Організація інвентаризації товарно-матеріальних цінностей. Проведення та бухгалтерський облік інвентаризації тмц

Фактичний склад наявних в організації товарно- матеріальних цінностейможе не відповідати даним бухобліку. Виявити це допомагає інвентаризація. Як проводиться інвентаризація ТМЦ?

Дорогі читачі! Стаття розповідає про типові способи вирішення юридичних питаньале кожен випадок індивідуальний. Якщо ви хочете дізнатися, як вирішити саме Вашу проблему- звертайтесь до консультанта:

ЗАЯВКИ І ДЗВІНКИ ПРИЙМАЮТЬСЯ ЦІЛОДОБОВО І БЕЗ ВИХІДНИХ ДНІВ.

Це швидко і БЕЗКОШТОВНО!

Будь-яке підприємство періодично проводить інвентаризацію наявних цінностей. Перевірка може бути обов'язковою чи позаплановою. У кожному випадку має дотримуватися порядок інвентаризації ТМЦ.

Загальні відомості

Організації повинні регулярно проводити інвентаризацію майна, та ТМЦ у тому числі, що має забезпечити достовірність облікових даних.

У процесі інвентаризаційної перевірки досліджується фактична наявність цінностей і дані зіставляються з обліковою інформацією.

Порядок та періодичність інвентаризації визначає керівник, крім ситуацій, коли здійснення перевірки є обов'язковим.

Обов'язковим проведення інвентаризації ТМЦ є:

• перед підготовкою річної бухотзвітності;
• при передачі цінностей або при їх продажу;
• при виявленні фактів псування майна, розкрадання чи зловживання;
• при зміні відповідальної матеріальної особи;
• при;
• в інших випадках, визначених закономРФ.

Результатом інвентаризації може стати:

• відповідність фактичних та облікових даних;
• виявлення надлишків;
• виявлення нестачі.

Будь-яка інвентаризаційна перевірка ТМЦ супроводжується документальним оформленням.

Документами відображається кожна дія інвентаризаційної комісії. Результати проведеної інвентаризації обов'язково відбиваються у бухгалтерському обліку.

Що це таке

Під інвентаризацією ТМЦ мається на увазі перевірка дійсної цінностей. У процесі перевірки кількість та вартість об'єктів звіряється з даними, показаними у бухгалтерському обліку.

При інвентаризації ТМЦ важливо враховувати структуру складського зберігання. Склади різних підрозділів організації можуть бути самостійними одиницями в обліку або бути складовоюінших облікових одиниць.

У підрозділах, де склади є самостійними одиницями обліку, інвентаризація цінностей на складах здійснюється одночасно з перевіркою всього виробництва загалом.

У процесі інвентаризаційної перевірки досліджується та підтверджується документально наявність товарно-матеріальних цінностей, відповідність їх роздрібних цін.

Також оцінюється товарний виглядоб'єктів, упаковка, наявність етикетів, цінників тощо. Інвентаризуватись можуть як групи ТМЦ при повній інвентаризації, так і окремі групи цінностей під час вибіркової перевірки.

Повна інвентаризація ТМЦ здійснюється за рішенням керівника підприємства. Рішення про вибіркову інвентаризацію може прийматись начальником окремого підрозділу.

За допомогою регулярних перевірок реалізується дотримання законодавчих норм, вчасно виявляються помилки в обліку та вносяться необхідні виправлення.

Крім того, інвентаризація ТМЦ сприяє:

• виявлення цінностей із неналежним терміном придатності;
• виявлення зіпсованих цінностей;
• визначення цінностей, які не використовуються організацією у виробничій діяльності.

Чинні нормативи

При проведенні інвентаризації та документальне оформленняперевірки слід керуватися такими нормативами як:

1. «Методичні вказівки з бухобліку матеріально-виробничих запасів», прийняті;
2. «Методичні вказівки щодо інвентаризації майна та фінансових зобов'язань», прийняті;

Нормативами Держкомстату засновуються уніфіковані формипервинних документів, якими документально оформляється проведення інвентаризації

Положення про інвентаризацію товарно-матеріальних цінностей визначає порядок проведення інвентаризаційної перевірки та відображення її у бухгалтерському обліку.

Процедура інвентаризації товарно-матеріальних цінностей

Час для проведення інвентаризаційної перевірки та її тривалість встановлюються виходячи з обсягу цінностей, кількості співробітників, що беруть участь у перевірці, та можливості здійснення перевірки у робочий час.

Інвентаризація ТМЦ включає кілька етапів:

Підготовка	Ці цінності готуються до перевірки. Збираються необхідні інвентаризації документи. Формується склад комісії для здійснення перевірки. Визначаються терміни виконання та види інвентаризованого майна
Перевірка фактичної наявності ТМЦ та складання інвентаризаційних описів	У процесі перевірки заборонено реалізацію не підрахованого товару, який прибув після початку інвентаризації. Цінності приходять після закінчення процедури
Зіставлення підсумків перевірки з даними бухобліку	—
Аналіз отриманих даних	При цьому виявляються розбіжності, їх причини, що оформлюються відповідними документами.
Оформлення підсумків перевірки	На цьому етапі здійснюється відображення інвентаризаційних результатів у бухгалтерському обліку. До відповідальності притягуються відповідальні особи, за наявності таких

Інструкція з проведення

До основних правил проведення інвентаризації слід зарахувати такі моменти:

Тимчасові та кількісні характеристики	Інвентаризації засновуються керівником
Ситуації, які зобов'язують проведення інвентаризації	Невпинно моніторяться керівництвом
Як кількісні визначники наявності цінностей	Визначаються підсумки безпосереднього перерахування, обміру та/або зважування звітних одиниць
Незаперечною умовою виступає присутність	Під час перевірки відповідальних матеріально осіб
У процесі інвентаризації	Допускає здійснення контрольних перевірок щодо достовірності отриманих даних
У період між проведенням повних перевірок	Бажано здійснення інвентаризацій вибіркового характеру

Коротка інструкція щодо проведення будь-якої інвентаризації виглядає так:

Формування наказу

Напередодні інвентаризації керівником організації видається наказ щодо уніфікованої.

Готовий документ реєструється у Журналі обліку наказів про проведення інвентаризації та контролю за їх виконанням, його форма відповідає уніфікованій .

Як правило, наказ про проведення інвентаризації створюється не менше ніж за десять днів до безпосередньої перевірки. Це дозволяє підготуватися до процедури належним чином.

У наказі керівника затверджується склад інвентаризаційної комісії. Тут же конкретизуються такі відомості як:

• склад групи цінностей, що інвентаризуються;
• причини перевірки (обов'язкова контрольна інвентаризація, переоцінка, зміна відповідальної матеріальної особи тощо);
• порядок перевірки та її строки;
• призначення голови інвентаризаційної комісії;
• остаточний термін подання документів до бухгалтерії.

Коли проводиться

Строки проведення інвентаризацій засновуються керівником організації. Їм визначається, скільки разів за звітній рікслід проводити інвентаризацію, які зобов'язання, що інвентаризуються, і майна підлягають перевірці, як часто потрібно проводити вибіркові перевірки.

Визначений керівником порядок фіксується у . Діючим законодавствомне забороняється проведення інвентаризації у будь-який зручний для підприємства день.

Але раціональнішою вважається перевірка на перше число місяця, оскільки саме в цей час виводиться сальдо за синтетичними та аналітичними рахунками бухобліку.

За рахунок цього формується інформація для підготовки порівнювальних відомостей та зіставлення підсумків інвентаризації.

Якщо щодо інвентаризаційної перевірки вибирається інше число, необхідно виведення проміжних результатів (сальдо і оборотів) за рахунками обліку цінностей.

Планові інвентаризації проводяться за заздалегідь затвердженим графіком. Але керівництво може проводити позапланові перевірки ТМЦ.

Подібна інвентаризація проводиться раптово, що дозволяє викрити недбайливих працівників. Проводять позапланові перевірки за графіком, який складає та зберігає керівник.

Насамперед раптові перевірки проводяться:

• щодо нових працівників, які несуть матеріальну відповідальність;
• у разі утворення та зростання обсягу ТМЦ понад норму;
• при виявленні фактів недотримання правил щодо прийому, зберігання та реалізації цінностей.

Інвентаризаційний опис

У процесі інвентаризації ТМЦ заносяться до спеціального опису. Для цього застосовується по кожному окремому найменуванню.

Обов'язково вказуються вид, група, кількість та інші необхідні показники об'єкта перевірки. Цінності інвентаризуються в порядку розташування їх у приміщенні.

Якщо інвентаризаційний опис складається з кількох аркушів, їх слід пронумерувати і скріпити те щоб замінити окремі сторінки неможливо.

Наприкінці кожного аркуша опису прописується:

• чисельність порядкових номерів ТМЦ;
• загальна кількість, відображена на сторінці, у натуральних показниках.

Таке оформлення необхідне, щоб уникнути внесення до опису несанкціонованих змін після завершення перевірки. На останньому листі опису робиться відмітка про підрахунок підсумків за підписами членів комісії та матеріально-відповідальних осіб.

Оформлення результатів

Результати інвентаризації спочатку оформляються документально, а потім відображаються у бухгалтерському обліку.

Так за такої процедури як інвентаризація ТМЦ документи складаються такі:

Інвентаризаційний опис ТМЦ за формою ІНВ-3	Для вказівки кількості підрахованих цінностей та їх характеристик
Опис «ТМЦ, що надійшли у процесі інвентаризації»	Для відображення цінностей, що надійшли під час перевірки
Опис «ТМЦ, відпущені під час інвентаризації»	При реалізації цінностей у процесі проведення перевірки
	З перерахуванням цінностей, що перебувають у дорозі
	Про ТМЦ відвантажені, але не оплачені
	Про перелік цінностей, що зберігаються на складах інших підприємств
	Про виявлені розбіжності між даними бухобліку та фактичним наявністю ТМЦ

У бухобліку результати інвентаризації відображаються того місяця, коли завершилася перевірка. Нестача відображається за рахунком 94. Якщо недостача не перевищує норм природних втрат, її списують на виробничі рахунки.

В іншому випадку нестачу відносять на рахунок відповідальних осіб. При цьому винний співробітник складає письмову пояснювальну причину недостачі.

При виявленні надлишків такі відносять до прибутку підприємства. Їх приймають до обліку за ринкової вартості.

Виникають нюанси

У будь-якому разі на період інвентаризації приміщення, де зберігаються ТМЦ, повинні опечатуватись при тривалості перевірки у декілька днів.

На час перерви перевірки всі документи та описи щодо інвентаризації зберігаються в опечатаному приміщенні разом із ТМЦ.

Незалежно від термінів проведення перевірки, на дату початку інвентаризації має бути відомим кількістьта вартість інвентаризованих ТМЦ відповідно до обліку.

Нерідко саме ця норма ігнорується, що призводить до маніпулювання обліковими регістрами та підтасовування фактів.

Якщо вибіркова

При вибірковій інвентаризації ТМЦ перевіряється лише частина майна. Наприклад, цінності в одному офісі чи на певному складі. При цьому можна використовувати спрощені методи перевірки.

Так кількість товарів у непошкодженій упаковці можна вважати маркуванням на упаковці. Частина таких товарів перевіряється на вибір.

Якщо вибіркова перевірка окремих упаковок покаже розбіжності з маркуванням, то комісія має провести повну інвентаризацію.

При перевірці великої кількості вагових цінностей, відомості схилів ведуться окремо матеріально-відповідальним співробітником та членом комісії. Після закінчення зважування дані відомостей звіряються, і результати заносяться до опису.

ТМЦ в аптеці

Проведення інвентаризації в аптечному закладі може тривати трохи більше трьох днів. При цьому на двері вішається вивіска із зазначенням адрес найближчих аптек.

Кількість ТМЦ у неушкодженій упаковці визначається на підставі супутньої документації. У інвентаризаційний опис цінності заносяться виходячи з супровідних документів.

При цьому вказується найменування товару із зазначенням дозування, фасування, відсоткового вмісту діючих речовин та виду пакування. Неприпустиме внесення до опису вартості товару без зазначення назви товару.

Щоб без жодної побоювання приступити до проведення інвентаризації матеріальних цінностей (МЦ), треба подати її виконання як необхідний інструментбудь-якої підприємницької діяльності. Вимоги до процесу виконання інвентаризації товарних залишків регулюються численними інструкціями, знати які зобов'язаний кожен працівник складу та бухгалтер-матеріаліст.

Поняття та особливості проведення інвентаризації товарно-матеріальних цінностей

Під інвентаризацією товарно-матеріальних цінностей (ТМЦ) розуміється процедура звірення наявного в компанії майна зі свідченнями бухгалтерської документації. Причому товарно-матеріальні цінності фірми в цей момент можуть розміщуватись в офісі, складських приміщеннях, брати участь у виробничих процесівта продаватися на майданчиках магазинів.

За умовами розташування майно компанії можна поділити на такі категорії:

• перебувають у складських спорудах різного призначення: сировинних, паливно-мастильних матеріалів(ПММ), деталей та інструментів, продовольчих, товарних;
• що беруть участь у господарсько-виробничій діяльності: в цехових приміщеннях, будівельних майданчикахта інших об'єктах;
• виставлені у торгових закладах чи демонстраційних залах.

Розрізняють планові та позапланові інвентаризаційні перевірки МТЦ.

Докладніше про порядок проведення інвентаризації основних засобів можна почитати на нашому сайті за посиланням:

У який термін слід провести планову інвентаризацію

Планові перевірки здійснюються через певні часові відтинки. Циклічність здійснення інвентаризації передбачається розпорядженням керівника фірми. Здебільшого заходи здійснюються згідно з графіком щорічно, щоквартально та щомісяця.

Практично завжди інвентаризаційна перевірка виконується наприкінці року, оскільки її здійснення після закінчення четвертого кварталу є обов'язковим заходом (ФЗ № 402 «Про бухгалтерському обліку»). За підсумками цієї перевірки здійснюється звірення ТМЦ з річною бухгалтерською звітністю.

Пам'ятка з організації позапланової перевірки товарних та матеріальних запасів

Позапланові інвентаризації здійснюються:

• при продажу та здачі в оренду;
• коли МТЦ передаються під відповідальне зберігання новому виконавцю;
• при крадіжці майна;
• при підозрі на навмисне псування МТЦ;
• після пожеж, повеней та інших природних катаклізмів, а також після аварій і техногенних катастроф;
• під час закриття фірми;
• у разі переходу підприємства до іншого власника.

Тотальні та вибіркові перевірки на підприємстві

За охопленням проведення інвентаризації бувають повні та часткові.

За повної перевірки здійснюється глобальна звірка всього майна підприємства на зафіксовану в наказі дату. Зазвичай такий перед складанням річного бухгалтерського звіту, і навіть при корінний реорганізації фірми чи її ліквідації.

Часткова перевірка виконується на окремих об'єктах, які зазвичай обрало керівництво компанії. Така інвентаризація зазвичай виконується через призначення нової матеріально відповідальної особи на окремий склад, магазин, будівництво. Іноді вона здійснюється після виявлення нестачі чи випадків крадіжки.

Форми інвентаризації

Крім перерахованих вище перевірок, розрізняють натуральну та документальну інвентаризацію.

Натуральна перевірка полягає у безпосередньому перерахунку, обчисленні обсягів та визначенні ваги МТЦ.

Документальна - обмежується вивченням документації, що підтверджує наявність наявного майна.

Підготовка

Підготовка інвентаризаційної перевірки починається з опублікування наказу керівника необхідність її здійснення.

Відповідно до постанови Держкомстату РФ № 88 від 18.08.1998 цей документ оформляється на уніфікованому бланку ІНВ-22.

Як має оформлятися наказ про інвентаризацію

Рішення керівництва про перерахунок майна приймає керівник. Оформлятися воно має наказом виконання інвентаризаційної перевірки МТЦ, приблизний зразок якого наведено нижче.

Документ підписується керівником підприємства. Вихідний номер та дата реєстрації документа записуються до спеціального журналу для наказів щодо проведення інвентаризації. Цей журнал уніфікований згідно з інструкціями Держкомстату у формі бланку ІНВ-23.

Порядок проведення перевірок у ТОВ чи ЗАТ

Основними положеннями, що визначають правила виконання інвентарних перевірок, є два нормативні документи.

1. Наказ Мінфіну РФ від 29.07.1998 N 34н (ред. Від 24.12.2010) «Про затвердження Положення з ведення бухгалтерського обліку та бухгалтерської звітності в Російської Федерації»(Зареєстровано в Мін'юсті РФ 27.08.1998 N 1598).
2. Наказ Мінфіну РФ від 13.06.1995 N 49 (ред. Від 08.11.2010) «Про затвердження Методичних вказівокщодо інвентаризації майна».

У цих наказах не вказується мінімальна та максимальна кількість членів інвентарної комісії, проте визначається, які фахівці зобов'язані в ній знаходитися.

Персональний перелік членів комісії визначається керівником. У цьому списку обов'язково мають бути бухгалтер, юрист, товарознавець чи технолог, тобто не менше трьох осіб.

За виконання інвентаризації на прохання правоохоронних органів дозволяється присутність їх представників. Проте до членів комісії вони не включаються. Коли проводиться інвентаризація, комісію зазвичай вводять фахівця з ревізійної організації.

Чи допустима участь у перевірці матеріально відповідальних осіб?

Зарахування до списку інвентаризаційної команди матеріально відповідальної особи (МОЛ) в інструкціях спеціально не обговорюється. У той самий час є обов'язковим його присутність на стадії безпосереднього перерахунку имущества.

Матеріально відповідальна особа, яка перебуває в момент інвентаризації під арештом, правоохоронці зобов'язані доставити до місця перевірки, інакше інвентаризація не матиме юридичної сили. Те саме стосується членів комісії. Якщо на місці проведення інвентаризації буде відсутній будь-який з них, результати перевірки будуть вважатися недійсними.

Проходження інвентаризації МТЦ

Інвентаризація МТЦ відбувається шляхом безпосереднього перерахунку, а також вимірювання об'єму та ваги МТЦ у точках заощадження. Основна процедура інвентаризації полягає у звіренні наявного за фактом майна з бухгалтерськими цифрами.

Як організувати процес обліку майна

Категорично забороняється перераховувати матеріально-технічні цінності згідно з накладними та рахунками-фактурами, тому що тоді можна не побачити і не зафіксувати не враховане в них майно, МТЦ з так званим нульовим залишком. Перераховувати матеріально-технічні цінності необхідно відповідно до їхнього місцезнаходження. Така методика дозволяє повністю виключити перепустку матеріалів, які не враховані в бухгалтерській документації.

Правильний аналіз товарів та запасів

Сама процедура перерахунку майна залежить від виду МТЦ. Найлегше порахувати майно поштучно. При такому підході проводиться вибіркове розтин заводської упаковки і перерахунок предметів, що знаходяться там, по опису в кожній відкритій упаковці. Якщо спостерігається невідповідність комплектації за описом та фактом, то розкриваються та перераховуються всі упаковки.

При перевірці МТЦ, представлених сипучою масою та рідинами, необхідно проводити зважування таких речовин. Якщо неможливо зважити упаковку, вимірюють її об'єм та перераховують підсумкову масу. При цьому проводяться поправки на температуру повітря та беруться до уваги інші особливості майна.

Свої нюанси має інвентаризація сільськогосподарської продукції. Тут обсяг і вага фруктів та овочів, закладених у сховищах, обчислюється за допомогою розрахункових таблиць з переведенням обсягу окремих різновидів сільгосппродукції у кілограми та тонни.

Організація роботи на складі у момент проведення інвентаризації

На період виконання інвентаризації продаж, купівля та передача за довіреністю МТЦ, що підраховуються, припиняється. На цей час забороняється оформлення та видача будь-якої прибутково-видаткової бухгалтерської документації. І також на період перевірки категорично забороняється перебування сторонніх осіб і тим більше їхнє пересування на вхід та вихід.

Інструктаж персоналу

Щоб під час перевірки не виникали конфліктні ситуації, до наказу на інвентаризацію МТЦ наказується внести запис про заборону зберігання особистих речей у складських спорудах, місцях знаходження товарів та іншого майна.

При вимушених зупинках інвентаризації на обідню перерву, а також після завершення робочого дня приміщення замикається на замок та опечатується. Ключ передається матеріально відповідальній особі, а опис міститься в сейфі, який опечатується головою комісії. Такі застереження не дають нікому проникнути до приміщення без відома всіх зацікавлених сторін.

Інвентаризація позабалансових рахунків

Нерідко бухгалтери цікавляться, чи потрібно перевіряти під час інвентаризації майно та вкладення дохідні цінності, що числяться на позабалансових рахунках. Відповідь, безумовно, позитивна: у ході перевірки ТМЦ, які рахуються за балансом, повинні оцінюватися за їхньою обліковою вартістю. Виявлені надлишки слід оприбуткувати в установленому порядку, з приводу виявлених нестач матеріально відповідальним особам необхідно скласти пояснювальні записки.

Під час перевірки на забалансове майноскладаються окремі інвентаризаційні описи та звірювальні відомості (пп. 2.11 та 4.1 Методичних вказівок щодо інвентаризації).

http://nalog-nalog.ru/buhgalterskij_uchet/vedení_buhgalterskogo_ucheta/predusmotreno_li_dlya_zabalansovyh_schetov_provedení_inventarizacii/

Підсумки фізичного перерахунку відразу заносяться в інвентаризаційний опис формою ИНВ-3.

Зазвичай цей опис подається у двох примірниках: для матеріально відповідальної особи та для бухгалтерії. Додатковий екземпляр передається до правоохоронні органина їхнє прохання.

Нюанси заповнення бланка інвентаризаційного опису МТЦ

Опис, залежно від об'єкта перевірки, виконується на різних стандартних бланках. Так, для основних засобів застосовується форма ІНВ-1, а для нематеріальних активів- Форма ІНВ-1.

Для обліку МТЦ опис виконується формою ИНВ-3.

Як заповнити документ про інвентаризацію

Складання протоколу інвентаризації при простоті, що здається, має свої складності. Один із нюансів - підсумовування підсумків по всіх колонках, що призводить до складання метрів, екземплярів, центнерів та літрів. Звичайно, ніякого фізичного сенсу така арифметика не має, зате ускладнює підробку підписів осіб, які скріплюють опис.

Внизу цього документа на додаток до підпису пишеться ще один запис МОЛ в тому, що він був присутній на інвентаризації і жодних претензій до її достовірності не має.

При зміні матеріально відповідальної особи внизу опису ставиться розписка прийняття матеріально-технічних цінностей під його відповідальність.

Як оформити інвентаризацію МТЦ, прийнятих на відповідальне зберігання

Іноді крім форми ІНВ-3 складається формою ІНВ-5. У ньому перераховується майно, прийняте відповідальне зберігання іншим підприємством.

При відповідальному зберіганні перевірка проводиться аналогічно до стандартної інвентаризації. Відмінність полягає в тому, що власник складу та власник ТМЦ заздалегідь домовляються про терміни планових перевірок. Керівництво фірми, куди було передано ТМЦ для відповідального зберігання, має організувати умови реалізації інвентаризації. Відомість на бланку ІНВ-5 оформляється також як форма ІНВ-3 у кількості 2–3 екземплярів. Позицію матеріально відповідальної особи тут займає співробітник фірми-охоронця.

Як проводити інвентаризацію відвантажених товарів

При інвентаризації відвантажених ТМЦ, термін оплати яких ще не минув або термін закінчився, але майно все одно залишилося не сплаченим, застосовується форма ІНВ-4. Вона складається майже так само, як ІНВ-4. Єдина відмінність у тому, що у графі «Примітка» за кожною назвою ТМЦ вказується покупець.

У формі ІНВ-4 на сторінці 1 наведено основні відомості про організацію та перераховано напрями проведення ревізії.

Як оцінити результати

Обробка підсумків інвентаризації полягає у звірянні інвентаризаційного опису з бухгалтерськими даними. На цій стадії фіксуються різницю між бухгалтерським обліком і підрахованими залишками ТМЦ. Керівництво підприємства та інвентаризаційна комісія виконують ретельний аналіз результатів інвентаризації та з'ясовують причини, через які виникли розбіжності. При необхідності піднімаються описи попередньої перевірки та простежується рух МТЦ за час, що пройшов між останніми інвентаризаціями.

Як має складатися звіряльна відомість

Виявлені відмінності відображаються за формою ІНВ-19, закріпленою в переліку основних документів щодо інвентаризації як порівнювальної відомостірезультатів інвентаризації товарних та матеріальних цінностей.

Обробка результатів інвентаризації Оформлення результатів інвентаризації: заповнення форми ІНВ-19 Оформлення результатів інвентаризації: фіксування результатів

Правила документального підбиття підсумків

Період підбиття підсумків починається наказом про затвердження одержаних результатів. Зразковий зразоквідповідного наказу наведено нижче.

Поруч із наказом остаточно підбиваються підсумки інвентаризації формою ИНВ-26.

Як відобразити факти надлишків, нестач і пересортування цінностей

У форму ІНВ-26 вписуються значення за надлишками та нестачею МТЦ. Тут же перераховується зіпсоване майно з виділенням коштів, що списуються на природне зменшення, а також сум, які мають бути компенсовані. Крім того, перераховується баланс від пересортиці.

Зразок відомості ІНВ-26

Документ скріплюється підписами головного бухгалтера та керівника підприємства. Оформлення наказу та відомості обліку результатів свідчать про документальне завершення інвентаризаційної перевірки.

Відображення недостачі в бухобліку

Виявлені перевіркою недостачі поділяються на три категорії.

1. Природне вибуття та псування майна.
2. Недбалий утримання та крадіжка з боку встановлених осіб.
3. Псування та крадіжка майна, за якими винних не виявлено. До цієї категорії належать випадки, коли суд не знайшов переконливих доказів причетності конкретних громадян до псування та крадіжки МТЦ.

Списання недостачі в рамках природних втрат

Списання недостачі в першому варіанті проводиться на стандартних торгових бланках ТОРГ-6, 15, 16, 20. У ТОРГ-6 проводиться списання через завісу тари, в ТОРГ-15 - списання з причини бою, ломки, псування, в ТОРГ-16 - списання в загальному плані, в ТОРГ-20 - списання через підробіток, підсортування та перетарювання. Списування МТЦ здійснюється згідно з нормами природних втрат, які встановлюються наказами галузевих міністерств.

Документальне відображення нестачі винних осіб

Якщо винним визнано конкретну особу, то недостача покривається за її рахунок. При цьому сума збитків береться за закупівельними цінами, а втрачена вигода не береться до уваги. Для списання недостачі винний працівник пише заяву, де зазначає причини недостачі. Рішення про стягнення коштів оформляється відповідним наказом. Надалі, якщо дійде до суду, цей наказ буде там обов'язково затребуваний.

Як діяти, якщо не можна притягнути винних до відповідальності

Коли винною є не матеріально відповідальна особа, буде проблематично залучити її до виплати недостачі в примусовому порядку. Тому найчастіше недостача списується у витрати.

Бухгалтерські проводки

Підсумки інвентаризації у бухобліку оформляються виходячи з положень, зафіксованих «Законом про бухгалтерський облік» (п.5. ст.8 і ст.12).

У статті 12 виділяються такі категорії рахунків, у яких відображається різниця між фактичною наявністю МТЦ та зазначеною у бухгалтерських накладних даними:

• надлишок МТЦ припадає, а їх вартість додається до фінансових результатів підприємства;
• недостача МТЦ, і навіть їх псування внаслідок природних чинників, вважаються природним убутком, зараховуються до витрат виробництва;
• недостача МТЦ та їх псування, спричинена недбалим поводженням або крадіжками, відноситься до покриття за рахунок винних осіб. Якщо винних не встановлено (у тому числі на підставі рішення суду), то всі збитки списуються на фінансові результатипідприємства.

Оприбуткування надлишків

У плані ведення бухгалтерських рахунків надлишки включаються до інших доходів. У бухгалтерських проводках вони відображаються у кредитному рахунку 91, субрахунок 1.

Списання непридатних і неліквідних ТМЦ

Попередньо, до визначення джерела їх покриття, всі суми недостачі відображаються на рахунку 94. Витрати від недостачі, втрати та псування майна, коли винного немає або його неможливо визначити, дебетуються за рахунком 91, субрахунок 1.

Таблиця: проведення затвердження результатів

Інструкція з оподаткування виявлених надлишків та недостач ТМЦ

У податковому облікунадлишки, виявлені за підсумками проведення інвентаризації, включають до позареалізаційних доходів (п.20, ст. 250 НК РФ). Суми збитків від недостачі, за відсутності винних осіб, у податковому обліку належать до позареалізаційних витрат (пп. 5, п.2, ст. 265 таки Податкового кодексу).

Пересортиця товарів та тари

При пересортиці товарів бухгалтерські проводкинабувають більш складної конфігурації. Справа в тому, що в цьому випадку виявляється нестача одного товару та надлишок іншого товару. Наприклад, 500 кг борошна першого гатунку порахували крупою другого гатунку. Тоді при інвентаризації виявиться нестача 500 кг крупою першого сорту та надлишок тієї ж кількості борошна другого сорту.

Слід зазначити, що відповідно до положень «Методичних вказівок під час інвентаризації майна та фінансових зобов'язань» (наказ Мінфіну від 13.06.1995 №49 (пункт 5.3), пересортиця має місце, якщо:

• надлишок і недостача товару виявлені в той самий період, що перевіряється;
• відповідальна за це одна людина;
• надлишки та недостачі виявлені у товарів одного і того ж найменування та у тотожних кількостях.

Тоді, якщо випадок з крупою визнається пересортицею, здійснюється наступний ланцюжок проводок:

• дебет 94 - кредит 41 відбивається недостача крупи першого сорту;
• дебет 41 - кредит 94 відбивається надлишок крупи другого сорту;
• дебет 41 (субрахунок «крупа першого сорту») – кредит 41 (субрахунок «крупа другого сорту») – відбивається компенсація недостачі крупи першого сорту надлишками крупи другого сорту.

У результаті на складі не вистачатиме обчисленої в результаті проведення кількості борошна першого сорту. Так як у пересортиці винною є лише матеріально відповідальна особа, то на неї і буде покладено компенсацію за нестачу.

Інвентаризація на складі – необхідна процедура підтримки порядку та належного обліку залишків. З її допомогою можна не тільки керувати продажами, але й оцінити ефективність виробництва. Існують спеціальні організації, які за допомогою аутсорсингу можуть провести інвентаризацію чітко та без зайвої тяганини. Цілком реально провести її і самотужки, головне знати загальні правилаїї проведення. У статті розглядається порядок та проведення інвентаризації на складі, які документи необхідно підготувати та як оформити результати.

Загальні правила інвентаризації

Інвентаризація – досить трудомісткий та дорогий захід. При її проведенні варто врахувати витрати на робочий час і не робочий час.

В робочий час:

• на час її проведення, співробітники задіяні в ній не зможуть виконувати свої безпосередні обов'язки;
• призупиниться відвантаження товарів замовникам, комплектування наявних залишків на замовлення;
• на період підрахунку зупиняються всі закупівлі та надходження від постачальників.

В неробочий час:

• Усім, хто виходить у вихідний день для проведення інвентаризації, оплата ведеться за подвійним тарифом.

Саме тому ніхто особливо не використовує позапланових перевірок. Ефективніше в цьому випадку спочатку налаштувати роботу таким чином, щоб вівся автоматизований облік, а працівники були максимально навчені та компетентні з питань прийому та відвантаження ТМЦ.

Загальні правила інвентаризації:

• наявність усіх членів комісії;
• фактичний підрахунок ТМЦ, а не зі слів матеріально-відповідальних осіб;
• до початку перевірки мають бути надані товарні звіти з усіма документами з руху ТМЦ, що додаються, та розписок від матеріально-відповідальних осіб;
• результати інвентаризації фіксуються в інвентаризаційному описі та акті інвентаризації.

Строки проведення інвентаризації

Проводиться вона у формі раптової перевірки, і у вигляді запланованої перевірки, періодичність якої прописується в облікової політики організації. Відмінність перших від других у цьому, що у підготовку до неї працівників не приділяється часу, головна мета не стільки звірка залишків на складах, скільки перевірка роботи самих співробітників, їх компетенції. Частота інвентаризації ТМЦ, що рекомендується, – не менше разу на місяць

Обов'язкові перевірки проводяться:

• щорічно перед складанням річної звітності;
• під час продажу, купівлі чи здачі майна у найм;
• під час реорганізації підприємства;
• при зміні матеріально-відповідальних осіб, зокрема бригадира чи бригади загалом;
• внаслідок форс-мажорних обставин (пожежа, повінь, псування майна, виявлення крадіжки тощо);
• з ініціативи (прохання) одного із бригади.

Етапи проведення інвентаризації на складі

Детальні інструкції про порядок проведення інвентаризації прописані у Методичних вказівках щодо інвентаризації майна та фінансових зобов'язань. Процедура ця буде визнана дійсно лише за умови 100% виконання всіх правил.

Доцільно розділити процедури на 3 етапи:

Етапи	Дії
Підготовчий	· Вихід наказу про проведення інвентаризації та її терміни (); · Створення комісії та вибір її голови; · Завдання останнього оцінити фронт майбутньої роботи, контролює пломбування складу, перевіряє, чи коректно використання наявної вимірювальної техніки; · Узгодження за видами майна, що перевіряється, і закріплення за кожним з ним відповідального з комісії; · Прохання розписок від матеріально-відповідальних осіб до початку підрахунку тощо.
Етап за рахунком	· За фактом вважається наявність майна перевіряється на складі; · Занесення результатів в інвентаризаційні описи (форма ІНВ-3)
Змінний	· зіставлення даних фактичного обліку з бухгалтерськими звітами; · Виявлення розбіжностей та складання порівнювальних відомостей.
Заключний	· За фактом інвентаризації проходить аналіз її результатів; · Виявляються винуватці неправильного обліку майна підприємства.

Хто входить до комісії з інвентаризації складу?

До складу комісії включають такі категорії працівників:

• представники адміністрації організації;
• бухгалтера;
• економісти;
• працівники інших спеціальностей якщо цього вимагає коректне проведення інвентаризації (техніки, інженери;
• співробітники внутрішнього аудиту;
• матеріально-відповідальні особи;
• незалежні аудитори (аутсорсинг).

Затверджений наказом керівництва підприємства комісія в обов'язковому порядкуповинна бути присутня протягом усієї ревізії у повному складі. Інакше інвентаризації вважатиметься недійсною.

Результати інвентаризації на складі

До початку інвентаризації необхідно впевнитись, що вся документація проведена бухгалтерією та занесена у відповідній системі обліку. При виявленні розбіжності на етапі підготовки до ревізії дані доносять до бухгалтера. Кінцевою дією матеріально-відповідальних осіб є розписка, що все гаразд.

Якщо підприємстві є великий склад чи кілька складів, для оперативності роботи створюються лічильні (робочі) комісії кожному дільниці. Перед роботою всі члени цих комісій повинні пройти докладний інструктаж щодо майбутньої роботи. Якщо має місце вибіркова інвентаризація, необхідно переконатися, що товар, що підлягає перевірці, зібраний в одному місці. Результати всієї роботи фіксуються в інвентаризаційних описах ручкою.

Людський фактор можна звести до мінімуму, застосувавши автоматизовану системуобліку: кожному товару присвоюється штрих-код, зчитуючи його за допомогою сканера, комісія відразу бачить автоматичну аналітику. При цьому важливо уважно стежити за відповідністю товару та найменування, що відображається в системі відповідно до його штрих-коду.

Якщо виявлено зіпсований товар, з метою подальшого його списання та непотраплення до результатів інвентаризації, облік його ведеться за формою ТОРГ-16.

Навалочні товари перевіряються шляхом обміру габаритів та порівняння з аналогічною інформацією, зазначеною у супровідних документах від постачальника ТМЦ.

За наявності товарів, що зберігаються в незайманих упаковках, кількість зараховується відповідно до маркування. В якості контрольної перевіркирозкривають кілька упаковок і дивляться, чи кількість в них, зазначеному на маркуванні.

Надходження та вибуття товару на склад під час інвентаризації

Рух ТМЦ під час інвентаризації неминуче призведе до плутанини. Причому під рухом розуміється не лише приймання та видача товару зі складу, а також переміщення його всередині складу/складів. Насправді складно уявити ситуацію, коли нормальний керівник захоче повністю паралізувати свій бізнес, нехай навіть на один день. Тим більше, якщо режим роботи 7 днів на тиждень.

На практиці цілком допускається відвантаження врахованої під час ревізії готової продукціїконтрагентам чи укомплектування їх у замовлення. Це хоч і накладає певну частку ризику в коректність інвентаризації, проте мінімізує ваші втрати від простою на складі. Важливо врахувати, що відвантаження ТМЦ роблять лише з письмового дозволу Головбуху. На цю групу товарів заводить інвентаризаційний ярлик з . У ньому фіксується кількість ТМЦ до та після відвантаження. Після цього заповнюється акт інвентаризації за відвантаженими позиціями (). Приймання ТМЦ також має місце. Фіксують цю операцію вся інвентаризаційна комісія формою ІНВ-3.

Фіксування та звіряння інвентаризаційних даних

При інвентаризації заповнюються такі документи:

Дії	Форма для заповнення
Фактично наявні складі ТМЦ, перераховані шляхом автоматизованого обліку чи вручну
Товар рахується за складом, але перебуває в дорозі
ТМЦ на відповідному зберіганні (числиться за одним, а фактично знаходиться на іншому складі)	Окремий інвентаризаційний опис зі списком таких товарів за
Порчений, бракований товар і товар, що підлягає списанню	Відповідно акти щодо ,
Порівняння фактичних залишків ТМЦ із даними автоматизованого обліку

Якщо останні три доведеться віднести швидше до нестандартної ситуації, інвентаризаційний опис ІНВ-3 – головний документ будь-якої перевірки. З його допомогою не тільки фіксується фактична кількість залишків на складах, а й згодом складається звіряльна відомість про розходження з раніше представленою бухгалтерською звітністю.

Після завершення ревізії всі члени комісії підписуються під її результатами в інвентаризаційному описі. Складається вона у двох примірниках: один для бухгалтера, другий для матеріально-відповідальної особи. Останні при виявленні помилки в документі доводять їх до бухгалтера і тільки після цього дають свою письмову згоду з результатами перевірки.

Якщо під час заповнення порівнювальної відомості виявлено значні розбіжності, слідує перерахунок товарів. Причому коректніше виконувати його не членами комісії, а спеціально створеною для цього групою людей. Будь-які виправлення у заповнених формах мають бути здійснені за згодою всіх членів комісії.

Оформлення результатів інвентаризації

В результаті всієї перевірки оформляється акт інвентаризації, де у фактичному і вартісному вираженні відображаються залишки ТМЦ, що реально є на складі.

Щоб відобразити всі наявні відомості бухгалтер заповнює відомість по , де по конкретних колонках вносять дані про пересорт, надлишки, нестачу. Документ підписується усіма членами комісії. З нього згодом можна стягувати збитки з матеріально-відповідальних осіб. Результати інвентаризації складу входять у звітність місяця, у якому проводилася (як правило, проводять при закритті місяця).

Відповіді на питання, що часто ставляться щодо проведення інвентаризації на складі

Запитання №1.У ході інвентаризації було допущено помилку під час заповнення опису, чи обов'язково переробляти документ?

Ні, не обов'язково. Рядок, де було допущено помилку, закреслюється лінією, поверх неї записуються правильні цифри. Подібним виправленням підлягають усі документи, де помилка могла спричинити спотворення даних.

Запитання №2.У штаті всього 3 особи, бухгалтер, комірник та директор складу. Чи результати інвентаризації вважатимуться законними, якщо склад інвентаризаційної комісії складатиметься з трьох цих людей.

Ні, не будуть, оскільки матеріально-відповідальні особи, якими даному випадкує комірник, який не може входити до складу комісії.

Запитання №3.Чи встановлено нормативними актамимінімально потрібна кількість осіб у складі комісії з інвентаризації ТМЦ?

У документах, які регламентують порядок проведення інвентаризації, саме Наказі Мінфіну РФ від 29.07.1998 N 34н ( ред. від 24.12.2010) “Про затвердження Положення з ведення бухгалтерського облікута бухгалтерської звітності в Російській Федерації” ( Зареєстровано в Мін'юсті РФ 27.08.1998 N 1598) та Наказі Мінфіну РФ від 13.06.1995 N 49 ( ред. від 08.11.2010) "Про затвердження Методичних вказівок щодо інвентаризації майна" прописується лише вимоги до посад в організації тих осіб, хто входить до складу комісії, інших приписів щодо чисельності немає.

Запитання №4.У результаті інвентаризації виявилася недостача. Відшкодувати її хочуть у рахунок утримання з комірника, який не був повідомлений про перевірку, що проводилася, і не був присутній при ній особисто. Чи законні ці дії?

Інвентаризація складу без присутності матеріально-відповідальної особи, у разі комірника, вважається недійсною, як і її результати. Винятком є ​​особиста відмова від участі в ревізії.

Запитання №5.Співробітник складу подав заяву на звільнення, при цьому не було видано наказу та власне не було проведено необхідної в цій ситуації ревізії, не складено актів прийому передач, не підписували акти недостачі. Через певний час роботодавець висуває вимоги до відшкодування виявлених втрат під час інвентаризації. Чи є ймовірність, що колишнього співробітниказобов'яжуть до сплати недоїмки.

Оскільки співробітник не працює у цій організації, не є матеріально-відповідальним лицом. Роботодавець може звернутися до суду, але шанси виграти справу мізерні.

Усі товарно-матеріальні цінності, що знаходяться на балансі організації, торгової точки, підприємства, підлягають обов'язковому обліку. При придбанні будь-яких речей або об'єктів відбувається їхнє зарахування, при продажу, списанні – зняття з залишку.

Незалежно від цього з низки причин виробляється інвентаризація існуючих цінностей приведення залишків, які числяться на балансі, про те, що практично є. Такий процес має певний порядок дії, а також особливі форми звітності та фіксації своїх результатів.

Визначення

Інвентаризація товарно-матеріальних цінностей за своїм визначенням є перевіркою фактичної наявності всього наявного на балансі майна з метою приведення її у відповідність з даними бухгалтерського обліку та виявлення надлишків або недоліків.

Проведення інвентаризації стає необхідним таких випадках:

1. При періодичній звірці облікового та фактичного залишку. Для різних організацій та підрозділів вона виробляється з певною періодичністю, але, як правило, не рідше одного разу за календарний рік.
2. При передачі свого майна в оренду або за його продажу.
3. За змін організаційно-правової форми підприємства.
4. За зміни матеріально-відповідальної особи всієї організації чи структурного підрозділу (відділу, магазину мережі супермаркетів тощо).
5. При виявленні будь-яких фактів, пов'язаних із розкраданням цінностей.
6. При псуванні майна, що з сторонніми чинниками (займання, підтоплення, відсутність електрики при зберіганні цінностей за умов підвищених чи знижених температур).
7. При стихійних лихах, що призвели до псування ТМЦ.
8. За повної ліквідації організації.

У свою чергу результатом проведення інвентаризації стає:

• виявлення відповідності бухгалтерського залишку з дійсним;
• визначення надлишків ТМЦ;
• визначення.

Облік

Порядок проведення інвентаризації залежить від її виду, який може бути наступним:

1. Повний. Вона включає у собі перевірку всіх ТМЦ, які перебувають у балансі фірми чи організації, причому беруться до уваги також зобов'язання фінансового характеру. Часто подібний вид застосовується при зміні власника або складанні річної звітності.
2. Частковаінвентаризація, за якої проводять перевірку одного з видів цінностей, що перебувають на балансі організації.
3. Вибіркова, що передбачає приведення залишків у відповідність з обліковими за окремою ознакою - ті, які були знижені в ціні, підлягають списанню, переміщенню і т.д.

Крім того, інвентаризації можуть поділятися на планові, що проводяться за заздалегідь затвердженим графіком, а також позапланові, необхідність яких пов'язана з такими подіями, як зміна керівництва, підозра у розкраданні, стихійне лихо тощо.

Загальний порядок інвентаризації передбачає наступні кроки:

1. Складання наказу здійснення, формування комісії для перерахунку.
2. Перевірка справності приладів вимірювального характеру, і навіть терміналів, якщо інвентаризація виробляється з допомогою (це більше належить до великих торговим точкам).
3. Збір та підготовка первинної документаціїза наявними товарно-матеріальними цінностями.
4. Здійснення безпосередньо процесу перерахунку фактичного залишку. При його проведенні важливо обмежувати доступ співробітників, які задіяні в процесі, до інформації про бухгалтерський залишок для більшої достовірності результатів.
5. Заповнення відомостей, покладених законом або внутрішніми порядкамиорганізації.
6. Передача результатів перерахунку до бухгалтерії (у тому випадку, якщо окремим порядком не передбачено зведення результатів начальником структурного підрозділу).
7. Виявлення наявних розбіжностей результатів із фактичним залишком.
8. Складання з розбіжностей відомостей оприбуткування та списання.
9. Проведення аналізу підсумків перерахунку.
10. Виявлення винних осіб при виявленні певної кількості надлишку чи недостачі.
11. Оформлення остаточних результатів проведення перерахунків.

Положення та бланк

Положення про проведення інвентаризації визначається внутрішньою політикоюорганізації чи підприємства. Основним документом, який визначає її хід, є , який повинен видаватися не пізніше, ніж за 10 днів до початку самого перерахунку.

Типова форма наказу складається за ІНВ-22і містить такі дані:

• перелік майна, що підлягає перерахунку до цієї ревізії (повна, часткова, вибіркова);
• підстави щодо перерахунку (планова, позапланова і з яких причин);
• порядок проведення, строки здійснення та кінцевий термін виведення результатів;
• склад комісії та призначення її голови.

Після проведення перерахунку результати заносять до наступні бланки та документи:

1. ІНВ-3- Відбивається загальна кількість перерахованого товару та його характеристики. Якщо такої відомості виходить кілька аркушів, то всі аркуші обов'язково нумеруються і скріплюються таким чином, щоб їх неможливо було замінити. Остання сторінка містить загальні підсумки проведеної інвентаризації та підписи матеріально-відповідальних осіб.
2. Опис ТМЦ, що надійшли до організації під час проведення інвентаризації.
3. Опис, який фіксує відпущені товарно-матеріальні цінності під час інвентаризації.
4. ІНВ-6– у такому бланку відображають ТМЦ, які числяться на балансі підприємства, але на момент перерахунку перебувають у дорозі на фірму.
5. ІНВ-5- Описують товар і цінності на інших складах фірми або підприємства.
6. ІНВ-4– містить відомості про відвантажені цінності, які ще не пройшла оплата від контрагента.
7. ТОРГ-15і ТОРГ-16– відображають інформацію про шлюб ТМЦ, зіпсоване майно, яке підлягає списанню в процесі інвентаризації.
8. ІНВ-19– є звірячою відомістю та відображає перелік ТМЦ, за якими виявлено невідповідність бухгалтерського залишку та дійсного.

Після проведення ревізії, перерахунку сумнівних результатів (якщо такі є чи матеріально-відповідальна особа заперечує їх), керівна особа фірми підписує остаточні підсумки, виведені бухгалтерією, а також наказ, який затверджує всі виведені показники.

Терміни

Строки проведення інвентаризацій визначаються такими моментами та факторами:

1. Особливістю облікової політикипідприємства. Періодичність перевірок визначається складністю твору перерахунку, необхідністю виклику додаткової кількості працівників та, отже, твору виплат. Загальна інвентаризація, Як правило проводиться з періодичністю один раз за календарний рік, часткові можуть здійснюватися раз на місяць, а особливо проблемні групи частіше - раз на тиждень, раз на три дні і т.д.
2. Бажанням керівника. У зв'язку з якими подіями він має право призначити позапланову перевірку для визначення фактичної наявності товарно-матеріальних цінностей на довіреній йому організації.
3. Якими-небудь не залежать від керівництва та працівників подіями. Наприклад, якщо на торговій точцівідбулася псування майна – пожежа, повінь тощо., то проведення інвентаризації є необхідною дією для виявлення завданих збитків та списання з залишку товарно-матеріальних цінностей, які стали непридатними та підлягають списанню з залишку організації;
4. Зміною матеріально-відповідальних осіб. Таке може відбуватися при звільненні начальника, переведенні, виході на пенсію тощо. Зрозуміло, співробітник навряд чи погодиться чекати періоду, коли підійде наступна планова черга проведення перерахунку на довіреній йому ділянці або цілій організації.

Проведення

Проведення результатів перерахунку з бухгалтерії є остаточним етапом ревізії. Основною метою такої операції є постановка на облік виявлених надлишків товарно-матеріальних цінностей і списання недостачі, що вийшла.

Дані операції здійснюються за допомогою таких статей та проводок:

1. Відображення прибутку від оприбуткування – дебет 08, кредит 91.
2. Відображення оприбуткування по ринковою ціною- Дебет 01, кредит 08.
3. Постановка виявлених надлишків – дебет 41, кредит 91 (за субрахунком інші доходи).
4. Нестача ТМЦ фіксується за дебетом 94, кредитом 41.

Крім загальних положеньз приводу виявлення недостач, їх ще можуть ділити на три види статей:

1. Нестачі, величина яких перебуває у межах , прийнятих конкретної фірмі чи організації. При такому варіанті застосовують дебет 20 та кредит 94.
2. Списання недостачі, що утворилася з вини певних осіб – зняття з залишку відбувається шляхом вирахування відповідної суми з доходу, що виплачується співробітникам. При такому варіанті застосовують рахунки дебет і кредит 94, а згодом вже роблять вирахування із заробітної плати.
3. Результати інвентаризації, під час яких виявлено недостачу, що перевищує норми природних втрат. Такий варіант можливий, коли винну особу не визначено. Списання здійснюється за допомогою рахунків дебет 91 та кредит 94.

Таким чином, періодичність проведення інвентаризацій визначається внутрішньою політикою організації, а також сторонніми подіями, у яких виробляється позапланова ревізія. Виявлені в ході проведення надлишки та недостачі належним згідно із законом чином повинні бути оприбутковані або списані з балансу організації.

Інвентаризація ТМЦ в 1С представлена ​​у цій інструкції.

З метою забезпечення достовірності даних податкового та бухгалтерського обліку та звітності організації повинні проводити інвентаризацію матеріальних цінностей. Починати її платники податків мають право вже з 1 жовтня, а в організаціях, розташованих у районах Крайньої Півночі та прирівняних до них місцевостях, інвентаризація ТМЦ проводиться в період їх найменших залишків (п. 27 Положення про ведення бухгалтерського обліку та звітності до РФ, затв. наказом Мінфін Росії від 29.07.98 № 34н).

Хоча податкове законодавствона відміну від бухгалтерського, не містить норм про проведення обов'язкової інвентаризації, Складати документи, що підтверджують результати її проведення, необхідно для обґрунтування витрат у вигляді недостач та доходів у вигляді надлишків. Це регламентовано пунктом 1 статті 252 НК РФ.

Проведення інвентаризації ТМЦ, розглянемо. Для інвентаризації створюється постійно діюча комісія, склад якої затверджує керівник. До неї, зокрема, включаються адміністративні працівники, працівники бухгалтерської служби, інші фахівці (інженери, економісти, техніки тощо), а також представники служби внутрішнього аудиту та незалежних аудиторських організацій. Відсутність хоча б одного члена комісії при проведенні інвентаризації є підставою для визнання її результатів недійсними (п. 2.3 Методичних вказівок щодо інвентаризації майна та фінансових зобов'язань, утв. наказом Мінфіну Росії від 13.06.95 № 49, далі - Методичні вказівки). Якщо, наприклад, перевірка була проведена за відсутності бухгалтера, хоча його було включено до складу комісії, а замість нього підпис на документі поставив директор, то таку інвентаризацію та записи в обліку не можна вважати достовірними.

Що стосується, як у штаті організації числиться один директор, функції комісії слід покласти нього, оскільки окремих вимог до кількості членів комісії встановлено (п. 2.3 і 2.4 Методичних вказівок).

Перерахунку підлягає не лише фактична наявність власних МПЗ на складі організації, а й відвантажених, прийнятих на відповідальне зберігання, що перебувають у дорозі, а також отриманих у переробку (про облік ТМЦ, які надійшли в період інвентаризації, див. нижче).

Для кожного етапу пересування або місця зберігання цінностей передбачені уніфіковані форми підтверджуючих документів (утв. Постановами Держкомстату Росії від 18.08.98 № 88 та від 27.03.2000 № 26).

Таким чином, для оформлення результатів інвентаризації організація має створити наступний перелік документів:

• наказ керівника про строки проведення інвентаризації, про склад інвентаризаційної комісії та майна, що підлягає перерахунку;
• інвентаризаційний опис ТМЦ (форма № ІНВ-3); - акт інвентаризації ТМЦ відвантажених (форма № ІНВ-4);
• інвентаризаційний опис ТМЦ, прийнятих на відповідальне зберігання (форма № ІНВ-5);
• акт інвентаризації ТМЦ, що у дорозі (форма № ИНВ-6);
• порівнювальна відомість результатів інвентаризації (форма № ІНВ-19);
• відомість обліку результатів, виявлених інвентаризацією (форма № ІНВ29).

Інвентаризаційний опис ТМЦ - форма № ІНВ3

Проведення інвентаризації ТМЦ. Зазначений документ служить для відображення даних фактичної наявності матеріально-виробничих запасів у всіх місцях зберігання та всіх етапах їх руху на організації. Його підписують відповідальні члени комісії на підставі перерахунку, зважування, перемірювання цінностей окремо за кожним місцем знаходження та матеріально відповідальною особою. Причому на початок проведення інвентаризації в матеріально відповідальної особи береться розписка, на яку відведено першу сторінку форми № ИНВ-3 . Розпискою дана особапідтверджує, що всі матеріальні цінності, що надійшли, оприбутковані, а вибулі — списані.

Матеріальні цінностівідображаються в описі за кожним найменуванням окремо. Вказується їхній вид, група, кількість, одиниця виміру, облікова ціна, а також інші необхідні відомості: артикул, сорт тощо.

Для заповнення даних про номенклатурний номер у графі «Товарно-матеріальні цінності» можна скористатися Загальноросійським класифікатором видів економічної діяльності, продукції та послуг (ОК 004-93) (утв. Постановою Держстандарту Росії від 06.08.93 № 17) або розробити власні коди. У графі «Одиниця виміру» проставляються дані з Загальноросійського класифікатораодиниць виміру (ОК 015-94) (утв. Постановою Держстандарту Росії від 26.12.94 № 366). В описі відповідальні особи комісії заповнюють графу 10 «Фактична наявність» матеріальних цінностей у кількісному вираженні, а графа 9 «Номер паспорта» заповнюється лише щодо МПЗ, що містять дорогоцінні метали та каміння.

Таравідображається за видами, цільового призначеннята якісному стану (нова, що була у вжитку, потребує ремонту і т. д.). При цьому тару, яка стала непридатною, в інвентаризаційний опис не вносять. Нею складається акт на списання, у якому наводяться причини псування.

У разі виявлення цінностей, які не відображені в обліку, комісія повинна включити їх до інвентаризаційного опису. На виявлені непридатні або зіпсовані матеріали та готові вироби складається або акт про списання товарів за формою № ТОРГ-16 (на товари, що не підлягають подальшій реалізації), або акт про псування, бій, брухт ТМЦ за формою № ТОРГ-15 (на товари, що підлягають уцінці або списанню). Обидві дані форми актів затверджено постановою Держкомстату Росії від 25.12.98 № 132. На кожній сторінці опису вказуються прописом кількість порядкових номерів матеріальних цінностей та їх загальна кількість у натуральних показниках, записаних на цій сторінці, незалежно від того, в яких одиницях виміру ці цінності показані.

У зв'язку з тим, що проведення інвентаризації, як правило, не обмежується одним днем, застосовується інвентаризаційний ярлик за формою № ІНВ-2, який заповнюється в одному примірнику та зберігається разом із підрахованими цінностями. Дані з ярлика переносяться в інвентаризаційний опис.

При оформленні опису слід враховувати, що в незаповнених рядках ставлять прочерки, а на останній сторінці має бути зроблено відмітку про перевірку цін та підрахунок підсумків за підписами осіб, які проводили перевірку. Виправлення помилок провадиться у всіх примірниках описів шляхом закреслення неправильних записів та проставлення над ними правильних записів, які мають бути засвідчені підписами всіх членів інвентаризаційної комісії та матеріально відповідальними особами.

Зазначимо, інвентаризаційні описи складаються окремо на матеріальні цінності, що перебувають у дорозі, відвантажені, не оплачені вчасно покупцями та що знаходяться на складах інших організацій.

Матеріальні цінності, що зберігаються на складах інших організацій, заносяться до опису на підставі документів, що підтверджують їх здачу на відповідальне зберігання. Вони вказуються найменування, кількість, сорт, вартість цінності (за даними обліку), дата прийняття їх у зберігання, місце зберігання, номер і дата первинного документа.

В описах на матеріальні цінності, передані в переробку іншої організації, вказуються найменування організації-переробника, найменування цінностей, кількість, фактична вартістьза даними обліку, дата передачі цінностей на переробку, номер та дата первинного документа.

Акт інвентаризації відвантажених ТМЦ - форма № ІНВ-4

Цей акт оформляється, якщо в організації на балансі вважаються товари, відвантажені покупцям. Інвентаризація таких ТМЦ полягає у перевірці обґрунтованості сум, що числяться, на відповідних рахунках бухобліку. При цьому складається два окремі акти. Перший – для ТМЦ, термін оплати яких не настав, а другий – для матеріальних цінностей, відвантажених, але не сплачених покупцями у строк.

Для останніх у цій формі передбачена графа «Примітка», в якій за кожним окремим відвантаженням наводиться найменування покупця. Крім того, в акті зазначаються найменування та одиниця виміру цінностей, дата відвантаження, а також відомості з товарно-транспортних або розрахунково-платіжних документів із зазначенням дати, номера, кількості та суми відвантажених матеріальних цінностей. У разі особливого переходу права власності на відвантажені ТМЦ дані для заповнення графи 13 перераховуються на договірні ціни.

Інвентаризаційний опис ТМЦ, прийнятих на відповідальне зберігання, — форма № ІНВ-5

Зазначений опис застосовується при інвентаризації:

• товарів, придбаних посередниками для комітента чи принципала;
• цінностей, одержаних хранителем за договором відповідального зберігання;
• ТМЦ, отриманих від постачальників, від сплати яких організація на законних підставах відмовилася, оскільки вони не відповідали умовам договору;
• отриманих від постачальників цінностей, куди за умовами договору право власності переходить лише після оплати.

В описі вказуються найменування та одиниця виміру матеріальних цінностей, постачальник (одержувач), місце зберігання та дата прийняття на відповідальне зберігання, а також фактичне та облікова наявністьцінностей за даними бухгалтерського обліку

Цей документ також передбачає включення до нього розписки матеріально відповідальної особи, яка відповідає за збереження зазначених цінностей. У результаті інвентаризації записи в опис роблять відповідальні особи інвентаризаційної комісії виходячи з перевірки і перерахунку цінностей натурі.

Акт інвентаризації ТМЦ, що перебувають у дорозі, — форма № ІНВ-6

Цей акт інвентаризації служить виявлення кількості та вартості товарно-матеріальних цінностей, які у момент інвентаризації ще надійшли складу організації, але перехід права власності ними відповідно до договору вже відбувся. В акті вказуються найменування та одиниця виміру ТМЦ, дата відвантаження, найменування постачальника, дані товарно-транспортних, платіжно-розрахункових документів та бухобліку про вартість та кількість цінностей.

Порівняльна відомість результатів інвентаризації - форма № ІНВ-19

Порівнювальна відомість складається, якщо під час проведеної інвентаризації було виявлено відхилення фактичної кількості ТМЦ від даних бухобліку. Вона є узагальнюючим документом і використовується для відображення результатів інвентаризації основних засобів, нематеріальних активів, матеріалів, товарів, готової продукції та інших матеріальних цінностей, якими виявлено відхилення від даних обліку.

Так, у табличній частині, розташованій на другій сторінці форми, вказуються найменування та код ТМЦ, кількість та сума виявлених надлишків та недостач, відомості про розбіжності, відрегульовані за рахунок уточнення записів в обліку, а також дані щодо пересортиці. На третій сторінці форми відображається оприбуткування остаточних надлишків із зазначенням кількості, суми та номера рахунку.

На цінності, не належать організації, але які у бухгалтерському обліку (що у відповідальному зберіганні чи орендовані, отримані для переробки), складаються окремі звірювальні відомості.

Облік матеріальних цінностей, що надійшли та вибули у період проведення інвентаризації

Матеріальні цінності, що надійшли під час інвентаризації, до закінчення не приходяться. Вони приймаються матеріально відповідальними особами у присутності членів інвентаризаційної комісії та заносяться до окремого опису «Товарно-матеріальні цінності, що надійшли під час інвентаризації». Голова комісії або на його доручення член комісії на прибутковому документі за своїм підписом ставить візу «Після інвентаризації». Коли інвентаризація закінчиться, ці цінності надходять за реєстром або товарним звітом (п. 3.18 Методичних вказівок).

Відпустка ТМЦ у процесі інвентаризації провадиться лише у виняткових випадках. Зокрема, це буває при тривалому термініінвентаризації. У подібних ситуаціяхнеобхідний дозвіл керівника та головного бухгалтера. Матеріально відповідальні особи відпускають зазначені цінності лише у присутності членів інвентаризаційної комісії.

При цьому під час інвентаризації ці ТМЦ не списуються. Відповідно до пункту 3.19 Методичних вказівок такі цінності відображаються в окремому описі «Товарно-матеріальні цінності, відпущені під час інвентаризації». Одночасно голова комісії на видатковому документіставить позначку «Після інвентаризації». Після закінчення інвентаризації за цими цінностями оформлюються документи на списання

Відомість обліку результатів, виявлених інвентаризацією, — форма № ІНВ-26

Підсумкові відомості про результати проведеної інвентаризації ТМЦ обов'язково переносяться до загальної відомості обліку результатів, виявлених інвентаризацією (за формою № ІНВ-26). У ній зазначаються найменування та номери рахунків бухобліку, які перевіряють, надлишки, суми недостачі, списані в межах та понад норми природного убутку, а також суми недостачі, віднесені на винних осіб та зараховані по пересортиці.

Якщо організація за результатами інвентаризації виявить бракований товар, який не було виявлено у момент приймання від постачальника, їй слід оформити претензію на адресу постачальника та повернути цей товар.

При виявленні недостачі складі відповідального зберігання стягнення компенсації провадиться зі хранителя, тобто з організації. Для цього, окрім перелічених вище документів, потрібно оформити акт про виявлені недоліки і виставити претензію на ім'я відповідної компанії для відшкодування недостачі.

Усі перелічені первинні документиоформлюються за підсумками інвентаризації у двох примірниках, підписуються матеріально відповідальними особами та членами інвентаризаційної комісії. Один екземпляр зберігається в бухгалтерії, а другий передається матеріально відповідальній особі. Інвентаризаційні документи можуть бути заповнені як за допомогою засобів обчислювальної та інших технічних засобів, так і вручну чорнилом або кульковою ручкою, чітко та ясно, без помарок та підчисток.

Нерідко виникає ситуація, коли бухгалтер отримує документи із запізненням вже після подання звітності. Але річна бухгалтерська звітністьне вважатиметься достовірною без відображення у ній результатів проведеної інвентаризації. Якщо ж комісія виявить надлишки матеріальних цінностей, то у податковому обліку їх несвоєчасне відображення призведе до заниження оподатковуваного прибутку, необхідності подання уточнених декларацій, а також доплати податку на прибуток та пені.

Як відобразити у податковому обліку результати інвентаризації

Надлишки, виявлені під час інвентаризації.У пункті 20 статті 250 НК РФ зазначено таке. Платник податків виходячи з інвентаризаційного опису і порівнювальної відомості відбиває у податковому обліку у складі позареалізаційних доходів виявлені і раніше не враховані цінності за ринковою вартістю (п. 5 ст. 274 НК РФ). При подальшому списанні чи продажу таких активів їх вартість, визнана у витратах, дорівнюватиме сумі доходу, врахованого платником податків при оприбуткуванні (абз. 2 п. 2 ст. 254 і ст. 268 НК РФ).

Пересортиця та недостача за результатами інвентаризації.У Податковий кодекспоняття «пересортиця» відсутня, тому виявлені недоліки та надлишки відбиваються у повному розмірі без проведення взаємозаліку. Нагадаємо, пересортиця означає надлишок одного та нестачу іншого товару. Вона утворюється в тих випадках, коли за документами числиться оприбуткування або списання одного товару, а фактично оприбутковано або списано інший. Пересортиця може проводитися тільки за МПЗ одного найменування в тотожних кількостях за той самий період, що перевіряється в однієї й тієї ж відповідальної особи.

При виявленні нестачі МПЗ організація має провести розслідування щодо виявлення винних осіб. Якщо такі особи не встановлено, то при документальному підтвердженні уповноваженим органом влади витрати у вигляді нестачі прирівнюються до позареалізаційних витрат (підп. 5 п. 2 ст. 265 НК РФ) на дату винесення слідчим постанови про припинення кримінальної справи (лист Мінфіну Росії від 08.06). 09 № 03-03-05/103).

Якщо недостачу було виявлено в одному податковому періоді, а документ правоохоронні органи випишуть вже наступного, робити перерахунок податкової базиза минулий податковий періодне потрібно (листи Мінфіну Росії від 20.06.11 № 03-03-06/1/365, від 27.08.10 № 03-03-06/4/81 та від 04.08.10 № 03-03-06/2/139 ). Якщо ж організація в ході самостійного розслідування не виявила причин недостачі, то суму майна, що не вистачає, не підтверджену відповідним документом, не можна визнати в податковому обліку.

При встановленні винної особи сума недостачі, що підлягає відшкодуванню працівником, визнається позареалізаційним доходом або на дату визнання такої заборгованості з відшкодування збитків, або на дату набрання чинності рішенням суду (п. 3 ст. 250 та підп. 4 п. 4 ст. 271 ПК). РФ). У НК РФ прямо не вказано, чи можна зменшити оподатковуваний прибутокна суму завданих співробітником збитків.

Водночас матеріальні збитки призводять до зменшення економічних вигодорганізації, будучи витратою, документально підтвердженою звірячою відомістю, пояснювальною запискоюспівробітника та іншими документами. Обґрунтуванням є й те, що при відшкодуванні нестачі співробітником організація отримує дохід. Це випливає із пункту 3 статті 250 Податкового кодексу.

Якщо зазначені вище вимоги виконані, то суму недостачі фактичної собівартості) можна включити до складу інших позареалізаційних витрат у повному розмірі (подп. 20 п. 1 ст. 265 НК РФ). Аналогічна позиція викладена у листі Мінфіну Росії від 17.04.07 № 03-03-06/1/245.

Втрати від недостачі чи псування при зберіганні та транспортуванні матеріально-виробничих запасів у межах норм природних втрат, затверджених у порядку, встановленому Урядом РФ, включаються до складу матеріальних витрат(П. 7 ст. 254 НК РФ).

Нестача понад норми природного убутку у витратах, що зменшують доходи, не враховується, крім випадку, коли винуватці розкрадання зазначених матеріальних цінностей не встановлено (подп. 5 п. 2 ст. 265 НК РФ). Ця позиція також відображена в листах Мінфіну Росії від 28.04.10 №03-03-06/1/300 та від 04.07.11 №03-03-06/1/387.

Товари зі строком придатності, що минув.У результаті інвентаризації, крім надлишків і недостач, організація може виявити товари з терміном придатності. Для їх списання до складу інших витрат організація повинна провести експертизу та оформити відповідні документи, якими підтверджуватиметься факти псування товарних цінностей(Акти за формою № ТОРГ16 або ТОРГ15), а також наказ керівника про списання. Це випливає з листів Мінфіну Росії від 08.07.08 № 03-03-06/1/397 та УФНС Росії по м. Москві від 18.04.08 № 20-12/037680.

Однак пізніше в листах від 07.05.10 № 03-03-06/1/315 та від 02.03.10 № 03-03-06/1/105 Мінфін Росії висловив протилежну точку зору: вартість товарів враховується у складі витрат у податковому обліку або за її реалізації, чи передачі у виробництво. Процес утилізації, на думку відомства, не відноситься до діяльності щодо отримання доходу, тому такі витрати не зменшують оподатковуваний прибуток. Арбітражна практика в більшості випадків складається на користь платників податків (постанови ФАС Московського округу стаття 40 НК РФ втрачає чинність. Тому згідно з Федеральним законом від 18.07.11 № 227-ФЗ перевіряти ціни податківці зможуть тільки за контрольованим угодамміж взаємозалежними особамита прирівняним до них угодам.

Якщо товар був уцінений внаслідок надзвичайної ситуації, то суму уцінки товару платник податків може включити до складу позареалізаційних витрат виходячи з підпункту 6 пункту 2 статті 265 НК РФ.

Чи потрібно відновлювати ПДВ через нестачу

Вибуття товарів унаслідок їх недостачі, виявленої внаслідок інвентаризації, об'єктом оподаткування ПДВ не визнається. Тому суми податку, раніше правомірно прийняті до відрахування по товарах, що списуються у зв'язку із закінченням терміну придатності або у зв'язку з нестачею, на думку Мінфіну Росії, підлягають відновленню (листа від 05.07.11 № 03-03-06/1/397 НК РФ) , наведених у

- Нестачу цукерок «Барбарис» у розмірі 30 кг за обліковою ціною 30 руб. / кг;

- Надлишок цукерок «Дюшес» - 40 кг за обліковою ціною 20 руб. за 1 кг;

- Нестачу печива - 20 кг за обліковою ціною 30 руб. за 1 кг;

- Надлишок шоколаду - 40 кг за обліковою ціною 40 руб. за 1кг.

У зв'язку з виявленою пересортицею за рішенням керівника в бухгалтерському обліку нестача цукерок «Барбарис» у кількості 30 кг була покрита надлишками цукерок «Дюшес» у тій самій кількості.

Сума недостачі пересортиці становила 900 крб. (30 руб. х 30 кг), а сума надлишку - 600 руб. (20 руб. х 30 кг). Надлишок цукерок «Дюшес», що залишився, в кількості 10 кг оприбуткований за ціною 20 руб. за 1 кг, всього 200 руб.

ВАС РФ зазначив, що списання товарів з терміном придатності, що минув, не згадано в переліку випадків, при яких ПДВ, раніше прийнятий до відрахування, підлягає відновленню Нестача печива склала 600 руб. (30 руб. х 20 кг), надлишок шоколаду - 1600 руб. (40 руб. х 40 кг).

Винна особавстановлено лише щодо недостачі печива.

У податковому обліку організація відобразить у складі доходів виявлені надлишки цукерок «Дюшес» у сумі 800 руб., шоколаду у сумі 1600 руб., а також відшкодування працівником недостачі у сумі 600 руб. (щодо печива). У складі позареалізаційних витрат організація відобразить нестачу печива у сумі 600 руб. та цукерок «Барбарис» у сумі 900 руб.

При подальшій реалізації оприбутковані надлишки кондитерських виробів організація включить до складу витрат у сумі, за якою їх було прийнято до обліку.

Фрагменти заповнених інвентаризаційного опису за формою № ІНВ-3 та порівнювальної відомості за формою № ІНВ-19 див. на рис.1 та 2. .

МАЛЮНОК 1. ФРАГМЕНТ ІНВЕНТАРИЗАЦІЙНОГО ОПИСУ ТМЦ ПО ФОРМІ № ІНВ-3

МАЛЮНОК 2. ФРАГМЕНТ ЗРАХУВАЛЬНОЇ ВІДОМОСТІ РЕЗУЛЬТАТІВ ІНВЕНТАРИЗАЦІЇ ПО ФОРМІ № ІНВ-19