Федерального закону № 110-ФЗ допускає визнання збитків.

Однак якщо компанія переносить збитки на майбутнє, то протягом усього терміну користування цією пільгою вона зобов'язана зберігати документи, що підтверджують обсяг збитків (п. 4 ст. 283 Податкового кодексу РФ). Ця норма дозволяє податківцям витребувати документи щодо минулих збитків, які компанія заявляє у декларації за поточний період. Виходячи з цього, Мінфін Росії у листі № 03-03-06/1/206 роз'яснює, що списання збитків можливе лише при поданні первинних документів, що підтверджують отриманий фінансовий результат.

Щоправда, обсяг збитків може бути підтверджений раніше проведеними податковими перевірками, в ході яких уже досліджувалась «первинка», що належить до них. У цьому випадку повторної документальної перевірки не потрібно. Такого висновку дійшов ВАС РФ у визначенні № 6899/08.

Додамо, що вимога про зберігання документів зі збитків протягом усього періоду їх списання діє також для платників єдиного сільгоспподатку(П. 5 ст. 346.6 Податкового кодексу РФ) та для «спрощенців» (п. 7 ст. 346.18 Податкового кодексу РФ).

Списання безнадійної. І в цьому випадку зберігати документи доведеться більше п'яти років.

Нагадаємо: відповідно до підпункту 2 пункту 2 статті 265 Податкового кодексу РФ суми безнадійних боргів прирівнюються до позареалізаційних витрат платника податків як збиток, отриманий у звітному (податковому) періоді. Такі витрати зменшують податкову базу при розрахунку прибуток. Звичайно, за наявності підтверджуючих паперів.

Таким чином, первинні облікові документи, що обґрунтовують суму дебіторської заборгованості, характеризують вартість вибувних майнових правтобто суму витрати. Тому і відлік терміну зберігання таких документів потрібно наново розпочинати з моменту списання безнадійного боргу. Якщо ж знищити документи раніше терміну, компанія втратить право визнати у витратах безнадійні борги, оскільки не зможе підтвердити податківцям їхню суму.

Строк зберігання документів акціонерними товариствами. Акціонерні товариства при зберіганні документів мають керуватися Положенням, затвердженим ухвалою ФКЦП № 03-33/пс. Зокрема, згідно з цим нормативному документу, статут та річну бухгалтерську звітність вони повинні зберігати постійно. Тобто, протягом усього терміну роботи компанії. А у разі ліквідації товариства документи постійного терміну зберігання та за особовим складом передаються до державного архіву. Це якщо з ним було укладено договір. Якщо ж угоди з архівом немає, він зобов'язаний прийняти зберігання лише документи з особового складу працівників общества. Місце зберігання інших документів визначається головою ліквідаційної комісії чи конкурсним управляючим.

Звіти з податків. Річні податкові деклараціїкомпанія має зберігати щонайменше 10 років, а квартальні за наявності річних - п'ять років. Це визначає пункт 170 Переліку типових управлінських документів, що утворюються в діяльності організацій, із зазначенням термінів зберігання, затвердженого Росархівом 6 жовтня 2000 року (далі - Перелік типових управлінських документів) у зв'язку з пунктом 2.4.2 Вказівок щодо застосування Переліку. Не менше 10 років потрібно зберігати і квартальні звіти, якщо немає річних (наприклад, з ПДВ). А ось місячну звітність за відсутності квартальних форм слід зберігати 5 років.

Рахунки-фактури, книги покупок та продажів. Відповідно до пунктів 15 і 27 Правил ведення журналів обліку отриманих і виставлених рахунків-фактур, книг покупок і книг продажів, затверджених постановою Уряду РФ № 914, книги покупок і книги продажів слід зберігати протягом повних п'яти років з дати останнього запису. Тобто ці папери за IV квартал 2004 року мають зберігатись і протягом 2009 року.

П'ятирічний термін зберігання встановлено й у рахунків-фактур. Підстава – пункт 150 Переліку типових управлінських документів.

Разом з тим податкові органихоч і вправі вимагати документи, що є підставою для обчислення податків і підтверджують їх сплату, але лише відповідно до законодавства про податки та збори. А вищезгаданий Перелік до нього не входить. Отже, наприклад, у 2009 році запит податківців щодо подання рахунку-фактури за 2004 рік можна залишити поза увагою.

Термін зберігання інших документів. Терміни зберігання інших документів встановлені спеціальним федеральним органом виконавчої влади- Ріс архівом (п. 3 ст. 6 Федерального закону № 125-ФЗ, постанова Уряду РФ р. № 290). І вони найчастіше перевищують п'ять років. Звернемося до переліку типових управлінських документів.

Бухгалтера насамперед стосується розділу 4 «Облік та звітність», а також розділи 7 «» та 8 « Кадрове забезпечення». Вважати терміни зберігання документів потрібно з 1 січня року, наступного за тим роком, коли вони виписані.

Як правильно зберігати та знищувати документи

Відбирати документи на зберігання та знищення, а також встановлювати терміни має постійно діюча експертна комісія. До її складу входять найбільш кваліфіковані спеціалісти основних структурних підрозділів, а головою призначається один із керівних працівників фірми.

Як зберігати. Зберігання документів є елементом документообігу і тому має регламентуватися обліковою політикою(П. 5 ПБО 1/98 «Облікова політика організації»). При цьому слід керуватися Положенням про документи та документообіг у бухгалтерському обліку (затверджено Мінфіном СРСР № 105, далі – Положення). Але в частині, що не суперечить чинному законодавству. У пункті 6.1 Положення зазначено, що первинні документи, облікові регістри, бухгалтерські звітита баланси підлягають обов'язковій передачі до архіву. Оброблені первинні документи комплектують щомісячно (п. 6.4 Положення).

Місце зберігання документів компанії визначають самостійно. Як правило, це офіс компанії. Зауважимо, що зберігати папери можна і не в офісі – законом це не заборонено. Наприклад, можна скористатися послугами спеціалізованих архівних фірм, що нерідко буває вигідніше, і надійніше. Але акціонерні товариства низку документів (наприклад, статут та річні звіти) повинні зберігати виключно за місцезнаходженням свого виконавчого органу(П. 2 ст. 89 Федерального закону № 208-ФЗ «Про акціонерні товариства»).

Звісно, ​​розміщення паперового архіву вимагає офісних площ, які постійно дорожчають Тому простіше зберігати бухгалтерські та податкові документив електронному вигляді. Така можливість передбачена статтями 9 та 10 Закону про бухоблік та статтею 314 Податкового кодексу РФ. Це підтвердив і Мінфін Росії у листі №03-02-07/1-314.

Проте чиновники роз'яснили, що інформацію на машинних носіях слід зберігати із застосуванням електронної цифровий підпис. Відповідно до норм Федерального закону № 1-ФЗ «Про електронний цифровий підпис» такий підпис рівнозначний власноручному підпису в паперовому документі. Для електронного документообігу фірма створює корпоративну інформаційну систему. Її обслуговує посвідчувальний центр, що забезпечує застосування цифрового підпису електронних документів.

А що робити із документами, якщо фірма ліквідується? Тоді документи щодо особового складу ліквідаційна комісія передає на зберігання до державного чи муніципального архіву. А інші архівні папери, терміни тимчасового зберігання яких минув, можна також передати до архіву, уклавши з ним договір. Або зберігати у будь-якому іншому місці. Зазначимо, що знищити ці папери забороняє пункт 9.7.3 Основних правил роботи архівів організацій, схвалених рішенням колегії Рос архіву. І щоб уникнути можливих проблемкраще так не чинити.

При компанії документи передаються організації чи організаціям-правонаступникам. Якщо ж відбувається виділення нової організації, їй передаються справи, які стосуються профілю її діяльності, і навіть особисті справи і працівників, які перейшли працювати у цю організацію.

Як знищувати. Знищення документів оформляють актом, який затверджує керівник організації.

При цьому в акті на утилізацію документів не обов'язково зазначати реквізити всіх паперів. Такий висновок випливає із пункту 2.4.5 Основних правил роботи архівів організацій. У цих правилах наведено уніфікована формаакта виділення документів на знищення. І в ньому можна робити єдиний запис групи однорідних документів. Які документи вважаються однорідними, фірма має право визначити самостійно. Наприклад, це можуть бути документи з однаковим найменуванням, наприклад рахунки-фактури.

За законом папки з документами, що підлягають знищенню, слід передати на переробку (утилізацію). Наприклад, у компанію, що займається переробкою вторинної сировини. Передачу паперів оформлюють накладною. Навантаження та вивезення на утилізацію відбуваються під контролем співробітника, що забезпечує безпеку документів в організації.

Підійти до знищення документів можна і простіше. Скажімо, використовуватиме для цього знищувач паперів. Крім того, документи можна спалити чи просто викинути. Щоправда, слід зважати на те, що несанкціоноване спалювання є порушенням екологічного законодавства. Викидати непотрібну документацію також ризиковано. Наприклад, згідно із трудовим законодавством зобов'язаний забезпечувати захист персональних даних працівників. Та й інші папери можуть представляти інтерес для конкурентів.

Відповідальність за порушення правил зберігання документів

Відповідно до статті 120 Податкового кодексу, відсутність у платника податків первинних документів або відсутність рахунків-фактур або регістрів бухгалтерського обліку розцінюється як грубе порушення правил обліку доходів і витрат та об'єктів оподаткування. Таке податкове тягне за собою штраф у розмірі 5000 руб. Але лише за умови, що «нестача» названих документів виявлена ​​лише за один податковий період. Інакше платника податків чекає штраф у вигляді щонайменше 15 000 крб. Якщо брак документів призвела до заниження податкової бази, платнику податків загрожує штраф у вигляді 10 відсотків суми несплаченого податку, але з менш 15 000 крб.

Збереження документів не залишено поза увагою й у кримінальному законодавстві. На підставі пункту 1 статті 325 Кримінального кодексу РФ викрадення, знищення, пошкодження або приховування офіційних документів з особистої зацікавленості може бути покарано позбавленням волі на строк до одного року. Але, зрозуміло, правоохоронним органамдоведеться довести таку зацікавленість. І нарешті, як компанія дотримується архівного законодавства, можуть перевірити працівники архівних органів. Відповідно до статті 13.20 Кодексу РФ про адміністративні правопорушення, Порушення правил зберігання, комплектування, обліку або використання архівних документів загрожує посадовим особам попередженням або штрафом у розмірі від 300 до 500 руб.

Як розподіляється відповідальність за зберігання документів

За зберігання документів відповідають керівник компанії та головний бухгалтер. Причому на підставі Закону про бухоблік директор відповідає за організацію зберігання, зокрема за наявність спеціальних приміщень, шаф, сейфів, що закриваються. А головний бухгалтер забезпечує збереження документів та передачу їх до архіву. Для цього він може призначати відповідальних осіб (п. 6.6 та 6.2 Положення). Наприклад, з часом інформація, відображена на паперових носіяхможе губитися (вицвітати). У такому разі потрібно подбати про виготовлення копій цих документів та завірити їх печаткою фірми. Ця рекомендація випливає з листа Мінфіну Росії № 03-03-06/1/209.
Назад | |

Документи потрібно зберігати як мінімум доти, доки їх можуть вимагати податкові інспектори під час перевірки. На підставі пункту 4 статті 89 Податкового кодексу РФ перевірити можуть період, що не перевищує трьох календарних років, що передують року винесення рішення про перевірку. Виходить, документи трьох попередніх років потрібно зберігати обов'язково.

Тим часом, податкове законодавство додає до цього терміну ще один рік. Відповідно до підпункту 8 пункту 1 статті 23 Податкового кодексу РФ, платники податків зобов'язані забезпечувати безпеку документів, необхідні обчислення та сплати податків, протягом чотирьох років. До них відносяться дані бухгалтерського та податкового обліку, а також документи, що підтверджують отримання доходів, здійснення витрат та сплату (утримання) податків. Аналогічна вимога встановлена ​​для податкових агентів (подп. 5 п. 3 ст. 24 Податкового кодексу РФ). А з якого часу відраховувати чотирирічний термін?

Обчислення податків провадиться за результатами податкових періодів (п. 1 ст. 55 Податкового кодексу РФ). Виходить, що чотирирічний термін слід відраховувати з наступного дня після закінчення податкового періоду. Наприклад, візьмемо ПДВ: до якої дати слід зберігати документи, які стосуються розрахунків цього податку за IV квартал 2012 року? Початком чотирирічного терміну буде 1 січня 2013 року, а закінченням – 31 грудня 2016 року. Виходить, що у 2016 році треба зберігати документи 2012 року. Тобто року, що не підпадає під виїзну перевірку.

Із цього правила є два винятки. Перше - це регістри, необхідних відрахування ПДВ: книга покупок і книга продажів, і навіть журнали обліку виставлених і отриманих рахунків-фактур. Початок терміну їх зберігання визначайте з дати останнього запису в них (п. 24 розділу II додатка 4, пункту 22 розділу II додатка 5 та пункту 13 розділу II додатка 3 до постанови Уряду РФ від 26 грудня 2011 № 1137). Другий виняток - документи, що підтверджують первісну вартість майна, що амортизується. Термін зберігання для них рахуйте з моменту, коли перестали нараховувати амортизацію (лист Мінфіну Росії від 26 квітня 2011 р. № 03-03-06/1/270).

Термін зберігання бухгалтерських документіввстановлені й у законодавстві про бухгалтерський облік. Зі статті 29 Федерального закону від 6 грудня 2011 р. № 402-ФЗ «Про бухгалтерський облік» (далі — Закон про бухоблік) випливає, що:
— первинні облікові документи, регістри бухгалтерського обліку та бухгалтерську звітність необхідно зберігати протягом термінів, що встановлюються за правилами державної архівної справи, але не менше ніж п'ять років. (Терміни зберігання типових архівних документів визначено у переліку, затвердженому наказом Мінкультури Росії від 25 серпня 2010 р. № 558);
— документи облікової політики, стандарти економічного суб'єкта, інші документи, пов'язані з організацією та веденням бухобліку, у тому числі кошти, що забезпечують відтворення електронних документів, а також перевірку справжності електронного підпису, повинні зберігатися не менше ніж п'ять років після року, в якому вони використовувалися для складання бухгалтерської звітності востаннє.

Таким чином, щоб не бути покараними за порушення правил, встановлених Законом від 6 грудня 2011 р. № 402-ФЗ, зберігайте податкові декларації, розрахунки, регістри та інші документи щонайменше п'ять років.

Декілька винятків із загального правила

Отже, за загальним правилом зберігати папери потрібно щонайменше п'ять років. Саме такий максимальний термін встановлено Законом про бухоблік. У той же час, максимальна глибина податкової перевірки — три роки. Тому особливо важливо дотриматися збереження паперів, що належать до обчислення податків, саме протягом цього періоду. Якщо ж у вас не вистачатиме документів, скажімо, п'ятирічної давності, оштрафувати вас зможуть хіба що за порушення правил зберігання документів.

Тим часом у ряді випадків термін зберігання бухгалтерських документів визначається за особливими правилами. У результаті відсутність паперів навіть, наприклад, шестирічної давності може призвести до штрафів за заниження податкових платежів. Розберемо такі ситуації окремо.

«Первинка» з придбаного майна. Документи на придбання основних засобів та нематеріальних активівНеобхідно зберігати незалежно від терміну корисного використання цих объектов. Адже папери потрібні на підтвердження первісної вартості з метою обчислення амортизації, і навіть податку майно. Крім того, без «первинки» фірма не зможе підтвердити вартість майна під час його продажу. Причому це стосується як основних засобів, так і іншого майна. Тому папери потрібно зберігати чотири роки після того звітного періоду, в якому майно списали з балансу або продали (періоду, в якому майно списали з балансу або продали (підп. 8 п. 1 ст. 23 Податкового кодексу РФ, лист Мінфіну Росії від 26 квітня) 2011 р. № 03-03-06/1/270).

Спеціальна вимога для збиткових компаній. Платник податку на прибуток має право зменшувати податкову базу поточного періоду на збитки попередніх податкових періодів у порядку, передбаченому статтею 283 Податкового кодексу. Збитки можна враховувати 10 наступних років.

Однак якщо компанія переносить збитки на майбутнє, то протягом усього терміну користування цією пільгою вона зобов'язана зберігати документи, що підтверджують обсяг збитків (п. 4 ст. 283 Податкового кодексу РФ). Ця норма дозволяє податківцям витребувати документи щодо минулих збитків, які компанія заявляє у декларації за поточний період. Виходячи з цього, списання збитків можливе лише при поданні первинних документів, що підтверджують отриманий фінансовий результат.

Вимога про зберігання документів зі збитків протягом усього періоду їх списання діє також для платників єдиного сільгоспподатку (п. 5 ст. 346.6 Податкового кодексу РФ) та для «спрощенців» (п. 7 ст. 346.18 Податкового кодексу РФ).

Списання безнадійної дебіторської заборгованості.Потрібно зберігати чотири роки після того періоду, коли борг контрагента визнали безнадійним. При цьому термін зберігання продовжується, якщо термін давності за зобов'язанням переривався і почав текти наново .

Нагадаємо: відповідно до підпункту 2 пункту 2 статті 265 Податкового кодексу РФ суми безнадійних боргів прирівнюються до позареалізаційних витрат платника податків як збиток, отриманий у звітному (податковому) періоді. Такі витрати зменшують податкову базу при розрахунку прибуток. Звичайно, за наявності підтверджуючих паперів.

Таким чином, первинні облікові документи, що обґрунтовують суму дебіторської заборгованості, характеризують вартість майнових прав, що вибувають, тобто суму витрати. Тому і відлік терміну зберігання таких документів потрібно наново розпочинати з моменту списання безнадійного боргу. Якщо ж знищити документи раніше терміну, компанія втратить право визнати у витратах безнадійні борги, оскільки не зможе підтвердити податківцям їхню суму.

Це питання задають собі всі без винятку підприємці, які недавно відкрили підприємство і не розібралися в тонкощах системи. То скільки зберігати документи ТОВ, рік, два чи більше? Детально розібратися в цьому питанні можна прочитавши за пунктами Федеральний закон № 125-ФЗ «Про архівну справу в Російській Федерації».

Строки зберігання бухгалтерських документів різні. Що можна сказати, поєднуючи всі підпункти? Зберігатися бухгалтерські документи в ТОВ повинні як мінімум доти, доки є ймовірність того, що податкова перевіркаїх може зажадати. Відповідно до статті 89 Податкового кодексуРФ перевірці підлягає період, що не перевищує трьох роківпопередніх рішення про проведення цієї перевірки. Тобто три роки зберігаємо точно, а далі починається найцікавіше.

Стаття 23 НК РФ підпункт 8 пункту 1 чітко нас інформує про те, що платники податків зобов'язані зберігати документацію, що підтверджує нарахування податку чотири роки і не менше. Отак панове. Не три роки, а чотири акуратно складуємо бухгалтерську документаціюі стежимо, щоб жоден папірець не загубився.

Яким конкретно документам віддаємо перевагу і зберігаємо як зіницю ока?

• дані податкового бухгалтерського обліку;
• документи, що підтверджують прибутки;
• документальне підтвердження витрат;
• підтвердження утримання податків;

Бухгалтерський облік також підтверджує правила зберігання первинної документації. Згідно з наказом « бухгалтерському обліку» №129-ФЗ бухгалтерську звітність слід зберігати так, як зазначено у правилах державної архівної справи. Але не менше ніж п'ять років після того, як по них складалася бухгалтерська звітність востаннє.

Що ж виходить? А те, що зберігати документи, ви зобов'язані суворо саме той період, у який їх може зажадати для перевірки податкова служба. Тобто три роки. Якщо в результаті перевірки у вас не буде документів п'ятирічної давності, вас можуть оштрафувати за неналежне зберігання документації і тільки.

Але не все так просто і прозоро у бухгалтерських та податкових нетрях. Є документація, яку слід зберігати набагато довше тих термінів, про які ми з вами щойно міркували. Що це за документи?

1. Первинні документи для придбання майна. Ці документи зберігаємо скільки завгодно довго. Для чого це потрібно. По-перше, нарахування амортизації. По-друге під час продажу майна потрібно десь брати підтвердження його початкової стоимости7 також не забуваємо про податок на майно.
2. Основні засоби. Для збиткових підприємств статтею 283 ПК передбачено правило зменшення податкової бази поточного періоду рахунок збитків минулого податкового періоду. Природно, документація повинна це підтверджувати. Збитки можна враховувати десять наступних років, а отже, і документи повинні знаходитись у належному порядку (стаття 283 пункт 4). Податкові інспекторивправі зажадати на підтвердження даних зі збитків зазначених у декларації первинні документи, що підтверджують фінансовий результат.
3. Для сільських підприємств, які працюють з єдиним сільськогосподарським податком, також необхідно зберігати документи зі збитків протягом усього періоду їх списання. Стаття 346,6 пункту 5 НК РФ.
4. Для осіб, які працюють за так званою «спрощенкою», ЄСП. Стаття 346,18 пункт 7 ПК Росії.
5. Для списання безнадійної дебіторської заборгованості також необхідно мати в наявності первинні документи, що підтверджують, для податкової служби. Знищення документів, що підтверджують, позбавляє компанію права визнання безнадійного боргуу витратах, бо суму підтвердити не буде чим.
6. Про акціонерні товариства особливо поширюватися не будемо, оскільки питання все ж таки звучало, як довго потрібно зберігати документи ТОВ, а не ВАТ. Так от якщо стисло, то у ВАТ зберігати документи для податкової звітності – річну бухгалтерську звітність, а також статут потрібно стільки, скільки існує компанія. Якщо компанія йде під ліквідацію – документи надсилаються до державного архіву. Потрібна угода, укладена з архівом наперед цю процедуру. Якщо такого договору не було – до архіву потрапляє лише документ з особового складу підприємства. Де зберігатимуться решта документів, доведеться вирішити голові ліквідаційної комісії, а може конкурсному керуючому.
7. Річні звіти з податків фірма має зберігати щонайменше 10-ти років. квартальні – п'ять років, це за наявності річних.
8. Якщо квартальних звітів немає – місячні звіти зберігаються також щонайменше п'ять років.
9. Книги купівлі та продажу, рахунки-фактури слід зберігати повних п'ять років з дня останнього запису в журналі. Пункт 15,27 "Правил ведення журналів обліку". У Переліку типових управлінських документів є пункт щодо рахунків-фактур, ось там йдеться про те, що зберігати ці самі рахунки-фактури слід п'ять років і крапка.

Знову ж, податкові службипри перевірках повинні керуватися законодавством про податки та збори. А Перелік туди не входить.

Справам висновок: скільки часу потрібно зберігати документи ТОВ? Виходить, що не менше п'яти років, а за основними засобами так і взагалі весь час існування компанії. Вважати термін зберігання документів потрібно з першого січня, наступного за тим роком, коли їх було створено.

Як зберігати паперові документи?

У облікової політикипідприємства має бути прописано, як і де слід зберігати документацію, а також призначено відповідальна особаза виконання цього пункту чи навіть комісія, що складається з найбільш кваліфікованих працівників.

До речі, необов'язково зберігати документацію в офісі. Законом не заборонено вибирати для зберігання інші місця, наприклад спеціалізовані архівні фірми. А от акціонерне товариствозобов'язане за законом зберігати такі документи, як річні звіти та статут саме там, де знаходиться головний офіс. До речі, зберігання документації в електронному вигляді дозволено законом із невеликим застереженням, що на документах обов'язково буде присутній електронний підпис відповідальної за складання документа особи. Для зберігання документації в електронному вигляді компанія створює інформаційну корпоративну систему. Обслуговує її центр, що засвідчує, який і забезпечує в електронних документах застосування електронного підпису.

Документи, що підлягають тривалому зберіганню, згодом псуються та вицвітають. Щоб їх вміст був читаний повинні подбати відповідальні за зберігання особи та своєчасно зробити копії.

При ліквідації фірми документи, що підлягають тривалому зберіганню, здаються до архіву. Якщо фірма реорганізується, документи передають організації-наступнику. При виділенні нової компанії їй дістаються особисті справи співробітників, що перейшли в нову структуру, і документи, що стосуються сфери діяльності нової компанії.

Знищення документів. Щоб знищити документ, треба спочатку скласти акт, який підпише керівник компанії і тільки тоді можна приступити безпосередньо до знищення документів. Причому в акті необов'язково ретельно переписувати кожну з паперів, що йдуть на знищення. Достатньо переписати назву однорідних груп. Що вважати однорідними групами, слід продумати самостійно. Наприклад, накладні – вважатимуться однорідними документами тощо.

Як правильно знищити документи?

Просто спалити? Відповідь неправильна. У такому випадку можна цілком мати проблеми з екологічними службами.
Віддати у переробку як макулатуру? Варіант хороший, але немає гарантії, що документи не виявляться у конкуруючої компанії, що немає добре. Щоб цього не сталося, папки із документами слід передати на утилізацію з оформленням накладної. Причому вивезення документів слід провести під контролем співробітника компанії, що відповідає за зберігання документації.

Просто викинути також не можна оскільки за законодавством роботодавець зобов'язаний зберігати в таємниці персональні дані співробітників.

Що лишається? Найправильніше буде застосувати спеціальну машинку для знищення паперу. Загалом, вирішувати вам як ви позбавлятиметеся від зайвих паперів.

Щоб не виникло бажання полегшити свій документальний архів раніше за визначений термін, додам, що відсутність регістрів бухобліку або рахунків-фактур податкового періоду вважається грубим порушенням і карається штрафом у розмірі п'яти тисяч рублів.

І це якщо документів не вистачає за один податковий період. У більш важких випадках штраф буде не 5000, а 15 000 рублів.

При заниженні податкової бази шляхом втрати документів, що підтверджують дохід, платник податків виплатить штраф у розмірі 10-ти відсотків від суми невиплаченого податку і не менше ніж ті ж 15 000 рублів.
До речі, і в кримінальному законодавстві є пункти щодо забезпечення збереження бухгалтерських документів. Якщо буде доведено псування документів із особистої зацікавленості, причетна особа може загриміти за ґрати не менше ніж на рік. Якщо є бажання ознайомитися докладніше з цим пунктом, дивіться статтю 352 п. 1 КК РФ.

А ще майте на увазі, що перевірити належне зберігання архівної документації у вашій організації мають право представники архівних органів. І тут вас, згідно статті 13.20 Кодексу Російської Федерації про порушення правил зберігання, обліку та комплектування, а також використання архівних документів можуть покарати штрафом від 300 до 500 рублів або адміністративним навіюванням.

Директор компанії відповідає за створення місць зберігання документів і зокрема архівації, а головний бухгалтер повинен ці документи організовано зберегти і правильно передати їх в архів.