Представницькі витрати - це витрати фірми з прийому та обслуговування:

представників інших організацій, які проводять переговори для встановлення та підтримки співробітництва;

Учасників, які прибули на засідання ради директорів (правління) фірми.

Повний перелік представницьких витрат наведено у ст. 264 Податкового кодексу.

Відповідно до цієї статті до представницьких витрат відносять витрати:

щодо проведення офіційного прийому (сніданку, обіду, вечері або іншого аналогічного заходу) представників інших організацій;

щодо транспортного забезпечення представників інших організацій, пов'язаного з їх доставкою до місця проведення зустрічі та назад;

з буфетного обслуговування осіб, які беруть участь у зустрічі під час переговорів;

По оплаті послуг перекладачів, які не перебувають у штаті організації.

Цей перелік є вичерпним. Тому витрати на організацію розваг та відпочинку, оплату віз, а також на оплату проживання учасників переговорів представницькими витратами не є. оподатковуваний прибутокфірми не зменшують.

Відповідно до ст. 264 НК РФ представницькі витрати враховуються з метою оподаткування прибутку і відносяться до інших витрат, пов'язаних з виробництвом та реалізацією та визнаються в межах норм.

Відповідно до встановленого нормативу представницькі витрати протягом звітного (податкового) періоду включаються до складу інших витрат у розмірі, що не перевищує 4 відсоткивід витрат організації на оплату праці за звітний (податковий) період.

Для цілей нормування зазначені витрати визначаються наростаючим підсумком після закінчення податкового періоду(Звітного року).

Для організацій, що застосовують метод нарахування, представницькі витрати в межах встановлення норм, здійснені протягом звітного періоду, визнаються непрямими витратами та повному обсязіналежать до витрат поточного звітного періоду, датою їх здійснення визнається дата затвердження авансового звіту.

Для організацій, що застосовують касовий метод, представницькі витрати визнаються у податковому обліку лише після їх фактичної оплати.

Відповідно до ст. 171 НК РФ суми ПДВ за витратами, що приймаються з метою оподаткування прибутку в межах встановлених норм, підлягають відрахуванню у розмірі, що відповідає зазначеним нормам. Таким чином, сума ПДВ, сплачена у складі представницьких витрат, може бути прийнята до вирахування під час обчислення ПДВ у частині витрат, що враховуються при обчисленні податку на прибуток, за наявності відповідних виправдувальних документів.

Податкові відрахування, передбачені статтею 171 НК РФ, виробляються виходячи з рахунків - фактур, виставлених продавцями під час придбання організацією - платником податків товарів (робіт, послуг), і документів, що підтверджують фактичну сплату сум податку, після прийняття придбаних товарів (робіт, послуг) до обліку .

Відповідно до п.2 статті 170 НК РФ суми ПДВ за наднормативними витратами не зменшують оподатковуваний прибуток і відносяться за рахунок власних коштіворганізації.

Сума ПДВ, що припадає на наднормативні представницькі витрати, визнається у складі інших позареалізаційних витрат, які не зменшують оподатковуваний прибуток.

Представницькі витрати оформлюються такими внутрішніми організаційно-розпорядчими документами.

1. Наказ керівника організації щодо здійснення витрат на зазначені цілі.

2. Програма заходів, склад делегації із зазначенням посад із запрошеної сторони.

3. Список представників організації, які беруть участь у переговорах чи засіданнях керівного органу.

4. Перелік посадових осіб організації, які мають право одержувати під звіт кошти на проведення представницьких заходів.

5. Порядок видачі під звіт коштів у представницькі заходи.

6. Кошторис представницьких витрат. У ній слід зазначити передбачувану величину витрат з розбивкою по конкретним статтямвидатків. Крім того, необхідно визначити особу, яка відповідатиме за прийом делегації та за всі вироблені витрати.

7. Акт (звітом) щодо здійснення представницьких витрат. Цей документ має бути підписаний керівником організації. У ньому мають бути зазначені суми фактично вироблених представницьких витрат, і навіть дано посилання документи, підтверджують вироблені витрати.

8. Звіт про витрачені сувеніри або зразки готової продукціїіз зазначенням – що, кому і скільки вручено.

9. Меню, затверджене директором їдальні, якщо обід надавався їдальні підприємства. Калькуляція має складатися без націнки.

10. Авансовий звіт з додатком оригіналів відповідних первинних документів: чеки ККМ та товарні чеки з докладним розшифруванням виду та кількості товарно- матеріальних цінностей, Рахунки з ресторану, накладні, рахунки-фактури, торгово-закупівельні акти і т.д.

Перелічені вище документи складаються під конкретний захід. Усі вони, крім авансового звіту, немає уніфікованих форм. Тому ці документи організація має розробити самостійно. При цьому їй слід враховувати, що бухгалтерські документиповинні містити обов'язкові реквізити, про які йдеться у ст. 9 Закону про бухгалтерський облік. Нагадаємо ці реквізити:

Назва документу;

Дата складання;

Найменування організації, від якої складено документ;

Вимірювачі господарської операціїв натуральному та грошовому вираженні;

Найменування посадових осіб, відповідальних за здійснення господарської операції та правильність її оформлення;

Особисті підписи вказаних осіб.

Крім того, у цих документах необхідно відобразити таку інформацію:

Дату ділової зустрічі чи прийому;

Місце проведення цього заходу;

Програму заходів;

Склад учасників з боку організації та представників іншої організації;

Ціль проведення заходу;

Суму гаданих витрат.

На думку податкових органів, якщо організація має всі перелічені вище підтверджуючі документи, то витрати на проведення зустрічі з організацією-партнером з бізнесу можуть бути визнані представницькими витратами для цілей податкового обліку. Навіть якщо в акті не вказані прізвища, імена та по батькові присутніх представників організації-партнера.

Мета офіційних прийомів має бути наведена відповідно до тих формулювань, які наведені у п. 2 ст. 264 Податкового кодексу РФ. Наприклад, цілі проведення офіційного прийому можуть бути такі.

1. Обговорення питань про виправлення недоліків у роботах за існуючими договорами.

2. Обговорення питань щодо фінансування робіт з існуючих контрактів або збільшення обсягів фінансування за цими контрактами.

3. Обговорення питання щодо укладання нових контрактів.

4. Обговорення технічних аспектів існуючих та передбачуваних контрактів (технічні терміни тощо).

Ці формулювання як типові, а також інші технічні аспекти зустрічі рекомендується відображати у всіх внутрішніх документах організації: у наказі на організацію офіційного прийому, у програмі проведення зустрічі, у звіті про проведені переговори.

Бажано, щоб формулювання "проведення переговорів" фігурувало і в первинних документах щодо представницьких витрат, які організація отримає від контрагентів.

Для включення представницьких витрат до складу витрат за звичайним видамдіяльності необхідно, щоб простежувався взаємозв'язок між офіційним прийомом та діяльністю підприємства. Це може бути підтверджено:

Укладеними договорами;

Підписані контракти, протоколи про наміри;

Діловим листуванням.

Підсумком засідання ради, загальних зборівакціонерів, правління має бути прийняття рішення чи протоколу.

Після проведення представницьких заходів організація має зібрати всі документи, що підтверджують витрати, які організує на організацію офіційного прийому.

Витрати, пов'язані з проведенням офіційного прийому (сніданку, обіду чи іншого аналогічного заходу) представників (учасників)

Придбання продуктів підзвітними особами під час проведення офіційного прийому надходить за даними авансового звіту на рахунок 10 "Матеріали" субрахунок "Продукти для представницьких цілей".

Ці продукти списуються на рахунки обліку витрат (26 або 44) на підставі:

Товарні накладні типової уніфікованої форми N ТОРГ-12;

Накладні на внутрішнє переміщення, передачу товарів, тари типової уніфікованої форми N ТОРГ-13.

Зазначені форми затверджені Постановою Держкомстату Росії від 25 грудня 1998 N 132. Списання інших матеріальних цінностей, наприклад, сувенірів оформляється вимогою-накладної типової уніфікованої форми N М-11, затвердженої Постановою Держкомстату Росії від 30 жовтня 1997 N 71а.

Одним із видів представницьких витрат є транспортування гостей у період проведення переговорів (з аеропорту до готелю, з готелю до місця переговорів і назад) (п. 2 ст. 264 Податкового кодексу РФ).

Транспортування делегації може здійснювати спеціалізована організація, з якою сторона, що приймає, повинна укласти відповідний договір. Після надання транспортних послуг приймаюча сторона має отримати:

Двосторонній Акт про надання транспортних послуг, підписаний замовником та підрядником;

Рахунок на оплату транспортних послуг;

Рахунок-фактуру у сумі наданих транспортних послуг;

Дорожні листи автомобілів, що надавали транспортні послуги.

Для транспортного обслуговування сторона, що приймає, може задіяти свій власний транспорт. У цьому випадку документами, що підтверджують факт здійснення представницьких видатків, будуть:

Дорожні листи автомобілів, задіяних у цьому заході;

Авансові звіти водіїв на придбання ПММ із додатком чеків АЗС.

Буфетне обслуговування під час переговорів та заходів культурної програми

До буфетного обслуговування включається, як правило, пропозиція учасникам під час короткочасних перерв на переговорах чаю, кави, мінеральної води, соків тощо.

Витрати на буфетне обслуговування оформлюються:

Рахунками;

Договорами надання послуг;

Замовлення-рахунками типової уніфікованої форми N ОП-20, актами на відпустку харчування за безготівковому розрахункутипової уніфікованої форми N ОП-22, затверджених Постановою Держкомстату Росії від 25 грудня 1998 р. N 132.

Оплата послуг перекладачів, які не перебувають у штаті організації. Зазначені витрати підтверджуються договором та актом приймання-передачі послуг.

Відвідування культурно-видовищних заходів. Відвідування культурно-видовищних заходів може бути підтверджено накладною для придбання вхідних квитків.

Представницькі витрати - це витрати організації, пов'язані з її комерційною діяльністю, щодо прийому та обслуговування представників інших організацій та установ (включаючи іноземних), які прибули для переговорів з метою встановлення та підтримки взаємовигідного співробітництва, а також учасників, які прибули на засідання ради (правління) організації та ревізійної комісії.

У бухгалтерському обліку не встановлено жодних обмежень за видами та розмірами представницьких витрат. Вони включаються до складу витрат за звичайними видами діяльності та визнаються в тому звітний період, у якому виникли, незалежно від часу фактичної оплати.

Представницькі витрати можуть бути враховані у складі витрат за звичайними видами діяльності підприємства (п. 5-8 ПБО 10/99 «Витрати організації», затвердженого наказом Мінфіну Росії від 6 травня 1999 № 33).

У цьому випадку представницькі витрати є поточними та враховуються на рахунках 26 Загальногосподарські витрати» або 44 «Витрати на продаж» у кореспонденції з рахунками:

60 «Розрахунки з постачальниками та підрядниками»;

71 "Розрахунки з підзвітними особами";

76 «Розрахунки з різними дебіторами та кредиторами».

У деяких випадках представницькі витрати можуть бути віднесені на капітальні вклади, якщо вони пов'язані з капітальним будівництвом, модернізацією, реконструкцією, придбанням основних засобів або нематеріальних активів. У цьому випадку вони відображатимуться за дебетом рахунку 08 «Вкладення у необоротні активи» і включатися до первісної вартості основних засобів або нематеріальних активів.

Або ж представницькі витрати можуть бути включені до складу інших операційних витрат, якщо вони пов'язані з продажем основних засобів, нематеріальних активів або цінних паперів. У цьому випадку суму зазначених витрат буде списано до дебету рахунку 91 «Інші доходи та витрати» субрахунок «Інші витрати».

Якщо для проведення представницького заходу придбаваються матеріально-виробничі запаси (продукти), то їх спочатку слід відобразити на рахунку 10 «Матеріали» або на рахунку 15 «Заготівля та придбання МПЗ» залежно від обраної облікової політики. У міру використання придбаних цінностей їхня вартість списується з рахунку 10 на рахунок обліку витрат (26 або 44).

Відповідно до Податкового кодексу РФ представницькі витрати поділяються на дві групи. Перші пов'язані з прийомом (обслуговуванням) представників інших організацією, які прибули на переговори. А друга група – із прийомом (обслуговуванням) членів керівного органу організації, які прибули на його засідання.

13.1. Що входить до складу представницьких витрат?

До складу представницьких витрат включаються чотири види витрат підприємства (п. 2 ст. 264 таки Податкового кодексу РФ). Розглянемо їх докладніше.

13.1.1. Витрати на проведення офіційного прийому (сніданку, обіду чи іншого аналогічного заходу)

Витрати на проведення офіційного прийому (сніданку, обіду чи іншого аналогічного заходу) для контрагентів, а також для офіційних осіб приймаючої організації, які беруть участь у прийомі, включаються до складу представницьких витрат.

Крім того, на думку податківців, до складу витрат на проведення офіційного прийому включаються ті витрати, які безпосередньо пов'язані з організацією харчування. Отже, решта витрат не враховується у складі представницьких витрат. Мова в даному випадкуйдеться про такі витрати:

- На оренду приміщення;

– на його оформлення та прикрасу;

– на обладнання стендів, проекторів тощо.

Така позиція викладена у листі Департаменту податкової політикиМінфіну Росії від 12 березня 2003 р. № 07-02-03/29.

Додамо, що, на думку Мінфіну Росії, витрати на сніданки, обіди та вечері під час прийому делегації, які не мають офіційного характеру, повинні оплачуватись представниками делегацій прибулих на переговори за рахунок добових, які виплачуються при відрядженні співробітників, або за рахунок власних коштів організації (лист від 5 квітня 2005 р. № 03-03-01-04/1/157).

І ще: витрати, пов'язані з прийомом представників філій та працівників товариства, які прибули для вирішення виробничих питань, не відповідають витратам, встановленим пунктом 2 статті 264 глави 25 Податкового кодексу Російської Федерації, і, отже, не підлягають включенню до складу представницьких витрат.

13.1.2. Витрати на транспортне обслуговування

Доставка гостей до місця проведення представницького заходу або засідання керівного органу та назад також враховується за статтею представницьких витрат.

Якщо гості будуть зустрінуті в аеропорту та на вокзалі, а потім доставлені до готелю, то витрати на таксі не можна віднести на зменшення оподатковуваного прибутку. Адже у главі 25 Податкового кодексу РФ чітко сказано про транспортування «до місця проведення представницького заходу та назад».

13.1.3. Витрати на буфетне обслуговування під час переговорів

Згідно з листом Мінфіну від 16 серпня 2006 р. № 03-03-04/4/136 витрати на придбання продуктів харчування, у тому числі спиртних напоїв, для організації офіційного прийому іноземної делегації, що проводиться з метою встановлення та (або) підтримки взаємної співпраці, можуть бути враховані у складі представницьких витрат. Щоправда, чиновники обмовилися, зазначені витрати повинні відповідати критеріям, встановленим у пункті 1 статті 252 Податкового кодексу РФ.

Судова практика щодо питань, пов'язаних з віднесенням витрат на алкогольну продукцію до представницьких витрат, здебільшого на стороні платників податків. Справа в тому, що пункт 2 статті 264 Податкового кодексу РФ не визначає перелік товарів та напоїв, які не можуть включатися до таких витрат. Як приклад можна навести постанови ФАС Поволзького округу від 1 лютого 2005 р. № А57-1209/04-16, ФАС Північно-Західного округу від 31 травня 2004 р. № А56-34683/03, від 12 травня 2005 р. № А56 -24907/04, від 11 серпня 2006 р. у справі № А33-26560/04-С3-Ф02-3935/06-С1/А33-26560/04-С3-Ф02-4272/06-С1.

13.1.4. Оплата послуг перекладачів, які не перебувають у штаті приймаючої

організації щодо забезпечення переведення під час проведення

представницьких заходів

Вказані витрати зменшують податкову базуз податку прибуток (подп. 22 п. 1 ст. 264 Податкового кодексу РФ). Але тільки в тому випадку, якщо запрошення гостей безпосередньо пов'язане з діяльністю організації та сприяє збільшенню її майбутніх доходів.

13.2. Спірні представницькі витрати

З метою оподаткування прибутку склад представницьких витрат є закритим. Це означає, що з розрахунку прибуток не враховуються витрати приймаючої сторони на:

– оплату послуг з оформлення віз, проїзду залізничним чи авіаційним транспортом представників іншої організації чи ради директорів;

– оплату їх проживання під час проведення переговорів чи засідання ради директорів у готелях чи орендованих квартирах;

– на організацію розваги, відпочинку, профілактики та лікування захворювань;

- На придбання квітів, подарунків і сувенірів для учасників прийому (лист УМНС РФ по м. Москві від 22 січня 2004 № 26-08/4777);

– на обслуговування учасників, які прибули на засідання ревізійної комісії;

– на проведення заходів щодо відзначення пам'ятних дат, що стосуються як підприємства, так і його співробітників;

– на проведення корпоративних вечірок.

У деяких випадках платникам податків, щоправда, вдавалося оскаржити цю думку податківців. Наприклад, ФАС Північно-Західного округу в ухвалі від 17 травня 2004 р. № А56-21571/03 став на бік платників податків. Він погодився з доводами позивача про те, що організація може включити до складу представницьких витрат витрати на оплату проживання учасників офіційного прийому.

Представницькі витрати, пов'язані з офіційним прийомом та обслуговуванням представників інших організацій, що беруть участь у переговорах з метою встановлення та підтримки співробітництва, за дотримання порядку, встановленого пунктом 2 статті 264 Податкового кодексу РФ, зменшують базу оподаткування (постанова ФАС Північно-Західного округу від 27 січня м. № А42-8823/04-28). З матеріалів справи випливає, що відбулися переговори між представниками платника податків та іноземної організаціїз питань ділового співробітництва у рамках договору на надання консультаційних послуг(реструктуризація операційної діяльності, зміна організаційної структуриз метою підвищення ефективності скорочення витрат та розвитку виробництва). Доводи податкової інспекції про надання консультаційних послуг не ґрунтуються на матеріалах справи. У матеріалах справи немає доказів, що свідчать про те, що платник податків оплачував надані йому іноземною організацією консультаційні послуги з питань реструктуризації операційної діяльності. У поданих документах не відображено жодних обставин, що свідчать про фактичне надання платнику податків інформаційних чи консультаційних послуг. У разі витрати платника податків пов'язані з проведенням офіційної зустрічі представників названої організації, що підтверджується наказом про організацію прийому, актом проведення заходу, заказом-счетом. Податковий орган також заперечує, що спірні витрати понесені платником податків у зв'язку з офіційним прийомом представників іноземної організації.

Отже, в силу підпункту 22 пункту 1 і пункту 2 статті 264 Податкового кодексу РФ дані витрати відносяться до представницьких витрат, що враховуються при оподаткуванні прибутку.

А ось ще один приклад. Так, ФАС Московського округу у постанові від 23 грудня 2004 р. у справі № КА-А40/12097-04 прямо вказав, що зі змісту статті 264 Податкового кодексу РФ випливає, що витрати на готельне обслуговування (проживання та харчування) представників інших організацій, що у переговорах, офіційних прийомах, ставляться до представницьких витрат. Аналогічне рішення ухвалили ФАС Уральського округу в ухвалі від 8 листопада 2005 р. у справі № Ф09-4994/05-С7, ФАС Північно-Західного округу в ухвалі від 17 травня 2004 р. у справі № А56-21571/03. З останньої постанови можна зробити висновок, що організація повинна повідомити іншу сторону, що вона гарантує проживання та харчування членів делегації, що прибули (для виключення можливості обліку даних витрат одночасно кожній із сторін).

Нерідко приміщення, призначені для переговорів, оздоблюються квітами. Як видно, у статті 264 Податкового кодексу РФ про квіти нічого не йдеться. І це дало можливість УМНС Росії по м. Москві в листі від 22 січня 2004 р. № 26-08/4777 стверджувати, що витрати на придбання квітів з метою оформлення приміщень організації для проведення офіційного прийому осіб, які беруть участь у переговорах, не є економічно виправданими , у зв'язку з чим не враховуються з метою оподаткування прибутку як такі, що не відповідають вимогам пункту 1 статті 252 Податкового кодексу РФ. Однак, не всі так вважають. Наприклад, ФАС Східно-Сибірського округу у постанові від 2 березня 2004 р. у справі № А33-3361/03-С3н-Ф02-355/04-С1 та ФАС Поволзького округу у постанові від 1 лютого 2005 р. у справі № А57- 1209/04-16 висловили протилежну точку зору.

Тому витрати, які зазначені у пункті 2 статті 264 Податкового кодексу РФ, не зменшують оподатковуваний прибуток підприємства у складі представницьких витрат. Додаткові витрати з організації банкету (скажімо, для придбання квітів для учасників, оформлення приміщення) не можна враховувати при розрахунку прибуток. Зате можна дещо по-іншому оформити документально і включити до складу витрат.

Наприклад, можна доручити організацію прийому спеціалізованій фірмі. При цьому необхідно досягти домовленості про те, що вартість квітів та подарунків буде розподілена між вартістю банкетних страв та напоїв. У цьому випадку жодних претензій із боку податкових органів не буде.

Крім того, оренда приміщення може бути врахована відповідно до підпункту 10 пункту 1 статті 264 Податкового кодексу РФ як платежі за майно, що орендується. При цьому жодних обмежень щодо цілей оренди в цьому пункті немає. Отже, за ним можна провести витрати на оренду приміщень для проведення представницьких зустрічей.

Ще один випадок, на який хотілося б звернути увагу. Йдеться про те, коли відзначають ювілей фірми або якісь досягнення (відкриття нового офісу тощо). Зрозуміло, що такі заходи запрошують і контрагентів. Це завжди події, які дозволяють додатково нагадати потенційним клієнтам про існування організації, привернути їхню увагу, внаслідок чого можливе зав'язування нових контактів, відновлення втрачених зв'язків, отримання нових замовлень тощо, що однозначно позитивно вплине на виробничу діяльність платника податків.

Податківці зазвичай вважають, що витрати, пов'язані зі святкуванням, не є представницькими і не можуть ставитись на витрати. Арбітражна практика із цього приводу суперечлива. Так, деякі суди погодилися з тим, що зазначені витрати враховуються при оподаткуванні у складі представницьких. Як приклад можна навести ФАС Уральського округу в ухвалі від 22 вересня 2003 р. у справі № Ф09-3057/03-АК, ФАС Московського округу в ухвалі від 23 грудня 2004 р. у справі № КА-А40/12097-04, ФАС Північно-Західного округу в ухвалі від 24 листопада 2003 р. у справі № А56-13169/02.

А ось ФАС Поволзького округу в ухвалі від 16 березня 2005 р. у справі № А57-8066/03-5 з колегами не погодився. Судді наголосили, що такі витрати визнаються представницькими, але не в повному обсязі. Справа полягала в тому, що організація провела переддоговірну зустріч за участю дванадцяти осіб запрошених, а також банкет та культурну програму на честь десятиліття своєї організації за участю 150 осіб (включаючи учасників переддоговірної зустрічі – 12 осіб). Суд вирішив, що представницькими дані витрати слід визнати лише стосовно тих дванадцяти осіб, запрошених (із 150 осіб) на ювілей організації, які одночасно були запрошеними на переддоговірну зустріч. Щодо решти запрошених на святкування десятиліття організації (138 осіб) витрати представницькими визнано не були.

Як зазначалося вище, до представницьких витрат належать витрати платника податків на офіційний прийом представників інших організацій незалежно від місця проведення зазначених заходів. Саме тому представницькі витрати можуть виникнути і в ході відрядження співробітників самої організації, якщо прийом та переговори проводились у місці призначення (постанова ФАС Далекосхідного округу від 20 лютого 2003 р. у справі № Ф03-А51/03-2/120), та під час проведення переговорів у ресторанах, кафе тощо (постанова ФАС Московського округу від 12 вересня 2005 р. у справі № КА-А40/8426-05). А також під час проведення переговорів на території, що є місцем масового туризму. Особливо якщо в організації немає відповідних приміщень, придатних для прийому делегацій потенційних контрагентів, ведення переговорів та укладання угод, а за результатами поїздки було укладено взаємовигідні договори про купівлю-продаж (постанова ФАС Північно-Західного округу від 7 червня 2004 р. у справі № А05-141 / 03-13). Тільки не потрібно, звичайно, купувати туристичні путівки – адже вони свідчать про організацію відпочинку та розваг.

Організації несуть витрати не лише на засідання ради директорів, а й на проведення загальних зборів акціонерів. Чи є такі витрати представницькими? Відповідь залежатиме від того, чи можна вважати загальні збори акціонерів «іншим керівним органом» організації. Відповідно до статті 47 Федерального законувід 26 грудня 1995 р. № 208-ФЗ «Про акціонерних товариствах» Звітні збори акціонерів є вищим органом управління товариством. На зборах акціонерів згідно зі статтею 48 названого закону вирішуються організаційні питання, у тому числі щодо обрання ради директорів, ревізійної комісії, затвердження аудитора, інші питання, віднесені до компетенції загальних зборів акціонерів. Враховуючи, що загальні збори акціонерів підпадає під визначення іншого керівного органу платника податків, зазначеного в пункті 2 статті 264 Податкового кодексу РФ, а перелік витрат, які можуть бути віднесені до представницьких витрат, законодавцем не регламентований, організації можуть відносити дані витрати до витрат, що враховуються в цілях оподаткування прибутку. Так вирішив ФАС Уральського округу в ухвалі від 3 березня 2005 р. у справі № Ф09-529/05-АК.

Іноді бухгалтер відносить до представницьких витрат витрати на чай, каву, коньяк, придбані для керівника та співробітників організації. При цьому головним аргументом для нього є той факт, що ці продукти використовуються не лише працівниками підприємства, а й для частування представників інших організацій.

Врахуйте, що такі витрати не зазначені в пункті 2 статті 264 Податкового кодексу РФ. А отже, не можуть бути враховані при розрахунку податку на прибуток.

13.3. Порядок визнання представницьких витрат

У податковому обліку представницькі витрати відносяться до інших витрат, пов'язаних із виробництвом та реалізацією (п. 2 ст. 264 Податкового кодексу РФ). Такі витрати включаються до складу непрямих витрат, які у обсязі зменшують доходи від виробництва та реалізації поточного звітного (податкового) періоду (п. 2 ст. 318 Податкового кодексу РФ).

Порядок визнання представницьких витрат з оподаткування залежить від цього, яким способом організація визнає доходи і витрати – шляхом нарахування чи касовим способом.

За методом нарахування дата визнання представницьких витрат – це день затвердження Акту про списання представницьких витрат на офіційний прийом представників.

При касовому методі доходи і витрати враховуються з метою обчислення прибуток у тому періоді, що вони були фактично оплачені (ст. 273 Податкового кодексу РФ). Врахуйте, що використовувати цей метод можуть тільки ті організації, у яких сума виручки від товарів, робіт, послуг за попередні чотири квартали не перевищила в середньому 1 000 000 руб. за кожний квартал.

Представницькі витрати, перелічені у пункті 2 статті 264 Податкового кодексу РФ, включаються до складу витрат організації з метою оподаткування незалежно від умов:

1) місце проведення прийому представників інших організацій чи засідання ради директорів. Прийом або засідання може проводитися в тому місці, де розташована організація, що приймає, або в будь-якому іншому місці (в іншому місті, в іншій країні). При цьому необхідно вирішувати питання безпеки учасників прийому та технічного забезпечення зустрічі;

2) кількість учасників та його склад як із боку приймаючої, і із боку контрагента. Організація самостійно визначає склад учасників зустрічі;

3) кінцевий результат переговорів, тобто немає значення, підписано чи підписано договір за результатами зустрічі. У разі спору з податківцями судді зазвичай стають на бік платників податків (наприклад, ухвала ФАС Уральського округу від 17 червня 2004 р. № Ф09-2441/04-АК);

4) мета переговорів. На офіційному прийомі можуть вирішуватися питання про реалізацію продукції (робіт, послуг), про придбання товарів (робіт, послуг), спільну діяльність, злиття на підприємстві тощо.

У підпункті 22 пункту 1 статті 264 Податкового кодексу РФ йдеться про представницькі витрати, пов'язані «з офіційним прийомом та обслуговуванням представників інших організацій».

На жаль, законодавці не врахували, що організація може проводити переговори не лише з представниками інших організацій, а й із індивідуальними підприємцями.

На наш погляд, якщо витрати на переговори з підприємцем задовольняють загальним вимогам, встановленим податковим законодавством щодо представницьких витрат, їх можна врахувати при розрахунку прибуток.

13.4. Норматив представницьких витрат

Представницькі витрати є нормованими витратами. Це означає, що при розрахунку податку на прибуток за звітний (податковий) період організація може врахувати ці витрати у розмірі, що не перевищує 4 відсотки витрат на оплату праці підприємства за цей період.

Витрати і доходи при розрахунку прибуток враховуються наростаючим підсумком протягом року. Тому бухгалтеру необхідно перераховувати суму видатків, що вкладається у встановлений норматив. Робити це можна щомісяця тим організаціям, які сплачують щомісячні авансові платежі, або щокварталу – підприємствам, які перераховують щоквартальні авансові платежі з податку на прибуток.

Оскільки у податковому обліку нормовані витрати враховуються над повній сумі, то бухгалтерському обліку витрати виявляються вище, ніж у податковому. У той же час витрати, які не враховані в одному звітному періоді, можуть бути визнані в іншому звітному періоді.

Сума наднормативних представницьких витрат є постійною різницею (п. 4 ПБО 18/02). Постійну різницю, що виникла, можна враховувати як на окремому субрахунку до рахунку обліку витрат, або ж відображати відокремлено в регістрах аналітичного обліку.

У першому випадку до рахунку обліку витрат відкривається два субрахунки. Наприклад:

– субрахунок 1 «Витрати, що враховуються з метою оподаткування»;

– Субрахунок 2 «Витрати, які не враховуються з метою оподаткування».

У другому випадку сума представницьких витрат повністю відбивається на синтетичному рахунку без застосування субрахунків.

З постійної різниці організація має формувати постійні податкові зобов'язання. Така вимога встановлено пунктом 7 Положення з бухгалтерського обліку «Облік розрахунків з податку на прибуток» (ПБУ 18/02), яке затверджено наказом Мінфіну Росії від 19 листопада 2002 р. № 114н.

Якщо постійна різниця виникає протягом звітного року, то наступні періоди зазначена сумавитрат може вкластися в встановлений ліміт. І тут нараховане постійне податкове зобов'язання необхідно зменшити чи зовсім списати.

Представницькі витрати в межах встановлених лімітів можуть враховуватися при розрахунку податку на прибуток на підставі тих самих первинних документів, на підставі яких їх було прийнято до бухгалтерського обліку.

Якщо сума представницьких витрат у бухгалтерському обліку перевищує ліміт, встановлений для цілей оподаткування, бухгалтеру необхідно скласти ще один документ – бухгалтерську довідку. У ній необхідно розрахувати суму представницьких витрат, яка може бути врахована при розрахунку прибуток.

Організація перераховує авансові платежі з податку на прибуток щомісяця, виходячи із фактичного прибутку.

За 11 місяців 2006 року витрати організації з оплати праці становили 200 000 руб. Сума представницьких витрат, відбита у бухгалтерському обліку цей період, дорівнює 11 300 крб. (без урахування ПДВ). Крім витрат на організацію ділової зустрічі, транспортного та буфетного обслуговування, в них включені витрати на відвідування театру та концертного залу у розмірі 2300 руб. Як ми вже говорили вище, з метою оподаткування зазначені витрати не належать до представницьких витрат. Більше того, вони зовсім не враховуються з метою оподаткування. Тому включити до складу представницьких витрат організація зможе 9000 руб. (11300 - 2300).

При розрахунку прибуток за цей період організація може врахувати у складі витрат поточного звітного періоду представницькі витрати у вигляді 8000 крб. (200 000 руб. х 4%). Щоб скоригувати дані бухгалтерського облікуз метою оподаткування, наприкінці листопада бухгалтер організації становив такий розрахунок:

У бухгалтерському обліку організації було зроблено такі записи:

ДЕБЕТ 26-1 КРЕДИТ 60, 71, 76 …

- 8000 руб. – відображено суму представницьких витрат, яку можна врахувати з метою оподаткування;

ДЕБЕТ 26-2 КРЕДИТ 60, 71, 76 ….

- 3300 руб. (1 000 + 2300) – відображено суму представницьких витрат, яка не враховується при розрахунку податку на прибуток.

Сума наднормативних представницьких витрат у вигляді 1000 крб. (9000 крб. – 8000 крб.), і навіть величина витрат, що з проведенням культурно-розважальних заходів, у вигляді 2300 крб. є постійною різницею, на підставі якої бухгалтер сформував постійне податкове зобов'язання:

ДЕБЕТ 99 субрахунок «ПНО»

- 792 руб. (3300 руб.х 24%) – відображено суму постійних податкових зобов'язань.

У грудні 2006 року витрати на оплату праці становили 30 000 руб. Отже, загалом протягом року Витрати оплату праці рівні 230 000 крб. Розмір представницьких витрат, здійснених організацією за звітний період, не змінилася.

Гранична величина представницьких витрат, яку можна врахувати з метою оподаткування за 2006 рік, становить 9200 руб. (230 000 руб. х 4%). Однак витрати на відвідування театру та концертної зали не включаються до складу представницьких витрат при розрахунку податку на прибуток.

При розрахунку прибуток у цілому за 2006 рік організація може врахувати представницькі витрати у вигляді 9000 крб.

У бухгалтерському обліку було зроблено такі записи:

ДЕБЕТ 26-1 КРЕДИТ 26-2

- 1000 руб. - Сума представницьких витрат може бути повністю врахована з метою оподаткування;

ДЕБЕТ 99 субрахунок «ПНО»

КРЕДИТ 68 субрахунок «Розрахунки з податку на прибуток»

- 240 руб. – сторнована частина суми раніше нарахованого постійного податкового зобов'язання.

13.5. Документальне оформлення

Відповідно до пункту 1 статті 252 Податкового кодексу РФ витратами визнаються економічно обґрунтовані та документально підтверджені витрати, які були здійснені організацією. Під документально підтвердженими витратами розуміються витрати, засвідчені документами, які оформлені відповідно до законодавства РФ.

Тому оформлення документів на представницькі витрати бухгалтер повинен приділити особливу увагу. Йдеться як про внутрішні розпорядчі документи, так і про зовнішні первинні документи (рахунки-фактури, накладні, акти, товарні чеки тощо).

Чинні нормативно-правові акти не містять конкретного переліку документів, які необхідно оформити для включення представницьких витрат до загальних витрат. Тому організації мають право самостійно визначити порядок витрачання коштів за цією статтею, їх документального оформленнята контролю.

13.5.1. Внутрішня документація

Представницькі витрати оформлюються такими внутрішніми організаційно-розпорядчими документами.

1. Наказ керівника організації щодо здійснення витрат на зазначені цілі.

2. Програма заходів, склад делегації із зазначенням посад із запрошеної сторони.

3. Список представників організації, які беруть участь у переговорах чи засіданнях керівного органу.

4. Перелік посадових осіб організації, які мають право одержувати під звіт кошти на проведення представницьких заходів.

5. Порядок видачі під звіт коштів у представницькі заходи.

6. Кошторис представницьких витрат. У ній слід зазначити передбачувану величину витрат із розбивкою за конкретними статтями витрат. Крім того, необхідно визначити особу, яка відповідатиме за прийом делегації та за всі вироблені витрати.

7. Акт (звітом) щодо здійснення представницьких витрат. Цей документ має бути підписаний керівником організації. У ньому мають бути зазначені суми фактично вироблених представницьких витрат, і навіть дано посилання документи, підтверджують вироблені витрати.

8. Звіт про витрачені сувеніри або зразки готової продукції із зазначенням – що, кому і скільки вручено.

9. Меню, затверджене директором їдальні, якщо обід надавався їдальні підприємства. Калькуляція має складатися без націнки.

10. Авансовий звіт з додатком оригіналів відповідних первинних документів: чеки ККМ та товарні чеки з докладним розшифруванням виду та кількості товарно-матеріальних цінностей, рахунки з ресторану, накладні, рахунки-фактури, торгово-закупівельні акти тощо.

Перелічені вище документи складаються під конкретний захід. Усі вони, крім авансового звіту, немає уніфікованих форм. Тому ці документи організація має розробити самостійно. При цьому слід враховувати, що бухгалтерські документи повинні містити обов'язкові реквізити, про які йдеться у статті 9 Закону про бухгалтерський облік. Нагадаємо ці реквізити:

- назва документу;

– дату складання;

- Найменування організації, від якої складено документ;

- Вимірники господарської операції в натуральному та грошах;

– найменування посадових осіб, відповідальних за здійснення господарської операції та правильність її оформлення;

- Особисті підписи зазначених осіб.

Крім того, у цих документах необхідно відобразити таку інформацію:

– дату ділової зустрічі чи прийому;

– місце проведення цього заходу;

- Програму заходів;

– склад учасників з боку організації та представників іншої організації;

- Мета проведення заходу;

– суму гаданих витрат.

На думку податкових органів, якщо організація має всі перелічені вище підтверджуючі документи, то витрати на проведення зустрічі з організацією-партнером з бізнесу можуть бути визнані представницькими витратами з метою податкового обліку. Навіть якщо в акті не вказані прізвища, імена та по батькові присутніх представників організації-партнера.

Зверніть увагу! Мета офіційних прийомів має бути наведена відповідно до тих формулювань, які наведені в пункті 2 статті 264 Податкового кодексу РФ. Наприклад, цілі проведення офіційного прийому можуть бути такі.

1. Обговорення питань про виправлення недоліків у роботах за існуючими договорами.

2. Обговорення питань щодо фінансування робіт з існуючих контрактів або збільшення обсягів фінансування за цими контрактами.

3. Обговорення питання щодо укладання нових контрактів.

4. Обговорення технічних аспектів існуючих та передбачуваних контрактів (технічні терміни тощо).

Ці формулювання як типові, а також інші технічні аспекти зустрічі рекомендується відображати у всіх внутрішніх документах організації: у наказі на організацію офіційного прийому, у програмі проведення зустрічі, у звіті про проведені переговори.

Бажано, щоб формулювання «проведення переговорів» фігурувало і в первинних документах щодо представницьких витрат, які організація отримає від контрагентів.

Для включення представницьких витрат до складу витрат за звичайними видами діяльності необхідно, щоб простежувався взаємозв'язок між офіційним прийомом та діяльністю підприємства. Це може бути підтверджено:

- Укладеними договорами;

– підписаними контрактами, протоколами про наміри;

- Діловою листуванням.

Підсумком засідання ради, загальних зборів акціонерів, правління має бути ухвалення рішення чи протоколу.

Нерідко у бухгалтерів виникає питання: у якому розмірі можна врахувати представницькі витрати, якщо фактичні витрати від запланованих?

Думка податківців із цього питання така.

Якщо фактичні витрати будуть меншими, ніж ті, що передбачені програмою, то у витратах можна врахувати фактичні витрати. Але якщо фактичні витрати перевищать заплановані, то прибуток можна зменшити лише у сумі запланованих витрат.

На наш погляд, така позиція не є правильною.

Відповідно до пунктом 42 статті 270 Податкового кодексу РФ на представницькі витрати може бути витрачено не більше 4 відсотків від витрат на оплату праці за той податковий (звітний) період, у якому здійснено представницькі витрати. Тому віднесення витрат до представницьких витрат залежить від дотримання цього ліміту. Жодних інших обмежень Податковим кодексомне встановлено.

Проте, щоб уникнути суперечок із податковими органами, ми радимо підприємствам закладати у кошториси за представницькими витратами більшу величину, ніж організація хотіла б витратити на проведення ділових зустрічей. І тут підприємство обов'язково вкладеться у суму заздалегідь запланованих представницьких витрат.

13.5.2. Первинні документи

Після проведення представницьких заходів організація має зібрати всі документи, що підтверджують витрати, які організує на організацію офіційного прийому.

Витрати, пов'язані з проведенням офіційного прийому (сніданку, обіду чи іншого аналогічного заходу) представників (учасників)

Придбання товарів підзвітними особами під час проведення офіційного прийому надходить за даними авансового звіту з цього приводу 10 «Матеріали» субрахунок «Продукти для представницьких цілей».

Ці продукти списуються на рахунки обліку витрат (26 або 44) на підставі:

– товарних накладних типової уніфікованої форми № ТОРГ-12;

– накладних на внутрішнє переміщення, передачу товарів, тари типової уніфікованої форми №ТОРГ-13.

Зазначені форми затверджено постановою Держкомстату Росії від 25 грудня 1998 р. № 132. Списання інших матеріальних цінностей, наприклад, сувенірів оформляється вимогою-накладної типової уніфікованої форми № М-11, затвердженої постановою Держкомстату РФ від 30 жовтня 1997 р. № 71а.

Транспортне забезпечення учасників прийому

Одним із видів представницьких витрат є транспортування гостей у період проведення переговорів (з аеропорту до готелю, з готелю до місця переговорів і назад) (п. 2 ст. 264 Податкового кодексу РФ).

Транспортування делегації може здійснювати спеціалізована організація, з якою сторона, що приймає, повинна укласти відповідний договір. Після надання транспортних послуг приймаюча сторона має отримати:

– двосторонній Акт про надання транспортних послуг, підписаний замовником та підрядником;

- Рахунок на оплату транспортних послуг;

- Рахунок-фактуру на суму наданих транспортних послуг;

– дорожні листи автомобілів, що надавали транспортні послуги.

Для транспортного обслуговування сторона, що приймає, може задіяти свій власний транспорт. У цьому випадку документами, що підтверджують факт здійснення представницьких видатків, будуть:

– дорожні листи автомобілів, задіяних у цьому заході;

– авансові звіти водіїв на придбання ПММ із додатком чеків АЗС.

Буфетне обслуговування під час переговорів та заходів культурної програми

До буфетного обслуговування включається, як правило, пропозиція учасникам під час короткочасних перерв на переговорах чаю, кави, мінеральної води, соків тощо.

Витрати на буфетне обслуговування оформлюються:

- Рахунки;

- Договорами на надання послуг;

- Замовлення-рахунками типової уніфікованої форми № ВП-20, актами на відпустку харчування за безготівковим розрахунком типової уніфікованої форми № ВП-22, які затверджені постановою Держкомстату РФ від 15 грудня 1998 р. № 132.

Оплата послуг перекладачів, які не перебувають у штаті організації.Зазначені витрати підтверджуються договором та актом приймання-передачі послуг.

Відвідування культурно-видовищних заходів.Відвідування культурно-видовищних заходів може бути підтверджено накладною для придбання вхідних квитків.

13.5.3. Як врахувати чайові

Ні для кого не секрет, що крім обіду або вечері в ресторані стороні, що приймає, відповідно до загальноприйнятих норм етикету доводиться давати чайові офіціанту. Звичайно, жодних виправдувальних документів у цьому випадку співробітник уявити не може, адже сума чайових не включається до рахунку та не є оплатою послуг ресторану.

Організація може компенсувати витрати співробітника, які він заплатив у вигляді чайових офіціанту, на підставі його заяви та розпорядження керівника організації. Виникає питання: як враховувати такі витрати?

Сума чайових, яку організація відшкодувала працівникові, може бути врахована у складі позареалізаційних витрат на рахунку 91 «Інші доходи та витрати». Оскільки сума відшкодування включається до доходу співробітника, який оподатковується на доходи фізичних осіб, доцільно суму чайових збільшити на величину ПДФО, яка буде утримана з працівника. Для цього суму чайових необхідно поділити на 87 відсотків. І тут працівник нічого не втратить.

Оскільки сума чайових не підтверджується документально, то врахувати у складі представницьких витрат ці витрати не можна. Зазначені виплати не є об'єктом оподаткування ні ЄСП, ні страховими внесками на обов'язкове пенсійне страхування, ні внесками на соціальне страхуваннявід нещасних випадків.

Від правильного оформлення, підтвердження та обґрунтування витрат залежить не тільки зменшення податкового навантаженняна організацію, а й мінімізація ризиків пред'явлення претензій із боку інспекцій у необґрунтованості заниження «прибуткової» бази.

Уникнути їх можна лише в тому випадку, якщо грамотно організувати систему документального підтвердження витрат та правильно оформляти відповідні документи.

Податкова сутність представницьких витрат

Представницькі витрати є однією з категорій витрат, які в обов'язковому порядкувиробляють організації під час здійснення господарської діяльності. До них відносяться витрати на офіційний прийом та обслуговування представників інших підприємств, які ведуть переговори з метою встановлення та підтримання взаємної співпраці та ділових контактів, а також учасників, які прибули на засідання Ради директорів (Правління) або іншого керівного органу-платника податків (п. 2 ст. 264 НК РФ).

Пункт 2 статті 264 НК РФ з метою обчислення прибуток до представницьким відносить такі категорії витрат:

• витрати на проведення офіційного прийому (сніданку, обіду чи іншого аналогічного заходу);
• витрати на транспортне забезпечення, але тільки на доставку до місця проведення представницького заходу;
• буфетне обслуговування під час переговорів;
• оплата послуг перекладача, який не перебуває в штаті організації, на період проведення представницького заходу.

Таким чином, законодавець обмежує перелік представницьких видатків, роблячи його «закритим».

Проведення офіційного прийому може вимагати ще низку витрат, які не перераховані в пункті 2 статті 264 НК РФ:

• витрати на відвідування культурно-видовищних заходів;
• вартість буфетного обслуговування під час культурно-видовищного заходу;
• витрати на оплату профілактики та лікування захворювань, -організації відпочинку;
• витрати на придбання букетів та подарунків для ділових партнерів.

Такі витрати, будучи з економічної точкизору представницькими, що не зменшують базу податку на прибуток. Компанії мають право виробляти подібні витрати лише за рахунок чистого прибутку. Відповідно до пунктів 5 і 7 ПБО 10/99 «Витрати організації» у бухгалтерському обліку підприємств представницькі витрати ставитимуться до звичайних видів діяльності.

Приклад 1

Компанія понесла витрати на організацію представницького заходу у розмірі 200 000 руб. З них на проведення офіційного заходу – 80 000 руб., на буфетне обслуговування під час офіційного заходу – 20 000 руб., на транспортне обслуговування – 15 000 руб.; на проведення культурно-масового заходу – 15 000 руб.; на організацію екскурсії – 5 000 руб.; на буфетне обслуговування під час культурно-масового заходу – 25 000 руб.; на придбання букетів, подарунків та сувенірів – 40 000 руб. Із загальної суми витрат до складу витрат, що зменшують базу з податку на прибуток, компанія віднесе лише 115 000 руб., Витрачених на проведення офіційного заходу, а також буфетне та транспортне обслуговування партнерів. Сума витрат, що залишилася, в 85 000 руб. буде здійснено лише за рахунок чистого прибутку.

Однак ряд організацій помилково трактує на свою користь термін «обслуговування» та таке рішення арбітражного суду.

Судово-арбітражна практика

Відповідно до постанови ФАС ЗСО від 01.03.2007 р. № Ф04-9370/2006 (30552-А81-27) поняття «обслуговування» у сенсі пункту 2 статті 264 НК РФ має широкий аспект, куди, відповідно до статті 11 НК РФ, можна віднести та забезпечення житлом як необхідну умову для існування людини, яка прибула з іншого населеного пункту.

Посилання на вищезгадану постанову ФАС ЗСО несуть для організації податкові ризики. Інспектори можуть оштрафувати компанію за неправомірне зменшення бази з податку на прибуток з наступних підстав.

По-перше, це рішення може бути застосоване тільки -на територіїЗахідно-Сибірського арбітражного округу.

По-друге, оплачуючи проживання бізнес-партнерів у готелі, сторона, що приймає, надає їм «ведмежу послугу». Справа в тому, що вона повинна буде обчислити та сплатити за них ПДФО, тому що оплата проживання в готелі є доходом, отриманим у натуральній формі. При виявленні факту незчислення та несплати ПДФО інспектори можуть пред'явити претензії, що приймає, за невиконання обов'язків. податкового агента. У листі від 18.04.2007 р. № 04-1-02/306@ Мінфін роз'яснив, що витрати на оплату авіаквитків, рахунків за проживання в готелі, харчування в ресторанах запрошених представників сторонніх організацій не належать до представницьких витрат і оподатковуються ПДФО за ставкою 13 % для податкових резидентів РФ та за ставкою 30% для податкових нерезидентівРФ.

По-третє, забезпечення проживання в готелі не належить до категорії обслуговування. Обслуговування передбачає надання певних послуг на оплатній основі.

По-четверте, користуючись тим, що ФАС ЗСО фактично довільно розширив термін «обслуговування», багато компаній стали включати до складу витрат на обслуговування і витрати, які пунктом 2 статті 264 НК РФ до представницьких не відносяться взагалі. Тим самим організації збільшують ймовірність виникнення у них податкових ризиків.

У листах УФНС по м. Москві від 12.04.2007 р. № 20-12/034115 та Мінфіну від 16.04.2007 р. № 03-03-06/1/235 прямо зазначено, що витрати на проживання у готелі бізнес-партнерів, тих, хто приїхав на переговори, не враховуються у складі представницьких витрат. Причому ця вимога поширюється як на російських громадян, і на іноземців. Незважаючи на існуючу позитивну арбітражну практику, компаніям не слід ризикувати та включати до складу представницьких витрат інші види обслуговування. Представницькі витрати чітко визначені у Податковому кодексі, тому буде проблематично послатися на неясності та різночитання у їхньому трактуванні. Зверніть увагу, що не відносяться до представницьких та витрати на проживання у готелі членів Рад Директорів, які приїхали на його засідання (лист УФНС по м. Москві від 06.12.2007 р. № 21-11/116748).

Єдине можливе виправдання того, що оплата рахунків за проживання запрошеної сторони включена до складу представницьких витрат, - це письмова гарантія компанії у прийомі та розміщенні ділових партнерів власним коштом. При цьому така стаття представницьких витрат має бути передбачена у облікової політикиорганізації та затвердженому кошторисі витрат. Зверніть увагу, що підприємство при цьому має виконати функції податкового агента з обчислення та сплаті ПДФО. Проте підприємствам, які скористалися такою можливістю, швидше за все, доведеться доводити свою правоту в суді. Хоча варто зазначити, що арбітри в цьому питанні нерідко підтримували платників податків (постанова ФАС СЗВ від 17.05.2004 р. № А56-21571/03).

До категорії представницьких не належать і витрати на прийом співробітників філій та відділень організації, а також заходи, пов'язані з прийомом працівників головного офісу у філіях та відділеннях.

Судово-арбітражна практика

Відповідно до постанови ФАС ВСО від 11.08.2006 р. № А33-26560/04-С3-Ф02-3935/06-С1 витрати, пов'язані з прийомом представників філій та працівників організації, які прибули для вирішення виробничих питань, не відповідають витратам, встановленим у пункті 2 статті 264 НК РФ, та не підлягають включенню до складу представницьких витрат.

Таким чином, до представницьких належать лише ті витрати, які перераховані у Податковому кодексі та здійснені для офіційного прийому делегацій.

Як організувати роботу з представницькими витратами

Представницькі витрати протягом звітного (податкового) періоду включаються до складу інших витрат у розмірі, що не перевищує 4% від витрат організації на оплату праці в цьому періоді (абз. 3 п. 2 ст. 264 НК РФ). Тобто законодавець встановив чітку верхню межу цих витрат, встановивши, що представницькі витрати є нормируемыми. Витрати на оплату праці включають не лише заробітну платута премії, а й інші виплати (відпускні, допомога тощо). Існує три способи визначення граничної суми представницьких витрат.

Перший спосіб: розрахунок представницьких витрат провадиться наприкінці кварталу (при заповненні декларації з податку на прибуток), виходячи з фонду оплати праці за звітний період. Цей спосіб використовують організації, що застосовують касовий метод визначення доходів та витрат. У підприємств, обчислюють податку з прибутку методом нарахування, розрахунок виробляється з нарахованої суми витрат за оплату труда.

Перевага цього способуполягає в тому, що оскільки при розрахунку бази з податку на прибуток доходи / витрати обчислюються наростаючим підсумком, то і сума витрат на оплату праці протягом податкового періоду (року) збільшуватиметься. У результаті за підсумками року до складу представницьких витрат, що нормуються, потраплять і ті витрати, які на початку року вважалися наднормативними.

У той же час даний спосіб має низку недоліків.Справа в тому, що при його застосуванні в обліку утворюється відкладений податковий актив. Крім того, зазначений спосіб можна ефективно використовувати тільки в організаціях з великою штатною чисельністю, де норматив-представницьких витрат значно зростатиме.

Другий спосіб: при складанні кошторису та бюджету на наступний календарний рік компанія відносить на представницькі витрати суму, що дорівнює 4% від оплати праці за попередній рік. Ця сума-розподіляється за кварталами.

До переваг даного способуможна віднести можливість планувати представницькі видатки перспективу. Також у цьому варіанті немає наднормативних витрат (тобто перевищують -законодавчо встановлений ліміт 4%) як «вибиваються» з кошторису.

Недоліком цього способує необхідність коригування щоквартальних лімітів представницьких витрат у бік збільшення, що може відповідати вимогам управління витратами та економії у створенні.

Третій спосіб: Компанія визначає коло посадових осіб, які мають право проводити представницькі заходи і здійснювати відповідні витрати, і встановлює ліміти сум, які ці співробітники можуть витрачати.

Як недоліки даного способуможна виділити той факт, що представницькі витрати прив'язані не до податкових категорій, а до простого арифметичного підрахунку. Після цього організації треба, як і першому випадку, проводити розрахунки нормативних і наднормативних витрат. Крім того, уповноважені особи можуть витратити кошти на цілі, що не відповідають представницьким, що викличе труднощі з їх включенням до складу витрат, що формують базу з податку на прибуток.

З вище перерахованих способів найбільш оптимальними є перший і другий. Організації необхідно включати до бюджетів та кошторису представницькі витрати (як це описано у другому варіанті), але одночасно проводити коригування зі збільшенням ліміту витрат (відповідно до першого способу).

Документальне підтвердження та економічне обгрунтуванняпредставницьких витрат

Підтвердження та документальне оформлення представницьких витрат

Відповідно до статті 9 Федерального закону від 21.11.1996 р. № 129-ФЗ «Про бухгалтерський облік» усі господарські операції юридичного лицяповинні оформлятися документами, що підтверджують правомірність та виправданість здійснених витрат. А здійснення витрат на представницьку мету є саме господарською операцією. Документи, що підтверджують та обґрунтовують представницькі витрати, можна розділити на внутрішніі зовнішнідокументи.

На жаль, законодавство не містить типових форм щодо оформлення представницьких витрат в організацій. Тому підприємствам необхідно самостійно підготувати та затвердити внутрішній порядокздійснення представницьких витрат та форми необхідних документів.

Внутрішніми документами, що підтверджують здійснення -представницьких витрат, є:

• наказ про здійснення витрат на представницькі цілі/наказ на проведення представницького заходу;
• програма представницького заходу;
• кошторис представницьких витрат;
• звіт про проведення представницького заходу;
• акт про списання представницьких витрат;
• первинні документи, у тому числі і підтверджують факт придбання за будь-яких товарів для представницьких цілей;
• первинні документи, що підтверджують оплату послуг сторонніх організацій;
• договори із сторонніми організаціями на надання послуг.

Цей перелік відповідає вимогам Мінфіну, викладеним у листі від 13.11.2007 р. № 03-03-06/1/807.

У наказі на проведення представницького заходу (на здійснення витрат на представницькі цілі) повинні зазначатися дата та місце проведення, мета заходу, найменування організації-контр-агента, список осіб, відповідальних за проведення та забезпечення цього заходу, та співробітник, на якого покладається контроль. До наказу додається програма представницького заходу, де відображаються основні етапи та дати проведення офіційного заходу. Програма затверджується керівником організації.

Найчастіше організації становлять кошториси представницьких витрат над розрізі кожного заходи, а обмежуються кошторисом період (квартал, рік). Щоб обґрунтувати правомірність віднесення витрат на представницький захід до витрат, що зменшують базу з податку на прибуток, кошториси мають бути затверджені керівником організації. У кошторисах представницьких витрат у межах заходів витрати докладно розписуються, але не поділяються на ті, які зменшують чи ні базу з податку на прибуток.

Приклад 2

Зразковий кошторис витрат на представницькі витрати виглядає так.

У заголовку документа вказується повна назва організації-контрагента та назва представницького заходу («Проведення переговорів про співпрацю з ВАТ… про створення нового двигуна» або «Проведення переговорів з Банком… з метою вироблення угоди з питань спільного фінансування проекту» тощо) .
Кожна із статей витрат зазначається у рублях. До складу кошторису можуть бути включені наступні видивитрат:

• транспортне обслуговування партнерів;
• буфетне обслуговування;
• організація офіційного заходу (вказується, якого саме - офіційного сніданку, обіду, прийому тощо);
• організація дозвілля (вказується найменування культурно-масового заходу – відвідування театру, пам'ятного місця тощо);
• витрати на придбання букетів (зазначається кількість);
• витрати на сувенірну продукцію (докладно розписується - найменування і кількість сувенірної продукції, що купується);
• інші статті витрат у разі потреби.

Кошторис представницьких витрат підписує головний бухгалтерчи його заступник, а затверджує керівник організації.

У звіті про проведення представницького заходу обов'язково має відображатися така інформація:

• дата та місце проведення заходу;
• ціль заходу;
• найменування організації-контрагента;
• учасники заходу (всі присутні, із зазначенням П.І.Б. та займаної посади);
• результат проведення заходу;
• сума та напрямки витрат.

Необхідно, щоб питання, які обговорювалися на представницькому заході, були пов'язані з основною виробничою діяльністю організації. Звіт про захід затверджується керівником компанії.

В акті на включення представницьких витрат до складу витрат, що зменшують базу з податку на прибуток, зазначаються такі дані:

• найменування статті витрат;
• дата та найменування заходу;
• фактична та гранично встановлена ​​сума витрат за кошторисом;
• П.І.Б. та посаду особи, яка здійснила витрати;
• відмітка про те, зменшують такі витрати базу з податку на прибуток чи ні.

Цей акт повинен містити точну інформацію про суми вироблених витрат, округлення та приблизні відомості не допускаються. Дані акта мають відповідати сумам у платіжних документах. Акт затверджується керівником організації та візується головним бухгалтером. Твердження акта керівником організації є необхідною вимогоюподаткових органів (лист УФНС у м. Москві від 22.12.2006 р. № 21-11/113019@).

У разі видачі готівки посадовцю під звіт після завершення представницького заходу складається авансовий звіт, до якого додаються касові та товарні документи. При цьому на зворотному боці авансового звіту обов'язково необхідно перерахувати всі касові чеки. Крім того, касові та товарно-супровідні документи повинні співпадати за сумами, датами та назвами, а також за кількістю осіб, які беруть участь у заході. День затвердження керівником організації авансового звіту є датою визнання здійснених -представницьких витрат у податковому обліку (підп. 5 п. 7 ст. 272 ​​НК РФ).

Ще однією помилкою є додаток до авансового звіту чеків, що збігаються лише за сумами, без звіряння їх утримання з товарно-супровідними документами.

Приклад 3

Організацією в особі комерційного директората начальника відділу продажу було проведено представницький захід із бізнес-партнерами. Загалом у заході взяли участь 4 особи з обох боків. Представницький захід складався з ділового обіду з партнерами та буфетного обслуговування. Витрати становили 4 000 крб. Згідно з авансовим звітом та доданими до нього документами витрати були включені до розрахунку бази з податку на прибуток. Однак у ході перевірки інспектори визнали, що витрати віднесені до зменшення податкової бази необґрунтовано, і вимагали провести перерахунок податку, а також наклали штраф на організацію. Причина застосування санкцій полягала у неправильному оформленні документів, що підтверджують витрати. Зокрема, за участю у переговорах 4 осіб рахунок із ресторану було виписано на 6 персон, до того ж не було меню, завірене організацією громадського харчування.

Кошти, витрачені для придбання товарів для буфетного обслуговування, відповідали лише за сумами, але (як з'ясувала ІФНС) додані чеки були оформлені господарським магазином.

Якщо продукти харчування купувалися для буфетного обслуговування під час переговорів або для офіційного прийому підзвітними особами і приходилися на склад, їх видачу зі складу слід проводити на підставі товарних накладних (форма № ТОРГ-12) і накладних на внутрішнє переміщення товарів (форма № ТОРГ- 13). Форма та зміст накладних повинні відповідати вимогам, викладеним у постанові Держкомстату від 25.12.1998 р. № 132.

Припустимо, у ході представницького заходу сторона, що приймає, здійснювала транспортне обслуговування запрошених осіб самостійно, без залучення сторонніх організацій. Підтвердять ці операції документи про купівлю ПММ підзвітною особою із додатком необхідних чеків, дорожні листи автомобілів із чіткою вказівкою маршруту. При оплаті ПММ у безготівковій форміза фактом виправдувальними документами будуть виставлені рахунки та рахунки-фактури, а також платіжні документи організації.

Суми та цілі представницьких витрат необхідно документально обґрунтувати та підтвердити також первинними документами, які повинні відповідати тим, що містяться в альбомах уніфікованим формам. Якщо документи складені не за типовій формі, то вони повинні містити такі реквізити: найменування та дата складання документа; найменування організації, що склала документ; зміст господарської операції та її вимір у грошовому та натуральному вираженні; найменування посадової особи, відповідальної за вчинення та оформлення цієї операції, та її підпис.

До первинних товарно-супровідних документів слід прикладати касові чеки, що підтверджують факт оплати. Касові чеки повинні містити такі реквізити, як найменування та ІПН організації; заводський номер ККМ; порядковий номер чека; дата та час продажу товару/надання послуги; вартість покупки/послуги; ознака фіскального режиму (п. 4 постанови Уряду РФ від 30.07.1993 р. № 745 «Положення щодо застосування контрольно-касових машин під час здійснення розрахунків із населенням»).

Оплата представницьких заходів може здійснюватися і за допомогою корпоративних пластикових карт. Організація може здійснювати за допомогою пластикових карток оплату представницьких витрат на території РФ і за кордоном, а також отримувати готівку для оплати представницьких витрат (п. 2.5 положення ЦБ РФ від 24.12.2004 р. № 266-П «Про емісію пластикових карток та про операції, що здійснюються з використанням платіжних карток»). Документ, що підтверджує оплату представницьких витрат із використанням пластикової картки, повинен містити такі обов'язкові реквізити: ідентифікатор термінального пристрою; вид та дата здійснення операції; сума та валюта операції; код авторизації; реквізити платіжної картки; підпису власника картки та касира, який зробив операцію.

Для того, щоб правильно оформити здійснення представницьких витрат з використанням корпоративної пластикової картки, організації необхідно виконати такі умови:

• розробити внутрішні документи, що регламентують порядок роботи з корпоративними пластиковими картками, а також коло посадових осіб, які мають право використовувати їх для представницьких цілей;
• забезпечити порядок зберігання та обліку корпоративних пластикових карток;
• оформляти видачу корпоративних пластикових карток наказом по організації.

Не менш важливо правильно оформити і договори з сторонніми організаціями (на транспортне обслуговування, здійснення буфетного обслуговування та офіційного прийому, на оплату послуг перекладача).

Послуги підприємства громадського харчування на буфетне обслуговування та проведення офіційного прийому підтвердять:

• акт виконання робіт (надання послуг). Зазначені в ньому дата та місце проведення представницького заходу, кількість учасників, найменування компанії-контрагента та сума витрат повинні збігатися з даними договору та інших документів, що підтверджують представницькі витрати;
• рахунок-фактура та рахунок-замовлення за типовою формою № ОП-20 при готівковій оплаті, а у разі відпуску продуктів харчування за безготівковим розрахунком - акт за формою № ВП-22;
• меню, засвідчене підприємством комунального харчування.

Якщо в ході переговорів залучалися перекладачі, виправдувальними документами будуть:

• договір, оформлений відповідно до вимог цивільного законодавства;
• копія ліцензії, що дозволяє спеціалізованій організації здійснювати послуги з перекладу іноземною мовою;
• акт про надання послуг із перекладу, підписаний сторонами. У ньому обов'язково потрібно вказати дату, місце та час проведення заходів, особисті дані перекладачів, перелік наданих ними послуг.

Іноді податкові органине визнають оплату послуг перекладачів як представницькі витрати, якщо в організації були штатні перекладачі. Але компанія може спростувати таке рішення, пославшись на те, що керівник самостійно вирішує, в якій формі виконуватимуться ті чи інші функціональні обов'язки. Крім того, він може передати деякі функції відповідної спеціалізованої організації. Арбітри у цьому питанні на стороні платників податків (постанова ФАС МО від 21.07.2005 р. № КА-А41/6715-05).

Приклад 4

Велике підприємство провело переговори з міжнародним консорціумом кредитних організаційпроведення IPO на закордонних фондових майданчиках. Для участі у представницькому заході було залучено перекладачів із сторонньої організації. Оплата послуг перекладачів становила 100 000 руб. Але податкова інспекція не порахувала ці витрати як такі, що зменшують податкову базу з податку на прибуток, оскільки в штаті організації було бюро переказів. Однак організація-платник податків зуміла відстояти свою позицію, мотивувавши її тим, що наявні штатні співробітники займаються перекладами технічних текстів і не мають достатніх знань у галузі фінансових та інвестиційних переказів.

Якщо з представницькою метою компанія користувалася послугами спеціалізованих транспортних організацій, то виправдувальними документами будуть:

• договір, оформлений відповідно до вимог цивільного законодавства. У самих договорах або у додатку до них необхідно вказати маршрут та кілометраж перевезень;
• копія ліцензії на надання транспортних послуг;
• рахунок на оплату транспортних послуг та рахунок-фактура;
• копії дорожніх листів, у яких зазначено маршрут та кілометраж перевезень, який має співпадати з даними договору або додатків до нього.

Наслідки нецільової витрати

Використання представницьких витрат не за призначенням (під прикриттям представницьких витрат здійснюється інша діяльність) або додаток виправдувальних документів, що не відповідають цілям та завданням представницького заходу, можуть мати для організації серйозні податкові наслідки. Причина таких дій компаній зрозуміла: обсяги грошових коштівобмежені, а якісь витрати треба здійснювати обов'язково. Але податкові інспекціївходити в положення не будуть і штрафні санкції обов'язково накладуть.

Найбільш поширеною формою нецільового використання представницьких витрат є проведення свят своїх співробітників. Але при цьому організації забувають не лише грамотно оформити необхідні документиале навіть елементарно правильно прорахувати витрати і оформити кошторис.

Приклад 5

Організація вирішила провести для своїх співробітників святковий вечір. Оскільки у кошторисі витрат була відсутня стаття на цей захід, було вирішено оформити його як представницьке: проведення переговорів з контрагентами з метою розширення співробітництва. Згідно з документами, на зустрічі були присутні 16 осіб. Витрати за представницьким заходом склали 28 000 руб. Однак у ході виїзної податкової перевіркибуло встановлено, що згідно з рахунками, рахунком-фактурою та меню з ресторану у зустрічі брало участь 32 особи (штатна чисельність цієї організації). Крім того, у звіті про представницький захід була відсутня вказівка ​​посадових осіб організації-партнера, не було вказано цілей та результатів власне представницького заходу. У результаті організації довелося подавати до податкового органу уточнену податкову деклараціюз податку на прибуток та сплачувати штрафні санкції.

Іншою поширеною помилкою є купівля продуктів харчування (чаю, кави, цукру, кондитерських виробів тощо) нібито для представницьких потреб, але насправді для керівництва організації. Найчастіше це робиться у компаніях, у яких за керівниками закріплені ліміти сум представницьких витрат. За рахунок цих коштів купують продукти харчування перед найближчим представницьким заходом, а потім додають необхідні документи до авансового звіту. При цьому ніхто не замислюється про те, що кількість і сортамент чаю, кави, кондитерських виробів, що купується, цукру не відповідають ні кількості учасників представницького заходу, ні його тривалості.

Приклад 6

В організації для генерального директоравстановлений ліміт представницьких витрат у розмірі 40 000 руб. на рік. Для потреб буфетного обслуговування керівництва цієї компанії закуплено 5 банок кави, 7 упаковок чаю, 3 кг цукру, 5 кг кондитерських виробів, 4 коробки цукерок. Витрати придбання товарів становили 2 400 крб. та були оформлені як витрати на проведення представницького заходу, в якому брало участь 5 осіб. У Звіті про проведений захід та кошторисі витрат не згадувалося буфетне обслуговування. Отримані продукти харчування не приходилися складу і зі складу не видавалися. У результаті організації довелося подавати до податкового органу уточнену декларацію з податку на прибуток та сплачувати штрафні санкції.

Подібні недбалості були характерними для 1990-х років, коли податки практично не сплачувались, а кваліфікація інспекторів була недостатньо високою. Але в даний час контролерам не важко виявити порушення і проаналізувати неякісно складені документи. Аргументи щодо того, що ці продукти споживалися як співробітниками організації, а й сторонніми особами, у виправдувальних документах не знайшли підтвердження. Тому, відповідно до статті 264 НК РФ, вищезгадані витрати не можуть бути віднесені до представницьких і повинні проводитися або за іншими статтями витрат, або здійснюватися за рахунок витрат, які не включаються до складу бази -з податкуна прибуток.

Економічна обґрунтованість представницьких витрат

З метою оподаткування прибутку витратами визнаються лише економічно обгрунтовані витрати (п. 1 ст. 252 НК РФ), тобто. ті, що спрямовані на отримання доходу або пов'язані із здійсненням управління організацією. Обґрунтованість представницьких витрат насамперед перевіряється за звітами про проведений захід.

Судово-арбітражна практика

Відповідно до постанови ФАС ПЗ від 01.02.2005 р. № А57-1209/04-16 при віднесенні витрат до представницьких насамперед необхідно враховувати результат проведених зустрічей.

Наявність у звіті таких розпливчастих формулювань, як «прийнято рішення про подальшу співпрацю», «в результаті переговорів досягнуто домовленості про відкриття рахунку» тощо, ставить під сумнів діловий характер та правомірність витрат на проведені переговори.

Щоб зменшити базу з податку на прибуток на витрати на проведення представницького заходу, необхідно документально підтвердити, що контрагент фактично вчинив дії, вказані як мета ділового заходу.

Приклад 7

Кредитна організація провела з потенційним клієнтом переговори, метою яких було відкриття розрахункового рахунку. До звіту про представницький захід було додано договір банківського рахунку - та бухгалтерські документи із зазначенням номера та дати відкриття рахунку.

Організація провела представницький захід з промисловим підприємством, предметом якого стала домовленість про постачання комплектуючих матеріалів Підписаний сторонами договір постачання є підтвердженням ділової метита обґрунтованості зменшення бази з податку на прибуток на витрати на організацію заходу.

Нерідко організації під час проведення представницьких заходів сприймають звіт як формальну відписку. Однак саме за цим документом податкові інспекторисудитимуть про те, чи мав захід представницький характер і чи правомірно зменшено базу з податку на прибуток.

Не варто забувати, що якщо переговори не досягли поставленої мети, то понесені витрати не можуть бути включені до складу витрат, що зменшують податкову базу.

Складні ситуації, що зустрічаються при здійсненні та оформленні представницьких витрат

При здійсненні та оформленні представницьких витрат часто складаються складні і навіть спірні ситуації щодо можливості включення вироблених витрат до складу власне представницьких витрат, що зменшують базу з податку на прибуток.

Квіти та подарунки

На думку Мінфіну, якщо сувенірна продукція із символікою вручається під час офіційного прийому представникам контрагента, які беруть участь у переговорах з метою встановлення або підтримання взаємної співпраці, то її вартість при розрахунку «прибуткової» бази розглядається як представницькі витрати та підлягає нормуванню у встановленому для цієї категорії порядку (лист від 30.04.2008 р. № 20-12/041966.2). Раніше аналогічну позицію дотримувалася і МНС РФ (лист від 16.08.2004 р. № 02-5-10/51). Для співробітників цього відомства обов'язковою умовоюбула наявність на сувенірі символіки фірми.

Щоправда, є й негативні рішення, зокрема лист Мінфіну від 16.08.2006 р. № 03-03-04/4/36. У ньому фінансисти вказали, що витрати на сувеніри для вручення іноземної делегації не можна враховувати як представницькі витрати, оскільки вони не відповідають вимогам пункту 2 статті 264 НК РФ. Положеннями саме цього листа керуються податкові органи під час перевірки правильності включення представницьких витрат до складу витрат, що зменшують базу з податку на прибуток. Їх не бентежить той факт, що у листі розглядається можливість вручення іноземним представникам пам'ятних подарунків, тобто специфічний окремий випадоквони поширюють весь спектр проблеми.

Арбітражна практика з цього питання є неоднозначною. Так, частина судів вважає, що дані витрати економічно обґрунтовані та включаються до складу представницьких (постанова ФАС ПЗ від 01.02.2005 р. № А57-1209/04-16), але є й ті, які не згодні з ними.

У цій ситуації якщо під «врученням подарунків діловим партнерам» розуміється придбання сувенірів та пам'ятних подарунків, проставлення на них символіки організації та подальше вручення бізнес-партнерам, то такі витрати (відповідно до вищевказаних листів Мінфіну та МНС) включатимуться до складу представницьких витрат та зменшувати базу з податку прибуток. Головне - щоб на подарунках або сувенірах, що вручаються, був логотип організації.

Ситуація з врученням букетів однозначніша і не на користь організації. Придбання та вручення кольорів не прописано в нормативні документиз питань оподаткування як один з елементів представницьких витрат. Крім того, квіти є обов'язковою умовою проведення переговорів, ділових зустрічей. І якщо вручення сувенірів чи подарунків із фірмовою символікою ще можна віднести до звичаїв ділового обороту в Росії, то букети під нього не підпадають. Тому, щоб уникнути конфліктів із податковими органами, квіти слід купувати за рахунок коштів чистого прибутку.

Алкогольна продукція

Витрати для придбання алкогольної продукції організація може враховувати при оподаткуванні прибутку у складі представницьких витрат. Таку позицію викладено у листі Мінфіну від 16.08.2006 р. № 03-03-04/4/136. З цього питання є і позитивна для платника податків арбітражна практика.

Судово-арбітражна практика

Відповідно до постанови ФАС СЗО від 31.05.2004 р. № А56-34683/03 витрати на придбання алкогольної продукції, використаної для організації банкету, правомірно віднесені до представницьких витрат, оскільки пункт 2 статті 264 ПК РФ не визначає перелік продуктів та напоїв, які не можуть включатися до таких витрат.

ФАС УО у постанові від 12.07.2005 р. № Ф09-2878/05-С7 наголосило, що перелік представницьких витрат не є вичерпним, до них можуть відносити також витрати на придбання алкогольних напоїв.

Проте існує й досить оригінальна думка, викладена у листі Мінфіну від 09.06.2004 р. № 03-02-05/1/49. Так, фінансисти вважають, що при віднесенні витрат на купівлю алкогольної продукції до представницьких необхідно, щоб це відбувалося в рамках звичаїв ділового обороту. Але при цьому Мінфін не уточнив, як він розуміє термін «звичаї ділового обороту»: чи кількість, сортамент чи вартість алкогольної продукції? У документах інших відомств також не розкривається поняття «звичаї ділового обороту» стосовно алкогольної продукції. А податкове законодавствоне встановлює жодної регламентації вживання алкогольних напоїв.

Таким чином, витрати на алкогольну продукцію організації можуть включити до загальної суми представницьких витрат, що зменшують «прибуткову» базу. Якщо ж компанія таки побоюється претензій податкових органів, пов'язаних із протиріччями у трактуванні терміна «звичаї ділового обороту», то їй необхідно затвердити норми витрат на алкогольну продукцію для представницького заходу та враховувати витрати відповідно до них. При цьому у звіті та в акті про проведений захід слід не забути зазначити, що під час офіційного прийому чи буфетного обслуговування подавалися алкогольні напої.

Чай, кава, цукор та кондитерські вироби

У листі від 24.11.2005 р. № 03-03-04/2/119 Мінфін роз'яснив, що витрати на купівлю чаю, кави, цукерок, печива, пропонованих клієнтам, не зменшують податкової бази, оскільки не належать до представницьких витрат. Однак цей лист не зовсім точно відповідає тематиці представницьких витрат.

Якщо чай, кава, кондитерські вироби купуються для частування клієнтів та бізнес-партнерів не під час проведення ділових заходів, то такі витрати справді не зменшують бази з податку на прибуток. У цьому випадку їхню покупку слід сплачувати за рахунок чистого прибутку.

Однак у пункті 2 статті 264 НК РФ згадується "буфетне обслуговування під час переговорів". Його може здійснювати як спеціалізована організація, і сама компанія, яка проводить представницький захід. Щоб забезпечити буфетне обслуговування необхідно закупити продукти харчування, на які підприємству слід затвердити норми витрати. Закупівля продуктів повинна бути врахована у кошторисі представницького заходу, а якщо вони були придбані раніше, то потрібно відобразити їхню відпустку зі складу. У звіті та в акті про проведений представницький захід слід прописати, що під час офіційного прийому здійснювалося буфетне обслуговування, кількість та сортамент продуктів харчування.

А що ще?

Податкове законодавство дозволяє включити до складу представницьких витрат деякі інші категорії витрат. Зокрема, витрати на придбання кулерів з питною водою, оскільки це відповідає вимогам підпункту 22 пункту 1 та пункту 2 статті 264 НК РФ. Необхідною умовоюпри цьому є встановлення кулерів у переговорних кімнатах і в приміщеннях, в яких компанія проводить офіційні-представницькі заходи.

Якщо зустрічі та переговори проводяться в барах та ресторанах, витрати можна включити до складу представницьких лише за умови, що зазначене відвідування мало офіційний характер – було заплановано та відображено у програмі представницького заходу.

Судово-арбітражна практика

Відповідно до постанови ФАС МО від 12.09.2005 р. № КА-А40/8426-05 вартість відвідування ресторанів, кафе, барів можна включити до складу представницьких витрат за умови, що захід мав офіційний характер.

Якщо ж харчування в ресторанах, кафе, барах не мало офіційного характеру, то його вартість не можна включити до складу представницьких витрат. Аналогічну позицію висловлено у листах Мінфіну від 05.04.2005 р. № 03-03-01-04/1/157 та УФНС по м. Москві від 23.12.2005 р. № 20-12/95338.

Для будь-якої фірми важливими є налагоджені партнерські відносини. Самі собою вони такими не стануть, робота над ними – важлива частинауправлінської стратегії підприємства. У ході проведення переговорів відбуваються зустрічі представників, збори, прийоми. Витрати ці заходи становлять серйозну видаткову статтю.

Податкові органи дуже уважно ставляться до перевірки цього виду витрат, тому варто ретельно контролювати їхній облік та правильно оформляти документально.

Розберемося, які саме витрати можуть бути віднесені до даному видувитрат, а які списати з цього приводу не вийде, які документи можуть бути підтвердженням і як правильно відобразити цю статтю в бухгалтерському та податковому обліку. Розглянемо також сучасні законодавчі зміни щодо представницьких витрат та тенденції на найближче майбутнє.

Представницькі витрати: що каже закон

Представницькі витрати(ПР) - Термін з Податкового кодексу. Їхні норми наводяться у пп. 22 п. 1 та п. 2 ст. 264 НК РФ. Визначення представницьких витрат дається з цих норм. Представницькимибудуть вважатися витрати на офіційний прийом, супровід та сервіс для уповноважених осіб інших компаній, а також тих, хто має намір бути присутнім на засіданні ради директорів, правління чи інших керівних органів.

Чинники, які не мають значення для визначення ПР

1. Місце проведення.Не є значущим, де саме організовано прийом: у приміщенні фірми чи барі чи ресторані. Винятки становлять розважальні заклади іншого формату – до них ПР не належать.
2. Час проведення. Робочий час, вечірнє, чи вихідний день обрано для дати заходу, витрати все одно залишаються представницькими.
3. Статус учасників.До учасників-контрагентів відносять як фізичних, і посадових осіб, ними можуть бути як представники керівництва інших фірм, а й клієнти.
4. Результат зустрічі.Не має значення також результат представницького заходу. Чи було прийнято позитивне рішення про співпрацю, укладено договори, або ж учасники розійшлися ні з чим, кошти на захід були витрачені та можуть бути визнані.
5. Кількість учасниківтакож не визначає представницьких витрат. Цей фактор може вплинути тільки на розмір витрат, але якщо він не виходить за встановлену норму, цей показник не має.

Витрати, які можна і не можна вважати представницькими

У НК РФ позначені спеціальні категорії витрат, які з погляду оподаткування правомірно вважати представницьким. До них належать такі витрати:

1. Оплата організації офіційного заходу щодо прийому гостей з інших фірм. Таким заходом може бути:
   • сніданок;
   • обід;
   • виїзне засідання.

ЗВЕРНІТЬ УВАГУ! Витрати на продукти та алкоголь також включені до цієї групи витрат.

2. Буфетний сервіс, що супроводжує вказаний захід.
3. Трансфер учасників до місця прийому та назад.
4. Винагорода за працю позаштатного перекладача, якщо він був запрошений бути присутнім на заході.

УВАГА!Якщо штаті організації є свій перекладач, витрати на запрошеного з боку фахівця податківці можуть вважати представницькими. Свою правоту фірма може спробувати довести у суді, переконавши його, що кваліфікація чи специфікація штатних перекладачів не відповідає завданням представницького заходу.

На думку ФНП, перелік представницьких витрат закритий, його не можна розширювати.

Неправомірно враховувати як представницькі витрати:

• забезпечення відпочинку та харчування у санаторіях, пансіонатах, інших розважальних закладах (за винятком ресторанів та барів);
• кошти на розважальну програму для учасників;
• вартість екскурсій;
• гроші на квіти для гостей, пам'ятні сувеніри тощо;
• фінанси на оформлення зали для заходу;
• медичні витрати, якщо вони були потрібні;
• проїзд та проживання гостей;
• оплата візових послуг учасників;
• витрати на корпоративні заходи ( Новий рік, 8 березня, ювілеї та ін.);
• будь-яке фінансова взаємодіяз керівництвом структурних підрозділівта філій своєї ж фірми (представницькі витрати – за умовчанням лише для «чужих»).

Критерії віднесення витрат до представницьких

Поняття «офіційний прийом та обслуговування», через які в ПК дано визначення представницьких витрат, у свою чергу, не має однозначного тлумачення у законодавчих документах. Тому їх можна тлумачити із розширювальним значенням. Через це нерідко виникають ситуації, коли формально та за фактом витрати можуть виявитися представницькими, але у законодавчому сенсі податкові органи вважають інакше.

Щоб не виникло суперечок з податківцями, вирішувати які можливо лише в арбітражному суді, рекомендується при визначенні витрат користуватися критеріями, зазначеними в Податковому кодексі та приписах Міністерства фінансів РФ (зокрема, Наказ Мінфіну РФ від 15 березня 2000 № 26н):

1. Прийом та обслуговування повинні бути організовані з метою встановлення чи підтримки співробітництва, на взаємну вигоду сторін.
2. Заходи мають бути суворо офіційними (так, банкет у ресторані, навіть якщо він проводиться з партнерами, не буде вважатися офіційним, на відміну від ділового сніданку чи обіду). Офіційність заходу може бути підтверджена програмою питань, що підлягають обговоренню під час його проведення.
3. Витрати мають бути обґрунтовані, тобто виправдані з економічного погляду.
4. Кожна стаття видатків повинна мати документальне підтвердження.

У спірних випадках слід звернутися до арбітражної практики. У суді представницькими вважають витрати, що задовольняють одній з двох умов:

• прямо названі такими у пункті Податкового кодексу РФ;
• їх дозволено включити до представницьких окремих нормативних актів податкової службичи Міністерства фінансів РФ.

Документи на підтвердження представницьких витрат

Незважаючи на законодавчу вимогу документального підтвердження представницьких витрат, не вироблено єдиного стандарту чи переліку таких паперів. Можна сказати, що наявність офіційних паперів є обов'язковою, але форма їх не уніфікована. Це питання вирішується обліковою політикоюсамої організації. Як такі акти можуть виступати:

• наказ директорапро проведення заходу щодо представництва – обов'язково вказати мету, дату, час та місце організації прийому, перерахувати контрагентів, що беруть участь, а також навести імена відповідальних та контролюючих осіб;
• програма майбутнього заходу– не буде дійсною без наказу, у ній основні етапи представницької зустрічі потрібно прив'язати до конкретних дат та часу;
• кошторис заходу- розпис витрат за конкретними статтями (транспортною, буфетною та ін.), краще створити її на кожен етап окремо, обов'язково затвердити у керівництва;
• звіт про проведений захід- Складається відповідальною особою, зазначеним у наказі, у ньому відбиваються ті самі позиції, що у наказі, плюс конкретний досягнутий результат кожного етапу (особливо якщо під час заходу було укладено будь-які офіційні договори, підписано документи);
• акт на списання цього виду витрат– несе інформацію про точну суму за всіма видами представницьких витрат (цей документ потрібно завірити не тільки у керівника, а й у головбуха);
• платіжні документи, що підтверджують витрати: чеки, рахунки-фактури, акти виконаних робіт та ін.

ДЛЯ ІНФОРМАЦІЇ!У разі розгляду спору в арбітражному суді пріоритет матимуть організації, які перейнялися як попередніми підтверджуючими документами (наказ, кошторис, програма), так і підсумковими (звіт, акт).

Нормування представницьких витрат

Закон не дозволяє витрачати з представницькою метою безконтрольні суми, потім списуючи їх, цим знижуючи основу прибуток. Встановлено жорсткий ліміт для цього виду витрат. Заборонено витрачати як представницькі кошти у вигляді понад 4% від цього звітний період (п. 2 ст. 264 НК РФ).

Оскільки з часом витрати на оплату праці зростають, збільшується граничне значення представницьких витрат. Якщо, наприклад, в 1 кварталі представницьких заходів не проводилося або грошей витрачено на них було менше норми, то в решті кварталів можна буде «розгулятися» – врахувати більше коштів за цією статтею. Звісно, ​​йдеться лише про підсумки цього року.

Вираховувати необхідну сумуобмежень за представницькими витратами припустимо одним із 3 способів.

1 спосіб - квартальний.При заповненні декларації податку на прибуток наприкінці кожного кварталу здійснюють облік представницьких витрат, беручи до уваги фонд оплати праці за цей квартал. Цей спосіб зручніше для фірм із касовим методом визначення доходів та витрат. При перевищенні представницьких витрат у період кварталу утворюється відстрочене податкове зобов'язання, яке може бути сторноване за підсумками року.

2 метод – річний. Річні бюджетифірм зазвичай дуже відрізняються. Це дозволяє при плануванні наступного року одразу відвести приблизно 4% від фонду оплати праці минулого року на представницькі витрати, а потім поділити цю суму на квартали. Ненормативних витрат при цьому способі не буде, але доведеться постійно проводити коригування запланованих та фактичних показників.

3 спосіб – посадовий.Фірма встановлює, які посадові особи можуть бути відповідальними за представницькі заходи та які максимальні суми можуть на це витратити. Важливо, щоб витрати були здійснені виключно на цілі. Необхідна буде перевірка на відповідність 4% ліміту.

Роль представницьких витрат у основі податку на прибуток

Представницькі витрати віднімаються із сум, що становлять чистий прибуток підприємства, тим самим зменшуючи податкову базу. При цьому вхідний ПДВтакож віднімається. Якщо у наступних звітних періодах витрати вкладаються у 4-відсотковий ліміт, ПДВ із них також може бути прийнятий до вирахування.

Саме з цієї причини «ламаються списи» щодо визнання чи невизнання різних видатків представницькими. Навіть якщо організація заходу за фактом вимагала витрат, які не включаються до представницьких витрат Податковим кодексом, їх не можна включити до цих витрат для зниження бази оподаткування.

ПРИКЛАД.ТОВ «Кассандра» організувало зустріч із представниками інших організацій для обговорення умов співробітництва. На цей захід було витрачено 140 тис. руб. З цих коштів на прийом-обід було витрачено 70 тис. руб., на буфетне обслуговування – 25 тис. руб. на екскурсію по пам'ятних місцях міста – 15 тис. руб., на квіти та сувеніри для учасників – 45 тис. руб.

На представницькі витрати у разі можна списати лише 115 тис. крб., тобто суму витрат за прийом, буфетне обслуговування і транспорт. Інші кошти у вигляді 25 тис. крб. повинні бути виплачені із чистого прибутку після обчислення суми податку.

ЗВЕРНІТЬ УВАГУ!Представницькі витрати приймаються до відрахування лише у платників податків, які використовують загальну системуоподаткування. У ст. 346.16 НК РФ наведено перелік витрат, на які може зменшувати базу платник, який працює за УСН - представницькі витрати в цьому переліку відсутні. Підприємці, які «сидять» на пільгових системах оподаткування, можуть використовувати на представницькі витрати лише кошти з чистого прибутку (різницю між доходами та витратами).

Представницькі витрати та бухоблік

Якщо для податкового обліку дуже важливим є визначення категорії «представницькі витрати», то в бухгалтерському обліку вони окремо не виділяються. Вони проводяться як витрати за звичайними видами діяльності, а саме:

• матеріальні витрати;
• амортизаційні;
• пов'язані з оплатою праці та соцвиплатами;
• інші.

Найлогічніше віднести представницькі витрати до категорії «інші». П. 8 ПБУ 10/99 свідчить, що організація має право формувати їх перелік з метою бухобліку. Залежно від особливостей діяльності фірми ці витрати можна відобразити як загальногосподарські або витрати на продажі. У цьому може здійснюватися кореспонденція з урахуванням обліку розрахунків чи матценностей.

Проведеннятаких витрат будуть здійснюватися за рахунками 26 (в основному для промислових організацій) або 44 (частіше використовують торгові фірми):

• дебет 26 «Загальногосподарські витрати» або 44 «Витрати на продаж», кредит 60 «Розрахунки з постачальниками та підрядниками» – прийняті до обліку послуги чи роботи, що стосуються представницьких витрат;
• дебет 26 "Загальногосподарські витрати" або 44 "Витрати на продаж", кредит 10 "Матеріали" - списані матеріальні цінності для представницького заходу (наприклад, продукти, напої, алкоголь).

ПРИКЛАД.ТОВ «Артаболена» сплачує авансові відрахування з податку на прибуток щомісяця, рахуючи їх за фактом прибутку. За 11 місяців 2016 року витрати на оплату праці в ТОВ «Артаболена» становили 300 тис. руб. Представницькі витрати (без ПДВ) за ці 11 місяців становили 13 тис. руб.

Розраховуючи річний податок з прибутку, ТОВ «Артаболена» може врахувати представницькі витрати у вигляді трохи більше 4% від 300 000 крб., тобто 12 000 крб. Таким чином, виходить наднорматив з представницьких витрат у розмірі 1 тис. руб. З погляду оподаткування це буде постійною різницею, що диктує постійне податкове зобов'язання.

Проведення буде виглядати так:

• дебет 99, субрахунок «Постійні податкові зобов'язання», кредит 68, субрахунок «Розрахунки з податку прибуток» – 24% від 1000 крб. - 240 руб. - Відображення постійного податкового зобов'язання.

У останній місяць 2016 витрати на оплату праці в ТОВ «Артаболена» склали 35 тис. руб., Отже, за рік вони складуть 300 000 + 35 000 = 335 000 руб. Цього місяця представницьких заходів не проводилося. Отже, сума відповідних витрат залишилася постійною – 13 000 крб. НК РФ дозволяє врахувати представницькі витрати у розмірі 4% від 335 тис. руб., Тобто 13400 руб. Тому, незважаючи на перевитрату протягом року, за його підсумками ТОВ «Артаболена» вклалося до нормативу з представницьких витрат. У бухобліку буде записано:

• дебет 99, субрахунок "Постійні податкові зобов'язання", кредит 68, субрахунок "Розрахунки з податку на прибуток" - сума раніше нарахованого податкового зобов'язання в 240 руб. сторнована.

У нормативних актах з бухобліку немає визначення " ". Розшифровка свого часу була дана у листі Мінфіну Росії від 06.10.1992 N 94: це витрати організації, пов'язані з її комерційною діяльністю, з прийому та обслуговування:

• представників інших організацій (в т.ч. іноземних), які прибули для переговорів для встановлення та підтримки взаємовигідного співробітництва;
• учасників, які прибули на засідання ради (правління) організації та ревізійної комісії.

У цьому документі уточнювався їх перелік. До нього включалися витрати, пов'язані:

• із проведенням офіційного прийому (сніданку, обіду чи іншого аналогічного заходу) представників (учасників);
• транспортним забезпеченням представників (учасників) заходу;
• буфетним обслуговуванням під час переговорів;
• оплатою послуг перекладачів, які не перебувають у штаті організації;
• здійсненням культурної програми, зокрема відвідуванням культурно-видовищних заходів.

Це визначення використовувалося переважають у всіх наступних документах, уточнюючих обсяг представницьких витрат, врахованих у собівартості продукції (робіт, послуг) з метою оподаткування (до Наказу Мінфіну Росії від 15.03.2000 N 26н).

Бухгалтерський облік представницьких витрат

Відповідно до ПБО 10/99 "Витрати організації" (утв. наказом Мінфіну Росії від 06.05.1999 N 33н) представницькі витрати, пов'язані з прийомом партнерів по бізнесу, включаються до складу.

Представницькі витрати пропонується відображати на рахунку 44 "Витрати на продаж" (див. Інструкцію із застосування фінансово-господарської діяльності організацій, затв. наказом Мінфіну Росії від 31.10.2000 N 94н). Він кореспондує з рахунками обліку вироблених витрат:

• 76 "Розрахунки з різними дебіторами та кредиторами";
• 71 "Розрахунки з підзвітними особами";
• 60 "Розрахунки з постачальниками та підрядниками", -

і, наприклад:

Дебет 44 Кредит 71 (76, 60)

• враховано представницькі витрати на підставі особи, відповідальної за проведення заходу (за рахунком організації, що обслуговує офіційний захід).

Для проведення представницьких заходів купуються матеріально-виробничі запаси? Тоді спочатку їх відображаємо (залежно від прийнятого в обліковій політиці способу обліку) за дебетом рахунків 10 "Матеріали" або 15 "Заготівля та придбання матеріальних цінностей". Згодом, у міру використання МПЗ для зазначених цілей їх вартість переноситься на рахунок 44.

Сума вироблених організацією витрат, пов'язаних з продажем продукції (товарів, робіт і послуг), що стягується за дебетом рахунку 44, списуються повністю або частково в дебет рахунку 90 "Продажі".

Комерційні витрати, що враховуються на рахунку 44, можуть (п. 9 ПБО 10/99):

• включатися до собівартості продукції, робіт, послуг (списуватися з рахунку 44 до дебету рахунку 20);
• відноситися як умовно-постійні безпосередньо у собівартість продажів того звітного періоду, в якому вони виникли (списуватися з рахунку 44 до дебету рахунку 90, субрахунок 2):

Дебет 20 (90-2) Кредит 44

• представницькі витрати враховані у собівартості товарів, робіт, послуг (у собівартості продажів).

Порядок обліку визначається обліковою політикою організації.

У першому випадку витрати формують показник за рядком 2120 звіту про фінансових результатах(Додаток 1 до Наказу Мінфіну Росії від 02.07.2010 N 66н), а у другому - показуються за рядком 2210.

Представницькі витрати - цільові витрати, їх граничну величинуна рік бажано затверджувати кошторисом на звітній рік. У кошторисі треба визначити передбачувану річну сумуз розбивкою за конкретними статтями витрат та граничними їх сумами.

Спільно із кошторисом доцільно випустити й організаційно-розпорядчі документи, що визначають:

• коло осіб (у тому числі й відповідальних), які мають право брати участь у переговорах, а також одержувати під звіт кошти на представницькі витрати;
• порядок видачі підзвітних сум на представницькі витрати;
• порядок витрачання коштів на представницькі витрати;
• документальне оформлення представницьких видатків;
• порядок здійснення контролю за витрачанням та списанням коштів на представницькі витрати.

Витрати з проведення представницьких заходів, як і витрати на будь-який факт господарського життя, повинні оформлятися первинними обліковими документами (п. 1 ст. 9 Федерального закону від 06.12.2011 N 402-ФЗ "Про бухгалтерський облік", далі - Закон про бухоблік). Чинні нормативні актине містять конкретного переліку документів, які необхідно оформити для включення представницьких витрат до загальних витрат. Тому організація має право самостійно визначити порядок витрачання коштів за цією статтею, їх документального оформлення та контролю.

Для підтвердження факту здійснення представницьких витрат можна використати такі документи:

• програму ділової зустрічі;
• кошторис витрат на проведення ділової зустрічі;
• акт про віднесення витрат до представницьких.

У програмі та акті необхідно вказати дату та місце проведення ділової зустрічі (прийому), запрошених осіб та учасників з боку організації, конкретне призначення видатків та їх величину.

Програма ділової зустрічі та кошторис видатків послужать бухгалтерії документами, на підставі яких будуть витрачатися кошти на проведення прийому (засідання) у готівковій та (або) безготівковій формі.

В акті про віднесення витрат до представницьких необхідно вказати суму понесених витрат із посиланням на документи, що підтверджують виконані витрати. При оплаті представницьких витрат готівкою через підзвітних осіб потрібна наявність оформлених авансових звітів із доданими первинними виправдувальними документами. Ними служать: чеки ККМ та товарні чеки з докладним розшифруванням виду та кількості товарно-матеріальних цінностей, рахунки з ресторанів, квитанції до ПКО, накладні, рахунки-фактури, торгово-закупівельні акти тощо.

Ці документи готуються особою, яка відповідає за проведення представницьких заходів. При цьому не слід забувати про вимоги, що пред'являються до первинних облікових документів, встановлених статтею 9 Закону про бухоблік, - про форму первинних облікових документів та обов'язкові їх реквізити (п. 2, 4 ст. 9).

Представницькі витрати визнаються у тому звітному періоді, в якому вони мали місце (п. 18 ПБО 10/99). Датою їхнього визнання можуть бути дати:

• затвердження керівником організації авансового звіту особи, відповідальної за проведення ділової зустрічі;
• затвердження звіту про проведення офіційного прийому чи іншого аналогічного заходу;
• підписання акта прийому наданих послуг, пов'язаних із проведенням офіційного заходу.

Облік під час оподаткування

При обчисленні податку на прибуток організацій представницькі витрати згідно з підпунктом 22 пункту 1 статті 264 НК РФ включаються до інших витрат, пов'язаних з виробництвом та реалізацією. У цьому пунктом 2 зазначеної статті 264 НК РФ дається визначення представницьких витрат з оподаткування та його склад.

У податковому обліку як представницькі витрати можна врахувати витрати, пов'язані з проведенням:

• засідань ради директорів (наглядової ради, правління) організації;
• переговорів із представниками інших економічних суб'єктів(Такими можуть бути як вже працюючі з організацією контрагенти, так і потенційні).

Законодавець згадує лише про переговори із представниками інших організацій. Однак фінансисти вважають за можливе відносити до представницьких витрат і витрати, пов'язані з проведенням переговорів з фізичними особами- як фактичними, і потенційними клієнтами організації (листи Мінфіну Росії від 05.06.2015 N 03-03-06/2/32859, від 03.06.2013 N 03-03-06/2/20149).

Місце проведення заходів не має значення. Витрати платника податків на офіційний прийом та (або) обслуговування представників інших організацій, які беруть участь у переговорах з метою встановлення та (або) підтримки взаємної співпраці, можуть визнаватись представницькими незалежно від того, є платник податків приймаючою стороною чи ні (постанова ФАС Центрального округувід 27.08.2009 N А48-2871/08-18).

Під офіційним прийомом з метою глави 25 НК РФ розуміється сніданок, обід чи інший аналогічний захід для зазначених представників чи учасників, і навіть офіційних осіб організації-платника податків, що у переговорах.

Про офіційний характер прийому можуть свідчити такі документи:

• наказ керівника щодо проведення представницького заходу;
• план представницького заходу, затверджений керівництвом;
• кошторис видатків на його проведення.

Якщо офіційний прийом передбачається провести під час відрядження, то про це має бути сказано у службовому завданні (іншому розпорядчому документі про направлення співробітника у відрядження).

У витрати на обслуговування входять:

• транспортне забезпечення доставки зазначених осіб до місця проведення представницького заходу та (або) засідання керівного органу та назад;
• буфетне обслуговування під час переговорів;
• оплата послуг перекладачів, які не перебувають у штаті платника податків, щодо забезпечення переказу під час проведення представницьких заходів.

Перелік представницьких витрат, на думку податківців, є закритим та розширеному тлумаченню не підлягає (лист ФНП Росії від 18.04.2007 N 04-1-02/306@). Судді у цьому питанні з податківцями солідарні (див., наприклад, ухвала ФАС Московського округу від 23.05.2011 N КА-А40/4584-11).

Конкретний склад витрат для проведення офіційного прийому (сніданку, обіду чи іншого аналогічного заходу) положеннями НК РФ не регламентований (лист Мінфіну Росії від 21.10.2014 N 03-03-06/1/53004). У той самий час представницькі витрати може бути враховані щодо розміру бази з податку прибуток, якщо вони відповідають вимогам, наведеним у пункті 1 статті 252 НК РФ (обгрунтованість, документальна підтвердженість, спрямованість отримання доходу).

Солідарні з фінансистами та судді: податкове законодавство докладно не деталізує перелік витрат, що належать до представницьких витрат, а також не визначає перелік продуктів та напоїв, які не можуть включатись до складу представницьких витрат (постанова ФАС Центрального округу від 27.08.2009 N А48-2871 / 08-18).

Часто податківці вилучають із представницьких витрат витрати на придбання алкогольних напоїв, вважаючи їх необґрунтованими. Однак судді не такі категоричні, вказуючи, зокрема, що стаття 264 НК РФ не містить перелік продуктів та напоїв, які не можуть включатися до складу представницьких витрат (постанови ФАС Поволзького округу від 15.01.2013 N А55-14189/2012, ФАС Уральського округу від 10.11.2010 N Ф09-7088/10-С2).

Можливість обліку для цілей оподаткування витрат на придбання продуктів харчування, у тому числі спиртних напоїв, під час проведення офіційної зустрічі з клієнтами щодо обговорення питань щодо укладання договорів Мінфін Росії підтвердив у листі від 25.03.2010 N 03-03-06/1/176.

Вже було сказано про можливість включення до представницьких витрат витрат на транспортне забезпечення доставки представників інших економічних суб'єктів, які беруть участь у переговорах, до місця проведення представницького заходу. Адже такі особи можуть проживати в інших містах Росії, а нерідко - і поза територією РФ. Так ось, вартість авіаційних та залізничних квитків, оплата проїзду будь-яким іншим транспортом іноземних представників (крім транспортного забезпечення доставки цих осіб до місця проведення представницького заходу), а також візова підтримка для працівників іноземної організації шляхом проходження з іншої держави до кордонів РФ і безпосередньо по території РФ, на думку московських податківців, не враховуються для оподаткування і, зокрема, не належать до представницьких витрат (лист УФНС по м. Москві від 14.07.2006 N 28-11/62271).

Витрати на оформлення квитків та віз учасників офіційних заходів не можуть бути віднесені до представницьких, оскільки в переліку представницьких витрат, зазначеному в пункті 2 статті 264 НК РФ, вони не значаться (постанова ФАС Московського округу від 23.05.2011 N КА-А40/4584 -11). Але судді все ж таки підтримали платника податків, оскільки такі витрати кваліфіковані були ним як інші витрати, пов'язані з виробництвом та реалізацією (підп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Представницький захід може проходити кілька днів, і тоді сторона, що приймає, може оплачувати проживання запрошених осіб. Витрати на проживання осіб, які беруть участь в офіційному заході, не зменшують податкової бази з податку на прибуток організацій, оскільки такі витрати не передбачені положеннями пункту 2 статті 264 НК РФ (див. листи Мінфіну Росії від 01.12.2011 N 03-03-06/ 1/796, від 16.04.2007 (N 03-03-06/1/235).

Проте судді нерідко у цьому питанні підтримують платників податків. Так, судді ФАС Західно-Сибірського округу вважали правомірним висновок арбітражного суду першої інстанції про те, що поняття "обслуговування" в пункті 2 статті 264 НК РФ має широкий спектр. Сюди відповідно до положень статті 11 НК РФ можна віднести і забезпечення житлом як умову нормального існування людини, яка прибула з іншого населеного пункту. Касаційна скарга податківців суддями при цьому була залишена без задоволення (постанова ФАС Західно-Сибірського округу від 01.03.2007 N Ф04-9370/2006(30552-А81-27, ухвалою ВАС РФ від 21.06.2007 N 7 РФ справи для перегляду порядку нагляду відмовлено).

Віднесення платником податків до представницьких витрат витрат за проживання осіб, що у офіційному заході, не суперечить нормам підпункту 22 пункту 1 і пункту 2 статті 264 НК РФ (постанова ФАС Московського округу від 26.04.2010 N КА-А40/36).

Судді порахували правомірними діїплатника податків, який на підставі підпункту 49 пункту 1 статті 264 НК РФ врахував їх при визначенні розміру бази з податку на прибуток як інші витрати, пов'язані з виробництвом та реалізацією (постанова ФАС Московського округу від 23.05.2011 N КА-А40/45 ).

Часто на офіційному прийомі особам, що приймаються, вручаються різні сувеніри, дипломи. Не знаходячи у переліку пункту 2 статті 264 НК РФ витрат на придбання призів, виготовлення дипломів, оформлення залу, фінансисти вважали за неможливе їх облік у складі представницьких витрат з метою оподаткування прибутку (лист Мінфіну Росії від 25.03.2010 N 03-03-06/1 /176).

А от судді ФАС Московського округу підтримали платника податків, який включив до представницьких витрат суму витрат, пов'язаних з орендою залу та обладнання під час зустрічі з дилерами. Організація, проводячи зустріч із дилерами, мала на меті отримати дохід, що підтверджувалося тим, що з усіма учасниками дилерської зустрічі платник податків перебував у договірних відносинах, причому кількість укладених договорів змінилася у більшу сторону. Витрати з оренди залу та обладнання для проведення представницького заходу судді вважають документально підтвердженими, економічно обґрунтованими та спрямованими на отримання доходу (постанова ФАС Московського округу від 29.12.2010 N КА-А40/14430-10).

Податківці, вивчаючи документи щодо представницьких витрат, звертають увагу на результат переговорів. Якщо позитивного результату не виявляється, то включення таких витрат під час обчислення прибуток відносяться негативно.

Визнання представницьких видатків обґрунтованими не може бути поставлене у залежність від наявності конкретних результатів переговорів, підписання за підсумками проведення зустрічей договорів (постанова ФАС Центрального округу від 27.08.2009 N А48-2871/08-18).