Скільки зберігаються документи з інвентаризації. Строки та порядок зберігання бухгалтерських документів

Бренди
17.12.2019
Якими нормативними актаминеобхідно керуватися щодо термінів зберігання бухгалтерських документіворганізації? Чи необхідно віддавати в палітурку всі документи бухгалтерського обліку, що зберігаються в бухгалтерії організації?

З цього питання ми дотримуємося наступної позиції:

При встановленні термінів зберігання документів організації необхідно керуватися: Законом N 402-ФЗ, НК РФ, Законом від 24.07.2009 N 212-ФЗ, Переліком типових управлінських архівних документів, що утворюються у процесі діяльності державних органів, органів місцевого самоврядуваннята організацій, із зазначенням термінів зберігання, затвердженим наказом Мінкультури Росії від 25.08.2010 N 558.
Документи, що не передаються до архіву організації (терміном зберігання до 10 років включно), можуть бути згруповані в хронологічному порядку та скріплені, наприклад, у папках-швидкозшивачах. При цьому на папці має бути заголовок справи.

Обґрунтування позиції:

Термін зберігання бухгалтерських документів

Первинні облікові документи, регістри бухгалтерського обліку, бухгалтерська (фінансова) звітність, аудиторські висновкипро неї підлягають зберіганню економічним суб'єктом протягом строків, що встановлюються відповідно до правил організації державної архівної справи, але не менше ніж п'ять років після звітного року (ч. 1 ст. 29 Федерального законувід 06.12.2011 N 402-ФЗ "Про бухгалтерський облік", надалі - Закон N 402-ФЗ).

Терміни зберігання електронних документів (регістрів) встановлюються у тому порядку, що й у документації, формованої на паперових носіях. При цьому економічні суб'єкти мають зберігати документи. облікової політики, стандарти економічного суб'єкта, інші документи, пов'язані з організацією та веденням бухгалтерського обліку, у тому числі кошти, що забезпечують відтворення електронних документів, а також перевірку справжності електронного підпису не менше ніж п'ять років після року, в якому вони використовувалися для складання бухгалтерської (фінансової) звітності востаннє (ч. 2 ст. 29 Закону N 402-ФЗ).

При визначенні конкретних термінів зберігання окремих бухгалтерських документів слід керуватися Переліком типових управлінських архівних документів, що утворюються в процесі діяльності державних органів, органів місцевого самоврядування та організацій, із зазначенням термінів зберігання, затвердженим наказом Мінкультури від 25.08.2010 N 558 (далі - Перелік). Цей Перелікрозроблено та затверджено на виконання положень ч. 3 ст. 6, ч. 1 ст. 17 Федерального закону від 22.10.2004 N 125-ФЗ "Про архівну справу Російської Федерації(далі - Закон N 125-ФЗ).

Відповідно до п. 1.4 Переліку обчислення строків зберігання документів провадиться з 1 січня року, наступного за роком закінчення їх діловодства.
Так наприклад:

Первинні облікові документи та додатки до них, що зафіксували факт здійснення господарської операціїі які стали підставою для бухгалтерських записів (касові документита книги, банківські документи, коріння банківських чекових книжок, ордери, табелі, повідомлення банків та переказні вимоги, акти про прийом, здачу, списання майна та матеріалів, квитанції, накладні та авансові звіти, листування та ін.) зберігаються 5 років за умови проведення перевірки (ревізії) (ст. 362 Переліку);

Документи (протоколи, акти, розрахунки, відомості, висновки) про переоцінку основних фондів, визначення амортизації основних засобів, оцінку вартості майна організації зберігаються постійно (ст. 429 переліку);

Акти про передачу прав на нерухоме майнота угод з ним від колишнього до нового правовласника (з балансу на баланс) зберігаються постійно (ст. 432 Переліку);

Договори, угоди, які не зазначені в окремих статтях Переліку, - 5 років після закінчення строку дії договору, угоди (ст. 436 Переліку). Договори дарування, по лізингу, наприклад, зберігаються завжди (ст.ст. 439, 449 списку).

Необхідно також враховувати, що пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ встановлено чотирирічний термін зберігання даних бухгалтерського та податкового облікута інших документів, необхідних для обчислення та сплати податків, у тому числі документів, що підтверджують одержання доходів, здійснення витрат (для організацій та індивідуальних підприємців), а також сплату (утримання) податків.

У цьому п. 4 ст. 283 та п. 7 ст. 346.18 НК РФ, які є спеціальними нормами, зобов'язують платників, відповідно, податку на прибуток організацій та податку, що сплачується у зв'язку із застосуванням спрощеної системи оподаткування з об'єктом оподаткування доходи, зменшені на величину витрат, зберігати документи, що підтверджують обсяг понесеного збитку його погашення. Нагадаємо, що переносити збитки на майбутні періоди платники податків можуть протягом 10 років після його отримання (п. 2 ст. 283, п. 7 ст. 346.18 НК РФ).

Звертаємо увагу також на те, що деякі витрати для цілей оподаткування прибутку враховуються протягом тривалого періоду, наприклад основних засобів (ОС) та нематеріальних активів(НМА), або мають відкладений характер (враховуються не в період їх несення, а на момент реалізації активів (ст. 268 НК РФ)).

Амортизація є рівномірний облік протягом термінів використання ОС і НМА витрат, формують їх первісну вартість (ст.ст. 256, 257 НК РФ). Стаття 252 НК РФ вказує на можливість урахування витрат лише за умови їхнього документального підтвердження.

У зв'язку з цим Мінфін Росії пояснює, що термін зберігання первинних документів, що відображають формування первісної вартості майна, що амортизується, встановлений пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ (4 роки), повинен обчислюватися з моменту завершення нарахування амортизації в податковому обліку (на придбання такого майна) (листа Мінфіну Росії від 12.02.2016 N 03-03-06/1/7604, від 26.04.2011 N 03- 03-06/1/270). Тобто для цілей податкового обліку зберігати первинні документи, що підтверджують формування первісної вартості за ОС і НМА, що амортизуються, треба як мінімум 4 роки після їх повної амортизації.

При цьому фахівцями фінансового відомства також зазначено, що згідно з Переліком документи щодо визначення амортизації ОЗ зберігаються постійно.

Мінфін Росії, роз'яснюючи порядок застосування пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ, у листі від 30.03.2012 N 03-11-11/104, вказує на те, що протягом чотирирічного терміну починається після звітного (податкового) періоду, в якому документ використовувався востаннє для складання податкової звітності, нарахування та сплати податку, підтвердження отриманих доходів та вироблених витрат. Аналогічну позицію викладено у постанові Президії ВАС РФ від 24.07.2012 N 3546/12.

Цю правову позицію ВАС РФ необхідно враховувати і за включенні до складу витрат:

Збитків як сум безнадійних боргів (пп. 2 п. 2 ст. 265 НК РФ, визначення ВАС РФ від 09.10.2012 N ВАС-5055/12, від 09.06.2012 N ВАС-7081/12). Первинні документи, що підтверджують їх виникнення, мають бути у наявності на дату обліку збитків;

Збитків, наведених у п.п. 2, 3 ст. 268 НК РФ, що визначаються на дату реалізації майна та майнових прав(Додатково дивіться лист ФНП Росії від 16.02.2015 N ГД-4-3/2251@).
На момент реалізації також враховуються витрати у вигляді:

Ціни придбання (створення) іншого майна, таких, наприклад, як земельні ділянки, матеріальні цінності(Пп. 2 п. 1 ст. 268 НК РФ);

Вартість матеріально-виробничих запасів, іншого майна у вигляді надлишків, виявлених у ході інвентаризації, та (або) майна, отриманого безоплатно, та (або) майна, отриманого при демонтажі або розбиранні ОС, що виводяться з експлуатації, ремонті, модернізації, реконструкції, технічному переозброєннічи часткової ліквідації ОС (пп. 2 п. 1 ст. 268, абзац другий п. 2 ст. 254 НК РФ);

Ціни придбання майнових правий і витрат, що з їх придбанням (пп. 2.1 п. 1 ст. 268 НК РФ);

Вартість придбання покупних товарів.

Отже, щодо термінів зберігання документів, що підтверджують витрати на придбання (створення) ОЗ та НМА, іншого майна, майнових прав, купованих товарів, необхідно враховувати положення ст. 268 НК РФ.
Відкладений характер мають також витрати на придбання цінних паперів, Оскільки датою здійснення витрат на придбання цінних паперів визнається дата їх реалізації або іншого вибуття (пп. 7 п. 7 ст. 272 ​​НК РФ). Тому документи, що підтверджують витрати на придбання цінних паперів, необхідно зберігати протягом строків, які визначаються з урахуванням положень пп. 7 п. 7 ст. 272 НК РФ (ухвали Дев'ятого арбітражного апеляційного суду від 19.03.2013 N 09АП-2671/13, ФАС Московського округу від 19.07.2013 N Ф05-7106/13 у справі N А40-07449).

p align="justify"> При визначенні термінів зберігання документів необхідно також враховувати, що платники страхових внесків зобов'язані забезпечувати протягом шести років збереження документів, що підтверджують обчислення та сплату сум страхових внесків (п. 6 ч. 2 ст. 28 Федерального закону від 24.07.2009 N 212-ФЗ) .

Насправді відокремити бухгалтерські документи, які можуть зберігатися чотири, п'ять чи шість років, який завжди можливо. Тому в бухгалтерії бажано застосовувати щодо всіх документів мінімальний термін зберігання, що дорівнює шести рокам (якщо більше тривалі термінине встановлені Переліком).

Порядок зберігання документів у діловодстві

Економічні суб'єкти повинні забезпечувати безпеку документів протягом строків їх зберігання (ч. 1 ст. 17 Закону N 125-ФЗ). При цьому слід забезпечити безпечні умови зберігання документів бухгалтерського обліку та їх захист від змін (ч. 3 ст. 29 Закону N 402-ФЗ). Зберігання документів бухгалтерського обліку організується керівником суб'єкта (ч. 1 ст. 7 Закону N 402-ФЗ).

При організації зберігання документів бухгалтерського та податкового обліку необхідно керуватися Правилами організації зберігання, комплектування, обліку та використання документів Архівного фонду Російської Федерації та інших архівних документів в органах державної влади, органах місцевого самоврядування та організаціях, затверджених наказом Мінкультури України від 31.03.2015 N 526 ( далі - Правила) та Положення про документи та документообіг у бухгалтерському обліку, затверджений наказом Мінфіну СРСР від 29.07.1983 N 105 (далі - Положення N 105) (у частині, що не суперечить відповідним законодавчим та іншим нормативним правовим актам, виданим пізньо. Дивіться також інформацію Мінфіну Росії від 11.09.2015 N ПЗ-13/2015.

Відповідно до п. 2 ст. 13 Закону N 125-ФЗ юридичні особи мають право створювати архіви з метою зберігання архівних документів, що утворилися в процесі їх діяльності, у тому числі з метою зберігання та використання архівних документів, що не належать до державної або муніципальної власності. Це означає, що створення архіву є правом, але з обов'язком економічних суб'єктів. Про це написано в п. 1.4 Правил.

Отже, порядок зберігання первинних документів економічний суб'єкт встановлює самостійно. При цьому економічні суб'єкти можуть передавати документи на зберігання державним та муніципальним архівам, уклавши з ними відповідні відплатні договори (ч. 3 ст. 15, ч. 3 ст. 21 Закону N 125-ФЗ).

Відповідно до п. 2.3 Правил в архіві організації повинні зберігатися документи Архівного фонду РФ (ст. 5 Закону N 125-ФЗ), документи з особового складу та документи тимчасових (понад 10 років) термінів зберігання. Зазначена частина документального фонду складає архівний фонд організації.

Документи тимчасових (до 10 років включно) термінів зберігання зберігаються у структурних підрозділах організації та після закінчення термінів їх зберігання підлягають знищенню, після обов'язкового проведенняекспертизи цінностей документів (п.п. 4.6–4.13 Правил). До проведення експертизи цінності знищення документів забороняється (п. 4.5 Правил).

У виняткових випадках за рішенням керівника організації справи тимчасових (до 10 років включно) строків зберігання передаються до архіву організації за описами справ, документів чи номенклатури справ (п. 4.2 Правил).

Таким чином, архівні документи організації спочатку формуються у всіх її структурних підрозділах (у діловодстві), а потім після проведення експертизи цінностей документів передаються до архіву організації на зберігання або знищуються.

У кожному структурному підрозділі організації схожі за змістом документи і які стосуються одного питання діяльності організації групуються у відносини (одиниці зберігання) (п.п. 2.9, 3.3 Правил).

При формуванні справи необхідно дотримуватись вимог, встановлених п. 4.20 Правил.

Відповідно до п. 4.19 Правил закінчені діловодством справи постійного та тимчасових (понад 10 років) строків зберігання, у тому числі за особовим складом, після закінчення календарного року, в якому вони були заведені, готуються до передачі до архіву організації та підлягають оформленню та опису.

Залежно від термінів зберігання проводиться повне чи часткове оформлення справ. Повному оформленню підлягають справи постійного та тимчасових (понад 10 років) термінів зберігання та за особовим складом.

Оформлення справ на паперовому носії передбачає:

Підшивку або палітурку документів справи (неформатні документи зберігаються у закритих твердих папках або коробках) (п. 4.21 Правил);

нумерацію аркушів справи (п. 4.22 Правил);

Упорядкування листа-завірителя справи формою, встановленою додатком N 8 до Правил (п. 4.23 Правил);

Складання внутрішнього опису документів справи (додаток N 27 до Правил) (п. 4.30 Правил);

Оформлення обкладинки справи (додаток N 28 до Правил) (п.п. 4.24-4.29 Правил).

Справи передаються до архіву організації за описами, складеними у структурних підрозділах.

З п. 4.19 Правил випливає, що тільки завершені діловодством справи постійного та тимчасових (понад 10 років) строків зберігання та за особовим складом підлягають повному оформленню (підшивка або обкладинка, нумерація листів справи, складання листа-завірювача справи тощо) перед передачею до архіву організації.

Щодо справ, що містять документи тимчасових (менше 10 років) термінів зберігання, такого порядку Правил не встановлено. Як випливає з п. 4.2 Правил, такі справи до архіву не передаються. Вони зберігаються у структурних підрозділах організації та після закінчення термінів зберігання підлягають знищенню в установленому порядку. Винятком є ​​лише випадки, коли за рішенням керівника організації справи тимчасових (до 10 років включно) термінів зберігання передаються до архіву організації. Тоді справи строком зберігання до 10 років передаються до архіву після закінчення календарного року, в якому вони були заведені, та такі справи підлягають повному оформленню.

Таким чином, у загальному випадку основною вимогою до справ, що містить документи, термін зберігання для яких встановлено менше 10 років, є їхнє угруповання та оформлення відповідно до порядку, встановленого п. 4.20 Правил.

Згідно з цим порядком у справу поміщаються документи, які за своїм змістом відповідають заголовку справи, при цьому забороняється групувати у справи чернові та дублетні екземпляри документів, а також документи, що підлягають поверненню. Тобто всі справи, незалежно від термінів зберігання документів у них, мають мати заголовок.

При формуванні справи необхідно дотримуватися таких вимог:

Документи постійного та тимчасового зберігання необхідно групувати в окремі справи. Відзначимо, що документи тимчасового зберігання повинні групуватися окремо: у справи терміном зберігання більше 10 років; справи на строк зберігання до 10 років включно;

Включати у справу за одним екземпляром кожного документа;

Групувати у справах документи одного календарного року;

Виняток становлять: перехідні відносини; судові справи; особисті справи, що формуються протягом усього періоду роботи особи в організації; документи виборних органів та їх постійних комісій, депутатських груп, що групуються за період скликання; документи освітніх організацій, що формуються за навчальний рік; документи театрів, що характеризують сценічну діяльність, у межах театрального сезону; справи фільмів, рукописів, історії хвороб.

Накази з особового складу повинні групуватися у справи відповідно до встановлених для них термінів зберігання;

Документи в особових справах розташовуються у хронологічному порядку у міру надходження;

Особові рахунки із заробітної плати працівників групуються в окремі справи і розташовуються в них за алфавітом прізвищ, імен та по-батькові.

Справа на паперовому носії не повинна містити понад 250 аркушів при товщині не більше 4 см.

На нашу думку, документи, що не передаються до архіву організації (терміном зберігання до 10 років включно), можуть бути згруповані в хронологічному порядку і скріплені, наприклад, у папках-швидкозшивачах. При цьому на папці має бути заголовок справи. Інші вимоги до таких справ Правила не містять. Не суперечить такий порядок та п. 6.4 Положення N 105.

Так, Федеральний закон «Про бухгалтерський облік» встановлює, що первинні документи повинні зберігатися на підприємстві «протягом термінів, які встановлюються відповідно до правил організації державної архівної справи, але не менше п'яти років» (ст. 17). Оскільки цей закон регулює питання бухгалтерського обліку, отже, ця вимога стосується саме бухгалтерських документів.

Зберігання податкових документів

Податковий кодекс говорить про те, що «дані бухгалтерського обліку та інші документи, необхідні для обчислення та сплати податків» повинні зберігатися протягом 4 років (ст. 23). А документи, що підтверджують розмір збитку, що переноситься на майбутнє відповідно до статті 283 Податкового кодексуРФ, повинні зберігатися протягом «всього терміну, доки організація зменшує податкову базупоточного податкового періоду на суми раніше одержаних збитків».

Важливо

Даний матеріал є витримкою з бератора «Первинні документи».

Бератор «Первинні документи» став першим у Росії виданням, у якому зібрано абсолютно всю інформацію з оформлення "первинки". Доступні як , так і електроннийваріант бератора.

Як розділити первинні документи на ті, що необхідні для бухгалтерського обліку, і ті, що підтверджують правильність обчислення та сплати податків, не знають податкові інспекторині бухгалтери. По суті йдеться про ті самі документи. Здавалося б, суперечність очевидна.

Інша думка у Мінфіну Росії. У листі від 9 лютого 1999 р. № 04-01-10 чиновники цього відомства «роз'яснили», що жодної суперечності тут немає. Просто йдеться про різні документи: одні необхідні для цілей бухгалтерського обліку, інші – для цілей оподаткування. Але знову ж таки ні слова про те, як поділити первинні документи на бухгалтерські та податкові.

Тому, якщо є сумніви, щоб уникнути непорозумінь зберігайте свої первинні бухгалтерсько- податкові документи 5 років.

Вимоги архівного законодавства

Не слід забувати і про те, що, крім закону «Про бухгалтерський облік» та Податкового кодексу, терміни зберігання документів регламентує архівне законодавство. Так, у Переліку типових управлінських архівних документів, що утворюються в діяльності організацій, із зазначенням термінів зберігання (затверджений наказом Мінкультури РФ від 25 серпня 2010 № 558) докладно розписано, які папери скільки часу потрібно зберігати.

Для первинних бухгалтерських документів цей список також встановлює 5-річний термін зберігання. А ось документи з обліку кадрів (у тому числі особові рахунки працівників (а за їх відсутності – розрахункові (розрахунково-платіжні) відомості)) перелік зобов'язує зберігати 75 років.

Терміни зберігання документів в акціонерних товариствах встановлені постановою Федеральної комісіїз ринку цінних паперів від 16 липня 2003 р. № 03 33/пс.

Де зберігати опрацьовані документи, організації визначають самостійно. Так, ви можете:

  • зберігати документи на фірмі;
  • здати документи на зберігання до архіву (державний чи приватний).

Відповідальність за порушення правил зберігання документів

Якщо податкова інспекція під час перевірки виявить, що у вас відсутні первинні документи, рахунки-фактури або регістри бухгалтерського (податкового) обліку, вона має право оштрафувати вашу фірму.

Розмір штрафу таке порушення (ст. 120 НК РФ):

  • 10 000 рублів, якщо немає бухгалтерських чи податкових документів, що належать до одного податкового періоду;
  • 30 000 рублів, якщо немає бухгалтерських чи податкових документів за кілька податкових періодів;
  • 20% від суми несплаченого податку, але не менше 40 000 рублів, якщо відсутність документів спричинило заниження податкової бази.

Майте на увазі, що витребувати документи фірми податківці можуть лише за останні три роки, а зберігати їх ви зобов'язані чотири роки. А це означає, що оштрафувати вашу фірму за статтею 120 НК РФ за відсутність бухгалтерських чи податкових документів за останній (четвертий) рік податківці не мають права.

Крім того, за порушення порядку та термінів зберігання облікових документів на керівника фірми може бути накладено адміністративний штраф. Розмір штрафу становить від 2000 до 3000 рублів (ст. 15.11 КпАП РФ).

Зверніть увагу: цей штраф може бути накладений як за недотримання бухгалтерського законодавства про порядок та термін зберігання бухгалтерських документів, так і за порушення вимог, що пред'являються Податковим кодексом до зберігання документів податкового обліку.

Якщо податківці виявлять, що ви порушили правила зберігання облікових документів, вони мають право скласти протокол про це порушення та направити його мировому судді, який і вирішуватиме, накладати на керівника вашої фірми штраф чи ні.

Світовий суддя може покарати порушення термінів зберігання документів і з ініціативи співробітників архівної служби. Покарання може бути у вигляді попередження чи штрафу. Розмір штрафу, що накладається на громадян, становить від 100 до 300 рублів; на посадових осіб - від 300 до 500 рублів (ст. 13.20 КпАП РФ).

Під порушенням термінів зберігання документів у даному випадкурозуміється порушення термінів, встановлених у Переліку типових управлінських документів, що утворюються в діяльності організацій (затверджений наказом Міністерства культури РФ від 25 серпня 2010 № 558).

У багатьох регіонах Росії є своє архівне законодавство, яким передбачено адміністративну відповідальність за порушення правил зберігання архівних документів. У Москві, наприклад, це Закон м. Москви від 28 листопада 2001 року № 67 «Про архівний фонд Москви та архіви».

Однак пам'ятайте: регіональна влада може встановлювати адміністративну відповідальність лише в рамках закону та лише за порушення місцевого законодавства. У цьому розмір штрафу посадових осіб неспроможна перевищувати 50 000 рублів (ст. 3.5 КоАП РФ).

Якщо місцева влада спробує оштрафувати вас на підставі норм, встановлених не законом, а іншим нормативним документом (указом, постановою, розпорядженням) або за порушення не регіонального, а федерального законодавства, або на суму понад 50 000 рублів, звертайтеся до суду: у вас є всі шанси виграти справу.

Документи організацій можна умовно розділити на дві групи: податкові документи (документи, необхідні обчислення податків і страхових внесків) і бухгалтерські документи (зокрема кадрові).

Строки зберігання документів, необхідних для обчислення податків та страхових внесків

Відповідно до пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ платники податків зобов'язані протягом чотирьох роківзабезпечувати збереження даних бухгалтерського та податкового обліку та інших документів, необхідних для обчислення та сплати податків, у тому числі документів, що підтверджують отримання доходів, здійснення витрат (для організацій та індивідуальних підприємців), а також сплату (утримання) податків.

Аналогічна вимога встановлена ​​пп. 5 п. 3 ст. 24 НК РФ для податкових агентів, які зобов'язані протягом чотирьох роківзабезпечувати збереження документів, необхідні обчислення, утримання і перерахування податків. Слід зазначити, що крім сплати ПДВ та податку на прибуток за іноземні юридичних осіб, податковими агентами, зокрема, виступають роботодавці, які обчислюють та сплачують ПДФО.

При перенесенні збитків на майбутнє з метою оподаткування прибутку згідно з п. 4 ст. 283 НК РФ платники податків зобов'язані зберігати документи, що підтверджують обсяг понесеного збитку протягом усього терміну, коли він зменшує податкову базу поточного податкового періоду на суми раніше отриманих збитків .

Відповідно до пп. 6 п. 2 ст. 28 Федерального закону від 24.07.2009 р. № 212-ФЗ «Про страхові внески до Пенсійний фондРосійської Федерації, Фонд соціального страхуванняРосійської Федерації, Федеральний фондобов'язкового медичного страхування» (в ред. від 07.06.2013 р.) платники страхових внесків зобов'язані забезпечувати протягом шести років збереження документів, що підтверджують обчислення та сплату сум страхових внесків.

Термін зберігання бухгалтерських документів

Відповідно до ст. 29 Федерального закону від 06.12.2011 р. N 402-ФЗ «Про бухгалтерський облік» (в ред. від 28.06.2013 р.) (далі Закон N 402-ФЗ):

Первинні облікові документи

Регістри бухгалтерського обліку,

Бухгалтерська (фінансова) звітність

підлягають зберіганню економічним суб'єктом протягом термінів, що встановлюються відповідно до правил організації державної архівної справи, але не менше п'яти років після звітного року .

Документи облікової політики

Стандарти економічного суб'єкта,

Інші документи, пов'язані з організацією та веденням бухгалтерського обліку, у тому числі кошти, що забезпечують відтворення електронних документів (тобто електронні бази), а також перевірку справжності електронного підпису

підлягають зберіганню економічним суб'єктом не менш як п'ять років після року, в якому вони використовувалися для складання бухгалтерської (фінансової) звітності востаннє .

Правила організації державної архівної справи регулюються Федеральним законом від 22.10.2004 р. № 125-ФЗ "Про архівну справу в Російській Федерації" (в ред. від 11.02.2013 р.) (далі Закон № 125-ФЗ).

Детальний перелік типових управлінських архівних документів, що утворюються у процесі діяльності державних органів, органів місцевого самоврядування та організацій, із зазначенням термінів їх зберігання, затверджений Наказом Міністерства культури РФ від 25.08.2010 р. N 558 (далі – Перелік). Перелік містить згруповані за розділами документи, що складаються під час оформлення фактів господарського життя організацій та Вказівки щодо його застосування. Серед розділів, що виділяються у Переліку, зокрема є розділ 4 «Облік та звітність», що містить підрозділи 4.1. «Бухгалтерський облік та звітність» та 4.2. «Статистичний облік та звітність». Саме цей документ визначає обов'язкові всім організацій терміни зберігання документації, включаючи бухгалтерську, податкову і кадрову. Наведемо термін зберігання окремих документів:

Бухгалтерська (фінансова) звітність ( бухгалтерські баланси, звіти про фінансових результатах, звіти про цільове використаннякоштів, додатки до них та ін.):

а) зведена річна (консолідована), – зберігається постійно (далі – пост. (у організаціях, які є джерелами комплектування державних, муніципальних архівів - щонайменше 10 років)).

б) річна – пост.

в) квартальна – 5 років, за відсутності річний – пост.

Бухгалтерська (фінансова) звітність за МСФЗ чи іншими стандартами – пост.

Передавальні акти, розділові, ліквідаційні баланси; пояснювальні запискидо них – пост.

Документи облікової політики (робочий план рахунків, форми первинних облікових документів та ін.) – 5 років.

Регістри бухгалтерського обліку, первинні облікові документи та додатки до них, що зафіксували факт здійснення господарської операції та стали підставою для бухгалтерських записів (касові документи та книги, банківські документи, коріння банківських чекових книжок, ордери, табелі, повідомлення банків та переказні вимоги, акти про прийом , здачі, списання майна та матеріалів, квитанції, накладні та авансові звіти, листування та ін.) - 5 років за умови проведення перевірки (ревізії).

Рахунки-фактури – 4 роки.

Свідоцтва про постановку на облік у податкових органах – пост.

Документи (розрахунки, зведення, довідки, таблиці, відомості, листування) про нараховані та перераховані суми податків до бюджетів усіх рівнів, позабюджетні фонди, заборгованості з них. Податкові декларації (розрахунки) юридичних з усіх видів податків - 5 років.

Реєстри відомостей про доходи фізичних осіб, відомості на видачу дивідендів – 75 років.

Книги обліку доходів та витрат організацій та індивідуальних підприємців, які застосовують спрощену систему оподаткування – пост.

Порядок зберігання бухгалтерських та податкових документів

Відповідно до п. 3 ст. 29 Закону N 402-ФЗ економічний суб'єкт має забезпечити безпечні умови зберігання документів бухгалтерського обліку та їх захист від змін. Відповідно до п. 2 ст. 13 Закону № 125-ФЗ організації та громадяни вправі створювати архіви з метою зберігання архівних документів, що утворилися в процесі їх діяльності.

Для організації архіву має бути виділене окреме приміщення, обладнане спеціальними полицями (стелажами) або глухими шафами. Якщо у приміщенні архіву є вікна, їх слід зашторити чи встановити жалюзі, інакше не вдасться захистити документи від впливу світла, у зв'язку з ніж виключено їх вицвітання. Вікна першого або цокольного поверхудоцільно обладнати металевими решітками, крім того, краще встановити металеві двері в архіві. Такі заходи дозволять уникнути несанкціонованого проникнення до приміщення архіву.

Згідно з Основними правилами роботи архівів організацій, затвердженими рішенням Колегії Росархіву від 06.02.2002 р. в архіві організації за результатами експертизи цінності документів складаються описи справ: постійного зберігання; тимчасового (понад 10 років) зберігання; з особового складу; а також акти про виділення до знищення справ, які не підлягають зберіганню. Справи зі строками зберігання, що минули за Переліком, включаються до акту про виділення до знищення та підлягають знищенню.

Слід зазначити, що з зберігання документів організація може скористатися послугами спеціалізованої архівної компанії.

Відповідальність за неналежне зберігання бухгалтерських та податкових документів

Відповідальність за невиконання правил зберігання документів може бути адміністративною, податковою та кримінальною.

Відповідно до ст. 15.11 Кодексу про адміністративні правопорушення(далі КпАП) порушення порядку та строків зберігання облікових документів тягне за собою накладення адміністративного штрафу на посадових осіб у розмірі від 2000 до 3000 руб.

Відповідно до ст. 13.20 КпАП порушення правил зберігання, комплектування, обліку або використання архівних документів (в т.ч. знищення документів без дотримання термінів їх зберігання) тягне за собою попередження або накладення адміністративного штрафу на громадян у розмірі від 100 до 300 руб.; на посадових осіб – від 300 до 500 руб.

Відсутність первинних документів, рахунків-фактур, а також регістрів бухобліку є податковим правопорушенням . Відповідальність за нього передбачена статтею 120 НК РФ «Грубе порушення правил обліку доходів та витрат та об'єктів оподаткування». Під грубим порушенням правил обліку доходів та витрат та об'єктів оподаткування розуміється відсутність первинних документів, рахунків-фактур, регістрів бухгалтерського чи податкового обліку. Якщо це дії скоєно протягом одного податкового періоду – штраф 10 000 крб., якщо вони скоєно протягом більше податкового періоду – штраф 30 000 крб. Ті ж дії, якщо вони спричинили заниження податкової бази, тягнуть за собою стягнення штрафу у вигляді 20 % від суми несплаченого податку, але з менш 40 000 крб.

У випадках викрадення, знищення, пошкодження або приховування офіційних документів, штампів або печаток, скоєних з корисливої ​​чи іншої особистої зацікавленості може наступити кримінальна відповідальність згідно з п. 1 ст. 325 КК РФ – штраф до 200 000 руб. або у розмірі заробітної плати(іншого доходу) засудженого за період до 18 місяців, або обов'язкові роботи на строк до 480 годин, або виправні роботи на строк до 2 років, або примусові роботи на строк до 1 року, або арешт на строк до 4 місяців, або позбавлення волі на термін до 1 року.

Бухгалтерія — найпаперовіший підрозділ будь-якої компанії. Але позбавлятися всіляких документів потрібно грамотно. Зберігати їх слід як мінімум кілька років. А деякі документи не можна знищувати цілих 75 років! То скільки ж мають «жити» бухгалтерські папери?
Скільки зберігати документи

Само собою, документи потрібно зберігати як мінімум доти, доки їх можуть вимагати податкові інспектори під час перевірки. На підставі пункту 4 статті 89 Податкового кодексу РФ перевірити можуть період, що не перевищує трьох календарних років, що передують року винесення рішення про перевірку. Виходить, документи трьох попередніх роківпотрібно зберігати обов'язково.

Тим часом, податкове законодавство додає до цього терміну ще один рік. Відповідно до підпункту 8 пункту 1 статті 23 Податкового кодексу РФ, платники податків зобов'язані забезпечувати безпеку документів, необхідні обчислення та сплати податків, протягом чотирьох років. До них відносяться дані бухгалтерського та податкового обліку, а також документи, що підтверджують отримання доходів, здійснення витрат та сплату (утримання) податків. Аналогічна вимога встановлена ​​для податкових агентів (подп. 5 п. 3 ст. 24 Податкового кодексу РФ). А з якого часу відраховувати чотирирічний термін?

Обчислення податків провадиться за результатами податкових періодів (п. 1 ст. 55 Податкового кодексу РФ). Виходить, що чотирирічний термін потрібно відраховувати з наступного дняпісля закінчення податкового періоду. Наприклад, візьмемо ПДВ: до якої дати слід зберігати документи, які стосуються розрахунків цього податку за IV квартал 2004 року? Початком чотирирічного терміну буде 1 січня 2005 року, а закінченням – 31 грудня 2008 року. Виходить, що у 2008 році треба зберігати документи 2004 року. Тобто року, який не підпадає під виїзну перевірку.

Терміни зберігання документів встановлені й у законодавстві бухгалтерського обліку. Зі статті 17 Федерального закону від 21 листопада 1996 р. № 129-ФЗ «Про бухгалтерський облік» (далі — Закон про бухоблік) випливає, що:
— первинні облікові документи, регістри бухгалтерського обліку та бухгалтерську звітність необхідно зберігати протягом строків, що встановлюються за правилами державної архівної справи, але не менше ніж п'ять років;
— документи облікової політики та програми машинної обробки даних повинні зберігатися організацією не менше ніж п'ять років після року, в якому вони використовувалися для складання бухгалтерської звітності востаннє.

Декілька винятків із загального правила

Отже, за загальному правилузберігати папери потрібно щонайменше п'ять років. Саме такий максимальний термінвстановлений Законом про бухоблік. У той же час, максимальна глибина податкової перевірки — три роки. Тому особливо важливо дотриматися збереження паперів, що належать до обчислення податків, саме протягом цього періоду. Якщо ж у вас не вистачатиме документів, скажімо, п'ятирічної давності, оштрафувати вас зможуть хіба що за порушення правил зберігання документів.

Тим часом у ряді випадків термін зберігання документів визначається за особливими правилами. У результаті відсутність паперів навіть, наприклад, шестирічної давності може призвести до штрафів за заниження податкових платежів. Розберемо такі ситуації окремо.

«Первинка» з придбаного майна. Документи на придбання основних засобів слід зберігати незалежно від терміну корисного використанняцих об'єктів. Адже папери потрібні на підтвердження первісної вартості з метою обчислення амортизації, і навіть податку майно. Крім того, без «первинки» фірма не зможе підтвердити вартість майна під час його продажу. Причому це стосується як основних засобів, так і іншого майна (лист Мінфіну Росії від 15 вересня 2005 № 03-03-02/84).

Спеціальна вимога для збиткових компаній. Платник податку на прибуток має право зменшувати податкову базу поточного періоду на збитки попередніх податкових періодів у порядку, передбаченому статтею 283 Податкового кодексу. Збитки можна враховувати 10 наступних років. Оскільки глава 25 Податкового кодексу діє з 2002 року, збитки цього року можна використовуватиме зменшення податкового навантаженнякомпанії до 2012 року включно. Понад те, стаття 10 Федерального закону від 6 серпня 2001 р. № 110-ФЗ допускає визнання збитків, виявлених наприкінці 2001 року.

Однак якщо компанія переносить збитки на майбутнє, то протягом усього терміну користування цією пільгою вона зобов'язана зберігати документи, що підтверджують обсяг збитків (п. 4 ст. 283 Податкового кодексу РФ). Ця норма дозволяє податківцям витребувати документи щодо минулих збитків, які компанія заявляє у декларації за поточний період. Виходячи з цього, Мінфін Росії у листі від 3 квітня 2007 р. № 03-03-06/1/206 роз'яснює, що списання збитків можливе лише при поданні первинних документів, що підтверджують отриманий фінансовий результат.

Щоправда, обсяг збитків може бути підтверджений раніше проведеними податковими перевірками, в ході яких уже досліджувалась «первинка», що належить до них. У цьому випадку повторної документальної перевірки не потрібно. Такого висновку дійшов ВАС РФ у визначенні від 6 червня 2008 р. № 6899/08.

Додамо, що вимога про зберігання документів зі збитків протягом усього періоду їх списання діє також для платників єдиного сільгоспподатку(П. 5 ст. 346.6 Податкового кодексу РФ) та для «спрощенців» (п. 7 ст. 346.18 Податкового кодексу РФ).

Списання безнадійної дебіторської заборгованості. І в цьому випадку зберігати документи доведеться більше п'яти років.

Нагадаємо: відповідно до підпункту 2 пункту 2 статті 265 Податкового кодексу РФ суми безнадійних боргів прирівнюються до позареалізаційних витрат платника податків як збиток, отриманий у звітному (податковому) періоді. Такі витрати зменшують податкову базу при розрахунку прибуток. Звичайно, за наявності підтверджуючих паперів.

Таким чином, первинні облікові документи, що обґрунтовують суму дебіторської заборгованості, характеризують вартість майнових прав, що вибувають, тобто суму витрати. Тому і відлік терміну зберігання таких документів потрібно наново розпочинати з моменту списання безнадійного боргу. Якщо ж знищити документи раніше строку, компанія втратить право визнати у витратах безнадійні борги, оскільки не зможе підтвердити податківцям їхню суму.

Строк зберігання документів акціонерними товариствами. Акціонерні товариства під час зберігання документів мають керуватися Положенням, затвердженим постановою ФКЦП від 16 липня 2003 р. № 03-33/пс. Зокрема, згідно з цим нормативному документу, статут та річну бухгалтерську звітність вони повинні зберігати постійно. Тобто, протягом усього терміну роботи компанії. А у разі ліквідації товариства документи постійного терміну зберігання та за особовим складом передаються до державного архіву. Це якщо з ним було укладено договір. Якщо ж угоди з архівом немає, він зобов'язаний прийняти зберігання лише документи з особового складу працівників общества. Місце зберігання інших документів визначається головою ліквідаційної комісії чи конкурсним управляючим.

Звіти з податків. Річні податкові деклараціїкомпанія має зберігати щонайменше 10 років, а квартальні за наявності річних — п'ять років. Це визначає пункт 170 Переліку типових управлінських документів, що утворюються у діяльності організацій, із зазначенням термінів зберігання, затвердженого Росархівом 6 жовтня 2000 року (далі — Перелік типових управлінських документів) у зв'язку з пунктом 2.4.2 Вказівок щодо застосування Переліку. Не менше 10 років потрібно зберігати і квартальні звіти, якщо немає річних (наприклад, з ПДВ). А ось місячну звітність за відсутності квартальних форм слід зберігати 5 років.

Рахунки-фактури, книги покупок та продажів.Відповідно до пунктів 15 і 27 Правил ведення журналів обліку отриманих та виставлених рахунків-фактур, книг покупок і книг продажів ... затверджених постановою Уряду РФ від 2 грудня 2000 р. № 914, книги покупок та книги продажів слід зберігати протягом повних п'яти років з дати останньої запис. Тобто ці папери за IV квартал 2004 року мають зберігатись і протягом 2009 року.

П'ятирічний термін зберігання встановлено й у рахунків-фактур. Підстава - пункт 150 Переліку типових управлінських документів.

Разом про те податкові органи хоч і вправі вимагати документи, які є підставою обчислення податків і підтверджують їх сплату, але лише відповідно до законодавства податків і зборах. А вищезгаданий Перелік до нього не входить. Отже, наприклад, у 2009 році запит податківців щодо подання рахунку-фактури за 2004 рік можна залишити поза увагою.

Термін зберігання інших документів.Терміни зберігання інших документів встановлені спеціальним федеральним органомвиконавчої — Росархівом (п. 3 ст. 6 Федерального закону від 22 жовтня 2004 р. № 125-ФЗ, постанова Уряду РФ від 17 червня 2004 р. № 290). І вони найчастіше перевищують п'ять років. Звернемося до переліку типових управлінських документів.

Бухгалтера насамперед стосується розділу 4 «Облік та звітність», а також розділу 7 « Трудові відносини» та 8 « Кадрове забезпечення». Ми звели окремі позиції Переліку до таблиці.

У таблиці є документи із терміном зберігання один рік. Але якщо ці папери відносяться до «первинки», то відповідно до законодавства про бухгалтерський облік їх слід зберігати не менше ніж п'ять років.

Як правильно зберігати та знищувати документи

Відбирати документи на зберігання та знищення, а також встановлювати терміни має постійно діюча експертна комісія. До її складу входять найбільш кваліфіковані спеціалісти основних структурних підрозділів, а головою призначається одне із керівних працівників фірми.

Як зберігати. Зберігання документів є елементом документообігу і тому має регламентуватися обліковою політикою(П. 5 ПБО 1/98 «Облікова політика організації»). При цьому слід керуватися Положенням про документи та документообіг у бухгалтерському обліку (затверджено Мінфіном СРСР від 29 липня 1983 р. № 105, далі - Положення). Але в частині, що не суперечить чинному законодавству. У пункті 6.1 Положення зазначено, що первинні документи, облікові регістри, бухгалтерські звітита баланси підлягають обов'язковій передачі до архіву. Оброблені первинні документи комплектують щомісячно (п. 6.4 Положення).

Місце зберігання документів компанії визначають самостійно. Як правило, це офіс компанії. Зазначимо, що зберігати папери можна й не в офісі — це законом не заборонено. Наприклад, можна скористатися послугами спеціалізованих архівних фірм, що нерідко буває вигідніше, і надійніше. Але акціонерні товариства низку документів (наприклад, статут та річні звіти) повинні зберігати виключно за місцезнаходженням свого виконавчого органу(П. 2 ст. 89 Федерального закону від 26 грудня 1995 р. № 208-ФЗ «Про акціонерні товариства»).

Звісно, ​​розміщення паперового архіву вимагає офісних площ, які постійно дорожчають Тому простіше зберігати бухгалтерські та податкові документи в електронному вигляді. Така можливість передбачена статтями 9 та 10 Закону про бух-облік та статтею 314 Податкового кодексу РФ. Це підтвердив і Мінфін Росії у листі від 24 липня 2008 р. № 03-02-07/1-314.

Проте чиновники роз'яснили, що інформацію на машинних носіях слід зберігати із застосуванням електронної цифровий підпис. Відповідно до норм Федерального закону від 10 січня 2002 р. № 1-ФЗ «Про електронний цифровий підпис» такий підпис рівнозначний власноручного підпису в паперовому документі. Для електронного документообігуфірма створює корпоративну інформаційну систему. Її обслуговує центр, що засвідчує, що забезпечує застосування цифрового підпису в електронних документах.

А що робити із документами, якщо фірма ліквідується? Тоді документи щодо особового складу ліквідаційна комісія передає на зберігання до державного чи муніципального архіву. А інші архівні папери, терміни тимчасового зберігання яких минув, можна також передати до архіву, уклавши з ним договір. Або зберігати у будь-якому іншому місці. Зазначимо, що просто знищити ці папери забороняє пункт 9.7.3. Основних правил роботи архівів організацій, схвалених рішенням колегії Росархіву від 6 лютого 2002 року. І щоб уникнути можливих проблемз правоохоронними органами краще так не чинити.

При реорганізації підприємства документи передаються організації чи організаціям-правонаступникам. Якщо ж відбувається виділення нової організації, їй передаються справи, які стосуються профілю її діяльності, і навіть особові справи та особові рахунки співробітників, котрі перейшли працювати у цю организацию.

Як знищувати. Знищення документів оформляють актом, який затверджує керівник організації.

При цьому в акті на утилізацію документів не обов'язково зазначати реквізити всіх паперів. Такий висновок випливає із пункту 2.4.5 Основних правил роботи архівів організацій. У цих правилах наведено уніфіковану форму акта про виділення документів на знищення. І в ньому можна робити єдиний запис групи однорідних документів. Які документи вважаються однорідними, фірма має право визначити самостійно. Наприклад, це можуть бути документи з однаковим найменуванням, наприклад рахунки-фактури.

За законом папки з документами, що підлягають знищенню, слід передати на переробку (утилізацію). Наприклад, у компанію, що займається переробкою вторинної сировини. Передачу паперів оформлюють накладною. Навантаження та вивезення на утилізацію відбуваються під контролем співробітника, що забезпечує безпеку документів в організації.

Підійти до знищення документів можна і простіше. Скажімо, використовуватиме для цього знищувач паперів. Крім того, документи можна спалити чи просто викинути. Щоправда, слід зважати на те, що несанкціоноване спалювання є порушенням екологічного законодавства. Викидати непотрібну документацію також ризиковано. Наприклад, згідно із трудовим законодавством роботодавець зобов'язаний забезпечувати захист персональних даних працівників. Та й інші папери можуть представляти інтерес для конкурентів.

Відповідальність за порушення правил зберігання документів

Відповідно до статті 120 Податкового кодексу, відсутність у платника податків первинних документів або відсутність рахунків-фактур або регістрів бухгалтерського обліку розцінюється як грубе порушення правил обліку доходів і витрат та об'єктів оподаткування. Таке податкове правопорушеннятягне штраф у вигляді 5000 крб. Але лише за умови, що «нестача» названих документів виявлена ​​лише за один податковий період. Інакше платника податків чекає штраф у вигляді щонайменше 15 000 крб. Якщо брак документів призвела до заниження податкової бази, платнику податків загрожує штраф у вигляді 10 відсотків суми несплаченого податку, але з менш 15 000 крб. Збереження документів не залишено поза увагою й у кримінальному законодавстві. На підставі пункту 1 статті 325 Кримінального кодексу РФ викрадення, знищення, пошкодження або приховування офіційних документів з особистої зацікавленості може бути покарано позбавленням волі на строк до одного року. Але, зрозуміло, правоохоронним органамдоведеться довести таку зацікавленість. І нарешті, як компанія дотримується архівного законодавства, можуть перевірити працівники архівних органів. Відповідно до статті 13.20 Кодексу РФ про адміністративні правопорушення, порушення правил зберігання, комплектування, обліку або використання архівних документів загрожує посадовим особам попередженням або штрафом у розмірі від 300 до 500 руб.

Як розподіляється відповідальність за зберігання документів

За зберігання документів відповідають керівник компанії та головний бухгалтер. Причому на підставі Закону про бухоблік директор відповідає за організацію зберігання, зокрема за наявність спеціальних приміщень, шаф, сейфів, що закриваються. А головний бухгалтер забезпечує збереження документів та передачу їх до архіву. Для цього він може призначати відповідальних осіб(п. 6.6 та 6.2 Положення). Наприклад, з часом інформація, відображена на паперових носіях, може губитися (вицвітати). У такому разі потрібно подбати про виготовлення копій цих документів та завірити їх печаткою фірми. Ця рекомендація випливає з листа Мінфіну Росії від 3 квітня 2007 р. № 03-03-06/1/209.

Як Ви чините з документами, термін зберігання яких минув?

Є.В. ВайтманЕксперт журналу "Російський податковий кур'єр", за участю фахівців ФНП Росії
Журнал «Російський податковий кур'єр», №6 за 2009 рік

Усі господарські операції, які проводяться будь-якою організацією, повинні оформлятися виправдувальними документами. Вони є первинними обліковими документами і є основою ведення бухгалтерського обліку. Так сказано у пункті 1 статті 9 Федерального закону від 21.11.96 № 129-ФЗ (далі Закон № 129-ФЗ). Крім того, ці ж документи використовуються для обчислення та сплати податків та зборів. Нерідко архів документів за весь час діяльності фірми настільки об'ємний, що нові документи вже нема де розмістити. Отже, слід розібратися, як довго потрібно зберігати ті чи інші документи. Можливо, деякі з них настав час знищити

Бухгалтерські документи

Загальні терміни зберігання первинних облікових документів, регістрів бухгалтерського обліку та бухгалтерської звітності встановлені у статті 17 Закону № 129-ФЗ. У ній йдеться про те, що названі документи організація повинна зберігати не менше п'яти років. Щоб визначити термін зберігання конкретних видів документів, необхідно керуватися Переліком типових управлінських документів, що утворюються в діяльності організацій, із зазначенням термінів зберігання, затвердженим Росархівом 6 жовтня 2000 року (далі — Перелік). Інформація про найпоширеніші види документів представлена ​​в таблиці нижче.

Зверніть увагу: терміни, встановлені у Переліку, слід відраховувати не від дати складання документа, а з 1 січня наступного року. Це записано у пункті 2.9 Вказівок щодо застосування Переліку, затверджених Росархівом 6 жовтня 2000 року (далі – Вказівки). Наприклад, обчислення терміну зберігання справ, закінчених діловодством у 2008 році, розпочинається з 1 січня 2009 року.

При цьому організація з урахуванням специфіки діяльності має право збільшити тривалість зберігання документів у порівнянні з тим терміном, який встановлений у Переліку (п. 2.11 Вказівок). Подібне рішення оформляється розпорядженням керівника компанії або закріплюється у її обліковій політиці.

Податкові декларації та документи для розрахунку податків

Строки, протягом яких організація зобов'язана зберігати звітність із податків, встановлені у пункті 170 Переліку. Так, річні податкові декларації необхідно зберігати не менше десяти років, квартальні – не менше п'яти років, місячні – не менше одного року. Якщо відсутня річна звітність(наприклад, з ПДВ), квартальні та місячні податкові декларації слід зберігати не менше десяти років. Місячну звітність за відсутності квартальної слід зберігати щонайменше п'ять років.

Терміни зберігання документів, на підставі яких організація обчислює податки та збори, ніде не визначено чітко. Лише у підпункті 8 пункту 1 статті 23 НК РФ зазначено, що платники податків зобов'язані протягом чотирьох років забезпечувати безпеку документів, необхідних для обчислення та сплати податків. До названих документів, зокрема, належать дані бухгалтерського та податкового обліку, а також інші документи, що підтверджують отримання доходів, здійснення видатків, сплату та утримання податків.

Аналогічна вимога встановлено у підпункті 5 пункту 3 статті 24 НК РФ для податкових агентів. Протягом чотирьох років вони повинні забезпечувати безпеку документів, необхідних для обчислення, утримання та перерахування податків.

Від якої дати вважається цей чотирирічний термін? Мінфін Росії вважає, що протягом зазначеного терміну починається після звітного (податкового) періоду, в якому документ використовувався востаннє для складання податкової звітності, нарахування та сплати податку, підтвердження отриманих доходів та вироблених витрат (лист від 18.10.2005 № 03-03- 04/2/83).

Зверніть увагу

Для акціонерних товариств – особливі правила

Строки, протягом яких акціонерні товариства повинні зберігати свої документи, встановлені у Положенні про порядок та строки зберігання документів акціонерних товариств, затвердженому постановою ФКЦП України від 16.07.2003 № 03-33/пс. Так, річну бухгалтерську звітність вони мають зберігати постійно, тобто протягом усього терміну роботи організації. До документів постійного зберігання також належать:

  • документи про створення, реорганізацію суспільства;
  • статут товариства, внесені до нього зміни та доповнення;
  • свідоцтво про державної реєстраціїтовариства;
  • рішення про випуск цінних паперів, проспекти емісії цінних паперів;
  • протоколи загальних зборівакціонерів;
  • протоколи засідань ради директорів (наглядової ради);
  • списки афілійованих осіб товариства;
  • положення про філії та представництва товариства;
  • протоколи засідань правління (дирекції) товариства, рішення директора ( генерального директора, президента) товариства;
  • бюлетені для голосування;
  • висновки ревізійної комісії(ревізора) суспільства та ін.

Припустимо, акціонерне товаристволіквідується. За наявності в нього договору із заснуванням Росархіву документи постійного терміну зберігання та за особовим складом воно передає до державного архіву.

Якщо договірних відносин із архівом немає, державний архів зобов'язаний прийняти зберігання лише документи з особового складу працівників общества. Місце зберігання інших документів визначає голова ліквідаційної комісії чи конкурсний управляючий.

Якщо акціонерне товариство припиняє діяльність у результаті проведеної реорганізації, оригінали його документів можуть бути передані лише одному з новостворених товариств (як правило, товариству з найбільшою вартістю чистих активів)

Таблиця. Термін зберігання окремих видівдокументів

Вид документів

Термін зберігання

Норма законодавства

Бухгалтерська звітність та облікові регістри

Річна бухгалтерська звітність*

Щонайменше 10 років

Пункт 1 статті 17 Закону № 129-ФЗ та пункт 135 Переліку

Зведена річна бухгалтерська звітність*

До ліквідації організації**

Квартальна бухгалтерська звітність*

Не менше 5 років (за відсутності річної бухгалтерської звітності – не менше 10 років)

Місячна бухгалтерська звітність*

Не менше 1 року (за відсутності річної, квартальної бухгалтерської звітності – не менше 10 років)

Передавальні, розділові, ліквідаційні баланси, додатки та пояснювальні записки до них

До ліквідації організації**

Пункт 136 Переліку

Бухгалтерські облікові регістри (головна книга, журнали-ордери, розробні таблиці, оборотні відомостіта ін.)

Не менше 5 років за умови завершення ревізії або перевірки (наприклад, податкової) та відсутності суперечок та розбіжностей***

Пункт 1 статті 17 Закону № 129-ФЗ та пункти 148 та 168 Переліку

Робочий план рахунків бухгалтерського обліку та інші документи облікової політики

Не менше ніж 5 років після року, в якому вони використовувалися для складання бухгалтерської звітності в останній раз

Пункт 2 статті 17 Закону №129-ФЗ

Звітність з податків (зборів) та документи, необхідні для обчислення податків (зборів)

Річні звіти з податків (податкові декларації)

Щонайменше 10 років

Пункт 170 Переліку

Квартальні звіти з податків (податкові декларації)

Місячні звіти з податків (податкові декларації)

Не менше 1 року (за відсутності квартальних - не менше 5 років)

Рахунки-фактури

Пункт 150 Переліку

Книги покупок, книги продажу

Щонайменше повних 5 років з дати останнього запису

Пункти 15 і 27 Правил ведення журналів обліку отриманих та виставлених рахунків-фактур, книг покупок та книг продажів при розрахунках з податку на додану вартість, затверджених постановою Уряду РФ від 02.12.2000 № 914

Документи, що підтверджують обсяг податкового збитку минулих років, суму якого перенесено на майбутнє при розрахунку податку на прибуток

Не менше 4 років після закінчення податкового періоду, податкову базу за підсумками якого було зменшено на суму збитків минулих років

Пункт 4 статті 283 НК РФ

Документи, що підтверджують обсяг збитку попередніх податкових періодів, суму якого перенесено на майбутнє при розрахунку ЕСГН або податку, що сплачується під час застосування УСН

Пункт 5 статті 346.6 та пункт 7 статті 346.18 НК РФ

Первинні документи

Первинні документи та додатки до них, що зафіксували факт здійснення господарської операції та стали підставою для бухгалтерських записів (касові, банківські документи, акти про прийом, здачу, списання майна та ТМЦ, накладні, авансові звіти та ін.)

Не менше 5 років за умови завершення перевірки чи ревізії (наприклад, податкової) та відсутності суперечок та розбіжностей***

Пункт 1 статті 17 Закону № 129-ФЗ та пункт 150 Переліку

Дорожні листи

Не менше 5 років

Пункт 18 Обов'язкових реквізитів та порядку заповнення дорожніх листів, затверджених наказом Мінтрансу Росії від 18.09.2008 № 152

Особові рахунки працівників

Не менше 75 років

Пункт 153 Переліку

Документи на видачу заробітної плати, допомоги, гонорарів, матеріальної допомогита інших виплат

Не менше 5 років за умови завершення перевірки або ревізії (наприклад, податкової) та відсутності суперечок та розбіжностей***, а за відсутності особових рахунків – не менше 75 років

Пункт 155 Переліку

Виконавчі документи

Не менше 5 років

Пункт 162 Переліку

Документи про дебіторську та кредиторської заборгованості(довідки, акти звірки, листування та ін.)

Пункт 163 Переліку

Документи про недостачі, розтрати, розкрадання

Документи про оплату навчальних відпусток

Пункт 165 Переліку

Документи про переоцінку основних фондів, визначення зносу основних засобів, оцінку вартості майна організації

До ліквідації організації**

Пункт 166 Переліку

Документи про амортизаційні відрахування (акти, відомості, розрахунки)

Не менше 5 років

Пункт 167 Переліку

Документи про прийом-передачу векселів, їх оплату або розміну

Пункт 179 Переліку

Документи про ведення валютних та обмінних операцій, операцій з грантами

До ліквідації організації**

Пункт 181 Переліку

Документи про інвентаризацію основних засобів, майна, будівель та споруд, ТМЦ (інвентарні описи, акти, відомості, протоколи засідань інвентаризаційних комісій)

Не менше 5 років за умови завершення перевірки чи ревізії (наприклад, податкової) та відсутності суперечок та розбіжностей***

Пункт 192 Переліку

Договори та контракти

Договори, угоди (кредитні, господарські, операційні)

Не менше 5 років після закінчення терміну дії договору, угоди

Пункт 186 Переліку

Паспорти угод

До ліквідації організації**

Пункт 187 Переліку

Документи про прийом виконаних робіт (акти, довідки, рахунки)

Не менше 5 років, а за відсутності особових рахунків – не менше 75 років

Пункт 188 Переліку

Договори про матеріальну відповідальність

Не менше 5 років після звільнення матеріально відповідальної особи

Пункт 189 Переліку

Кадрові документи

Колективний договір

До ліквідації організації**

Пункт 275 Переліку

Документи про переведення працівників на скорочений робочий день або скорочений робочий тиждень

Не менше 5 років

Пункт 277 Переліку

Табелі (графіки), журнали обліку робочого часу

Не менше 1 року****

Пункт 281 Переліку

Документи про преміювання працівників

Не менше 5 років

Пункт 293 Переліку

Трудові договори (контракти, угоди)

Не менше 75 років

Пункт 338 Переліку

Особисті картки працівників (у тому числі тимчасових працівників)

Не менше 75 років

Пункт 339 Переліку

Незатребувані трудові книжки, дипломи, атестати, посвідчення, свідоцтва та інші особисті документи працівників

До моменту запитання, але не менше 50 років

Пункт 342 Переліку

Книги, журнали видачі трудових книжок та вкладок до них

Щонайменше 50 років

Пункт 358 Переліку

Графіки надання відпусток

Не менше 1 року

Пункт 356 Переліку

Документи з охорони праці

Акти, розпорядження з техніки безпеки, документи про їх виконання

Не менше 5 років

Пункт 295 Переліку

Перелік професій із шкідливими умовами праці, затверджений організацією

До заміни новим****

Пункт 304 Переліку

Списки працюючих на виробництві зі шкідливими умовами праці

Не менше 75 років

Пункт 305 Переліку

Табелі та вбрання працівників шкідливих професій

Не менше 75 років

Пункт 305 Переліку

Акти розслідування професійних отруєнь та захворювань

Не менше 45 років

Пункт 312 Переліку

Журнали, книги обліку профілактичних робіт, інструктажу з техніки безпеки

Щонайменше 10 років

Пункт 316 Переліку

Журнали проведення атестації з техніки безпеки

Не менше 5 років

Документи про атестацію робочих місць за умовами праці (протоколи, відомості, карти атестації робочих місць та ін.)

Пункт 332 Переліку та пункт 8 Порядку проведення атестації робочих місць за умовами праці, затвердженого наказом Мінздоровсоцрозвитку України від 31.08.2007 № 569

Документи з контрольно-касової техніки (ККТ)

Документація з ККТ*****

Не менше 5 років від дати закінчення використання ККТ

Пункт 14 Положення про реєстрацію та застосування контрольно-касової техніки, що використовується організаціями та індивідуальними підприємцями, Затвердженого постановою Уряду РФ від 23.07.2007 № 470

Використані контрольні стрічки, накопичувачі фіскальної пам'яті та програмно-апаратні засоби, що забезпечують некоректовану реєстрацію та енергонезалежне довготривале зберігання інформації

Статистичні документи

Річні та з більшою періодичністю статистичні звіти та таблиці

Щонайменше 10 років

Пункт 199 Переліку

Зведені річні та з більшою періодичністю статистичні звіти та таблиці

До ліквідації організації**

Піврічні статистичні звіти та таблиці

Не менше 5 років (за відсутності річних – не менше 10 років)

Квартальні статистичні звіти та таблиці

Не менше 5 років (за відсутності річних, піврічних – не менше 10 років)

Місячні статистичні звіти та таблиці

Не менше 1 року (за відсутності річних, піврічних, квартальних – не менше 10 років)

* До бухгалтерської звітності відносяться бухгалтерські баланси, додатки до них, передбачені нормативними актами, звіти про прибутки та збитки, пояснювальні записки, аудиторські висновки, що підтверджують достовірність бухгалтерської звітності організації (якщо вона підлягає обов'язковому аудиту) та інші спеціалізовані форми (п. 2 ст. 13 Закону № 129-ФЗ).
** Це випливає із положень пункту 2.4.2 Вказівок.
*** У разі виникнення спорів, розбіжностей документи зберігаються до винесення остаточного рішення.
**** Якщо є первинними обліковими документами, їх необхідно зберігати не менше ніж п'ять років (п. 1 ст. 17 Закону № 129-ФЗ).
***** Включає документи, пов'язані з виробництвом, продажем, технічною підтримкою, придбанням, реєстрацією, введенням в експлуатацію, експлуатацією та виведенням з експлуатації контрольно-касової техніки.

Податкова база та сума податку визначаються після закінчення податкового періоду (п. 1 ст. 55 НК РФ). За більшістю податків таким періодом є календарний рік. Виняток становить ПДВ, податковий період за яким квартал. Таким чином, термін зберігання документів, необхідних для розрахунку та сплати податків, слід відраховувати з дня, що настає за днем ​​закінчення податкового періоду.

Приклад 1

ТОВ «Гіацинт» було зареєстроване у квітні 2004 року. Організація застосовує загальну системуоподаткування.

Чотирирічний термін, протягом якого ТОВ «Гіацинт» має зберігати документи, що стосуються розрахунків з податку на прибуток, ЄСП, податку на майно організацій за 2004 рік, — це період з 1 січня 2005 року до 31 грудня 2008 року. Відповідно документи, використані для обчислення зазначених податківза 2005 рік організація зобов'язана буде зберігати до 31 грудня 2009 року.

Робочий план рахунків бухгалтерського обліку, інші документи облікової політики, а також програми машинної обробки даних слід зберігати не менше ніж п'ять років після року, в якому вони використовувалися для складання бухгалтерської звітності в останній раз (п. 2 ст. 17 Закону № 129-ФЗ)

До 2008 року податковий період з ПДВ встановлювався як календарний місяць, а для окремих категорійплатників податків - як квартал (ст. 163 НК РФ)

Платники податків зобов'язані подавати до податкових органів та його посадовим особам документи, необхідних обчислення та сплати податків (подп. 6 п. 1 ст. 23 НК РФ)

Податкові агенти зобов'язані подавати до податкового органу за місцем свого обліку документи, необхідні для здійснення контролю за правильністю обчислення, утримання та перерахування податків (підп. 4 п. 3 ст. 24 НК РФ)

Збиток, виявлений за підсумками 2001 року (до набрання чинності глави 25 НК РФ), може бути перенесений на майбутнє в сумі, що не перевищує суму збитку, що значився станом на 1 липня 2001 (п. 4 ст. 10 Федерального закону від 06.08 .2001 № 110-ФЗ)

Разом з тим у рамках виїзної податкової перевірки може бути перевірений період, що не перевищує трьох календарних років, що передують року, в якому винесено рішення про проведення перевірки (п. 4 ст. 89 НК РФ). Наприклад, податкова перевірка, призначена 31 грудня 2008 року, може охоплювати 2005-2007 роки та тривати максимум протягом шести місяців 2009 року. Отже, протягом усього часу перевірки організація повинна зберігати документи, які стосуються податкових розрахунків за період, що перевіряється. Але вона і так повинна це робити згідно із Законом № 129-ФЗ. Адже основою обчислення податків, зазвичай, є самі первинні облікові документи, що використовуються відображення операцій у бухгалтерському обліку. Мінімальний термін зберігання таких документів становить п'ять років (п. 1 ст. 17 Закону № 129-ФЗ). Виходить, що згідно із законодавством про бухгалтерський облік протягом поточного року організація зобов'язана зберігати документи, що належать до розрахунків податків і за періоди, які податкові органи перевірити вже не можуть.

Особливо обумовлений термін зберігання книг покупок та продажів. Він встановлений у пунктах 15 та 27 Правил ведення журналів обліку отриманих та виставлених рахунків-фактур, книг покупок та книг продажів при розрахунках з податку на додану вартість, затверджених постановою Уряду РФ від 02.12.2000 № 914. Його мінімальна тривалість – п'ять повних років з дати останнього запису у зазначених документах.

Зазначимо також, що згідно з пунктом 150 Переліку виставлені та отримані рахунки-фактури організація повинна зберігати не менше ніж п'ять років. Проте якщо під час податкової чи іншої перевірки виникли розбіжності з перевіряючими, то рахунки-фактури слід зберігати до винесення остаточного рішення за результатами цієї перевірки.

Незважаючи на те, що рахунки-фактури необхідно зберігати мінімум п'ять років, організація не зобов'язана подавати на запит податкового органурахунки-фактури, чотирирічний термін зберігання яких минув. Наприклад, отримавши у 2009 році запит податкової інспекціїпро подання рахунку-фактури за 2004 рік, платник податків ( Податковий агент) може його не виконувати.

Приклад 2

Скористаємося умовою прикладу 1. Допустимо, до 2008 року податковим періодом з ПДВ для ТОВ «Гіацинт» був календарний місяць.

Книги купівлі та книги продажу за квітень 2004 року організація повинна зберігати до 30 квітня 2009 року (за умови, що останні записи в них були зроблені у квітні 2004 року).

П'ятирічний термін зберігання виставлених та отриманих рахунків-фактур обчислюється з 1 січня року, наступного за роком їх складання, – з 1 січня 2005 року. Тобто рахунки-фактури, датовані квітнем 2004 року, ТОВ «Гіацинт» має зберігати до 31 грудня 2009 року.

Оскільки в 2004-2007 роках податковим періодом з ПДВ для компанії був календарний місяць, чотирирічний термін зберігання інших документів, необхідних для розрахунку ПДВ, визначається стосовно кожного місяця. Обов'язковий мінімальний періодзберігання документів, використаних організацією для розрахунку ПДВ за квітень 2004 року, - з 1 травня 2004 року по 30 квітня 2008 року.

Чотирирічний термін зберігання документів, що належать до розрахунку ПДВ за І квартал 2008 року, починається з 1 квітня 2008 року та закінчується 31 березня 2012 року. Книги покупок та книги продажів за I квартал 2008 року компанія зобов'язана буде зберігати до 31 березня 2013 року (якщо останні записи в них були зроблені у березні 2008 року), а рахунки-фактури за цей період – до 31 грудня 2013 року.

Отже, первинні облікові документи необхідно зберігати щонайменше п'ять років. Однак у деяких ситуаціях виправдувальні документи слід зберігати набагато довше.

Ситуація 1. Організація зазнає збитків на майбутнє

Відповідно до статті 283 НК РФ компанія, що є платником податку на прибуток, має право зменшити податкову базу поточного податкового періоду на суму збитку, отриманого нею у попередніх податкових періодах. Збиток може бути перенесений на майбутнє протягом десяти років, що йдуть за тим податковим періодом, в якому він був отриманий (п. 2 ст. 283 НК РФ).

Протягом усього терміну перенесення збитків організація повинна зберігати документи, що підтверджують обсяг збитків. Так сказано у пункті 4 статті 283 НК РФ. У листі від 03.04.2007 № 03-03-06/1/206 Мінфін Росії роз'яснив, що списання збитків можливе лише при поданні первинних документів, що підтверджують отриманий фінансовий результат.

Аналогічні вимоги встановлені для платників єдиного сільськогосподарського податку та організацій, які застосовують спрощену систему оподаткування. При перенесенні збитків на майбутнє вони також повинні зберігати документи, що підтверджують розмір понесеного збитку та суму, на яку було зменшено податкову базу за кожним податковим періодом. Про це йдеться у пункті 5 статті 346.6 та пункті 7 статті 346.18 Податкового кодексу відповідно.

Приклад 3

ТОВ «Азалія» є платником податку на прибуток. За підсумками 2003 року у податковому обліку організації було отримано збиток. Його сума переносилася на майбутнє протягом 2006-2008 років частинами.

Згідно вимог податкового законодавствапервинні облікові документи, необхідних розрахунку податку прибуток за 2003 рік, організація мала зберігати протягом чотирьох років — до 31 грудня 2007 року. Оскільки на суму збитку 2003 року зменшено податкові бази 2006-2008 років, компанія продовжує зберігати зазначені документи. Вона повинна зберігати їх протягом чотирьох років після закінчення 2008 року ( останнього року, податкову базу за яку було зменшено на суму збитку минулих років) — до 31 грудня 2012 року.

Ситуація 2. Виявлено збитки минулих років або списано безнадійні борги

Збитки минулих податкових періодів, виявлені платником податків у поточному звітному або податковий період, Прирівнюються до позареалізаційних витрат на підставі підпункту 1 пункту 2 статті 265 НК РФ. Інакше кажучи, такі збитки зменшують податкову базу з податку на прибуток за період, в якому вони були виявлені.

Крім того, до позареалізаційних витрат також прирівнюються суми безнадійних боргів, а у разі якщо організація формує резерв по сумнівним боргам, - Суми безнадійних боргів, не покриті за рахунок коштів резерву (подп. 2 п. 2 ст. 265 НК РФ).

За загальним правилом, встановленому у пункті 1 статті 252 НК РФ, при розрахунку прибуток можна визнати ті витрати, які підтверджені документально. Значить, щоб врахувати з метою оподаткування збитки минулих років, виявлені в поточного року, або списати безнадійні борги, організація повинна мати у своєму розпорядженні відповідні підтверджуючі документи. Понад те, вона зобов'язана зберігати ці документи щонайменше чотири роки після закінчення року, податкову базу протягом якого було зменшено у сумі зазначеного збитку чи списаної безнадійної заборгованості.

Ситуація 3. Організація володіє основними засобами

Припустимо, у власності компанії є основний засіб, куплений більше десяти років тому. Здавалося б, термін зберігання документів про його придбання та введення в експлуатацію вже минув.

Однак такі документи слід зберігати протягом усього терміну корисного використання об'єкта. Адже протягом цього періоду організація нараховує амортизацію у податковому та бухгалтерському обліку. Щоб визнати амортизаційні відрахуванняПротягом усього терміну амортизації у неї мають бути документи, що підтверджують придбання об'єкта та введення його в експлуатацію.

Крім того, із залишкової вартості основних засобів компанія сплачує податок на майно. Отже, для обґрунтування розрахунків з цього податку їй також потрібні названі документи.

Припустимо, організація вирішила продати майно, що амортизується. Відповідно до підпункту 1 пункту 1 статті 268 НК РФ вона має право зменшити дохід, отриманий від продажу, на залишкову вартість цього майна. Але залишкова вартістьоб'єкта знову ж таки має бути підтверджена відповідними документами.

Таким чином, навіть якщо організація, що володіє майном, що амортизується, не планує його продавати, документи про придбання цього майна, введення його в експлуатацію, розрахунку сум амортизації їй доцільно зберігати протягом усього терміну роботи компанії.

У разі реалізації іншого майна (за винятком цінних паперів, продукції власного виробництва, покупних товарів) організація зменшує отриманий дохід на ціну придбання або створення цього майна (подп. 2 п. 1 ст. 268 НК РФ). Звичайно, за умови, що вказану ціну вона може підтвердити документально. За відсутності подібних документів фірма немає права зменшити податкову базу з податку прибуток на суму витрат придбання майна, оскільки ці витрати відповідають вимогам пункту 1 статті 252 НК РФ. Терміни зберігання зазначених документів у разі значення немає. Аналогічна позиція наведена у листі Мінфіну Росії від 15.09.2005 № 03-03-02/84.

Зберігання документів

Витратами визнаються обґрунтовані та документально підтверджені витрати платника податків, а у випадках, передбачених у статті 265 НК РФ, - завдані їм збитки (п. 1 ст. 252 НК РФ)

З метою оподаткування залишкова вартість об'єктів майна, що амортизується, визначається за правилами, викладеними в пункті 1 статті 257 НК РФ

Перелік документів акціонерного товариства, які воно має зберігати за місцезнаходженням виконавчого органу, встановлено в пункті 1 статті 89 Федерального закону від 26.12. 95 № 208-ФЗ

Умови, при виконанні яких ЕЦП в електронному документі рівнозначна власноручному підпису в документі на паперовому носії, обумовлено у статті 4 Федерального закону від 10.01.2002 № 1-ФЗ «Про електронний цифровий підпис»

Організації, документи яких не підлягають прийому до державних або муніципальних архівів, знищують документи зі строками зберігання, що минули, без погодження з архівними органами (п. 3.9 Вказівок)

Відповідальність за організацію зберігання облікових документів, регістрів бухгалтерського обліку та бухгалтерської звітності несе керівник організації (п. 3 ст. 17 Закону № 129-ФЗ)

Місце зберігання документів кожна організація визначає самостійно. Як правило, більшість документів розміщується в офісі компанії. За значних обсягів документації доцільно виділити спеціальне місце під архів або навіть орендувати окреме приміщення, куди перевезти оброблені документи, які вже не використовуються у поточній роботі.

Інший варіант – передати документи на зберігання до спеціалізованої архівної компанії. Однак якщо організація є акціонерним товариством, їй потрібно врахувати таку особливість. У пункті 2 статті 89 Федерального закону від 26.12.95 № 208-ФЗ говориться, що низку документів акціонерне товариство має зберігати за місцем знаходження його виконавчого органу. До таких документів, зокрема, належать бухгалтерська звітність, документи бухгалтерського обліку, документи, що підтверджують права товариства на майно, що перебуває на його балансі.

Звичайно, з часом обсяги архівів будь-якої організації збільшуються, для їх розміщення потрібні нові приміщення. Може зручніше зберігати документи не в паперовому, а в електронному вигляді?

Така можливість прямо передбачена щодо первинних облікових документів та регістрів бухгалтерського обліку (п. 7 ст. 9 та п. 1 ст. 10 Закону № 129-ФЗ). Крім того, у статті 314 НК РФ зазначено, що регістри податкового обліку ведуться на паперових носіях, в електронному вигляді або на будь-яких машинних носіях. При цьому має забезпечуватись їх захист від несанкціонованих виправлень.

У листі від 24.07.2008 № 03-02-07/1-314 Мінфін Росії роз'яснив, що зберігання первинних документів, документів бухгалтерського та податкового обліку допускається в електронному вигляді, якщо інше не передбачено нормативними правовими актами РФ та за умови, що електронні документи засвідчені за допомогою електронного цифрового підпису (ЕЦП).

Основні правила роботи архівів організацій схвалені рішенням колегії Росархіву від 06.02.2002 (далі – Основні правила). У пункті 2.3.1 Основних правил встановлено, що щорічно необхідно проводити експертизу цінності документів, тобто визначати терміни їх зберігання та відбирати документи для тривалого зберігання та знищення.

Знищення та утилізація документів

Документи, термін зберігання яких минув, організація вправі знищити самостійно (розірвати вручну або за допомогою шредера, викинути, спалити) або передати на утилізацію спеціалізовану компанію, що займається переробкою вторинної сировини Перелік документів, що підлягають знищенню чи утилізації, затверджується керівником організації. Він може бути оформлений у вигляді наказу чи розпорядження керівника або у формі акта, розробленого компанією самостійно. Зразковий зразоктакого акта наведено нижче.

Малюнок. Зразок акта про відбір документів для знищення

Крім того, організація може скористатися зразком акта про виділення для знищення документів, які не підлягають зберіганню. Його форму затверджено в додатку № 4 до Основних правил.

При складанні списку документів, що знищуються, не обов'язково вказувати реквізити кожного документа. Це випливає із положень пункту 2.4.5 Основних правил. У ньому йдеться, що однорідні справи (документи) вносять до акта під загальним заголовком із зазначенням кількості справ, віднесених до цієї групи (наприклад, авансові звіти за 2000 рік).

Передача документів на утилізацію оформляється накладною, в якій зазначаються дата передачі, кількість документів, що передаються (число папок, коробок тощо) і вага паперової макулатури. Навантаження та вивезення на утилізацію здійснюються під контролем співробітника, відповідального за збереження документів в організації (п. 2.4.7 Основних правил).

Якщо компанія знищує документи власними силами, цей факт оформляє окремим актом про знищення документів. Оскільки уніфікованої формині, він теж складається у довільній формі. Зазначимо, що знищення документів після закінчення терміну зберігання є правом, а не обов'язком організації (див. лист Мінфіну Росії від 18.10.2005 № 03-03-04/2/83). Іншими словами, компанія може продовжувати зберігати документи навіть після закінчення термінів їхнього обов'язкового зберігання.

Відповідальність за втрату документів

Податкова. Відсутність у платника податків первинних документів, рахунків-фактур або регістрів бухгалтерського обліку розцінюється як грубе порушення правил обліку доходів та витрат та об'єктів оподаткування. За таке порушення у статті 120 Податкового кодексу передбачено відповідальність у вигляді штрафу у розмірі:

5000 руб., - Якщо відсутні документи за один податковий період;

15000 руб. - за відсутності документів більш ніж за один податковий період;

10% від суми несплаченого податку, але не менше 15 000 руб., - Якщо через відсутність документів була занижена податкова база.

Крім того, якщо платник податків (платник збору, податковий агент) не надасть на запит податкової інспекції документи або інші відомості, з нього стягується штраф у розмірі 50 руб. за кожний непредставлений документ (п. 1 ст. 126 НК РФ).

Адміністративна. Порушення правил зберігання, комплектування, обліку або використання архівних документів тягне за собою попередження або накладення адміністративного штрафу на посадових осіб у розмірі від 300 до 500 руб. Про це йдеться у статті 13.20 КоАП РФ. За порушення порядку та строків зберігання облікових документів на посадових осіб може бути накладено адміністративний штрафу вигляді від 2000 до 3000 крб. (Ст. 15.11 КпАП РФ).

Кримінальна. Викрадення, знищення, пошкодження чи приховування офіційних документів, скоєні з корисливої ​​чи іншої особистої зацікавленості, карається штрафом у вигляді до 200 000 крб. або в розмірі заробітної плати або іншого доходу засудженого за період до 18 місяців або виправними роботами терміном до двох років, або арештом терміном до чотирьох місяців, або позбавленням волі терміном до одного року (п. 1 ст. 325 КК РФ)